Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen
Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen
- Aanbevolen attributen om te verzamelen
- Belangrijke activiteiten om te volgen
- Extractieaanwijzingen voor Oracle Fusion Financials
Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteitnaam
ActivityName
|
De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis die heeft plaatsgevonden. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut beschrijft één stap in de levenscyclus van de factuur, zoals ‘Factuur aangemaakt’, ‘Goedkeuring gestart’ of ‘Betaling uitgevoerd’. Door deze activiteiten in de tijd te ordenen, kunnen process mining-tools de end-to-end-procesflow van elke factuur reconstrueren. Met een analyse van activiteiten vind je de meest voorkomende routes, afwijkingen en herstelwerk-lussen in het proces.
Waarom dit belangrijk is
Dit vormt de kern van de procesmap. Je kunt hiermee de procesflow visualiseren en analyseren, afwijkingen vinden en prestaties per processtap meten.
Waar je het vindt
Dit wordt meestal afgeleid uit statuswijzigingen, gebeurtenistabellen of auditlogs binnen Oracle Fusion Financials. Mogelijk moet je gegevens uit verschillende brontabellen en -velden koppelen.
Voorbeelden
Factuur gevalideerdBlokkering geplaatstFactuur goedgekeurdBetaling uitgevoerd
|
|||
|
Factuur
InvoiceId
|
De unieke identificatie voor elke verwerkte factuur. | ||
|
Beschrijving
‘Factuur’ is de primaire case-identificatie en koppelt alle activiteiten vanaf het moment waarop een factuur wordt ontvangen tot en met de uiteindelijke betaling. Elke unieke InvoiceId staat voor één end-to-end-procesinstantie. Zo kun je de volledige route van elke factuur door het Accounts Payable-proces analyseren. Dit is de basis van de procesanalyse en verbindt alle gerelateerde gebeurtenissen en attributen.
Waarom dit belangrijk is
Dit is nodig om de levenscyclus van elke factuur van begin tot eind te volgen en procesvarianten, knelpunten en de totale doorvoer te analyseren.
Waar je het vindt
Dit is meestal INVOICE_ID of INVOICE_NUM uit de AP_INVOICES_ALL-tabel in Oracle Fusion Financials.
Voorbeelden
INV-987657334001APO-INV-2023-005
|
|||
|
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
|
De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit plaatsvond. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de exacte datum en tijd van elke activiteit in het proces. Het is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en de duur tussen processtappen te berekenen. Met deze data kun je prestaties analyseren, bijvoorbeeld door knelpunten te vinden op basis van wachttijden, doorlooptijden van specifieke fasen zoals goedkeuringen te berekenen en SLA-compliance te bewaken.
Waarom dit belangrijk is
Dit is nodig voor het berekenen van alle tijdgebonden KPI's, waaronder doorlooptijden en wachttijden. Die zijn belangrijk om knelpunten te vinden en de procesefficiëntie te meten.
Waar je het vindt
Dit komt overeen met aanmaakdatums, datums van de laatste update of specifieke gebeurtenistimestamps in verschillende Oracle Fusion-tabellen, zoals LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE en APPROVAL_DATE.
Voorbeelden
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
|
|||
|
Betaaldatum
PaymentDate
|
De datum waarop de betaling van de factuur is uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut registreert de datum waarop de betaling daadwerkelijk is uitgevoerd. Je gebruikt het om te bevestigen dat het AP-proces voor een factuur is afgerond. Door de betaaldatum met de vervaldatum te vergelijken, bereken je het percentage betalingen op tijd en analyseer je de realisatie van kortingen voor vroeg betalen. Dit is een belangrijk gegeven voor treasury en cashflowbeheer.
Waarom dit belangrijk is
Maakt het mogelijk om KPI's voor betalingen op tijd te berekenen en de realisatie van kortingen voor vroeg betalen te analyseren. Dit heeft rechtstreeks invloed op cashflowbeheer.
Waar je het vindt
Afkomstig uit betalingstabellen zoals AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, specifiek uit een veld zoals ACCOUNTING_DATE of CHECK_DATE.
