> Continu verbeteren van processen > Kostenbeheer > Ramp

Verbeter je onkostenbeheer

Onkosten in Ramp optimaliseren: een 6-stappengids voor meer efficiëntie
Verbeter je onkostenbeheer
Kostenbeheer
Ramp

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Verbeter kostenbeheer in Ramp voor snellere goedkeuringen

Dit platform helpt je bottlenecks in het onkostenbeheer op te sporen, zodat declaraties sneller worden goedgekeurd en er minder beleidsregels worden overtreden. Je ziet precies waar vertraging ontstaat, welke uitgaven niet aan de regels voldoen en welke stappen elke declaratie doorloopt. Met deze inzichten kun je processen efficiënter maken, compliance verbeteren en de tevredenheid van medewerkers verhogen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom goed kostenbeheer in Ramp belangrijk is

Goed kostenbeheer is meer dan een administratieve taak. Het heeft veel invloed op de financiële gezondheid van je organisatie en de tevredenheid van medewerkers. Organisaties gebruiken systemen als Ramp voor zakelijke uitgaven en de verwerking van onkosten. Daarbij is het belangrijk dat processen niet alleen werken, maar ook efficiënt verlopen. Vertragingen bij goedkeuringen, veel afwijzingen of het niet naleven van beleid kunnen leiden tot onnodige uitgaven. Ook kunnen trage terugbetalingen het vertrouwen van medewerkers schaden en kan de organisatie risico lopen bij audits. Handmatig herstelwerk, vertraagde financiële rapportages en frustratie bij medewerkers brengen kosten met zich mee. Die kunnen zich snel opstapelen en de wendbaarheid en winstgevendheid van de organisatie aantasten. Om grip op de financiën te houden en goed financieel beheer te ondersteunen, is het belangrijk te begrijpen hoe het proces in Ramp verloopt, vanaf het moment dat een uitgave wordt gedaan tot de uiteindelijke boeking.

Hoe process mining inzicht geeft in je workflows voor onkosten in Ramp

Met process mining kun je op basis van data zien hoe kostenbeheer in Ramp in de praktijk verloopt. Traditionele rapportages laten zien wat er is gebeurd. Process mining laat ook zien hoe het is gebeurd, door de route van elke onkostendeclaratie door alle processtappen te volgen. Op basis van de event logs uit Ramp maakt process mining een visuele weergave van het proces. Daarin zie je alle varianten, omwegen en bottlenecks. Je kunt de doorlooptijd van elke activiteit meten, zien welke managers of afdelingen voor vertraging zorgen en veelvoorkomende routes voor aanpassingen of afwijzingen vinden. Zo kijk je verder dan aannames en zie je precies waar het kostenbeheer in Ramp niet goed loopt. De data laat bijvoorbeeld zien waarom bepaalde declaraties langer op goedkeuring wachten of waarom sommige declaraties vaak niet aan het bedrijfsbeleid voldoen. Zo kun je gericht ingrijpen.

Waar process mining verbeterkansen aan het licht brengt

Process mining op de kostenbeheersdata uit Ramp kan veel concrete verbeterkansen opleveren. Misschien blijkt dat declaraties van bepaalde afdelingen steeds langer op goedkeuring wachten, doordat een specifieke goedkeurder veel werk heeft of de interne beoordeling ingewikkeld is. Ook kan blijken dat bepaalde uitgavencategorieën vaak worden gemarkeerd vanwege overtredingen van beleid. Dat kan betekenen dat medewerkers die Ramp gebruiken duidelijkere richtlijnen of betere instructies nodig hebben. Process mining kan ook onverwachte lussen in het proces zichtbaar maken: declaraties worden dan herhaaldelijk teruggestuurd voor aanpassing voordat ze worden goedgekeurd. Daardoor neemt de totale doorlooptijd toe en is er meer administratief werk. Verder zie je waar handmatige controles een workflow in Ramp onnodig vertragen, of waar compliancecontroles te streng zijn en vertraging veroorzaken, dan wel te soepel zijn en overtredingen doorlaten. Met deze inzichten kun je specifieke processtappen, rollen of instellingen in Ramp verbeteren.

