Datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Dit attribuut beschrijft één stap in de levenscyclus van een factuur, zoals ‘Factuur aangemaakt’, ‘Aanmaningsprocedure gestart’ of ‘Betaling ontvangen’. Elke activiteit is een afzonderlijke gebeurtenis die de case verder brengt.

De volgorde en frequentie van activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo ontdek je hoe het proces werkelijk verloopt, waar cases vastlopen, waar activiteiten opnieuw worden uitgevoerd en hoe het werkelijke proces afwijkt van het ontworpen of gewenste proces. De activiteitsnaam vormt de basis voor proceskaarten en berekeningen van de tijd tussen stappen.

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart en maakt het mogelijk om de levenscyclus van een factuur van begin tot eind te visualiseren en analyseren.

Dit is een conceptueel veld dat is afgeleid van verschillende bedrijfsgebeurtenissen in Oracle Fusion Financials. Het wordt vaak samengesteld door transactiestatussen, gebeurtenisdatums of specifieke acties uit modules zoals Receivables (AR) en Advanced Collections aan elkaar te koppelen.

Het factuurnummer is de centrale sleutel die alle gebeurtenissen en activiteiten rond één vordering koppelt, van het aanmaken tot de uiteindelijke betaling of afschrijving. Zo krijg je een volledig beeld van het factuurtraject.

Bij process mining gebruik je dit attribuut om het traject van elke factuur te reconstrueren. Door alle bijbehorende activiteiten onder één factuurnummer te groeperen, kunnen analisten processtromen visualiseren, veelvoorkomende en afwijkende routes herkennen en doorlooptijden meten voor het hele proces of specifieke stappen, zoals de afhandeling van een geschil of de verwerking van een betaling.

Dit is de essentiële case-ID die alle bijbehorende processtappen koppelt. Zo kun je het traject van elke factuur, van uitgifte tot afsluiting, reconstrueren en analyseren.

Deze identificatie staat in Oracle Fusion Financials meestal als TRX_NUMBER in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Het tijdstip van de gebeurtenis, oftewel de timestamp, legt het exacte moment vast waarop een activiteit plaatsvond. Dit is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en de processtroom correct op te bouwen. Zonder nauwkeurige timestamps kun je de volgorde van gebeurtenissen niet goed bepalen.

Bij analyses gebruik je dit attribuut om de duur en doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen. Dat is belangrijk om prestaties te meten. Zo bereken je KPI’s zoals de doorlooptijd van geschillenafhandeling of de betalingstermijn van facturen. Ook kun je hiermee trends in de procesprestaties over verschillende perioden analyseren.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen te ordenen, doorlooptijden en duur te berekenen en procesprestaties over tijd te analyseren.

Afgeleid van verschillende datumvelden in Oracle Fusion Financials-tabellen, zoals TRX_DATE in RA_CUSTOMER_TRX_ALL voor het aanmaken van een factuur of de aanmaakdatum van een incassoactie.

Dit attribuut geeft aan in welke brontoepassing de gebeurtenisdata is vastgelegd. In een complexe IT-omgeving kunnen meerdere systemen betrokken zijn bij één end-to-end-proces.

Het bronsysteem vermelden is belangrijk voor datagovernance, probleemoplossing en inzicht in de context van de data. Als gebeurtenissen uit verschillende systemen in één procesoverzicht worden gecombineerd, kun je ze hiermee van elkaar onderscheiden en blijft de herkomst van de data duidelijk.

Maakt duidelijk waar de data vandaan komt. Dat is belangrijk voor datavalidatie, governance en inzicht in de technologische context van het proces.

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd om de herkomst van de records aan te geven.

Dit attribuut geeft de datum en tijd van de meest recente data-extractie aan. Het is een metadataveld dat geen deel uitmaakt van het bedrijfsproces zelf, maar wel laat zien hoe actueel de geanalyseerde data is.

Analisten gebruiken deze timestamp om te controleren of ze met actuele informatie werken en om te weten tot welk moment de data loopt. Dit is belangrijk voor datagovernance en om gebruikers duidelijk te maken hoe actueel de data in dashboards en rapporten is.

Geeft aan hoe actueel de data is, zodat analisten en belanghebbenden weten hoe recent en relevant de informatie is.

