> Continue procesverbetering > Order to Cash Facturatie en factuurverwerking > Salesforce Sales Cloud > Datatemplate

Jouw datatemplate voor Order to Cash, facturatie en facturen

Salesforce Sales Cloud

Attributen voor Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking (19) Activiteiten voor Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking (13) Extractiegidsen (3)

Jouw datatemplate voor Order to Cash, facturatie en facturen

Deze template geeft een volledig overzicht van de essentiële datattributen en activiteiten die je nodig hebt om je Order to Cash-proces voor facturatie en facturen goed te analyseren. Je ziet welke informatie je voor je event log moet verzamelen en krijgt praktische aanwijzingen voor het extraheren van deze data. Gebruik deze bron om je process mining-initiatieven te versnellen en waardevolle inzichten te krijgen.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Richtlijnen voor data-extractie

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Template downloaden

Attributen voor Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een volledige analyse van Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking, zodat alle belangrijke informatie wordt vastgelegd.

3 Verplicht 5 Aanbevolen 11 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatie voor elke factuur, die dient als de primaire case-identificatie voor het factureringsproces.
Beschrijving Het factuurnummer is het centrale attribuut waarmee alle gerelateerde factureringsactiviteiten aan één case worden gekoppeld. Elk nummer staat voor een afzonderlijk factuurdocument dat naar een klant is gestuurd. In een process mining-analyse maakt dit attribuut het mogelijk om de volledige levenscyclus van een factuur te volgen, van het aanmaken tot de uiteindelijke betaling en afsluiting. Het is essentieel voor het opbouwen van de procesmap en het berekenen van KPI's op case-niveau, zoals 'Average Invoice Cycle Time' en 'Days Sales Outstanding'. Door processen op factuurnummer te analyseren, vind je knelpunten, herstelwerklussen en compliance-afwijkingen in afzonderlijke factureringscases. Waarom dit belangrijk is Dit is de essentiële sleutel om alle gerelateerde factureringsgebeurtenissen aan elkaar te koppelen. Zo krijg je voor elke unieke transactie een volledig overzicht van het factureringsproces van begin tot eind. Waar je het vindt Dit is doorgaans de primaire sleutel van het Invoice-object in Salesforce Sales Cloud, vaak weergegeven als `InvoiceNumber` of een vergelijkbaar uniek ID-veld. Voorbeelden INV-00582INV-01934INV-10345
	Naam van de activiteit ActivityName	De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis die in het factureringsproces heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft de stap of mijlpaal die in de levenscyclus van de factuur is bereikt, zoals 'Invoice Generated' of 'Payment Received'. Deze activiteiten vormen de knooppunten in de procesmap. Analyse van de volgorde van Activity Name is een basis voor process mining. Je ziet de werkelijke procesflow en kunt die vergelijken met het ontworpen proces. Zo spoor je afwijkingen, knelpunten tussen specifieke stappen en herstelwerklussen op. Dit ondersteunt dashboards zoals 'Billing Process Rework & Errors' en 'Billing Compliance Violation Report'. Waarom dit belangrijk is Het definieert de processtappen, vormt de basis van de procesmap en maakt analyse van workflow, knelpunten en afwijkingen mogelijk. Waar je het vindt Dit wordt doorgaans afgeleid uit wijzigingen in het veld Status op het Invoice-object of uit records in gerelateerde objecten zoals Task of Event, waarin specifieke acties worden bijgehouden. Voorbeelden Factuur aangemaaktFactuur goedgekeurdFactuur naar klant gestuurdBetaling ontvangen
	Tijdstip van de gebeurtenis EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut bevat de datum en tijd van elke activiteit. Dat is belangrijk voor de chronologische volgorde en prestatieanalyse. De timestamps bepalen de volgorde van gebeurtenissen en maken het mogelijk om de duur tussen gebeurtenissen te berekenen. In procesanalyse wordt Event Time gebruikt voor alle tijdsgebonden metingen, waaronder doorlooptijden, wachttijden en de duur van specifieke activiteiten. Het vormt de basis voor KPI's zoals 'Average Invoice Cycle Time' en 'DSO' en voedt dashboards als 'Invoice Approval Cycle Time' en 'Payment Reconciliation Performance'. Waarom dit belangrijk is Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en alle prestatiemaatstaven te berekenen, zoals doorlooptijden en tijdsduur. Daarmee kun je vertragingen opsporen. Waar je het vindt Deze data komt vaak uit door het systeem gegenereerde timestampvelden, zoals `CreatedDate` of `LastModifiedDate` op het Invoice-object of gerelateerde Task- en Event-records. Voorbeelden 2023-04-15T10:00:00Z2023-04-16T14:30:00Z2023-05-20T09:05:12Z
	Factureringsteam BillingDepartment	De afdeling of het team dat verantwoordelijk is voor de factureringsactiviteit.
Beschrijving Dit attribuut geeft de functionele groep aan waartoe de verantwoordelijke gebruiker behoort, zoals 'Accounts Receivable' of 'Sales Operations'. Meestal wordt dit afgeleid uit het profiel of de rol van de gebruiker in Salesforce. Door prestaties per afdeling te analyseren, krijg je zicht op proceseigenaarschap en systematische problemen binnen specifieke teams. Dit wordt gebruikt in de dashboards 'Payment Reconciliation Performance' en 'Billing Team Workload & Performance' om efficiëntie en inzet van medewerkers tussen verschillende functionele gebieden te vergelijken. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je prestaties op team- of afdelingsniveau analyseren en groepsspecifieke knelpunten, capaciteitsproblemen of opleidingsachterstanden opsporen. Waar je het vindt Deze informatie staat meestal op het User-object in Salesforce, in velden zoals `Afdeling` of `Role.Name`. Voorbeelden DebiteurenadministratieFinanciële bedrijfsvoeringIncassoteam
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige status van de factuur in de levenscyclus.
Beschrijving Dit attribuut geeft de huidige status van de factuur weer, bijvoorbeeld 'Draft', 'Awaiting Approval', 'Sent', 'Paid' of 'Void'. Het laat zien waar de factuur zich op een bepaald moment in het proces bevindt. Invoice Status is een belangrijke dimensie voor filtering en segmentatie. Analisten kunnen zich richten op specifieke groepen facturen, zoals alle facturen die nog op betaling wachten of alle afgewezen facturen. Zo kun je werk prioriteren en analyseren welke kenmerken facturen hebben die in bepaalde fasen blijven hangen. Waarom dit belangrijk is Het geeft een duidelijk beeld van de huidige status van een factuur. Zo kun je open, gesloten of problematische cases filteren en analyseren. Waar je het vindt Dit is doorgaans een standaardkeuzeveld met de naam `Status` op het Invoice-object in Salesforce. Voorbeelden Wacht op goedkeuringGoedgekeurdNaar klant verzondenBetaaldAfgeboekt
	Totaalbedrag van de factuur InvoiceTotalAmount	De totale geldwaarde van de factuur.
Beschrijving Dit attribuut staat voor het totale bedrag dat de klant moet betalen voor geleverde goederen of diensten. Het is een belangrijke financiële maatstaf voor elke factuurcase. Door Invoice Total Amount te analyseren, kun je facturen met een hoge waarde prioriteren en zien hoe procesprestaties verschillen tussen kleine en grote transacties. Je kunt de analyse in dashboards segmenteren, bijvoorbeeld om te zien of facturen met een hogere waarde langer op goedkeuring wachten of later worden betaald. Dat helpt bij financieel risicobeheer en het gericht inzetten van incassoactiviteiten. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de financiële impact analyseren, facturen met een hoge waarde prioriteren en begrijpen hoe geldwaarde het procesgedrag beïnvloedt, bijvoorbeeld bij goedkeuringstijden of betalingsvertragingen. Waar je het vindt Dit is waarschijnlijk een standaardvalutaveld op het Invoice-object, mogelijk met de naam `GrandTotal` of een vergelijkbaar samenvattingsveld. Voorbeelden 5400.5012500.00850.75
	Verantwoordelijke gebruiker UserResponsible	De gebruiker of agent die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de specifieke Salesforce-gebruiker die verantwoordelijk is voor een activiteit, zoals het goedkeuren van een factuur of boeken van een betaling. Vaak is dit de gebruiker die het record als laatste heeft gewijzigd of de taak bezit. Door het proces te analyseren op Verantwoordelijke gebruiker krijg je zicht op teamprestaties, werkverdeling en opleidingsbehoeften. Dit ondersteunt het dashboard 'Billing Team Workload & Performance' doordat je prestaties kunt vergelijken en de inzet van medewerkers kunt analyseren. Het helpt ook bij oorzaakanalyses van vertragingen of fouten. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je individuele en teamprestaties analyseren, de werklast verdelen en zien wie goed presteert of extra training nodig heeft. Waar je het vindt Dit kan worden gevonden in velden zoals `LastModifiedById` op het Invoice-object of `OwnerId` op gerelateerde Task- of aangepaste objecten. Deze ID's moeten aan het User-object worden gekoppeld om de naam van de gebruiker op te halen. Voorbeelden Alice JohnsonBob WilliamsCharlie Brown
	Vervaldatum betaling PaymentDueDate	De datum waarop de klant de factuur uiterlijk moet betalen.
Beschrijving Dit attribuut geeft de betalingstermijn op de factuur aan. De datum wordt berekend op basis van de factuurdatum en de afgesproken betaalvoorwaarden. De Payment Due Date is belangrijke data voor financiële planning en incassobeheer. Het is het ijkpunt waartegen de werkelijke betaalprestatie wordt gemeten. De datum is nodig voor het berekenen van de KPI 'On-Time Payment Rate' en voor dashboards die tijdige betaling volgen, zoals 'Days Sales Outstanding (DSO) Trend'. Waarom dit belangrijk is Dit is het ijkpunt voor het meten van betaalprestaties, het berekenen van DSO en het starten van incassoactiviteiten zoals betalingsherinneringen. Waar je het vindt Dit is een standaarddatumveld op het Salesforce Invoice-object, vaak met de naam `DueDate`. Voorbeelden 2023-05-152023-06-302023-07-01
	Accountverantwoordelijke AccountOwner	De salesvertegenwoordiger of accountmanager die verantwoordelijk is voor het klantaccount.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de interne eigenaar van de klantrelatie. Meestal is dit de verkoper of accountmanager die in Salesforce aan het Account is toegewezen. De Account Owner is niet rechtstreeks betrokken bij facturering, maar kan wel een relevante analysedimensie zijn. Problemen in het factureringsproces kunnen de klantrelatie beïnvloeden. Met dit attribuut koppel je procesprestaties aan de commerciële kant van de organisatie. Je kunt bijvoorbeeld zien of accounts van bepaalde verantwoordelijken vaker factureringsproblemen hebben. Waarom dit belangrijk is Koppelt de prestaties van het factureringsproces aan de verantwoordelijke voor de commerciële relatie. Zo krijg je zicht op de bedrijfsimpact van factureringsfouten of vertragingen. Waar je het vindt Dit is het veld `Owner.Name` van het Account-object dat aan de factuur is gekoppeld. Voorbeelden David MillerSophia GarciaJames Wilson
