> Continue procesverbetering > Hire to Retire levenscyclus van medewerkers > UKG Pro > Datatemplate

Jouw datatemplate voor Hire to Retire, de levenscyclus van medewerkers

UKG Pro

Hire to Retire - levenscyclus van medewerkers (21) Hire to Retire - activiteiten in de levenscyclus van medewerkers (15) Extractiegidsen (1)

Jouw datatemplate voor Hire to Retire, de levenscyclus van medewerkers

Deze template geeft een volledig overzicht van de data-elementen die je nodig hebt om je Hire to Retire-proces goed te analyseren. Je ziet welke attributen je verzamelt, welke activiteiten je volgt en hoe je deze data uit UKG Pro haalt. Gebruik deze bron om je data voor te bereiden en goed aan je process mining-traject te beginnen.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Extractie-instructies voor UKG Pro

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Template downloaden

Hire to Retire - levenscyclus van medewerkers

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een volledige analyse en waardevolle inzichten in Hire to Retire - de levenscyclus van medewerkers.

5 Verplicht 7 Aanbevolen 9 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Eventtimestamp EventTimestamp	De exacte datum en tijd waarop een specifieke gebeurtenis in de levenscyclus plaatsvond.
Beschrijving De Eventtimestamp geeft elke activiteit een chronologische context en vormt de basis van de procesflow. Het veld registreert het exacte moment waarop een gebeurtenis, zoals 'Offer Accepted' of 'Promotion Approved', in het systeem werd vastgelegd. In analyses gebruik je deze timestamps om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, vertragingen te vinden en doorlooptijden voor belangrijke subprocessen, zoals recruitment en onboarding, te meten. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk voor alle tijdgebonden KPI's en prestatieanalyses. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is essentieel om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en alle tijdgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en tijdsduur. Waar je het vindt Afkomstig uit datum- of timestampvelden die aan specifieke gebeurtenissen in UKG Pro zijn gekoppeld, zoals 'HireDate', 'TerminationDate' of timestamps van statuswijzigingen in workflowmodules. Voorbeelden 2023-01-15T09:00:00Z2023-06-20T14:35:10Z2024-02-01T11:00:00Z
	Medewerkers-ID EmployeeId	De unieke identificatie die aan elke medewerker wordt toegewezen en als primaire case-ID dient voor de volledige Employee Lifecycle binnen de organisatie.
Beschrijving De Employee ID vormt de centrale verbinding tussen alle gebeurtenissen rond een medewerker, van de eerste sollicitatie tot de laatste offboardingstap. Deze identificatie is nodig om een volledig end-to-endbeeld van de reis van een medewerker op te bouwen. In process mining wordt elke activiteit, zoals 'Employee Hired', 'Promotion Approved' of 'Termination Initiated', aan deze unieke ID gekoppeld. Zo kun je individuele medewerkerpaden en cohorten op basis van medewerkerattributen analyseren en de doorlooptijden van de Employee Lifecycle nauwkeurig berekenen. Waarom dit belangrijk is Dit is de essentiële case-identificatie die alle gebeurtenissen rond een medewerker met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige Hire to Retire-proces per medewerker analyseren. Waar je het vindt Dit is een kernveld in UKG Pro. Je vindt het meestal in personeelsprofielen of stamgegevens. Raadpleeg de documentatie van UKG Pro voor de specifieke tabel en veldnaam. Vaak heet dit veld Employee Number of Person ID. Voorbeelden 10052198345210047
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de specifieke gebeurtenis of mijlpaal in de levenscyclus van de medewerker, zoals 'Employee Hired' of 'Performance Review Conducted'.
Beschrijving De Activiteitsnaam beschrijft één stap of taak binnen het Hire to Retire-proces. Deze gebeurtenissen krijgen een timestamp en worden geordend om de procesflow op te bouwen die in process mining wordt gevisualiseerd en geanalyseerd. Door de volgorde en frequentie van deze activiteiten te analyseren, zie je hoe het proces echt wordt uitgevoerd. Zo kun je veelvoorkomende routes, afwijkingen van het standaardproces en bottlenecks tussen belangrijke activiteiten identificeren, zoals 'Onboarding Initiated' en 'Payroll Setup Completed'. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de stappen in de procesmap en maakt visualisatie en analyse van de flow binnen de levenscyclus van medewerkers mogelijk. Waar je het vindt Dit wordt meestal afgeleid uit event logs, wijzigingen in de workflowstatus of specifieke datumvelden in verschillende UKG Pro-modules, zoals Recruiting, Onboarding en Performance Management. Vaak is mappinglogica nodig om gestandaardiseerde activiteitsnamen te genereren. Voorbeelden Medewerker in dienst genomenPerformance review uitgevoerdBeëindiging gestart
	Bronsysteem SourceSystem	Identificeert het systeem waaruit de data is geëxtraheerd. In dit geval is dat UKG Pro.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan waar de procesdata vandaan komt. In deze context is dat vooral UKG Pro, maar bij een Hire to Retire-proces kan ook data uit andere systemen komen, zoals een Applicant Tracking System (ATS) of een learningmanagementsysteem (LMS). Bij analyses helpt dit attribuut om bronnen van elkaar te onderscheiden als meerdere systemen betrokken zijn. Het is ook belangrijk voor datagovernance en het oplossen van problemen. In een overzicht met één bron geeft het essentiële context over de herkomst van de data. Waarom dit belangrijk is Geeft belangrijke context voor datagovernance, kwaliteitsborging en traceerbaarheid door de herkomst van de eventdata te identificeren. Waar je het vindt Dit is meestal een statische waarde ('UKG Pro') die tijdens het transformeren en extraheren van de data wordt toegevoegd. Voorbeelden UKG ProUKGPro_CoreHRUKG
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze gebeurtenis voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is geëxtraheerd.
Beschrijving Dit attribuut bevat de timestamp van de laatste data-extractie uit UKG Pro. Het is niet het tijdstip waarop de bedrijfsgebeurtenis plaatsvond, maar het moment waarop het record in de process mining-tool is ingelezen. Deze informatie is belangrijk om te bepalen hoe actueel de geanalyseerde data is. Analisten en zakelijke gebruikers zien hiermee hoe actueel de procesweergave is. Ook helpt het bij het beheren van verversingsschema's en het controleren van de actualiteit van inzichten. Waarom dit belangrijk is Geeft aan hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om de analyse te kunnen vertrouwen en op tijd zakelijke beslissingen te nemen. Waar je het vindt Deze timestamp wordt tijdens het extraheren, transformeren en laden van de data (ETL) gegenereerd en aan elk record toegevoegd. Voorbeelden 2024-03-15T02:00:00Z2024-03-16T02:00:00Z2024-03-17T02:00:00Z
	Afdeling EmployeeDepartment	De afdeling of organisatorische eenheid waaraan de medewerker is toegewezen.
Beschrijving Dit attribuut bevat de naam van de afdeling waaraan de medewerker is toegewezen, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Finance'. Het is een belangrijke organisatorische dimensie om procesprestaties te segmenteren en vergelijken. Met een analyse per afdeling kun je de uitvoering van processen in verschillende bedrijfsonderdelen vergelijken. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of de 'Recruitment Cycle Time' langer is voor technische afdelingen, of dat 'Performance Review Adherence' sterk verschilt tussen Sales en Operations. Zo krijg je gerichte aanknopingspunten voor verbetering. Waarom dit belangrijk is Maakt vergelijkende analyses mogelijk door het proces op basis van de organisatiestructuur te filteren en segmenteren. Zo worden verschillen tussen afdelingen zichtbaar. Waar je het vindt Dit is een standaardveld in het functie- of positierecord van de medewerker binnen de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden EngineeringVerkoopPersoneelszaken
