Datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking

De activiteitsnaam beschrijft één stap in de workflow voor factuurverwerking, zoals 'Factuur ontvangen', 'Factuur goedgekeurd' of 'Betaling uitgevoerd'. Elke activiteit is een bedrijfsgebeurtenis die de factuur dichter bij afronding brengt.

Bij process mining vormen deze activiteiten samen de proceskaart. Door ze te analyseren, kun je de meest voorkomende procespaden en afwijkingen van de standaardprocedure vinden. Ook worden herstelwerk, zoals het afhandelen van verschillen, en mogelijkheden voor automatisering zichtbaar.

Met dit attribuut kun je de proceskaart visualiseren, procesvarianten ontdekken en herstelwerk of bottlenecks opsporen.

Dit gegeven wordt samengesteld uit systeemgebeurtenissen, statuswijzigingen of gebruikersacties die in SAP Ariba zijn vastgelegd. Vaak komt het uit workflow- of documentgeschiedenistabellen.

Het factuurnummer is de unieke referentie die een leverancier aan een factuurdocument toekent. Bij process mining is dit attribuut belangrijk omdat het als case-ID alle bijbehorende activiteiten koppelt, van ontvangst van de factuur tot de uiteindelijke betaling.

Met deze identificatie kunnen analisten de volledige levenscyclus van elke factuur reconstrueren. Zo kunnen ze processtromen gedetailleerd analyseren, bottlenecks opsporen en KPI’s meten, zoals de doorlooptijd van afzonderlijke facturen.

Dit is de sleutel die alle processtappen van één factuur met elkaar verbindt. Zo kun je de totale verwerkingstijd en het procesverloop analyseren.

Dit is een belangrijk veld in het factuurdocument en in de SAP Ariba-oplossing voor factuurverwerking. Je vindt het meestal in de factuurkop- of transactietabellen.

Het tijdstip van de gebeurtenis, of de timestamp, legt vast wanneer een activiteit plaatsvond. Dit gegeven is nodig voor prestatieanalyses, omdat je hiermee de tijd tussen activiteiten en de totale doorlooptijd van een case kunt berekenen.

Process mining-tools gebruiken deze timestamps om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en het procesverloop nauwkeurig weer te geven. Je hebt ze nodig om KPI’s te meten, zoals de doorlooptijd van factuurgoedkeuring en de oplostijd van betalingsblokkades, en om vertragingen en efficiëntie te analyseren.

Hiermee kun je alle tijdsgebonden metrieken berekenen, zoals doorlooptijden en tijdsduur. Die zijn belangrijk om vertragingen in processen op te sporen.

SAP Ariba registreert dit automatisch bij elke statuswijziging, gebruikersactie of systeemgebeurtenis. Meestal staat het naast de activiteitsnaam in event logs of geschiedenistabellen.

Het factuurbedrag is het totale bedrag dat de leverancier vraagt. Dit financiële attribuut helpt de werklast van de factuurverwerking te analyseren.

Bij process mining kun je hiermee analyses filteren op facturen met een hoog bedrag. Die volgen mogelijk andere goedkeuringspaden of vallen onder strengere controles. Je kunt verbeteringen ook prioriteren op basis van de financiële impact van facturen. Dashboards tonen vaak de totale waarde van facturen in verschillende procesfasen.

Hiermee kun je de financiële impact analyseren, bijvoorbeeld door facturen met een hoog bedrag te filteren of te zien welk bedrag vastzit door bottlenecks in het proces.

Een standaardveld in de factuurkopgegevens in SAP Ariba.

De factuurstatus geeft aan in welke fase van de levenscyclus de factuur zich bevond toen de data werd opgehaald, of wat de uiteindelijke uitkomst was. Dit attribuut op caseniveau vat de algemene status van de factuur samen.

Bij process mining kun je hiermee cases filteren en alleen afgeronde (betaalde) of problematische (afgewezen) facturen analyseren. Zo zie je wat de uitkomst is van verschillende procesvarianten en welk deel van de facturen succesvol wordt afgehandeld.