	Betaalvoorwaarden PaymentTerms	De afgesproken voorwaarden voor het betalen van een factuur, zoals 'Net 30' of 'Due on Receipt'.
Beschrijving Dit attribuut bepaalt wanneer en hoe een factuur moet worden betaald. Het bepaalt vaak de berekening van de Payment Due Date en kan voorwaarden bevatten voor vroegbetalingskortingen. Door te analyseren op Payment Terms zie je hoe verschillende afspraken het betaalgedrag beïnvloeden. Dit is belangrijk voor het dashboard 'Early Payment Discount Utilization', waarin betaaldatums met de voorwaarden worden vergeleken om gemiste financiële kansen te vinden. Ook geeft het context voor verschillen in de duur van betaalcycli. Waarom dit belangrijk is Het geeft context bij betalingstermijnen en is nodig voor de analyse van betaalgedrag, DSO en de effectiviteit van programma's voor vroegbetalingskortingen. Waar je het vindt Deze informatie staat waarschijnlijk in een keuze- of tekstveld op het Invoice-object of het gekoppelde Account-object in Salesforce. Voorbeelden Netto 30Netto 602% 10, netto 30Direct bij ontvangst
	Bronsysteem SourceSystem	Identificeert het systeem waaruit de data afkomstig is.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welke bronapplicatie de eventdata is gegenereerd. Voor dit proces is dat meestal 'Salesforce Sales Cloud'. In omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen is dit veld belangrijk voor dataherkomst en probleemoplossing. Het helpt je de context van de data te begrijpen en ervoor te zorgen dat gebeurtenissen uit verschillende systemen correct worden samengevoegd en geïnterpreteerd in de process mining-tool. Waarom dit belangrijk is Het geeft belangrijke context over de herkomst van de data. Dat is nodig voor datagovernance, validatie en analyse in omgevingen met meerdere systemen. Waar je het vindt Dit is doorgaans een statische waarde die tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL) aan de dataset wordt toegevoegd om de herkomst ervan te markeren. Voorbeelden Salesforce Sales CloudSFSC
	Dagen openstaande verkoopfacturen DaysSalesOutstanding	Het aantal dagen vanaf het moment waarop de factuur is verzonden tot de betaling is ontvangen.
Beschrijving Days Sales Outstanding (DSO) is een belangrijke financiële KPI die meet hoeveel dagen een bedrijf gemiddeld nodig heeft om een betaling te innen nadat een verkoop is gedaan. Je berekent deze waarde als de tijd tussen de gebeurtenis 'Invoice Sent to Customer' en de gebeurtenis 'Customer Payment Received'. Deze KPI staat centraal in het Order to Cash-proces. Met dit attribuut is de waarde voor elke afzonderlijke factuur beschikbaar. Het ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Days Sales Outstanding (DSO) Trend' en is belangrijk voor het bewaken en verbeteren van de cashflow. Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke KPI om de effectiviteit van het incassoproces te meten en de rechtstreekse impact ervan op de cashflow van het bedrijf te bepalen. Waar je het vindt Dit is een berekend attribuut. De berekening is `(Timestamp('Customer Payment Received') - Timestamp('Invoice Sent to Customer'))`. Voorbeelden 32 dagen58 dagen29 dagen
	Eindtijd van de gebeurtenis EventEndTime	De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is afgerond.
Beschrijving Dit attribuut registreert het moment waarop een activiteit is afgerond. Veel factureringsactiviteiten zijn momentopnames waarbij Start Time gelijk is aan End Time. Sommige activiteiten, zoals een goedkeuringsstap, kunnen echter een meetbare duur hebben. Met een End Time kun je de verwerkingstijd van een activiteit nauwkeurig berekenen: de tijd waarin een medewerker of systeem actief aan een taak werkt. Zo maak je onderscheid tussen actieve werktijd en wachttijd en krijg je een gedetailleerder beeld van de procesefficiëntie. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen en actieve werktijd onderscheiden van inactieve wachttijd. Dat maakt efficiëntieanalyses nauwkeuriger. Waar je het vindt Dit is vaak geen standaardveld. Je moet het mogelijk afleiden uit de StartTime van de volgende activiteit in de case of vastleggen in een aangepast veld. Voorbeelden 2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:32:10Z2023-05-20T09:05:12Z
	Factureringsland BillingCountry	Het land dat in het factuuradres is opgegeven.
Beschrijving Dit attribuut bevat het land van het factuuradres van de klant. Het is een belangrijke geografische dimensie om de procesdata te segmenteren. Door het facturatieproces per land te analyseren, krijg je zicht op regionale verschillen in prestaties, compliance en klantgedrag. Je ziet bijvoorbeeld of bepaalde landen langere betaalcycli, andere herstelpercentages of specifieke wettelijke vereisten hebben die invloed hebben op het proces. Dit helpt bij het harmoniseren van processen wereldwijd en bij lokale optimalisatie. Waarom dit belangrijk is Maakt geografische analyse mogelijk om regionale verschillen in prestaties, compliancevereisten en betaalgedrag te identificeren. Waar je het vindt Dit is onderdeel van het standaard samengestelde adresveld op het Invoice-object, meestal `BillingCountry`. Voorbeelden USADuitslandJapanBrazilië
	Factuurvaluta InvoiceCurrency	De valutacode voor het factuurbedrag, zoals USD of EUR.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welke valuta de factuur is opgesteld. Dat is vooral belangrijk voor organisaties die in meerdere landen actief zijn. Dit veld geeft de nodige context voor financiële analyses. Je kunt geldbedragen correct optellen en proces-KPI's in verschillende valutazones met elkaar vergelijken. Bij het analyseren van financiële KPI's is dit een noodzakelijke filter om te voorkomen dat verschillende valuta door elkaar lopen. Waarom dit belangrijk is Geeft de nodige context voor alle geldbedragen, zodat financiële analyses en rapportages kloppen, vooral binnen internationale bedrijfsvoering. Waar je het vindt Dit is meestal het standaardveld `CurrencyIsoCode`, dat beschikbaar is in Salesforce-instanties waarin meerdere valuta zijn ingeschakeld. Voorbeelden USDEURGBPJPY
	Is herstelwerk IsRework	Een berekende vlag die aangeeft of een factuur een herstelcyclus heeft doorlopen.
Beschrijving Dit booleaanse attribuut wordt tijdens de dataverwerking afgeleid. Het krijgt de waarde true als de activiteitenreeks van een factuur herstelwerk laat zien, bijvoorbeeld wanneer de factuur teruggaat naar een eerdere fase nadat die al was doorlopen, zoals 'Invoice Corrected' na 'Invoice Approved'. Deze vlag helpt je om procesinefficiënties snel te vinden en te kwantificeren. Hij vormt rechtstreeks de basis voor de KPI 'Invoice Rework Rate' en het dashboard 'Billing Process Rework & Errors'. Zo kunnen analisten cases met kostbare en tijdrovende herstelcycli afzonderlijk bekijken. Waarom dit belangrijk is Deze vlag kwantificeert procesinefficiëntie rechtstreeks door cases met correctiecycli te identificeren. Zo kun je foutbronnen vinden en de kosten van slechte kwaliteit berekenen. Waar je het vindt Dit attribuut staat niet in het bronsysteem. Het wordt berekend door de process mining-tool of in de ETL-laag, op basis van de activiteitenvolgorde van elke case. Voorbeelden truefalse
	Is late betaling IsLatePayment	Een berekende vlag die aangeeft of de betaling na de vervaldatum is ontvangen.
Beschrijving Dit booleaanse attribuut wordt afgeleid door de timestamp van 'Customer Payment Received' te vergelijken met de 'Payment Due Date'. De waarde is true als de betaling te laat was en false in alle andere gevallen. Deze vlag maakt het eenvoudiger om betaalgedrag en de effectiviteit van incasso te analyseren. Hij vormt de basis voor de KPI 'On-Time Payment Rate' en helpt je klanten te segmenteren in tijdige en late betalers. Zo krijg je per factuur een duidelijke binaire uitkomst voor de betaalprestatie. Waarom dit belangrijk is Dit geeft je een duidelijke succesmaatstaf voor incasso. Het ondersteunt rechtstreeks de KPI 'On-Time Payment Rate' en maakt analyse mogelijk van factoren die bijdragen aan late betalingen. Waar je het vindt Dit attribuut staat niet in het bronsysteem. Het wordt berekend in de ETL-laag of door de process mining-tool, door de betaaldatum te vergelijken met het veld `PaymentDueDate`. Voorbeelden truefalse
	Klantnaam CustomerName	De naam van de klant of account waaraan wordt gefactureerd.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de klant of het bedrijf waaraan de factuur wordt uitgegeven. Meestal is het gekoppeld aan het bijbehorende Account-record in Salesforce. Door het proces per klant te analyseren, krijg je zicht op klantgebonden gedrag en problemen die belangrijke accounts kunnen raken. Je ziet bijvoorbeeld of bepaalde klanten structureel te laat betalen, meer herstelwerk nodig hebben of complexe goedkeuringsprocessen hebben. Deze informatie helpt bij klantrelatiebeheer en het afstemmen van incassostrategieën. Waarom dit belangrijk is Maakt klantgerichte analyse mogelijk om patronen te vinden, zoals klanten die vaak te laat betalen of meer factuurcorrecties nodig hebben. Zo verbeter je het klantrelatiebeheer. Waar je het vindt Dit komt uit het veld `Account.Name`, dat via een lookuprelatie van het Invoice-object aan het Account-object is gekoppeld. Voorbeelden ABC CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	Laatste data-update LastDataUpdate	Timestamp van de laatste datarefresh vanuit het bronsysteem.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor de process mining-analyse voor het laatst uit Salesforce Sales Cloud is gehaald. Het is een metadataveld dat bij elke refresh op de volledige dataset wordt toegepast. Deze timestamp is belangrijk om de actualiteit van de analyse te beoordelen. Je ziet hiermee of de dashboards en KPI's die je bekijkt up-to-date zijn. Dat is nodig om op tijd beslissingen te nemen op basis van actuele procesinzichten. Waarom dit belangrijk is Laat zien hoe actueel de data is, zodat beslissingen zijn gebaseerd op een actueel en relevant beeld van het proces. Waar je het vindt Deze waarde wordt bij elke uitvoering door de ETL-tool of datapijplijn gegenereerd en aan de dataset toegevoegd. Voorbeelden 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een nauwkeurige procesontdekking en prestatie-evaluatie.

