Datatemplate voor onkostenbeheer

De activiteitsnaam beschrijft een stap in het proces, zoals ‘Onkostendeclaratie ingediend’, ‘Goedgekeurd door manager’ of ‘Terugbetaling uitgevoerd’. Deze gebeurtenissen vormen samen de reeks acties in het procesverloop.

Door deze activiteiten te analyseren, kun je het proces in kaart brengen, bottlenecks tussen stappen opsporen en de frequentie van verschillende uitkomsten, zoals goedkeuringen en afwijzingen, berekenen. Zo krijg je inzicht in wat er gebeurt tijdens het onkostenbeheerproces.

Dit attribuut is nodig om het proces in kaart te brengen en de volgorde van gebeurtenissen voor elke onkostendeclaratie te begrijpen.

Deze informatie komt uit event logs of transactiestatussen in het Brex-systeem. Mogelijk moet je statuscodes of gebeurtenistypen omzetten naar begrijpelijke namen.

Het ID van de onkostendeclaratie vormt de basis van het onkostenbeheerproces. Het groepeert alle bijbehorende activiteiten, van aanmaken en indienen tot goedkeuren en terugbetalen, in één case.

Met process mining kun je dit ID gebruiken om elke onkostendeclaratie van begin tot eind te analyseren. Je reconstrueert het exacte verloop, meet de totale doorlooptijden, vindt herstelrondes wanneer declaraties worden teruggestuurd en analyseert procesvarianten om veelvoorkomende en uitzonderlijke routes te herkennen.

Dit ID is nodig om de volledige levenscyclus van een onkostendeclaratie te volgen en doorlooptijden, bottlenecks en procesafwijkingen te analyseren.

Dit is een primaire identificatiecode in de module voor onkostenbeheer van Brex. Je vindt deze meestal in alle data-exporten en API-eindpunten voor onkostendeclaraties.

Het tijdstip van de gebeurtenis geeft voor elke procesactiviteit de exacte datum en tijd aan. Deze tijdgegevens zijn essentieel voor process mining, omdat ze de chronologische volgorde van gebeurtenissen vastleggen.

Met deze timestamp bereken je doorlooptijden tussen activiteiten, vind je wachttijden en vertragingen en analyseer je de procesprestaties over verschillende perioden. De timestamp vormt de basis voor belangrijke metrieken, zoals ‘Gemiddelde beoordelingstijd door manager’ en ‘Vertraging bij uitvoering van terugbetaling’, en ondersteunt zo bottleneckanalyse en prestatiemonitoring.

De timestamp is nodig om alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en wachttijden. Die helpen je vertragingen op te sporen.

Elke gebeurtenis of transactie in Brex hoort een timestamp te hebben. Je vindt deze in API-antwoorden of data-exporten van onkostendeclaraties.

Dit attribuut geeft aan bij welke afdeling de medewerker hoort, zoals Verkoop, Engineering of Marketing. Het is een belangrijke dimensie voor organisatieanalyses.

Door data per afdeling te analyseren, kun je procesverschillen, bottlenecks en complianceproblemen in specifieke delen van de organisatie opsporen. Zo zie je bijvoorbeeld of een afdeling veel meer afwijzingen of langere goedkeuringstijden heeft dan andere. Dat kan aanleiding zijn voor gerichte training of aanpassingen aan het proces. Het attribuut is ook belangrijk om budgetten per afdeling te volgen en kosten toe te wijzen.

Hiermee kun je de procesprestaties van verschillende bedrijfseenheden filteren en vergelijken, zodat je afdelingsspecifieke problemen of trends opspoort.

Deze informatie komt meestal uit het medewerkersprofiel in Brex, dat vaak wordt gesynchroniseerd met een HR-informatiesysteem.

Het attribuut Gebruiker van gebeurtenis geeft aan wie verantwoordelijk was voor een activiteit. Dat kan de medewerker zijn die de declaratie indient, de manager die deze beoordeelt of iemand van Finance die de terugbetaling verwerkt.

