Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

SAP S/4HANA
Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Deze template helpt je bij het verzamelen van de data die je nodig hebt om de verwerking van crediteurenfacturen te analyseren. Je ziet welke attributen en activiteiten nodig zijn voor een bruikbaar event log. Ook vind je praktische uitleg over het ophalen van deze data uit je bronsystemen, zodat je snel met process mining aan de slag kunt.
  • Aanbevolen attributen voor een volledige analyse
  • Belangrijke procesactiviteiten om goed te volgen
  • Stapsgewijze uitleg voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren

Dit zijn de essentiële datavelden voor je event log voor een grondige analyse van het crediteurenproces.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
ActivityName
De naam van een specifieke bedrijfsgebeurtenis of stap die tijdens de levenscyclus van de factuur heeft plaatsgevonden.
Beschrijving

De activiteit staat voor een afzonderlijke fase of handeling binnen het Accounts Payable-proces, zoals 'Factuur ontvangen', 'Factuur geboekt' of 'Betaling uitgevoerd'. Dit zijn de bouwstenen van de procesmap.

Activiteiten analyseren is een kernonderdeel van process mining. Je maakt er de procesflow mee zichtbaar, vindt veelvoorkomende routes, ontdekt afwijkingen van het standaardproces en meet de frequentie en duur van elke stap. De volgorde van deze activiteiten voor een bepaalde factuur vormt de procesroute.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee worden de processtappen gedefinieerd. Zo kun je de procesflow visualiseren en analyseren, knelpunten opsporen en herstelwerkcycli ontdekken.

Waar je het vindt

Afgeleid uit verschillende bronnen, waaronder wijzigingen in documentstatussen, bijvoorbeeld BKPF-BSTAT, wijzigingsdocumenten, de tabellen CDHDR/CDPOS, of workflowlogboeken. Hiervoor is meestal aangepaste extractielogica nodig.

Voorbeelden
Factuur ontvangenFactuur goedgekeurdBetaling uitgevoerdFactuur geblokkeerd voor betaling
Eventtijd
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Eventtijd is de timestamp die aan elke activiteit is gekoppeld en de chronologische volgorde van events voor een factuur bepaalt. Deze data is essentieel om de procesflow te begrijpen en tijdsanalyses uit te voeren.

In analyses gebruik je eventtijd om activiteiten in de juiste volgorde te zetten, doorlooptijden tussen stappen te berekenen, wachttijden te vinden en procesprestaties over verschillende perioden te analyseren, bijvoorbeeld maand op maand. Dit is de basis van alle tijdsgebonden KPI's.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is belangrijk om events chronologisch te ordenen en alle tijdsgebonden metingen te berekenen, zoals doorlooptijden en duur. Die vormen de basis van process mining.

Waar je het vindt

Afkomstig uit verschillende datum- en tijdvelden in SAP-tabellen, zoals aanmaakdatum (BKPF-CPUDT), boekingsdatum (BKPF-BUDAT), vereffeningsdatum (BSAK-AUGDT) of timestamps uit wijzigingslogboeken (CDHDR-UDATE/UTIME).

Voorbeelden
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Factuur
Invoice
De unieke identificatie van een factuurdocument, die dient als de primaire case-ID voor het Accounts Payable-proces.
Beschrijving

De factuur is het centrale object dat alle gerelateerde activiteiten verbindt, van ontvangst tot betaling. In SAP S/4HANA bestaat dit meestal uit een samengestelde sleutel met de company code (BUKRS), een uniek documentnummer (BELNR) en het boekjaar (GJAHR).

Door op factuur te analyseren, krijg je een volledig end-to-end-overzicht van de levenscyclus van de factuur. Dit is de basis voor KPI's zoals de totale doorlooptijd, het opsporen van knelpunten bij afzonderlijke facturen en het begrijpen van de verschillende routes die een factuur door het proces kan volgen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee wordt de route van elke factuur uniek geïdentificeerd. Zo kun je de volledige levenscyclus volgen en de procesprestaties per case analyseren.

Waar je het vindt

Dit is een samengestelde sleutel uit de tabellen BKPF (kop van boekingsdocument) of RBKP (kop van document: factuurontvangst), met de velden BUKRS, BELNR en GJAHR.

Voorbeelden
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de herkomst van de procesdata. In deze weergave is de waarde meestal 'SAP S/4HANA'.

