Uw template voor onkostenbeheer data

De Activity Name beschrijft een enkele stap of statuswijziging binnen het expense management proces. Voorbeelden zijn 'Onkostenrapport Aangemaakt', 'Manager Goedgekeurd', 'Beleidsschending Gemarkeerd' en 'Terugbetaling Uitgevoerd'. Deze reeks activiteiten vormt de procesflow voor elk onkostenrapport.

Voor process mining analyse is dit attribuut cruciaal voor het ontdekken van het daadwerkelijke procesmodel. Het stelt analisten in staat de proceskaart te visualiseren, bottlenecks te identificeren waar activiteiten te lang duren, herwerkloops zoals 'Rapport Teruggestuurd voor Revisie' te ontdekken en niet-standaard procesvariaties nauwkeurig aan te wijzen. De helderheid en granulariteit van activity names beïnvloeden direct de kwaliteit van de procesinzichten.

Dit attribuut definieert de stappen van het proces, waardoor de visualisatie van de proceskaart en de analyse van workflowpatronen en -afwijkingen mogelijk wordt.

Afgeleid van event logs, statuswijzigingstabellen of transactierecords gekoppeld aan het onkostenrapport.

De Expense Report ID is een unieke sleutel die aan elke door een medewerker ingediende declaratie wordt toegewezen. Het fungeert als de centrale draad die alle processtappen verbindt, van creatie en indiening via goedkeuringen, mogelijke afwijzingen en uiteindelijke vergoeding.

In process mining is dit attribuut fundamenteel voor casereconstructie. Elke unieke Expense Report ID vertegenwoordigt één instantie van het onkostenbeheerproces. Het analyseren van de reis van elke ID maakt de visualisatie van processtromen, de berekening van doorlooptijden voor individuele rapporten en de identificatie van variaties in de afhandeling van verschillende rapporten mogelijk.

Dit is de essentiële case identifier die alle events in de levenscyclus van een declaratie verbindt, waardoor het mogelijk wordt het end-to-end proces te traceren.

Doorgaans te vinden in de header-level data van een declaratie of in de hoofdtransactietabel voor het onkostenproces.

De Event Time, of timestamp, registreert het moment dat een activiteit plaatsvond. Het biedt de chronologische volgorde van events voor elke declaratie, wat essentieel is voor het nauwkeurig reconstrueren van de procestijdlijn.

In process mining vormen timestamps de basis voor alle tijdgebonden analyses. Ze worden gebruikt om key performance indicators te berekenen zoals doorlooptijden tussen activiteiten, totale end-to-end verwerkingstijd en wachttijden. Door timestamps te analyseren, kunnen organisaties vertragingen in het goedkeuringsproces identificeren, de efficiëntie van de terugbetalingsuitvoering meten en de prestaties ten opzichte van service level agreements monitoren.

Deze timestamp is cruciaal voor het chronologisch ordenen van events en het berekenen van alle op duur gebaseerde metrics, zoals doorlooptijden en knelpunten.

Te vinden in event logs of transactiedata, vaak gelabeld als 'Aanmaakdatum', 'Timestamp' of 'Eventdatum'.

Het Source System attribuut identificeert de herkomst van de procesdata. In moderne ondernemingen kan onkostenbeheer meerdere geïntegreerde systemen omvatten, bijvoorbeeld een HR-systeem voor medewerkerdata, een specifieke onkostentool voor indieningen, en een ERP voor financiële boekingen. Dit veld helpt data van deze verschillende bronnen te onderscheiden.

Deze informatie is waardevol voor datavalidatie en voor het begrijpen van het technologische landschap van het proces. Als procesproblemen geconcentreerd zijn in data van een specifiek systeem, kan dit wijzen op integratieproblemen of problemen binnen die applicatie. Het biedt ook context voor de data, zodat analisten de 'source of truth' voor verschillende processtappen begrijpen.

Identificeert de oorsprong van de data, wat cruciaal is voor data governance, troubleshooting en het begrijpen van procesvariaties over verschillende platforms.

Deze informatie maakt vaak deel uit van het data-extractieproces of metadata, en kan tijdens de datavoorbereiding worden toegevoegd.

De Last Data Update timestamp specificeert de laatste keer dat de data uit het bronsysteem werd geëxtraheerd of gesynchroniseerd. Dit biedt een duidelijk afsnijpunt voor de data die in een analyse is opgenomen, en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van de actualiteit van de data.

In een process mining context is dit attribuut essentieel voor data-integriteit en rapportage. Het helpt gebruikers te begrijpen of zij naar real-time informatie of een historische momentopname kijken. Dit is bijzonder belangrijk voor voortdurende monitoring dashboards waar tijdigheid cruciaal is. Het helpt ook bij het oplossen van problemen met datapijplijnen door te bevestigen dat dataverversingen volgens schema plaatsvinden.

Zorgt voor transparantie over de actualiteit van de data, wat cruciaal is voor de nauwkeurigheid en relevantie van elke procesanalyse of monitoring dashboard.

Doorgaans gegenereerd en opgeslagen door de data integration of ETL (Extract, Transform, Load) tool tijdens het data loading process.

Dit attribuut identificeert de organisatorische eenheid, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Marketing', waartoe de indiener behoort. Het is vaak gekoppeld aan het kostenplaats dat verantwoordelijk is voor de onkosten.

Employee Department is een primaire dimensie voor vergelijkende analyse. Het maakt een weergave van het proces gefilterd per afdeling mogelijk, wat significante gedragsverschillen kan benadrukken. Eén afdeling kan bijvoorbeeld een veel hogere policy violation rate of een langere approval cycle time hebben dan een andere. Deze inzichten kunnen het management helpen de behoefte aan gerichte training, procesaanpassingen of beleidsverduidelijkingen voor specifieke teams te identificeren.

Maakt krachtige vergelijkende analyse mogelijk tussen bedrijfseenheden, wat helpt bij het identificeren van afdelingsspecifiek gedrag, bottlenecks of compliance issues.

Doorgaans afkomstig uit de master data record van de medewerker, die is gekoppeld aan de declaratie.

De Policy Violation Flag is een simpele true- of false-waarde die aangeeft of een declaratie automatisch of handmatig is geïdentificeerd als niet-compliant met het bedrijfsbeleid voor uitgaven. Overtredingen kunnen onder meer het overschrijden van bestedingslimieten, het gebruik van niet-goedgekeurde leveranciers of het ontbreken van de juiste documentatie zijn.

Deze vlag is een belangrijke drijfveer voor compliance analyse. Het stelt organisaties in staat om het totale percentage beleidsovertredingen te berekenen en verder in te zoomen om te zien welke afdelingen, Expense Categories of medewerkers de meeste overtredingen hebben. Inzicht in de frequentie en aard van beleidsovertredingen helpt bij het verfijnen van beleid, het verbeteren van geautomatiseerde controles en het bieden van gerichte training om niet-compliant uitgaven en procesuitzonderingen te verminderen.

Ondersteunt direct compliance monitoring door niet-compliante rapporten te markeren, wat helpt bij het meten en verminderen van beleidsschendingen.

Een vlag of veld in de header of line-item data van het onkostenrapport, vaak ingesteld door de regelengine van het systeem.

Het User attribuut identificeert de persoon of geautomatiseerde agent die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke processtap. Dit kan de medewerker zijn die het rapport indient, de manager die het goedkeurt, of een financiële teamlid dat de terugbetaling verwerkt.

Het analyseren van het proces per gebruiker is essentieel voor het begrijpen van de werkdrukverdeling, individuele prestaties en het identificeren van specifieke actoren die vertragingen kunnen veroorzaken. Het kan bijvoorbeeld onthullen of een bepaalde manager een knelpunt is in de goedkeuringsketen. Het ondersteunt ook de analyse van resource allocatie en helpt bij het waarborgen van verantwoording en auditability gedurende het hele proces.

Identificeert de actor voor elke stap, wat workload analyse, prestatievergelijking mogelijk maakt en het nauwkeurig aanwijzen van bottlenecks die gekoppeld zijn aan specifieke individuen of teams.

Beschikbaar in de event log of transactiegeschiedenis, vaak gekoppeld aan een user ID of employee ID.

De Submitter is de medewerker die de onkosten heeft gemaakt en het terugbetalingsproces heeft geïnitieerd door de declaratie aan te maken. Dit attribuut is doorgaans consistent voor alle events gerelateerd aan één enkele declaratiecase.

Hoewel het algemene 'User' attribuut de actor voor elke stap identificeert, biedt de Submitter een consistent case-level attribuut voor het analyseren van het gedrag van de eigenaar van het rapport. Het maakt analyse mogelijk die gericht is op de medewerkerservaring, zoals het identificeren van medewerkers wiens rapporten vaak worden afgewezen of die consequent het beleid overtreden. Dit kan leiden tot gerichte communicatie- of trainingsinitiatieven om de algehele procesefficiëntie en compliance vanaf het begin te verbeteren.

Identificeert de eigenaar van het onkostenrapport, wat analyse op basis van medewerkergedrag mogelijk maakt, zoals het identificeren van frequente beleidsschenders of bronnen van herwerk.

Te vinden in de header data van het onkostenrapport, gekoppeld aan de medewerker die de record heeft aangemaakt.

Rapportstatus geeft een momentopname van waar een onkostenrapport zich op een bepaald moment in het proces bevindt, of de uiteindelijke uitkomst ervan. Statussen veranderen doorgaans naarmate het rapport verschillende fases doorloopt, zoals indiening, goedkeuring, verwerking en betaling.

Dit attribuut is nuttig voor het filteren van cases om specifieke cohorten te analyseren, bijvoorbeeld door alleen te focussen op 'Afgewezen' rapporten om afwijzingsredenen te begrijpen, of op 'Wacht op goedkeuring' rapporten om huidige bottlenecks te onderzoeken. In dashboards biedt het een high-level overzicht van de huidige workload en de status van alle lopende onkostenrapporten. Het kan ook worden gebruikt om de reeks activiteiten te valideren die voor process mining zijn gegenereerd.

Biedt een high-level samenvatting van de status van een rapport, wat nuttig is voor het filteren van cases en voor het creëren van operationele dashboards over de huidige workload.

Een veld in de hoofdheader tabel van het onkostenrapport dat wordt bijgewerkt naarmate het rapport vordert door de workflow.

De Rejection Reason is een tekstveld of een vooraf gedefinieerde code die uitlegt waarom een declaratie een goedkeuringsstap niet heeft doorstaan. Veelvoorkomende redenen zijn 'Bon Ontbreekt', 'Onjuiste Categorie' of 'Uitgaven Buiten Beleid'.

Dit attribuut is van onschatbare waarde voor de root cause analyse van procesherwerk. Door de meest voorkomende Rejection Reasons te analyseren, kan een bedrijf systemische problemen identificeren. Als 'Bon Ontbreekt' bijvoorbeeld de belangrijkste reden is, moet het bedrijf mogelijk de communicatie over documentatievereisten verbeteren of het proces voor het bijvoegen van bonnen vereenvoudigen. Deze inzichten leiden tot gerichte procesverbeteringen die de first-pass goedkeuringsgraad verhogen, herwerk verminderen en de totale doorlooptijd verkorten.

Verklaart het 'waarom' achter procesherwerk, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt om afwijzingspercentages te verminderen en het direct-goedkeuringspercentage te verbeteren.

Vastgelegd in een opmerkingenveld of een selectielijst wanneer een goedkeurder een 'Afwijzen'- of 'Terugsturen'-actie uitvoert.

Het Total Amount vertegenwoordigt de som van alle individuele onkostenposten die in één declaratie zijn opgenomen. Dit is de totale waarde die onderworven is aan goedkeuring en terugbetaling.

Dit attribuut is essentieel voor financiële analyse binnen process mining. Het maakt de segmentatie van declaraties in waardebanden mogelijk, zoals hoge waarde versus lage waarde, die vaak verschillende goedkeuringspaden volgen. Analisten kunnen dit attribuut gebruiken om de gemiddelde kosten per rapport te berekenen, de financiële impact van herwerk en afwijzingen te onderzoeken en uitgaventrends te identificeren. Het correleren van het totale bedrag met doorlooptijden kan onthullen of rapporten met een hogere waarde langer duren om goed te keuren.

Maakt financiële impactanalyse mogelijk, helpt bestedingspatronen te identificeren en maakt segmentatie van het proces mogelijk op basis van de rapportwaarde.

Beschikbaar op header-niveau van de onkostenrapport data, vaak berekend als de som van alle line-item bedragen.

Het Currency attribuut specificeert de munteenheid voor het Total Amount. In wereldwijde organisaties dienen medewerkers onkosten in verschillende valuta's in, en dit veld biedt de noodzakelijke context voor alle monetaire waarden.

Voor een accurate financiële analyse, vooral in een multinationale context, is dit attribuut cruciaal. Het zorgt ervoor dat monetaire waarden correct kunnen worden geïnterpreteerd en omgezet naar een gemeenschappelijke valuta voor geaggregeerde rapportage. Zonder dit zou het vergelijken van het 'Total Amount' van een rapport in JPY met één in USD zinloos zijn. Het is fundamenteel voor dashboards die de totale uitgaven, gemiddelde kosten en financiële KPI's in verschillende regio's tonen.

Biedt essentiële context voor alle monetaire waarden, wat nauwkeurige financiële rapportage en vergelijking mogelijk maakt tussen verschillende regio's of landen.

Meestal opgeslagen naast de bedragvelden in de header data van de declaratie.

De Audit Outcome legt de bevindingen van een auditstap binnen het proces vast. Dit kan een geautomatiseerde systeemcontrole zijn die compliance regels controleert, of een handmatige beoordeling door een financiële of auditteam. Uitkomsten zijn doorgaans 'Geslaagd', 'Gefaald' of 'Geslaagd met Uitzonderingen'.

Dit attribuut biedt een directe maatstaf voor de effectiviteit van interne controles. Door audit outcomes te analyseren, kan een bedrijf zijn risicoblootstelling en de kwaliteit van inzendingen beoordelen. Het helpt bij het identificeren van gebieden waar controles tekortschieten of waar beleid consequent verkeerd wordt geïnterpreteerd. Process mining kan audit outcomes correleren met andere attributen om bijvoorbeeld te ontdekken of bepaalde onkostencategorieën of afdelingen een hogere auditfaalpercentage hebben.

Biedt een directe maatstaf voor compliance en interne controle checks, wat helpt bij het beoordelen van risico's en de effectiviteit van auditregels.

Een veld dat wordt bijgewerkt door een geautomatiseerde regelengine of door een gebruiker van het audit- of finance team nadat hun review is voltooid.

De Payment Method geeft aan hoe de oorspronkelijke onkosten door de medewerker zijn betaald. Dit is doorgaans ofwel met een bedrijfscorporate card of met persoonlijke middelen, bekend als 'Out-of-Pocket', wat directe terugbetaling vereist.

Dit attribuut helpt onderscheid te maken tussen twee belangrijke procesvarianten. Corporate card transacties hebben vaak een gestroomlijnder verificatieproces omdat de data direct van de kaartaanbieder komt. Out-of-pocket onkosten vereisen echter meer controle en een directe betaling aan de medewerker. Het analyseren van het proces op basis van betaalmethode kan verschillen in doorlooptijden, compliance rates en verwerkingskosten tussen deze twee paden onthullen, wat potentieel kansen biedt om het gebruik van corporate cards te stimuleren ter verbetering van de efficiëntie.

Onderscheidt belangrijke procesvarianten (bedrijfscreditcard versus persoonlijke middelen), die vaak verschillende niveaus van risico, efficiëntie en controle hebben.

Meestal gespecificeerd op het regelitemniveau van de onkosten en geeft de bron van fondsen voor de transactie aan.

Het Approver attribuut identificeert de persoon die een goedkeurings- of afwijs stap uitvoert in de workflow. In veel processen zijn er meerdere goedkeuringsniveaus, zoals een direct leidinggevende gevolgd door een afdelingshoofd of een medewerker van de financiële afdeling.

Net als het 'User' attribuut is de Approver bijzonder nuttig voor het analyseren van de goedkeuringsfase van het proces, die vaak een belangrijke bron van vertragingen is. Het maakt het mogelijk om de goedkeuringstijden per individuele approver te meten, wat helpt bij het identificeren van knelpunten. Dashboards kunnen worden gemaakt om de werkdruk en prestaties van verschillende approvers te tonen, wat kan dienen als input voor resource management en de behoefte aan aanvullende training over onkostenbeleid kan benadrukken.

Identificeert de specifieke persoon die verantwoordelijk is voor goedkeuringen, wat analyse van goedkeuringsvertragingen, workloads en beslissingsconsistentie mogelijk maakt.

Vastgelegd in de event log of transactiegeschiedenis voor goedkeuringsgerelateerde activiteiten.

De Expense Category is een dimensie die wordt gebruikt om het type uitgaven op een declaratie te classificeren. Een declaratie kan vaak meerdere categorieën bevatten als deze verschillende posten omvat.

Het analyseren van het proces per Expense Category helpt organisaties inzicht te krijgen in uitgavenpatronen en categorie-specifiek procesgedrag te identificeren. Zo kunnen 'Internationale Reiskosten' bijvoorbeeld een complexer en langer goedkeuringsproces hebben dan 'Kantoorbenodigdheden'. Dit attribuut maakt een meer granulaire analyse van compliance mogelijk, door te tonen of bepaalde categorieën gevoeliger zijn voor beleidsovertredingen. Het is een sleutelveld voor financiële planning en budgettering.

Maakt analyse van bestedingspatronen mogelijk en helpt te identificeren of verschillende soorten onkosten verschillende procespaden volgen of verschillende compliance percentages hebben.

Doorgaans te vinden op het regelitemniveau van een declaratie. Voor case-level analyse kan het geaggregeerd worden of kan de dominante categorie worden gebruikt.