> Continu verbeteren van processen > Order to Cash facturering en factuurverwerking > Salesforce Sales Cloud > Datatemplate

Datatemplate voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Salesforce Sales Cloud

← Terug naar de verbetergids

Attributen voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking(19) Activiteiten voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking(13) Extractiegidsen(3)

Datatemplate voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Deze template geeft een overzicht van de data-attributen en activiteiten die nodig zijn om het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking goed te analyseren. Je ziet welke informatie je voor het event log verzamelt en hoe je die data kunt ophalen. Gebruik deze bron voor process mining en om waardevolle inzichten te krijgen.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om bij te houden
Richtlijnen voor data-extractie

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log bij een volledige analyse van Order to Cash, facturatie en factuurverwerking. Zo leg je alle belangrijke informatie vast.

3 Verplicht 5 Aanbevolen 11 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis in het factureringsproces.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft de stap of mijlpaal in de levenscyclus van een factuur, zoals 'Factuur aangemaakt' of 'Betaling ontvangen'. Deze activiteiten vormen de knooppunten op de proceskaart. De volgorde van Activity Name analyseren is essentieel voor process mining. Zo wordt de werkelijke procesgang zichtbaar en kun je die vergelijken met het ontworpen proces. Je kunt afwijkingen, bottlenecks tussen specifieke stappen en herstelrondes opsporen. Dit ondersteunt rechtstreeks dashboards zoals 'Herstelwerk en fouten in het factureringsproces' en 'Rapport over compliance-overtredingen bij facturering'. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de processtappen, vormt de basis van de proceskaart en maakt analyse van workflows, bottlenecks en afwijkingen mogelijk. Waar vind je dit? Dit wordt meestal afgeleid van wijzigingen in het veld Status op het Invoice-object of van records in gekoppelde objecten zoals Task of Event, waarin specifieke acties worden bijgehouden. Voorbeelden Factuur aangemaaktFactuur goedgekeurdFactuur naar klant verstuurdBetaling ontvangen
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatie van elke factuur. Dit is de belangrijkste case-identificatie voor het factureringsproces.
Beschrijving Invoice Number is het centrale attribuut waarmee alle bijbehorende factureringsactiviteiten aan één case worden gekoppeld. Elk nummer staat voor een afzonderlijk factuurdocument dat naar een klant is verstuurd. Bij process mining kun je met dit attribuut de volledige levenscyclus van een factuur volgen, van aanmaak tot betaling en afsluiting. Het is nodig om de proceskaart op te bouwen en KPI’s per case te berekenen, zoals 'Gemiddelde doorlooptijd van facturen' en 'Days Sales Outstanding'. Door processen op Invoice Number te analyseren, kun je bottlenecks, herstelrondes en afwijkingen van compliance opsporen voor afzonderlijke facturen. Waarom dit belangrijk is Dit is de sleutel waarmee je alle bijbehorende factureringsactiviteiten aan elkaar koppelt. Zo krijg je per transactie een volledig beeld van het factureringsproces. Waar vind je dit? Dit is meestal de primaire sleutel van het Invoice-object in Salesforce Sales Cloud, vaak aangeduid met `InvoiceNumber` of een vergelijkbaar uniek ID-veld. Voorbeelden INV-00582INV-01934INV-10345
	Tijdstip van de gebeurtenis EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut bevat de datum en tijd van elke activiteit. Die zijn nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en prestaties te analyseren. Aan de hand van timestamps kun je de volgorde van gebeurtenissen bepalen en de tijd ertussen berekenen. Bij procesanalyse gebruik je Tijdstip van de gebeurtenis om alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, waaronder doorlooptijden, wachttijden en de duur van specifieke activiteiten. Het vormt de basis voor KPI’s zoals 'Gemiddelde doorlooptijd van facturen' en 'DSO', en voor dashboards zoals 'Goedkeuringsdoorlooptijd van facturen' en 'Prestaties bij betalingsafstemming'. Waarom dit belangrijk is Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en prestatiemetrieken, zoals doorlooptijden en tijdsduur, te berekenen. Daarmee kun je vertragingen opsporen. Waar vind je dit? Deze data komt vaak uit door het systeem gegenereerde timestampvelden, zoals `CreatedDate` of `LastModifiedDate` op het Invoice-object of gekoppelde Task- of Event-records. Voorbeelden 2023-04-15T10:00:00Z2023-04-16T14:30:00Z2023-05-20T09:05:12Z
	Factureringsteam BillingDepartment	De afdeling of het team dat verantwoordelijk is voor de factureringsactiviteit.
Beschrijving Dit attribuut geeft de functionele groep aan waartoe de verantwoordelijke gebruiker behoort, zoals 'Debiteurenbeheer' of 'Sales Operations'. Meestal wordt dit afgeleid van het gebruikersprofiel of de rol in Salesforce. Door prestaties per afdeling te analyseren, krijg je zicht op proceseigenaarschap en problemen binnen specifieke teams. De dashboards 'Prestaties bij betalingsafstemming' en 'Werkdruk en prestaties van het factureringsteam' gebruiken deze informatie om de efficiëntie en inzet van mensen in verschillende functionele gebieden te vergelijken. Waarom dit belangrijk is Zo kun je prestaties per team of afdeling analyseren en bottlenecks, beperkte capaciteit of opleidingsbehoeften binnen specifieke groepen opsporen. Waar vind je dit? Deze informatie staat meestal op het User-object in Salesforce, bijvoorbeeld in de velden `Afdeling` of `Role.Name`. Voorbeelden DebiteurenbeheerFinanciële bedrijfsvoeringIncassoteam
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige status van de factuur in de levenscyclus.
Beschrijving Dit attribuut geeft de huidige status van de factuur weer, bijvoorbeeld 'Concept', 'In afwachting van goedkeuring', 'Verstuurd', 'Betaald' of 'Ongeldig'. Zo zie je op elk moment waar de factuur zich in het proces bevindt. Factuurstatus is een belangrijke dimensie om data te filteren en te segmenteren. Analisten kunnen zich richten op specifieke groepen facturen, zoals alle facturen die nog betaald moeten worden of zijn afgewezen. Zo kun je werk prioriteren en onderzoeken welke kenmerken facturen hebben die in bepaalde fasen blijven hangen. Waarom dit belangrijk is Dit geeft een duidelijk beeld van de huidige status van een factuur en maakt het mogelijk open, gesloten of problematische cases te filteren en analyseren. Waar vind je dit? Dit is meestal een standaardkeuzeveld met de naam `Status` op het Invoice-object in Salesforce. Voorbeelden In afwachting van goedkeuringGoedgekeurdNaar klant verstuurdBetaaldAfgeboekt
	Totaalbedrag factuur InvoiceTotalAmount	Het totale geldbedrag van de factuur.