Wat je kunt bereiken met process mining voor kostenbeheer

Process mining kan concrete, meetbare verbeteringen opleveren in het kostenbeheer in Ramp. De gemiddelde doorlooptijd van goedkeuringen kan flink omlaag, zodat medewerkers sneller worden terugbetaald en tevredener zijn. Door goedkeuringsroutes te vereenvoudigen en herstelwerk te beperken, dalen de administratieve kosten voor de verwerking van onkosten. Je kunt de oorzaken van beleidsovertredingen aanpakken en zo de naleving van bedrijfsregels en wettelijke eisen verbeteren. Ook krijg je meer grip op de financiën: minder fouten en een beter beeld van uitgavenpatronen helpen bij nauwkeuriger budgetteren en prognoses maken. Zo wordt kostenbeheer in Ramp minder vaak een bron van vertraging en verloopt het proces efficiënter en volgens de regels. Dat draagt bij aan het financiële resultaat en de bedrijfsvoering van je organisatie.

Aan de slag met het verbeteren van kostenbeheer

Een efficiënter proces voor kostenbeheer in Ramp begint met inzicht in de huidige situatie. Process mining zet ruwe transactiedata om in concrete inzichten. Zo kun je problemen niet alleen oplossen wanneer ze zich voordoen, maar ook gericht werken aan procesverbetering. Met process mining ontdek je wat er beter kan in je workflows voor kostenbeheer. Daarmee kun je de doorlooptijd verkorten, bottlenecks wegnemen en nagaan of Ramp de financiële doelen van je organisatie ondersteunt.

Kostenbeheer Onkostendeclaraties Terugbetaling Uitgavenbeheer Financiële bedrijfsvoering Goedkeuringsworkflows Naleving van beleid Kostenbeheersing Medewerkerstevredenheid Reiskosten Onkosten van medewerkers Onkostendeclaraties T&E

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Onkostendeclaraties van medewerkers blijven vaak lang in de wachtrij voor goedkeuring door een manager staan. Daardoor lopen terugbetalingen vertraging op en raken medewerkers ontevreden. Deze bottleneck bemoeilijkt de kasstroomprognose en kan het moreel binnen de organisatie aantasten.
ProcessMind analyseert de activiteit ‘Wacht op beoordeling door manager’ en de bijbehorende timestamps. Zo zie je welke managers of afdelingen in Ramp steeds voor vertraging zorgen. We brengen precies in kaart waar het wachten ontstaat en wat de gevolgen zijn, zodat je gericht verbeteringen kunt doorvoeren.

Veel onkostendeclaraties worden herhaaldelijk teruggestuurd voor aanpassing vanwege ontbrekende informatie, beleidsovertredingen of fouten bij het indienen. Dat leidt tot veel herstelwerk. De extra rondes verhogen de administratieve last en verlengen de totale tijd tot terugbetaling, waardoor waardevolle middelen verloren gaan.
ProcessMind brengt het volledige traject van onkostendeclaraties in Ramp in kaart en laat veelvoorkomende patronen zien waarbij declaraties worden teruggestuurd voor aanpassing. We achterhalen de oorzaken, zoals onduidelijk beleid, onvoldoende instructies voor medewerkers of het gedrag van specifieke goedkeurders. Zo beperk je herstelwerk.

Medewerkers moeten lang wachten op de terugbetaling van goedgekeurde onkosten. Dat kan financiële zorgen veroorzaken en het moreel verlagen. De lange doorlooptijd schaadt de tevredenheid van medewerkers en het beeld van de efficiëntie van de financiële bedrijfsvoering. Ook kan het personeelsbehoud eronder lijden.
ProcessMind geeft een volledig beeld van het kostenbeheerproces, van het indienen van een declaratie tot ‘Terugbetaling uitgevoerd’. We laten zien welke activiteiten en overdrachten in Ramp de doorlooptijd het meest verlengen, zodat je gericht kunt verbeteren.

