Zo analyseer je een proces en vind je een bottleneck

Deze gids van ProcessMind is bedoeld voor iedereen die processen analyseert, in ProcessMind of met een andere tool. De aanpak is breed toepasbaar. Bij elke stap staat welk scherm in de workspace je nodig hebt, zodat je met je eigen data aan de slag kunt in plaats van een abstracte checklist te vertalen. Data alleen vertelt je niet welk resultaat ertoe doet. In zes stappen ga je van je bestaande dashboards naar een procesbottleneck die je met bewijs kunt onderbouwen.

Daarom is deze gids bedoeld voor twee soorten lezers. Misschien weet je al hoe je een proces leest en zoek je alleen de bijbehorende stappen in ProcessMind: welke weergave, welke metriek en welk filter. Of je bent nieuw met procesanalyse en wilt eerst begrijpen waarom je iets doet, zodat je elke stap in het hulpmiddel kunt uitleggen. Beide routes staan hier, in dezelfde volgorde.

Je hoeft geen data-engineeringproject op te zetten om te beginnen. Een export die je al hebt, is genoeg: één rij per gebeurtenis, met een case-ID, een activiteit en een timestamp. Alles hieronder doe je met een dataset in ProcessMind. Je hoeft dus niet eerst een live systeem te koppelen.

De rest van de gids draait om die vraag. Kijken doe je met de dashboards en de Process Graph. Om te begrijpen wat je ziet, kijk je naar de timing, de varianten en de cases erachter. Daarna bepaal je wat je wilt verbeteren en hoe je controleert of dat is gelukt.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Een analyse begint voordat je de eerste grafiek bekijkt. ProcessMind kan alleen vragen beantwoorden die je data kan onderbouwen. Neem daarom twee minuten om je invoer te controleren.

Staat de dataset nog niet in de workspace? Upload dan je event log en configureer de dataset, zodat ProcessMind je case-ID, activiteit en timestamp goed inleest. Datavelden zoals kosten, bron en herstelwerk zijn optioneel. Maar wat je weglaat, kun je later niet onderzoeken. Controleer daarom eerst de datavelden van de dataset. Ontbreekt een veld dat je nodig hebt in de export, dan kun je het afleiden uit de beschikbare kolommen met berekende attributen.

Van dashboards naar een onderbouwde conclusie

ProcessMind reconstrueert een proces op basis van gebeurtenisdata en berekent de metrieken. Je ziet bijvoorbeeld welke activiteit de langste wachttijd heeft, dat een derde van de cases dezelfde variant volgt of dat één op de vijf cases herstelwerk bevat. Maar ProcessMind bepaalt niet welk resultaat ertoe doet, waarom een patroon bestaat of wat je moet veranderen. Daar gaat deze gids over.

De meeste teams hebben al dashboards. De uitdaging is om daarmee uit te leggen hoe het werk echt verloopt. Een procesbeschrijving laat zien hoe het werk bedoeld is, terwijl gebeurtenisdata toont welke routes cases daadwerkelijk volgen. In ProcessMind vind je beide: het model dat je tekent of genereert en de dataset die je ernaast legt. Door die twee te vergelijken, begin je een procesbottleneck op te sporen.

Zie een verschil tussen de data en je verwachtingen als een vraag, niet als een oordeel. Werk verandert, uitzonderingen stapelen zich op en geen enkel systeem registreert alles. De vergelijking laat zien waar het de moeite waard is om een bottleneck te onderzoeken. Soms blijkt ook dat je beeld van het proces verouderd is.

De zes stappen van een analyse in ProcessMind

Elke stap beantwoordt één vraag en maakt de volgende vraag kleiner. De namen van de weergaven komen overeen met wat je in de workspace ziet. Doorloop de zes stappen in volgorde en je hebt een aanpak voor procesbottlenecks die je ook op je volgende dataset kunt toepassen.

1. Begrijp je dashboards

   Bekijk wat elke grafiek van ProcessMind meet en open daarna de Process Graph met dezelfde periode en filters.

