> Continue procesverbetering > Factuurverwerking crediteuren > NetSuite > Datatemplate

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

NetSuite

Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren (21) Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren (14) Extractiegidsen (4)

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Deze volledige template helpt je bij het verzamelen van de data die je nodig hebt om de verwerking van crediteurenfacturen te optimaliseren. Je ziet welke attributen je moet verzamelen en welke belangrijke activiteiten je in je event log moet volgen. Daarnaast vind je praktische uitleg over het extraheren van deze data uit NetSuite. Zo beschik je over alle informatie voor een nauwkeurige procesanalyse en gerichte verbeteringen.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Uitleg voor data-extractie uit NetSuite

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Template downloaden

Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een volledige analyse van de factuurverwerking bij crediteuren.

5 Verplicht 6 Aanbevolen 10 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteit ActivityName	De naam van de bedrijfsactiviteit of gebeurtenis die in het factuurproces heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in het Accounts Payable-proces, zoals 'Vendor Bill Created', 'Invoice Approved' of 'Payment Executed'. De volgorde en frequentie van deze activiteiten analyseren is de kern van process mining. Je maakt er de procesflow mee zichtbaar, vindt veelvoorkomende en zeldzame procesvarianten en brengt knelpunten of afwijkingen van de standaardprocedure aan het licht. De gedefinieerde activiteiten vormen de knooppunten in de proceskaart. Waarom dit belangrijk is Het definieert de processtappen. Daarmee kun je de proceskaart visualiseren, overgangstijden berekenen en knelpunten en herstelwerklussen vinden. Waar je het vindt Afgeleid uit systeemlogs, audittrails of statuswijzigingen in de Vendor Bill en gerelateerde betaalrecords in NetSuite. Hiervoor is vaak transformatielogica nodig. Voorbeelden Leveranciersfactuur aangemaaktFactuur goedgekeurdBetaling uitgevoerdAfwijking gevonden
	Factuur Invoice	De unieke identificatie van elke leveranciersfactuur.
Beschrijving De 'Invoice' is de primaire case-identificatie. Deze koppelt alle activiteiten vanaf het moment waarop een factuur wordt ontvangen tot en met de uiteindelijke betaling. Dit attribuut is essentieel om de volledige route van elke factuur te reconstrueren. In analyses kun je ermee filteren, groeperen en afzonderlijke factuurprocessen gedetailleerd bekijken. Daarmee vormt het de basis voor variantanalyses en berekeningen van doorlooptijden. Waarom dit belangrijk is Dit is het belangrijkste attribuut dat alle gerelateerde gebeurtenissen aan één procesinstantie koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van elke factuur analyseren. Waar je het vindt Dit is de primaire sleutel van het Vendor Bill-transactierecord in NetSuite, vaak aangeduid als Transaction ID of Document Number. Voorbeelden INV-2023-001237894561VN54321A
	Starttijd EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis is gestart.
Beschrijving Dit attribuut registreert de exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit plaatsvond. Het bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen binnen elke case. Deze timestamp is belangrijk voor alle tijdgebaseerde analyses, zoals het berekenen van doorlooptijden tussen activiteiten, de totale end-to-end-procesduur en vertragingen. De timestamp wordt gebruikt om gebeurtenissen correct te ordenen en vormt de basis voor prestatie-KPI's zoals 'Average Invoice Approval Time' en 'Days Payable Outstanding'. Waarom dit belangrijk is Het geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Dat is nodig om alle metriek op basis van doorlooptijden te berekenen, knelpunten te vinden en procesprestaties te begrijpen. Waar je het vindt Timestampvelden die horen bij statuswijzigingen of aanmaak- en wijzigingsdatums in NetSuite-transactierecords en System Notes. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:05Z
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de data is gehaald.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de herkomst van de procesdata. In deze weergave is de waarde altijd 'NetSuite'. In omgevingen met meerdere systemen, zoals een extern OCR-systeem en een ERP, is dit veld belangrijk voor datatracering en probleemoplossing. Het bevestigt dat alle gebeurtenissen correct aan het bronsysteem zijn toegeschreven. Waarom dit belangrijk is Het zorgt voor inzicht in de herkomst van data. In omgevingen met meerdere systemen is dit belangrijk om data voor controle en context naar de bron terug te leiden. Waar je het vindt Dit is een vaste waarde ('NetSuite') die tijdens het extraheren en transformeren van de data wordt ingevuld. Voorbeelden NetSuite
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp waarop de data voor deze gebeurtenis voor het laatst uit het bronsysteem is vernieuwd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de eventdata voor het laatst uit NetSuite is gehaald. Het laat zien hoe actueel de data in de process mining-tool is. Dat is belangrijk om de actualiteit van de analyse te beoordelen. Je ziet hoe recent de data is, wat vooral relevant is voor operationele dashboards die factuurstatussen bijna in realtime volgen. Waarom dit belangrijk is Het maakt de actualiteit van de data inzichtelijk. Zo zie je hoe recent de procesanalyse is en wanneer de volgende data-update wordt verwacht. Waar je het vindt Deze timestamp wordt door de data-extractietool of -pipeline aangemaakt op het moment dat de data wordt ingelezen. Voorbeelden 2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z
	Factuurbedrag InvoiceAmount	De totale geldwaarde van de factuur.
Beschrijving Dit attribuut staat voor het totale brutobedrag dat op de leveranciersfactuur moet worden betaald, vóór aftrek van kortingen of andere bedragen. Het is een belangrijke financiële maatstaf voor elke case. Het factuurbedrag wordt gebruikt voor financiële analyses, bijvoorbeeld om facturen in waardeklassen in te delen en te zien of hun procesroutes verschillen. In dashboards laat het zien wat de financiële impact van knelpunten of vertragingen is. Het is ook een basis voor DPO-berekeningen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de financiële impact van procesinefficiënties analyseren en facturen op waarde indelen, zodat je prioriteit kunt geven aan facturen met een hoge waarde. Waar je het vindt Het veld 'Amount' of 'Total' in de kop van het Vendor Bill-transactierecord. Voorbeelden 1500.75250.0012500.50
