Proces analyseren: praktische gids met Process Mining

De kloof tussen data en inzichten

“Zet gewoon process mining in en de inzichten komen vanzelf!” Dat hoor je vaak. Maar de realiteit is: inzichten vallen niet uit de lucht. Hoewel moderne process mining-tools zoals ProcessMind automatisch je processen in kaart brengen en statistieken berekenen, vraagt het omzetten van die cijfers naar concrete verbeteringen om inspanning en expertise.

Natuurlijk geven AI-aanbevelingen je direct waardevolle Informatie waar je vroeger uren handmatig werk voor nodig had. De AI-aanbevelingen van ProcessMind sporen automatisch knelpunten en verbetermogelijkheden op. Maar zelfs met hulp van AI moet je de analyse in de juiste richting sturen.

De ene persoon analyseert data van nature, de ander weet niet waar te beginnen. In welk kamp je ook zit, deze gids helpt je om betere inzichten uit je process mining-data te halen. We richten ons specifiek op de analysefase: je hebt dashboards, maar wat doe je er nu mee?

Dit blog is onderdeel van onze serie over procesoptimalisatie. Bekijk ook onze gidsen over het doorvoeren van verbeteringen en continue monitoring voor de volledige verbetercyclus.

Stap 2: Verken de data

Nu je je dashboards begrijpt, is het tijd om te verkennen. In deze fase zoek je nog niets specifieks. Je raakt vertrouwd met de data en bekijkt wat opvalt.

Begin met procesanimaties

Procesanimaties zijn de snelste manier om te begrijpen hoe je proces werkelijk verloopt:

• Kijk hoe cases door het proces bewegen
• Ontdek waar knelpunten ontstaan (opstoppingen waar cases zich ophopen)
• Herken loops waarbij cases heen en weer gaan (herstelwerk)
• Zie welke paden de hoofdwegen zijn en welke minder vaak worden gebruikt

Laat de animatie een paar minuten lopen. Er ontstaan dan patronen die je in statische grafieken makkelijk over het hoofd ziet.

Experimenteer met filters

Gebruik filters om de data op verschillende manieren te segmenteren:

• Tijdsperioden: Hoe verhoudt deze maand zich tot het vorige kwartaal?
• Case attributen: Gedragen verschillende klanttypen zich anders?
• Uitkomsten: Wat onderscheidt succesvolle van problematische cases?

Elke filterwijziging laat je weer iets nieuws over je proces zien.

Verken dimensies

Gebruik selectors om vanuit verschillende dimensies te analyseren:

• Afdelingen of teams
• Regio’s of locaties
• Producttypen of dienstencategorieën
• Klantsegmenten

Je bekijkt mogelijk dat het in feite meerdere processen zijn die onder één naam draaien.

Onderzoek procesvarianten

Elke case volgt een pad door je proces. Procesvarianten tonen alle unieke paden en hoe vaak ze voorkomen:

• Wat is het “happy path” dat de meeste cases volgen?
• Wat zijn de meest voorkomende afwijkingen?
• Hoe verhouden de prestatiecijfers van varianten zich tot elkaar?

Vaak vertegenwoordigt een klein aantal varianten het merendeel van je cases, terwijl tientallen zeldzame varianten uitzonderingen en randgevallen zijn.

Vertel jezelf verhalen

Terwijl je verkent, probeer te verklaren wat je ziet. Bedenk verhalen over waarom bepaalde patronen bestaan:

• “Bestellingen uit deze regio duren langer omdat er extra goedkeuring nodig is”
• “Cases met dit kenmerk blijven vaak hangen in deze wachtrij”
• “Als dit gebeurt, dan zien we dit gevolg”

Die verhalen helpen je patronen te onthouden en hypotheses te vormen voor verder onderzoek.

Stap 4: Diepgaande analyse

Nu begint het gedetailleerde werk. Onderzoek elke prioritaire vraag systematisch met je process mining-tools.