Dit geeft de uiteindelijke uitkomst van het factuurproces weer. Zo kun je betaalde en afgewezen facturen afzonderlijk analyseren.

Dit is een standaardstatusveld in de factuurkop in SAP Ariba.

De goedkeurder is de persoon of gebruikersgroep die een factuur moet beoordelen en goedkeuren. Afhankelijk van het bedrag of type factuur zijn soms meerdere goedkeuringsniveaus nodig.

Met dit attribuut kun je de prestaties van de goedkeuringsworkflow analyseren. Door de doorlooptijd van factuurgoedkeuring per goedkeurder of goedkeuringsgroep te vergelijken, zie je welke personen of teams bottlenecks vormen. Deze informatie helpt de werklast te verdelen en de goedkeuring efficiënter te laten verlopen.

Hiermee kun je bottlenecks in het goedkeuringsproces opsporen door te zien welke gebruikers of teams de langste doorlooptijden voor goedkeuring hebben.

Dit wordt vastgelegd in de workflow- of goedkeuringsgeschiedenis van een factuur in SAP Ariba. Het kan zijn opgeslagen als gebruikers-ID.

Het inkoopordernummer koppelt een factuur aan het bijbehorende inkoopdocument waarmee de aankoop van goederen of diensten is goedgekeurd. Niet elke factuur is aan een inkooporder gekoppeld, maar waar dat wel zo is, is deze koppeling belangrijk.

Door facturen op inkoopordernummer te analyseren, kun je zien hoe goed de driewegmatching verloopt (inkooporder, goederenontvangst en factuur). Dit helpt verschillen op te sporen en factuurverwerking met en zonder inkooporder te vergelijken. Die processen volgen vaak verschillende paden en hebben een andere efficiëntie.

Dit koppelt de factuur aan het inkoopproces. Zo kun je verschillen bij matching analyseren en factuurstromen met en zonder inkooporder vergelijken.

Beschikbaar als standaardveld op facturen met een inkooporder in SAP Ariba. Je vindt het in de factuurregel- of kopgegevens.

De leveranciersnaam geeft aan welke leverancier om betaling vraagt. Dit is een belangrijke dimensie om de prestaties van de factuurverwerking per leverancier te vergelijken.

Met dit attribuut kun je dashboards maken die de betaalprestaties per leverancier volgen, leveranciers met veel verschillen opsporen of de verwerkingstijd voor strategische leveranciers analyseren. Inzicht in problemen per leverancier kan helpen de samenwerking te verbeteren.

Hiermee kun je prestaties per leverancier analyseren en zien welke leveranciers vaak problemen met facturen hebben of laat worden betaald.

Een standaardveld in de factuurkopgegevens, gekoppeld aan de leveranciersstamgegevens in SAP Ariba of het gekoppelde ERP-systeem.

Als een factuur niet kan worden betaald, geeft dit attribuut de reden aan, zoals 'Prijsverschil', 'Hoeveelheid komt niet overeen' of 'Goederenontvangst ontbreekt'. Dit zijn vaak gestandaardiseerde codes of omschrijvingen in het systeem.

Door te analyseren hoe vaak verschillende redenen voor blokkades voorkomen, kun je de oorzaken van betalingsvertragingen opsporen. Veel blokkades vanwege een prijsverschil kunnen bijvoorbeeld wijzen op problemen met de juistheid van stamgegevens. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard voor de oplostijd van betalingsblokkades, zodat je de meest voorkomende en tijdrovende problemen kunt aanpakken.

Dit laat zien wat de oorzaak is van betalingsvertragingen. Zo kun je gericht problemen voorkomen, zoals verschillen in prijs of hoeveelheid.

Deze informatie wordt ingesteld wanneer een betalingsblokkade op een factuur wordt toegepast in SAP Ariba of het gekoppelde ERP-systeem.

