Datatemplate voor inkoop-tot-betaling, inkooporder

SAP ECC
Datatemplate voor inkoop-tot-betaling, inkooporder

Datatemplate voor inkoop-tot-betaling, inkooporder

Deze template helpt je de belangrijkste datapunten te verzamelen voor de analyse van het inkoop-tot-betalingproces voor inkooporders in SAP ECC. Je vindt erin welke attributen je verzamelt, welke activiteiten je volgt en hoe je deze informatie uit het systeem haalt. Gebruik deze bron om een event log op te bouwen voor process mining.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Instructies voor data-extractie uit SAP ECC

Attributen voor inkoop-tot-betaling, inkooporder

Dit zijn de belangrijkste datavelden voor je event log. Hiermee kun je het inkoop-tot-betalingproces voor inkooporders grondig analyseren.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 12 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
Activity
De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of stap in de levenscyclus van de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft één stap in het proces, zoals ‘Inkooporder aangemaakt’, ‘Inkooporder goedgekeurd’ of ‘Goederenontvangst geboekt’. De volgorde van deze activiteiten vormt het procesverloop van elke inkooporder.

De volgorde, frequentie en tijd tussen activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo kun je bottlenecks, herstelwerk en afwijkingen van het standaardproces opsporen en gericht verbeteringen en standaardisatie doorvoeren.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten bepalen de stappen in het proces. De volgorde en timing ervan laten het werkelijke procesverloop, bottlenecks en afwijkingen zien.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit verschillende SAP-tabellen en transactielogboeken, zoals CDHDR/CDPOS voor wijzigingen, EKBE voor goederenontvangst en factuurontvangst, en EBAN voor inkoopaanvragen. Vaak is hiervoor aangepaste logica of een extractieprogramma nodig.

Voorbeelden
Inkooporder aangemaaktInkooporder goedgekeurdGoederenontvangst geboekt
Inkooporder
PurchaseOrder
De unieke identificatiecode van het inkooporderdocument (PO). Deze dient als de belangrijkste case voor het volgen van het inkoopproces.
Beschrijving

Het inkoopordernummer is de centrale identificatiecode die alle activiteiten koppelt, van het aanmaken van de order tot de uiteindelijke goederenontvangst en afronding. Elk uniek inkoopordernummer staat voor één afzonderlijk inkoopproces.

Bij process mining is dit attribuut nodig om het volledige verloop van elke inkoop te reconstrueren. Je kunt er de doorlooptijden, procesvarianten en compliancechecks per order mee analyseren. Daarmee vormt het de basis van het hele procesmodel.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste identificatiecode die alle bijbehorende gebeurtenissen koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van elke afzonderlijke inkooporder analyseren.

Waar vind je dit?

Tabel: EKKO, veld: EBELN

Voorbeelden
450001762345000176244500017625
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Deze timestamp geeft het exacte moment aan waarop een gebeurtenis plaatsvond, bijvoorbeeld wanneer een inkooporder werd goedgekeurd of een goederenontvangst werd geboekt. De timestamp bepaalt de chronologische volgorde van alle activiteiten binnen een case.

Timestamps zijn nodig voor tijdsanalyses in process mining. Je kunt er de doorlooptijd tussen activiteiten mee berekenen, vertragingen opsporen, de doorvoer van processen analyseren en prestaties toetsen aan service level agreements (SLA’s).

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en bottlenecks, en om gebeurtenissen chronologisch te ordenen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit verschillende datum- en tijdvelden in SAP-tabellen, zoals EKKO-AEDAT (wijzigingsdatum), CDHDR-UDATE/UTIME (timestamp van het wijzigingslogboek) of EKBE-BUDAT (boekingsdatum).

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Bedrijfscode
CompanyCode
De identificatiecode van de juridische entiteit of het bedrijf dat de inkoop initieert.
Beschrijving

De bedrijfscode staat in SAP voor een zelfstandige juridische entiteit. Alle transacties worden op het niveau van de bedrijfscode geboekt. Daarmee is dit een belangrijke organisatorische eenheid.

Door het proces per bedrijfscode te analyseren, kun je de efficiëntie en compliance van de inkoop bij verschillende bedrijfseenheden of landen vergelijken. Zo vind je werkwijzen die je elders kunt overnemen en bedrijfseenheden die moeite hebben met het proces.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de juridische entiteit aan. Zo kun je procesprestaties vergelijken en compliancechecks uitvoeren voor verschillende onderdelen van de organisatie.

