Datatemplate voor contractbeheer

Dit attribuut beschrijft één stap of mijlpaal in het contractbeheerproces, zoals 'Contract opgesteld', 'Juridische beoordeling gestart' of 'Contract ondertekend'. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart.

Door de volgorde en frequentie van deze activiteiten te analyseren, krijg je inzicht in het proces. Zo zie je hoe het proces werkelijk verloopt, waar het afwijkt van de standaardprocedure en welke activiteiten de meeste tijd kosten of vaak worden herhaald.

Dit attribuut beschrijft de stappen in het proces. Zo kun je de contractworkflow, bottlenecks en afwijkingen visualiseren en analyseren.

Dit wordt meestal afgeleid uit het event log of de auditspoorgegevens in DocuSign CLM. Daarin staan de acties die op een contractdocument of workflow zijn uitgevoerd.

Het Contract-ID is de unieke case-identificatie die alle gebeurtenissen en activiteiten van een specifiek contract met elkaar verbindt, van begin tot afronding. In DocuSign CLM kan dit het Envelope-ID zijn of een aangepast veld voor contractidentificatie.

Dit attribuut is essentieel voor process mining, omdat je hiermee het volledige verloop van elk afzonderlijk contract kunt reconstrueren. Door alle bijbehorende activiteiten onder één Contract-ID te groeperen, kunnen analisten het volledige procesverloop visualiseren, doorlooptijden meten en verschillen tussen contracten analyseren.

Dit is de primaire sleutel die alle bijbehorende procesgebeurtenissen met elkaar verbindt. Zo kun je de volledige levenscyclus van één contract volgen en analyseren.

Dit is meestal de belangrijkste identificatiecode voor een contract- of envelopobject in DocuSign CLM. De naam kan Envelope-ID zijn of een aangepast veld dat is ingesteld om contracten te identificeren.

Dit attribuut legt de exacte datum en tijd van een activiteit vast. Het vormt de basis voor process mining en maakt het mogelijk de prestaties van het proces in de tijd te analyseren.

Door gebeurtenissen op basis van hun starttijd te ordenen, ontstaat voor elke case een chronologisch overzicht. Daarmee kun je de doorlooptijden tussen activiteiten, de duur van elke stap en de totale doorlooptijd van het proces berekenen. Dit is belangrijk om bottlenecks op te sporen, wachttijden te meten en de procesefficiëntie te toetsen aan SLA's.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en tijdgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en duur.

Deze informatie maakt standaard deel uit van elk event log of auditspoor in DocuSign CLM en is gekoppeld aan elke vastgelegde actie.

Dit attribuut geeft aan waar de procesdata vandaan komt. In deze weergave is de waarde steeds 'DocuSign CLM' of een vergelijkbare aanduiding.

Bij een analyse van één systeem lijkt dit veld misschien overbodig. Toch is het verstandig om het op te nemen. Het wordt belangrijk zodra je data uit meerdere systemen combineert, bijvoorbeeld contractdata uit een CRM met workflowdata uit DocuSign. Zo blijft duidelijk waar de data vandaan komt en hoe je die kunt volgen.

Maakt de herkomst van data traceerbaar en is essentieel voor analyses waarin data uit meerdere bedrijfssystemen wordt gecombineerd.

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.

Dit attribuut geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Zo zie je hoe actueel de data en de analyse zijn.

In dashboards en rapporten is deze informatie belangrijk voor datagovernance en het vertrouwen van gebruikers. Analisten kunnen zien of ze naar realtime informatie kijken of naar een momentopname. Dat helpt bij het nemen van goed onderbouwde beslissingen op tijd.

Geeft context over de actualiteit van de data, zodat duidelijk is hoe actueel de procesanalyse is.

Dit is een metadata-attribuut dat tijdens het inlezen van de data meestal wordt aangemaakt en opgeslagen door de ETL-tool (Extract, Transform, Load) of datapijplijn.

De contracteigenaar is het eerste aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de voortgang van een contract. Dit is meestal degene die het contract heeft aangevraagd of verantwoordelijk is voor de zakelijke relatie.

Door prestaties per contracteigenaar te analyseren, zie je patronen in efficiëntie, herstelwerk en doorlooptijden. Zo kun je goed presterende medewerkers of teams herkennen en zien waar extra training of ondersteuning nodig is. Dit attribuut is een belangrijke dimensie voor het dashboard 'Analyse van contractdoorlooptijd'.