Voorbeelden
2023-11-132023-12-052024-01-19
|
|||
|
Eindtijd
EndTime
|
De timestamp van de laatste activiteit voor de factuur. | ||
|
Beschrijving
Vertegenwoordigt de timestamp van de laatste gebeurtenis in de levenscyclus van de factuur, zoals 'Betaling verwerkt' of 'Factuur geannuleerd'. Dit attribuut wordt meestal afgeleid door voor elke 'InvoiceId' de meest recente 'EventTime' te vinden. Het is nodig om de totale end-to-end-doorlooptijd van een factuur te berekenen.
Waarom dit belangrijk is
Maakt het mogelijk om de totale end-to-end-doorlooptijd per factuur te berekenen. Dit is een belangrijke KPI voor het meten van de algehele procesefficiëntie.
Waar je het vindt
Dit is een berekend attribuut, afgeleid door voor elke case (InvoiceId) in de dataset de maximale EventTime te vinden.
Voorbeelden
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
|
|||
|
Factuurbedrag
InvoiceAmount
|
De totale geldwaarde van de factuur. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut staat voor het totale bedrag dat op de factuur moet worden betaald. Het is een belangrijke maatstaf voor financiële analyse en voor het prioriteren van facturen. Door factuurbedragen te analyseren, zie je of facturen met een hoge waarde anders worden verwerkt of meer vertraging oplopen dan facturen met een lage waarde. Het bedrag is ook belangrijk voor dashboards over cashflowprognoses en analyse van dubbele betalingen.
Waarom dit belangrijk is
Maakt analyse van de financiële impact mogelijk, zoals het prioriteren van facturen met een hoge waarde, het analyseren van verwerkingstijd per waarde en het berekenen van de financiële impact van vertragingen.
Waar je het vindt
Afkomstig uit het veld INVOICE_AMOUNT in de AP_INVOICES_ALL-tabel.
Voorbeelden
5400.50125000.00750.25
|
|||
|
Factuurstatus
InvoiceStatus
|
De huidige of definitieve status van de factuur. | ||
|
Beschrijving
Geeft de huidige status van een factuur in het proces aan, zoals ‘Validated’, ‘Pending Approval’, ‘Paid’ of ‘Cancelled’. Dit attribuut geeft een momentopname van de positie van de factuur in haar levenscyclus en is nuttig voor operationele dashboards. Door de definitieve status te analyseren, krijg je inzicht in procesresultaten, zoals het percentage geannuleerde of afgewezen facturen.
Waarom dit belangrijk is
Geeft snel inzicht in het resultaat en de huidige status van de factuur. Zo kun je uitzonderingspercentages, zoals annuleringen, en procesefficiëntie analyseren.
Waar je het vindt
Dit kan worden afgeleid uit het statusveld in de AP_INVOICES_ALL-tabel of uit de betalingsstatus in AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Voorbeelden
GevalideerdBetaaldGeannuleerdOpnieuw valideren
|
|||
|
Gebruiker
User
|
De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een bepaalde processtap. Dit kan de AP-medewerker zijn die de factuur invoerde, de manager die deze goedkeurde of de betalingsspecialist die de betaling uitvoerde. Door per gebruiker te analyseren, vind je opleidingsbehoeften, verschillen in werkverdeling en prestatieverschillen binnen het team. Dit is ook belangrijk voor compliance en de audittrail.
Waarom dit belangrijk is
Maakt analyse van werkdruk en teamprestaties mogelijk en helpt individuele knelpunten of opleidingskansen te vinden. Ook voor controleerbaarheid is dit belangrijk.
Waar je het vindt
Afkomstig uit gebruikersvelden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in verschillende tabellen, of uit specifieke workflow- of goedkeuringshistorietabellen.
