Jouw datatemplate voor de Hire to Retire-medewerkerslevenscyclus

De naam van de activiteit beschrijft één stap of mijlpaal binnen het Hire-to-Retire-proces. Elke geregistreerde gebeurtenis staat voor een activiteit en vormt zo de reeks gebeurtenissen die de loopbaan van de medewerker beschrijft.

Dit attribuut is de basis voor het opbouwen van de procesmap. Door de volgorde en frequentie van verschillende activiteiten te analyseren, kunnen organisaties veelvoorkomende procesroutes, afwijkingen en knelpunten herkennen. Zo wordt bijvoorbeeld de route van 'Job Requisition Created' via 'Offer Accepted' zichtbaar, zodat je de efficiëntie van het wervingsproces kunt meten.

Het definieert de stappen in de procesmap, zodat je de levenscyclus van medewerkers van werving tot uitdiensttreding kunt visualiseren en analyseren.

Dit attribuut wordt meestal afgeleid uit statuswijzigingen, afgeronde taken of geregistreerde gebeurtenissen in verschillende modules van Dynamics 365 HR, zoals Recruiting, Onboarding en Core HR.

Het personeelsnummer vormt de basis van de analyse van het Hire-to-Retire-proces. Het koppelt elke gebeurtenis, van de eerste sollicitatie tot de uiteindelijke uitdiensttreding, aan een specifieke persoon. Zo krijg je een volledig end-to-endbeeld van de loopbaan van een medewerker binnen de organisatie.

In process mining gebruik je dit attribuut om alle gerelateerde activiteiten in één case te groeperen. Door processen op personeelsnummer te analyseren, zie je de totale duur van het dienstverband, de volgorde van functies en hoe vaak gebeurtenissen zoals beoordelingsgesprekken of promoties per medewerker voorkomen.

Dit is de essentiële case-ID die alle medewerkergerelateerde gebeurtenissen koppelt. Zo kun je de volledige loopbaan en levenscyclus van een persoon volgen.

Dit is meestal het veld 'Personnel number' dat aan het Worker-record in Dynamics 365 Human Resources is gekoppeld.

Event Time registreert de exacte datum en tijd van elke activiteit in de levenscyclus van de medewerker. Deze temporele data is nodig om procesduren te analyseren, vertragingen te vinden en de volgorde van gebeurtenissen te begrijpen.

In process mining gebruik je deze timestamp om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de tijd tussen activiteiten, de doorlooptijd, en de totale procesduur, de case-duur, te berekenen. De timestamp vormt de basis voor vrijwel alle tijdgebonden KPI's, zoals 'Average Time to Hire' en 'Onboarding Cycle Time'.

Deze timestamp is belangrijk om gebeurtenissen te ordenen, alle tijdgebonden meetwaarden te berekenen en knelpunten en vertragingen in het proces te vinden.

Dit komt overeen met timestamps voor het aanmaken of bijwerken van de status van records in Dynamics 365 HR, zoals de sollicitatiedatum, aanstellingsdatum of datum waarop een beoordelingsgesprek is afgerond.

Dit attribuut geeft de bron van de eventdata aan, in deze context 'Microsoft Dynamics 365 HR'. Het is belangrijk voor datagovernance en traceerbaarheid, vooral in omgevingen waarin data uit meerdere HR-systemen wordt samengevoegd, zoals een afzonderlijk sollicitantvolgsysteem of een salarisdienstverlener.

In analyses helpt dit attribuut de integriteit van de data te bewaken. Je kunt er ook mee filteren op gebeurtenissen die alleen uit een specifiek bronsysteem komen. Dat is nuttig om de scope van het process mining-project te controleren.

Het geeft belangrijke context over de herkomst van de data en datagovernance. Zo blijft de herkomst traceerbaar en kun je de analyse beperken tot één specifiek bronsysteem.

Dit is een vaste waarde die je tijdens de data-extractie en -transformatie toevoegt om de herkomst van de records aan te geven.

Dit attribuut registreert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Het geeft belangrijke context over de actualiteit van de analyse en laat gebruikers zien hoe recent de procesinzichten zijn.

