> Continu verbeteren van processen > Van indiensttreding tot uitdiensttreding: positiebeheer > Workday HCM > Datatemplate

Datatemplate voor Hire to Retire - Positiebeheer

Workday HCM

← Terug naar de verbetergids

Attributen voor Hire to Retire - Positiebeheer(21) Activiteiten voor Hire to Retire - Positiebeheer(13) Extractiegidsen(3)

Datatemplate voor Hire to Retire - Positiebeheer

Deze template geeft je een duidelijk overzicht van de data die nodig is om het proces Hire to Retire - Positiebeheer te analyseren. Je ziet welke attributen je verzamelt, welke activiteiten je volgt en hoe je deze informatie uit Workday HCM haalt. Gebruik deze bron om een volledig event log samen te stellen dat klaar is voor process mining.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Handleidingen voor data-extractie

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor Hire to Retire - Positiebeheer

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je Hire to Retire - Positiebeheer volledig kunt analyseren.

3 Verplicht 7 Aanbevolen 11 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Positie-ID PositionId	De unieke identificatiecode van een specifieke positie binnen de organisatie. Deze code is de primaire case-ID voor het proces van positiebeheer.
Beschrijving De Position ID is de basis voor de analyse van het proces voor positiebeheer. Elke ID staat voor de volledige levenscyclus van één positie, vanaf de eerste aanvraag en aanmaak tot eventuele wijzigingen, herindelingen en uiteindelijk deactivering of sluiting. Bij process mining gebruik je dit attribuut om alle bijbehorende activiteiten, zoals goedkeuringen, datamutaties en statusupdates, aan een specifieke case te koppelen. Zo krijg je een volledig beeld van het verloop van een positie en kun je doorlooptijden analyseren, procesvarianten herkennen en de compliance per positie volgen. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is essentieel om de volledige levenscyclus van een positie te volgen. Zo kun je het proces van begin tot eind analyseren en bottlenecks of afwijkingen in specifieke cases opsporen. Waar vind je dit? Dit is een belangrijke identificatiecode in Workday HCM. Je vindt deze doorgaans in rapporten en bedrijfsprocesdata over Staffing en Position Management. Voorbeelden POS-0012345POS-0067890POS-0112233
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de specifieke stap of gebeurtenis in het bedrijfsproces, zoals 'Positie aangemaakt' of 'Budget goedgekeurd'.
Beschrijving De activiteitsnaam beschrijft één stap in de levenscyclus van positiebeheer. Deze gebeurtenissen vormen de bouwstenen van de proceskaart en laten zien welke acties achtereenvolgens voor elke positie zijn uitgevoerd. Door deze activiteiten te analyseren, kun je processtromen visualiseren, veelvoorkomende en zeldzame routes herkennen en meten hoeveel tijd er tussen belangrijke mijlpalen zit. Voorbeelden zijn 'Positieaanvraag gestart', 'Positieattributen gewijzigd' en 'Positie gesloten'. Samen geven ze een beeld van het verloop van het proces. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is nodig om de proceskaart op te bouwen, de processtroom te visualiseren en gebeurtenissen op te sporen die vertraging of herhaalwerk veroorzaken. Waar vind je dit? Afkomstig uit de transactielogboeken van het bedrijfsprocesframework van Workday. Elke stap in een bedrijfsprocesdefinitie levert een gebeurtenisrecord op. Voorbeelden Positieaanvraag gestartGoedkeuring door manager ingediendPositie aangemaaktPositie gedeactiveerd
	Tijdstip van gebeurtenis EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving Het tijdstip van de gebeurtenis is een nauwkeurige timestamp van de datum en tijd waarop elke procesactiviteit plaatsvond. Deze data is nodig voor tijdsanalyses, zoals het berekenen van doorlooptijden, wachttijden en tijdsduren. Bij process mining gebruik je deze timestamp om gebeurtenissen chronologisch te ordenen. Zo ontstaat de volgorde van activiteiten waaruit de processtroom bestaat. De timestamp vormt de basis voor prestatieanalyses: je kunt bottlenecks opsporen, de doorvoer analyseren en SLA's bewaken. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is nodig om gebeurtenissen te ordenen, tijdsmetingen zoals doorlooptijd en tijdsduur te berekenen en bottlenecks in het proces op te sporen. Waar vind je dit? Workday HCM registreert deze timestamp automatisch voor elke transactie in een bedrijfsproces. Voorbeelden 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
	Afdeling Department	De afdeling of leidinggevende organisatie waartoe de positie behoort.
Beschrijving Het attribuut Afdeling, in Workday vaak 'Supervisory Organization' genoemd, geeft de organisatorische context van een positie. Het bepaalt bij welk team of bedrijfsonderdeel de positie hoort. Dit is een belangrijke dimensie voor analyses en maakt het mogelijk prestaties tussen bedrijfsonderdelen te vergelijken. Je kunt bijvoorbeeld de doorlooptijd van goedkeuringen voor nieuwe posities bij de afdelingen Engineering en Marketing vergelijken. Zo herken je goede werkwijzen en lokale bottlenecks. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de procesprestaties van verschillende organisatieonderdelen vergelijken en filteren, zodat afdelingsspecifieke bottlenecks en efficiëntieverschillen zichtbaar worden. Waar vind je dit? Gekoppeld aan de positie via de toewijzing aan een Supervisory Organization in Workday HCM. Voorbeelden Verkoop - Noord-AmerikaEngineering - PlatformontwikkelingFinanciën - Corporate FP&A
	Eindtijd EndTime	De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is afgerond. Je gebruikt deze om de tijdsduur van afzonderlijke activiteiten te berekenen.
Beschrijving De eindtijd markeert het moment waarop een specifieke activiteit is afgerond. De starttijd geeft aan wanneer een gebeurtenis begon. Met beide tijden kun je de verwerkingstijd van die gebeurtenis berekenen. Dit is vooral handig voor activiteiten die tijd kosten, zoals een compliancecontrole. Door de eindtijd van de ene activiteit te vergelijken met de starttijd van de volgende, kun je zowel de verwerkingstijd als de wachttijd nauwkeurig meten. Zo krijg je een beter beeld van de procesefficiëntie. Waarom dit belangrijk is Deze tijd is nodig om de duur van activiteiten nauwkeurig te berekenen en actieve verwerkingstijd te onderscheiden van wachttijd. Waar vind je dit? Sommige stappen in Workday-bedrijfsprocessen hebben expliciete start- en eindtijden. Als die ontbreken, kun je de eindtijd afleiden uit de starttijd van de volgende gebeurtenis in dezelfde case. Voorbeelden 2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
	Functiefamilie JobFamily	Een groep functies met vergelijkbare kenmerken, vaardigheden en werkzaamheden, zoals 'Engineering' of 'Human Resources'.
Beschrijving Een functiefamilie groepeert verwante functieprofielen. Zo kunnen de functieprofielen 'Software Engineer' en 'Senior Software Engineer' allebei bij de functiefamilie 'Engineering' horen. Hiermee kun je functies op een hoger niveau indelen en analyseren. Dit attribuut ondersteunt analyses van bijvoorbeeld herindelingen en de standaardisatie van positieattributen. Door wijzigingen binnen en tussen functiefamilies te analyseren, krijg je inzicht in loopbaanpaden, de consistentie van functieomschrijvingen en ontwikkelingen in het personeelsbestand. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van functies op een hoger niveau mogelijk en ondersteunt standaardisatie en onderzoek naar herindelingen tussen verwante functiecategorieën. Waar vind je dit? Onderdeel van de functiecatalogusstructuur in Workday HCM, gekoppeld aan het functieprofiel van een positie. Voorbeelden InformatietechnologieFinanciën en boekhoudingVerkoopmedewerkers