	Arbeidsstatus EmploymentStatus	De huidige of historische arbeidsstatus van de medewerker, zoals 'Active', 'Terminated' of 'On Leave'.
Beschrijving Dit attribuut geeft de officiële status van de medewerker binnen het bedrijf op een bepaald moment aan. Het is een belangrijke dimensie om de algemene toestand van het personeelsbestand te begrijpen en analyses op specifieke groepen medewerkers te filteren. Door wijzigingen in de arbeidsstatus te analyseren, kun je het proces correct modelleren, bijvoorbeeld door tijdelijk verlof te onderscheiden van definitief uit dienst gaan. Dit is belangrijk voor het berekenen van verlooppercentages en het begrijpen van de uitkomsten van verschillende routes binnen de levenscyclus. Waarom dit belangrijk is Geeft essentiële context over de positie van een medewerker. Zo kun je verloop nauwkeurig analyseren en het personeelsbestand segmenteren. Waar je het vindt Dit is een kernveld in het stamrecord van de medewerker binnen de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden ActiefDienstverband beëindigdVerlof
	Datum indiensttreding HireDate	De officiële startdatum van het dienstverband van de medewerker bij de organisatie.
Beschrijving De Datum indiensttreding markeert het begin van het dienstverband van de medewerker. Het is een belangrijk datumveld dat als basis dient voor veel tijdgebonden berekeningen en analyses binnen de levenscyclus van de medewerker. Met dit attribuut bereken je de duur van het dienstverband. Dat is belangrijk voor het analyseren van de 'Early Employee Churn Rate'. Het helpt ook bij cohortanalyses, waarbij je patronen in de levenscyclus vergelijkt van medewerkers die in verschillende perioden in dienst zijn gekomen. Waarom dit belangrijk is Dient als basis voor het berekenen van de duur van het dienstverband en is belangrijk voor cohortanalyses en KPI's over verloop. Waar je het vindt Dit is een standaard en verplicht veld in het primaire medewerkersrecord in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden 2022-08-152023-01-202021-05-10
	Functietitel JobTitle	De officiële functietitel van de medewerker, zoals 'Software Engineer' of 'Sales Manager'.
Beschrijving De Functietitel beschrijft de rol of positie van de medewerker binnen de organisatie. Dit attribuut is een belangrijke dimensie om te analyseren hoe processen verschillen tussen functies en senioriteitsniveaus. Je kunt de Functietitel gebruiken om onboardingtijden voor verschillende functies te vergelijken, promotiesnelheden te beoordelen of te zien of bepaalde functies vaker leiden tot vroegtijdig verloop. Zo kun je HR-processen en ondersteuningsprogramma's beter afstemmen op verschillende groepen medewerkers. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse per rol mogelijk, zodat je ziet hoe processen binnen de levenscyclus verschillen tussen functies en senioriteitsniveaus. Waar je het vindt Dit is een standaardveld dat aan de positie of functie van de medewerker is gekoppeld in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden Software-engineer IISenior productmanagerHR-businesspartner
	ID van vacatureaanvraag JobRequisitionId	De unieke identificatie van de vacatureaanvraag waarmee het wervingsproces is gestart.
Beschrijving De Job Requisition ID is de unieke referentie voor een specifieke vacature. De ID koppelt alle vroege recruitmentactiviteiten aan elkaar, van het aanmaken en goedkeuren van de aanvraag tot het zoeken naar kandidaten en het doen van aanbiedingen. Deze ID is belangrijk voor het analyseren van de KPI 'Recruitment Cycle Time', omdat hiermee het echte begin van het wervingsproces wordt gemarkeerd. Je kunt de volledige funnel van één vacature volgen en metrieken zoals de 'Inactive Job Requisition Rate' analyseren door aanvragen te identificeren die niet verder komen. Waarom dit belangrijk is Geeft een duidelijk startpunt voor het recruitmentproces. Zo kun je doorlooptijden van werving en de effectiviteit van vacatureaanvragen nauwkeurig meten. Waar je het vindt Je vindt dit in de Recruiting-module van UKG Pro of in het gekoppelde Applicant Tracking System (ATS). Voorbeelden REQ-2023-015REQ-2024-112REQ-2023-504
	Naam manager ManagerName	De naam van de directe manager of leidinggevende van de medewerker.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de directe manager van de medewerker. De manager speelt een belangrijke rol bij veel gebeurtenissen in de levenscyclus, waaronder beoordelingsgesprekken, promoties en trainingstoewijzingen. Een analyse per manager helpt om verschillen in uitvoering op teamniveau en de effectiviteit van managers te begrijpen. Het dashboard 'Manager Transition Impact Analysis' gebruikt dit attribuut bijvoorbeeld om te zien hoe een wisseling van manager latere activiteiten beïnvloedt. Het is ook belangrijk voor de KPI 'Time to Managerial Re-engagement'. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van procesprestaties op teamniveau mogelijk en helpt om de invloed van managers op gebeurtenissen in de levenscyclus van medewerkers te beoordelen. Waar je het vindt Deze informatie maakt deel uit van de gegevens over de rapportagestructuur van de medewerker in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden John SmithMaria GarciaChen Wei
	Uitvoerende gebruiker ActioningUser	De naam of ID van de gebruiker, meestal een HR-medewerker of manager, die de activiteit in UKG Pro heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een specifieke processtap, zoals de recruiter die een aanbod heeft gedaan of de manager die een promotie heeft goedgekeurd. Zo worden procesactiviteiten aan personen gekoppeld. In analyses is dit attribuut waardevol om de verdeling van werk te begrijpen, opleidingsbehoeften te identificeren en prestaties per gebruiker te analyseren. Je kunt er bijvoorbeeld mee vaststellen of fouten in de data-invoer na 'Payroll Setup Completed' vooral bij bepaalde gebruikers voorkomen. Dat ondersteunt de KPI 'Post-Onboarding Data Rework Rate'. Waarom dit belangrijk is Koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je werkbelasting analyseren, prestaties vergelijken en herstelwerk of fouten onderzoeken. Waar je het vindt Je vindt dit meestal in audittrail-logboeken of in velden zoals 'Last Modified By' binnen UKG Pro-modules. De exacte veldnaam verschilt per module. Voorbeelden j.does.smithhr_admin
	Beoordelingsscore PerformanceRating	De score die een medewerker krijgt tijdens een beoordelingscyclus.
Beschrijving De Beoordelingsscore is de uitkomst van de activiteit 'Performance Review Conducted'. De score wordt meestal gegeven op een schaal, bijvoorbeeld 1 tot 5, of met beschrijvende labels, zoals 'Exceeds Expectations'. Zo wordt de beoordeling van de prestaties van een medewerker gekwantificeerd. Dit attribuut is waardevol om procesgebeurtenissen aan prestatie-uitkomsten te koppelen. Je kunt bijvoorbeeld onderzoeken of goed presterende medewerkers sneller promotie krijgen, of er een verband is tussen beoordelingsscores en personeelsverloop. Het vormt een centraal onderdeel van het dashboard 'Performance Review Cycle Compliance'. Waarom dit belangrijk is Koppelt procesgebeurtenissen aan prestatie-uitkomsten. Zo kun je de effectiviteit van talentmanagement en de invloed daarvan op medewerkersbehoud analyseren. Waar je het vindt Je vindt dit in de Performance Management-module van UKG Pro, gekoppeld aan specifieke beoordelingscycli. Voorbeelden Overtreft verwachtingenVoldoet aan verwachtingenVerbetering nodig5
	Datum uitdiensttreding TerminationDate	De officiële einddatum van het dienstverband van de medewerker.