In omgevingen met meerdere ERP's of geïntegreerde systemen is dit veld belangrijk voor data lineage en scheiding van data. Het zorgt ervoor dat je de juiste dataset analyseert en helpt problemen met datakwaliteit op te sporen door ze naar de bron terug te leiden.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert de herkomst van de data. Dit is belangrijk voor datagovernance, probleemoplossing en omgevingen met meerdere systemen.

Waar je het vindt

Dit is meestal een statische waarde die tijdens het data-extractieproces wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset te markeren.

Voorbeelden
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit record voor het laatst vanuit het bronsysteem is vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update vanuit SAP S/4HANA. Het is een metadataveld dat belangrijk is om te begrijpen hoe actueel de geanalyseerde data is.

Met deze informatie weet je hoe actueel de procesanalyse is. Je kunt er verwachtingen over datavertraging mee beheren, datarefreshes plannen en de dataintegriteit bewaken.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe actueel de data is, zodat je weet hoe recent je procesanalyse is.

Waar je het vindt

Deze waarde wordt tijdens de data-extractie uit het bronsysteem gegenereerd en aan elk record toegevoegd.

Voorbeelden
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Company code
CompanyCode
De organisatorische eenheid waarvoor de factuur wordt verwerkt.
Beschrijving

Een company code is de kleinste organisatorische eenheid waarvoor een volledige, zelfstandige boekhouding voor externe rapportage kan worden opgesteld. In de context van AP staat deze voor de juridische entiteit die de leverancier moet betalen.

Door op company code te analyseren, kun je procesprestaties tussen verschillende juridische entiteiten binnen de organisatie vergelijken. Zo zie je welke onderdelen volgens standaardprocessen werken en waar de efficiëntie lager is, de doorlooptijden langer zijn of meer herstelwerk voorkomt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om procesprestaties tussen verschillende juridische entiteiten te vergelijken. Zo vind je regionale problemen of problemen die specifiek zijn voor een bedrijfsonderdeel, en zie je waar goede werkwijzen worden toegepast.

Waar je het vindt

Te vinden in documentkoptabellen, vooral BKPF-BUKRS voor FI-facturen en RBKP-BUKRS voor MM-facturen.

Voorbeelden
10001710US01DE01
Factuurbedrag
InvoiceAmount
Het totale brutobedrag van de factuur in de oorspronkelijke documentvaluta.
Beschrijving

Dit is de totale waarde van de factuur zoals de leverancier die heeft ingediend. Het bedrag omvat de kosten van goederen of diensten, belastingen en andere kosten, vóór aftrek van inhoudingen of kortingen.

Het factuurbedrag is een belangrijk financieel attribuut voor allerlei analyses. Je kunt er facturen met een hoge waarde mee prioriteren, de financiële impact van procesvertragingen begrijpen, zoals kosten voor te late betaling van grote facturen, en het proces segmenteren. Bijvoorbeeld: 'Volgen facturen met een hoge waarde een andere goedkeuringsroute?'. Het is ook belangrijk voor het opsporen van mogelijke dubbele betalingen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je op waarde analyseren, facturen met een hoge waarde prioriteren en financiële gevolgen kwantificeren.

Waar je het vindt

Te vinden in tabellen zoals RBKP-RMWWR (brutofactuurbedrag) voor MM-facturen, of berekend uit factuurregels in BSEG (veld WRBTR) voor FI-facturen.

Voorbeelden
1500.00250.7512345.50
Gebruikersnaam
UserName
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de SAP-gebruikers-ID vast van degene die een specifieke activiteit uitvoerde, zoals het boeken, goedkeuren of vereffenen van een factuur. Zo worden processtappen aan individuele gebruikers gekoppeld.

Analyseren op gebruikersnaam is belangrijk om de werkverdeling te begrijpen, goed presterende gebruikers te herkennen en gebruikers te vinden die extra training nodig hebben. Het is ook belangrijk voor het analyseren van goedkeuringsknelpunten in dashboards, omdat je ziet welke goedkeurders vertraging veroorzaken.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt activiteiten aan specifieke personen. Zo kun je gebruikersprestaties, werkbelasting en compliance met beleid voor functiescheiding analyseren.

Waar je het vindt

Meestal te vinden in koptabellen, zoals BKPF-USNAM (ingevoerd door), of in wijzigingsdocumenttabellen zoals CDHDR-USERNAME (gewijzigd door).