Koppel vragen aan dashboards

Voor verschillende vragen gebruikt je verschillende analysetools:

Zoom systematisch in

Voor elke vraag:

1. Begin breed - Bekijk het totaalbeeld op het relevante dashboard
2. Pas filters toe - Isoleer de cases die je interesseren
3. Vergelijk segmenten - Wat verschilt er tussen goede en minder goede prestaties?
4. Bekijk uitschieters - Gebruik de case explorer voor extreme voorbeelden
5. Valideer patronen - Controleer of wat je ziet consistent is

Leg je bevindingen vast

Terwijl je inzichten opdoet:

• Maak screenshots van kernvisualisaties
• Noteer de gebruikte filters en instellingen
• Schrijf je interpretatie op
• Leg de potentiële zakelijke impact vast

Je kunt grafieken rechtstreeks uit ProcessMind exporteren voor gebruik in presentaties.

Los kritieke dataproblemen op

Is de datakwaliteit in deze fase een blokkade voor je analyse (en niet slechts onvolmaakt), pak het dan aan. Wees wel selectief: los alleen op wat antwoorden op je topvragen in de weg staat.

Veelgebruikte analysetechnieken

Hieronder vind je concrete analysetechnieken om veelgestelde procesvragen te beantwoorden. Elke techniek gebruik andere functies van ProcessMind om inzichten bloot te leggen.

Doorlooptijdanalyse

Doel: Begrijpen hoe lang cases duren en waar de tijd blijft.

Tools: Procesgrafiek met tijdstatistieken, grafieken voor tijdsverdeling

Zo pak je het aan:

1. Zet de metriek van de procesgrafiek op Gemiddelde doorlooptijd of Gemiddelde verwerkingstijd
2. Bekijk de cijfers op elke verbinding om te zien waar cases de meeste tijd doorbrengen
3. Zoek de langste overgangen (dikste/donkerste pijlen in de tijdweergave)
4. Maak onderscheid tussen verwerkingstijd (actief werk) en wachttijd (stilstand tussen stappen)

Waarop letten:

• Verbindingen met onverwacht hoge tijdwaarden
• Activiteiten waar cases “blijven liggen” voordat ze doorgaan
• Verschillen tussen mediaan en gemiddelde (duidt op uitschieters)
• Tijdspatronen per casetype, regio of andere dimensies

Kerninzicht: Lange doorlooptijden komen vaak door wachttijd, niet door verwerkingstijd. Een proces van 5 dagen kan soms maar 2 uur echt werk bevatten.

Knelpuntanalyse

Doel: Het vinden van knelpunten en bekijken waar cases vastlopen of vertraging oplopen in je proces.

Tools: Procesanimatie, procesgraph, grafieken met tijd per activiteit

Zo pak je het aan:

1. Procesanimatie: Bekijk de animatie en zoek naar activiteiten waar bollen zich ophopen. Deze “opstoppingen” wijzen op knelpunten waar cases moeten wachten.

2. Procesgraph: Schakel over naar tijdstatistieken en zoek naar verbindingen met de langste doorlooptijd. Een lange tijd op een inkomende verbinding betekent vaak dat cases in de rij staan voor die activiteit.

3. Staafdiagrammen: Bekijk de grafiek “Tijd per activiteit” om te zien welke stappen in totaal de meeste tijd kosten.

Waarop letten:

• Groepen cases die zich ophopen bij specifieke activiteiten
• Activiteiten met een hoge gemiddelde tijd maar een lage verwerkingstijd (dit wijst op wachttijd)
• Stappen die leiden naar knelpunten in bedrijfsprocessen (ze worden misschien snel afgerond, maar daarna staan cases stil)
• Variatie in tijd: sommige cases gaan snel, andere extreem traag

Belangrijk inzicht: Knelpunten ontstaan vaak vóór de trage activiteit, niet erin. Cases kunnen een stap snel doorlopen, maar vervolgens in een wachtrij belanden voor de volgende stap. Om knelpunten op te lossen, moet je deze dynamiek begrijpen en de processen rondom het knelpunt optimaliseren.