	Goedkeurder Approver	De gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de factuur voor betaling.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de manager of budgethouder die de definitieve goedkeuring voor de factuur heeft gegeven. Een factuur kan tijdens de levenscyclus meerdere goedkeurders hebben. Dit is een belangrijke dimensie voor het dashboard 'Approval Bottleneck Analysis'. Door goedkeuringstijden per goedkeurder te analyseren, kan de organisatie zien wie goedkeuringen laat liggen, facturen opnieuw routeren om de werkbelasting beter te verdelen en het goedkeuringsproces efficiënter maken. Waarom dit belangrijk is Helpt direct bij het identificeren van knelpunten in het goedkeuringsproces en bij het analyseren van de werkbelasting en prestaties van managers in de goedkeuringsketen. Waar je het vindt Deze informatie staat vaak in de workflowgeschiedenis of goedkeuringslogboeken die aan de Vendor Bill-transactie zijn gekoppeld. Voorbeelden s.chenp.williamsr.davis
	Inkoopordernummer PurchaseOrderNumber	De identificatie van de inkooporder die aan de factuur is gekoppeld, indien van toepassing.
Beschrijving Dit attribuut koppelt de leveranciersfactuur aan een vooraf goedgekeurde inkooporder (PO). Of dit veld is ingevuld, is belangrijk om facturen met en zonder PO van elkaar te onderscheiden. Dit veld is essentieel voor het 'PO/GR Matching Efficiency'-dashboard en de KPI 'PO/GR Matching Success Rate'. Door processen te analyseren op basis van de aanwezigheid van een PO, zie je waar three-way matching efficiëntiewinst oplevert en waar automatisering mogelijk is. Waarom dit belangrijk is Maakt onderscheid tussen facturen met en zonder PO. Deze volgen vaak verschillende procespaden en bieden verschillende mogelijkheden voor automatisering. Het veld is belangrijk voor het analyseren van de matchingefficiëntie. Waar je het vindt Dit staat meestal bij de regelitems of in de kop van het Vendor Bill-record en koppelt het record aan een Purchase Order-transactie. Voorbeelden PO-004589PO-005123null
	Leveranciersnaam VendorName	De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de juridische naam van de leverancier die bij de factuur hoort. Het is een belangrijk masterdatagegeven dat aan de transactie is gekoppeld. Door het proces per leverancier te analyseren, vind je leveranciersspecifieke problemen, zoals veel afwijkingen, betalingsvertragingen of mogelijkheden voor dynamische kortingen. Het is ook nodig voor het dashboard 'Invoice Status and Aging', waarmee je openstaande facturen categoriseert, en voor relatiebeheer. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je prestaties per leverancier analyseren, probleemleveranciers vinden, betere voorwaarden onderhandelen en relaties goed beheren. Waar je het vindt Uit het Vendor-record dat aan de Vendor Bill-transactie is gekoppeld. Het veld heet meestal 'Vendor Name' of 'Company Name'. Voorbeelden Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCCreative Marketing Co.
	Vervaldatum factuur InvoiceDueDate	De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald om boetes te voorkomen.
Beschrijving Dit attribuut geeft de uiterste betaaldatum aan, op basis van de betalingsvoorwaarden van de leverancier en de factuurdatum. Het is een belangrijke deadline in het AP-proces. Deze datum is de referentie voor het 'Payment Compliance Dashboard' en de KPI 'Payment Term Adherence Rate'. Je gebruikt de datum om te bepalen of betalingen op tijd, te vroeg of te laat zijn gedaan. Dat heeft direct invloed op de relatie met leveranciers en kan leiden tot kosten voor te late betaling. Waarom dit belangrijk is Dient als belangrijkste referentie voor het meten van tijdige betalingen. Dat is belangrijk voor leveranciersrelaties en financiële compliance. Waar je het vindt Dit is het standaardveld 'Due Date' op het Vendor Bill-transactierecord. Voorbeelden 2023-11-302023-12-152024-02-28
	Verwerker ProcessorUser	De gebruiker die verantwoordelijk is voor het verwerken of invoeren van de factuur.
Beschrijving Dit attribuut identificeert het teamlid van Accounts Payable dat de data heeft ingevoerd of de eerste verwerkingsstappen van de factuur heeft uitgevoerd. Deze data is essentieel voor het dashboard 'AP Staff Workload Distribution'. Managers kunnen hiermee de werkverdeling analyseren, bepalen waar training nodig is en de prestaties van individuele medewerkers of teams meten. Ook kun je hiermee de oorzaak van fouten onderzoeken door ze terug te leiden naar de verwerker. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van werkbelasting en prestaties mogelijk. Ook kun je de oorzaak van fouten onderzoeken door activiteiten aan specifieke AP-medewerkers toe te wijzen. Waar je het vindt De velden 'Created By' of 'Modified By' in de systeemnotities of audittrail voor activiteiten in een vroeg stadium van het Vendor Bill-proces. Voorbeelden j.doea.smithm.jones
	Bedrijfscode CompanyCode	De identificatie van de juridische entiteit of dochteronderneming die de factuur verwerkt.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welk bedrijf of welke dochteronderneming binnen de organisatie verantwoordelijk is voor de factuur. Dit is vooral relevant voor organisaties met meerdere juridische entiteiten. Door het proces per bedrijfscode te analyseren, kun je de prestaties van verschillende bedrijfsonderdelen vergelijken. Zo zie je verschillen in efficiëntie, compliance of werkbelasting die specifiek zijn voor een dochteronderneming. Dat maakt gerichte verbeteracties mogelijk. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om procesprestaties tussen verschillende juridische entiteiten of dochterondernemingen te vergelijken. Zo kun je gerichte verbeteringen doorvoeren en de corporate governance bewaken. Waar je het vindt In NetSuite komt dit overeen met het veld 'Subsidiary' op het transactierecord in een OneWorld-account. Voorbeelden US01DE01UK01
	Betaaldatum PaymentDate	De datum waarop de betaling van de factuur is uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut registreert de datum waarop het geld aan de leverancier is overgemaakt. Daarmee is de financiële afwikkeling van de factuur voltooid. Deze datum wordt gebruikt om het daadwerkelijke einde van het proces te bepalen voor verschillende KPI's, waaronder 'Days Payable Outstanding' en 'Payment Term Adherence Rate'. Het is de feitelijke gebeurtenis waarmee je de betaling vergelijkt met de 'Invoice Due Date' en 'Early Payment Discount Date'. Waarom dit belangrijk is Markeert het financiële einde van het proces en vormt de basis voor het berekenen van KPI's voor betalingscompliance, DPO en het benutten van kortingen. Waar je het vindt Uit het veld 'Date' van het bijbehorende Bill Payment-transactierecord in NetSuite. Voorbeelden 2023-11-282023-12-142024-02-25
	Betaling op tijd IsOnTimePayment	Een indicator die aangeeft of de factuur op of vóór de vervaldatum is betaald.
