> Continue procesverbetering > Debiteuren > SAP ECC

Verbeter je debiteurenbeheer

Een 6-stappengids voor het optimaliseren van je SAP ECC-incassoproces
Datatemplate downloaden
Verbeter je debiteurenbeheer
Debiteuren
SAP ECC
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (10) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Debiteurenbeheer in SAP ECC optimaliseren voor een snellere cashflow

Ons platform maakt verborgen bottlenecks zichtbaar die je financiële processen vertragen. Je ziet snel waar betalingsvertragingen ontstaan en waar handmatig herstelwerk de verwerkingstijd verlengt. Door de volledige processtroom te visualiseren, krijg je het overzicht dat je nodig hebt om processen efficiënter te maken en de prestaties te verbeteren.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Het strategische belang van optimalisatie van debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer draait om meer dan alleen geld innen. Het gaat om de liquiditeit van je organisatie. Als je processen in SAP ECC inefficiënt zijn, verstrek je klanten in feite renteloze leningen op eigen kosten. Daardoor stijgen je kapitaalkosten en blijft er minder ruimte over om in groei te investeren. Met procesoptimalisatie ga je verder dan gewone boekhouding en werk je aan strategisch financieel beheer. Een efficiënt debiteurenproces houdt je organisatie wendbaar, zodat je marktveranderingen kunt opvangen met voldoende cashreserves. Minder frictie in je facturatie- en incassocycli verbetert bovendien de klantervaring. Je maakt minder fouten, communiceert duidelijker en lost financiële verschillen sneller op.

Van ruwe SAP-data naar procesinzicht

Process mining overbrugt de kloof tussen de statische registraties in SAP ECC en de dagelijkse praktijk. Door data uit financiële kerntabellen zoals BKPF en BSEG te halen, kun je de werkelijke geschiedenis van elke factuur reconstrueren, van aanmaak tot definitieve clearing. Zo zie je hoe het proces echt verloopt, niet alleen hoe het in een trainingshandleiding is beschreven. Je ziet precies waar knelpunten ontstaan, bijvoorbeeld wanneer een factuur wekenlang de status ‘in behandeling’ houdt of wanneer een geschil de betalingscyclus volledig stillegt. Die transparantie is de eerste stap naar kortere doorlooptijden in je debiteurenproces. Je baseert het gesprek dan niet meer op aannames, maar op concrete data. Je hoeft niet langer te raden waarom bepaalde klanten te laat betalen. Je ziet welke route hun facturen volgen en waar de vertraging begint.

Gerichte verbeteringen voor structurele resultaten

De afhandeling van geschillen is een veelvoorkomend verbeterpunt. Bij veel organisaties kan een klein geschil een volledige betaling blokkeren, ook als maar een klein deel van het factuurbedrag wordt betwist. Met process mining herken je deze patronen en kun je geautomatiseerde workflows inzetten om uitzonderingen efficiënter af te handelen. Ook de effectiviteit van je incassostrategieën en betalingsherinneringen verdient aandacht. Zetten je herinneringen klanten echt aan tot actie, of worden ze genegeerd tot een medewerker belt? Door het moment en effect van geautomatiseerde herinneringen te analyseren, kun je je aanpak verfijnen en rekeningen met een hoge waarde of een hoog risico voorrang geven. Zo besteden incassomedewerkers hun tijd aan taken die het meeste opleveren. Als je daarnaast de oorzaken van veelvuldige creditnota’s of deelbetalingen vindt, kun je problemen in verkoop of levering al eerder oplossen.

De waarde van gemoderniseerd incasso meten

Als je process mining goed toepast binnen je debiteurenafdeling, zijn de resultaten meetbaar. Waarschijnlijk daalt het aantal dagen openstaande verkoopfacturen, ook wel DSO genoemd. Dat verbetert je kaspositie rechtstreeks. Je kunt ook de administratieve kosten van incasso verlagen door het aantal handmatige handelingen per factuur te verminderen. Betere compliance is een ander belangrijk resultaat. Het systeem biedt een duidelijk, controleerbaar spoor van elke actie, van facturatie tot clearing. Zo zie je of interne controles worden gevolgd en of je financiële rapportage klopt. Uiteindelijk wil je de Collection Effectiveness Index verhogen door je team op het juiste moment op de juiste rekeningen te laten werken, met de meest effectieve aanpak.