Beschrijving De Datum uitdiensttreding markeert het einde van het dienstverband. Het is het eindpunt van de levenscyclus van de medewerker binnen de organisatie. Dit attribuut is nodig om de uiteindelijke duur van het dienstverband te berekenen en vormt een belangrijk onderdeel van de verloopanalyse. De periode tussen de Datum indiensttreding en de Datum uitdiensttreding vormt de basis voor het dashboard 'Early Tenure Churn Insights' en bijbehorende KPI's. Waarom dit belangrijk is Markeert het einde van de levenscyclus van de medewerker. Zo kun je de totale duur van het dienstverband berekenen en alle analyses rond personeelsverloop ondersteunen. Waar je het vindt Dit is een standaardveld in het primaire medewerkersrecord van UKG Pro. Het wordt ingevuld zodra het proces voor beëindiging van het dienstverband is afgerond. Voorbeelden 2023-11-302024-02-152022-12-31
	Eindtijd gebeurtenis EventEndTime	De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit met een meetbare duur is afgerond.
Beschrijving Bij activiteiten die niet direct plaatsvinden, registreert de Eindtijd gebeurtenis wanneer de activiteit is afgerond. Dit verschilt van de Eventtimestamp (StartTime), die het begin markeert. Met een begin- en eindtijd kun je de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig berekenen, zoals 'Background Check' of 'Onboarding Task'. Zo kun je gedetailleerder analyseren waar binnen het proces tijd wordt besteed. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig te berekenen. Zo vind je de processtappen die de meeste tijd kosten. Waar je het vindt Afkomstig uit datumvelden voor afronding in UKG Pro. Vaak moet je hiervoor een startevenement koppelen aan een bijbehorende gebeurtenis voor afronding in de bronddata. Voorbeelden 2023-01-15T17:30:00Z2023-06-21T10:00:00Z2024-02-01T11:05:00Z
	Is vroegtijdig verloop IsEarlyChurn	Een booleaanse vlag die aangeeft of het dienstverband van een medewerker binnen een vooraf bepaalde vroege periode is beëindigd, bijvoorbeeld binnen 90 of 180 dagen.
Beschrijving Dit berekende attribuut markeert medewerkers die kort na hun indiensttreding vertrekken. De organisatie bepaalt meestal zelf wat 'vroeg' betekent, bijvoorbeeld vertrek binnen het eerste jaar. Deze vlag vereenvoudigt de analyse voor het dashboard 'Early Tenure Churn Insights' en de KPI 'Early Employee Churn Rate'. Je kunt deze groep snel filteren en segmenteren om kenmerken en patronen in hun levenscyclus te analyseren. Zo vind je mogelijke problemen in recruitment of onboarding. Waarom dit belangrijk is Ondersteunt de analyse van vroegtijdig verloop rechtstreeks door risicovolle cases te markeren. Zo kun je de oorzaken van vroegtijdig vertrek identificeren. Waar je het vindt Dit attribuut wordt berekend tijdens de voorbereiding van de data. De logica vergelijkt het verschil tussen 'TerminationDate' en 'HireDate' met een vooraf bepaalde drempel, bijvoorbeeld 365 dagen. Voorbeelden truefalse
	Locatie Location	De geografische locatie of het kantoor waar de medewerker werkt.
Beschrijving Dit attribuut geeft de primaire werklocatie van de medewerker aan. Dat kan een stad, land of specifiek kantoorgebouw zijn. Het is een belangrijke dimensie voor geografische analyses van HR-processen. Door procesprestaties per locatie te analyseren, kun je regionale verschillen in werving, onboarding of verloop ontdekken. Je kunt bijvoorbeeld de 'Recruitment Cycle Time' van de kantoren in 'New York' en 'London' vergelijken om best practices of lokale bottlenecks te vinden. Waarom dit belangrijk is Maakt geografische segmentatie van het proces mogelijk, zodat regionale verschillen in prestaties en compliance zichtbaar worden. Waar je het vindt Deze informatie maakt deel uit van de functie- of persoonsgegevens van de medewerker in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden New York, NYLonden, VKOp afstand
	Naam training TrainingName	De naam of titel van de training die aan de medewerker is toegewezen.
Beschrijving Dit attribuut identificeert een specifieke training of leermodule die aan een medewerker is toegewezen. Dat kan variëren van verplichte compliance-training tot functiegerichte ontwikkeling van vaardigheden. Dit is een belangrijk attribuut voor het dashboard 'Training Assignment & Completion' en de KPI 'Training Completion Rate'. Je kunt hiermee de voortgang en effectiviteit van specifieke trainingsprogramma's volgen en de voltooiingstijd van verschillende cursussen analyseren. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om specifieke trainingsprogramma's te volgen en analyseren, zodat je compliance en de effectiviteit van ontwikkeling kunt meten. Waar je het vindt Afkomstig uit de Learning-module van UKG Pro of een gekoppeld Learning Management System (LMS). Voorbeelden Gedragscode 2024Geavanceerde managementvaardighedenBewustwording van cybersecurity
	Reden functiewijziging RoleChangeReason	De reden voor een wijziging in de functie van een medewerker, zoals 'Promotion', 'Lateral Transfer' of 'Reorganization'.
Beschrijving Dit attribuut geeft context bij gebeurtenissen rond interne mobiliteit. Het verklaart waarom de functie of positie van een medewerker binnen de organisatie is gewijzigd. Dit is belangrijk voor het dashboard en de KPI 'Internal Mobility Cycle Time', omdat je hiermee promoties kunt onderscheiden van andere soorten overplaatsingen. Door het proces per reden te analyseren, zie je bijvoorbeeld of promoties langer duren dan horizontale overstappen. Dat helpt om loopbaanpaden te verbeteren. Waarom dit belangrijk is Verklaart de context achter interne overstappen. Zo kun je processen rond interne mobiliteit, zoals promoties en horizontale overplaatsingen, beter van elkaar onderscheiden. Waar je het vindt Deze informatie wordt meestal vastgelegd als onderdeel van een functiewijziging of overplaatsing in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden PromotieHorizontale overstapReorganisatie
	Reden uitdiensttreding TerminationReason	De vastgelegde reden waarom een medewerker vertrekt, zoals 'Voluntary - Resignation' of 'Involuntary - Performance'.
Beschrijving Dit attribuut legt vast waarom het dienstverband van een medewerker is beëindigd. De redenen worden meestal ingedeeld als vrijwillig of onvrijwillig, met specifiekere subcategorieën. Dit attribuut is belangrijk voor analyses van behoud en verloop. Door medewerkers die uit dienst zijn gegaan op reden te segmenteren, krijg je inzicht in de oorzaken van personeelsverloop. Je kunt bijvoorbeeld de 'Early Employee Churn Rate' per reden analyseren om onderscheid te maken tussen verkeerde aanwervingen en concurrerende aanbiedingen. Waarom dit belangrijk is Geeft inzicht in de oorzaken van personeelsverloop, zodat je gerichte strategieën voor medewerkersbehoud kunt opstellen. Waar je het vindt Dit veld wordt meestal vastgelegd tijdens het beëindigen van het dienstverband of het offboardingproces in de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden Vrijwillig, andere kansOnvrijwillig, prestatiesPensioen
	Salarisschaal SalaryGrade	De salarisschaal of -band die aan de functie van de medewerker is gekoppeld.
Beschrijving De Salarisschaal geeft het beloningsniveau van een bepaalde functie aan. Het is een belangrijk attribuut voor het analyseren van beloningsgerelateerde activiteiten en trends. Dit attribuut is relevant voor analyses van gebeurtenissen zoals 'Compensation Changed'. Je kunt het ook gebruiken om de KPI 'Post-Onboarding Data Rework Rate' te volgen als salarisschalen vaak worden gecorrigeerd. Daarnaast kun je zien of promotiedoorlooptijden of verlooppercentages verschillen per beloningsniveau. Waarom dit belangrijk is Geeft context bij beloningsgerelateerde activiteiten en maakt segmentatie van het proces per beloningsniveau mogelijk. Waar je het vindt Beschikbaar in het belonings- of functieprofiel van de medewerker binnen de Core HR-module van UKG Pro. Voorbeelden IC3M2D1

