> Continue procesverbetering > Van vastlegging tot rapportage journaalpost

Verbeter je Record-to-Report-proces voor journaalposten

Optimaliseer je journaalpostproces met onze 6-stappengids.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Record-to-Report-proces voor journaalposten
Van vastlegging tot rapportage - journaalpost
Elk systeem
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (8) Doelen (8) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Efficiëntie verbeteren in je proces van vastlegging tot rapportage en journaalposten

ProcessMind helpt je verborgen knelpunten en herstel­lussen in je Record-to-Report-proces voor journaalposten zichtbaar te maken. Zie waar handmatige interventies voor vertraging zorgen en breng compliancerisico's in kaart. Ons platform geeft je de inzichten die je nodig hebt om je bedrijfsvoering efficiënter te maken en de prestaties van je systeem te verbeteren.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Het Record to Report-proces voor journaalposten is belangrijk voor betrouwbare financiële rapportage. Toch verbergt de complexiteit ervan vaak inefficiënties en compliancerisico's. ProcessMind maakt het volledige proces zichtbaar, van de eerste aanvraag of automatische generatie tot de uiteindelijke boeking in je grootboek. Door rechtstreeks verbinding te maken met de transactielogs van je bronsysteem reconstrueert ProcessMind elke stap in je journaalpostproces. Het maakt daarbij niet uit of de journaalpost uit je ERP, een maatwerkapplicatie of handmatige invoer komt. Deze analyse laat het werkelijke procesverloop zien en brengt alle varianten, knelpunten en handmatige ingrepen aan het licht die de efficiëntie en nauwkeurigheid beïnvloeden. Je ziet elke stap, betrokkene en systeeminteractie. Zo begrijp je de doorlooptijd per fase, zie je waar boekingen de meeste tijd doorbrengen en vind je de precieze oorzaken van vertraging.

Journaalposten zijn belangrijk, maar kennen vaak problemen die een snelle en nauwkeurige financiële afsluiting in de weg staan. Denk aan lange doorlooptijden door inefficiënte goedkeuringsworkflows, veel handmatige correcties die fouten en herwerk veroorzaken en een gebrek aan standaardisatie tussen afdelingen of regio's. Ook compliance met interne beleidsregels en externe regelgeving, zoals functiescheiding, blijft lastig als je geen duidelijk zicht hebt op elke handeling. De analytics van ProcessMind gaan verder dan rapportage alleen. Ze brengen de oorzaken van deze problemen in beeld. Zo signaleert het platform ongeautoriseerde toegang of activiteiten, laat het stappen zien die steeds tot fouten leiden en maakt het de impact van herwerk meetbaar. Door afwijkingen van je ideale procesmodel zichtbaar te maken, begrijp je waarom sommige boekingen vertraging oplopen, waarom andere meerdere beoordelingen nodig hebben en waar je team tijd aan besteedt die weinig oplevert. Je hoeft daarvoor niets aan je bestaande systeem te wijzigen.

Met ProcessMind haal je meer uit je Record to Report-proces voor journaalposten. Je verhoogt de efficiëntie door goedkeuringsprocessen te verbeteren, overbodige handmatige stappen te verwijderen en terugkerende taken met veel handwerk te automatiseren. De nauwkeurigheid neemt toe doordat ProcessMind foutgevoelige stappen aanwijst. Je kunt dan gerichte training of systeemverbeteringen inzetten om herwerk te verminderen en boekingen meteen goed vast te leggen. Continue monitoring versterkt je compliance. Afwijkingen van beleidsregels worden automatisch gemarkeerd en belangrijke controles, zoals functiescheiding, worden beter nageleefd. Zo ben je beter voorbereid op audits. Uiteindelijk helpt ProcessMind je financiële afsluiting te versnellen door dit belangrijke proces te verbeteren, bedrijfskosten te verlagen en betrouwbare, controleerbare data te leveren voor betere beslissingen.

