Jouw datatemplate voor contractbeheer

Dit attribuut beschrijft één stap of mijlpaal binnen het contractbeheerproces, zoals 'Contract opgesteld', 'Juridische beoordeling gestart' of 'Contract ondertekend'. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de procesmap.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten is essentieel voor process mining. Zo zie je hoe het proces in werkelijkheid verloopt, ontdek je afwijkingen van de standaardprocedure en bepaal je welke activiteiten de meeste tijd kosten of vaak opnieuw worden uitgevoerd.

Dit definieert de stappen in het proces en maakt het mogelijk om de contractworkflow, bottlenecks en variaties te visualiseren en analyseren.

Dit wordt meestal afgeleid uit het event log of de audittraildata in DocuSign CLM, waarin acties op een contractdocument of workflow worden vastgelegd.

De Contract ID is de definitieve case identifier en koppelt alle events en activiteiten rond een specifiek contract uniek, van het begin tot de afronding. In DocuSign CLM kan dit de Envelope ID zijn of een aangepast contractidentificatieveld.

Dit attribuut is essentieel voor process mining, omdat je hiermee de end-to-end-route van elk afzonderlijk contract kunt reconstrueren. Door alle gerelateerde activiteiten onder één Contract ID te groeperen, kunnen analisten de volledige procesflow visualiseren, doorlooptijden meten en variaties tussen verschillende contracten analyseren.

Dit is de primaire sleutel die alle gerelateerde procesevents koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van één contract volgen en analyseren.

Dit is meestal de belangrijkste identificatie voor een contract- of envelope-object in DocuSign CLM. Het kan de naam Envelope ID hebben of een aangepast veld zijn dat voor contractidentificatie is ingericht.

Dit attribuut legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit plaatsvond. Het vormt de temporele basis voor process mining en maakt het mogelijk om de prestaties van het proces in de tijd te analyseren.

Door gebeurtenissen op basis van hun starttijd te ordenen, ontstaat voor elke case een chronologisch logboek. Daarmee kun je doorlooptijden tussen activiteiten, de duur van elke stap en de totale end-to-end-doorlooptijd berekenen. Dit is belangrijk om bottlenecks te vinden, wachttijden te meten en de procesefficiëntie te beoordelen aan de hand van SLA's.

Deze timestamp is belangrijk om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en alle tijdgerelateerde metingen te berekenen, zoals doorlooptijden en duur.

Deze informatie maakt standaard deel uit van elk event log of elke audittrail in DocuSign CLM en is gekoppeld aan elke vastgelegde actie.

Dit attribuut geeft de herkomst van de procesdata aan. In deze weergave is de waarde steeds 'DocuSign CLM' of een vergelijkbare identificatie.

In een analyse van één systeem lijkt dit misschien overbodig, maar het is een goede gewoonte om dit veld op te nemen. Het wordt belangrijk zodra je data uit meerdere systemen samenvoegt, bijvoorbeeld contractdata uit een CRM met workflowdata uit DocuSign. Zo blijft duidelijk waar de data vandaan komt en kun je deze herleiden.

Zorgt ervoor dat data herleidbaar blijft en is essentieel voor analyses waarin data uit meerdere bedrijfssystemen wordt gecombineerd.

Dit is meestal een statische waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset vast te leggen.

Dit attribuut geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Het laat zien hoe recent de analyse is en hoe actueel de data is.

In dashboards en rapporten is deze informatie belangrijk voor datagovernance en het vertrouwen van gebruikers. Analisten zien hiermee of ze naar realtime-informatie kijken of naar een momentopname van een specifiek tijdstip. Dat helpt bij het nemen van goed onderbouwde beslissingen op het juiste moment.

Geeft belangrijke context over de actualiteit van de data, zodat gebruikers weten hoe actueel de procesanalyse is.

Dit is een metadata-attribuut dat meestal door de ETL-tool (Extract, Transform, Load) of datapijplijn wordt aangemaakt en opgeslagen tijdens het inladen van de data.

De contracteigenaar is het eerste aanspreekpunt en degene die verantwoordelijk is voor de voortgang van een contract. Dit is meestal de persoon die het contractverzoek heeft ingediend of verantwoordelijk is voor de zakelijke relatie.