	Gebruiker User	De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker verantwoordelijk was voor een specifieke taak in het proces, zoals een goedkeuring indienen of positieattributen wijzigen. Dit kan een manager, HR-partner of financieel analist zijn. Door de data per gebruiker te analyseren, kun je opleidingsbehoeften, een ongelijke werkverdeling en verschillen in individuele prestaties herkennen. Zo kun je bijvoorbeeld zien welke gebruikers het vaakst betrokken zijn bij herhaalwerk. Dat kan wijzen op behoefte aan duidelijkere instructies of verbeteringen in het systeem. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de werkverdeling en het gedrag per gebruiker analyseren en opleidingsbehoeften of goed presterende medewerkers herkennen. Waar vind je dit? Beschikbaar in de transactielogboeken van bedrijfsprocessen in Workday. Daarin wordt voor elke stap vastgelegd wie de stap heeft gestart of uitgevoerd. Voorbeelden jsmithdavis_janehr_admin_svc
	Kostenplaats CostCenter	De financiële kostenplaats die bij de positie hoort en wordt gebruikt voor budgettering en financiële rapportage.
Beschrijving De kostenplaats is een financiële dimensie die een positie aan een specifiek budget koppelt. Dit attribuut is nodig om kosten te volgen en te controleren of de personeelsbezetting aansluit op de financiële plannen. Bij process mining is dit attribuut belangrijk voor analyses van budgetgoedkeuringen en financiële gevolgen. Je kunt ermee nagaan hoe goedkeuringstijden per kostenplaats verschillen en activiteiten rond positiebeheer koppelen aan financiële resultaten. Het helpt ook om functieattributen tussen vergelijkbare financiële eenheden te standaardiseren. Waarom dit belangrijk is Voegt een financiële dimensie toe aan de analyse. Zo kun je het proces per budgeteenheid bekijken en bottlenecks rond budgetten analyseren. Waar vind je dit? Dit valt onder de financiële informatie, of 'Worktags', die in Workday HCM aan een positie wordt toegewezen. Voorbeelden CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
	Positiestatus PositionStatus	De huidige of historische status van de positie, bijvoorbeeld 'Open', 'Ingevuld', 'Bevroren' of 'Gesloten'.
Beschrijving De positiestatus geeft aan wat de status van een positie op een bepaald moment is. Dit attribuut helpt je te begrijpen of de positie beschikbaar is en in welke fase van de levenscyclus deze zich bevindt. Door op status te filteren, kun je specifieke delen van het proces bekijken. Zo kun je met posities met de status 'Bevroren' rapporten maken over hoe lang middelen vastzitten. Het volgen van statusovergangen is belangrijk om het verloop van het proces te begrijpen. Waarom dit belangrijk is Geeft belangrijke context over de status van een positie. Zo kun je analyseren hoe lang bevroren posities openstaan en de voortgang door de levenscyclus volgen. Waar vind je dit? Beschikbaar als standaardveld op het positieobject in Workday HCM. Voorbeelden Open - GoedgekeurdIngevuldBevrorenGesloten
	Reden voor wijziging ReasonForChange	De reden voor een wijziging, zoals een herindeling, aanpassing of sluiting van een positie.
Beschrijving Dit attribuut legt de zakelijke reden vast voor een wijziging aan een positie. In Workday kies je de reden vaak uit een vooraf bepaalde lijst, bijvoorbeeld 'Reorganisatie', 'Nieuw project' of 'Budgetaanpassing'. Met dit attribuut krijg je context bij het verloop van processen. Het helpt verklaren waarom iets is gebeurd. Door bijvoorbeeld herindelingen te koppelen aan specifieke redenen, kun je trends in reorganisaties of veranderingen in functies herkennen. Waarom dit belangrijk is Verklaart de zakelijke context van procesactiviteiten zoals wijzigingen en herindelingen. Zo kun je de oorzaken van procesvarianten analyseren. Waar vind je dit? Dit is een verplicht veld voor veel transacties in Workday-bedrijfsprocessen, zoals 'Positiebeperkingen bewerken' of 'Positie sluiten'. Voorbeelden Nieuwe afdeling aanmakenReorganisatieGegevens corrigerenProject afgerond
	Bedrijfseenheid BusinessUnit	De bedrijfseenheid of divisie op hoofdlijnen waartoe de positie behoort, zoals 'Consumentenproducten' of 'Enterprise Solutions'.
Beschrijving De bedrijfseenheid is een groot onderdeel van het bedrijf en staat in de organisatiehiërarchie boven een afdeling. Deze wordt gebruikt voor strategische rapportages en financiële rapportage op hoofdlijnen. Door het proces voor positiebeheer per bedrijfseenheid te analyseren, krijg je een strategisch beeld van ontwikkelingen in het personeelsbestand. Je kunt verschillen in aanname, herindelingen of procesefficiëntie tussen grote bedrijfsonderdelen herkennen. Zo krijgt het management zicht op verschillen in de bedrijfsvoering. Waarom dit belangrijk is Maakt strategische analyses van procesprestaties tussen grote bedrijfsonderdelen mogelijk en ondersteunt besluitvorming op directieniveau. Waar vind je dit? Dit wordt in Workday meestal ingericht als een 'Worktag', die aan posities of de bijbehorende kostenplaatsen kan worden toegewezen. Voorbeelden ConsumentenproductenEnterprise SolutionsBedrijfsdiensten
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waar de data vandaan komt, in dit geval Workday HCM.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan uit welke brontoepassing de data over het proces voor positiebeheer afkomstig is. In deze analyse is dat steeds Workday HCM, maar in organisaties waar data uit meerdere systemen wordt samengevoegd, is dit een belangrijk veld. Met dit attribuut blijft de herkomst van de data duidelijk en kun je processen onderscheiden die over verschillende platforms lopen. Het biedt context en is een goede gewoonte voor datagovernance. Waarom dit belangrijk is Geeft belangrijke context over de herkomst van de data. Zo blijft die duidelijk in omgevingen met meerdere systemen en ondersteunt dit de datagovernance. Waar vind je dit? Dit is meestal een vaste waarde ('Workday HCM') die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd. Voorbeelden Workday HCMWorkdayHCM_Prod
	Compliancestatus ComplianceStatus	Geeft de uitkomst van een compliancecontrole aan, bijvoorbeeld 'Voldoet' of 'Voldoet niet'.
Beschrijving Dit attribuut legt de uitkomst vast van de formele activiteit 'Compliance van positie gecontroleerd'. Het geeft aan of de positieattributen, goedkeuringsgeschiedenis of onderbouwing voldoen aan intern beleid of externe regelgeving. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Overzicht compliance van positieacties'. Je kunt er compliancepercentages mee volgen en auditors of HR-teams kunnen posities die als niet-conform zijn aangemerkt snel herkennen en onderzoeken. Zo kunnen ze corrigerende maatregelen nemen en risico's beperken. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks de uitkomst van compliancecontroles. Zo kun je naleving van beleid volgen en risicovolle cases markeren voor nader onderzoek. Waar vind je dit? Dit is waarschijnlijk een uitvoer van een specifieke, geconfigureerde stap in een Workday-bedrijfsproces. De waarde kan zijn opgeslagen als opmerking of aangepast veld. Voorbeelden VoldoetVoldoet nietOpvolging vereist
	Functieprofiel JobProfile	De gestandaardiseerde template voor een functie, met de belangrijkste kenmerken zoals verantwoordelijkheden en kwalificaties.
Beschrijving Het functieprofiel is een basiselement van de functiearchitectuur in Workday. Het dient als template voor een functie en bevat onder meer de standaardtitel, kwalificaties en salarisschaal. Een positie is een concrete invulling van een functieprofiel binnen een specifieke afdeling. Dit attribuut is belangrijk om de standaardisatie van processen te begrijpen. Door processen per functieprofiel te analyseren, kun je zien of bepaalde functies langere goedkeuringsrondes hebben of vaker tot herhaalwerk leiden. Het is ook belangrijk om herindelingen te volgen waarbij een positie van het ene naar het andere functieprofiel overgaat. Waarom dit belangrijk is Koppelt een positie aan een standaard functietemplate. Zo kun je procesvarianten analyseren op basis van gestandaardiseerde functiekenmerken. Waar vind je dit? Een verplicht veld voor elke positie in Workday HCM. Het is een vast onderdeel van het datamodel voor Staffing. Voorbeelden JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
