> Continu verbeteren van processen > Hire to Retire, de levenscyclus van medewerkers > UKG Pro > Datatemplate

Datatemplate voor de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding

UKG Pro

Attributen voor de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding(21) Activiteiten in de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding(15) Extractiegidsen(1)

Datatemplate voor de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding

Deze template geeft een overzicht van de data die je nodig hebt om het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding goed te analyseren. Je ziet welke attributen je verzamelt, welke activiteiten je volgt en hoe je de data uit UKG Pro haalt. Gebruik deze bron om de data voor te bereiden en goed van start te gaan met process mining.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Handleiding voor data-extractie uit UKG Pro

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log. Ze vormen de basis voor een volledige analyse van de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding.

5 Verplicht 7 Aanbevolen 9 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Eventtimestamp EventTimestamp	De exacte datum en tijd waarop een specifiek event in de levenscyclus plaatsvond.
Beschrijving De eventtimestamp geeft elke activiteit een plek in de tijd en vormt de basis van de procesflow. De timestamp legt het exacte moment vast waarop een event, zoals ‘Aanbod geaccepteerd’ of ‘Promotie goedgekeurd’, in het systeem is geregistreerd. In de analyse gebruik je deze timestamps om de tijd tussen activiteiten te berekenen, vertragingen op te sporen en doorlooptijden van belangrijke subprocessen, zoals werving en onboarding, te meten. Nauwkeurige timestamps zijn nodig voor alle tijdgebonden KPI’s en prestatieanalyses. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is nodig om events chronologisch te ordenen en tijdgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en tijdsduur. Waar vind je dit? Afkomstig uit datum- of timestampvelden die bij specifieke events in UKG Pro horen, zoals ‘HireDate’, ‘TerminationDate’ of timestamps van statuswijzigingen in workflowmodules. Voorbeelden 2023-01-15T09:00:00Z2023-06-20T14:35:10Z2024-02-01T11:00:00Z
	Medewerker-ID EmployeeId	De unieke identificatiecode van elke medewerker. Deze dient als primaire case-ID voor de volledige levenscyclus van de medewerker binnen de organisatie.
Beschrijving De medewerker-ID verbindt alle events van een medewerker, van de eerste sollicitatie tot de laatste stap van de uitdiensttreding. Deze identificatiecode is nodig om het volledige proces van begin tot eind voor een individuele medewerker in kaart te brengen. Bij process mining wordt elke activiteit, zoals ‘Medewerker in dienst genomen’, ‘Promotie goedgekeurd’ of ‘Uitdiensttreding gestart’, aan deze unieke ID gekoppeld. Zo kun je individuele routes analyseren, groepen vergelijken op basis van kenmerken van medewerkers en de duur van de levenscyclus nauwkeurig berekenen. Waarom dit belangrijk is Dit is de benodigde case-ID die alle medewerkergerelateerde events met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige proces van werving tot uitdiensttreding voor elke medewerker analyseren. Waar vind je dit? Dit is een kernveld in UKG Pro, meestal te vinden in personeelsprofielen of basisgegevens. Raadpleeg de documentatie van UKG Pro voor de specifieke tabel- en veldnaam. Het veld heet vaak Employee Number of Person ID. Voorbeelden 10052198345210047
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van het specifieke event of de mijlpaal in de levenscyclus van een medewerker, zoals ‘Medewerker in dienst genomen’ of ‘Beoordelingsgesprek gevoerd’.
Beschrijving De activiteitsnaam beschrijft één stap of taak in het proces van werving tot uitdiensttreding. De events krijgen een timestamp en worden op volgorde gezet. Zo ontstaat de procesflow die je met process mining kunt bekijken en analyseren. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, zie je hoe het proces daadwerkelijk verloopt. Je ontdekt veelvoorkomende routes, afwijkingen van het standaardproces en bottlenecks tussen belangrijke activiteiten, zoals ‘Onboarding gestart’ en ‘Salarisadministratie ingericht’. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart en maakt het mogelijk de flow van de levenscyclus van medewerkers zichtbaar te maken en te analyseren. Waar vind je dit? Meestal afgeleid van event logs, statuswijzigingen in workflows of specifieke datumvelden in verschillende modules van UKG Pro, zoals Werving, Onboarding en Performance Management. Vaak is een mapping nodig om gestandaardiseerde activiteitsnamen te maken. Voorbeelden Medewerker in dienst genomenBeoordelingsgesprek gevoerdUitdiensttreding gestart
	Bronsysteem SourceSystem	Geeft aan uit welk systeem de data is gehaald, in dit geval UKG Pro.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan waar de procesdata vandaan komt. In deze context is dat vooral UKG Pro, maar voor een proces van werving tot uitdiensttreding kan ook data uit andere systemen nodig zijn, zoals een Applicant Tracking System (ATS) of een leermanagementsysteem (LMS). Bij de analyse helpt dit attribuut om bronnen van elkaar te onderscheiden als er meerdere systemen worden gebruikt. Het is ook belangrijk voor datagovernance en het oplossen van problemen. Bij één databron geeft het aan waar de data vandaan komt. Waarom dit belangrijk is Geeft belangrijke context voor datagovernance, kwaliteitscontrole en traceerbaarheid, doordat de herkomst van de eventdata wordt vastgelegd. Waar vind je dit? Meestal een vaste waarde (‘UKG Pro’) die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd. Voorbeelden UKG ProUKGPro_CoreHRUKG
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit event voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is gehaald.