Beginnen met je transformatie van debiteurenbeheer

Je hebt geen grote wijziging van je IT-infrastructuur nodig om met process mining voor debiteurenbeheer te beginnen. Met de data die al in je SAP ECC-omgeving staat, vooral in de modules FI-GL en FI-AR, kun je snel eerste inzichten krijgen. Het begint met een frisse blik op je data en de bereidheid om continu te verbeteren. Je wilt af van een reactieve aanpak, waarbij je voortdurend achter late betalingen aan gaat. Kies voor een proactieve aanpak, waarbij je vertragingen ziet voordat ze je resultaat raken. Als je de verschillende routes en patronen in je debiteurendata onderzoekt, zie je dat een efficiëntere en winstgevendere financiële bedrijfsvoering binnen bereik ligt. Begin met de meest voorkomende procesvarianten. Dan zie je snel waar de grootste optimalisatiemogelijkheden zitten.

Debiteuren Kredietbeheer Factuurincasso DSO-verlaging Geschillenoplossing Cash application Debiteurenadministratie Debiteurenbeheer Order to Cash Omzetinning Factuurafwikkeling

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Een hoog aantal dagen openstaande verkoopfacturen legt belangrijk kapitaal vast en beperkt groeimogelijkheden. Als betalingen structureel te laat binnenkomen, loopt je organisatie liquiditeitsrisico en stijgen de financieringskosten. Dat is vooral schadelijk bij hoge rentestanden. Vaak ontstaat dit probleem doordat je niet ziet welke stappen in de levenscyclus van de factuur de meeste vertraging veroorzaken.

ProcessMind visualiseert de volledige levenscyclus van een factuur in SAP ECC en laat precies zien waar vertraging ontstaat. Door de tijd tussen factuuraanmaak en definitieve clearing te analyseren, ontdek je welke klantsegmenten of regio’s het meest bijdragen aan een hoge DSO. Zo kun je gerichte procesverbeteringen en effectievere incassostrategieën inzetten.

Klantgeschillen blijven vaak weken liggen door onduidelijk eigenaarschap of ontbrekende documentatie. Daardoor worden betalingen later geïnd en zijn medewerkers op de financiële afdeling veel tijd kwijt aan het zoeken naar historische data. Onopgeloste geschillen schaden ook klantrelaties en kunnen leiden tot oninbare vorderingen als je ze niet snel aanpakt.

Binnen de SAP ECC-omgeving houdt ProcessMind bij hoe lang elk geschil duurt, van opening tot oplossing. Met dit overzicht zien managers structurele knelpunten in het beoordelingsproces. Ook kunnen ze controleren of geschillen volgens interne normen worden afgehandeld. Zo blijft geld minder lang vastzitten in betwiste facturen.

Bankafschriften handmatig koppelen aan openstaande facturen kost veel tijd en leidt tot fouten en niet-toegewezen betalingen. Als betalingen niet snel worden verwerkt, klopt de beschikbare kredietruimte van klanten niet. Daardoor kunnen nieuwe verkooporders worden geblokkeerd en ontstaat onnodige frictie tussen verkoop en finance. Bovendien houdt dit handmatige werk het financiële team weg van analytische taken met meer waarde.

ProcessMind analyseert de activiteiten die leiden tot het clearen van facturen en bepaalt welk percentage van de betalingen automatisch of handmatig wordt verwerkt. Je ziet in welke situaties handmatige tussenkomst het vaakst nodig is. Zo kun je de configuratie in SAP ECC gericht aanpassen en het succespercentage van automatische bankafschriftverwerking verhogen.

Creditnota’s uitgeven of facturen aanpassen nadat ze zijn verstuurd, wijst op problemen met datakwaliteit of facturatiefouten. Deze correcties verstoren de klantervaring en verdubbelen vaak het werk voor één transactie. Daarmee stijgen de administratieve kosten van de facturatiecyclus. Veel herstelwerk vermindert ook de betrouwbaarheid van financiële rapportages en prognoses.

Door het aantal creditnota’s af te zetten tegen de oorspronkelijke facturatie, brengt ProcessMind de oorzaken van herstelwerk in het debiteurenproces aan het licht. Teams kunnen fouten in verkooporders of stamdata in SAP ECC dan al vóór het genereren van facturen oplossen. Zo verhoog je het percentage facturen dat meteen goed is.