	Functietitel PositionTitle	De specifieke titel van de positie, zoals 'Senior financieel analist' of 'Lead software engineer'.
Beschrijving De functietitel is de officiële naam van de functie die gebruikers zien. Deze is specifieker dan de functiefamilie of het functieprofiel en staat meestal in een vacature of organigram. Analyse van dit attribuut helpt je veranderingen in posities beter te begrijpen. Bij een analyse van herindelingen kun je bijvoorbeeld nagaan of de titel sterk is veranderd. Dashboards voor standaardisatie gebruiken dit attribuut ook om te controleren of vergelijkbare functies op verschillende afdelingen dezelfde titel hebben. Waarom dit belangrijk is Geeft gedetailleerde informatie over de functie. Dit is belangrijk voor analyses van herindelingen en standaardisatie van functies. Waar vind je dit? Een standaardveld op het positieobject in Workday HCM. Voorbeelden Senior productmanagerHR-businesspartner IIAssistent-accountant
	Goedkeuringstijd nieuwe positie NewPositionApprovalCycleTime	De totale tijd vanaf het indienen van een positieaanvraag tot het aanmaken van de positie in het systeem.
Beschrijving Dit attribuut meet de totale doorlooptijd van het goedkeuringsproces voor een nieuwe positie. Je berekent deze door de tijd tussen de gebeurtenis 'Positieaanvraag gestart' en 'Positie aangemaakt' voor een bepaalde Position ID te meten. Dit ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Gemiddelde doorlooptijd goedkeuring nieuwe positie' en de bijbehorende dashboards. Door de doorlooptijd per case te berekenen, kun je de spreiding analyseren, uitschieters herkennen en onderzoeken welke factoren samenhangen met langere of kortere goedkeuringen, zoals de afdeling of het type positie. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks een belangrijke prestatie-indicator. Zo kun je de efficiëntie van goedkeuringen analyseren en factoren opsporen die vertraging veroorzaken. Waar vind je dit? Berekend per case in de process mining-tool door het tijdsverschil tussen specifieke begin- en eindactiviteiten te bepalen. Voorbeelden P5DT6HP12DP2DT12H30M
	Is compliance gecontroleerd IsComplianceReviewed	Een booleaanse vlag die waar is als de activiteit 'Compliance van positie gecontroleerd' in een case heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Deze vlag geeft aan of een positie op enig moment in de levenscyclus formeel op compliance is gecontroleerd. Dit wordt bepaald door na te gaan of de activiteit 'Compliance van positie gecontroleerd' voorkomt voor een bepaalde Position ID. Dit attribuut maakt het eenvoudiger om compliance te volgen en KPI's te berekenen. Je kunt cases die wel of niet zijn gecontroleerd eenvoudig filteren. Ook ondersteunt het rechtstreeks de berekening van de KPI 'Compliancepercentage positieacties', doordat je de groep posities die aan de eisen voldoet eenvoudig kunt tellen. Waarom dit belangrijk is Maakt het eenvoudiger om compliancepercentages te meten en posities te filteren die verplichte controles hebben overgeslagen, zodat je ze kunt analyseren. Waar vind je dit? Dit is een afgeleide vlag die per case wordt berekend. De vlag wordt op waar gezet als de activiteit 'Compliance van positie gecontroleerd' in het caselog voorkomt. Voorbeelden truefalse
	Is herhaalwerk IsRework	Een booleaanse vlag die waar is als een activiteit als herhaalwerk wordt beschouwd, bijvoorbeeld wanneer positieattributen meerdere keren worden gewijzigd.
Beschrijving De vlag Is herhaalwerk markeert activiteiten die bestaan uit correcties of herhaald werk. Die wijzen vaak op inefficiënte processen of kwaliteitsproblemen. De vlag wordt doorgaans op waar gezet voor gebeurtenissen zoals 'Positieattributen gewijzigd' die kort na het aanmaken plaatsvinden of meerdere keren achter elkaar voorkomen. Dit berekende attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Analyse van herhaalwerk in positiegegevens'. Je kunt er het percentage herhaalwerk mee berekenen, de oorzaken van gemarkeerde gebeurtenissen onderzoeken en KPI's zoals 'Percentage herhaalwerk in positiegegevens' volgen. Waarom dit belangrijk is Markeert inefficiënt herhaalwerk, zodat je dit eenvoudig kunt meten en analyseren en verbeteringen kunt richten op het verminderen van verspilling. Waar vind je dit? Dit is een afgeleide vlag die wordt berekend op basis van de volgorde en frequentie van activiteiten. De vlag wordt bijvoorbeeld op waar gezet als 'Positieattributen gewijzigd' meer dan één keer voorkomt in dezelfde case. Voorbeelden truefalse
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald en in de process mining-tool is vernieuwd.
Beschrijving Dit attribuut bevat de timestamp van de meest recente data-update. Het maakt geen deel uit van de procesdata zelf, maar is metadata over hoe actueel de dataset is. Dit is belangrijk voor iedereen die de analyse gebruikt: je ziet hoe actueel de data is. Zo kun je beoordelen of de inzichten de meest recente situatie weergeven of op een iets oudere momentopname zijn gebaseerd. Dat helpt om verwachtingen over de actualiteit van de bevindingen goed af te stemmen. Waarom dit belangrijk is Laat zien hoe actueel de data is, zodat gebruikers weten hoe recent de procesanalyse en de inzichten zijn. Waar vind je dit? Deze timestamp wordt aangemaakt door de datapijplijn of ETL-tool zodra het laden van de data is afgerond. Voorbeelden 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Locatie Location	De fysieke of organisatorische werklocatie die bij de positie hoort.
Beschrijving Het attribuut Locatie geeft aan op welke geografische locatie of welk kantoor de positie is gevestigd. Dit kan een specifiek adres zijn, maar ook een land of regio. Ook 'Op afstand' kan als waarde worden gebruikt. Een analyse per locatie kan regionale verschillen in procesprestaties aan het licht brengen, zoals verschillen in goedkeuringstijden of compliancepercentages. Zo zie je of processen wereldwijd op dezelfde manier verlopen of dat lokale werkwijzen tot afwijkingen leiden. Waarom dit belangrijk is Maakt geografische analyses mogelijk om regionale procesverschillen, afwijkingen in compliance of locatiegebonden bottlenecks te herkennen. Waar vind je dit? Een standaardattribuut dat je in Workday HCM aan een positie kunt toewijzen. Voorbeelden New York, VSLonden, VKOp afstand (Duitsland)
	Type positie PositionType	Deelt de positie in op basis van de arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld voltijd, deeltijd of contractwerk.
Beschrijving Type positie, in Workday vaak 'Worker Type' of 'Time Type' genoemd, geeft aan wat voor soort dienstverband bij de positie hoort. Dit attribuut is belangrijk voor personeelsplanning en -beheer. Bij process mining kun je hiermee het proces voor positiebeheer vergelijken tussen verschillende soorten medewerkers. Je kunt bijvoorbeeld onderzoeken of goedkeuringen voor contractmedewerkers sneller verlopen of minder stappen bevatten dan voor voltijdmedewerkers. Dat kan mogelijkheden voor procesoptimalisatie aan het licht brengen. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om het proces voor positiebeheer te vergelijken tussen verschillende groepen medewerkers, zoals voltijdmedewerkers en contractmedewerkers, en zo mogelijkheden voor optimalisatie te vinden. Waar vind je dit? Beschikbaar in de positiedefinitie, vaak als 'Worker Type' of 'Time Type'. Voorbeelden Vast voltijdVast deeltijdContract voor bepaalde tijd