Beschrijving Dit attribuut geeft de timestamp van de laatste data-extractie uit UKG Pro. Het is niet het tijdstip waarop het bedrijfsproces plaatsvond, maar het moment waarop de registratie in de process mining-tool is geladen. Deze informatie laat zien hoe actueel de geanalyseerde data is. Analisten en zakelijke gebruikers kunnen zien hoe recent het procesoverzicht is. Ook helpt dit bij het beheren van verversingsschema’s en het controleren van de actualiteit van inzichten. Waarom dit belangrijk is Geeft aan hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om op de analyse te kunnen vertrouwen en op tijd beslissingen te nemen. Waar vind je dit? Deze timestamp wordt tijdens het ETL-proces voor data-extractie, -transformatie en -laden aangemaakt en aan elke registratie toegevoegd. Voorbeelden 2024-03-15T02:00:00Z2024-03-16T02:00:00Z2024-03-17T02:00:00Z
	Afdeling EmployeeDepartment	De afdeling of organisatorische eenheid waaraan de medewerker is toegewezen.
Beschrijving Dit attribuut bevat de naam van de afdeling waaraan de medewerker is toegewezen, zoals ‘Verkoop’, ‘Engineering’ of ‘Financiën’. Het is een belangrijke organisatorische dimensie om procesprestaties op te splitsen en te vergelijken. Met de afdeling als dimensie kun je de uitvoering van processen in verschillende bedrijfseenheden vergelijken. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of de ‘Wervingsdoorlooptijd’ langer is bij technische afdelingen, of dat ‘Naleving van beoordelingsgesprekken’ sterk verschilt tussen Verkoop en Bedrijfsvoering. Zo zie je waar verbeteringen nodig zijn. Waarom dit belangrijk is Maakt vergelijkende analyses mogelijk door het proces op basis van de organisatiestructuur te filteren en op te splitsen. Zo worden verschillen tussen afdelingen zichtbaar. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld in de functie- of positieregistratie van de medewerker in de module Core HR van UKG Pro. Voorbeelden EngineeringVerkoopPersoneelszaken
	Datum indiensttreding HireDate	De officiële datum waarop het dienstverband van de medewerker bij de organisatie begint.
Beschrijving De datum indiensttreding markeert het begin van het dienstverband. Dit is een belangrijke datum voor berekeningen en analyses van de levenscyclus van medewerkers. Met dit attribuut bereken je de duur van het dienstverband. Dat is nodig om de KPI 'Vroegtijdig vertrek van medewerkers' te analyseren. Ook kun je medewerkers die in verschillende perioden zijn aangenomen met elkaar vergelijken en patronen in hun levenscyclus onderzoeken. Waarom dit belangrijk is Vormt de basis voor het berekenen van de duur van het dienstverband en is belangrijk voor cohortanalyses en KPI’s over personeelsverloop. Waar vind je dit? Dit is een verplicht standaardveld in het hoofdrecord van de medewerker in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden 2022-08-152023-01-202021-05-10
	Functietitel JobTitle	De officiële functietitel van de medewerker, zoals 'Software Engineer' of 'Sales Manager'.
Beschrijving De functietitel beschrijft de rol of functie van de medewerker binnen de organisatie. Dit attribuut is een belangrijke dimensie om te analyseren hoe processen verschillen per functie en ervaringsniveau. Met deze informatie kun je bijvoorbeeld onboardingdoorlooptijden voor verschillende functies vergelijken, promotietempo’s beoordelen of nagaan of medewerkers met bepaalde functietitels vaker vroegtijdig vertrekken. Zo kun je HR-processen en ondersteuningsprogramma’s afstemmen op de behoeften van verschillende groepen medewerkers. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse per functie mogelijk, zodat je kunt zien hoe levenscyclusprocessen verschillen per functiegebied en ervaringsniveau. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld bij de functie- of positiegegevens van de medewerker in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden Software Engineer IISenior Product ManagerHR Business Partner
	Gebruiker die de actie uitvoerde ActioningUser	De naam of ID van de gebruiker, meestal een HR-medewerker of manager, die de activiteit in UKG Pro heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wie verantwoordelijk was voor een specifieke processtap, zoals de recruiter die een aanbod deed of de manager die een promotie goedkeurde. Zo worden procesactiviteiten gekoppeld aan de mensen die ze uitvoeren. Bij de analyse is dit attribuut nuttig om de werkverdeling te begrijpen, opleidingsbehoeften op te sporen en prestaties per gebruiker te analyseren. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of invoerfouten na ‘Salarisadministratie ingericht’ vooral bij bepaalde gebruikers voorkomen. Dat helpt bij het volgen van de KPI ‘Herstelwerk met HR-data na onboarding’. Waarom dit belangrijk is Koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je de werkverdeling en prestaties vergelijken en herstelwerk of fouten onderzoeken. Waar vind je dit? Meestal te vinden in auditspoorlogs of in velden zoals ‘Laatst gewijzigd door’ in modules van UKG Pro. De exacte veldnaam verschilt per module. Voorbeelden j.does.smithhr_admin
	Naam manager ManagerName	De naam van de direct leidinggevende van de medewerker.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wie de direct leidinggevende van de medewerker is. De manager speelt een belangrijke rol bij veel gebeurtenissen in de levenscyclus van medewerkers, zoals beoordelingsgesprekken, promoties en het toewijzen van trainingen. Door gegevens per manager te analyseren, krijg je inzicht in verschillen in de uitvoering binnen teams en in de effectiviteit van managers. Het dashboard 'Impactanalyse van een managerswissel' gebruikt dit attribuut bijvoorbeeld om te laten zien hoe een wisseling van manager invloed heeft op latere activiteiten. Ook is het belangrijk voor de KPI 'Tijd tot hernieuwde betrokkenheid van de manager'. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van procesprestaties op teamniveau mogelijk en helpt de invloed van managers op gebeurtenissen in de levenscyclus van medewerkers te beoordelen. Waar vind je dit? Deze informatie maakt deel uit van de rapportagestructuur van de medewerker in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden John SmithMaria GarciaChen Wei
