Jouw datatemplate voor Purchase to Pay, Purchase Order

SAP ECC
Jouw datatemplate voor Purchase to Pay, Purchase Order

Jouw datatemplate voor Purchase to Pay, Purchase Order

Deze template leidt je door de belangrijkste datapunten die je nodig hebt om je Purchase-to-Pay-proces, Purchase Order in SAP ECC te analyseren. Je ziet welke attributen je moet verzamelen, welke activiteiten je moet volgen en hoe je deze informatie praktisch uit je systeem haalt. Gebruik deze bron om een betrouwbaar event log op te bouwen voor je process mining-initiatieven.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Extractie-instructies voor SAP ECC
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Purchase to Pay - Purchase Order-attributen

Dit zijn de essentiële datavelden die je in je event log opneemt voor een volledige analyse van het Purchase to Pay - Purchase Order-proces.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 12 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
Activity
De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of processtap die binnen de levenscyclus van de inkooporder heeft plaatsgevonden.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft één stap in het proces, zoals ‘Inkooporder aangemaakt’, ‘Inkooporder goedgekeurd’ of ‘Goederenontvangst geboekt’. De volgorde van deze activiteiten vormt de procesflow voor elke inkooporder.

Het analyseren van de volgorde, frequentie en tijd tussen activiteiten vormt de kern van process mining. Zo vind je knelpunten, herstelwerklussen en afwijkingen van het standaardproces. Dat helpt bij gerichte verbeteringen en standaardisatie.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten bepalen de stappen van het proces. Door hun volgorde en timing te analyseren, zie je de werkelijke procesflow, knelpunten en afwijkingen.

Waar je het vindt

Afgeleid uit verschillende SAP-tabellen en transactielogboeken, zoals CDHDR/CDPOS voor wijzigingen, EKBE voor goederenontvangsten en factuurontvangsten, en EBAN voor inkoopaanvragen. Vaak is aangepaste logica of een extractieprogramma nodig om dit te genereren.

Voorbeelden
Inkooporder aangemaaktInkooporder goedgekeurdGoederenontvangst geboekt
Inkooporder
PurchaseOrder
De unieke identificatie van het document van de inkooporder, dat als primaire case dient voor het volgen van het inkoopproces.
Beschrijving

Het inkoopordernummer is de centrale identificatie die alle activiteiten koppelt, van het aanmaken van de order tot de uiteindelijke goederenontvangst en voltooiing. Elk uniek inkoopordernummer staat voor één afzonderlijke uitvoering van het inkoopproces.

In process mining is dit attribuut essentieel om het volledige verloop van elke aankoop te reconstrueren. Je kunt er doorlooptijden, procesvarianten en compliancecontroles per order mee analyseren. Daarmee vormt het de basis van het volledige procesmodel.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste identificatie die alle gerelateerde gebeurtenissen koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van elke afzonderlijke inkooporder analyseren.

Waar je het vindt

Tabel: EKKO, veld: EBELN

Voorbeelden
450001762345000176244500017625
Tijdstip gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Deze timestamp markeert het exacte moment waarop een gebeurtenis plaatsvond, bijvoorbeeld wanneer een inkooporder werd goedgekeurd of een goederenontvangst werd geboekt. De timestamp bepaalt de chronologische volgorde van alle activiteiten binnen een case.

Timestamps zijn essentieel voor process mining, omdat ze alle tijdsanalyses mogelijk maken. Denk aan het berekenen van doorlooptijden tussen activiteiten, het vinden van vertragingen, het analyseren van procesdoorvoer en het meten van prestaties ten opzichte van servicelevelafspraken (SLA’s).

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is belangrijk voor het berekenen van alle metriek op basis van tijdsduur, zoals doorlooptijden en knelpunten, en voor het chronologisch ordenen van gebeurtenissen.

Waar je het vindt

Afgeleid uit verschillende datum- en tijdvelden in SAP-tabellen, zoals EKKO-AEDAT (wijzigingsdatum), CDHDR-UDATE/UTIME (timestamp van wijzigingslogboek) of EKBE-BUDAT (boekingsdatum).

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Bedrijfsnummer
CompanyCode
De identificatie van de juridische entiteit of onderneming die de aankoop initieert.
Beschrijving

Het bedrijfsnummer staat in SAP voor een zelfstandige juridische entiteit. Alle transacties worden op bedrijfsnummerniveau geboekt, waardoor dit een fundamentele organisatorische eenheid is.