De uiterste betaaldatum is de contractueel afgesproken datum waarop een factuur moet zijn betaald. Deze datum wordt meestal berekend op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld 30 dagen netto.

Dit attribuut is nodig voor de KPI voor het percentage tijdige betalingen. Door de timestamp van 'Betaling uitgevoerd' te vergelijken met de uiterste betaaldatum, kun je late betalingen opsporen en de betaalprestaties per leverancier meten. Zo kunnen organisaties boetes voorkomen en goede relaties met leveranciers onderhouden.

Dit is de basis voor het berekenen van het percentage tijdige betalingen, een belangrijke KPI voor leveranciersrelaties en financiële compliance.

Deze datum staat op het factuurdocument of wordt berekend op basis van de velden 'DocumentDate' en 'PaymentTerms' in SAP Ariba.

De bedrijfscode is een standaardorganisatie-eenheid in SAP-omgevingen. Deze staat voor een zelfstandige juridische entiteit waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. Facturen worden altijd aan een specifieke bedrijfscode geboekt.

Met dit attribuut kun je de procesprestaties van verschillende bedrijfseenheden of juridische entiteiten vergelijken. Zo zie je welke entiteiten efficiënter werken en kun je processen binnen een internationale organisatie standaardiseren.

Hiermee kun je de prestaties van verschillende juridische entiteiten of bedrijfseenheden vergelijken en inefficiënties per regio of afdeling opsporen.

Een belangrijk organisatieveld in het factuurdocument in SAP Ariba. Het wordt overgenomen van de inkooporder of ingevuld wanneer een factuur zonder inkooporder wordt aangemaakt.

De betalingsvoorwaarden bepalen hoe de leverancier wordt betaald. Voorbeelden zijn '30 dagen netto' (betaling binnen 30 dagen) en '2% 10, 30 dagen netto' (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders betaling binnen 30 dagen). Deze informatie komt uit de leveranciersstamgegevens of de inkooporder.

Dit attribuut is nodig voor het dashboard met mogelijkheden voor korting bij vroege betaling en de bijbehorende KPI. De analyse gebruikt de voorwaarden om facturen te vinden die voor korting in aanmerking komen en controleert of de betaling binnen de kortingsperiode is uitgevoerd. Zo worden besparingsmogelijkheden zichtbaar.

Dit helpt mogelijkheden voor korting bij vroege betaling op te sporen. Zulke kortingen kunnen de kosten flink verlagen.

Opgeslagen in de leveranciersstamgegevens en gekopieerd naar de factuurgegevens in SAP Ariba of het ERP-systeem.

Dit attribuut geeft aan uit welk systeem een gebeurtenis afkomstig is, zoals 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' of een scanoplossing van een andere leverancier. In moderne organisaties kan factuurverwerking over meerdere applicaties lopen.

Het bronsysteem kennen helpt bij het opsporen van problemen met de datakwaliteit en bij het analyseren van overdrachten tussen platforms. Zo wordt duidelijk waar activiteiten plaatsvinden, bijvoorbeeld het scannen of goedkeuren van facturen.

Hiermee kun je activiteiten uit verschillende systemen van elkaar onderscheiden. Dat is belangrijk om integratiepunten en systeemspecifieke bottlenecks te begrijpen.

Dit wordt meestal toegevoegd tijdens het proces voor data-extractie, transformatie en laden (ETL). Daarbij wordt op basis van de databron een vaste waarde toegekend.

Deze berekende metriek meet de doorlooptijd van de goedkeuringssubprocess. Je berekent deze door het tijdsverschil te nemen tussen de activiteit 'Factuur verzonden voor goedkeuring' en de bijbehorende activiteit 'Factuur goedgekeurd' of 'Factuur afgewezen'.