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Hire to Retire - Positiebeheer

Dit zijn de processtappen en mijlpalen die je in het event log vastlegt om Hire to Retire - Positiebeheer goed in kaart te brengen.

6 Aanbevolen 7 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Budget goedgekeurd	Een belangrijke mijlpaal waarbij de financiële afdeling of een budgetmanager bevestigt dat er budget is voor de nieuwe positie. Workday registreert dit wanneer de aangewezen goedkeurder de budgetgoedkeuringsstap in de workflow afrondt.
Waarom dit belangrijk is Budgetgoedkeuring is vaak een grote bottleneck. Door de doorlooptijd van deze activiteit te meten, kunnen organisaties financiële beoordelingen efficiënter maken en de aanwerving versnellen. Waar vind je dit? Dit event staat in de auditgeschiedenis van het Workday-bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’. Het hoort bij de afronding van de budgetgoedkeuringsstap. Vastleggen Voltooiingstimestamp van de financiële of budgetgoedkeuringsstap in het logboek van het bedrijfsproces. Gebeurtenistype explicit
	Positie aangemaakt	Deze activiteit markeert dat de positie succesvol is aangemaakt en officieel in Workday bestaat. Workday registreert dit wanneer het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’ succesvol is afgerond.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal: de goedkeuringsfase is afgerond en de positie kan worden ingevuld. Deze activiteit is nodig om de KPI voor de totale goedkeuringsdoorlooptijd te meten. Waar vind je dit? Dit event wordt afgeleid uit de voltooiingstimestamp van het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’ in de Workday-event logs of het auditspoor. Vastleggen Event dat wordt geregistreerd wanneer het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’ succesvol is afgerond. Gebeurtenistype explicit
	Positie gedeactiveerd	Dit geeft aan dat een positie niet meer actief is en niet kan worden ingevuld. Vaak is dit een voorbereidende stap voor de formele sluiting. Workday registreert dit expliciete event wanneer het bedrijfsproces ‘Positie inactief maken’ is afgerond.
Waarom dit belangrijk is Deactivering is een belangrijke mijlpaal in de levenscyclus van een positie en staat los van de definitieve sluiting. De tijd tussen deactivering en sluiting laat zien hoe efficiënt de organisatiestructuur administratief wordt opgeschoond. Waar vind je dit? Workday registreert dit event in de auditlogs wanneer het bedrijfsproces ‘Positie inactief maken’ succesvol is afgerond. Vastleggen Event dat wordt geregistreerd wanneer het bedrijfsproces ‘Positie inactief maken’ succesvol is afgerond. Gebeurtenistype explicit
	Positie gesloten	Dit is de laatste activiteit in de levenscyclus: de positie wordt definitief uit de organisatie verwijderd. Workday registreert dit event wanneer het bedrijfsproces ‘Positie sluiten’ succesvol is afgerond.
Waarom dit belangrijk is Voor de meeste cases is dit het laatste event en daarmee het einde van de levenscyclus van de positie. Dit is belangrijk om de totale procesduur te begrijpen en de personeelsgegevens actueel te houden. Waar vind je dit? Dit event komt uit de voltooiingstimestamp van het bedrijfsproces ‘Positie sluiten’ in het Workday-auditspoor of de logboeken van bedrijfsprocessen. Vastleggen Event dat wordt geregistreerd wanneer het bedrijfsproces ‘Positie sluiten’ is afgerond. Gebeurtenistype explicit
	Positieaanvraag gestart	Dit is het begin van de levenscyclus van positiebeheer: een aanvraag voor een nieuwe positie wordt officieel ingediend. Workday registreert dit als een expliciet event wanneer een gebruiker het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’ start.
Waarom dit belangrijk is Dit is het belangrijkste startevent van het proces. Door de tijd tussen dit event en de daaropvolgende goedkeuringen te meten, zie je hoe efficiënt de volledige aanmaak van een positie verloopt. Waar vind je dit? Dit event staat in de event logs van Workday-bedrijfsprocessen. Zoek de starttimestamp van de transactie voor het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’ bij de betreffende positie-ID. Vastleggen Event dat wordt geregistreerd wanneer het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’ start. Gebeurtenistype explicit
	Positiekenmerken gewijzigd	Dit geeft aan dat een of meer kenmerken van een bestaande positie, zoals de functietitel of afdeling, zijn gewijzigd. Workday registreert dit expliciet wanneer een gebruiker het bedrijfsproces ‘Positiebeperkingen bewerken’ succesvol afrondt.
Waarom dit belangrijk is Veelvuldige wijzigingen kunnen wijzen op invoerfouten, veranderende functies of inefficiënte processen. Deze activiteit analyseren is belangrijk voor het dashboard ‘Analyse van herhaalwerk bij positiegegevens’ en voor het verbeteren van de datakwaliteit. Waar vind je dit? Dit event komt uit het voltooiingslogboek van het bedrijfsproces ‘Positiebeperkingen bewerken’ of een vergelijkbaar Workday-proces. Het auditspoor laat zien welke velden zijn gewijzigd. Vastleggen Event dat wordt geregistreerd wanneer het bedrijfsproces ‘Positiebeperkingen bewerken’ succesvol is afgerond. Gebeurtenistype explicit
	Compliance van positie gecontroleerd	Dit geeft aan dat een positie formeel op compliance is gecontroleerd, bijvoorbeeld aan de hand van intern beleid of externe regelgeving. Waarschijnlijk wordt dit vastgelegd als een specifieke stap ‘Te doen’ of ‘Controlelijst’ binnen een bovenliggend bedrijfsproces.
Waarom dit belangrijk is Door compliancecontroles te volgen, beperk je risico’s en zorg je dat de organisatie aan haar normen voldoet. Deze activiteit draagt rechtstreeks bij aan de KPI voor het percentage acties rond posities dat aan de regels voldoet. Waar vind je dit? Dit wordt waarschijnlijk vastgelegd als een afgeronde stap ‘Te doen’ of een specifieke goedkeuringsstap binnen een bedrijfsproces, zoals ‘Positie aanmaken’ of ‘Positie bewerken’. Analyse van het systeem is nodig om de precieze werkwijze te bevestigen. Vastleggen Voltooiingstimestamp van een compliancegerelateerde goedkeurings- of ‘Te doen’-stap in het logboek van het bedrijfsproces. Gebeurtenistype explicit
	Goedkeuring door HR ingediend	Dit geeft aan dat een HR-partner of -medewerker de positieaanvraag heeft beoordeeld en goedgekeurd. Workday registreert dit expliciet wanneer de HR-goedkeurder de toegewezen stap in het bedrijfsproces afrondt.
Waarom dit belangrijk is Deze goedkeuring is een belangrijk controlepunt om te zorgen dat de positie aansluit bij het bedrijfsbeleid en de functie-indeling. Vertragingen in deze stap kunnen de totale doorlooptijd flink verlengen. Waar vind je dit? Dit event komt uit het Workday-auditspoor van het betreffende bedrijfsproces. Het is de afronding van de stap ‘Goedkeuring door HR’. Vastleggen Voltooiingstimestamp van de HR-goedkeuringsstap in het logboek van het bedrijfsproces. Gebeurtenistype explicit
	Goedkeuring door manager ingediend	Dit geeft aan dat de leidinggevende of manager van de toezichthoudende organisatie de beoordeling en goedkeuring heeft afgerond. Workday registreert dit als een afzonderlijk voltooiingsevent voor een goedkeuringsstap binnen het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’.
Waarom dit belangrijk is Dit is een veelvoorkomende vroege mijlpaal en mogelijke bottleneck. Door de tijd voor deze goedkeuring te volgen, kun je vertragingen in de eerste fase van de workflow voor het aanmaken van posities opsporen. Waar vind je dit? Dit event komt uit het auditspoor van het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’. Het hoort bij de afronding van de specifieke stap ‘Goedkeuring door manager’. Vastleggen Voltooiingstimestamp van de goedkeuringsstap door de manager in het logboek van het bedrijfsproces. Gebeurtenistype explicit
	Positie bevroren	Dit is het tijdelijk opschorten van een positie, zodat deze niet kan worden ingevuld. Workday registreert dit wanneer een gebruiker het bedrijfsproces ‘Positie bevriezen’ succesvol afrondt.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk voor het beheer van personeelsaantallen en budgetten. Door te analyseren hoelang een positie bevroren blijft, kun je vastgelopen beslissingen opsporen en de personeelsplanning verbeteren. Waar vind je dit? Dit event komt uit de afronding van het bedrijfsproces ‘Positie bevriezen’. De status van de positie wordt doorgaans als gevolg van dit event bijgewerkt. Vastleggen Event dat wordt geregistreerd wanneer het bedrijfsproces ‘Positie bevriezen’ is afgerond. Gebeurtenistype explicit
	Positie ontdooid	Dit is de omgekeerde actie van bevriezen: een opgeschorte positie wordt weer actief en kan opnieuw worden ingevuld. Meestal wordt dit afgeleid uit een wijziging van de positiestatus van ‘Bevroren’ naar ‘Actief’.
Waarom dit belangrijk is Dit event markeert dat een bevroren positie weer beschikbaar is. De tijd tussen ‘Positie bevroren’ en dit event is belangrijk voor de KPI voor de oplostijd van bevroren posities. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid uit wijzigingen met een ingangsdatum in het statusveld van de positie, zoals vastgelegd in de positiegeschiedenis of het auditlogboek. In sommige configuraties is er ook een expliciet event voor het bedrijfsproces ‘Positie ontdooien’. Vastleggen Stel op basis van de geschiedenis met ingangsdatums vast wanneer de positiestatus verandert van ‘Bevroren’ naar ‘Actief’. Gebeurtenistype inferred
	Positie opnieuw ingedeeld	Dit is een formele wijziging van het functieprofiel of de indeling van de positie. Workday registreert dit event wanneer het bedrijfsproces ‘Functie wijzigen’ voor een specifieke positie succesvol is afgerond.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit helpt veranderingen in de organisatiestructuur of grote verschuivingen in verantwoordelijkheden te begrijpen. Door herindelingen te volgen, kun je de ontwikkeling van het personeelsbestand en de stabiliteit van functie-indelingen analyseren. Waar vind je dit? Dit event komt uit de voltooiingslogboeken van het bedrijfsproces ‘Functie wijzigen’ wanneer dit op een positie wordt toegepast, niet op een medewerker. Vastleggen Event dat wordt geregistreerd wanneer het bedrijfsproces ‘Functie wijzigen’ voor een positie succesvol is afgerond. Gebeurtenistype explicit
	Positieaanvraag afgewezen	Deze activiteit markeert het mislukken van een aanvraag voor het aanmaken van een positie: een goedkeurder heeft de aanvraag afgewezen. Workday registreert dit als de eindstatus ‘Afgewezen’ van het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’.
Waarom dit belangrijk is Door afgewezen aanvragen te analyseren, kun je veelvoorkomende redenen vinden, zoals budgetbeperkingen of strijdigheid met beleid. Zo kunnen organisaties het proces verbeteren en aanvragers beter begeleiden. Waar vind je dit? Dit event wordt afgeleid uit de eindstatus van de instantie van het bedrijfsproces ‘Positie aanmaken’. De eventtimestamp is het moment waarop de aanvraag is afgewezen. Vastleggen Event dat wordt geregistreerd wanneer een goedkeurder in een stap van het bedrijfsproces de actie ‘Afwijzen’ kiest. Gebeurtenistype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit Workday HCM

