> Continue procesverbetering > Hire to Retire functiebeheer > Workday HCM > Datatemplate

Jouw datatemplate voor Hire to Retire - positiebeheer

Workday HCM

Hire to Retire - Position Management-attributen (21) Hire to Retire - Position Management-activiteiten (13) Extractiegidsen (3)

Jouw datatemplate voor Hire to Retire - positiebeheer

Deze template biedt een duidelijke route voor het verzamelen van de data die je nodig hebt om je Hire to Retire - positiebeheerproces te analyseren. Je ziet welke belangrijke attributen je verzamelt, welke activiteiten je volgt en hoe je deze data uit Workday HCM haalt. Gebruik deze bron om ervoor te zorgen dat je event log compleet is en klaar voor process-mininganalyses.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Richtlijnen voor data-extractie

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Template downloaden

Hire to Retire - Position Management-attributen

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een volledige analyse van Hire to Retire - Position Management.

3 Verplicht 7 Aanbevolen 11 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Functie-ID PositionId	De unieke identificatie van een specifieke positie binnen de organisatie. Deze dient als primaire case-ID voor het Position Management-proces.
Beschrijving De Position ID vormt de basis van de analyse van het Position Management-proces. Elke ID staat voor de volledige levenscyclus van één positie, vanaf de eerste aanvraag en het aanmaken tot eventuele wijzigingen, herindelingen en uiteindelijke deactivering of sluiting. In process mining gebruik je dit attribuut om alle gerelateerde activiteiten, zoals goedkeuringen, dat wijzigingen en statusupdates, aan een specifieke case te koppelen. Zo krijg je een compleet end-to-endbeeld van de route van een positie. Daarmee kun je doorlooptijden analyseren, procesvarianten herkennen en compliance voor elke unieke positie volgen. Waarom dit belangrijk is Dit is nodig om de volledige levenscyclus van een positie te volgen. Zo kun je het proces end-to-end analyseren en knelpunten of afwijkingen in specifieke cases vinden. Waar je het vindt Dit is een belangrijke identifier in Workday HCM en is meestal beschikbaar in rapporten en business process-data over Staffing en Position Management. Voorbeelden POS-0012345POS-0067890POS-0112233
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de specifieke stap of gebeurtenis in het business process die heeft plaatsgevonden, zoals 'Position Created' of 'Budget Approved'.
Beschrijving Activity Name beschrijft één stap in de levenscyclus van Position Management. Deze events vormen de bouwstenen van de proceskaart en tonen de volgorde van acties voor elke positie. Door deze activiteiten te analyseren, kun je procesflows visualiseren, veelvoorkomende en zeldzame routes herkennen en de tijd tussen belangrijke mijlpalen meten. Voorbeelden zijn 'Position Request Initiated', 'Position Attributes Modified' en 'Position Closed'. Samen geven ze een beeld van de operationele flow. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is de basis voor het opbouwen van de proceskaart, het visualiseren van de procesflow en het herkennen van specifieke events die vertraging of herstelwerk veroorzaken. Waar je het vindt Geëxtraheerd uit de transactielogs van het Workday-business process-framework. Elke stap in een business process-definitie genereert een eventrecord. Voorbeelden Aanvraag voor positie gestartGoedkeuring door manager ingediendPositie aangemaaktPositie gedeactiveerd
	Tijdstip van gebeurtenis EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving Event Time is een precieze timestamp die de datum en tijd van elke procesactiviteit vastlegt. Deze data is nodig voor tijdgebaseerde analyses, zoals het berekenen van doorlooptijden, wachttijden en tijdsduur. In process mining gebruik je deze timestamp om events chronologisch te ordenen. Zo ontstaat de reeks activiteiten die de procesflow vormt. Dit is de basis voor prestatiediagnose, het vinden van knelpunten, de analyse van throughput en het monitoren van SLA's. Waarom dit belangrijk is Dit is nodig om events te ordenen, alle tijdgebaseerde metingen zoals doorlooptijd en duur te berekenen en procesknelpunten te analyseren. Waar je het vindt Deze timestamp wordt automatisch vastgelegd voor elke business process-transactie in Workday HCM. Voorbeelden 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
	Afdeling Department	De afdeling of toezichthoudende organisatie waartoe de positie behoort.
Beschrijving Het attribuut Department, in Workday vaak 'Supervisory Organization' genoemd, geeft de belangrijkste organisatorische context voor een positie. Het bepaalt in welk team of bedrijfsgebied de positie valt. Dit is een belangrijke dimensie voor analyses. Je kunt er prestaties van verschillende onderdelen van de organisatie mee vergelijken. Zo kun je de doorlooptijd van goedkeuringen voor nieuwe posities bij Engineering en Marketing vergelijken om best practices of lokale knelpunten te vinden. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om procesprestaties tussen verschillende organisatieonderdelen te filteren en vergelijken. Zo worden afdelingsspecifieke knelpunten of efficiëntie zichtbaar. Waar je het vindt Gekoppeld aan de positie via de toewijzing aan een Supervisory Organization in Workday HCM. Voorbeelden Sales - Noord-AmerikaEngineering - PlatformontwikkelingFinanciën - Corporate FP&A
	Eindtijd EndTime	De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is afgerond. Deze wordt gebruikt om de duur van afzonderlijke activiteiten te berekenen.
Beschrijving End Time markeert de afronding van een specifieke activiteit. Start Time laat zien wanneer een event plaatsvond. Met beide waarden kun je de verwerkingstijd van dat event berekenen. Dit is vooral nuttig voor activiteiten die niet direct klaar zijn, zoals een compliancereview. Door de End Time van de ene activiteit te vergelijken met de Start Time van de volgende, kun je zowel verwerkingstijd als wachttijd nauwkeurig meten. Zo krijg je beter zicht op de efficiëntie van het proces. Waarom dit belangrijk is Dit is nodig om de precieze duur van activiteiten te berekenen en actieve verwerkingstijd te onderscheiden van inactieve wachttijd. Waar je het vindt Sommige stappen in Workday-business processes hebben expliciete start- en eindtijden. Als die ontbreken, kun je de eindtijd afleiden als de Start Time van het volgende event in dezelfde case. Voorbeelden 2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
	Functiefamilie JobFamily	Een groep functies met vergelijkbare kenmerken, vaardigheden en werkzaamheden, zoals 'Engineering' of 'Human Resources'.
Beschrijving Een Job Family is een classificatie waarin verwante Job Profiles worden gegroepeerd. Zo kunnen de Job Profiles 'Software Engineer' en 'Senior Software Engineer' allebei onder de Job Family 'Engineering' vallen. Hiermee kun je rollen op een hoger niveau categoriseren en analyseren. Dit attribuut ondersteunt analyses zoals het volgen van herindelingen en het standaardiseren van positiekenmerken. Door wijzigingen binnen of tussen Job Families te analyseren, krijg je zicht op loopbaanpaden, de consistentie van rolomschrijvingen en ontwikkelingen in het personeelsbestand. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van rollen op een hoger niveau mogelijk. Dit ondersteunt standaardisatie en de analyse van herindelingen tussen verwante functiecategorieën. Waar je het vindt Dit maakt deel uit van de jobcatalogusstructuur in Workday HCM en is gekoppeld aan het Job Profile van een positie. Voorbeelden InformatietechnologieFinanciën en boekhoudingSalesprofessionals
	Functiestatus PositionStatus	De huidige of historische status van de positie, zoals 'Open', 'Filled', 'Frozen' of 'Closed'.
