Datatemplate voor Order to Cash-facturatie en factuurverwerking

SAP ECC
Datatemplate voor Order to Cash-facturatie en factuurverwerking

Datatemplate voor Order to Cash-facturatie en factuurverwerking

Deze datatemplate geeft een gestructureerd overzicht van de data die je nodig hebt om het facturatieproces te analyseren en te verbeteren. Je ziet welke attributen je verzamelt en welke activiteiten je volgt, met praktische aanwijzingen voor data-extractie. Gebruik de template om de data voor te bereiden op process mining en de prestaties van Order to Cash nauwkeurig te analyseren.
  • Aanbevolen attributen voor een volledige analyse
  • Belangrijke processtappen en mijlpalen om te volgen
  • Praktische aanwijzingen voor data-extractie uit SAP ECC

Attributen voor Order to Cash-facturatie en factuurverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log van SAP ECC, voor een volledige analyse van Order to Cash-facturatie en factuurverwerking.
3 Verplicht 5 Aanbevolen 13 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
ActivityName
De naam van de bedrijfsgebeurtenis of processtap die plaatsvond tijdens de levenscyclus van de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft een specifieke actie of statuswijziging in het facturatieproces, zoals ‘Factuur gegenereerd’, ‘Factuur geboekt’ of ‘Klantbetaling ontvangen’. Deze activiteiten worden afgeleid uit verschillende systeemgebeurtenissen, statuswijzigingen in documenten of transacties die gebruikers uitvoeren.

De volgorde van de activiteiten vormt de procesflow en is de basis voor process mining. Door de activiteiten te bekijken, zie je welke stappen worden uitgevoerd, in welke volgorde en hoe vaak. Zo wordt duidelijk hoe het proces werkelijk verloopt en hoe dat zich verhoudt tot het ontworpen proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit bepaalt de stappen op de proceskaart en maakt het mogelijk procesflows, afwijkingen en bottlenecks zichtbaar te maken en te analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is een conceptueel attribuut dat wordt afgeleid uit meerdere bronnen, zoals transactiecodes (CDHDR-TCODE), documentstatuswijzigingen (VBUK-FKSTK) en boekingen in boekhoudkundige documenten.

Voorbeelden
Factuur aangemaaktFactuur geboektBetalingsherinnering verstuurdFactuur afgeletterd
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van het factuurdocument. Dit is de primaire case-ID voor het facturatieproces.
Beschrijving

Het factuurnummer, in SAP bekend als het factuurdocumentnummer, identificeert elke factuur uniek. Bij process mining fungeert het als Case-ID en groepeert het alle bijbehorende activiteiten, zoals aanmaken, boeken, verzenden, betalen en vereffenen, in één end-to-end procesinstantie.

Met een analyse op basis van het factuurnummer krijg je een volledig beeld van de levenscyclus van elke factuurtransactie, vanaf het begin tot de uiteindelijke vereffening. Dit is belangrijk voor het berekenen van KPI’s zoals Days Sales Outstanding (DSO) en de totale factuurdoorlooptijd. Zo ontstaat een duidelijke basis om prestaties te meten en te verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel om het volledige verloop van een factuur te volgen en doorlooptijden, bottlenecks en afwijkingen per factuurtransactie te analyseren.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRK, veld: VBELN

Voorbeelden
90001234900012359000123690001237
Starttijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving

De gebeurtenistijd legt de precieze datum en tijd van elke activiteit in de levenscyclus van de factuur vast. Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdsanalyses in process mining, zoals het berekenen van doorlooptijden, het vinden van bottlenecks en het bewaken van de procesprestaties ten opzichte van service level agreements.

Dit attribuut wordt meestal samengesteld uit een datumveld, zoals boekingsdatum (BUDAT), en een tijdveld (UZEIT) uit verschillende SAP-tabellen waarin wijzigingen of documentaanmaak worden vastgelegd. Nauwkeurige timestamps zijn nodig voor een betrouwbaar event log en geldige prestatieanalyses.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut vormt de basis voor prestatieanalyses en maakt het mogelijk doorlooptijden, tijdsduur en wachttijden tussen processtappen te berekenen.

Waar vind je dit?