Herwerkanalyse

Doel: Achterhalen waar cases terugvallen en stappen onnodig opnieuw worden uitgevoerd.

Tools: procesgrafiek, procesanimatie, variantanalyse

Zo pak je het aan:

1. Let op terugwijzende pijlen in de procesgrafiek (verbindingen van latere naar eerdere activiteiten)
2. Bekijk de procesanimatie met Show Tail ingeschakeld om cases tegen de normale stroom in te zien bewegen
3. Filter via het filterpaneel op cases met herhaalde activiteiten
4. Controleer in de variantanalyse paden waarin dezelfde activiteit meerdere keren voorkomt

Waarop letten:

• Activiteiten die cases meer dan één keer doorlopen
• Lussen tussen specifieke activiteiten (bijv. “Beoordelen” → “Corrigeren” → “Beoordelen”)
• Het percentage cases dat rework ervaart
• Hoeveel extra tijd rework aan het proces toevoegt

Belangrijk inzicht: Een beetje rework hoort erbij (kwaliteitscontroles, correcties), maar te veel rework wijst vaak op onduidelijke eisen, kwaliteitsproblemen of gebrekkige communicatie.

Conformance-analyse

Doel: Vergelijk wat er echt gebeurt met wat zou moeten gebeuren.

Tools: Process graph, variantanalyse, filters

Zo pak je het aan:

1. Definieer het “verwachte” pad door je proces (de happy flow)
2. Gebruik de procesgrafiek om te zien welk percentage cases dat pad volgt
3. Filter op afwijkende cases en onderzoek de oorzaak
4. Gebruik variantanalyse om alle verschillende paden te zien die cases nemen

Waarop letten:

• Activiteiten die altijd zouden moeten plaatsvinden maar soms worden overgeslagen
• Activiteiten die wel gebeuren maar niet zouden moeten (workarounds, handmatige fixes)
• Onverwachte paden tussen activiteiten
• Cases die voortijdig eindigen (halen het eindgebeurtenis niet)

Belangrijk inzicht: Afwijkingen zijn niet altijd slecht. Soms wijzen workarounds op een betere manier van werken die de nieuwe standaard zou moeten worden.

Resourceanalyse

Doel: Begrijpen wie wat doet en hoe de werkbelasting is verdeeld.

Tools: selecties, filters, brongrafieken

Zo pak je het aan:

1. Gebruik selecties om het proces op te knippen per bron, team of afdeling
2. Vergelijk doorlooptijden en doorvoer tussen verschillende bronnen
3. Zoek naar scheve verdelingen in werkbelasting
4. Breng activiteiten in kaart waar specifieke bronnen of teams bij betrokken zijn

Waarop letten:

• Oneven verdeling van werk over bronnen
• Bronnen die structureel trager of juist sneller zijn dan anderen
• Overdrachtspatronen tussen teams of afdelingen
• Activiteiten die specifieke expertise vereisen (mogelijke kritieke afhankelijkheden)

Belangrijk inzicht: Prestatieverschillen tussen bronnen wijzen vaker op trainingsbehoefte, toolingproblemen of ontwerpfouten in het proces dan op individuele capaciteiten.

Volume- en trendanalyse

Doel: Inzicht krijgen in patronen in casevolume door de tijd heen.

