> Continu verbeteren van processen > Inkoopaanvraagproces > Microsoft Dynamics 365 > Datatemplate

Datatemplate voor inkoopaanvragen in het Purchase-to-Pay-proces

Microsoft Dynamics 365

Attributen voor inkoopaanvragen in het Purchase-to-Pay-proces(17) Activiteiten voor inkoopaanvragen in het Purchase-to-Pay-proces(12) Extractiegidsen(3)

Datatemplate voor inkoopaanvragen in het Purchase-to-Pay-proces

Deze template beschrijft welke belangrijke attributen je verzamelt en welke activiteiten je bijhoudt om het proces van inkoopaanvragen grondig te analyseren. Je vindt er ook praktische uitleg over het ophalen van deze data, zodat je het event log efficiënt kunt voorbereiden voor een gedetailleerde analyse.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om bij te houden
Uitleg over data-extractie

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor inkoopaanvragen in het Purchase-to-Pay-proces

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je het Purchase-to-Pay-proces voor inkoopaanvragen volledig kunt analyseren.

5 Verplicht 6 Aanbevolen 6 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of stap in het aanvraagproces.
Beschrijving Dit attribuut bevat de naam van elke activiteit in de levenscyclus van een inkoopaanvraag. Voorbeelden zijn 'Inkoopaanvraag aangemaakt', 'Goedkeuringsstap goedgekeurd' en 'Inkooporder aangemaakt'. Deze activiteiten vormen de knooppunten in de ontdekte proceskaart. De volgorde, frequentie en duur van deze activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo kun je knelpunten, lussen met herstelwerk en afwijkingen van de standaardprocesroute opsporen en inefficiënties in de bedrijfsvoering zichtbaar maken. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart, zodat je de workflow van aanvragen kunt visualiseren, analyseren en begrijpen. Waar vind je dit? Meestal afgeleid uit statuswijzigingslogs, tabellen met workflowgeschiedenis of specifieke eventtabellen in Microsoft Dynamics 365, zoals WorkflowTrackingStatusTable. Voorbeelden Inkoopaanvraag ingediend ter goedkeuringGoedkeuringsstap goedgekeurdInkoopaanvraag gewijzigd
	Purchase Requisition ID PurchaseRequisitionId	De unieke identificatiecode van een inkoopaanvraag, die als primaire case-ID dient.
Beschrijving De Purchase Requisition ID is de centrale sleutel die alle activiteiten voor één aanvraag van goederen of diensten met elkaar verbindt. Elke aanvraag wordt vanaf het aanmaken tot de definitieve goedkeuring en afsluiting onder deze unieke ID gevolgd. Bij process mining is dit attribuut nodig om het volledige verloop van elke aanvraag te reconstrueren. Je kunt er procesvarianten, doorlooptijden en compliance per case mee analyseren en krijgt zo een compleet beeld van de levenscyclus van een aanvraag. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is nodig om alle bijbehorende events in één procesinstantie te groeperen en de volledige levenscyclus van elke aanvraag te analyseren. Waar vind je dit? Dit is meestal de primaire sleutel in de hoofdtabel met inkoopaanvragen, zoals PurchReqTable in Microsoft Dynamics 365. Voorbeelden PR-001254PR-001255PR-001256
	Tijdstip van event EventTime	De exacte timestamp waarop een activiteit of event plaatsvond.
Beschrijving Het tijdstip van een event, oftewel de timestamp, legt de datum en tijd vast waarop een bedrijfsgebeurtenis in het systeem is geregistreerd. Dit vormt de basis voor alle tijdsanalyses van processen. Dit attribuut is nodig om doorlooptijden, tijdsduur en wachttijden tussen activiteiten te berekenen. Je kunt er de procesprestaties mee analyseren, knelpunten opsporen en naleving van SLA’s volgen. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk voor een betrouwbare process mining-analyse. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van events aan. Die volgorde is nodig om procesduren te berekenen, knelpunten op te sporen en prestaties in de tijd te analyseren. Waar vind je dit? Te vinden in tabellen met workflowgeschiedenis of documentlogs, vaak in een veld 'CreatedDateTime' of 'ModifiedDateTime' bij elke statuswijziging of eventrecord. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:15Z2023-10-27T14:22:05Z
	Bronsysteem SourceSystemId	Het systeem waarin de oorspronkelijke data is vastgelegd en waaruit die is opgehaald.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan uit welk systeem de eventdata afkomstig is. In deze context is dat 'Microsoft Dynamics 365'. In omgevingen met meerdere gekoppelde systemen is dit veld belangrijk om de herkomst en context van de data vast te leggen. Bij analyses helpt het om processen uit verschillende systemen van elkaar te onderscheiden of te bevestigen dat de data uit één gezaghebbende bron komt. Dat is belangrijk om de data te valideren en zeker te weten dat de analyse op de juiste dataset is gebaseerd. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance en validatie, en in omgevingen waar meerdere systemen zijn gekoppeld. Waar vind je dit? Dit is een vaste waarde, 'Microsoft Dynamics 365', die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd. Voorbeelden Microsoft Dynamics 365 F&OD365MSD365
	Laatste data-update LastDataIngestionTimestamp	De timestamp waarop de data voor het laatst is opgehaald en in de process mining-tool is geladen.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is. Het toont de datum en tijd van de meest recente data-update vanuit het bronsysteem. Dit veld komt niet uit Dynamics 365 zelf, maar is metadata die tijdens het inladen van de data wordt toegevoegd. Dankzij deze timestamp weten gebruikers hoe actueel de inzichten zijn. Zo zien ze of de analyse realtime data gebruikt of een momentopname van een specifiek tijdstip. Dat bepaalt mede hoe relevant de conclusies zijn. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut laat gebruikers zien hoe actueel de data is. Zo weten ze op welke periode de analyse betrekking heeft en hoe relevant de inzichten zijn. Waar vind je dit? Deze waarde wordt tijdens het inladen van de data of het ETL-proces gegenereerd en aan de dataset toegevoegd. Voorbeelden 2024-05-20T08:00:00Z2024-05-21T08:00:00Z2024-05-22T08:00:00Z
	Afdeling Department	De afdeling van de aanvrager of de kostenplaats die bij de aanvraag hoort.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke afdeling of kostenplaats de inkoopaanvraag heeft ingediend, bijvoorbeeld 'Marketing', 'IT' of 'Bedrijfsvoering'. Deze informatie staat meestal in de aanvraagkop. Door het proces per afdeling te bekijken, kun je prestaties vergelijken. Zo zie je welke afdelingen de langste doorlooptijden, de meeste afwijzingen of de meeste wijzigingen hebben. Met die inzichten kun je verbeteringen afstemmen op de behoeften van afzonderlijke afdelingen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je procesprestaties voor verschillende bedrijfseenheden filteren en vergelijken. Zo worden afdelingsspecifieke patronen, knelpunten en inefficiënties zichtbaar. Waar vind je dit? Deze informatie staat vaak in de kop van de inkoopaanvraag (PurchReqTable) en is gekoppeld aan de configuratie van financiële dimensies in Dynamics 365. Voorbeelden IT-afdelingFinanciënBedrijfsvoering
	Gebruiker User	De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker verantwoordelijk was voor een specifieke processtap, zoals het indienen van een aanvraag of het goedkeuren van een verzoek. Dit kan een gebruikers-ID, volledige naam of e-mailadres zijn. Door activiteiten per gebruiker te analyseren, kun je opleidingsbehoeften, goed presterende medewerkers of teams en de verdeling van de werkdruk in kaart brengen. Dit is ook belangrijk voor complianceanalyse, bijvoorbeeld bij functiescheiding, en om te begrijpen hoe verschillende gebruikersrollen met het proces omgaan. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je gedrag, werkdruk en prestaties per gebruiker analyseren. Dat helpt bij het verdelen van middelen en het opsporen van opleidingsmogelijkheden. Waar vind je dit? Meestal te vinden in tabellen met workflowgeschiedenis, zoals WorkflowTrackingStatusTable, of transactietabellen, zoals PurchReqTable, die aan een gebruikerstabel zoals UserInfo zijn gekoppeld. Voorbeelden j.smitha.joness.patel
	Goedkeuringsstap ApprovalStep	De naam of fase van een specifieke goedkeuringsstap in de workflow.
Beschrijving Dit attribuut geeft de specifieke fase in de goedkeuringsworkflow aan, zoals ‘Goedkeuring door manager’ of ‘Goedkeuring door financiën’. Het geeft meer detail dan de algemene activiteitsnaam. Dit attribuut is belangrijk voor de ‘Bottleneckanalyse goedkeuringsstappen’. Door bij te houden hoeveel tijd elke afzonderlijke goedkeuringsstap kost, kun je precies zien welke fases het totale proces vertragen. Zo kun je gericht ingrijpen om de workflow efficiënter te maken. Waarom dit belangrijk is Je kunt de goedkeuringsworkflow gedetailleerd analyseren en specifieke fases opsporen die voor bottlenecks zorgen. Waar vind je dit? Deze informatie staat in de tabellen met workflowgeschiedenis, zoals WorkflowTrackingStatusTable. Daarin worden de stappen van de geconfigureerde workflow vastgelegd. Voorbeelden Goedkeuring door managerGoedkeuring door afdelingshoofdBeoordeling door financiën
	Status inkoopaanvraag RequisitionStatus	De huidige of definitieve status van de inkoopaanvraag.