Door het proces per bedrijfsnummer te analyseren, vergelijk je de efficiëntie en compliance van het inkoopproces tussen bedrijfsonderdelen of landen. Zo ontdek je best practices die je elders kunt toepassen en zie je welke onderdelen moeite hebben met het proces.

Waarom dit belangrijk is

Staat voor de juridische entiteit en maakt vergelijking van procesprestaties en compliancecontroles tussen verschillende delen van de organisatie mogelijk.

Waar je het vindt

Tabel: EKKO, veld: BUKRS

Voorbeelden
10002100US01
Documenttype
DocumentType
Een code die verschillende typen inkooporders classificeert.
Beschrijving

Het documenttype is een configuratie in SAP die het nummerbereik, de veldselectie en de algemene procesflow van een inkooporder bepaalt. Er kunnen bijvoorbeeld verschillende typen zijn voor standaardinkooporders, service-inkooporders of voorraadtransportorders.

Dit attribuut is een sterke dimensie voor analyse, omdat verschillende documenttypen vaak bewust verschillende processen volgen. Door op documenttype te filteren, vergelijk je doorlooptijden en procesflows nauwkeuriger.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen verschillende soorten inkoopprocessen, zoals standaard, diensten en retouren. Deze volgen vaak verschillende routes en hebben andere prestatieverwachtingen.

Waar je het vindt

Tabel: EKKO, veld: BSART

Voorbeelden
NBFOUB
Gebruikersnaam
UserName
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de SAP-gebruikersnaam vast van de medewerker die een document heeft aangemaakt, gewijzigd of goedgekeurd. Bij geautomatiseerde stappen kan hier de ID van een systeem- of batchgebruiker staan.

Door per gebruiker te analyseren, zie je waar training nodig is, wie goed presteert en waar mogelijke complianceproblemen zitten. Dit is belangrijk voor dashboards over werkverdeling, naleving van de goedkeuringsmatrix en de prestaties van verschillende teams of personen.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt gebruikersacties aan specifieke personen. Zo kun je prestaties, werkbelasting en naleving van complianceprotocollen analyseren.

Waar je het vindt

Tabel: EKKO, veld: ERNAM (aangemaakt door); tabel: CDHDR, veld: USERNAME (gewijzigd door).

Voorbeelden
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Leveranciersnummer
VendorNumber
De unieke identificatie van de leverancier.
Beschrijving

Dit is de code die de leverancier van de goederen of diensten uniek identificeert. Het is een belangrijk onderdeel van de stamdata in het inkoopproces.

Dit attribuut is essentieel voor leveranciersanalyses. Je kunt er leverprestaties mee beoordelen, doorlooptijden van verschillende leveranciers vergelijken en uitgavenpatronen analyseren. Het vormt de belangrijkste dimensie voor het dashboard ‘Leveranciersprestaties bij levering’.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van leveranciersprestaties mogelijk, zodat je betrouwbare leveranciers en leveranciers die vertragingen of kwaliteitsproblemen veroorzaken kunt herkennen.

Waar je het vindt

Tabel: EKKO, veld: LIFNR

Voorbeelden
100345V-20598700112
Materiaalgroep
MaterialGroup
Een classificatie om materialen of diensten met vergelijkbare kenmerken te groeperen.
Beschrijving

De materiaalgroep, of inkoopcategorie, wordt gebruikt om het type ingekochte goederen of diensten te classificeren. Voorbeelden zijn ‘IT-hardware’, ‘kantoorbenodigdheden’ en ‘professionele diensten’.

Dit attribuut is belangrijk voor uitgavenanalyses en inzicht in inkooppatronen. Je kunt het proces filteren om te analyseren hoe verschillende categorieën worden afgehandeld, wie ze goedkeurt en welke leveranciers ze leveren. Het is een belangrijke dimensie in het dashboard ‘Waardeanalyse inkooporders’.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om het proces per product- of dienstcategorie te segmenteren. Zo zie je verschillend gedrag, andere doorlooptijden of andere leveranciers per type uitgave.

Waar je het vindt

Tabel: EKPO, veld: MATKL

Voorbeelden
00101IT_HWCONSULT
Orderbedrag
OrderAmount
De totale geldwaarde van het item op de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor de totale waarde van een specifiek item op de inkooporder, berekend als hoeveelheid vermenigvuldigd met de nettoprijs. Voor de totale waarde van een inkooporder moeten de bedragen van de items worden opgeteld.

