Jouw datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking

De activiteitsnaam beschrijft één stap in de factuurverwerkingsworkflow, zoals 'Invoice Received', 'Invoice Approved' of 'Payment Executed'. Elke activiteit staat voor een bedrijfsgebeurtenis die de factuur dichter bij afronding brengt.

In process mining vormt de volgorde van deze activiteiten de proceskaart. Door de activiteiten te analyseren, vind je de meest voorkomende procesroutes, afwijkingen van de standaardprocedure, herstelcycli zoals de afhandeling van verschillen en mogelijkheden voor automatisering.

Dit attribuut vormt de basis voor het visualiseren van de proceskaart, het ontdekken van procesvarianten en het vinden van herstelwerk of bottlenecks.

Gegenereerd uit systeem-event logs, statuswijzigingen of gebruikersacties die in SAP Ariba zijn vastgelegd. Deze data komt vaak uit workflow- of documentgeschiedenistabellen.

Het factuurnummer is de unieke referentie die een leverancier aan een factuurdocument toekent. In process mining is dit attribuut belangrijk omdat het als Case ID fungeert en alle gerelateerde activiteiten koppelt, van ontvangst van de factuur tot de uiteindelijke betaling.

Door deze identificatie te volgen, kunnen analisten de volledige end-to-end-levenscyclus van elke factuur reconstrueren. Zo kun je processtromen gedetailleerd analyseren, bottlenecks vinden en KPI's meten, zoals de doorlooptijd per factuur.

Dit is de sleutel die alle processtappen van één factuur met elkaar verbindt. Daardoor kun je de end-to-end-verwerkingstijd en procesroute analyseren.

Dit is een primair veld op het factuurdocument en binnen de SAP Ariba Invoicing-oplossing. Je vindt het meestal in factuurkop-tabellen of transactiedata.

De gebeurtenistijd, of timestamp, legt vast wanneer een specifieke activiteit heeft plaatsgevonden. Deze data is de basis voor prestatieanalyses, omdat je hiermee de duur tussen activiteiten en de totale doorlooptijd van een case kunt berekenen.

Process mining-tools gebruiken deze timestamps om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en de processtroom nauwkeurig weer te geven. Ze zijn nodig voor het meten van KPI's zoals Invoice Approval Cycle Time en Payment Block Resolution Time, en voor het analyseren van vertragingen en efficiëntie.

Hiermee kun je alle tijdgerelateerde metingen berekenen, zoals doorlooptijden en tijdsduur. Die zijn belangrijk om vertragingen in het proces te vinden.

Automatisch vastgelegd door SAP Ariba bij elke statuswijziging, gebruikersactie of systeemgebeurtenis. Je vindt dit meestal naast de activiteitsnaam in event logs of geschiedenistabellen.

Het factuurbedrag staat voor het totale bedrag dat de leverancier vraagt. Dit is een belangrijk financieel attribuut voor het analyseren van de werklast in de factuurverwerking.

In process mining gebruik je dit attribuut om analyses te filteren op facturen met een hoge waarde. Die kunnen een andere goedkeuringsroute of strengere controles hebben. Je kunt het ook gebruiken om verbeteracties te richten op facturen met de grootste financiële impact. Dashboards gebruiken dit vaak om de totale waarde van facturen in verschillende procesfasen te tonen.

Hiermee kun je de financiële impact analyseren, bijvoorbeeld door te filteren op facturen met een hoge waarde of te bepalen hoeveel geld vastzit in procesbottlenecks.

Een standaardveld in de factuurkopgegevens binnen SAP Ariba.

De factuurstatus geeft een momentopname van de positie van de factuur in haar levenscyclus op het moment van data-extractie, of van de uiteindelijke uitkomst. Dit is een attribuut op caseniveau dat de algemene status van de factuur samenvat.