Aan de slag gaan met ProcessMind is eenvoudig en past binnen je bestaande infrastructuur. Ons platform werkt met alle systemen en maakt rechtstreeks verbinding met je ERP of andere financiële systemen via een eenvoudige data-extractietemplate. Zo laad je journaalpostdata snel in, zonder complexe integraties of lange implementatietrajecten. Zodra je data is geladen, bouwt ProcessMind automatisch een interactief procesmodel. Je krijgt meteen zicht op je huidige bedrijfsvoering. Begin vandaag met een efficiënter, nauwkeuriger en compliant Record to Report-proces voor journaalposten.

Van vastlegging tot rapportage Journaalpost Process mining Financiële optimalisatie Compliance Efficiëntie ERP-proces Financiële boekhouding R2R Grootboek Financiële afsluiting Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Veel journaalposten blijven lang in goedkeuringswachtrijen hangen. Dat heeft direct gevolgen voor de snelheid van de financiële afsluiting. Rapportagedeadlines schuiven op, beslissingen worden uitgesteld en de druk op financiële teams neemt toe tijdens belangrijke periodes aan het einde van de maand.

ProcessMind laat precies zien waar journaalposten vastlopen en welke goedkeurders of procesfasen vertraging veroorzaken. Door de tijd tussen indienen en goedkeuren te analyseren, maakt ProcessMind knelpunten zichtbaar en meet het de impact ervan. Zo kun je gerichte verbeteringen in je workflow doorvoeren.

Een hoog percentage afgewezen journaalposten wijst op onderliggende problemen bij het aanmaken of beoordelen. Dat leidt tot veel herwerk. Elke afwijzing kost extra tijd voor correcties en opnieuw indienen. Daardoor duurt de Record-to-Report-cyclus langer en gaat waardevolle capaciteit verloren.

ProcessMind brengt alle procespaden met afwijzingen en opnieuw ingediende posten in kaart en maakt de omvang en frequentie van dit herwerk meetbaar. Het platform vindt veelvoorkomende oorzaken, zoals specifieke gebruikers of boekingstypen. Zo kun je gerichte training of proceswijzigingen inzetten om fouten te verminderen.

Journaalposten van hetzelfde type volgen vaak verschillende, niet-officiële routes door het goedkeurings- en boekingsproces. Door dit gebrek aan standaardisatie ontstaan inefficiënties en meer kans op fouten. Ook wordt het lastiger om compliance met interne beleidsregels of wettelijke richtlijnen af te dwingen.

ProcessMind ontdekt automatisch alle procesvarianten van je journaalposten en vergelijkt ze met de ideale route. Het platform markeert afwijkingen, zoals overgeslagen goedkeuringsstappen of ongeautoriseerde activiteiten. Zo krijg je een duidelijk auditspoor en kun je gestandaardiseerde, compliant workflows afdwingen.

Betrokkenen hebben vaak geen realtime zicht op de huidige status en voortgang van journaalposten. Daardoor zijn veel handmatige navragen nodig, kun je mogelijke vertragingen niet proactief aanpakken en houd je minder grip op een belangrijk financieel proces.

ProcessMind geeft je een visuele end-to-end-weergave van de levenscyclus van elke journaalpost, met alle activiteiten en hun volgorde. Je kunt boekingen realtime volgen, de huidige fase begrijpen en precies zien waar ze zich in de workflow bevinden. Zo verandert onzekerheid in een helder operationeel overzicht.

Ook nadat journaalposten volledig zijn goedgekeurd, duurt het vaak nog lang voordat ze officieel in het grootboek worden geboekt. Hierdoor ontstaat een verschil tussen de goedkeuringsstatus en de financiële administratie. Dat beperkt het realtime overzicht en vertraagt de afsluiting.

ProcessMind meet precies de tijd tussen de laatste goedkeuring en de boeking voor elke journaalpost. Deze analyse maakt structurele vertragingen zichtbaar en helpt je de overdracht van goedkeuring naar boeking te verbeteren, zodat je financiële administratie sneller wordt bijgewerkt.

