Datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen
Datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen
- Aanbevolen attributen om te verzamelen
- Belangrijke activiteiten om bij te houden
- Aanwijzingen voor data-extractie uit Oracle Fusion Financials
Attributen voor de verwerking van crediteurenfacturen
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteitsnaam
ActivityName
|
De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut beschrijft één stap in de levenscyclus van de factuurverwerking, zoals ‘Factuur aangemaakt’, ‘Goedkeuring gestart’ of ‘Betaling uitgevoerd’. Door deze activiteiten op tijd te sorteren, kunnen processminingtools de volledige processtroom van elke factuur reconstrueren. Analyse van de activiteiten helpt de meest voorkomende routes, afwijkingen en herstelwerkloops in het proces op te sporen.
Waarom dit belangrijk is
Dit vormt de kern van de proceskaart. Je kunt de processtroom visualiseren en analyseren, afwijkingen opsporen en de prestaties van afzonderlijke stappen meten.
Waar vind je dit?
Meestal afgeleid van statuswijzigingen, gebeurtenistabellen of auditlogs in Oracle Fusion Financials. Hiervoor moet je mogelijk gegevens uit verschillende brontabellen en velden combineren.
Voorbeelden
Factuur gevalideerdBlokkering ingesteldFactuur goedgekeurdBetaling uitgevoerd
|
|||
|
Factuur
InvoiceId
|
De unieke identificatiecode van elke verwerkte factuur. | ||
|
Beschrijving
De ‘Factuur’ is de primaire case-ID en koppelt alle activiteiten vanaf de ontvangst van een factuur tot de uiteindelijke betaling. Elke unieke InvoiceId staat voor één volledige procesinstantie, zodat je het hele traject van elke factuur door de crediteurenadministratie kunt analyseren. Deze ID vormt de basis van de procesanalyse en koppelt alle bijbehorende gebeurtenissen en attributen.
Waarom dit belangrijk is
Deze ID is nodig om elke factuur van begin tot eind te volgen en procesvarianten, bottlenecks en de totale doorvoer te analyseren.
Waar vind je dit?
Dit is meestal INVOICE_ID of INVOICE_NUM uit de tabel AP_INVOICES_ALL in Oracle Fusion Financials.
Voorbeelden
INV-987657334001APO-INV-2023-005
|
|||
|
Tijdstip van de gebeurtenis
EventTime
|
De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit plaatsvond. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de exacte datum en tijd van elke activiteit in het proces. Je hebt deze gegevens nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en de tijd tussen stappen te berekenen. Zo kun je de prestaties analyseren, bijvoorbeeld door wachttijden te meten om bottlenecks op te sporen, doorlooptijden van specifieke fasen zoals goedkeuringen te berekenen en naleving van SLA’s te volgen.
Waarom dit belangrijk is
Dit attribuut is nodig om alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, waaronder doorlooptijden en wachttijden. Daarmee spoor je bottlenecks op en meet je de procesefficiëntie.
Waar vind je dit?
Dit komt overeen met aanmaakdatums, datums van de laatste update of timestamps van specifieke gebeurtenissen in verschillende Oracle Fusion-tabellen, zoals LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE en APPROVAL_DATE.
Voorbeelden
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
|
|||
|
Betaaldatum
PaymentDate
|
De datum waarop de factuur is betaald. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut registreert de datum waarop de betaling daadwerkelijk is uitgevoerd. Hiermee kun je controleren of de crediteurenverwerking van een factuur is afgerond. Vergelijk de betaaldatum met de vervaldatum om het percentage tijdige betalingen te berekenen en te zien of kortingen voor vroeg betalen zijn benut. Dit gegeven is belangrijk voor het beheer van de kasstroom en de treasury.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je KPI’s voor tijdige betalingen berekenen en analyseren of kortingen voor vroeg betalen zijn gerealiseerd. Dat heeft rechtstreeks invloed op het kasstroombeheer.
Waar vind je dit?