Door het proces op orderbedrag te analyseren, vind je transacties met een hoge waarde die mogelijk strengere controles of een andere goedkeuringsroute nodig hebben. Dit vormt de basis voor het dashboard ‘Waardeanalyse inkooporders’ en helpt om verbeteringen te richten op orders met de grootste financiële impact.

Waarom dit belangrijk is

Maakt de financiële impact van elke aankoop meetbaar. Zo kun je analyses op basis van waarde uitvoeren, orders met een hoge waarde prioriteren en mogelijkheden voor kostenbesparing vinden.

Waar je het vindt

Tabel: EKPO, veld: NETWR (netto orderwaarde).

Voorbeelden
1500.00250.7512345.50
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data, doorgaans een identificatie van een SAP ECC-instantie, bijvoorbeeld ‘ECC_PROD_100’. In omgevingen met meerdere systemen helpt het om databronnen van elkaar te onderscheiden.

Voor governance en data lineage is het belangrijk om het bronsysteem te kennen. Zo bewaak je de integriteit van de data en los je problemen met data-extractie of datakwaliteit makkelijker op, vooral wanneer data uit verschillende ERP-systemen of modules wordt samengevoegd.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance, validatie en het beheren van analyses over meerdere systemen.

Waar je het vindt

Dit is doorgaans een statische waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd om de dataset van het bronsysteem te voorzien.

Voorbeelden
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
Gewenste leverdatum
RequestedDeliveryDate
De datum waarop de organisatie de leverancier heeft gevraagd de goederen of diensten te leveren.
Beschrijving

Dit is de gewenste leverdatum die in de inkooporder staat. De datum vormt de basis voor het meten van de werkelijke leverprestatie.

Deze datum is essentieel voor het berekenen van de KPI voor het percentage tijdige goederenontvangsten. Door de werkelijke datum van goederenontvangst met deze gewenste datum te vergelijken, meet je de betrouwbaarheid van de leverancier en de efficiëntie van de interne ontvangst. Dit ondersteunt rechtstreeks het dashboard ‘Leveranciersprestaties bij levering’.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de streefdatum voor de levering. De datum is nodig voor KPI’s over tijdige prestaties en voor het beoordelen van de betrouwbaarheid van leveranciers.

Waar je het vindt

Tabel: EKPO, veld: EINDT

Voorbeelden
2023-06-102023-07-222023-08-01
Inkoopaanvraag
PurchaseRequisition
De identificatie van de inkoopaanvraag die aan de inkooporder voorafging.
Beschrijving

Dit attribuut koppelt de inkooporder aan de oorspronkelijke inkoopaanvraag. Niet elke inkooporder heeft een voorafgaande aanvraag.

Deze koppeling is belangrijk voor het analyseren van het dashboard ‘Conversie van aanvraag naar order’ en de KPI ‘Conversiepercentage van inkoopaanvraag naar inkooporder’. Je meet er de efficiëntie van het voorafgaande proces mee, van het eerste verzoek tot het aanmaken van een formele order. Ook zie je welke inkooporders zonder aanvraag zijn aangemaakt en dus niet aan het beleid voldoen.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de inkooporder aan het oorspronkelijke verzoek. Zo kun je de conversie van inkoopaanvraag naar inkooporder analyseren en inkooporders vinden die zonder voorafgaande aanvraag zijn aangemaakt.

Waar je het vindt

Tabel: EKPO, veld: BANFN

Voorbeelden
1001589010015891
Inkoopgroep
PurchasingGroup
De specifieke inkoper of groep inkopers die verantwoordelijk is voor de inkoopactiviteit.
Beschrijving

De inkoopgroep staat voor de individuele inkoper of het team van inkopers dat verantwoordelijk is voor een bepaalde inkoopactiviteit. Zij zijn het belangrijkste aanspreekpunt voor leveranciers.

Dit attribuut biedt een gedetailleerder analyseniveau dan de inkooporganisatie. Je krijgt inzicht in de werkverdeling tussen inkopers en ziet prestatieverschillen op inkoperniveau. Dat helpt bij het verdelen van capaciteit en het bepalen van trainingsbehoeften.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een gedetailleerd beeld van wie verantwoordelijk is voor een aankoop. Zo kun je werkbelasting en prestaties per inkoper of team analyseren.

Waar je het vindt

Tabel: EKKO, veld: EKGRP

Voorbeelden
001002N01
Inkooporganisatie
PurchasingOrganization
De organisatorische eenheid die verantwoordelijk is voor het onderhandelen over prijzen en het inkopen van materialen of diensten.
Beschrijving

De inkooporganisatie is een belangrijke organisatorische eenheid in SAP die verantwoordelijk is voor inkoopactiviteiten. Deze kan voor het hele bedrijf centraal zijn ingericht of per fabriek of regio decentraal worden georganiseerd.