Dit attribuut is nodig om de werkdruk en prestaties te analyseren, bijvoorbeeld in het dashboard ‘Prestaties en werkdruk van goedkeurders’. Je ziet welke goedkeurders de meeste declaraties behandelen, wie het snelst goedkeurt en of iemand een bottleneck in het proces vormt. Zo kun je het werk beter verdelen en gerichte ondersteuning bieden waar dat nodig is.

Geeft aan wie verantwoordelijk is voor een actie. Zo kun je de werkdruk en prestaties analyseren en bottlenecks op individueel niveau opsporen.

Deze data wordt meestal vastgelegd in het auditspoor of de gebeurtenisgeschiedenis van een onkostendeclaratie in Brex.

Dit attribuut heeft de waarde true of false. Brex zet het op true wanneer de automatische beleidscontrole een mogelijke overtreding vaststelt, bijvoorbeeld als een onkostenpost boven de limiet voor een categorie uitkomt of als een bon ontbreekt.

Deze markering is nodig voor complianceanalyse en vormt de basis voor de KPI ‘Percentage beleidsovertredingen’. Je kunt er declaraties mee filteren die niet aan het beleid voldoen en nagaan wat de invloed is op verwerkingstijden en afwijzingen. Door deze declaraties te analyseren, kun je het bedrijfsbeleid aanscherpen en ontdekken waar medewerkers meer uitleg nodig hebben.

Ondersteunt compliancebewaking en helpt de impact van beleidsovertredingen op procesefficiëntie en herstelwerk te kwantificeren.

Dit is waarschijnlijk een booleaans veld of statusindicator in de onkostendeclaratiegegevens van Brex, vaak beheerd door de beleidsengine.

De status van de declaratie laat zien waar deze zich op dit moment in het proces bevindt, bijvoorbeeld ‘Wacht op goedkeuring door manager’, ‘Goedgekeurd’, ‘Betaald’ of ‘Afgewezen’.

Dit attribuut is belangrijk voor de operationele monitoring, vooral voor het dashboard ‘Statusmonitor voor openstaande onkostendeclaraties’. Managers en financiële teams zien snel hoeveel werk er ligt, welke declaraties in een bepaalde status blijven hangen en welke acties prioriteit hebben. Door de tijd per status te analyseren, spoor je vertragingen en inefficiënties in het proces op.

Geeft de huidige positie van een onkostendeclaratie in de workflow weer. Dat is belangrijk voor operationele dashboards en statusmonitoring.

Dit is een belangrijk statusveld van het onkostendeclaratieobject in Brex.

Dit attribuut geeft het totale bedrag aan dat in de onkostendeclaratie wordt opgevoerd. Het is een belangrijke financiële metriek om uitgavenpatronen en de financiële impact van het onkostenproces te begrijpen.

Je kunt het totaalbedrag gebruiken om declaraties in waardeklassen in te delen, bijvoorbeeld hoge en lage bedragen. Voor zulke declaraties kunnen andere goedkeuringsroutes of controles gelden. Het bedrag is ook nodig voor financiële rapportages, budgetanalyses en het herkennen van uitgaventrends per afdeling of categorie.

Met dit attribuut kun je financiële analyses uitvoeren, bijvoorbeeld declaraties met hoge bedragen opsporen die extra controle of een langere goedkeuring nodig hebben.

Dit is een standaardveld bij elke onkostendeclaratie in Brex. Je vindt het in het hoofdobject van de declaratie in API-antwoorden of exporten.

Dit attribuut maakt onderscheid tussen onkosten die zijn betaald met een zakelijke Brex-kaart en onkosten die een medewerker zelf heeft voorgeschoten en moet declareren.

Dit onderscheid is belangrijk, omdat het proces sterk kan verschillen per betaalmethode. Bij transacties met een zakelijke kaart kunnen verificatie en afstemming nodig zijn. Terugbetalingen volgen juist een declaratie- en uitbetalingsproces. Door de betaalmethoden apart te analyseren, kun je problemen in elke processtroom opsporen en afzonderlijk aanpakken.

De processtroom en benodigde stappen verschillen vaak tussen onkosten met een zakelijke kaart en terugbetalingen van voorgeschoten bedragen. Daarom is dit attribuut belangrijk voor variantanalyse.

