> Continu verbeteren van processen > Record to Report journaalposten

Verbeter Record to Report - journaalposten

Optimaliseer het proces voor journaalposten met onze gids in 6 stappen.

Datatemplate downloaden

Record to Report - journaalposten

Elk systeem

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(8)Doelen(8)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verbeter de efficiëntie van het proces Record to Report voor journaalposten

ProcessMind laat zien waar bottlenecks en herstelwerk ontstaan in het Record to Report-proces voor journaalposten. Ontdek waar handmatige handelingen voor vertraging zorgen en waar compliance-risico’s zitten. Met de inzichten uit het platform kun je processen efficiënter maken en de prestaties van het hele systeem verbeteren.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Het proces Record to Report voor journaalposten is belangrijk voor een betrouwbare financiële rapportage. Door de complexiteit blijven inefficiënties en compliancerisico’s vaak verborgen. ProcessMind maakt het hele proces inzichtelijk, van de eerste aanvraag of automatische aanmaak tot de definitieve boeking in het grootboek. Door rechtstreeks verbinding te maken met transactielogboeken in het bronsysteem reconstrueert ProcessMind elke stap, of de journaalpost nu uit een ERP-systeem, een maatwerkapplicatie of handmatige invoer komt. Zo zie je hoe het proces daadwerkelijk verloopt, inclusief varianten, bottlenecks en handmatige handelingen die de efficiëntie en nauwkeurigheid beïnvloeden. Je kunt elke stap, betrokkene en systeeminteractie bekijken. Ook zie je de doorlooptijd per fase, waar journaalposten de meeste tijd doorbrengen en waar vertragingen ontstaan.

Journaalposten zijn belangrijk, maar er zijn vaak problemen die een snelle en nauwkeurige financiële afsluiting in de weg staan. Denk aan lange doorlooptijden door inefficiënte goedkeuringsworkflows, veel handmatige correcties die fouten en herstelwerk veroorzaken, en verschillen in werkwijze tussen afdelingen of regio’s. Ook is het lastig om interne beleidsregels en externe voorschriften, zoals functiescheiding, consequent na te leven als niet elke handeling zichtbaar is. De analyses van ProcessMind gaan verder dan standaardrapportages en brengen de oorzaken van deze problemen in beeld. Ze signaleren ongeoorloofde toegang of activiteiten, laten zien welke stappen steeds tot fouten leiden en maken de impact van herstelwerk meetbaar. Door afwijkingen van het gewenste procesmodel zichtbaar te maken, helpt ProcessMind je begrijpen waarom sommige journaalposten vertraging oplopen, waarom andere meerdere beoordelingen nodig hebben en waar inspanningen van het team niet goed terechtkomen. Je hoeft hiervoor niets aan het bestaande systeem te veranderen.

Met een analyse van het proces Record to Report voor journaalposten met ProcessMind kan je hele organisatie voordeel behalen. Je kunt de efficiëntie verhogen door goedkeuringsprocessen te verbeteren, onnodige handmatige stappen te schrappen en terugkerende taken met veel handwerk te automatiseren. ProcessMind wijst stappen aan waar fouten vaak voorkomen. Zo kun je gerichte training of systeemverbeteringen inzetten om herstelwerk te beperken en boekingen vanaf het begin correct uit te voeren. Doorlopend toezicht versterkt de compliance: afwijkingen van beleidsregels worden automatisch gemarkeerd en belangrijke controles, zoals functiescheiding, worden bewaakt. Dat helpt je ook om klaar te zijn voor audits. Uiteindelijk helpt ProcessMind je de financiële afsluiting te versnellen door dit belangrijke proces te verbeteren, bedrijfskosten te verlagen en betrouwbare, auditeerbare data te leveren voor goed onderbouwde beslissingen.