2. Verken het proces

   Bekijk de flow in Process Animation, pas steeds één filter toe en vergelijk de Process Variants.

3. Bepaal de focus van je analyse

   Zet je observaties om in drie tot vijf vragen die je met de data kunt beantwoorden.

4. Verdiep je in de juiste weergave

   Toets elke vraag in de Process Graph, Process Variants en de Caseverkenner. Sla het bewijs op.

5. Vat je bevindingen samen

   Koppel elke bevinding aan een weergave, een filter en een getal. Houd observaties en interpretaties uit elkaar.

6. Bepaal de vervolgstap

   Wijs iemand aan voor de opvolging, simuleer de verandering en bepaal hoe je die gaat monitoren.

Stap 1: begrijp je dashboards

Controleer voordat je een patroon onderzoekt wat elke grafiek meet. Een dashboard kan duidelijk lijken, maar de periode, de cases of de berekening kunnen onduidelijk zijn. De Process Graph neemt dezelfde filters over wanneer je die opent.

Lees elke grafiek op zichzelf

De grafieken in ProcessMind zijn ingedeeld op basis van de vraag die ze beantwoorden: tijd en volume, herstelwerk, compliance en procesgezondheid. Open het dashboard dat past bij je vraag en bekijk elke grafiek zoals je een rapport zou lezen:

• Wat wordt gemeten? Doorlooptijd, verwerkingstijd, wachttijd, het aantal cases of een andere metriek?
• Waar staan de waarden voor? Uren, dagen, percentages of aantallen?
• Welke cases zijn meegenomen? Controleer de filters en de dataset achter de grafiek.
• Over welke periode gaat de grafiek? Een maand, een kwartaal of alle data in de dataset?
• Hoe is de waarde samengevat? Een gemiddelde kan cases verbergen die veel sneller of langzamer zijn.

Controleer de instellingen van de grafiek in plaats van op je geheugen te vertrouwen. Gaat het om een gemiddelde, vergelijk dat dan met de onderliggende verdeling. Eén uitzonderlijk lange case kan het gemiddelde omhoog trekken, waardoor een gezond proces traag lijkt.

Controleer de definities van de metrieken die je gebruikt

ProcessMind maakt onderscheid tussen drie tijdsmetrieken: doorlooptijd, verwerkingstijd en wachttijd. Ze meten verschillende dingen, per case en per activiteit. Behandel je ze als hetzelfde, dan kan een bottleneck het gevolg zijn van de gekozen definitie. Lees wat elke tijdsmetriek meet voordat je ze vergelijkt.

Open voor een eerste overzicht van het hele proces het dashboard Process Health. Het beoordeelt het proces op de vijf CURES-dimensies: Conformance, Uniformity, Rework, Efficiency en Smoothness. De zwakste dimensie staat bovenaan. Zo wordt de vraag ‘waar begin ik?’ een gerichte vraag.

Process Health beoordeelt het proces aan de hand van CURES en noemt eerst de zwakste dimensie. Source: ProcessMind

Leg de cijfers naast wat je van het proces weet

Vraag je af of je een resultaat kunt verklaren met wat je weet over het werk. Is een gemiddelde doorlooptijd van vijf dagen voor orderverwerking aannemelijk? Toont de Process Graph veel cases die een onverwachte route volgen, weet je dan waardoor dat komt?

Een verschil is een goed vertrekpunt. Het kan wijzen op een echt procesprobleem, een verschil in werkwijze tussen teams, een onvolledig event log of een verkeerd gelezen metriek. Noteer wat je weet en wat je nog moet controleren.

Bekijk de cases achter een getal

Roept een grafiek vragen op? Open dan de Caseverkenner en bekijk afzonderlijke cases. Kies cases die het patroon laten zien en lees de gebeurtenissen van begin tot eind.