Afkomstig uit betalingstabellen zoals AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, bijvoorbeeld uit een veld als ACCOUNTING_DATE of CHECK_DATE.
Voorbeelden
2023-11-132023-12-052024-01-19
|
|||
|
Eindtijd
EndTime
|
De timestamp van de laatste activiteit voor de factuur. | ||
|
Beschrijving
Dit is de timestamp van de laatste gebeurtenis in de levenscyclus van de factuur, zoals ‘Betaling verwerkt’ of ‘Factuur geannuleerd’. Dit attribuut wordt meestal afgeleid door voor elke InvoiceId de laatste EventTime te bepalen. Je hebt het nodig om de totale verwerkingstijd van begin tot eind te berekenen.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je de totale doorlooptijd van begin tot eind per factuur berekenen. Dit is een belangrijke KPI voor het meten van de algehele procesefficiëntie.
Waar vind je dit?
Dit is een berekend attribuut. Het wordt afgeleid door voor elke case (InvoiceId) in de dataset de hoogste EventTime te bepalen.
Voorbeelden
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
|
|||
|
Factuurbedrag
InvoiceAmount
|
Het totale bedrag van de factuur. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat het totaalbedrag dat op de factuur verschuldigd is. Het is een belangrijke metriek voor financiële analyses en het prioriteren van facturen. Met een analyse van factuurbedragen zie je of facturen met een hoog bedrag anders worden verwerkt of vaker vertraging oplopen dan facturen met een lager bedrag. Het attribuut is ook belangrijk voor dashboards over kasstroomprognoses en dubbele betalingen.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je de financiële impact analyseren, bijvoorbeeld door facturen met hoge bedragen voorrang te geven, de verwerkingstijd per bedrag te vergelijken en de financiële gevolgen van vertragingen te berekenen.
Waar vind je dit?
Afkomstig uit het veld INVOICE_AMOUNT in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
5400.50125000.00750.25
|
|||
|
Factuurstatus
InvoiceStatus
|
De huidige of uiteindelijke status van de factuur. | ||
|
Beschrijving
Geeft de huidige status van een factuur in het proces aan, bijvoorbeeld ‘Gevalideerd’, ‘Wacht op goedkeuring’, ‘Betaald’ of ‘Geannuleerd’. Dit attribuut laat zien waar de factuur zich in de levenscyclus bevindt en is handig voor procesdashboards. Met een analyse van de eindstatus zie je hoe het proces afloopt, bijvoorbeeld welk percentage facturen wordt geannuleerd of afgewezen.
Waarom dit belangrijk is
Geeft snel inzicht in de uitkomst en huidige status van facturen. Zo kun je uitzonderingen, zoals annuleringen, en de procesefficiëntie analyseren.
Waar vind je dit?
Dit kan worden afgeleid uit het statusveld in AP_INVOICES_ALL of uit de betalingsstatus in AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Voorbeelden
GevalideerdBetaaldGeannuleerdOpnieuw valideren
|
|||
|
Gebruiker
User
|
De gebruikers-ID of naam van degene die de activiteit heeft uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker verantwoordelijk was voor een processtap. Dit kan de medewerker crediteurenadministratie zijn die de factuur heeft ingevoerd, de manager die deze heeft goedgekeurd of de betalingsspecialist die de betaling heeft uitgevoerd. Met een analyse per gebruiker zie je waar training nodig is, hoe het werk is verdeeld en hoe de prestaties binnen het team verschillen. Dit is ook belangrijk voor compliance en het auditspoor.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je de werkdruk en teamprestaties analyseren en individuele bottlenecks of trainingsbehoeften opsporen. Ook helpt dit bij de controleerbaarheid.
Waar vind je dit?
Afkomstig uit gebruikersvelden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in verschillende tabellen, of uit specifieke tabellen met workflow- of goedkeuringsgeschiedenis.