Deze informatie is opgenomen in de transactiegegevens van Brex.

Dit berekende booleaanse attribuut meet of een veelgebruikte goede werkwijze wordt gevolgd: alle benodigde bonnen toevoegen voordat je een onkostendeclaratie ter beoordeling indient. Het staat op 'true' als de activiteit 'Bonnen toegevoegd' in een case plaatsvindt vóór 'Onkostendeclaratie ingediend'.

Deze indicator ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Naleving en impact van bonnen' en de KPI 'Naleving van de regels voor het toevoegen van bonnen'. Door dit attribuut te analyseren, zie je hoe vaak bonnen te laat worden toegevoegd of ontbreken. Je kunt dit gedrag ook in verband brengen met procesuitkomsten zoals vertragingen, afwijzingen en herstelwerk.

Meet of het beleid voor het indienen van bonnen wordt nageleefd en helpt een veelvoorkomende oorzaak van vertragingen en afwijzingen op te sporen.

Dit wordt in de process mining-tool berekend door de timestamps van de activiteiten 'Bonnen toegevoegd' en 'Onkostendeclaratie ingediend' binnen elke case met elkaar te vergelijken.

Dit attribuut geeft aan waar de procesdata vandaan komt. In dit geval is dat ‘Brex’. Het is belangrijk voor datagovernance en traceerbaarheid, vooral wanneer data uit meerdere systemen wordt gecombineerd voor een integraal beeld van het proces.

Bij de analyse kun je hiermee data filteren en segmenteren wanneer er meerdere bronsystemen zijn. Zo worden metrieken en procesmodellen op basis van de herkomst juist geïnterpreteerd. Bij data uit één systeem bevestigt dit attribuut de herkomst.

Geeft belangrijke informatie over de herkomst van data, zodat je die kunt traceren en in omgevingen met meerdere systemen correct kunt filteren.

Dit is een vaste waarde, ‘Brex’, die meestal wordt toegevoegd tijdens de data-extractie en -transformatie.

De indicator voor beleidsovertreding geeft aan dát er een overtreding heeft plaatsgevonden. Dit attribuut vertelt waarom. Het bevat details over de specifieke regel die is overtreden, zoals 'Maaltijdlimiet van $50 overschreden' of 'Bon vereist voor onkosten boven $25'.

Deze details zijn erg waardevol voor het dashboard 'Analyse van beleidsovertredingen en herstelwerk'. Je kunt hiermee de oorzaken achterhalen door te zien welke overtredingen het vaakst voorkomen. Op basis daarvan kun je gericht actie ondernemen, bijvoorbeeld door een beleid te verduidelijken, medewerkers een herinnering te sturen of geautomatiseerde systeemregels aan te passen.

Geeft inzicht in de oorzaken van beleidsovertredingen, zodat je gericht beleid, gebruikerstraining en systeemconfiguraties kunt verbeteren.

Deze informatie staat mogelijk in de compliance- of beoordelingsnotities bij een gemarkeerde onkostendeclaratie in Brex.

StartTime (EventTime) markeert het begin van een activiteit; EndTime geeft aan wanneer die eindigt. Dit is vooral relevant voor activiteiten met een bepaalde duur, zoals 'Beoordeling door manager gestart' en 'Goedgekeurd door manager'.

Als zowel een start- als eindtijd beschikbaar is, kun je de verwerkingstijd van de activiteit nauwkeurig berekenen en onderscheiden van de wachttijd ervoor. Zo meet je hoe lang het werk zelf duurt. Dat is een belangrijk onderdeel van bottleneckanalyse.

Maakt het mogelijk de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig te berekenen, los van de wachttijd. Zo wordt bottleneckanalyse nauwkeuriger.

EndTime is vaak gelijk aan de StartTime van de volgende activiteit in de reeks. Voor activiteiten met een vastgelegde duur kan het ook een apart veld in de brond data zijn.

Dit berekende booleaanse attribuut markeert de meest efficiënte procesinstanties. Het staat alleen op 'true' als een onkostendeclaratie het hele proces, van indiening tot definitieve goedkeuring, doorloopt zonder ooit te worden afgewezen of teruggestuurd voor aanpassing.