Beschrijving Dit attribuut geeft het totale bedrag weer dat de klant verschuldigd is voor geleverde goederen of diensten. Het is een belangrijke financiële metriek voor elke factuurcase. Door het totaalbedrag van facturen te analyseren, kun je facturen met een hoge waarde prioriteren en zien hoe procesprestaties verschillen tussen kleine en grote transacties. Je kunt de analyse in dashboards segmenteren om bijvoorbeeld te zien of facturen met een hoger bedrag langer op goedkeuring wachten of later worden betaald. Dit helpt om financiële risico’s te beheersen en incasso-inspanningen gericht in te zetten. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de financiële impact analyseren, facturen met een hoge waarde prioriteren en zien hoe het bedrag het proces beïnvloedt, bijvoorbeeld via goedkeuringsduur of betalingsvertragingen. Waar vind je dit? Dit is waarschijnlijk een standaardvalutaveld op het Invoice-object, mogelijk met de naam `GrandTotal` of een vergelijkbaar veld voor het totaalbedrag. Voorbeelden 5400.5012500.00850.75
	Uiterste betaaldatum PaymentDueDate	De datum waarop de klant de factuur uiterlijk moet betalen.
Beschrijving Dit attribuut geeft de uiterste betaaldatum op de factuur aan. De datum wordt berekend op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden. De uiterste betaaldatum is belangrijk voor financiële planning en incassobeheer. Je vergelijkt deze datum met de werkelijke betaaldatum om betaalgedrag te meten. De datum is nodig om de KPI 'Percentage tijdig betaalde facturen' te berekenen en dashboards te maken die bijhouden of betalingen op tijd binnenkomen, zoals 'Trend in Days Sales Outstanding (DSO)'. Waarom dit belangrijk is Dit is de referentiedatum voor het meten van betaalprestaties, het berekenen van DSO en het starten van incassoactiviteiten, zoals betalingsherinneringen. Waar vind je dit? Dit is een standaarddatumveld op het Salesforce Invoice-object, vaak met de naam `DueDate`. Voorbeelden 2023-05-152023-06-302023-07-01
	Verantwoordelijke gebruiker UserResponsible	De gebruiker of agent die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke Salesforce-gebruiker verantwoordelijk was voor een activiteit, zoals het goedkeuren van een factuur of het boeken van een betaling. Vaak is dit de gebruiker die het record als laatste heeft gewijzigd of eigenaar is van de taak. Door het proces per verantwoordelijke gebruiker te analyseren, krijg je zicht op teamprestaties, werkverdeling en opleidingsbehoeften. Dit ondersteunt het dashboard 'Werkdruk en prestaties van het factureringsteam', waarmee je prestaties kunt vergelijken en de inzet van mensen kunt analyseren. Ook helpt het bij oorzaakanalyses van vertragingen of fouten. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je prestaties van individuele medewerkers en teams analyseren, de werkdruk verdelen en medewerkers opsporen die uitblinken of extra training nodig hebben. Waar vind je dit? Deze informatie staat bijvoorbeeld in het veld `LastModifiedById` op het Invoice-object of `OwnerId` op gekoppelde Task- of aangepaste objecten. Je moet deze ID’s koppelen aan het User-object om de naam van de gebruiker op te halen. Voorbeelden Alice JohnsonBob WilliamsCharlie Brown
	Accountverantwoordelijke AccountOwner	De verkoper of accountmanager die verantwoordelijk is voor de klantaccount.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor de klantrelatie. Meestal is dit de verkoper of accountmanager die in Salesforce aan het Account is toegewezen. De accountverantwoordelijke is niet rechtstreeks betrokken bij de facturatie, maar kan wel een relevante dimensie zijn voor analyses. Problemen met de facturatie kunnen de klantrelatie beïnvloeden. Met dit attribuut koppel je procesprestaties aan de commerciële kant van de organisatie. Zo zie je bijvoorbeeld of accounts van bepaalde verantwoordelijken vaker facturatieproblemen hebben. Waarom dit belangrijk is Koppelt de prestaties van het facturatieproces aan de verantwoordelijke voor de commerciële klantrelatie. Zo zie je wat fouten of vertragingen bij facturatie voor de organisatie betekenen. Waar vind je dit? Dit is het veld `Owner.Name` van het Account-object dat aan de Invoice is gekoppeld. Voorbeelden David MillerSophia GarciaJames Wilson
	Betalingsvoorwaarden PaymentTerms	De afgesproken voorwaarden voor de betaling van een factuur, zoals ‘Netto 30 dagen’ of ‘Betalen bij ontvangst’.
Beschrijving Dit attribuut bepaalt de regels voor wanneer en hoe een factuur moet worden betaald. Het bepaalt vaak de berekening van de vervaldatum en kan afspraken bevatten over korting bij vroeg betalen. Door te analyseren op betalingsvoorwaarden zie je hoe verschillende afspraken het betaalgedrag beïnvloeden. Dit is belangrijk voor het dashboard ‘Gebruik van korting bij vroeg betalen’. Dat vergelijkt betaaldatums met de afgesproken voorwaarden en brengt gemiste financiële kansen aan het licht. De analyse helpt ook verklaren waarom sommige facturen een langere of kortere betaalcyclus hebben. Waarom dit belangrijk is Dit geeft context bij betalingstermijnen en is essentieel voor analyses van betaalgedrag, DSO en de effectiviteit van kortingsregelingen voor vroeg betalen. Waar vind je dit? Deze informatie staat waarschijnlijk in een keuzelijst of tekstveld op het Invoice-object of het bijbehorende Account-object in Salesforce. Voorbeelden Netto 30 dagenNetto 60 dagen2% korting bij betaling binnen 10 dagen, netto 30 dagenBetalen bij ontvangst
	Bronsysteem SourceSystem	Geeft aan uit welk systeem de data afkomstig is.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welke brontoepassing de gebeurtenisdata is aangemaakt. Voor dit proces is dat meestal 'Salesforce Sales Cloud'. In omgevingen met meerdere gekoppelde systemen is dit veld belangrijk om de herkomst van data te volgen en problemen op te lossen. Het geeft context aan de data en helpt om gebeurtenissen uit verschillende systemen correct samen te voegen en te interpreteren in de process mining-tool. Waarom dit belangrijk is Dit geeft belangrijke informatie over de herkomst van data. Die is nodig voor datagovernance, validatie en analyse in omgevingen met meerdere systemen. Waar vind je dit? Dit is meestal een vaste waarde die tijdens het ETL-proces (extractie, transformatie en laden) wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven. Voorbeelden Salesforce Sales CloudSFSC
	Days Sales Outstanding DaysSalesOutstanding	Het aantal dagen tussen het versturen van de factuur en de ontvangst van de betaling.
Beschrijving Days Sales Outstanding (DSO) is een financiële maatstaf voor het gemiddelde aantal dagen dat een organisatie nodig heeft om een betaling te innen na een verkoop. Je berekent DSO als de tijd tussen de gebeurtenis ‘Factuur naar klant verzonden’ en ‘Klantbetaling ontvangen’. Deze KPI staat centraal in het Order to Cash-proces. Met dit attribuut is de waarde voor elke factuur beschikbaar. Het ondersteunt het dashboard ‘Trend in Days Sales Outstanding (DSO)’ en is essentieel om de cashflow te bewaken en te verbeteren. Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke KPI om de effectiviteit van het incassoproces te meten en de directe invloed ervan op de cashflow van de organisatie te zien. Waar vind je dit? Dit is een berekend attribuut. De berekening is `(Timestamp('Customer Payment Received') - Timestamp('Invoice Sent to Customer'))`. Voorbeelden 32 dagen58 dagen29 dagen