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Hire to Retire - activiteiten in de levenscyclus van medewerkers

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een nauwkeurige procesontdekking en optimalisatie.

6 Aanbevolen 9 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Beëindiging gestart	Dit staat voor de start van het offboardingproces. De gebeurtenis wordt gelogd wanneer een toekomstige einddatum in het systeem wordt ingevoerd. Daarmee worden offboardingchecklists en workflows gestart.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal aan het begin van het vertrekproces van de medewerker. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en de definitieve beëindiging te analyseren, kun je de efficiëntie en volledigheid van offboardingprocedures beoordelen. Waar je het vindt Meestal gaat het om het aanmaken van een actie 'Termination' in de functiegegevens van de medewerker, met een toekomstige ingangsdatum. Het kan ook de start zijn van een offboardingworkflow in een specifieke module. Vastleggen Vastgelegd wanneer een beëindigingstransactie met een toekomstige datum wordt ingediend. Eventtype explicit
	Dienstverband beëindigd	Dit is de laatste gebeurtenis in de Employee Lifecycle en staat voor het officiële einde van het dienstverband. Op de ingangsdatum van de beëindiging wordt het medewerkerrecord in het systeem inactief.
Waarom dit belangrijk is Dit is de definitieve eindgebeurtenis van het proces. De gebeurtenis is belangrijk voor het berekenen van de totale duur van het dienstverband en het analyseren van verloop. Hiermee wordt de reis van de medewerker binnen de organisatie afgesloten. Waar je het vindt Dit is de ingangsdatum van de laatste actie 'Termination' in de historische functiegegevens van de medewerker binnen de HR Core-module. Op deze datum verandert het systeem de status van de medewerker meestal van actief naar inactief. Vastleggen Vastgelegd op basis van de ingangsdatum van de actie 'Termination' in de functiehistorie van de medewerker. Eventtype explicit
	Medewerker in dienst genomen	Dit markeert het officieel aanmaken van het medewerkerrecord in UKG Pro, waarbij formeel een Employee ID wordt toegewezen. Deze gebeurtenis wordt meestal vastgelegd wanneer een HR-beheerder het wervingsproces voor een kandidaat afrondt en deze in het systeem omzet naar een actieve medewerker.
Waarom dit belangrijk is Dit is de definitieve startgebeurtenis voor de analyse van het Hire to Retire-proces. De gebeurtenis vormt de basis voor het meten van de tijd tot productiviteit, de efficiëntie van onboarding en de totale duur van het dienstverband. Waar je het vindt Deze gebeurtenis wordt waarschijnlijk vastgelegd in de HR Core- of Personnel Administration-module. Je kunt deze herkennen aan de aanmaakdatum van het primaire dienstverband van de medewerker of aan een specifieke actie 'Hire' in de historische functiegegevens. Vastleggen Vastgelegd op basis van de ingangsdatum van de actie 'Hire' in de functiehistorie van de medewerker. Eventtype explicit
	Medewerker onboarded	Dit is een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat de eerste onboardingchecklist of workflow succesvol is afgerond. Meestal betekent dit dat alle verplichte documenten voor de nieuwe medewerker, aanvragen voor systeemtoegang en eerste administratieve taken zijn voltooid.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het einde van de eerste administratieve inrichting. Zo kun je de totale doorlooptijd van onboarding analyseren. De medewerker is vanaf dit moment administratief klaar om de taken van de eigen functie te starten. Waar je het vindt Je vindt deze gebeurtenis in de Onboarding-module. Meestal wordt deze afgeleid van de voltooiingstimestamp van de volledige onboardingworkflow of van het moment waarop de laatste verplichte onboardingtaak als voltooid wordt gemarkeerd. Vastleggen Afgeleid van de voltooiingstimestamp van de centrale onboardingchecklist van de medewerker. Eventtype inferred
	Performance review uitgevoerd	Dit staat voor de afronding van een formele performance-reviewcyclus voor een medewerker. De gebeurtenis wordt gelogd wanneer het reviewformulier door de manager of HR is afgerond en ingediend.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke terugkerende mijlpaal in de Employee Lifecycle. Door de frequentie en tijdigheid te volgen, kun je compliance van performancemanagement beoordelen en het effect op loopbaanontwikkeling analyseren. Waar je het vindt Je vindt deze gebeurtenis in de Performance Management-module van UKG Pro. Je kunt deze herkennen aan de voltooiingsdatum van het performance-reviewformulier of aan een statuswijziging naar 'Completed' voor een reviewcyclus. Vastleggen Vastgelegd op basis van de voltooiingstimestamp van de performance-reviewworkflowinstantie. Eventtype explicit
	Promotie goedgekeurd	Dit geeft de formele goedkeuring van een promotie aan. Daarbij veranderen meestal de functietitel en vaak ook de beloning. Het is een afzonderlijke gebeurtenis die voorafgaat aan de ingangsdatum van de wijziging.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk voor het analyseren van interne mobiliteit en loopbaanontwikkeling. De tijd tussen goedkeuring van de promotie en de ingangsdatum kan administratieve knelpunten in het systeem zichtbaar maken. Waar je het vindt Gelogd als een specifieke functieactie, zoals 'Promotion', in de historische functiegegevens van de medewerker binnen de HR Core-module. Het record bevat een eigen goedkeuringsdatum en ingangsdatum. Vastleggen Vastgelegd op basis van de logdatum van een actie 'Promotion' in de functiehistorie van de medewerker. Eventtype explicit
	Beloning gewijzigd	Deze gebeurtenis legt elke wijziging vast in het basissalaris, de bonusstructuur of andere onderdelen van de beloning van een medewerker. De wijziging kan onderdeel zijn van een promotie, salarisverhoging op basis van prestaties of marktcorrectie.
Waarom dit belangrijk is Door wijzigingen in beloning te volgen, krijg je inzicht in loopbaan- en salarisontwikkeling. Veelvuldige aanpassingen kort na indiensttreding kunnen wijzen op invoerfouten of problemen met de oorspronkelijke salarisvaststelling. Waar je het vindt Je vindt deze gebeurtenis in de tabel met beloningshistorie van de medewerker binnen de HR Core- of Payroll-module. Elke wijziging wordt meestal vastgelegd met een ingangsdatum en redencode. Vastleggen Gelogd op basis van de ingangsdatum van een nieuwe regel in het beloningsrecord van de medewerker. Eventtype explicit
	Exitgesprek uitgevoerd	Deze gebeurtenis markeert de afronding van het exitgesprek met de vertrekkende medewerker. Meestal wordt dit geregistreerd als een voltooide taak in een offboardingchecklist.
