Datatemplate voor voorraadbeheer

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of gebeurtenis in de levenscyclus van het voorraadbeheer. De activiteiten zijn afgeleid van SAP-transacties of bewegingstypen en geven belangrijke momenten weer, zoals goederen ontvangen, voorraad verplaatsen, kwaliteitscontroles uitvoeren of materialen uitgeven.

Activiteiten analyseren is de basis van process mining. Je kunt er de procesgrafiek mee weergeven, veelvoorkomende en zeldzame procesvarianten mee herkennen en bottlenecks of lussen met herstelwerk opsporen. Elke activiteit is een knooppunt in de ontdekte procesgrafiek.

De activiteiten bepalen de processtappen en maken het mogelijk de werkelijke voorraadstroom en levenscyclus te ontdekken en analyseren.

Dit attribuut wordt afgeleid door SAP-bewegingstypen (MSEG-BWART) of transactiecodes (MKPF-TCODE) tijdens de datatransformatie te koppelen aan gebruiksvriendelijke activiteitsnamen.

Dit attribuut legt de exacte datum en tijd van een voorraadgebeurtenis vast. Het vormt de tijdsbasis van het proceslogboek en zet alle activiteiten op volgorde, zodat je het procesverloop kunt reconstrueren.

Het tijdstip van de gebeurtenis is nodig voor alle tijdsanalyses. Je gebruikt het om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, de duur van gebeurtenissen te meten, de doorvoer te analyseren en tijdsgebonden bottlenecks te vinden. Ook KPI’s zoals de doorlooptijd van het wegzetten en de wachttijd bij kwaliteitscontrole worden ermee berekend.

Dit geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Die is nodig om doorlooptijden te berekenen, prestaties te analyseren en het procesverloop te ontdekken.

Meestal samengesteld uit de boekingsdatum (MKPF-BUDAT) en invoertijd (MKPF-CPUTM) in de kop van het materiaaldocument.

Het batch- of partijnummer groepeert alle activiteiten die bij een specifieke hoeveelheid voorraad horen. Hiermee kun je de volledige levenscyclus van een batch volgen: vanaf de eerste ontvangst en de verschillende verplaatsingen en bewerkingen, zoals kwaliteitscontroles, tot de uiteindelijke uitgifte of afvoer.

Bij analyses gebruik je dit attribuut om de volledige route van de voorraad te volgen. Je kunt de processtroom van elke batch reconstrueren, de totale verblijfsduur berekenen en alle contactmomenten in het magazijn vaststellen. Dat is belangrijk voor traceerbaarheid, kwaliteitscontrole en compliance in dashboards.

Dit is de belangrijkste identificatie die alle bijbehorende voorraadverplaatsingen samenbrengt in één process case. Zo wordt analyse van begin tot eind mogelijk.

Dit is meestal een samengestelde sleutel op basis van het materiaalnummer (MARA-MATNR of MSEG-MATNR) en het batchnummer (MCHA-CHARG).

Het bewegingstype is een sleutel van drie cijfers in SAP die bepaalt hoe een voorraadboeking wordt verwerkt. Voorbeelden zijn '101' voor goederenontvangst voor een inkooporder, '311' voor een overboeking tussen opslaglocaties en '551' voor een afboeking.

Dit attribuut geeft belangrijke context bij elke activiteit en vormt vaak de basis voor de gebruiksvriendelijke activiteitsnaam. Door bewegingstypen te analyseren, kun je specifieke procesonderdelen nader bekijken. Zo zie je bijvoorbeeld wat de oorzaken zijn van alle afboekingen met type '551' of hoe vaak voorraad met type '321' van kwaliteitscontrole naar onbeperkte voorraad wordt overgeboekt.

Dit is de technische sleutel die het zakelijke doel van een voorraadtransactie aangeeft en daarmee belangrijke context biedt voor analyses.

Te vinden in de materiaaldocumentregel in tabel MSEG, veld BWART.

Dit attribuut registreert hoeveel voorraad door de mutatie is geraakt. De hoeveelheid wordt altijd weergegeven in de basiseenheid van het materiaal, zoals kilogram of stuk. Zo kun je gegevens consistent optellen en vergelijken.