Stappen

Meld je aan bij Workday: Meld je aan bij je Workday-tenant met een account van het type Gebruiker dat rechten heeft om aangepaste rapporten te maken en toegang heeft tot de benodigde Human Capital Management (HCM)-datadomeinen.
Maak een aangepast rapport: Zoek met de zoekbalk naar de taak 'Create Custom Report' en open deze.
Kies het rapporttype en de databron: Geef je rapport een naam, bijvoorbeeld 'ProcessMind Position Management Events'. Kies 'Advanced' als rapporttype. Selecteer bij Databron 'Business Process Transactions'. Deze bron bevat gedetailleerde gegevens over afzonderlijke processtappen.
Stel de rapportkolommen in: Voeg op het tabblad 'Columns' de velden toe die kolommen in je event log worden. Koppel Workday-objecten en -velden aan de vereiste attributen. Bijvoorbeeld:
- PositionId: Koppel aan 'Position ID' uit de context van het bedrijfsproces.
- EventTime: Koppel voor elke stap aan 'Completed Date' of 'Corrected Completed Moment'.
- User: Koppel aan 'Completed By' voor de transactie.
- PositionStatus, Department, CostCenter, JobFamily: Koppel aan de bijbehorende velden van het bedrijfsobject 'Position'.
Maak berekende velden voor de activiteitsnaam: Vertaal de stappen van bedrijfsprocessen naar gestandaardiseerde activiteitsnamen. Ga naar het menu 'Related Business Objects' en maak een 'Calculated Field'. Kies het type 'Evaluate Expression' om een logische structuur op te zetten. Bijvoorbeeld:
- Als 'Business Process Type' gelijk is aan 'Create Position' en 'Transaction Status' gelijk is aan 'Successfully Completed', geef dan de tekst 'Position Created' terug.
- Als 'Business Process Type' gelijk is aan 'Create Position', 'Step' gelijk is aan '[Your Manager Approval Step Name]' en 'Status' gelijk is aan 'Completed', geef dan de tekst 'Manager Approval Submitted' terug.
- Maak voor elk van de 13 vereiste activiteiten een voorwaarde.
Stel rapportfilters in: Voeg op het tabblad 'Filter' prompts en filters toe om de data af te bakenen. Maak een prompt voor 'Completed Date', zodat je een datumbereik kunt kiezen. Voeg een filter toe dat alleen relevante 'Business Process Types' bevat, zoals 'Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position' en 'Close Position'.
Stel sortering en uitvoer in: Sorteer de resultaten op het tabblad 'Sort' eerst op PositionId en daarna op EventTime, zodat de cases chronologisch zijn gerangschikt.
Schakel de webservice in (RaaS): Zodra het rapport goed werkt in de interface, ga je naar Actions > Web Service > Enable as Web Service. Stel bij de opties 'Content Type' in op 'JSON' voor een eenvoudigere integratie.
Beveilig en test het endpoint: Stel de beveiliging van de webservice in om te bepalen welke gebruikers of systemen toegang hebben. Noteer de gegenereerde JSON- of WSDL-URL. Test het endpoint met bijvoorbeeld Postman of een eenvoudig script en controleer of je data ontvangt.
Automatiseer de extractie: Gebruik je integratieplatform of een script om de RaaS-URL volgens een schema aan te roepen. Geef het gewenste datumbereik als parameters mee in het verzoek.
Maak de data geschikt voor ProcessMind: Het script moet het JSON-antwoord van Workday verwerken en omzetten naar een plat CSV-bestand. Zorg dat de kolomkoppen overeenkomen met de vereiste attribuutnamen, zoals PositionId, ActivityName, EventTime, User enzovoort.
Upload naar ProcessMind: Het uiteindelijke CSV-bestand is klaar om naar ProcessMind te uploaden voor analyse.

