Datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking

De activiteitsnaam beschrijft één stap of mijlpaal in de verwerking van een factuur. Voorbeelden zijn ‘Factuur ontvangen’, ‘Factuur ter goedkeuring ingediend’, ‘Betalingsblokkade ingesteld’ en ‘Betaling uitgevoerd’. Dit attribuut beschrijft wat er in de loop van de tijd met de factuur is gebeurd.

Bij process mining wordt dit attribuut gebruikt om de proceskaart te maken, die de workflow visueel weergeeft. Door de volgorde, frequentie en paden van activiteiten te analyseren, kun je veelvoorkomende processtromen, afwijkingen, bottlenecks en herstelrondes opsporen. Duidelijke activiteitsnamen met het juiste detailniveau zijn belangrijk voor een bruikbare procesanalyse die tot actie leidt.

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Het vormt de basis van de proceskaart en maakt alle analyses van de processtroom mogelijk.

Deze informatie komt vaak uit statuswijzigingslogboeken, eventtabellen of transactiecodes in het bronsysteem.

Het factuurnummer is de unieke alfanumerieke code die een leverancier aan een factuur toekent. Bij process mining is dit attribuut belangrijk, omdat het meestal als Case-ID dient en de volledige route van ontvangst tot betaling voor elke factuur uniek identificeert.

Als je het factuurnummer als Case-ID gebruikt, kun je alle bijbehorende activiteiten, zoals ‘Factuur ontvangen’, ‘Factuur goedgekeurd’ en ‘Betaling uitgevoerd’, aan elkaar koppelen. Zo reconstrueer je het volledige proces voor die factuur. Daarmee kun je per case doorlooptijden, procespaden en afwijkingen analyseren. Dit vormt de basis voor de volledige procesanalyse.

Dit is de unieke identificatiecode van de case die alle bijbehorende events met elkaar verbindt. Zo kun je de volledige levenscyclus van één factuur volgen.

Dit is een primair veld dat meestal in de kop van een transactietabel voor facturen staat.

Het tijdstip van het event, of de starttijd, legt de exacte datum en tijd van een bedrijfsactiviteit vast. Bij elke activiteit in het proces, van ‘Factuur ontvangen’ tot ‘Betaling uitgevoerd’, hoort een timestamp. Deze chronologische informatie is nodig om events op volgorde te zetten en tijdsduur te berekenen.

Dit attribuut wordt gebruikt om events chronologisch te sorteren en zo de processtroom per case op te bouwen. Het vormt de basis voor alle tijdsanalyses, zoals het berekenen van doorlooptijden tussen activiteiten, het opsporen van bottlenecks waar tijd verloren gaat en het volgen van prestaties ten opzichte van serviceniveauafspraken. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk voor betrouwbare process mining-analyses.

Dit attribuut bepaalt de chronologische volgorde van events en vormt de basis voor berekeningen van prestaties en tijdsduur, zoals de doorlooptijd.

Dit staat meestal in event logs of in een veld als ‘Aanmaakdatum’ of ‘Invoerdatum’ bij elke transactie of statuswijziging.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan in welke applicatie of welk platform het event rond de factuurverwerking is vastgelegd. In complexe IT-omgevingen kan een factuur door meerdere systemen gaan, zoals een scanoplossing, een workflowtool en een ERP-systeem.

Als je weet uit welk systeem de data komt, kun je die beter duiden en problemen met de datakwaliteit opsporen. Ook kun je processen analyseren die meerdere systemen omvatten. Zo worden mogelijke integratieproblemen of vertragingen bij overdrachten tussen applicaties zichtbaar. Dit is vooral handig wanneer je data uit oude en moderne systemen samenbrengt.

Dit attribuut geeft context over de herkomst van de data. Die informatie is belangrijk om de data te controleren en processen te analyseren die meerdere IT-systemen omvatten.

Dit is vaak een vaste waarde die tijdens het ophalen van de data wordt toegevoegd, of een veld in systeemlogboeken met de naam of ID van de applicatie.

Dit attribuut legt de datum en tijd vast waarop de data voor het laatst is opgehaald of vernieuwd. Het is een metadataveld dat aangeeft hoe actueel de geanalyseerde dataset is.