Maakt het mogelijk prestaties per medewerker of team te analyseren en best practices en verbeterpunten te vinden bij activiteiten die door gebruikers worden uitgevoerd.

Dit is meestal een gebruikersveld bij het contractobject, vaak ingevuld met de naam van de gebruiker die de workflow heeft aangemaakt of beheert.

Dit attribuut geeft op een bepaald moment de algemene status van het contract aan, bijvoorbeeld 'Concept', 'In beoordeling', 'Wacht op ondertekening' of 'Ondertekend'. Zo zie je in grote lijnen waar het contract zich in het proces bevindt.

Bij process mining kun je de status gebruiken om cases te filteren en dashboards te maken die laten zien hoeveel contracten zich in elke fase bevinden. Het dashboard 'Realtime contractstatus volgen' gebruikt dit attribuut om de actieve contractportefeuille zichtbaar te maken en te laten zien waar werk zich opstapelt.

Geeft een momentopname van de voortgang van het contract. Dat is belangrijk om de status te volgen, de werklast te beheren en bottlenecks op te sporen.

Deze informatie is meestal beschikbaar als primair attribuut van het contract- of workflowobject in DocuSign CLM.

Dit attribuut deelt contracten in op basis van hun juridische of zakelijke doel. Verschillende contracttypen volgen vaak een andere workflow, hebben andere goedkeuringseisen en verschillen in complexiteit.

Door de procesanalyse per contracttype uit te splitsen, kun je verschillen in prestaties beter begrijpen. Analisten kunnen zo doorlooptijden, compliance en onderhandelingspatronen voor verschillende overeenkomsten vergelijken. Een NDA hoort bijvoorbeeld een veel kortere doorlooptijd te hebben dan een complexe Master Services Agreement. Met dit attribuut kun je dat verschil zichtbaar maken.

Maakt het mogelijk de procesprestaties van verschillende contractcategorieën te vergelijken, die vaak elk hun eigen workflow en complexiteit hebben.

Dit is een belangrijk metadataveld dat bij het aanmaken van een contract in DocuSign CLM meestal wordt gekozen uit een keuzelijst.

Dit attribuut geeft de financiële waarde van de overeenkomst weer. Het kan gaan om een eenmalig bedrag of een terugkerende waarde. De contractwaarde bepaalt vaak hoe grondig het contract moet worden beoordeeld en hoe complex de goedkeuringsroute is.

Door het proces op basis van contractwaarde te analyseren, kun je contracten met een hoge waarde voorrang geven en zien of ze onnodig vertraging oplopen. Je kunt ook de compliance controleren, bijvoorbeeld door na te gaan of contracten boven een bepaalde grens door de CFO zijn goedgekeurd. Zo richt je verbeteringen op de contracten met de grootste financiële impact.

Maakt prioritering en risicobeoordeling mogelijk. Contracten met een hogere waarde vragen vaak om een strengere beoordeling en hebben meer impact op de organisatie.

Dit is meestal een numeriek veld of valutaveld in de contractmetadata van DocuSign CLM.

Dit attribuut legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit is afgerond. De starttijd markeert het begin en de eindtijd het einde. Zo kun je de duur van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig berekenen.

Met de eindtijd bereken je de verwerkingstijd van activiteiten: de tijd waarin daadwerkelijk aan een taak wordt gewerkt. Zo maak je onderscheid tussen actief werk en wachttijd en krijg je zicht op de efficiëntie van de inzet van mensen en de werkelijke kosten van vertragingen. Je kunt er bijvoorbeeld de exacte duur van de activiteit 'Juridische beoordeling' mee berekenen.

Maakt het mogelijk de duur van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig te berekenen en actieve verwerkingstijd te onderscheiden van wachttijd.

In systemen zoals DocuSign CLM wordt dit soms expliciet vastgelegd in het auditspoor. Soms moet je de eindtijd afleiden uit de starttijd van de volgende gebeurtenis.

Dit attribuut geeft aan welke andere organisatie partij is bij de overeenkomst. Tegenpartijen kunnen verschillen in onderhandelingsstijl, juridische eisen en reactietijd. Dat kan veel invloed hebben op de levenscyclus van een contract.

