Datatemplate voor de levenscyclus van medewerkers, van werving tot uitdiensttreding

De activiteitsnaam beschrijft één stap of mijlpaal in het Hire-to-Retire-proces. Elke geregistreerde gebeurtenis is een activiteit. Samen vormen ze de reeks gebeurtenissen in het traject van een medewerker.

Dit attribuut is nodig om de proceskaart op te bouwen. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, kunnen organisaties veelvoorkomende procesroutes, afwijkingen en bottlenecks opsporen. Zo kun je bijvoorbeeld de route van ‘Vacatureaanvraag aangemaakt’ naar ‘Aanbod geaccepteerd’ in beeld brengen en de efficiëntie van de werving meten.

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart en maakt het mogelijk om de levenscyclus van medewerkers van werving tot uitdiensttreding te visualiseren en analyseren.

Dit attribuut wordt meestal afgeleid uit statuswijzigingen, afgeronde taken of geregistreerde gebeurtenissen in verschillende modules van Dynamics 365 HR, zoals Recruiting, Onboarding en Core HR.

Het personeelsnummer vormt de basis voor de analyse van het Hire-to-Retire-proces. Het koppelt elke gebeurtenis, van de eerste sollicitatie tot de uiteindelijke uitdiensttreding, aan een specifieke medewerker. Zo krijg je een volledig beeld van het traject van een medewerker binnen de organisatie.

Bij process mining gebruik je dit attribuut om alle gerelateerde activiteiten in één case te groeperen. Door processen op personeelsnummer te analyseren, zie je hoe lang een medewerker in dienst is, welke functies diegene heeft gehad en hoe vaak gebeurtenissen zoals functioneringsgesprekken of promoties voorkomen.

Dit is de case-ID die alle gebeurtenissen rond een medewerker met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige traject en de levenscyclus van die persoon volgen.

Dit is meestal het veld ‘Personnel number’ dat hoort bij het Worker-record in Dynamics 365 Human Resources.

Bij ‘Tijdstip van gebeurtenis’ worden de exacte datum en tijd van elke activiteit in de levenscyclus van een medewerker vastgelegd. Deze tijdsgegevens zijn nodig om procesduren te analyseren, vertragingen op te sporen en de volgorde van gebeurtenissen te begrijpen.

Bij process mining gebruik je deze timestamp om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de tijd tussen activiteiten (doorlooptijd) en de totale procesduur (caseduur) te berekenen. Vrijwel alle tijdgebonden KPI’s zijn hierop gebaseerd, zoals ‘Gemiddelde wervingstijd’ en ‘Onboarding-doorlooptijd’.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen op volgorde te zetten, tijdgebonden metrieken te berekenen en bottlenecks en vertragingen in het proces op te sporen.

Dit komt overeen met de timestamps voor het aanmaken of bijwerken van records in Dynamics 365 HR, zoals de sollicitatiedatum, indiensttredingsdatum of datum waarop een functioneringsgesprek is afgerond.

Dit attribuut geeft de bron van de gebeurtenisdata aan, in dit geval ‘Microsoft Dynamics 365 HR’. Het is belangrijk voor datagovernance en traceerbaarheid, vooral wanneer data uit meerdere HR-systemen komt, zoals een apart sollicitantenvolgsysteem of een salarisverwerker.

Bij analyses helpt dit attribuut om de data-integriteit te bewaken. Je kunt het ook gebruiken om alleen gebeurtenissen uit een specifiek registratiesysteem te selecteren. Dat is handig om de scope van het process mining-project te controleren.

Dit attribuut geeft belangrijke informatie over de herkomst en het beheer van de data. Het zorgt voor traceerbaarheid en helpt om de analyse te beperken tot een specifiek registratiesysteem.

Dit is een vaste waarde die je tijdens de data-extractie en -transformatie toevoegt om de herkomst van de records aan te geven.

Dit attribuut registreert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Zo zie je hoe actueel de analyse is en hoe recent de procesinzichten zijn.