Voorbeelden
john.doejane.smithap.clerk1
|
|||
|
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
|
De identificatiecode van de inkooporder die bij de factuur hoort. | ||
|
Beschrijving
Het unieke nummer van de inkooporder (PO) waarmee de aanschaf van goederen of diensten is goedgekeurd. Dit attribuut is belangrijk voor de analyse van de matching tussen inkooporder, goederenontvangst en factuur. Veel afwijkingen bij facturen met een inkooporder kunnen wijzen op problemen bij inkoop of goederenontvangst. Ook kun je facturen met en zonder inkooporder vergelijken om verschillen in het proces te zien.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk voor de analyse van matching tussen inkooporder, goederenontvangst en factuur, het opsporen van afwijkingen en het vergelijken van facturen met en zonder inkooporder.
Waar vind je dit?
Deze informatie is meestal beschikbaar door factuurregeltabellen, zoals AP_INVOICE_LINES_ALL, te koppelen aan inkooptabellen, zoals PO_HEADERS_ALL.
Voorbeelden
PO-10056982347null
|
|||
|
Naam leverancier
VendorName
|
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend. | ||
|
Beschrijving
Geeft aan welke leverancier bij de factuur hoort. Dit is een belangrijke dimensie voor de analyse van de procesprestaties per leverancier. Zo kun je nagaan bij welke leveranciers facturen het vaakst worden geblokkeerd, de verwerkingstijd het langst is of de meeste afwijkingen bij de matching voorkomen. Dit helpt bij het beheren van leveranciersrelaties en het opsporen van structurele problemen bij specifieke leveranciers.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je de prestaties per leverancier analyseren en problemen opsporen die bij bepaalde leveranciers voorkomen, zoals vertragingen, afwijkingen of geblokkeerde facturen.
Waar vind je dit?
Meestal afkomstig uit het veld VENDOR_NAME in POZ_SUPPLIERS of gerelateerde leverancierstabellen, gekoppeld via VENDOR_ID in AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
|
|||
|
Vervaldatum
DueDate
|
De datum waarop de factuur betaald moet zijn. | ||
|
Beschrijving
De berekende datum waarop de factuur betaald moet zijn om extra kosten te voorkomen en de relatie met de leverancier goed te houden. De datum wordt bepaald op basis van de factuurdatum en de betalingsvoorwaarden. Dit attribuut is belangrijk om tijdige betalingen te volgen en de kasstroom te beheren. De KPI ‘Percentage tijdige betalingen’ wordt berekend door de betaaldatum met deze vervaldatum te vergelijken.
Waarom dit belangrijk is
Essentieel voor het meten van tijdige betalingen, het beheren van de kasstroom en het voorkomen van boetes voor te late betaling. Dit veld is ook belangrijk om te controleren of het betalingsbeleid wordt nageleefd.
Waar vind je dit?
Dit kan een rechtstreeks veld zijn in een tabel met betalingsschema’s, zoals AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, of worden berekend op basis van INVOICE_DATE en de betalingsvoorwaarden.
Voorbeelden
2023-11-142023-12-012024-01-19
|
|||
|
Bedrijfseenheid
BusinessUnit
|
De bedrijfseenheid of operationele eenheid die verantwoordelijk is voor de factuur. | ||
|
Beschrijving
Geeft aan welke bedrijfseenheid, afdeling of welk kostenplaatsnummer de uitgave heeft gemaakt. Dit is een belangrijke dimensie voor organisatieanalyses, omdat je de procesprestaties van verschillende onderdelen van het bedrijf kunt vergelijken. Zo zie je of problemen, zoals lange goedkeuringstijden of veel uitzonderingen, zich voordoen bij specifieke bedrijfseenheden. Dat helpt om verbeteringen gericht aan te pakken.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je prestaties tussen organisatieonderdelen vergelijken en bottlenecks of complianceproblemen per afdeling opsporen.
Waar vind je dit?
Deze informatie staat vaak als ORG_ID in de tabel AP_INVOICES_ALL. Je kunt dit veld koppelen aan HR-organisatietabellen om de naam van de bedrijfseenheid op te halen.