Deze waarde wordt tijdens het extractie- en laadproces (ETL) gegenereerd en aan elk record toegevoegd.

Het aanmaningsniveau geeft aan hoe dringend de betalingsherinnering is. Meestal loopt de urgentie na verloop van tijd op. Niveau 1 kan bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering per e-mail zijn, terwijl niveau 3 een formele brief of telefoontje kan betekenen.

Door het proces per aanmaningsniveau te analyseren, kun je de effectiviteit van de aanmaningsstrategie beoordelen. Het dashboard voor aanmaningseffectiviteit gebruikt dit attribuut om te laten zien hoeveel facturen na elke aanmaningsstap worden betaald. Zo kan de bedrijfsvoering bepalen welke acties het beste werken en het tijdstip en de inhoud van herinneringen aanpassen om meer betalingen te innen.

Houdt bij hoe ver de incasso is opgeschaald. Dit is belangrijk om de effectiviteit van de aanmaningsstrategie te beoordelen.

Deze data wordt beheerd in de Oracle Advanced Collections-module. Je vindt ze in tabellen met de aanmaningsgeschiedenis, zoals IEX_DUNNINGS.

Het factuurbedrag is de totale waarde van de goederen of diensten die aan de klant zijn gefactureerd. Dit financiële attribuut laat zien wat de financiële impact van het proces is.

Bij analyses gebruik je het factuurbedrag om incassoacties te prioriteren, bijvoorbeeld door facturen met een hoog bedrag voorrang te geven. Je kunt ook betalingsgedrag per transactiebedrag analyseren en de financiële gevolgen van afschrijvingen berekenen. Dashboards zoals de analyse van het afschrijvingspercentage per klantsegment gebruiken deze waarde om de omvang van financiële verliezen te bepalen.

Geeft het proces financiële context. Zo kun je facturen met hoge bedragen prioriteren en de financiële gevolgen van procesinefficiënties analyseren.

Deze informatie kan worden afgeleid uit de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, waarin het verschuldigde bedrag van een factuur staat.

Dit attribuut geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker verantwoordelijk was voor een activiteit, zoals het goedkeuren van een kredietlimiet, het boeken van een betaling of het afhandelen van een betwisting.

Door activiteiten per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de werkverdeling, individuele prestaties en compliance. Bij geautomatiseerde activiteiten kun je zien welke systeemprocessen betrokken waren. Ook kun je opleidingsbehoeften of mogelijk frauduleus gedrag opsporen door gebruikersgedrag te volgen.

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke personen of geautomatiseerde systemen. Zo kun je prestaties en werkverdeling volgen en controles uitvoeren.

Afkomstig uit de kolommen ‘CREATED_BY’ of ‘LAST_UPDATED_BY’ in verschillende transactie- en geschiedenistabellen van Oracle Fusion Financials.

De incassomedewerker is de persoon of het team dat verantwoordelijk is voor de incasso van een achterstallige factuur. Deze toewijzing is een belangrijke stap in het incassoproces.

Dit attribuut is belangrijk voor prestatiebeheer en de verdeling van bronnen binnen de incassoafdeling. Door resultaten per incassomedewerker te analyseren, kunnen managers de effectiviteit beoordelen, opleidingsbehoeften vaststellen en de werkdruk verdelen. Het dashboard voor de effectiviteit van de toewijzing van incassomedewerkers gebruikt dit attribuut om succespercentages en doorlooptijden tussen medewerkers te vergelijken.

Maakt het mogelijk om de prestaties van individuele incassomedewerkers of teams te analyseren, de inzet van bronnen te verbeteren en de algehele efficiëntie van incasso te verhogen.

Deze informatie wordt meestal opgeslagen in de Oracle Advanced Collections-module, vaak in tabellen zoals IEX_CASES_ALL_B of gerelateerde toewijzingstabellen.

Het klantnummer koppelt een factuur aan een specifieke klantrekening. Zo kun je het krediet- en incassoproces analyseren en uitsplitsen op basis van klantkenmerken.

