Uw Template voor Declaratiebeheerdata

De activiteitsnaam beschrijft een stap in het proces, zoals 'Onkostendeclaratie ingediend', 'Manager goedgekeurd' of 'Vergoeding uitgevoerd'. Deze events vormen de reeks acties die de processtroom vormen.

Het analyseren van deze activiteiten maakt visualisatie van de proceskaart, identificatie van knelpunten tussen stappen en berekening van frequenties voor verschillende uitkomsten, zoals goedkeuringen of afwijzingen, mogelijk. Het is de basis om te begrijpen wat er gebeurt tijdens het onkostenbeheerproces.

Dit attribuut is cruciaal voor het bouwen van de proceskaart en het begrijpen van de opeenvolging van events die elke onkostendeclaratie doorloopt.

Deze informatie is afgeleid van event logs of transactiestatussen binnen het Brex-systeem. Het kan nodig zijn om statuscodes of event types te mappen naar gebruiksvriendelijke namen.

De onkostendeclaratie ID is de hoeksteen van het onkostenbeheerproces. Het groepeert alle gerelateerde activiteiten, van aanmaken en indienen tot goedkeuring en vergoeding, in één enkele case.

In process mining maakt deze ID een end-to-end analyse van het traject van elke onkostendeclaratie mogelijk. Het wordt gebruikt om het exacte pad dat een declaratie heeft afgelegd te reconstrueren, totale cyclustijden te meten, herbewerkingslussen te identificeren wanneer declaraties worden teruggestuurd voor revisie, en procesvarianten te analyseren om gemeenschappelijke en uitzonderlijke stromen te begrijpen.

Deze ID is essentieel voor het volgen van de complete levenscyclus van een onkostendeclaratie, waardoor analyse van cyclustijden, knelpunten en procesafwijkingen mogelijk wordt.

Dit is een primaire identificatiecode in Brex's onkostenbeheermodule, doorgaans beschikbaar in alle data-exports en API-endpoints met betrekking tot onkostendeclaraties.

Event Time geeft de precieze datum en tijd voor elke activiteit in het proces. Deze temporele informatie is fundamenteel voor process mining, aangezien het de chronologische volgorde van events vaststelt.

Deze timestamp wordt gebruikt om cycle times tussen activiteiten te berekenen, wachttijden en vertragingen te identificeren en procesprestaties over verschillende tijdsperioden te analyseren. Het drijft belangrijke metrics aan zoals 'Gemiddelde Manager Beoordelingstijd' en 'Vergoeding Uitvoering Achterstand', ter directe ondersteuning van knelpuntanalyse en prestatiemonitoring.

De timestamp is essentieel voor het berekenen van alle tijdsgebaseerde metrics, zoals cyclustijden en wachttijden, die cruciaal zijn voor het identificeren van vertragingen.

Elke event- of transactierecord in Brex zou een bijbehorende timestamp moeten hebben. Dit kan worden gevonden in API responses of data exports voor onkostenrapporten.

Dit attribuut identificeert de afdeling, zoals Sales, Engineering of Marketing, waartoe de indiener behoort. Het is een belangrijke organisatorische dimensie voor analyse.

Data analyseren per afdeling helpt bij het identificeren van procesvariaties, knelpunten of compliance-problemen die specifiek zijn voor bepaalde delen van de organisatie. Het kan bijvoorbeeld onthullen of één afdeling een significant hoger afwijzingspercentage of langere goedkeuringstijden heeft dan andere, wat wijst op de noodzaak van gerichte training of procesaanpassingen. Het is ook cruciaal voor afdelingsbudgetbewaking en kostenallocatie.

Maakt filtering en vergelijking van procesprestaties over verschillende bedrijfseenheden mogelijk, wat helpt bij het identificeren van afdelingsspecifieke problemen of trends.

Deze informatie is meestal afkomstig van het profiel van de medewerker in Brex, dat vaak gesynchroniseerd wordt vanuit een HR-informatiesysteem.

Het attribuut Event Gebruiker identificeert de specifieke persoon die verantwoordelijk is voor een activiteit. Dit kan de medewerker zijn die de declaratie indient, de manager die deze beoordeelt, of het financiële teamlid dat de vergoeding verwerkt.

Dit attribuut is essentieel voor werkbelastinganalyse en prestatietracking, zoals te zien is in het 'Prestaties & werkbelasting goedkeurders'-dashboard. Het helpt te identificeren welke goedkeurders de meeste declaraties afhandelen, wie de snelste goedkeuringstijden heeft, en of er individuen zijn die een knelpunt kunnen vormen in het proces. Dit maakt een evenwichtigere werkverdeling en gerichte ondersteuning mogelijk waar nodig.