Beschrijving Dit berekende boolean-attribuut bepaalt of de 'Payment Date' kleiner dan of gelijk aan de 'Invoice Due Date' is. Het geeft voor elke factuur een duidelijke ja/nee-uitkomst over de tijdigheid van de betaling. Dit attribuut ondersteunt het 'Payment Compliance Dashboard' direct en wordt gebruikt om de KPI 'Payment Term Adherence Rate' te berekenen. Je kunt er eenvoudig alle te late betalingen mee filteren en de oorzaak ervan onderzoeken. Waarom dit belangrijk is Vereenvoudigt de analyse van tijdige betalingen en vormt direct de basis voor KPI's rond het naleven van betalingsvoorwaarden en het beheer van leveranciersrelaties. Waar je het vindt Berekend tijdens de data-transformatie: PaymentDate <= InvoiceDueDate. Voorbeelden truefalse
	Betalingsvoorwaarden PaymentTerms	De afgesproken voorwaarden voor het betalen van de factuur (bijvoorbeeld Net 30, 2% 10 Net 30).
Beschrijving Dit attribuut bepaalt onder welke voorwaarden de leverancier betaling verwacht. Het bevat de betalingstermijn en eventuele kortingen voor vroeg betalen. De betalingsvoorwaarden worden gebruikt om de 'Invoice Due Date' en eventuele 'Early Payment Discount Date' te berekenen. Ze zijn essentieel voor het 'Payment Compliance Dashboard' en voor het analyseren van mogelijkheden om vroegbetalingskortingen te benutten. Zo kun je het werkkapitaal beter beheren. Waarom dit belangrijk is Bepaalt betalingstermijnen en kortingsmogelijkheden. Daarmee heeft het direct invloed op het cashflowbeheer en op de mogelijkheid om besparingen te realiseren. Waar je het vindt Het veld 'Terms' op de Vendor Bill-transactie, meestal overgenomen uit het Vendor-stamrecord. Voorbeelden Netto 30Netto 602% 10, netto 30
	Documenttype DocumentType	Het type document dat wordt verwerkt (bijvoorbeeld Invoice, Credit Memo).
Beschrijving Dit attribuut maakt onderscheid tussen standaardfacturen en andere gerelateerde documenten, zoals creditnota's. Die kunnen andere verwerkingsregels of workflows volgen. Door het proces per documenttype te analyseren, vergelijk je gelijksoortige items met elkaar. Het goedkeuringsproces voor een grote factuur kan bijvoorbeeld veel strenger zijn dan dat voor een kleine creditnota. Deze segmentatie geeft een nauwkeuriger beeld van de procesprestaties. Waarom dit belangrijk is Maakt segmentatie van het proces naar verschillende financiële documenttypen mogelijk. Die kunnen elk hun eigen paden en KPI's hebben, wat tot een nauwkeurigere analyse leidt. Waar je het vindt Dit kun je bepalen aan de hand van het transactietype in NetSuite (bijvoorbeeld 'Vendor Bill' of 'Vendor Credit'). Voorbeelden StandaardfactuurCreditnotaDebetnota
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige verwerkingsstatus van de factuur.
Beschrijving Dit attribuut geeft de huidige status van de leveranciersfactuur binnen de AP-levenscyclus aan, zoals 'Open', 'Pending Approval' of 'Paid in Full'. Dit is een belangrijk attribuut voor het dashboard 'Invoice Status and Aging'. Het geeft een actueel overzicht van de werkvoorraad en openstaande verplichtingen. Je kunt ermee filteren op openstaande of problematische facturen en de voortgang naar afronding volgen. Waarom dit belangrijk is Geeft in realtime aan waar een factuur zich in het proces bevindt. Dat is essentieel voor operationele monitoring, werkvoorraadbeheer en financiële prognoses. Waar je het vindt Het veld 'Status' op het Vendor Bill-transactierecord. Voorbeelden OpenstaandWacht op goedkeuringVolledig betaald
	Herbewerking IsRework	Een indicator die aangeeft of de activiteit onderdeel is van een herbewerkingslus.
Beschrijving Dit berekende boolean-attribuut identificeert activiteiten die herhaald werk vertegenwoordigen, zoals een tweede gebeurtenis 'Discrepancy Identified' of een factuur die wordt afgewezen en daarna opnieuw ter goedkeuring wordt ingediend. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Rework and Error Analysis' en de KPI 'Invoice Rework Rate'. Je kunt hiermee de frequentie en impact van herbewerkingen kwantificeren en bronnen van inefficiëntie, fouten en procesafwijkingen opsporen. Waarom dit belangrijk is Kwantificeert procesinefficiëntie door activiteiten te markeren die verspilde inspanning vertegenwoordigen. Zo kun je gericht werken aan betere kwaliteit en een hoger first-time-right-percentage. Waar je het vindt Berekend tijdens de data-transformatie door de volgorde van activiteiten voor een bepaalde case te analyseren. Bijvoorbeeld wanneer 'Invoice Approved' wordt gevolgd door 'Invoice Rejected' en daarna opnieuw door 'Invoice Approved'. Voorbeelden truefalse
	Kortingsdatum EarlyPaymentDiscountDate	De uiterste datum waarop je een factuur moet betalen om in aanmerking te komen voor een vroegbetalingskorting.
Beschrijving Dit attribuut geeft de laatste datum aan waarop een betaling kan worden gedaan om een leverancierskorting te krijgen, zoals bepaald door de 'Payment Terms' (bijvoorbeeld de '10' in '2% 10, Net 30'). Deze datum vormt de basis voor het dashboard 'Early Payment Discount Opportunities'. Door de datum te vergelijken met de huidige datum en de betaaldatum, kan het systeem mogelijkheden identificeren, de KPI 'Early Payment Discount Capture Rate' meten en helpen om kostenbesparingen te maximaliseren. Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste datum om kostenbesparingen door vroegbetalingskortingen te maximaliseren. Door de datum te volgen, kun je het cashmanagement verbeteren. Waar je het vindt Dit is een berekend veld op het Vendor Bill-record, gebaseerd op de factuurdatum en het veld 'Terms'. Voorbeelden 2023-11-102024-01-20null
	Valuta Currency	De valutacode voor het factuurbedrag (bijvoorbeeld USD, EUR).
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welke valuta de factuur is opgesteld. Het biedt essentiële context voor 'InvoiceAmount'. Voor multinationale organisaties is het belangrijk om data in één consistente valuta te analyseren. Met dit veld kun je valuta correct omrekenen en financiële kengetallen uit verschillende regio's of bedrijfsonderdelen goed met elkaar vergelijken. Waarom dit belangrijk is Biedt de nodige context voor alle geldbedragen, zodat financiële analyses betrouwbaar zijn, vooral binnen internationale bedrijfsvoering. Waar je het vindt Het veld 'Currency' op het Vendor Bill-transactierecord, vaak gekoppeld aan de stamgegevens van de leverancier. Voorbeelden USDEURGBPCAD
	Vroegbetalingskorting benut IsEarlyPaymentCaptured	Een indicator die aangeeft of een beschikbare vroegbetalingskorting daadwerkelijk is benut.
Beschrijving Dit berekende boolean-attribuut controleert of een factuur met een beschikbare korting op of vóór de 'Early Payment Discount Date' is betaald. Dit attribuut is essentieel voor het meten van de KPI 'Early Payment Discount Capture Rate' en voor het dashboard 'Early Payment Discount Opportunities'. Het geeft een duidelijke succes- of misluktmeting van de kortingsstrategie en maakt gemiste besparingen zichtbaar. Waarom dit belangrijk is Meet direct hoe effectief de treasury- of AP-functie kostenbesparingen realiseert. Dit is een belangrijke indicator voor financiële prestaties. Waar je het vindt Berekend tijdens de data-transformatie: PaymentDate <= EarlyPaymentDiscountDate voor facturen waarvoor een korting beschikbaar is. Voorbeelden truefalsenull