Let op:

• De activiteiten die voor elke case zijn vastgelegd
• De volgorde waarin ze plaatsvonden
• Lange tussenpozen tussen gebeurtenissen
• Herhaalde activiteiten of onverwachte routes
• Verschillen tussen cases die in het dashboard op elkaar lijken

Vergelijk de vastgelegde volgorde met je beeld van het proces. Misschien ontbreekt er een stap in het systeem, of betekent een activiteit in de praktijk iets anders. Eén case kan een patroon helpen verklaren. Bekijk er meerdere voordat je conclusies trekt.

Noteer wat je weet

Houd kort bij:

• Wat elk dashboard en elke grafiek meet
• Welke filters en periode actief zijn
• Bekende beperkingen van de data
• Hoe je de belangrijkste metrieken interpreteert
• Welke vragen nog opgevolgd moeten worden

Met deze notities kun je de volgende analyse vergelijken. Een collega kan ze ook gebruiken om je redenering te controleren.

Stap 2: verken het proces

Nu je weet wat de dashboards meten, verken je het proces zonder een bepaalde verklaring te willen bewijzen. Zoek naar patronen die nader onderzoek verdienen. Gebruik daarna filters en Process Variants om te zien of ze terugkomen in verschillende groepen cases.

Begin met Process Animation

Process Animation laat zien hoe cases in de loop van de tijd door de Process Graph gaan. Stel eerst de periode en filters in en bekijk daarna de flow: cases gaan van de ene activiteit naar de andere en hopen zich op waar ze moeten wachten.

Let op:

• Activiteiten waar cases zich opstapelen
• Lussen waarin cases teruggaan naar een eerdere activiteit
• Routes die veel cases volgen en routes die maar weinig cases nemen
• Verschillen in de flow tussen groepen cases

De animatie laat een patroon zien, maar verklaart het niet. Gebruik de animatie om te bepalen wat je verder onderzoekt. Controleer je observaties daarna aan de hand van de metrieken en de cases.

Pas één filter tegelijk toe

Gebruik filters om de dataset te beperken en groepen te vergelijken, bijvoorbeeld:

• Deze maand vergelijken met het vorige kwartaal
• De ene klant of het ene casetype vergelijken met een andere
• Cases die goed zijn afgerond vergelijken met cases met vertraging
• Cases op de standaardroute vergelijken met cases die daarvan afweken

Verander waar mogelijk steeds één filter tegelijk. Zo kun je het verschil toeschrijven aan wat je hebt aangepast. Bovendien kun je de vergelijking herhalen wanneer iemand vraagt hoe je aan het getal bent gekomen.

Splits het proces op naar kenmerk

In ProcessMind kun je het proces uitsplitsen op basis van de attributen in je dataset:

• Afdeling, team of bron
• Regio of locatie
• Product- of dienstcategorie
• Klantsegment

Een proces dat als geheel consistent lijkt, kan per team of casetype anders verlopen. Een verschil tussen groepen is een aanwijzing, geen bewijs dat een team slechter presteert. Controleer of de groepen vergelijkbaar werk doen en of hun activiteiten op dezelfde manier in de data staan.

Vergelijk varianten, niet het gemiddelde

Process Variants toont de verschillende routes die cases volgen en hoe vaak elke route voorkomt. Vraag je af:

• Welke route volgen de meeste cases?
• Welke afwijkingen komen vaak voor en zijn dus geen uitzondering?
• Hoe verschillen de doorlooptijd en andere metrieken per route?
• Zijn zeldzame routes echte uitzonderingen of terugkerende omwegen?

Een paar varianten omvatten meestal de meeste cases. Daarnaast is er een lange staart met uitzonderingen. Begin met de routes die de meeste cases raken, maar kijk ook naar een zeldzame route als de cases duur of traag zijn. Hoe vaak iets voorkomt, bepaalt niet alleen de prioriteit.

Formuleer verklaringen als hypotheses

Zet mogelijke verklaringen tijdens je verkenning om in gewone taal:

• ‘Cases uit deze regio duren langer omdat ze een extra goedkeuring nodig hebben.’
• ‘Cases met dit attribuut wachten voordat de volgende activiteit begint.’
• ‘Als deze stap wordt herhaald, duurt het langer voordat de case is afgerond.’