Aan de slag gaan met ProcessMind is eenvoudig en past binnen je bestaande infrastructuur. Het platform werkt met uiteenlopende systemen en maakt via een eenvoudige data-extractietemplate rechtstreeks verbinding met je ERP- of andere financiële systemen. Zo kun je journaalpostdata snel inladen, zonder ingewikkelde integraties of lange implementatietrajecten. Na het laden bouwt ProcessMind automatisch een interactief procesmodel op, zodat je meteen zicht krijgt op de huidige bedrijfsvoering. Begin vandaag met het verbeteren van het proces Record to Report voor journaalposten, zodat het efficiënter, nauwkeuriger en compliant verloopt.

Record to Report Journaalpost Process Mining Optimalisatie van financiën Compliance Efficiëntie ERP-proces Financiële administratie R2R Grootboek Financiële afsluiting Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Veel journaalposten blijven lang in wachtrijen voor goedkeuring staan. Dat vertraagt de financiële afsluiting. Rapportagedeadlines schuiven op, beslissingen worden uitgesteld en de druk op financiële teams neemt toe tijdens de drukke maandafsluiting.

ProcessMind laat precies zien waar journaalposten blijven hangen en welke goedkeurders of processtappen vertraging veroorzaken. Door de tijd tussen indiening en goedkeuring te analyseren, maakt ProcessMind bottlenecks zichtbaar en meet het de impact ervan. Zo kun je gericht verbeteringen in de workflow aanbrengen.

Een hoog percentage afgewezen journaalposten wijst op problemen bij het aanmaken of beoordelen ervan en leidt tot veel herstelwerk. Elke afwijzing betekent extra tijd voor correcties en opnieuw indienen. Daardoor duurt het Record to Report-proces langer en gaan waardevolle bronnen verloren.

ProcessMind brengt alle procesroutes met afwijzingen en opnieuw ingediende journaalposten in kaart en meet hoeveel herstelwerk dit oplevert. Ook brengt het veelvoorkomende oorzaken aan het licht, zoals bepaalde gebruikers of typen journaalposten. Zo kun je gericht trainingen of proceswijzigingen doorvoeren om fouten te verminderen.

Journaalposten van hetzelfde type volgen vaak verschillende, niet-officiële routes door het goedkeurings- en boekingsproces. Door die verschillen ontstaan inefficiënties en neemt de kans op fouten toe. Ook wordt het lastiger om interne beleidsregels en wettelijke richtlijnen na te leven.

ProcessMind ontdekt automatisch alle procesvarianten voor journaalposten en vergelijkt die met de gewenste route. Het markeert afwijkingen, zoals overgeslagen goedkeuringsstappen of ongeoorloofde activiteiten. Zo krijg je een duidelijk auditspoor en kun je gestandaardiseerde, compliant workflows invoeren.

Belanghebbenden hebben vaak geen realtime inzicht in de status en voortgang van journaalposten. Daardoor moeten ze regelmatig handmatig navraag doen, kunnen mogelijke vertragingen niet tijdig aanpakken en ontbreekt het aan controle over een belangrijk financieel proces.

ProcessMind brengt de volledige levenscyclus van elke journaalpost visueel in kaart, met alle activiteiten en de volgorde waarin ze plaatsvinden. Zo kunnen gebruikers journaalposten realtime volgen, zien in welke fase ze zitten en precies nagaan waar ze zich in de workflow bevinden. Onzekerheid maakt zo plaats voor een helder beeld van de bedrijfsvoering.

Zelfs nadat journaalposten volledig zijn goedgekeurd, duurt het vaak lang voordat ze officieel in het grootboek worden geboekt. Daardoor loopt de goedkeuringsstatus achter op de financiële administratie. Dat belemmert realtime inzicht en kan de tijdige afronding van de financiële afsluiting in de weg staan.

ProcessMind meet voor elke journaalpost precies hoeveel tijd er zit tussen de laatste goedkeuring en de boeking. Zo worden structurele vertragingen zichtbaar en kun je de overdracht van goedkeuring naar boeking verbeteren, zodat de financiële administratie sneller wordt bijgewerkt.

Financiële teams besteden veel tijd aan handmatige correcties en terugboekingen van journaalposten die al zijn geboekt. Dit reactieve werk kost geld en vergroot de kans op fouten. Het leidt middelen af van belangrijker werk en vertraagt de afronding van de financiële verslaglegging.