Met het klantnummer kunnen analisten onderzoeken of bepaalde klanten steeds te laat betalen, vaker geschillen melden of meer incassoacties nodig hebben. Deze informatie is belangrijk om incassostrategieën op klanten af te stemmen, kredietvoorwaarden aan te passen en klantsegmenten met een hoog risico te herkennen. Dit ondersteunt rechtstreeks analyses zoals de analyse van het afschrijvingspercentage per klantsegment.

Maakt het mogelijk om het proces per klant uit te splitsen en patronen, risico’s en kansen voor gerichte incassostrategieën te herkennen.

Staat meestal als BILL_TO_CUSTOMER_ID in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL en verwijst naar HZ_CUST_ACCOUNTS.

Klantsegment is een categorisch attribuut waarmee klanten op basis van gedeelde kenmerken in groepen worden ingedeeld. Segmenten kunnen bijvoorbeeld worden bepaald door kenmerken als ‘Strategisch’, ‘MKB’ of ‘Enterprise’, of door sectoren als ‘Productie’ en ‘Detailhandel’.

Met dit attribuut kun je processen tussen segmenten vergelijken. Analisten zien bijvoorbeeld of een segment vaker geschillen heeft of een langere betalingstermijn. Op basis daarvan kun je kredietbeleid en incassostrategieën afstemmen op de behoeften en risico’s van elk segment. Dit ondersteunt dashboards zoals de analyse van het afschrijvingspercentage per klantsegment.

Maakt vergelijkingen mogelijk en laat zien hoe procesprestaties en risico’s verschillen tussen klantgroepen.

Wordt vaak beheerd in klantstamgegevens (HZ_CUST_ACCOUNTS of gerelateerde tabellen) of afgeleid van klantkenmerken zoals omzet of sector.

De vervaldatum is een belangrijke datum die contractueel is afgesproken voor de betaling. Aan de hand van deze datum bepaal je of een betaling op tijd is.

Dit attribuut helpt achterstallige facturen te herkennen en te berekenen hoeveel dagen de betalingstermijn is verstreken. Het is de belangrijkste invoer om te bepalen wanneer je een aanmaningsprocedure start en wordt gebruikt voor KPI’s zoals Days Sales Outstanding (DSO). Ook heb je de vervaldatum nodig voor ouderdomsrapportages waarin openstaande schulden worden ingedeeld.

Dient als uitgangspunt om te bepalen of een factuur achterstallig is. Zo kun je incassoactiviteiten starten en de ouderdom van facturen analyseren.

Beschikbaar in de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL als DUE_DATE.

In grote organisaties is de bedrijfsvoering vaak verdeeld over meerdere bedrijfseenheden. Dit attribuut geeft aan bij welke bedrijfseenheid de factuur hoort.

Door het proces per bedrijfseenheid te analyseren, kun je de prestaties van verschillende onderdelen van de organisatie vergelijken. Zo worden verschillen zichtbaar in de toepassing van krediet- en incassobeleid en zie je welke bedrijfseenheden hun vorderingen het beste beheren. Dit helpt om goede werkwijzen te delen en processen waar nodig gelijk te trekken.

Maakt het mogelijk prestaties van verschillende organisatieonderdelen te vergelijken en helpt goede werkwijzen en verbeterpunten te vinden.

Beschikbaar in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL via het veld ORG_ID, dat verwijst naar de organisatiestructuur.

De betalingsvoorwaarden bepalen wanneer een klant moet betalen, bijvoorbeeld ‘Netto 30 dagen’ of ‘Netto 60 dagen’. Op basis hiervan wordt de vervaldatum van de factuur berekend.

Door betaalgedrag per betalingsvoorwaarde te analyseren, kun je patronen ontdekken. Klanten met een kortere betalingstermijn betalen bijvoorbeeld mogelijk vaker te laat. Je kunt deze informatie gebruiken om het kredietbeleid te herzien en te verbeteren, en klanten in te delen voor verschillende incassostrategieën. Zo begrijp je beter waarom bepaalde facturen achterstallig raken.

Geeft context bij de afgesproken betalingstermijn en maakt het mogelijk betaalgedrag bij verschillende kredietvoorwaarden te vergelijken.

Dit wordt opgeslagen in de tabel RA_TERMS en gekoppeld aan de factuurtransactie.