Beschrijving Dit attribuut geeft op elk moment de algemene status van de inkoopaanvraag aan, bijvoorbeeld ‘In beoordeling’, ‘Goedgekeurd’, ‘Afgewezen’ of ‘Gesloten’. Vaak is dit een attribuut op caseniveau dat de uiteindelijke uitkomst weergeeft. Door de definitieve status te analyseren, krijg je inzicht in de algemene uitkomsten van het proces. Veel afgewezen of ingetrokken aanvragen kunnen bijvoorbeeld wijzen op problemen bij de eerste aanvraag of op een omslachtig goedkeuringsproces. De status is belangrijk om het slagingspercentage en de procesefficiëntie te meten. Waarom dit belangrijk is De status geeft voor elke case een duidelijke uitkomst. Zo kun je het percentage goedgekeurde, afgewezen en ingetrokken aanvragen analyseren. Dit zijn belangrijke prestatie-indicatoren. Waar vind je dit? Het statusveld staat meestal in de tabel met de kop van de inkoopaanvraag, PurchReqTable, en heet vaak ‘Status’ of ‘PurchReqStatus’. Voorbeelden GoedgekeurdIn beoordelingAfgewezenConcept
	Totaalbedrag inkoopaanvraag RequisitionTotalAmount	De totale geldwaarde van de inkoopaanvraag.
Beschrijving Dit attribuut bevat de totale waarde van alle regels in een inkoopaanvraag. Het bedrag heeft vaak invloed op de complexiteit van de goedkeuringsworkflow. Voor aanvragen met een hogere waarde zijn meestal meer goedkeuringsstappen nodig. Bij procesanalyse is dit attribuut belangrijk om op waarde te filteren en aanvragen te analyseren. Je kunt er vragen mee beantwoorden als: ‘Duurt het langer om aanvragen met een hoge waarde goed te keuren?’ of ‘Wat is de waarde van aanvragen die momenteel vastlopen in het proces?’ Zo krijgt de procesprestatie een financiële context. Waarom dit belangrijk is Het voegt een financiële dimensie toe aan de analyse. Zo kun je aanvragen met een hoge waarde prioriteit geven en nagaan hoe de geldwaarde het procesverloop beïnvloedt. Waar vind je dit? Deze waarde staat meestal in de tabel met de kop van de inkoopaanvraag. Je kunt de waarde ook berekenen door de bedragen van de regels in de tabel met inkoopaanvraagregels (PurchReqLine) op te tellen. Voorbeelden 1500.0025000.50500.75
	Urgentieniveau UrgencyLevel	Een indeling van de urgentie van de aanvraag, bijvoorbeeld ‘Hoog’, ‘Gemiddeld’ of ‘Laag’.
Beschrijving Het urgentieniveau, of de prioriteit, geeft aan hoe snel de aangevraagde goederen of diensten nodig zijn. Dit attribuut wordt vaak gebruikt om de goedkeuringsroute te bepalen of het werk voor goedkeurders te prioriteren. Door dit attribuut te analyseren, kun je nagaan of het prioriteitssysteem werkt. Vergelijk bijvoorbeeld de doorlooptijden van aanvragen met een hoge en een lage urgentie. Is er nauwelijks verschil, dan wordt het prioriteitsveld mogelijk genegeerd of verkeerd gebruikt. Dat is een belangrijk inzicht voor het dashboard ‘Impactanalyse urgentieniveau’. Waarom dit belangrijk is Je kunt nagaan of prioriteitsinstellingen urgente aanvragen sneller afhandelen en mogelijk misbruik van de urgentieclassificatie opsporen. Waar vind je dit? Dit kan een standaardveld of aangepast veld in PurchReqTable zijn. Of het veld bestaat en hoe het heet, hangt af van de systeemconfiguratie. Voorbeelden HoogGemiddeldLaag
	Aantal wijzigingen AmendmentCount	Het totale aantal keren dat een aanvraag is gewijzigd.
Beschrijving Dit is een berekend numeriek attribuut dat per inkoopaanvraagcase telt hoe vaak de activiteit ‘Requisition Amended’ voorkomt. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Frequentie van aanvraagwijzigingen’ en de KPI ‘Percentage gewijzigde aanvragen’. Het geeft aan hoeveel herstelwerk er per case nodig is. Zo zie je eenvoudig welke aanvragen, afdelingen of gebruikers vaak met wijzigingen en inefficiëntie te maken hebben. Dat helpt om de kwaliteit van de oorspronkelijke aanvraag te verbeteren. Waarom dit belangrijk is Het maakt herstelwerk binnen een case meetbaar. Zo kun je de frequentie van wijzigingen en de invloed daarvan op de procesefficiëntie analyseren. Waar vind je dit? Dit is een berekend attribuut. Het wordt tijdens de datatransformatie afgeleid door voor elke unieke PurchaseRequisitionId de activiteiten ‘Requisition Amended’ te tellen. Voorbeelden 013
	Goedgekeurd bij eerste beoordeling IsFirstPass	Een indicator die aangeeft of een aanvraag is goedgekeurd zonder eerdere wijzigingen of afwijzingen.
Beschrijving Dit is een berekend booleaans attribuut. De waarde is ‘true’ als de route naar goedkeuring geen activiteiten ‘Requisition Amended’ of ‘Approval Step Rejected’ bevat. In alle andere gevallen is de waarde ‘false’. Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI ‘Goedkeuringspercentage bij eerste beoordeling van aanvragen’. Het maakt de procesefficiëntie eenvoudiger te analyseren met een duidelijke indicator op caseniveau voor herstelwerk. Een laag percentage goedkeuringen bij de eerste beoordeling wijst op problemen met de kwaliteit van de oorspronkelijke data of onduidelijke vereisten. Dat biedt kansen om het proces te verbeteren. Waarom dit belangrijk is Het meet de proceskwaliteit en -efficiëntie door cases op te sporen waarvoor herstelwerk nodig was. Zo ondersteunt het KPI’s voor het percentage aanvragen dat in één keer goed is. Waar vind je dit? Dit is een berekend attribuut. Tijdens de datatransformatie moet je de volledige activiteitenreeks van elke case analyseren en controleren of er vóór de goedkeuring herstelactiviteiten zijn geweest. Voorbeelden truefalse
	Goedkeurdersgroep ApproverGroup	De gebruikersgroep of rol die verantwoordelijk is voor een goedkeuringsstap.
Beschrijving Dit attribuut geeft de groep, rol of wachtrij aan die een specifieke goedkeuringstaak afhandelt, bijvoorbeeld ‘Goedkeurders financiën’ of ‘IT-managers’. Door de procesprestaties per goedkeurdersgroep te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van het werk. Ook zie je welke groepen mogelijk te weinig capaciteit hebben of extra training nodig hebben. Dit ondersteunt het dashboard ‘Bottleneckanalyse goedkeuringsstappen’: je kunt de prestaties uitsplitsen naar de teams die verantwoordelijk zijn voor goedkeuringen. Waarom dit belangrijk is Je ziet verschillen in prestaties tussen goedkeuringsteams en kunt mogelijke capaciteitsproblemen of trainingsbehoeften binnen specifieke groepen opsporen. Waar vind je dit? Deze informatie staat in de workflowgeschiedenis, bijvoorbeeld in WorkflowTrackingStatusTable. Daarin wordt per taak vastgelegd aan welke gebruiker of gebruikersgroep deze is toegewezen. Voorbeelden Goedkeurders financiënIT-managersSenior management
	Inkoopordernummer PurchaseOrderNumber	De identificatiecode van de inkooporder die op basis van de aanvraag is aangemaakt.
Beschrijving Dit attribuut bevat de unieke ID van de inkooporder die is aangemaakt op basis van een goedgekeurde inkoopaanvraag. Het vormt de koppeling tussen het aanvraagproces en het daaropvolgende inkoopproces. Dit nummer bijhouden is belangrijk om de ‘Conversietijd van aanvraag naar inkooporder’ te analyseren. Je kunt ermee bevestigen dat een aanvraag naar de volgende fase van de Purchase-to-Pay-cyclus is gegaan. Ook kun je het volledige proces analyseren, van aanvraag tot inkooporder. Waarom dit belangrijk is Het koppelt de aanvraag aan de daaropvolgende inkooporder. Zo kun je de conversie van aanvraag naar inkooporder analyseren en verschillende fases van het P2P-proces met elkaar verbinden. Waar vind je dit? Deze informatie staat meestal in de tabel met inkoopaanvraagregels (PurchReqLine) nadat een inkooporder is aangemaakt. De tabel bevat een koppeling naar PurchTable. Voorbeelden PO-000987PO-000988PO-000989
	Route van goedkeuringsworkflow ApprovalWorkflowPath	Een weergave van de volgorde waarin de goedkeuringsstappen zijn doorlopen.
Beschrijving Dit afgeleide veld voegt de goedkeuringsstappen voor een aanvraag samen, bijvoorbeeld ‘Goedkeuring door manager -> Goedkeuring door afdelingshoofd -> Goedkeuring door financiën’. Het vat de procesvariant van het goedkeuringssubproces samen. Dit is belangrijk voor het dashboard ‘Monitor compliance-afwijkingen’. Door de werkelijke workflowroute te vergelijken met een vooraf bepaalde standaardroute of verwachte route, kun je afwijkende of ongebruikelijke processtromen opsporen. Die kunnen wijzen op beleidsovertredingen of operationele risico’s. Waarom dit belangrijk is Het vereenvoudigt de complianceanalyse met een duidelijke weergave van de procesvariant. Zo zie je snel waar de route afwijkt van de standaardprocedure. Waar vind je dit? Dit is geen standaardveld. Je moet het afleiden door tijdens de datatransformatie voor elke case de waarden van ‘ApprovalStep’ op chronologische volgorde samen te voegen. Voorbeelden Manager -> DirecteurManager -> Directeur -> Financieel directeurManager -> Automatisch goedgekeurd
	Valuta Currency	De valutacode voor het bedrag van de aanvraag.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welke valuta, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP, het totale bedrag van de aanvraag is uitgedrukt. Dit is belangrijk voor financiële analyses, vooral bij internationale organisaties die met meerdere valuta werken. Met het valuta-attribuut kun je financiële data correct verwerken en optellen. Zo worden geldbedragen juist geïnterpreteerd en kun je ze omrekenen naar één valuta voor nauwkeurige rapportages en vergelijkingen tussen regio’s of bedrijfseenheden. Waarom dit belangrijk is Het geeft financiële attributen de nodige context, zodat geldbedragen in omgevingen met meerdere valuta correct worden geïnterpreteerd en opgeteld. Waar vind je dit? Dit veld staat meestal in de tabel met de kop van de inkoopaanvraag, PurchReqTable, naast de bedragvelden. Voorbeelden USDEURGBP