Dit attribuut vormt de basis voor de KPI 'Percentage goedgekeurd bij eerste indiening', een belangrijke maatstaf voor proceskwaliteit en efficiëntie. Een hoog percentage betekent dat medewerkers declaraties indienen die volledig en volgens het beleid zijn, en dat het goedkeuringsproces duidelijk is. Door te kijken naar de kenmerken van declaraties die niet meteen worden goedgekeurd, kun je bronnen van vertraging en fouten in het proces opsporen.

Meet de kwaliteit van declaraties bij de eerste indiening en de efficiëntie van de workflow. Het laat zien welke declaraties zonder problemen worden verwerkt.

Dit attribuut wordt berekend in het process mining-platform. Per case wordt de activiteitenreeks geanalyseerd om te controleren of er geen afwijzings- of aanpassingsactiviteiten zijn.

Dit attribuut geeft aan of een activiteit automatisch door het systeem is uitgevoerd, zoals een automatische beleidscontrole, of door een medewerker, zoals een handmatige goedkeuring.

Door automatische en handmatige activiteiten van elkaar te onderscheiden, zie je hoe ver de automatisering in het proces is gevorderd. Je kunt beoordelen hoe goed systemen op basis van regels werken en waar verdere automatisering mogelijk is. Zo wordt duidelijk hoeveel declaraties automatisch worden goedgekeurd en hoeveel handmatige tussenkomst nodig hebben. Dat helpt je om meer declaraties zonder handmatige tussenkomst te verwerken.

Helpt het automatiseringsniveau van het proces te meten en laat zien welke stappen door medewerkers en welke door het systeem worden uitgevoerd.

Dit wordt meestal afgeleid uit de gebruiker die aan een gebeurtenis is gekoppeld. Systeemgebeurtenissen zijn vaak gekoppeld aan een generieke gebruiker met de naam 'system' of 'bot'.

Dit booleaanse attribuut wordt afgeleid uit de processtroom. Het staat op 'true' voor elke onkostendeclaratie met de activiteit 'Declaratie teruggestuurd voor aanpassing' in de geschiedenis. Zo kun je cases met herstelwerk eenvoudig markeren en analyseren.

Deze indicator wordt gebruikt om de KPI 'Percentage onkostendeclaraties met herstelwerk' te berekenen en het dashboard 'Analyse van beleidsovertredingen en herstelwerk' aan te sturen. Je kunt cases die soepel door het proces lopen eenvoudig vergelijken met cases die worden teruggestuurd. Zo wordt duidelijk hoeveel tijd en kosten met herstelwerk gemoeid zijn.

Markeert onkostendeclaraties waarvoor extra werk en correcties nodig waren. Zo kun je de oorzaken en kosten van herstelwerk analyseren.

Dit attribuut staat niet in het bronsysteem. Het wordt berekend door te controleren of de activiteitenreeks van een case 'Declaratie teruggestuurd voor aanpassing' of een vergelijkbare herstelactiviteit bevat.

Dit attribuut geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is. Het registreert de datum en tijd van de laatste geslaagde data-extractie uit Brex.

Aan de hand van het tijdstip van de laatste data-update kunnen gebruikers beoordelen hoe actueel de inzichten zijn. Zo zien ze of de dashboards de meest recente stand van de bedrijfsvoering weergeven of op oudere data zijn gebaseerd. Dat helpt om verwachtingen over de nauwkeurigheid van realtime analyses goed af te stemmen.

Laat zien hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om juiste, actuele beslissingen over de bedrijfsvoering te nemen.

Deze timestamp wordt aan het einde van een geslaagde data-ophaling uit Brex aangemaakt door de data-extractietool of het extractieproces.

Dit attribuut geeft het land aan van het hoofdkantoor of de kostenplaats van de medewerker. Voor internationale bedrijven is dit een belangrijke dimensie voor vergelijkende analyses.