Identificeert de specifieke persoon die verantwoordelijk is voor een actie, waardoor werkdrukanalyse, prestatietracking en knelpuntidentificatie op individueel niveau mogelijk worden.

Deze data wordt doorgaans vastgelegd in het audit trail of de eventgeschiedenis van een onkostendeclaratie in Brex.

De status van de declaratie geeft een momentopname van waar de onkostendeclaratie zich momenteel bevindt in het proces, bijvoorbeeld 'Wachten op goedkeuring manager', 'Goedgekeurd', 'Betaald' of 'Afgewezen'.

Dit attribuut is cruciaal voor operationele monitoring, met name voor het 'Openstaande declaraties status monitor'-dashboard. Het stelt managers en financiële teams in staat om snel de huidige werkdruk te zien, declaraties te identificeren die vastzitten in een bepaalde status en hun acties te prioriteren. Het analyseren van de tijd die in elke status wordt doorgebracht, helpt bij het opsporen van procesvertragingen en inefficiënties.

Biedt een actueel overzicht van de positie van een onkostendeclaratie in de workflow, wat essentieel is voor operationele dashboards en statusmonitoring.

Dit is een belangrijk statusveld op het onkostendeclaratie-object binnen Brex.

Dit attribuut vertegenwoordigt het totale bedrag dat wordt gedeclareerd in de onkostendeclaratie. Het is een cruciale financiële metric voor het begrijpen van bestedingspatronen en de financiële impact van het onkostenproces.

Bij analyse kan het totale bedrag worden gebruikt om declaraties te segmenteren in verschillende waardebanden, zoals declaraties met een hoge versus lage waarde, die mogelijk verschillende goedkeuringspaden of controleerbaarheidsniveaus hebben. Het is ook essentieel voor financiële rapportage, budgetanalyse en het identificeren van bestedingstrends per afdeling of categorie.

Dit attribuut maakt financiële analyse mogelijk, zoals het identificeren van declaraties met een hoge waarde die mogelijk meer controle vereisen of langere goedkeuringstijden hebben.

Dit is een standaardveld dat gekoppeld is aan elke onkostendeclaratie in Brex. Het kan worden gevonden in het hoofdonkostendeclaratie-object in API-responses of exports.

Dit attribuut is een eenvoudige waar/onwaar indicator die wordt ingesteld wanneer de geautomatiseerde beleidsengine van Brex een potentiële overtreding detecteert, zoals een onkostenpost die een categorielimiet overschrijdt of een ontbrekende bon.

Deze vlag is fundamenteel voor compliance-analyse en vormt de basis voor de 'Beleidsovertredingspercentage'-KPI. Het maakt snelle filtering van niet-compliant declaraties mogelijk om hun impact op verwerkingstijden en afwijzingspercentages te begrijpen. Het analyseren van deze gemarkeerde declaraties helpt bij het verfijnen van bedrijfsbeleid en het identificeren van gebieden waar medewerkers meer begeleiding nodig hebben.

Ondersteunt direct compliance monitoring en helpt de impact van beleidsovertredingen op procesefficiëntie en herstelwerk te kwantificeren.

Dit is waarschijnlijk een booleaans veld of een statusindicator binnen de onkostendeclaratiedata in Brex, vaak beheerd door de beleidsengine.

Dit attribuut maakt onderscheid tussen onkosten die zijn betaald met een door het bedrijf uitgegeven Brex-kaart en onkosten die uit eigen zak zijn betaald door een medewerker en die vergoeding vereisen.

Dit onderscheid is belangrijk omdat het proces aanzienlijk kan variëren op basis van de betaalmethode. Zakelijke kaarttransacties kunnen een verificatie- en afstemmingsproces volgen, terwijl vergoedingen een claim- en uitbetalingsproces volgen. Analyseren per betaalmethode kan helpen om unieke problemen voor elke stroom te isoleren en deze onafhankelijk te optimaliseren.

De processtroom en vereiste stappen verschillen vaak voor bedrijfskartonkosten versus eigen uitgaven die vergoed moeten worden, waardoor dit een sleutelattribuut is voor variantanalyse.

Deze informatie is inherent aan de transactiedata binnen Brex.

Dit berekende booleaanse attribuut is ontworpen om de naleving van een veelvoorkomende beste procespraktijk te meten: het bijvoegen van alle benodigde bonnen voordat een onkostendeclaratie ter beoordeling wordt ingediend. Het wordt ingesteld op 'true' als de activiteit 'Bonnen bijgevoegd' plaatsvindt vóór de activiteit 'Onkostendeclaratie ingediend' voor een bepaalde case.