Voorbeelden
john.doejane.smithap.clerk1
|
|||
|
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
|
De identificatie van de inkooporder die bij de factuur hoort. | ||
|
Beschrijving
Het unieke nummer van de inkooporder (PO) waarmee de aankoop van goederen of diensten is goedgekeurd. Dit attribuut is de basis voor analyse van het 3-way-matchingproces, waarbij de PO, goederenontvangst en factuur worden vergeleken. Veel afwijkingen bij facturen die aan PO's zijn gekoppeld, kunnen wijzen op problemen bij inkoop of ontvangst. Door facturen met en zonder PO te vergelijken, zie je ook verschillen in procesgedrag.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk voor het analyseren van het 3-way-matchingproces, het vinden van matchingafwijkingen en het begrijpen van verschillen tussen facturen met en zonder PO.
Waar je het vindt
Deze informatie is meestal beschikbaar door factuurregeltabellen, zoals AP_INVOICE_LINES_ALL, te koppelen aan PO-tabellen, zoals PO_HEADERS_ALL.
Voorbeelden
PO-10056982347null
|
|||
|
Naam leverancier
VendorName
|
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend. | ||
|
Beschrijving
Identificeert de leverancier die bij de factuur hoort. Dit is een belangrijke dimensie voor analyse, omdat je de procesprestaties per leverancier kunt vergelijken. Zo kun je analyseren welke leveranciers de meeste factuurblokkeringen of de langste verwerkingstijden hebben en het vaakst bij matchingafwijkingen betrokken zijn. Dit helpt bij leveranciersbeheer en bij het vinden van structurele problemen bij specifieke leveranciers.
Waarom dit belangrijk is
Maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk. Zo vind je problemen bij bepaalde leveranciers, zoals terugkerende vertragingen, afwijkingen of blokkeringen.
Waar je het vindt
Meestal afkomstig uit het veld VENDOR_NAME in POZ_SUPPLIERS of gerelateerde leverancierstabellen, gekoppeld via VENDOR_ID in AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
|
|||
|
Vervaldatum
DueDate
|
De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald. | ||
|
Beschrijving
De berekende datum waarop de factuur moet zijn betaald om boetes voor te late betaling te voorkomen en de relatie met de leverancier goed te houden. De datum is gebaseerd op de factuurdatum en betalingsvoorwaarden. Dit attribuut is belangrijk voor het bewaken van betalingen op tijd en het beheren van cashflow. De KPI ‘Percentage betalingen op tijd’ wordt rechtstreeks berekend door de ‘Betaaldatum’ met deze ‘Vervaldatum’ te vergelijken.
Waarom dit belangrijk is
Nodig om het percentage betalingen op tijd te meten, cashflow te beheren en boetes voor te late betaling te voorkomen. Het is een belangrijk veld voor naleving van het betalingsbeleid.
Waar je het vindt
Dit kan een rechtstreeks veld zijn in een tabel voor betalingsplanning, zoals AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, of worden berekend op basis van INVOICE_DATE en de betalingsvoorwaarden.
Voorbeelden
2023-11-142023-12-012024-01-19
|
|||
|
Bedrijfseenheid
BusinessUnit
|
De bedrijfseenheid of operationele eenheid die verantwoordelijk is voor de factuur. | ||
|
Beschrijving
Identificeert de specifieke bedrijfseenheid, afdeling of kostenplaats die de kosten heeft gemaakt. Dit is een belangrijke dimensie voor organisatieanalyse, omdat je procesprestaties in verschillende delen van het bedrijf kunt vergelijken. Zo zie je of problemen zoals lange goedkeuringstijden of veel uitzonderingen zich concentreren in bepaalde bedrijfseenheden. Dat helpt bij gerichte verbeteringen.
Waarom dit belangrijk is
Maakt prestatievergelijking tussen verschillende organisatie-eenheden mogelijk en helpt afdelingsspecifieke knelpunten of complianceproblemen te vinden.
Waar je het vindt
Deze informatie staat vaak in de AP_INVOICES_ALL-tabel als ORG_ID. Je kunt dit veld koppelen aan HR-organisatietabellen voor de naam van de bedrijfseenheid.