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor inkoopaanvragen in het Purchase-to-Pay-proces

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen om in je event log vast te leggen. Zo kun je de workflow voor inkoopaanvragen nauwkeurig ontdekken en analyseren.

7 Aanbevolen 5 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Goedkeuringsstap goedgekeurd	Een goedkeurder rondt de toegewezen taak af en keurt de aanvraag goed voor deze processtap. Daarna gaat de aanvraag naar de volgende stap of naar de definitieve goedkeuring.
Waarom dit belangrijk is Meet de verwerkingstijd per goedkeuringsfase en helpt efficiënte delen van de workflow op te sporen. Dit is een belangrijk onderdeel van variantanalyse. Waar vind je dit? Expliciet vastgelegd in 'WorkflowTrackingStatusTable' wanneer een gebruiker een werkitem afrondt met de uitkomst 'Approve'. Vastleggen Zoek in de workflowgeschiedenis naar events 'WorkItemCompleted' met de uitkomst 'Approve'. Gebeurtenistype explicit
	Inkoopaanvraag aangemaakt	Dit event markeert het aanmaken van de inkoopaanvraag als concept. Het wordt vastgelegd aan de hand van de aanmaaktimestamp van de aanvraagkop.
Waarom dit belangrijk is Als start van het proces is deze activiteit nodig om de totale doorlooptijd van aanvragen te meten en het dagelijkse aantal verwerkte aanvragen te analyseren. Waar vind je dit? Deze activiteit wordt afgeleid uit het veld 'createdDateTime' in 'PurchReqTable' voor elke nieuwe Purchase Requisition ID. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van de record in PurchReqTable. Gebeurtenistype inferred
	Inkoopaanvraag afgewezen	De aanvraag is tijdens de goedkeuringsworkflow afgewezen en wordt niet verder verwerkt. Dit is een definitieve afwijzing van de aanvraag.
Waarom dit belangrijk is Dit eindevent is belangrijk om het totale afwijzingspercentage te analyseren en de financiële of operationele gevolgen van afgewezen aanvragen te begrijpen. Waar vind je dit? Expliciet vastgelegd in 'WorkflowTrackingStatusTable' wanneer de workflow wordt afgerond met de status 'Rejected'. Daarbij wordt het statusveld in 'PurchReqTable' bijgewerkt. Vastleggen Filter op workflowevents 'Completion' met de status 'Rejected' of volg de statuswijziging in PurchReqTable. Gebeurtenistype explicit
	Inkoopaanvraag gesloten	De volledige inkoopaanvraag is afgerond. Alle regels zijn verwerkt in inkooporders of geannuleerd. Dit is een definitieve, succesvolle eindstatus.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit markeert de succesvolle afronding van de levenscyclus van de aanvraag. Dit is het eindpunt voor het meten van de totale doorlooptijd van het proces. Waar vind je dit? Deze status wordt meestal berekend of afgeleid. De status treedt op wanneer alle bijbehorende records in 'PurchReqLine' een eindstatus hebben bereikt, zoals 'Closed' of 'Cancelled'. Vastleggen Leid dit event af door te controleren of alle onderliggende PurchReqLine-records van een PurchReqTable een eindstatus hebben. Gebeurtenistype calculated
	Inkoopaanvraag goedgekeurd	De aanvraag heeft alle vereiste goedkeuringsstappen in de workflow doorlopen. Deze activiteit wordt vastgelegd wanneer de workflowinstantie wordt afgerond met de status Goedgekeurd.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk moment: de goedkeuringsronde is afgerond en de inkoopfase begint. Dit is het eindevent voor de KPI 'Doorlooptijd goedkeuring inkoopaanvraag'. Waar vind je dit? Expliciet vastgelegd in 'WorkflowTrackingStatusTable' wanneer de workflow wordt afgerond. Ook wordt het veld 'Status' in 'PurchReqTable' bijgewerkt naar 'Approved'. Vastleggen Filter op workflowevents 'Completion' met de status 'Approved' of volg de statuswijziging in PurchReqTable. Gebeurtenistype explicit
	Inkoopaanvraag ingediend ter goedkeuring	De gebruiker dient de ingevulde aanvraag in. Daarmee start de formele goedkeuringsworkflow. De actie wordt expliciet vastgelegd door de workflow-engine van het systeem.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is een belangrijk moment waarop de goedkeuringsronde begint. Dit is het startpunt voor het meten van de 'Doorlooptijd goedkeuring inkoopaanvraag' en het 'Percentage aanvragen in één keer goedgekeurd'. Waar vind je dit? Vastgelegd in 'WorkflowTrackingStatusTable' of een vergelijkbare tabel met workflowgeschiedenis, waar een event 'Submission' aan de inkoopaanvraag wordt gekoppeld. Vastleggen Filter de workflowgeschiedenis op het eventtype 'Submission' of 'Start' dat bij de aanvraag hoort. Gebeurtenistype explicit
	Inkooporder aangemaakt	Een goedgekeurde regel van een inkoopaanvraag wordt omgezet in een regel van een inkooporder. Dit markeert de overdracht aan het inkoopteam. Je kunt dit vastleggen door de aanvraagregel aan een inkooporderregel te koppelen.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk moment dat de aanvraag verbindt met het vervolgproces voor inkoop. Het is nodig om de KPI 'Doorlooptijd van aanvraag tot inkooporder' te meten. Waar vind je dit? Af te leiden door in de tabel 'PurchLine' een record te zoeken dat verwijst naar de ID van een 'PurchReqLine' die bij de aanvraag hoort. Vastleggen Koppel PurchReqLine aan PurchLine via het veld met de koppelingsverwijzing, bijvoorbeeld PurchReqLineRefId. Gebeurtenistype inferred
	Aanvraagregel gesloten	Een afzonderlijke regel van de inkoopaanvraag is volledig verwerkt. Dit gebeurt meestal nadat de regel volledig is omgezet in een inkooporder.
Waarom dit belangrijk is Geeft gedetailleerd inzicht in de afhandeling van aanvragen en laat zien of aanvragen gedeeltelijk of volledig zijn omgezet in inkooporders. Waar vind je dit? Af te leiden uit het statusveld van de afzonderlijke tabel 'PurchReqLine'. Een status die aangeeft dat de regel is besteld of ontvangen, betekent dat de regel is gesloten. Vastleggen Volg het statusveld in de tabel PurchReqLine en zoek naar een eindstatus zoals 'Invoiced' of 'Closed'. Gebeurtenistype inferred
