Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Aanvraag

De activiteitsnaam beschrijft één stap of mijlpaal in het requisitionproces, zoals 'Requisition Created', 'Approval Step Approved' of 'Requisition Closed'. Deze data komt meestal uit event logs, statuswijzigingen of specifieke gebruikersacties die in SAP Ariba zijn vastgelegd.

Dit attribuut is belangrijk voor het opbouwen van de proceskaart, die de activiteitenflow visueel weergeeft. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, kunnen analisten veelvoorkomende procespaden, knelpunten, afwijkingen van de standaardprocedure en herstelwerk vinden. Het vormt de basis van elke process mining-analyse.

Dit definieert de processtappen en maakt visualisatie en analyse van de requisitionworkflow mogelijk, inclusief knelpunten en afwijkingen.

Afgeleid uit event logs, audittrails of registraties van statuswijzigingen binnen SAP Ariba, vaak gekoppeld aan tabellen voor requisitionheaders en regelitems.

De eventtimestamp legt het exacte moment vast waarop een activiteit plaatsvond. Deze zeer nauwkeurige data is nodig om gebeurtenissen binnen elke case correct te ordenen en de tijd tussen verschillende processtappen te berekenen.

In analyses vormt deze timestamp de basis voor alle tijdsberekeningen, waaronder doorlooptijden, wachttijden en verwerkingstijden. De timestamp wordt gebruikt voor dashboards die prestaties analyseren, zoals de Requisition Approval Cycle Time en Approval Path Bottleneck Analysis. De nauwkeurigheid van dit veld heeft rechtstreeks invloed op de betrouwbaarheid van alle prestatiemetrics.

Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen en vormt de basis voor alle berekeningen van prestaties en doorlooptijden, zoals doorlooptijden en knelpunten.

Deze data staat meestal naast activiteiten- of statuswijzigingsregistraties in de audittrail of transactielogtabellen van SAP Ariba.

De Purchase Requisition-ID is de centrale sleutel die alle activiteiten voor één aanvraag voor goederen of diensten aan elkaar koppelt. Elke requisition die in SAP Ariba wordt aangemaakt, krijgt een unieke ID die gedurende de hele levenscyclus gelijk blijft, van aanmaken en indienen tot definitieve goedkeuring, afwijzing of sluiting.

In process mining is dit attribuut de basis voor het koppelen van cases. Hiermee reconstrueer je de volledige end-to-endroute van elke requisition, bereken je doorlooptijden nauwkeurig, vind je procesvarianten en analyseer je lussen met herstelwerk. Zonder deze identificatie kun je gebeurtenissen van verschillende requisitions niet van elkaar onderscheiden.

Dit is de essentiële case-identificatie die alle gerelateerde activiteiten koppelt. Zo kun je het volledige requisitionproces voor elke afzonderlijke aanvraag analyseren.

Dit is een primair sleutelveld in de belangrijkste requisition-headertabellen binnen de datastructuur van SAP Ariba.

Dit attribuut geeft organisatorische context door te laten zien welk deel van de organisatie de aanvraag heeft gestart. De data komt meestal uit het gebruikersprofiel van de aanvrager of wordt rechtstreeks op het requisitionformulier ingevuld.

In analyses is dit een belangrijke dimensie om te filteren en te vergelijken. Het wordt gebruikt in vrijwel alle dashboards, zoals 'Requisition Approval Cycle Time' en 'Requisition Rejection Rate Analysis', om metrics per afdeling uit te splitsen. Zo zie je welke afdelingen de langste doorlooptijden, de meeste wijzigingen of de meeste aanvragen buiten de regels hebben. Dat helpt je om gerichte procesverbeteringen door te voeren.

Hiermee kun je de procesprestaties van verschillende delen van de organisatie segmenteren en vergelijken. Zo worden afdelingsspecifieke problemen en goede werkwijzen zichtbaar.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Deze data is meestal beschikbaar in de requisition-headerdata en vaak gekoppeld vanuit het gebruikersprofiel van de aanvrager.

De artikelcategorie geeft aan wat er wordt ingekocht. Deze classificatie helpt om uitgavenpatronen te begrijpen en inkoopstrategieën en -beleid per categorie toe te passen.