Tools: tijdsfilters, trendgrafieken, periodevergelijking

Zo pak je het aan:

1. Gebruik periodefilters om verschillende tijdvakken te vergelijken
2. Bekijk volumetrends (neemt het aantal cases toe, af, of blijft het stabiel?)
3. Vergelijk dezelfde periode over verschillende jaren of kwartalen
4. Leg volumeveranderingen naast veranderingen in procesprestaties

Waarop letten:

• Seizoenspatronen (piekperiodes, rustige periodes)
• Trends die samenhangen met bedrijfsgebeurtenissen of wijzigingen
• Hoe volumeveranderingen doorlooptijd en kwaliteit beïnvloeden
• Vroege indicatoren die toekomstig volume voorspellen

Belangrijk inzicht: Prestatieproblemen kunnen het gevolg zijn van volumepieken, niet van het proces zelf. Inzicht in volumepatronen helpt bij capaciteitsplanning.

Padanalyse

Doel: Begrijpen welke routes cases door je proces nemen.

Tools: Procesgrafiek, variantanalyse, padfilters

Zo pak je het aan:

1. Bekijk de procesgrafiek en identificeer belangrijke beslispunten (splitsingen)
2. Controleer de percentages op elke uitgaande verbinding om de routering te begrijpen
3. Gebruik variantanalyse om alle unieke paden te zien en hoe vaak ze voorkomen
4. Filter op specifieke paden om prestaties te vergelijken

Waarop letten:

• Dominante paden versus randgevallen
• Prestatieverschillen tussen paden
• Paden die onverwacht lang of complex zijn
• Kansen om cases efficiënter te routeren

Kerninzicht: Vaak volgt 80% van de cases slechts een paar paden, terwijl tientallen varianten de overige 20% vormen. Richt je verbeterinspanningen eerst op paden met hoog volume.

Stap 6: Wat komt hierna

Je analyse is afgerond en je hebt de resultaten gepresenteerd. En nu?

Volg actiepunten op

Na je presentatie zijn er vaak:

• Verzoeken om extra analyse
• Besluiten over welke verbeteringen door te voeren
• Afspraken wie de veranderingen gaat trekken

Houd dit bij en zorg dat het niet wegzakt in de waan van de dag.

Koppel aan implementatie

Inzichten uit de analyse moeten leiden tot echte procesaanpassingen. Zie onze gids over procesoptimalisatie implementeren voor de praktische stappen om inzichten om te zetten in verbeteringen.

Richt monitoring in

Als de wijzigingen live staan, wil je toetsen of ze werken. Onze gids over continue procesmonitoring laat zien hoe je verbeteringen door de tijd heen volgt.

Documenteer voor de toekomst

Maak documentatie zodat anderen op je werk kunnen voortbouwen:

• Welke vragen zijn onderzocht
• Welke data is gebruikt (en de beperkingen)
• Welke inzichten zijn opgedaan
• Welke besluiten zijn genomen

Deze kennis is goud waard voor toekomstig analysewerk.

Vier je voortgang

Echte inzichten uit procesdata halen is een prestatie. Of je nu vermoedens bevestigt, verrassingen vindt of verbetermogelijkheden blootlegt, je levert waarde voor je organisatie.

Aan de slag de cyclus opnieuw. Procesverbetering is continu, en er valt altijd meer uit je data te halen.

Aan de slag met ProcessMind

Klaar om je eigen processen te analyseren? ProcessMind maakt bedrijfsproces analysis (BPA) toegankelijk met:

• Intuïtieve dashboards die snel inzichten tonen
• AI-aanbevelingen die automatisch mogelijke problemen signaleren
• Interactieve case explorer voor diepgaand onderzoek
• Eenvoudige data-import vanuit Excel, CSV of databases

Start je gratis proefperiode en bekijk wat er echt gebeurt in je processen.

Gerelateerde artikelen:

• Wat is process mining? - De basis uitgelegd
• Strategische gids voor datagestuurde procesoptimalisatie - DMAIC-framework
• Uitdagingen en best practices bij process mining - Veelgemaakte fouten voorkomen
• Zo vind je kansen voor automatisering - Process mining en RPA
• Procesverbeteringstechnieken: de ultieme lijst - 15 beproefde methodologieën vergeleken