Beschrijving Position Status geeft de toestand van de positie op een bepaald moment aan. Dit attribuut is belangrijk om de huidige beschikbaarheid en fase in de levenscyclus van de positie te begrijpen. Door in de analyse op status te filteren, kun je specifieke delen van het proces bekijken. Zo helpt de analyse van posities met de status 'Frozen' bij het maken van ouderdomsrapporten die laten zien hoe lang middelen vastzitten. Het volgen van statusovergangen is belangrijk om de procesflow te begrijpen. Waarom dit belangrijk is Biedt belangrijke context over de status van een positie. Hiermee kun je de veroudering van bevroren posities analyseren en de voortgang door de levenscyclus volgen. Waar je het vindt Beschikbaar als standaardveld op het position-object in Workday HCM. Voorbeelden Open - GoedgekeurdBezetBevrorenGesloten
	Gebruiker User	De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke taak in het proces, zoals het indienen van een goedkeuring of het wijzigen van positieattributen. Dit kan een manager, HR-partner of finance-analist zijn. Door data per gebruiker te analyseren, zie je waar training nodig is, hoe de werklast is verdeeld en welke verschillen in prestaties optreden. Je kunt bijvoorbeeld zien welke gebruikers het vaakst betrokken zijn bij herstelwerk. Dat kan wijzen op behoefte aan duidelijkere instructies of systeemverbeteringen. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van de verdeling van de werklast en gebruikersgedrag mogelijk en helpt bij het herkennen van trainingsbehoeften of goed presterende medewerkers. Waar je het vindt Beschikbaar in de transactielogs van business processes in Workday. Deze leggen voor elke stap de initiator of uitvoerder vast. Voorbeelden jsmithdavis_janehr_admin_svc
	Kostenplaats CostCenter	De financiële kostenplaats die aan de positie is gekoppeld en wordt gebruikt voor budgettering en financiële rapportage.
Beschrijving De Cost Center is een financiële dimensie die een positie aan een specifiek budget koppelt. Dit is belangrijk om kosten te volgen en ervoor te zorgen dat de personeelsbezetting aansluit op de financiële plannen. In process mining gebruik je dit attribuut voor analyses van budgetgoedkeuringen en financiële impact. Je ziet bijvoorbeeld hoe goedkeuringstijden per kostenplaats verschillen en kunt activiteiten rond positiebeheer koppelen aan financiële resultaten. Het helpt ook om rolkenmerken binnen vergelijkbare financiële eenheden te standaardiseren. Waarom dit belangrijk is Biedt een financiële dimensie voor analyses. Je kunt het proces per budgeteenheid bekijken en knelpunten rond budgetten analyseren. Waar je het vindt Dit maakt deel uit van de financiële informatie, of 'Worktags', die in Workday HCM aan een positie wordt toegewezen. Voorbeelden CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
	Reden voor wijziging ReasonForChange	De reden die is opgegeven voor een wijziging, zoals een herindeling, aanpassing of sluiting van een positie.
Beschrijving Dit attribuut legt de zakelijke onderbouwing vast voor een wijziging aan een specifieke positie. Redenen worden in Workday vaak uit een vooraf gedefinieerde lijst gekozen om consistentie te waarborgen, zoals 'Reorganisatie', 'Nieuw project' of 'Budgetaanpassing'. Met dit attribuut krijg je waardevolle context bij de procesflows. Het helpt je de 'waarom' achter de 'wat' te begrijpen. Zo kun je herindelingen koppelen aan specifieke redenen en trends in organisatorische herstructurering of de ontwikkeling van rollen herkennen. Waarom dit belangrijk is Verklaart de zakelijke context achter procesactiviteiten zoals aanpassingen en herindelingen. Zo kun je de oorzaken van procesvariaties analyseren. Waar je het vindt Dit is een verplicht veld voor veel bedrijfsprocestaken in Workday, zoals 'Edit Position Restrictions' of 'Close Position'. Voorbeelden Nieuwe afdeling aanmakenReorganisatieGegevens corrigerenProject afgerond
	Bedrijfseenheid BusinessUnit	De bedrijfseenheid of divisie op hoog niveau waartoe de positie behoort, zoals 'Consumer Products' of 'Enterprise Solutions'.
Beschrijving De Business Unit vertegenwoordigt een groot segment van het bedrijf en staat hoger in de organisatiehiërarchie dan een afdeling. Je gebruikt deze voor strategische en financiële rapportage op hoog niveau. Door het positiebeheerproces per Business Unit te analyseren, krijg je een strategisch beeld van ontwikkelingen in het personeelsbestand. Je ziet bijvoorbeeld verschillen in snelheid van personeelsgroei, herindelingspercentages of procesefficiëntie tussen grote bedrijfsonderdelen. Dat helpt het management om verschillen in de bedrijfsvoering op hoofdlijnen te begrijpen. Waarom dit belangrijk is Maakt strategische analyse van procesprestaties tussen grote bedrijfsonderdelen mogelijk en ondersteunt beslissingen op directieniveau. Waar je het vindt Dit wordt in Workday meestal geïmplementeerd als een 'Worktag', die aan posities of de bijbehorende kostenplaatsen kan worden toegewezen. Voorbeelden ConsumentenproductenEnterprise-oplossingenBedrijfsdiensten
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de data afkomstig is, in dit geval Workday HCM.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de bronapplicatie waarin de data van het Position Management-proces is gegenereerd. Voor deze specifieke analyse is de bron steeds Workday HCM, maar in bedrijfsomgevingen waar data uit meerdere systemen wordt samengevoegd, is dit een belangrijk veld. Door dit attribuut op te nemen, blijft de herkomst van de data duidelijk en kun je processen onderscheiden die meerdere platforms omvatten. Het geeft context en past bij goed databeheer. Waarom dit belangrijk is Geeft belangrijke context over de herkomst van de data, zorgt voor duidelijkheid in omgevingen met meerdere systemen en ondersteunt standaarden voor databeheer. Waar je het vindt Dit is meestal een vaste waarde ('Workday HCM') die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd. Voorbeelden Workday HCMWorkdayHCM_Prod
	Compliancestatus ComplianceStatus	Geeft de uitkomst van een compliancestap aan, zoals 'Compliant' of 'Non-Compliant'.
Beschrijving Dit attribuut legt het resultaat vast van de formele activiteit 'Position Compliance Reviewed'. Het bevestigt of de kenmerken, goedkeuringsgeschiedenis of onderbouwing van de positie voldoen aan intern beleid of externe regelgeving. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Position Action Compliance Overview'. Je kunt compliancepercentages rechtstreeks volgen en auditors of HR-teams snel laten zien welke posities als niet-compliant zijn gemarkeerd. Zij kunnen deze posities vervolgens onderzoeken en corrigerende maatregelen nemen. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks het resultaat van compliancecontroles. Hiermee kun je naleving volgen en risicovolle cases markeren voor beoordeling. Waar je het vindt Dit is waarschijnlijk de uitvoer van een specifieke, geconfigureerde stap in een Workday-bedrijfsproces. De waarde kan als opmerking of aangepast veld worden opgeslagen. Voorbeelden CompliantNiet compliantOpvolging vereist
	Functieprofiel JobProfile	De gestandaardiseerde template voor een functie, met de belangrijkste kenmerken zoals verantwoordelijkheden en kwalificaties.