Voorbeelden
Verkoop Noord-AmerikaBedrijfsvoering EuropaFinanciën hoofdkantoor
|
|||
|
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
|
De afgesproken betalingsvoorwaarden met de leverancier. | ||
|
Beschrijving
Bepaalt onder welke voorwaarden een leverancier betaald moet worden, bijvoorbeeld ‘Netto 30’ of ‘2% 10, netto 30’. Dit attribuut vormt de basis voor het berekenen van de vervaldatum en het opsporen van mogelijkheden voor korting bij vroeg betalen. Met een analyse van de betalingsvoorwaarden kun je de kasstroom plannen. Ook is dit attribuut belangrijk voor het dashboard ‘Realisatie van korting bij vroeg betalen’, waarmee je ziet hoe goed het bedrijf beschikbare kortingen benut.
Waarom dit belangrijk is
Heeft rechtstreeks invloed op de kasstroom en winstgevendheid, omdat het betalingsschema’s en de mogelijkheid tot korting bij vroeg betalen bepaalt.
Waar vind je dit?
Beschikbaar in de tabellen AP_TERMS_TL of AP_TERMS_B, gekoppeld aan de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
Netto 30Netto 602% 10, netto 30
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Het systeem waaruit de data is opgehaald. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt. Voor dit proces is dat meestal ‘Oracle Fusion Financials’. In omgevingen met meerdere systemen, bijvoorbeeld een apart OCR-scansysteem, helpt dit veld de bron van verschillende gebeurtenissen te onderscheiden. Zo blijft de herkomst van de data traceerbaar en houd je overzicht wanneer je data uit verschillende platforms combineert.
Waarom dit belangrijk is
Geeft belangrijke informatie over de herkomst van data. Zo blijft de data traceerbaar en kun je integraties met meerdere systemen beheren.
Waar vind je dit?
Meestal een vaste waarde die wordt ingesteld bij het inrichten van de data-extractie.
Voorbeelden
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud voor crediteuren
|
|||
|
Factuurdatum
InvoiceDate
|
De datum die op de factuur van de leverancier staat. | ||
|
Beschrijving
Dit is de datum waarop de leverancier de factuur heeft uitgeschreven. Op basis hiervan en de afgesproken betalingsvoorwaarden wordt de vervaldatum bepaald. Vergelijk de factuurdatum met de datum waarop de factuur in het systeem is ingevoerd (de activiteit ‘Factuur aangemaakt’) om vertragingen bij het indienen of verwerken van facturen op te sporen. Zo zie je waar aan het begin van het proces bottlenecks ontstaan die tijdige betalingen of het benutten van kortingen in de weg staan.
Waarom dit belangrijk is
Deze datum vormt de basis voor het berekenen van de vervaldatum en het opsporen van vertraging tussen het uitschrijven van de factuur en de start van de crediteurenverwerking.
Waar vind je dit?
Afkomstig uit het veld INVOICE_DATE in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
2023-10-152023-11-012023-12-20
|
|||
|
Factuurvaluta
InvoiceCurrency
|
De valuta van het factuurbedrag. | ||
|
Beschrijving
Geeft aan in welke valuta de factuur is opgesteld, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Dit is nodig voor analyses met meerdere landen of valuta. Het geeft context bij het factuurbedrag en helpt financiële cijfers goed te interpreteren. Voor internationale organisaties is dit een belangrijk attribuut om financiële data te filteren en op te splitsen.
Waarom dit belangrijk is
Geeft context bij het factuurbedrag, zodat je financiële analyses en rapportages goed kunt interpreteren, vooral bij bedrijfsvoering in meerdere landen.
Waar vind je dit?