	Status dienstverband EmploymentStatus	De huidige of historische status van het dienstverband van de medewerker, zoals ‘Actief’, ‘Beëindigd’ of ‘Met verlof’.
Beschrijving Dit attribuut geeft op een bepaald moment de officiële status van het dienstverband van de medewerker aan. Het is een belangrijke dimensie om de toestand van het personeelsbestand te begrijpen en de analyse op specifieke groepen medewerkers te richten. Door wijzigingen in de status van het dienstverband te analyseren, kun je het proces correct modelleren en bijvoorbeeld tijdelijk verlof onderscheiden van definitieve uitdiensttreding. Dit is nodig om personeelsverloop te berekenen en de uitkomsten van verschillende routes in de levenscyclus te begrijpen. Waarom dit belangrijk is Geeft belangrijke context over de status van het dienstverband van een medewerker. Zo kun je personeelsverloop nauwkeurig analyseren en het personeelsbestand in groepen verdelen. Waar vind je dit? Dit is een kernveld in het basisdossier van de medewerker in de module Core HR van UKG Pro. Voorbeelden ActiefUit dienstVerlof
	Vacatureaanvraag-ID JobRequisitionId	De unieke identificatiecode van de vacatureaanvraag waarmee het wervingsproces is gestart.
Beschrijving De vacatureaanvraag-ID is de unieke verwijzing naar een specifieke vacature. Deze koppelt alle vroege activiteiten in het wervingsproces, van aanmaak en goedkeuring tot het zoeken naar kandidaten en het doen van aanbiedingen. Deze ID is nodig om de KPI ‘Wervingsdoorlooptijd’ te analyseren, omdat hiermee het daadwerkelijke begin van het wervingsproces wordt gemarkeerd. Je kunt het volledige traject voor één vacature volgen en metrieken zoals het ‘Percentage inactieve vacatureaanvragen’ analyseren door aanvragen op te sporen die niet verder komen. Waarom dit belangrijk is Geeft een duidelijk beginpunt voor het wervingsproces. Zo kun je de doorlooptijd van werving en de effectiviteit van vacatureaanvragen nauwkeurig meten. Waar vind je dit? Te vinden in de wervingsmodule van UKG Pro of in het gekoppelde Applicant Tracking System (ATS). Voorbeelden REQ-2023-015REQ-2024-112REQ-2023-504
	Beoordelingsscore PerformanceRating	De score die een medewerker krijgt tijdens een beoordelingscyclus.
Beschrijving De beoordelingsscore is de uitkomst van de activiteit 'Beoordelingsgesprek gevoerd'. De score wordt meestal uitgedrukt op een schaal, bijvoorbeeld van 1 tot 5, of met omschrijvingen zoals 'Overtreft verwachtingen'. Zo wordt de beoordeling van de prestaties van een medewerker meetbaar. Met dit attribuut kun je procesgebeurtenissen koppelen aan prestatie-uitkomsten. Je kunt bijvoorbeeld onderzoeken of medewerkers met hoge prestaties sneller promotie maken en of er een verband is tussen beoordelingsscores en personeelsverloop. Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Compliance van de beoordelingscyclus'. Waarom dit belangrijk is Koppelt procesgebeurtenissen aan prestatie-uitkomsten, zodat je de effectiviteit van talentmanagement en de invloed daarvan op het behoud van medewerkers kunt analyseren. Waar vind je dit? Te vinden in de module Performance Management van UKG Pro, gekoppeld aan specifieke beoordelingscycli. Voorbeelden Overtreft verwachtingenVoldoet aan verwachtingenMoet verbeteren5
	Datum uitdiensttreding TerminationDate	De officiële einddatum van het dienstverband van een medewerker.
Beschrijving De datum uitdiensttreding markeert het einde van het dienstverband en de levenscyclus van de medewerker binnen de organisatie. Dit attribuut is nodig om de totale duur van het dienstverband te berekenen en speelt een belangrijke rol bij analyses van personeelsverloop. De periode tussen de datum indiensttreding en de datum uitdiensttreding vormt de basis voor het dashboard 'Inzicht in vroegtijdig vertrek' en de bijbehorende KPI’s. Waarom dit belangrijk is Legt het einde van de levenscyclus van de medewerker vast, zodat je de totale duur van het dienstverband kunt berekenen en personeelsverloop kunt analyseren. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld in het hoofdrecord van de medewerker in UKG Pro. Het wordt ingevuld zodra het proces voor uitdiensttreding is afgerond. Voorbeelden 2023-11-302024-02-152022-12-31
	Eindtijd gebeurtenis EventEndTime	De timestamp waarop een activiteit met een meetbare duur is afgerond.
Beschrijving Bij activiteiten die niet direct zijn afgerond, legt de eindtijd van de gebeurtenis vast wanneer de activiteit is voltooid. De starttijd van de gebeurtenis markeert het begin. Met zowel een begin- als eindtijd kun je de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig berekenen, zoals 'Achtergrondcontrole' of 'Onboardingtaak'. Zo zie je gedetailleerder waar de tijd in het proces naartoe gaat. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig te berekenen, zodat je ziet welke processtappen de meeste tijd kosten. Waar vind je dit? Afkomstig uit datumvelden voor voltooiing in UKG Pro. Vaak moet je hiervoor een startgebeurtenis koppelen aan de bijbehorende voltooiingsgebeurtenis in de brond data. Voorbeelden 2023-01-15T17:30:00Z2023-06-21T10:00:00Z2024-02-01T11:05:00Z
	Is vroegtijdig vertrek IsEarlyChurn	Een booleaanse indicator die aangeeft of een medewerker binnen een vooraf bepaalde periode na indiensttreding is vertrokken, bijvoorbeeld binnen 90 of 180 dagen.