Financiële teams besteden veel tijd aan handmatige correcties of terugboekingen van journaalposten nadat deze zijn geboekt. Dit reactieve werk kost geld en vergroot de kans op fouten. Bovendien gaat er tijd verloren die je aan belangrijkere activiteiten kunt besteden en wordt het opstellen van de financiële overzichten vertraagd.

ProcessMind brengt de frequentie en aard van aanpassingen en terugboekingen na de boeking in kaart. Door deze gebeurtenissen te koppelen aan eerdere activiteiten en attributen, zoals de gebruiker die de post heeft aangemaakt of het type post, maakt het de oorzaken van fouten zichtbaar. Zo kun je gericht maatregelen nemen om de nauwkeurigheid te verbeteren.

Sommige medewerkers of teams hebben voortdurend te veel werk aan het controleren en goedkeuren van journaalposten, terwijl anderen capaciteit over hebben. Deze disbalans leidt bij sommigen tot overbelasting, wisselende verwerkingssnelheden en bottlenecks in belangrijke fasen van de financiële afsluiting.

ProcessMind analyseert de verdeling van taken over alle gebruikers en teams die bij het journaalpostproces betrokken zijn. Je ziet de werkdruk en doorlooptijden per persoon. Daarmee kunnen managers taken opnieuw verdelen, de inzet van medewerkers verbeteren en de totale verwerkingscapaciteit verhogen.

Journaalposten worden na de boeking niet altijd op tijd gereconcilieerd. Daardoor ontstaat een achterstand die de financiële afsluiting ingewikkelder maakt en het risico op afwijkingen verhoogt. Door vertraagde reconciliatie blijven mogelijke fouten langer onopgemerkt en kost het meer moeite om ze op te lossen.

ProcessMind meet de tijd tussen het boeken van een post en de uiteindelijke reconciliatie. Het maakt zichtbaar welke typen journaalposten, rekeningen of bronnen steeds vertraging oplopen. Zo kunnen financiële teams de oorzaken gericht aanpakken en de afsluiting versnellen.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Trage goedkeuringen zijn een belangrijke oorzaak van vertraagde financiële afsluitingen. Ze veroorzaken bottlenecks in de bedrijfsvoering en vertragen zakelijke beslissingen. Dit doel richt zich op het sterk verkorten van de tijd die posten op controle wachten, zodat financiële rapportages sneller beschikbaar zijn en je organisatie wendbaarder wordt.

ProcessMind maakt de specifieke bottlenecks in je goedkeuringsworkflow zichtbaar, ongeacht het bronsysteem. Het identificeert gebruikers of groepen die vertraging veroorzaken en laat afwijkingen van standaard goedkeuringsroutes zien. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren, zoals workflowautomatisering of een andere verdeling van taken.

Een hoog afwijzingspercentage bij journaalposten wijst op inefficiënties in het proces. Het kost waardevolle tijd en capaciteit aan herstelwerk. Dit doel richt zich op een betere kwaliteit in één keer, door het aantal posten dat voor correctie wordt teruggestuurd te beperken. Dat verbetert de nauwkeurigheid van de data en maakt de financiële afsluiting soepeler.

ProcessMind brengt de oorzaken van afwijzingen in kaart door veelvoorkomende fouten, patronen in ontbrekende documentatie en goedkeurders met relatief veel afwijzingen te analyseren. Je krijgt een datagedreven beeld van de redenen voor afwijzing, zodat je gerichte training kunt geven of richtlijnen voor het indienen kunt verbeteren.

Afwijkingen in het proces vergroten de risico’s voor compliance en audits. Ze kunnen leiden tot financiële boetes en het vertrouwen in je rapportages aantasten. Dit doel richt zich op het herkennen en beperken van activiteiten die niet aan de regels voldoen. Zo volgen alle posten het interne beleid en de externe regelgeving en worden de financiële controles sterker.