	Goedkeuringsstap afgewezen	Een goedkeurder wijst de toegewezen taak af. De aanvraag gaat dan meestal terug naar de indiener voor correctie. De workflow-engine legt deze actie expliciet vast.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is nodig om het 'Afwijzingspercentage van inkoopaanvragen' te berekenen en te zien in welke fasen aanvragen het vaakst worden afgewezen. Zo worden verbeterpunten in het proces zichtbaar. Waar vind je dit? Expliciet vastgelegd in 'WorkflowTrackingStatusTable' wanneer een gebruiker een werkitem afrondt met de uitkomst 'Reject'. Vastleggen Zoek in de workflowgeschiedenis naar events 'WorkItemCompleted' met de uitkomst 'Reject'. Gebeurtenistype explicit
	Goedkeuringsstap gestart	Een afzonderlijke goedkeuringstaak wordt in de workflow aan een gebruiker of groep toegewezen. Dit markeert het begin van de wachttijd of verwerkingstijd voor een specifieke goedkeurder.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk voor de 'Bottleneckanalyse van goedkeuringsstappen'. Hiermee kun je wachttijden per goedkeuringsfase meten. Waar vind je dit? Vastgelegd in 'WorkflowTrackingStatusTable' wanneer een nieuw werkitem wordt aangemaakt en toegewezen aan de workflowinstantie van de aanvraag. Vastleggen Zoek in de workflowgeschiedenis van de betreffende aanvraag naar 'WorkItemCreated' of vergelijkbare events. Gebeurtenistype explicit
	Inkoopaanvraag gewijzigd	Dit event vindt plaats wanneer een gebruiker een ingediende aanvraag uit de workflow terughaalt om wijzigingen aan te brengen. Meestal wordt de activiteit vastgesteld aan de hand van een terughaalactie, gevolgd door een nieuwe indiening.
Waarom dit belangrijk is Door wijzigingen bij te houden, kun je herstelwerk, onduidelijke aanvragen bij indiening en inefficiënties in het proces opsporen. Dit ondersteunt het dashboard 'Frequentie van wijzigingen in inkoopaanvragen'. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid uit de workflowgeschiedenis ('WorkflowTrackingStatusTable') door te zoeken naar een actie 'Recall' of 'RequestChange'. Het kan ook worden afgeleid uit wijzigingen in het veld 'modifiedDateTime' in 'PurchReqTable' na indiening. Vastleggen Spoor terughaalacties in de workflow op of vergelijk recordversies tussen indieningen. Gebeurtenistype inferred
	Inkoopaanvraag ingetrokken	De aanmaker of een bevoegde gebruiker annuleert de aanvraag nadat die is ingediend. Daarmee worden de workflow en de aanvraag beëindigd.
Waarom dit belangrijk is Door intrekkingen bij te houden, kun je problemen met de vraagplanning of onnodig ingewikkelde processen opsporen. Dit ondersteunt het dashboard 'Inzichten in ingetrokken inkoopaanvragen'. Waar vind je dit? Dit wordt afgeleid uit een statuswijziging naar 'Cancelled' in 'PurchReqTable' of uit een event 'Cancel' in 'WorkflowTrackingStatusTable'. Vastleggen Spoor een statuswijziging naar 'Cancelled' in PurchReqTable of een annuleringsgebeurtenis in de workflow op. Gebeurtenistype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit Microsoft Dynamics 365

Stappen

Toegang tot de Data Management-werkruimte: Meld je aan bij Microsoft Dynamics 365 en ga naar het menu Workspaces. Selecteer Data management om de centrale omgeving voor het importeren en exporteren van data te openen.
Een exportproject maken: Klik in de Data Management-werkruimte op de tegel Export. Vul een unieke Groepsnaam en een duidelijke Beschrijving in en stel Project category in op Project. Zo houd je de data-extractietaken bij elkaar.
Data-entiteiten toevoegen: Voeg de benodigde standaarddata-entiteiten aan het project toe. Klik op Add entity, zoek de volgende entiteiten op en voeg ze één voor één toe:
- Purchase requisition headers
- Purchase requisition lines
- Workflow tracking status table
- Workflow work items
- Purchase order lines V2
Exportindeling instellen: Kies voor elke toegevoegde entiteit een Target data format, zoals CSV of Excel. CSV wordt meestal aanbevolen vanwege de prestaties en compatibiliteit met datatransformatietools.
Datafilters toepassen: Selecteer een entiteit en klik op de knop Filter. Geef op het tabblad Bereik de Legal entity (bedrijfscode) op, zodat je data uit de juiste bedrijfseenheid extraheert. Voeg ook een datumfilter toe voor het veld Created date and time van de entiteit Purchase requisition headers om de hoeveelheid data te beperken. Begin bij voorkeur met een periode van 3 tot 6 maanden.
De exporttaak uitvoeren: Klik in het actiedeelvenster op Export zodra alle entiteiten en filters zijn ingesteld. Het systeem maakt een taakpakket aan en start de verwerking. Je kunt de voortgang volgen in Job history.
Het datapakket downloaden: Ga na afloop van de exporttaak naar de details in Job history en klik op Download package. Hiermee download je een ZIP-bestand met afzonderlijke databestanden voor elke entiteit.
Ruwe data omzetten naar een event log: De geëxporteerde bestanden bevatten ruwe systeemtabellen, geen kant-en-klaar event log. Gebruik een externe tool zoals Python, Power Query of een ETL-platform om de data samen te voegen en om te zetten. Dit houdt het volgende in:
- De bestanden met kop- en regelgegevens samenvoegen.
- Workflowdata aan inkoopaanvragen koppelen met CorrelationId en de RecId van de kop van de inkoopaanvraag.
- Statuswijzigingen en workflowgebeurtenissen uit de workflowtabellen omzetten naar afzonderlijke activiteitsregels, zoals Requisition Submitted en Approval Step Approved.
- Voor elke activiteit een nieuwe regel maken met de juiste ActivityName, EventTime en PurchaseRequisitionId.
Attributen berekenen en koppelen: Koppel tijdens de transformatie bronkolommen aan de vereiste attributen, zoals Gebruiker en Afdeling. Bereken afgeleide attributen, zoals RequisitionTotalAmount, door de regelbedragen op te tellen. Stel een vaste waarde in voor SourceSystemId (bijvoorbeeld 'D365_F&O') en gebruik de uitvoeringstijd van het script voor LastDataIngestionTimestamp.
De uitvoer afronden en opmaken: Zorg dat het uiteindelijke uitvoerbestand één CSV-bestand is, met één procesgebeurtenis per regel. De kolommen moeten overeenkomen met de vereiste structuur van het event log, waaronder PurchaseRequisitionId, ActivityName en EventTime.