Waar vind je dit?

Tabel: EKKO, veld: BUKRS

Voorbeelden
10002100US01
Documenttype
DocumentType
Een code waarmee verschillende soorten inkooporders worden ingedeeld.
Beschrijving

Het documenttype is een instelling in SAP die het nummerbereik, de veldselectie en het algemene procesverloop van een inkooporder bepaalt. Zo kunnen er aparte typen zijn voor standaardinkooporders, dienstenorders of voorraadtransportorders.

Dit attribuut is een nuttige dimensie voor analyses, omdat verschillende documenttypen vaak bewust een ander proces volgen. Door op documenttype te filteren, kun je doorlooptijden en procesverlopen eerlijker met elkaar vergelijken.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen verschillende soorten inkoopprocessen, zoals standaardinkoop, diensten en retouren. Die volgen vaak een eigen route en hebben andere prestatieverwachtingen.

Waar vind je dit?

Tabel: EKKO, veld: BSART

Voorbeelden
NBFOUB
Gebruikersnaam
UserName
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de SAP-gebruikersnaam van de medewerker die een document heeft aangemaakt, gewijzigd of goedgekeurd. Bij geautomatiseerde stappen kan hier een systeem- of batchgebruikers-ID staan.

Door gegevens per gebruiker te analyseren, kun je opleidingsbehoeften, goed presterende medewerkers of mogelijke complianceproblemen opsporen. Dit attribuut is belangrijk voor dashboards over de verdeling van de werklast, naleving van de goedkeuringsmatrix en prestaties van teams of individuele medewerkers.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt gebruikersacties aan specifieke personen. Zo kun je prestaties, werklast en naleving van complianceprocedures analyseren.

Waar vind je dit?

Tabel: EKKO, veld: ERNAM (aangemaakt door); tabel: CDHDR, veld: USERNAME (gewijzigd door).

Voorbeelden
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Leveranciersnummer
VendorNumber
De unieke identificatiecode van de leverancier.
Beschrijving

Dit is de code waarmee de leverancier van de goederen of diensten uniek wordt aangeduid. Het is een belangrijk stamgegeven in het inkoopproces.

Met dit attribuut kun je analyses per leverancier uitvoeren. Je kunt leveranciersprestaties bij levering beoordelen, levertijden van verschillende leveranciers vergelijken en uitgavenpatronen analyseren. Het is de belangrijkste dimensie voor het dashboard ‘Leveranciersprestaties bij levering’.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van leveranciersprestaties mogelijk, zodat je betrouwbare leveranciers kunt herkennen en leveranciers die vertragingen of kwaliteitsproblemen veroorzaken.

Waar vind je dit?

Tabel: EKKO, veld: LIFNR

Voorbeelden
100345V-20598700112
Materiaalgroep
MaterialGroup
Een indeling om materialen of diensten met vergelijkbare kenmerken te groeperen.
Beschrijving

De materiaalgroep, ook wel inkoopcategorie genoemd, wordt gebruikt om het type ingekochte goederen of diensten in te delen. Voorbeelden zijn ‘IT-hardware’, ‘Kantoorbenodigdheden’ en ‘Professionele diensten’.

Dit attribuut is belangrijk voor uitgavenanalyses en om inkooppatronen te begrijpen. Je kunt het proces per categorie filteren en analyseren hoe verschillende categorieën worden afgehandeld, wie ze goedkeurt en welke leveranciers ze leveren. Het is een belangrijke dimensie in het dashboard ‘Waardeanalyse van inkooporders’.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces indelen naar product- of dienstcategorie. Zo worden verschillen in werkwijze, doorlooptijden en leveranciers per uitgavencategorie zichtbaar.

Waar vind je dit?

Tabel: EKPO, veld: MATKL

Voorbeelden
00101IT_HWCONSULT
Orderbedrag
OrderAmount
De totale geldwaarde van de inkooporderregel.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de totale waarde van een specifieke inkooporderregel weer. Je berekent deze door de hoeveelheid met de nettoprijs te vermenigvuldigen. Voor de totale waarde van een inkooporder tel je de bedragen van alle regels bij elkaar op.

Door het proces op basis van het orderbedrag te analyseren, kun je transacties met een hoge waarde opsporen waarvoor strengere controles of andere goedkeuringsroutes nodig zijn. Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard ‘Waardeanalyse van inkooporders’ en helpt om verbeteringen te richten op orders met de grootste financiële impact.

