> Continu verbeteren van processen > Debiteurenbeheer > SAP ECC

Verbeter je debiteurenbeheer

Een gids in 6 stappen voor efficiënter debiteurenbeheer in SAP ECC

Datatemplate downloaden

Debiteurenbeheer

SAP ECC

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(10)Doelen(10)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(4)

Verbeter het debiteurenbeheer in SAP ECC en ontvang sneller betalingen

Ons platform laat zien waar bottlenecks je financiële processen vertragen. Je ziet waar betalingsvertragingen ontstaan en welke handmatige herstelwerkzaamheden de verwerkingstijd verlengen. Met een visueel overzicht van het hele proces krijg je duidelijkheid over waar je processen kunt verbeteren en de prestaties kunt verhogen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom optimalisatie van debiteurenbeheer belangrijk is

Debiteurenbeheer verbeteren gaat om meer dan alleen geld innen. Het draait om de liquiditeit van je organisatie. Als processen in SAP ECC inefficiënt verlopen, leen je klanten in feite renteloos geld, op eigen kosten. Dat verhoogt je kapitaalkosten en beperkt de ruimte om opnieuw in groei te investeren. Met procesoptimalisatie kijk je verder dan de boekhouding en werk je aan strategisch financieel beheer. Een efficiënt proces voor debiteurenbeheer helpt je organisatie wendbaar te blijven en marktschommelingen op te vangen met voldoende kasreserves. Ook verbetert een soepelere facturatie- en incassocyclus de klantervaring: er zijn minder fouten, communicatie is duidelijker en financiële verschillen worden sneller opgelost.

Ruwe SAP-data omzetten in Process Intelligence

Process mining laat zien hoe de dagelijkse processen werkelijk verlopen, naast de statische gegevens in SAP ECC. Door data uit belangrijke financiële tabellen zoals BKPF en BSEG te halen, kun je de volledige geschiedenis van elke factuur reconstrueren, van aanmaak tot definitieve afhandeling. Zo zie je wat er echt gebeurt, niet alleen wat er in een trainingshandleiding staat. Je kunt precies vaststellen waar bottlenecks ontstaan, bijvoorbeeld wanneer een factuur wekenlang openstaat of een geschil de betaling volledig stillegt. Die transparantie is de eerste stap om de doorlooptijd van debiteuren te verkorten. Je baseert gesprekken dan niet meer op aannames, maar op feiten uit de data. Je hoeft niet langer te gissen waarom bepaalde klanten laat betalen: je ziet welke route hun facturen afleggen en waar de vertraging begint.

Gerichte verbeteringen in het proces

Geschillenafhandeling is een veelvoorkomend verbeterpunt. Bij veel organisaties kan een klein geschil de volledige betaling tegenhouden, ook als slechts een klein deel van het factuurbedrag wordt betwist. Met process mining herken je zulke patronen en kun je workflows inrichten om uitzonderingen efficiënter af te handelen. Ook de effectiviteit van incassostrategieën en betalingsherinneringen verdient aandacht. Leiden herinneringen daadwerkelijk tot actie, of worden ze genegeerd tot een medewerker belt? Analyseer wanneer automatische herinneringen worden verstuurd en welk effect ze hebben. Zo kun je de aanpak aanpassen en rekeningen met een hoog bedrag of risico voorrang geven. Incassomedewerkers besteden hun tijd dan aan taken die het meeste opleveren. Door ook de oorzaken van veelvuldige creditfacturen of deelbetalingen te vinden, kun je problemen in verkoop of levering aanpakken voordat ze tot betalingsvertragingen leiden.

De waarde van een vernieuwd incassoproces meten

Als je process mining toepast op je debiteurenafdeling, zijn de resultaten meetbaar. Days Sales Outstanding (DSO) kan flink dalen, wat je kaspositie direct verbetert. Ook kun je de administratieve kosten van incasso verlagen door minder handmatige handelingen per factuur. Betere compliance is een ander voordeel: het systeem legt elke actie vast, van facturatie tot afhandeling, in een duidelijk auditspoor. Zo kun je controleren of interne controles worden gevolgd en of de financiële rapportage klopt. Dat is belangrijk om aan wettelijke eisen te voldoen. Het uiteindelijke doel is een hogere Collection Effectiveness Index. Daarvoor richt je het team op de juiste rekeningen, op het juiste moment en met de meest effectieve aanpak.