Afkomstig uit het veld INVOICE_CURRENCY_CODE in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Goedkeurder
Approver
|
Degene die de factuur voor betaling heeft goedgekeurd. | ||
|
Beschrijving
Geeft aan welke gebruiker of manager de laatste of een belangrijke goedkeuring voor de factuur heeft gegeven. Dit attribuut is nodig voor het dashboard ‘Doorlooptijd factuurgoedkeuring’, dat goedkeuringstijden per goedkeurder uitsplitst. Met een analyse van deze data zie je waar bottlenecks in de goedkeuringshiërarchie zitten, wie een hoge werkdruk heeft en of de regels voor gedelegeerde bevoegdheden worden nageleefd.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk voor de analyse van de goedkeuringsworkflow, het opsporen van bottlenecks bij specifieke goedkeurders en het controleren van compliance met goedkeuringsbeleid.
Waar vind je dit?
Deze informatie staat meestal in de workflowtabellen van Oracle, bijvoorbeeld in tabellen voor de goedkeuringsengine AME, of in tabellen met auditgeschiedenis.
Voorbeelden
s.jonesm.riverad.chen
|
|||
|
Is herstelwerk
IsRework
|
Een indicator die aangeeft of de factuur herstelwerk heeft doorlopen. | ||
|
Beschrijving
Een booleaanse indicator (True/False) die aangeeft of een factuur herstelwerk heeft doorlopen, bijvoorbeeld door herhaalde validatiestappen of een terugkeer naar een eerdere procesfase. Een factuur kan bijvoorbeeld van ‘Wacht op goedkeuring’ teruggaan naar ‘Opnieuw valideren’. Dit attribuut wordt meestal afgeleid uit de volgorde van activiteiten. Het is nodig om het percentage facturen met herstelwerk te berekenen en inefficiënties in het proces te begrijpen.
Waarom dit belangrijk is
Meet hoe vaak inefficiënte herstelrondes voorkomen en helpt de oorzaken van procesuitzonderingen en verspilde inspanning op te sporen.
Waar vind je dit?
Dit is een berekend attribuut. Het wordt afgeleid door de activiteitenvolgorde van elke case te analyseren en herhaalde stappen of teruggaande bewegingen in het proces op te sporen.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Is op tijd betaald
IsOnTimePayment
|
Een indicator die aangeeft of de factuur uiterlijk op de vervaldatum is betaald. | ||
|
Beschrijving
Een booleaanse indicator (True/False), afgeleid door de betaaldatum met de vervaldatum te vergelijken. Is de betaaldatum gelijk aan of eerder dan de vervaldatum, dan is de waarde True. Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de berekening van de KPI ‘Percentage tijdige betalingen’ en is belangrijk om compliance met het betalingsbeleid te volgen en leveranciersrelaties te beheren.
Waarom dit belangrijk is
Meet rechtstreeks of de betalingsvoorwaarden worden nageleefd. Dat is belangrijk voor leveranciersrelaties en financiële planning, en helpt boetes voor te late betaling te voorkomen.
Waar vind je dit?
Dit is een berekend attribuut op basis van andere velden. De logica is: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Laatste data-update
LastUpdateDate
|
De timestamp van de laatste data-update. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor dit proces voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald. Dit metadataveld wordt bij elke vernieuwing toegepast op de volledige dataset. Zo zie je hoe actueel de data is en welke periode de analyse bestrijkt. Dat maakt de resultaten transparant en helpt je ze goed te interpreteren.
Waarom dit belangrijk is
Laat zien hoe actueel de data is, welke periode de analyse bestrijkt en wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt.
Waar vind je dit?
Deze waarde wordt gegenereerd en aan de dataset toegevoegd tijdens de data-extractie.
Voorbeelden
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
|
|||
|
Matchingstatus
MatchingStatus
|
Geeft de uitkomst van het factuurmatchingproces aan. | ||
|
Beschrijving
Toont het resultaat van de validatie waarbij de factuur wordt vergeleken met een inkooporder en goederenontvangst, voor matching op drie punten. Mogelijke statussen zijn ‘Gematcht’, ‘Gedeeltelijk gematcht’ of ‘Mislukt’. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI ‘Percentage mislukte matching op drie punten’ en het bijbehorende dashboard voor afwijkingsanalyse. Zo kun je problemen in het proces van inkoop tot betaling opsporen.