Elke zin is een hypothese. Bedenk welk bewijs die ondersteunt en wat de hypothese zou weerleggen. Toets die vervolgens met filters, Process Variants en de Caseverkenner. Een aannemelijk verhaal is nog geen bevinding zolang de data het niet bevestigt.

Stap 3: bepaal de focus van je analyse

Tijdens het verkennen ontstaan meer vragen dan je in één onderzoek kunt beantwoorden. Kies de vragen die het belangrijkst zijn voor de proceseigenaar en die je met de dataset daadwerkelijk kunt beantwoorden.

Zoek naar terugkerende patronen

Lees je notities van de eerste twee stappen terug:

• Welke patronen kwamen vaker voor?
• Wat verraste je?
• Welke resultaten hebben nog een verklaring nodig?
• Welke vragen zijn belangrijk voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor het proces?
• Waar zien procese experts al een probleem of kans?

Combineer wat de data laat zien met wat mensen over het werk weten. Geen van beide bronnen vertelt het hele verhaal. De data laat zien hoe vaak iets voorkomt en hoe lang het duurt. De proceseigenaar kent de afspraken, uitzonderingen en veranderingen die niet in het event log staan.

Kies drie tot vijf vragen met prioriteit

Kies drie tot vijf vragen om als eerste te onderzoeken. Controleer per vraag:

1. Is de vraag specifiek en bruikbaar? Benoem het procesgebied, de groep cases of de maatstaf.
2. Kan deze dataset de vraag beantwoorden? Noteer welke datavelden en weergaven je nodig hebt.
3. Is het antwoord van belang? Kijk hoeveel cases worden geraakt en wat je met de uitkomst kunt veranderen.
4. Kun je je interpretatie laten controleren? Bepaal welke proceseigenaar of expert dat kan doen.

Een gerichte analyse is makkelijker af te ronden en uit te leggen. De overige vragen bewaar je voor een volgende keer.

Maak duidelijke afspraken over de uitkomst

Een analyse verloopt stap voor stap. Stakeholders kunnen zeggen dat ze een patroon al kenden. Toch geeft dat je bewijs voor een besluit. Ze kunnen ook vragen naar de oorzaak. Kun je die nog niet verklaren, benoem dan de vervolgvraag in plaats van meer te claimen dan je weet.

Blijf bij je vragen met prioriteit. Zet interessante nevenbevindingen op een lijst voor later, zodat ze het onderzoek niet overnemen. Je kunt later een nieuwe analyse uitvoeren. Door eerst de belangrijkste vragen te beantwoorden, geef je stakeholders iets om over te beslissen.

Stap 4: verdiep je in de juiste weergave

Kies voor elke belangrijke vraag de weergave die erbij past. Begin met het hele proces, beperk de dataset tot de cases die je nodig hebt, vergelijk de groepen die je hebt benoemd en open afzonderlijke cases als je het patroon wilt verklaren.

Koppel de vraag aan de juiste weergave

Onderzoek het bewijs stap voor stap

Ga voor elke vraag als volgt te werk:

1. Begin met het hele proces

   Controleer het patroon voor alle cases voordat je de dataset beperkt.

2. Pas filters toe

   Baken de periode, het casetype of de uitkomst af die je wilt begrijpen.

3. Vergelijk de groepen

   Zoek naar verschillen tussen de cases die je in de vraag hebt genoemd.

4. Bekijk voorbeelden

   Open de cases achter het patroon in de Caseverkenner.

5. Controleer of het patroon consistent is

   Controleer of het patroon in genoeg cases voorkomt om je conclusie te onderbouwen.

Houd tijdens je analyse de vraag voor ogen. Een grafiek kan een interessant patroon laten zien dat geen antwoord geeft op je vraag. Zet dat op de lijst voor later.

