Jouw datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking

De activiteitsnaam beschrijft één stap of mijlpaal in de verwerking van een factuur. Voorbeelden zijn 'Invoice Received', 'Invoice Sent for Approval', 'Payment Block Placed' en 'Payment Executed'. Dit attribuut beschrijft wat er in de loop van de tijd met de factuur is gebeurd.

In process mining wordt dit attribuut gebruikt om de procesmap te maken, die de workflow visueel weergeeft. Door de volgorde, frequentie en routes van deze activiteiten te analyseren, zie je veelvoorkomende processtromen, afwijkingen, bottlenecks en herstelrondes. De kwaliteit en mate van detail van activiteitsnamen zijn belangrijk voor een bruikbare procesanalyse waarop je actie kunt ondernemen.

Dit attribuut definieert de processtappen. Daarmee vormt het de ruggengraat van de procesmap en maakt het alle flowanalyses mogelijk.

Deze informatie komt vaak uit logs met statuswijzigingen, eventtabellen of transactiec codes in het bronsysteem.

De eventtijd, of starttijd, registreert de exacte datum en tijd waarop een bedrijfsactiviteit plaatsvond. Elke activiteit in het proces, van 'Invoice Received' tot 'Payment Executed', heeft een bijbehorende timestamp. Deze chronologische informatie is nodig om events te ordenen en doorlooptijden te berekenen.

Dit attribuut wordt gebruikt om events chronologisch te sorteren en per case de processtroom op te bouwen. Het vormt de basis voor alle tijdgebaseerde analyses, zoals het berekenen van doorlooptijden tussen activiteiten, het vinden van bottlenecks waar tijd verloren gaat en het bewaken van prestaties ten opzichte van service level agreements. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk voor betrouwbare process mining-analyses.

Dit attribuut bepaalt de chronologische volgorde van events en vormt de basis voor alle berekeningen rond prestaties en duur, zoals de doorlooptijd.

Dit veld staat meestal in event logs of heet 'Creation Date' of 'Entry Date' en is gekoppeld aan elke transactie of statuswijziging.

Het factuurnummer is de unieke alfanumerieke code die een leverancier aan een factuur toekent. In process mining is dit attribuut van groot belang, omdat het meestal als Case ID dient en elke factuurreis van ontvangst tot betaling uniek identificeert.

Door het factuurnummer als Case ID te gebruiken, kun je alle bijbehorende activiteiten, zoals 'Invoice Received', 'Invoice Approved' en 'Payment Executed', aan elkaar koppelen. Zo reconstrueer je het end-to-end-proces voor die specifieke factuur. Dit maakt een gedetailleerde analyse mogelijk van doorlooptijden, routes en afwijkingen per afzonderlijke case en vormt de basis van de volledige procesanalyse.

Dit is de essentiële Case Identifier die alle bijbehorende events met elkaar verbindt. Zo kun je de end-to-end-levenscyclus van één factuur volgen.

Dit is een primair veld dat meestal in de kop van een transactietabel voor facturen staat.

Het attribuut Bronsysteem identificeert de applicatie of het platform waarin het event rond de factuurverwerking is vastgelegd. In complexe IT-omgevingen kan een factuur meerdere systemen doorlopen, zoals een scanoplossing, een workflowtool en een ERP-systeem.

Inzicht in het bronsysteem geeft context bij de data en helpt bij het oplossen van problemen met datakwaliteit. Ook kun je processen analyseren die systeemgrenzen overschrijden. Zo worden mogelijke integratieproblemen of vertragingen door overdrachten tussen applicaties zichtbaar. Dit is vooral nuttig wanneer je data uit oude en moderne systemen samenvoegt.

Dit geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datavalidatie en voor de analyse van processen die meerdere IT-systemen omvatten.

Dit is vaak een vaste waarde die tijdens data-extractie wordt toegevoegd, of een veld in systeemlogs dat de naam of ID van de applicatie aangeeft.

Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd of vernieuwd. Het is een metadataveld dat aangeeft hoe actueel de geanalyseerde dataset is.

Deze informatie wordt niet rechtstreeks gebruikt om de procesmap te tekenen, maar is wel belangrijk om de actualiteit van de analyse te begrijpen. Je ziet of je naar realtime data kijkt of naar een momentopname van een bepaald tijdstip. Dat is nodig om goede beslissingen over de bedrijfsvoering te nemen. Ook helpt het de werking en frequentie van de datapijplijn te bewaken.