Aan de slag met de verbetering van debiteurenbeheer

Je hoeft je IT-infrastructuur niet ingrijpend aan te passen om met process mining voor debiteurenbeheer te beginnen. Gebruik de data die al in SAP ECC staat, met name in de modules FI-GL en FI-AR, om snel patronen te ontdekken. Het begint met een frisse blik op de data en de bereidheid om processen steeds verder te verbeteren. Zo verschuif je van steeds achter late betalingen aanlopen naar vertragingen voorzien voordat ze je resultaten raken. Door de verschillende routes en patronen in de data over debiteurenbeheer te onderzoeken, zie je waar je financiële processen efficiënter en winstgevender kunt maken. Begin met een analyse van de meest voorkomende procesvarianten om te ontdekken waar de grootste verbeterkansen liggen.

Debiteurenbeheer Kredietbeheer Facturen innen DSO verlagen Geschillen oplossen Betalingen verwerken Klantboekhouding Debiteurenbeheer Order-to-cash Inkomsten innen Facturen afhandelen

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Een hoge Days Sales Outstanding houdt kapitaal vast en beperkt de groeimogelijkheden van je organisatie. Als betalingen steeds te laat binnenkomen, ontstaan liquiditeitsrisico’s en stijgen de financieringskosten voor de bedrijfsvoering. Dat kan vooral bij hoge rentes zwaar wegen. Vaak ontbreekt het inzicht in de specifieke fases van de factuurlevenscyclus die voor de grootste vertraging zorgen.

ProcessMind brengt de volledige levenscyclus van een factuur in SAP ECC in beeld en laat precies zien waar vertragingen ontstaan. Door de tijd tussen het aanmaken en afhandelen van facturen te analyseren, ontdek je welke klantsegmenten of regio’s het meest bijdragen aan een hoge DSO. Zo kun je verbeteringen gericht doorvoeren en je incassostrategie aanscherpen.

Geschillen met klanten blijven vaak wekenlang onopgelost door onduidelijk eigenaarschap of ontbrekende documentatie. Daardoor worden betalingen later geïnd en besteedt de financiële afdeling veel tijd aan het zoeken naar historische data. Onopgeloste geschillen schaden ook de klantrelatie en kunnen ertoe leiden dat een schuld niet meer wordt geïnd als er niet snel actie volgt.

ProcessMind volgt in SAP ECC hoelang elk geschil openstaat, vanaf het moment dat het wordt gemeld tot de oplossing. Zo kunnen managers structurele bottlenecks in het beoordelingsproces vinden en controleren of geschillen volgens interne normen worden afgehandeld. Hierdoor blijft geld minder lang vastzitten in betwiste facturen.

Bankafschriften handmatig aan openstaande facturen koppelen kost veel tijd en leidt tot fouten en niet-toegewezen betalingen. Als betalingen niet snel worden verwerkt, klopt de beschikbare kredietruimte voor klanten niet. Daardoor kunnen nieuwe verkooporders worden geblokkeerd en ontstaat onnodige wrijving tussen verkoop en financiën. Bovendien houdt dit handmatige werk het financiële team af van analytische taken met meer waarde.

ProcessMind analyseert de activiteiten die leiden tot de afhandeling van facturen en berekent welk deel van de betalingen automatisch of handmatig wordt verwerkt. Het laat zien in welke situaties handmatige tussenkomst het vaakst nodig is. Zo kun je de configuratie in SAP ECC gericht aanpassen en het percentage automatisch verwerkte bankafschriften verhogen.