Noteer bevindingen tijdens je analyse

Noteer voor elk bruikbaar resultaat:

• De vraag die je onderzocht
• De weergave en metriek die je gebruikte
• De filters en de periode
• Wat de data laat zien
• Wat je denkt dat dit betekent
• Wat nog gecontroleerd moet worden

Sla de weergave zelf op met Process Bookmarks. Met een bladwijzer herstel je dezelfde filters en instellingen. Zo kun je tijdens de bespreking een vervolgvraag beantwoorden zonder de analyse opnieuw op te bouwen.

Los dataproblemen op die je tegenhouden, of baken ze af

Houdt een dataprobleem je tegen om een belangrijke vraag te beantwoorden? Bepaal dan of je het kunt oplossen of de vraag moet afbakenen. Ontbrekende timestamps maken een tijdsvergelijking onbetrouwbaar. Daar helpt geen analyse tegen. ProcessMind toont de onderliggende problemen op het dashboard Data Quality.

Heeft het probleem geen invloed op je vraag, noteer het dan en ga verder. Alle beperkingen van de data oplossen voordat je een analyse afrondt, vertraagt je bevinding zonder het antwoord dat je nu nodig hebt te verbeteren.

Een procesbottleneck vinden: zes technieken

Een procesbottleneck is een beperking die bepaalt hoe snel werk door een proces kan gaan. Met een bottleneckanalyse zie je waar cases wachten, welke patronen samengaan met de vertraging en wat nog gecontroleerd moet worden. Met zes technieken kom je een heel eind. Voor elke techniek is er een weergave in ProcessMind.

Een lange activiteitstijd bewijst op zichzelf niet dat die activiteit de bottleneck is. Controleer de wachtrij ervoor, de flow ernaartoe en er vandaan en de cases die erdoor worden geraakt. De Process Graph laat de cijfers en de route in één beeld zien. Daarmee kun je je bevinding ook aan de proceseigenaar laten zien.

Doorlooptijd: waar gaat de tijd naartoe?

Vraag: Hoe lang duren cases en waar gaat die tijd naartoe?

Waar in ProcessMind: de Process Graph met een geselecteerde tijdsmetriek en de onderliggende tijdsverdeling.

1. Selecteer op de Process Graph Average Throughput Time of Average Processing Time. Gebruik dezelfde periode en filters als op het dashboard waar je vandaan komt.
2. Bekijk de waarden bij de activiteiten en verbindingen: werk zie je bij de activiteit, wachttijd bij de verbinding tussen twee activiteiten.
3. Vergelijk de langste verbindingen met de totale doorlooptijd. Meestal nemen een paar verbindingen het grootste deel van de tijd in beslag.
4. Wissel tussen het gemiddelde en de verdeling. Een kleine groep lange cases kan het gemiddelde al verhogen.
5. Open de cases achter de langste verbinding in de Caseverkenner.

Let op:

• Verbindingen met onverwacht lange wachttijd
• Lange tussenpozen tussen activiteiten
• Verschillen in doorlooptijd per casetype, regio of ander kenmerk
• Een groot verschil tussen het gemiddelde en de verdeling

Let op: een lange doorlooptijd bewijst niet dat het werk traag verloopt. Een case kan dagen wachten op de volgende stap. Zoek uit waar de tijd naartoe gaat voordat je een activiteit als bottleneck aanwijst.

Herstelwerk: waar herhalen cases een stap?

Vraag: Waar herhalen cases activiteiten en hoe vaak gebeurt dat?

Waar in ProcessMind: de Process Graph, het dashboard voor herstelwerk, Process Animation en Process Variants.

1. Zoek in de Process Graph naar verbindingen die teruglopen: dat zijn herhaallussen.
2. Bekijk in de grafieken voor herstelwerk welke activiteiten het vaakst terugkomen en welk aandeel van de cases herhaling bevat.
3. Speel de flow af in Process Animation en kijk hoe cases teruggaan naar een eerdere activiteit.
4. Filter op cases met een herhaalde activiteit en vergelijk hun doorlooptijd met die van cases zonder herhaling.