In dashboards en rapportages wordt deze timestamp vaak getoond om aan te geven hoe actueel de data is. Zo worden beslissingen genomen met inzicht in de ouderdom van de data en voorkom je verkeerde conclusies op basis van verouderde informatie.

Het laat gebruikers zien hoe actueel de data is. Zo begrijpen ze de periode waarop de analyse betrekking heeft en kunnen ze beslissingen nemen op basis van recente informatie.

Deze waarde wordt meestal gegenereerd en opgeslagen tijdens het ETL-proces (Extract, Transform, Load), wanneer data uit Dynamics 365 HR wordt opgehaald.

Dit attribuut geeft aan aan welke afdeling de medewerker is toegewezen. Het is een belangrijke dimensie om procesprestaties in verschillende delen van de organisatie te segmenteren en vergelijken.

In analyses gebruik je Department om procesmaps en KPI's te filteren. Zo beantwoord je vragen als: 'Welke afdeling heeft het hoogste personeelsverloop?' of 'Is de time-to-hire voor Engineering langer dan voor Marketing?' Het attribuut is belangrijk voor de dashboards 'Employee Turnover Trends' en 'HR Workflow Variant Analysis'.

Hiermee kun je het proces per afdeling segmenteren. Zo worden verschillen in prestaties, knelpunten en trends in personeelsverloop per afdeling zichtbaar.

Deze informatie is gekoppeld aan de functiegegevens van de medewerker in de module Core HR van Dynamics 365 HR.

End Time markeert het moment waarop een activiteit met een bepaalde duur is afgerond, zoals een achtergrondcontrole of trainingsmodule. Veel HR-gebeurtenissen vinden op één moment plaats en worden met StartTime geregistreerd, maar sommige hebben een duidelijk begin en einde.

Dit attribuut is nodig om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig te berekenen. Zo zie je welke stappen de meeste tijd kosten. Dat ondersteunt dashboards zoals 'Onboarding Process Performance', waarin je meet hoe lang specifieke taken duren.

Hiermee bereken je de duur van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig. Zo zie je welke processtappen de meeste tijd kosten.

Dit kan een afzonderlijk veld in Dynamics 365 HR zijn voor taken met een bepaalde duur. Het kan ook de StartTime van de volgende activiteit in het proces zijn.

Job Role beschrijft de positie van de medewerker binnen de organisatie, zoals 'Software Engineer' of 'Account Manager'. Dit geeft meer detail dan de afdeling voor procesanalyse.

Je gebruikt het om wervingsprocessen voor specifieke functies te analyseren, loopbaanpaden te volgen en trends in personeelsverloop per functie te herkennen. Zo zie je bijvoorbeeld of de time-to-hire voor technische functies veel langer is of dat een bepaalde functie veel vroegtijdig verloop kent.

Hiermee kun je HR-processen per specifieke functie analyseren. Zo kun je verbeteringen gerichter doorvoeren en problemen per functie herkennen.

Deze informatie wordt in Dynamics 365 HR opgeslagen als onderdeel van de functie- of baangegevens van de medewerker.

Location geeft de fysieke of regionale werkplek van de medewerker aan. Dit kan een land, provincie, stad of specifiek kantoorgebouw zijn.

Door HR-processen per locatie te analyseren, zie je regionale verschillen in wervingstijden, personeelsverloop en compliance. Dit attribuut ondersteunt vrijwel alle dashboards doordat het een geografisch filter biedt voor verder onderzoek.

Dit biedt een geografische dimensie voor analyse en helpt regionale verschillen in procesprestaties en medewerkerstrends zichtbaar te maken.

Dit maakt meestal deel uit van het functie- of werknemersrecord van de medewerker en is in Dynamics 365 HR vaak gekoppeld aan een specifiek kantoor of het adres van een juridische entiteit.

Dit attribuut categoriseert de reden waarom het dienstverband van een medewerker is beëindigd. Deze redenen zijn vaak gestandaardiseerd in het HR-beleid en zijn belangrijk om de oorzaken van personeelsverloop te begrijpen.