Hoeveelheid is een belangrijke maatstaf voor analyses op basis van volume. Je gebruikt deze om KPI’s zoals het afschrijvingspercentage van de voorraad te berekenen, de doorvoer te analyseren en de bedrijfsimpact van afwijkingen of mutaties te bepalen. Zo kun je prioriteit geven aan mutaties met een groot volume of een hoge waarde.

Meet het fysieke volume van elke mutatie. Dat is belangrijk voor impactanalyses, berekeningen van de doorvoer en kostenanalyses.

Te vinden in de itemtabel MSEG van het materiaaldocument, veld MENGE.

Het materiaalnummer, ook wel SKU genoemd, identificeert een specifiek artikel in de voorraad. Dit is een belangrijk stamdata-attribuut dat voorraadverplaatsingen koppelt aan de productstamgegevens.

Met process mining kun je dit attribuut gebruiken voor productgerichte analyses. Je kunt het proces filteren op specifieke producten of productgroepen, voorraadstromen van verschillende materialen vergelijken en vaststellen welke producten het vaakst te maken hebben met problemen zoals afboekingen, voorraadverschillen of vertragingen bij controles.

Hiermee kun je analyses per product uitvoeren en vaststellen welke materialen samenhangen met inefficiënte processen of kosten.

Te vinden in de materiaaldocumentregel in tabel MSEG, veld MATNR. De stamdata staan in MARA.

Een opslaglocatie is een deel van een vestiging, zoals een ontvangstzone, zone voor kwaliteitscontrole of bulkopslag. Zo kun je voorraad binnen een vestiging nauwkeuriger volgen.

Met analyses kun je bottlenecks op een lager niveau opsporen. Zo zie je bijvoorbeeld of vertragingen vooral voorkomen op de locatie 'Quality Hold' of dat interne verplaatsingen tussen bepaalde opslaglocaties inefficiënt zijn. Dit ondersteunt ook analyses van het gebruik van de magazijnindeling.

Dit geeft gedetailleerde locatiegegevens binnen een vestiging, zodat je interne verplaatsingen en bottlenecks bij opslag kunt analyseren.

Te vinden in de materiaaldocumentregel in tabel MSEG, veld LGORT.

Een vestiging is een fysieke locatie, zoals een fabriek, distributiecentrum of magazijn. In SAP Logistics is dit een centrale organisatorische eenheid.

Dit attribuut is nodig voor locatiegerichte analyses. Je kunt procesprestaties op verschillende locaties vergelijken, vestigingen met de langste doorlooptijden of meeste voorraadverschillen opsporen en regionale verschillen in het voorraadbeheer begrijpen.

Hiermee kun je prestaties vergelijken en oorzaken analyseren op verschillende fysieke locaties of vestigingen.

Te vinden in de materiaaldocumentregel in tabel MSEG, veld WERKS.

Dit attribuut geeft aan uit welke systeeminstantie de data afkomstig zijn, bijvoorbeeld 'SAP ECC PRD' of 'S4HANA US'. Dit is belangrijk wanneer data uit meerdere systemen worden gecombineerd voor een volledig beeld van het proces.

Bij analyses kun je processen uit verschillende systemen, regio’s of bedrijfseenheden met elkaar vergelijken. Die kunnen op afzonderlijke instanties draaien. Het attribuut maakt de herkomst van de data inzichtelijk en biedt context, vooral bij datavalidatie en kwaliteitscontroles.

Dit geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance en analyses die meerdere bronsystemen omvatten.

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens het extraheren van de data wordt toegevoegd. De waarde identificeert de specifieke SAP-client en systeem-ID, bijvoorbeeld op basis van tabel T000.

Dit attribuut geeft aan welke gebruiker verantwoordelijk is voor het boeken van de voorraadmutatie. Het koppelt procesactiviteiten aan individuele medewerkers of systeemaccounts (voor automatische boekingen).

Door gegevens per gebruiker te analyseren, zie je waar training nodig is, herken je goed presterende medewerkers of teams en kun je procesafwijkingen onderzoeken. Zo krijg je ook inzicht in de mate van automatisering: je kunt menselijke gebruikers-ID’s onderscheiden van systeem- of batchgebruikers-ID’s.