Beschrijving Het Job Profile is een basiselement van Workdays jobarchitectuur. Het werkt als een template voor een functie en bevat onder meer de standaardtitel, kwalificaties en salarisschaal. Een positie is een exemplaar van een Job Profile binnen een specifieke afdeling. Dit attribuut is belangrijk om processtandaardisatie te begrijpen. Door processen per Job Profile te analyseren, zie je of bepaalde rollen langere goedkeuringscycli hebben of vaker herstelwerk veroorzaken. Het is ook belangrijk voor het volgen van herindelingen waarbij een positie van het ene Job Profile naar het andere gaat. Waarom dit belangrijk is Koppelt een positie aan een standaard functietemplate. Hiermee kun je procesvariaties analyseren op basis van gestandaardiseerde rolkenmerken. Waar je het vindt Een verplicht veld voor elke positie in Workday HCM. Het is een vast onderdeel van het Staffing-datamodel. Voorbeelden JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
	Goedkeuringstijd nieuwe positie NewPositionApprovalCycleTime	De totale tijd vanaf het starten van een positieverzoek tot het aanmaken van de positie in het systeem.
Beschrijving Dit attribuut meet de end-to-end-doorlooptijd van het goedkeuringsproces voor een nieuwe positie. De waarde is de tijd tussen de gebeurtenis 'Position Request Initiated' en de gebeurtenis 'Position Created' voor een bepaalde Position ID. Dit ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Average New Position Approval Cycle Time' en bijbehorende dashboards. Door de waarde op case-niveau te berekenen, kun je de verdeling van doorlooptijden analyseren, uitschieters vinden en onderzoeken welke factoren samenhangen met langere of kortere goedkeuringen, zoals afdeling of positietype. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks een belangrijke KPI. Hiermee kun je de efficiëntie van goedkeuringen analyseren en oorzaken van vertraging vinden. Waar je het vindt Wordt op case-niveau berekend in de process-miningtool door het tijdsverschil tussen specifieke start- en eindactiviteiten te bepalen. Voorbeelden P5DT6HP12DP2DT12H30M
	Is compliance beoordeeld IsComplianceReviewed	Een booleaanse vlag die true is als de activiteit 'Position Compliance Reviewed' voor een case heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Deze vlag geeft aan of een positie op enig moment in de levenscyclus formeel op compliance is beoordeeld. Dit wordt bepaald door te controleren of de activiteit 'Position Compliance Reviewed' voorkomt voor een bepaalde Position ID. Dit attribuut vereenvoudigt compliancebewaking en KPI-berekeningen. Je kunt eenvoudig alle beoordeelde en niet-beoordeelde cases filteren. Ook ondersteunt het rechtstreeks de berekening van de KPI 'Position Action Compliance Rate', omdat je de compliant populatie eenvoudig kunt tellen. Waarom dit belangrijk is Vereenvoudigt het meten van compliancepercentages en maakt het makkelijk om posities te filteren die verplichte beoordelingen hebben overgeslagen. Waar je het vindt Dit is een afgeleide vlag die op case-niveau wordt berekend. De waarde wordt op true gezet als de activiteit 'Position Compliance Reviewed' in het caselog voorkomt. Voorbeelden truefalse
	Is herstelwerk IsRework	Een booleaanse vlag die true is als een activiteit als herstelwerk wordt beschouwd, bijvoorbeeld wanneer positiekenmerken meerdere keren worden aangepast.
Beschrijving De vlag Is Rework identificeert activiteiten die bestaan uit correcties of herhaald werk. Die wijzen vaak op inefficiënte processen of kwaliteitsproblemen. De vlag wordt meestal op true gezet voor gebeurtenissen zoals 'Position Attributes Modified' die kort na het aanmaken plaatsvinden of meerdere keren in een reeks voorkomen. Dit berekende attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Position Data Rework Analysis'. Je kunt er herstelwerkpercentages mee berekenen, oorzaken onderzoeken door de context van gemarkeerde gebeurtenissen te analyseren en KPI's volgen zoals 'Position Data Rework Rate'. Waarom dit belangrijk is Markeert inefficiënt herstelwerk rechtstreeks. Zo kun je herstelwerk eenvoudig kwantificeren, analyseren en gericht verminderen. Waar je het vindt Dit is een afgeleide vlag die wordt berekend op basis van de volgorde en frequentie van activiteiten. De waarde wordt bijvoorbeeld op true gezet als 'Position Attributes Modified' meer dan één keer voor dezelfde case voorkomt. Voorbeelden truefalse
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is geëxtraheerd en in de process mining-tool is vernieuwd.
Beschrijving Dit attribuut bevat de timestamp van de meest recente data-update. Het maakt geen deel uit van de procesdata zelf, maar is metadata over de actualiteit van de dataset. Dit is belangrijk voor iedereen die de analyse gebruikt, omdat je ziet hoe actueel de data is. Zo kun je beter beoordelen of de inzichten de huidige situatie in de bedrijfsvoering weergeven of op een iets oudere momentopname zijn gebaseerd. Dat helpt om verwachtingen over de actualiteit van de bevindingen goed te managen. Waarom dit belangrijk is Laat zien hoe actueel de data is, zodat gebruikers begrijpen hoe recent de procesanalyse en inzichten zijn. Waar je het vindt Deze timestamp wordt door de datapijplijn of ETL-tool gegenereerd nadat het laden van de data is afgerond. Voorbeelden 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Locatie Location	De fysieke of logische werklocatie die aan de positie is gekoppeld.
Beschrijving Het attribuut Location geeft de geografische locatie of het kantoor aan waar de positie is gevestigd. Dit kan een specifiek gebouwadres zijn, maar ook een land of regio. 'Remote' kan eveneens een waarde zijn. Met een analyse per locatie ontdek je regionale verschillen in procesprestaties, zoals afwijkingen in goedkeuringstijden of compliancepercentages. Je ziet ook of processen wereldwijd gestandaardiseerd zijn of dat lokale werkwijzen voor afwijkingen zorgen. Waarom dit belangrijk is Maakt geografische analyse mogelijk om regionale procesverschillen, afwijkingen in compliance of locatiespecifieke knelpunten te vinden. Waar je het vindt Een standaardattribuut dat in Workday HCM aan een positie kan worden toegewezen. Voorbeelden New York, VSLonden, VKOp afstand (Duitsland)
	Positietitel PositionTitle	De specifieke titel van de positie, zoals 'Senior Financial Analyst' of 'Lead Software Engineer'.
Beschrijving De Position Title is de officiële naam van de rol die gebruikers zien. Het is een gedetailleerdere omschrijving dan de Job Family of het Job Profile. Meestal staat deze titel op een vacature of organigram. Met dit attribuut kun je de details van positiewijzigingen analyseren. Bij een analyse van herindelingen zie je bijvoorbeeld of de titel sterk is gewijzigd. In standaardisatiedashboards controleer je hiermee ook of vergelijkbare rollen in verschillende afdelingen dezelfde naamgeving gebruiken. Waarom dit belangrijk is Biedt gedetailleerde informatie over de rol. Dit is belangrijk voor de analyse van herindelingen en rolstandaardisatie. Waar je het vindt Een standaardveld op het position-object in Workday HCM. Voorbeelden Senior productmanagerHR-businesspartner IIAssistent-accountant
	Type positie PositionType	Deelt de positie in op basis van de arbeidsvoorwaarden, zoals Full-Time, Part-Time of Contractor.
Beschrijving Position Type, in Workday vaak 'Worker Type' of 'Time Type' genoemd, beschrijft het soort dienstverband dat bij de positie hoort. Dit is een belangrijk attribuut voor personeelsplanning en -beheer. In process mining kun je hiermee het positiebeheerproces voor verschillende typen medewerkers vergelijken. Je kunt bijvoorbeeld onderzoeken of goedkeuringen voor contractors sneller of minder complex zijn dan voor fulltime medewerkers. Dat kan kansen voor procesoptimalisatie zichtbaar maken. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om het positiebeheerproces voor verschillende medewerkercategorieën te vergelijken, zoals fulltime medewerkers en contractors, en zo kansen voor optimalisatie te vinden. Waar je het vindt Beschikbaar als onderdeel van de positiedefinitie, vaak als 'Worker Type' of 'Time Type'. Voorbeelden Vast fulltimeVast parttimeContractor met bepaalde tijd