	Eindtijd van de gebeurtenis EventEndTime	De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is afgerond.
Beschrijving Dit attribuut registreert wanneer een activiteit is afgerond. Veel activiteiten in de facturatie zijn gebeurtenissen zonder duur, waarbij de starttijd gelijk is aan de eindtijd. Andere activiteiten, zoals een goedkeuringsstap, kunnen wel een meetbare duur hebben. Met een eindtijd kun je de verwerkingstijd van een activiteit nauwkeurig berekenen: de tijd waarin een medewerker of systeem actief aan een taak werkt. Zo maak je onderscheid tussen actieve werktijd en wachttijd en krijg je een gedetailleerder beeld van de procesefficiëntie. Waarom dit belangrijk is Hiermee bereken je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig en maak je onderscheid tussen actief werk en wachttijd. Zo kun je de efficiëntie beter analyseren. Waar vind je dit? Dit is vaak geen standaardveld. Je kunt het afleiden van de StartTime van de volgende activiteit in de case, of vastleggen in een aangepast veld. Voorbeelden 2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:32:10Z2023-05-20T09:05:12Z
	Facturatieland BillingCountry	Het land in het factuuradres.
Beschrijving Dit attribuut legt het land van het factuuradres van de klant vast. Het is een belangrijke geografische dimensie om procesdata op te splitsen. Door het facturatieproces per land te analyseren, zie je regionale verschillen in prestaties, compliance en klantgedrag. Zo ontdek je of bepaalde landen langere betaalcycli of andere herstelpercentages hebben, of specifieke regelgeving kennen die invloed heeft op het proces. Dit helpt bij het harmoniseren van processen wereldwijd en het verbeteren ervan per regio. Waarom dit belangrijk is Maakt geografische analyses mogelijk om regionale verschillen in prestaties, compliance-eisen en betaalgedrag te herkennen. Waar vind je dit? Dit is onderdeel van het standaard samengestelde adresveld op het Invoice-object, meestal `BillingCountry`. Voorbeelden USADuitslandJapanBrazilië
	Factuurvaluta InvoiceCurrency	De valutacode voor het factuurbedrag, zoals USD of EUR.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welke valuta de factuur is opgesteld. Het is vooral belangrijk voor organisaties die in meerdere landen actief zijn. Dit veld geeft financiële analyses de nodige context. Je kunt geldbedragen correct optellen en procesmaatstaven in verschillende valutagebieden vergelijken. Bij analyses van financiële KPI’s is dit een noodzakelijk filter, zodat je geen verschillende valuta door elkaar haalt. Waarom dit belangrijk is Geeft de nodige context bij alle geldbedragen. Zo blijven financiële analyses en rapportages kloppen, vooral bij internationale bedrijfsvoering. Waar vind je dit? Dit is meestal het standaardveld `CurrencyIsoCode`, beschikbaar in Salesforce-omgevingen waarin meerdere valuta zijn ingeschakeld. Voorbeelden USDEURGBPJPY
	Is herstelwerk IsRework	Een berekende indicator die aangeeft of een factuur een herstelronde heeft doorlopen.
Beschrijving Dit booleaanse attribuut wordt tijdens de dataverwerking afgeleid. Het krijgt de waarde true als de activiteitenreeks van een factuur op herstelwerk wijst, bijvoorbeeld wanneer de factuur teruggaat naar een eerdere stap nadat die al is afgerond, zoals ‘Factuur gecorrigeerd’ na ‘Factuur goedgekeurd’. Met deze indicator herken en meet je procesinefficiëntie snel. De indicator vormt de basis voor de KPI ‘Percentage facturen met herstelwerk’ en het dashboard ‘Herstelwerk en fouten in het facturatieproces’. Analisten kunnen hiermee cases met kostbaar en tijdrovend herstelwerk apart bekijken. Waarom dit belangrijk is Deze indicator meet procesinefficiëntie door cases met correctierondes te herkennen. Zo kun je fouten opsporen en de kosten van slechte kwaliteit berekenen. Waar vind je dit? Dit attribuut staat niet in het bronsysteem. De process mining-tool of de ETL-laag berekent het op basis van de activiteitenreeks per case. Voorbeelden truefalse
	Is te laat betaald IsLatePayment	Een berekende indicator die aangeeft of de betaling na de vervaldatum is ontvangen.
Beschrijving Dit booleaanse attribuut wordt afgeleid door de timestamp van ‘Klantbetaling ontvangen’ te vergelijken met de ‘Vervaldatum’. De waarde is true als de betaling te laat was en false als dat niet zo is. Deze indicator maakt het eenvoudiger om betaalgedrag en de effectiviteit van incasso te analyseren. Hij vormt de basis voor de KPI ‘Percentage op tijd betaalde facturen’ en helpt klanten in te delen in betalers die op tijd of te laat betalen. Per factuur geeft de indicator een duidelijke uitkomst voor de betaalprestatie. Waarom dit belangrijk is Dit geeft een duidelijke maatstaf voor het succes van incasso. De indicator ondersteunt de KPI ‘Percentage op tijd betaalde facturen’ en helpt factoren te analyseren die bijdragen aan te late betalingen. Waar vind je dit? Dit attribuut staat niet in het bronsysteem. De ETL-laag of process mining-tool berekent het door de betaaldatum te vergelijken met het veld `PaymentDueDate`. Voorbeelden truefalse
	Klantnaam CustomerName	De naam van de klant of account waaraan de factuur wordt gestuurd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan aan welke klant of welk bedrijf de factuur is gericht. Meestal wordt de klant gekoppeld via het bijbehorende Account-record in Salesforce. Door het proces per klant te analyseren, krijg je zicht op klantspecifiek gedrag en problemen die belangrijke accounts kunnen raken. Zo zie je of bepaalde klanten vaak te laat betalen, meer herstelwerk vragen of ingewikkelde goedkeuringsrondes hebben. Deze informatie helpt bij het beheren van klantrelaties en het afstemmen van incassostrategieën. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je het proces vanuit klantperspectief analyseren en patronen opsporen, zoals klanten die vaak te laat betalen of meer factuurcorrecties nodig hebben. Dat helpt bij het beheer van klantrelaties. Waar vind je dit? Deze informatie komt uit het veld `Account.Name`, dat via een opzoekrelatie het Invoice-object aan het Account-object koppelt. Voorbeelden ABC CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	Laatste data-update LastDataUpdate	Timestamp van de laatste data-update vanuit het bronsysteem.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor de process mining-analyse voor het laatst uit Salesforce Sales Cloud is opgehaald. Bij elke update wordt deze metadataveldwaarde aan de volledige dataset toegevoegd. Zo weten gebruikers hoe actueel de analyse is. Ze kunnen zien of de dashboards en KPI’s die ze bekijken zijn bijgewerkt. Dat is belangrijk om op tijd en met actuele procesinformatie beslissingen te nemen. Waarom dit belangrijk is Laat zien hoe actueel de data is, zodat beslissingen zijn gebaseerd op een recent en relevant beeld van het proces. Waar vind je dit? Deze waarde wordt bij elke uitvoering door de ETL-tool of datapijplijn gegenereerd en aan de dataset toegevoegd. Voorbeelden 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen om in het event log vast te leggen voor een nauwkeurige procesontdekking en prestatieanalyse.