Koppelt activiteiten aan specifieke gebruikers, zodat je de werklast en prestaties kunt analyseren en de mate van automatisering kunt bepalen.

Te vinden in de kopgegevenstabel MKPF van het materiaaldocument, veld USNAM.

Dit attribuut koppelt een voorraadtransactie, meestal een goederenontvangst, aan de oorspronkelijke inkooporder. Zo ontstaat een verband tussen voorraadbeheer en inkoop.

Met dit attribuut kun je processen in samenhang analyseren. Je kunt bijvoorbeeld de levertijd van leveranciers meten door de tijd tussen het aanmaken van de inkooporder en de goederenontvangst te analyseren. Ook zie je welke inkooporders samenhangen met afgekeurde kwaliteitscontroles.

Koppelt voorraadmutaties aan het inkoopproces. Zo kun je het volledige Purchase-to-Pay-proces analyseren en de prestaties van leveranciers beoordelen.

Te vinden in de itemtabel MSEG van het materiaaldocument, veld EBELN.

Dit berekende attribuut markeert activiteiten waarbij de voorraad is aangepast vanwege een verschil dat bij een cyclustelling of fysieke inventarisatie is vastgesteld. De vlag wordt gezet wanneer de geregistreerde hoeveelheid wordt gecorrigeerd zodat deze overeenkomt met de fysieke voorraad.

Deze vlag maakt het eenvoudiger om de voorraadnauwkeurigheid te analyseren. Je kunt er de KPI voor het voorraadverschilpercentage mee berekenen door het aantal cases met minstens één dergelijke gebeurtenis te tellen. Ook kun je de proceskaart filteren op de stappen vóór of na voorraadcorrecties.

Ondersteunt rechtstreeks de KPI voor het voorraadverschilpercentage door correcties te markeren. Zo kun je problemen met de voorraadnauwkeurigheid eenvoudig analyseren.

Berekend tijdens de datatransformatie. Ingesteld op ‘true’ als de Activiteit-naam ‘Inventory Discrepancy Adjusted’ is of als het mutatietype hoort bij correcties na een fysieke inventarisatie (bijvoorbeeld 701, 702).

Dit attribuut geeft aan hoe actueel de data zijn. Het registreert de datum en tijd van de laatste data-extractie of update. Zo zie je hoe recent de analyses en dashboards zijn.

Gebruikers kunnen hiermee controleren of de inzichten actueel zijn. Vaak staat dit attribuut duidelijk in dashboards, zodat gebruikers weten hoe recent de data zijn en of de nieuwste transacties al zichtbaar zijn.

Dit laat gebruikers zien hoe recent de data zijn en welke periode de analyse bestrijkt.

Dit wordt tijdens de uitvoering door het ETL- of dataintegratieproces gegenereerd en aan elke registratie toegevoegd.

Dit attribuut geeft de eenheid aan van het veld ‘Hoeveelheid’. De basiseenheid is de standaardmeeteenheid die in de materiaalstamgegevens is vastgelegd. Zo kun je alle hoeveelheden op dezelfde basis vergelijken.

Alle hoeveelheden horen in de basiseenheid te staan. Dit veld geeft extra context voor datavalidatie en voor de weergave van eenheden in dashboards en rapporten. Zo kunnen gebruikers de getoonde hoeveelheden goed interpreteren.

Geeft context bij het attribuut ‘Hoeveelheid’, zodat volumecijfers goed kunnen worden geïnterpreteerd.

Te vinden in de itemtabel MSEG van het materiaaldocument, veld MEINS.

Elke voorraadmutatie in SAP leidt tot een materiaaldocument dat als bewijs van de transactie dient. Dit document bevat gegevens op kop- en itemniveau over de mutatie.

Dit attribuut is een belangrijke transactie-ID. Het is niet de case-ID, maar wel belangrijk voor datavalidatie en afstemming. Het biedt ook een rechtstreekse link naar het brondocument in SAP. Met dit nummer kunnen gebruikers de oorspronkelijke transactie in SAP ECC opzoeken en nader onderzoeken.

Dient als primaire sleutel voor de transactie in SAP. Zo kun je gegevens eenvoudig verder onderzoeken en controleren aan de hand van het bronsysteem.

Te vinden in de kopgegevenstabel MKPF van het materiaaldocument, veld MBLNR.