Dit attribuut meet rechtstreeks de KPI voor de doorlooptijd van factuurgoedkeuring en is belangrijk voor het bijbehorende dashboard. Je kunt hiermee vertragingen in de goedkeuringsfase afzonderlijk meten. Die fase draagt vaak sterk bij aan de totale verwerkingstijd. Analyseer de gegevens per goedkeurder, afdeling of factuurbedrag om specifieke bottlenecks te vinden.

Hiermee kun je de prestaties van de goedkeuringsworkflow afzonderlijk bekijken en bottlenecks opsporen die worden veroorzaakt door goedkeurders of ingewikkelde goedkeuringsketens.

Wordt berekend tijdens de datatransformatie door voor elke factuur de relevante begin- en eindgebeurtenissen van de goedkeuring te vinden en het tijdsverschil te berekenen.

De factuurdatum is de datum waarop de leverancier de factuur heeft aangemaakt. Dit is niet hetzelfde als de datum waarop de factuur is ontvangen en in het verwerkingssysteem is opgenomen. Er kan veel tijd tussen deze datums zitten.

Met dit attribuut kun je de prestaties van leveranciers analyseren en vertragingen bij het indienen van facturen opsporen. Een lange periode tussen de factuurdatum en de ontvangstdatum verkort de tijd die beschikbaar is om de factuur te verwerken en korting bij vroege betaling te krijgen. De factuurdatum is ook vaak het uitgangspunt voor het berekenen van de uiterste betaaldatum.

Hiermee kun je vertragingen analyseren tussen het moment waarop een leverancier een factuur verstuurt en het moment waarop die wordt ontvangen. Zulke vertragingen kunnen tijdige betaling bemoeilijken.

Een standaardveld in de factuurkopgegevens, overgenomen van het papieren of digitale factuurdocument.

Het factuurtype deelt facturen in categorieën in die vaak elk een eigen proces volgen. Het belangrijkste onderscheid is dat tussen facturen met een inkooporder, die je kunt matchen met een vooraf goedgekeurde bestelling, en facturen zonder inkooporder, waarvoor meer codering en goedkeuring nodig is.

Dit attribuut is belangrijk voor procesanalyse, omdat de verwerking van facturen met en zonder inkooporder sterk verschilt. Door ze apart te analyseren, krijg je een nauwkeuriger beeld van de prestaties per procespad en voorkom je misleidende totaalcijfers. Zo kun je de efficiëntie en compliance van elk proces afzonderlijk beoordelen.

Hiermee worden facturen verdeeld over verschillende processtromen, bijvoorbeeld met of zonder inkooporder. Zo kun je prestaties nauwkeurig meten en analyseren.

Dit is vaak een standaardveld in het factuurdocument in SAP Ariba. Je kunt het ook afleiden uit de aanwezigheid van 'PurchaseOrderNumber'.

Dit attribuut wordt berekend door eerst op basis van 'PaymentTerms' te bepalen of een factuur in aanmerking komt voor korting bij vroege betaling. Daarna wordt gecontroleerd of de gebeurtenis 'Betaling uitgevoerd' binnen de kortingsperiode plaatsvond.

Deze vlag is belangrijk voor het meten van de KPI voor het percentage ontvangen kortingen bij vroege betaling. Hiermee wordt het financiële resultaat gemeten van het beheer van werkkapitaal door treasury en crediteurenadministratie. Door cases te analyseren waarvoor de vlag onwaar is, kun je gemiste besparingen verklaren, bijvoorbeeld door trage goedkeuringen of andere bottlenecks in het proces.

Dit meet rechtstreeks hoeveel kostenbesparingen zijn gerealiseerd en helpt verklaren waarom kortingsmogelijkheden zijn gemist.

Berekend tijdens de datatransformatie door 'PaymentTerms' te verwerken en de timestamp van 'Betaling uitgevoerd' te vergelijken met de berekende uiterste datum voor korting.

Dit attribuut geeft de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit het bronsysteem. Het is een metadataveld dat nodig is voor datagovernance en om te weten hoe actueel de analyse is.