Ondanks beleidscontroles worden sommige declaraties met overtredingen toch goedgekeurd. Dat brengt risico’s voor de compliance en onnodige uitgaven met zich mee. Ook wordt het bedrijfsbeleid niet consequent toegepast en kunnen er bevindingen uit audits volgen.
ProcessMind gebruikt eventdata, waaronder het attribuut ‘Beleidsovertreding gemarkeerd’, om te zien welke cases in Ramp ondanks een gemarkeerde overtreding de status ‘Goedgekeurd door Finance’ krijgen zonder dat het probleem is opgelost. We maken hiaten in de compliance zichtbaar en wijzen aan waar strengere controles nodig zijn.

Afdelingen volgen verschillende goedkeuringsroutes voor vergelijkbare onkostendeclaraties. Dat leidt tot verwarring, ongelijke behandeling en risico’s voor de compliance. Door het gebrek aan standaardisatie is het lastig om goedkeuringstijden te voorspellen en verwachtingen binnen de organisatie te managen.
ProcessMind brengt alle varianten van het kostenbeheerproces in de praktijk visueel in kaart en laat zien hoe goedkeuringen in Ramp afwijken van de standaardroute. Zo worden verborgen verschillen zichtbaar en kun je de gevolgen voor efficiëntie en compliance per afdeling meten.

Het financiële team besteedt te veel tijd aan het handmatig controleren van onkostendeclaraties en bonnen, vooral bij routinematige transacties. Daardoor worden middelen niet efficiënt ingezet en loopt de verwerking van grote aantallen declaraties vertraging op. Ook stijgen de bedrijfskosten.
ProcessMind herkent activiteiten zoals ‘Wacht op beoordeling door Finance’ en analyseert welke kenmerken horen bij declaraties waarvoor in Ramp veel handmatig werk nodig is. Zo zie je waar automatisering of een eenvoudiger proces mogelijk is en kan het financiële team minder tijd kwijt zijn aan controles.

De aparte stap voor beleidscontrole is bedoeld om compliance te waarborgen, maar kan zelf een bottleneck worden en het hele goedkeuringsproces vertragen. Daardoor gaat het voordeel van vroegtijdige signalering verloren en duurt de verwerking langer, tot frustratie van medewerkers.
ProcessMind analyseert hoe lang de activiteit ‘Beleidscontrole uitgevoerd’ duurt en hoe vaak die voorkomt in de workflow voor onkosten in Ramp. Zo zie je of deze stap efficiënt verloopt of onnodige vertraging veroorzaakt, en waar de handhaving van het beleid beter kan.

De keuze of route van een terugbetalingsmethode is mogelijk niet efficiënt. Daardoor kunnen betalingen vertraging oplopen, ook als de declaratie op tijd is goedgekeurd. Dat kan de tevredenheid van medewerkers en het kasstroombeheer beïnvloeden, en daarmee de financiële gezondheid van de organisatie.
ProcessMind analyseert het attribuut ‘Terugbetalingsmethode’ in combinatie met de activiteiten ‘Terugbetaling ingepland’ en ‘Terugbetaling uitgevoerd’ in Ramp. Zo zie je welke methoden of routes minder efficiënt zijn en kun je veranderingen voorstellen om betalingen sneller uit te voeren.

Zonder duidelijk beeld van de manier waarop uitgaven binnen de organisatie worden ingedeeld en goedgekeurd, is het lastig om kosten te beheersen of betere afspraken met leveranciers te maken. Dat bemoeilijkt de financiële planning en het opstellen van budgetten.
ProcessMind groepeert en visualiseert uitgavendata op basis van het attribuut ‘Uitgavencategorie’ en de bijbehorende goedkeuringen in Ramp. Zo krijg je een gedetailleerd beeld van uitgavenpatronen en zie je waar het meeste geld naartoe gaat en waar je kunt besparen.

Ook na de uitvoering van terugbetalingen kan een vertraging bij ‘Boeking verwerkt in de administratie’ leiden tot problemen met afstemming, onjuiste financiële overzichten en een langere maandafsluiting. Dat schaadt de nauwkeurigheid en tijdigheid van financiële rapportages en kan belangrijke beslissingen beïnvloeden.
ProcessMind meet voor alle onkostendeclaraties in Ramp de tijd tussen ‘Terugbetaling uitgevoerd’ en ‘Boeking verwerkt in de administratie’. Zo brengen we bottlenecks in de laatste boekhoudstap in kaart en kun je de financiële afsluiting verbeteren.