Door procesprestaties per inkooporganisatie te analyseren, zie je welke inkoopteams het efficiëntst werken. Je kunt KPI’s zoals doorlooptijd, herstelwerkpercentages en kosten tussen organisatorische eenheden vergelijken. Zo ontdek je best practices en onderdelen die ondersteuning nodig hebben.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert het verantwoordelijke inkoopteam en maakt prestatievergelijkingen en analyses tussen verschillende organisatorische eenheden mogelijk.

Waar je het vindt

Tabel: EKKO, veld: EKORG

Voorbeelden
1000US01DE01
Is wijziging na goedkeuring
IsPostApprovalChange
Een vlag die aangeeft of er na de eerste goedkeuring een wijziging in een PO heeft plaatsgevonden.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is waar als voor dezelfde PO een activiteit 'Purchase Order Changed' wordt gedetecteerd na een activiteit 'Purchase Order Approved'. Hiermee kun je problematische wijzigingen isoleren die laat in het proces plaatsvinden.

Dit berekende veld ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Post-Approval PO Change Rate' en het dashboard 'Purchase Order Rework and Changes'. Hiermee kun je ingrijpende wijzigingen kwantificeren en zichtbaar maken. Zulke wijzigingen kunnen vertraging veroorzaken en opnieuw goedkeuring vereisen. Ze wijzen vaak op problemen in de eerste specificatie of afbakening van het proces.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks hoeveel herstelwerk er na goedkeuring nodig is. Dit is een belangrijke KPI voor processtabiliteit en efficiëntie. Hoge percentages wijzen op problemen in de voorafgaande definitie van de vereisten.

Waar je het vindt

Dit is een berekend attribuut dat is afgeleid van de volgorde van activiteiten in het event log.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst vanuit het bronsysteem is vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update. Zo zie je hoe actueel de geanalyseerde data is.

Door deze informatie in dashboards te tonen, begrijpen gebruikers of de inzichten zijn gebaseerd op data die bijna realtime is of op een historische momentopname. Dat maakt verwachtingen duidelijk en helpt om beslissingen te nemen op basis van data waarvan de ouderdom bekend is.

Waarom dit belangrijk is

Laat gebruikers zien hoe actueel de data is, zodat ze weten of de analyse de meest recente stand van de bedrijfsvoering weergeeft.

Waar je het vindt

Deze timestamp wordt door het data-extractie- of ETL-proces gegenereerd en toegevoegd wanneer het proces wordt uitgevoerd.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Leveranciersnaam
VendorName
De wettelijke naam van de leverancier.
Beschrijving

De beschrijvende naam van de leverancier, die gebruiksvriendelijker is dan het leveranciersnummer. Deze naam komt doorgaans uit de leveranciersstamdata.

Het leveranciersnummer gebruik je voor koppelingen en unieke identificatie. De leveranciersnaam is vooral belangrijk in dashboards en rapporten voor gebruikers. Analyses worden begrijpelijker voor zakelijke gebruikers die de leverancierscodes niet kennen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de leverancier een leesbare naam, waardoor dashboards en rapporten voor zakelijke gebruikers veel makkelijker te begrijpen zijn.

Waar je het vindt

Tabel: LFA1, veld: NAME1. Hiervoor is een koppeling nodig van EKKO-LIFNR naar LFA1-LIFNR.

Voorbeelden
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
Op tijd geleverd
IsOnTimeDelivery
Een vlag die aangeeft of de goederen op of vóór de gevraagde leverdatum zijn ontvangen.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is waar als de timestamp van de activiteit 'Goods Receipt Posted' op of vóór de 'Requested Delivery Date' ligt. Het geeft per PO-regel een duidelijke binaire uitkomst voor de leverprestatie.

Dit attribuut vormt de basis voor de KPI 'On-Time Goods Receipt Rate'. Het vereenvoudigt de analyse van leveranciersprestaties en de efficiëntie van de interne ontvangst, omdat je leveringen op tijd en te late leveringen eenvoudig kunt groeperen en filteren.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een duidelijke maatstaf voor succes of mislukking van tijdige levering en ondersteunt rechtstreeks KPI's en dashboards voor leveranciersprestaties.