In process mining kun je dit attribuut gebruiken om cases te filteren en alleen afgeronde (Paid) of problematische (Rejected) facturen te analyseren. Het helpt om de uitkomsten van verschillende procesvarianten te begrijpen en te meten welk percentage facturen succesvol wordt afgerond.

Dit geeft de uiteindelijke uitkomst van het factuurproces. Zo kun je betaalde en afgewezen facturen gericht met elkaar vergelijken.

Dit is een standaardstatusveld in de factuurkop van SAP Ariba.

De goedkeurder is de persoon of gebruikersgroep die een factuur moet beoordelen en goedkeuren. Afhankelijk van de waarde of het type factuur zijn vaak een of meer goedkeuringsniveaus nodig.

Met dit attribuut kun je de prestaties van de goedkeuringsworkflow analyseren. Door de 'Invoice Approval Cycle Time' per goedkeurder of goedkeuringsgroep te segmenteren, vind je personen of teams die bottlenecks in het proces vormen. Deze informatie helpt om werklasten beter te verdelen en goedkeuringen efficiënter te maken.

Hiermee vind je bottlenecks in het goedkeuringsproces, doordat zichtbaar wordt welke gebruikers of teams de langste goedkeuringsdoorlooptijden hebben.

Vastgelegd in de workflow- of goedkeuringsgeschiedenis van een factuur in SAP Ariba. Dit kan als gebruikers-ID worden geregistreerd.

Het inkoopordernummer (PO-nummer) koppelt een factuur aan het bijbehorende inkoopdocument waarmee de aankoop van goederen of diensten is goedgekeurd. Niet alle facturen zijn aan een inkooporder gekoppeld, maar voor facturen waarbij dat wel zo is, is deze koppeling belangrijk.

Door facturen per PO-nummer te analyseren, krijg je inzicht in de prestaties van three-way matching (PO, goederenontvangst, factuur). Dit helpt bij het vinden van verschillen en bij het vergelijken van factuurverwerking met en zonder inkooporder. Die routes verschillen vaak in aanpak en efficiëntie.

Het koppelt de factuur aan het inkoopproces. Zo kun je verschillen bij matching analyseren en factuurstromen met en zonder inkooporder vergelijken.

Beschikbaar als standaardveld op facturen met een inkooporder binnen SAP Ariba. Je vindt het in de gegevens van factuurregels of de factuurkop.

De leveranciersnaam identificeert de leverancier die om betaling vraagt. Dit is een belangrijke dimensie voor analyses, omdat teams hiermee de prestaties van de factuurverwerking per leverancier kunnen segmenteren.

Je gebruikt dit attribuut voor dashboards die de betaalprestaties per leverancier volgen, leveranciers met veel verschillen vinden of de verwerkingstijd voor strategische leveranciers analyseren. Inzicht in problemen per leverancier kan helpen om leveranciersrelaties en samenwerking te verbeteren.

Hiermee kun je prestaties per leverancier analyseren en zien welke leveranciers vaak problemen met facturen of vertraagde betalingen hebben.

Een standaardveld in de factuurkop, gekoppeld aan de leveranciersstamgegevens in SAP Ariba of het verbonden ERP-systeem.

Wanneer een factuur wordt geblokkeerd voor betaling, geeft dit attribuut de reden aan, zoals 'Price Discrepancy', 'Quantity Mismatch' of 'Missing Goods Receipt'. Deze redenen zijn in het systeem vaak vastgelegde codes of omschrijvingen.

Door de frequentie van verschillende redenen voor blokkades te analyseren, vind je de oorzaken van betalingsvertragingen. Een groot aantal blokkades door 'Price Discrepancy' kan bijvoorbeeld wijzen op problemen met de nauwkeurigheid van stamgegevens. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Payment Block Resolution Time', zodat je de meest voorkomende en tijdrovende problemen eerst kunt aanpakken.

Dit geeft de oorzaak van betalingsvertragingen. Zo kun je gericht verbeteren en veelvoorkomende problemen, zoals prijs- of hoeveelheidsverschillen, voorkomen.