Analisten gebruiken deze informatie om te controleren of ze met actuele data werken en om te zien hoeveel tijd er kan zitten tussen een gebeurtenis in het bronsysteem en de weergave ervan in de process mining-tool. Dit is belangrijk voor het beheer van verversingscycli en de betrouwbaarheid van de inzichten.

Hiermee zie je hoe actueel de data is en kun je controleren of analyses op recente, relevante informatie zijn gebaseerd.

Deze timestamp wordt meestal tijdens het data-extractieproces (ETL) gegenereerd en aan de dataset toegevoegd.

Het attribuut Land voegt een geografische dimensie toe aan de analyse. Meestal wordt het afgeleid van de bedrijfscode waarop de factuur is geboekt of van het adres van de leverancier.

Door het proces per land te analyseren, kun je regionale verschillen in prestaties, compliance en procesuitvoering opsporen. Zo zie je of bepaalde landenkantoren specifieke problemen hebben of werkwijzen gebruiken die wereldwijd kunnen worden gedeeld. Dit is nuttig om processen in een internationale omgeving met gedeelde diensten te standaardiseren.

Hiermee kun je procesprestaties en compliance tussen landen of regio’s geografisch vergelijken.

Afgeleid van de stamgegevens van de bedrijfscode of leverancier in SAP Ariba of het gekoppelde ERP-systeem.

Dit berekende attribuut vergelijkt de timestamp van de activiteit 'Betaling uitgevoerd' met 'PaymentDueDate'. Als de betaaldatum op of vóór de uiterste betaaldatum valt, is de waarde waar. Anders is de waarde onwaar.

Met deze vlag kun je de betaalprestaties eenvoudig analyseren. Je kunt er makkelijk op filteren en de gegevens samenvoegen om de KPI voor het percentage tijdige betalingen te berekenen. Dashboards kunnen de prestaties per leverancier, land of bedrijfscode weergeven. Zo zie je waar facturen structureel te laat worden betaald.

Dit vereenvoudigt de berekening van de KPI voor het percentage tijdige betalingen. Je kunt er ook eenvoudig te laat betaalde facturen mee filteren voor oorzaakanalyse.

Berekend tijdens de datatransformatie door 'EventTime' van de betalingsactiviteit te vergelijken met het attribuut 'PaymentDueDate'.

Wanneer een goedkeurder een factuur afwijst, geeft die meestal een reden op. Dit attribuut bevat die informatie, bijvoorbeeld 'Onjuiste prijs', 'Dubbele factuur' of 'Beleidsovertreding'.

Dit is een belangrijk attribuut voor het dashboard voor analyse van factuurafwijzingen. Door de meest voorkomende afwijsredenen te analyseren, kunnen organisaties problemen eerder in het proces opsporen, zoals facturen van lage kwaliteit van leveranciers of inconsistenties in interne data. Zo kun je herstelwerk verminderen en het percentage facturen dat in één keer goed wordt verwerkt verhogen.

Dit verklaart waarom herstelwerk nodig is en laat direct zien wat de oorzaken zijn van inefficiënte processen en kwaliteitsproblemen met facturen.

Dit wordt opgehaald uit het workflowlogboek of het opmerkingenveld wanneer de activiteit 'Factuur afgewezen' plaatsvindt in SAP Ariba.

Dit attribuut geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt. Internationale organisaties ontvangen facturen in veel verschillende valuta.

Voor financiële analyses moet je de valuta kennen om bedragen goed te kunnen vergelijken. In process mining-dashboards kun je financiële waarden hiermee correct optellen. Vaak moeten ze daarvoor worden omgerekend naar één rapportagevaluta. Dit attribuut geeft de nodige context bij het factuurbedrag.

Dit geeft context aan het factuurbedrag, zodat je financiële waarden goed kunt interpreteren, vooral bij internationale activiteiten.

Een standaardveld in de factuurkopgegevens, meestal naast het veld voor het factuurbedrag in SAP Ariba.