Waar je het vindt

Dit is een berekend attribuut dat ontstaat door de boekingsdatum van de goederenontvangst (EKBE-BUDAT) te vergelijken met de gevraagde leverdatum (EKPO-EINDT).

Voorbeelden
truefalse
Reden van afwijzing
RejectionReason
De code of tekst die uitlegt waarom een inkoopaanvraag of bestelling is afgewezen.
Beschrijving

Dit attribuut legt de specifieke reden vast die is opgegeven toen een inkooporder tijdens de goedkeuringsworkflow werd afgewezen. Deze informatie is belangrijk om de oorzaken van herstelwerk en vertragingen te begrijpen.

Door afwijsredenen te analyseren, zie je veelvoorkomende problemen zoals onjuiste prijzen, budgetoverschrijdingen of een leverancierskeuze die niet aan de compliance-eisen voldoet. Met dit inzicht kan de organisatie de oorzaken aanpakken, de kwaliteit van de eerste PO-aanmaak verbeteren en het goedkeuringsproces efficiënter maken.

Waarom dit belangrijk is

Geeft direct inzicht in waarom goedkeuringen mislukken. Zo kun je gerichte verbeteringen doorvoeren, herstelwerk verminderen en goedkeuringsdoorlooptijden verkorten.

Waar je het vindt

Deze informatie kan lastig te vinden zijn. Ze kan zijn opgeslagen in lange tekstvelden of afhankelijk zijn van een aangepaste workflowconfiguratie. Vaak is specifieke kennis van de implementatie nodig.

Voorbeelden
Onjuiste prijsBudget overschredenDubbel verzoek
Valuta
Currency
De valutacode voor het bedrag van de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta de waarde van de inkooporder is uitgedrukt, zoals USD, EUR of GBP. Het biedt de nodige context voor geldbedragen.

Voor internationale organisaties is valuta essentieel voor een correcte financiële analyse. Je kunt orderwaarden goed optellen en vergelijken. Alle financiële KPI’s moeten worden geïnterpreteerd in de context van de gebruikte valuta.

Waarom dit belangrijk is

Biedt de nodige context voor alle geldbedragen en zorgt voor een correcte financiële analyse, vooral bij multinationale organisaties.

Waar je het vindt

Tabel: EKKO, veld: WAERS

Voorbeelden
USDEURJPY
Vestiging
Plant
De fysieke locatie of vestiging waar de goederen worden geleverd.
Beschrijving

De vestiging is een organisatorische eenheid die staat voor een productielocatie, magazijn of andere locatie waar goederen of diensten worden ontvangen.

Door per vestiging te analyseren, zie je geografische verschillen in het inkoopproces. Zo ontdek je verschillen in levertijden van leveranciers naar bepaalde locaties of vestigingen met inefficiënte ontvangstprocessen. Dit ondersteunt analyses van de tijdigheid van goederenontvangsten.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de leverlocatie aan. Dat is nuttig voor het analyseren van regionale procesverschillen en logistieke prestaties.

Waar je het vindt

Tabel: EKPO, veld: WERKS

Voorbeelden
100011002000
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Purchase to Pay - Purchase Order-activiteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt. Ze vormen de basis voor een nauwkeurige procesontdekking en het identificeren van bottlenecks.
6 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Goederenontvangst geboekt
Deze activiteit staat voor de fysieke ontvangst van goederen van een leverancier voor een specifieke inkooporder. Het boeken van de goederenontvangst is een expliciete handeling, bijvoorbeeld via transactie MIGO, die een materiaaldocument aanmaakt en de voorraad bijwerkt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt voor het volgen van de leverprestaties van de leverancier en het starten van het factuurcontroleproces. Je gebruikt deze gebeurtenis om het percentage tijdige leveringen en de tijdigheid van de goederenontvangst te berekenen.

Waar je het vindt

Wordt vastgelegd wanneer een materiaaldocument wordt aangemaakt. De timestamp van de gebeurtenis is de boekingsdatum (MKPF-BUDAT) of aanmaakdatum (MKPF-CPUDT) uit de koptekstabel van het materiaaldocument, MKPF, gekoppeld aan de inkooporder via de itemtabel MSEG.

Vastleggen

Gebruik de boekings- of aanmaaktimestamp uit de tabel MKPF voor materiaaldocumenten die naar de inkooporder verwijzen.