5 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling van klant ontvangen	De klant heeft een betaling voor de factuur gedaan en het geld is ontvangen. Dit wordt meestal vastgelegd door een gerelateerd Payment-record aan te maken en aan de factuur te koppelen.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste mijlpaal in het incassodeel van het proces. Het is het eindpunt voor de DSO-berekening en bevestigt dat de omzet succesvol is ontvangen. Waar je het vindt Vastgelegd op basis van de aanmaakdatum van een record van het aangepaste Payment-object dat aan het Invoice-object is gekoppeld. Het kan ook worden afgeleid uit een statuswijziging van de factuur naar 'Paid'. Vastleggen Aanmaken van een gerelateerd Payment-record. Eventtype explicit
	Factuur aangemaakt	Deze activiteit markeert het aanmaken van een nieuw factuurrecord in Salesforce. Dit is het officiële begin van het factureringsproces voor een specifieke transactie. Meestal gebeurt dit nadat een order is uitgevoerd of een contractmijlpaal is bereikt. De gebeurtenis wordt vastgelegd met de aanmaaktimestamp van het factuurrecord.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste startevent voor het factureringsproces. Door de tijd vanaf dit moment tot aan de betaling te analyseren, kun je de totale Order-to-Cash-doorlooptijd meten en vertragingen bij de eerste gegevensinvoer opsporen. Waar je het vindt Deze gebeurtenis wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum, het veld CreatedDate, van het aangepaste Invoice-object of een vergelijkbaar object dat de factuur in Salesforce vertegenwoordigt. Vastleggen Aanmaktimestamp van het factuurobject. Eventtype explicit
	Factuur gesloten	De levenscyclus van de factuur is voltooid: de factuur is volledig betaald en afgestemd. Dit is de laatste activiteit voor een succesvol verwerkte factuur en wordt meestal vastgelegd via een statusupdate.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is het belangrijkste eindpunt van het proces. Daarmee kun je de volledige doorlooptijd nauwkeurig berekenen en is duidelijk wanneer het proces is afgerond. Waar je het vindt Afgeleid uit de timestamp waarop het statusveld van het Invoice-object wordt bijgewerkt naar 'Closed', 'Paid in Full' of een vergelijkbare eindstatus. Vastleggen Wijziging van het statusveld van de factuur naar de definitieve waarde 'Closed'. Eventtype inferred
	Factuur goedgekeurd	Een bevoegde gebruiker heeft de factuur gecontroleerd en goedgekeurd. Daarmee is bevestigd dat de factuur klopt en naar de klant kan worden gestuurd. Deze gebeurtenis wordt meestal vastgelegd wanneer de factuurstatus wordt gewijzigd naar 'Approved'.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal die de rest van het factureringsproces vrijgeeft. Vertragingen op dit punt veroorzaken flinke knelpunten en hebben invloed op DSO en de totale doorlooptijd. Die wordt gemeten in het dashboard 'Invoice Approval Cycle Time'. Waar je het vindt Afgeleid uit een wijziging van een statusveld op het Invoice-object naar 'Approved'. Als Salesforce Approval Processes worden gebruikt, kan dit expliciet worden vastgelegd in de geschiedenis van het ProcessInstance-object. Vastleggen Wijziging van het statusveld van de factuur naar 'Approved' of afronding van een formele stap in het goedkeuringsproces. Eventtype inferred
	Factuur naar klant gestuurd	De goedgekeurde factuur is officieel per e-mail, post of via een portal aan de klant geleverd. Deze gebeurtenis wordt vaak vastgelegd doordat een veld 'Sent Date' wordt ingevuld of de status wordt gewijzigd naar 'Sent'.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van de betaaltermijn en is het startpunt voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO). Het is een belangrijke mijlpaal voor het volgen van klantcommunicatie en betalingstermijnen. Waar je het vindt Afgeleid uit het invullen van het veld 'Sent Date' op het Invoice-object of uit een statusupdate naar 'Sent'. Het kan ook een expliciete gebeurtenis zijn in de Activity History wanneer de factuur via een geïntegreerde e-mailtool is verstuurd. Vastleggen Timestamp waarop het veld 'Sent_Date__c' wordt ingevuld. Eventtype inferred
	Betaling geboekt in grootboek	De ontvangen betaling is formeel verwerkt in het financiële boekhoudsysteem of grootboek van het bedrijf. Dit kan worden vastgelegd via een statusupdate van het betaal- of factuurrecord nadat een integratie is uitgevoerd.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit maakt onderscheid tussen ontvangst van de betaling en financiële afstemming. De tijd tussen ontvangst en boeking kan vertragingen in interne boekhoudprocessen zichtbaar maken. Waar je het vindt Afgeleid uit een wijziging van een statusveld op het Payment- of Invoice-object naar een waarde als 'Posted' of 'Exported to ERP', vaak bijgewerkt via een API-integratie. Vastleggen Wijziging van de betaal- of factuurstatus naar 'Posted'. Eventtype inferred
	Betaling verwerkt en afgestemd	De ontvangen betaling is volledig gekoppeld aan en verwerkt op de specifieke factuur in het systeem. Daarmee wordt de openstaande vordering afgesloten. Dit wordt vastgelegd door een laatste statuswijziging van het betaal- of factuurrecord.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert de laatste stap in de cashconversiecyclus. Het dashboard 'Payment Reconciliation Performance' gebruikt deze activiteit om de efficiëntie van het financiële team bij het verwerken van betalingen te meten. Waar je het vindt Afgeleid uit een statuswijziging van het Invoice-object of een gerelateerd Payment-object naar een eindstatus als 'Reconciled' of 'Applied'. Vastleggen Wijziging van de factuur- of betaalstatus naar 'Reconciled'. Eventtype inferred
	Betalingsherinnering verstuurd	Er is een bericht naar de klant gestuurd om te herinneren aan een aankomende of achterstallige betaling. Dit wordt vaak vastgelegd als een specifieke Activity, een Task- of Email-record, die aan de factuur is gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is Door herinneringen te volgen, kun je de effectiviteit van incassostrategieën beoordelen. Dit is belangrijk voor het dashboard 'Payment Reminder Effectiveness' en de KPI 'Payment Reminder Trigger Rate'. Waar je het vindt Vastgelegd bij het aanmaken van een Activity-record, een Task- of Email-record, dat aan het Invoice-object is gekoppeld en waarvan het onderwerp of type aangeeft dat het om een betalingsherinnering gaat. Vastleggen Aanmaken van een gerelateerd Task- of Email-record met een specifiek type of onderwerp. Eventtype explicit
	Factuur afgeboekt	Er is besloten de schuld af te boeken en de factuur wordt gesloten zonder volledige betaling. Dit is een alternatief, niet-succesvol einde van het factureringsproces.
Waarom dit belangrijk is Door afboekingen te volgen, kun je omzetverlies kwantificeren en klanten of situaties opsporen die tot oninbare vorderingen leiden. Dit is een belangrijk uitzonderingspad om te bewaken voor de financiële gezondheid van het bedrijf. Waar je het vindt Afgeleid uit de timestamp waarop het statusveld van het Invoice-object wordt bijgewerkt naar 'Written Off' of 'Canceled - Bad Debt'. Vastleggen Wijziging van het statusveld van de factuur naar 'Written Off'. Eventtype inferred
	Factuur afgewezen	Een goedkeurder heeft de factuur afgewezen, meestal vanwege fouten of afwijkingen. De factuur moet dan worden gecorrigeerd en opnieuw ingediend. Dit wordt vastgelegd door de status van het factuurrecord te wijzigen naar 'Rejected'.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit wijst op herstelwerk en inefficiëntie in het proces. Door de afwijzingsfrequentie te analyseren, vind je veelvoorkomende foutbronnen en ondersteun je de oorzaakanalyse voor het dashboard 'Billing Process Rework & Errors'. Waar je het vindt Afgeleid uit een wijziging van een statusveld op het Invoice-object naar 'Rejected'. Deze data kan ook in opmerkingen in de geschiedenis van een formeel Approval Process staan. Vastleggen Wijziging van het statusveld van de factuur naar 'Rejected'. Eventtype inferred
	Factuur gecorrigeerd	Dit staat voor een handmatige correctie of update van een factuur nadat deze is afgewezen of een fout bevatte. Vaak wordt dit afgeleid uit een status die teruggaat naar een eerdere waarde, bijvoorbeeld van 'Rejected' naar 'Draft'.
Waarom dit belangrijk is Het opsporen van correctielussen is belangrijk voor het meten van de KPI 'Invoice Rework Rate'. Veel correcties wijzen op problemen bij het aanmaken van de oorspronkelijke factuur, met vertraging als gevolg. Waar je het vindt Afgeleid uit de veldgeschiedenis door een statuswijziging te detecteren van een latere fase, bijvoorbeeld 'Rejected' of 'Approved', naar een eerdere fase, zoals 'Draft' of 'In Progress'. Vastleggen De factuurstatus gaat terug in de procesflow. Eventtype inferred
	Factuur ingediend ter goedkeuring	De factuur is definitief gemaakt en ingediend voor interne controle voordat deze naar de klant wordt gestuurd. Deze activiteit wordt meestal vastgelegd door een wijziging in een statusveld op het factuurrecord, bijvoorbeeld van 'Draft' naar 'Pending Approval'.
Waarom dit belangrijk is Door deze activiteit te volgen, zie je hoeveel tijd in de goedkeuringswachtrij wordt doorgebracht. Dit is een belangrijke eerste stap voor het berekenen van de KPI 'Average Invoice Approval Time'. Waar je het vindt Afgeleid uit de veldgeschiedenis van het Invoice-object wanneer een statusveld wordt bijgewerkt naar een waarde als 'Submitted for Approval' of 'In Review'. Vastleggen Wijziging van het statusveld van de factuur naar 'Pending Approval'. Eventtype inferred
	Vervaldatum van betaling bereikt	Dit is een berekende gebeurtenis die het moment weergeeft waarop de betaling van de factuur volgens de betaalvoorwaarden vervalt. Het is geen gebruikersactie, maar wordt afgeleid uit factuurdata.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit biedt een belangrijk ijkpunt voor het analyseren van betaalgedrag en het meten van de KPI 'On-Time Payment Rate'. Zo kun je onderscheid maken tussen tijdige en te late betalingen. Waar je het vindt Dit is een berekende gebeurtenis. De gebeurtenis wordt afgeleid door de huidige timestamp te vergelijken met het veld 'Due Date' op het Invoice-object. In Salesforce bestaat dit niet als opgeslagen gebeurtenis. Vastleggen Berekend door de huidige datum te vergelijken met het veld Due Date van de factuur. Eventtype calculated