Deze informatie wordt niet gebruikt om de proceskaart te tekenen, maar is wel belangrijk om te weten hoe actueel de analyse is. Zo zie je of je met realtime data werkt of met een momentopname. Dat helpt bij beslissingen over de bedrijfsvoering. Ook is deze informatie belangrijk om de werking en frequentie van de datapijplijn te volgen.

Dit geeft aan hoe actueel de data is, zodat je weet hoe recent de procesanalyse is.

Deze timestamp wordt meestal tijdens het ETL-proces (extractie, transformatie en laden) aangemaakt en aan de dataset toegevoegd.

Het attribuut Eindtijd legt het exacte moment vast waarop een processtap eindigt. Dit is nodig om de duur van activiteiten nauwkeurig te berekenen, een belangrijke metriek bij process mining. Door de starttijd en eindtijd te vergelijken, kunnen analisten meten hoe lang elke stap duurt en bottlenecks en mogelijkheden voor efficiëntieverbetering opsporen.

In analyses wordt de eindtijd gebruikt om de doorlooptijd van afzonderlijke activiteiten en volledige procesdelen te berekenen. Zo kun je de duur van de stap ‘Factuur goedkeuren’ bepalen door de starttijd af te trekken van de eindtijd van de activiteit ‘Factuur goedgekeurd’. Deze data helpt bij het maken van prestatiedashboards, het vaststellen van normen en het volgen van de effecten van proceswijzigingen.

Hiermee kun je de duur van activiteiten nauwkeurig berekenen. Dat is nodig om bottlenecks op te sporen en de efficiëntie van de verwerking te meten.

Dit staat in systeemlogboeken of transactiegegevens, vaak in een veld als ‘Voltooiingsdatum’ of ‘Wijzigingsdatum’, of in een apart timestampveld voor het afronden van de activiteit.

Het factuurbedrag is de totale waarde van de factuur, inclusief alle factuurregels, belastingen en kosten. Dit financiële attribuut geeft aan wat elke case in geld vertegenwoordigt. Vaak analyseer je het samen met andere attributen om de invloed ervan op het proces te begrijpen.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses en het stellen van prioriteiten. Door facturen op bedrag te filteren, kun je nagaan of facturen met een hoge waarde een andere, strengere goedkeuringsroute volgen of vaker vertraging oplopen. Het is ook nodig voor dashboards die de totale waarde van verwerkte facturen bijhouden en voor KPI's over het benutten van betalingskortingen. De mogelijke besparing is daarbij een percentage van het factuurbedrag.

Hiermee analyseer je de financiële impact en geef je prioriteit aan facturen met een hoge waarde. Ook zie je of het factuurbedrag invloed heeft op de verwerkingstijd of de procesroute.

Dit is een standaardveld in de kop van een transactietabel voor facturen.

Dit attribuut geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt. Dat is belangrijk voor organisaties die internationaal werken en leveranciers uit verschillende landen hebben. De valutacode volgt meestal de ISO 4217-standaard en zorgt ervoor dat financiële data correct wordt geïnterpreteerd.

In analyses gebruik je de factuurvaluta om data per regio of land op te splitsen. Voor financiële rapportages moeten bedragen correct worden opgeteld. Daarvoor moeten ze vaak eerst worden omgerekend naar één rapportagevaluta. Door procesverschillen per valuta te analyseren, kun je ook zien welke uitdagingen samenhangen met internationale betalingen of valutabeheer.

De valuta geeft context aan factuurbedragen en maakt nauwkeurige financiële analyses en uitsplitsingen voor internationale bedrijfsvoering mogelijk.

Dit is een standaardveld in de kop van een transactietabel voor facturen.

Het attribuut Gebruiker geeft aan welke persoon of welk geautomatiseerd systeem verantwoordelijk is voor een specifieke stap in de workflow voor factuurverwerking. Dat kan een medewerker van de crediteurenadministratie zijn die de factuur heeft ingevoerd, een manager die de factuur heeft goedgekeurd of een bot die de factuur heeft gematcht.

Door data per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van het werk en de prestaties van individuele medewerkers. Ook kun je zien waar extra training nodig is. Met filters in de proceskaart zie je hoe verschillende teams of medewerkers facturen verwerken en waar hun werkwijzen uiteenlopen. Zo ontdek je wie goed presteert, waar routeringsproblemen ontstaan en wie extra ondersteuning of training over bedrijfsprocedures nodig heeft.