Waarom dit belangrijk is

Maakt de financiële impact van elke inkoop zichtbaar. Zo kun je analyses op waarde uitvoeren, prioriteit geven aan orders met hoge bedragen en kansen voor kostenbesparing opsporen.

Waar vind je dit?

Tabel: EKPO, veld: NETWR (netto orderwaarde).

Voorbeelden
1500.00250.7512345.50
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is opgehaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt, meestal een SAP ECC-instantie, bijvoorbeeld ‘ECC_PROD_100’. In omgevingen met meerdere systemen helpt het om de bronnen van elkaar te onderscheiden.

Voor gegevensbeheer en dataherkomst is het belangrijk om het bronsysteem te kennen. Zo blijft de data betrouwbaar en kun je problemen met data-extractie of datakwaliteit opsporen, vooral wanneer data uit verschillende ERP-systemen of modules wordt samengevoegd.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan waar de data vandaan komt. Dat is belangrijk voor gegevensbeheer, validatie en analyses over meerdere systemen.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.

Voorbeelden
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
Gewenste leverdatum
RequestedDeliveryDate
De datum waarop het bedrijf de leverancier heeft gevraagd de goederen of diensten te leveren.
Beschrijving

Dit is de gewenste leverdatum die in de inkooporder staat. Je gebruikt deze datum als uitgangspunt om de werkelijke leverprestaties te meten.

Deze datum is nodig om de KPI ‘Percentage goederenontvangsten op tijd’ te berekenen. Door de werkelijke datum van goederenontvangst met de gewenste datum te vergelijken, kunnen organisaties de betrouwbaarheid van leveranciers en de efficiëntie van de interne ontvangst meten. Dit ondersteunt het dashboard ‘Leveranciersprestaties bij levering’.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de gewenste leverdatum. Je hebt deze nodig om KPI’s voor tijdige levering te berekenen en de betrouwbaarheid van leveranciers te beoordelen.

Waar vind je dit?

Tabel: EKPO, veld: EINDT

Voorbeelden
2023-06-102023-07-222023-08-01
Inkoopaanvraag
PurchaseRequisition
De identificatiecode van de inkoopaanvraag die aan de inkooporder voorafging.
Beschrijving

Dit attribuut koppelt de inkooporder aan de oorspronkelijke inkoopaanvraag. Niet elke inkooporder heeft een voorafgaande aanvraag.

Deze koppeling is nodig voor het dashboard ‘Van aanvraag naar order’ en de KPI ‘Conversiepercentage van inkoopaanvraag naar inkooporder’. Je kunt hiermee de efficiëntie van het voorafgaande proces meten, van het eerste verzoek tot het aanmaken van een formele order. Ook kun je inkooporders opsporen die zonder aanvraag zijn aangemaakt en niet aan het beleid voldoen.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de inkooporder aan de oorspronkelijke aanvraag. Zo kun je de omzetting van aanvraag naar order analyseren en inkooporders opsporen die zonder voorafgaande aanvraag zijn aangemaakt.

Waar vind je dit?

Tabel: EKPO, veld: BANFN

Voorbeelden
1001589010015891
Inkoopgroep
PurchasingGroup
De inkoper of groep inkopers die verantwoordelijk is voor de inkoopactiviteit.
Beschrijving

De inkoopgroep bestaat uit de inkoper of het team van inkopers dat verantwoordelijk is voor een bepaalde inkoopactiviteit. Deze groep is het belangrijkste aanspreekpunt voor leveranciers.

Dit attribuut maakt een gedetailleerdere analyse mogelijk dan de inkooporganisatie. Je kunt ermee zien hoe de werklast over inkopers is verdeeld en waar prestaties per inkoper verschillen. Dat helpt bij beslissingen over de verdeling van middelen en opleidingsinitiatieven.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een gedetailleerd beeld van wie verantwoordelijk is voor een inkooporder. Zo kun je de werkverdeling en prestaties per inkoper of team analyseren.

Waar vind je dit?

Tabel: EKKO, veld: EKGRP

Voorbeelden
001002N01
Inkooporganisatie
PurchasingOrganization
De organisatorische eenheid die verantwoordelijk is voor prijsonderhandelingen en de inkoop van materialen of diensten.
Beschrijving

De inkooporganisatie is een belangrijke organisatorische eenheid in SAP die verantwoordelijk is voor inkoopactiviteiten. De inkoop kan centraal voor het hele bedrijf zijn geregeld of decentraal per vestiging of regio.