Configuratie

Vereiste machtigingen: Gebruikers hebben een beveiligingsrol nodig met toegang tot de werkruimte Data management en de data-entiteiten die worden geëxporteerd. Denk aan Data management administrator of een vergelijkbare aangepaste rol.
Belangrijke data-entiteiten:
- Purchase requisition headers: Bevat de belangrijkste case-ID, de aanmaaktimestamp en de algemene status.
- Purchase requisition lines: Bevat details over elk aangevraagd artikel, waaronder bedragen en koppelingen met inkooporders.
- Workflow tracking status table: De belangrijkste bron voor workflowgebeurtenissen, zoals indienen, goedkeuren, afwijzen en intrekken.
- Workflow work items: Bevat details over de taken die tijdens het goedkeuringsproces aan gebruikers zijn toegewezen.
- Purchase order lines V2: Hiermee vind je de aanmaaktimestamp van de inkooporder die aan een aanvraagregel is gekoppeld.
Filter op datumbereik: Pas een datumfilter toe op het veld Created date and time van de entiteit Purchase requisition headers. Voor de eerste analyse raden we een periode van 3 tot 6 maanden aan. Zo houd je de hoeveelheid data beheersbaar en krijg je toch inzicht in het proces.
Filter op bedrijfscode: Filter altijd op Legal entity, zodat je geen gegevens uit andere bedrijven of testbedrijven exporteert. Dit beperkt de hoeveelheid data en versnelt de taak.
Datatransformatie: Met deze methode moet je de ruwe exports van entiteiten buiten Dynamics 365 verder verwerken tot een gestructureerd event log. Gebruik hiervoor een script of ETL-tool.

Voorbeeldquery sql

/*
This is not a single executable query. Instead, it is a configuration manifest for a Dynamics 365 Data Management Framework Export Project.
You must add each entity listed below to the project and select the specified fields for export.
The transformation logic to create the final event log must be applied after exporting these files.
*/

-- Entity 1: Purchase requisition headers
-- Purpose: Captures requisition creation, overall status, and header-level attributes.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    REQUISITIONSTATUS AS RequisitionStatus,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_RequisitionCreated,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_RequisitionClosed, -- Used if status is Closed
    PREPARERPERSONNELNUMBER AS User_Preparer,
    REQUESTERPERSONNELNUMBER AS User_Requester,
    DEFAULTLEDGERDIMENSIONDISPLAYVALUE AS Department, -- Or similar dimension field
    REQUISITIONTOTAL AS RequisitionTotalAmount
FROM PurchaseRequisitionHeaderEntity;

-- Entity 2: Purchase requisition lines
-- Purpose: Provides line-level details, amounts, and links to Purchase Orders.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    LINENUMBER,
    REQUISITIONINGSTATUS AS LineStatus,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_LineClosed, -- Used if status is Closed
    PURCHASEORDERNUMBER,
    PURCHASEORDERLINENUMBER
FROM PurchaseRequisitionLineEntity;

-- Entity 3: Workflow tracking status table
-- Purpose: The primary source for all workflow-driven activities.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CONTEXT, -- Contains information like step name
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_WorkflowStep,
    TRACKINGSTATUS AS ActivityName, -- (e.g., Submitted, Approved, Rejected, Canceled)
    USERID AS User
FROM WorkflowTrackingStatusTableEntity;

-- Entity 4: Workflow work items
-- Purpose: Captures the start of an approval task assigned to a user.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_ApprovalStepStarted,
    USERID AS User, -- The user assigned the task
    DESCRIPTION AS ApprovalStep
FROM WorkflowWorkItemTableEntity;

-- Entity 5: Purchase order lines V2
-- Purpose: Used to find the creation date of the resulting Purchase Order.
-- Note: Requires joining to PurchaseRequisitionLineEntity on PO/Line number post-export.
SELECT
    PURCHASEORDERNUMBER,
    LINENUMBER,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_PurchaseOrderCreated
FROM PurchaseOrderLinesV2Entity;

Stappen

Registreer een Azure Active Directory-toepassing: Ga naar de Azure-portal en registreer een nieuwe toepassing. Deze toepassing wordt gebruikt voor verificatie bij de Dynamics 365 API. Noteer de Application (client) ID en Directory (tenant) ID.
Genereer een client secret: Maak in de nieuw geregistreerde toepassing in Azure onder 'Certificates & secrets' een client secret aan. Bewaar de waarde veilig, want je kunt deze later niet opnieuw bekijken.
Verleen API-machtigingen: Voeg in het gedeelte 'API permissions' van de toepassing een machtiging voor 'Dynamics ERP' toe. Selecteer 'Delegated permissions' en verleen Financials.ReadWrite.All of een beperktere, alleen-lezen variant. Verleen beheerdersconsent voor de machtigingen.
Installeer Python-bibliotheken: Zorg dat Python is geïnstalleerd. Installeer daarna de benodigde bibliotheken met pip: pip install requests pandas.
Stel het Python-script in: Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_d365_requisitions.py. Vul de tijdelijke waarden bovenaan het script in: de Dynamics 365-URL, Tenant ID, Client ID, Client Secret, de gewenste periode en de bedrijfs-ID.
Bekijk de OData-entiteiten: Het script raadpleegt drie belangrijke data-entiteiten: PurchaseRequisitionHeaders voor de aanvraaggegevens, PurchaseRequisitionLines voor details per regel, waaronder de omzetting naar inkooporders, en WorkflowTrackingStatusTable voor workflowgebeurtenissen zoals indienen en goedkeuren.
Voer het script uit: Start het script vanaf de opdrachtregel: python extract_d365_requisitions.py. Het script meldt zich aan, haalt data op voor elke activiteit en verwerkt API-paginering automatisch.
Transformeer de data: Het script verwerkt de ruwe JSON-data uit de API-aanroepen. Het zet de data om door de records te doorlopen en voor elk van de 12 bedrijfsactiviteiten een aparte regel te maken. Daarbij koppelt het bronvelden aan de standaardkolommen van het event log, zoals PurchaseRequisitionId, ActivityName en EventTime.
Voeg gebeurtenissen samen en standaardiseer ze: Alle gegenereerde gebeurtenissen worden verzameld in één lijst en vervolgens omgezet in een pandas DataFrame. Het script voegt vaste kolommen toe, zoals SourceSystemId en LastDataIngestionTimestamp.
Exporteer naar CSV: De uiteindelijke DataFrame wordt geëxporteerd naar een CSV-bestand met de naam d365_purchase_requisition_log.csv. Dit bestand is klaar om naar een process mining-tool te uploaden. Controleer of het bestand UTF-8-gecodeerd is.