5 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling van klant ontvangen	De klant heeft de factuur betaald en het geld is ontvangen. Dit wordt meestal vastgelegd door een gekoppeld 'Payment'-record aan te maken en aan de factuur te koppelen.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste mijlpaal in het deel van het proces waarin betalingen worden geïnd. Dit is het eindpunt voor de DSO-berekening en betekent dat de omzet daadwerkelijk is ontvangen. Waar vind je dit? Vastgelegd aan de hand van de aanmaakdatum van een aangepast 'Payment'-objectrecord dat aan het Invoice-object is gekoppeld. De activiteit kan ook worden afgeleid wanneer de factuurstatus verandert in 'Betaald'. Vastleggen Een gekoppeld Payment-record wordt aangemaakt. Gebeurtenistype explicit
	Factuur aangemaakt	Deze activiteit markeert het aanmaken van een nieuw factuurrecord in Salesforce. Dit is het officiële begin van het factureringsproces voor een specifieke transactie. Meestal gebeurt dit nadat een bestelling is afgehandeld of een contractmijlpaal is bereikt. De activiteit wordt vastgelegd aan de hand van de aanmaaktimestamp van het factuurrecord.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste startactiviteit van het factureringsproces. Door de tijd vanaf dit moment tot aan de betaling te analyseren, kun je de totale doorlooptijd van Order-to-Cash meten en vertragingen bij de eerste gegevensinvoer opsporen. Waar vind je dit? Deze activiteit wordt afgeleid van de aanmaakdatum (het veld CreatedDate) van het aangepaste Invoice-object of een vergelijkbaar object dat de factuur in Salesforce weergeeft. Vastleggen Timestamp waarop het factuurobject is aangemaakt. Gebeurtenistype explicit
	Factuur gesloten	De levenscyclus van de factuur is afgerond: de factuur is volledig betaald en afgestemd. Dit is de laatste activiteit voor een succesvol verwerkte factuur en wordt meestal vastgelegd met een statuswijziging.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is het belangrijkste eindpunt van het proces en maakt een nauwkeurige berekening van de totale doorlooptijd mogelijk. Zo is duidelijk wanneer het proces als afgerond geldt. Waar vind je dit? Afgeleid van de timestamp waarop het statusveld van het Invoice-object wordt bijgewerkt naar 'Gesloten', 'Volledig betaald' of een vergelijkbare eindstatus. Vastleggen Het statusveld van de factuur verandert in de eindstatus 'Gesloten'. Gebeurtenistype inferred
	Factuur goedgekeurd	Een bevoegde gebruiker heeft de factuur beoordeeld en goedgekeurd. De factuur is daarmee correct bevonden en klaar om naar de klant te worden verstuurd. Deze activiteit wordt meestal vastgelegd wanneer de factuurstatus verandert in 'Goedgekeurd'.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal die bepaalt of het factureringsproces verder kan. Vertragingen veroorzaken bottlenecks en hebben invloed op DSO en de totale doorlooptijden. Het dashboard 'Goedkeuringsdoorlooptijd van facturen' meet deze tijd. Waar vind je dit? Afgeleid uit een statusveld op het Invoice-object dat verandert in 'Goedgekeurd'. Als Salesforce Approval Processes worden gebruikt, kan de activiteit expliciet worden vastgelegd aan de hand van de geschiedenis van het ProcessInstance-object. Vastleggen Het statusveld van de factuur verandert in 'Goedgekeurd' of een formele stap in het goedkeuringsproces wordt afgerond. Gebeurtenistype inferred
	Factuur naar klant verstuurd	De goedgekeurde factuur is officieel naar de klant verstuurd, per e-mail, post of via een portaal. Dit wordt vaak vastgelegd wanneer het veld 'Verzenddatum' wordt ingevuld of de status verandert in 'Verstuurd'.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van de betaaltermijn en is het startpunt voor de berekening van Days Sales Outstanding (DSO). Het is een belangrijke mijlpaal om klantcommunicatie en betalingstermijnen te volgen. Waar vind je dit? Afgeleid wanneer het veld 'Verzenddatum' op het Invoice-object wordt ingevuld of de status verandert in 'Verstuurd'. Als de factuur via een geïntegreerde e-mailtool is verstuurd, kan de activiteit ook expliciet zijn vastgelegd in de activiteitengeschiedenis. Vastleggen Timestamp waarop het veld 'Sent_Date__c' wordt ingevuld. Gebeurtenistype inferred
	Betaling in grootboek geboekt	De ontvangen betaling is officieel vastgelegd in het financiële boekhoudsysteem of grootboek van het bedrijf. Dit kan worden vastgelegd via een statuswijziging van de betaling of factuur nadat een integratie is uitgevoerd.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit maakt onderscheid tussen het ontvangen van de betaling en de financiële afstemming ervan. De tijd tussen ontvangst en boeking kan vertragingen in de interne boekhouding aan het licht brengen. Waar vind je dit? Afgeleid van een statuswijziging op het Payment- of Invoice-object naar bijvoorbeeld 'Geboekt' of 'Geëxporteerd naar ERP'. Dit wordt vaak bijgewerkt via een API-integratie. Vastleggen De status van de betaling of factuur verandert in 'Geboekt'. Gebeurtenistype inferred
	Betaling verwerkt en afgestemd	De ontvangen betaling is volledig gekoppeld aan en verwerkt voor de betreffende factuur in het systeem. Daarmee is de openstaande vordering afgehandeld. Dit wordt vastgelegd met een laatste statuswijziging van het betalings- of factuurrecord.
Waarom dit belangrijk is Dit is de laatste stap in de cash-conversiecyclus. Het dashboard 'Prestaties bij betalingsafstemming' gebruikt deze activiteit om te meten hoe efficiënt het financiële team betalingen verwerkt. Waar vind je dit? Afgeleid van een statuswijziging op de factuur of een gekoppeld Payment-object naar een eindstatus zoals 'Afgestemd' of 'Verwerkt'. Vastleggen De status van de factuur of betaling verandert in 'Afgestemd'. Gebeurtenistype inferred
	Betalingsherinnering verstuurd	Er is een bericht naar de klant verstuurd om te herinneren aan een aankomende of achterstallige betaling. Dit wordt vaak vastgelegd als een Activity-record (Task of Email) dat aan de factuur is gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is Door herinneringen te volgen, kun je zien hoe effectief de incassostrategie is. Deze data is nodig voor het dashboard 'Effectiviteit van betalingsherinneringen' en de KPI 'Percentage verstuurde betalingsherinneringen'. Waar vind je dit? Vastgelegd wanneer een Activity-record (Task of Email) wordt aangemaakt dat aan het Invoice-object is gekoppeld en waarvan het onderwerp of type aangeeft dat het om een betalingsherinnering gaat. Vastleggen Een gekoppeld Task- of Email-record wordt aangemaakt met een specifiek type of onderwerp. Gebeurtenistype explicit
	Factuur afgeboekt	Er is besloten de schuld af te schrijven en de factuur zonder volledige betaling te sluiten. Dit is een alternatieve, niet-succesvolle uitkomst van het factureringsproces.
Waarom dit belangrijk is Door afboekingen te volgen, kun je omzetverlies kwantificeren en klanten of situaties opsporen die tot oninbare vorderingen leiden. Dit is een belangrijke uitzonderingsroute om in de gaten te houden voor de financiële gezondheid. Waar vind je dit? Afgeleid van de timestamp waarop het statusveld van het Invoice-object wordt bijgewerkt naar 'Afgeboekt' of 'Geannuleerd - oninbare vordering'. Vastleggen Het statusveld van de factuur verandert in 'Afgeboekt'. Gebeurtenistype inferred
	Factuur afgewezen	Een goedkeurder heeft de factuur afgewezen, meestal vanwege fouten of afwijkingen. De factuur moet dan worden aangepast en opnieuw ingediend. Dit wordt vastgelegd wanneer de status van het factuurrecord verandert in 'Afgewezen'.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit wijst op herstelwerk en een inefficiënt proces. Door te analyseren hoe vaak facturen worden afgewezen, kun je veelvoorkomende fouten opsporen. Dat helpt bij de oorzaakanalyse voor het dashboard 'Herstelwerk en fouten in het factureringsproces'. Waar vind je dit? Afgeleid uit een statusveld op het Invoice-object dat verandert in 'Afgewezen'. Deze data kan ook voorkomen in opmerkingen in de geschiedenis van een formeel goedkeuringsproces. Vastleggen Het statusveld van de factuur verandert in 'Afgewezen'. Gebeurtenistype inferred
	Factuur gecorrigeerd	Dit is een handmatige correctie of aanpassing van een factuur nadat deze is afgewezen of er een fout in is gevonden. Vaak wordt dit afgeleid wanneer de factuurstatus teruggaat naar een eerdere status, bijvoorbeeld van 'Afgewezen' naar 'Concept'.
Waarom dit belangrijk is Correctierondes in kaart brengen is belangrijk om de KPI 'Percentage facturen met herstelwerk' te meten. Veel correcties wijzen op problemen bij het aanmaken van facturen, wat tot vertragingen leidt. Waar vind je dit? Afgeleid uit de veldgeschiedenis door een statuswijziging te herkennen van een latere fase (bijvoorbeeld 'Afgewezen' of 'Goedgekeurd') naar een eerdere fase (bijvoorbeeld 'Concept' of 'In uitvoering'). Vastleggen De factuurstatus gaat terug naar een eerdere stap in het proces. Gebeurtenistype inferred
	Factuur ter goedkeuring ingediend	De factuur is afgerond en ingediend voor interne beoordeling voordat deze naar de klant wordt verstuurd. Deze activiteit wordt meestal vastgelegd wanneer een statusveld op het factuurrecord verandert, bijvoorbeeld van 'Concept' naar 'In afwachting van goedkeuring'.
Waarom dit belangrijk is Door deze activiteit te volgen, kun je zien hoeveel tijd de factuur in de goedkeuringswachtrij doorbrengt. Dit is een belangrijke eerste stap bij het berekenen van de KPI 'Gemiddelde goedkeuringsduur van facturen'. Waar vind je dit? Afgeleid uit de veldgeschiedenis van het Invoice-object wanneer een statusveld wordt bijgewerkt naar bijvoorbeeld 'Ingediend ter goedkeuring' of 'In beoordeling'. Vastleggen Het statusveld van de factuur verandert in 'In afwachting van goedkeuring'. Gebeurtenistype inferred
	Uiterste betaaldatum bereikt	Dit is een berekende activiteit die het moment aangeeft waarop de factuur volgens de betalingsvoorwaarden betaald moet zijn. Het is geen gebruikersactie, maar wordt afgeleid van factuurdata.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is een belangrijk ijkpunt om betaalgedrag te analyseren en de KPI 'Percentage tijdig betaalde facturen' te meten. Zo kun je onderscheid maken tussen tijdige en te late betalingen. Waar vind je dit? Dit is een berekende activiteit. De activiteit wordt afgeleid door de huidige timestamp te vergelijken met het veld 'Vervaldatum' op het Invoice-object. De activiteit wordt niet als gebeurtenis in Salesforce opgeslagen. Vastleggen Berekend door de huidige datum te vergelijken met het veld Vervaldatum van de factuur. Gebeurtenistype calculated