Het opslagvak is de kleinste locatie-eenheid in een magazijn dat wordt beheerd met SAP Warehouse Management (WM). Het geeft de exacte locatie van een voorraadpartij aan.

Dit attribuut is belangrijk voor een gedetailleerde analyse van de magazijnindeling en het ruimtegebruik. Door verplaatsingen tussen opslagvakken bij te houden, kun je inefficiënte looproutes, drukke zones en onnodige herindeling van voorraad opsporen. Het is een belangrijk veld voor de KPI over de frequentie van herverplaatsingen tussen opslagvakken.

Geeft de meest gedetailleerde locatiegegevens, zodat je de efficiëntie en indeling van het magazijn en interne voorraadverplaatsingen kunt analyseren.

Te vinden in de itemtabel LTAP van magazijnoverboekingsopdrachten in Warehouse Management, velden VLPLA (bronvak) en NLPLA (bestemmingsvak).

De reden voor de mutatie geeft extra context naast het mutatietype. Gebruikers kunnen aangeven waarom een transactie is uitgevoerd, bijvoorbeeld waarom de voorraad is aangepast of afgeboekt.

Dit attribuut is waardevol voor oorzaakanalyses. Het is een belangrijke dimensie in de dashboards voor voorraadverschillen en de kostenanalyse van voorraadafboekingen. Zo kun je voorraadcorrecties en -verliezen categoriseren en verklaren. Door deze redenen te analyseren, kun je verbeteringen gericht aanpakken.

Verklaart waarom de voorraad is aangepast of afgeboekt. Zo kun je oorzaken van voorraadverschillen en afboekingen gericht onderzoeken.

Te vinden in de itemtabel MSEG van het materiaaldocument, veld GRUND.

De transactiecode geeft aan welk SAP-scherm of programma de gebruiker heeft gebruikt om de voorraadboeking uit te voeren, bijvoorbeeld MIGO voor goederenbewegingen of MB1B voor overboekingen.

Dit attribuut geeft technische context bij de uitvoering van een activiteit. Je kunt ermee onderscheid maken tussen activiteiten via standaardgebruikersinterfaces, maatwerkprogramma’s (Z-transacties) en geautomatiseerde interfaces. Analyse van de T-Code laat zien hoe het systeem wordt gebruikt en kan helpen de Activiteit-naam af te leiden.

Laat zien hoe gebruikers met het systeem werken. Die informatie kan helpen bij keuzes over systeemtraining, vereenvoudiging of automatisering.

Te vinden in de kopgegevenstabel MKPF van het materiaaldocument, veld TCODE.

Dit attribuut koppelt een voorraadtransactie, meestal een goederenafgifte voor een levering, aan de verkooporder van de klant. Zo ontstaat een verband tussen voorraadbeheer en orderafhandeling.

Met dit attribuut kun je het volledige Order-to-Cash-proces analyseren. Je kunt de doorlooptijd van de orderafhandeling meten vanaf het aanmaken van de order tot de goederenafgifte. Ook zie je welke verkooporders last hebben van vertragingen bij het verzamelen van goederen of van voorraadtekorten. Dit attribuut is belangrijk voor de analyse van de orderafhandeling.

Koppelt voorraadmutaties aan het verkoopproces. Zo kun je het volledige Order-to-Cash-proces analyseren en de orderafhandeling voor klanten volgen.

Te vinden in de itemtabel MSEG van het materiaaldocument, veld KDAUF.

Dit attribuut bevat de datum waarop een partij materiaal niet meer bruikbaar is. Deze stamgegevens zijn belangrijk voor bederfelijke goederen en materialen met een beperkte houdbaarheid.

De datum is essentieel om te controleren of de voorraad volgens de juiste volgorde wordt gebruikt. Door de vervaldatum te vergelijken met de datum van de goederenafgifte, kun je nagaan of het FEFO-beleid (First-Expired, First-Out) wordt gevolgd. Zo voorkom je verouderde voorraad en afboekingen.

Belangrijk voor de analyse van voorraadrotatie volgens FEFO/FIFO en voor het opsporen van risico’s op bederf of veroudering van voorraad.

Te vinden in de partijstamtabel MCHA, veld VFDAT (houdbaarheidsdatum).