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit Salesforce Sales Cloud

Stappen

Controleer de vereisten: Zorg dat je in Salesforce de nodige rechten hebt, waaronder "Run Reports", "Create and Customize Reports" en "Export Reports". Controleer of Field History Tracking is ingeschakeld voor de belangrijkste statusvelden op je Invoice- en Payment-objecten. Ga hiervoor naar Setup > Object Manager, zoek het relevante object, ga naar Fields & Relationships en klik op "Set History Tracking".
Bepaal je rapportstrategie: Voor dit proces moet je meerdere rapporten maken, omdat activiteiten uit verschillende records of gebeurtenissen komen, zoals het aanmaken van een factuur, statuswijzigingen en gerelateerde betalingen. Maak voor elke afzonderlijke bron een rapport en voeg de resultaten daarna buiten Salesforce samen.
Maak een rapport voor het aanmaken van records: Begin met de eenvoudigste gebeurtenissen. Maak een rapport voor 'Invoice Generated' en 'Customer Payment Received'. Ga naar het tabblad Reports en klik op "New Report". Kies een rapporttype met je Invoice-object, bijvoorbeeld "Invoices", of met het Payment-object. Voeg kolommen toe die overeenkomen met de attributen van je event log. Voor de activiteit 'Invoice Generated' is de CreatedDate van het factuurrecord de EventTime.
Maak een rapport voor veldgeschiedenis: Maak voor statuswijzigingen zoals 'Invoice Submitted for Approval', 'Invoice Approved', 'Invoice Rejected' en 'Invoice Corrected' een rapport op basis van het rapporttype "Invoice History". Dit speciale rapporttype toont wijzigingen die via Field History Tracking zijn vastgelegd. Filter dit rapport op wijzigingen in het veld Status.
Maak een rapport voor datumgebaseerde gebeurtenissen: Maak voor gebeurtenissen zoals 'Invoice Sent to Customer' of 'Payment Due Date Reached' een rapport op het Invoice-object. Gebruik de datumvelden zelf, zoals Sent_Date__c of Payment_Due_Date__c, als EventTime. Filter op records waarin deze datums niet leeg zijn.
Maak een rapport voor gerelateerde activiteiten: Voor gebeurtenissen zoals 'Payment Reminder Issued' heb je een rapport nodig dat Activities, dus Tasks of Events, aan Invoices koppelt. Gebruik een rapporttype zoals "Activities with Invoices" of maak zelf een aangepast rapporttype. Filter op activiteiten met een specifiek onderwerp of type dat op een herinnering wijst.
Voeg standaardkolommen toe aan alle rapporten: Voeg in elk rapport kolommen toe die je kunt koppelen aan de vereiste structuur van het event log: InvoiceNumber, een veld voor EventTime, zoals CreatedDate of de datum van de veldwijziging, UserResponsible, zoals LastModifiedById, en andere aanbevolen attributen.
Exporteer rapporten naar CSV: Voer elk rapport afzonderlijk uit. Kies in het scherm met de rapportresultaten via het vervolgkeuzemenu de optie "Export" en selecteer de indeling "Details Only" met de extensie .csv. Herhaal dit voor alle rapporten die je hebt gemaakt.
Voeg data samen en transformeer deze: Open de geëxporteerde CSV-bestanden in een spreadsheetprogramma of gebruik een datavoorbereidingstool. Voeg aan elk bestand een nieuwe kolom met de naam ActivityName toe en vul die met de specifieke activiteit die het bestand bevat, bijvoorbeeld "Invoice Generated" voor alle rijen uit het eerste rapport. Koppel de bronkolommen, zoals Invoice: Created Date, aan de standaardkoppen van het event log, zoals EventTime.
Maak het definitieve event log: Voeg alle getransformeerde data uit de afzonderlijke CSV-bestanden samen in één hoofdbestand. Zorg dat de kolomkoppen exact InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, UserResponsible, enzovoort zijn. Dit samengevoegde bestand is je definitieve event log.
Definitieve opmaak: Sla het samengevoegde bestand op als CSV met UTF-8-codering. Het bestand kan nu naar ProcessMind worden geüpload.