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit Salesforce Sales Cloud

Stappen

Controleer de vereisten: Zorg dat je de benodigde machtigingen in Salesforce hebt, waaronder ‘Run Reports’, ‘Create and Customize Reports’ en ‘Export Reports’. Controleer of Field History Tracking is ingeschakeld voor de belangrijke statusvelden op de Invoice- en Payment-objecten. Ga hiervoor naar Setup > Object Manager, zoek het relevante object, open Fields & Relationships en klik op ‘Set History Tracking’.
Bepaal je rapportstrategie: Je moet meerdere rapporten maken, omdat activiteiten afkomstig zijn uit verschillende records of gebeurtenissen, zoals het aanmaken van een factuur, statuswijzigingen en bijbehorende betalingen. Maak voor elke afzonderlijke bron een rapport en voeg de resultaten daarna buiten Salesforce samen.
Maak een rapport voor het aanmaken van records: Begin met de eenvoudigste gebeurtenissen. Maak een rapport voor ‘Factuur aangemaakt’ en ‘Klantbetaling ontvangen’. Ga naar het tabblad Reports en klik op ‘New Report’. Kies een rapporttype met het Invoice-object, bijvoorbeeld ‘Invoices’, of het Payment-object. Voeg kolommen toe voor de attributen van het event log. Voor de activiteit ‘Factuur aangemaakt’ is de CreatedDate van het factuurrecord de EventTime.
Maak een rapport voor veldgeschiedenis: Maak voor statuswijzigingen zoals ‘Factuur ingediend ter goedkeuring’, ‘Factuur goedgekeurd’, ‘Factuur afgewezen’ en ‘Factuur gecorrigeerd’ een rapport op basis van het rapporttype ‘Invoice History’. Dit speciale rapporttype toont wijzigingen die met Field History Tracking zijn bijgehouden. Filter het rapport op wijzigingen in het veld Status.
Maak een rapport voor gebeurtenissen op basis van datums: Maak voor gebeurtenissen zoals ‘Factuur naar klant verzonden’ of ‘Vervaldatum bereikt’ een rapport op het Invoice-object. Gebruik de datumvelden zelf, zoals Sent_Date__c of Payment_Due_Date__c, als EventTime. Filter op records waarin deze datums niet leeg zijn.
Maak een rapport voor gerelateerde activiteiten: Voor gebeurtenissen zoals ‘Betalingsherinnering verstuurd’ heb je een rapport nodig dat Activities (Tasks of Events) aan Invoices koppelt. Gebruik een rapporttype zoals ‘Activities with Invoices’ of maak zelf een aangepast rapporttype. Filter op activiteiten met een onderwerp of type dat op een herinnering wijst.
Voeg standaardkolommen toe aan alle rapporten: Voeg in elk rapport kolommen toe die je kunt koppelen aan de vereiste structuur van het event log: InvoiceNumber, een veld voor EventTime (zoals CreatedDate of de datum van de veldwijziging), UserResponsible (zoals LastModifiedById) en andere aanbevolen attributen.
Exporteer rapporten naar CSV: Voer elk rapport afzonderlijk uit. Selecteer in het scherm met de rapportresultaten ‘Export’ in het vervolgkeuzemenu en kies de indeling ‘Details Only’ met de extensie .csv. Herhaal dit voor alle rapporten.
Voeg data samen en bewerk deze: Open de geëxporteerde CSV-bestanden in een spreadsheetprogramma of gebruik een datavoorbereidingstool. Voeg aan elk bestand een kolom met de naam ActivityName toe en vul die met de bijbehorende activiteit, bijvoorbeeld ‘Factuur aangemaakt’ voor alle rijen uit het eerste rapport. Koppel de bronkolommen, zoals Invoice: Created Date, aan de standaardkolommen van het event log, zoals EventTime.
Maak het definitieve event log: Voeg alle bewerkte data uit de afzonderlijke CSV-bestanden samen in één hoofdbestand. Gebruik exact deze kolomkoppen: InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, UserResponsible, enzovoort. Dit samengevoegde bestand is je definitieve event log.
Maak het bestand klaar voor gebruik: Sla het samengevoegde bestand op als CSV met UTF-8-codering. Het bestand is nu klaar om te uploaden naar ProcessMind.

Configuratie

Rapporttypen: Waarschijnlijk heb je meerdere aangepaste rapporttypen nodig om bovenliggende objecten zoals Account te koppelen aan onderliggende objecten zoals Invoice, Payment en Activity. Maak deze aan via Setup > Report Types.
Field History Tracking: Dit is essentieel. Schakel voor het Invoice-object de geschiedenisregistratie in voor elk veld Status. Zonder deze instelling kun je statuswijzigingen zoals ‘Goedgekeurd’ of ‘Afgewezen’ niet vastleggen. Wijzigingen worden niet met terugwerkende kracht bijgehouden.
Datafilters: Pas altijd een datumfilter toe om de hoeveelheid data in je rapporten beheersbaar te houden. Een goede aanpak is om de aanmaakdatum van het primaire object te filteren op de afgelopen 3 tot 6 maanden, bijvoorbeeld Invoice: Created Date is gelijk aan LAST 180 DAYS.
Data Export Service: Je kunt ook de ingebouwde Data Export Service gebruiken in plaats van afzonderlijke rapporten uit te voeren. Ga naar Setup > Data Export. Deze service exporteert wekelijks of maandelijks alle data van je organisatie. Zo krijg je een volledige back-up, maar daarna moet je de data nog flink bewerken om die te filteren, samen te voegen en om te zetten naar een event log.
Gebruikersmachtigingen: De gebruiker die de data ophaalt, moet leestoegang hebben tot alle relevante objecten, zoals Account, Order, Invoice__c, Payment__c en Activity, en tot de bijbehorende velden. Ook zijn machtigingen nodig om rapporten te maken en te exporteren.

Voorbeeldquery config

// This is a configuration guide for building multiple Salesforce reports.
// The data from these separate CSV exports must be manually combined and transformed into a single event log.

// Report 1: Invoice Generated
// Report Type: Invoices (or your custom invoice object report type)
// Filters: 
// 1. Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Invoice Generated' (static text) -> ActivityName
// - Created Date -> EventTime
// - Created By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 2: Invoice Status Changes (Submitted, Approved, Rejected, Corrected, Closed, Written Off)
// Report Type: Invoice History (or your custom object's history report type)
// Filters:
// 1. Edit Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Edit Date LESS OR EQUAL [End Date]
// 3. Field/Event EQUALS 'Status' (or the name of your status field)
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - New Value (transformed*) -> ActivityName 
// - Edit Date -> EventTime
// - Edited By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - New Value -> InvoiceStatus
// - [Invoice Total Amount] -> InvoiceTotalAmount
// - [Invoice Payment Due Date] -> PaymentDueDate
// *Transformation Logic for ActivityName: 
//   - IF New Value = 'Pending Approval' THEN 'Invoice Submitted for Approval'
//   - IF New Value = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
//   - IF New Value = 'Rejected' THEN 'Invoice Rejected'
//   - IF New Value = 'Draft' AND Old Value = 'Rejected' THEN 'Invoice Corrected'
//   - IF New Value = 'Closed' THEN 'Invoice Closed'
//   - IF New Value = 'Written Off' THEN 'Invoice Written Off'

// Report 3: Invoice Sent to Customer
// Report Type: Invoices
// Filters:
// 1. [Sent Date Field] NOT EQUAL TO "" (not null)
// 2. [Sent Date Field] GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. [Sent Date Field] LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Invoice Sent to Customer' (static text) -> ActivityName
// - [Sent Date Field] -> EventTime
// - Last Modified By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 4: Payment Due Date Reached
// Report Type: Invoices
// Filters:
// 1. Payment Due Date NOT EQUAL TO "" (not null)
// 2. Payment Due Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. Payment Due Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Payment Due Date Reached' (static text) -> ActivityName
// - Payment Due Date -> EventTime
// - 'System' (static text) -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 5: Payment Reminder Issued
// Report Type: Activities with Invoices (or similar custom report type)
// Filters:
// 1. Task or Event Subject CONTAINS 'Payment Reminder'
// 2. Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice: Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Payment Reminder Issued' (static text) -> ActivityName
// - Created Date -> EventTime
// - Assigned To -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - [Invoice Status Field] -> InvoiceStatus
// - [Invoice Total Amount] -> InvoiceTotalAmount
// - [Invoice Payment Due Date] -> PaymentDueDate

// Report 6: Customer Payment Received & Status Changes (Posted, Applied)
// Report Type: Payments with Invoices (or similar custom report type)
// This report combines multiple events from the Payment record.
// Filters:
// 1. Payment: Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Payment: Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Part A: Payment Received
// Columns to Export & Map:
// - Invoice: Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Customer Payment Received' (static text) -> ActivityName
// - Payment: Created Date -> EventTime
// - Payment: Created By -> UserResponsible
// Part B: Payment Posted and Applied (Requires exporting and transforming multiple rows for the same payment if status changes)
// You may need a separate Payment History Report, similar to Report 2.
// Assuming a simple status field on the Payment for this example:
//   - IF Payment Status = 'Posted' THEN 'Payment Posted to Ledger'
//   - IF Payment Status = 'Applied' THEN 'Cash Applied/Reconciled'