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log moet vastleggen voor een nauwkeurige procesanalyse en het identificeren van bottlenecks.

6 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling uitgevoerd	Dit staat voor de uiteindelijke betaling van de factuur. De gebeurtenis wordt vastgelegd op basis van de transactiedatum van het Vendor Payment-record dat op de Vendor Bill is toegepast.
Waarom dit belangrijk is Dit is het belangrijkste eindpunt van het AP-proces. Het is nodig om de end-to-end-doorlooptijd, het naleven van betalingstermijnen en Days Payable Outstanding (DPO) te berekenen. Waar je het vindt Het veld 'Date' uit het Vendor Payment-transactierecord dat aan de Vendor Bill is gekoppeld. Vastleggen Transactiedatum van het Vendor Payment-record dat op de factuur is toegepast. Eventtype explicit
	Factuur geboekt in GL	Dit markeert het moment waarop het financiële effect van de Vendor Bill officieel in het General Ledger wordt vastgelegd. De activiteit wordt bepaald aan de hand van de transactiedatum waarop de factuur is goedgekeurd en de vlag 'Posting' is ingesteld.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk financieel controlepunt. Het bevestigt dat de verplichting formeel door het bedrijf is opgenomen. Vertraging bij het boeken kan de nauwkeurigheid van financiële rapportages beïnvloeden. Waar je het vindt De boekingsdatum van de GL-transactie die vanuit de Vendor Bill is aangemaakt. Het veld 'Posting' op de factuur wordt gecontroleerd. Vastleggen Transactiedatum van de GL-boeking die bij de Vendor Bill hoort. Eventtype explicit
	Factuur gesloten	Dit markeert de definitieve afsluiting van het Vendor Bill-record, meestal nadat de factuur volledig is betaald. De activiteit wordt afgeleid wanneer de status van de Vendor Bill verandert in 'Paid in Full'.
Waarom dit belangrijk is Dit vormt het definitieve einde van de proceslevenscyclus en bevestigt dat er voor deze factuur geen verdere actie nodig is. Waar je het vindt Afgeleid uit de timestamp waarop het veld 'Status' van het Vendor Bill-record verandert in 'Paid in Full', zoals vastgelegd in System Notes. Vastleggen Timestamp van de wijziging van het veld 'Status' naar 'Paid in Full'. Eventtype inferred
	Factuur goedgekeurd	Dit betekent dat de Vendor Bill door de aangewezen goedkeurder(s) is goedgekeurd voor betaling. De activiteit wordt vastgelegd wanneer 'Approval Status' van de factuur op 'Approved' wordt gezet.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk mijlpaal die de goedkeuringsfase afsluit en het mogelijk maakt de factuur te boeken en voor betaling in te plannen. Het is een belangrijk datapunt voor het meten van de efficiëntie van goedkeuringen. Waar je het vindt Timestamp waarop het veld 'Approval Status' van het Vendor Bill-record verandert in 'Approved', zoals vastgelegd in System Notes of een workflowlog. Vastleggen Timestamp uit de workflowlog of System Notes voor 'Approval Status' = 'Approved'. Eventtype explicit
	Goedkeuring ingediend	Deze gebeurtenis markeert het moment waarop de Vendor Bill formeel in een goedkeuringsworkflow wordt geplaatst. De activiteit wordt vastgelegd wanneer 'Approval Status' van een conceptstatus verandert in 'Pending Approval'.
Waarom dit belangrijk is Dit is het startpunt voor het meten van de goedkeuringsdoorlooptijd. Daarmee kun je knelpunten bij specifieke goedkeurders of afdelingen vinden. Waar je het vindt Afgeleid uit de timestamp waarop 'Approval Status' van het Vendor Bill-record verandert in 'Pending Approval', zoals vastgelegd in System Notes. Vastleggen Timestamp van de wijziging van het veld 'Approval Status' naar 'Pending Approval'. Eventtype inferred
	Leveranciersfactuur aangemaakt	Dit markeert het moment waarop een nieuwe leveranciersfactuur in NetSuite wordt ingevoerd. De activiteit wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum van het Vendor Bill-transactierecord en vormt het officiële begin van het AP-proces.
Waarom dit belangrijk is Dit is het startpunt voor alle berekeningen van de doorlooptijd van het factuurproces. Het is belangrijk om de efficiëntie van het totale proces en de ouderdom van facturen te meten. Waar je het vindt Het veld 'Date Created' uit het Vendor Bill-transactierecord. Vastleggen Transactie-aanmaakgebeurtenis voor Vendor Bill. Eventtype explicit
	Afwijking gevonden	Deze activiteit vindt plaats wanneer er een verschil wordt gevonden tussen de factuur, de inkooporder en de goederenontvangst, waardoor verdere verwerking niet mogelijk is. Vaak wordt dit afgeleid wanneer een gebruiker een specifieke 'Approval Status' instelt, zoals 'On Hold' of 'Pending Clarification'.
Waarom dit belangrijk is Door deze activiteit zichtbaar te maken, vind je bronnen van wrijving en herstelwerk in het controleproces. Die zijn vaak de belangrijkste oorzaak van betalingsvertragingen. Waar je het vindt Afgeleid uit een wijziging van het veld 'Approval Status' van de Vendor Bill naar een niet-standaard status, zoals 'On Hold'. Hiervoor kan een aangepaste statusconfiguratie nodig zijn. Vastleggen Volg wijzigingen in het veld 'Approval Status' die wijzen op een blokkade of vraag. Eventtype inferred