Deze berekende metriek geeft aan hoeveel dagen een onbetaalde factuur achterstallig is. De waarde is het verschil tussen de huidige datum (voor openstaande facturen) of de betaaldatum (voor gesloten facturen) en de vervaldatum.

Het aantal dagen achterstallig is een belangrijke maatstaf voor ouderdomsanalyses en het prioriteren van incassoactiviteiten. Het is de belangrijkste metriek in het dashboard voor de ouderdom en status van achterstallige facturen. Daar worden facturen ingedeeld in ouderdomscategorieën, bijvoorbeeld 1-30 dagen en 31-60 dagen. Zo kan het incassoteam zich richten op de oudste schulden met het grootste risico.

Geeft de omvang van betalingsvertragingen aan en vormt een belangrijke maatstaf voor het prioriteren van incassoactiviteiten en het analyseren van de ouderdom van facturen.

Dit is een berekend veld. De logica is: CurrentDate - DueDate voor openstaande facturen, of PaymentDate - DueDate voor gesloten facturen.

Bij activiteiten met een duidelijk begin en einde legt dit attribuut het tijdstip van afronding vast. Veel gebeurtenissen in process mining vinden op één moment plaats, maar sommige activiteiten, zoals ‘Betwisting onderzoeken’, kunnen een tijd duren.

Met een aparte eindtijd kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen. Dat is preciezer dan de duur afleiden uit de starttijd van de volgende activiteit, vooral als er tussendoor niets gebeurt. De eindtijd is belangrijk om het gebruik van capaciteit te analyseren en te zien welke processtappen de meeste tijd kosten.

Maakt het mogelijk nauwkeurig te berekenen hoelang activiteiten duren en geeft inzicht in bottlenecks en capaciteitsgebruik.

Dit is vaak een conceptueel attribuut. De waarde kan afkomstig zijn van een timestamp voor de laatste wijziging of een specifiek veld voor de sluitingsdatum in de brontabellen die bij de activiteit horen.

De factuurstatus laat zien waar de factuur op dit moment staat in het proces. Veelvoorkomende statussen zijn ‘Open’, ‘Betaald’, ‘Betwist’, ‘Achterstallig’ en ‘Afgeboekt’. Dit attribuut geeft een overzicht op hoofdlijnen van de status van de openstaande vorderingen.

In process mining kun je dit attribuut gebruiken om cases te filteren op specifieke groepen, zoals alle openstaande facturen waarvan de betalingstermijn is verstreken. Het is een belangrijke dimensie in het dashboard voor de ouderdom en status van achterstallige facturen. Zo zie je meteen wat de status van de factuurportefeuille is en kun je incassoactiviteiten prioriteren.

Geeft snel inzicht in de huidige status van een factuur, zodat je incassoactiviteiten eenvoudig kunt filteren en prioriteren.

Meestal beschikbaar in de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, in een veld met de naam STATUS.

Dit attribuut geeft de valuta van de factuur aan, zoals USD, EUR of GBP. In internationale organisaties worden facturen vaak in verschillende valuta opgesteld.

Data met meerdere valuta’s vraagt om zorgvuldige verwerking. Met dit attribuut kun je de procesweergave op valuta filteren of de juiste wisselkoersen toepassen voor geconsolideerde financiële rapportages. Zo worden geldbedragen correct geïnterpreteerd en vergelijk je bedragen op dezelfde basis.

Nodig om financiële data in een omgeving met meerdere valuta’s correct te interpreteren en nauwkeurig te analyseren.

Staat meestal als INVOICE_CURRENCY_CODE in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Dit afgeleide attribuut geeft eenvoudig met waar of onwaar aan of een factuur achterstallig is. Meestal wordt dit berekend door de huidige datum (of de betaaldatum) te vergelijken met de vervaldatum van de factuur.

Deze indicator is handig om analyses te filteren en groepen te maken. Analisten kunnen snel alle achterstallige facturen selecteren en hun procesverloop, de effectiviteit van incassoactiviteiten en andere kenmerken onderzoeken. Ook wordt het eenvoudiger om dashboards en KPI’s te maken voor het beheer van achterstallige schulden, zoals het dashboard voor de ouderdom en status van achterstallige facturen.

Geeft een duidelijke indicator waarmee je alle achterstallige facturen kunt herkennen en analyseren. Dit is de belangrijkste focus van het incassoproces.