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Hire to Retire - Position Management-activiteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log moet vastleggen voor een nauwkeurige procesontdekking in Hire to Retire - Position Management.

6 Aanbevolen 7 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Aanvraag voor positie gestart	Dit markeert het begin van de levenscyclus van Position Management. Een aanvraag om een nieuwe positie aan te maken wordt formeel ingediend. Dit wordt vastgelegd als een expliciete gebeurtenis wanneer een gebruiker het business process 'Create Position' in Workday start.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is het belangrijkste startevent van het proces. Door de tijd tussen dit event en de daaropvolgende goedkeuringen te analyseren, meet je de efficiëntie van de volledige cyclus voor het aanmaken van een positie. Waar je het vindt Dit event wordt vastgelegd in de Workday Business Process-eventlogs. Zoek naar de initiatietimestamp van de transactie voor het business process 'Create Position' voor de specifieke Position ID. Vastleggen Event dat wordt vastgelegd bij de start van het business process 'Create Position'. Eventtype explicit
	Attributen van positie gewijzigd	Dit geeft aan dat een of meer attributen van een bestaande positie, zoals de functietitel of afdeling, zijn gewijzigd. Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker het business process 'Edit Position Restrictions' succesvol afrondt.
Waarom dit belangrijk is Veelvuldige wijzigingen kunnen wijzen op invoerfouten, veranderende functies of inefficiënte processen. Analyse van deze activiteit vormt de basis voor het dashboard 'Position Data Rework Analysis' en helpt de datakwaliteit te verbeteren. Waar je het vindt Dit komt uit het voltooiingslog van het business process 'Edit Position Restrictions' of een vergelijkbaar business process in Workday. De audittrail laat zien welke velden zijn gewijzigd. Vastleggen Event dat wordt vastgelegd na succesvolle afronding van het business process 'Edit Position Restrictions'. Eventtype explicit
	Budget goedgekeurd	Een belangrijke mijlpaal waarop de financiële afdeling of budgetmanager bevestigt dat er budget beschikbaar is voor de nieuwe positie. Dit wordt vastgelegd wanneer de aangewezen goedkeurder de budgetgoedkeuringsstap in de business process-flow afrondt.
Waarom dit belangrijk is Budgetgoedkeuring is vaak een groot knelpunt. Door de doorlooptijd van deze specifieke activiteit te meten, kunnen organisaties financiële controles eenvoudiger maken en werving versnellen. Waar je het vindt Dit wordt vastgelegd in de auditgeschiedenis van het business process 'Create Position' in Workday. Het verwijst naar het voltooiingsevent van de budgetgoedkeuringsstap. Vastleggen Voltooiingstimestamp van de financiële of budgetgoedkeuringsstap in de business process-log. Eventtype explicit
	Positie aangemaakt	Deze activiteit markeert het succesvol aanmaken en officieel bestaan van de positie in het Workday-systeem. Het event wordt vastgelegd nadat het business process 'Create Position' succesvol is afgerond.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal die het einde van de goedkeuringsfase en de gereedheid van de positie voor personeelsbezetting markeert. De activiteit is nodig om de totale doorlooptijd van de goedkeuringscyclus als KPI te meten. Waar je het vindt Het event komt uit de voltooiingstimestamp van het business process 'Create Position' in de Workday-eventlogs of audittrail. Vastleggen Event dat wordt vastgelegd na succesvolle afronding van het business process 'Create Position'. Eventtype explicit
	Positie gedeactiveerd	Dit geeft aan dat een positie niet langer actief is en niet kan worden ingevuld. Vaak is dit een voorbereidende stap vóór de formele sluiting. Het is een expliciet event dat wordt vastgelegd na afronding van het business process 'Inactivate Position'.
Waarom dit belangrijk is Deactivering is een belangrijke mijlpaal in de levenscyclus van een positie en verschilt van de definitieve sluiting. De tijd tussen deactivering en sluiting laat zien hoe efficiënt de administratieve opschoning van organisatiestructuren verloopt. Waar je het vindt Dit event wordt vastgelegd in de auditlogs van Workday na succesvolle afronding van het business process 'Inactivate Position'. Vastleggen Event dat wordt vastgelegd na succesvolle afronding van het business process 'Inactivate Position'. Eventtype explicit
	Positie gesloten	Dit is de laatste activiteit in de levenscyclus. De positie wordt definitief uit de organisatie verwijderd. Workday registreert dit event na succesvolle afronding van het business process 'Close Position'.
Waarom dit belangrijk is Als eindevent voor de meeste cases markeert deze activiteit het einde van de levenscyclus van de positie. Dit is belangrijk om de totale procesduur te begrijpen en de formatiegegevens nauwkeurig te houden. Waar je het vindt Afkomstig uit de voltooiingstimestamp van het business process 'Close Position' in de Workday-audittrail of business process-logs. Vastleggen Event dat wordt vastgelegd na afronding van het business process 'Close Position'. Eventtype explicit
	Aanvraag voor positie afgewezen	Deze activiteit staat voor een onsuccesvol einde van de aanvraag om een positie aan te maken, waarbij een goedkeurder de aanvraag heeft afgewezen. Workday registreert dit als de eindstatus 'Denied' van het business process 'Create Position'.
Waarom dit belangrijk is Door afgewezen aanvragen te analyseren, zie je veelvoorkomende redenen voor afwijzing, zoals budgetbeperkingen of afwijkingen van beleid. Daarmee kun je het proces verbeteren en aanvragers beter begeleiden. Waar je het vindt Dit wordt vastgelegd in de eindstatus van de instantie van het business process 'Create Position'. De timestamp van het event is het moment waarop de afwijzing plaatsvond. Vastleggen Event dat wordt vastgelegd wanneer een goedkeurder de actie 'Deny' selecteert binnen een stap van een business process. Eventtype explicit
	Compliance van positie gecontroleerd	Dit geeft aan dat een positie formeel op compliance is gecontroleerd, bijvoorbeeld aan de hand van intern beleid of externe regelgeving. Waarschijnlijk wordt dit vastgelegd als een specifieke 'To Do'- of 'Checklist'-stap binnen een overkoepelend business process.
Waarom dit belangrijk is Door compliancecontroles te volgen, beperk je risico's en zorg je dat organisatiestandaarden worden nageleefd. Deze activiteit ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Position Action Compliance Rate'. Waar je het vindt Dit wordt waarschijnlijk vastgelegd als een afgeronde 'To Do'-stap of specifieke goedkeuringsstap binnen een business process zoals 'Create Position' of 'Edit Position'. Systeemanalyse is nodig om het exacte mechanisme te bevestigen. Vastleggen Voltooiingstimestamp van een compliancegerelateerde goedkeurings- of 'To Do'-stap in de business process-log. Eventtype explicit
	Goedkeuring door HR ingediend	Dit geeft aan dat een HR-partner of HR-vertegenwoordiger de aanvraag voor de positie heeft beoordeeld en goedgekeurd. Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer de HR-goedkeurder de toegewezen stap in het Workday-business process afrondt.
Waarom dit belangrijk is Deze goedkeuring is een belangrijk controlepunt om te zorgen dat de positie aansluit op bedrijfsbeleid en functiehuis. Vertraging hier kan de totale doorlooptijd aanzienlijk verlengen. Waar je het vindt Afkomstig uit de Workday-audittrail voor het relevante business process. Het event is de afronding van de stap 'HR Approval'. Vastleggen Voltooiingstimestamp van de HR-goedkeuringsstap in de business process-log. Eventtype explicit
	Goedkeuring door manager ingediend	Dit staat voor de afronding van de beoordelings- en goedkeuringsstap door de hiring manager of manager van de supervisory organization. Workday legt dit vast als een afzonderlijk voltooiingsevent voor een goedkeuringsstap binnen het business process 'Create Position'.
Waarom dit belangrijk is Dit is een veelvoorkomende vroege mijlpaal en mogelijk knelpunt. Door de benodigde tijd voor deze goedkeuring te volgen, zie je vertragingen in de eerste fase van de workflow voor het aanmaken van een positie. Waar je het vindt Dit komt uit de audittrail van het business process 'Create Position'. Het verwijst naar de afronding van de specifieke stap 'Manager Approval'. Vastleggen Voltooiingstimestamp van de goedkeuringsstap door de manager in de business process-log. Eventtype explicit
	Positie bevroren	Dit staat voor het tijdelijk opschorten van een positie, waardoor deze niet kan worden ingevuld. Het event wordt vastgelegd wanneer een gebruiker het business process 'Freeze Position' in Workday succesvol afrondt.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk voor het beheer van formatie en budgetten. Door te analyseren hoe lang een positie bevroren blijft, zie je waar beslissingen blijven liggen en hoe je de personeelsplanning kunt verbeteren. Waar je het vindt Dit komt uit de afronding van het business process 'Freeze Position'. Het statusveld van de positie wordt door dit event meestal bijgewerkt. Vastleggen Event dat wordt vastgelegd na afronding van het business process 'Freeze Position'. Eventtype explicit
	Positie gedeblokkeerd	Dit is de omgekeerde actie van bevriezen. Een opgeschorte positie wordt weer actief en beschikbaar voor personeelsbezetting. Meestal wordt dit vastgelegd door een wijziging in het statusveld van de positie af te leiden, van 'Frozen' naar 'Active'.
Waarom dit belangrijk is Dit event markeert de oplossing van een bevroren positie. De tijd tussen 'Position Frozen' en dit event is belangrijk voor de KPI 'Frozen Position Resolution Time'. Waar je het vindt Dit kan worden afgeleid uit wijzigingen met ingangsdatum in het statusveld van de positie binnen de historie of auditlog. In sommige configuraties kan het ook een expliciet 'Unfreeze'-event van een business process zijn. Vastleggen Detecteer op basis van de historie met ingangsdatums een wijziging in de positiestatus van 'Frozen' naar 'Active'. Eventtype inferred
	Positie opnieuw ingedeeld	Dit staat voor een formele wijziging van het functieprofiel of de classificatie die aan de positie is gekoppeld. Het event wordt vastgelegd wanneer het business process 'Change Job' voor een specifieke positie succesvol is afgerond.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit helpt bij het begrijpen van reorganisaties of grote veranderingen in verantwoordelijkheden. Door herindelingen te volgen, kun je de ontwikkeling van het personeelsbestand en de stabiliteit van het functiehuis analyseren. Waar je het vindt Afkomstig uit de voltooiingslogs van het business process 'Change Job' wanneer dit op een positie wordt toegepast, niet op een medewerker. Vastleggen Event dat wordt vastgelegd na succesvolle afronding van het business process 'Change Job' voor een positie. Eventtype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit Workday HCM