	Betaling ingepland	Deze activiteit geeft aan dat een Vendor Bill voor betaling is geselecteerd en aan een betaalbatch is toegevoegd. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een Vendor Payment-transactie met een toekomstige betaaldatum wordt aangemaakt.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis maakt de betaalpijplijn zichtbaar. Dat helpt bij cashflowprognoses en bij het plannen van betalingen om kortingen voor vroeg betalen te benutten. Waar je het vindt Aanmaakdatum van het Vendor Payment-transactierecord dat op de Vendor Bill wordt toegepast. Vastleggen Aanmaaktimestamp van het bijbehorende Vendor Payment-transactierecord. Eventtype explicit
	Creditnota toegepast	Dit gebeurt wanneer een Vendor Credit op een Vendor Bill wordt toegepast, waardoor het openstaande bedrag afneemt. De activiteit wordt vastgelegd via de toepassingsgebeurtenis die beide transacties koppelt.
Waarom dit belangrijk is Het toepassen van creditnota's is een alternatieve route om een factuur af te sluiten. Door deze route te volgen, zie je hoe afboekingen en retouren het AP-proces beïnvloeden. Waar je het vindt De toepassingsdatum waarop een Vendor Credit-transactie op de Vendor Bill wordt toegepast. Deze datum is zichtbaar in de gerelateerde records van de factuur. Vastleggen Timestamp waarop een Vendor Credit op een Vendor Bill is toegepast. Eventtype explicit
	Factuur afgewezen	Dit staat voor de formele afwijzing van een Vendor Bill tijdens het goedkeuringsproces. Correctie en opnieuw indienen zijn dan nodig. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer 'Approval Status' wordt bijgewerkt naar 'Rejected'.
Waarom dit belangrijk is Door afwijzingen te volgen, kun je herstelwerk analyseren, veelvoorkomende oorzaken vinden, zoals onjuiste codering of beleidsovertredingen, en het percentage goedkeuringen bij de eerste poging verbeteren. Waar je het vindt Timestamp waarop het veld 'Approval Status' van het Vendor Bill-record verandert in 'Rejected', zoals vastgelegd in System Notes. Vastleggen Timestamp uit de workflowlog of System Notes voor 'Approval Status' = 'Rejected'. Eventtype explicit
	Factuur opnieuw gerouteerd voor goedkeuring	Dit gebeurt wanneer een factuur door een wijziging of afwijzing teruggaat naar een eerdere stap of een andere goedkeurder. De activiteit wordt afgeleid wanneer 'Approval Status' van 'Pending Approval' naar een andere status verandert en daarna opnieuw 'Pending Approval' wordt.
Waarom dit belangrijk is Doorstuurmomenten herkennen is belangrijk om herstelwerklussen in het goedkeuringsproces te begrijpen. Deze kunnen de doorlooptijd aanzienlijk verlengen. Waar je het vindt Afgeleid uit System Notes door reeksen te herkennen waarin 'Approval Status' voor dezelfde factuur meerdere keren verandert in 'Pending Approval'. Vastleggen Analyseer reeksen wijzigingen in 'Approval Status' in System Notes. Eventtype inferred
	Korting voor vroeg betalen benut	Dit is een berekende gebeurtenis die plaatsvindt wanneer een factuur vóór de kortingsdatum wordt betaald. De gebeurtenis wordt bepaald door de betaaldatum te vergelijken met de kortingsvoorwaarden op de Vendor Bill.
Waarom dit belangrijk is Hiermee meet je rechtstreeks hoe goed het AP-team kortingen benut. Dat heeft direct invloed op de winstgevendheid en de cashmanagementstrategie van het bedrijf. Waar je het vindt Dit is een berekende gebeurtenis. Vergelijk hiervoor de 'Date' van de Vendor Payment-transactie met de kortingsdatum die is afgeleid uit het veld 'Terms' van de Vendor Bill. Vastleggen Vergelijk 'Date' van Vendor Payment met de kortingsdatum die is afgeleid uit 'Terms' van Vendor Bill. Eventtype calculated
	PO-matching gestart	Dit staat voor het koppelen van een Vendor Bill aan de bijbehorende Purchase Order ter controle. De activiteit wordt afgeleid wanneer voor het eerst een PO wordt gekoppeld in de sublijst 'Items' of 'Expenses' van het Vendor Bill-record, vóór goedkeuring.
Waarom dit belangrijk is Door deze stap te volgen, kun je de efficiëntie van het matchingsproces analyseren en vertragingen vinden voordat facturen ter goedkeuring worden ingediend. Waar je het vindt Afgeleid uit de System Notes-log, waarin de eerste invulling van het veld 'Created From' of PO-verwijzingen op regelniveau in de Vendor Bill zichtbaar zijn. Vastleggen Detecteer het invullen van het PO-verwijzingsveld in System Notes. Eventtype inferred
	Te late betaling vastgesteld	Dit is een berekende gebeurtenis die wordt geactiveerd wanneer een factuur na de vervaldatum wordt betaald. Dit wordt bepaald door de uitvoeringsdatum van de betaling te vergelijken met de vervaldatum op de Vendor Bill.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk voor het bewaken van compliance rond betalingen en het onderhouden van leveranciersrelaties. Veel te late betalingen kunnen het vertrouwen van leveranciers schaden. Waar je het vindt Berekend door 'Date' van de Vendor Payment-transactie te vergelijken met het veld 'Due Date' van het Vendor Bill-record. Als Payment Date > Due Date, vindt deze gebeurtenis plaats. Vastleggen Vergelijk 'Date' van Vendor Payment met 'Due Date' van Vendor Bill. Eventtype calculated