Door procesprestaties per inkooporganisatie te analyseren, zie je welke inkoopteams het efficiëntst werken. Je kunt metrieken zoals doorlooptijd, herstelwerkpercentages en kosten tussen organisatorische eenheden vergelijken. Zo worden goede werkwijzen en onderdelen die ondersteuning nodig hebben zichtbaar.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan welk inkoopteam verantwoordelijk is. Zo kun je prestaties tussen verschillende organisatorische eenheden vergelijken en analyseren.

Waar vind je dit?

Tabel: EKKO, veld: EKORG

Voorbeelden
1000US01DE01
Is gewijzigd na goedkeuring
IsPostApprovalChange
Een indicator die aangeeft of een inkooporder na de eerste goedkeuring is gewijzigd.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is waar als voor dezelfde inkooporder de activiteit 'Inkooporder gewijzigd' plaatsvindt na de activiteit 'Inkooporder goedgekeurd'. Zo kun je wijzigingen opsporen die laat in het proces worden doorgevoerd.

Dit berekende veld ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Percentage inkooporders gewijzigd na goedkeuring' en het dashboard 'Herstelwerk en wijzigingen in inkooporders'. Het maakt zichtbaar hoeveel verstorende wijzigingen er zijn. Die kunnen vertraging veroorzaken en een nieuwe goedkeuring vereisen, en wijzen mogelijk op problemen met de oorspronkelijke specificatie of afbakening.

Waarom dit belangrijk is

Meet herstelwerk na goedkeuring rechtstreeks. Dit is een belangrijke KPI voor de stabiliteit en efficiëntie van het proces. Een hoog percentage wijst op problemen bij het vaststellen van de vereisten eerder in het proces.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut op basis van de volgorde van activiteiten in het event log.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is bijgewerkt.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update. Zo weet je hoe actueel de geanalyseerde data is.

Door deze informatie op dashboards te tonen, zien gebruikers of de inzichten gebaseerd zijn op bijna realtime data of op een historische momentopname. Dat schept duidelijke verwachtingen en helpt om beslissingen te nemen op basis van data waarvan de ouderdom bekend is.

Waarom dit belangrijk is

Laat gebruikers zien hoe actueel de data is, zodat duidelijk is of de analyse de meest recente stand van zaken in de bedrijfsvoering weergeeft.

Waar vind je dit?

Deze timestamp wordt tijdens de uitvoering toegevoegd door het data-extractie- of ETL-proces.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Leveranciersnaam
VendorName
De officiële naam van de leverancier.
Beschrijving

De naam van de leverancier, die voor gebruikers duidelijker is dan het leveranciersnummer. Deze komt doorgaans uit de leveranciersstamgegevens.

Het leveranciersnummer wordt gebruikt om gegevens te koppelen en leveranciers uniek te identificeren. De leveranciersnaam is juist belangrijk voor dashboards en rapporten die gebruikers bekijken. Zo zijn analyses makkelijker te begrijpen voor medewerkers die de leverancierscodes niet kennen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de leverancier een herkenbare naam, zodat dashboards en rapporten voor gebruikers makkelijker te begrijpen zijn.

Waar vind je dit?

Tabel: LFA1, veld: NAME1. Hiervoor is een koppeling nodig van EKKO-LIFNR naar LFA1-LIFNR.

Voorbeelden
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
Op tijd geleverd
IsOnTimeDelivery
Een indicator die aangeeft of de goederen op of vóór de gevraagde leverdatum zijn ontvangen.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is waar als de timestamp van de activiteit 'Goederenontvangst geboekt' op of vóór de 'Gevraagde leverdatum' valt. Zo zie je per inkooporderregel in één oogopslag of de levering op tijd was.

Dit attribuut vormt de basis voor de KPI 'Percentage goederenontvangsten op tijd'. Je kunt de prestaties van leveranciers en de efficiëntie van de interne goederenontvangst eenvoudig analyseren door leveringen op tijd en te laat te groeperen of te filteren.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een duidelijke maatstaf voor tijdige levering en ondersteunt rechtstreeks KPI’s en dashboards voor leveranciersprestaties.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut op basis van een vergelijking tussen de boekingsdatum van de goederenontvangst (EKBE-BUDAT) en de gevraagde leverdatum (EKPO-EINDT).