Voorbeelden
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
De unieke identificatie van de inkooporder die aan de factuur is gekoppeld, indien van toepassing.
Beschrijving

Dit attribuut koppelt een factuur aan een vooraf goedgekeurde inkooporder (PO). De aanwezigheid van een PO-nummer vormt de basis voor het 3-way-matchproces (PO-factuur-goederenontvangst).

Dit attribuut is belangrijk voor compliance- en efficiëntieanalyses. Je gebruikt het om de KPI 'PO-Less Invoice Percentage' te berekenen, die meet in hoeverre het inkoopbeleid wordt gevolgd. Het vormt ook de basis voor het dashboard '3-Way Matching Performance', waarmee je het matchingproces voor facturen met een PO analyseert.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het analyseren van de efficiëntie van 3-way matching en het meten van compliance met inkoopbeleid, door facturen zonder PO te identificeren.

Waar je het vindt

Te vinden in factuurregeltabellen, zoals RSEG-EBELN voor MM-facturen of BSEG-EBELN voor FI-facturen.

Voorbeelden
45000012344500005678
Leveranciersnaam
VendorName
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de officiële naam van de leverancier. Het is gekoppeld via het leveranciersnummer dat op het factuurdocument staat.

Leveranciersanalyse is belangrijk voor het beheren van leveranciersrelaties en het opsporen van procesproblemen bij specifieke leveranciers. Je kunt er vragen mee beantwoorden als: 'Welke leveranciers dienen de meeste facturen met verschillen in?' en 'Betalen we bepaalde strategische leveranciers steeds op tijd?'. Samen met het factuurnummer en bedrag is dit ook een belangrijk veld voor het opsporen van mogelijke dubbele betalingen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van procesprestaties per leverancier mogelijk. Zo kun je problematische leveranciers vinden en strategische leveranciersrelaties beter beheren.

Waar je het vindt

Opgehaald uit de leveranciersstamgegevenstabel LFA1 (veld NAME1), via het leveranciersnummer (LIFNR) in BKPF of RBKP.

Voorbeelden
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Vervaldatum factuur
InvoiceDueDate
De datum waarop de betaling van de factuur aan de leverancier uiterlijk moet zijn voldaan.
Beschrijving

De vervaldatum van de factuur is de uiterste betaaldatum om kosten voor te late betaling te voorkomen en een goede leveranciersrelatie te behouden. Deze datum wordt berekend op basis van de basisdatum van de factuur en de met de leverancier afgesproken betalingsvoorwaarden.

Deze datum is belangrijk voor het dashboard 'Payment Compliance & Aging' en de KPI 'On-Time Payment Rate'. Door de vervaldatum met de werkelijke betaaldatum te vergelijken, zie je of betalingen op tijd, vroeg of te laat worden uitgevoerd. Dat heeft directe financiële gevolgen en gevolgen voor de relatie met de leverancier.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste factor voor analyses van tijdige betalingen. Je kunt er de betaalprestaties en de impact ervan op leveranciersrelaties en kosten voor te late betaling mee meten.

Waar je het vindt

Deze datum wordt vaak berekend. De nettovervaldatum staat in veld BSEG-NETDT. Je kunt deze ook afleiden uit de basisdatum voor betaling (BSEG-ZFBDT) en de betalingsvoorwaarden (BSEG-ZTERM).

Voorbeelden
2023-10-312023-11-152024-01-10
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
De voorwaarden die met de leverancier zijn afgesproken voor het betalen van een factuur, vaak inclusief mogelijkheden voor korting.
Beschrijving

Betalingsvoorwaarden bepalen de regels voor vervaldatums en mogelijke kortingen bij vroeg betalen. Een voorwaarde als 'Z001' kan bijvoorbeeld betekenen: 'Betaalbaar binnen 30 dagen, 2% korting bij betaling binnen 10 dagen'.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Early Payment Discount Capture Rate'. Door de betalingsvoorwaarden te analyseren, kun je alle facturen vinden waarvoor een korting mogelijk was. Door dit te vergelijken met de werkelijk ontvangen kortingen, zie je gemiste besparingen en meet je de efficiëntie van het betalingsproces.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor het analyseren van kortingsmogelijkheden bij vroeg betalen, het meten van de financiële prestaties van het betalingsproces en het opsporen van gemiste besparingen.

Waar je het vindt

Te vinden op leveranciersregels in tabel BSEG-ZTERM of op de factuurkop in RBKP-ZTERM.