ProcessMind brengt in kaart hoe vaak na boeking aanpassingen en terugboekingen plaatsvinden en wat de aard ervan is. Door deze gebeurtenissen te koppelen aan eerdere activiteiten en attributen, zoals de gebruiker die de journaalpost heeft aangemaakt of het type journaalpost, worden de oorzaken van fouten zichtbaar. Zo kun je maatregelen nemen om de nauwkeurigheid te verbeteren.

Sommige medewerkers of teams hebben voortdurend te veel werk aan het controleren en goedkeuren van journaalposten, terwijl anderen capaciteit over hebben. Die onbalans kan leiden tot overbelasting, wisselende verwerkingstijden en bottlenecks in belangrijke fasen van de financiële afsluiting.

ProcessMind analyseert hoe het werk is verdeeld over alle gebruikers en teams die bij het journaalpostproces betrokken zijn. Je ziet de werkverdeling en doorlooptijden per persoon. Zo kunnen managers taken anders verdelen, de inzet van middelen verbeteren en de doorvoer verhogen.

Journaalposten worden na boeking niet altijd op tijd afgestemd. Zo ontstaat een achterstand die de financiële afsluiting ingewikkelder maakt en de kans op afwijkingen vergroot. Door de vertraagde afstemming blijven mogelijke fouten langer onopgemerkt en kost het meer moeite om ze op te lossen.

ProcessMind meet de tijd tussen de boeking van een journaalpost en de uiteindelijke afstemming. Je ziet welke typen journaalposten, rekeningen of bronnen steeds vertraging oplopen. Financiële teams kunnen de oorzaken vervolgens gericht aanpakken en de afsluiting versnellen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Trage goedkeuringen zijn een belangrijke oorzaak van vertraging bij de financiële afsluiting. Ze veroorzaken bottlenecks in de bedrijfsvoering en vertragen zakelijke beslissingen. Dit doel draait om het verkorten van de wachttijd voor controle, zodat de financiële verslaglegging sneller klaar is en de organisatie sneller kan reageren.

ProcessMind laat zien waar de bottlenecks in de goedkeuringsworkflow zitten, ongeacht het bronsysteem. Je ziet welke gebruikers of groepen vertraging veroorzaken en waar de goedkeuringsroute afwijkt van de standaard. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren, bijvoorbeeld door de workflow te automatiseren of het werk anders te verdelen.

Veel afgewezen journaalposten wijzen op inefficiënties in het proces en kosten tijd en middelen door het herstelwerk. Dit doel is gericht op betere kwaliteit in één keer, door het aantal journaalposten dat voor correctie wordt teruggestuurd te beperken. Dat verbetert de datakwaliteit en helpt de financiële afsluiting soepeler te laten verlopen.

ProcessMind brengt de oorzaken van afwijzingen in kaart door veelvoorkomende fouten, ontbrekende documentatie en goedkeurders die vaker afwijzen te analyseren. Zo zie je op basis van data waarom journaalposten worden afgewezen en kun je gerichte training geven of de instructies voor het indienen verbeteren.

Afwijkingen in het proces vergroten de compliance- en auditrisico’s. Ze kunnen leiden tot financiële sancties en het vertrouwen in de verslaglegging schaden. Dit doel richt zich op het opsporen en beperken van activiteiten die niet aan de regels voldoen, zodat alle journaalposten aansluiten op intern beleid en externe regelgeving en de financiële controles sterker worden.

ProcessMind geeft een röntgenbeeld van het werkelijke journaalpostproces en markeert automatisch overgeslagen activiteiten, activiteiten in de verkeerde volgorde en ontbrekende verplichte documentatie. Zo kun je compliancehiaten vroeg opsporen en de naleving van het proces verbeteren.

Als het journaalpostproces ondoorzichtig is, is het lastig om de actuele status van een journaalpost te achterhalen. Dat leidt tot vertragingen en inefficiënte communicatie. Dit doel is gericht op helder realtime inzicht in elke fase van de levenscyclus van een journaalpost, zodat je beter kunt sturen en duidelijker kunt vaststellen wie waarvoor verantwoordelijk is.