Op dashboards en in rapportages wordt deze timestamp vaak getoond om aan te geven hoe actueel de data is. Zo kun je beslissingen nemen met kennis van de ouderdom van de data en voorkom je dat verouderde informatie verkeerd wordt geïnterpreteerd.

Zo zien gebruikers hoe actueel de data is, binnen welke periode de analyse valt en of beslissingen op recente informatie zijn gebaseerd.

Deze waarde wordt meestal gegenereerd en opgeslagen tijdens het ETL-proces (Extract, Transform, Load), wanneer data uit Dynamics 365 HR wordt opgehaald.

Dit attribuut geeft aan aan welke afdeling de medewerker is toegewezen. Het is een belangrijke dimensie om de procesprestaties van verschillende bedrijfsonderdelen met elkaar te vergelijken.

In analyses gebruik je Afdeling om proceskaarten en KPI’s te filteren. Zo kun je vragen beantwoorden als: ‘Welke afdeling heeft het hoogste personeelsverloop?’ of ‘Duurt het langer om iemand aan te nemen voor Engineering dan voor Marketing?’ Dit attribuut is essentieel voor de dashboards ‘Trends in personeelsverloop’ en ‘Analyse van HR-workflowvarianten’.

Hiermee kun je het proces per afdeling uitsplitsen en verschillen in prestaties, bottlenecks en personeelsverloop zichtbaar maken.

Deze informatie is gekoppeld aan de functiegegevens van de medewerker in de Core HR-module van Dynamics 365 HR.

De eindtijd markeert de afronding van een activiteit met een bepaalde duur, zoals een achtergrondcontrole of trainingsmodule. Veel HR-gebeurtenissen vinden op één moment plaats en worden vastgelegd met StartTime. Andere hebben een begin- en eindtijd.

Dit attribuut is nodig om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig te berekenen. Zo zie je welke stappen de meeste tijd kosten. Een dashboard als ‘Prestaties van het onboardingproces’ kan bijvoorbeeld laten zien hoe lang specifieke taken duren.

Hiermee kun je de duur van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig berekenen en de stappen opsporen die de meeste tijd kosten.

Voor taken met een bepaalde duur kan dit een apart veld in Dynamics 365 HR zijn. Het kan ook de StartTime van de volgende activiteit in het proces zijn.

Functie geeft aan welke positie de medewerker binnen de organisatie heeft, zoals ‘Software Engineer’ of ‘Accountmanager’. Dit biedt voor procesanalyses meer detail dan de afdeling.

Je kunt dit attribuut gebruiken om wervingsprocessen voor specifieke functies te analyseren, loopbaantrajecten te volgen en personeelsverloop bij bepaalde functies te onderzoeken. Zo zie je bijvoorbeeld of de ‘doorlooptijd tot aanname’ voor technische functies aanzienlijk langer is, of dat medewerkers in een bepaalde functie vaak al vroeg vertrekken.

Hiermee kun je HR-processen per functie analyseren, verbeteringen daarop afstemmen en problemen opsporen die bij specifieke functies horen.

Deze informatie staat in Dynamics 365 HR bij de functie- of baangegevens van de medewerker.

Locatie geeft aan waar de medewerker fysiek of regionaal werkt. Dit kan een land, provincie, stad of specifiek kantoorgebouw zijn.

Voor grote, verspreid werkende organisaties is het belangrijk om HR-processen per locatie te analyseren. Zo worden regionale verschillen in aanname doorlooptijden, personeelsverloop en compliance zichtbaar. Dit attribuut voegt aan vrijwel alle dashboards een geografisch filter toe, zodat je verder kunt onderzoeken waar verschillen vandaan komen.

Hiermee kun je analyses geografisch uitsplitsen en regionale verschillen in procesprestaties en medewerkerstrends opsporen.

Deze informatie staat meestal bij de functie- of medewerkergegevens en is in Dynamics 365 HR vaak gekoppeld aan een kantooradres of het adres van een juridische entiteit.

Dit attribuut geeft aan waarom het dienstverband van een medewerker is beëindigd. De redenen zijn vaak vastgelegd in het HR-beleid en helpen verklaren waarom medewerkers vertrekken.