Configuratie

Rapporttypen: Je hebt waarschijnlijk meerdere aangepaste rapporttypen nodig om bovenliggende objecten zoals Account te koppelen aan onderliggende en verder geneste objecten zoals Invoice, Payment en Activity. Maak deze aan via Setup > Report Types.
Field History Tracking: Dit is belangrijk. Schakel voor het Invoice-object geschiedenis bijhouden in voor elk Status-veld. Zonder deze instelling kun je statuswijzigingen zoals 'Approved' of 'Rejected' niet vastleggen. Geschiedenis wordt niet met terugwerkende kracht bijgehouden.
Datafilters: Pas altijd een datumfilter toe op je rapporten om de hoeveelheid data beheersbaar te houden. Een goede aanpak is om de aanmaakdatum van het primaire object te filteren op de laatste 3 tot 6 maanden, bijvoorbeeld Invoice: Created Date equals LAST 180 DAYS.
Data Export Service: In plaats van afzonderlijke rapporten uit te voeren, kun je ook de ingebouwde Data Export Service gebruiken via Setup > Data Export. Deze service exporteert wekelijks of maandelijks alle data van je organisatie. Je hebt dan een volledige back-up, maar moet de data daarna nog flink bewerken om deze te filteren, te koppelen en om te zetten naar een event log.
Gebruikersrechten: De gebruiker die de extractie uitvoert, heeft leesrechten nodig voor alle relevante objecten, zoals Account, Order, Invoice__c, Payment__c en Activity, en voor de bijbehorende velden. Daarnaast zijn rechten nodig om rapporten te maken en te exporteren.

a Voorbeeldquery config

// This is a configuration guide for building multiple Salesforce reports.
// The data from these separate CSV exports must be manually combined and transformed into a single event log.

// Report 1: Invoice Generated
// Report Type: Invoices (or your custom invoice object report type)
// Filters: 
// 1. Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Invoice Generated' (static text) -> ActivityName
// - Created Date -> EventTime
// - Created By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 2: Invoice Status Changes (Submitted, Approved, Rejected, Corrected, Closed, Written Off)
// Report Type: Invoice History (or your custom object's history report type)
// Filters:
// 1. Edit Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Edit Date LESS OR EQUAL [End Date]
// 3. Field/Event EQUALS 'Status' (or the name of your status field)
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - New Value (transformed*) -> ActivityName 
// - Edit Date -> EventTime
// - Edited By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - New Value -> InvoiceStatus
// - [Invoice Total Amount] -> InvoiceTotalAmount
// - [Invoice Payment Due Date] -> PaymentDueDate
// *Transformation Logic for ActivityName: 
//   - IF New Value = 'Pending Approval' THEN 'Invoice Submitted for Approval'
//   - IF New Value = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
//   - IF New Value = 'Rejected' THEN 'Invoice Rejected'
//   - IF New Value = 'Draft' AND Old Value = 'Rejected' THEN 'Invoice Corrected'
//   - IF New Value = 'Closed' THEN 'Invoice Closed'
//   - IF New Value = 'Written Off' THEN 'Invoice Written Off'

// Report 3: Invoice Sent to Customer
// Report Type: Invoices
// Filters:
// 1. [Sent Date Field] NOT EQUAL TO "" (not null)
// 2. [Sent Date Field] GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. [Sent Date Field] LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Invoice Sent to Customer' (static text) -> ActivityName
// - [Sent Date Field] -> EventTime
// - Last Modified By -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 4: Payment Due Date Reached
// Report Type: Invoices
// Filters:
// 1. Payment Due Date NOT EQUAL TO "" (not null)
// 2. Payment Due Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. Payment Due Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Payment Due Date Reached' (static text) -> ActivityName
// - Payment Due Date -> EventTime
// - 'System' (static text) -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - Status -> InvoiceStatus
// - Total Amount -> InvoiceTotalAmount
// - Payment Due Date -> PaymentDueDate

// Report 5: Payment Reminder Issued
// Report Type: Activities with Invoices (or similar custom report type)
// Filters:
// 1. Task or Event Subject CONTAINS 'Payment Reminder'
// 2. Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 3. Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Columns to Export & Map:
// - Invoice: Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Payment Reminder Issued' (static text) -> ActivityName
// - Created Date -> EventTime
// - Assigned To -> UserResponsible
// - [Billing Department Field] -> BillingDepartment
// - [Invoice Status Field] -> InvoiceStatus
// - [Invoice Total Amount] -> InvoiceTotalAmount
// - [Invoice Payment Due Date] -> PaymentDueDate

// Report 6: Customer Payment Received & Status Changes (Posted, Applied)
// Report Type: Payments with Invoices (or similar custom report type)
// This report combines multiple events from the Payment record.
// Filters:
// 1. Payment: Created Date GREATER OR EQUAL [Start Date]
// 2. Payment: Created Date LESS OR EQUAL [End Date]
// Part A: Payment Received
// Columns to Export & Map:
// - Invoice: Invoice Number -> InvoiceNumber
// - 'Customer Payment Received' (static text) -> ActivityName
// - Payment: Created Date -> EventTime
// - Payment: Created By -> UserResponsible
// Part B: Payment Posted and Applied (Requires exporting and transforming multiple rows for the same payment if status changes)
// You may need a separate Payment History Report, similar to Report 2.
// Assuming a simple status field on the Payment for this example:
//   - IF Payment Status = 'Posted' THEN 'Payment Posted to Ledger'
//   - IF Payment Status = 'Applied' THEN 'Cash Applied/Reconciled'