Voorbeelden
Z0010001NT30
Blokkeerreden
BlockingReason
De reden waarom een factuur voor betaling is geblokkeerd, wat wijst op een verschil.
Beschrijving

Wanneer een factuur een validatiecontrole tijdens de 3-way match of een andere verificatiestap niet doorstaat, wordt deze voor betaling geblokkeerd. De blokkeerreden beschrijft het probleem, zoals een verschil in aantal of prijs, of een ontbrekende goederenontvangst.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Invoice Discrepancy Rework Analysis'. Door de frequentie van verschillende blokkeerredenen te analyseren, zie je de oorzaken van inefficiënties in het proces. Als 'Price variance' bijvoorbeeld vaak voorkomt, kan dat wijzen op problemen met stamdata in het inkoopsysteem.

Waarom dit belangrijk is

Geeft rechtstreeks inzicht in de oorzaken van factuurverschillen en herstelwerk. Zo kun je gerichte verbeteringen in het proces doorvoeren.

Waar je het vindt

Opgeslagen in factuurregelitemtabellen zoals RSEG, in velden die beginnen met SPGR*, bijvoorbeeld SPGRP, SPGRQ en SPGRT. Je vindt deze informatie ook in RBKP_BLOCKED.

Voorbeelden
PrijsverschilVerschil in aantalOntvangst van goederen ontbreekt
Clearingdatum
ClearingDate
De datum waarop de betaling is gedaan en de factuur uit de openstaande posten is afgeboekt.
Beschrijving

De clearingdatum staat voor de financiële afwikkeling van de factuur. Dit is de datum waarop de activiteit 'Payment Cleared' plaatsvindt en meestal de laatste stap in een succesvol factuurproces.

Deze datum wordt gebruikt om de werkelijke betaaldatum te berekenen en die te vergelijken met de vervaldatum van de factuur. Daarom is de datum essentieel voor het berekenen van de KPI 'Percentage op tijd betaalde facturen' en voor analyses van betalingsprestaties. Ook markeert de datum het eindpunt voor het berekenen van de end-to-end-doorlooptijd van een factuur.

Waarom dit belangrijk is

Markeert de definitieve afwikkeling van een factuur. De datum vormt het eindpunt voor doorlooptijdberekeningen en de basis voor analyses van tijdige betalingen.

Waar je het vindt

Te vinden in de tabellen voor afgeboekte posten, zoals BSAK-AUGDT voor leveranciers.

Voorbeelden
2023-10-282023-11-142024-01-09
Factuurdocumenttype
InvoiceDocumentType
Een classificatie van het factuurdocument die bepaalt hoe het in SAP wordt verwerkt.
Beschrijving

Het documenttype is een belangrijk configuratie-element in SAP waarmee boekingsdocumenten worden ingedeeld. 'KR' wordt bijvoorbeeld meestal gebruikt voor leveranciersfacturen, 'RE' voor MM-facturen en 'KG' voor creditnota's van leveranciers. Dit type bepaalt onder andere de nummerreeks en welke velden verplicht zijn.

Door in procesanalyses op documenttype te filteren, kun je procesflows voor verschillende soorten facturen vergelijken. Het goedkeuringsproces voor een creditnota kan bijvoorbeeld anders zijn dan dat voor een standaardfactuur. Dit is nuttig voor het dashboard 'Invoice Approval Routing Variants'.

Waarom dit belangrijk is

Maakt segmentatie van het proces mogelijk op basis van de manier waarop verschillende factuurtypen worden verwerkt. Zo worden verschillen in procesroutes en doorlooptijden zichtbaar.

Waar je het vindt

Rechtstreeks uit de tabel met documentkopgegevens, veld BKPF-BLART.

Voorbeelden
KRREKG
Factuurnummer van leverancier
VendorInvoiceNumber
Het factuurnummer dat de leverancier op zijn document vermeldt.
Beschrijving

Dit is het referentienummer uit het eigen boekhoudsysteem van de leverancier, zoals afgedrukt op de fysieke of elektronische factuur. Het nummer wordt bij ontvangst van de factuur handmatig ingevoerd of met OCR vastgelegd.