Zo analyseer je de werkverdeling en prestaties per gebruiker en zie je waar teams of medewerkers verschillend werken.

Deze informatie staat meestal in de transactiedetails, bijvoorbeeld onder de namen 'Gebruikersnaam', 'Ingevoerd door', 'Gewijzigd door' of 'Goedkeurder'.

Dit attribuut bevat de naam van de externe partij die de factuur heeft verstuurd. Zo koppel je de financiële transactie aan een specifieke leverancier. Consistente, correcte leveranciersdata is belangrijk voor betrouwbare rapportages en analyses.

In process mining is de leveranciersnaam een belangrijke dimensie om processen op te splitsen. Analisten kunnen factuurverwerking bij leveranciers met veel facturen of terugkerende problemen apart bekijken. Zo vind je leveranciers die vaak facturen met fouten indienen, wat leidt tot vertragingen en herstelwerk. De analyse helpt ook bij leveranciersbeheer en bij het vinden van mogelijkheden voor programma's met voorkeursleveranciers.

Je kunt het proces per leverancier analyseren. Dat is belangrijk voor leveranciersbeheer en om te achterhalen welke leveranciers de meeste problemen met facturen veroorzaken.

Deze informatie staat meestal in de kopgegevens van de factuur en is via een leveranciers-ID gekoppeld aan een tabel met stamgegevens van leveranciers.

Dit attribuut bevat de specifieke reden waarom de verwerking van een factuur is gestopt. Dat kan komen door een afwijzing tijdens de goedkeuringsworkflow of door een betalingsblokkade na goedkeuring. Mogelijke redenen zijn 'Onjuist aantal', 'Prijs komt niet overeen', 'Inkoopordernummer ontbreekt' en 'Dubbele factuur'.

Dit attribuut is een van de belangrijkste voor oorzaakanalyse. Door te kijken hoe vaak verschillende redenen voorkomen, ontdek je waar in het factuurproces de meeste problemen en vertragingen ontstaan. Met die data kun je onderliggende oorzaken aanpakken, bijvoorbeeld door de communicatie met leveranciers te verbeteren, afspraken over inkooporders beter na te leven of medewerkers beter op te leiden.

Dit attribuut is belangrijk voor oorzaakanalyse. Je ziet welke redenen het vaakst leiden tot vertragingen, herstelwerk en inefficiëntie.

Deze informatie staat in specifieke velden zoals 'Redencode' of 'Reden voor blokkering' in de transactiedata van de factuur of in bijbehorende goedkeuringslogboeken.

De uiterste betaaldatum wordt berekend op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden. Het is de deadline voor betaling aan de leverancier. Zo voorkom je betalingsachterstanden en boetes voor te late betaling.

Dit attribuut is belangrijk om te meten of betalingen op tijd plaatsvinden. Je gebruikt het om KPI's zoals het percentage tijdige betalingen te berekenen en facturen te vinden die mogelijk te laat worden betaald. Door de datum van factuurgoedkeuring te vergelijken met de uiterste betaaldatum, zie je hoe efficiënt de laatste stappen voor het plannen en uitvoeren van de betaling verlopen.

Dit attribuut is nodig om te meten of betalingen op tijd plaatsvinden en om oorzaken van te late betalingen te analyseren.

Deze datum staat meestal in de transactiedetails van de factuur. Je kunt de datum rechtstreeks invoeren of afleiden uit de factuurdatum en betalingsvoorwaarden.

De bedrijfscode staat voor een specifieke rechtspersoon of dochteronderneming binnen een groter bedrijf. In veel financiële systemen worden transacties per bedrijfscode gescheiden voor de boekhouding en rapportage.

Met dit attribuut kun je verschillende bedrijfseenheden met elkaar vergelijken. Door de proceskaart op bedrijfscode uit te splitsen, kunnen analisten prestaties vergelijken, goede werkwijzen bij de ene entiteit vinden en structurele problemen bij een andere ontdekken. Voor organisaties met meerdere rechtspersonen is dit attribuut belangrijk om procesverschillen te begrijpen en de naleving van bedrijfsbrede afspraken te bewaken.