ProcessMind brengt het werkelijke journaalpostproces voor elke case volledig en visueel in kaart. Gebruikers kunnen de actuele status, verantwoordelijke en verstreken tijd van elke journaalpost volgen. Zo is er minder onzekerheid en zijn handmatige statusupdates niet meer nodig, wat helpt om betere beslissingen te nemen.

Na goedkeuring moeten journaalposten snel worden geboekt, zodat de financiële administratie klopt. Vertraging tussen goedkeuring en boeking kan de financiële verslaglegging vertekenen en de afsluiting verlengen. Dit doel richt zich op het verkorten van de wachttijd, zodat financiële data snel in het grootboek staat.

ProcessMind meet voor elke journaalpost precies hoeveel tijd er zit tussen goedkeuring en boeking. Je ziet waardoor de vertraging ontstaat, bijvoorbeeld door wachtrijen in systemen, handmatige overdrachten of een gebrek aan capaciteit. Zo kunnen organisaties de laatste stappen van het proces verbeteren.

Als vergelijkbare journaalposten via verschillende routes worden verwerkt, zijn de doorlooptijden onvoorspelbaar en nemen compliance-risico’s en inefficiënties toe. Standaardisatie betekent dat journaalposten een vooraf bepaalde, optimale workflow volgen. Dat verbetert de controle, maakt het proces beter auditeerbaar en zorgt voor meer voorspelbaarheid.

ProcessMind brengt alle werkelijke routes van journaalposten visueel in kaart en vergelijkt ze met de ideale procesmodellen. Je ziet waar afwijkingen optreden en wat ze betekenen voor tijd en kosten. Met dat inzicht kun je best practices invoeren en zorgen dat journaalposten volgens de standaardprocedures worden verwerkt.

Een ongelijke verdeling van het werk kan leiden tot bottlenecks, overbelasting en vertraging bij de verwerking van journaalposten. Dit doel is gericht op een evenwichtige werkverdeling, zodat de beschikbare capaciteit goed wordt ingezet, de doorvoer op peil blijft en piekperioden minder belastend zijn.

ProcessMind analyseert gebruikers- en activiteitsdata en maakt patronen in de werkbelasting van medewerkers en teams zichtbaar. Je ziet wie voortdurend te veel of juist te weinig werk heeft. Zo ontdek je waar taken anders verdeeld kunnen worden of gerichte training nodig is, voor een eerlijkere en productievere werkomgeving.

Veel terugboekingen na boeking wijzen op fouten eerder in het proces of op tekortkomingen in de werkwijze. Ze leiden tot onnodig herstelwerk en kunnen de financiële nauwkeurigheid aantasten. Dit doel is gericht op verwerking die in één keer goed gaat, zodat journaalposten vóór de boeking kloppen en compleet zijn en latere correcties niet nodig zijn.

ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van een journaalpost en brengt terugboekingen na boeking in kaart. Door deze gebeurtenissen te koppelen aan eerdere activiteiten en attributen, worden specifieke foutmomenten en veelvoorkomende invoerfouten zichtbaar. Zo kun je gericht ingrijpen.

Stappenplan in 6 stappen voor betere verwerking van journaalposten

Koppel databronnen en ontdek de data

Breng de huidige situatie in kaart

Breng bottlenecks in het proces in kaart

Analyseer de oorzaken

Ontwerp en plan verbeteringen

Volg de voortgang en stuur bij

Koppel databronnen en ontdek de data

Wat je moet doen

Haal event logs op uit je ERP-systeem of andere relevante bronnen. Zorg dat de data case-ID’s, activiteitsnamen en timestamps bevat, zodat het proces nauwkeurig kan worden gereconstrueerd.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Betrouwbare data vormt de basis voor nauwkeurige inzichten in processen. Zonder een volledig event log van goede kwaliteit zijn analyses en verbeteringen die daarop volgen vooral giswerk.