Creditfacturen uitgeven of facturen aanpassen nadat ze zijn verzonden, wijst op problemen met de datakwaliteit of fouten in de facturatie. Zulke correcties verstoren de klantervaring en verdubbelen het werk voor één transactie, waardoor de administratieve kosten van de facturatiecyclus oplopen. Veel herstelwerk maakt ook financiële rapportages en prognoses minder betrouwbaar.

ProcessMind volgt hoe vaak creditfacturen worden uitgegeven ten opzichte van de oorspronkelijke facturatie en brengt zo de oorzaken van herstelwerk in het debiteurenproces aan het licht. Teams kunnen fouten in verkooporders of stamgegevens in SAP ECC aanpakken voordat facturen worden aangemaakt. Dat verhoogt het percentage facturen dat in één keer goed is.

Incassoteams hebben vaak geen duidelijk beeld van de activiteiten die het snelst tot betaling leiden. Zonder inzicht in de effectiviteit van medewerkers of het effect van herinneringen worden middelen vaak besteed aan rekeningen met lage prioriteit, terwijl facturen met een hoog risico open blijven staan. Door dit gebrek aan datagedreven sturing is incasso eerder reactief dan proactief en blijft de cashflow onvoorspelbaar.

ProcessMind geeft een helder beeld van het incassoproces door elke herinnering en betalingsbelofte te koppelen aan de uiteindelijke betaaldatum. Managers kunnen zo de incassostrategie in SAP ECC verbeteren op basis van aantoonbare resultaten. Medewerkers richten hun aandacht op de rekeningen en activiteiten die het meeste opleveren.

Zelfs een kleine vertraging bij het versturen van een factuur heeft direct invloed op de betaaldatum en verlengt de cashcyclus. Veel organisaties hebben te maken met vertragingen in de interne verwerking tussen het moment waarop een factuur in het systeem wordt aangemaakt en het moment waarop de klant deze daadwerkelijk ontvangt. Ligt een factuur dagenlang in een wachtrij, dan gaat de betalingstermijn nog niet eens lopen. De klant krijgt zo in feite gratis krediet.

ProcessMind brengt verborgen vertragingen in de facturatie-workflow aan het licht door de tijd tussen het aanmaken van facturen en het versturen ervan te meten. Door deze interne vertraging te verkorten, begint de betalingstermijn zo vroeg mogelijk. Zo komt geld sneller binnen en ontvangen klanten hun factuur terwijl de transactie nog vers in het geheugen ligt.

Als klanten geen gebruikmaken van kortingen voor snelle betaling, kan dat erop wijzen dat het facturatieproces te traag is om op tijd te betalen. Daardoor missen klanten een reden om eerder te betalen, wat de cashcyclus vertraagt. Het kan ook wijzen op grotere problemen met de manier waarop klanten hun facturen ontvangen en verwerken. Bovendien vallen de kosten voor de klant hierdoor hoger uit.

ProcessMind vergelijkt de voorwaarden voor korting met de daadwerkelijke betalingstimestamps en laat zien waar het proces de kortingsperiode niet haalt. Zo kunnen debiteurenteams nagaan of vertragingen komen door interne goedkeuringen of door het betaalgedrag van klanten binnen de SAP ECC-workflow. Op basis daarvan kunnen ze het proces aanpassen, zodat betalingen sneller binnenkomen.

Deelbetalingen zorgen voor extra administratief werk: facturen blijven openstaan en moeten handmatig worden afgestemd. Door die complexiteit lopen openstaande bedragen op die lastig te volgen en af te handelen zijn. Over het resterende bedrag ontstaan bovendien geregeld nieuwe geschillen of onduidelijkheid over de oorspronkelijke voorwaarden. Het kost vaak onevenredig veel tijd om kleine restbedragen op te volgen.

Met process mining kunnen teams zien hoe vaak deelbetalingen voorkomen en wat de oorzaken zijn bij verschillende klantgroepen. ProcessMind brengt in kaart welke route deze facturen afleggen. Zo kunnen teams de opvolging en aflettering van restbedragen in SAP ECC verbeteren en patronen herkennen die tot volledige betaling leiden.