Eventtype explicit
Inkoopaanvraag aangemaakt
Deze activiteit markeert het aanmaken van een formeel verzoek voor goederen of diensten. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuwe inkoopaanvraag opslaat, bijvoorbeeld met transactie ME51N. Daarbij ontstaat een unieke record in de tabel EBAN.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste startpunt van het inkoopproces. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en het aanmaken van de inkooporder te analyseren, meet je hoe efficiënt interne vraag wordt omgezet in uitvoerbare orders.

Waar je het vindt

Wordt vastgelegd wanneer een record wordt aangemaakt in de koptekstabel van de inkoopaanvraag, EBAN. De aanmaakdatum (EBAN-BADAT) en -tijd vormen de timestamp van deze gebeurtenis.

Vastleggen

Identificeer nieuwe records in de tabel EBAN op basis van de aanmaakdatum.

Eventtype explicit
Inkooporder aangemaakt
Deze activiteit staat voor het aanmaken van een formele inkooporder, die een bindend contract met een leverancier vormt. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt gelogd wanneer een gebruiker een inkooporder aanmaakt en opslaat, bijvoorbeeld via transactie ME21N. Dit leidt tot records in de tabellen EKKO en EKPO.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de officiële start van de levenscyclus van de inkooporder. Het is een belangrijk meetpunt voor zowel de doorlooptijd van inkoopaanvraag naar inkooporder als de totale doorlooptijd van order tot levering.

Waar je het vindt

Wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum (EKKO-AEDAT) in de koptekstabel van de inkooporder, EKKO, voor het bijbehorende inkoopordernummer (EKKO-EBELN).

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp uit de tabel EKKO voor elke nieuwe inkooporder.

Eventtype explicit
Inkooporder goedgekeurd
Dit staat voor de definitieve goedkeuring van de inkooporder, waarmee deze naar de leverancier mag worden gestuurd. Dit belangrijke meetpunt wordt doorgaans afgeleid uit een wijziging van de vrijgavestatus van de inkooporder naar ‘volledig vrijgegeven’ of ‘goedgekeurd’.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor het berekenen van de KPI voor de goedkeuringsdoorlooptijd van de inkooporder en voor het vinden van knelpunten in de goedkeuringsworkflow. Voor de meeste vervolgstappen, zoals het versturen van de order naar de leverancier, is deze goedkeuring vereist.

Waar je het vindt

Afgeleid door de wijzigingslogboeken (CDHDR/CDPOS) voor de koptekstabel van de inkooporder, EKKO, te volgen. Zo bepaal je wanneer de definitieve vrijgavecode wordt toegepast of wanneer de algemene vrijgavestatusindicator (EKKO-FRGKE) op ‘vrijgegeven’ wordt gezet.

Vastleggen

Bepaal de timestamp waarop de algemene vrijgavestatus van de inkooporder (EKKO-FRGKE) verandert naar de definitieve goedgekeurde status.

Eventtype inferred
Inkooporder naar leverancier verstuurd
Deze activiteit markeert het moment waarop de goedgekeurde inkooporder officieel naar de leverancier wordt verstuurd, bijvoorbeeld via EDI, e-mail of print. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd in de tabellen voor berichtbeheer wanneer een uitvoerbericht succesvol is verwerkt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt en het startpunt voor de doorlooptijd bij de leverancier. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en de goederenontvangst te analyseren, meet je de prestaties van de leverancier en de tijdigheid van leveringen.

Waar je het vindt

Wordt vastgelegd in de tabel voor berichtstatussen, NAST. De timestamp kan worden gehaald uit NAST-DATVR en NAST-UHRVR wanneer de verwerkingsstatus (NAST-VSTAT) voor het relevante uitvoertype van de inkooporder ‘1’ is, oftewel succesvol verwerkt.

Vastleggen

Gebruik de verwerkingstimestamp uit de tabel NAST voor het uitvoerbericht van de inkooporder.

Eventtype explicit
Inkooporder voltooid
Geeft aan dat een item van een inkooporder volledig is geleverd. Het is een afgeleide gebeurtenis, doorgaans gebaseerd op de indicator ‘Levering voltooid’ die automatisch of handmatig op het item van de inkooporder wordt ingesteld.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit vormt het logische eindpunt van het orderfulfillmentgedeelte van het proces. De activiteit is belangrijk voor het berekenen van de totale doorlooptijd van de inkooporder, van aanmaak tot voltooiing.

Waar je het vindt

Afgeleid uit de wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) die vastleggen wanneer de indicator ‘Levering voltooid’ (EKPO-ELIKZ) voor een item van de inkooporder op ‘X’ wordt gezet. Wanneer het laatste item als voltooid wordt gemarkeerd, kan dat betekenen dat de volledige inkooporder is afgerond.