ProcessMind geeft je een röntgenbeeld van het werkelijke journaalpostproces. Het markeert automatisch situaties waarin activiteiten worden overgeslagen, in de verkeerde volgorde worden uitgevoerd of vereiste documentatie ontbreekt. Zo kun je compliancehiaten vroeg herkennen en het proces beter bewaken.

Een ondoorzichtig journaalpostproces maakt het lastig om de actuele status van een post te bepalen. Dat leidt tot vertragingen en inefficiënte communicatie. Dit doel geeft je een helder, realtime beeld van elke fase in de levenscyclus van een journaalpost. Zo verbeter je de verantwoordelijkheid en kun je eerder bijsturen.

ProcessMind levert voor elke case een complete, visuele kaart van het werkelijke journaalpostproces. Je kunt de actuele status, verantwoordelijke en verstreken tijd van elke post volgen. Daardoor is er minder onzekerheid en zijn handmatige statusupdates minder vaak nodig.

Na goedkeuring moeten journaalposten snel worden geboekt om de financiële administratie actueel te houden. Vertraging tussen goedkeuring en boeking kan financiële overzichten vertekenen en de afsluiting verlengen. Dit doel richt zich op het sterk verkorten van deze wachttijd, zodat financiële data sneller in het grootboek staat.

ProcessMind meet precies de tijd tussen de goedkeurings- en boekingsactiviteiten voor elke journaalpost. Het maakt zichtbaar waardoor vertraging ontstaat, bijvoorbeeld door systeemwachtrijen, handmatige overdrachten of beperkte capaciteit. Zo kunnen organisaties de laatste stappen van het proces verbeteren.

Verschillende verwerkingsroutes voor vergelijkbare journaalposten leiden tot onvoorspelbare doorlooptijden, compliance-risico’s en inefficiënties in de bedrijfsvoering. Standaardisatie betekent dat posten een vooraf bepaalde, optimale workflow volgen. Dat verbetert de beheersing, controleerbaarheid en voorspelbaarheid van het proces.

ProcessMind brengt alle werkelijke routes van journaalposten visueel in kaart en vergelijkt ze met ideale procesmodellen. Het laat zien waar afwijkingen ontstaan en meet hun effect op tijd en kosten. Met dit overzicht kun je best practices beter toepassen en zorgen dat posten aan standaardwerkinstructies voldoen.

Een ongelijke verdeling van werk binnen een team kan leiden tot bottlenecks, overbelasting en vertraagde verwerking van journaalposten. Dit doel richt zich op een betere balans in de werkdruk, zodat je capaciteit goed inzet, de verwerkingscapaciteit stabiel blijft en piekdruk afneemt.

ProcessMind analyseert gebruikers- en activiteitsdata om patronen in de werkdruk van medewerkers en teams zichtbaar te maken. Het identificeert gebruikers die structureel overbelast of onderbenut zijn. Zo zie je waar taken anders kunnen worden verdeeld of gerichte training nodig is, voor een eerlijkere en productievere werkomgeving.

Veelvuldige terugboekingen na het boeken wijzen op fouten eerder in het proces of tekortkomingen in de werkwijze. Ze veroorzaken onnodig herstelwerk en beïnvloeden de financiële nauwkeurigheid. Dit doel richt zich op verwerking die in één keer goed is, zodat posten vóór het boeken correct en volledig zijn en latere correcties niet nodig zijn.

ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van een journaalpost en identificeert terugboekingen na de boeking. Door deze gebeurtenissen te koppelen aan eerdere activiteiten en attributen, maakt ProcessMind specifieke foutmomenten en veelvoorkomende invoerfouten zichtbaar. Zo kun je gericht ingrijpen.

De 6-stappengids voor het optimaliseren van processen voor journaalposten

1

Data verbinden en ontdekken
2

De huidige processtatus in kaart brengen
3

Bottlenecks in het proces identificeren
4

Oorzaken analyseren
5

Verbeteringen ontwerpen en plannen
6

Voortgang monitoren en bijsturen
1

Data verbinden en ontdekken

Wat je moet doen

Extraheer event logs uit je ERP-systeem of andere relevante bronnen. Controleer of de data case-ID’s, activiteitsnamen en timestamps bevat, zodat je het proces nauwkeurig kunt reconstrueren.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Betrouwbare data vormt de basis voor nauwkeurige procesinzichten. Zonder een volledig en kwalitatief goed event log zijn alle volgende analyses en verbeteracties gebaseerd op aannames.