Waarom dit belangrijk is
Meet rechtstreeks hoe goed het geautomatiseerde matchingproces werkt en brengt afwijkingen aan het licht die leiden tot handmatig herstelwerk en betalingsvertragingen.
Waar vind je dit?
Deze status staat vaak op het niveau van de factuurkop of factuurregel in tabellen zoals AP_INVOICES_ALL of AP_INVOICE_LINES_ALL.
Voorbeelden
GeslaagdMislukt: prijsverschilMislukt: afwijkend aantalNiet vereist
|
|||
|
Reden voor blokkering
HoldReason
|
De reden waarom een factuur is geblokkeerd. | ||
|
Beschrijving
Als een factuur niet verder kan naar de betaling, wordt deze geblokkeerd. Dit attribuut bevat de specifieke reden, zoals ‘Prijsverschil’, ‘Afwijkend aantal’ of ‘Wacht op goederenontvangst’. Met een analyse van blokkeringsredenen spoor je de oorzaken van onderbrekingen en vertragingen in het proces op. Dit ondersteunt dashboards voor het volgen van uitzonderingen en herstelwerk.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee spoor je de oorzaken van betalingsvertragingen en factuuruitzonderingen op. De resultaten helpen bij procesverbetering en communicatie met leveranciers.
Waar vind je dit?
Afkomstig uit tabellen zoals AP_HOLDS_ALL, die aan de factuur zijn gekoppeld en een blokkeringsreden of -code bevatten.
Voorbeelden
PrijsverschilGefactureerd aantal is hoger dan ontvangen aantalDubbele factuur
|
|||
Activiteiten voor de verwerking van crediteurenfacturen
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Betaling ingepland
|
Dit markeert het moment waarop een goedgekeurde factuur wordt opgenomen in een Payment Process Request (PPR) of betalingsbatch, maar nog niet is betaald. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de betalingsplanningsrecords definitief worden gemaakt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit vormt de overgang tussen goedkeuring en de daadwerkelijke betaling. Analyse van de tijd in deze fase is belangrijk voor het voorspellen en beheren van de kasstroom.
Waar vind je dit?
Afgeleid van het veld checkrun_id in de tabel AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, wanneer dit voor de factuur is ingevuld. De aanmaakdatum van de PPR kan als timestamp dienen.
Vastleggen
Koppeling van de factuur aan een Payment Process Request (PPR).
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Betaling uitgevoerd
|
Dit is het moment waarop de betaling wordt aangemaakt en naar de leverancier wordt verstuurd. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een betalingsrecord aan de factuur wordt gekoppeld. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Een belangrijke mijlpaal voor het meten van het ‘Percentage betalingen op tijd’ en de ‘Totale factuurdoorvoer’. Dit betekent dat het bedrijf aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan.
Waar vind je dit?
Dit is een expliciete gebeurtenis: er wordt een koppelrecord aangemaakt in de tabel AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. ACCOUNTING_DATE of CREATION_DATE kan als timestamp worden gebruikt.
Vastleggen
Record aangemaakt in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, waarmee een factuur aan een betaling wordt gekoppeld.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Betaling verwerkt door de bank
|
De laatste activiteit in het proces. De betaling is nu door de bank verwerkt. Meestal wordt deze gebeurtenis vastgelegd via statusupdates uit Oracle Cash Management na de bankafstemming. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is het werkelijke einde van het totale proces en levert de nauwkeurigste data op voor de ‘Gemiddelde doorlooptijd van facturen’. Hiermee is de volledige financiële transactie afgerond.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de betalingsstatus in de tabel AP_CHECKS_ALL, wanneer deze wordt bijgewerkt naar ‘CLEARED’. De kolom CLEARED_DATE bevat de timestamp van deze gebeurtenis.