Dit veld is erg belangrijk voor de bedrijfsvoering en voor analyses, vooral voor het dashboard 'Mogelijke dubbele betalingen van facturen'. Een veelgebruikte methode om dubbele facturen te detecteren, is zoeken naar meerdere interne factuurdocumenten met dezelfde leveranciersnaam, hetzelfde factuurnummer van de leverancier en hetzelfde factuurbedrag. Het is de belangrijkste externe referentie voor een factuur.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk veld voor het detecteren van mogelijke dubbele betalingen en de belangrijkste externe referentie voor communicatie met leveranciers.

Waar je het vindt

Opgeslagen in het veld 'Reference' in de documentkop, meestal BKPF-XBLNR.

Voorbeelden
INV-2023-9876733401120231015-001
Factuurvaluta
InvoiceCurrency
De valutacode voor het factuurbedrag, bijvoorbeeld USD of EUR.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt. Het biedt essentiële context voor alle financiële waarden.

Bij een multinationale organisatie kan een analyse van facturen zonder rekening te houden met de valuta een vertekend beeld geven. Met dit veld kun je financiële data goed verwerken, bijvoorbeeld door alle bedragen om te rekenen naar één rapportagevaluta of de analyse per valuta uit te voeren om regionale financiële activiteiten te begrijpen.

Waarom dit belangrijk is

Biedt de nodige context voor het factuurbedrag en maakt nauwkeurige financiële analyses en rapportages mogelijk, vooral in een multinationale omgeving.

Waar je het vindt

Te vinden in documentkoptabellen, voornamelijk BKPF-WAERS of RBKP-WAERS.

Voorbeelden
USDEURGBPJPY
Geautomatiseerd
IsAutomated
Een vlag die aangeeft of de activiteit automatisch door het systeem is uitgevoerd in plaats van door een menselijke gebruiker.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen activiteiten die door mensen zijn gestart en activiteiten die door systeemtaken, workflows of bots zijn uitgevoerd. Een geautomatiseerde betalingsrun of een door het systeem gegenereerde factuurboeking krijgt bijvoorbeeld de waarde geautomatiseerd.

Door dit attribuut te analyseren, begrijp je de mate van automatisering in het Accounts Payable-proces. Je kunt het gebruiken om het succes van automatiseringsinitiatieven te meten, de efficiëntie van geautomatiseerde en handmatige stappen te vergelijken en nieuwe mogelijkheden voor automatisering te vinden.

Waarom dit belangrijk is

Helpt de mate van automatisering in het proces te meten. Zo kun je de effectiviteit van automatisering analyseren en mogelijkheden voor verdere verbetering vinden.

Waar je het vindt

Afgeleid op basis van de gebruikersnaam, bijvoorbeeld systeemgebruikers-ID's zoals 'SAP_SYSTEM' of 'BATCHUSER', of specifieke transactietcodes die aan geautomatiseerde taken zijn gekoppeld.

Voorbeelden
truefalse
Is te laat betaald
IsLatePayment
Een boolean-vlag die aangeeft of de factuur na de vervaldatum is betaald.
Beschrijving

Dit berekende attribuut is een eenvoudige true/false-vlag die aangeeft of een factuur na de officiële vervaldatum is betaald. De waarde wordt bepaald door de 'Clearing Date' te vergelijken met de 'Invoice Due Date'.

Deze vlag vereenvoudigt de analyse voor het dashboard 'Betalingscompliance en ouderdom' en de KPI 'Percentage op tijd betaalde facturen'. Je kunt eenvoudig filteren en groeperen om het aantal te late betalingen te tellen, het percentage tijdige betalingen te berekenen en leveranciers of bedrijfscodes met veel te late betalingen te identificeren.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks de naleving van betalingsvoorwaarden, vereenvoudigt de berekening van de KPI voor tijdige betalingen en helpt gebieden met slechte betalingsprestaties te vinden.

Waar je het vindt

Berekend attribuut. De logica is: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Voorbeelden
truefalse
Verkregen korting
DiscountTaken
Een boolean-vlag die aangeeft of een vroegbetalingskorting daadwerkelijk is toegepast.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan of bij de betaling van de factuur daadwerkelijk een betalingskorting is toegepast. Het is een belangrijk onderdeel van het meten van financiële efficiëntie in het AP-proces.