Beschrijving Dit berekende attribuut markeert medewerkers die kort na hun indiensttreding vertrekken. De organisatie bepaalt zelf wat als 'vroegtijdig' geldt, bijvoorbeeld vertrek binnen het eerste jaar. Deze indicator vereenvoudigt de analyse voor het dashboard 'Inzicht in vroegtijdig vertrek' en de KPI 'Vroegtijdig vertrek van medewerkers'. Je kunt deze groep snel filteren en analyseren op kenmerken en patronen in de levenscyclus. Zo kun je problemen bij werving of onboarding opsporen. Waarom dit belangrijk is Ondersteunt analyses van vroegtijdig vertrek door risicocases te markeren. Zo kun je de oorzaken van voortijdig vertrek achterhalen. Waar vind je dit? Dit attribuut wordt berekend tijdens de datavoorbereiding. De berekening vergelijkt het verschil tussen 'TerminationDate' en 'HireDate' met een vooraf ingestelde grens, bijvoorbeeld 365 dagen. Voorbeelden truefalse
	Locatie Location	De geografische locatie of vestiging waar de medewerker werkt.
Beschrijving Dit attribuut geeft de belangrijkste werklocatie van de medewerker aan. Dat kan een stad, land of specifiek kantoorgebouw zijn. Het is een belangrijke dimensie voor geografische analyses van HR-processen. Door procesprestaties per locatie te analyseren, kun je regionale verschillen in werving, onboarding of personeelsverloop ontdekken. Zo kun je de 'Doorlooptijd van werving' voor de kantoren in New York en Londen vergelijken om goede werkwijzen of lokale bottlenecks te vinden. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk het proces per regio te analyseren en verschillen in prestaties en compliance zichtbaar te maken. Waar vind je dit? Deze informatie maakt deel uit van de functie- of persoonsgegevens van de medewerker in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden New York, NYLonden, VKOp afstand
	Naam training TrainingName	De naam of titel van de training die aan de medewerker is toegewezen.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke training of leermodule aan een medewerker is toegewezen. Dat kan gaan om verplichte compliance-training of om training voor vaardigheden die bij een specifieke functie horen. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Toewijzing en afronding van trainingen' en de KPI 'Afrondingspercentage trainingen'. Je kunt de voortgang en effectiviteit van specifieke trainingsprogramma’s volgen en de doorlooptijd per cursus analyseren. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk specifieke trainingsprogramma’s te volgen en te analyseren, zodat je compliance en de effectiviteit van opleidingen kunt meten. Waar vind je dit? Afkomstig uit de Learning-module van UKG Pro of een gekoppeld Learning Management System (LMS). Voorbeelden Gedragscode 2024Geavanceerde managementvaardighedenBewustwording van cyberbeveiliging
	Reden functiewijziging RoleChangeReason	De reden voor een wijziging in de functie van een medewerker, zoals 'Promotie', 'Horizontale overplaatsing' of 'Reorganisatie'.
Beschrijving Dit attribuut geeft context bij interne mobiliteit en verklaart waarom de functie of positie van een medewerker binnen de organisatie is gewijzigd. Het is belangrijk voor het dashboard en de KPI 'Doorlooptijd van interne mobiliteit', omdat je hiermee promoties kunt onderscheiden van andere soorten overplaatsingen. Door processen per reden te analyseren, zie je bijvoorbeeld of promoties langer duren dan horizontale overplaatsingen. Dat helpt om loopbaantrajecten te verbeteren. Waarom dit belangrijk is Geeft context bij interne functiewijzigingen en maakt een gerichte analyse mogelijk van bijvoorbeeld promoties en horizontale overplaatsingen. Waar vind je dit? Deze informatie wordt meestal vastgelegd bij een functiewijziging of overplaatsing in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden PromotieHorizontale overplaatsingReorganisatie
	Reden van uitdiensttreding TerminationReason	De vastgelegde reden voor het vertrek van een medewerker, zoals 'Vrijwillig - ontslag genomen' of 'Onvrijwillig - prestaties'.
Beschrijving Dit attribuut legt vast waarom het dienstverband van een medewerker is beëindigd. Redenen worden meestal ingedeeld als vrijwillig of onvrijwillig, met daaronder specifiekere categorieën. Dit attribuut is belangrijk voor analyses van behoud en personeelsverloop. Door medewerkers die uit dienst zijn getreden in te delen naar vertrekreden, kunnen organisaties de oorzaken van personeelsverloop beter begrijpen. Zo kun je met de KPI 'Vroegtijdig vertrek van medewerkers' per vertrekreden onderscheid maken tussen een verkeerde aanname en een concurrerend aanbod. Waarom dit belangrijk is Geeft inzicht in de oorzaken van personeelsverloop en helpt gerichte maatregelen te nemen om medewerkers te behouden. Waar vind je dit? Dit veld wordt meestal vastgelegd tijdens het beëindigen van het dienstverband of het offboardingproces in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden Vrijwillig - andere kansOnvrijwillig - prestatiesPensioen
	Salarisschaal SalaryGrade	De salarisschaal of -band die bij de functie van de medewerker hoort.
Beschrijving De salarisschaal geeft het beloningsniveau voor een bepaalde functie aan. Dit attribuut is belangrijk voor analyses van beloningsactiviteiten en -trends. Je kunt het gebruiken bij analyses van gebeurtenissen zoals 'Beloning gewijzigd'. Ook kun je ermee de KPI 'Herstelwerk aan gegevens na onboarding' volgen als salarisschalen vaak worden gecorrigeerd. Daarnaast kun je processen vergelijken per beloningsniveau, bijvoorbeeld om te zien of promoties of personeelsverloop daar verschillen. Waarom dit belangrijk is Geeft context bij beloningsactiviteiten en maakt het mogelijk processen per beloningsniveau te analyseren. Waar vind je dit? Beschikbaar in de beloningsgegevens of het functieprofiel van de medewerker in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden IC3M2D1