In process mining is dit attribuut belangrijk voor het dashboard 'Analyse van wijzigingen in aanvragen'. Het kan laten zien of bepaalde artikelcategorieën vaker worden gewijzigd. Dat kan wijzen op onduidelijke specificaties of wisselende prijzen. Je kunt er ook procesprestaties, zoals goedkeuringstijden, mee vergelijken voor verschillende soorten aankopen. Zo zie je of bepaalde categorieën meer vertraging opleveren.

Maakt analyse mogelijk op basis van het type goederen of diensten dat wordt ingekocht. Zo kun je knelpunten of complianceproblemen per categorie identificeren.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Deze informatie staat meestal op regelniveau van de aanvraag.

Het attribuut Gebruiker van event identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een specifieke processtap. Dat kan de medewerker zijn die de requisition heeft ingediend, de manager die deze heeft goedgekeurd of de inkoopmedewerker die deze heeft verwerkt.

Dit attribuut is belangrijk voor analyses van werkdruk en prestaties en voor het vinden van trainingsmogelijkheden. Het vormt de basis voor het dashboard 'Approver Workload and Performance', waarmee je goedkeuringstijden per gebruiker analyseert. Je kunt het ook gebruiken om oorzaken van vertragingen of afwijkingen te onderzoeken door deze terug te leiden naar specifieke personen of teams.

Hiermee kun je de verdeling van de werkdruk, gebruikersprestaties en inzet van medewerkers analyseren. Zo vind je knelpunten die door specifieke gebruikers of teams worden veroorzaakt.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Deze data staat vaak in audittrail- of geschiedenisstabellen die aan gebruikersstamdata zijn gekoppeld.

Dit attribuut bepaalt de standaardprocesvariant of goedkeuringsmatrix die bij een aanvraag hoort op basis van kenmerken zoals waarde, artikelcategorie en afdeling. Het beschrijft het 'to-be'-proces of de 'happy path'.

Dit is de basis voor conformance checking en wordt gebruikt in het dashboard 'Overzicht aanvraagcompliance'. Door de werkelijke activiteitenreeks te vergelijken met het verwachte pad van de goedkeuringsworkflow, kunnen analisten automatisch beleidsafwijkingen, onbevoegde goedkeuringsstappen of overgeslagen controles detecteren. Dit is belangrijk voor interne audits en risicobeheer.

Definieert het standaardproces dat moet worden gevolgd. Hiermee kan conformance checking automatisch afwijkingen en beleidsovertredingen detecteren.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Dit kan zijn afgeleid van de configuratie van de goedkeuringsmatrix of uit een specifiek veld op de aanvraag.

Wanneer een aanvraag wordt afgewezen, geven goedkeurders vaak een reden op. Dat kan vrije tekst zijn of een keuze uit een vooraf vastgelegde lijst. Dit attribuut legt die waardevolle feedback vast.

Deze data vormt de basis voor het dashboard 'Analyse afwijzingspercentage aanvragen'. Door de meest voorkomende afwijsredenen te analyseren, ontdek je de oorzaken van procesproblemen, zoals onjuiste codering, onvoldoende onderbouwing of budgetproblemen. Je kunt deze inzichten gebruiken om aanvragers beter te trainen en de kwaliteit van eerste aanvragen te verbeteren. Zo verminder je herstelwerk.

Geeft direct inzicht in waarom aanvragen mislukken. Zo kun je de oorzaken analyseren, herstelwerk verminderen en het percentage in één keer goed verhogen.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Deze informatie wordt meestal vastgelegd in de opmerkingen of geschiedenis bij een afwijzingsgebeurtenis.

Dit attribuut geeft de actuele status van een aanvraag weer, zoals 'In opbouw', 'Ingediend', 'Goedgekeurd', 'Afgewezen' of 'Gesloten'. Het laat zien waar elke case zich op het moment van data-extractie in het proces bevindt.

Process mining reconstrueert de historische processtroom, maar dit attribuut is belangrijk voor operationele monitoring. Het is het belangrijkste datapunt voor de 'Live statusvolger voor aanvragen'. Managers zien hiermee de actuele werkvoorraad en ontdekken aanvragen die vastlopen of te lang openstaan. Zo krijgen ze meteen zicht op de actieve aanvraagpijplijn en kunnen ze actie ondernemen.

Maakt realtime monitoring van de aanvraagpijplijn mogelijk. Zo kun je vastgelopen of lang openstaande aanvragen identificeren en aanpakken voordat ze problemen veroorzaken.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Dit is een standaardstatusveld in de kop van de aanvraag.