De reden van vertrek is een belangrijk attribuut voor het dashboard ‘Trends in personeelsverloop’. Hiermee kan de organisatie onderscheid maken tussen gewenst en ongewenst verloop en patronen herkennen. Veel vrijwillige vertrekken binnen een bepaalde afdeling kunnen bijvoorbeeld wijzen op problemen met het management of de beloning.

Dit attribuut helpt verklaren waarom medewerkers vertrekken, zodat je gericht kunt werken aan behoud en de oorzaken van personeelsverloop kunt aanpakken.

Deze informatie wordt meestal vastgelegd tijdens het uitdiensttredings- of beëindigingsproces in de Core HR-module van Dynamics 365 HR.

De verantwoordelijke voor de aanname beheert de vacatureaanvraag en is uiteindelijk verantwoordelijk voor het invullen van de functie. Door dit attribuut bij te houden, krijg je inzicht in de prestaties van verschillende managers en teams tijdens het wervingsproces.

Je kunt de analyse uitsplitsen per manager. Zo worden verschillen zichtbaar in doorlooptijden, acceptatiepercentages van aanbiedingen en de effectiviteit van de onboarding. Dit ondersteunt het dashboard ‘Analyse van de doorlooptijd tot aanname’ en helpt vaststellen welke managers of afdelingen het efficiëntst werken.

Hiermee koppel je procesprestaties aan specifieke managers. Zo kun je gericht feedback geven en goede werkwijzen of verbeterpunten in het wervingsproces herkennen.

Deze informatie staat meestal in de vacatureaanvraag in de wervingsmodule van Dynamics 365 HR.

Dit attribuut controleert of belangrijke gegevens van medewerkers, zoals afdeling en functie, zijn ingevuld nadat de activiteit ‘Medewerker ingewerkt’ heeft plaatsgevonden. Zo controleer je de datakwaliteit bij het aanmaken van een medewerkersrecord.

Deze indicator wordt gebruikt om de KPI ‘Percentage ontbrekende verplichte gegevens’ te berekenen. Door cases met ontbrekende gegevens vroeg in de levenscyclus te herkennen, kan de organisatie invoerfouten herstellen en de betrouwbaarheid van HR-informatiesystemen verbeteren.

Dit attribuut meet de datakwaliteit bij nieuwe medewerkers. Zo kun je invoerfouten in HR-gegevens opsporen en verminderen en betrouwbare rapportages ondersteunen.

Dit is een berekend veld dat tijdens de datatransformatie wordt afgeleid. Het controleert of velden zoals ‘Department’ en ‘JobRole’ na afronding van de onboarding niet leeg zijn voor een case.

De doorlooptijd tot aanname is een KPI op caseniveau die de efficiëntie van het volledige wervingsproces meet. Je berekent deze door de tijd tussen de activiteit ‘Vacatureaanvraag aangemaakt’ en ‘Aanbod geaccepteerd’ te meten voor een medewerker of vacatureaanvraag.

Deze metriek staat centraal in het dashboard ‘Analyse van de doorlooptijd tot aanname’ en de KPI ‘Gemiddelde doorlooptijd tot aanname’. Met deze doorlooptijd kunnen HR-afdelingen vertragingen bij het zoeken, interviewen of uitbrengen van aanbiedingen opsporen en verbeterdoelen vaststellen.

Dit is een belangrijke indicator voor de efficiëntie van werving. De KPI meet hoe snel de organisatie openstaande functies kan invullen.

Dit is een metriek op caseniveau. Je berekent deze door binnen dezelfde case het tijdsverschil te bepalen tussen de timestamps van de activiteiten ‘Vacatureaanvraag aangemaakt’ en ‘Aanbod geaccepteerd’.

Dit berekende attribuut geeft met waar of onwaar aan of een functioneringsgesprek binnen de deadline is afgerond. Je bepaalt dit door de EventTime van de activiteit ‘Functioneringsgesprek gehouden’ te vergelijken met de bijbehorende SlaTargetDate.