Stappen

Vereisten en installatie: Zorg dat Python 3.6 of hoger op je systeem is geïnstalleerd. Installeer de benodigde bibliotheken met deze opdracht in de terminal: pip install simple-salesforce pandas. Je hebt ook je Salesforce-gebruikersnaam, wachtwoord en beveiligingstoken nodig. Log in op Salesforce en ga naar je persoonlijke instellingen om het token op te halen. Kies daar 'Reset My Security Token'.
Field History Tracking inschakelen: Log als beheerder in op je Salesforce-organisatie. Ga naar Setup en vervolgens naar Object Manager. Zoek het primaire Invoice-object, bijvoorbeeld Invoice__c, en open 'Fields & Relationships'. Klik op 'Set History Tracking'. Schakel het bijhouden in voor het veld met de factuurstatus, bijvoorbeeld Status__c. Herhaal dit voor het Payment-object, bijvoorbeeld Payment__c, en het bijbehorende statusveld.
Het script downloaden en instellen: Sla het Python-script uit dit document op als extract_invoices.py. Open het bestand in een teksteditor en pas de placeholders aan in het gedeelte 'Salesforce Credentials and Settings'. Vul SF_USERNAME, SF_PASSWORD, SF_SECURITY_TOKEN en SF_INSTANCE_URL in. Stel START_DATE en END_DATE in om de extractieperiode vast te leggen.
Object- en veldnamen aanpassen: Controleer de SOQL-query’s in het script zorgvuldig. Het script gebruikt placeholders zoals Invoice__c, Payment__c, Status__c en Total_Amount__c. Vervang deze door de API-namen van de objecten en velden voor facturering in je Salesforce-omgeving.
Het extractiescript uitvoeren: Open een terminal of opdrachtprompt, ga naar de map waarin je het script hebt opgeslagen en voer deze opdracht uit: python extract_invoices.py. Het script maakt verbinding met de Salesforce API, voert de query’s uit en verwerkt de data.
De voortgang volgen: Tijdens het ophalen en verwerken van data voor elk activiteitstype toont het script statusmeldingen in de console. Afhankelijk van het datavolume en je API-limieten kan dit even duren. Let op foutmeldingen die kunnen wijzen op onjuiste inloggegevens of API-namen.
Het uitvoerbestand controleren: Na een geslaagde uitvoering maakt het script in dezelfde map het bestand salesforce_billing_event_log.csv aan. Open dit CSV-bestand in een spreadsheetprogramma en controleer of de verwachte data erin staat.
De upload voorbereiden: Het gegenereerde CSV-bestand bevat de vereiste kolommen InvoiceNumber, ActivityName en EventTime, plus andere aanbevolen attributen. Je kunt het zonder verdere opmaak rechtstreeks uploaden naar de process mining-tool.

Configuratie

Salesforce-inloggegevens: Je hebt je Salesforce-gebruikersnaam, wachtwoord en beveiligingstoken nodig. Het token is vereist voor API-toegang vanaf IP-adressen buiten de vertrouwde IP-bereiken van je organisatie.
Salesforce-instance-URL: Geef het domein van je Salesforce-instance op, bijvoorbeeld your_instance.my.salesforce.com. Gebruik je een sandbox, dan is de URL anders, bijvoorbeeld test.salesforce.com.
Filters voor datumbereik: Het script bevat de variabelen START_DATE en END_DATE. Begin bij voorkeur met een kortere periode, bijvoorbeeld 3 tot 6 maanden. Zo houd je het datavolume beheersbaar en blijf je binnen de API-limieten. Met deze datums filter je de eerste query op aanmaakdatums van facturen.
API-namen van objecten en velden: Het script bevat placeholder-API-namen voor objecten en velden, zoals Invoice__c en Status__c. Vervang deze door de exacte API-namen uit je Salesforce-datamodel. Je vindt ze in Salesforce Setup onder Object Manager.
Voorwaarden voor het bijhouden van wijzigingen: De nauwkeurigheid van het event log, vooral bij statuswijzigingen, hangt volledig af van Field History Tracking in Salesforce. Dit moet voor de relevante velden zijn ingeschakeld voordat de transacties plaatsvinden. Anders worden wijzigingen uit het verleden niet vastgelegd.
Limieten voor API-aanroepen: Salesforce stelt limieten aan het aantal API-aanroepen dat je binnen 24 uur kunt doen. Overweeg bij zeer grote datasets de extractie in kleinere perioden uit te voeren of buiten piekuren in te plannen om deze limieten niet te overschrijden.

Voorbeeldquery python

import pandas as pd
from simple_salesforce import Salesforce
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Salesforce Credentials and Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># IMPORTANT: Replace all placeholder values with your actual Salesforce information.
SF_USERNAME = class="hl-string">'[your_salesforce_username]'
SF_PASSWORD = class="hl-string">'[your_salesforce_password]'
SF_SECURITY_TOKEN = class="hl-string">'[your_salesforce_security_token]' class=class="hl-string">"hl-comment"># Append this to your password if required
SF_INSTANCE_URL = class="hl-string">'https://[your_instance].my.salesforce.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., na1.salesforce.com

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Period ---
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Object and Field API Name Placeholders ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace these with the actual API names from your Salesforce org.
INVOICE_OBJECT = class="hl-string">'Invoice__c'
INVOICE_NUMBER_FIELD = class="hl-string">'Name'
INVOICE_STATUS_FIELD = class="hl-string">'Status__c'
INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD = class="hl-string">'Total_Amount__c'
INVOICE_DUE_DATE_FIELD = class="hl-string">'Due_Date__c'

PAYMENT_OBJECT = class="hl-string">'Payment__c'
PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD = class="hl-string">'Invoice__c' class=class="hl-string">"hl-comment"># Lookup field from Payment to Invoice
PAYMENT_STATUS_FIELD = class="hl-string">'Status__c'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Script ---
def main():
    print(class="hl-string">"Connecting to Salesforce...")
    sf = Salesforce(username=SF_USERNAME, password=SF_PASSWORD, security_token=SF_SECURITY_TOKEN, instance_url=SF_INSTANCE_URL)
    print(class="hl-string">"Connection successful.")

    all_events = []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Get base Invoice data
    print(class="hl-string">"Fetching base invoice data...")
    soql_invoices = fclass="hl-string">"""
        SELECT Id, {INVOICE_NUMBER_FIELD}, CreatedDate, CreatedById, LastModifiedById, 
               {INVOICE_STATUS_FIELD}, {INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD}, {INVOICE_DUE_DATE_FIELD}
        FROM {INVOICE_OBJECT}
        WHERE CreatedDate >= {START_DATE} AND CreatedDate <= {END_DATE}
    """
    invoices_data = sf.query_all(soql_invoices)[class="hl-string">'records']
    df_invoices = pd.DataFrame(invoices_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
    invoice_ids = class="hl-string">"','".join(df_invoices[class="hl-string">'Id'].tolist())

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Generated & Payment Due Date Reached
    print(class="hl-string">"Processing 'Invoice Generated' and 'Payment Due Date Reached' events...")
    generated_events = df_invoices.copy()
    generated_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Invoice Generated'
    generated_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(generated_events[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
    generated_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = generated_events[class="hl-string">'CreatedById']
    all_events.append(generated_events)

    due_date_events = df_invoices[df_invoices[INVOICE_DUE_DATE_FIELD].notna()].copy()
    due_date_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Payment Due Date Reached'
    due_date_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(due_date_events[INVOICE_DUE_DATE_FIELD]).dt.tz_localize(None)
    due_date_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = None class=class="hl-string">"hl-comment"># System-generated event
    all_events.append(due_date_events)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Get Invoice Status Changes from Field History
    print(class="hl-string">"Fetching invoice status changes...")
    soql_invoice_history = fclass="hl-string">"""
        SELECT ParentId, Field, OldValue, NewValue, CreatedDate, CreatedById
        FROM {INVOICE_OBJECT}History
        WHERE ParentId IN ('{invoice_ids}') AND Field = '{INVOICE_STATUS_FIELD}'
    """
    invoice_history_data = sf.query_all(soql_invoice_history)[class="hl-string">'records']
    if invoice_history_data:
        df_invoice_history = pd.DataFrame(invoice_history_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_invoice_history = df_invoice_history.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'ParentId', right_on=class="hl-string">'Id')
        df_invoice_history[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_invoice_history[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        df_invoice_history[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_invoice_history[class="hl-string">'CreatedById']