Incassoteams werken vaak zonder duidelijke data over activiteiten die het snelst tot betaling leiden. Zonder inzicht in de effectiviteit van medewerkers of het effect van herinneringen worden bronnen verspild aan rekeningen met lage prioriteit, terwijl facturen met een hoog risico blijven oplopen. Door het ontbreken van een datagedreven strategie blijft incasso reactief in plaats van proactief. Dat maakt je cashflow minder voorspelbaar.

ProcessMind geeft een transparant overzicht van het incassoproces. Je ziet elke herinnering en betalingsbelofte in relatie tot de uiteindelijke afwikkelingsdatum. Managers kunnen hun incassostrategie in SAP ECC daardoor baseren op aantoonbare resultaten. Medewerkers richten zich op rekeningen en activiteiten die het meeste opleveren.

Zelfs een kleine vertraging bij het versturen van een factuur heeft direct invloed op de betaaldatum en verlengt de cashcyclus. Veel organisaties hebben te maken met interne vertraging tussen het moment waarop een factuur in het systeem wordt aangemaakt en het moment waarop de klant deze ontvangt. Als een factuur dagen in een wachtrij blijft staan, begint de betalingstermijn nog niet. De klant krijgt dan feitelijk gratis krediet.

Door het gat tussen factuuraanmaak en verzending te volgen, maakt ProcessMind verborgen frictie in de facturatieworkflow zichtbaar. Als je deze interne vertraging vermindert, begint de betalingstermijn zo vroeg mogelijk. Dat versnelt je cashinstroom en zorgt dat klanten hun factuur ontvangen terwijl de transactie nog vers in het geheugen ligt.

Als klanten geen gebruikmaken van kortingen voor vroeg betalen, kan dat erop wijzen dat je facturatieproces te traag is voor tijdige betaling. Daardoor gaat een stimulans om vroeg te betalen verloren, vertraagt de cashcyclus en komen mogelijk bredere problemen in de manier waarop klanten hun facturen ontvangen en verwerken aan het licht. Voor de klant leidt dit bovendien tot hogere effectieve kosten.

ProcessMind koppelt het recht op korting aan de werkelijke betalingstimestamps en laat zien waar het proces niet binnen de kortingsperiode blijft. Debiteurenteams zien of vertraging ontstaat door interne goedkeuringen of door gedrag van klanten binnen de SAP ECC-workflow. Zo kunnen ze hun werkwijze aanpassen en snellere afwikkeling stimuleren.

Deelbetalingen zorgen voor veel extra administratief werk. Facturen blijven openstaan en moeten handmatig worden afgestemd. Daardoor ontstaan vaak openstaande saldi die na verloop van tijd lastig te volgen en op te lossen zijn. Resterende bedragen leiden bovendien geregeld tot nieuwe geschillen of onduidelijkheid over de oorspronkelijke voorwaarden. De tijd die je besteedt aan kleine restbedragen staat vaak niet in verhouding tot hun waarde.

Met process mining zie je hoe vaak en waarom klanten in verschillende segmenten deelbetalingen doen. ProcessMind laat zien welke route deze facturen volgen. Zo kun je het opvolgen en clearen van resterende bedragen in SAP ECC verbeteren en patronen herkennen die volledige afwikkeling in de weg staan.

Trage updates van klantrekeningen na een betaling kunnen onnodige kredietblokkades op nieuwe orders veroorzaken. Dat leidt tot frictie tussen verkoop en finance en kan omzet kosten als klanten tijdens de vertraging naar concurrenten overstappen. Als het kredietbeheersysteem recente betalingen niet realtime verwerkt, loop je het risico juist je best betalende klanten van je te vervreemden.

ProcessMind meet de tijd tussen ontvangst van een betaling en de update van het kredietprofiel van de klant. Door deze flow in SAP ECC te visualiseren, zorg je dat kredietlimieten kloppen en dat vrijgegeven betalingen meteen leiden tot beschikbare kredietruimte. Dat ondersteunt soepelere verkoopprocessen en een betere klantenservice.

Onbekende of niet-gematchte betalingen op tussenrekeningen vertroebelen de werkelijke financiële positie van je bedrijf en leiden tot onjuiste ouderdomsrapportages. Om deze posten correct toe te wijzen is vaak veel onderzoek nodig, waarbij meerdere afdelingen en handmatige communicatie met de klant of bank betrokken zijn. Door dit gebrek aan duidelijkheid zijn betrouwbare financiële overzichten en effectief incasso lastiger.