Eenvoudige declaraties met een laag bedrag gaan vaak langs meerdere managers voor goedkeuring. Dat zorgt voor onnodig werk en vertraagt het proces. Managers besteden daardoor minder tijd aan strategische taken en de productiviteit daalt.
ProcessMind analyseert de activiteitenreeks voor verschillende drempelbedragen van ‘Totaalbedrag declaratie’ en voor het attribuut ‘Uitgavencategorie’ in Ramp. We vinden procesafwijkingen waarbij declaraties met een laag risico onnodig vaak de stap ‘Goedgekeurd door manager’ doorlopen. Zo zie je waar vereenvoudiging mogelijk is.

Het controleren van onkostendeclaraties voor interne compliance of externe eisen gebeurt vaak handmatig en is omslachtig. Dat kost veel tijd en middelen, verhoogt de bedrijfskosten en brengt risico’s voor audits en compliance met zich mee.
ProcessMind gebruikt attributen zoals ‘Auditresultaat’ en de volledige activiteitengeschiedenis van elke ‘Declaratie-ID’ in Ramp. De analyse van auditsporen verloopt automatisch. Zo worden patronen die niet aan de regels voldoen snel zichtbaar en kost het controleproces minder tijd.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Vertraging bij goedkeuringen door managers heeft direct invloed op de tevredenheid van medewerkers en de kasstroom. Als managers minder tijd kwijt zijn aan het beoordelen en goedkeuren van onkostendeclaraties in Ramp, kunnen medewerkers sneller worden terugbetaald en blijft de bedrijfsvoering efficiënt. Zo voorkom je onnodig wachten en verhoog je de productiviteit. ProcessMind laat precies zien welke stappen en personen bottlenecks bij goedkeuring veroorzaken en brengt trage patronen en de onderliggende oorzaken in kaart. Met deze inzichten kun je workflows aanpassen, prestatiedoelen vaststellen en verbeteringen volgen. Zo kan de doorlooptijd van goedkeuringen meetbaar dalen, mogelijk met 20 tot 30%.

Veel aanpassingen aan onkostendeclaraties wijzen op problemen met de duidelijkheid van het beleid, de naleving ervan of de kwaliteit van de oorspronkelijke indiening. Door het aantal aanpassingen in Ramp te beperken, besparen medewerkers en financiële teams tijd, neemt het herstelwerk af en verloopt het kostenbeheer sneller. Ook verbetert de datakwaliteit en wordt het proces soepeler. ProcessMind brengt de routes van aangepaste declaraties in kaart en laat veelvoorkomende redenen voor afwijzing zien, zoals ontbrekende bonnen of een verkeerde categorie. Je ziet waar extra instructies of duidelijkere communicatie over het beleid nodig zijn. Met gerichte maatregelen kan het aantal aanpassingen met 15% of meer dalen.

De tijd tussen het indienen van een declaratie en de daadwerkelijke terugbetaling is belangrijk voor de tevredenheid van medewerkers en het beheer van de liquiditeit. Een kortere terugbetalingscyclus in Ramp verbetert de ervaring van medewerkers, vermindert vragen aan de administratie en helpt de kasstroom te beheren. Zo worden medewerkers snel en efficiënt terugbetaald. ProcessMind geeft een volledig beeld van het terugbetalingsproces, van het aanmaken van een declaratie tot de boeking in de administratie. We brengen alle contactmomenten en vertragingen in kaart, zodat onnodige stappen en overdrachten kunnen vervallen. Met deze analyse kun je workflows aanpassen en zorgen voor een sneller en voorspelbaarder proces. De doorlooptijd kan zo met meerdere dagen afnemen.