Stappen

Inloggen op Workday: Log in op je Workday-tenant met een gebruikersaccount dat machtigingen heeft om aangepaste rapporten te maken en toegang heeft tot de vereiste Human Capital Management-data (HCM).
Een aangepast rapport maken: Gebruik de zoekbalk om de taak 'Create Custom Report' te vinden en te openen.
Rapporttype en databron selecteren: Geef het rapport een naam, bijvoorbeeld 'ProcessMind Position Management Events'. Selecteer 'Advanced' als rapporttype. Kies voor de databron 'Business Process Transactions'. Deze bron bevat gedetailleerde informatie op gebeurtenisniveau over stappen in bedrijfsprocessen.
Rapportkolommen definiëren: Voeg op het tabblad 'Columns' de velden toe die kolommen in het event log worden. Koppel Workday-objecten en -velden aan de vereiste attributen. Bijvoorbeeld:
- PositionId: Koppel dit aan 'Position ID' uit de context van het bedrijfsproces.
- EventTime: Koppel dit aan 'Completed Date' of 'Corrected Completed Moment' voor elke stap.
- Gebruiker: Koppel dit aan 'Completed By' voor de transactie.
- PositionStatus, Afdeling, CostCenter, JobFamily: Koppel deze aan de bijbehorende velden van het bedrijfsobject 'Position'.
Berekende velden voor de activiteitsnaam maken: De kern van deze extractie is het vertalen van stappen in bedrijfsprocessen naar gestandaardiseerde activiteitsnamen. Ga naar het menu 'Related Business Objects' en maak een 'Calculated Field'. Gebruik het type 'Evaluate Expression' om een logicastructuur te maken. Bijvoorbeeld:
- Als 'Business Process Type' 'Create Position' is en 'Transaction Status' 'Successfully Completed', retourneer dan de tekst 'Position Created'.
- Als 'Business Process Type' 'Create Position' is, 'Step' gelijk is aan '[Your Manager Approval Step Name]' en 'Status' 'Completed' is, retourneer dan de tekst 'Manager Approval Submitted'.
- Maak een voorwaarde voor elk van de 13 vereiste activiteiten.
Rapportfilters configureren: Voeg op het tabblad 'Filter' prompts en filters toe om de data af te bakenen. Maak een prompt voor 'Completed Date', zodat je een datumreeks kunt selecteren. Voeg een filter toe voor alleen de relevante 'Business Process Types', zoals 'Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position' en 'Close Position'.
Sortering en output verfijnen: Sorteer de resultaten op PositionId en vervolgens op EventTime, zodat de gebeurtenissen per case chronologisch worden weergegeven.
Als webservice inschakelen (RaaS): Ga nadat het rapport correct in de interface draait naar Actions > Web Service > Enable as Web Service. Stel in de opties 'Content Type' in op 'JSON' voor eenvoudigere integratie.
Endpoint beveiligen en testen: Configureer de beveiliging van de webservice om te bepalen welke gebruikers of systemen toegang hebben. Noteer de gegenereerde JSON- of WSDL-URL. Gebruik een tool zoals Postman of een eenvoudig script om het endpoint te testen en te controleren of je data ontvangt.
Extractie automatiseren: Gebruik je integratieplatform of een script om de RaaS-URL volgens een schema aan te roepen. Het script moet de gewenste datumreeks als parameters in het verzoek meesturen.
Formatteren voor ProcessMind: Het script moet de JSON-response van Workday analyseren en omzetten naar een vlak CSV-bestand. Zorg dat de kolomkoppen in de CSV overeenkomen met de vereiste attribuutnamen: PositionId, ActivityName, EventTime, Gebruiker enzovoort.
Uploaden naar ProcessMind: Het uiteindelijke CSV-bestand is klaar om naar ProcessMind te worden geüpload voor analyse.