Als klantrekeningen na een betaling traag worden bijgewerkt, kunnen nieuwe bestellingen onnodig worden geblokkeerd vanwege de kredietlimiet. Dat leidt tot wrijving tussen sales en finance. Klanten kunnen tijdens de vertraging ook naar een concurrent overstappen, wat omzet kost. Als het kredietbeheersysteem recente betalingen niet realtime verwerkt, bestaat het risico dat de organisatie juist haar beste betalers van zich vervreemdt.

ProcessMind meet hoeveel tijd verstrijkt tussen de ontvangst van een betaling en de update van het kredietprofiel van de klant. Door deze stroom in SAP ECC zichtbaar te maken, kunnen organisaties zorgen dat kredietlimieten kloppen en dat vrijgegeven betalingen meteen weer kredietruimte opleveren. Dat ondersteunt soepelere verkoopprocessen en betere klantenservice.

Niet-geïdentificeerde of niet-toegewezen betalingen op tussenrekeningen geven geen goed beeld van de financiële positie van het bedrijf en leiden tot onjuiste ouderdomsrapportages. Om deze betalingen correct te verwerken, is vaak veel onderzoek nodig. Daarbij zijn geregeld meerdere afdelingen betrokken en moet er handmatig contact worden opgenomen met de klant of bank. Door dit gebrek aan duidelijkheid zijn betrouwbare financiële overzichten en effectieve incasso lastig.

ProcessMind volgt bankafschriften en meet hoe vaak betalingen met openstaande posten worden gematcht in SAP ECC. Zo worden patronen en specifieke klanten of banken zichtbaar die voor de meeste niet-toegewezen betalingen zorgen. Met die informatie kunnen teams de afletterregels nauwkeuriger instellen en minder tijd kwijt zijn aan handmatige afstemming.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een kortere periode tussen facturatie en betaling is belangrijk voor een gezonde liquiditeit en goed werkkapitaalbeheer. Als betalingen sneller binnenkomen, kan het geld opnieuw worden ingezet in plaats van vast te zitten in onbetaalde facturen. Dat verbetert de financiële positie van de organisatie. Succes blijkt uit een duidelijke daling van het aantal Days Sales Outstanding bij verschillende klantgroepen en bedrijfseenheden.

ProcessMind geeft binnen SAP ECC een helder beeld van het volledige betalingstraject en laat precies zien waar vertragingen ontstaan. Door te analyseren hoelang facturen in elke status blijven, van aanmaak tot aflettering, kunnen gebruikers klantgroepen of regio’s aanwijzen waarvoor een gerichte incassoaanpak nodig is. Zo verbetert de liquiditeit. Deze gedetailleerde analyse brengt ook bottlenecks aan het licht die in standaardrapportages verborgen blijven.

Geschillen vertragen betalingen vaak en kunnen klantrelaties schaden als ze te lang blijven liggen. Door deze cases voorrang te geven en snel af te handelen, kunnen organisaties geblokkeerde betalingen vrijgeven en de klanttevredenheid verbeteren. Een goede aanpak van geschillen maakt de cashflow voorspelbaarder. Ook kan de financiële afdeling vragen sneller en beter afhandelen.

ProcessMind brengt de verschillende routes van geschillen door het systeem in kaart en signaleert terugkerende lussen en vertragingen bij overdrachten tussen afdelingen. Met deze analyse kunnen managers de afhandelingsworkflow standaardiseren, zodat de juiste persoon een probleem meteen oppakt. Dat kan de afhandeltijd met 30 procent of meer verkorten. Ook worden terugkerende oorzaken van geschillen zichtbaar, zodat teams die bij de bron kunnen aanpakken.

Handmatige verwerking van binnenkomende betalingen kost veel tijd en is foutgevoelig. Als meer betalingen automatisch worden gematcht, kan het financeteam zich richten op complexe uitzonderingen in plaats van op routinematige gegevensinvoer. Dat scheelt administratief werk en verlaagt de bedrijfskosten. Het doel is om zoveel mogelijk betalingen zonder menselijke tussenkomst aan facturen af te letteren.