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Map status changes to Activity Names
        status_map = {
            (class="hl-string">'Draft', class="hl-string">'Pending Approval'): class="hl-string">'Invoice Submitted for Approval',
            (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Approved'): class="hl-string">'Invoice Approved',
            (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Rejected'): class="hl-string">'Invoice Rejected',
            (class="hl-string">'Rejected', class="hl-string">'Draft'): class="hl-string">'Invoice Corrected',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Sent'): class="hl-string">'Invoice Sent to Customer',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Closed'): class="hl-string">'Invoice Closed',
            (class="hl-string">'Sent', class="hl-string">'Closed'): class="hl-string">'Invoice Closed',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Written Off'): class="hl-string">'Invoice Written Off'
        }
        df_invoice_history[class="hl-string">'ActivityName'] = df_invoice_history.apply(lambda row: status_map.get((str(row[class="hl-string">'OldValue']), str(row[class="hl-string">'NewValue']))), axis=1)
        df_invoice_history.rename(columns={class="hl-string">'NewValue': INVOICE_STATUS_FIELD}, inplace=True)
        all_events.append(df_invoice_history.dropna(subset=[class="hl-string">'ActivityName']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Get Payment Reminders from Tasks
    print(class="hl-string">"Fetching payment reminder tasks...")
    soql_tasks = fclass="hl-string">"""
        SELECT WhatId, ActivityDate, CreatedById, CreatedDate
        FROM Task
        WHERE WhatId IN ('{invoice_ids}') AND Subject LIKE '%Payment Reminder%'
    """
    task_data = sf.query_all(soql_tasks)[class="hl-string">'records']
    if task_data:
        df_tasks = pd.DataFrame(task_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_tasks = df_tasks.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_STATUS_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'WhatId', right_on=class="hl-string">'Id')
        df_tasks[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Payment Reminder Issued'
        df_tasks[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_tasks[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        df_tasks[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_tasks[class="hl-string">'CreatedById']
        all_events.append(df_tasks)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Get Payment Data
    print(class="hl-string">"Fetching payment data...")
    soql_payments = fclass="hl-string">"""
        SELECT Id, {PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD}, CreatedDate, CreatedById, LastModifiedById, {PAYMENT_STATUS_FIELD}
        FROM {PAYMENT_OBJECT}
        WHERE {PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD} IN ('{invoice_ids}')
    """
    payment_data = sf.query_all(soql_payments)[class="hl-string">'records']
    if payment_data:
        df_payments = pd.DataFrame(payment_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_payments = df_payments.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD, right_on=class="hl-string">'Id', suffixes=(class="hl-string">'_payment', class="hl-string">'_invoice'))
        payment_ids = class="hl-string">"','".join(df_payments[class="hl-string">'Id_payment'].tolist())
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Customer Payment Received
        payment_received_events = df_payments.copy()
        payment_received_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Customer Payment Received'
        payment_received_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(payment_received_events[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        payment_received_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = payment_received_events[class="hl-string">'CreatedById']
        all_events.append(payment_received_events)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Get Payment Status Changes
        print(class="hl-string">"Fetching payment status changes...")
        soql_payment_history = fclass="hl-string">"""
            SELECT ParentId, Field, OldValue, NewValue, CreatedDate, CreatedById
            FROM {PAYMENT_OBJECT}History
            WHERE ParentId IN ('{payment_ids}') AND Field = '{PAYMENT_STATUS_FIELD}'
        """
        payment_history_data = sf.query_all(soql_payment_history)[class="hl-string">'records']
        if payment_history_data:
            df_payment_history = pd.DataFrame(payment_history_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
            df_payment_history = df_payment_history.merge(df_payments[[class="hl-string">'Id_payment', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'ParentId', right_on=class="hl-string">'Id_payment')
            df_payment_history[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_payment_history[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
            df_payment_history[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_payment_history[class="hl-string">'CreatedById']

            payment_status_map = {
                (class="hl-string">'Received', class="hl-string">'Posted'): class="hl-string">'Payment Posted to Ledger',
                (class="hl-string">'Posted', class="hl-string">'Reconciled'): class="hl-string">'Cash Applied/Reconciled'
            }
            df_payment_history[class="hl-string">'ActivityName'] = df_payment_history.apply(lambda row: payment_status_map.get((str(row[class="hl-string">'OldValue']), str(row[class="hl-string">'NewValue']))), axis=1)
            df_payment_history.rename(columns={class="hl-string">'NewValue': INVOICE_STATUS_FIELD}, inplace=True)
            all_events.append(df_payment_history.dropna(subset=[class="hl-string">'ActivityName']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Final Assembly ---
    print(class="hl-string">"Assembling final event log...")
    final_df = pd.concat(all_events, ignore_index=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Standardize column names
    final_df.rename(columns={
        INVOICE_NUMBER_FIELD: class="hl-string">'InvoiceNumber',
        INVOICE_STATUS_FIELD: class="hl-string">'InvoiceStatus',
        INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD: class="hl-string">'InvoiceTotalAmount',
        INVOICE_DUE_DATE_FIELD: class="hl-string">'PaymentDueDate'
    }, inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Select and order columns for the final event log
    required_cols = {
        class="hl-string">'InvoiceNumber': None,
        class="hl-string">'ActivityName': None,
        class="hl-string">'EventTime': None,
        class="hl-string">'UserResponsible': None,
        class="hl-string">'InvoiceStatus': None,
        class="hl-string">'InvoiceTotalAmount': None,
        class="hl-string">'PaymentDueDate': None
    }
    for col in required_cols:
        if col not in final_df.columns:
            final_df[col] = required_cols[col]
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># We cannot extract Billing Department directly from this model, so we will add it as an empty column
    final_df[class="hl-string">'BillingDepartment'] = None

    final_df = final_df[list(required_cols.keys()) + [class="hl-string">'BillingDepartment']]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Sort by case and event time
    final_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'salesforce_billing_event_log.csv'
    final_df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')
    print(fclass="hl-string">"Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Stappen

Selecteer een ETL- of iPaaS-platform met een ondersteunde Salesforce Sales Cloud-connector en maak een verbinding met de vereiste Salesforce-authenticatiemethode. Vul in de platformconfiguratie alleen je verbindingsreeks, inloggegevens, organisatie-ID of omgevingsspecifieke waarden in.
Controleer of de verbonden Salesforce-organisatie het factuurobject, de statusgeschiedenis of auditbron van facturen, gerelateerde activiteitsrecords, betalingsrecords en eventuele boekhoudintegratierecords beschikbaar stelt die voor het proces nodig zijn. Vervang elke object- of veldverwijzing tussen vierkante haken in de query door de bijbehorende namen in je Salesforce-omgeving.
Stel de parameters voor incrementele extractie in, met een begin- en einddatum. Gebruik waar van toepassing de aanmaakdatum van de factuur, statuswijzigingsdatum, activiteitsdatum, betaaldatum, boekingsdatum, afstemmingsdatum en sluitingsdatum. Neem een voldoende lange terugkijkperiode op, zodat cases die vóór de gekozen periode zijn aangemaakt maar daarin actief waren, worden meegenomen.
Voeg de volledige query hieronder toe aan de Salesforce-query- of transformatiecomponent van de ETL-tool. Ondersteunt de connector de getoonde querysyntaxis niet, bouw dan dezelfde logica na met visuele componenten voor bronnen, filters, joins, berekende velden en unions. Vertrouw er niet op dat ProcessMind gebeurtenissen uit statuswijzigingen afleidt. Elke activiteit moet als een expliciete rij in het event log worden opgenomen.
Stel de bronkoppelingen in voor het factuurobject, de statusgeschiedenis of auditbron van facturen, gerelateerde activiteitsrecords, betalingsrecords, grootboekboekingen en afstemmingsrecords. Koppel het factuurnummer aan InvoiceNumber, het activiteitslabel aan ActivityName en de relevante timestamp aan EventTime. Behoud de aanbevolen attributen als de bronwaarden beschikbaar zijn.
Pas de transformaties toe. Zet alle timestamps om naar één afgesproken tijdzone, normaliseer statuswaarden, converteer InvoiceTotalAmount naar een numeriek type en PaymentDueDate naar een datum- of timestamptype. Verwijder records zonder InvoiceNumber of EventTime. Voeg voor Payment Due Date Reached alleen een expliciete rij toe met PaymentDueDate als EventTime als de vervaldatum binnen de extractieperiode valt en het factuurrecord beschikbaar is.
Verwijder dubbele gebeurtenissen op basis van InvoiceNumber, ActivityName, EventTime en, indien beschikbaar, de bronrecord-ID. Behoud afzonderlijke gebeurtenissen als de bron meerdere geldige inzendingen, afwijzingen, herinneringen, correcties, betalingen, boekingen of afstemmingen bevat.
Controleer of de uitvoer alle 13 vereiste waarden voor ActivityName bevat, elke rij een InvoiceNumber en EventTime heeft en de tijdstempels per factuur in de juiste volgorde staan, voor zover de brondata die volgorde ondersteunt.
Laad het getransformeerde resultaat in CSV, Parquet of een ander door ProcessMind ondersteund event-logformaat. Gebruik InvoiceNumber als case-ID, ActivityName als activiteitskolom en EventTime als kolom voor de gebeurtenistijd. Voeg UserResponsible, BillingDepartment, InvoiceStatus, InvoiceTotalAmount en PaymentDueDate toe als aanvullende attributen.
Exporteer het definitieve event log en upload het naar ProcessMind. Controleer tijdens het importeren of ProcessMind de rijen overneemt zoals ze zijn aangeleverd en geen ontbrekende activiteiten hoeft af te leiden.