Voorbeelden
truefalse
Reden van afwijzing
RejectionReason
De reden of code die aangeeft waarom een inkoopaanvraag of inkooporder is afgewezen.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de specifieke reden voor de afwijzing van een inkooporder tijdens de goedkeuringsworkflow. Deze informatie helpt je de oorzaken van herstelwerk en vertraging te achterhalen.

Door afwijzingsredenen te analyseren, ontdek je terugkerende problemen, zoals onjuiste prijzen, budgetoverschrijdingen of leverancierskeuzes die niet aan de eisen voldoen. Zo kan de organisatie de oorzaken aanpakken, de kwaliteit van nieuwe inkooporders verbeteren en het goedkeuringsproces efficiënter maken.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien waarom goedkeuringen mislukken. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren, herstelwerk beperken en goedkeuringsdoorlooptijden verkorten.

Waar vind je dit?

Deze informatie kan lastig te vinden zijn. Ze staat mogelijk in lange tekstvelden of is afhankelijk van een aangepaste workflowconfiguratie. Vaak is specifieke kennis van de implementatie nodig.

Voorbeelden
Onjuiste prijsBudget overschredenDubbele aanvraag
Valuta
Currency
De valutacode voor het bedrag van de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta de waarde van de inkooporder is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Zo is duidelijk hoe geldbedragen moeten worden geïnterpreteerd.

Voor internationale organisaties is de valuta nodig voor een correcte financiële analyse. Je kunt orderbedragen op de juiste manier optellen en vergelijken. Alle financiële KPI’s moeten in de context van de gebruikte valuta worden bekeken.

Waarom dit belangrijk is

Geeft context bij alle geldbedragen en helpt zo om financiële analyses correct uit te voeren, vooral bij internationale organisaties.

Waar vind je dit?

Tabel: EKKO, veld: WAERS

Voorbeelden
USDEURJPY
Vestiging
Plant
De fysieke locatie of vestiging waar de goederen worden afgeleverd.
Beschrijving

De vestiging is een organisatorische eenheid, zoals een productielocatie, magazijn of andere locatie waar goederen of diensten worden ontvangen.

Door gegevens per vestiging te analyseren, zie je geografische verschillen in het inkoopproces. Zo ontdek je bijvoorbeeld of leveranciers op bepaalde locaties later leveren of dat goederenontvangst bij specifieke vestigingen inefficiënt verloopt. Dit helpt je om de tijdigheid van goederenontvangsten te beoordelen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de afleverlocatie aan. Dit is handig om regionale verschillen in processen en logistieke prestaties te analyseren.

Waar vind je dit?

Tabel: EKPO, veld: WERKS

Voorbeelden
100011002000
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor inkoop-tot-betaling, inkooporder

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen voor je event log. Ze vormen de basis voor een nauwkeurige procesontdekking en het opsporen van bottlenecks.
6 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Goederenontvangst geboekt
Deze activiteit staat voor de fysieke ontvangst van goederen van een leverancier voor een specifieke inkooporder. Het boeken van de goederenontvangst is een expliciete handeling, bijvoorbeeld via transactie MIGO. Daarbij wordt een materiaaldocument aangemaakt en de voorraad bijgewerkt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt voor het volgen van leveranciersprestaties bij levering en het begin van de factuurcontrole. Je gebruikt het om het percentage tijdige leveringen en de tijdigheid van goederenontvangsten te berekenen.

Waar vind je dit?

Wordt vastgelegd wanneer een materiaaldocument wordt aangemaakt. De timestamp van de gebeurtenis is de boekingsdatum (MKPF-BUDAT) of aanmaakdatum (MKPF-CPUDT) uit de kopgegevenstabel van het materiaaldocument (MKPF). Via de positietabel (MSEG) is het document gekoppeld aan de inkooporder.

Vastleggen

Gebruik de boekings- of aanmaaktimestamp uit tabel MKPF voor materiaaldocumenten die naar de inkooporder verwijzen.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag aangemaakt
Deze activiteit markeert het aanmaken van een formeel verzoek om goederen of diensten. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuwe inkoopaanvraag opslaat, bijvoorbeeld met transactie ME51N. Daarbij wordt een unieke registratie aangemaakt in tabel EBAN.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste startpunt van het inkoopproces. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en het aanmaken van de inkooporder te analyseren, meet je hoe efficiënt de interne vraag wordt omgezet in concrete orders.