Verwacht resultaat

Een volledig en nauwkeurig event log van het journaalpostproces, klaar voor gedetailleerde procesmodellering en analyse.

DIT KRIJG JE

Ontdek wat er speelt in het proces voor journaalposten

ProcessMind laat zien hoe het Record to Report-proces voor journaalposten in de praktijk verloopt. Zo zie je waar inefficiënties en compliance-risico’s zitten en kun je beter onderbouwde beslissingen nemen.

Breng de werkelijke processtroom in beeld
Spoor verborgen bottlenecks en vertragingen op
Achterhaal de oorzaken van inefficiënties
Verbeter compliance en proceskwaliteit

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Journaalposten efficiënter verwerken

Process mining voor Record to Report - Journal Entry brengt belangrijke bottlenecks en inefficiënties aan het licht en helpt zo verbeteringen door te voeren. Organisaties gebruiken deze inzichten om workflows te verbeteren en handmatig werk te beperken, zodat de financiële verslaglegging sneller en nauwkeuriger verloopt.

0 %

Snellere goedkeuringen

Kortere doorlooptijd van goedkeuringen

Breng bottlenecks in de goedkeuringsworkflow voor journaalposten in kaart en neem ze weg. Zo worden journaalposten sneller goedgekeurd en loopt de financiële afsluiting minder vertraging op.

0 %

Minder herstelwerk en afwijzingen

Minder afgewezen of opnieuw bewerkte journaalposten

Door de oorzaken van afwijzingen te achterhalen, kunnen organisaties de datakwaliteit en nauwkeurigheid van inzendingen verbeteren. Dat beperkt herstelwerk en handmatige inspanningen aanzienlijk.

0 percentage points

Betere naleving van het proces

Betere naleving van vastgestelde regels

Process mining helpt standaardprocedures te handhaven, zodat journaalposten de juiste route volgen. Dat verbetert de voorbereiding op audits en de naleving van regelgeving.

0 days

Journaalposten sneller boeken

Kortere wachttijd tot boeking in het grootboek

Verkort de tijd tussen goedkeuring van een journaalpost en de daadwerkelijke boeking in het grootboek. Zo is de financiële verslaglegging voor de afsluiting sneller klaar en zijn financiële overzichten eerder beschikbaar.

0 %

Minder terugboekingen

Minder foutcorrecties na boeking

Als je begrijpt waardoor na boeking aanpassingen nodig zijn, kun je fouten eerder corrigeren. Dat verbetert de nauwkeurigheid en beperkt kostbare, tijdrovende terugboekingen.

0 %

Kortere doorlooptijd van begin tot eind

Kortere totale procesduur

Door bottlenecks in het hele journaalpostproces op te sporen en weg te nemen, verkort je de tijd tussen de start en de uiteindelijke boeking aanzienlijk. Dat verbetert de algehele efficiëntie.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het journaalpostproces en de kwaliteit van de systeemdata. Deze cijfers geven een beeld van verbeteringen die bij verschillende implementaties vaak worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg later meer toe als dat nodig is.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van één journaalpost. Deze code dient als primaire case-ID om de volledige levenscyclus van de journaalpost te volgen, van aanmaak tot boeking of tegenboeking.

Waarom dit belangrijk is

Deze ID is nodig om de volledige levenscyclus van elke journaalpost te volgen en processtromen, doorlooptijden en variaties te analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of taak die op een bepaald moment in het journaalpostproces plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart. Zo kun je de processtroom visualiseren, bottlenecks opsporen en afwijkingen analyseren.

De exacte timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis voor de journaalpost plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen op volgorde te zetten, doorlooptijden te berekenen en vertragingen in het proces op te sporen.

De naam of ID van de gebruiker die een activiteit uitvoerde, zoals het aanmaken, goedkeuren of boeken van de journaalpost.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut helpt bij het analyseren van de werkverdeling en teamprestaties en bij het vinden van mogelijkheden voor training.

De classificatie van de journaalpost, bijvoorbeeld standaard, periodiek, overlopend of tegenboeking.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je processen voor verschillende transactietypen vergelijken, zoals overlopende posten en standaardboekingen, en gerichte verbeterpunten vinden.