Voorbeelden
Verkoop Noord-AmerikaEuropese bedrijfsvoeringFinanciën hoofdkantoor
|
|||
|
Betaling op tijd
IsOnTimePayment
|
Een vlag die aangeeft of de factuur uiterlijk op de vervaldatum is betaald. | ||
|
Beschrijving
Een booleaanse vlag (True/False), afgeleid door de 'Payment Date' te vergelijken met de 'Due Date'. Als de betaaldatum op of vóór de vervaldatum ligt, is de waarde True. Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de berekening van de KPI 'Percentage betalingen op tijd' en is belangrijk voor het monitoren van compliance met het betalingsbeleid en het onderhouden van leveranciersrelaties.
Waarom dit belangrijk is
Meet rechtstreeks of de betalingsvoorwaarden worden nageleefd. Dat is belangrijk voor leveranciersrelaties, financiële planning en het voorkomen van boetes wegens te late betaling.
Waar je het vindt
Dit is een berekend attribuut dat is afgeleid van andere velden. De logica is: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
|
De met de leverancier afgesproken voorwaarden voor het betalen van de factuur. | ||
|
Beschrijving
Legt de voorwaarden vast waaronder een leverancier moet worden betaald, zoals 'Netto 30' of '2% 10, netto 30'. Dit attribuut vormt de basis voor het berekenen van de vervaldatum van de factuur en het identificeren van mogelijkheden voor vroegbetalingskortingen. Analyse van betalingsvoorwaarden helpt bij cashflowplanning en is belangrijk voor het dashboard 'Realisatie van vroegbetalingskortingen', waarmee je meet hoe effectief het bedrijf beschikbare kortingen benut.
Waarom dit belangrijk is
Heeft rechtstreeks invloed op de cashflow en winstgevendheid, omdat het betalingsschema's en de voorwaarden voor vroegbetalingskortingen bepaalt.
Waar je het vindt
Beschikbaar in de tabellen AP_TERMS_TL of AP_TERMS_B, die zijn gekoppeld vanuit de tabel AP_INVOICES_ALL.
Voorbeelden
Netto 30Netto 602% 10, netto 30
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut identificeert de herkomst van de data, meestal ‘Oracle Fusion Financials’ voor dit proces. In omgevingen met meerdere systemen, zoals een apart OCR-scansysteem, helpt dit veld om de bron van verschillende gebeurtenissen te onderscheiden. Het zorgt voor inzicht in de dataherkomst, vooral wanneer je data uit verschillende platforms combineert.
Waarom dit belangrijk is
Geeft belangrijke context over de herkomst van data, zorgt voor traceerbaarheid en helpt bij het beheren van data-integratie uit mogelijk meerdere systemen.
Waar je het vindt
Dit is meestal een statische waarde die tijdens het opzetten van de data-extractie wordt gedefinieerd.
Voorbeelden
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
|
|||
|
Factuurdatum
InvoiceDate
|
De datum op de factuur van de leverancier. | ||
|
Beschrijving
Dit is de datum waarop de leverancier de factuur heeft uitgegeven. Deze datum vormt het uitgangspunt voor het bepalen van de vervaldatum op basis van de afgesproken betalingsvoorwaarden. Door de factuurdatum te vergelijken met de datum waarop de factuur in het systeem is ingevoerd, de activiteit ‘Factuur aangemaakt’, zie je vertragingen bij het indienen of ontvangen van facturen. Zo vind je knelpunten aan het begin van het proces die betalingen op tijd en het benutten van kortingen kunnen beïnvloeden.
Waarom dit belangrijk is
Dient als basis voor het berekenen van vervaldata en het vinden van vertragingen tussen het uitgeven van een factuur en de opname ervan in het AP-proces.
Waar je het vindt
Afkomstig uit het veld INVOICE_DATE in de AP_INVOICES_ALL-tabel.
Voorbeelden
2023-10-152023-11-012023-12-20
|
|||
|
Factuurvaluta
InvoiceCurrency
|
De valuta van het factuurbedrag. | ||
|
Beschrijving
Geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt, zoals USD, EUR of GBP. Dit is nodig voor analyses met meerdere landen of valuta. Het biedt context bij het factuurbedrag en zorgt dat financiële cijfers goed worden geïnterpreteerd. Voor internationale organisaties is dit een belangrijk attribuut om financiële data te filteren en te segmenteren.