Waar vind je dit?

Wordt vastgelegd wanneer een registratie wordt aangemaakt in de kopgegevenstabel voor inkoopaanvragen (EBAN). De aanmaakdatum (EBAN-BADAT) en -tijd vormen de timestamp van deze gebeurtenis.

Vastleggen

Zoek nieuwe registraties in tabel EBAN op basis van de aanmaakdatum.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder aangemaakt
Deze activiteit markeert het aanmaken van een formeel inkooporderdocument, een bindend contract met een leverancier. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt geregistreerd wanneer een gebruiker een inkooporder aanmaakt en opslaat, bijvoorbeeld via transactie ME21N. Dit levert registraties op in de tabellen EKKO en EKPO.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het officiële begin van de levenscyclus van de inkooporder. Het is een belangrijk meetpunt voor zowel de doorlooptijd van aanvraag naar order als de totale doorlooptijd van bestelling tot levering.

Waar vind je dit?

Wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum (EKKO-AEDAT) in de kopgegevenstabel voor inkooporders (EKKO), voor het bijbehorende inkoopordernummer (EKKO-EBELN).

Vastleggen

Gebruik voor elke nieuwe inkooporder de aanmaaktimestamp uit tabel EKKO.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder afgerond
Geeft aan dat een inkooporderregel als volledig geleverd wordt beschouwd. Dit is een afgeleide gebeurtenis, doorgaans gebaseerd op de indicator ‘Levering voltooid’ die automatisch of handmatig op de inkooporderregel wordt ingesteld.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit vormt een logisch eindpunt voor het deel van het proces waarin de order wordt uitgevoerd. De activiteit is nodig om de totale doorlooptijd van de inkooporder, van aanmaak tot afronding, te berekenen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS), waarin wordt vastgelegd wanneer de indicator ‘Levering voltooid’ (EKPO-ELIKZ) voor een inkooporderregel op ‘X’ wordt gezet. Wanneer de laatste regel als voltooid wordt gemarkeerd, kan dat betekenen dat de hele inkooporder is afgerond.

Vastleggen

Bepaal in de wijzigingsdocumenten de timestamp waarop de EKPO-ELIKZ-indicator wordt ingesteld.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder goedgekeurd
Dit staat voor de definitieve goedkeuring van de inkooporder, waarna deze naar de leverancier mag worden verstuurd. Dit belangrijke meetpunt wordt doorgaans afgeleid uit een wijziging van de vrijgavestatus van de inkooporder naar ‘volledig vrijgegeven’ of ‘goedgekeurd’.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor het berekenen van de KPI voor de doorlooptijd van de goedkeuring van inkooporders en voor het opsporen van bottlenecks in de goedkeuringsworkflow. Goedkeuring is een voorwaarde voor de meeste vervolgstappen, zoals het versturen van de order naar de leverancier.

Waar vind je dit?

Afgeleid door de wijzigingslogboeken (CDHDR/CDPOS) voor de kopgegevenstabel van de inkooporder (EKKO) te volgen. Zo wordt vastgesteld wanneer de definitieve vrijgavecode wordt toegepast of wanneer de algemene vrijgavestatusindicator (EKKO-FRGKE) op ‘vrijgegeven’ wordt gezet.

Vastleggen

Bepaal de timestamp waarop de algemene vrijgavestatus van de inkooporder (EKKO-FRGKE) verandert in de definitief goedgekeurde status.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder naar leverancier verstuurd
Deze activiteit markeert het moment waarop de goedgekeurde inkooporder officieel naar de leverancier wordt verstuurd, bijvoorbeeld via EDI, e-mail of op papier. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd in de berichtbesturingstabellen wanneer een uitvoerbericht succesvol is verwerkt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt: vanaf hier begint de levertijd van de leverancier. De tijd tussen deze gebeurtenis en de goederenontvangst is bepalend voor de beoordeling van leveranciersprestaties en tijdige levering.

Waar vind je dit?

Wordt vastgelegd in de berichtstatustabel (NAST). De timestamp kan worden overgenomen uit NAST-DATVR en NAST-UHRVR wanneer de verwerkingsstatus (NAST-VSTAT) voor het relevante uitvoertype van de inkooporder ‘1’ is (succesvol verwerkt).