Deze vlag vormt de basis van de KPI 'Percentage vastgelegde vroegbetalingskortingen'. Door te filteren op facturen waarvoor een korting mogelijk was, op basis van de betalingsvoorwaarden, en deze vlag vervolgens te analyseren, kan een organisatie precies berekenen hoeveel geld is bespaard en hoeveel besparingsmogelijkheden zijn gemist. Zo ontstaat een duidelijke, meetbare indicatie van de prestaties van het crediteurenproces.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks hoe succesvol beschikbare vroegbetalingskortingen worden vastgelegd. Dat heeft direct invloed op het bedrijfsresultaat.

Waar je het vindt

Afgeleid door te controleren of het veld voor het kortingsbedrag, BSEG-SKNTO, op het betalingsdocument groter is dan nul.

Voorbeelden
truefalse
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen die je in je event log moet vastleggen voor een nauwkeurige procesanalyse en optimalisatie.
7 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betaling uitgevoerd
De factuur is betaald. Dit wordt vastgelegd wanneer de betalingsrun is voltooid en een betalingsdocument is aangemaakt en geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor cashflowanalyse en voor het meten van de KPI 'On-Time Payment Rate', door deze datum te vergelijken met de vervaldatum van de factuur.

Waar je het vindt

Dit wordt vastgelegd aan de hand van de boekingsdatum van het betalingsdocument waarmee de factuur wordt vereffend. Het nummer van het betalingsdocument staat in het veld voor het vereffeningsdocument (AUGBL) van de factuurregel (BSEG).

Vastleggen

Identificeer de boekingsdatum (BUDAT) van het betalingsdocument waarmee de factuurregel wordt vereffend.

Eventtype explicit
Betaling vereffend
Deze activiteit markeert de definitieve afsluiting van de factuur. De betaling en factuur worden in het subgrootboek met elkaar vereffend. Daarmee is het proces voltooid.
Waarom dit belangrijk is

Als definitief eindpunt van het proces is deze activiteit essentieel voor een nauwkeurige berekening van de end-to-end-doorlooptijd. Ze bevestigt dat de verplichting is voldaan.

Waar je het vindt

Dit is een expliciet event dat wordt gemarkeerd zodra het veld voor de vereffeningsdatum (AUGDT) op de leveranciersregel van het factuurdocument is gevuld, in tabel BSEG.

Vastleggen

Gebruik de vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) van de factuurregel.

Eventtype explicit
Factuur geannuleerd
Het factuurdocument is teruggeboekt, waardoor de financiële impact ervan feitelijk vervalt. Dit is een alternatieve eindstatus van het proces, vaak door onjuiste invoer of een geschil met de leverancier.
Waarom dit belangrijk is

Door annuleringen te volgen, zie je oorzaken van procesfouten, zoals dubbele inzendingen of onjuiste factuurdata. Dat kan wijzen op problemen eerder in het proces.

Waar je het vindt

Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer een terugboekingsdocument wordt aangemaakt. De kop van het oorspronkelijke document (BKPF) bevat dan het nummer van het terugboekingsdocument (STBLG) en de reden voor terugboeking.

Vastleggen

Identificeer de boekingsdatum van het terugboekingsdocument dat via de oorspronkelijke documentkop (BKPF-STBLG) is gekoppeld.

Eventtype explicit
Factuur geblokkeerd voor betaling
Het systeem heeft de factuur automatisch of handmatig geblokkeerd, waardoor betaling niet mogelijk is. Meestal komt dit door verschillen in prijs of aantal, of door ontbrekende goedkeuringen.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke aanwijzing voor problemen en herstelwerk. Door blokkeerredenen en -duur te analyseren, zie je de oorzaken van betalingsvertragingen en inefficiënties in het proces.

Waar je het vindt

Dit is een expliciete status in het veld Payment Block Key (ZLSPR) op de leveranciersregel van het boekingsdocument, in tabel BSEG.

Vastleggen

Vastgelegd via wijzigingsdocumenten wanneer het veld BSEG-ZLSPR een blokkeerreden bevat.

Eventtype explicit
Factuur geboekt
De factuur is formeel in het grootboek vastgelegd en creëert daarmee een financiële verplichting. Een geparkeerd document wordt een geboekt document, of er wordt meteen geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke financiële mijlpaal. De boeking bevestigt de betalingsverplichting van het bedrijf en is vaak een voorwaarde om de betaling in te plannen.

Waar je het vindt

Dit event wordt geïdentificeerd aan de hand van de boekingsdatum (BUDAT) in de documentkop (BKPF). Bij een geboekt document is de documentstatus (BKPF-BSTAT) leeg.