Waarom dit belangrijk is
Biedt de nodige context bij het ‘Factuurbedrag’ en maakt een nauwkeurige financiële analyse en rapportage mogelijk, vooral in internationale bedrijfsvoering.
Waar je het vindt
Afkomstig uit het veld INVOICE_CURRENCY_CODE in de AP_INVOICES_ALL-tabel.
Voorbeelden
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Goedkeurder
Approver
|
De persoon die de factuur voor betaling heeft goedgekeurd. | ||
|
Beschrijving
Identificeert de gebruiker of manager die de definitieve of een belangrijke goedkeuring voor de factuur heeft gegeven. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Doorlooptijd van factuurgoedkeuring', waarin goedkeuringstijden per goedkeurder worden uitgesplitst. Analyse van deze data kan knelpunten in de goedkeuringshiërarchie zichtbaar maken, personen met een hoge werkdruk aanwijzen en helpen controleren of het beleid voor bevoegdheidsdelegatie wordt nageleefd.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk voor het analyseren van de goedkeuringsworkflow, het identificeren van knelpunten die door specifieke goedkeurders ontstaan en het controleren van compliance met goedkeuringsbeleid.
Waar je het vindt
Deze informatie wordt meestal opgeslagen in de workflowtabellen van Oracle, bijvoorbeeld tabellen die verband houden met de approval management engine (AME), of in tabellen met auditgeschiedenis.
Voorbeelden
s.jonesm.riverad.chen
|
|||
|
Is herstelwerk
IsRework
|
Een vlag die aangeeft of de factuur herstelwerk heeft ondergaan. | ||
|
Beschrijving
Een booleaanse vlag (True/False) die facturen identificeert waarin herstelwerkloops zijn opgetreden, zoals herhaalde validatiestappen of een terugkeer van een latere procesfase naar een eerdere fase, bijvoorbeeld van 'Wacht op goedkeuring' naar 'Opnieuw valideren'. Dit wordt meestal afgeleid door de activiteitenvolgorde te analyseren. Het attribuut is nodig om het 'Herstelwerkpercentage facturen' te berekenen en procesefficiëntie te beoordelen.
Waarom dit belangrijk is
Meet hoe vaak inefficiënte herstelwerkloops voorkomen en helpt de oorzaken van procesuitzonderingen en verspilde inspanning te vinden.
Waar je het vindt
Dit is een berekend attribuut. Het wordt afgeleid door de activiteitenvolgorde van elke case te analyseren en herhaalde stappen of terugwaartse bewegingen in de procesflow te detecteren.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Laatste data-update
LastUpdateDate
|
De timestamp van de laatste datarefresh. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor dit proces voor het laatst uit het bronsysteem is geëxtraheerd. Het is een metadataveld dat bij elke refresh op de volledige dataset wordt toegepast. Zo weten gebruikers hoe actueel de data is en welke periode de analyse bestrijkt. Dit zorgt voor transparantie en helpt om de resultaten goed te interpreteren.
Waarom dit belangrijk is
Laat zien hoe actueel de data is, zodat gebruikers weten welke periode de analyse bestrijkt en wanneer de laatste update plaatsvond.
Waar je het vindt
Deze waarde wordt tijdens de data-extractie gegenereerd en aan de dataset toegevoegd.
Voorbeelden
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
|
|||
|
Matchstatus
MatchingStatus
|
Geeft de uitkomst van het factuurmatchingsproces aan. | ||
|
Beschrijving
Toont het resultaat van het validatieproces waarin de factuur wordt vergeleken met een inkooporder en goederenontvangst, voor 3-way matching. Mogelijke statussen zijn 'Gematcht', 'Gedeeltelijk gematcht' en 'Mislukt'. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI 'Faalpercentage 3-way matching' en het bijbehorende dashboard voor discrepantieanalyse. Het helpt problemen in de procure-to-pay-cyclus te diagnosticeren.
Waarom dit belangrijk is
Meet rechtstreeks hoe succesvol het geautomatiseerde matchingproces is en maakt discrepanties zichtbaar die leiden tot handmatig herstelwerk en betalingsvertragingen.