Het dashboard voor herstelwerk laat zien naar welke activiteiten cases terugkeren en hoe vaak dat gebeurt. Source: ProcessMind

Let op:

• Activiteiten die cases meer dan één keer doorlopen
• Herhaalde reeksen zoals Beoordelen, Corrigeren, Beoordelen
• Het aandeel cases met herstelwerk
• Het verschil in doorlooptijd tussen cases met en zonder herhaling

Let op: herhaling kan ook een geldige controle zijn. Veel herstelwerk kan wijzen op onduidelijke eisen, kwaliteitsproblemen of problemen bij de overdracht. Gebeurtenisdata toont het patroon, maar niet de oorzaak. Bespreek die met de mensen die het werk doen.

Compliance: waar wijkt de flow af van het model?

Vraag: Hoe vaak wijkt de werkelijke flow af van het gemodelleerde proces?

Waar in ProcessMind: het compliance-dashboard, de Process Graph en de conformiteitsfilters.

1. Spreek met de proceseigenaar af welke activiteiten vereist zijn en welke route wordt verwacht. Het model is de referentie voor de controle.
2. Open het compliance-dashboard en bekijk de afwijkingen die worden gemeld.
3. Pas de conformiteitsfilters toe om te zien welke activiteiten worden overgeslagen, toegevoegd of herhaald.
4. Vergelijk de afwijkende routes in Process Variants en bekijk hoe vaak elke route voorkomt.
5. Controleer of elke afwijking een toegestane uitzondering is of een omweg die nergens is vastgelegd.

Het conformance-dashboard vergelijkt het gemodelleerde proces met de routes die cases daadwerkelijk volgen. Source: ProcessMind

Let op:

• Activiteiten die moeten plaatsvinden maar ontbreken
• Activiteiten die onverwacht voorkomen
• Routes die afwijken van het model
• Cases die eindigen voordat de verwachte eindgebeurtenis plaatsvindt

Let op: een afwijking is niet automatisch een probleem. Het kan een goedgekeurde uitzondering zijn, of een praktische omweg die je beter kunt documenteren. Controleer met de proceseigenaar hoe het proces bedoeld is voordat je een afwijking als non-compliance bestempelt.

Bron: hoe is het werk verdeeld over teams?

Vraag: Hoe is het werk verdeeld over bronnen, teams of afdelingen?

Waar in ProcessMind: de organisatiekeuzes, de grafiek voor bronnen en de filters.

1. Splits het proces uit naar bron, team of afdeling met de organisatorische attributen in de dataset.
2. Vergelijk het aantal cases en de doorlooptijden tussen de groepen.
3. Kijk naar de overdrachten tussen groepen: bij elke overdracht kan wachttijd ontstaan.
4. Controleer of de groepen vergelijkbare cases behandelen en of hun werk op dezelfde manier in de data wordt vastgelegd.

Let op:

• Ongelijke werkverdeling tussen teams of bronnen
• Verschillen in doorlooptijd tussen teams
• Herhaalde overdrachten tussen afdelingen
• Activiteiten die afhankelijk zijn van een klein aantal mensen

Let op: een verschil tussen bronnen betekent niet dat één persoon of team beter presteert. Het werk kan verschillen in complexiteit, training, hulpmiddelen of de manier waarop het wordt vastgelegd. Gebruik de vergelijking om betere vragen voor de proceseigenaar op te stellen, niet om individuele medewerkers te beoordelen.

Volume en trend: wanneer verandert het proces?

Vraag: Hoe verandert het aantal cases in de loop van de tijd, en verandert de prestatie mee?

Waar in ProcessMind: de periodefilters en trendgrafieken.

1. Vergelijk vastgestelde perioden met dezelfde filters en dezelfde metriek.
2. Bekijk of het volume in de dataset stijgt, daalt of stabiel blijft.
3. Vergelijk een periode met dezelfde periode een jaar eerder, als de data zo ver teruggaat.
4. Controleer of veranderingen in het volume samenvallen met veranderingen in de doorlooptijd of een andere KPI.