Waarom dit belangrijk is Het volgen van afgeronde exitgesprekken is belangrijk voor HR-compliance en het verzamelen van waardevolle feedback. Zo zie je of deze belangrijke stap in het offboardingproces wordt overgeslagen. Waar je het vindt Je vindt deze gebeurtenis waarschijnlijk in de Onboarding- of HR Help Desk-module van UKG Pro, als specifieke taak binnen een offboardingworkflow. Of de gebeurtenis wordt vastgelegd, hangt ervan af of HR de taak handmatig als voltooid markeert. Vastleggen Gelogd als voltooide taak in de offboardingchecklist van een medewerker. Eventtype explicit
	Functiewijziging verwerkt	Dit staat voor een wijziging in de functie of positie van een medewerker die geen promotie is, zoals een horizontale overstap of wisseling van afdeling. De wijziging wordt gelogd wanneer de relevante functiegegevens in het systeem worden bijgewerkt.
Waarom dit belangrijk is Door functiewijzigingen te analyseren, krijg je inzicht in interne mobiliteit, de inzet van talent en reorganisaties. Je ziet hoe medewerkers zich door de organisatie bewegen. Waar je het vindt Vastgelegd in de historische functiegegevens van de medewerker binnen de HR Core-module. Je kunt deze herkennen aan functieacties zoals 'Transfer', 'Re-assignment' of 'Position Change', samen met de bijbehorende ingangsdatums. Vastleggen Herkenbaar aan een actiecode 'Transfer' of een vergelijkbare code in de functiehistorie van de medewerker. Eventtype explicit
	Manager gewijzigd	Deze gebeurtenis ontstaat wanneer het veld 'Reports To' of 'Manager ID' van een medewerker wordt bijgewerkt. Het gaat om een wijziging in de directe rapportagelijn van de medewerker.
Waarom dit belangrijk is Wisselingen van managers kunnen een groot effect hebben op de betrokkenheid en prestaties van medewerkers. Door deze gebeurtenis te volgen, kun je het effect op latere activiteiten zoals performance reviews of retentie analyseren. Waar je het vindt Je moet deze gebeurtenis afleiden door veranderingen in het manager- of supervisorveld in de functiegegevens van de medewerker over tijd te volgen. Hiervoor vergelijk je de Manager ID tussen opeenvolgende records van dezelfde medewerker. Vastleggen Afgeleid door een wijziging in het veld 'Reports To' in de historische functiegegevens van de medewerker vast te stellen. Eventtype inferred
	Offboarding afgerond	Dit is een mijlpaal die aangeeft dat alle verplichte offboardingtaken zijn afgerond. Denk aan het inleveren van bedrijfsmiddelen, de laatste salarisberekeningen en het intrekken van systeemtoegang.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis bevestigt dat alle nodige stappen zijn gezet om het dienstverband veilig en volgens de compliance-eisen te beëindigen. Je kunt hiermee de doorlooptijd van offboarding meten en compliancehiaten vinden. Waar je het vindt Deze gebeurtenis wordt afgeleid van de voltooiingstimestamp van de volledige offboardingchecklist of workflow. Dat werkt vergelijkbaar met de gebeurtenis 'Employee Onboarded', maar dan voor het vertrekproces. Vastleggen Afgeleid van de voltooiingstimestamp van de centrale offboardingchecklist van de medewerker. Eventtype inferred
	Onboarding gestart	Dit staat voor de start van het onboardingproces of de workflow voor een nieuwe medewerker in UKG Pro. Het gaat meestal om een automatisch of handmatig gestart proces waarbij een checklist met taken wordt toegewezen aan de nieuwe medewerker, de manager en HR.
Waarom dit belangrijk is Door deze activiteit te volgen, meet je de tijd tussen de officiële indiensttredingsdatum en de start van de administratieve en culturele integratie. Dit is het startpunt voor het analyseren van de efficiëntie van het onboardingproces en het vinden van vertragingen. Waar je het vindt Je vindt deze gebeurtenis in de Onboarding-module van UKG Pro. Je kunt de gebeurtenis afleiden uit de aanmaakdatum van de onboardingchecklist of de workflowinstantie die aan de medewerker is gekoppeld. Vastleggen Afgeleid van de aanmaaktimestamp van de onboardingworkflow of takenlijst van de medewerker. Eventtype inferred
	Salarisadministratie ingesteld	Dit geeft aan dat alle benodigde informatie voor de salarisbetaling van de medewerker, zoals bankgegevens en belastingformulieren, is ingevoerd en gecontroleerd. Dit is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat de medewerker correct en op tijd wordt betaald.
Waarom dit belangrijk is Deze mijlpaal is belangrijk voor het meten van de gereedheid van nieuwe medewerkers. Vertragingen bij het instellen van de salarisadministratie kunnen leiden tot ontevredenheid en administratief herstelwerk. Daarom is dit een belangrijke KPI voor onboarding. Waar je het vindt Deze gebeurtenis kan worden afgeleid uit de Payroll-module van UKG Pro. Je kunt hiervoor de voltooiingsdatum van een checklist voor salarisgereedheid gebruiken, of de datum waarop de status van de medewerker verandert in 'Ready for Payroll'. Vastleggen Afgeleid van een statuswijziging of voltooiingstimestamp in het salarisprofiel van de medewerker. Eventtype inferred
	Training toegewezen	Dit legt het moment vast waarop een specifieke training of een leerplan aan een medewerker wordt toegewezen. Meestal wordt dit geregistreerd in de learningmanagementmodule van het systeem.
Waarom dit belangrijk is Met deze activiteit volg je compliance met verplichte training en de ontwikkeling van medewerkers. Door de tijd tussen toewijzing en afronding te analyseren, zie je mogelijke problemen met betrokkenheid of de effectiviteit van de training. Waar je het vindt Geregistreerd in de learningmanagement- of talentmanagementmodules van UKG Pro. Elke toewijzing hoort een bijbehorend record te hebben met een toewijzingsdatum en Employee ID. Vastleggen Gelogd wanneer een cursus of curriculum aan het leerplan van een medewerker wordt toegewezen. Eventtype explicit
	Verlof gestart	Dit markeert het begin van goedgekeurd verlof van een medewerker, bijvoorbeeld om medische of persoonlijke redenen. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de status van de medewerker verandert in inactief of met verlof.
Waarom dit belangrijk is Hiermee herken je periodes waarin een medewerker niet actief is binnen de Employee Lifecycle. Dit is belangrijk voor een nauwkeurige berekening van de actieve duur van het dienstverband en voor inzicht in het effect van verlof op loopbaanontwikkeling. Waar je het vindt Je vindt deze gebeurtenis in de historische functiegegevens van de medewerker binnen de HR Core-module. Het gaat om een functieactie zoals 'Leave of Absence' met een specifieke ingangsdatum. Vastleggen Vastgelegd op basis van de ingangsdatum van een actie 'Start Leave' in de functiehistorie. Eventtype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit UKG Pro