Configuratie

Vereisten: Toegang tot een Azure-abonnement om een toepassing te registreren. Een Application (client) ID, Client Secret en Tenant ID uit Azure Active Directory. De gebruiker die het script uitvoert, heeft inloggegevens nodig met toegang tot de OData API-eindpunten van Dynamics 365 Finance and Operations.
Configuratie van het API-eindpunt: Het script heeft de basis-URL van je Dynamics 365-omgeving nodig, doorgaans in de vorm https://[your-environment-name].operations.dynamics.com.
Datumbereik: Stel de variabelen START_DATE en END_DATE in het script in om de extractieperiode op te geven. Voor een eerste analyse raden we 3 tot 6 maanden aan, zodat de hoeveelheid data beheersbaar blijft en je toch voldoende inzicht krijgt.
Bedrijfsfilter: Het script filtert op een specifieke juridische entiteit met de variabele COMPANY_ID. Als je data van alle bedrijven wilt ophalen, moet je mogelijk het OData-filter aanpassen en cross-company=true opnemen in de requestheaders.
Aandachtspunten voor prestaties: Met $select in de OData-query’s haalt het script alleen de kolommen op die nodig zijn voor het event log. Dat verbetert de prestaties. Het script verwerkt ook paginering, zodat grote datasets de API niet overbelasten. Overweeg bij zeer grote historische datasets het script in batches met kleinere datumbereiken uit te voeren.

Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import os

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Dynamics 365 environment details
D365_URL = class="hl-string">"https://[your-d365-url].operations.dynamics.com"
TENANT_ID = class="hl-string">"[your-tenant-id]"
CLIENT_ID = class="hl-string">"[your-client-id]"
CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[your-client-secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the data extraction window
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31T23:59:59Z"
COMPANY_ID = class="hl-string">"[YourCompanyLegalEntity]" class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">"USMF"
OUTPUT_FILENAME = class="hl-string">"d365_purchase_requisition_log.csv"


def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Azure AD to get an access token."""
    auth_url = fclass="hl-string">"https://login.microsoftonline.com/{TENANT_ID}/oauth2/token"
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET,
        class="hl-string">'resource': D365_URL
    }
    response = requests.post(auth_url, data=payload)
    response.raise_for_status()
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

def fetch_data(access_token, entity_url):
    class="hl-string">"""Fetches all pages of data from a given D365 OData entity URL."""
    all_records = []
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'
    }
    while entity_url:
        response = requests.get(entity_url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_records.extend(data[class="hl-string">'value'])
        entity_url = data.get(class="hl-string">'@odata.nextLink')
    return all_records

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save the event log."""
    print(class="hl-string">"Acquiring access token...")
    access_token = get_access_token()
    events = []
    last_ingestion_ts = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Purchase Requisition Headers for class="hl-string">'Created' and class="hl-string">'Closed' events
    print(class="hl-string">"Fetching Purchase Requisition Headers...")
    pr_headers_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/PurchaseRequisitionHeaders?" 
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE}" 
        fclass="hl-string">"&$select=RequisitionNumber,RequisitionStatus,CreatedDateTime,CreatedBy,RequestingDepartmentName,RequisitionTotalAmount,RequisitionUrgencyLevel"
    )
    pr_headers = fetch_data(access_token, pr_headers_url)

    for prh in pr_headers:
        case_id = prh.get(class="hl-string">'RequisitionNumber')
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Created
        events.append({
            class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Created',
            class="hl-string">'EventTime': prh.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'),
            class="hl-string">'User': prh.get(class="hl-string">'CreatedBy'),
            class="hl-string">'Department': prh.get(class="hl-string">'RequestingDepartmentName'),
            class="hl-string">'RequisitionStatus': prh.get(class="hl-string">'RequisitionStatus'),
            class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': prh.get(class="hl-string">'RequisitionTotalAmount'),
            class="hl-string">'UrgencyLevel': prh.get(class="hl-string">'RequisitionUrgencyLevel'),
            class="hl-string">'ApprovalStep': None,
            class="hl-string">'ProcessingTime': None
        })
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Closed
        if prh.get(class="hl-string">'RequisitionStatus') == class="hl-string">'Closed':
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: We need a reliable timestamp for closure. Using CreatedDateTime as a placeholder.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># A better source might be the last workflow approval or line closure date.
            events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Closed',
                class="hl-string">'EventTime': prh.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder timestamp
                class="hl-string">'User': prh.get(class="hl-string">'CreatedBy'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder user
                class="hl-string">'Department': prh.get(class="hl-string">'RequestingDepartmentName'),
                class="hl-string">'RequisitionStatus': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': prh.get(class="hl-string">'RequisitionTotalAmount'),
                class="hl-string">'UrgencyLevel': prh.get(class="hl-string">'RequisitionUrgencyLevel'),
                class="hl-string">'ApprovalStep': None,
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch Workflow History for workflow-related events
    print(class="hl-string">"Fetching Workflow Tracking Status Table...")
    workflow_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/WorkflowTrackingStatusTable?"
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE} and startswith(Context,'PurchReq')"
        fclass="hl-string">"&$select=Context,CreatedDateTime,TrackingType,User,WorkItemSubject"
    )
    workflow_items = fetch_data(access_token, workflow_url)

    for item in workflow_items:
        context_parts = item.get(class="hl-string">'Context', class="hl-string">'').split(class="hl-string">':')
        if len(context_parts) < 2:
            continue
        case_id = context_parts[1].strip()
        tracking_type = item.get(class="hl-string">'TrackingType')
        activity_map = {
            class="hl-string">'Submission': class="hl-string">'Requisition Submitted for Approval',
            class="hl-string">'Started': class="hl-string">'Approval Step Started',
            class="hl-string">'Completion': class="hl-string">'Approval Step Approved',
            class="hl-string">'Rejection': class="hl-string">'Approval Step Rejected',
            class="hl-string">'Cancellation': class="hl-string">'Requisition Withdrawn',
            class="hl-string">'Recall': class="hl-string">'Requisition Amended',
            class="hl-string">'Approved': class="hl-string">'Requisition Approved',
            class="hl-string">'Fault': class="hl-string">'Requisition Rejected'
        }
        activity_name = activity_map.get(tracking_type)
        if activity_name:
            events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                class="hl-string">'EventTime': item.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'),
                class="hl-string">'User': item.get(class="hl-string">'User'),
                class="hl-string">'Department': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Department info is not in this entity
                class="hl-string">'RequisitionStatus': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Status info is not in this entity
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': item.get(class="hl-string">'WorkItemSubject'),
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Purchase Requisition Lines for PO Creation and Line Closure
    print(class="hl-string">"Fetching Purchase Requisition Lines...")
    pr_lines_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/PurchaseRequisitionLines?"
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE}"
        fclass="hl-string">"&$select=RequisitionNumber,PurchaseOrderNumber,IsPrepaymentRequired,LineStatus,ModifiedDateTime,ModifiedBy"
    )
    pr_lines = fetch_data(access_token, pr_lines_url)

    for prl in pr_lines:
        case_id = prl.get(class="hl-string">'RequisitionNumber')
        po_number = prl.get(class="hl-string">'PurchaseOrderNumber')
        line_status = prl.get(class="hl-string">'LineStatus')
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Purchase Order Created
        if po_number:
             events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Created',
                class="hl-string">'EventTime': prl.get(class="hl-string">'ModifiedDateTime'),
                class="hl-string">'User': prl.get(class="hl-string">'ModifiedBy'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'RequisitionStatus': None,
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': fclass="hl-string">"PO: {po_number}",
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Line Closed
        if line_status == class="hl-string">'Closed':
             events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Line Closed',
                class="hl-string">'EventTime': prl.get(class="hl-string">'ModifiedDateTime'),
                class="hl-string">'User': prl.get(class="hl-string">'ModifiedBy'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'RequisitionStatus': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': None,
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    if not events:
        print(class="hl-string">"No events found for the specified criteria.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create and format the DataFrame
    print(class="hl-string">"Formatting data...")
    df = pd.DataFrame(events)
    df[class="hl-string">'SourceSystemId'] = class="hl-string">'Microsoft Dynamics 365'
    df[class="hl-string">'LastDataIngestionTimestamp'] = last_ingestion_ts