Stappen

Vereisten en installatie: Zorg dat Python 3.6 of nieuwer op je systeem is geïnstalleerd. Installeer de benodigde bibliotheken met de volgende opdracht in je terminal: pip install simple-salesforce pandas. Je hebt ook je Salesforce-gebruikersnaam, wachtwoord en beveiligingstoken nodig. Log in op Salesforce, ga naar je persoonlijke instellingen en kies 'Reset My Security Token' om je beveiligingstoken op te halen.
Schakel Field History Tracking in: Log als beheerder in op je Salesforce-organisatie. Ga naar Setup en vervolgens naar Object Manager. Zoek je primaire Invoice-object, bijvoorbeeld Invoice__c, en ga naar 'Fields & Relationships'. Klik op 'Set History Tracking'. Schakel tracking in voor het veld dat de factuurstatus bevat, bijvoorbeeld Status__c. Herhaal dit voor je Payment-object, bijvoorbeeld Payment__c, en het bijbehorende statusveld.
Download en configureer het script: Sla het meegeleverde Python-script op in een bestand met de naam extract_invoices.py. Open het bestand in een teksteditor en pas de placeholders in het gedeelte 'Salesforce Credentials and Settings' aan. Vul SF_USERNAME, SF_PASSWORD, SF_SECURITY_TOKEN en SF_INSTANCE_URL in. Pas START_DATE en END_DATE aan om de extractieperiode vast te leggen.
Pas object- en veldnamen aan: Controleer de SOQL-query's in het script zorgvuldig. Het script gebruikt placeholders zoals Invoice__c, Payment__c, Status__c en Total_Amount__c. Vervang deze door de werkelijke API-namen van de objecten en velden in jouw Salesforce-instantie voor facturatie en facturen.
Voer het extractiescript uit: Open een terminal of opdrachtprompt, ga naar de map waarin je het script hebt opgeslagen en voer het uit met de opdracht python extract_invoices.py. Het script maakt verbinding met de Salesforce-API, voert de query's uit en verwerkt de data.
Volg de voortgang van het script: Tijdens het ophalen en verwerken van data voor elk activiteitstype toont het script statusmeldingen in de console. Afhankelijk van de hoeveelheid data en je API-limieten kan dit even duren. Let op foutmeldingen die kunnen wijzen op onjuiste inloggegevens of API-namen.
Controleer het uitvoerbestand: Na een succesvolle uitvoering maakt het script in dezelfde map een bestand met de naam salesforce_billing_event_log.csv. Open dit CSV-bestand in een spreadsheetprogramma en controleer of de inhoud klopt.
Bereid de upload voor: Het gegenereerde CSV-bestand bevat de vereiste kolommen InvoiceNumber, ActivityName en EventTime, plus andere aanbevolen attributen. Je kunt dit bestand zonder verdere opmaak rechtstreeks uploaden naar de process mining-tool.

Configuratie

Salesforce-inloggegevens: Je moet je Salesforce-gebruikersnaam, wachtwoord en beveiligingstoken opgeven. Het beveiligingstoken is nodig voor API-toegang buiten de vertrouwde IP-bereiken van je organisatie.
Salesforce-instantie-URL: Geef het domein van je Salesforce-instantie op, bijvoorbeeld your_instance.my.salesforce.com. Gebruik je een sandbox, dan is de URL anders, bijvoorbeeld test.salesforce.com.
Filters voor de periode: Het script bevat de variabelen START_DATE en END_DATE. Begin bij voorkeur met een kortere periode van 3 tot 6 maanden om de hoeveelheid data beheersbaar te houden en binnen de API-limieten te blijven. Deze datums filteren de eerste query op aanmaakdatums van facturen.
API-namen van objecten en velden: Het script gebruikt placeholders voor objecten en velden, bijvoorbeeld Invoice__c en Status__c. Vervang deze door de exacte API-namen uit je Salesforce-datamodel. Je vindt deze in Salesforce Setup onder Object Manager.
Vereisten voor tracking: De nauwkeurigheid van het event log, vooral voor statuswijzigingen, hangt volledig af van Field History Tracking. Dit moet voor de relevante velden zijn ingeschakeld voordat de transacties plaatsvonden. Anders worden historische wijzigingen niet vastgelegd.
API-aanroeplimieten: Salesforce hanteert governor limits voor het aantal API-aanroepen dat je binnen 24 uur kunt doen. Overweeg bij zeer grote datasets de extractie in kleinere perioden uit te voeren of buiten piekuren te plannen om deze limieten niet te overschrijden.

a Voorbeeldquery python

import pandas as pd
from simple_salesforce import Salesforce
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Salesforce Credentials and Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># IMPORTANT: Replace all placeholder values with your actual Salesforce information.
SF_USERNAME = class="hl-string">'[your_salesforce_username]'
SF_PASSWORD = class="hl-string">'[your_salesforce_password]'
SF_SECURITY_TOKEN = class="hl-string">'[your_salesforce_security_token]' class=class="hl-string">"hl-comment"># Append this to your password if required
SF_INSTANCE_URL = class="hl-string">'https://[your_instance].my.salesforce.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., na1.salesforce.com

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Period ---
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Object and Field API Name Placeholders ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace these with the actual API names from your Salesforce org.
INVOICE_OBJECT = class="hl-string">'Invoice__c'
INVOICE_NUMBER_FIELD = class="hl-string">'Name'
INVOICE_STATUS_FIELD = class="hl-string">'Status__c'
INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD = class="hl-string">'Total_Amount__c'
INVOICE_DUE_DATE_FIELD = class="hl-string">'Due_Date__c'

PAYMENT_OBJECT = class="hl-string">'Payment__c'
PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD = class="hl-string">'Invoice__c' class=class="hl-string">"hl-comment"># Lookup field from Payment to Invoice
PAYMENT_STATUS_FIELD = class="hl-string">'Status__c'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Script ---
def main():
    print(class="hl-string">"Connecting to Salesforce...")
    sf = Salesforce(username=SF_USERNAME, password=SF_PASSWORD, security_token=SF_SECURITY_TOKEN, instance_url=SF_INSTANCE_URL)
    print(class="hl-string">"Connection successful.")

    all_events = []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Get base Invoice data
    print(class="hl-string">"Fetching base invoice data...")
    soql_invoices = fclass="hl-string">"""
        SELECT Id, {INVOICE_NUMBER_FIELD}, CreatedDate, CreatedById, LastModifiedById, 
               {INVOICE_STATUS_FIELD}, {INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD}, {INVOICE_DUE_DATE_FIELD}
        FROM {INVOICE_OBJECT}
        WHERE CreatedDate >= {START_DATE} AND CreatedDate <= {END_DATE}
    """
    invoices_data = sf.query_all(soql_invoices)[class="hl-string">'records']
    df_invoices = pd.DataFrame(invoices_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
    invoice_ids = class="hl-string">"','".join(df_invoices[class="hl-string">'Id'].tolist())

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Generated & Payment Due Date Reached
    print(class="hl-string">"Processing 'Invoice Generated' and 'Payment Due Date Reached' events...")
    generated_events = df_invoices.copy()
    generated_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Invoice Generated'
    generated_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(generated_events[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
    generated_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = generated_events[class="hl-string">'CreatedById']
    all_events.append(generated_events)

    due_date_events = df_invoices[df_invoices[INVOICE_DUE_DATE_FIELD].notna()].copy()
    due_date_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Payment Due Date Reached'
    due_date_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(due_date_events[INVOICE_DUE_DATE_FIELD]).dt.tz_localize(None)
    due_date_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = None class=class="hl-string">"hl-comment"># System-generated event
    all_events.append(due_date_events)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Get Invoice Status Changes from Field History
    print(class="hl-string">"Fetching invoice status changes...")
    soql_invoice_history = fclass="hl-string">"""
        SELECT ParentId, Field, OldValue, NewValue, CreatedDate, CreatedById
        FROM {INVOICE_OBJECT}History
        WHERE ParentId IN ('{invoice_ids}') AND Field = '{INVOICE_STATUS_FIELD}'
    """
    invoice_history_data = sf.query_all(soql_invoice_history)[class="hl-string">'records']
    if invoice_history_data:
        df_invoice_history = pd.DataFrame(invoice_history_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_invoice_history = df_invoice_history.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'ParentId', right_on=class="hl-string">'Id')
        df_invoice_history[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_invoice_history[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        df_invoice_history[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_invoice_history[class="hl-string">'CreatedById']