Dit geeft aan hoe actueel de data is, zodat je kunt inschatten hoe recent de procesanalyse is.

Deze timestamp wordt meestal tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL) gegenereerd en aan de dataset toegevoegd.

Het attribuut Eindtijd registreert het precieze moment waarop een processtap eindigt. Dit is nodig om de duur van activiteiten nauwkeurig te berekenen, een belangrijke maatstaf in process mining. Door de starttijd en eindtijd te vergelijken, kunnen analisten meten hoe lang elke stap duurt en bottlenecks en mogelijkheden voor efficiëntieverbetering vinden.

In analyses wordt Eindtijd gebruikt om doorlooptijden van afzonderlijke activiteiten en volledige procesdelen te berekenen. Zo bepaal je de duur van de stap 'Invoice Approval' door de starttijd af te trekken van de eindtijd van de activiteit 'Invoice Approved'. Deze data helpt bij het maken van prestatiedashboards, het vaststellen van benchmarks en het bewaken van het effect van proceswijzigingen.

Hiermee kun je de duur van activiteiten nauwkeurig berekenen. Dat is belangrijk om bottlenecks te vinden en de verwerkingsefficiëntie te meten.

Dit staat in systeemlogs of transactiedata, vaak als 'Completion Date', 'Change Date' of als apart timestampveld voor het afronden van een activiteit.

Factuurbedrag staat voor de totale waarde van de factuur, inclusief alle factuurregels, belastingen en kosten. Dit is een belangrijk financieel attribuut dat de geldelijke betekenis van elke case bepaalt. Vaak analyseer je dit samen met andere attributen om te begrijpen welke invloed het op het proces heeft.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses en prioritering. Door facturen op bedrag te filteren, kunnen analisten onderzoeken of facturen met een hoge waarde een andere, strengere goedkeuringsroute volgen of vaker vertraging oplopen. Het is ook nodig voor dashboards die de totale waarde van verwerkte facturen volgen en voor KPI's rond het innen van kortingen. De mogelijke besparing is daarbij een percentage van het factuurbedrag.

Hiermee kun je de financiële impact analyseren, facturen met een hoge waarde prioriteren en nagaan of de factuurwaarde invloed heeft op de verwerkingstijd of procesroute.

Dit is een standaardveld in de kopgegevens van een factuurtransactietabel.

Dit attribuut geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt. Het is belangrijk voor organisaties die internationaal werken en leveranciers uit verschillende landen hebben. De valutacode volgt meestal de ISO 4217-standaard, zodat financiële data correct wordt geïnterpreteerd.

In analyses gebruik je Factuurvaluta om data te segmenteren voor regionale of landspecifieke overzichten. Voor financiële rapportages is dit belangrijk om bedragen correct op te tellen. Vaak moet je ze daarvoor omrekenen naar een standaardrapportagevaluta. Door procesvarianten per valuta te analyseren, zie je ook welke complexiteit internationale betalingen of valutabeheer met zich meebrengen.

Het geeft de nodige context bij factuurbedragen, zodat je financiële analyses en segmentatie voor internationale bedrijfsvoering correct kunt uitvoeren.

Dit is een standaardveld in de kopgegevens van een factuurtransactietabel.

Het attribuut Gebruiker identificeert de persoon of het geautomatiseerde systeem dat verantwoordelijk is voor een specifieke stap in de workflow voor factuurverwerking. Dit kan een medewerker crediteurenadministratie zijn die de factuur invoert, een manager die de factuur goedkeurt of een geautomatiseerde bot die een matchingtaak uitvoert.

Door data per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van de werklast, individuele prestaties en opleidingsbehoeften. Je kunt de procesmap filteren om te zien hoe verschillende teams of personen facturen verwerken. Zo worden verschillen in workflows zichtbaar, evenals goed presterende medewerkers, problemen met routering en gebruikers die extra ondersteuning of training over bedrijfsprocedures nodig hebben.

Dit helpt bij het analyseren van de verdeling van de werklast, gebruikersprestaties en procesverschillen tussen teams of personen.