Vastleggen

Bepaal de timestamp uit de wijzigingsdocumenten waarop de vlag EKPO-ELIKZ wordt ingesteld.

Eventtype inferred
Dienstenbevestiging ingevoerd
Voor inkooporders voor diensten staat deze activiteit voor de bevestiging dat de diensten zijn geleverd. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd bij het aanmaken van een service-entry sheet, bijvoorbeeld via transactie ML81N.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het equivalent van een goederenontvangst voor diensten en is belangrijk om de uitvoering van dienstenorders te volgen. De gebeurtenis start het financiële proces voor de betaling van de dienst.

Waar je het vindt

Wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum (ESSR-ERDAT) in de koptekstabel van de service-entry sheet, ESSR. De koppeling met de inkooporder staat in de tabel ESLL.

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp uit de tabel ESSR voor service-entry sheets die aan de inkooporder zijn gekoppeld.

Eventtype explicit
Goederen geretourneerd
Dit staat voor het terugsturen van eerder ontvangen goederen naar de leverancier, vaak vanwege kwaliteitsproblemen of een verkeerde levering. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd door een materiaaldocument te boeken met een specifiek retourbewegingstype.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit maakt problemen met de kwaliteit van de leverancier of de juistheid van de order zichtbaar en is een belangrijke indicator voor herstelwerk in het proces. De activiteit is belangrijk voor het berekenen van de KPI voor het afwijkingspercentage van goederenontvangsten.

Waar je het vindt

Wordt vastgelegd in de tabellen voor materiaaldocumenten (MKPF/MSEG) wanneer een retourbewegingstype wordt gebruikt, bijvoorbeeld ‘122’ voor retourlevering aan de leverancier. De boekingsdatum (MKPF-BUDAT) vormt de timestamp.

Vastleggen

Identificeer materiaaldocumenten met een retourbewegingstype, bijvoorbeeld 122, die naar de oorspronkelijke inkooporder verwijzen.

Eventtype explicit
Goedkeuring inkooporder aangevraagd
Geeft aan dat een aangemaakte of gewijzigde inkooporder ter goedkeuring is ingediend volgens de geconfigureerde vrijgavestrategie. Deze gebeurtenis wordt afgeleid wanneer de vrijgavestrategie wordt geactiveerd en de inkooporder de status ‘wacht op goedkeuring’ krijgt.
Waarom dit belangrijk is

Door het aanmaken van de inkooporder te onderscheiden van de start van het goedkeuringsproces, meet je de KPI voor de goedkeuringsdoorlooptijd nauwkeuriger. Zo wordt zichtbaar hoeveel tijd verstrijkt voordat de goedkeuringsworkflow begint.

Waar je het vindt

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de inkooporder, object EINKBELEG. Deze laten zien wanneer een vrijgavestatus voor het eerst wordt ingesteld, of wanneer de algemene vrijgavestatus (EKKO-FRGKE) voor het eerst een waarde krijgt die aangeeft dat een goedkeuringsproces actief is.

Vastleggen

Identificeer de eerste record in de wijzigingsdocumenten die de vrijgavestrategie voor de inkooporder activeert.

Eventtype inferred
Inkoopaanvraag goedgekeurd
Dit staat voor de formele goedkeuring van een inkoopaanvraag, waarmee deze mag worden omgezet in een inkooporder. De gebeurtenis wordt afgeleid uit wijzigingen in de vrijgavestatusvelden van de inkoopaanvraag, zoals bijgehouden door de vrijgaveworkflow van SAP.
Waarom dit belangrijk is

Door goedkeuringen te volgen, zie je knelpunten in de fase vóór het bestellen en controleer je of het proces aan het goedkeuringsbeleid voldoet. Vertragingen in deze fase hebben direct invloed op de totale doorlooptijd van het inkoopproces.

Waar je het vindt

Afgeleid uit de wijzigingslogboeken voor de tabel met inkoopaanvragen, EBAN. Hierbij worden specifiek wijzigingen in de vrijgavestatusvelden gevolgd, zoals EBAN-FRGZU, of wijzigingsdocumenten in CDHDR/CDPOS voor het EBAN-object geanalyseerd.

Vastleggen

Monitor wijzigingsdocumenten voor de vrijgavestatusvelden van EBAN om de timestamp van de definitieve goedkeuring te bepalen.