De unieke identificatiecode van de rechtspersoon of het bedrijf waarvoor de journaalpost wordt gemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om prestaties en processen tussen rechtspersonen, dochterondernemingen en regio’s te vergelijken.

De totale geldwaarde van de journaalpost, meestal de som van de debetbedragen.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is belangrijk voor materialiteitsanalyses. Je kunt verbeteringen richten op transacties met een hoge waarde en de financiële impact beoordelen.

De valutacode voor het bedrag in de journaalpost, bijvoorbeeld USD of EUR.

Waarom dit belangrijk is

Geeft context aan het bedrag van de journaalpost, zodat je financiële waarden in verschillende valuta correct kunt analyseren en vergelijken.

De huidige of uiteindelijke status van de journaalpost in de levenscyclus, bijvoorbeeld 'Geparkeerd', 'Goedgekeurd' of 'Geboekt'.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in de huidige werkvoorraad en achterstand door de status van elke journaalpost te volgen, zoals 'Wacht op goedkeuring' of 'Geboekt'.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het begin van een nieuwe journaalpost. Een gebruiker maakt de eerste registratie in het systeem. Dat is het startpunt van het hele proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startactiviteit van het proces. Door de tijd vanaf dit moment tot de boeking te meten, bepaal je de totale doorlooptijd van begin tot eind.

De maker dient de voltooide journaalpost officieel in via de goedkeuringsworkflow. De journaalpost gaat daarmee van de voorbereidingsfase naar de fase waarin deze op controle wacht.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee eindigt de voorbereidingsfase en begint de goedkeuringscyclus. De tijd tussen indiening en goedkeuring is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van de workflow.

Een beoordelaar of goedkeurder wijst de journaalpost af, waardoor deze niet verder kan. De journaalpost wordt meestal teruggestuurd naar de maker voor correctie, waarna een herstelronde begint.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om herstelwerk in kaart te brengen, omdat dit de efficiëntie en kosten van het proces direct beïnvloedt. Veel afwijzingen kunnen wijzen op problemen met training, beleid of datakwaliteit.

Een bevoegde manager geeft de definitieve goedkeuring voor de journaalpost. Dit is de laatste controle voordat het document in het grootboek kan worden geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment waarop de goedkeuringscyclus wordt afgerond. De tijd tussen goedkeuring en boeking is een andere belangrijke maatstaf om de procesefficiëntie te meten en bottlenecks op te sporen.

De journaalpost wordt officieel in het grootboek opgenomen. Vanaf dat moment is het document een permanente financiële registratie en heeft het invloed op de financiële overzichten van het bedrijf.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste resultaat en eindpunt van het proces. Het is essentieel om de totale doorlooptijd en de effectiviteit van de volledige levenscyclus van de journaalpost te meten.

Een eerder geboekte journaalpost wordt teruggeboekt door een nieuw document met tegengestelde boekingen aan te maken. Dit gebeurt om fouten in geboekte documenten te corrigeren en is een expliciete transactie die in het auditspoor wordt vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Terugboekingen zijn een belangrijke aanwijzing voor fouten in geboekte journaalposten. Deze activiteit is een ongewenst alternatief eindpunt en is belangrijk om te meten hoe vaak journaalposten in één keer goed gaan.

Voor aangepaste data-aanbevelingen, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Hoe kan process mining ons journaalpostproces verbeteren?

Process mining visualiseert de werkelijke route van journaalposten, van aanmaak tot boeking. Je ziet bottlenecks, zoals trage goedkeuringen of veel afwijzingen, ontdekt afwijkende routes en brengt de oorzaken van vertragingen aan het licht. Zo wordt duidelijk waar je efficiënter kunt werken en de compliance kunt verbeteren.

Welke data hebben we uit ons systeem nodig voor process mining van journaalposten?