Door prestaties per contracteigenaar te analyseren, zie je patronen in efficiëntie, herwerkpercentages en doorlooptijden. Zo vind je goed presterende personen of teams en zie je waar extra training of ondersteuning nodig is. Dit is een belangrijke dimensie voor het segmenteren van data in dashboards zoals 'Contract Cycle Time Analysis'.

Maakt prestatieanalyse per persoon of team mogelijk en helpt bij het vinden van goede werkwijzen en verbeterpunten in activiteiten die door gebruikers worden uitgevoerd.

Dit is meestal een gebruikersveld dat aan het contractobject is gekoppeld en vaak wordt gevuld met de naam van de gebruiker die de workflow heeft aangemaakt of beheert.

Dit attribuut geeft op een bepaald moment de algemene status van het contract aan, bijvoorbeeld 'Concept', 'In beoordeling', 'Wacht op ondertekening' of 'Ondertekend'. Het geeft op hoofdlijnen aan waar het contract zich in het proces bevindt.

Binnen process mining is het analyseren van de status nuttig om cases te filteren en dashboards te maken die het aantal contracten in verschillende fasen volgen. Het dashboard 'Real-Time Contract Status Tracker' gebruikt dit attribuut rechtstreeks om zicht te geven op de actieve contractportefeuille en te laten zien waar werk zich ophoopt.

Geeft een momentopname van de voortgang van het contract. Dat is belangrijk voor statusbewaking, werkverdeling en het vinden van bottlenecks.

Deze informatie is meestal beschikbaar als primair attribuut van het contract- of workflowobject in DocuSign CLM.

Dit attribuut deelt contracten in op basis van hun juridische of zakelijke doel. Verschillende contracttypen volgen vaak een andere workflow, hebben andere goedkeuringsvereisten en verschillen in complexiteit.

Door de procesanalyse per contracttype te segmenteren, krijg je zicht op verschillen in prestaties. Je kunt doorlooptijden, compliancepercentages en onderhandelingspatronen voor verschillende overeenkomsten vergelijken. Een NDA hoort bijvoorbeeld een veel kortere doorlooptijd te hebben dan een complexe Master Services Agreement. Met dit attribuut kun je die vergelijking maken.

Maakt het mogelijk om procesprestaties tussen verschillende contractcategorieën te vergelijken. Deze hebben vaak hun eigen workflows en complexiteitsniveaus.

Dit is een belangrijk metadata-veld dat meestal uit een keuzelijst wordt geselecteerd wanneer een contract in DocuSign CLM wordt aangemaakt.

Dit attribuut vertegenwoordigt de financiële waarde van de overeenkomst. Het kan gaan om een eenmalig bedrag of een terugkerende waarde. De contractwaarde bepaalt vaak welk controleniveau nodig is en hoe complex het goedkeuringspad is.

Door het proces op basis van contractwaarde te analyseren, kun je overeenkomsten met een hoge waarde prioriteit geven en zien of ze onnodig vertraging oplopen. Je kunt ook compliance controleren, bijvoorbeeld door na te gaan of contracten boven een bepaalde drempel door de CFO zijn goedgekeurd. Zo richt je verbeteracties op de contracten met de grootste financiële impact.

Maakt prioritering en risicobeoordeling mogelijk. Contracten met een hogere waarde vragen vaak om een strengere beoordeling en hebben meer impact op de organisatie.

Dit is meestal een numeriek veld of valutaveld in de metadata van het contract in DocuSign CLM.

Dit attribuut legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit is afgerond. De starttijd markeert het begin, de eindtijd de voltooiing. Zo kun je de duur van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig berekenen.

Door de eindtijd te analyseren, bereken je de verwerkingstijd van activiteiten, oftewel de actieve werktijd die aan een taak is besteed. Daarmee kun je actieve werkzaamheden onderscheiden van wachttijd en krijg je beter zicht op de efficiëntie van middelen en de werkelijke kosten van vertragingen. Zo kun je bijvoorbeeld de exacte duur van een activiteit als 'Juridische beoordeling' berekenen.

Maakt een nauwkeurige berekening van de duur van afzonderlijke activiteiten mogelijk en helpt actieve verwerkingstijd te onderscheiden van inactieve wachttijd.

In systemen zoals DocuSign CLM kan dit expliciet in de audittrail worden vastgelegd. Soms moet je het afleiden uit de starttijd van de volgende gebeurtenis.