Samengesteld uit verschillende datum- en tijdvelden in meerdere tabellen, zoals BKPF (BUDAT, CPUTM), VBRK (ERDAT, ERZET) en wijzigingslogtabellen zoals CDHDR (UDATE, UTIME).

Voorbeelden
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-16T11:00:00Z2023-05-20T09:00:00Z
Bedrijfsnummer
CompanyCode
De identificatie van de juridische entiteit die de factuur heeft uitgegeven.
Beschrijving

Het bedrijfsnummer vertegenwoordigt een zelfstandige juridische en boekhoudkundige eenheid in SAP. Alle financiële transacties, waaronder facturen, worden op een specifiek bedrijfsnummer geboekt. Dit is een belangrijk organisatiegegeven.

Bij process mining gebruik je het bedrijfsnummer om de prestaties van facturatieprocessen bij verschillende juridische entiteiten binnen een organisatie te analyseren en te vergelijken. Zo kun je goede werkwijzen bij de ene entiteit vinden en toepassen bij andere. Ook sluit de analyse zo aan op de organisatiestructuur.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk processen bij verschillende juridische entiteiten te filteren en te vergelijken. Dit is belangrijk voor financiële analyses en vergelijkingen binnen de organisatie.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRK, veld: BUKRS

Voorbeelden
10002000US01DE01
Factuurdocumenttype
BillingDocumentType
Een code die het type factuurdocument aangeeft, zoals een factuur, creditnota of debetnota.
Beschrijving

Het factuurdocumenttype deelt transacties in op basis van hun bedrijfsdoel. ‘F2’ is bijvoorbeeld een standaardklantfactuur en ‘G2’ een creditnota. In SAP bepaalt deze classificatie hoe verschillende factuurdocumenten worden verwerkt.

Bij process mining is dit attribuut belangrijk om verschillende facturatiescenario’s te filteren en te vergelijken. Analisten kunnen standaardfacturen apart bekijken van creditnota’s om de bijbehorende procesflows, doorlooptijden en uitdagingen te begrijpen. Dat helpt om verbeteringen gerichter aan te pakken.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk verschillende facturatieprocessen, zoals standaardfacturen en creditnota’s, apart te analyseren. De procesflows kunnen sterk van elkaar verschillen.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRK, veld: FKART

Voorbeelden
F2G2L2IV
Gebruikersnaam
UserName
De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd of het document heeft aangemaakt.
Beschrijving

Dit attribuut legt de SAP-gebruikers-ID vast van degene die verantwoordelijk is voor een gebeurtenis, zoals het aanmaken van een factuur of het boeken van een betaling. Zo kun je de menselijke kant van het proces analyseren.

Met deze data kun je prestatieverschillen tussen gebruikers of teams onderzoeken, opleidingsbehoeften vaststellen en mogelijke complianceproblemen opsporen. Je kunt ook handmatige activiteiten van gebruikers onderscheiden van geautomatiseerde stappen door systeem- of batchgebruikers. Dat is belangrijk om de automatiseringsgraad te berekenen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses mogelijk van gebruikersprestaties en werkverdeling. Ook helpt het handmatige activiteiten te onderscheiden van geautomatiseerde stappen, als basis voor initiatieven rond automatisering en efficiëntie.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRK, veld: ERNAM (aangemaakt door), of BKPF, veld: USNAM (gebruikersnaam), of CDHDR, veld: USERNAME (gebruiker).

Voorbeelden
JSMITHBW_BATCHLROSSIMKUMAR
Klantnummer
CustomerNumber
Een uniek nummer dat de klant identificeert aan wie de factuur is gericht.
Beschrijving

Het klantnummer koppelt een factuur aan een specifieke klant of zakenpartner. Met dit attribuut kun je het facturatieproces analyseren en uitsplitsen op basis van klantkenmerken.

Analisten kunnen dit veld gebruiken om Days Sales Outstanding (DSO) per klant te vergelijken, te zien welke klanten vaak te laat betalen of de naleving van betalingstermijnen te analyseren. Inzicht in deze patronen helpt bij het beheren van klantrelaties en het afstemmen van incassostrategieën op verschillende klantgroepen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses per klant mogelijk. Zo kun je betaalgedrag onderzoeken, DSO per klant bepalen en incassostrategieën afstemmen.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRK, veld: KUNRG (betaler) of KUNAG (opdrachtgever).