Vastleggen

Gebruik de verwerkingstimestamp uit tabel NAST voor het uitvoerbericht van de inkooporder.

Gebeurtenistype explicit
Dienstbevestiging ingevoerd
Bij inkooporders voor diensten staat deze activiteit voor de bevestiging dat de diensten zijn geleverd. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een service-entry sheet wordt aangemaakt, bijvoorbeeld via transactie ML81N.
Waarom dit belangrijk is

Dit is voor diensten het equivalent van een goederenontvangst en is nodig om de uitvoering van dienstenorders te volgen. Hiermee begint het financiële proces voor de betaling van de dienst.

Waar vind je dit?

Wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum (ESSR-ERDAT) in de kopgegevenstabel van de service-entry sheet (ESSR). De koppeling met de inkooporder staat in tabel ESLL.

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp uit tabel ESSR voor service-entry sheets die aan de inkooporder zijn gekoppeld.

Gebeurtenistype explicit
Goederen geretourneerd
Dit staat voor het terugsturen van eerder ontvangen goederen naar de leverancier, vaak vanwege kwaliteitsproblemen of een verkeerde levering. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een materiaaldocument wordt geboekt met een retourbewegingstype.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit wijst op problemen met de kwaliteit van de leverancier of de juistheid van de bestelling en is een belangrijke indicator voor herstelwerk in het proces. De activiteit is nodig om de KPI voor het afwijkingspercentage bij goederenontvangst te berekenen.

Waar vind je dit?

Wordt vastgelegd in de materiaaldocumenttabellen (MKPF/MSEG) wanneer een retourbewegingstype wordt gebruikt, bijvoorbeeld ‘122’ voor retourlevering aan de leverancier. De boekingsdatum (MKPF-BUDAT) dient als timestamp.

Vastleggen

Zoek materiaaldocumenten met een retourbewegingstype, bijvoorbeeld 122, die naar de oorspronkelijke inkooporder verwijzen.

Gebeurtenistype explicit
Goedkeuring inkooporder aangevraagd
Geeft aan dat een aangemaakte of gewijzigde inkooporder ter goedkeuring is ingediend volgens de ingestelde vrijgavestrategie. Deze gebeurtenis wordt afgeleid wanneer de vrijgavestrategie wordt geactiveerd en de inkooporder de status ‘wacht op goedkeuring’ krijgt.
Waarom dit belangrijk is

Door het aanmaken van de inkooporder te onderscheiden van het begin van de goedkeuringsprocedure, kun je de KPI voor de doorlooptijd van de goedkeuring nauwkeurig meten. Zo wordt ook zichtbaar hoeveel tijd er verstrijkt voordat de goedkeuringsworkflow begint.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de inkooporder (object EINKBELEG), waarin de eerste instelling van een vrijgavestatus wordt getoond. Dit kan ook worden afgeleid wanneer de algemene vrijgavestatus (EKKO-FRGKE) voor het eerst wordt ingesteld op een waarde die aangeeft dat een goedkeuringsprocedure actief is.

Vastleggen

Zoek de eerste registratie in de wijzigingsdocumenten die de vrijgavestrategie voor de inkooporder activeert.

Gebeurtenistype inferred
Inkoopaanvraag goedgekeurd
Dit staat voor de formele goedkeuring van een inkoopaanvraag, waarna deze mag worden omgezet in een inkooporder. De gebeurtenis wordt afgeleid uit wijzigingen in de vrijgavestatusvelden van de inkoopaanvraag, zoals bijgehouden door de vrijgavestrategie-workflow van SAP.
Waarom dit belangrijk is

Door goedkeuringen bij te houden, kun je bottlenecks in de fase vóór het bestellen opsporen en controleren of het goedkeuringsbeleid wordt nageleefd. Vertragingen in deze fase hebben direct invloed op de totale doorlooptijd van het inkoopproces.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de wijzigingslogboeken voor de tabel met inkoopaanvragen (EBAN). Daarbij worden wijzigingen in de vrijgavestatusvelden gevolgd, zoals EBAN-FRGZU, of worden wijzigingsdocumenten in CDHDR/CDPOS voor het EBAN-object geanalyseerd.