Waar je het vindt
Deze status staat vaak op kop- of regelniveau van de factuur, in tabellen zoals AP_INVOICES_ALL of AP_INVOICE_LINES_ALL.
Voorbeelden
GeslaagdMislukt - prijsverschilMislukt - hoeveelheidsverschilNiet vereist
|
|||
|
Reden voor blokkering
HoldReason
|
De reden waarom een factuur is geblokkeerd. | ||
|
Beschrijving
Wanneer een factuur niet kan doorgaan naar betaling, wordt deze geblokkeerd. Dit attribuut legt de specifieke reden voor die blokkering vast, zoals 'Prijsverschil', 'Hoeveelheidsverschil' of 'Wachten op goederenontvangst'. Analyse van blokkeringsredenen is belangrijk om de oorzaken van procesonderbrekingen en vertragingen te vinden. Dit ondersteunt dashboards die uitzonderingen en herstelwerk monitoren.
Waarom dit belangrijk is
Brengt de oorzaken van betalingsvertragingen en factuuruitsluitingen aan het licht en levert concrete aanknopingspunten voor procesverbetering en communicatie met leveranciers.
Waar je het vindt
Afkomstig uit tabellen zoals AP_HOLDS_ALL, die aan de factuur zijn gekoppeld en een blokkeringsreden of -code bevatten.
Voorbeelden
PrijsverschilGefactureerde hoeveelheid groter dan ontvangen hoeveelheidDubbele factuur
|
|||
Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Betaling gepland
|
Dit markeert het moment waarop een goedgekeurde factuur wordt opgenomen in een Payment Process Request (PPR) of betalingsbatch, maar nog niet is betaald. Je legt dit vast wanneer de records voor de betalingsplanning definitief zijn gemaakt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit overbrugt de periode tussen goedkeuring en de daadwerkelijke betaling. Het is belangrijk om de tijd in deze fase te analyseren voor cashflowprognoses en cashflowbeheer.
Waar je het vindt
Afgeleid uit het invullen van checkrun_id in de AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL-tabel voor de factuur. De aanmaakdatum van de PPR kan als timestamp dienen.
Vastleggen
Koppeling van de factuur aan een Payment Process Request (PPR).
Eventtype
inferred
|
|||
|
Betaling uitgevoerd
|
Dit staat voor het moment waarop de betaling wordt aangemaakt en aan de leverancier wordt uitgekeerd. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd door het aanmaken van een betalingsrecord dat aan de factuur is gekoppeld. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Een belangrijke mijlpaal voor het meten van het ‘Percentage betalingen op tijd’ en de ‘End-to-end-factuurdoorvoer’. Dit betekent dat het bedrijf aan zijn financiële verplichting heeft voldaan.
Waar je het vindt
Dit is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd door het aanmaken van een koppelrecord in de AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL-tabel. ACCOUNTING_DATE of CREATION_DATE kan als timestamp worden gebruikt.
Vastleggen
Record aangemaakt in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, waarmee een factuur aan een betaling wordt gekoppeld.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Betaling verwerkt door bank
|
De laatste activiteit in het proces, die bevestigt dat de betaling door de bank is verwerkt. Deze gebeurtenis wordt meestal vastgelegd via statusupdates uit Oracle Cash Management na bankafstemming. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is het echte einde van het end-to-end-proces en levert de nauwkeurigste data voor de ‘Gemiddelde doorlooptijd van facturen’. Hiermee wordt de volledige financiële transactie afgerond.
Waar je het vindt
Afgeleid uit een wijziging van de betalingsstatus naar ‘CLEARED’ in de AP_CHECKS_ALL-tabel. De kolom CLEARED_DATE levert de timestamp voor deze gebeurtenis.
Vastleggen
CLEARED_DATE is ingevuld in de AP_CHECKS_ALL-tabel.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Factuur aangemaakt
|
Dit staat voor het eerste moment waarop een factuurrecord in het systeem wordt aangemaakt, via handmatige invoer, scanning (OCR) of elektronische gegevensuitwisseling (EDI). De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een nieuw record in de primaire factuurtabel wordt ingevoegd. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is het definitieve begin van de levenscyclus van de factuur. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en latere gebeurtenissen te analyseren, zie je vertragingen eerder in het proces en de totale procesduur.