Door procesprestaties per tegenpartij te analyseren, zie je met welke partners de samenwerking soepel verloopt en welke regelmatig voor vertraging zorgen. Je kunt die informatie gebruiken om relaties beter te beheren en realistische verwachtingen te scheppen voor toekomstige onderhandelingen. Dit is een belangrijke dimensie voor de analyse 'Herstelwerk en revisiefrequentie van contracten'.

Helpt analyseren hoe contacten met verschillende externe partijen de onderhandelingsduur, het aantal revisies en de totale doorlooptijd beïnvloeden.

Deze informatie maakt standaard deel uit van het contractrecord en staat vaak in een apart veld, zoals 'Naam tegenpartij' of 'Bedrijf'.

Dit attribuut bevat de contractuele vervaldatum. Het is belangrijke metadata voor proactief contractbeheer, vooral bij terugkerende inkomsten of langlopende serviceovereenkomsten.

Deze datum is de belangrijkste invoer voor het dashboard 'Overzicht van contractverlengingen en vervaldata'. Door contracten te volgen die bijna verlopen, kunnen organisaties op tijd een verlengingsworkflow starten. De datum is ook nodig om de KPI 'Tijdige contractverlengingen' te berekenen. Zo voorkom je omzetverlies en onderbrekingen van de dienstverlening.

Belangrijk voor proactief contractbeheer: je kunt contracten op tijd verlengen en voorkomen dat ze onbedoeld verlopen.

Dit is een standaard metadataveld dat in DocuSign CLM moet worden vastgelegd voor elk contract met een vaste looptijd.

Dit attribuut geeft aan welke interne afdeling, zoals Sales, Marketing of IT, het contract heeft aangevraagd of ervoor verantwoordelijk is. Processen en behoeften verschillen per afdeling, wat kan leiden tot andere patronen in contractbeheer.

Door de analyse per afdeling uit te splitsen, zie je hoe verschillende onderdelen van de organisatie het contractbeheerproces gebruiken. Je kunt gerichte rapporten maken, zoals het 'Rapport over bottlenecks bij contractgoedkeuring', om te zien of vertragingen zich bij bepaalde bedrijfseenheden concentreren. Ook kun je verbeteringen afstemmen op de behoeften van elke afdeling.

Maakt het mogelijk prestaties tussen bedrijfseenheden te vergelijken en verschillen in efficiëntie, compliance en werklast zichtbaar te maken.

Dit kan een metadataveld van het contract zijn of worden afgeleid van de afdeling van de contracteigenaar.

Dit attribuut houdt bij welke versie van het contractdocument in gebruik is tijdens revisies en het verwerken van wijzigingen. Elke keer dat een nieuwe versie wordt geüpload of opgeslagen, loopt dit nummer op.

Door documentversies bij te houden, meet je hoeveel herstelwerk en onderhandelingswerk nodig is. Veel versies wijzen op veel heen-en-weer tussen partijen. Dit attribuut is een belangrijke invoer voor de berekening van de KPI 'Gemiddeld aantal documentrevisies' en de analyse in het dashboard 'Herstelwerk en revisiefrequentie van contracten'.

Meet rechtstreeks hoeveel herstelwerk en onderhandeling nodig is door bij te houden hoe vaak een document is herzien.

DocuSign CLM heeft ingebouwd versiebeheer voor documenten. Dit attribuut wordt uit de versiegeschiedenis van het document gehaald.

Deze metriek berekent hoelang een contract in de goedkeuringsfase zit, vanaf het moment dat het voor het eerst ter interne goedkeuring wordt ingediend tot de laatste vereiste goedkeuring is verkregen. Je kunt de duur berekenen door de tijd van alle goedkeuringsactiviteiten op te tellen of door de tijd tussen het begin van de eerste en het einde van de laatste goedkeuringsactiviteit te meten.

Dit attribuut is de belangrijkste maatstaf voor de KPI 'Gemiddelde duur van de goedkeuringsfase'. Zo kun je vertragingen door het goedkeuringsproces onderscheiden van vertragingen bij het opstellen of onderhandelen. Door deze duur bij te houden, krijg je beter zicht op de invloed van de goedkeuringsmatrix en zie je waar je die kunt vereenvoudigen.