Voorbeelden
100023200541CUST-A487910345
Totaal factuurbedrag
TotalInvoiceAmount
De totale nettowaarde van het factuurdocument.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het totale nettobedrag van de factuur weer, exclusief belastingen. Het factuurbedrag is een belangrijk financieel gegeven in het facturatieproces.

Je kunt facturen bijvoorbeeld indelen in hoge en lage bedragen om te zien of de procesflows verschillen. Ook kun je incasso’s prioriteren of onderzoeken waarom facturen met hoge bedragen langer op goedkeuring of betaling wachten. Deze financiële context voegt een extra dimensie toe aan de procesanalyse.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context voor analyses op basis van factuurwaarde. Zo kun je nagaan of facturen met hoge bedragen een ander proces volgen of langer op vereffening wachten.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRK, veld: NETWR

Voorbeelden
1500.7525000.00500.0012345.67
Betalingstermijnen
PaymentTerms
De voorwaarden waaronder een verkoper een verkoop afrondt, waaronder het betalingsschema.
Beschrijving

Betalingstermijnen bepalen wanneer een betaling verschuldigd is, bijvoorbeeld ‘Netto 30’ of ‘Netto 60’. Deze voorwaarden worden met de klant afgesproken en hebben invloed op de kasstroom.

Een analyse per betalingstermijn kan laten zien of bepaalde voorwaarden samengaan met langere betalingstermijnen of vaker te late betalingen. Met die informatie kan het bedrijf betere voorwaarden met klanten afspreken of de financiële planning aanpassen. De betalingstermijn is ook een belangrijke invoer voor het berekenen van de vervaldatum van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Helpt het betaalgedrag van klanten en de invloed op de kasstroom te analyseren aan de hand van afgesproken voorwaarden. Dit geeft aanknopingspunten om commerciële afspraken te verbeteren.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRK, veld: ZTERM

Voorbeelden
Z030Z060Z001
Boekingsdatum
PostingDate
De datum waarop het document in de financiële administratie wordt geboekt.
Beschrijving

De boekingsdatum bepaalt in welke boekingsperiode de transactie in het grootboek wordt opgenomen. Deze datum is belangrijk voor de boekhouding en financiële rapportages. Vertraging tussen het aanmaken en boeken van een document kan wijzen op inefficiënties in de interne verwerking van factuurdocumenten.

Bij process mining markeert de boekingsdatum een belangrijke stap in de levenscyclus van de factuur. De tijd tussen het genereren en boeken van de factuur kan dienen als KPI voor de efficiëntie van de facturatieafdeling.

Waarom dit belangrijk is

Markeert een belangrijke financiële stap en is belangrijk voor de boekhouding. De tijd tussen het aanmaken en boeken van een factuur geeft aan hoe efficiënt de interne verwerking verloopt.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: BKPF, veld: BUDAT

Voorbeelden
2023-04-152023-04-172023-05-21
Bronsysteem
SourceSystem
Geeft aan uit welk bronsysteem de data is gehaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan uit welk registratiesysteem de data afkomstig is. In organisaties met meerdere ERP-instanties of geïntegreerde systemen helpt dit veld om data uit verschillende bronnen van elkaar te onderscheiden.

Bij process mining is dit belangrijk voor datavalidatie en voor analyses waarin processen tussen systemen of organisatieonderdelen worden vergeleken. Het veld wordt tijdens de data-extractie meestal gevuld met een vaste waarde om de dataset te labelen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk in omgevingen met meerdere systemen, om de data-integriteit te bewaken en analyses per systeem mogelijk te maken.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens het ETL-proces (extractie, transformatie en laden) wordt toegevoegd. De waarde identificeert de specifieke SAP ECC-instantie, bijvoorbeeld ‘ECC_PROD_NA’.

Voorbeelden
SAP_ECC_PRODECC_EU_100SAP_US_FIN
Documentdatum
DocumentDate
De datum op het oorspronkelijke document, opgegeven door de leverancier of aanmaker.
Beschrijving

De documentdatum is de datum waarop het oorspronkelijke document is uitgegeven. Bij facturatie is dit meestal de datum waarop de factuur is aangemaakt. Vaak vormt deze datum de basis voor het berekenen van de vervaldatum.