Waar je het vindt
Dit is een expliciete gebeurtenis op basis van de aanmaaktimestamp van het factuurrecord in de AP_INVOICES_ALL-tabel, meestal met de kolom CREATION_DATE.
Vastleggen
Timestamp waarop het record in de AP_INVOICES_ALL-tabel is aangemaakt.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Factuur gevalideerd
|
Deze activiteit markeert het succesvol afronden van de automatische validatiecontroles op de factuurdata, zoals de juistheid van het formaat en de koppeling aan een leverancier. Je legt dit vast door wijzigingen in het validatiestatusveld van de factuur te volgen. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit geeft aan dat de factuur klaar is voor verdere verwerking, zoals matching of goedkeuring. Vertraging vóór deze stap wijst mogelijk op problemen bij de data-invoer en ondersteunt het dashboard ‘Analyse van fouten bij factuurinvoer’.
Waar je het vindt
Afgeleid uit een wijziging van de kolom VALIDATION_STATUS in de AP_INVOICES_ALL-tabel naar ‘Validated’. Een audittrail of historietabel voor dit veld levert de timestamp.
Vastleggen
Wijziging in AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS naar ‘Validated’.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Factuur goedgekeurd
|
Dit staat voor de definitieve goedkeuring van de factuur, waarmee deze wordt vrijgegeven voor betaling. Je leidt deze belangrijke mijlpaal af uit een update van het workflowstatusveld naar een definitieve goedgekeurde status. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Een belangrijke mijlpaal die de goedkeuringscyclus afsluit. Deze is nodig om de ‘Doorlooptijd van factuurgoedkeuring’ te berekenen en knelpunten bij goedkeurders te vinden.
Waar je het vindt
Afgeleid uit een wijziging van de kolom WFAPPROVAL_STATUS in de AP_INVOICES_ALL-tabel naar ‘Manually Approved’, ‘Workflow Approved’ of een vergelijkbare definitieve goedkeuringsstatus.
Vastleggen
Wijziging in AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS naar een goedgekeurde status.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Blokkering geplaatst
|
Dit geeft aan dat er een blokkering op de factuur is geplaatst, waardoor deze niet kan worden betaald. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een blokkeringsrecord aan de factuur wordt gekoppeld, vaak vanwege afwijkingen of overtredingen van beleid. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Hiermee identificeer je procesuitzonderingen en knelpunten rechtstreeks. Door redenen en duur van blokkeringen te analyseren, krijg je zicht op veelvoorkomende verwerkingsproblemen en kun je die oplossen.
Waar je het vindt
Dit is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een nieuwe regel in de AP_HOLDS_ALL-tabel wordt aangemaakt en aan de specifieke INVOICE_ID wordt gekoppeld.
Vastleggen
Timestamp waarop het record in de AP_HOLDS_ALL-tabel is aangemaakt.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Blokkering opgeheven
|
Dit markeert het oplossen van een probleem en het verwijderen van een blokkering, zodat de factuur verder kan in het betalingsproces. Je legt dit vast wanneer het blokkeringsrecord wordt bijgewerkt met informatie over het opheffen. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Hiermee meet je hoe lang het duurt om afwijkingen op te lossen. In combinatie met ‘Blokkering geplaatst’ laat dit zien hoe lang herstelwerk en uitzonderingsafhandeling duren en welke impact ze hebben.
Waar je het vindt
Afgeleid uit het invullen van de kolommen RELEASE_LOOKUP_CODE en LAST_UPDATE_DATE in de AP_HOLDS_ALL-tabel voor een bestaand blokkeringsrecord.
Vastleggen
Timestamp van de update van het AP_HOLDS_ALL-record met informatie over het opheffen.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Factuur afgewezen
|
Dit geeft aan dat een goedkeurder de factuur heeft afgewezen. Het proces stopt en meestal zijn correctie en opnieuw indienen nodig. Je legt dit vast als een statuswijziging binnen de goedkeuringsworkflow. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit maakt een belangrijke herstelwerk-lus in het proces zichtbaar. Door de frequentie en redenen van afwijzingen te analyseren, ontdek je mogelijk onduidelijkheden in het beleid of structurele dataproblemen.