ProcessMind brengt de oorzaken van mislukte matches in SAP ECC aan het licht, zoals ontbrekende referentienummers of afwijkende betalingsbedragen. Organisaties kunnen deze inzichten gebruiken om de regels voor elektronische bankafschriften aan te scherpen en de datakwaliteit bij de bron te verbeteren. Zo worden meer betalingen volledig automatisch verwerkt. Teams zien bovendien waar handmatig werk echt nodig is.

Veel creditnota’s wijzen meestal op problemen met de facturatie of de orderafhandeling. Door het aantal correcties terug te dringen, voorkom je omzetverlies en dubbel werk om financiële gegevens achteraf te herstellen. Minder creditnota’s duiden op een nauwkeuriger facturatieproces en helpen het vertrouwen van klanten op te bouwen.

Door te analyseren waardoor creditnota’s ontstaan, kunnen teams problemen eerder in het proces opsporen, bijvoorbeeld bij sales of logistiek. ProcessMind laat zien welke klanttypen of producten samenhangen met veel correcties. Zo kunnen teams maatregelen nemen om facturen meteen goed op te stellen. Dat scheelt administratief werk voor zowel debiteurenbeheer als sales.

Als facturen later naar klanten worden verstuurd, schuift ook de vroegst mogelijke betaaldatum op. Door elke factuur meteen na aanmaak te versturen, verkorten organisaties de periode tot betaling en kunnen ze de cashflow nauwkeuriger voorspellen. Het doel is om administratieve vertraging aan het begin van de facturatiecyclus weg te nemen, zodat omzet op tijd wordt verantwoord.

ProcessMind meet in SAP ECC hoeveel tijd er zit tussen het aanmaken en versturen van een factuur. Door deze vertragingen zichtbaar te maken, kunnen financiële managers verzendacties automatiseren en de prestaties realtime volgen. Zo blijft geen factuur dagenlang in een wachtrij liggen. Deze verbetering kan de eerste fase van de debiteurencyclus met meerdere dagen verkorten, waardoor betalingen sneller binnenkomen.

Kortingen voor snelle betaling aanbieden en verzilveren kan ervoor zorgen dat geld sneller binnenkomt. Organisaties die hun kortingsvoorwaarden goed beheren, stimuleren klanten om eerder te betalen. Daardoor staan vorderingen minder lang open en wordt de cashconversiecyclus korter. Zo wordt debiteurenbeheer een proactief financieel instrument waar de hele organisatie baat bij heeft.

Het platform volgt hoe kortingsvoorwaarden worden gebruikt en signaleert gemiste kansen: klanten met recht op korting die niet binnen de kortingsperiode betalen. Met inzicht in dit betaalgedrag kunnen bedrijven hun incassoaanpak en betalingsvoorwaarden aanpassen om vaker snelle betalingen te stimuleren. ProcessMind laat zien welke klantgroepen het best op deze prikkels reageren.

Betalingen die niet op het subgrootboek worden afgeletterd, geven een onjuist beeld van de schuld van klanten en bemoeilijken goede kredietbeslissingen. Door deze bedragen terug te dringen, blijft de ouderdomsrapportage actueel en sluiten kredietlimieten aan op de werkelijke financiële positie. Dat is belangrijk voor betrouwbare financiële rapportages en risicobeheer in de bedrijfsvoering.

ProcessMind laat zien hoe niet-toegewezen betalingen door het proces lopen en hoelang ze op tussenrekeningen blijven staan voordat ze worden afgeletterd. Door patronen te herkennen, bijvoorbeeld bij banken of betaalmethoden met onvoldoende gegevens, kunnen organisaties hun afstemmingsprocedures verbeteren en betalingen sneller verwerken. Zo neemt het risico af dat kredietbeslissingen op verouderde informatie zijn gebaseerd.