Let op:

• Seizoenspatronen in het volume
• Trends die samenvallen met een bekende gebeurtenis in de bedrijfsvoering
• Doorlooptijden die veranderen wanneer het volume verandert
• Verschillen tussen perioden die je vergelijkbaar verwachtte

Let op: als de prestatie verandert tegelijk met het volume, bewijst dat niet dat het volume de oorzaak is. Kijk of er nog andere veranderingen zijn en bespreek de timing met de mensen die het proces uitvoerden.

Procesroute en variant: welke route volgt het werk?

Vraag: Welke routes volgen cases en waarin verschillen die routes?

Waar in ProcessMind: de Procesgrafiek, Process Variants en de routefilters.

1. Gebruik de Procesgrafiek om beslispunten en de alternatieve routes vanaf die punten te vinden.
2. Bekijk in Process Variants hoeveel cases elke route volgen.
3. Filter op één variant en vergelijk de doorlooptijd en uitkomst met die van andere varianten.
4. Controleer welke routes de proceseigenaar verwacht en welke niet.

Let op:

• De gebruikelijke route en de uitzonderingen daarop
• Verschillen in doorlooptijd tussen varianten
• Routes met extra stappen of herhalingen
• Een route die de proceseigenaar wil laten beoordelen

Let op: begin met de varianten met de meeste cases. Bepaal daarna de prioriteit van een zeldzame route op basis van de kosten van de cases. Hoe vaak een route voorkomt, bepaalt niet alleen de prioriteit; het gaat ook om de gevolgen ervan.

Stap 5: vat je bevindingen samen

De analyse is pas nuttig als de mensen die verantwoordelijk zijn voor het proces kunnen volgen wat je hebt gevonden en kunnen bepalen wat de volgende stap is. Presenteer eerst de vraag, dan het bewijs en tot slot de beperkingen van je conclusie.

Geef elke bevinding een vaste opbouw

Noteer voor elke prioriteitsvraag dezelfde vijf punten:

1. Vraag: Wat heb je onderzocht?
2. Bevinding: Wat laat de data zien?
3. Bewijs: Welke weergave, metriek, filters en cases ondersteunen de bevinding?
4. Gevolg: Wat kan dit betekenen voor het proces?
5. Volgende stap: Wat moet de proceseigenaar controleren of besluiten?

Maak onderscheid tussen wat de data laat zien en hoe je die interpreteert. ‘Cases in deze groep hebben gemiddeld een langere doorlooptijd’ is een waarneming. ‘De goedkeuringsstap veroorzaakt de vertraging’ is een uitspraak over oorzaak en gevolg. Daarvoor is meer bewijs nodig, meestal een simulatie of een wijziging om dit aan te tonen.

Maak een presentatie die belanghebbenden kunnen volgen

Zorg dat de redenering in de bespreking duidelijk is:

1. Samenvatting: De belangrijkste bevindingen en de besluiten die nodig zijn
2. Methode: De dataset, de periode en de aanpak
3. Bevindingen: Een onderdeel per prioriteitsvraag
4. Gevolgen: Wat de bevindingen kunnen betekenen voor het proces
5. Vervolgstappen: Wat je moet controleren en overwegen, en wie verantwoordelijk is
6. Onderbouwing: De grafieken, filters en casevoorbeelden

Presenteer vanuit ProcessMind als dat past bij de bespreking. Zo ziet iedereen de filters naast de cijfers en kun je live een andere uitsplitsing bekijken. Exporteer je grafieken naar een presentatie? Zet de periode en filters dan in het bijschrift, want zonder die informatie is de grafiek niet te controleren. Process Charts beschrijft de exportopties. Met Custom Dashboards maak je een weergave die past bij een specifieke bespreking.

Maak de impact zorgvuldig meetbaar

Vertaal de bevinding naar termen uit de bedrijfsvoering als de data dat ondersteunt: een groep cases met een langere doorlooptijd, een vastgesteld aandeel cases met herstelwerk of een variant die een derde van het volume omvat.