In analyses is Reden van uitdiensttreding het belangrijkste attribuut voor het dashboard 'Trends in personeelsverloop'. Hiermee kan de organisatie onderscheid maken tussen gewenst en ongewenst verloop en patronen herkennen. Een groot aantal vrijwillige ontslagen op een specifieke afdeling kan bijvoorbeeld wijzen op problemen met management of beloning.

Dit is belangrijk om de oorzaken van personeelsverloop te begrijpen, gerichte retentiestrategieën op te stellen en de onderliggende oorzaken van vertrek aan te pakken.

Deze informatie wordt meestal vastgelegd tijdens het offboarding- of uitdiensttredingsproces in de Core HR-module van Dynamics 365 HR.

De Hiring Manager is de persoon die eigenaar is van de vacatureaanvraag en uiteindelijk verantwoordelijk is voor het invullen van de functie. Door dit attribuut bij te houden, krijg je inzicht in de prestaties van verschillende managers en teams binnen het wervingsproces.

Met dit attribuut kun je analyses per manager uitsplitsen. Zo zie je verschillen in doorlooptijden van het wervingsproces, acceptatiepercentages van aanbiedingen en de effectiviteit van onboarding. Het ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Time to Hire Analysis' doordat je kunt zien welke managers of afdelingen het efficiëntst werken.

Het koppelt de procesprestaties aan specifieke managers. Zo kun je gerichte feedback geven en best practices of verbeterpunten in het wervingsproces identificeren.

Dit wordt meestal opgeslagen in de vacatureaanvraag binnen de wervingsmodule van Dynamics 365 HR.

De Aanvraag-ID is een unieke code voor een verzoek om een nieuwe medewerker aan te nemen. De ID koppelt alle bijbehorende wervingsactiviteiten, van het publiceren van de vacature tot het uitbrengen van een aanbod, aan één wervingsproces.

Dit attribuut is erg nuttig voor een gedetailleerde analyse van het deelproces voor werving. Je kunt alle kandidaten voor dezelfde functie groeperen en de 'Time to Hire' per vacatureaanvraag meten. Het is een belangrijk veld voor het dashboard 'Analyse van Time to Hire'.

Hiermee groepeer je alle wervingsactiviteiten voor een specifieke vacature en kun je de wervingsfunnel per functie nauwkeurig meten en analyseren.

Dit is de primaire identifier voor records in de recruitment- of applicant-trackingmodule van Dynamics 365 HR.

Dit berekende attribuut geeft eenvoudig aan of aan de deadline voor het beoordelingsgesprek is voldaan: waar of niet waar. Je leidt het af door de EventTime van de activiteit 'Beoordelingsgesprek uitgevoerd' te vergelijken met de bijbehorende SlaTargetDate.

Deze vlag wordt gebruikt voor het dashboard 'Naleving beoordelingsgesprekken' en berekent rechtstreeks de KPI 'Percentage beoordelingsgesprekken op tijd'. Zo kun je snel filteren op te late of tijdig uitgevoerde beoordelingsgesprekken.

De vlag maakt compliance-monitoring eenvoudiger. Elk beoordelingsgesprek wordt duidelijk gemarkeerd als op tijd of te laat, waardoor je nalevingspercentages eenvoudig kunt berekenen.

Dit is een berekend veld dat tijdens de datatransformatie wordt afgeleid: TRUE als EventTime <= SlaTargetDate, anders FALSE.

Dit attribuut controleert of belangrijke gegevens over de medewerker, zoals afdeling en functie, zijn ingevuld nadat de activiteit 'Medewerker ingewerkt' heeft plaatsgevonden. Het dient als controle op de datakwaliteit bij de eerste inrichting van een medewerkersrecord.

Deze vlag wordt gebruikt om de KPI 'Percentage ontbrekende verplichte data' te berekenen. Door cases met onvolledige data vroeg in de levenscyclus te identificeren, kunnen organisaties invoerfouten herstellen en de betrouwbaarheid van hun HR-informatiesystemen verbeteren.

De metriek meet de initiële datakwaliteit van nieuwe medewerkers. Zo kun je invoerfouten in HR-data opsporen en verminderen en betrouwbare rapportages garanderen.