Stappen

Vereisten: Zorg dat Python 3.6 of hoger en de bibliotheken requests en pandas zijn geïnstalleerd. Je kunt ze installeren met pip: pip install requests pandas.
API-toegang en authenticatie: Vraag je UKG Pro-beheerder om een Service Account aan te maken. Je hebt de API Key, User Name en Password nodig. Het Service Account moet toegang hebben tot alle benodigde API-endpoints, waaronder data over medewerkers, payroll, onboarding, performance en learning.
Configureer het script: Open het meegeleverde Python-script in een teksteditor of IDE. Zoek bovenaan het script de configuratiesectie en vervang de tijdelijke waarden voor UKG_BASE_URL, API_KEY, USERNAME, PASSWORD en COMPANY_ID door de gegevens van jouw omgeving.
Stel het extractiedatumbereik in: Definieer in de configuratiesectie de variabelen START_DATE en END_DATE. Hiermee bepaal je de periode waaruit wijzigingen en gebeurtenissen van medewerkers worden opgehaald. Begin bij voorkeur met een kortere periode, bijvoorbeeld 3 tot 6 maanden, om het script te testen.
Voer het script uit: Start het script vanaf de opdrachtregel met python your_script_name.py. Het script maakt verbinding, haalt data op uit verschillende UKG Pro API-endpoints voor elke activiteit en toont de voortgang in de console.
Beperkingen van de API afhandelen: Het script bevat een eenvoudige time.sleep() om rekening te houden met API-limieten. Krijg je throttling-fouten (HTTP 429), verhoog dan de wachttijd tussen API-aanroepen.
Transformeer en standaardiseer de data: Elke functie in het script haalt ruwe data op voor een specifieke activiteit, selecteert de relevante velden en hernoemt ze naar het standaardformaat van het event log, zoals EmployeeId, ActivityName en EventTimestamp.
Voeg de gebeurtenisdata samen: Het hoofdgedeelte van het script roept elke activiteitsspecifieke functie aan en voegt de resultaten samen in één hoofdlijst met gebeurtenissen.
Genereer het event log: Na verwerking van alle activiteiten zet het script de data om in een pandas DataFrame, sorteert deze op medewerker-ID en timestamp en slaat de data op als CSV-bestand met de naam ukg_hire_to_retire_event_log.csv.
Controleer en upload: Open het gegenereerde CSV-bestand om te controleren of de data compleet en correct opgemaakt is. Daarna kun je het bestand uploaden naar de process mining-tool.