Dit attribuut bevat de financiële waarde van de volledige aanvraag. Het geeft belangrijke bedrijfscontext voor het indelen en prioriteren van requisitions.

Door procesmetrics met deze waarde te vergelijken, kunnen belangrijke patronen zichtbaar worden. Requisitions met een hoge waarde kunnen bijvoorbeeld een ander, strenger goedkeuringspad volgen of langere doorlooptijden hebben. Dit attribuut is belangrijk om de financiële impact van inefficiënties te begrijpen en requisitions voor vergelijkingen in waardebanden in te delen.

Dit geeft belangrijke financiële context. Zo kun je analyseren hoe de waarde van een requisition het procesgedrag beïnvloedt, bijvoorbeeld de goedkeuringstijd en complexiteit van de workflow.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Dit is een standaardveld in de header van de purchase requisition.

Het urgentieniveau, vaak weergegeven als een prioriteitsvlag, geeft aan dat de aanvraag met voorrang moet worden verwerkt. De aanvrager stelt dit meestal in, zodat kritieke behoeften snel worden afgehandeld.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Monitor voor urgente aanvragen' en de KPI 'Doorlooptijd urgente aanvraag'. Je kunt de doorlooptijden van urgente en standaardaanvragen rechtstreeks vergelijken om te controleren of prioriteitsbehandeling werkt. Door afwijkingen of vertragingen bij urgente aanvragen te analyseren, houd je de bedrijfsvoering op peil.

Maakt analyse op prioriteit mogelijk. Je kunt controleren of aanvragen met een hoge prioriteit sneller worden verwerkt, zodat aan kritieke behoeften wordt voldaan.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Dit is vaak een selecteerbaar veld op het formulier voor het aanmaken van een aanvraag.

Dit attribuut identificeert de herkomst van de procesdata. Voor deze weergave is de waarde steeds 'SAP Ariba'. In een bredere context, waarin data uit meerdere systemen kan worden samengevoegd, is dit veld belangrijk voor data lineage en het oplossen van problemen.

Bij analyses helpt het om de herkomst van de data te bevestigen. Je kunt het ook gebruiken om processen uit verschillende systemen te filteren of met elkaar te vergelijken. Zo blijft duidelijk waar de data vandaan komt en kun je erop vertrouwen.

Dit identificeert de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance, het oplossen van problemen en het begrijpen van de context van de analyse.

Dit is meestal een statische waarde die tijdens data-extractie en -transformatie aan elk record wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.

Dit attribuut koppelt een inkoopaanvraag aan het vervolgdossier, de inkooporder (PO). Als deze waarde aanwezig is, betekent dit dat de aanvraag succesvol is omgezet in een order.

Dit is belangrijk voor end-to-endanalyse die verdergaat dan de aanvraagfase. Je gebruikt het om de KPI 'Doorlooptijd van aanvraag tot PO' te berekenen door de gebeurtenis voor het aanmaken van de aanvraag te koppelen aan de gebeurtenis voor het aanmaken van de PO. Zo krijg je een volledig beeld van het eerste deel van de inkoopcyclus.

Koppelt de aanvraag aan de daaropvolgende inkooporder. Zo kun je de end-to-enddoorlooptijd van aanvraag tot PO meten.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Deze waarde staat meestal in de gegevens van de aanvraagregel nadat een PO is aangemaakt.

Dit attribuut maakt onderscheid tussen geautomatiseerde systeemgebeurtenissen, zoals automatische goedkeuringen of systeemgestuurde statuswijzigingen, en handmatige activiteiten van gebruikers. Zo zie je hoeveel automatisering het proces bevat.

In analyses helpt dit om menselijke inspanning goed te meten en mogelijkheden voor verdere automatisering te vinden. Als je filtert op handmatige activiteiten, kun je de verwerkingstijden vanuit gebruikersperspectief nauwkeurig berekenen. Ook kun je controleren of geautomatiseerde regels binnen het proces werken zoals bedoeld.

Maakt onderscheid tussen acties van mensen en systemen. Dit is belangrijk om automatiseringspercentages te meten en nieuwe mogelijkheden voor automatisering te vinden.

Dit wordt meestal afgeleid door te controleren of de 'Gebruiker van gebeurtenis' overeenkomt met een systeem- of batchgebruikers-ID.