ProcessMind volgt de route van bankafschriften en het succespercentage van matching met openstaande posten in SAP ECC. Je ziet welke patronen, klanten of banken de meeste niet-gematchte betalingen veroorzaken. Zo kun je clearingregels gerichter configureren en de handmatige inspanning voor afstemming verminderen.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Minder tijd tussen facturatie en betaling is belangrijk voor gezonde liquiditeit en goed werkkapitaalbeheer. Snellere cycli zorgen dat geld beschikbaar is voor herinvestering in plaats van vast te zitten in onbetaalde facturen. Dat verbetert de financiële gezondheid van je organisatie. Je meet succes aan een duidelijke daling van het aantal dagen openstaande verkoopfacturen in verschillende klantsegmenten en bedrijfseenheden.

ProcessMind geeft helder inzicht in de volledige betalingsroute binnen SAP ECC en laat precies zien waar vertraging ontstaat. Door de tijd in elke status te analyseren, van factuuraanmaak tot clearing, ontdek je welke klantgroepen of regio’s een gerichte incassostrategie nodig hebben. Dit detailniveau helpt je knelpunten te vinden die standaardrapportages missen.

Geschillen leggen het betalingsproces vaak stil en schaden klantrelaties als ze te lang blijven liggen. Door deze cases voorrang te geven en snel op te lossen, maak je geblokkeerde betalingen vrij en verbeter je de klanttevredenheid. Goed geschilbeheer leidt tot voorspelbaardere cashflows en een financiële afdeling die complexe vragen sneller kan afhandelen.

Door de verschillende routes van geschillen in het systeem te visualiseren, vindt ProcessMind terugkerende lussen en overdrachtsvertragingen tussen afdelingen. Managers kunnen de workflow voor geschiloplossing standaardiseren en zorgen dat elk probleem meteen bij de juiste persoon terechtkomt. Dat kan de doorlooptijd met 30 procent of meer verkorten. Ook zie je terugkerende redenen voor geschillen, zodat je ze bij de bron kunt aanpakken.

Handmatige kasverwerking kost veel tijd en is gevoelig voor fouten en vertraging. Door het percentage automatische matching te verhogen, kan het financiële team zich richten op complexe uitzonderingen in plaats van op routinematige gegevensinvoer. Dat verlaagt de administratieve en operationele kosten. Het doel is om zoveel mogelijk betalingen zonder menselijke tussenkomst tegen facturen te clearen.

ProcessMind brengt de oorzaken van matchingfouten in SAP ECC aan het licht, zoals ontbrekende referentienummers of afwijkende betalingsbedragen. Met deze inzichten kun je regels voor elektronische bankafschriften verfijnen en de datakwaliteit bij de bron verbeteren. Zo stijgt het percentage touchless verwerking en zet je handmatige inzet alleen in waar die echt waarde toevoegt.

Veel creditnota’s wijzen meestal op problemen met factuurnauwkeurigheid of orderafhandeling. Door het aantal correcties te verminderen, voorkom je omzetverlies en dubbel werk om financiële registraties achteraf te herstellen. Minder creditnota’s wijzen op een nauwkeuriger en efficiënter facturatieproces dat vertrouwen bij klanten opbouwt.

Door de triggers voor creditnota’s in het systeem te analyseren, vinden teams procesfouten eerder in verkoop of logistiek. ProcessMind visualiseert het verband tussen specifieke klanttypen of producten en hoge correctiepercentages. Zo kun je corrigerende maatregelen nemen en zorgen dat facturen meteen goed zijn. Dat vermindert de administratieve druk op zowel debiteurenbeheer als verkoop.

Vertraging bij het versturen van facturen schuift de vroegst mogelijke betaaldatum direct op. Als elke factuur meteen na aanmaak wordt verzonden, verklein je de betalingsperiode en worden cashflowprognoses nauwkeuriger. Dit doel richt zich op het wegnemen van administratieve frictie aan het begin van de facturatiecyclus, zodat omzet tijdig wordt verwerkt.

ProcessMind identificeert de specifieke vertraging tussen het genereren en verzenden van facturen in SAP ECC. Door deze gaten zichtbaar te maken, kunnen financiële managers verzendtriggers automatiseren en prestaties realtime volgen. Zo blijft geen factuur dagen in een wachtrij liggen. Deze optimalisatie kan de eerste fase van de debiteurencyclus met meerdere dagen verkorten en het totale incasso versnellen.