Deze datum is belangrijk voor financiële rapportages en voor het berekenen van KPI’s zoals Days Sales Outstanding (DSO). Vanuit het oogpunt van de klant is dit het begin van de incassoperiode. Verschillen tussen de documentdatum en de boekingsdatum kunnen wijzen op interne vertragingen bij de verwerking van inkomende facturen.

Waarom dit belangrijk is

Vormt de basis voor het berekenen van de ouderdom van facturen en DSO. Ook is dit een belangrijk referentiepunt voor financiële analyses en analyses van betalingstermijnen.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRK, veld: FKDAT (factuurdatum)

Voorbeelden
2023-04-152023-04-162023-05-20
Geautomatiseerd
IsAutomated
Een indicator die aangeeft of een activiteit door een systeemgebruiker of via automatisering is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit berekende attribuut is een booleaanse indicator die handmatige en geautomatiseerde activiteiten van elkaar onderscheidt. Meestal wordt de waarde bepaald door het attribuut Gebruikersnaam te vergelijken met een lijst van bekende systeem- of batchgebruikers, zoals ‘BATCHUSER’ of ‘SAPSYSTEM’.

Deze indicator is belangrijk om de automatiseringsgraad van het facturatieproces te meten. Veel organisaties willen de efficiëntie verbeteren en kosten verlagen. De KPI voor het percentage geautomatiseerde facturatie wordt rechtstreeks op basis van dit attribuut berekend en laat zien hoe automatiseringsinitiatieven vorderen.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt rechtstreeks de berekening van het percentage geautomatiseerde facturatie. Zo kun je de procesefficiëntie meten en de impact van automatiseringsprojecten volgen.

Waar vind je dit?

Afgeleid van het attribuut Gebruikersnaam. De logica kan bijvoorbeeld zijn: IF UserName IN ('BATCH', 'SYSTEM', 'RFCUSER') THEN true ELSE false.

Voorbeelden
truefalse
Herstelwerk
IsRework
Een indicator die aangeeft of een activiteit een stap voor herstelwerk of correctie is.
Beschrijving

Dit berekende attribuut herkent activiteiten die herstelwerk vertegenwoordigen, zoals ‘Factuur gecorrigeerd’ of het terugdraaien van documenten. Meestal is dit een booleaanse indicator die wordt afgeleid van de activiteitsnaam of van transactiecodes voor correcties en annuleringen, zoals ‘VF11’ voor het annuleren van een factuurdocument.

Bij process mining helpt deze indicator om de hoeveelheid herstelwerk in het facturatieproces te meten. De indicator ondersteunt KPI’s zoals het percentage factuurcorrecties en maakt herstelwerklussen op de proceskaart zichtbaar. Zo komen inefficiënties en kwaliteitsproblemen aan het licht die de bedrijfskosten verhogen en betalingen vertragen.

Waarom dit belangrijk is

Helpt inefficiënties en kwaliteitsproblemen te meten door zichtbaar te maken hoeveel werk nodig is om fouten te corrigeren. Ondersteunt rechtstreeks KPI’s voor herstelwerk.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de activiteitsnaam of transactiecode. Bijvoorbeeld: IF ActivityName = 'Invoice Corrected' OR TransactionCode = 'VF11' THEN true ELSE false.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp van de meest recente data-update of extractie uit het bronsysteem.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan wanneer de dataset voor het laatst vanuit het bronsysteem is bijgewerkt. Zo weet je hoe actueel de data is die je bekijkt.

In dashboards en rapporten laat deze timestamp zien hoe recent de data is. Ook helpt die om verwachtingen te bepalen over wanneer zeer recente transacties zichtbaar worden. De timestamp wordt meestal aangemaakt aan het einde van het data-extractieproces.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien hoe actueel de data is. Dat is belangrijk voor operationele beslissingen op basis van de analyse.

Waar vind je dit?

Aangemaakt en opgeslagen tijdens het ETL-proces (extractie, transformatie en laden).

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Transactiecode
TransactionCode
De SAP-transactiecode waarmee een activiteit wordt uitgevoerd.
Beschrijving

De transactiecode, of T-Code, is een unieke identificatie voor een specifieke functie of programma in SAP, zoals ‘VF01’ voor het aanmaken van een factuurdocument. Door de T-Code van elke gebeurtenis vast te leggen, krijg je op systeemniveau inzicht in de uitvoering van het proces.