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je jouw data uit NetSuite

Stappen

Ga naar het aanmaken van een Saved Search: Log in op NetSuite met een rol die rechten heeft om Saved Searches aan te maken en te bewerken. Ga naar Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. Selecteer Transaction in de lijst met zoektypen.
Definieer de zoekcriteria: Stel op het tabblad Criteria de belangrijkste filters in om de relevante facturen (Vendor Bills) te selecteren.
- Stel Type in op is Vendor Bill.
- Stel Main Line in op is True. Hiermee richt je de zoekopdracht op informatie op kopniveau.
- Voeg een filter Date Created toe om de data-extractie te beperken tot een bepaalde periode, bijvoorbeeld is within last 6 months.
Definieer resultaatkolommen voor algemene attributen: Ga naar het tabblad Results. Voeg de volgende velden toe. Deze zijn voor alle events van een factuur hetzelfde.
- Document Number (Custom Label: Invoice)
- Entity (Custom Label: VendorName)
- Amount (Custom Label: InvoiceAmount)
- Due Date (Custom Label: InvoiceDueDate)
- Created By (Custom Label: ProcessorUser)
- Formula (Text): stel de formule in op '{source}' (Custom Label: SourceSystem). De kolom krijgt dan de waarde 'NetSuite'.
- Formula (Date/Time): stel de formule in op {today} (Custom Label: LastDataUpdate).
Definieer resultaatkolommen voor activiteiten: Dit is de belangrijkste stap. Voeg voor elk van de 14 activiteiten twee formulekolommen toe: één voor ActivityName en één voor EventTime. Zo ontstaat een brede dataset die je later moet transformeren.
- Voorbeeld voor 'Invoice Approved':
  - Voeg Formula (Text) toe met de waarde CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Invoice Approved' ELSE NULL END. Geef de kolom een aangepast label, bijvoorbeeld ActivityName_Approved.
  - Voeg Formula (Date/Time) toe met de waarde CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN {systemnotes.date} WHERE systemnotes.field = 'Approval Status' and systemnotes.newvalue = 'Approved' ELSE NULL END. Geef de kolom een aangepast label, bijvoorbeeld EventTime_Approved. Let op: voor de exacte timestamp van een statuswijziging moet je vaak in de system notes zoeken. Dat kan ingewikkeld zijn. Een eenvoudiger, maar minder nauwkeurig alternatief is het veld {approveddate}, als dat beschikbaar is.
- Herhaal dit voor alle 14 vereiste activiteiten en gebruik de logica uit de querysectie hieronder.
Configureer de zoekinstellingen: Controleer op het subtabblad Audience of de zoekopdracht toegankelijk is voor de juiste rollen of gebruikers die de export uitvoeren. Geef de zoekopdracht een duidelijke naam, zoals ProcessMind AP Extraction.
Sla de zoekopdracht op en voer deze uit: Klik op Save & Run. Controleer de resultaten in de NetSuite-interface en kijk of de data in het brede formaat correct wordt weergegeven.
Exporteer de data naar CSV: Klik op de resultatenpagina van de zoekopdracht op het exportpictogram (CSV, Excel of PDF) en kies CSV.
Transformeer de data (Unpivot): De geëxporteerde CSV bevat één rij per factuur en veel kolommen voor activiteiten en timestamps, bijvoorbeeld ActivityName_Created, EventTime_Created, ActivityName_Approved en EventTime_Approved. Dit brede formaat moet je omzetten naar een event log in lang formaat.
- Open de CSV in een tool zoals Microsoft Excel (met Power Query), Python (met Pandas) of een andere datatool.
- Gebruik de functie 'Unpivot'. Selecteer alle kolommen met algemene attributen (Invoice, VendorName enzovoort) en voer een unpivot uit op alle kolommen ActivityName_... en EventTime_....
- Hierdoor ontstaat de vereiste structuur voor het event log, met één rij per activiteit.
Maak het eindbestand schoon en formatteer het: Na de unpivot bevat het bestand kolommen met het attribuut en de waarde. Hernoem deze kolommen naar ActivityName en EventTime. Filter alle rijen waarin ActivityName of EventTime NULL is. Controleer of de kolomkoppen overeenkomen met het ProcessMind-schema (Invoice, ActivityName, EventTime enzovoort).
Sla het definitieve event log op: Sla de getransformeerde data op als een nieuw CSV-bestand dat klaar is om naar ProcessMind te uploaden.