Wees precies over wat je hebt gemeten. Presenteer een mogelijke verbetering niet als een gegarandeerd resultaat. Schat je het effect van een verandering in, vermeld dan de aannames en geef aan dat het om een schatting gaat. Een simulatie laat eerlijk zien wat een verandering zou kunnen opleveren. Je modelleert de verandering in het proces, in plaats van de uitkomst van één grafiek door te trekken.

Vraag om feedback voordat je presenteert

Bespreek je bevindingen met:

• Een collega die de data begrijpt
• Een procesexpert die weet hoe het werk wordt uitgevoerd
• Een belanghebbende die kan beoordelen of je interpretatie overeenkomt met de praktijk

Vraag hun om je aannames kritisch te bekijken en ontbrekende context aan te vullen. Zo komen problemen met de data aan het licht en voorkom je dat een verband als oorzaak wordt gepresenteerd.

Stap 6: wat nu?

Spreek na het delen van de bevindingen af wat er nu gebeurt. Sommige resultaten leiden tot een proceswijziging, andere vragen om meer onderzoek of een betere dataset. Leg het besluit vast en noteer wie de opvolging doet.

Houd de actiepunten bij

Een bespreking kan leiden tot verzoeken om meer analyse, besluiten over mogelijke verbeteringen of opdrachten voor proceseigenaren. Leg elk actiepunt vast met een verantwoordelijke en een volgende stap. Anders verdwijnt het in de dagelijkse drukte.

Simuleer de verandering voordat je een besluit neemt

Een analyse helpt je een besluit te nemen, maar voert de verandering niet uit. In ProcessMind is de logische volgende stap om de verandering op het model te testen: met What-if analysis vergelijk je een huidige en gewenste situatie met dezelfde data. Zo zie je wat het effect op de doorlooptijd kan zijn voordat iemand het proces aanpast. Op de pagina over simulatie lees je wat de engine doet. Lees hoe je procesoptimalisatie implementeert voor de bredere stap van bevinding naar verbetering van de bedrijfsvoering.

Controleer of de verandering heeft gewerkt

Verandert het proces? Vergelijk dan de perioden voor en na de wijziging met dezelfde definities en filters. Controleer of de beoogde metriek is veranderd en of er nog andere zaken mee veranderden. Process Health is hiervoor bedoeld. In hoe je je proces continu monitort lees je hoe je dat aanpakt.

Leg de analyse vast

Leg het volgende vast:

• De vragen die je hebt onderzocht
• De gebruikte dataset en periode
• De relevante beperkingen van de data
• De bevindingen en het bewijs daarvoor
• De besluiten, verantwoordelijken en vervolgstappen

Met deze vastlegging verloopt de volgende analyse sneller en kan iemand anders je redenering controleren.

Doorloop de cyclus opnieuw

Procesanalyse doe je niet eenmalig. Nieuwe data, veranderingen in het werk en nieuwe vragen zetten een volgende ronde in gang. Elke ronde biedt de kans om een bevinding om te zetten in betere bedrijfsresultaten of een efficiëntere bedrijfsvoering. Houd de vragenlijst kort en bewaar het bewijs bij de bevinding. Zo kost de aanpak elke keer minder tijd.

Aan de slag met ProcessMind

Je kunt deze methode toepassen op een export die je al hebt. ProcessMind zet die om in een dataset, brengt het proces in kaart en biedt de dashboards, Procesgrafiek en Caseverkenner die je voor de stappen hierboven nodig hebt. Daarna kun je weergaven opslaan met bookmarks en delen met de proceseigenaren.

Volg de aan de slag-gids om dit voor het eerst in te richten. Voor de stappen in deze gids heb je geen connector nodig.

Lees Wat is process mining? als je meer wilt weten over de basis: hoe event data een proces zichtbaar maakt. Een strategische gids voor datagedreven procesverbetering beschrijft het bredere programma waar deze analyse deel van uitmaakt. In Technieken voor procesverbetering: de complete lijst vind je een vergelijking van de verschillende methoden.