Configuratie

Authenticatiegegevens: Voor API-authenticatie heb je de API Key, User Name en Password van een Service Account nodig.
Basis-URL: De UKG_BASE_URL van jouw UKG Pro-instantie, bijvoorbeeld https://service[##].ultipro.com/api.
Company ID: De unieke COMPANY_ID van jouw organisatie in UKG Pro is voor veel API-aanroepen nodig.
Datumbereik: De parameters START_DATE en END_DATE, in de notatie 'YYYY-MM-DD', bepalen de extractieperiode. Gebruik bij de eerste run een periode van 3 tot 6 maanden om het datavolume beheersbaar te houden en de resultaten te controleren.
Versies van API-endpoints: Het script gebruikt specifieke versies van de REST API's, bijvoorbeeld /personnel/v1/. Controleer of jouw UKG Pro-instantie deze versies ondersteunt.
Afhankelijkheden van modules: Voor sommige activiteiten moet je organisatie de bijbehorende UKG Pro-modules hebben gelicentieerd en actief gebruiken, zoals Onboarding, Learning en Performance Management. Als een module niet wordt gebruikt, wordt de bijbehorende activiteit niet geëxtraheerd.

a Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
import datetime
import time
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION --- #
UKG_BASE_URL = class="hl-string">"https://service[YourServiceNumber].ultipro.com/api"
API_KEY = class="hl-string">"[Your_API_Key]"
USERNAME = class="hl-string">"[Your_Service_Account_Username]"
PASSWORD = class="hl-string">"[Your_Service_Account_Password]"
COMPANY_ID = class="hl-string">"[Your_Company_ID]"
START_DATE = (datetime.date.today() - datetime.timedelta(days=180)).strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d')
END_DATE = datetime.date.today().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d')

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API HELPER FUNCTION --- #

def get_ukg_data(endpoint, params=None):
    class="hl-string">"""Helper function to handle authentication and pagination for UKG API calls."""
    auth_data = json.dumps({
        class="hl-string">"username": USERNAME,
        class="hl-string">"password": PASSWORD,
        class="hl-string">"apiKey": API_KEY
    })
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'}
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Authenticate and get token
    try:
        auth_response = requests.post(fclass="hl-string">"{UKG_BASE_URL}/v1/login", data=auth_data, headers=headers)
        auth_response.raise_for_status()
        token = auth_response.json().get(class="hl-string">'token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Authentication failed: {e}")
        return []

    all_records = []
    page = 1
    per_page = 100
    
    api_headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}'}
    
    while True:
        if params is None:
            params = {}
        params.update({class="hl-string">'page': page, class="hl-string">'per_page': per_page})
        
        try:
            response = requests.get(fclass="hl-string">"{UKG_BASE_URL}{endpoint}", headers=api_headers, params=params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            
            if isinstance(data, list) and data:
                all_records.extend(data)
                if len(data) < per_page:
                    break class=class="hl-string">"hl-comment"># Last page
                page += 1
            elif isinstance(data, dict) and class="hl-string">'results' in data:
                all_records.extend(data[class="hl-string">'results'])
                if len(data[class="hl-string">'results']) < per_page:
                    break class=class="hl-string">"hl-comment"># Last page
                page += 1
            else:
                 break class=class="hl-string">"hl-comment"># No more data

            time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Respect rate limits

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {endpoint}: {e}")
            break
            
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- ACTIVITY EXTRACTION FUNCTIONS --- #

def get_employee_hired_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Employee Hired' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Use employee changes API to find hire events
    params = {class="hl-string">'action': class="hl-string">'HIRE', class="hl-string">'effectiveDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/personnel/v1/employee-changes', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'effectiveDate') and record.get(class="hl-string">'effectiveDate') <= END_DATE:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Employee Hired',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': record.get(class="hl-string">'department'),
                class="hl-string">'JobRequisitionId': record.get(class="hl-string">'jobRequisitionId'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': record.get(class="hl-string">'employmentStatus'),
                class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'jobTitle'),
                class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'supervisorName'),
                class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
            })
    return events

def get_onboarding_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Onboarding' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Requires Onboarding module. This is a conceptual endpoint.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># You may need to adjust the endpoint based on your UKG configuration.
    data = get_ukg_data(fclass="hl-string">'/onboarding/v1/employee-onboarding-activities?start-date={START_DATE}&end-date={END_DATE}')
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'workflow') == class="hl-string">'New Hire Onboarding':
            if record.get(class="hl-string">'dateAssigned'):
                events.append({
                    class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Onboarding Initiated',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateAssigned'),
                    class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'assignedBy'),
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': record.get(class="hl-string">'department'),
                    class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'jobTitle'),
                    class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'managerName'),
                    class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
                })
            if record.get(class="hl-string">'dateCompleted'):
                events.append({
                    class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Employee Onboarded',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateCompleted'),
                    class="hl-string">'ActioningUser': None,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': record.get(class="hl-string">'department'),
                    class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'jobTitle'),
                    class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'managerName'),
                    class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
                })
    return events

def get_payroll_setup_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Payroll Setup Completed' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring this from direct deposit creation date
    params = {class="hl-string">'dateTimeCreated': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/personnel/v1/employees/direct-deposit', params=params)
    processed_employees = set()
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'employeeId') not in processed_employees and record.get(class="hl-string">'dateTimeCreated') <= END_DATE:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payroll Setup Completed',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateTimeCreated'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'userWhoModified'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': record.get(class="hl-string">'employeeStatus')
            })
            processed_employees.add(record.get(class="hl-string">'employeeId'))
    return events

def get_training_assigned_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Training Assigned' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Requires Learning module.
    params = {class="hl-string">'assignmentDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/learning/v1/enrollments', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'assignmentDate') <= END_DATE:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employee').get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Training Assigned',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'assignmentDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'assignedBy').get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'employee').get(class="hl-string">'jobTitle')
            })
    return events