Configuratie

Rapporttype: Advanced. Dit type is nodig om berekende velden te maken en data uit verschillende bedrijfsobjecten te combineren.
Primaire databron: 'Business Process Transactions'. Deze eventgerichte databron bevat gegevens zoals status, timestamps en deelnemers voor elke stap van een bedrijfsproces.
Belangrijke filters:
- Business Process Type: Filter het rapport zodat alleen relevante processen worden opgenomen, zoals 'Create Position', 'Close Position', 'Freeze Position', 'Change Job', 'Edit Position Restrictions' en 'Inactivate Position'. Dit is belangrijk voor de prestaties.
- Completed Date: Gebruik voor dit veld een filter met een prompt, zodat gebruikers het datumbereik voor de extractie kunnen opgeven. We raden aan om bij de eerste extractie 3 tot 6 maanden aan data op te halen.
Berekende velden: Gebruik de berekende velden 'Evaluate Expression' en 'Lookup Related Value' om de gestandaardiseerde ActivityName af te leiden en attributen uit het kernobject 'Position' aan de eventstream toe te voegen.
Webservice-uitvoer: Stel de uitvoerindeling van RaaS in op JSON. XML is ook beschikbaar, maar JSON is doorgaans eenvoudiger te verwerken met moderne applicaties.
Rechten: De gebruiker die het rapport maakt, heeft beveiligingsrechten nodig voor datadomeinen zoals 'Business Process Transactions', 'Position Management' en 'Worker Data'. De data die via RaaS wordt opgehaald, is beperkt tot de rechten van deze gebruiker.

Voorbeeldquery sql

/*
 This is a logical representation of the Workday Advanced Report configuration.
 It is built using the Workday Report Writer UI, not by writing code.
 Each 'SELECT' block represents a set of conditions within a single 'Evaluate Expression' calculated field for the 'ActivityName' column.
 The report's primary data source is 'Business Process Transactions'.
*/

// Calculated Field for ActivityName: 'cf_ActivityName'
// Type: Evaluate Expression

// Condition 1: Position Request Initiated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Transaction'.Is First Step = true)
THEN 'Position Request Initiated'
// Column Mapping for this condition:
// PositionId: 'Position' From Business Process -> Position ID
// ActivityName: 'cf_ActivityName' (this calculated field)
// EventTime: 'Business Process' -> Initiation Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 2: Manager Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Manager Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Manager Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 3: HR Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'HR Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'HR Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 4: Budget Approved
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Budget Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Budget Approved'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 5: Position Request Denied
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Denied')
THEN 'Position Request Denied'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By (on the denial step)

// Condition 6: Position Created
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Created'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business process' -> Initiator

// Condition 7: Position Attributes Modified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Attributes Modified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 8: Position Reclassified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Change Job' AND 'Business Process'.Context.Is Position = true AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Reclassified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 9: Position Compliance Reviewed
WHEN ('Business Process Step'.Name CONTAINS 'Compliance Review' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Position Compliance Reviewed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 10: Position Frozen
WHEN ('Business Process'.Type = 'Freeze Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Frozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 11: Position Unfrozen
// Note: This often relies on a different data source, 'Position History', to track status changes.
// If using 'Business Process Transactions', this assumes an 'Unfreeze' BP exists or is part of another BP.
// The example below assumes an 'Edit Position' BP is used to change the status.
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Position'.Is Frozen (Prior) = true AND 'Position'.Is Frozen = false AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Unfrozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 12: Position Deactivated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Inactivate Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Deactivated'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 13: Position Closed
WHEN ('Business Process'.Type = 'Close Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Closed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Default case for the calculated field
ELSE 'Other Activity'

/*
Final Report Structure:
- Data Source: Business Process Transactions
- Columns:
  - Position ID (from Position)
  - cf_ActivityName
  - Event Time (Calculated field to pick correct timestamp based on activity)
  - User (Calculated field to pick correct user)
  - End Time (same as Event Time for discrete events)
  - Position Status (from Position)
  - Reason For Change (from Business Process -> Reason)
  - Department (Supervisory Organization from Position)
  - Cost Center (from Position)
  - Job Family (from Job Profile)
- Filter:
  - Business Process Type IN ('Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position', 'Close Position', ...)
  - Completed Date IS IN [Prompted Date Range]
  - cf_ActivityName IS NOT 'Other Activity'
*/

Stappen

Voorwaarde: maak een aangepast Workday-rapport. Maak voordat je het script uitvoert een aangepast rapport in Workday met de benodigde data. Gebruik de databron 'Business Process Transactions'. Neem de velden op die nodig zijn voor het event log, waaronder Position ID, Business Process Type, Step Name, Status, Effective Date, Completed Date en Initiator. Schakel het rapport in als webservice door op het tabblad 'Advanced' 'Enable as Web Service' te selecteren en stel de benodigde rechten in voor je Integration System User (ISU).
Voorwaarde: configureer een Workday-integratiegebruiker. Zorg dat je een Integration System User (ISU) hebt met rechten voor het aangepaste rapport uit de vorige stap. Noteer de gebruikersnaam, het wachtwoord en de gegenereerde JSON-endpoint-URL van RaaS (Reports-as-a-Service) voor het rapport.
Stel de Python-omgeving in. Installeer Python op de computer waarop je de extractie uitvoert. Installeer de benodigde bibliotheken met pip: pip install requests pandas.
Configureer het Python-script. Download het meegeleverde Python-script. Open het bestand in een teksteditor en pas de tijdelijke variabelen bovenaan het script aan. Vul de Workday RaaS-URL, gebruikersnaam en het wachtwoord in. Stel ook de gewenste START_DATE en END_DATE in voor de extractieperiode.
Bekijk hoe het script werkt. Het script meldt zich aan bij Workday, roept de webservice van het aangepaste rapport aan en geeft het datumbereik als parameters mee. Workday retourneert de data in JSON-indeling. Als het rapport meer dan één resultatenpagina oplevert, haalt het script de pagina’s automatisch op.
Voer het script uit. Open een terminal of opdrachtprompt, ga naar de map waarin je het script hebt opgeslagen en voer het uit met de opdracht: python workday_extraction.py.
Koppel activiteiten. Het script bevat een mappingdictionary (activity_map) die combinaties van Workday-bedrijfsprocessen en stapstatussen omzet naar de gestandaardiseerde activiteitsnamen die ProcessMind nodig heeft. Mogelijk moet je de sleutels in deze dictionary aanpassen aan de exacte procesnamen in je Workday-tenant.
Transformeer de data. Het script doorloopt elk record uit het Workday-rapport. Het past de activiteitenmapping toe, haalt de vereiste attributen op en zet de timestamps in de juiste indeling. Elk geldig event wordt aan een lijst toegevoegd.
Genereer de uitvoer. Nadat alle data is verwerkt, zet het script de lijst met events om in een pandas DataFrame. Zo krijgt de data een tabelindeling met de vereiste kolomnamen: PositionId, ActivityName, EventTime, User en andere.
Exporteer CSV voor ProcessMind. Het script slaat de uiteindelijke DataFrame op als position_management_event_log.csv. Dit UTF-8-bestand is klaar om naar ProcessMind te uploaden.