Kortingen voor vroeg betalen aanbieden en daadwerkelijk benutten kan de cashinstroom aanzienlijk versnellen. Organisaties die hun kortingsvoorwaarden goed beheren, stimuleren klanten om sneller te betalen. Daardoor daalt de ouderdom van openstaande vorderingen en verbetert de cashconversiecyclus. Zo wordt debiteurenbeheer een actief financieel instrument voor de hele organisatie.

Het platform volgt het gebruik van kortingsvoorwaarden en laat gemiste kansen zien waarbij klanten ondanks hun recht op korting niet binnen de kortingsperiode betaalden. Door dit gedrag te begrijpen, kunnen bedrijven hun incassobenadering en voorwaarden aanpassen om vaker vroege afwikkeling te stimuleren. ProcessMind laat zien welke klantsegmenten het sterkst op deze prikkels reageren.

Betalingen die niet aan een post in de subadministratie zijn toegewezen, geven een onjuist beeld van de schuld van klanten en bemoeilijken kredietbeslissingen. Door deze saldi te verminderen, blijft de ouderdomsrapportage actueel en sluiten kredietlimieten beter aan op de werkelijke financiële positie. Die nauwkeurigheid is belangrijk voor betrouwbare financiële rapportage en risicobeheer in de bedrijfsvoering.

ProcessMind geeft transparant inzicht in de levenscyclus van niet-toegewezen betalingen. Je ziet precies hoe lang ze op tussenrekeningen blijven staan voordat ze worden gecleard. Door patronen te herkennen, zoals banken of betaalmethoden met onvoldoende data, kunnen organisaties betere afstemmingsprocedures invoeren en betalingen sneller verwerken. Zo verklein je het risico dat kredietbeslissingen op verouderde informatie zijn gebaseerd.

Een inconsistente afhandeling van deelbetalingen leidt tot versnipperde klantrekeningen en lastige handmatige afstemmingen. Met een vaste procedure voor deze transacties houd je resterende saldi nauwkeurig bij en volg je ze op de juiste manier op. Dat vermindert de complexiteit van het grootboek en maakt het dagelijkse werk van incassomedewerkers eenvoudiger.

Door de verschillende manieren waarop deelbetalingen momenteel in SAP ECC worden verwerkt te visualiseren, brengt ProcessMind afwijkend gedrag aan het licht dat afstemming lastig maakt. Managers kunnen deze data gebruiken om medewerkers te trainen in de gewenste clearingmethoden en opvolgtaken voor restbedragen te automatiseren. Zo wordt elke euro verantwoord zonder het financiële team extra te belasten.

Goed incassobeheer begint met inzicht in strategieën die werken en medewerkers die goede resultaten behalen. Als je weet hoe effectief herinneringen en betalingsbeloftes zijn, kun je bronnen beter verdelen. Het doel is om van de incassoafdeling een datagedreven team te maken dat zich richt op rekeningen met de hoogste waarde.

ProcessMind volgt het resultaat van elke incassoactiviteit. Je ziet bijvoorbeeld of een specifieke herinnering binnen de verwachte termijn tot betaling leidde. Zo kunnen organisaties de conversie van verschillende aanpakken meten en hun inspanningen richten op activiteiten met het grootste effect. Daarmee worden subjectieve incasso-inspanningen meetbare prestatie-indicatoren.

Nauwkeurige kredietlimieten zijn belangrijk om oninbare vorderingen te voorkomen en tegelijk duurzame omzetgroei mogelijk te maken. Door limieten dynamisch aan te passen op basis van realtime betaalgedrag, voorkom je onnodige risico’s door klanten die traag betalen. Deze proactieve aanpak beschermt je resultaat en geeft verkoop duidelijke grenzen.

ProcessMind analyseert historische betalingstrends en identificeert klanten van wie het betaalgedrag richting achterstand beweegt, voordat het probleem groot wordt. Door deze inzichten te koppelen aan de kredietbeheermodule in SAP ECC, kunnen organisaties kredietlimieten automatisch aanpassen of rekeningen markeren voor handmatige beoordeling. Zo ontstaat een risicobeheerkader dat meebeweegt met veranderend klantgedrag.

Het 6-stappenverbeterpad voor Accounts Receivable

1

Download het template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download het template

Wat je moet doen

Download het Excel-template voor SAP ECC-financiële tabellen zoals BKPF en BSEG, zodat je datastructuur aansluit op onze analyse-engine.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met een gestandaardiseerd formaat worden je factuurlevenscyclus en afletteractiviteiten correct gemapt en kun je ze meteen analyseren.