Als deelbetalingen niet op dezelfde manier worden verwerkt, raken klantrekeningen versnipperd en wordt handmatige afstemming lastig. Met een standaardprocedure kunnen teams restbedragen nauwkeurig bijhouden en op de juiste manier opvolgen. Dat maakt het grootboek overzichtelijker en vereenvoudigt het dagelijkse werk van incassomedewerkers.

ProcessMind brengt in SAP ECC in beeld hoe deelbetalingen nu worden verwerkt en signaleert afwijkende werkwijzen die afstemmingsproblemen veroorzaken. Managers kunnen deze data gebruiken om medewerkers te trainen in de gewenste aflettermethoden en de opvolging van restbedragen te automatiseren. Zo wordt elk bedrag verantwoord zonder dat het financeteam meer werk krijgt.

Goed incassobeheer vraagt inzicht in welke aanpak werkt en welke medewerkers de beste resultaten behalen. Als duidelijk is hoe effectief betalingsherinneringen en betalingsbeloften zijn, kunnen middelen beter worden ingezet. Het doel is om van de incassoafdeling een datagedreven team te maken dat zich richt op zaken met de meeste waarde.

ProcessMind volgt het resultaat van elke incassoactiviteit. Zo wordt bijvoorbeeld zichtbaar of een betalingsherinnering binnen de verwachte termijn tot betaling heeft geleid. Organisaties kunnen de conversie van verschillende aanpakken meten en zich richten op activiteiten met het meeste effect. Dat verhoogt uiteindelijk de productiviteit van het hele debiteurenteam. Subjectieve incasso-inspanningen worden zo meetbare prestatie-indicatoren.

Nauwkeurige kredietlimieten zijn belangrijk om oninbare vorderingen te voorkomen en tegelijk duurzame omzetgroei mogelijk te maken. Door limieten dynamisch aan te passen aan realtime betaalgedrag, loopt de organisatie minder onnodig risico met klanten die laat betalen. Zo bescherm je de winst en geef je het salesteam duidelijke grenzen.

ProcessMind analyseert historische betalingstrends en signaleert klanten bij wie het betaalgedrag verslechtert, voordat dit een groot probleem wordt. Door deze inzichten te koppelen aan de kredietbeheerfunctie in SAP ECC kunnen organisaties kredietlimieten automatisch aanpassen of rekeningen markeren voor handmatige beoordeling. Zo ontstaat een risicobeheerproces dat meebeweegt met veranderend klantgedrag.

Verbetertraject voor debiteurenbeheer in 6 stappen

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de Excel-template voor financiële SAP ECC-tabellen zoals BKPF en BSEG. Zo sluit de datastructuur aan op onze analyse-engine.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met een standaardindeling worden de levenscyclus van facturen en de afletteractiviteiten correct in kaart gebracht, zodat je meteen kunt beginnen met analyseren.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare datatemplate voor financiële gegevens uit SAP

INZICHT IN PROCESSEN

Ontdek verborgen bottlenecks in de cashflow van SAP ECC

ProcessMind brengt de debiteurencyclus visueel in kaart en laat elke vertraging zien, van factuur tot bankafstemming. Je krijgt inzicht in geschillenafhandeling en betalingspatronen, zodat je betalingen sneller kunt innen.

Breng het volledige factuur-tot-betalingstraject in kaart
Spoor vertragingen in de afhandeling van geschillen op
Breng handmatige stappen in de bankafstemming in kaart
Volg DSO-trends met realtime data

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

BEWEZEN RESULTATEN

Verbeterbenchmarks voor debiteurenbeheer in SAP

Door het volledige traject van elk factuurnummer in SAP ECC zichtbaar te maken, kunnen teams verborgen bottlenecks opsporen en de wereldwijde incasso verbeteren. Deze cijfers laten zien wat organisaties bereiken wanneer ze de credit-to-cashcyclus inzichtelijk maken.

0 days

Minder Days Sales Outstanding

Gemiddelde verkorting van de incassotijd

Door de cyclus van facturatie tot aflettering te verkorten, komt werkkapitaal vrij dat anders vastzit in onbetaalde facturen.