Dit is een berekend veld. De logica is: IF CurrentDate > DueDate AND Status != 'Paid' THEN True ELSE False.

Deze afgeleide indicator markeert facturen die het bedrijf als oninbaar beschouwt en uit de actieve vorderingen heeft verwijderd. Dit is meestal de laatste en ongewenste uitkomst voor een factuur.

Dit attribuut is belangrijk voor het berekenen van de KPI voor het percentage afgeboekte facturen en voor de bijbehorende analyse. Analisten kunnen hiermee mislukte incasso’s afzonderlijk bekijken en zoeken naar gemeenschappelijke kenmerken, zoals klantsegment of factuurbedrag, die mogelijk samenhangen met een groter afboekingsrisico. Deze inzichten helpen het kredietbeleid en de incassostrategie te verbeteren.

Maakt mislukte incasso’s duidelijk zichtbaar. Zo kun je de oorzaken van oninbare vorderingen analyseren en afboekingspercentages berekenen.

Dit is een berekend veld. De waarde wordt afgeleid door te controleren of er voor de case een activiteit ‘Factuur afgeboekt’ bestaat of dat de factuurstatus ‘Afgeboekt’ is.

Het kredietlimietbedrag is het totale kredietrisico dat een bedrijf bij een bepaalde klant wil lopen. Dit bedrag wordt bepaald tijdens de kredietbeoordeling.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard over de impact van kredietlimietbeslissingen. Door de goedgekeurde kredietlimiet te vergelijken met later betaalgedrag en afboekingen, kan de bedrijfsvoering de effectiviteit van het kredietrisicobeleid beoordelen. Uit de analyse kan bijvoorbeeld blijken dat te hoge kredietlimieten leiden tot meer oninbare vorderingen. Die informatie helpt het goedkeuringsproces voor krediet te verbeteren.

Helpt de effectiviteit van het kredietrisicobeleid te beoordelen door de goedgekeurde kredietlimiet te vergelijken met betaalresultaten en afboekingen.

Dit wordt beheerd in Oracle Credit Management en meestal opgeslagen in tabellen met klantkredietprofielen, zoals HZ_CUST_PROFILE_AMTS.

Als een klant een factuur betwist, geeft die meestal een reden op, zoals ‘Onjuiste prijs’, ‘Beschadigde goederen’ of ‘Dubbele factuur’. Dit attribuut legt die reden vast.

Analyse van betwistingsredenen is belangrijk voor oorzaakanalyse. Zo kun je terugkerende problemen opsporen in eerdere processen, zoals orderbeheer of facturatie, die tot betalingsvertraging leiden. Door verschillende redenen in te delen en bij te houden hoe vaak ze voorkomen, kan de bedrijfsvoering gericht iets aan de oorzaken doen. Dat helpt de doorlooptijd van de afhandeling van betwistingen te verkorten.

Helpt de oorzaken van factuurbetwistingen te vinden, zodat je eerdere processen kunt verbeteren en nieuwe betwistingen voorkomt.

Deze informatie wordt meestal vastgelegd in de Oracle Advanced Collections- of Oracle Channel Revenue Management-module als het beheer van betwistingen is ingericht. De data kan bijvoorbeeld in tabellen zoals AR_DISPUTE_HISTORY staan.

Tijdens incassoactiviteiten kan een klant toezeggen op een toekomstige datum te betalen. De toegezegde betaaldatum wordt vastgelegd om deze afspraak bij te houden.

Dit attribuut helpt bij het beheren van incassoworkflows en het beoordelen van de betrouwbaarheid van betaaltoezeggingen. Door de toegezegde betaaldatum te vergelijken met de werkelijke ontvangstdatum, kunnen incassomedewerkers zien hoe vaak klanten hun toezegging nakomen. Dit helpt de kasstroom nauwkeuriger te voorspellen en te bepalen wanneer je de incasso opschaalt als een toezegging niet wordt nagekomen.

Houdt betaaltoezeggingen van klanten bij. Zo kun je inkomende betalingen voorspellen en beoordelen hoe effectief incassoafspraken zijn.

Opgeslagen in de Oracle Advanced Collections-module, waarschijnlijk in tabellen zoals IEX_PROMISES_T.