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Map status changes to Activity Names
        status_map = {
            (class="hl-string">'Draft', class="hl-string">'Pending Approval'): class="hl-string">'Invoice Submitted for Approval',
            (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Approved'): class="hl-string">'Invoice Approved',
            (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Rejected'): class="hl-string">'Invoice Rejected',
            (class="hl-string">'Rejected', class="hl-string">'Draft'): class="hl-string">'Invoice Corrected',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Sent'): class="hl-string">'Invoice Sent to Customer',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Closed'): class="hl-string">'Invoice Closed',
            (class="hl-string">'Sent', class="hl-string">'Closed'): class="hl-string">'Invoice Closed',
            (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Written Off'): class="hl-string">'Invoice Written Off'
        }
        df_invoice_history[class="hl-string">'ActivityName'] = df_invoice_history.apply(lambda row: status_map.get((str(row[class="hl-string">'OldValue']), str(row[class="hl-string">'NewValue']))), axis=1)
        df_invoice_history.rename(columns={class="hl-string">'NewValue': INVOICE_STATUS_FIELD}, inplace=True)
        all_events.append(df_invoice_history.dropna(subset=[class="hl-string">'ActivityName']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Get Payment Reminders from Tasks
    print(class="hl-string">"Fetching payment reminder tasks...")
    soql_tasks = fclass="hl-string">"""
        SELECT WhatId, ActivityDate, CreatedById, CreatedDate
        FROM Task
        WHERE WhatId IN ('{invoice_ids}') AND Subject LIKE '%Payment Reminder%'
    """
    task_data = sf.query_all(soql_tasks)[class="hl-string">'records']
    if task_data:
        df_tasks = pd.DataFrame(task_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_tasks = df_tasks.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_STATUS_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'WhatId', right_on=class="hl-string">'Id')
        df_tasks[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Payment Reminder Issued'
        df_tasks[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_tasks[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        df_tasks[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_tasks[class="hl-string">'CreatedById']
        all_events.append(df_tasks)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Get Payment Data
    print(class="hl-string">"Fetching payment data...")
    soql_payments = fclass="hl-string">"""
        SELECT Id, {PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD}, CreatedDate, CreatedById, LastModifiedById, {PAYMENT_STATUS_FIELD}
        FROM {PAYMENT_OBJECT}
        WHERE {PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD} IN ('{invoice_ids}')
    """
    payment_data = sf.query_all(soql_payments)[class="hl-string">'records']
    if payment_data:
        df_payments = pd.DataFrame(payment_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
        df_payments = df_payments.merge(df_invoices[[class="hl-string">'Id', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=PAYMENT_INVOICE_LOOKUP_FIELD, right_on=class="hl-string">'Id', suffixes=(class="hl-string">'_payment', class="hl-string">'_invoice'))
        payment_ids = class="hl-string">"','".join(df_payments[class="hl-string">'Id_payment'].tolist())
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Customer Payment Received
        payment_received_events = df_payments.copy()
        payment_received_events[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Customer Payment Received'
        payment_received_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(payment_received_events[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
        payment_received_events[class="hl-string">'UserResponsible'] = payment_received_events[class="hl-string">'CreatedById']
        all_events.append(payment_received_events)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Get Payment Status Changes
        print(class="hl-string">"Fetching payment status changes...")
        soql_payment_history = fclass="hl-string">"""
            SELECT ParentId, Field, OldValue, NewValue, CreatedDate, CreatedById
            FROM {PAYMENT_OBJECT}History
            WHERE ParentId IN ('{payment_ids}') AND Field = '{PAYMENT_STATUS_FIELD}'
        """
        payment_history_data = sf.query_all(soql_payment_history)[class="hl-string">'records']
        if payment_history_data:
            df_payment_history = pd.DataFrame(payment_history_data).drop(columns=[class="hl-string">'attributes'])
            df_payment_history = df_payment_history.merge(df_payments[[class="hl-string">'Id_payment', INVOICE_NUMBER_FIELD, INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD, INVOICE_DUE_DATE_FIELD]], left_on=class="hl-string">'ParentId', right_on=class="hl-string">'Id_payment')
            df_payment_history[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_payment_history[class="hl-string">'CreatedDate']).dt.tz_localize(None)
            df_payment_history[class="hl-string">'UserResponsible'] = df_payment_history[class="hl-string">'CreatedById']

            payment_status_map = {
                (class="hl-string">'Received', class="hl-string">'Posted'): class="hl-string">'Payment Posted to Ledger',
                (class="hl-string">'Posted', class="hl-string">'Reconciled'): class="hl-string">'Cash Applied/Reconciled'
            }
            df_payment_history[class="hl-string">'ActivityName'] = df_payment_history.apply(lambda row: payment_status_map.get((str(row[class="hl-string">'OldValue']), str(row[class="hl-string">'NewValue']))), axis=1)
            df_payment_history.rename(columns={class="hl-string">'NewValue': INVOICE_STATUS_FIELD}, inplace=True)
            all_events.append(df_payment_history.dropna(subset=[class="hl-string">'ActivityName']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Final Assembly ---
    print(class="hl-string">"Assembling final event log...")
    final_df = pd.concat(all_events, ignore_index=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Standardize column names
    final_df.rename(columns={
        INVOICE_NUMBER_FIELD: class="hl-string">'InvoiceNumber',
        INVOICE_STATUS_FIELD: class="hl-string">'InvoiceStatus',
        INVOICE_TOTAL_AMOUNT_FIELD: class="hl-string">'InvoiceTotalAmount',
        INVOICE_DUE_DATE_FIELD: class="hl-string">'PaymentDueDate'
    }, inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Select and order columns for the final event log
    required_cols = {
        class="hl-string">'InvoiceNumber': None,
        class="hl-string">'ActivityName': None,
        class="hl-string">'EventTime': None,
        class="hl-string">'UserResponsible': None,
        class="hl-string">'InvoiceStatus': None,
        class="hl-string">'InvoiceTotalAmount': None,
        class="hl-string">'PaymentDueDate': None
    }
    for col in required_cols:
        if col not in final_df.columns:
            final_df[col] = required_cols[col]
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># We cannot extract Billing Department directly from this model, so we will add it as an empty column
    final_df[class="hl-string">'BillingDepartment'] = None

    final_df = final_df[list(required_cols.keys()) + [class="hl-string">'BillingDepartment']]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Sort by case and event time
    final_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'salesforce_billing_event_log.csv'
    final_df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')
    print(fclass="hl-string">"Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Stappen

Kies een ETL- of iPaaS-platform met een ondersteunde Salesforce Sales Cloud-connector en maak een verbinding met de vereiste Salesforce-authenticatiemethode. Vul in de platformconfiguratie alleen je verbindingsreeks, inloggegevens, organisatie-ID of omgevingsspecifieke waarden in.
Controleer of de verbonden Salesforce-organisatie het Invoice-object, de statusgeschiedenis of auditbron van facturen, gerelateerde activiteitenrecords, betalingsrecords en eventuele boekhoudkundige integratierecords beschikbaar stelt die je voor het proces nodig hebt. Vervang elke object- of veldverwijzing tussen vierkante haken in de query door de bijbehorende namen uit jouw Salesforce-omgeving.
Configureer parameters voor incrementele extractie met een startdatum en einddatum. Gebruik waar van toepassing de aanmaakdatum van de factuur, de datum van de statuswijziging, de activiteitsdatum, betaaldatum, boekingsdatum, reconciliatiedatum en sluitingsdatum. Neem een voldoende lange terugkijkperiode op, zodat cases die vóór de gekozen periode zijn aangemaakt maar daarin nog actief waren, worden meegenomen.
Voeg de volledige query hieronder toe aan het Salesforce-query- of transformatieonderdeel van je ETL-tool. Als de connector de getoonde querysyntaxis niet ondersteunt, bouw dan dezelfde logica na met visuele onderdelen voor bron, filter, join, berekend veld en union. Laat ProcessMind geen gebeurtenissen afleiden uit statuswijzigingen. Elke activiteit moet als expliciete rij in het event log worden aangeleverd.
Configureer de bronkoppelingen voor het Invoice-object, de statusgeschiedenis of auditbron van facturen, gerelateerde activiteitenrecords, betalingsrecords, boekingsrecords en reconciliatierecords. Koppel het factuurnummer aan InvoiceNumber, het activiteitenlabel aan ActivityName en de relevante timestamp aan EventTime. Behoud de aanbevolen attributen wanneer de bronwaarden beschikbaar zijn.
Pas de transformatieregels toe. Zet alle timestamps om naar één afgesproken tijdzone, normaliseer statuswaarden, converteer InvoiceTotalAmount naar een numeriek type, converteer PaymentDueDate naar een datum- of timestamptype en verwijder records zonder InvoiceNumber of EventTime. Maak voor Payment Due Date Reached alleen een expliciete rij met PaymentDueDate als EventTime wanneer de vervaldatum binnen de extractieperiode valt en het factuurrecord beschikbaar is.
Verwijder dubbele gebeurtenissen op basis van InvoiceNumber, ActivityName, EventTime en, waar beschikbaar, de ID van het bronrecord. Behoud afzonderlijke gebeurtenissen wanneer de bron meerdere geldige indieningen, afwijzingen, herinneringen, correcties, betalingen, boekingen of reconciliatiegebeurtenissen bevat.
Controleer of de uitvoer alle 13 vereiste waarden voor ActivityName bevat, of elke rij InvoiceNumber en EventTime heeft en of de timestamps binnen elke factuur in de juiste volgorde staan wanneer de brondata die volgorde ondersteunt.
Laad het getransformeerde resultaat in een CSV, Parquet of ander door ProcessMind ondersteund event-logformaat. Gebruik InvoiceNumber als case-ID, ActivityName als activiteitenkolom en EventTime als kolom voor de gebeurtenistijd. Voeg UserResponsible, BillingDepartment, InvoiceStatus, InvoiceTotalAmount en PaymentDueDate toe als aanvullende attributen.
Exporteer het definitieve event log en upload het naar ProcessMind. Controleer tijdens het importeren of ProcessMind de rijen overneemt zoals aangeleverd en geen ontbrekende activiteiten hoeft af te leiden.