Vastleggen
CLEARED_DATE is ingevuld in de tabel AP_CHECKS_ALL.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Factuur aangemaakt
|
Dit is het moment waarop een factuurrecord in het systeem wordt aangemaakt. Dat kan handmatig, via scannen (OCR) of via elektronische gegevensuitwisseling (EDI). De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een nieuw record aan de hoofdtabel voor facturen wordt toegevoegd. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is het officiële begin van de levenscyclus van de factuurverwerking. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en andere gebeurtenissen te analyseren, zie je vertragingen aan het begin van het proces en de totale procesduur.
Waar vind je dit?
Dit is een expliciete gebeurtenis, afgeleid van de aanmaaktimestamp van het factuurrecord in de tabel AP_INVOICES_ALL, meestal met de kolom CREATION_DATE.
Vastleggen
Timestamp waarop het record is aangemaakt in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Factuur gevalideerd
|
Deze activiteit geeft aan dat het systeem de automatische controles op de factuurgegevens succesvol heeft afgerond, bijvoorbeeld op de juiste indeling en de koppeling met een leverancier. Je kunt dit vastleggen door wijzigingen in het validatiestatusveld van de factuur te volgen. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
De factuur is klaar voor de volgende stappen, zoals matching of goedkeuring. Vertraging vóór deze stap kan wijzen op problemen bij het invoeren van gegevens. Dit ondersteunt het dashboard ‘Analyse van invoerfouten in factuurgegevens’.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de kolom VALIDATION_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL, wanneer de waarde verandert in ‘Validated’. Een auditspoor of historietabel voor dit veld bevat de timestamp.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS in ‘Validated’.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Factuur goedgekeurd
|
Dit is de definitieve goedkeuring van de factuur, waarmee deze voor betaling wordt vrijgegeven. Deze belangrijke mijlpaal wordt afgeleid van een wijziging van het workflowstatusveld naar een definitieve goedkeuringsstatus. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijke mijlpaal die de goedkeuringscyclus afsluit. De gebeurtenis is nodig om de ‘Doorlooptijd van factuurgoedkeuring’ te berekenen en bottlenecks bij goedkeurders op te sporen.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de kolom WFAPPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL, wanneer de waarde verandert in ‘Manually Approved’, ‘Workflow Approved’ of een vergelijkbare definitieve goedkeuringsstatus.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS naar een goedgekeurde status.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Blokkering ingesteld
|
Dit geeft aan dat de factuur is geblokkeerd en niet kan worden betaald. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een blokkeringsrecord aan de factuur wordt gekoppeld, vaak vanwege afwijkingen of overtredingen van beleid. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Hiermee worden uitzonderingen en bottlenecks in het proces zichtbaar. Analyse van de redenen voor blokkeringen en de duur ervan helpt veelvoorkomende verwerkingsproblemen te begrijpen en op te lossen.
Waar vind je dit?
Dit is een expliciete gebeurtenis: er wordt een nieuwe regel aangemaakt in de tabel AP_HOLDS_ALL en gekoppeld aan de betreffende INVOICE_ID.
Vastleggen
Timestamp waarop het record is aangemaakt in de tabel AP_HOLDS_ALL.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Blokkering opgeheven
|
Dit markeert dat een probleem is opgelost en de blokkering is opgeheven, zodat de factuur verder kan naar de betaling. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer informatie over het opheffen aan het blokkeringsrecord wordt toegevoegd. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Meet hoe lang het duurt om afwijkingen op te lossen. In combinatie met ‘Blokkering ingesteld’ laat dit zien hoelang herstelwerk en uitzonderingsafhandeling duren en wat de impact ervan is.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de velden RELEASE_LOOKUP_CODE en LAST_UPDATE_DATE, wanneer deze zijn ingevuld in de tabel AP_HOLDS_ALL voor een bestaand blokkeringsrecord.