Configuratie

Aangepast Workday-rapport (RaaS): De primaire databron is een aangepast Workday-rapport dat als webservice is ingeschakeld. Dit rapport moet zijn gebaseerd op de databron 'Business Process Transactions'.
Rapportvelden: Het rapport moet velden bevatten zoals Position ID, Business Process Definition, Business Process Step, Transaction Status, Effective Timestamp, Completion Timestamp, Initiator en andere benodigde attributen, zoals Cost Center of Supervisory Organization.
Integration System User (ISU): Voor verificatie is een ISU met gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Deze gebruiker moet deel uitmaken van een beveiligingsgroep die toegang heeft tot het endpoint van de webservice voor het aangepaste rapport.
Datumbereik: Het script gebruikt de parameters START_DATE en END_DATE. Voor de eerste extractie raden we 3 tot 6 maanden aan, zodat de hoeveelheid data beheersbaar blijft en de uitvoering sneller verloopt. Bij volgende extracties kun je een kortere periode gebruiken om alleen wijzigingen op te halen.
API-endpoint: Het script heeft de JSON-endpoint-URL van het aangepaste rapport nodig. Je vindt deze op het tabblad 'Web Service' van de rapportdefinitie in Workday.
Activiteitenmapping: De logica van het script gebruikt een instelbare mapping van Workday-procesnamen en -statussen naar de uiteindelijke activiteitsnamen. Mogelijk moet je deze aanpassen aan de configuratie van bedrijfsprocessen in Workday.

Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday RaaS endpoint, username, and password
WORKDAY_RAAS_URL = class="hl-string">'[Your_Workday_RaaS_JSON_Endpoint_URL]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_ISU_Username]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_ISU_Password]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Mapping --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># This dictionary maps Workday processes and statuses to standardized activity names.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The keys are tuples: (class="hl-string">'Business Process Name', class="hl-string">'Step Name / Status').
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MAY need to adjust the class="hl-string">'Business Process Name' to match your Workday configuration.
activity_map = {
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Initiation Step'): class="hl-string">'Position Request Initiated',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Manager Approval'): class="hl-string">'Manager Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'HR Approval'): class="hl-string">'HR Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Budget Approval'): class="hl-string">'Budget Approved',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Denied'): class="hl-string">'Position Request Denied',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Created',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Attributes Modified',
    (class="hl-string">'Change Job', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Reclassified',
    (class="hl-string">'Freeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Frozen',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming a business process exists for this. If not, this requires a different approach.
    (class="hl-string">'Unfreeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Unfrozen',
    (class="hl-string">'Inactivate Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Deactivated',
    (class="hl-string">'Close Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Closed',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping a class="hl-string">'To Do' step within a parent process for compliance review
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed'
}

def get_activity_name(process, step, status):
    class="hl-string">"""Determines the activity name based on the mapping."""
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Denied and successful completion are based on the overall process status
    if status == class="hl-string">'Denied':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Denied'))
    if status == class="hl-string">'Successfully Completed':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Successfully Completed'))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Other activities are based on specific steps
    return activity_map.get((process, step))

def fetch_workday_data():
    class="hl-string">"""Fetches data from the Workday RaaS endpoint with pagination."""
    all_entries = []
    page = 1
    while True:
        params = {
            class="hl-string">'format': class="hl-string">'json',
            class="hl-string">'page': page,
            class="hl-string">'StartDate': fclass="hl-string">'{START_DATE}T00:00:00Z',
            class="hl-string">'EndDate': fclass="hl-string">'{END_DATE}T23:59:59Z'
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching page {page}...")
        try:
            response = requests.get(
                WORKDAY_RAAS_URL,
                auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD),
                params=params
            )
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            entries = data.get(class="hl-string">'Report_Entry', [])
            if not entries:
                print(class="hl-string">"No more entries found. Concluding fetch.")
                break
            all_entries.extend(entries)
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if this is the last page
            if len(entries) < data.get(class="hl-string">'Report_Data', {}).get(class="hl-string">'Page_Size', 1000):
                 break
            page += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday: {e}")
            break
        except ValueError:
            print(class="hl-string">"Error parsing JSON response. Check the URL and credentials.")
            print(class="hl-string">"Response text:", response.text)
            break

    print(fclass="hl-string">"Total entries fetched: {len(all_entries)}")
    return all_entries

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save data."""
    report_entries = fetch_workday_data()
    if not report_entries:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    event_log = []
    for entry in report_entries:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming your RaaS report column names are aliased for clarity
        process_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessType')
        step_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessStep')
        status = entry.get(class="hl-string">'TransactionStatus')
        position_id = entry.get(class="hl-string">'PositionID')
        
        activity = get_activity_name(process_name, step_name, status)
        
        if not activity or not position_id:
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Skip records that don't map to a required activity or have no Position ID

        event_log.append({
            class="hl-string">'PositionId': position_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime', entry.get(class="hl-string">'EffectiveDateTime')),
            class="hl-string">'EndTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime'),
            class="hl-string">'User': entry.get(class="hl-string">'InitiatorName'),
            class="hl-string">'PositionStatus': entry.get(class="hl-string">'PositionStatus'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this field is in the report
            class="hl-string">'ReasonForChange': entry.get(class="hl-string">'Reason'),
            class="hl-string">'Department': entry.get(class="hl-string">'SupervisoryOrganization'),
            class="hl-string">'CostCenter': entry.get(class="hl-string">'CostCenter'),
            class="hl-string">'JobFamily': entry.get(class="hl-string">'JobFamily')
        })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No processable events found after mapping. Exiting.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'], errors=class="hl-string">'coerce')
    df.dropna(subset=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    final_columns = [
        class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'User', class="hl-string">'EndTime', 
        class="hl-string">'PositionStatus', class="hl-string">'ReasonForChange', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CostCenter', class="hl-string">'JobFamily'
    ]
    df = df.reindex(columns=final_columns)

    output_filename = class="hl-string">'position_management_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Stappen

Controleer of het gekozen middleware- of ETL-platform, zoals MuleSoft, Boomi of Informatica, een gelicentieerde Workday-connector heeft en of de integratieruntime Workday kan bereiken. Vraag de Workday-beheerder om de vereiste inloggegevens voor de Workday-integratiesysteemgebruiker, toewijzing aan beveiligingsgroepen, rapport- of API-rechten en configuratie van het tenantendpoint.
Bepaal in Workday welke goedgekeurde bronrapporten of API’s de geschiedenis van bedrijfsprocessen, voltooide goedkeuringsstappen, positieattributen, statuswijzigingen, verwijzingen naar medewerkers of gebruikers en geldigheidsdatums beschikbaar maken. Gebruik [Configure based on your system] voor de exacte rapport- of API-namen, omdat deze per tenantconfiguratie verschillen. Zorg dat de bron Position ID en voldoende context van het bedrijfsproces bevat om alle vereiste activiteiten te onderscheiden.
Configureer de connector in het middlewareplatform met de Workday-tenantverbinding, verificatiemethode, time-out voor aanvragen, paginering, beleid voor opnieuw proberen en parameters voor incrementele extractie. Gebruik [Your start date] en [Your end date] als datumparameters en pas goedgekeurde filters voor bedrijf of leidinggevende organisatie toe.
Haal de brondatasets op in stagingobjecten op het middlewareplatform. Bewaar bron-ID’s, eventtimestamps, voltooiingstimestamps, actor-ID’s, positiestatus, reden, afdeling, kostenplaats, functiefamilie, bedrijfsprocesnaam, stapnaam, stapstatus en positieattributen met geldigheidsdatums. Laat ProcessMind gebeurtenissen niet afleiden.
Transformeer de gestagede data naar één eventrij voor elke activiteit die expliciet door de bron wordt ondersteund. Koppel de start van het bronbedrijfsproces aan Position Request Initiated, voltooide goedkeuringsstappen van managers, HR en budget aan de bijbehorende activiteiten, een definitieve afgewezen status aan Position Request Denied, een geslaagde afronding van Create Position aan Position Created en een geslaagde afronding van de opgegeven positie wijzigende processen aan de bijbehorende activiteiten. Koppel een compliancebeoordeling alleen als er een expliciet voltooid To Do- of Checklist-item beschikbaar is. Koppel Position Unfrozen alleen als de bron tijdens de extractietransformatie expliciet een statusovergang van Frozen naar Active registreert.
Voer de volledige SQL-transformatie in het queryveld uit op de gestagede bronweergaven. Vervang alleen tijdelijke aanduidingen voor verbinding, inloggegevens, datums en bedrijfsspecifieke waarden. De bronweergaven en bronkolommen in de query zijn voorbeeldnamen. Vervang ze door de daadwerkelijke objecten en velden van de geconfigureerde Workday-connector.
Controleer of PositionId, ActivityName en EventTime voor elke uitvoerrij zijn ingevuld, timestamps naar één afgesproken tijdzone zijn omgezet en dubbele bronrecords zijn verwijderd op basis van de bron-event-ID of een gedocumenteerde samengestelde sleutel. Bewaar User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter en JobFamily als deze beschikbaar zijn.
Exporteer het resultaat als UTF-8-CSV of een ander door ProcessMind ondersteund event-logformaat. Gebruik PositionId als case-ID, ActivityName als activiteitskolom en EventTime als eventtimestamp. Voeg de aanbevolen attributen als extra kolommen toe, behoud één rij per event en upload het bestand naar ProcessMind. Verwacht niet dat ontbrekende activiteiten daar worden afgeleid.