Verwacht resultaat

Een volledig en nauwkeurig event log van het proces voor journaalposten, klaar voor gedetailleerde procesmapping en analyse.

WAT JE KRIJGT

Krijg helder inzicht in je journaalpostproces

ProcessMind laat zien hoe je Record-to-Report-proces voor journaalposten in de praktijk verloopt. Je ziet inefficiënties en compliancerisico's, zodat je betere beslissingen kunt nemen.
  • Visualiseer je werkelijke procesflow
  • Breng verborgen knelpunten en vertragingen in kaart
  • Ontdek de oorzaken van inefficiënties
  • Verbeter procescompliance en kwaliteit
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Efficiëntere verwerking van journaalposten

Process mining voor Record-to-Report, journaalposten, maakt belangrijke bottlenecks en inefficiënties zichtbaar en leidt zo tot duidelijke verbeteringen. Organisaties gebruiken deze inzichten om workflows te verbeteren en handmatig werk te verminderen. Daardoor worden financiële rapportages sneller en nauwkeuriger.

0 %
Snellere goedkeuringen

Kortere doorlooptijd van goedkeuringen

Identificeer en verwijder bottlenecks in de goedkeuringsworkflow voor journaalposten. Zo krijg je sneller akkoord en beperk je vertragingen in de financiële afsluiting.
0 %
Minder herstelwerk en afwijzingen

Minder afgewezen of opnieuw bewerkte posten

Door de oorzaken van afwijzingen zichtbaar te maken, kunnen organisaties de datakwaliteit en nauwkeurigheid van inzendingen verbeteren. Dat vermindert herstelwerk en handmatige inspanning aanzienlijk.
0 percentage points
Betere naleving van het proces

Beter volgen van vastgelegde regels

Process mining helpt standaardwerkinstructies te handhaven. Journaalposten volgen daardoor de juiste route, wat de voorbereiding op audits en naleving van regelgeving verbetert.
0 days
Snellere boeking van journaalposten

Kortere tijd tot het grootboek

Verkort de tijd tussen goedkeuring van een journaalpost en de daadwerkelijke boeking in het grootboek. Zo zijn financiële rapportages sneller klaar en zijn financiële overzichten eerder beschikbaar.
0 %
Minder terugboekingen van journaalposten

Minder correcties van fouten na de boeking

Als je begrijpt waardoor aanpassingen na de boeking ontstaan, kun je eerder corrigeren. Dat verbetert de nauwkeurigheid en vermindert de behoefte aan kostbare en tijdrovende terugboekingen.
0 %
Kortere end-to-enddoorlooptijd

Kortere totale procesduur

Door bottlenecks in het volledige journaalpostproces te identificeren en weg te nemen, verkort je de tijd van de start tot de uiteindelijke boeking aanzienlijk. Dat verbetert de totale efficiëntie.

De resultaten verschillen afhankelijk van de complexiteit van je journaalpostprocessen en de kwaliteit van je systeemdata. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die bij verschillende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid dit uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van één journaalpost. Deze dient als primaire case-identificatie om de volledige levenscyclus van een journaalpost te volgen, van aanmaak tot boeking of terugboeking.

Waarom dit belangrijk is

Deze ID is essentieel om de volledige levenscyclus van elke journaalpost te volgen en processtromen, doorlooptijden en variaties te analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of taak die op een bepaald moment in het journaalpostproces plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit bepaalt de stappen in de proceskaart. Daarmee kun je de processtroom visualiseren, knelpunten vinden en afwijkingen analyseren.