Deze vlag ondersteunt direct het 'Naleving bonnenbeleid & Impact'-dashboard en de 'Naleving bijvoegen bonnen'-KPI. Het analyseren van dit attribuut helpt te kwantificeren hoe vaak late of ontbrekende bonnen voorkomen en om dit gedrag te correleren met procesresultaten zoals vertragingen, afwijzingen en herbewerking.

Meet compliance met het beleid voor het indienen van bonnen, wat helpt bij het identificeren van een veelvoorkomende hoofdoorzaak van procesvertragingen en afwijzingen.

Dit wordt berekend binnen de process mining tool door de timestamps van de activiteiten 'Bonnen bijgevoegd' en 'Onkostendeclaratie ingediend' binnen elke case te vergelijken.

Dit attribuut identificeert de oorsprong van de procesdata, die in deze context 'Brex' is. Het is belangrijk voor datagovernance en traceerbaarheid, vooral in omgevingen waar data van meerdere systemen kan worden gecombineerd voor een holistisch procesoverzicht.

Bij analyse helpt het bij het filteren en segmenteren van data wanneer meerdere bronsystemen betrokken zijn, en zorgt het ervoor dat metrics en proceskaarten correct worden geïnterpreteerd op basis van hun oorsprong. Voor een single-system weergave dient het als een constante validatie van de data-bron.

Biedt essentiële context over de data-oorsprong, wat traceerbaarheid garandeert en correcte datafiltering in multi-systeemomgevingen mogelijk maakt.

Dit is een statische waarde, 'Brex', die doorgaans wordt toegevoegd tijdens de data-extractie- en transformatiefase.

Terwijl de Vlag Beleidsovertreding aangeeft dat een overtreding heeft plaatsgevonden, biedt dit attribuut het 'waarom'. Het bevat details over de specifieke regel die is overtreden, zoals 'Maaltijdlimiet van $50 overschreden' of 'Bon vereist voor onkosten boven $25'.

Dit detailniveau is van onschatbare waarde voor het 'Beleidsovertreding & Herwerk Analyse'-dashboard. Het maakt root cause-analyse mogelijk door de meest voorkomende soorten overtredingen te identificeren. Dit inzicht kan leiden tot gerichte acties, zoals het verduidelijken van een specifiek beleid, het sturen van herinneringen aan medewerkers of het aanpassen van geautomatiseerde systeemregels.

Biedt de hoofdoorzaak voor beleidsovertredingen, wat gerichte verbeteringen aan beleid, gebruikerstraining en systeemconfiguraties mogelijk maakt.

Deze informatie zou beschikbaar zijn in de sectie compliance- of beoordelingsnotities die zijn gekoppeld aan een gemarkeerde onkostenpost in Brex.

Cycle Time is een berekende metric die de end-to-end duur meet voor elke onkostenrapport case. Het wordt doorgaans berekend als het verschil tussen de timestamp van het eerste event (bijv. 'Onkostenrapport Aangemaakt') en het laatste event (bijv. 'Vergoeding Uitgevoerd' of 'Boekhouding Geboekt').

Dit is een van de meest fundamentele KPI's voor het meten van de algehele procesefficiëntie, ter directe ondersteuning van het 'Onkostenrapport End-to-End Cycle Time' dashboard. Het analyseren van de cycle time helpt bij het identificeren van langlopende cases, het begrijpen van trends in procesprestaties en het meten van de impact van procesverbeteringsinitiatieven.

Dit is een belangrijke prestatie-indicator die de algehele snelheid en efficiëntie van het onkostenbeheerproces van begin tot eind meet.

Dit wordt berekend binnen de process mining tool door de vroegste event timestamp af te trekken van de laatste event timestamp voor elke case.

Waar StartTijd (EventTijd) het begin van een activiteit markeert, markeert EindTijd het einde ervan. Dit is het meest relevant voor activiteiten met een duur, zoals 'Manager beoordeling gestart' en 'Manager goedgekeurd'.

De aanwezigheid van zowel een start- als eindtijd voor een activiteit maakt de precieze berekening van de verwerkingstijd mogelijk, waarbij deze wordt gescheiden van de wachttijd die eraan voorafgaat. Dit helpt bij het nauwkeurig meten hoe lang het duurt om het werk zelf uit te voeren, wat een belangrijk onderdeel is van knelpuntanalyse.