Als overtredingen van het onkostenbeleid niet nauwkeurig of niet op tijd worden opgespoord, kan dat leiden tot financiële risico’s, complianceproblemen en mogelijke fraude. Door overtredingen in Ramp nauwkeuriger en sneller te herkennen, versterk je de interne controles en zorg je dat het uitgavenbeleid consequent wordt nageleefd. Dat beschermt de financiële integriteit. ProcessMind visualiseert alle routes van een onkostendeclaratie en laat afwijkingen van het standaardproces zien. Ook worden patronen zichtbaar die op mogelijke beleidsovertredingen wijzen, zelfs als die bij handmatige controles over het hoofd worden gezien. Zo kun je complianceproblemen eerder aanpakken en neemt het aandeel overtredingen dat vroeg wordt opgespoord aanzienlijk toe.

Verschillende goedkeuringsprocessen per afdeling leiden tot verwarring, vertragingen en minder grip. Door workflows voor onkostengoedkeuring in Ramp te standaardiseren, zorg je voor een eerlijke, voorspelbare en efficiënte aanpak. Minder variatie maakt audits en instructies eenvoudiger. Zo ontstaat een kostenbeheersysteem dat beter kan meegroeien met de organisatie. ProcessMind brengt alle bestaande procesvarianten visueel in kaart en laat precies zien waar en hoe workflows per afdeling afwijken van de gewenste werkwijze. De data helpt je best practices te herkennen en één optimale goedkeuringsroute in te voeren. Zo kun je het aantal workflowvarianten flink terugbrengen, bijvoorbeeld met 40 tot 50%.

Handmatig werk bij de financiële beoordeling kost veel tijd, is gevoelig voor menselijke fouten en leidt middelen af van strategische activiteiten. Door routinematige of herhaalde taken bij de financiële beoordeling in Ramp te automatiseren, krijgt het financiële team meer ruimte, verloopt de verwerking sneller en wordt het kostenbeheer nauwkeuriger. ProcessMind laat precies zien welke stappen bij de financiële beoordeling handmatig en repetitief zijn en voor automatisering in aanmerking komen. Je kunt berekenen hoeveel tijd automatisering van specifieke controles of gegevensinvoer bespaart. Zo kan het financiële team zich richten op uitzonderingen in plaats van routinetaken. De beoordeling kan daardoor 25% of meer minder tijd kosten.

Onverwachte vertragingen door beleidscontroles kunnen het hele goedkeuringsproces voor onkosten ophouden en frustratie en inefficiëntie veroorzaken. Door de uitvoering van deze controles in Ramp te verbeteren, blijft de compliance op peil zonder dat de controles zelf een bottleneck worden. Zo verloopt de verwerking sneller en soepeler. ProcessMind laat precies zien waar beleidscontroles vertraging veroorzaken en of ze dubbelop zijn of in een onhandige volgorde plaatsvinden. Met deze inzichten kun je de volgorde en uitvoering verbeteren. Zo kan de bijdrage van controles aan de totale doorlooptijd met 10 tot 20% afnemen, terwijl de compliance op peil blijft.

De keuze en uitvoering van terugbetalingsmethoden kunnen veel invloed hebben op de snelheid en kosten van uitbetalingen. Door deze methoden in Ramp te verbeteren, ontvangen medewerkers hun geld via de efficiëntste en voordeligste beschikbare kanalen. Dat verhoogt de tevredenheid en verbetert de financiële controle. ProcessMind analyseert de prestaties van verschillende terugbetalingsmethoden en volgt de bijbehorende doorlooptijden en kosten. Zo zie je waar je kunt overstappen op een efficiëntere methode of de uitvoering van bestaande methoden kunt verbeteren. Dat kan leiden tot snellere betalingen en lagere transactiekosten.

Zonder gedetailleerd inzicht in uitgaven per categorie is het lastig om budgetten goed te beheren en strategisch in te kopen. Met nauwkeuriger inzicht in uitgavencategorieën in Ramp kun je kosten beter beheersen, afspraken met leveranciers maken en beter onderbouwde financiële beslissingen nemen. ProcessMind koppelt onkostendeclaraties aan specifieke categorieën en brengt de werkelijke uitgavenpatronen in kaart. Zo worden verschillen en kansen om kosten te bundelen zichtbaar die in geaggregeerde data verborgen blijven. Dit geeft je een goede basis om kostenbeheer te verbeteren en budgetten nauwkeuriger te voorspellen.