Deze informatie is waardevol voor oorzaakanalyse. Als er bijvoorbeeld vaak fouten optreden, kunnen analisten nagaan of een niet-standaard transactiecode wordt gebruikt. De code helpt ook om de activiteitsnaam af te leiden en te begrijpen welke systeemfuncties in het proces worden gebruikt.

Waarom dit belangrijk is

Geeft technische context over de uitvoering van een activiteit. Zo kun je oorzaken van procesafwijkingen onderzoeken en niet-standaard handelingen van gebruikers opsporen.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: CDHDR, veld: TCODE

Voorbeelden
VF01VF02FB01F-28
Valuta
Currency
De valutacode voor de bedragen op de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de valuta van de transactie aan, zoals USD, EUR of JPY. Het biedt de nodige context voor geldbedragen, zoals het totale factuurbedrag.

Bij analyses van data uit een internationale organisatie is het valutaveld nodig om financiële bedragen correct te interpreteren en om te rekenen. Zo kun je consistent rapporteren en voorkom je dat bedragen zonder de juiste valutaomrekening worden samengevoegd, wat tot onjuiste financiële analyses zou leiden.

Waarom dit belangrijk is

Geeft context bij alle geldbedragen en zorgt voor een juiste financiële analyse, vooral wanneer meerdere valuta worden gebruikt.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRK, veld: WAERK

Voorbeelden
USDEURGBPJPY
Vereffeningsdatum
ClearingDate
De datum waarop de betaling is ontvangen en de factuur in de debiteurenadministratie is vereffend.
Beschrijving

De vereffeningsdatum is de datum waarop een openstaande post, zoals een factuur, in het financiële systeem als betaald of ‘vereffend’ wordt gemarkeerd. Op deze datum wordt het geld als geïnd en afgestemd beschouwd.

Dit is een van de belangrijkste datums in de Order to Cash-cyclus. De datum vormt het eindpunt voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO) en de totale doorlooptijd van factuur tot betaling. Met een analyse van de vereffeningsdatum kun je de effectiviteit van het incassoproces meten.

Waarom dit belangrijk is

Markeert de laatste stap in de levenscyclus van de factuur. De datum is het eindpunt voor de berekening van DSO en de totale doorlooptijd en geeft inzicht in de efficiëntie van de inning.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: BSAD, veld: AUGDT

Voorbeelden
2023-05-142023-06-012023-06-25
Verkoopdocumentnummer
SalesDocumentNumber
De identificatie van de oorspronkelijke verkooporder die tot de factuur heeft geleid.
Beschrijving

Dit attribuut koppelt de factuur rechtstreeks aan de verkooporder waarmee de transactie is gestart. Die traceerbaarheid is nodig voor een volledige end-to-end-analyse van Order to Cash.

Door het facturatieproces te koppelen aan het voorafgaande verkooporderproces, kunnen organisaties de totale doorlooptijd van klantorder tot ontvangst van betaling analyseren. Zo wordt duidelijk of vertragingen bij de facturatie ontstaan in de verkoop, de orderafhandeling of de facturatieafdeling zelf. Dat geeft een volledig beeld van het proces.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt het facturatieproces aan de verkooporder. Zo kun je Order to Cash van begin tot eind analyseren en vertragingen tussen afdelingen opsporen.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRP, veld: VGBEL

Voorbeelden
100000451000004610000047
Verkooporganisatie
SalesOrganization
De organisatie-eenheid die verantwoordelijk is voor de verkoop van producten of diensten.
Beschrijving

De verkooporganisatie is een organisatie-eenheid in SAP die verantwoordelijk is voor de distributie van goederen en diensten en voor het onderhandelen over verkoopvoorwaarden. Dit veld helpt de verkoop en distributie te structureren.

Bij process mining kun je met dit attribuut het facturatieproces analyseren vanuit de verkoopstructuur. Je kunt de prestaties van verschillende verkooporganisaties vergelijken en zien welke regio’s of bedrijfsonderdelen hun facturatie efficiënter uitvoeren. Ook helpt dit om goede werkwijzen breder toe te passen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk prestaties tussen verkoopafdelingen of regio’s te vergelijken. Zo kun je goede werkwijzen en verbeterpunten vinden.