Configuratie

Vereisten: Een gebruikersrol met Create- of Full-rechten voor Saved Searches. De rol moet ook kijkrechten hebben op Transaction-records, specifiek Vendor Bills, Vendor Payments en Vendor Credits, en op gerelateerde entiteitsrecords, zoals Vendor en Employee.
Zoektype: Begin voor dit proces altijd met het zoektype Transaction.
Filter op periode: Gebruik altijd een filter op een bepaalde periode, bijvoorbeeld Date Created, om de omvang van de dataset te beperken. Begin met een kortere periode, bijvoorbeeld 3 tot 6 maanden. Test eerst de prestaties van de zoekopdracht en controleer de resultaten voordat je een langere historische periode gebruikt.
Main Line-filter: Met Criteria > Main Line > is True krijg je meestal één resultaat per transactie. Voor activiteiten zoals 'PO Matching Attempted', die op regelniveau plaatsvinden, heb je mogelijk een aparte zoekopdracht of een complexere formule nodig waarin je dit filter niet gebruikt.
Aangepaste velden: Je NetSuite-instantie kan aangepaste velden gebruiken voor het AP-proces, bijvoorbeeld een aangepast veld AP Process Status in plaats van het standaardveld Approval Status. Zoek deze velden op en vervang ze in de zoekcriteria en resultaatformules.
Aandacht voor prestaties: Eén Saved Search met formules voor alle 14 activiteiten kan traag zijn of in NetSuite een time-out veroorzaken. Overweeg om de logica over meerdere Saved Searches te verdelen, bijvoorbeeld één voor het aanmaken en goedkeuren van facturen en één voor betalingen. Voeg de geëxporteerde bestanden daarna samen voordat je de unpivot uitvoert.

a Voorbeeldquery json

# NetSuite Saved Search Configuration for Accounts Payable Event Log Extraction
# This configuration describes the settings for a single, comprehensive Saved Search.
# The output is a 'wide' file that must be unpivoted into an event log.

SearchType: "Transaction"

# ====================================================================
# CRITERIA
# ====================================================================
# Define the filters to select the base records
# --------------------------------------------------------------------

Filters: [
  {
    "field": "Type",
    "operator": "is",
    "value": "Vendor Bill"
  },
  {
    "field": "Main Line",
    "operator": "is",
    "value": "True"
  },
  {
    "field": "Date Created",
    "operator": "within",
    "value": "[Specify Date Range, e.g., thisfiscalquarter]"
  }
]

# ====================================================================
# RESULTS
# ====================================================================
# Define the columns for the output. The final CSV will have these columns.
# Common attributes are listed first, followed by pairs of columns for each activity.
# --------------------------------------------------------------------

Columns: [
  // --- Common Attributes ---
  { "field": "Document Number", "label": "Invoice" },
  { "field": "Entity", "label": "VendorName" },
  { "field": "Amount", "label": "InvoiceAmount" },
  { "field": "Applied To Transaction", "label": "PurchaseOrderNumber" },
  { "field": "Created By", "label": "ProcessorUser" },
  { "field": "Next Approver", "label": "Approver" },
  { "field": "Due Date", "label": "InvoiceDueDate" },
  { "formula": "'NetSuite'", "type": "Text", "label": "SourceSystem" },
  { "formula": "{today}", "type": "Date/Time", "label": "LastDataUpdate" },

  // --- Activity 1: Vendor Bill Created ---
  { "formula": "'Vendor Bill Created'", "type": "Text", "label": "ActivityName_Created" },
  { "field": "Date Created", "label": "EventTime_Created" },

  // --- Activity 2: PO Matching Attempted ---
  { "formula": "CASE WHEN {appliedtotransaction} IS NOT NULL THEN 'PO Matching Attempted' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_POMatched" },
  { "formula": "CASE WHEN {appliedtotransaction} IS NOT NULL THEN {datecreated} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_POMatched" },

  // --- Activity 3: Discrepancy Identified ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN 'Discrepancy Identified' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Discrepancy" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Rejected')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Discrepancy" },

  // --- Activity 4: Approval Submitted ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} != 'Pending Approval' AND {approvalstatus} != 'Approved' THEN NULL ELSE 'Approval Submitted' END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Submitted" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Submitted" },

  // --- Activity 5: Invoice Re-Routed For Approval ---
  { "formula": "CASE WHEN (SELECT COUNT(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval') > 1 THEN 'Invoice Re-Routed For Approval' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_ReRouted" },
  { "formula": "(SELECT MAX(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Pending Approval' AND systemnotes.date < (SELECT MAX(sub_notes.date) FROM systemnote sub_notes WHERE sub_notes.recordid = {internalid} AND sub_notes.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND sub_notes.newvalue = 'Pending Approval'))", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_ReRouted" },

  // --- Activity 6: Invoice Approved ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Invoice Approved' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Approved" },
  { "formula": "(SELECT MIN(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Approved')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Approved" },

  // --- Activity 7: Invoice Rejected ---
  { "formula": "CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN 'Invoice Rejected' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Rejected" },
  { "formula": "(SELECT MAX(systemnotes.date) FROM systemnote WHERE systemnote.recordid = {internalid} AND systemnote.field = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Rejected')", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Rejected" },

  // --- Activity 8: Invoice Posted To GL ---
  { "formula": "CASE WHEN {posting} = 'Yes' THEN 'Invoice Posted To GL' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Posted" },
  { "field": "Date", "label": "EventTime_Posted" },

  // --- Activity 9: Payment Scheduled ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Payment' AND {payingtransaction.trandate} > {today} THEN 'Payment Scheduled' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Scheduled" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Payment' AND {payingtransaction.trandate} > {today} THEN {payingtransaction.datecreated} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_Scheduled" },

  // --- Activity 10: Payment Executed ---
  { "formula": "CASE WHEN {status} = 'Paid in Full' OR {status} = 'Pending Approval' THEN 'Payment Executed' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Executed" },
  { "field": "Paying Transaction Date", "label": "EventTime_Executed" },

  // --- Activity 11: Invoice Closed ---
  { "formula": "CASE WHEN {status} = 'Paid in Full' THEN 'Invoice Closed' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_Closed" },
  { "field": "Paying Transaction Date", "label": "EventTime_Closed" },