Dit is een berekend veld dat tijdens de datatransformatie wordt afgeleid. Het controleert of velden zoals 'Department' en 'JobRole' niet null zijn voor een case nadat de onboarding is afgerond.

Dit attribuut beschrijft de aard van het arbeidscontract. Het is belangrijke informatie voor personeelsplanning en analyse.

Door de levenscyclus van medewerkers op Dienstverbandtype te segmenteren, zie je verschillende procespaden en doorlooptijden. Het onboardingproces van een contractant kan bijvoorbeeld sterk verschillen van en sneller verlopen dan dat van een fulltime medewerker. Dit attribuut geeft waardevolle context bij de analyse van HR-workflowvarianten.

Hiermee kun je HR-processen voor verschillende typen medewerkers vergelijken. Je krijgt context en ziet verschillen in de manier waarop verschillende dienstverbandcategorieën worden beheerd.

Dit is een standaardveld in de werknemers- of positierecord in de Core HR-module van Dynamics 365 HR.

De doorlooptijd tot indiensttreding is een belangrijke KPI op caseniveau die de efficiëntie van de volledige wervingscyclus meet. Je berekent deze als de duur tussen de activiteit 'Vacatureaanvraag aangemaakt' en de activiteit 'Aanbod geaccepteerd' voor een bepaalde medewerker of vacatureaanvraag.

Deze metriek staat centraal in het dashboard 'Analyse doorlooptijd tot indiensttreding' en de KPI 'Gemiddelde doorlooptijd tot indiensttreding'. Door deze duur te analyseren, kunnen HR-afdelingen inefficiënties in sourcing, sollicitatiegesprekken of het aanbodproces opsporen en verbeterdoelen vaststellen.

Dit is een belangrijke prestatie-indicator voor de efficiëntie van werving. De KPI meet rechtstreeks hoe snel de organisatie openstaande posities kan invullen.

Dit is een metriek op caseniveau. Je berekent deze door het tijdsverschil te bepalen tussen de timestamps van de activiteiten 'Vacatureaanvraag aangemaakt' en 'Aanbod geaccepteerd' binnen dezelfde case.

Dit attribuut identificeert de specifieke gebruiker, zoals een HR-businesspartner, recruiter of manager, die een bepaalde activiteit heeft uitgevoerd. Het volgt menselijke interactie met het systeem gedurende de hele levenscyclus van de medewerker.

Door activiteiten per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in werkdruk, opleidingsbehoeften en processtappen die door verschillende personen worden uitgevoerd. Je kunt bijvoorbeeld zien of vertragingen bij 'Payrollinstelling voltooid' steeds aan een specifieke gebruiker zijn gekoppeld. Dat kan wijzen op behoefte aan extra training of ondersteuning.

Hiermee koppel je procesactiviteiten aan specifieke personen en kun je de werkverdeling, gebruikersprestaties en opleidingsmogelijkheden analyseren.

Dit wordt vaak vastgelegd in systeem-auditlogs of in velden zoals 'Modified By' op verschillende records in Dynamics 365 HR.

De SLA-doeldatum geeft de vervaldatum voor een specifieke tijdgevoelige activiteit aan. Deze wordt meestal gebruikt voor terugkerende gebeurtenissen, zoals jaarlijkse beoordelingsgesprekken of het afronden van verplichte trainingen.

Dit attribuut is essentieel voor het berekenen van compliance-KPI's. Het wordt rechtstreeks gebruikt in het dashboard 'Naleving beoordelingsgesprekken' om de werkelijke voltooiingsdatum ('EventTime') te vergelijken met de doeldatum. Zo kan de KPI 'Percentage beoordelingsgesprekken op tijd' worden berekend.

De datum vormt een referentiepunt om tijdigheid en compliance te meten. Dat is belangrijk voor KPI's rond beoordelingsgesprekken en andere HR-taken met een deadline.

Deze datum kan op de record van het beoordelingsgesprek zelf worden opgeslagen of worden berekend op basis van de indiensttredingsdatum van de medewerker en de beleidsregels van het bedrijf.