Waar vind je dit?

SAP ECC-tabel: VBRK, veld: VKORG

Voorbeelden
1000NA01EU01AP01
Vervaldatum factuur
InvoiceDueDate
De datum waarop de klant de betaling uiterlijk moet voldoen.
Beschrijving

De vervaldatum van de factuur is de uiterste betaaldatum volgens de betalingstermijnen. Deze datum is belangrijk voor het beheer van debiteuren en het starten van incassoactiviteiten.

Je gebruikt dit attribuut om de KPI voor tijdige betalingen te berekenen door de vervaldatum te vergelijken met de werkelijke betaaldatum. Een analyse op basis van vervaldatum helpt bij het voorspellen van de kasstroom en het prioriteren van incasso’s voor betalingen die binnenkort vervallen of al achterstallig zijn. De datum wordt meestal afgeleid van de basisdatum en de betalingstermijnen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de maatstaf voor tijdige betalingen en is belangrijk voor het beheer van debiteuren en het voorspellen van de kasstroom.

Waar vind je dit?

Berekend op basis van de basisdatum (BSEG-ZFBDT) en betalingstermijnen (BSEG-ZTERM). De datum is niet altijd in een afzonderlijk veld opgeslagen.

Voorbeelden
2023-05-152023-05-302023-06-20
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Order to Cash-facturatie en factuurverwerking

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om in het event log vast te leggen. Zo kun je het proces nauwkeurig in kaart brengen en de prestaties volgen.
5 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Factuur aangemaakt
Dit markeert het aanmaken van het facturatiedocument in het systeem. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een nieuwe regel wordt aangemaakt in de tabel met kopgegevens van boekingsdocumenten (BKPF), met een specifiek documenttype voor facturen.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het begin van het volledige facturatieproces. De tijd vanaf deze gebeurtenis helpt de doorlooptijd van het aanmaken van facturen te meten en vormt de basis voor de berekening van Days Sales Outstanding (DSO).

Waar vind je dit?

Vastgelegd in tabel BKPF. De aanmaakdatum (CPUDT) en -tijd (CPUTM) voor een specifiek documentnummer (BELNR) markeren deze gebeurtenis. Het documenttype (BLART) geeft aan dat het om een factuur gaat.

Vastleggen

Gebaseerd op de timestamp van aanmaak (CPUDT) in tabel BKPF voor het facturatiedocument.

Gebeurtenistype explicit
Factuur afgeletterd
De definitieve status van een volledig betaalde factuur. De openstaande post is afgesloten met een bijbehorende betaling of creditnota. De factuur is volledig voldaan.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de succesvolle afronding van de Order to Cash-cyclus voor een factuur. Dit is de belangrijkste eindgebeurtenis voor het meten van de gemiddelde doorlooptijd van facturen.

Waar vind je dit?

Dit gebeurt wanneer de velden voor het afletterdocument (AUGBL) en de afletterdatum (AUGDT) zijn ingevuld voor de factuurregel in tabel BSEG.

Vastleggen

De gebeurtenis vindt plaats op de afletterdatum (AUGDT) die voor de factuurregel in tabel BSEG is vastgelegd.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geboekt
De factuur wordt officieel vastgelegd in het subgrootboek voor debiteuren en het grootboek. Vanaf dit moment is de factuur juridisch bindend en staat de schuld van de klant geregistreerd.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment waarop de betalingstermijn officieel begint. De tijd tussen het aanmaken en boeken kan interne vertragingen zichtbaar maken die de cashflow beïnvloeden.

Waar vind je dit?

Vastgelegd in tabel BKPF. De boekingsdatum (BUDAT) voor het documentnummer (BELNR) markeert deze gebeurtenis. Bij geparkeerde documenten is dit het moment waarop het document wordt omgezet naar een geboekt document.

Vastleggen

Gebaseerd op de boekingsdatum (BUDAT) in tabel BKPF voor het facturatiedocument.