De precieze timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis voor de journaalpost plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is essentieel om gebeurtenissen te ordenen, doorlooptijden en tijdsduur te berekenen en vertragingen in het proces te vinden.

De naam of ID van de gebruiker die een specifieke activiteit heeft uitgevoerd, zoals het aanmaken, goedkeuren of boeken van de journaalpost.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is belangrijk voor het analyseren van de werkverdeling, teamprestaties en mogelijkheden voor training.

De classificatie van de journaalpost, zoals standaard, periodiek, overlopende post of terugboeking.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je analyses segmenteren en processen voor verschillende transactietypen vergelijken, zoals overlopende posten en standaardposten, om gerichte verbeterpunten te vinden.

De unieke identificatie van de juridische entiteit of het bedrijf waarvoor de journaalpost wordt gemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties benchmarken en processen vergelijken tussen verschillende juridische entiteiten, dochterondernemingen of regio's.

De totale geldwaarde van de journaalpost, meestal de som van de debetbedragen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is belangrijk voor materialiteitsanalyses. Je kunt er procesverbeteringen voor transacties met een hoge waarde mee prioriteren en de financiële impact beoordelen.

De valutacode voor het bedrag in de journaalpost, zoals USD of EUR.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft de nodige context bij het bedrag van de journaalpost, zodat je financiële waarden in verschillende valuta nauwkeurig kunt analyseren en vergelijken.

De huidige of definitieve status van de journaalpost in de levenscyclus, zoals 'Geparkeerd', 'Goedgekeurd' of 'Geboekt'.

Waarom dit belangrijk is

Helpt de actuele werkvoorraad en achterstand te begrijpen door de status van elke journaalpost te volgen, zoals 'Wacht op goedkeuring' of 'Geboekt'.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert de start van een nieuwe journaalpost. Het is het moment waarop een gebruiker de eerste registratie in het systeem aanmaakt. Die registratie vormt het begin van het volledige proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startactiviteit van het proces. Door de tijd vanaf dit moment tot aan de boeking te analyseren, meet je de totale end-to-enddoorlooptijd.

De maker dient de voltooide journaalpost formeel in voor de goedkeuringsworkflow. De journaalpost gaat daarmee van de voorbereidende fase naar een status waarin deze op controle wacht.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het einde van de voorbereidingsfase en het begin van de goedkeuringscyclus. De tijd tussen indiening en goedkeuring is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van de workflow.

Een beoordelaar of goedkeurder wijst de journaalpost af, waardoor deze niet verder kan. De post wordt meestal teruggestuurd naar de maker voor correctie, waardoor een herstelwerkcyclus ontstaat.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om herstelwerk zichtbaar te maken. Dat heeft rechtstreeks effect op de efficiëntie en kosten van het proces. Veel afwijzingen kunnen wijzen op problemen met training, beleid of datakwaliteit.

De journaalpost krijgt de definitieve goedkeuring van een bevoegde manager. Dit is de laatste controle voordat het document in het grootboek kan worden geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal waarmee de goedkeuringscyclus wordt afgerond. De tijd tussen goedkeuring en boeking is een ander belangrijk aandachtspunt voor het meten van procesefficiëntie en het vinden van bottlenecks.

De journaalpost wordt officieel in het grootboek vastgelegd. Vanaf dit moment is het document een permanent financieel record en heeft het effect op de financiële overzichten van het bedrijf.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste succesvolle resultaat en het eindpunt van het proces. Het is de basis voor het meten van de totale doorlooptijd en de effectiviteit van de volledige levenscyclus van de journaalpost.

Een eerder geboekte journaalpost wordt teruggeboekt door een nieuw document met tegengestelde boekingen aan te maken. Dit gebeurt om fouten in geboekte documenten te corrigeren en is een expliciete, controleerbare transactie.

Waarom dit belangrijk is

Terugboekingen zijn een belangrijke indicator van fouten in geboekte posten. Deze activiteit is een ongewenst alternatief eindpunt en is belangrijk voor het meten van het percentage dat in één keer goed gaat.