Vastleggen

Gebruik de boektimestamp (BKPF-BUDAT) voor documenten die niet zijn geparkeerd (BKPF-BSTAT is leeg).

Eventtype explicit
Factuur goedgekeurd
De factuur heeft alle benodigde goedkeuringen in het workflowsysteem ontvangen. Dit is vaak de laatste stap voordat de factuur kan worden geboekt of de betalingsblokkade kan worden opgeheven.
Waarom dit belangrijk is

Deze belangrijke mijlpaal markeert het einde van de goedkeuringscyclus. De tijd tussen doorsturen en goedkeuren is een belangrijke efficiëntiemaatstaf.

Waar je het vindt

Vastgelegd in de SAP Business Workflow-logboeken als een voltooiings- of definitieve vrijgavestap. Je kunt dit ook afleiden uit het verwijderen van een betalingsblokkade na het doorsturen.

Vastleggen

Extraheer voltooiingsevents van workflows uit de SAP-workflowlogboeken of identificeer het laatste 'release'-event.

Eventtype explicit
Factuur ontvangen
Deze activiteit markeert het aanmaken van een factuurdocument in SAP, handmatig of via een geautomatiseerde interface zoals OCR/VIM. Dit event wordt meestal vastgelegd met de aanmaakdatum en -tijd van de kop van het boekingsdocument.
Waarom dit belangrijk is

Als startpunt van het proces is deze activiteit essentieel voor het berekenen van de end-to-end-doorlooptijd van facturen en het meten van de throughput van het volledige AP-proces.

Waar je het vindt

Dit event komt uit de tabel met kopgegevens van boekingsdocumenten (BKPF), met de aanmaakdatum (CPUDT) en -tijd (CPUTM) van het document.

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) van het factuurdocument.

Eventtype explicit
Betalingsvoorstel aangemaakt
De factuur is opgenomen in een betalingsvoorstel als onderdeel van een betalingsrun, bijvoorbeeld F110. De betaling staat nu gepland, onder voorbehoud van de definitieve uitvoering van de run.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit laat de overgang zien van een open verplichting naar een post die actief wordt voorbereid voor betaling. Zo kun je de efficiëntie van de bedrijfsvoering rond betalingen analyseren.

Waar je het vindt

Dit event wordt expliciet vastgelegd in de datatabellen van de betalingsrun, met name REGUP (verwerkte posten van het betalingsprogramma) en REGUH (kopgegevens).

Vastleggen

Identificeer wanneer een factuur voorkomt in tabel REGUP voor een betalingsrun die in REGUH is geïdentificeerd.

Eventtype explicit
Factuur afgewezen
Een goedkeurder heeft de factuur tijdens de goedkeuringsworkflow afgewezen. Meestal gaat de factuur dan terug naar de verwerker voor correctie of toelichting.
Waarom dit belangrijk is

Door afwijzingen te volgen, zie je herstelwerkcycli in het goedkeuringsproces. Ze kunnen ook wijzen op problemen met compliancebeleid of een onjuiste codering van facturen.

Waar je het vindt

Dit wordt vastgelegd als een specifiek resultaat-event in de SAP Business Workflow-logboeken die aan de factuur zijn gekoppeld.

Vastleggen

Extraheer events met de workflowstatus 'rejected' uit de SAP-workflowlogboeken.

Eventtype explicit
Factuur doorgestuurd voor goedkeuring
De factuur is op basis van bedrijfsregels in een workflow geplaatst voor de benodigde goedkeuringen. Hiermee begint het goedkeuringssubproces.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het startpunt voor het meten van de KPI 'Average Invoice Approval Time' en het analyseren van knelpunten in het goedkeuringsproces.

Waar je het vindt

Dit kan worden vastgelegd in de SAP Business Workflow-logboeken, de SWW*-tabellen. Daarin staat het begin van een workflowinstantie die aan het factuurobject is gekoppeld, bijvoorbeeld BUS2081.

Vastleggen

Extraheer start-events van workflows uit de SAP-workflowlogboeken, bijvoorbeeld tabel SWW_WIHEAD, die aan het factuurdocument zijn gekoppeld.

Eventtype explicit
Factuur geparkeerd
Dit is een factuur die in het systeem is ingevoerd, maar nog niet in het grootboek is geboekt. Vaak is dit een bewuste stap om een onvolledig document op te slaan voor latere verwerking of goedkeuring.
Waarom dit belangrijk is

Door geparkeerde facturen te volgen, zie je vertragingen voordat het formele boekingsproces begint. Ook kunnen problemen met datavolledigheid of de eerste validatie zichtbaar worden.