Dit attribuut slaat de contractuele vervaldatum op. Het is belangrijke metadata voor proactief beheer van de contractportefeuille, vooral bij terugkerende omzet of langlopende serviceovereenkomsten.

Deze datum vormt de basis voor het dashboard 'Contract Renewal & Expiration Outlook'. Door contracten te volgen die hun vervaldatum naderen, kun je op tijd renewal-workflows starten. De datum is ook een belangrijke invoer voor de KPI 'Timely Contract Renewal Rate'. Zo voorkom je omzetverlies en onderbrekingen in de dienstverlening.

Belangrijk voor proactief contractbeheer, zodat je contracten op tijd kunt verlengen en onbedoeld verlopen voorkomt.

Dit is een standaard metadata-veld dat je moet vastleggen voor elk contract met een bepaalde looptijd in DocuSign CLM.

Dit attribuut identificeert de andere organisatie die aan de overeenkomst deelneemt. Verschillende wederpartijen kunnen een andere onderhandelingsstijl, juridische vereisten en responstijden hebben. Dat kan grote invloed hebben op de levenscyclus van het contract.

Door procesprestaties per wederpartij te analyseren, zie je met welke partners de samenwerking soepel verloopt en welke partners steeds vertraging veroorzaken. Je kunt deze informatie gebruiken om relatiebeheer te verbeteren en realistische verwachtingen voor toekomstige onderhandelingen te bepalen. Dit is een belangrijke dimensie voor de analyse 'Contract Rework and Revision Frequency'.

Helpt analyseren hoe interacties met verschillende externe partijen de onderhandelingstijd, het aantal revisies en de totale doorlooptijd beïnvloeden.

Deze informatie maakt een vast onderdeel uit van het contractrecord en wordt vaak opgeslagen in een apart veld als 'Naam wederpartij' of 'Bedrijf'.

Dit attribuut geeft de interne afdeling aan, zoals Sales, Marketing of IT, die het contract heeft gestart of ervoor verantwoordelijk is. Processen en behoeften verschillen per afdeling. Daardoor kunnen ook de patronen in contractbeheer uiteenlopen.

Door de analyse per afdeling te segmenteren, zie je hoe verschillende onderdelen van de organisatie het contractbeheerproces gebruiken. Je kunt gerichte rapporten maken, zoals het 'Contract Approval Bottleneck Report', om te zien of vertragingen zich in specifieke bedrijfseenheden concentreren. Ook kun je verbeteringen afstemmen op de behoeften van elke afdeling.

Maakt het mogelijk om prestaties tussen verschillende bedrijfseenheden te vergelijken en verschillen in efficiëntie, compliance en werkdruk zichtbaar te maken.

Dit kan een metadata-veld van het contract zijn of worden afgeleid uit de afdeling van de gebruiker die contracteigenaar is.

Dit attribuut houdt bij welke versie van het contractdocument aan de beurt is tijdens revisies en redlining. Elke keer dat een nieuwe versie wordt geüpload of opgeslagen, hoort dit nummer te worden verhoogd.

Door de documentversie te volgen, meet je rechtstreeks hoeveel herwerk nodig is en hoe complex de onderhandelingen zijn. Een groot aantal versies wijst op veel heen-en-weer tussen de partijen. Dit attribuut is een belangrijke invoer voor de berekening van de KPI 'Average Document Revision Count' en de analyse van het dashboard 'Contract Rework and Revision Frequency'.

Meet rechtstreeks hoeveel herwerk en onderhandelingsinspanning nodig is door bij te houden hoe vaak een document is herzien.

DocuSign CLM heeft ingebouwde versiebeheerfuncties voor documenten. Dit attribuut wordt uit de versiegeschiedenis van het document gehaald.

Deze metriek berekent hoe lang een contract in de goedkeuringsfase zit, vanaf het moment waarop het voor het eerst naar interne goedkeuring wordt gestuurd tot de laatste vereiste goedkeuring is verkregen. Je kunt dit berekenen door de duur van alle goedkeuringsactiviteiten op te tellen of door de tijd te meten tussen het begin van de eerste goedkeuringsactiviteit en het einde van de laatste.

Dit attribuut vormt de kern van de KPI 'Average Approval Phase Duration'. Het helpt vertragingen te isoleren die specifiek door het goedkeuringsproces ontstaan, in plaats van door het opstellen of onderhandelen. Door deze duur te volgen, krijg je beter zicht op de impact van de goedkeuringsmatrix en zie je waar je die kunt verbeteren.