Configuratie

Connector: Configureer de goedgekeurde Workday-connector in MuleSoft, Boomi, Informatica of het gekozen ETL-platform. De beschikbare connectorbewerkingen, rapportnamen en API-bronnen hangen af van de tenant en de connecterversie.
Bronconfiguratie: Gebruik [Configure based on your system] voor de Workday-rapporten of API’s die bedrijfsprocesgebeurtenissen, goedkeuringsstappen, positiegeschiedenis en positieattributen met geldigheidsdatums beschikbaar maken.
Datumbereik: Begin met 3 tot 6 maanden aan voltooide events. Vergroot het bereik pas nadat je de uitvoeringstijd, paginering, bronretentie en invoerlimieten van ProcessMind hebt gecontroleerd.
Incrementeel laden: Gebruik EventTime of de wijzigingstimestamp van het bronevent als watermark. Laat tussen uitvoeringen een kleine overlap bestaan en verwijder dubbele records op basis van de bron-event-ID of een gedocumenteerde samengestelde sleutel.
Vereiste uitvoerkolommen: PositionId, ActivityName en EventTime moeten aanwezig en ingevuld zijn. PositionId is de case-ID.
Aanbevolen uitvoerkolommen: User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter en JobFamily.
Activiteitsfilters: Filter op de ingestelde namen van de bedrijfsprocessen Create Position, Edit Position Restrictions, Change Job, Freeze Position, Inactivate Position en Close Position, plus de ingestelde compliance-stap in To Do of Checklist. Gebruik de exacte waarden van de tenant, niet labels op basis van aannames.
Statusverwerking: Haal Position Unfrozen alleen op uit een expliciet beschikbare statusovergang van Frozen naar Active. Maak niet alleen op basis van de huidige status Active een event aan.
Prestaties: Schakel paginering van de connector, afgebakende datumfilters, filtering aan de bronzijde, parallelle extractie waar ondersteund en incrementele verwerking via staging in. Vermijd volledige extracties zonder beperking uit de hele tenant.
Beveiliging: De integratiegebruiker heeft rechten nodig om de geschiedenis van bedrijfsprocessen, goedkeuringsstappen, positiegegevens, statusgeschiedenis, organisatieattributen en gebruikersverwijzingen te lezen. De Workday-beheerder moet de beveiligingsdomeinen en toegang tot rapporten goedkeuren.
Vereisten vooraf: Controleer de licentie voor de Workday-connector, middleware-runtime, beveiligde opslag van inloggegevens, netwerktoegang, beschikbaarheid van bronrapporten of API’s en importrechten voor ProcessMind.

Voorbeeldquery sql

WITH source_events AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Business Process Name] AS BusinessProcessName,
        [Step Name] AS StepName,
        [Step Status] AS StepStatus,
        [Event Type] AS EventType,
        [Event Timestamp] AS SourceEventTime,
        [Completion Timestamp] AS SourceEndTime,
        [Performed By] AS SourceUser,
        [Position Status] AS SourcePositionStatus,
        [Reason] AS SourceReasonForChange,
        [Department] AS SourceDepartment,
        [Cost Center] AS SourceCostCenter,
        [Job Family] AS SourceJobFamily,
        [Previous Position Status] AS PreviousPositionStatus,
        [Source Event ID] AS SourceEventId
    FROM [Your Workday staged event source]
    WHERE [Event Timestamp] >= CAST('[Your start date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[Your end date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Position ID] IS NOT NULL
),
position_attributes AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Position Status] AS PositionStatus,
        [Reason] AS ReasonForChange,
        [Department] AS Department,
        [Cost Center] AS CostCenter,
        [Job Family] AS JobFamily
    FROM [Your Workday staged position attribute source]
),
normalized_events AS (
    SELECT
        s.PositionId,
        'Position Request Initiated' AS ActivityName,
        s.SourceEventTime AS EventTime,
        s.SourceEndTime AS EndTime,
        s.SourceUser AS User,
        COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus) AS PositionStatus,
        s.SourceReasonForChange AS ReasonForChange,
        COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department) AS Department,
        COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter) AS CostCenter,
        COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily) AS JobFamily,
        s.SourceEventId AS SourceEventId
    FROM source_events s
    LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position'
      AND (s.EventType = 'Initiated' OR s.StepName = 'Create Position')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Manager Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Manager Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'HR Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'HR Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Budget Approved', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Budget Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Request Denied', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND (s.StepStatus = 'Denied' OR s.EventType = 'Denied')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Created', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepStatus = 'Completed' AND s.EventType = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Attributes Modified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Edit Position Restrictions' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Reclassified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Change Job' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Compliance Reviewed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.StepStatus = 'Completed' AND (s.StepName = 'Compliance Review' OR s.StepName = 'Compliance Checklist' OR s.StepName = 'Compliance To Do')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Frozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Freeze Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Unfrozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.PreviousPositionStatus = 'Frozen' AND s.SourcePositionStatus = 'Active'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Deactivated', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Inactivate Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Closed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Close Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
),
deduplicated_events AS (
    SELECT
        PositionId,
        ActivityName,
        EventTime,
        EndTime,
        User,
        PositionStatus,
        ReasonForChange,
        Department,
        CostCenter,
        JobFamily,
        ROW_NUMBER() OVER (
            PARTITION BY PositionId, ActivityName, EventTime, COALESCE(SourceEventId, '')
            ORDER BY EndTime DESC NULLS LAST
        ) AS duplicate_rank
    FROM normalized_events
)
SELECT
    PositionId,
    ActivityName,
    EventTime,
    EndTime,
    User,
    PositionStatus,
    ReasonForChange,
    Department,
    CostCenter,
    JobFamily
FROM deduplicated_events
WHERE duplicate_rank = 1
  AND PositionId IS NOT NULL
  AND ActivityName IS NOT NULL
  AND EventTime IS NOT NULL
ORDER BY PositionId, EventTime, ActivityName;

Klaar om te beginnen?

Met deze datatemplate heb je alles wat je nodig hebt om het positiebeheer te verbeteren. Gebruik Workday HCM-data voor een duidelijker beeld en efficiëntere processen.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Optimaliseer Hire to Retire - Positiebeheer in Workday HCM

Spoor inefficiënties op en verkort de doorlooptijd van positiebeheer met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Start je gratis proefperiode van 14 dagen.

Datatemplate voor Hire to Retire - Positiebeheer

Datatemplate voor Hire to Retire - Positiebeheer

Attributen voor Hire to Retire - Positiebeheer

Activiteiten voor Hire to Retire - Positiebeheer

Extractiegidsen

Data-extractie via Workday Custom Report as a Service (RaaS)

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Python-script met de Workday Web Services (WWS)-API

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Middleware- of ETL-platform met Workday-connector

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Klaar om te beginnen?

Optimaliseer Hire to Retire - Positiebeheer in Workday HCM