Maakt de berekening van precieze verwerkingstijden voor activiteiten mogelijk, los van wachttijden, wat leidt tot een nauwkeurigere knelpuntanalyse.

EndTime is vaak de StartTime van de volgende activiteit in de reeks. Het kan ook een dedicated veld zijn in de bron data voor activiteiten met een gedefinieerde duur.

Dit berekende booleaanse attribuut identificeert de meest efficiënte procesinstances. Het wordt ingesteld op 'true' alleen als een onkostendeclaratie het gehele proces van indiening tot definitieve goedkeuring doorloopt zonder ooit te worden afgewezen of teruggestuurd voor revisie.

Dit vormt de basis voor de 'First-Pass Goedkeuringspercentage'-KPI, een belangrijke maatstaf voor proceskwaliteit en -efficiëntie. Een hoog percentage duidt erop dat medewerkers hoogwaardige, compliant declaraties indienen en dat het goedkeuringsproces ongecompliceerd is. Het analyseren van de kenmerken van declaraties die niet bij de eerste keer worden goedgekeurd, helpt bij het opsporen van bronnen van frictie en fouten in het proces.

Meet de kwaliteit van initiële indieningen en de efficiëntie van de kernworkflow door rapporten te identificeren die zonder wrijving doorlopen.

Dit attribuut wordt berekend binnen het process mining platform door de activiteitensequentie voor elke case te analyseren om te controleren op de afwezigheid van afwijzings- of revisieactiviteiten.

Dit attribuut identificeert of een activiteit automatisch door het systeem werd uitgevoerd, zoals een geautomatiseerde beleidscontrole, of door een menselijke gebruiker, zoals een handmatige goedkeuring.

Het onderscheiden van geautomatiseerde en handmatige activiteiten is cruciaal om het automatiseringsniveau in het proces te begrijpen. Het helpt bij het evalueren van de effectiviteit van regelsystemen en het identificeren van kansen voor verdere automatisering. Het kan bijvoorbeeld laten zien hoeveel declaraties automatisch worden goedgekeurd versus hoeveel handmatige tussenkomst vereisen, wat richting geeft aan inspanningen om touchless processing te verhogen.

Helpt het niveau van automatisering in het proces te meten en identificeert welke stappen door mensen versus het systeem worden uitgevoerd.

Dit wordt doorgaans afgeleid door de gebruiker te controleren die is gekoppeld aan een event. Systeem-gegenereerde events zijn vaak gekoppeld aan een generieke 'systeem'- of 'bot'-gebruiker.

Dit booleaanse attribuut is afgeleid van de processtroom. Het wordt ingesteld op 'true' voor elke onkostendeclaratie die de activiteit 'Declaratie teruggestuurd voor revisie' in zijn geschiedenis bevat. Dit biedt een eenvoudige manier om cases die herbewerking hebben ondergaan te taggen en te analyseren.

Deze vlag wordt gebruikt om de 'Herwerkingspercentage onkostendeclaraties'-KPI te berekenen en het 'Beleidsovertreding & Herwerk Analyse'-dashboard aan te sturen. Het maakt een eenvoudige vergelijking mogelijk tussen cases die soepel door het proces stromen en die welke worden teruggestuurd, en helpt de tijd en kosten die gepaard gaan met herbewerking te kwantificeren.

Identificeert onkostenrapporten die extra werk en correctie vereisten, wat een analyse van de oorzaken en kosten van herstelwerk mogelijk maakt.

Dit attribuut is niet aanwezig in het bronsysteem. Het wordt berekend door te controleren of de reeks activiteiten voor een case 'Declaratie teruggestuurd voor revisie' of vergelijkbare herbewerkingsactiviteiten bevat.

Dit attribuut geeft de 'versheid' van de geanalyseerde data aan. Het registreert de datum en tijd van de laatste succesvolle data-extractie uit Brex.

Weten wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt, is cruciaal voor gebruikers om de actualiteit van de inzichten te begrijpen. Het helpt hen te bepalen of de dashboards de meest recente operationele status weergeven of dat ze gebaseerd zijn op oudere data, wat verwachtingen managet over de real-time nauwkeurigheid van de analyse.

Informeert gebruikers over de actualiteit van de data, wat cruciaal is voor het nemen van accurate, up-to-date operationele beslissingen.

Deze timestamp wordt gegenereerd door de data-extractietool of het proces aan het einde van een succesvolle data-ophaling uit Brex.

Dit attribuut geeft het land aan van het primaire kantoor of kostenplaats van de medewerker. Voor mondiale bedrijven is dit een essentiële dimensie voor vergelijkende analyse.