Waar je het vindt
Afgeleid uit een wijziging van de kolom WFAPPROVAL_STATUS in de AP_INVOICES_ALL-tabel naar ‘Rejected’. Workflowhistorietabellen kunnen meer details bevatten.
Vastleggen
Wijziging in AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS naar ‘Rejected’.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Factuur geannuleerd
|
Dit staat voor het beëindigen van het factuurproces vóór betaling. Het is een expliciete actie die wordt vastgelegd wanneer een gebruiker de factuur annuleert en een annuleringsdatum invult. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Een definitieve, niet-succesvolle eindstatus voor een factuur. Door de frequentie en redenen van annuleringen te analyseren, kun je problemen eerder in het proces bij inkoop of leveranciersbeheer vinden.
Waar je het vindt
Afgeleid uit het invullen van de kolom CANCELLED_DATE in de AP_INVOICES_ALL-tabel. De datum zelf dient als timestamp van de gebeurtenis.
Vastleggen
CANCELLED_DATE is ingevuld in de AP_INVOICES_ALL-tabel.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Goedkeuring gestart
|
Dit betekent dat de factuur de goedkeuringsworkflow is binnengekomen en naar de eerste goedkeurder is doorgestuurd. Je leidt dit af uit een wijziging in de workflowstatus van de factuur. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Met deze activiteit start je de klok voor de KPI ‘Doorlooptijd van factuurgoedkeuring’. Zo kun je wachttijd op data onderscheiden van wachttijd op een goedkeurder.
Waar je het vindt
Afgeleid uit een wijziging van WFAPPROVAL_STATUS in de AP_INVOICES_ALL-tabel van een status vóór de workflow naar ‘Initiated’ of een vergelijkbare wachtstatus.
Vastleggen
Wijziging in AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS naar ‘Initiated’.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Matching uitgevoerd
|
Dit staat voor de systeem- of gebruikersactie waarbij de factuur wordt gematcht met een Purchase Order (PO) en/of Goods Receipt Note (GRN). De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de matchingstatus van de factuur wordt bijgewerkt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Een belangrijke stap voor facturen op basis van een PO, die rechtstreeks invloed heeft op de analyse ‘Trends in afwijkingen bij 3-way matching’. Fouten of vertragingen in deze stap zijn een belangrijke bron van knelpunten.
Waar je het vindt
Afgeleid uit de update van WFAPPROVAL_STATUS of een vergelijkbaar matchingstatusveld in AP_INVOICES_ALL, waaruit blijkt dat een matchingpoging heeft plaatsgevonden.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging voor PO-matching.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Vroeg betaald
|
Een berekende gebeurtenis die aangeeft dat een betaling vroeg is uitgevoerd om een korting te krijgen. Dit wordt afgeleid door de werkelijke betaaldatum te vergelijken met de kortingsvoorwaarden in de betalingsplanning. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit ondersteunt rechtstreeks het dashboard ‘Realisatie van korting voor vroeg betalen’. Je kunt hiermee de financiële voordelen van een efficiënt AP-proces berekenen en gemiste kansen vinden.
Waar je het vindt
Berekend door de betaaldatum uit AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL te vergelijken met de datumvelden voor korting (DISCOUNT_DATE) in de AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL-tabel.
Vastleggen
Vergelijk de uitvoeringsdatum van de betaling met de datum waarop de korting nog geldig is.
Eventtype
calculated
|
|||
Extractiegidsen
Klaar om aan de slag te gaan?
Gebruik dit datatemplate als startpunt voor je process mining-traject. Krijg zicht op verbeteringen binnen je crediteurenadministratie en maak je financiële workflows vandaag nog efficiënter.
Verlaag de kosten van AP-factuurverwerking met 60%: start nu
Automatiseer je AP-factuurverwerking en verminder fouten voor een kostenbesparing van 60%.
Geen creditcard nodig • In enkele minuten ingesteld