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten in de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding

Leg deze belangrijke processtappen en mijlpalen vast in je event log voor een nauwkeurige procesanalyse en optimalisatie.

6 Aanbevolen 9 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Beoordelingsgesprek gevoerd	Dit markeert de afronding van een formele beoordelingscyclus voor een medewerker. Het event wordt vastgelegd wanneer de manager of HR het beoordelingsformulier afrondt en indient.
Waarom dit belangrijk is Dit is een terugkerende, belangrijke mijlpaal in de levenscyclus van medewerkers. Door de frequentie en tijdigheid te volgen, kun je compliance met prestatiebeheer beoordelen en zien hoe dit de loopbaanontwikkeling beïnvloedt. Waar vind je dit? Dit event is te vinden in de module Performance Management van UKG Pro. Je kunt het herkennen aan de voltooiingsdatum van het beoordelingsformulier of aan een statuswijziging naar ‘Afgerond’ voor een beoordelingscyclus. Vastleggen Vastgelegd op basis van de voltooiingstimestamp van de workflowinstantie voor de beoordeling. Gebeurtenistype explicit
	Dienstverband beëindigd	Het laatste event in de levenscyclus van een medewerker, dat het officiële einde van het dienstverband markeert. Op de ingangsdatum van de uitdiensttreding wordt het personeelsdossier van de medewerker inactief in het systeem.
Waarom dit belangrijk is Dit is het definitieve eindevent van het proces. Het is nodig om de totale duur van het dienstverband te berekenen en personeelsverloop te analyseren. Hiermee is het traject van de medewerker bij de organisatie afgerond. Waar vind je dit? Dit is de ingangsdatum van de laatste actie ‘Uitdiensttreding’ in de functiegeschiedenis van de medewerker in de module HR Core. Op deze datum verandert het systeem de status van de medewerker meestal van actief naar inactief. Vastleggen Vastgelegd op basis van de ingangsdatum van de actie ‘Uitdiensttreding’ in de functiegeschiedenis van de medewerker. Gebeurtenistype explicit
	Medewerker in dienst genomen	Dit markeert het moment waarop het personeelsdossier officieel wordt aangemaakt in UKG Pro en een medewerker-ID wordt toegewezen. Dit event wordt meestal vastgelegd wanneer een HR-beheerder de werving van een kandidaat afrondt en deze in het systeem als actieve medewerker registreert.
Waarom dit belangrijk is Dit is het definitieve startevent voor de analyse van het proces van werving tot uitdiensttreding. Het vormt het uitgangspunt voor het meten van de tijd tot productiviteit, de efficiëntie van onboarding en de totale duur van het dienstverband. Waar vind je dit? Dit event wordt waarschijnlijk vastgelegd in de module HR Core of Personeelsadministratie. Je kunt het herkennen aan de aanmaakdatum van het primaire dienstverband van de medewerker of aan een specifieke actie ‘In dienst nemen’ in de geschiedenis van de functiegegevens. Vastleggen Vastgelegd op basis van de ingangsdatum van de actie ‘In dienst nemen’ in de tabel met functiegeschiedenis van de medewerker. Gebeurtenistype explicit
	Onboarding medewerker afgerond	Een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat de eerste onboardingchecklist of workflow is afgerond. Dit betekent meestal dat alle verplichte documenten voor nieuwe medewerkers, aanvragen voor systeemtoegang en eerste administratieve taken zijn afgehandeld.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het einde van de eerste administratieve inrichting en maakt het mogelijk de totale onboardingdoorlooptijd te analyseren. De medewerker is vanaf dit moment administratief klaar om met de functiegebonden taken te beginnen. Waar vind je dit? Dit event staat in de onboardingmodule. Meestal kun je het afleiden uit de voltooiingstimestamp van de volledige onboardingworkflow of uit het moment waarop de laatste verplichte onboardingtaak als afgerond wordt gemarkeerd. Vastleggen Afgeleid van de voltooiingstimestamp van de volledige onboardingchecklist van de medewerker. Gebeurtenistype inferred
	Promotie goedgekeurd	Dit geeft aan dat de promotie van een medewerker formeel is goedgekeurd. Daarbij verandert meestal de functietitel en vaak ook het salaris. Dit is een afzonderlijk event dat plaatsvindt vóór de ingangsdatum van de wijziging.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk voor de analyse van interne mobiliteit en loopbaanontwikkeling. De tijd tussen de goedkeuring van een promotie en de ingangsdatum kan administratieve bottlenecks in het systeem aan het licht brengen. Waar vind je dit? Geregistreerd als een specifieke functieactie, zoals ‘Promotie’, in de geschiedenis van de functiegegevens van de medewerker in de module HR Core. De registratie bevat een eigen goedkeuringsdatum en ingangsdatum. Vastleggen Vastgelegd op basis van de registratiedatum van een actie ‘Promotie’ in de functiegeschiedenis van de medewerker. Gebeurtenistype explicit
	Uitdiensttreding gestart	Dit markeert het begin van het proces voor uitdiensttreding en wordt vastgelegd wanneer een toekomstige einddatum in het systeem wordt ingevoerd. Dit event start checklists en workflows voor uitdiensttreding.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal aan het begin van het vertrekproces van een medewerker. Door de tijd tussen dit event en de definitieve uitdiensttreding te analyseren, kun je de efficiëntie en volledigheid van de procedures beoordelen. Waar vind je dit? Meestal gaat het om het aanmaken van een actie ‘Uitdiensttreding’ in de functiegegevens van de medewerker, met een toekomstige ingangsdatum. Het kan ook het begin zijn van een workflow voor uitdiensttreding in een specifieke module. Vastleggen Vastgelegd wanneer een transactie voor uitdiensttreding met een toekomstige datum wordt ingediend. Gebeurtenistype explicit
	Beloning gewijzigd	Dit event legt wijzigingen vast in het basissalaris, de bonusregeling of andere onderdelen van de beloning van een medewerker. Het kan gaan om een promotie, een periodieke salarisverhoging of een aanpassing aan de markt.
Waarom dit belangrijk is Het volgen van wijzigingen in de beloning is belangrijk om inzicht te krijgen in de loopbaan- en salarisontwikkeling. Veel aanpassingen kort na indiensttreding kunnen wijzen op invoerfouten of problemen met de oorspronkelijke salarisbepaling. Waar vind je dit? Te vinden in de tabel met de beloningsgeschiedenis van de medewerker in de module HR Core of Salarisadministratie. Elke wijziging wordt meestal vastgelegd met een ingangsdatum en een reden. Vastleggen Geregistreerd op basis van de ingangsdatum van een nieuwe regel in de beloningsgeschiedenis van de medewerker. Gebeurtenistype explicit
	Exitgesprek gevoerd	Dit event markeert de afronding van het exitgesprek met de vertrekkende medewerker. Meestal wordt het geregistreerd als een afgeronde taak in een checklist voor uitdiensttreding.