Deze informatie wordt vastgelegd wanneer in SAP Ariba of het verbonden ERP-systeem een betalingsblokkade op een factuur wordt ingesteld.

De vervaldatum van de betaling is de contractueel afgesproken datum waarop een factuur moet zijn betaald. Deze datum wordt meestal berekend op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld Net 30.

Dit attribuut is nodig voor de KPI 'On-Time Payment Rate'. Door de timestamp van 'Payment Executed' te vergelijken met de vervaldatum, kun je te late betalingen vinden, de betaalprestaties per leverancier meten en organisaties helpen om boetes te voorkomen en goede leveranciersrelaties te onderhouden.

Dit is de basis voor het berekenen van het percentage tijdige betalingen, een belangrijke KPI voor leveranciersrelaties en financiële compliance.

Deze datum staat op het factuurdocument of wordt berekend op basis van de velden 'DocumentDate' en 'PaymentTerms' in SAP Ariba.

De bedrijfscode is een standaardorganisatie-eenheid in SAP-omgevingen. Deze vertegenwoordigt een zelfstandige juridische entiteit waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. Facturen worden altijd aan een specifieke bedrijfscode geboekt.

Met dit attribuut kun je de procesprestaties van verschillende bedrijfseenheden of juridische entiteiten vergelijken. Zo zie je welke entiteiten efficiënter werken en kun je processen binnen een wereldwijde organisatie beter standaardiseren.

Hiermee kun je prestaties van verschillende juridische entiteiten of bedrijfseenheden vergelijken en regionale of afdelingsgebonden inefficiënties opsporen.

Een belangrijk organisatieveld op het factuurdocument in SAP Ariba. Dit veld wordt overgenomen van de inkooporder of ingevuld bij het aanmaken van een factuur zonder inkooporder.

De betalingsvoorwaarden bepalen de regels voor het betalen van de leverancier, zoals 'Net 30' (betaling binnen 30 dagen) of '2% 10, Net 30' (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders betaling binnen 30 dagen). Deze informatie komt uit de leveranciersstamgegevens of de inkooporder.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Early Payment Discount Opportunities' en de bijbehorende KPI. De analyse gebruikt deze voorwaarden om facturen te vinden die voor korting in aanmerking komen en te bepalen of de betaling binnen de kortingsperiode is uitgevoerd. Zo worden besparingsmogelijkheden zichtbaar.

Dit is nodig om mogelijkheden voor vroegbetalingskortingen te vinden. Daarmee kun je aanzienlijk op kosten besparen.

Opgeslagen in de leveranciersstamgegevens en gekopieerd naar de factuurdetails in SAP Ariba of het ERP-systeem.

Dit attribuut identificeert het systeem waaruit elke gebeurtenis afkomstig is, zoals 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' of een externe scanoplossing. In moderne organisaties kan factuurverwerking over meerdere applicaties lopen.

Inzicht in het bronsysteem helpt bij het opsporen van problemen met datakwaliteit en bij het analyseren van overdrachten tussen verschillende platforms. Je ziet beter waar specifieke activiteiten plaatsvinden, zoals het scannen van facturen en het goedkeuren ervan.

Hiermee kun je activiteiten uit verschillende systemen van elkaar onderscheiden. Dat is belangrijk om integratiepunten en bottlenecks per systeem te begrijpen.

Dit wordt meestal toegevoegd tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL). Daarbij wordt op basis van de databron een vaste waarde toegewezen.

De documentdatum is de datum waarop de leverancier de factuur heeft aangemaakt. Deze verschilt van de datum 'Factuur ontvangen', waarop de factuur het verwerkingssysteem binnenkwam. Tussen die twee datums kan veel tijd zitten.

Met dit attribuut analyseer je vertragingen tussen het opstellen en ontvangen van een factuur. Een lange periode tussen de documentdatum en de ontvangstdatum verkort de effectieve verwerkingstijd en de mogelijkheid om vroegbetalingskorting te benutten. De documentdatum is ook vaak het startpunt voor het berekenen van de vervaldatum.