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fill forward missing data within each case
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'PurchaseRequisitionId', class="hl-string">'EventTime'])
    df[[class="hl-string">'Department', class="hl-string">'RequisitionTotalAmount', class="hl-string">'UrgencyLevel']] = \
        df.groupby(class="hl-string">'PurchaseRequisitionId')[[class="hl-string">'Department', class="hl-string">'RequisitionTotalAmount', class="hl-string">'UrgencyLevel']].ffill().bfill()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure required columns exist and are in order
    final_columns = [
        class="hl-string">'PurchaseRequisitionId',
        class="hl-string">'ActivityName',
        class="hl-string">'EventTime',
        class="hl-string">'SourceSystemId',
        class="hl-string">'LastDataIngestionTimestamp',
        class="hl-string">'User',
        class="hl-string">'Department',
        class="hl-string">'RequisitionStatus',
        class="hl-string">'RequisitionTotalAmount',
        class="hl-string">'UrgencyLevel',
        class="hl-string">'ApprovalStep',
        class="hl-string">'ProcessingTime'
    ]
    for col in final_columns:
        if col not in df.columns:
            df[col] = None
    
    df = df[final_columns]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Save to CSV
    df.to_csv(OUTPUT_FILENAME, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to {OUTPUT_FILENAME}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Stappen

Controleer of de standaardconnector voor Microsoft Dynamics 365 Finance beschikbaar is in Power BI Desktop en of de gebruiker toegang heeft tot de benodigde data-entiteiten, workflowgeschiedenis, aanvraaggegevens en bijbehorende inkoopordergegevens.
Selecteer in Power BI Desktop Get data, kies de connector voor Microsoft Dynamics 365 Finance en vul de URL van de Dynamics 365 Finance-instantie in. Meld je aan met een account dat de vereiste entiteiten mag lezen. Vervang [Your Dynamics 365 Finance instance URL] door de URL van je omgeving.
Selecteer in Navigator de entiteiten voor aanvraagkoppen en -regels, workflowgeschiedenis of workflowtracking, gebruikers en organisatie, en de benodigde inkoopordergegevens. De namen van entiteiten en beschikbare velden verschillen per omgeving. Raadpleeg de entiteitsmetadata en vervang elke tijdelijke aanduiding in de query door de bijbehorende entiteit en velden uit je systeem.
Laad de geselecteerde entiteiten in Power Query. Filter de data op de gewenste juridische entiteit of het bedrijf, het documenttype en de extractieperiode. Gebruik de parameters [Start date] en [End date] en behoud records waarvan de timestamp van de gebeurtenis binnen de gekozen periode valt. Neem ook records mee die vóór de startdatum zijn aangemaakt, maar waarvan workflow- of afsluitingsgebeurtenissen binnen de periode vallen. Zo blijft de geschiedenis van elke case compleet.
Standaardiseer ID’s en timestamps. Zet de ID van de inkoopaanvraag om naar tekst, converteer alle timestamps van gebeurtenissen naar één tijdzone, UTC of de zakelijke tijdzone, en behoud de precisie van de brontimestamp. Zorg dat de ID van de aanvraagkop op elke gebeurtenisregel staat. Bevatten workflowrecords alleen een workflowcorrelatie-ID, koppel ze dan aan de aanvraagkop via de relatie die in je omgeving is vastgelegd.
Maak voor elke vereiste activiteit een eventquery. De query’s moeten expliciet regels opleveren voor Requisition Created, Requisition Submitted for Approval, Requisition Amended, Approval Step Started, Approval Step Approved, Approval Step Rejected, Requisition Approved, Requisition Rejected, Requisition Withdrawn, Purchase Order Created, Requisition Line Closed en Requisition Closed. Laat ProcessMind geen activiteiten afleiden uit statuswijzigingen of de volgorde van gebeurtenissen.
Pas voor Requisition Amended de vastgelegde logica voor intrekken en opnieuw indienen toe op basis van de workflowgeschiedenis. Als een aanvraag wordt ingetrokken en later opnieuw wordt ingediend, moet er een wijzigingsgebeurtenis komen op het tijdstip van intrekking of op de wijzigingstimestamp uit de bronentiteit. Maak niet alleen op basis van een gewijzigde aanvraagstatus een wijzigingsregel aan, tenzij het bronsysteem die wijziging expliciet als aanpassing registreert.
Koppel voor regel- en inkoopordergebeurtenissen de aanvraagregels aan de inkooporderregels via de vastgelegde bronrelatie. Is het event log gebaseerd op PurchaseRequisitionId, voeg gebeurtenissen op regelniveau dan samen of behoud ze als afzonderlijke regels met dezelfde case-ID. Bewaar beschikbare regel-ID’s in extra kolommen, ook al zijn dit geen verplichte attributen.
Voeg de vereiste uitvoerkolommen toe: PurchaseRequisitionId, ActivityName, EventTime, SourceSystemId en LastDataIngestionTimestamp. Voeg ook de aanbevolen kolommen toe: User, Department, RequisitionStatus, RequisitionTotalAmount, UrgencyLevel en ApprovalStep. Vul ontbrekende waarden met null in, verzin geen waarden en gebruik voor SourceSystemId een vaste bronwaarde, zoals Dynamics 365 Finance.
Voeg alle activiteitsquery’s samen met UNION ALL, verwijder regels zonder case-ID of timestamp van de gebeurtenis en sorteer op PurchaseRequisitionId en EventTime. Behoud dubbele gebeurtenissen als ze bij afzonderlijke workflowtaken of aanvraagregels horen. Verwijder duplicaten alleen als aantoonbaar is dat de bronrecords dubbel zijn geëxporteerd.
Controleer het resulterende event log met de controles hieronder. Ga na of elke vereiste activiteit als expliciete regel voorkomt, timestamps binnen de gekozen periode vallen en joins niet onverwacht extra gebeurtenissen opleveren.
Laad of exporteer de uiteindelijke tabel als CSV of in een andere indeling voor event logs die ProcessMind ondersteunt. Koppel PurchaseRequisitionId als case-ID, ActivityName als activiteit en EventTime als timestamp van de gebeurtenis. Behoud SourceSystemId en LastDataIngestionTimestamp als gebeurtenisattributen en neem beschikbare aanbevolen attributen mee.