+ 0 %

Meer automatische aflettering

Meer betalingen volledig automatisch verwerkt

Betere regels voor de verwerking van bankafschriften zorgen ervoor dat meer betalingen automatisch worden afgestemd, zonder handmatige tussenkomst van het financeteam.

0 %

Geschillen sneller afhandelen

Kortere afhandeltijd per case

Door bottlenecks in de interne communicatie en het verzamelen van bewijs op te sporen, kunnen teams factuurgeschillen veel efficiënter afhandelen.

0 %

Minder herstelwerk voor creditnota’s

Minder factuurcorrecties

Minder fouten in de oorspronkelijke facturen betekent minder dure creditnota’s en minder administratief werk.

+ 0 %

Meer kortingen verzilveren

Meer gebruik van kortingen voor snelle betaling

Met passende betalingsvoorwaarden en snelle verzending betalen klanten binnen de kortingsperiode. Dat maakt de cashflow voorspelbaarder.

Resultaten verschillen per organisatie, afhankelijk van de complexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven typische verbeteringen weer die zijn waargenomen bij implementaties van process mining voor financiële SAP-modules.

Aanbevolen data

Selecteer eerst de belangrijkste datavelden en activiteiten die het incassoproces bepalen.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De organisatorische eenheid waarvoor de balans wordt opgesteld.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel om dashboards op bedrijfseenheid te filteren en financiële administraties gescheiden te houden.

Unieke identificatiecode van de klantrekening.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je inzoomen op het gedrag en de betalingstrends van specifieke klanten.

Classificeert het boekingsdocument, bijvoorbeeld als factuur, betaling of creditnota.

Waarom dit belangrijk is

Maakt in de data onderscheid tussen facturen, betalingen en correcties.

De waarde van de regelpost in de valuta van de bedrijfscode.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om de financiële impact te analyseren en cases met een hoge waarde voorrang te geven.

De ID van de gebruiker die de transactie heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatieanalyse per teamlid mogelijk en helpt automatisering te herkennen.

De datum waarop de factuur is afgeletterd, door betaling of verrekening.

Waarom dit belangrijk is

De belangrijkste timestamp voor het berekenen van DSO en de snelheid van betalingen.

De berekende datum waarop de betaling uiterlijk moet zijn gedaan.

Waarom dit belangrijk is

De referentiedatum om te bepalen of betalingen op tijd of te laat zijn.

Deelt klanten in verschillende segmenten in.

Waarom dit belangrijk is

De standaardmanier om klanten in SAP in segmenten in te delen.

Geeft aan of de activiteit automatisch is uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk om de procesefficiëntie en automatiseringsgraad te meten.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

De eerste boeking van de klantfactuur in het grootboek. Hiermee wordt de openstaande post aangemaakt in het subgrootboek voor debiteuren.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het officiële begin van de financiële verplichting en de ouderdomsperiode van de klantfactuur.

De factuur wordt per post, e-mail of EDI naar de klant verstuurd. Deze activiteit markeert het moment waarop de klant het betalingsverzoek daadwerkelijk ontvangt.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de berekening van de KPI ‘Doorlooptijd factuurverzending’. Vertragingen verhogen het aantal Days Sales Outstanding.

Een aanmaning of betalingsherinnering wordt naar de klant verstuurd vanwege een openstaand bedrag waarvan de betalingstermijn is verstreken. Dit is een proactieve actie van het incassoteam.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het dashboard ‘Incassoprestaties’. Veel herinneringen wijzen op problemen met het betaalgedrag van klanten.

Een factuurregel krijgt een redencode die aangeeft dat de klant het niet eens is met de factuur of een vraag heeft. Hierdoor wordt de factuur meestal geblokkeerd voor betaling.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor ‘Efficiëntie van geschillenafhandeling’. Laat zien waarom betalingen worden opgehouden en hoe lang de afhandeling duurt.

Een betaling dekt slechts een deel van het totale factuurbedrag. De factuur blijft openstaan met een restbedrag.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor ‘Analyse van de impact van deelbetalingen’. Deelbetalingen maken de afstemming ingewikkelder en verlengen de doorlooptijden.