def get_performance_review_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Performance Review' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Requires Performance Management module.
    params = {class="hl-string">'completionDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/performance/v1/reviews', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'completionDate') <= END_DATE:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employee').get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Performance Review Conducted',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'completionDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'manager').get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'manager').get(class="hl-string">'name')
            })
    return events

def get_job_change_events():
    print(class="hl-string">"Fetching job and compensation change events...")
    events = []
    params = {class="hl-string">'effectiveDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/personnel/v1/employee-changes', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'effectiveDate') > END_DATE: continue

        action = record.get(class="hl-string">'action', class="hl-string">'').upper()
        reason = record.get(class="hl-string">'reason', class="hl-string">'').upper()
        
        if action == class="hl-string">'PROMOTION' or reason == class="hl-string">'PROMOTION':
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Promotion Approved',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'jobTitle'),
                class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'supervisorName')
            })

        if action == class="hl-string">'TRANSFER' or reason == class="hl-string">'TRANSFER' or reason == class="hl-string">'REASSIGNMENT':
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Role Change Processed',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': record.get(class="hl-string">'department'),
                class="hl-string">'JobTitle': record.get(class="hl-string">'jobTitle')
            })

        if record.get(class="hl-string">'isPayRateChanged') == class="hl-string">'true':
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Compensation Changed',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': record.get(class="hl-string">'employmentStatus')
            })

        if record.get(class="hl-string">'isSupervisorChanged') == class="hl-string">'true':
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Manager Changed',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'ManagerName': record.get(class="hl-string">'supervisorName')
            })
    return events

def get_leave_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Leave of Absence' events...")
    events = []
    params = {class="hl-string">'action': class="hl-string">'LEAVE', class="hl-string">'effectiveDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/personnel/v1/employee-changes', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'effectiveDate') and record.get(class="hl-string">'effectiveDate') <= END_DATE:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Leave of Absence Started',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': record.get(class="hl-string">'employmentStatus'),
                class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
            })
    return events

def get_termination_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Termination' events...")
    events = []
    params = {class="hl-string">'action': class="hl-string">'TERM', class="hl-string">'effectiveDate': fclass="hl-string">'ge {START_DATE}'}
    data = get_ukg_data(class="hl-string">'/personnel/v1/employee-changes', params=params)
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'effectiveDate') and record.get(class="hl-string">'effectiveDate') <= END_DATE:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Termination Initiated is when the record is created, Terminated is the effective date
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Termination Initiated',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateCreated'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': record.get(class="hl-string">'employmentStatus'),
                class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
            })
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Employee Terminated',
                class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'effectiveDate'),
                class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'changedByUserName'),
                class="hl-string">'EmploymentStatus': class="hl-string">'Terminated',
                class="hl-string">'HireDate': record.get(class="hl-string">'hireDate')
            })
    return events

def get_offboarding_events():
    print(class="hl-string">"Fetching 'Offboarding' events...")
    events = []
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Requires Onboarding module for offboarding checklists.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Conceptual endpoint, may need adjustment.
    data = get_ukg_data(fclass="hl-string">'/onboarding/v1/employee-onboarding-activities?start-date={START_DATE}&end-date={END_DATE}')
    for record in data:
        if record.get(class="hl-string">'workflow') == class="hl-string">'Employee Offboarding':
            if record.get(class="hl-string">'stepName') == class="hl-string">'Exit Interview' and record.get(class="hl-string">'dateCompleted'):
                events.append({
                    class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Exit Interview Conducted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateCompleted'),
                    class="hl-string">'ActioningUser': record.get(class="hl-string">'completedBy')
                })
            if record.get(class="hl-string">'dateCompleted') and record.get(class="hl-string">'isWorkflowComplete'):
                events.append({
                    class="hl-string">'EmployeeId': record.get(class="hl-string">'employeeId'),
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Offboarding Completed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': record.get(class="hl-string">'dateCompleted'),
                    class="hl-string">'ActioningUser': None
                })
    return events

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- MAIN EXECUTION --- #
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    all_events = []
    last_data_update = datetime.datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Collect events from all functions
    all_events.extend(get_employee_hired_events())
    all_events.extend(get_onboarding_events())
    all_events.extend(get_payroll_setup_events())
    all_events.extend(get_training_assigned_events())
    all_events.extend(get_performance_review_events())
    all_events.extend(get_job_change_events())
    all_events.extend(get_leave_events())
    all_events.extend(get_termination_events())
    all_events.extend(get_offboarding_events())

    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events found for the specified period. Exiting.")
    else:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame
        df = pd.DataFrame(all_events)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add required static columns
        df[class="hl-string">'SourceSystem'] = class="hl-string">'UKG Pro'
        df[class="hl-string">'LastDataUpdate'] = last_data_update
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standardize and clean up
        df = df.rename(columns={class="hl-string">'employeeId': class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'activityName': class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'eventTimestamp': class="hl-string">'EventTimestamp'})
        df[class="hl-string">'EventTimestamp'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTimestamp']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')[:-3] + class="hl-string">'Z'
        df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'EventTimestamp'])
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        column_order = [
            class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
            class="hl-string">'ActioningUser', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'JobRequisitionId', class="hl-string">'EmploymentStatus',
            class="hl-string">'JobTitle', class="hl-string">'ManagerName', class="hl-string">'HireDate'
        ]
        df = df.reindex(columns=column_axist)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
        output_filename = class="hl-string">'ukg_hire_to_retire_event_log.csv'
        df.to_csv(output_filename, index=False)
        print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je data goed voor te bereiden en waardevolle inzichten in je HR-processen te krijgen. Begin vandaag nog met het optimaliseren van je Hire to Retire-proces.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Begin vandaag met het optimaliseren van de levenscyclus van aannemen tot uitdiensttreding!

Verkort de doorlooptijd van Hire to Retire met 30% en maak HR efficiënter.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, snel ingesteld.

Jouw datatemplate voor Hire to Retire, de levenscyclus van medewerkers

Jouw datatemplate voor Hire to Retire, de levenscyclus van medewerkers

Hire to Retire - levenscyclus van medewerkers

Hire to Retire - activiteiten in de levenscyclus van medewerkers

Extractiegidsen

Extractie met een Python-script via de UKG Pro REST API's

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Begin vandaag met het optimaliseren van de levenscyclus van aannemen tot uitdiensttreding!

We respecteren je privacy