Configuratie

Rapporttype: Geavanceerd. Dit type is nodig om berekende velden te maken en data uit verschillende bedrijfsobjecten te combineren.
Primaire databron: 'Business Process Transactions'. Deze databron is eventgericht en bevat de benodigde details, zoals status, timestamps en deelnemers, voor elke stap in een bedrijfsproces.
Belangrijkste filters:
- Type bedrijfsproces: Filter het rapport zodat alleen relevante processen worden opgenomen, zoals 'Create Position', 'Close Position', 'Freeze Position', 'Change Job', 'Edit Position Restrictions' en 'Inactivate Position'. Dit is belangrijk voor de prestaties.
- Voltooiingsdatum: Gebruik voor dit veld een filter waarbij gebruikers de periode voor data-extractie kunnen opgeven. We raden aan om te beginnen met 3 tot 6 maanden aan data.
Berekende velden: Je hebt veel 'Evaluate Expression'- en 'Lookup Related Value'-velden nodig om de gestandaardiseerde ActivityName af te leiden en attributen uit het kernobject 'Position' aan de eventstroom toe te voegen.
Uitvoer van de webservice: Configureer de RaaS-uitvoer als JSON. XML is ook beschikbaar, maar JSON is meestal eenvoudiger te verwerken door moderne applicaties.
Machtigingen: De gebruiker die het rapport maakt, heeft beveiligingsmachtigingen nodig voor datadomeinen zoals 'Business Process Transactions', 'Position Management' en 'Worker Data'. De data die door de RaaS-call wordt teruggegeven, wordt beperkt door deze machtigingen.

a Voorbeeldquery sql

/*
 This is a logical representation of the Workday Advanced Report configuration.
 It is built using the Workday Report Writer UI, not by writing code.
 Each 'SELECT' block represents a set of conditions within a single 'Evaluate Expression' calculated field for the 'ActivityName' column.
 The report's primary data source is 'Business Process Transactions'.
*/

// Calculated Field for ActivityName: 'cf_ActivityName'
// Type: Evaluate Expression

// Condition 1: Position Request Initiated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Transaction'.Is First Step = true)
THEN 'Position Request Initiated'
// Column Mapping for this condition:
// PositionId: 'Position' From Business Process -> Position ID
// ActivityName: 'cf_ActivityName' (this calculated field)
// EventTime: 'Business Process' -> Initiation Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 2: Manager Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Manager Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Manager Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 3: HR Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'HR Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'HR Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 4: Budget Approved
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Budget Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Budget Approved'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 5: Position Request Denied
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Denied')
THEN 'Position Request Denied'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By (on the denial step)

// Condition 6: Position Created
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Created'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business process' -> Initiator

// Condition 7: Position Attributes Modified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Attributes Modified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 8: Position Reclassified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Change Job' AND 'Business Process'.Context.Is Position = true AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Reclassified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 9: Position Compliance Reviewed
WHEN ('Business Process Step'.Name CONTAINS 'Compliance Review' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Position Compliance Reviewed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 10: Position Frozen
WHEN ('Business Process'.Type = 'Freeze Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Frozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 11: Position Unfrozen
// Note: This often relies on a different data source, 'Position History', to track status changes.
// If using 'Business Process Transactions', this assumes an 'Unfreeze' BP exists or is part of another BP.
// The example below assumes an 'Edit Position' BP is used to change the status.
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Position'.Is Frozen (Prior) = true AND 'Position'.Is Frozen = false AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Unfrozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 12: Position Deactivated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Inactivate Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Deactivated'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 13: Position Closed
WHEN ('Business Process'.Type = 'Close Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Closed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Default case for the calculated field
ELSE 'Other Activity'

/*
Final Report Structure:
- Data Source: Business Process Transactions
- Columns:
  - Position ID (from Position)
  - cf_ActivityName
  - Event Time (Calculated field to pick correct timestamp based on activity)
  - User (Calculated field to pick correct user)
  - End Time (same as Event Time for discrete events)
  - Position Status (from Position)
  - Reason For Change (from Business Process -> Reason)
  - Department (Supervisory Organization from Position)
  - Cost Center (from Position)
  - Job Family (from Job Profile)
- Filter:
  - Business Process Type IN ('Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position', 'Close Position', ...)
  - Completed Date IS IN [Prompted Date Range]
  - cf_ActivityName IS NOT 'Other Activity'
*/

Stappen

Voorwaarde: maak een aangepast Workday-rapport. Maak voordat je het script uitvoert een aangepast rapport in Workday dat de benodigde data levert. Gebruik de databron 'Business Process Transactions'. Neem de velden op die nodig zijn voor het event log, waaronder Position ID, Business Process Type, Step Name, Status, Effective Date, Completed Date en Initiator. Schakel het rapport in als webservice door op het tabblad 'Advanced' de optie 'Enable as Web Service' te selecteren en configureer de benodigde machtigingen voor je Integration System User (ISU).
Voorwaarde: configureer de Workday-integratiegebruiker. Zorg dat je een Integration System User (ISU) hebt met toegang tot het aangepaste rapport uit de vorige stap. Noteer de gebruikersnaam, het wachtwoord en de gegenereerde JSON-endpoint-URL van RaaS (Reports-as-a-Service) voor het rapport.
Stel de Python-omgeving in. Installeer Python op de machine waarop je de data-extractie uitvoert. Installeer de benodigde bibliotheken met pip: pip install requests pandas.
Configureer het Python-script. Download het meegeleverde Python-script. Open het bestand in een teksteditor en werk de tijdelijke variabelen bovenaan het script bij. Je moet je Workday RaaS-URL, gebruikersnaam en wachtwoord invullen. Stel ook de gewenste START_DATE en END_DATE voor de extractieperiode in.
Begrijp de scriptlogica. Het script meldt zich aan bij Workday, roept de webservice van het aangepaste rapport aan en geeft de periode als parameters mee. Workday retourneert de data in JSON-indeling. Het script verwerkt paginering automatisch als het rapport meer dan één resultatenpagina bevat.
Voer het script uit. Open een terminal of opdrachtprompt, ga naar de map waarin je het script hebt opgeslagen en voer het uit met de opdracht: python workday_extraction.py.
Activiteiten toewijzen. Het script bevat een mappingdictionary (activity_map) die combinaties van Workday-bedrijfsprocessen en stapstatussen vertaalt naar de gestandaardiseerde activiteitsnamen die ProcessMind nodig heeft. Mogelijk moet je de sleutels in deze dictionary aanpassen aan de exacte namen van bedrijfsprocessen in jouw Workday-tenant.
Transformeer de data. Het script doorloopt elk record uit het Workday-rapport. Het past de activiteitenmapping toe, haalt de benodigde attributen op en formatteert de timestamps correct. Elk geldig event wordt aan een lijst toegevoegd.
Genereer de uitvoer. Nadat alle data is verwerkt, zet het script de lijst met events om in een pandas DataFrame. Zo krijgt de data een tabelstructuur met de vereiste kolomnamen: PositionId, ActivityName, EventTime, User en andere kolommen.
Exporteer een CSV voor ProcessMind. Het script slaat de uiteindelijke DataFrame op in een CSV-bestand met de naam position_management_event_log.csv. Dit bestand gebruikt UTF-8 en kan zonder verdere aanpassingen naar ProcessMind worden geüpload.

Configuratie

Aangepast Workday-rapport (RaaS): De primaire databron is een aangepast Workday-rapport dat als webservice is ingeschakeld. Dit rapport moet zijn gebaseerd op de databron 'Business Process Transactions'.
Rapportvelden: Het rapport moet velden bevatten zoals Position ID, Business Process Definition, Business Process Step, Transaction Status, Effective Timestamp, Completion Timestamp, Initiator en andere benodigde attributen, zoals Cost Center of Supervisory Organization.
Integration System User (ISU): Voor authenticatie heb je een ISU met gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Deze gebruiker moet deel uitmaken van een beveiligingsgroep die toegang heeft tot het webservice-endpoint van het aangepaste rapport.
Periode: Het script gebruikt de parameters START_DATE en END_DATE. Voor de eerste extractie raden we een periode van 3 tot 6 maanden aan. Zo blijft de hoeveelheid data beheersbaar en verloopt de uitvoering sneller. Voor volgende extracties kun je een kortere delta-periode gebruiken.
API-endpoint: Het script heeft de JSON-endpoint-URL van het aangepaste rapport nodig. Je vindt deze op het tabblad 'Web Service' van de rapportdefinitie in Workday.
Activiteitenmapping: De logica van het script gebruikt een configureerbare mapping van Workday-procesnamen en statussen naar de uiteindelijke activiteitsnamen. Mogelijk moet je deze aanpassen aan de specifieke configuratie van de Workday-bedrijfsprocessen.

a Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday RaaS endpoint, username, and password
WORKDAY_RAAS_URL = class="hl-string">'[Your_Workday_RaaS_JSON_Endpoint_URL]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_ISU_Username]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_ISU_Password]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Mapping --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># This dictionary maps Workday processes and statuses to standardized activity names.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The keys are tuples: (class="hl-string">'Business Process Name', class="hl-string">'Step Name / Status').
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MAY need to adjust the class="hl-string">'Business Process Name' to match your Workday configuration.
activity_map = {
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Initiation Step'): class="hl-string">'Position Request Initiated',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Manager Approval'): class="hl-string">'Manager Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'HR Approval'): class="hl-string">'HR Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Budget Approval'): class="hl-string">'Budget Approved',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Denied'): class="hl-string">'Position Request Denied',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Created',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Attributes Modified',
    (class="hl-string">'Change Job', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Reclassified',
    (class="hl-string">'Freeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Frozen',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming a business process exists for this. If not, this requires a different approach.
    (class="hl-string">'Unfreeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Unfrozen',
    (class="hl-string">'Inactivate Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Deactivated',
    (class="hl-string">'Close Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Closed',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping a class="hl-string">'To Do' step within a parent process for compliance review
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed'
}

def get_activity_name(process, step, status):
    class="hl-string">"""Determines the activity name based on the mapping."""
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Denied and successful completion are based on the overall process status
    if status == class="hl-string">'Denied':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Denied'))
    if status == class="hl-string">'Successfully Completed':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Successfully Completed'))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Other activities are based on specific steps
    return activity_map.get((process, step))

def fetch_workday_data():
    class="hl-string">"""Fetches data from the Workday RaaS endpoint with pagination."""
    all_entries = []
    page = 1
    while True:
        params = {
            class="hl-string">'format': class="hl-string">'json',
            class="hl-string">'page': page,
            class="hl-string">'StartDate': fclass="hl-string">'{START_DATE}T00:00:00Z',
            class="hl-string">'EndDate': fclass="hl-string">'{END_DATE}T23:59:59Z'
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching page {page}...")
        try:
            response = requests.get(
                WORKDAY_RAAS_URL,
                auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD),
                params=params
            )
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            entries = data.get(class="hl-string">'Report_Entry', [])
            if not entries:
                print(class="hl-string">"No more entries found. Concluding fetch.")
                break
            all_entries.extend(entries)
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if this is the last page
            if len(entries) < data.get(class="hl-string">'Report_Data', {}).get(class="hl-string">'Page_Size', 1000):
                 break
            page += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday: {e}")
            break
        except ValueError:
            print(class="hl-string">"Error parsing JSON response. Check the URL and credentials.")
            print(class="hl-string">"Response text:", response.text)
            break

    print(fclass="hl-string">"Total entries fetched: {len(all_entries)}")
    return all_entries

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save data."""
    report_entries = fetch_workday_data()
    if not report_entries:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    event_log = []
    for entry in report_entries:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming your RaaS report column names are aliased for clarity
        process_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessType')
        step_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessStep')
        status = entry.get(class="hl-string">'TransactionStatus')
        position_id = entry.get(class="hl-string">'PositionID')
        
        activity = get_activity_name(process_name, step_name, status)
        
        if not activity or not position_id:
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Skip records that don't map to a required activity or have no Position ID

        event_log.append({
            class="hl-string">'PositionId': position_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime', entry.get(class="hl-string">'EffectiveDateTime')),
            class="hl-string">'EndTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime'),
            class="hl-string">'User': entry.get(class="hl-string">'InitiatorName'),
            class="hl-string">'PositionStatus': entry.get(class="hl-string">'PositionStatus'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this field is in the report
            class="hl-string">'ReasonForChange': entry.get(class="hl-string">'Reason'),
            class="hl-string">'Department': entry.get(class="hl-string">'SupervisoryOrganization'),
            class="hl-string">'CostCenter': entry.get(class="hl-string">'CostCenter'),
            class="hl-string">'JobFamily': entry.get(class="hl-string">'JobFamily')
        })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No processable events found after mapping. Exiting.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'], errors=class="hl-string">'coerce')
    df.dropna(subset=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    final_columns = [
        class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'User', class="hl-string">'EndTime', 
        class="hl-string">'PositionStatus', class="hl-string">'ReasonForChange', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CostCenter', class="hl-string">'JobFamily'
    ]
    df = df.reindex(columns=final_columns)

    output_filename = class="hl-string">'position_management_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Stappen

Controleer of het gekozen middleware- of ETL-platform, zoals MuleSoft, Boomi of Informatica, een gelicentieerde Workday-connector heeft en of de integratieruntime Workday kan bereiken. Regel via de Workday-beheerder de benodigde gegevens voor de Integration System User, toewijzingen aan beveiligingsgroepen, machtigingen voor rapporten of API's en de endpointconfiguratie van de tenant.
Bepaal in Workday welke goedgekeurde bronrapporten of API's bedrijfsgeschiedenis, voltooide goedkeuringsstappen, positieattributen, statuswijzigingen, verwijzingen naar medewerkers of gebruikers en effectieve timestamps beschikbaar maken. Gebruik [Configure based on your system] voor de exacte namen van rapporten of API's, omdat deze per tenantconfiguratie verschillen. Zorg dat de bron Position ID en voldoende context van het bedrijfsproces bevat om alle vereiste activiteiten van elkaar te onderscheiden.
Configureer de connector in het middlewareplatform met de Workday-tenantverbinding, authenticatiemethode, time-out voor aanvragen, paginering, retrybeleid en parameters voor incrementele extractie. Gebruik [Your start date] en [Your end date] als datumparameters en pas goedgekeurde filters voor bedrijf of supervisory organization toe.
Haal de brondatasets op naar stagingobjecten in het middlewareplatform. Bewaar bron-ID's, eventtimestamps, voltooiingstimestamps, actor-ID's, positiestatus, reden, afdeling, cost center, job family, naam van het bedrijfsproces, stapnaam, stapstatus en positieattributen met ingangsdatum. Laat ProcessMind geen events afleiden.
Transformeer de gestagede data naar één eventrij voor elke expliciet ondersteunde activiteit. Koppel de start van het bronbedrijfsproces aan Position Request Initiated, voltooide goedkeuringsstappen van manager, HR en budget aan de bijbehorende activiteiten, een afgewezen eindstatus aan Position Request Denied, een succesvol afgerond Create Position-proces aan Position Created en succesvolle afronding van de genoemde positie-wijzigingsprocessen aan de bijbehorende activiteiten. Neem een compliance review alleen op als er een expliciet voltooid To Do- of Checklist-item beschikbaar is. Neem Position Unfrozen alleen op als de bron tijdens de extractietransformatie expliciet een statustransitie van Frozen naar Active registreert.
Voer de volledige SQL-transformatie uit in het queryveld op de gestagede bronweergaven. Vervang alleen de tijdelijke aanduidingen voor verbinding, inloggegevens, datums en bedrijfsspecifieke waarden. De bronweergaven en bronkolommen in de query zijn professionele tijdelijke aanduidingen. Vervang ze door de werkelijke objecten en velden die de geconfigureerde Workday-connector beschikbaar maakt.
Controleer of PositionId, ActivityName en EventTime voor elke uitvoerrij zijn ingevuld, of timestamps naar één afgesproken tijdzone zijn genormaliseerd en of dubbele bronrecords zijn verwijderd op basis van de bron-eventidentifier of een gedocumenteerde samengestelde sleutel. Bewaar User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter en JobFamily als deze beschikbaar zijn.
Exporteer het resultaat als UTF-8-CSV of een ander door ProcessMind ondersteund eventlogformaat. Gebruik PositionId als case-ID, ActivityName als activiteitenkolom en EventTime als eventtimestamp. Neem de aanbevolen attributen op als extra kolommen, behoud één rij per event en upload het bestand naar ProcessMind. Verwacht niet dat ontbrekende activiteiten automatisch worden afgeleid.

Configuratie

Connector: Configureer de goedgekeurde Workday-connector in MuleSoft, Boomi, Informatica of het gekozen ETL-platform. De exacte connectorbewerkingen, rapportnamen en API-bronnen hangen af van de tenant en de connectorversie.
Bronconfiguratie: Gebruik [Configure based on your system] voor de Workday-rapporten of API's die bedrijfsproces-events, goedkeuringsstappen, historische positiestatussen en positieattributen met ingangsdatum beschikbaar maken.
Periode: Begin met 3 tot 6 maanden aan voltooide events. Breid de periode pas uit nadat je runtime, paginering, bronretentie en de limieten voor ProcessMind-inname hebt gecontroleerd.
Incrementeel laden: Gebruik EventTime of de timestamp waarop het bron-event is gewijzigd als watermark. Laat een kleine overlap tussen runs en verwijder dubbele records op basis van de bron-eventidentifier of een gedocumenteerde samengestelde sleutel.
Vereiste uitvoerkolommen: PositionId, ActivityName en EventTime moeten aanwezig en ingevuld zijn. PositionId is de case-ID.
Aanbevolen uitvoerkolommen: User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter en JobFamily.
Activiteitenfilters: Filter op de geconfigureerde namen van de bedrijfsprocessen Create Position, Edit Position Restrictions, Change Job, Freeze Position, Inactivate Position en Close Position, plus de geconfigureerde compliance To Do- of Checklist-stap. Gebruik de exacte tenantwaarden en ga niet uit van vaste labels.
Statusverwerking: Haal Position Unfrozen alleen op uit een expliciet beschikbare statustransitie van Frozen naar Active. Maak geen event aan alleen omdat de huidige status Active is.
Prestaties: Schakel paginering van de connector, begrensde datumfilters, filtering aan de bronzijde, parallelle extractie waar ondersteund en incrementele verwerking in staging in. Vermijd onbeperkte extracties van de volledige tenant.
Beveiliging: De integratiegebruiker heeft machtigingen nodig om bedrijfsgeschiedenis, goedkeuringsstappen, positiegegevens, historische statussen, organisatieattributen en gebruikersverwijzingen te lezen. De Workday-beheerder moet de beveiligingsdomeinen en toegang tot rapporten goedkeuren.
Voorwaarden: Controleer de licentie voor de Workday-connector, de middleware-runtime, veilige opslag van inloggegevens, netwerktoegang, beschikbaarheid van het bronrapport of de bron-API en importmachtigingen voor ProcessMind.

a Voorbeeldquery sql

WITH source_events AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Business Process Name] AS BusinessProcessName,
        [Step Name] AS StepName,
        [Step Status] AS StepStatus,
        [Event Type] AS EventType,
        [Event Timestamp] AS SourceEventTime,
        [Completion Timestamp] AS SourceEndTime,
        [Performed By] AS SourceUser,
        [Position Status] AS SourcePositionStatus,
        [Reason] AS SourceReasonForChange,
        [Department] AS SourceDepartment,
        [Cost Center] AS SourceCostCenter,
        [Job Family] AS SourceJobFamily,
        [Previous Position Status] AS PreviousPositionStatus,
        [Source Event ID] AS SourceEventId
    FROM [Your Workday staged event source]
    WHERE [Event Timestamp] >= CAST('[Your start date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[Your end date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Position ID] IS NOT NULL
),
position_attributes AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Position Status] AS PositionStatus,
        [Reason] AS ReasonForChange,
        [Department] AS Department,
        [Cost Center] AS CostCenter,
        [Job Family] AS JobFamily
    FROM [Your Workday staged position attribute source]
),
normalized_events AS (
    SELECT
        s.PositionId,
        'Position Request Initiated' AS ActivityName,
        s.SourceEventTime AS EventTime,
        s.SourceEndTime AS EndTime,
        s.SourceUser AS User,
        COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus) AS PositionStatus,
        s.SourceReasonForChange AS ReasonForChange,
        COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department) AS Department,
        COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter) AS CostCenter,
        COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily) AS JobFamily,
        s.SourceEventId AS SourceEventId
    FROM source_events s
    LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position'
      AND (s.EventType = 'Initiated' OR s.StepName = 'Create Position')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Manager Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Manager Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'HR Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'HR Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Budget Approved', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Budget Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Request Denied', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND (s.StepStatus = 'Denied' OR s.EventType = 'Denied')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Created', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepStatus = 'Completed' AND s.EventType = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Attributes Modified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Edit Position Restrictions' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Reclassified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Change Job' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Compliance Reviewed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.StepStatus = 'Completed' AND (s.StepName = 'Compliance Review' OR s.StepName = 'Compliance Checklist' OR s.StepName = 'Compliance To Do')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Frozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Freeze Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Unfrozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.PreviousPositionStatus = 'Frozen' AND s.SourcePositionStatus = 'Active'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Deactivated', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Inactivate Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Closed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Close Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
),
deduplicated_events AS (
    SELECT
        PositionId,
        ActivityName,
        EventTime,
        EndTime,
        User,
        PositionStatus,
        ReasonForChange,
        Department,
        CostCenter,
        JobFamily,
        ROW_NUMBER() OVER (
            PARTITION BY PositionId, ActivityName, EventTime, COALESCE(SourceEventId, '')
            ORDER BY EndTime DESC NULLS LAST
        ) AS duplicate_rank
    FROM normalized_events
)
SELECT
    PositionId,
    ActivityName,
    EventTime,
    EndTime,
    User,
    PositionStatus,
    ReasonForChange,
    Department,
    CostCenter,
    JobFamily
FROM deduplicated_events
WHERE duplicate_rank = 1
  AND PositionId IS NOT NULL
  AND ActivityName IS NOT NULL
  AND EventTime IS NOT NULL
ORDER BY PositionId, EventTime, ActivityName;

Klaar om te beginnen?

Met deze datatemplate heb je alles wat je nodig hebt om je positiebeheerproces te verbeteren. Gebruik je Workday HCM-data vandaag nog voor een helderder overzicht en efficiëntere processen.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Optimaliseer Workday HCM Hire to Retire-positiebeheer nu

Vind inefficiënties en verkort de doorlooptijd van je positiebeheer met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Start je gratis proefperiode van 14 dagen.

Jouw datatemplate voor Hire to Retire - positiebeheer

Jouw datatemplate voor Hire to Retire - positiebeheer

Hire to Retire - Position Management-attributen

Hire to Retire - Position Management-activiteiten

Extractiegidsen

Extractie via Workday Custom Report as a Service (RaaS)

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script met de Workday Web Services (WWS) API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Middleware- of ETL-platform met Workday-connector

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Klaar om te beginnen?

Optimaliseer Workday HCM Hire to Retire-positiebeheer nu

Jouw datatemplate voor Hire to Retire - positiebeheer

Jouw datatemplate voor Hire to Retire - positiebeheer

Hire to Retire - Position Management-attributen

Hire to Retire - Position Management-activiteiten

Extractiegidsen

Extractie via Workday Custom Report as a Service (RaaS)

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script met de Workday Web Services (WWS) API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Middleware- of ETL-platform met Workday-connector

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Klaar om te beginnen?

Optimaliseer Workday HCM Hire to Retire-positiebeheer nu

We respecteren je privacy