Vertraging bij het boeken van goedgekeurde onkosten in het boekhoudsysteem kan leiden tot onjuiste financiële rapportages, problemen met afstemming en een vertekend beeld van de financiële gezondheid van de organisatie. Door deze laatste stap in Ramp te versnellen, blijven financiële gegevens realtime actueel en verloopt de maandafsluiting efficiënter. ProcessMind volgt de overdracht en verwerkingstijd tussen de uitvoering van een terugbetaling en de uiteindelijke boeking in de administratie. Zo worden wachtrijen en handmatige handelingen die vertraging veroorzaken zichtbaar. Door deze koppeling te verbeteren, kan de vertraging met meerdere dagen afnemen en blijft de financiële data actueel.

Te veel goedkeuringsstappen voor onkosten met een laag bedrag of weinig risico zorgen voor onnodige vertraging en administratief werk. Door deze routes in Ramp te verbeteren, worden routinematige declaraties sneller verwerkt en krijgen declaraties met een hoger bedrag de aandacht die ze nodig hebben. Zo neemt de efficiëntie overal toe. ProcessMind vindt veelvoorkomende soorten onkosten die ondanks hun eenvoud of lage risico een lange goedkeuringsroute volgen. Je kunt op basis daarvan snellere routes ontwerpen en toetsen. Voor bepaalde uitgavencategorieën kan het aantal goedkeuringsstappen met één of twee omlaag.

Handmatige controle van onkosten kost veel tijd en werk. Daardoor ontstaan vaak achterstanden en worden declaraties laat afgehandeld. Door dit proces in Ramp te verbeteren, verloopt de controle efficiënter, dalen de bedrijfskosten en blijft de compliance op peil zonder dat alles handmatig hoeft te worden gecontroleerd. Zo komt er tijd vrij voor andere controletaken. ProcessMind analyseert de huidige workflow voor controles en brengt bottlenecks, onnodige handmatige controles en kansen voor automatische detectie van afwijkingen in kaart. Je kunt het controleproces zo aanpassen dat het meer op data en uitzonderingen is gebaseerd. De benodigde inspanning kan met 30 tot 40% afnemen en controles kunnen sneller worden afgerond.

Het verbetertraject voor kostenbeheer in 6 stappen

1

Download de template
2

Exporteer de data uit Ramp
3

Upload de dataset
4

Analyseer het onkostenproces
5

Voer verbeteringen door
6

Volg de voortgang
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf ingestelde Excel-template voor kostenbeheer van ProcessMind, afgestemd op de datastructuur van Ramp.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Zo is de data meteen goed ingedeeld en kun je die eenvoudig in ProcessMind laden en analyseren, zonder handmatige herindeling.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde Excel-template voor onkostendata uit Ramp.

DIT KRIJG JE

Ontdek wat er speelt met je onkosten in Ramp

ProcessMind zet je onkostendata uit Ramp om in heldere visualisaties, zodat je ziet welke route elke declaratie aflegt. Spoor verborgen inefficiënties en kansen voor verbetering op.
  • Breng de goedkeuringsroute van onkostendeclaraties in Ramp in beeld.
  • Spoor precies op waar goedkeuringen vastlopen.
  • Breng beleidsovertredingen en problemen met compliance in kaart.
  • Optimaliseer workflows voor een snellere verwerking.
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Verbeter het onkostenproces met Ramp

Deze resultaten laten zien welke concrete verbeteringen organisaties bereiken door process mining in te zetten voor hun onkostenprocessen in Ramp. Door elke stap van de reis van een Expense Report ID zichtbaar te maken en te analyseren, komen inefficiënties aan het licht. Zo kunnen goedkeuringen sneller verlopen en verbetert de compliance.