Waarom dit belangrijk is Het volgen van afgeronde exitgesprekken is belangrijk om compliance door HR te waarborgen en waardevolle feedback te verzamelen. Zo zie je of deze belangrijke stap in het proces voor uitdiensttreding wordt overgeslagen. Waar vind je dit? Dit event staat waarschijnlijk als specifieke taak in een workflow voor uitdiensttreding in de onboardingmodule of HR Help Desk-module van UKG Pro. Het wordt vastgelegd wanneer HR de taak handmatig als afgerond markeert. Vastleggen Geregistreerd als afgeronde taak in de checklist voor uitdiensttreding van een medewerker. Gebeurtenistype explicit
	Functiewijziging verwerkt	Dit is een wijziging van de functie of positie van een medewerker die geen promotie is, zoals een overstap naar een vergelijkbare functie of een overplaatsing naar een andere afdeling. Het event wordt vastgelegd wanneer de bijbehorende functiegegevens in het systeem worden bijgewerkt.
Waarom dit belangrijk is De analyse van functiewijzigingen geeft inzicht in interne mobiliteit, de inzet van talent en reorganisaties. Zo zie je hoe medewerkers zich binnen de organisatie verplaatsen. Waar vind je dit? Vastgelegd in de functiegeschiedenis van de medewerker in de module HR Core. Je kunt het herkennen aan functieacties zoals ‘Overplaatsing’, ‘Herindeling’ of ‘Functiewijziging’, met de bijbehorende ingangsdatum. Vastleggen Herkenbaar aan een actiecode ‘Overplaatsing’ of een vergelijkbare code in de functiegeschiedenis van de medewerker. Gebeurtenistype explicit
	Manager gewijzigd	Dit event wordt aangemaakt wanneer het veld ‘Rapporteert aan’ of ‘Manager-ID’ van een medewerker wordt bijgewerkt. Het geeft een wijziging in de directe rapportagelijn van de medewerker weer.
Waarom dit belangrijk is Een andere manager kan veel invloed hebben op de betrokkenheid en prestaties van een medewerker. Door dit event te volgen, kun je het effect ervan analyseren op latere activiteiten, zoals beoordelingsgesprekken of behoud van medewerkers. Waar vind je dit? Je moet dit event afleiden door wijzigingen in het veld voor manager of leidinggevende in de functiegegevens van de medewerker in de tijd te volgen. Hiervoor vergelijk je de manager-ID tussen opeenvolgende registraties van dezelfde medewerker. Vastleggen Afgeleid door een wijziging in het veld ‘Rapporteert aan’ in de functiegeschiedenis van de medewerker te herkennen. Gebeurtenistype inferred
	Onboarding gestart	Dit markeert de start van het onboardingproces of de workflow voor een nieuwe medewerker in UKG Pro. Meestal wordt dit event automatisch of handmatig gestart. Vervolgens krijgen de nieuwe medewerker, de manager en HR een checklist met taken toegewezen.
Waarom dit belangrijk is Door deze activiteit te volgen, kun je de tijd meten tussen de officiële indiensttredingsdatum en de start van de administratieve en culturele integratie. Dit is het beginpunt voor de analyse van de efficiëntie van het onboardingproces en eventuele vertragingen. Waar vind je dit? Dit event is te vinden in de onboardingmodule van UKG Pro. Je kunt het afleiden uit de aanmaakdatum van de onboardingchecklist of workflowinstantie die bij de medewerker hoort. Vastleggen Afgeleid van de aanmaaktimestamp van de onboardingworkflow of takenlijst van de medewerker. Gebeurtenistype inferred
	Salarisadministratie ingericht	Dit geeft aan dat alle benodigde gegevens voor de salarisbetaling van de medewerker, zoals bankgegevens en belastingformulieren, zijn ingevoerd en gecontroleerd. Deze stap is nodig om ervoor te zorgen dat de medewerker op tijd en correct wordt betaald.
Waarom dit belangrijk is Deze mijlpaal is belangrijk om te meten of nieuwe medewerkers klaar zijn om te beginnen. Vertraging bij het inrichten van de salarisadministratie kan leiden tot ontevreden medewerkers en administratief herstelwerk. Daarom is dit een belangrijke prestatie-indicator voor onboarding. Waar vind je dit? Dit event kan worden afgeleid uit de salarisadministratiemodule van UKG Pro. Je kunt het bepalen aan de hand van de voltooiingsdatum van een checklist voor de salarisadministratie of de datum waarop de status van de medewerker verandert in ‘Klaar voor salarisadministratie’. Vastleggen Afgeleid van een statuswijziging of voltooiingstimestamp in het salarisprofiel van de medewerker. Gebeurtenistype inferred
	Training toegewezen	Dit legt vast wanneer een specifieke training of een leerplan aan een medewerker wordt toegewezen. Dit wordt meestal geregistreerd in de leermanagementmodule van het systeem.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit helpt bij het volgen van compliance met verplichte trainingen en de ontwikkeling van medewerkers. Door de tijd tussen toewijzing en afronding te analyseren, kun je problemen met betrokkenheid of de effectiviteit van trainingen opsporen. Waar vind je dit? Geregistreerd in de modules voor leermanagement of talentmanagement van UKG Pro. Elke toewijzing hoort een bijbehorende registratie te hebben met een toewijzingsdatum en medewerker-ID. Vastleggen Geregistreerd wanneer een cursus of leerprogramma aan het leerplan van een medewerker wordt toegewezen. Gebeurtenistype explicit
	Uitdiensttreding afgerond	Een mijlpaal die aangeeft dat alle verplichte taken voor uitdiensttreding zijn afgerond. Het gaat bijvoorbeeld om het inleveren van bedrijfsmiddelen, de laatste salarisberekening en het intrekken van systeemtoegang.
Waarom dit belangrijk is Dit event bevestigt dat alle benodigde stappen zijn gezet om het dienstverband veilig en volgens de regels te beëindigen. Het helpt de doorlooptijd van uitdiensttreding te meten en hiaten in de compliance op te sporen. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid uit de voltooiingstimestamp van de volledige checklist of workflow voor uitdiensttreding. Dit werkt hetzelfde als het event ‘Onboarding medewerker afgerond’, maar dan voor het vertrekproces. Vastleggen Afgeleid van de voltooiingstimestamp van de volledige checklist voor uitdiensttreding van de medewerker. Gebeurtenistype inferred
	Verlof gestart	Dit markeert het begin van goedgekeurd verlof van een medewerker, bijvoorbeeld om medische of persoonlijke redenen. Het wordt geregistreerd wanneer de status van de medewerker verandert in inactief of met verlof.
Waarom dit belangrijk is Dit brengt perioden van inactiviteit in de levenscyclus van een medewerker in kaart. Het is belangrijk voor een juiste berekening van de actieve diensttijd en om te begrijpen hoe verlof de loopbaanontwikkeling beïnvloedt. Waar vind je dit? Te vinden in de functiegeschiedenis van de medewerker in de module HR Core. Het hoort bij een functieactie zoals ‘Verlof’, met een specifieke ingangsdatum. Vastleggen Vastgelegd op basis van de ingangsdatum van de actie ‘Verlof starten’ in de functiegeschiedenis. Gebeurtenistype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit UKG Pro