Dit berekende attribuut identificeert cases waarin minstens één activiteit 'Aanvraag gewijzigd' heeft plaatsgevonden. Zo kun je eenvoudig aanvragen markeren die tijdens hun levenscyclus wijzigingen nodig hadden.

Deze vlag wordt gebruikt om de KPI 'Wijzigingspercentage aanvragen' te berekenen. Door het aantal cases met de waarde waar te tellen, kunnen analisten de frequentie van herstelwerk meten en de oorzaken onderzoeken. Ze kunnen de waarde bijvoorbeeld vergelijken met attributen zoals 'Naam van aanvrager' of 'Artikelcategorie'.

Vereenvoudigt de berekening van de KPI voor het wijzigingspercentage. Zo kun je herstelwerk kwantificeren en gebieden vinden waar de eerste specificaties duidelijker moeten.

Wordt ingesteld op waar als een case één of meer activiteiten 'Aanvraag gewijzigd' bevat, en anders op onwaar.

Dit berekende attribuut meet inefficiëntie breder dan 'Is gewijzigd'. Het markeert cases met aanzienlijke herstelwerkloops, meestal wanneer er één of meer gebeurtenissen 'Goedkeuringsstap afgewezen' of meerdere gebeurtenissen 'Aanvraag gewijzigd' zijn.

Deze vlag wordt gebruikt om de KPI 'Herstelwerkpercentage aanvragen' te berekenen. Zo kun je de verborgen kosten en vertragingen van procesproblemen kwantificeren. Door cases met herstelwerk te analyseren, ontdek je patronen bij bepaalde goedkeurders, afdelingen of aanvraagtypen die voor wrijving in het proces zorgen.

Identificeert cases met aanzienlijke proceswrijving, zoals afwijzingen. Zo kun je de oorzaken van inefficiëntie en vertraging gericht analyseren.

Wordt ingesteld op waar als een case een afwijzingsactiviteit of meer dan één wijzigingsactiviteit bevat.

Dit attribuut toont de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update voor een bepaalde gebeurtenis. Zo zie je hoe actueel de data is die je analyseert. Dat is vooral belangrijk bij het monitoren van lopende processen.

Analisten gebruiken deze informatie om te bepalen hoe recent de gegenereerde inzichten zijn. Voor dashboards zoals de 'Live Requisition Status Tracker' is dit veld belangrijk om aan te geven hoe actueel de getoonde informatie is. Zo weten gebruikers wat ze van de actualiteit van de data kunnen verwachten.

Dit geeft aan hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om de actualiteit en relevantie van inzichten uit process mining te beoordelen.

Deze timestamp wordt meestal tijdens het inladen van de data gegenereerd en aan elk record toegevoegd.

Dit attribuut op caseniveau identificeert de maker van de inkoopaanvraag. Het geeft context over de herkomst van de aanvraag en de betrokken persoon.

In analyses gebruik je dit attribuut om het proces te filteren en gedrag per aanvrager te analyseren. De dashboards 'Analyse van wijzigingen in aanvragen' en 'Analyse afwijzingspercentage aanvragen' kunnen bijvoorbeeld laten zien welke personen extra training nodig hebben door een hoog percentage wijzigingen of afwijzingen. Zo kun je feedback en verbeteracties beter afstemmen.

Identificeert de maker van de aanvraag. Zo kun je procesgedrag en kwaliteit per aanvrager analyseren.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Dit is een standaardveld in de kop van de aanvraag, vaak met het label 'Aangemaakt door' of 'Aanvrager'.

Dit attribuut identificeert de specifieke manager of belanghebbende die verantwoordelijk is voor een goedkeuringsactiviteit. Het verschilt van de algemene 'Gebruiker van gebeurtenis', omdat het specifiek betrekking heeft op goedkeuringstaken.

Dit is een belangrijk attribuut voor het dashboard 'Werkvoorraad en prestaties van goedkeurders'. Je kunt per goedkeurder bijhouden hoeveel aanvragen die heeft behandeld en wat de gemiddelde goedkeuringstijd is. Zo ontdek je individuele knelpunten, verdeel je de werkvoorraad beter en beoordeel je prestaties ten opzichte van doelstellingen.

Wijst de persoon aan die verantwoordelijk is voor een goedkeuring. Zo kun je de werkvoorraad en prestaties van goedkeurders gedetailleerd analyseren en beter verdelen.

Raadpleeg de SAP Ariba-documentatie. Deze informatie staat in de goedkeuringsflow die aan de aanvraag is gekoppeld.