Isoleert de tijd die aan goedkeuringen wordt besteed, zodat je bottlenecks specifiek binnen de goedkeuringsketen makkelijker vindt en aanpakt.

Wordt berekend in de process mining-tool door alle goedkeuringsgerelateerde gebeurtenissen te identificeren, zoals 'Internal Approval Sent' en 'Internal Approval Received', en voor elke case de tijd tussen de eerste en laatste dergelijke gebeurtenis te meten.

Dit attribuut houdt bij of een contract is ondertekend met een geïntegreerde e-signature-tool zoals DocuSign eSignature, of via een offline methode is uitgevoerd, bijvoorbeeld met een handtekening op papier en een scan.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI 'E-Signature Adoption Rate'. Door het aandeel elektronisch ondertekende contracten te analyseren, meet je het succes van digitale transformatie. Een hogere adoptiegraad hangt meestal samen met kortere ondertekeningstijden, lagere administratieve kosten en betere compliance en documentregistratie.

Meet de toepassing van digitale processen en helpt de efficiëntiewinst van geïntegreerde e-signature-mogelijkheden te kwantificeren.

Dit kun je bepalen door te controleren of de gebeurtenis 'Contract Executed' afkomstig is van de geïntegreerde DocuSign eSignature-service.

Dit attribuut geeft een gedetailleerde status voor de goedkeuringsfase van de contractlevenscyclus. De contractstatus is een algemene casestatus, terwijl de goedkeuringsstatus de uitkomst van afzonderlijke goedkeuringsactiviteiten volgt.

Dit is essentieel voor het 'Contract Approval Bottleneck Report' en de 'Real-Time Contract Status Tracker'. Je ziet welke contracten op goedkeuring wachten, welke zijn afgewezen en herwerk nodig hebben en welke de goedkeuringsfase succesvol hebben doorlopen. Door overgangen tussen deze statussen te analyseren, vind je specifieke oorzaken van fouten of vertragingen in de goedkeuringsketen.

Geeft gedetailleerd inzicht in de goedkeuringsfase, zodat je kunt zien welke contracten vastlopen en waarom.

Dit is de uitkomst van een goedkeuringstaak of workflowstap binnen DocuSign CLM.

Dit berekende attribuut identificeert contracten waarvoor herwerk nodig was, bijvoorbeeld omdat ze na interne goedkeuring opnieuw voor redlining zijn teruggestuurd. Meestal wordt dit afgeleid door te zoeken naar specifieke, ongewenste reeksen van activiteiten.

Deze vlag vereenvoudigt de analyse van inefficiënties in het proces. Je kunt er rechtstreeks de KPI 'Contract Rework Rate' mee berekenen en eenvoudig filteren op contracten die extra inspanning vroegen. Zo vind je de oorzaken van herwerk, zoals onduidelijke initiële vereisten of lastige onderhandelingspunten.

Helpt de frequentie van herwerk te kwantificeren en analyseren. Dat is een belangrijke aanwijzing voor inefficiëntie en verborgen kosten in het proces.

Dit attribuut wordt berekend in de process mining-tool met regels die herwerklussen herkennen, bijvoorbeeld wanneer de gebeurtenis 'Contract Redlined' plaatsvindt na de gebeurtenis 'Internal Approval Received'.

Dit attribuut identificeert de specifieke persoon van de juridische afdeling die verantwoordelijk is voor de beoordeling en goedkeuring van het contract. Dat is iets anders dan de contracteigenaar, die meestal aan de zakelijke kant werkt.

Door beoordelingen aan een specifieke juridisch adviseur toe te wijzen, kun je de prestaties van de stap voor juridische beoordeling gedetailleerd analyseren. Zo bouw je het dashboard 'Legal Review Performance' om de verwerkingscapaciteit en doorlooptijden van verschillende leden van het juridische team te meten en vergelijken. Dit helpt bij het verdelen van de werkdruk en het vinden van verbeterpunten binnen de juridische afdeling.

Maakt een gedetailleerde analyse van de fase voor juridische beoordeling mogelijk en helpt bij het verdelen van de werkdruk en het meten van de prestaties van het juridische team.

Dit komt uit de gegevens over taaktoewijzingen binnen een DocuSign CLM-workflow en geeft aan aan wie de taak 'Legal Review' is toegewezen.