Vastleggen

Controleer de wijzigingsdocumenten voor de vrijgavestatusvelden van EBAN om de timestamp van de definitieve goedkeuring te bepalen.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder afgewezen
Deze activiteit vindt plaats wanneer een goedkeurder een inkooporder tijdens de goedkeuringsworkflow afwijst. Het is een afgeleide gebeurtenis, gebaseerd op een statuswijziging in de vrijgavestrategiegegevens van de inkooporder die op een afwijzing wijst.
Waarom dit belangrijk is

Door afwijzingen bij te houden, kun je problemen met de datakwaliteit van inkooporders, het niet naleven van beleid of problemen in de goedkeuringsmatrix opsporen. Afwijzingen leiden vaak tot herstelwerk en verlengen de totale doorlooptijd.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de vrijgavestatus van de inkooporder. Een afwijzing wordt doorgaans geregistreerd wanneer een vrijgavecode wordt geannuleerd of een specifieke afwijzingsstatus wordt ingesteld.

Vastleggen

Controleer de wijzigingslogboeken op annulering van een vrijgavecode of een statuswijziging die op afwijzing wijst.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder gewijzigd
Dit staat voor elke wijziging aan een inkooporder na de eerste aanmaak, zoals een aanpassing van de hoeveelheid, prijs of leverdatum. Deze wijzigingen worden expliciet vastgelegd in het wijzigingsdocumentsysteem van SAP.
Waarom dit belangrijk is

Veel wijzigingen, vooral na goedkeuring, wijzen op inefficiënte processen, gebrekkige planning vooraf of een steeds grotere scope. Deze activiteit is nodig voor het dashboard voor herstelwerk en wijzigingen in inkooporders en de bijbehorende KPI’s.

Waar vind je dit?

Wordt expliciet vastgelegd in de kopgegevenstabel (CDHDR) en de positietabel (CDPOS) van de wijzigingsdocumenten voor het inkooporderobject (EINKBELEG). Elke wijziging maakt een nieuwe registratie met een timestamp aan.

Vastleggen

Haal wijzigingsgebeurtenissen en timestamps op uit de tabellen CDHDR en CDPOS die aan het inkoopordernummer zijn gekoppeld.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder verwijderd
Dit staat voor het annuleren of logisch verwijderen van een inkooporderregel, waardoor verdere verwerking, zoals goederenontvangst of facturering, wordt voorkomen. Het is een afgeleide gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer de verwijderingsindicator op de inkooporderregel wordt ingesteld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een eindactiviteit die aangeeft dat een order is geannuleerd. Door te analyseren waarom en wanneer orders worden verwijderd, kun je problemen met vraagplanning of leverancierskeuze opsporen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) waarin te zien is dat de verwijderingsindicator (EKPO-LOEKZ) voor een inkooporderregel op ‘L’ wordt gezet.

Vastleggen

Bepaal in de wijzigingsdocumenten de timestamp waarop de EKPO-LOEKZ-indicator wordt ingesteld.

Gebeurtenistype inferred
Kwaliteitsinspectie uitgevoerd
Geeft aan dat ontvangen goederen een kwaliteitsinspectie hebben ondergaan. Deze activiteit wordt doorgaans afgeleid wanneer voor een inspectielot, dat bij de goederenontvangst is aangemaakt, een gebruiksbeslissing wordt vastgelegd in de module Kwaliteitsbeheer.
Waarom dit belangrijk is

In sectoren waar kwaliteit belangrijk is, helpt deze activiteit om de duur en uitkomsten van het inspectieproces te analyseren. Vertragingen kunnen bottlenecks veroorzaken tussen de goederenontvangst en het moment waarop de goederen beschikbaar zijn voor gebruik.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de module Kwaliteitsbeheer. Bij de goederenontvangst wordt een inspectielot aangemaakt (tabel QALS). De activiteit wordt gemarkeerd door het aanmaken van een gebruiksbeslissing (tabel QAVE), met een timestamp.

Vastleggen

Bepaal de timestamp van de gebruiksbeslissing in tabel QAVE voor het inspectielot dat aan het materiaaldocument is gekoppeld.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP ECC

Klaar om te beginnen?

Met deze template heb je een blauwdruk om het inkoop-tot-betalingproces voor inkooporders in SAP ECC te verbeteren. Gebruik de data om knelpunten te ontdekken en de efficiëntie te verhogen.

Optimaliseer inkooporders in het inkoop-tot-betalingproces: start vandaag je gratis proefperiode

Haal bottlenecks weg en verkort de doorlooptijd met 30% of meer.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.