Het helpt vertragingen te analyseren tussen het versturen van een factuur door de leverancier en de ontvangst ervan. Die vertraging kan invloed hebben op tijdige betaling.

Een standaardveld in de kopgegevens van de factuur, afkomstig van het fysieke of digitale factuurdocument.

Deze berekende metriek meet de duur van het goedkeuringssubproces. De waarde is het tijdsverschil tussen de activiteit 'Factuur ter goedkeuring verstuurd' en de bijbehorende activiteit 'Factuur goedgekeurd' of 'Factuur afgewezen'.

Dit attribuut meet rechtstreeks de KPI 'Doorlooptijd factuurgoedkeuring' en is belangrijk voor het bijbehorende dashboard. Het helpt vertragingen binnen de goedkeuringsfase afzonderlijk te meten. Die fase draagt vaak sterk bij aan de totale verwerkingstijd. Je kunt de waarde analyseren per goedkeurder, afdeling of factuurbedrag om specifieke knelpunten te vinden.

Het laat de prestaties van de goedkeuringsworkflow afzonderlijk zien. Zo vind je makkelijk knelpunten die door goedkeurders of complexe goedkeuringsketens ontstaan.

Berekend tijdens de data-transformatie door voor elke factuur de relevante start- en eindgebeurtenissen van de goedkeuring te vinden en het tijdsverschil te berekenen.

Het factuurtype deelt facturen in verschillende categorieën in. Die volgen vaak elk een eigen proces. Het belangrijkste onderscheid is dat tussen facturen met een PO, die je kunt matchen met een vooraf goedgekeurde order, en Non-PO-facturen, waarvoor meer codering en goedkeuring nodig is.

Dit attribuut is belangrijk voor procesanalyse, omdat PO- en Non-PO-facturen fundamenteel verschillende processen volgen. Door ze apart te analyseren, krijg je een betrouwbaarder beeld van de prestaties per procesroute en voorkom je misleidende geaggregeerde cijfers. Zo zie je hoe efficiënt en compliant elke afzonderlijke flow is.

Het deelt facturen op in afzonderlijke procesflows, bijvoorbeeld PO en Non-PO. Dat is nodig voor een betrouwbare prestatiemeting en analyse.

Dit is vaak een standaardveld op het factuurdocument in SAP Ariba. Je kunt het ook afleiden uit de aanwezigheid van 'PurchaseOrderNumber'.

Dit attribuut is het resultaat van een berekening. Eerst wordt op basis van 'PaymentTerms' bepaald of een factuur in aanmerking komt voor vroegbetalingskorting. Daarna wordt gecontroleerd of de gebeurtenis 'Betaling uitgevoerd' binnen de kortingsperiode plaatsvond.

Deze vlag is belangrijk voor het meten van de KPI 'Percentage geïnde vroegbetalingskorting'. De waarde laat direct zien hoe succesvol treasury en crediteurenbeheer zijn in het verbeteren van het werkkapitaal. Door cases met de waarde false te analyseren, ontdek je waarom kortingen worden misgelopen, bijvoorbeeld door trage goedkeuringen of andere knelpunten in het proces.

Het meet rechtstreeks hoe succesvol kostenbesparingen worden gerealiseerd en helpt oorzaken van gemiste kortingsmogelijkheden op te sporen.

Berekend tijdens de data-transformatie door 'PaymentTerms' te verwerken en de timestamp van 'Betaling uitgevoerd' te vergelijken met de berekende uiterste kortingsdatum.

Dit attribuut geeft de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit het bronsysteem. Het is een metadataveld dat belangrijk is voor datagovernance en om te begrijpen hoe actueel de analyse is.