Gebeurtenistype explicit
Factuur naar klant verstuurd
Dit geeft aan dat de factuur via een vastgelegd uitvoerkanaal naar de klant is verstuurd, bijvoorbeeld per post, e-mail of EDI. Meestal wordt dit vastgelegd in de logs van het outputmanagementsysteem.
Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis is een belangrijk moment waarop de betalingstermijn van de klant begint. Vertraging heeft direct invloed op het moment waarop je de betaling kunt verwachten en op de efficiëntie van de inning.

Waar vind je dit?

Dit kan worden afgeleid uit de verwerkingsdatum en -tijd in de berichtstatustabel (NAST) voor het uitvoertype dat bij de factuur hoort.

Vastleggen

Afgeleid uit een regel in tabel NAST met verwerkingsstatus ‘1’ (succesvol verwerkt).

Gebeurtenistype inferred
Klantbetaling ontvangen
De betaling van de klant is ontvangen en in het systeem geboekt als kasontvangst of bankstorting. Hierdoor ontstaat een afzonderlijk betalingsdocument dat nog niet aan de specifieke factuur is gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment in de cash conversion cycle. De tijd tussen het versturen van de factuur en de ontvangst van de betaling vormt een belangrijk deel van de Days Sales Outstanding (DSO).

Waar vind je dit?

Vastgelegd als een nieuw document in BKPF en BSEG, meestal met een documenttype voor klantbetalingen, zoals ‘DZ’. De boekingsdatum (BUDAT) markeert de gebeurtenis.

Vastleggen

Gebaseerd op de boekingsdatum van het klantbetalingsdocument in BKPF.

Gebeurtenistype explicit
Betaling aan factuur gekoppeld
De ontvangen klantbetaling is gekoppeld aan de specifieke openstaande factuur, die daarmee kan worden afgeletterd. Dit is de afstemmingsstap die de betaling aan de openstaande schuld koppelt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor het meten van de doorlooptijd van de betalingsverwerking. Vertraging bij het verwerken van betalingen kan een verkeerd beeld geven van de openstaande vorderingen en beschikbare cash verhullen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de aflettertransactie, bijvoorbeeld F-32, die de aflettervelden in de factuurregel invult. De timestamp van de gebeurtenis is de afletterdatum.

Vastleggen

Afgeleid wanneer de afletterdatum (AUGDT) is ingevuld in de factuurregeltabel (BSEG).

Gebeurtenistype inferred
Betalingsherinnering verstuurd
Het systeem heeft een aanmaning of betalingsherinnering voor een achterstallige factuur aangemaakt en naar de klant verstuurd. Dit wordt vastgelegd in de aanmaningshistorie.
Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de effectiviteit van de incassostrategie beoordelen. De tijd tussen de herinnering en de ontvangst van de betaling is belangrijk voor de KPI voor de effectiviteit van betalingsherinneringen.

Waar vind je dit?

Vastgelegd in de aanmaningstabellen, met name MHNK (kopgegevens van aanmaningen) en MHND (regels van aanmaningen). Deze worden aangemaakt tijdens de aanmaningsrun (transactie F150).

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een aanmaningsrun (F150) wordt uitgevoerd voor de achterstallige post.

Gebeurtenistype explicit
Factuur afgeboekt
Een alternatieve eindstatus waarbij de factuur als oninbaar wordt beschouwd en het openstaande bedrag wordt afgeboekt op een rekening voor dubieuze debiteuren. De factuur wordt afgesloten zonder betaling van de klant.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een ongunstige uitkomst voor het proces en leidt tot omzetverlies. Door deze gebeurtenissen te volgen, kun je oorzaken van oninbare vorderingen analyseren en het kredietbeheer verbeteren.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de analyse van de vereffeningsboeking voor de factuur. Als het vereffeningsdocument wordt geboekt op een specifieke grootboekrekening voor dubieuze debiteuren, wordt de factuur als afgeboekt beschouwd.

Vastleggen

Afgeleid wanneer de vereffeningsboeking een boeking op een aangewezen grootboekrekening voor dubieuze debiteuren bevat.

Gebeurtenistype inferred
Factuur gecorrigeerd
Dit is herstelwerk: een factuur bleek onjuist en is daarna teruggedraaid. Dit wordt vastgesteld aan de hand van terugboekingsdocumenten die aan de oorspronkelijke factuur zijn gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is

Dit maakt inefficiënties en kwaliteitsproblemen zichtbaar. Veel correcties wijzen op problemen met eerdere verkoop- of facturatiedata en ondersteunen het dashboard voor factuurherstel en foutpercentages.