Brengt de tijd voor goedkeuringen apart in beeld, zodat je bottlenecks in de goedkeuringsketen gericht kunt opsporen en aanpakken.

Berekend in de process mining-tool door alle goedkeuringsgebeurtenissen te selecteren, zoals 'Interne goedkeuring verstuurd' en 'Interne goedkeuring ontvangen', en per case de tijd tussen de eerste en laatste gebeurtenis te meten.

Dit attribuut geeft aan of een contract is ondertekend met een geïntegreerde tool voor elektronische handtekeningen, zoals DocuSign eSignature, of op een andere manier is afgehandeld, bijvoorbeeld met een handgeschreven handtekening en een scan.

Dit attribuut wordt gebruikt voor de KPI 'Adoptiegraad van elektronische handtekeningen'. Door het aandeel elektronisch ondertekende contracten te analyseren, kan een organisatie meten hoe succesvol de digitalisering verloopt. Een hoger gebruik hangt vaak samen met kortere doorlooptijden voor ondertekening, lagere administratiekosten en betere compliance en documentregistratie.

Meet hoe vaak digitale processen worden gebruikt en helpt de efficiëntiewinst van geïntegreerde mogelijkheden voor elektronische handtekeningen te berekenen.

Dit kun je bepalen door te controleren of de gebeurtenis 'Contract ondertekend' afkomstig is van de geïntegreerde DocuSign eSignature-service.

Dit attribuut geeft de status van de goedkeuringsfase van de contractlevenscyclus weer. De contractstatus geeft de algemene status van een case aan, terwijl de goedkeuringsstatus de uitkomst van afzonderlijke goedkeuringsactiviteiten bijhoudt.

Dit attribuut is belangrijk voor het 'Rapport over bottlenecks bij contractgoedkeuring' en 'Realtime contractstatus volgen'. Je ziet welke contracten op goedkeuring wachten, welke zijn afgewezen en herstelwerk nodig hebben, en welke de goedkeuringsfase hebben doorlopen. Door overgangen tussen statussen te analyseren, kun je precies zien waar goedkeuringen misgaan of vertraging oplopen.

Geeft gedetailleerd inzicht in de goedkeuringsfase, zodat je kunt zien welke contracten vastlopen en waarom.

Dit is de uitkomst van een goedkeuringstaak of workflowstap in DocuSign CLM.

Dit berekende attribuut markeert contracten waarbij herstelwerk nodig was, bijvoorbeeld wanneer een contract opnieuw is teruggestuurd voor wijzigingen nadat het intern al was goedgekeurd. Meestal wordt dit afgeleid uit specifieke, ongewenste reeksen activiteiten.

Met deze markering kun je inefficiënties in het proces eenvoudiger analyseren. Je kunt er de KPI 'Percentage contracten met herstelwerk' rechtstreeks mee berekenen en alleen contracten filteren en analyseren waarvoor extra werk nodig was. Zo spoor je de oorzaken van herstelwerk op, zoals onduidelijke eisen aan het begin of lastige onderhandelingspunten.

Helpt de frequentie van herstelwerk te meten en analyseren. Dat is een belangrijke aanwijzing voor inefficiënte processen en verborgen kosten.

Dit attribuut wordt berekend in de process mining-tool met regels die herstelrondes herkennen. Een voorbeeld is de gebeurtenis 'Contract aangepast' na de gebeurtenis 'Interne goedkeuring ontvangen'.

Dit attribuut geeft aan wie van de juridische afdeling verantwoordelijk is voor de beoordeling en goedkeuring van het contract. Dat is iemand anders dan de contracteigenaar, die meestal aan de zakelijke kant werkt.

Als beoordelingen aan een specifieke juridisch adviseur worden toegewezen, kun je de beoordelingsstap gedetailleerd analyseren. Met het dashboard 'Prestaties van juridische beoordelingen' kun je de doorvoer en doorlooptijden van verschillende teamleden vergelijken. Dat helpt bij het verdelen van de werklast en het vinden van efficiëntiekansen binnen de juridische afdeling.

Maakt een gedetailleerde analyse van de juridische beoordelingsfase mogelijk. Zo kun je de werklast verdelen en de prestaties van het juridische team meten.

Dit komt uit de taaktoewijzingen in een DocuSign CLM-workflow en geeft aan aan wie de taak 'Juridische beoordeling' is toegewezen.