Waar je het vindt

Deze status wordt afgeleid uit het documentstatusveld in de kop van het boekingsdocument (BKPF-BSTAT = 'V' voor geparkeerd). Het event vindt plaats zodra de status wordt ingesteld.

Vastleggen

Identificeer wijzigingsdocumenten voor tabel BKPF waarin het veld BSTAT is ingesteld op 'V' (Vor-erfasst/vooraf ingevoerd).

Eventtype inferred
Goederenontvangst gematcht
Deze activiteit betekent dat de aantallen en bedragen op de factuur succesvol zijn gematcht met het bijbehorende document voor goederenontvangst. Dit is de laatste validatie in een 3-way-matchingscenario.
Waarom dit belangrijk is

Door dit te volgen, zie je waar het 3-way-matchingproces niet efficiënt verloopt. Ook worden verschillen zichtbaar tussen ontvangen goederen en wat de leverancier factureert.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid uit de aanwezigheid van een verwijzing naar een materiaaldocument voor de goederenontvangst op de factuurregel, vaak via de historie van het inkooporderitem.

Vastleggen

Afgeleid uit de aanwezigheid van een verwijzing naar een document voor goederenontvangst op de factuurregel, bijvoorbeeld in RSEG voor MIRO-facturen.

Eventtype inferred
Inkooporder gematcht
Deze activiteit betekent dat de factuur succesvol is gematcht met de bijbehorende inkooporder. Dit is een belangrijke stap in het 3-way-matchingproces voor facturen op basis van inkoop.
Waarom dit belangrijk is

Met deze activiteit meet je de efficiëntie van het matchingproces. Ook vormt ze de basis voor de KPI's '3-Way Matching Performance' en 'PO-Less Invoice Percentage'.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid wanneer een factuurregel in tabel BSEG of ACDOCA een geldig inkoopordernummer (EBELN) en itemnummer (EBELP) bevat.

Vastleggen

Afgeleid uit de aanwezigheid van een verwijzing naar een inkooporder (BSEG-EBELN) op het factuurdocument bij het aanmaken ervan.

Eventtype inferred
Verschil opgelost
Deze activiteit geeft aan dat een eerder vastgesteld probleem, dat waarschijnlijk een betalingsblokkade veroorzaakte, is onderzocht en opgelost. Dit wordt vastgelegd wanneer een betalingsblokkade van een factuur wordt verwijderd.
Waarom dit belangrijk is

Door deze herstelwerkcyclus te volgen, krijg je de informatie voor het dashboard 'Invoice Discrepancy Rework Analysis'. Zo kun je meten hoeveel tijd en moeite het oplossen van fouten kost.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid uit wijzigingsdocumenten waarin een betalingsblokkade wordt verwijderd. Het wijzigingslogboek voor het veld BSEG-ZLSPR is de belangrijkste bron.

Vastleggen

Identificeer wijzigingsdocumenten voor tabel BSEG waarin het veld ZLSPR van een waarde naar leeg wordt gewijzigd.

Eventtype inferred
Vervaldatum van factuur verstreken
Een berekend event dat aangeeft dat de nettovervaldatum van de factuur is verstreken zonder dat er een betaling tegen is vereffend. Dit betekent dat de betaling te laat is of achterstallig is.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor het dashboard 'Payment Compliance & Aging'. Je kunt er achterstallige facturen proactief mee opsporen en beheren, en de oorzaken van te late betalingen analyseren.

Waar je het vindt

Dit is geen expliciet event in SAP. Het wordt berekend door de huidige systeemdatum te vergelijken met de nettovervaldatum, die is berekend op basis van BSEG-ZFBDT, de basisdatum, en de betalingsvoorwaarden.

Vastleggen

Berekend event dat wordt geactiveerd wanneer de timestamp van het event later is dan de nettovervaldatum van de factuur.

Eventtype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP S/4HANA

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je process mining-initiatief te starten en flinke efficiëntiewinst te behalen in je crediteurenproces. Zet vandaag de stap naar een efficiënter proces.

Voorkom boetes voor te late betaling: optimaliseer vandaag je factuurverwerking

Verlaag de verwerkingskosten met 60% en voorkom dubbele betalingen.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten beginnen.