Deze indicator voedt het dashboard ‘Naleving van functioneringsgesprekken’ en berekent de KPI ‘Percentage functioneringsgesprekken op tijd’. Je kunt eenvoudig filteren op gesprekken die te laat of op tijd zijn afgerond.

Hiermee houd je compliance eenvoudig bij: elk functioneringsgesprek krijgt duidelijk de status op tijd of te laat. Zo bereken je makkelijk het nalevingspercentage.

Dit is een berekend veld dat tijdens de datatransformatie wordt afgeleid: TRUE als EventTime <= SlaTargetDate, anders FALSE.

Dit attribuut geeft aan welke gebruiker, zoals een HR-businesspartner, recruiter of manager, een activiteit heeft uitgevoerd. Zo wordt bijgehouden wie tijdens de levenscyclus van medewerkers met het systeem heeft gewerkt.

Door activiteiten per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de werkverdeling, opleidingsbehoeften en de mensen die processtappen uitvoeren. Zo kun je zien of vertragingen bij ‘Salarisadministratie ingesteld’ steeds samenhangen met dezelfde gebruiker. Dat kan erop wijzen dat diegene extra training of ondersteuning nodig heeft.

Hiermee koppel je procesactiviteiten aan specifieke personen en kun je de werkverdeling, prestaties en opleidingsmogelijkheden analyseren.

Deze informatie wordt vaak vastgelegd in systeemlogboeken of in velden zoals ‘Gewijzigd door’ op verschillende records in Dynamics 365 HR.

De SLA-streefdatum is de uiterste datum voor een tijdgevoelige activiteit. Dit attribuut wordt vooral gebruikt voor terugkerende activiteiten, zoals jaarlijkse functioneringsgesprekken of verplichte trainingen.

Dit attribuut is nodig om KPI’s voor compliance te berekenen. In het dashboard ‘Naleving van functioneringsgesprekken’ vergelijk je de werkelijke afrondingsdatum (‘EventTime’) met de streefdatum. Zo bereken je de KPI ‘Percentage functioneringsgesprekken op tijd’.

Dit attribuut biedt een referentiepunt om tijdigheid en compliance te meten. Dat is belangrijk voor KPI’s over functioneringsgesprekken en andere HR-taken met een deadline.

Deze datum kan op het record van het functioneringsgesprek staan of worden berekend op basis van de datum waarop de medewerker in dienst kwam en de regels van het bedrijfsbeleid.

Dit attribuut beschrijft de aard van het dienstverband. Het is belangrijke informatie voor personeelsplanning en analyses.

Door de levenscyclus van medewerkers uit te splitsen naar type dienstverband, kun je verschillen in processtappen en doorlooptijden ontdekken. De onboarding van een ingehuurde medewerker kan bijvoorbeeld heel anders verlopen en sneller gaan dan die van een fulltime medewerker. Dit attribuut geeft context aan de analyse van HR-workflowvarianten.

Hiermee kun je HR-processen voor verschillende typen medewerkers vergelijken en verschillen ontdekken in de manier waarop de organisatie met die groepen omgaat.

Dit is een standaardveld bij de medewerker- of functiegegevens in de Core HR-module van Dynamics 365 HR.

De vacatureaanvraag-ID is een unieke code voor een verzoek om een nieuwe medewerker aan te nemen. De code koppelt alle bijbehorende wervingsactiviteiten, van het plaatsen van de vacature tot het uitbrengen van een aanbod, aan één wervingstraject.

Met dit attribuut kun je het deelproces van de werving in detail analyseren. Je kunt alle kandidaten voor dezelfde functie groeperen en per vacatureaanvraag de ‘doorlooptijd tot aanname’ meten. Dit veld is belangrijk voor het dashboard ‘Analyse van de doorlooptijd tot aanname’.

Hiermee groepeer je alle wervingsactiviteiten voor een specifieke vacature en kun je de wervingsfunnel per functie nauwkeurig meten en analyseren.

Dit is de belangrijkste identificatiecode voor records in de wervings- of sollicitantenvolgmodule van Dynamics 365 HR.