Configuratie

Connector: Gebruik de voorgebouwde Salesforce-connector van het ETL- of iPaaS-platform. Meld je aan met een integratiegebruiker die leesrechten heeft voor alle ingestelde bronnen voor facturen, statusgeschiedenis, activiteiten, betalingen, grootboekboekingen en afstemmingen.
Object- en veldkoppelingen: Vervang [Invoice object], [Invoice Number field], [Invoice Created Date field] en alle andere verwijzingen tussen vierkante haken door namen uit de Salesforce-organisatie. Salesforce-configuraties gebruiken vaak aangepaste objecten en velden. Controleer de koppelingen dus in plaats van ervan uit te gaan dat ze kloppen.
Datumbereik: Begin met 3 tot 6 maanden aan data. Verleng de terugkijkperiode als facturen over meerdere rapportageperioden open kunnen blijven. Neem ook een buffer rond de begin- en einddatum op voor statuswijzigingen, betalingen, herinneringen en afstemmingen.
Incrementele extractie: Gebruik waar mogelijk een watermark op basis van de laatste succesvol geëxtraheerde wijzigingstijdstempel van de bron. Bewaar het watermark buiten het event log en verwerk een korte overlappende periode opnieuw om te voorkomen dat laat binnengekomen wijzigingen ontbreken.
Filters: Pas filters voor bedrijf, bedrijfseenheid, juridische entiteit, valuta, factuurtype en levenscyclus alleen toe als de analyse daar expliciet om vraagt. Vervang [Company filter] en [Document type filter] door criteria voor je organisatie, of verwijder ze als ze niet van toepassing zijn.
Statusgeschiedenis: Gebruik bij voorkeur een bron waarin elke statuswijziging wordt bewaard. Met alleen de huidige factuurstatus kun je eerdere gebeurtenissen zoals goedkeuring, afwijzing, correctie, verzending, sluiting of afboeking niet betrouwbaar reconstrueren.
Berekende gebeurtenis voor de vervaldatum: Payment Due Date Reached wordt afgeleid van PaymentDueDate en is geen gebruikersactie in Salesforce. Bepaal of je deze gebeurtenis voor alle facturen wilt opnemen, of alleen voor facturen die op de vervaldatum nog openstonden.
Gerelateerde records: Stel joins in met de daadwerkelijke relatiesleutels in de Salesforce-organisatie. Ga er niet van uit dat facturen, betalingen, activiteiten, grootboekboekingen en afstemmingsrecords in elke implementatie hetzelfde relatieveld gebruiken.
Prestaties: Filter bronrecords op datum voordat je joins uitvoert, selecteer alleen de benodigde velden, gebruik paginering van de connector, schakel incrementele extractie in en verdeel grote datumbereiken waar dat kan. Haal niet steeds de volledige geschiedenis opnieuw op.
Datatypen: Normaliseer timestamps naar één tijdzone, bewaar de oorspronkelijke timestamp uit de bron als dat nodig is voor controleerbaarheid en gebruik een decimaal type voor InvoiceTotalAmount.
Vereisten: De ETL- of iPaaS-licentie moet de Salesforce-connector bevatten, API-toegang moet zijn ingeschakeld voor de integratiegebruiker en deze gebruiker moet object-, veld- en recordrechten hebben voor elke ingestelde bron.
Beveiliging: Bewaar inloggegevens in de geheimenbeheerder van het platform, beperk de toegang tot geëxtraheerde data tot bevoegde gebruikers en houd je aan de Salesforce- en organisatiebeperkingen voor API-aanroepen en gegevensbewaring.

Voorbeeldquery config

SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Generated' AS ActivityName,
    CAST(i.[Invoice Created Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(i.[Invoice Created By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND i.[Invoice Created Date field] >= [Start date parameter]
  AND i.[Invoice Created Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Submitted for Approval' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Pending Approval'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Approved' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Approved'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Rejected' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Rejected'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Corrected' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[Previous Status field] = 'Rejected'
  AND h.[New Status field] = 'Draft'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Sent to Customer' AS ActivityName,
    CAST(COALESCE(i.[Sent Date field], h.[Status Change Date field]) AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(COALESCE(i.[Sent By field], h.[Changed By field]) AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(COALESCE(h.[New Status field], i.[Invoice Status field]) AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
LEFT JOIN [Invoice status history object] h
  ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
 AND h.[New Status field] = 'Sent'
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND (i.[Sent Date field] IS NOT NULL OR h.[Status Change Date field] IS NOT NULL)
  AND COALESCE(i.[Sent Date field], h.[Status Change Date field]) >= [Start date parameter]
  AND COALESCE(i.[Sent Date field], h.[Status Change Date field]) < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Payment Due Date Reached' AS ActivityName,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND i.[Payment Due Date field] IS NOT NULL
  AND i.[Payment Due Date field] >= [Start date parameter]
  AND i.[Payment Due Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Payment Reminder Issued' AS ActivityName,
    CAST(a.[Activity Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(a.[Assigned User field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Activity object] a ON a.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND a.[Activity Type field] IN ('Task', 'Email')
  AND a.[Reminder Indicator field] = TRUE
  AND a.[Activity Date field] >= [Start date parameter]
  AND a.[Activity Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Customer Payment Received' AS ActivityName,
    CAST(p.[Payment Received Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(p.[Recorded By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Payment object] p ON p.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND p.[Payment Received Date field] IS NOT NULL
  AND p.[Payment Received Date field] >= [Start date parameter]
  AND p.[Payment Received Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Payment Posted to Ledger' AS ActivityName,
    CAST(p.[Ledger Posting Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(p.[Posted By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Payment object] p ON p.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND p.[Ledger Posting Date field] IS NOT NULL
  AND p.[Ledger Posting Date field] >= [Start date parameter]
  AND p.[Ledger Posting Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Cash Applied/Reconciled' AS ActivityName,
    CAST(r.[Reconciliation Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(r.[Reconciled By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Reconciliation object] r ON r.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND r.[Reconciliation Date field] IS NOT NULL
  AND r.[Reconciliation Date field] >= [Start date parameter]
  AND r.[Reconciliation Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Closed' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Closed'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Written Off' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Written Off'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template als startpunt voor je procesanalyse en ontdek waar je kunt verbeteren. Begin vandaag met het verbeteren van het facturatieproces.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Sneller betaald: verbeter nu O2C-facturatie en factuurverwerking

Verkort de facturatiecyclus met 30% en verbeter de cashflow, zonder extra moeite.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.

Datatemplate voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Datatemplate voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Attributen voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Activiteiten voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Extractiegidsen

Salesforce Report Builder en Data Export Service

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery config

Python-script met de Salesforce REST API

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Extractie met een ETL-tool via een voorgebouwde Salesforce-connector

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery config

Klaar om aan de slag te gaan?

Sneller betaald: verbeter nu O2C-facturatie en factuurverwerking