Het analyseren van het proces per land kan regionale verschillen in procesprestaties, compliance-percentages of bestedingsgedrag aan het licht brengen. Goedkeuringstijden kunnen bijvoorbeeld langer zijn in het ene land vanwege lokale regelgeving of verschillende managementstructuren. Dit inzicht is waardevol voor het wereldwijd standaardiseren van processen, terwijl rekening wordt gehouden met lokale behoeften.

Maakt analyse van procesprestaties en compliance mogelijk over verschillende geografische regio's, wat cruciaal is voor multinationale organisaties.

Afkomstig van de profielinformatie van de medewerker binnen Brex, die vaak wordt gesynchroniseerd vanuit een centraal HR-systeem.

Dit attribuut specificeert de naam van de medewerker namens wie de onkostendeclaratie is ingediend. Terwijl Event Gebruiker identificeert wie een actie heeft uitgevoerd, identificeert Medewerker Naam het onderwerp van de onkostendeclaratie case.

Bij analyse maakt dit het volgen van onkosten per medewerker mogelijk. Het kan helpen bij het identificeren van individuen die frequent declaraties met beleidsovertredingen indienen of degenen wiens declaraties consequent worden afgewezen, wat wijst op de behoefte aan aanvullende training. Het helpt ook bij het begrijpen van bestedingspatronen voor verschillende medewerkers of rollen binnen de organisatie.

Identificeert de eigenaar van het onkostenrapport, wat analyse van indieningskwaliteit en compliance op individueel medewerkersniveau mogelijk maakt.

Dit is een fundamenteel stuk informatie op elke onkostendeclaratie, gekoppeld vanuit het gebruikersprofiel van de maker in Brex.

De onkostencategorie is een classificatie gekozen door de medewerker om de aard van de onkosten te beschrijven. Dit wordt gebruikt voor boekhouding, budgettering en beleidshandhaving.

In process mining maakt het categoriseren van onkosten een gedetailleerdere kijk op het proces mogelijk. Het kan helpen bepalen of bepaalde categorieën onkosten, zoals internationale reizen, langere goedkeuringscycli of hogere afwijzingspercentages hebben. Deze analyse ondersteunt het verfijnen van beleid en processen voor specifieke soorten uitgaven.

Maakt analyse van het proces mogelijk op basis van het type uitgave, wat verschillende gedragingen of knelpunten voor verschillende onkostentypes kan onthullen.

Dit is een standaardveld op onkostenregelitems, dat geaggregeerd moet worden naar het onkostendeclaratie-niveau als een declaratie meerdere categorieën bevat.

Dit attribuut legt de vrije tekst of vooraf gedefinieerde reden vast die wordt opgegeven wanneer een onkostendeclaratie wordt afgewezen. Dit verschilt van een geautomatiseerde beleidsvlag en vertegenwoordigt een handmatige beslissing van een goedkeurder.

Het analyseren van afwijzingsredenen is cruciaal om de oorzaken van procesfouten en herbewerking te begrijpen. Het helpt bij het identificeren van veelvoorkomende indieningsfouten, onduidelijk beleid of misverstanden bij medewerkers of managers. Deze informatie kan worden gebruikt om trainingsmateriaal en veelgestelde vragen te verbeteren, wat uiteindelijk de afwijzings- en herbewerkingspercentages verlaagt.

Verklaart waarom handmatige afwijzingen optreden, waardoor directe feedback wordt gegeven die kan worden gebruikt om gebruikerstraining te verbeteren en toekomstige fouten te verminderen.

Dit is doorgaans een opmerkingenveld dat goedkeurders kunnen invullen wanneer zij de actie 'Afwijzen' uitvoeren in de Brex UI.

Het attribuut Valuta specificeert de eenheid van het Totaalbedrag, zoals USD, EUR of GBP. Dit is cruciaal voor nauwkeurige financiële analyse, vooral voor multinationale organisaties die met meerdere valuta's werken.

Dit attribuut zorgt ervoor dat financiële data correct wordt geïnterpreteerd. Het maakt juiste aggregatie en vergelijking van onkostenbedragen mogelijk, waarbij vaak conversie naar een gemeenschappelijke rapportagevaluta vereist is. Het voorkomt de analytische fout van het optellen van monetaire waarden uit verschillende valuta's.

Waarborgt financiële nauwkeurigheid in een multi-valuta omgeving en maakt correcte aggregatie en rapportage van onkostenwaarden mogelijk.

Dit veld is doorgaans beschikbaar naast het bedragveld in de onkostendeclaratiedata van Brex.