Vastleggen
Timestamp van de bijgewerkte regel in AP_HOLDS_ALL met informatie over het opheffen van de blokkering.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Factuur afgewezen
|
Dit geeft aan dat een goedkeurder de factuur heeft afgewezen. Het proces stopt dan meestal totdat de factuur is gecorrigeerd en opnieuw ingediend. De gebeurtenis wordt vastgelegd als statuswijziging in de goedkeuringsworkflow. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit maakt een belangrijke herstelwerkloop in het proces zichtbaar. Analyse van het aantal afwijzingen en de redenen ervoor kan misverstanden over beleid of structurele dataproblemen aan het licht brengen.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de kolom WFAPPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL, wanneer de waarde verandert in ‘Rejected’. Historietabellen van de workflow kunnen meer details bevatten.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS in ‘Rejected’.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Factuur geannuleerd
|
Dit is het einde van het factuurproces voordat de betaling plaatsvindt. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker de factuur annuleert en een annuleringsdatum wordt ingevuld. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een definitieve, niet-succesvolle eindstatus voor een factuur. Analyse van het aantal annuleringen en de redenen ervoor kan problemen in eerdere stappen van inkoop of leveranciersbeheer aan het licht brengen.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de kolom CANCELLED_DATE in de tabel AP_INVOICES_ALL, wanneer deze is ingevuld. De datum zelf dient als timestamp van de gebeurtenis.
Vastleggen
CANCELLED_DATE is ingevuld in de tabel AP_INVOICES_ALL.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Goedkeuring gestart
|
Dit geeft aan dat de factuur de goedkeuringsworkflow is ingegaan en naar de eerste goedkeurder is gestuurd. Dit wordt afgeleid van een wijziging in de workflowstatus van de factuur. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Met deze activiteit begint de klok voor de KPI ‘Doorlooptijd van factuurgoedkeuring’. Zo kun je wachttijd op gegevens onderscheiden van wachttijd op een goedkeurder.
Waar vind je dit?
Afgeleid van een wijziging in WFAPPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL, van een status vóór de workflow naar ‘Initiated’ of een vergelijkbare status voor een lopende goedkeuring.
Vastleggen
Wijziging van AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS in ‘Initiated’.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Matching uitgevoerd
|
Dit is de systeem- of gebruikersactie waarbij de factuur wordt gematcht met een inkooporder (PO) en/of goederenontvangst (GRN). De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de matchingsstatus van de factuur wordt bijgewerkt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijke stap voor facturen met een inkooporder. De stap heeft rechtstreeks invloed op de analyse ‘Trends in afwijkingen bij 3-way matching’. Fouten of vertragingen zijn een belangrijke oorzaak van bottlenecks in het proces.
Waar vind je dit?
Afgeleid van een wijziging in WFAPPROVAL_STATUS of een vergelijkbaar veld voor de matchingsstatus in AP_INVOICES_ALL, waaruit blijkt dat er een matchingspoging is gedaan.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging voor matching met een inkooporder.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Vroeg betaald
|
Dit is een berekende gebeurtenis die aangeeft dat een betaling vroeg is uitgevoerd om korting te krijgen. Je leidt dit af door de werkelijke betaaldatum te vergelijken met de kortingsvoorwaarden in de betalingsplanning. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze gebeurtenis ondersteunt rechtstreeks het dashboard ‘Realisatie van vroegbetaalkortingen’. Je kunt er de financiële voordelen van een efficiënt proces van de crediteurenadministratie mee berekenen en gemiste kansen opsporen.
Waar vind je dit?
Berekend door de betaaldatum uit AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL te vergelijken met de kortingsdatums (DISCOUNT_DATE) in de tabel AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Vastleggen
Vergelijk de datum waarop de betaling is uitgevoerd met de datum waarop de korting vervalt.
Gebeurtenistype
calculated
|
|||
Extractiegidsen
Klaar om te beginnen?
Gebruik deze datatemplate als startpunt voor process mining en verbeter de crediteurenadministratie. Begin vandaag met het verbeteren van je financiële workflows.
Verlaag de kosten voor AP-factuurverwerking met 60%: begin nu
Automatiseer de verwerking van AP-facturen en verminder fouten om 60% op de kosten te besparen.
Geen creditcard nodig • Binnen enkele minuten ingesteld