Door het proces per land te analyseren, kun je regionale verschillen in procesprestaties, compliance of uitgavengedrag ontdekken. Goedkeuringen kunnen bijvoorbeeld in het ene land langer duren door lokale regelgeving of een andere managementstructuur. Met deze informatie kun je processen wereldwijd standaardiseren en tegelijk rekening houden met lokale behoeften.

Maakt het mogelijk procesprestaties en compliance in verschillende regio's te analyseren. Dat is belangrijk voor internationale organisaties.

Afkomstig uit het medewerkersprofiel in Brex, dat vaak wordt gesynchroniseerd met een centraal HR-systeem.

Dit attribuut geeft aan op wiens naam de onkostendeclaratie is ingediend. Gebruiker van gebeurtenis geeft aan wie een actie heeft uitgevoerd; Naam van medewerker geeft aan op wie de case betrekking heeft.

Met deze informatie kun je onkosten per medewerker volgen. Zo ontdek je wie vaak declaraties indient die in strijd zijn met het beleid of herhaaldelijk worden afgewezen. Dat kan erop wijzen dat extra training nodig is. Je krijgt ook inzicht in uitgavenpatronen van verschillende medewerkers of functies binnen de organisatie.

Geeft aan bij wie de onkostendeclaratie hoort. Zo kun je de kwaliteit van indieningen en compliance per medewerker analyseren.

Dit is een basisgegeven van elke onkostendeclaratie en is gekoppeld aan het gebruikersprofiel van de aanmaker in Brex.

De onkostencategorie is een classificatie die de medewerker kiest om aan te geven waar de onkosten voor zijn gemaakt. Deze wordt gebruikt voor de boekhouding, budgettering en handhaving van beleid.

Met process mining kun je onkosten per categorie indelen en het proces gedetailleerder bekijken. Zo ontdek je bijvoorbeeld of bepaalde categorieën, zoals internationale reizen, langere goedkeuringscycli of meer afwijzingen hebben. Deze analyse helpt je beleid en processen voor specifieke soorten uitgaven aan te scherpen.

Maakt het mogelijk het proces per soort uitgave te analyseren. Zo kun je verschillen in werkwijzen of bottlenecks tussen onkostencategorieën ontdekken.

Dit is een standaardveld op afzonderlijke onkostenregels. Als een declaratie meerdere categorieën bevat, moet je de gegevens samenvoegen op het niveau van de onkostendeclaratie.

Dit attribuut bevat de vrije tekst of vooraf bepaalde reden voor het afwijzen van een onkostendeclaratie. Het is iets anders dan een automatische beleidssignalering: het legt een handmatige beslissing van een goedkeurder vast.

Door afwijsredenen te analyseren, krijg je zicht op de oorzaken van procesfouten en herstelwerk. Zo ontdek je veelvoorkomende fouten bij het indienen, onduidelijk beleid of misverstanden bij medewerkers en managers. Je kunt deze informatie gebruiken om trainingsmateriaal en veelgestelde vragen te verbeteren. Dat helpt het aantal afwijzingen en de hoeveelheid herstelwerk terug te dringen.

Verklaart waarom handmatige afwijzingen plaatsvinden en geeft concrete feedback waarmee je gebruikerstraining kunt verbeteren en toekomstige fouten kunt voorkomen.

Dit is meestal een opmerkingenveld dat goedkeurders kunnen invullen wanneer ze in de Brex-interface op 'Afwijzen' klikken.

Het attribuut Valuta geeft aan in welke valuta het totaalbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Dit is belangrijk voor een juiste financiële analyse, vooral bij internationale organisaties die met meerdere valuta werken.

Met dit attribuut kun je financiële data correct interpreteren. Het maakt het mogelijk om onkostenbedragen goed op te tellen en te vergelijken. Vaak moeten bedragen daarvoor eerst worden omgerekend naar één rapportagevaluta. Zo voorkom je dat bedragen in verschillende valuta bij elkaar worden opgeteld.

Zorgt voor juiste financiële cijfers bij meerdere valuta en maakt het mogelijk onkostenbedragen correct op te tellen en te rapporteren.

Dit veld staat in de onkostendata van Brex meestal naast het bedragveld.