Zo kun je processen bij verschillende rechtspersonen of bedrijfseenheden binnen de organisatie vergelijken en prestaties benchmarken.

Dit is een standaardveld voor de organisatie en staat meestal in de kop van financiële transactietabellen.

De betalingsvoorwaarden zijn de afspraken met een leverancier over de betaling van een factuur. Ze worden vaak in een vaste notatie weergegeven, zoals 'Net 30' (betaling binnen 30 dagen) of '2% 10, Net 30' (2% korting bij betaling binnen 10 dagen; anders moet het volledige bedrag binnen 30 dagen worden betaald).

Dit attribuut is belangrijk voor financiële strategie en prestatieanalyses. Je gebruikt het om de uiterste betaaldatum te berekenen en mogelijkheden voor betalingskorting te vinden. Door processen met verschillende betalingsvoorwaarden te vergelijken, zie je of bepaalde voorwaarden samengaan met vertragingen en of de organisatie beschikbare kortingen goed benut.

Dit attribuut is belangrijk om tijdige betalingen te analyseren en mogelijkheden voor betalingskorting te vinden.

Deze informatie komt meestal uit de stamgegevens van de leverancier en staat in de kopgegevens van de factuur.

De factuurdatum is de datum die de leverancier op de factuur heeft vermeld. Vanuit het oogpunt van de leverancier begint hiermee de betalingstermijn. De datum vormt vaak de basis voor het berekenen van de uiterste betaaldatum volgens de afgesproken betalingsvoorwaarden.

Door de tijd tussen de factuurdatum en de activiteit 'Factuur ontvangen' of 'Factuur ingevoerd' te analyseren, ontdek je vertragingen bij het versturen of verwerken van facturen. Deze vertraging tussen factuurdatum en ontvangst kan een aanzienlijk deel van de totale doorlooptijd uitmaken. Door die te verkorten, verbeter je de prestaties rond tijdige betalingen en vergroot je de kans op betalingskorting.

Zo meet je de vertraging tussen het versturen van een factuur door de leverancier en het invoeren ervan in het systeem.

Dit is een standaarddatumveld in de kopgegevens van de factuur, vaak aangeduid als 'Documentdatum' of 'Factuurdatum'.

De factuurstatus laat zien waar een factuur zich in de levenscyclus bevindt op het moment dat de data wordt geëxtraheerd. Veelvoorkomende statussen zijn 'In behandeling', 'Goedgekeurd', 'Betaald', 'Afgewezen' en 'Geblokkeerd'. Dit attribuut geeft een beknopt beeld van de huidige situatie.

Process mining brengt het volledige verloop in kaart. De huidige status is daarnaast nuttig voor operationele dashboards die de actieve werkvoorraad volgen. Managers zien hoeveel facturen zich in elke fase bevinden, bijvoorbeeld hoeveel facturen nog op goedkeuring wachten of geblokkeerd zijn. Zo kunnen ze de factuurstroom bijsturen en bottlenecks en vertragingen voorkomen.

De status geeft een momentopname van de werkvoorraad. Zo houd je het aantal facturen in verschillende fasen bij, bijvoorbeeld 'Wacht op goedkeuring' of 'Geblokkeerd'.

Dit is meestal een statusveld in de kop van de factuur, dat wordt bijgewerkt terwijl de factuur de verschillende fasen doorloopt.

Het inkoopordernummer koppelt een factuur aan een vooraf goedgekeurd inkoopdocument. Die koppeling is belangrijk bij het matchen: het systeem controleert of gegevens op de factuur, zoals aantallen en prijzen, overeenkomen met de inkooporder.

Met dit attribuut analyseer je hoe efficiënt het matchen verloopt. Als veel facturen met een inkooporder automatisch worden verwerkt, wijst dat op een goed werkend inkoopproces. Facturen zonder inkooporder kunnen juist wijzen op aankopen buiten de afgesproken route of op inkoopbeleid dat niet wordt gevolgd. Door facturen met en zonder inkooporder apart te analyseren, kun je de efficiëntie vergelijken.

Zo maak je onderscheid tussen facturen met en zonder inkooporder. Die volgen vaak verschillende processen en hebben een andere efficiëntie.

Deze identificatiecode staat meestal bij de factuurregels of in de kopgegevens van de factuur en koppelt de factuur aan het inkoopdocument.