Je hebt vooral event logs nodig met elke stap die een journaalpost doorloopt. Daarin staan een journaalpost-ID als case-ID, de activiteitsnaam en de timestamp van de activiteit. Ook is het belangrijk te weten welke gebruiker of bron de activiteit heeft uitgevoerd. Extra attributen, zoals het type of bedrag van de journaalpost, kunnen de analyse verder aanvullen.

Welke verbeteringen kunnen we verwachten voor ons journaalpostproces?

Je kunt meetbare verbeteringen verwachten, zoals kortere goedkeuringstijden, minder afwijzingen en minder aanpassingen na boeking. Ook betere compliance en een evenwichtigere werkverdeling zijn veelvoorkomende resultaten. Uiteindelijk helpt process mining om de Record to Report-cyclus efficiënter, transparanter en voorspelbaarder te maken.

Hoe lang duurt het meestal voordat we kunnen beginnen en de eerste resultaten zien?

De eerste inrichting, waaronder data-extractie en configuratie van het model, kan vaak binnen enkele weken klaar zijn. Hoe lang het duurt, hangt af van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data is voorbereid, kunnen de eerste inzichten, zoals procesmodellen en bottlenecks, vaak binnen enkele dagen worden gegenereerd. Daarna volgen een grondigere analyse en onderzoek naar de oorzaken.

Is process mining lastig te implementeren of zijn er gespecialiseerde IT-vaardigheden voor nodig?

Voor de eerste data-engineering en data-extractie kunnen technische vaardigheden nodig zijn, maar moderne process mining-tools zijn steeds gebruiksvriendelijker. Veel platforms hebben connectors voor gangbare systemen, waardoor data verzamelen eenvoudiger wordt. Daarna kunnen zakelijke gebruikers processen vaak met weinig technische training verkennen en analyseren.

Kan process mining helpen om veel afwijzingen en herstelwerk te beperken?

Ja. Process mining laat precies zien waar en waarom journaalposten worden afgewezen of herstelwerk nodig is. Door eerdere activiteiten te analyseren, kun je problemen eerder in het proces opsporen en oplossen. Zo kun je gericht ingrijpen om fouten en de bijbehorende kosten te beperken.

Hoe halen we de data die nodig is voor process mining uit ons bronsysteem?

Je kunt data ophalen met de standaardrapportages van je systeem, SQL-query’s of speciale connectors. Het doel is om historische event data in een gestructureerd formaat te verzamelen, bijvoorbeeld als CSV-bestand of databasetabel. Die data bevat de case-ID, activiteit en timestamp. Voor een nauwkeurige analyse is het belangrijk dat de data in deze fase volledig en van goede kwaliteit is.

Vervangt process mining onze bestaande rapportage- of analysetools?

Nee. Process mining vult bestaande rapportagetools aan met een integraal beeld van het hele proces, in plaats van alleen maatstaven voor afzonderlijke stappen. Traditionele rapporten laten zien wat er is gebeurd; process mining maakt duidelijk waarom het gebeurde en hoe de verschillende stappen elkaar beïnvloeden. Zo voeg je diagnostische en voorschrijvende analyses toe.

Kan process mining helpen om compliance bij de verwerking van journaalposten te waarborgen?

Zeker. Process mining brengt elke stap en afwijking in het journaalpostproces in beeld. Zo kun je eenvoudig zien waar vastgesteld beleid of wettelijke vereisten niet zijn gevolgd. Ook ongeoorloofde wijzigingen en onjuiste goedkeuringsvolgordes komen aan het licht. De data levert duidelijk bewijs voor auditsporen en compliancecontroles.

Hoe wordt onze gevoelige financiële data behandeld tijdens process mining?

Databeveiliging krijgt tijdens de hele levenscyclus van process mining prioriteit. Tools werken doorgaans met alleen-lezen toegang tot het bronsysteem, zodat de live data niet wordt gewijzigd. Tijdens het ophalen en opslaan kan data worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Zo blijft de data vertrouwelijk en voldoe je aan de privacyregels.

Verbeter de verwerking van journaalposten en ga meteen aan de slag

Verhoog de efficiëntie, beperk fouten en verkort de afsluitcyclus.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig • Zie meteen wat het oplevert