Configuratie

Connector en bron: Gebruik de standaardconnector voor Microsoft Dynamics 365 Finance in Power BI Desktop. Vervang [Your Dynamics 365 Finance instance URL] door de URL van de omgeving. Controleer de namen van entiteiten en velden aan de hand van de Navigator-metadata voor de specifieke implementatie.
Vereiste entiteiten: Selecteer de entiteiten voor aanvraagkoppen en -regels, workflowtracking of workflowgeschiedenis, inkooporderkoppen en -regels, en gebruikers of organisatiegegevens die nodig zijn voor verrijking. Gebruik [Your entity name] als tijdelijke aanduiding totdat de exacte entiteiten bekend zijn.
Datumbereik: Begin met drie tot zes maanden aan data. Neem ook historische aanvraagkoppen mee voor cases met workflow-, inkooporder-, regelafsluitings- of aanvraagafsluitingsgebeurtenissen binnen de gekozen periode.
Bedrijfs- en documentfilters: Filter waar nodig op [Your company or legal entity filter] en [Your document type filter]. Controleer of de ID van de aanvraag overal uniek is of alleen binnen een bedrijf.
Workflowbereik: Neem acties op voor indienen, intrekken, opnieuw indienen, taken toewijzen, goedkeuren, afwijzen, terugtrekken, voltooien en annuleren. Koppel workflowacties en statussen aan de waarden die in de omgeving worden gebruikt.
Betekenis van gebeurtenissen: Elke activiteit moet als expliciete gebeurtenisregel worden opgenomen. ProcessMind leidt goedkeuringen, wijzigingen, afsluitingen of omzettingen niet af uit andere regels.
Timestamps verwerken: Zet alle timestamps om naar één tijdzone. Leg vast of de brontimestamps in UTC of lokale zakelijke tijd zijn opgeslagen. Gebruik de brontimestamp met de hoogst beschikbare precisie.
Incrementeel vernieuwen: Gebruik voor terugkerende extracties een watermark op basis van de meest recente bronwijziging of gebeurtenistimestamp, met een overlapperiode om workflowrecords die later binnenkomen mee te nemen. Verwerk de overlap voordat je het definitieve event log laadt.
Prestaties: Filter bronentiteiten voordat je joins uitvoert, selecteer alleen de benodigde kolommen en laad geen onnodige historische workflowrecords. Gebruik query folding waar dat wordt ondersteund. Haal aanvraagkoppen, regels, workflowgebeurtenissen en inkooporderrelaties afzonderlijk op voordat je ze samenvoegt.
Machtigingen en vereisten: Het account heeft leestoegang nodig tot de geselecteerde data-entiteiten en workflowdata van Dynamics 365 Finance. Controleer of de relevante inkoop- en workflowfuncties zijn ingeschakeld en of Power BI Desktop, de connector, de gatewayconfiguratie (indien van toepassing) en het beveiligingsbeleid van de organisatie data-extractie toestaan.
Valuta en bedragen: Controleer welke valuta wordt gebruikt voor RequisitionTotalAmount. Kunnen aanvragen meerdere valuta bevatten, voeg de bronvaluta dan als extra attribuut toe en reken bedragen niet ongemerkt om.
Omgaan met null-waarden: Aanbevolen attributen kunnen null zijn als de bron geen waarde opslaat, de waarde door beveiligingsinstellingen is afgeschermd of de relatie niet kan worden vastgesteld. Controleer vóór export of de verplichte waarden voor case, activiteit en timestamp aanwezig zijn.

Voorbeeldquery sql

WITH
RequisitionHeader AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [CreatedDateTimeField] AS CreatedDateTime,
        [RequisitionStatusField] AS RequisitionStatus,
        [RequisitionTotalAmountField] AS RequisitionTotalAmount,
        [UrgencyLevelField] AS UrgencyLevel,
        [RequesterUserField] AS RequesterUser,
        [DepartmentField] AS Department
    FROM [Your requisition header entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
      AND [DocumentTypeField] = '[Your document type filter]'
),
WorkflowEvents AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [WorkflowEventTimestampField] AS EventTime,
        [WorkflowActionField] AS WorkflowAction,
        [WorkflowStatusField] AS WorkflowStatus,
        [ApprovalStepField] AS ApprovalStep,
        [WorkflowUserField] AS EventUser,
        [WorkflowCorrelationField] AS WorkflowCorrelation
    FROM [Your workflow history or workflow tracking entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
      AND [WorkflowEventTimestampField] >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND [WorkflowEventTimestampField] < CAST('[End date]' AS datetime2)
),
PurchaseOrderLinks AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [PurchaseRequisitionLineIdField] AS PurchaseRequisitionLineId,
        [PurchaseOrderIdField] AS PurchaseOrderId,
        [PurchaseOrderLineIdField] AS PurchaseOrderLineId,
        [PurchaseOrderCreatedDateTimeField] AS PurchaseOrderCreatedDateTime,
        [RequisitionLineClosedDateTimeField] AS RequisitionLineClosedDateTime
    FROM [Your requisition to purchase order relationship entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
),
RequisitionClosure AS (
    SELECT
        CAST([PurchaseRequisitionIdField] AS varchar(100)) AS PurchaseRequisitionId,
        [RequisitionClosedDateTimeField] AS RequisitionClosedDateTime
    FROM [Your requisition closure entity]
    WHERE [CompanyField] = '[Your company or legal entity filter]'
),
Events AS (
    SELECT
        h.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Created' AS ActivityName,
        h.CreatedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM RequisitionHeader h
    WHERE h.CreatedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Submitted for Approval' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your submission action value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Amended' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your recall action value]')
      AND EXISTS (
          SELECT 1
          FROM WorkflowEvents w2
          WHERE w2.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
            AND w2.WorkflowAction IN ('[Your resubmission action value]')
            AND w2.EventTime > w.EventTime
      )

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Approval Step Started' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your approval task assigned action value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Approval Step Approved' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your approval action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your approved status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Approval Step Rejected' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your rejection action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your rejected status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Approved' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your workflow completion action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your final approved status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Rejected' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your workflow completion action value]', '[Your rejection action value]')
      AND w.WorkflowStatus IN ('[Your final rejected status value]')

    UNION ALL

    SELECT
        w.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Withdrawn' AS ActivityName,
        w.EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        w.EventUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        w.ApprovalStep
    FROM WorkflowEvents w
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = w.PurchaseRequisitionId
    WHERE w.WorkflowAction IN ('[Your withdrawal or cancellation action value]')

    UNION ALL

    SELECT
        p.PurchaseRequisitionId,
        'Purchase Order Created' AS ActivityName,
        p.PurchaseOrderCreatedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM PurchaseOrderLinks p
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = p.PurchaseRequisitionId
    WHERE p.PurchaseOrderCreatedDateTime >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND p.PurchaseOrderCreatedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)

    UNION ALL

    SELECT
        p.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Line Closed' AS ActivityName,
        p.RequisitionLineClosedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM PurchaseOrderLinks p
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = p.PurchaseRequisitionId
    WHERE p.RequisitionLineClosedDateTime >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND p.RequisitionLineClosedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)

    UNION ALL

    SELECT
        c.PurchaseRequisitionId,
        'Requisition Closed' AS ActivityName,
        c.RequisitionClosedDateTime AS EventTime,
        'Dynamics 365 Finance' AS SourceSystemId,
        CAST(CURRENT_TIMESTAMP AS datetime2) AS LastDataIngestionTimestamp,
        h.RequesterUser AS [User],
        h.Department,
        h.RequisitionStatus,
        h.RequisitionTotalAmount,
        h.UrgencyLevel,
        CAST(NULL AS varchar(255)) AS ApprovalStep
    FROM RequisitionClosure c
    LEFT JOIN RequisitionHeader h ON h.PurchaseRequisitionId = c.PurchaseRequisitionId
    WHERE c.RequisitionClosedDateTime >= CAST('[Start date]' AS datetime2)
      AND c.RequisitionClosedDateTime < CAST('[End date]' AS datetime2)
)
SELECT
    PurchaseRequisitionId,
    ActivityName,
    EventTime,
    SourceSystemId,
    LastDataIngestionTimestamp,
    [User],
    Department,
    RequisitionStatus,
    RequisitionTotalAmount,
    UrgencyLevel,
    ApprovalStep
FROM Events
WHERE PurchaseRequisitionId IS NOT NULL
  AND EventTime IS NOT NULL
ORDER BY PurchaseRequisitionId, EventTime, ActivityName;

Klaar om aan de slag te gaan?

Met deze template heb je alles wat je nodig hebt om het Purchase-to-Pay-proces voor inkoopaanvragen te optimaliseren. Ontdek vandaag nog waardevolle inzichten.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Optimaliseer Purchase to Pay-aanvragen voor snellere goedkeuringen

Voorkom vertraging en verkort de doorlooptijd in Dynamics 365 met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.

Datatemplate voor inkoopaanvragen in het Purchase-to-Pay-proces

Datatemplate voor inkoopaanvragen in het Purchase-to-Pay-proces

Attributen voor inkoopaanvragen in het Purchase-to-Pay-proces

Activiteiten voor inkoopaanvragen in het Purchase-to-Pay-proces

Extractiegidsen

Export via het Data Management Framework van Dynamics 365

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Python-script met de Dynamics 365 OData REST API

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Data-extractie met de standaardconnector van Microsoft Power BI

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Klaar om aan de slag te gaan?

Optimaliseer Purchase to Pay-aanvragen voor snellere goedkeuringen