Analisten gebruiken deze informatie om te controleren of ze met actuele data werken en om de mogelijke vertraging te begrijpen tussen een gebeurtenis in het bronsysteem en het moment waarop die in de process mining-tool verschijnt. Dit is belangrijk voor het beheren van data-refreshcycli en de betrouwbaarheid van inzichten.

Dit geeft belangrijke context over de actualiteit van de data. Zo weet je zekerder dat analyses op actuele en relevante informatie zijn gebaseerd.

Deze timestamp wordt meestal tijdens het data-extractieproces (ETL) gegenereerd en aan de dataset toegevoegd.

Het attribuut Land voegt een geografische dimensie toe aan de analyse. Het wordt meestal afgeleid van de bedrijfscode waarop de factuur wordt geboekt of van het adres van de leverancier.

Door het proces per land te analyseren, zie je regionale verschillen in prestaties, compliance en procesuitvoering. Zo wordt duidelijk of bepaalde landenkantoren specifieke problemen hebben of juist best practices gebruiken die wereldwijd kunnen worden gedeeld. Dat is waardevol voor het standaardiseren van processen binnen een wereldwijde shared-servicesomgeving.

Hiermee kun je geografische analyses uitvoeren en procesprestaties en compliance in verschillende landen of regio's vergelijken.

Afgeleid van de stamgegevens van de bedrijfscode of leverancier in SAP Ariba of het gekoppelde ERP-systeem.

Dit berekende attribuut vergelijkt de timestamp van de activiteit 'Betaling uitgevoerd' met 'PaymentDueDate'. Valt de betaaldatum op of vóór de vervaldatum, dan is de waarde true. Anders is de waarde false.

Deze vlag maakt de analyse van betaalprestaties eenvoudiger. Je kunt er makkelijk mee filteren en aggregeren om de KPI 'Percentage op tijd betaalde facturen' te berekenen. Dashboards kunnen de prestaties per leverancier, land of bedrijfscode snel visualiseren. Zo zie je waar structureel te laat wordt betaald.

Het vereenvoudigt de berekening van de KPI voor tijdige betalingen en maakt het makkelijk om te late facturen te filteren voor oorzaakanalyse.

Berekend tijdens de data-transformatie door 'EventTime' van de betaalactiviteit te vergelijken met het attribuut 'PaymentDueDate'.

Wanneer een goedkeurder een factuur afwijst, geeft die meestal een reden op. Dit attribuut legt die informatie vast. Mogelijke waarden zijn bijvoorbeeld 'Onjuiste prijs', 'Dubbele factuur' of 'Overtreding van beleid'.

Dit is een belangrijk attribuut voor het dashboard 'Analyse van factuurafwijzingen'. Door de meest voorkomende afwijsredenen te analyseren, kunnen organisaties problemen eerder in het proces opsporen, zoals een slechte factuurkwaliteit bij leveranciers of inconsistenties in interne data. Zo kun je herstelwerk verminderen en het first-time-right-percentage van de factuurverwerking verbeteren.

Het verklaart waarom herstelwerk ontstaat en geeft direct inzicht in de oorzaken van inefficiënte processen en problemen met de factuurkwaliteit.

Vastgelegd vanuit het workflowlog of notitieveld wanneer de activiteit 'Factuur afgewezen' plaatsvindt in SAP Ariba.

Dit attribuut geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt. Wereldwijde organisaties ontvangen facturen in veel verschillende valuta.

De valuta is nodig voor een correcte financiële analyse, zodat bedragen goed met elkaar worden vergeleken. In process mining-dashboards maakt dit een juiste aggregatie van financiële waarden mogelijk. Vaak moeten bedragen daarvoor worden omgerekend naar één rapportagevaluta. De valuta geeft de nodige context bij het attribuut 'Factuurbedrag'.

Het geeft de nodige context bij het attribuut 'Factuurbedrag', zodat financiële waarden correct worden geïnterpreteerd, vooral in een internationale omgeving.

Een standaardveld in de kopgegevens van de factuur, meestal naast het veld voor het factuurbedrag in SAP Ariba.