Voor aangepaste data-aanbevelingen, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke stroom van journaalposten, van aanmaak tot boeking. Je ziet bottlenecks zoals trage goedkeuringen of veelvuldige afwijzingen, niet-standaardroutes en de oorzaken van vertragingen. Zo wordt duidelijk waar efficiëntiewinst mogelijk is en hoe je compliance kunt verbeteren.

Je hebt vooral event logs nodig waarin elke stap van een journaalpost staat, inclusief de ID van de journaalpost als case-ID, de naam van de activiteit en de timestamp van de activiteit. Ook de bron of gebruiker die de activiteit uitvoert is belangrijk. Extra attributen, zoals het type journaalpost of het bedrag, kunnen de analyse verder verrijken.

Je kunt meetbare verbeteringen verwachten, zoals kortere goedkeuringstijden, minder afwijzingen en minder correcties na het boeken van journaalposten. Ook betere naleving van compliance-eisen en een evenwichtigere werkverdeling zijn veelvoorkomende resultaten. Uiteindelijk zorgt process mining voor een efficiëntere, transparantere en beter voorspelbare Record to Report-cyclus.

De eerste inrichting, inclusief data-extractie en modelconfiguratie, kan vaak binnen enkele weken worden afgerond, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data is voorbereid, kun je vaak binnen enkele dagen de eerste inzichten genereren, zoals proceskaarten en een overzicht van bottlenecks. Daarna volgen een grondigere analyse en een oorzaakanalyse.

Voor data-extractie zijn bij de eerste data-engineering soms technische vaardigheden nodig, maar moderne process mining-tools zijn steeds gebruiksvriendelijker. Veel platforms bieden connectors voor gangbare systemen, waardoor data-acquisitie eenvoudiger wordt. Daarna kunnen zakelijke gebruikers processen vaak met weinig technische training verkennen en analyseren.

Ja. Process mining laat precies zien waar en waarom afwijzingen of herstelwerk binnen het proces voor journaalposten ontstaan. Door de voorafgaande activiteiten te analyseren, kun je problemen eerder in het proces vinden en oplossen. Zo kun je gericht ingrijpen en fouten en bijbehorende kosten beperken.

Data-extractie kan plaatsvinden met de standaardrapportages van je systeem, SQL-query’s of gespecialiseerde connectors. Het doel is om historische event data in een gestructureerd formaat te verzamelen, vaak als CSV-bestand of databasetabel, met de case-ID, activiteit en timestamp. Een goede datakwaliteit en volledigheid in deze fase zijn belangrijk voor een nauwkeurige analyse.

Nee, process mining vult bestaande rapportagetools aan met een volledig end-to-end-overzicht van de processtroom, in plaats van alleen metingen van afzonderlijke stappen. Traditionele rapportages laten zien wat er is gebeurd. Process mining laat zien waarom het gebeurde en hoe verschillende stappen op elkaar inwerken. Zo voeg je een diagnostische en voorschrijvende analysetoepassing toe.

Zeker. Process mining visualiseert elke stap en afwijking in het proces voor journaalposten, waardoor je eenvoudig ziet waar vastgesteld beleid of wettelijke vereisten niet zijn gevolgd. Zo kun je ongeautoriseerde wijzigingen of onjuiste goedkeuringsvolgordes detecteren. Ook levert het duidelijke onderbouwing voor auditsporen en compliancechecks.

Databeveiliging heeft gedurende de hele levenscyclus van process mining prioriteit. Tools werken meestal met alleen-lezen-toegang tot het bronsysteem, zodat er niets aan de live data wordt gewijzigd. Tijdens extractie en opslag kan de data worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Zo voldoe je aan privacywetgeving, waaronder de AVG, en blijft de vertrouwelijkheid gewaarborgd.

Verbeter je journaalposten en optimaliseer nu

Verhoog de efficiëntie, verminder fouten en verkort je afsluitingscyclus.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig \b• Zie meteen de waarde