0 % faster
Snellere goedkeuring door managers

Kortere gemiddelde goedkeuringstijd

Maak de beoordeling door managers efficiënter, zodat onkostendeclaraties sneller worden goedgekeurd en medewerkers op tijd hun vergoeding krijgen.
0 % fewer
Minder declaraties ter correctie

Minder teruggestuurde declaraties

Breng de oorzaken van afgewezen declaraties in kaart. Zo beperk je herstelwerk voor medewerkers en financiële teams en verbeter je de kwaliteit van ingediende declaraties.
0 days faster
Snellere terugbetaling

Kortere totale doorlooptijd

Versnel het hele terugbetalingsproces, van indiening tot betaling. Dat verhoogt de tevredenheid van medewerkers en verbetert de kasstroom.
0 % more accurate
Betere naleving van beleid

Overtredingen beter opsporen

Maak beleidscontroles nauwkeuriger, beperk financiële risico’s en zorg dat medewerkers de richtlijnen voor onkosten volgen.
0 % reduction
Efficiëntere boekingen

Snellere financiële administratie

Verkort de tijd tussen de terugbetaling en de boeking in het boekhoudsysteem. Zo verloopt de financiële afsluiting efficiënter en wordt de data nauwkeuriger.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces, de datakwaliteit en de doelen van de organisatie. De cijfers laten verbeteringen zien die bij verschillende implementaties vaak voorkomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de selectie daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elke onkostendeclaratie. Deze code dient als primaire case-ID voor het proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit essentiële attribuut koppelt alle bijbehorende activiteiten aan één procesinstantie en maakt analyse van het volledige proces mogelijk.

De naam van de specifieke gebeurtenis of taak die op een bepaald moment in het onkostenproces plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart en maakt het mogelijk het procesverloop van begin tot eind zichtbaar te maken en te analyseren.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen en is essentieel voor berekeningen van doorlooptijden en prestatieanalyses.

De naam of ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd, bijvoorbeeld de medewerker die de uitgave indient of de goedkeurder.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut koppelt procesactiviteiten aan specifieke personen. Zo kun je prestaties per bron analyseren en zien waar training nodig is.

De afdeling van de medewerker die de onkostendeclaratie heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesmaatstaven van verschillende bedrijfseenheden vergelijken en verschillen in efficiëntie, compliance en uitgaven zichtbaar maken.

Het totale bedrag van de onkostendeclaratie.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut voegt een belangrijke financiële dimensie toe aan de analyse. Je kunt declaraties op bedrag indelen en de totale uitgaven volgen.

De categorie van een uitgave, zoals 'Reizen', 'Software' of 'Maaltijden'.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je uitgaven gedetailleerd analyseren, de belangrijkste kostenposten vinden en mogelijkheden zien om het budget beter te beheren.

Een markering die aangeeft of de onkostendeclaratie is gemarkeerd wegens een beleidsovertreding.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut meet rechtstreeks of het onkostenbeleid wordt nageleefd. Zo kun je uitgaven die niet aan het beleid voldoen en de bijbehorende risico’s opsporen en terugdringen.

De reden die wordt opgegeven wanneer een onkostendeclaratie ter correctie naar de medewerker wordt teruggestuurd.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut maakt de oorzaken van herstelwerk zichtbaar, zodat je gericht kunt werken aan betere declaraties die in één keer goed zijn.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit markeert het moment waarop een uitgave ontstaat. Dat gebeurt meestal automatisch wanneer een zakelijke kaart wordt gebruikt, of wanneer een medewerker handmatig een uitgave uit eigen zak registreert. De gebeurtenis wordt doorgaans vastgelegd in transactiedata of via een actie in de gebruikersinterface.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van de levenscyclus van een onkostendeclaratie. Door de tijd vanaf dit moment te analyseren, zie je hoe lang medewerkers wachten met indienen en hoe snel het proces verloopt.

Een medewerker bevestigt dat alle benodigde informatie over een uitgave compleet is en dient de declaratie in ter goedkeuring. Met deze expliciete gebruikersactie verandert de status van 'concept' of 'actie vereist' in 'wacht op goedkeuring'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: hiermee begint officieel de goedkeurings- en terugbetalingscyclus. Dit moment vormt het uitgangspunt voor het meten van de SLA’s voor goedkeuring en terugbetaling.

De manager heeft de uitgave beoordeeld en goedgekeurd. De declaratie kan nu door naar de volgende stap, bijvoorbeeld controle door het financiële team of terugbetaling. Dit wordt vastgelegd via een expliciete gebruikersactie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: de eerste goedkeuringsronde is afgerond. Door deze activiteit te analyseren, krijg je zicht op het goedkeuringsproces en de bottlenecks.