Stappen

Vereisten: Zorg dat Python 3.6 of hoger is geïnstalleerd, samen met de bibliotheken requests en pandas. Installeer ze eventueel met pip: pip install requests pandas.
API-toegang en authenticatie: Vraag de UKG Pro-beheerder om een serviceaccount aan te maken. Je hebt de API Key, User Name en Password nodig. Het serviceaccount moet toegang hebben tot alle benodigde API-endpoints, waaronder die voor personeels-, salaris-, onboarding-, performance- en learningdata.
Configureer het script: Open het meegeleverde Python-script in een teksteditor of IDE. Zoek bovenaan de configuratiesectie en vervang de tijdelijke waarden voor UKG_BASE_URL, API_KEY, USERNAME, PASSWORD en COMPANY_ID door de juiste inloggegevens en omgevingsgegevens.
Stel de extractieperiode in: Geef in de configuratiesectie waarden op voor START_DATE en END_DATE. Deze bepalen de periode waaruit wijzigingen en gebeurtenissen van medewerkers worden opgehaald. Begin bij voorkeur met een kortere periode, bijvoorbeeld 3 tot 6 maanden, om het script te testen.
Voer het script uit: Start het script via de opdrachtregel met python your_script_name.py. Het script meldt zich aan, haalt voor elke activiteit data op uit verschillende UKG Pro API-endpoints en toont de voortgang in de console.
Houd rekening met API-limieten: Het script gebruikt een eenvoudige time.sleep() om binnen de API-limieten te blijven. Krijg je foutmeldingen over limieten (HTTP 429), dan moet je mogelijk de wachttijd tussen API-aanroepen verhogen.
Zet de data om naar een standaardformaat: Elke functie in het script haalt ruwe data voor een specifieke activiteit op, selecteert de relevante velden en hernoemt die naar het standaardformaat voor het event log, zoals EmployeeId, ActivityName en EventTimestamp.
Voeg gebeurtenisdata samen: Het hoofdgedeelte van het script roept de functie voor elke activiteit aan en voegt de resultaten samen in één lijst met gebeurtenissen.
Genereer het event log: Na verwerking van alle activiteiten voegt het script de data samen in een pandas DataFrame, sorteert die op medewerker-ID en timestamp en slaat het resultaat op als CSV-bestand met de naam ukg_hire_to_retire_event_log.csv.
Controleer en upload het bestand: Open de gegenereerde CSV en controleer of de data volledig en correct opgemaakt is. Daarna kun je het bestand uploaden naar de process mining-tool.

Configuratie

Authenticatiegegevens: Voor API-authenticatie zijn de API Key, User Name en Password van een serviceaccount nodig.
Basis-URL: De UKG_BASE_URL van je UKG Pro-omgeving, bijvoorbeeld https://service[##].ultipro.com/api.
Company ID: Voor veel API-aanroepen heb je de unieke COMPANY_ID van je organisatie in UKG Pro nodig.
Periode: Met de parameters START_DATE en END_DATE (in de notatie ‘YYYY-MM-DD’) bepaal je de extractieperiode. Begin met 3 tot 6 maanden om de hoeveelheid data beheersbaar te houden en de resultaten te controleren.
Versies van API-endpoints: Het script gebruikt specifieke versies van de REST API’s, bijvoorbeeld /personnel/v1/. Controleer of je UKG Pro-omgeving deze versies ondersteunt.
Afhankelijkheden van modules: Voor de extractie van bepaalde activiteiten moet je organisatie de bijbehorende UKG Pro-modules hebben gelicentieerd en gebruiken, zoals Onboarding, Learning en Performance Management. Als een module niet wordt gebruikt, wordt de bijbehorende activiteit niet geëxtraheerd.

Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
import datetime
import time
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION --- #
UKG_BASE_URL = class="hl-string">"https://service[YourServiceNumber].ultipro.com/api"
API_KEY = class="hl-string">"[Your_API_Key]"
USERNAME = class="hl-string">"[Your_Service_Account_Username]"
PASSWORD = class="hl-string">"[Your_Service_Account_Password]"
COMPANY_ID = class="hl-string">"[Your_Company_ID]"
START_DATE = (datetime.date.today() - datetime.timedelta(days=180)).strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d')
END_DATE = datetime.date.today().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d')

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API HELPER FUNCTION --- #

def get_ukg_data(endpoint, params=None):
    class="hl-string">"""Helper function to handle authentication and pagination for UKG API calls."""
    auth_data = json.dumps({
        class="hl-string">"username": USERNAME,
        class="hl-string">"password": PASSWORD,
        class="hl-string">"apiKey": API_KEY
    })
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'}
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Authenticate and get token
    try:
        auth_response = requests.post(fclass="hl-string">"{UKG_BASE_URL}/v1/login", data=auth_data, headers=headers)
        auth_response.raise_for_status()
        token = auth_response.json().get(class="hl-string">'token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Authentication failed: {e}")
        return []

    all_records = []
    page = 1
    per_page = 100
    
    api_headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}'}
    
    while True:
        if params is None:
            params = {}
        params.update({class="hl-string">'page': page, class="hl-string">'per_page': per_page})
        
        try:
            response = requests.get(fclass="hl-string">"{UKG_BASE_URL}{endpoint}", headers=api_headers, params=params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            
            if isinstance(data, list) and data:
                all_records.extend(data)
                if len(data) < per_page:
                    break class=class="hl-string">"hl-comment"># Last page
                page += 1
            elif isinstance(data, dict) and class="hl-string">'results' in data:
                all_records.extend(data[class="hl-string">'results'])
                if len(data[class="hl-string">'results']) < per_page:
                    break class=class="hl-string">"hl-comment"># Last page
                page += 1
            else:
                 break class=class="hl-string">"hl-comment"># No more data

            time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Respect rate limits

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {endpoint}: {e}")
            break
            
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- ACTIVITY EXTRACTION FUNCTIONS --- #

def get_employee_hired_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Employee Hired' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Use employee changes API to find hire events
    params = {class="hl-string">'action': class="hl-string">'HIRE', class="hl-string">'effectiveDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/personnel/v1/employee-changes', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'effectiveDate') and record.get(class="hl-string">'effectiveDate') <= END_DATE:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Employee Hired',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': record.get(class="hl-string">'department'),
                class="hl-string">'JobRequisitionId': record.get(class="hl-string">'jobRequisitionId'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': record.get(class="hl-string">'employmentStatus'),
                class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'jobTitle'),
                class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'supervisorName'),
                class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
            })
    return events

def get_onboarding_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Onboarding' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Requires Onboarding module. This is a conceptual endpoint.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># You may need to adjust the endpoint based on your UKG configuration.
    data = get_ukg_data(fclass="hl-string">'/onboarding/v1/employee-onboarding-activities?start-date={START_DATE}&end-date={END_DATE}')
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'workflow') == class="hl-string">'New Hire Onboarding':
            if record.get(class="hl-string">'dateAssigned'):
                events.append({
                    class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Onboarding Initiated',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateAssigned'),
                    class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'assignedBy'),
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': record.get(class="hl-string">'department'),
                    class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'jobTitle'),
                    class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'managerName'),
                    class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
                })
            if record.get(class="hl-string">'dateCompleted'):
                events.append({
                    class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Employee Onboarded',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateCompleted'),
                    class="hl-string">'ActioningUser': None,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': record.get(class="hl-string">'department'),
                    class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'jobTitle'),
                    class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'managerName'),
                    class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
                })
    return events