Deze informatie staat meestal in transactiedetails, vaak met het label 'User Name', 'Entered By', 'Changed By' of 'Approver'.

Dit attribuut bevat de naam van de externe partij die de factuur heeft uitgegeven. Het geeft belangrijke context en koppelt de financiële transactie aan een specifieke leveranciersrelatie. Consistente en schone leveranciersdata is essentieel voor betrouwbare rapportages en analyses.

Binnen process mining is Leveranciersnaam een belangrijke dimensie voor segmentatie. Analisten kunnen het proces filteren om de factuurverwerking van leveranciers met grote volumes of veel problemen te onderzoeken. Zo zie je welke leveranciers vaak facturen met fouten indienen, wat leidt tot vertragingen en herstelwerk. Ook ondersteunt dit strategische initiatieven, zoals leveranciersprestatiemanagement en het identificeren van mogelijkheden voor programma's met voorkeursleveranciers.

Je kunt het proces segmenteren om de prestaties per leverancier te analyseren. Dat is belangrijk voor leveranciersbeheer en het identificeren van bronnen van problematische facturen.

Je vindt dit meestal in de kopgegevens van de factuur. De waarde is gekoppeld vanuit een tabel met stamgegevens van leveranciers op basis van een leveranciers-ID.

Dit attribuut bevat de specifieke reden waarom de verwerking van een factuur is gestopt, door een afwijzing tijdens de goedkeuringsworkflow of door een betalingsblokkade na goedkeuring. Mogelijke redenen zijn 'Onjuist aantal' en 'Prijsverschil', maar ook 'Ontbrekend PO-nummer' of 'Dubbele factuur'.

Dit is een van de belangrijkste attributen voor oorzaakanalyse. Door de frequentie van verschillende redenen te analyseren, zie je welke oorzaken de meeste wrijving en inefficiëntie in het factuurproces veroorzaken. Met deze data kun je onderliggende problemen aanpakken, bijvoorbeeld door de communicatie met leveranciers te verbeteren, PO-compliance te verhogen of medewerkers beter op te leiden.

Dit is belangrijk voor oorzaakanalyse. Je kunt er de meest voorkomende redenen voor vertragingen, herstelwerk en inefficiëntie mee identificeren.

Je vindt deze informatie in specifieke velden zoals 'Reason Code' of 'Hold Reason' in de factuurtransactiedata of bijbehorende goedkeuringslogs.

De uiterste betaaldatum is een belangrijke datum die wordt berekend op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden. Het is de deadline voor betaling aan de leverancier, zodat de relatie goed blijft en boetes voor te late betaling worden voorkomen.

Dit attribuut vormt de basis voor prestatiemonitoring rond tijdige betalingen. Je gebruikt het om KPI's zoals het percentage tijdige betalingen te berekenen en facturen te identificeren die mogelijk te laat worden betaald. Door het verschil tussen de goedkeuringsdatum van de factuur en de uiterste betaaldatum te analyseren, kun je de efficiëntie van de laatste stappen voor het plannen en uitvoeren van de betaling beoordelen.

Het is belangrijk om de prestaties rond tijdige betalingen te meten en de oorzaken van te late betalingen te analyseren.

Je vindt deze datum meestal in de transactiedetails van de factuur. De datum kan rechtstreeks zijn ingevoerd of zijn afgeleid van de factuurdatum en betalingsvoorwaarden.

De bedrijfscode staat voor een specifieke juridische entiteit of dochteronderneming binnen een groter concern. In veel financiële systemen worden transacties voor boekhouding en rapportage per bedrijfscode gescheiden.

Met dit attribuut kun je verschillende bedrijfsonderdelen vergelijken. Door de proceskaart per bedrijfscode te segmenteren, kunnen analisten prestaties vergelijken, best practices binnen één entiteit identificeren en structurele problemen in een andere entiteit vinden. Voor organisaties met meerdere juridische entiteiten is dit een belangrijk attribuut om procesvarianten te begrijpen en compliance in de hele organisatie te bewaken.

Je kunt er processen tussen verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen binnen een organisatie mee vergelijken en benchmarken.

Dit is een belangrijk organisatieveld dat je meestal vindt in de kop van alle financiële transactietabellen.