Configuratie

Connector: Gebruik de vooraf gebouwde Salesforce-connector van het ETL- of iPaaS-platform en authenticeer met een integratiegebruiker die leestoegang heeft tot alle geconfigureerde bronnen voor facturen, statushistorie, activiteiten, betalingen, grootboek en reconciliatie.
Object- en veldmapping: Vervang [Invoice object], [Invoice Number field], [Invoice Created Date field] en alle andere verwijzingen tussen vierkante haken door namen uit de doelorganisatie in Salesforce. Salesforce-configuraties gebruiken vaak aangepaste objecten en velden. Controleer de mappings dus altijd in plaats van ervan uit te gaan dat ze kloppen.
Datumbereik: Begin met 3 tot 6 maanden aan data. Verleng de terugkijkperiode wanneer facturen over meerdere rapportageperioden open kunnen blijven staan. Neem ook een buffer rond de grenzen op voor statuswijzigingen, betalingen, herinneringen en reconciliatiegebeurtenissen.
Incrementele extractie: Gebruik waar mogelijk een watermark op basis van de timestamp van de laatste succesvolle bronwijziging. Sla het watermark buiten het event log op en verwerk een klein overlappend tijdvenster opnieuw, zodat laat binnengekomen updates niet worden gemist.
Filters: Pas filters voor bedrijf, bedrijfsonderdeel, juridische entiteit, valuta, factuurtype en levenscyclus alleen toe wanneer de analyse dit expliciet vereist. Vervang [Company filter] en [Document type filter] door criteria die specifiek zijn voor de organisatie, of verwijder ze wanneer ze niet van toepassing zijn.
Statushistorie: Geef de voorkeur aan een bron waarin elke statusovergang wordt bewaard. Met alleen het huidige factuurstatusveld kun je eerdere gebeurtenissen voor goedkeuring, afwijzing, correctie, verzending, sluiting of afschrijving niet betrouwbaar reconstrueren.
Berekende gebeurtenis voor vervaldatum: Payment Due Date Reached wordt gegenereerd op basis van PaymentDueDate en is geen gebruikersactie in Salesforce. Bepaal of de gebeurtenis voor alle facturen moet worden gegenereerd, of alleen voor facturen die op de vervaldatum nog openstonden.
Gerelateerde records: Configureer joins met de werkelijke relatiesleutels in de Salesforce-organisatie. Ga er niet van uit dat een factuur-, betalings-, activiteiten-, grootboek- of reconciliatierecord in elke implementatie hetzelfde relatieveld gebruikt.
Prestaties: Filter bronrecords vóór de joins op datum, selecteer alleen de benodigde velden, gebruik paginering van de connector, schakel incrementele extractie in en deel grote datumbereiken op wanneer dit wordt ondersteund. Vermijd het herhaaldelijk extraheren van de volledige historie.
Datatypen: Normaliseer timestamps naar één tijdzone, bewaar de oorspronkelijke timestamp uit de bron wanneer controleerbaarheid vereist is en gebruik een decimaal datatype voor InvoiceTotalAmount.
Vereisten: De ETL- of iPaaS-licentie moet de Salesforce-connector bevatten. API-toegang moet zijn ingeschakeld voor de integratiegebruiker. Deze gebruiker moet object-, veld- en recordmachtigingen hebben voor elke geconfigureerde bron.
Beveiliging: Bewaar inloggegevens in de secret manager van het platform, beperk de geëxtraheerde data tot bevoegde gebruikers en houd je aan de limieten van Salesforce en de organisatie voor API-aanroepen en gegevensbewaring.

a Voorbeeldquery config

SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Generated' AS ActivityName,
    CAST(i.[Invoice Created Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(i.[Invoice Created By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND i.[Invoice Created Date field] >= [Start date parameter]
  AND i.[Invoice Created Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Submitted for Approval' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Pending Approval'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Approved' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Approved'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Rejected' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Rejected'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Corrected' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[Previous Status field] = 'Rejected'
  AND h.[New Status field] = 'Draft'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Sent to Customer' AS ActivityName,
    CAST(COALESCE(i.[Sent Date field], h.[Status Change Date field]) AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(COALESCE(i.[Sent By field], h.[Changed By field]) AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(COALESCE(h.[New Status field], i.[Invoice Status field]) AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
LEFT JOIN [Invoice status history object] h
  ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
 AND h.[New Status field] = 'Sent'
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND (i.[Sent Date field] IS NOT NULL OR h.[Status Change Date field] IS NOT NULL)
  AND COALESCE(i.[Sent Date field], h.[Status Change Date field]) >= [Start date parameter]
  AND COALESCE(i.[Sent Date field], h.[Status Change Date field]) < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Payment Due Date Reached' AS ActivityName,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND i.[Payment Due Date field] IS NOT NULL
  AND i.[Payment Due Date field] >= [Start date parameter]
  AND i.[Payment Due Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Payment Reminder Issued' AS ActivityName,
    CAST(a.[Activity Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(a.[Assigned User field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Activity object] a ON a.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND a.[Activity Type field] IN ('Task', 'Email')
  AND a.[Reminder Indicator field] = TRUE
  AND a.[Activity Date field] >= [Start date parameter]
  AND a.[Activity Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Customer Payment Received' AS ActivityName,
    CAST(p.[Payment Received Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(p.[Recorded By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Payment object] p ON p.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND p.[Payment Received Date field] IS NOT NULL
  AND p.[Payment Received Date field] >= [Start date parameter]
  AND p.[Payment Received Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Payment Posted to Ledger' AS ActivityName,
    CAST(p.[Ledger Posting Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(p.[Posted By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Payment object] p ON p.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND p.[Ledger Posting Date field] IS NOT NULL
  AND p.[Ledger Posting Date field] >= [Start date parameter]
  AND p.[Ledger Posting Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Cash Applied/Reconciled' AS ActivityName,
    CAST(r.[Reconciliation Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(r.[Reconciled By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(i.[Invoice Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Reconciliation object] r ON r.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND r.[Reconciliation Date field] IS NOT NULL
  AND r.[Reconciliation Date field] >= [Start date parameter]
  AND r.[Reconciliation Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Closed' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Closed'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]
UNION ALL
SELECT
    CAST(i.[Invoice Number field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
    'Invoice Written Off' AS ActivityName,
    CAST(h.[Status Change Date field] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
    CAST(h.[Changed By field] AS VARCHAR(255)) AS UserResponsible,
    CAST(i.[Billing Department field] AS VARCHAR(255)) AS BillingDepartment,
    CAST(h.[New Status field] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceStatus,
    CAST(i.[Invoice Total Amount field] AS DECIMAL(18,2)) AS InvoiceTotalAmount,
    CAST(i.[Payment Due Date field] AS DATE) AS PaymentDueDate
FROM [Invoice object] i
JOIN [Invoice status history object] h ON h.[Invoice relationship field] = i.[Invoice record identifier field]
WHERE i.[Invoice Number field] IS NOT NULL
  AND h.[New Status field] = 'Written Off'
  AND h.[Status Change Date field] >= [Start date parameter]
  AND h.[Status Change Date field] < [End date parameter]
  AND [Company filter]
  AND [Document type filter]

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template als startpunt voor je procesanalyse en ontdek mogelijkheden voor duidelijke verbeteringen. Begin vandaag nog met het optimaliseren van je facturatie- en factureringsproces.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Sneller betaald: optimaliseer O2C-facturatie en facturen nu

Verlaag je facturatiecyclus met 30% en verbeter je cashflow zonder gedoe.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, in enkele minuten ingesteld

Jouw datatemplate voor Order to Cash, facturatie en facturen

Jouw datatemplate voor Order to Cash, facturatie en facturen

Attributen voor Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking

Activiteiten voor Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking

Extractiegidsen

Salesforce Report Builder en Data Export Service

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Python-script met de Salesforce REST API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Extractie met een ETL-tool via een vooraf gebouwde Salesforce-connector

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Klaar om aan de slag te gaan?

Sneller betaald: optimaliseer O2C-facturatie en facturen nu

Jouw datatemplate voor Order to Cash, facturatie en facturen

Jouw datatemplate voor Order to Cash, facturatie en facturen

Attributen voor Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking

Activiteiten voor Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking

Extractiegidsen

Salesforce Report Builder en Data Export Service

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Python-script met de Salesforce REST API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Extractie met een ETL-tool via een vooraf gebouwde Salesforce-connector

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Klaar om aan de slag te gaan?

Sneller betaald: optimaliseer O2C-facturatie en facturen nu

We respecteren je privacy