Verwacht resultaat

Een gebruiksklaar datatemplate voor SAP-financiële gegevens

JOUW PROCESINZICHTEN

Maak verborgen knelpunten in je kasstroom zichtbaar met SAP ECC

ProcessMind geeft je een visuele kaart van je debiteurencycli en laat elke vertraging zien, van factuur tot bankafstemming. Je krijgt volledig inzicht in stappen voor geschiloplossing en betaalpatronen, zodat je incasso sneller verloopt.
  • Breng je volledige traject van factuur tot betaling in kaart
  • Zie precies waar vertraging ontstaat bij geschiloplossing
  • Identificeer handmatige stappen in de bankafstemming
  • Volg DSO-trends met realtime data
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

AANTOONBARE RESULTATEN

Transformatiebenchmarks voor SAP Accounts Receivable

Door de end-to-endreis van elk Invoice Number binnen SAP ECC zichtbaar te maken, vinden teams verborgen knelpunten en maken ze hun wereldwijde incasso efficiënter. Deze cijfers laten zien welke operationele verbeteringen mogelijk zijn wanneer je transparantie toevoegt aan de credit-to-cashcyclus.

0 days
Lagere Days Sales Outstanding

Gemiddelde verkorting van de incassoduur

Door de cyclus van factuur tot clearing efficiënter te maken, kunnen organisaties werkkapitaal vrijmaken omdat facturen minder lang onbetaald blijven.
+ 0 %
Meer automatische clearing

Toename van betalingen zonder handmatige tussenkomst

Door regels voor het verwerken van bankafschriften te verbeteren, kunnen meer betalingen automatisch worden afgestemd zonder handmatige tussenkomst van financiële teams.
0 %
Snellere afhandeling van disputes

Kortere behandeltijd per case

Door knelpunten in interne communicatie en het verzamelen van bewijs te identificeren, kunnen teams factuurdisputes veel efficiënter oplossen.
0 %
Minder herstelwerk aan creditnota's

Minder factuurcorrecties

Minder fouten in oorspronkelijke facturen betekent minder dure creditnota's en minder administratief werk.
+ 0 %
Meer kortingen benut

Toename van kortingen voor vroeg betalen

Door betalingsvoorwaarden en de snelheid van factuurverzending te optimaliseren, betalen klanten binnen de kortingsperiode. Dat maakt je cashflow beter voorspelbaar.

Resultaten verschillen per organisatie, afhankelijk van complexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers zijn gebaseerd op typische verbeteringen die zijn waargenomen bij process mining-implementaties voor SAP-financemodules.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste datavelden en activiteiten die je incassoproces vooruithelpen.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De organisatorische eenheid waarvoor de balans wordt opgesteld.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk om dashboards op bedrijfsonderdeel te filteren en financiële administraties van elkaar te scheiden.

Unieke identificatie van de klantrekening.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je specifiek klantgedrag en betalingstrends verder analyseren.

Classificeert het boekhoudkundige document, bijvoorbeeld factuur, betaling of creditnota.

Waarom dit belangrijk is

Maakt in de data onderscheid tussen facturen, betalingen en correcties.

De waarde van de regel in de valuta van het bedrijfsnummer.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor analyses van financiële impact en het prioriteren van cases met een hoge waarde.

De ID van de gebruiker die de transactie heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties per teamlid analyseren en automatisering herkennen.

De datum waarop de factuur is vereffend, betaald of verrekend.

Waarom dit belangrijk is

De belangrijkste timestamp voor het berekenen van DSO en de betalingssnelheid.

De berekende datum waarop de betaling uiterlijk moet zijn gedaan.

Waarom dit belangrijk is

Het referentiepunt om tijdige en te late betalingen van elkaar te onderscheiden.

Deelt klanten in verschillende segmenten in.

Waarom dit belangrijk is

De standaardmanier om klanten in SAP te segmenteren.

Vlag die aangeeft of de activiteit automatisch is uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het meten van procesefficiëntie en automatiseringspercentages.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

De eerste boeking van de klantfactuur in het grootboek. Hiermee wordt de open post in de subadministratie Accounts Receivable aangemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het officiële begin van de financiële verplichting en van de ouderdomsberekening voor de klantfactuur.