De terugbetaling is verwerkt en naar de medewerker overgemaakt. Dit is meestal de laatste stap voor de medewerker en markeert het einde van de betalingscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste eindgebeurtenis van het terugbetalingsproces. De tijd tussen indiening en dit moment is een belangrijke KPI voor de tevredenheid van medewerkers en de efficiëntie van het proces.

De transactiegegevens van de uitgave zijn verwerkt in het gekoppelde boekhoudsysteem, zoals NetSuite, QuickBooks of Xero. Deze gebeurtenis markeert het einde van de administratieve verwerking.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste activiteit in het volledige proces. Vertragingen kunnen de nauwkeurigheid van financiële rapportages en de snelheid van de financiële afsluiting beïnvloeden.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert hoe onkostendeclaraties in Ramp daadwerkelijk verlopen en maakt verborgen bottlenecks en hiaten in de compliance zichtbaar. Je krijgt op basis van data een beeld van het hele proces, van indiening tot terugbetaling, en ziet waar verbetering mogelijk is. Zo achterhaal je de oorzaken van vertragingen en inefficiënties.

Voor elke gebeurtenis in het kostenbeheerproces heb je meestal een case-ID, een activiteitsnaam en een timestamp nodig. In Ramp gaat het om de declaratie-ID, specifieke acties zoals ‘Ingediend’, ‘Goedgekeurd’ en ‘Afgewezen’, en de exacte datum en tijd waarop die acties plaatsvonden. Extra attributen, zoals de goedkeurder, afdeling of het bedrag van de onkosten, kunnen de analyse verrijken.

Process mining brengt vaak problemen aan het licht, zoals lange wachttijden op goedkeuring door managers, veel declaraties die ter correctie worden teruggestuurd en grote verschillen tussen de goedkeuringsprocessen van afdelingen. Ook worden onopgemerkte beleidsovertredingen zichtbaar en blijkt hoeveel handmatig werk de financiële controle kost. Zo zie je precies waar verbetering nodig is.

Vaak krijg je binnen enkele weken na een geslaagde data-extractie en het laden van de data de eerste inzichten. Die geven een globaal beeld van het onkostenproces. Een grondigere analyse en concrete aanbevelingen volgen meestal in de weken daarna, wanneer de data verder is opgeschoond en je specifieke bedrijfsvragen onderzoekt. Door het proces continu te monitoren, blijf je hiervan profiteren.

Ja. Process mining brengt afwijkingen van de standaard of verplichte processtappen goed aan het licht. Die kunnen wijzen op beleidsovertredingen. Door het werkelijke procesverloop zichtbaar te maken, zie je bijvoorbeeld waar onkosten de vereiste goedkeuring overslaan of een niet-toegestane route volgen. Zo kun je problemen eerder opsporen en voorkomen.

De methoden voor data-extractie verschillen, maar meestal gebruik je de rapportagefuncties van Ramp, API’s of, als dat mogelijk en toegestaan is, rechtstreekse toegang tot de database. Het doel is een gedetailleerd event log samen te stellen waarin elke stap van een onkostendeclaratie staat. Dit event log gebruik je vervolgens als invoer voor de process mining-software.

Je hebt iemand nodig die de structuur van de onkostendata in Ramp kent en de juiste toegangsrechten heeft om de benodigde informatie op te halen. Kennis van data-analyse en eventueel SQL is handig bij het voorbereiden van de data. De meeste moderne process mining-tools hebben een gebruiksvriendelijke interface, waardoor je geen uitgebreide programmeerkennis nodig hebt.

Nee. Process mining vult je bestaande rapportage- en analysetools aan met een gedetailleerder beeld van hoe processen in de praktijk verlopen. Traditionele tools laten zien wat er is gebeurd. Process mining maakt duidelijk hoe het is gebeurd en waarom het proces mogelijk niet efficiënt is. Zo krijg je ook inzichten om problemen te onderzoeken en verbeteringen te bepalen.

Werk efficiënter: verbeter vandaag nog het onkostenbeheer in Ramp

Spoor inefficiënties op, vereenvoudig goedkeuringen en verkort de doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.