Eventtype inferred
Inkooporder afgewezen
Deze activiteit vindt plaats wanneer een goedkeurder een inkooporder tijdens de goedkeuringsworkflow afwijst. Het is een afgeleide gebeurtenis, gebaseerd op een statuswijziging in de gegevens van de vrijgavestrategie van de inkooporder die aangeeft dat de order is afgewezen.
Waarom dit belangrijk is

Door afwijzingen te volgen, zie je problemen met de datakwaliteit van inkooporders, niet-naleving van beleid of problemen in de goedkeuringsmatrix. Afwijzingen leiden vaak tot herstelwerk en verhogen de totale doorlooptijd.

Waar je het vindt

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de vrijgavestatus van de inkooporder. Een afwijzing wordt doorgaans vastgelegd wanneer een vrijgavecode wordt geannuleerd of een specifieke afwijzingsstatus wordt ingesteld.

Vastleggen

Monitor wijzigingslogboeken op het annuleren van een vrijgavecode of een statuswijziging die op een afwijzing wijst.

Eventtype inferred
Inkooporder gewijzigd
Dit staat voor elke wijziging aan een inkooporder na het oorspronkelijke aanmaken, zoals wijzigingen in hoeveelheid, prijs of leverdatum. Deze wijzigingen worden expliciet vastgelegd in het SAP-systeem voor wijzigingsdocumenten.
Waarom dit belangrijk is

Veel wijzigingen, vooral na goedkeuring, wijzen op inefficiënte processen, een gebrekkige planning vooraf of scope creep. Deze activiteit is belangrijk voor het dashboard voor herstelwerk en wijzigingen in inkooporders en de bijbehorende KPI’s.

Waar je het vindt

Wordt expliciet vastgelegd in de koptekstabel (CDHDR) en itemtabel (CDPOS) van de wijzigingsdocumenten voor het inkooporderobject (EINKBELEG). Elke wijziging maakt een nieuwe record met een timestamp aan.

Vastleggen

Extraheer wijzigingsgebeurtenissen en timestamps uit de tabellen CDHDR en CDPOS die aan het inkoopordernummer zijn gekoppeld.

Eventtype explicit
Inkooporder verwijderd
Dit staat voor het annuleren of logisch verwijderen van een item van een inkooporder, waardoor verdere verwerking, zoals goederenontvangsten of facturatie, wordt voorkomen. Het is een afgeleide gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer de verwijderingsindicator op het item van de inkooporder wordt ingesteld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een eindactiviteit die aangeeft dat een order is geannuleerd. Door te analyseren waarom en wanneer orders worden verwijderd, ontdek je problemen in de vraagplanning of leveranciersselectie.

Waar je het vindt

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) die laten zien dat de verwijderingsindicator (EKPO-LOEKZ) voor een item van de inkooporder op ‘L’ is gezet.

Vastleggen

Bepaal de timestamp uit de wijzigingsdocumenten waarop de vlag EKPO-LOEKZ wordt ingesteld.

Eventtype inferred
Kwaliteitsinspectie uitgevoerd
Geeft aan dat ontvangen goederen een kwaliteitsinspectie hebben ondergaan. Deze activiteit wordt doorgaans afgeleid wanneer voor een inspectielot, dat bij de goederenontvangst is aangemaakt, een gebruiksbeslissing wordt genomen in de module Quality Management.
Waarom dit belangrijk is

In sectoren waar kwaliteit zwaar weegt, helpt deze activiteit om de duur en resultaten van het inspectieproces te analyseren. Vertragingen in deze fase kunnen een knelpunt veroorzaken tussen goederenontvangst en beschikbaarheid voor gebruik.

Waar je het vindt

Afgeleid uit de module Quality Management. Bij de goederenontvangst wordt een inspectielot aangemaakt in de tabel QALS. De activiteit wordt gemarkeerd door het aanmaken van een gebruiksbeslissing in de tabel QAVE, inclusief timestamp.

Vastleggen

Bepaal de timestamp van de gebruiksbeslissing in tabel QAVE voor het inspectielot dat aan het materiaaldocument is gekoppeld.

Eventtype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP ECC

Klaar om aan de slag te gaan?

Met deze template heb je de blauwdruk om je Purchase-to-Pay-proces, Purchase Order in SAP ECC te optimaliseren. Gebruik je data om vandaag nog inzichten te vinden en efficiënter te werken.

Optimaliseer je P2P Purchase Order: start vandaag nog je gratis proefperiode

Elimineer bottlenecks en verkort de doorlooptijd met 30% of meer.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.