Betalingsvoorwaarden zijn de afspraken met een leverancier over het betalen van een factuur. Ze worden meestal in een gestandaardiseerde vorm weergegeven, zoals 'Net 30' (betaling binnen 30 dagen) of '2% 10, Net 30' (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders moet het volledige bedrag binnen 30 dagen worden betaald).

Dit attribuut is belangrijk voor financiële strategie en prestatieanalyse. Het vormt de basis voor het berekenen van de uiterste betaaldatum en het identificeren van mogelijkheden om kortingen voor vroeg betalen te innen. Door het proces per betalingsvoorwaarde te analyseren, zie je of bepaalde voorwaarden samenhangen met vertragingen en of de organisatie gunstige kortingsmogelijkheden goed benut.

Het is belangrijk voor het analyseren van tijdige betalingen en het identificeren van mogelijkheden om kortingen voor vroeg betalen te innen.

Deze informatie komt meestal uit de stamgegevens van de leverancier en staat in de factuurkop.

De factuurdatum is de datum die de leverancier op het factuurdocument vermeldt. Vanuit het perspectief van de leverancier markeert deze datum het officiële begin van de betalingslevenscyclus. Vaak vormt de factuurdatum de basis voor het berekenen van de uiterste betaaldatum volgens de afgesproken betalingsvoorwaarden.

Het is belangrijk om de tijd tussen de factuurdatum en de activiteit 'Factuur ontvangen' of 'Factuur ingevoerd' te analyseren. Zo zie je vertragingen bij het indienen of inlezen van facturen. Deze 'ontvangstvertraging van de factuur' kan een verborgen, maar aanzienlijk onderdeel van de totale doorlooptijd zijn. Door die vertraging te verkorten, verbeter je tijdige betalingen en vergroot je de kans om kortingen voor vroeg betalen te innen.

Het helpt de 'ontvangstvertraging van de factuur' te meten, dus de tijd tussen het uitgeven van de factuur door de leverancier en het invoeren ervan in het systeem.

Dit is een standaarddatumveld in de factuurkop, vaak met het label 'Document Date' of 'Invoice Date'.

Factuurstatus geeft weer waar een factuur zich bevindt in de levenscyclus op het moment dat de data wordt geëxtraheerd. Veelvoorkomende statussen zijn 'In behandeling', 'Goedgekeurd', 'Betaald', 'Afgewezen' en 'Geblokkeerd'. Dit attribuut geeft een overzicht op hoofdlijnen van de huidige toestand van de factuur.

Process mining reconstrueert de volledige route, maar de huidige status is waardevol voor operationele dashboards die het actieve werk volgen. Hiermee zie je hoeveel facturen zich in elke fase bevinden, bijvoorbeeld hoeveel facturen nog op goedkeuring wachten of geblokkeerd zijn. Zo kun je de factuurstroom actief beheren en bottlenecks en vertragingen voorkomen.

Het geeft een momentopname van de huidige werklast. Zo kun je het aantal facturen in verschillende fasen volgen, zoals 'Wacht op goedkeuring' of 'Geblokkeerd'.

Dit is meestal een statusveld in de factuurkoptabel dat wordt bijgewerkt wanneer de factuur door de levenscyclus gaat.

Het inkoopordernummer koppelt een factuur aan een vooraf goedgekeurd inkoopdocument. Deze koppeling staat centraal in het matchingproces. Daarbij controleert het systeem of factuurgegevens, zoals aantallen en prijzen, overeenkomen met wat in de PO is besteld.

Dit attribuut is belangrijk voor het analyseren van de efficiëntie van het matchingproces. Een hoog percentage PO-facturen dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt, wijst op een goed werkend inkoopproces. Omgekeerd kan de analyse van facturen zonder PO wijzen op ongeautoriseerde aankopen of situaties waarin het inkoopbeleid niet wordt gevolgd. De aanwezigheid of afwezigheid van een PO is een gebruikelijke manier om het proces te segmenteren en efficiëntie te vergelijken.

Het helpt onderscheid te maken tussen PO- en niet-PO-facturen. Die volgen vaak verschillende processen en hebben een verschillend efficiëntieniveau.

Je vindt deze identificatie meestal in de details van de factuurregel of factuurkop. Daarmee wordt de factuur aan het inkoopdocument gekoppeld.