def get_payroll_setup_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Payroll Setup Completed' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring this from direct deposit creation date
    params = {class="hl-string">'dateTimeCreated': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/personnel/v1/employees/direct-deposit', params=params)
    processed_employees = set()
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'employeeId') not in processed_employees and record.get(class="hl-string">'dateTimeCreated') <= END_DATE:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payroll Setup Completed',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateTimeCreated'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'userWhoModified'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': record.get(class="hl-string">'employeeStatus')
            })
            processed_employees.add(record.get(class="hl-string">'employeeId'))
    return events

def get_training_assigned_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Training Assigned' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Requires Learning module.
    params = {class="hl-string">'assignmentDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/learning/v1/enrollments', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'assignmentDate') <= END_DATE:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employee').get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Training Assigned',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'assignmentDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'assignedBy').get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'employee').get(class="hl-string">'jobTitle')
            })
    return events

def get_performance_review_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Performance Review' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Requires Performance Management module.
    params = {class="hl-string">'completionDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/performance/v1/reviews', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'completionDate') <= END_DATE:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employee').get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Performance Review Conducted',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'completionDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'manager').get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'manager').get(class="hl-string">'name')
            })
    return events

def get_job_change_events():
    print(class="hl-string">"Fetching job and compensation change events...")
    events = []
    params = {class="hl-string">'effectiveDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/personnel/v1/employee-changes', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'effectiveDate') > END_DATE: continue

        action = record.get(class="hl-string">'action', class="hl-string">'').upper()
        reason = record.get(class="hl-string">'reason', class="hl-string">'').upper()
        
        if action == class="hl-string">'PROMOTION' or reason == class="hl-string">'PROMOTION':
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Promotion Approved',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'jobTitle'),
                class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'supervisorName')
            })

        if action == class="hl-string">'TRANSFER' or reason == class="hl-string">'TRANSFER' or reason == class="hl-string">'REASSIGNMENT':
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Role Change Processed',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': record.get(class="hl-string">'department'),
                class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'jobTitle')
            })

        if record.get(class="hl-string">'isPayRateChanged') == class="hl-string">'true':
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Compensation Changed',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': record.get(class="hl-string">'employmentStatus')
            })

        if record.get(class="hl-string">'isSupervisorChanged') == class="hl-string">'true':
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Manager Changed',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'supervisorName')
            })
    return events

def get_leave_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Leave of Absence' events...")
    events = []
    params = {class="hl-string">'action': class="hl-string">'LEAVE', class="hl-string">'effectiveDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/personnel/v1/employee-changes', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'effectiveDate') and record.get(class="hl-string">'effectiveDate') <= END_DATE:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Leave of Absence Started',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': record.get(class="hl-string">'employmentStatus'),
                class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
            })
    return events

def get_termination_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Termination' events...")
    events = []
    params = {class="hl-string">'action': class="hl-string">'TERM', class="hl-string">'effectiveDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/personnel/v1/employee-changes', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'effectiveDate') and record.get(class="hl-string">'effectiveDate') <= END_DATE:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Termination Initiated is when the record is created, Terminated is the effective date
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Termination Initiated',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateCreated'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': record.get(class="hl-string">'employmentStatus'),
                class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
            })
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Employee Terminated',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': class="hl-string">'Terminated',
                class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
            })
    return events

def get_offboarding_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Offboarding' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Requires Onboarding module for offboarding checklists.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Conceptual endpoint, may need adjustment.
    data = get_ukg_data(fclass="hl-string">'/onboarding/v1/employee-onboarding-activities?start-date={START_DATE}&end-date={END_DATE}')
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'workflow') == class="hl-string">'Employee Offboarding':
            if record.get(class="hl-string">'stepName') == class="hl-string">'Exit Interview' and record.get(class="hl-string">'dateCompleted'):
                events.append({
                    class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Exit Interview Conducted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateCompleted'),
                    class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'completedBy')
                })
            if record.get(class="hl-string">'dateCompleted') and record.get(class="hl-string">'isWorkflowComplete'):
                events.append({
                    class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Offboarding Completed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateCompleted'),
                    class="hl-string">'ActioningUser': None
                })
    return events

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- MAIN EXECUTION --- #
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    all_events = []
    last_data_update = datetime.datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Collect events from all functions
    all_events.extend(get_employee_hired_events())
    all_events.extend(get_onboarding_events())
    all_events.extend(get_payroll_setup_events())
    all_events.extend(get_training_assigned_events())
    all_events.extend(get_performance_review_events())
    all_events.extend(get_job_change_events())
    all_events.extend(get_leave_events())
    all_events.extend(get_termination_events())
    all_events.extend(get_offboarding_events())

    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events found for the specified period. Exiting.")
    else:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame
        df = pd.DataFrame(all_events)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add required static columns
        df[class="hl-string">'SourceSystem'] = class="hl-string">'UKG Pro'
        df[class="hl-string">'LastDataUpdate'] = last_data_update
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standardize and clean up
        df = df.rename(columns={class="hl-string">'employeeId': class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'activityName': class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'eventTimestamp': class="hl-string">'EventTimestamp'})
        df[class="hl-string">'EventTimestamp'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTimestamp']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')[:-3] + class="hl-string">'Z'
        df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'EventTimestamp'])
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        column_order = [
            class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
            class="hl-string">'ActioningUser', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'JobRequisitionId', class="hl-string">'EmploymentStatus',
            class="hl-string">'JobTitle', class="hl-string">'ManagerName', class="hl-string">'HireDate'
        ]
        df = df.reindex(columns=column_axist)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
        output_filename = class="hl-string">'ukg_hire_to_retire_event_log.csv'
        df.to_csv(output_filename, index=False)
        print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je data voor te bereiden en met zekerheid waardevolle inzichten in HR-processen te krijgen. Begin vandaag met het optimaliseren van de route van indiensttreding tot uitdiensttreding.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Begin vandaag nog met het optimaliseren van de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding!

Verkort de doorlooptijd van indiensttreding tot uitdiensttreding met 30% en verhoog de efficiëntie van HR.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Snel ingesteld.

Datatemplate voor de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding

Datatemplate voor de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding

Attributen voor de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding

Activiteiten in de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding

Extractiegidsen

Data-extractie met een Python-script via de UKG Pro REST API’s

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Begin vandaag nog met het optimaliseren van de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding!