Datatemplate voor onkostenbeheer

De activiteitsnaam beschrijft één stap of statuswijziging in het declaratieproces. Voorbeelden zijn ‘Declaratie aangemaakt’, ‘Goedgekeurd door manager’, ‘Beleidsregel overtreden’ en ‘Terugbetaling uitgevoerd’. Samen vormen deze activiteiten de processtroom van elke declaratie.

Voor process mining is dit attribuut belangrijk om het werkelijke procesmodel te ontdekken. Analisten kunnen de proceskaart visualiseren, bottlenecks vinden waar activiteiten te lang duren, herstelrondes ontdekken, zoals ‘Declaratie teruggestuurd voor aanpassing’, en afwijkingen van het standaardproces opsporen. Duidelijke, specifieke activiteitsnamen zijn van grote invloed op de kwaliteit van de procesinzichten.

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Daarmee kun je de proceskaart visualiseren en workflowpatronen en afwijkingen analyseren.

Af te leiden uit event logs, tabellen met statuswijzigingen of transactieregistraties van de declaratie.

De declaratie-ID is een unieke sleutel die wordt toegekend aan elke declaratie die een medewerker indient. Deze ID verbindt alle processtappen, van aanmaken en indienen tot goedkeuring, eventuele afwijzing en de uiteindelijke terugbetaling.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om cases te reconstrueren. Elke unieke declaratie-ID staat voor één uitvoering van het declaratieproces. Door het verloop van elke ID te analyseren, kun je processtromen visualiseren, de doorlooptijd van afzonderlijke declaraties berekenen en verschillen ontdekken in de afhandeling ervan.

Dit is de unieke identificatiecode van de case die alle events in de levenscyclus van een declaratie met elkaar verbindt. Zo kun je het hele proces volgen.

Meestal te vinden in de kopgegevens van een declaratie of in de hoofdtabel met transacties voor het declaratieproces.

Het tijdstip van het event, oftewel de timestamp, legt vast wanneer een activiteit plaatsvond. Zo kun je de gebeurtenissen van elke declaratie in de juiste volgorde zetten en de tijdlijn van het proces nauwkeurig reconstrueren.

Bij process mining vormen timestamps de basis voor alle tijdsanalyses. Je gebruikt ze om belangrijke prestatie-indicatoren te berekenen, zoals de doorlooptijd tussen activiteiten, de totale verwerkingstijd van begin tot eind en wachttijden. Door timestamps te analyseren, kunnen organisaties vertragingen in het goedkeuringsproces opsporen, de efficiëntie van terugbetalingen meten en prestaties volgen ten opzichte van serviceafspraken.

Deze timestamp is belangrijk om events chronologisch te ordenen en alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en bottlenecks.

Te vinden in event logs of transactiegegevens, vaak onder de naam ‘Aanmaakdatum’, ‘Timestamp’ of ‘Datum van event’.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan waar de procesdata vandaan komt. Bij grote organisaties kunnen meerdere gekoppelde systemen betrokken zijn bij declaraties. Denk aan een HR-systeem met medewerkergegevens, een aparte declaratieapplicatie voor indieningen en een ERP-systeem voor de financiële verwerking. Met dit veld kun je de gegevens uit die bronnen van elkaar onderscheiden.

Deze informatie is nuttig om data te valideren en de technologische omgeving van het proces te begrijpen. Als procesproblemen vooral voorkomen in data uit één systeem, kan dat wijzen op problemen met de koppeling of met de applicatie zelf. Het bronsysteem geeft ook context aan de data, zodat analisten weten welke bron leidend is voor de verschillende processtappen.

Geeft aan waar de data vandaan komt. Dat is belangrijk voor datagovernance, het oplossen van problemen en het begrijpen van procesverschillen tussen platforms.

Deze informatie maakt vaak deel uit van de data-extractie of metadata en kan tijdens de datavoorbereiding worden toegevoegd.

De timestamp Laatste data-update geeft aan wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is gehaald of ermee is gesynchroniseerd. Zo is duidelijk tot welk moment de data in een analyse loopt en weten alle betrokkenen hoe actueel de data is.

Bij process mining is dit attribuut belangrijk voor de integriteit van de data en de rapportage. Het laat zien of je realtime informatie bekijkt of een momentopname uit het verleden. Dat is vooral van belang voor dashboards die processen continu volgen. Ook helpt het bij het oplossen van problemen met datapijplijnen, omdat je kunt controleren of de data volgens planning wordt bijgewerkt.

Maakt duidelijk hoe actueel de data is. Dat is belangrijk voor de nauwkeurigheid en relevantie van procesanalyses en monitoringdashboards.

Meestal aangemaakt en opgeslagen door de datakoppeling of ETL-tool (Extract, Transform, Load) tijdens het laden van de data.

Dit attribuut geeft aan bij welke organisatie-eenheid de indiener hoort, bijvoorbeeld ‘Verkoop’, ‘Techniek’ of ‘Marketing’. Vaak is deze eenheid gekoppeld aan het kostenplaatsnummer dat verantwoordelijk is voor de uitgaven.

De afdeling van de medewerker is een belangrijke dimensie voor vergelijkende analyses. Je kunt het proces per afdeling bekijken en zo grote verschillen in werkwijze ontdekken. De ene afdeling kan bijvoorbeeld veel vaker beleidsregels overtreden of een langere goedkeuringsdoorlooptijd hebben dan de andere. Met deze inzichten kan het management bepalen of bepaalde teams gerichte training, procesaanpassingen of verduidelijking van het beleid nodig hebben.

Maakt vergelijkingen tussen bedrijfseenheden mogelijk en helpt afdelingsspecifieke werkwijzen, bottlenecks en complianceproblemen te vinden.

Meestal afkomstig uit het stamgegevensrecord van de medewerker dat aan de declaratie is gekoppeld.

Het attribuut Gebruiker geeft aan wie verantwoordelijk was voor een specifieke processtap. Dat kan de medewerker zijn die de declaratie indient, de manager die deze goedkeurt of iemand van het financiële team die de terugbetaling verwerkt.

Door het proces per gebruiker te analyseren, krijg je zicht op de verdeling van het werk en individuele prestaties. Ook kun je zien wie vertraging veroorzaakt. Zo kan blijken dat een bepaalde manager een bottleneck in de goedkeuringsketen is. Daarnaast helpt dit bij analyses van de inzet van medewerkers en bij het waarborgen van verantwoordelijkheid en controleerbaarheid in het hele proces.

Geeft aan wie elke stap heeft uitgevoerd. Zo kun je de werkbelasting analyseren, prestaties vergelijken en bottlenecks bij specifieke personen of teams opsporen.

Beschikbaar in het event log of de transactiegeschiedenis, vaak gekoppeld aan een gebruikers-ID of medewerkers-ID.

De indiener is de medewerker die de uitgaven heeft gedaan en met het aanmaken van de declaratie het terugbetalingsproces is gestart. Dit attribuut is doorgaans hetzelfde voor alle events van één declaratiecase.

Het algemene attribuut ‘Gebruiker’ geeft aan wie elke stap heeft uitgevoerd. ‘Indiener’ is een vast attribuut op caseniveau waarmee je het gedrag van de eigenaar van de declaratie kunt analyseren. Zo kun je de ervaring van medewerkers onderzoeken, bijvoorbeeld door te kijken wie vaak een afgewezen declaratie heeft of regelmatig beleidsregels overtreedt. Op basis daarvan kun je gerichte communicatie of training inzetten om de efficiëntie en compliance vanaf het begin te verbeteren.

Geeft aan wie de eigenaar van de declaratie is. Zo kun je het gedrag van medewerkers analyseren, bijvoorbeeld om te zien wie vaak beleidsregels overtreedt of herstelwerk veroorzaakt.

Te vinden in de kopgegevens van de declaratie, gekoppeld aan de medewerker die de registratie heeft aangemaakt.

De markering voor beleidsovertreding is een eenvoudige waarde, waar of onwaar, die aangeeft of een declaratie automatisch of handmatig is aangemerkt als niet-conform met het uitgavenbeleid van het bedrijf. Het kan bijvoorbeeld gaan om overschrijding van een bestedingslimiet, gebruik van een niet-goedgekeurde leverancier of ontbrekende documentatie.

Deze markering is belangrijk voor complianceanalyse. Organisaties kunnen ermee het totale percentage beleidsovertredingen berekenen en inzoomen op afdelingen, uitgavencategorieën of medewerkers met de meeste overtredingen. Als je weet hoe vaak overtredingen voorkomen en wat de aard ervan is, kun je het beleid aanscherpen, automatische controles verbeteren en gerichte training geven. Zo beperk je niet-conforme uitgaven en uitzonderingen in het proces.

Ondersteunt de compliancebewaking door niet-conforme declaraties te markeren. Zo kun je beleidsovertredingen meten en terugdringen.

Een markering of veld in de kopgegevens of declaratieregels, vaak ingesteld door de regelsengine van het systeem.

De reden van afwijzing is een tekstveld of vooraf bepaalde code die uitlegt waarom een declaratie een goedkeuringsstap niet heeft doorstaan. Veelvoorkomende redenen zijn ‘Bon ontbreekt’, ‘Onjuiste categorie’ en ‘Uitgave in strijd met beleid’.

Dit attribuut is waardevol voor oorzaakanalyse van herstelwerk. Door de meest voorkomende afwijsredenen te analyseren, kan een bedrijf structurele problemen opsporen. Als ‘Bon ontbreekt’ bijvoorbeeld de meest voorkomende reden is, kan het nodig zijn om de documentatievereisten duidelijker uit te leggen of het toevoegen van bonnen eenvoudiger te maken. Met deze inzichten kun je gerichte procesverbeteringen doorvoeren, het percentage goedkeuringen bij de eerste indiening verhogen, herstelwerk beperken en de totale doorlooptijd verkorten.

Geeft inzicht in de oorzaken van herstelwerk en helpt gerichte verbeteringen door te voeren, zodat er minder declaraties worden afgewezen en meer in één keer worden goedgekeurd.

Vastgelegd in een opmerkingenveld of keuzelijst wanneer een goedkeurder de actie ‘Afwijzen’ of ‘Terugsturen’ uitvoert.

De status van de declaratie geeft op elk moment een momentopname van de voortgang of de uiteindelijke uitkomst. De status verandert meestal wanneer de declaratie door verschillende fasen gaat, zoals indienen, goedkeuren, verwerken en betalen.

Met dit attribuut kun je cases filteren en specifieke groepen analyseren. Bekijk bijvoorbeeld alleen ‘Afgewezen’ om de redenen voor afwijzing te onderzoeken, of ‘Wacht op goedkeuring’ om huidige bottlenecks op te sporen. Dashboards geven hiermee een overzicht op hoofdlijnen van de huidige werkvoorraad en alle declaraties die nog in behandeling zijn. Je kunt het attribuut ook gebruiken om de volgorde van activiteiten voor process mining te controleren.

Geeft een overzicht op hoofdlijnen van de status van een declaratie. Handig om cases te filteren en dashboards te maken van de huidige werkvoorraad.

Een veld in de hoofdtabel met kopgegevens van de declaratie. Dit veld wordt bijgewerkt terwijl de declaratie de workflow doorloopt.

Het totaalbedrag is de som van alle afzonderlijke declaratieregels in één declaratie. Dit is het bedrag dat ter goedkeuring en terugbetaling wordt voorgelegd.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses met process mining. Je kunt declaraties indelen in waardeklassen, zoals hoge en lage bedragen. Die volgen vaak verschillende goedkeuringsroutes. Analisten kunnen hiermee de gemiddelde kosten per declaratie berekenen, de financiële gevolgen van herstelrondes en afwijzingen onderzoeken en uitgavenpatronen ontdekken. Door het totaalbedrag te vergelijken met de doorlooptijd zie je of declaraties met hogere bedragen langer op goedkeuring wachten.

Maakt analyse van de financiële gevolgen mogelijk, helpt uitgavenpatronen te herkennen en maakt het mogelijk het proces in te delen op basis van de waarde van declaraties.

Beschikbaar in de kopgegevens van de declaratie. Vaak berekend als de som van alle declaratieregels.

Het attribuut Valuta geeft aan in welke munteenheid het totaalbedrag is uitgedrukt. Bij internationale organisaties dienen medewerkers declaraties in verschillende valuta in. Dit veld geeft de benodigde context bij alle geldbedragen.

Dit attribuut is belangrijk voor nauwkeurige financiële analyses, vooral bij organisaties die in meerdere landen actief zijn. Het zorgt ervoor dat geldbedragen goed kunnen worden geïnterpreteerd en omgerekend naar één valuta voor rapportages over meerdere declaraties. Zonder dit veld heeft een vergelijking tussen een declaratie van 100 JPY en een van 100 USD geen betekenis. Het is nodig voor dashboards met totale uitgaven, gemiddelde kosten en financiële KPI’s voor verschillende regio’s.

Geeft de nodige context bij geldbedragen en maakt nauwkeurige financiële rapportages en vergelijkingen tussen regio’s en landen mogelijk.

Meestal opgeslagen naast de bedragvelden in de kopgegevens van de declaratie.

Het auditresultaat legt de bevindingen van een auditstap in het proces vast. Dat kan een geautomatiseerde systeemcontrole op compliance zijn, of een handmatige beoordeling door Finance of het auditteam. Mogelijke uitkomsten zijn ‘Goedgekeurd’, ‘Afgekeurd’ of ‘Goedgekeurd met uitzonderingen’.

Dit attribuut geeft een directe indicatie van de effectiviteit van interne controles. Met een analyse van auditresultaten kan een bedrijf het risiconiveau en de kwaliteit van declaraties beoordelen. Ook wordt duidelijk waar controles tekortschieten of beleid vaak verkeerd wordt uitgelegd. Met process mining kun je auditresultaten vergelijken met andere attributen. Zo ontdek je bijvoorbeeld of bepaalde onkostencategorieën of afdelingen vaker een audit niet doorstaan.

Geeft een directe indicatie van compliance en interne controles. Zo kun je risico’s en de effectiviteit van auditregels beoordelen.

Een veld dat wordt bijgewerkt door een geautomatiseerde regelengine of door een medewerker van het auditteam of Finance nadat de beoordeling is afgerond.

De betaalmethode geeft aan hoe de medewerker de oorspronkelijke uitgave heeft betaald. Dat gebeurt meestal met een zakelijke betaalkaart van het bedrijf of met eigen geld. In dat laatste geval moet de medewerker de kosten rechtstreeks vergoed krijgen.

Met dit attribuut kun je twee belangrijke procesvarianten onderscheiden. Transacties met een bedrijfspas zijn vaak eenvoudiger te controleren, omdat de data rechtstreeks van de kaartaanbieder komt. Bij uitgaven die medewerkers zelf voorschieten, is meer controle nodig en moet het bedrag aan de medewerker worden terugbetaald. Door het proces per betaalmethode te analyseren, zie je verschillen in doorlooptijden, compliancepercentages en verwerkingskosten. Dat kan helpen om het gebruik van bedrijfspassen te stimuleren en het proces efficiënter te maken.

Maakt onderscheid tussen belangrijke procesvarianten, zoals betalen met een bedrijfspas of met eigen geld. Die varianten verschillen vaak in risico, efficiëntie en controle.

Wordt meestal vastgelegd per declaratieregel en geeft aan waar het geld voor de transactie vandaan komt.

Het attribuut Goedkeurder geeft aan wie een stap in de workflow goedkeurt of afwijst. In veel processen zijn er meerdere goedkeuringsniveaus, bijvoorbeeld eerst de direct leidinggevende en daarna een afdelingshoofd of medewerker van Finance.

Net als het attribuut ‘Gebruiker’ is ‘Goedkeurder’ vooral nuttig voor de analyse van de goedkeuringsfase. Daar ontstaan vaak vertragingen. Je kunt de goedkeuringstijd per goedkeurder meten en zo bottlenecks opsporen. Dashboards kunnen de werkdruk en prestaties van verschillende goedkeurders tonen. Die informatie helpt bij het verdelen van het werk en laat zien waar extra training over het declaratiebeleid nodig is.

Laat zien wie verantwoordelijk is voor goedkeuringen. Zo kun je vertragingen, werkdruk en verschillen in besluitvorming analyseren.

Wordt vastgelegd in het event log of de transactiegeschiedenis bij activiteiten rond goedkeuring.

De onkostencategorie geeft aan om welk type uitgave het gaat. Een onkostendeclaratie kan meerdere categorieën bevatten als er verschillende posten op staan.

Door het proces per onkostencategorie te analyseren, krijg je inzicht in uitgavenpatronen en verschillen in de afhandeling per categorie. Zo kan een declaratie voor ‘Buitenlandse reis’ een ingewikkelder en langer goedkeuringsproces doorlopen dan een declaratie voor ‘Kantoorbenodigdheden’. Met dit attribuut kun je compliance per categorie analyseren en zien of bepaalde categorieën vaker tot beleidsovertredingen leiden. Het is ook een belangrijk gegeven voor financiële planning en budgettering.

Geeft inzicht in uitgavenpatronen en laat zien of verschillende soorten uitgaven andere procesroutes volgen of een ander compliancepercentage hebben.

Meestal staat deze informatie op het niveau van een declaratieregel. Voor analyses op caseniveau kun je de categorieën samenvoegen of de meest voorkomende categorie gebruiken.