Het versturen van het factuurdocument naar de klant via print, e-mail of EDI. Deze activiteit markeert wanneer de klant het betalingsverzoek daadwerkelijk ontvangt.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het berekenen van de KPI 'Invoice Dispatch Lead Time'. Vertragingen hier verhogen de Days Sales Outstanding rechtstreeks.

Het versturen van een aanmaning of betalingsherinnering aan de klant vanwege een achterstallig saldo. Dit staat voor de proactieve aanpak van het incassoteam.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het dashboard 'Collection Activity Performance'. Een hoge frequentie wijst op problematisch betaalgedrag van klanten.

Het toevoegen van een reden aan een factuurregel om aan te geven dat de klant het bedrag betwist of een vraag heeft. Hierdoor wordt de factuur meestal geblokkeerd voor betaling.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor 'Dispute Resolution Efficiency'. Hiermee zie je waarom geld vaststaat en kun je de doorlooptijd van de oplossing meten.

De ontvangst van een betaling die slechts een deel van het totale factuurbedrag dekt. De factuur blijft open met een restsaldo.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor 'Partial Payment Impact Analysis'. Verhoogt de complexiteit van de afstemming en de doorlooptijden.

De boeking van een inkomend betalingsdocument dat bedoeld is om de factuur te vereffenen. Hiermee wordt de inkomende kasstroom in het grootboek vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Het belangrijkste event voor 'Average Days Sales Outstanding'. Dit staat voor de financiële realisatie van de verkoop.

De laatste afstemmingsstap waarin de open factuur aan de betaling wordt gekoppeld en de status van de open post wordt verwijderd. Het proces is nu afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel eindevent. Wordt gebruikt om de 'Automated Clearing Rate' te berekenen en de levenscyclus af te ronden.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke factuurflow, van aanmaak tot betaling, door event logs uit SAP ECC te extraheren. Het brengt verborgen bottlenecks aan het licht, zoals vertragingen bij disputeafhandeling of handmatige tussenkomst bij cash application, die bijdragen aan een hoge Days Sales Outstanding.

Bij data-extractie wordt meestal verbinding gemaakt met je SAP-instantie via een speciale connector of worden ETL-tools gebruikt om specifieke tabellen op te halen. De meeste implementaties richten zich op standaardboekhoudmodules. Zo blijft de dataoverdracht veilig en voldoet deze aan de standaarden voor bedrijfsgovernance.

De analyse gebruikt vooral kop- en regelniveaugegevens uit tabellen zoals BKPF en BSEG, aangevuld met klantstamgegevens uit KNA1. Daarnaast worden wijzigingslogs uit CDHDR en CDPOS gebruikt om statusupdates en wijzigingen tijdens de factuurlevenscyclus te volgen.

Ja. Het laat precies zien waar in de incassocyclus vertraging ontstaat, bijvoorbeeld bij het versturen van facturen of trage interne goedkeuringen. Door deze specifieke knelpunten aan te pakken, kunnen organisaties sneller betalingen innen en hun liquiditeitspositie verbeteren.

Process mining volgt elke stap van een dispute, inclusief de tijd die nodig is om een afwijking vast te stellen en het uiteindelijke oplossingstraject. Dit inzicht helpt managers om de aanpak van disputen te standaardiseren en de tijd te verkorten waarin kapitaal vastzit in onopgeloste claims.

De meeste organisaties zien hun eerste proceskaarten binnen vier tot zes weken nadat de eerste data-extractie is afgerond. Dankzij deze korte doorlooptijd kunnen teams al vroeg quick wins vinden, zoals het automatiseren van terugkerende handmatige cash-applicationactiviteiten.

Het factuurnummer is een uniek anker dat verschillende gebeurtenissen, zoals facturatie, betalingsontvangst en aflettering, in verschillende SAP-modules met elkaar verbindt. Met deze identificatie krijg je een volledig beeld van de financiële transactie, zonder dubbele records.

De mining-engine herkent betalingen die niet overeenkomen met factuurbedragen en volgt de daaropvolgende handmatige correcties of vervolgactiviteiten. Zo begrijpen teams beter waardoor betalingen niet kunnen worden toegewezen en kunnen ze de automatische matchinglogica aanscherpen.

Optimaliseer je debiteurenbeheer en los knelpunten in je kasstroom vandaag op

Verlaag je DSO met 15 tot 20 dagen en versnel betalingen in SAP ECC.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig en de installatie duurt maar een paar minuten