Een inkomend betalingsdocument wordt geboekt om de factuur te betalen. Hiermee wordt de inkomende betaling in het grootboek geregistreerd.

Waarom dit belangrijk is

De belangrijkste gebeurtenis voor ‘Gemiddeld aantal Days Sales Outstanding’. Dit markeert de financiële ontvangst van de verkoopopbrengst.

De laatste stap in de afstemming: de openstaande factuur en de betaling worden aan elkaar gekoppeld en de status ‘openstaande post’ wordt verwijderd. Het proces is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Essentiële End Event. Wordt gebruikt om het ‘Percentage automatische aflettering’ te berekenen en de levenscyclus af te sluiten.

Veelgestelde vragen

Wat kan process mining laten zien over onze debiteurenafdeling?

Process mining brengt met event logs uit SAP ECC het werkelijke verloop van facturen in beeld, van aanmaak tot betaling. Het signaleert verborgen bottlenecks, zoals vertragingen bij de afhandeling van geschillen of handmatige verwerking van binnenkomende betalingen, die bijdragen aan een hoog aantal Days Sales Outstanding.

Hoe koppelen we ons SAP ECC-systeem aan een process mining-platform?

Data-extractie gebeurt meestal via een speciale connector naar je SAP-systeem of met ETL-tools om specifieke tabellen op te halen. De meeste implementaties richten zich op standaardmodules voor financiële administratie. Zo blijft de dataoverdracht veilig en voldoet deze aan de richtlijnen voor bedrijfsbeheer.

Welke SAP ECC-tabellen zijn nodig voor deze analyse?

De analyse gebruikt vooral gegevens op kop- en regelniveau uit tabellen zoals BKPF en BSEG, aangevuld met stamgegevens van klanten uit KNA1. Daarnaast worden wijzigingslogs uit CDHDR en CDPOS gebruikt om statusupdates en wijzigingen tijdens de levenscyclus van facturen te volgen.

Kan process mining ons helpen het aantal Days Sales Outstanding te verlagen?

Ja. Het laat precies zien waar vertragingen in de incassocyclus ontstaan, bijvoorbeeld bij het versturen van facturen of tijdens trage interne goedkeuringen. Door deze specifieke vertragingen aan te pakken, kunnen organisaties betalingen sneller innen en hun liquiditeit verbeteren.

Kunnen we de afhandeling van geschillen in SAP volgen?

Process mining volgt elke stap van een geschil, van het vaststellen van een afwijking tot de uiteindelijke afhandeling. Dit inzicht helpt managers om geschillen op een vaste manier af te handelen. Zo zit er minder werkkapitaal vast in onopgeloste claims.

Hoe lang duurt het voordat een debiteurenproject de eerste resultaten oplevert?

De meeste organisaties zien hun eerste procesmaps binnen vier tot zes weken nadat de eerste data-extractie is afgerond. Dankzij deze korte doorlooptijd kunnen teams al vroeg in het project snelle verbeteringen vinden, zoals het automatiseren van terugkerende handmatige betalingenverwerking.

Waarom wordt het factuurnummer gebruikt als primaire case-ID?

Het factuurnummer is een unieke sleutel die gebeurtenissen uit verschillende SAP-modules met elkaar verbindt, zoals facturatie, ontvangst van betalingen en aflettering. Met deze identificatie krijg je een volledig beeld van de financiële transactie, zonder dubbele records.

Hoe verwerkt het systeem deelbetalingen en niet-toegewezen betalingen?

De mining-engine signaleert betalingen die niet overeenkomen met het factuurbedrag en volgt de handmatige correcties en vervolgacties die daarop volgen. Zo begrijpen teams waardoor betalingen niet worden gematcht en kunnen ze de automatische matchregels verbeteren.

Verbeter het debiteurenbeheer en pak cashflowproblemen vandaag aan

Verlaag je DSO met 15 tot 20 dagen en versnel betalingen in SAP ECC.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. De installatie duurt maar een paar minuten.