Waar vind je dit?

Vastgesteld door een terugboekingsdocument te vinden waarin BKPF-STBLG naar het oorspronkelijke document verwijst. Het aanmaken van dit terugboekingsdocument is de gebeurtenis.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een terugboekingsdocument wordt aangemaakt, bijvoorbeeld via FB08.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geparkeerd
Het facturatiedocument is voorlopig opgeslagen, maar nog niet in het grootboek geboekt. Dit gebeurt vaak als gegevens ontbreken of eerst moeten worden gecontroleerd voordat het document definitief wordt geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Hiermee volg je stappen vóór het boeken en mogelijke vertragingen. Een lange periode in geparkeerde status kan wijzen op problemen met de datakwaliteit of knelpunten in het goedkeuringsproces.

Waar vind je dit?

Geparkeerde documenten worden opgeslagen in tabel VBKPF. Deze activiteit wordt gemarkeerd wanneer hier een document wordt aangemaakt dat later wordt geboekt.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een geparkeerd document wordt opgeslagen met een transactie zoals FV70.

Gebeurtenistype explicit
Factuur goedgekeurd
Dit staat voor de formele goedkeuring van de factuur, waarna deze kan worden geboekt of naar de klant kan worden verstuurd. Vaak wordt dit afgeleid uit het omzetten van een geparkeerd document naar een geboekt document.
Waarom dit belangrijk is

Hiermee volg je de interne goedkeuringsworkflow, waar vaak knelpunten ontstaan. Analyse van deze activiteit ondersteunt het dashboard voor analyse van factuurgoedkeuringen en laat zien waar goedkeurders vertraging veroorzaken.

Waar vind je dit?

Dit kan worden afgeleid uit de overgang van een document van geparkeerde status (in VBKPF) naar geboekte status (in BKPF). Als er een workflowsysteem wordt gebruikt, kan deze gebeurtenis ook expliciet in de workflowlogs staan.

Vastleggen

Vergelijk de aanmaakdatum van het geparkeerde document (VBKPF) met de boekingsdatum van het definitieve document (BKPF).

Gebeurtenistype inferred
Geschil aangemaakt
Er is formeel een geschil over de factuur geregistreerd, meestal naar aanleiding van een klacht van de klant. Dit wordt vastgelegd in SAP Dispute Management.
Waarom dit belangrijk is

Hiermee vind je facturen waarbij betaling mogelijk vertraging oploopt en zie je welke problemen tot ontevredenheid bij klanten leiden. Dit markeert het begin van een belangrijk proces voor de afhandeling van uitzonderingen.

Waar vind je dit?

Vastgelegd wanneer een case wordt aangemaakt in de geschillentabel (UDM_CASE) en gekoppeld aan het boekingsdocument van de factuur.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een gebruiker via transactie UDM_DISPUTE een geschil aanmaakt.

Gebeurtenistype explicit
Vervaldatum factuur bereikt
Een berekende gebeurtenis die de dag markeert waarop de factuur volgens de betalingstermijn moet worden betaald. Dit is geen activiteit van een gebruiker of systeem, maar een belangrijk tijdstip.
Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor de analyse van betaalgedrag en compliance. Dit is het uitgangspunt om tijdige en te late betalingen vast te stellen en de KPI voor tijdige betalingen te berekenen.

Waar vind je dit?

Afgeleid door de huidige datum te vergelijken met de nettovervaldatum. De vervaldatum staat in veld BSEG-ZFBDT of wordt berekend op basis van de basisdatum en betalingstermijn.

Vastleggen

Vergelijk de systeemdatum met het veld voor de nettovervaldatum in de factuurregel (BSEG).

Gebeurtenistype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP ECC

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze template om de datavoorbereiding eenvoudiger te maken en inzicht te krijgen in het facturatieproces. Zet vandaag de eerste stap naar een snellere cashflow.

Versnel de cashflow: verbeter vandaag nog de facturatie en factuurverwerking!

Verminder inefficiënties, verkort de doorlooptijd met 30% en verbeter de cashflow.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Begin binnen enkele minuten met verbeteren.