  // --- Activity 12: Early Payment Captured ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.trandate} < {discountdate} AND {discountamount} IS NOT NULL THEN 'Early Payment Captured' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_EarlyPay" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.trandate} < {discountdate} AND {discountamount} IS NOT NULL THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_EarlyPay" },

  // --- Activity 13: Late Payment Identified ---
  { "formula": "CASE WHEN {daysoverdue} > 0 AND {status} = 'Paid in Full' THEN 'Late Payment Identified' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_LatePay" },
  { "formula": "CASE WHEN {daysoverdue} > 0 AND {status} = 'Paid in Full' THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_LatePay" },

  // --- Activity 14: Credit Memo Applied ---
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Credit' THEN 'Credit Memo Applied' ELSE NULL END", "type": "Text", "label": "ActivityName_CreditMemo" },
  { "formula": "CASE WHEN {payingtransaction.type} = 'Vendor Credit' THEN {payingtransaction.trandate} ELSE NULL END", "type": "Date/Time", "label": "EventTime_CreditMemo" }
]

Stappen

Vereisten: Controleer of de SuiteAnalytics Connect-module in je NetSuite-account is ingeschakeld. Controleer ook of je gebruikersrol de machtiging 'SuiteAnalytics Connect' heeft en toegang heeft tot de benodigde records (Vendor Bills, Vendor Payments, Purchase Orders en System Notes).
Installeer en configureer de driver: Download de juiste NetSuite ODBC- of JDBC-driver voor je besturingssysteem via de NetSuite-interface onder Home > Set Preferences > Analytics Driver. Volg de installatie-instructies en configureer een nieuwe Data Source Name (DSN) die naar de NetSuite-service verwijst.
Maak verbinding: Open je favoriete SQL-client, bijvoorbeeld DBeaver, Power BI of Tableau. Maak een nieuwe verbinding met de geconfigureerde driver en DSN. Voor de authenticatie heb je je NetSuite Account ID, Role ID en gebruikersgegevens nodig.
Bereid de query voor: Kopieer de volledige SuiteQL-query uit de sectie 'query' hieronder naar de query-editor van je SQL-client.
Pas placeholders aan: Wijzig de placeholderwaarden in de WHERE-clausules van de query. Stel minimaal [START_DATE] en [END_DATE] in om de analyseperiode te bepalen. Pas ook [SUBSIDIARY_ID] aan als je een NetSuite OneWorld-account gebruikt.
Pas aangepaste logica aan: Bekijk de delen met opmerkingen zoals -- CUSTOMIZABLE. Deze delen leiden activiteiten zoals 'Discrepancy Identified' af op basis van specifieke statuswaarden. Pas deze waarden aan op de NetSuite-configuratie en het bedrijfsproces van jouw organisatie.
Voer de query uit: Voer de aangepaste query uit op de NetSuite-database. Afhankelijk van de periode en de hoeveelheid data kan dit enkele minuten duren.
Exporteer de resultaten: Exporteer de resultatenset vanuit je SQL-client naar een CSV-bestand zodra de query klaar is.
Maak het bestand klaar voor upload: Controleer of het geëxporteerde CSV-bestand UTF-8-gecodeerd is. Controleer ook of de kolomkoppen overeenkomen met de vereiste en aanbevolen attributen voor ProcessMind, zoals Invoice, ActivityName en EventTime. Het bestand is nu klaar om te uploaden.

Configuratie

SuiteAnalytics Connect: Deze NetSuite-add-onmodule is nodig voor deze extractiemethode. De module biedt alleen-lezen toegang tot een replica van je NetSuite-data.
Machtigingen van de gebruikersrol: De NetSuite-rol voor de verbinding moet de machtiging 'SuiteAnalytics Connect' hebben. Daarnaast is kijktoegang nodig tot de volgende records: Transactions (Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit), Entities (Vendor, Employee) en System Notes.
Filter op periode: Filter de query altijd op een bepaalde periode, bijvoorbeeld trandate BETWEEN 'YYYY-MM-DD' AND 'YYYY-MM-DD', zodat de uitvoering beheersbaar blijft. Begin met een kortere periode, zoals 3 tot 6 maanden, voordat je een volledige extractie uitvoert.
Filter op subsidiary: Gebruik voor NetSuite OneWorld-accounts altijd een WHERE-clausule met het subsidiary-ID. Zo beperk je de data tot één juridische entiteit en verbeter je de queryprestaties.
Aangepaste goedkeuringsworkflows: De query gaat uit van het standaardveld 'Approval Status' op Vendor Bills. Gebruikt jouw organisatie een aangepaste SuiteFlow of een script met aangepaste velden of records voor goedkeuringen? Dan moet je de queryonderdelen voor SystemNote bij het veld approvalstatus waarschijnlijk flink aanpassen.

a Voorbeeldquery sql

-- This query extracts an event log for the Accounts Payable Invoice Processing from NetSuite.
-- It uses a UNION ALL approach to gather 14 distinct activities into a single file.

WITH VendorBillsInScope AS (
    -- CTE to select the primary Vendor Bills to analyze.
    -- Filtering here is critical for performance.
    SELECT
        Transaction.ID AS BillID,
        Transaction.tranid AS Invoice,
        Transaction.trandate AS BillDate,
        Transaction.duedate AS InvoiceDueDate,
        Transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        Transaction.entity AS VendorID,
        Transaction.createdBy AS ProcessorUserID,
        Transaction.status AS BillStatus,
        Transaction.approvalStatus AS ApprovalStatus,
        Transaction.discountDate AS DiscountDate
    FROM
        Transaction
    WHERE
        Transaction.type = 'VendBill'
        -- CRITICAL: Define the date range for the extraction
        AND Transaction.trandate BETWEEN TO_DATE('[START_DATE]', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('[END_DATE]', 'YYYY-MM-DD')
        -- OPTIONAL: Filter by a specific subsidiary for NetSuite OneWorld accounts
        -- AND Transaction.subsidiary = [SUBSIDIARY_ID]
),

-- Base information for joins, including vendor, processor, and PO data.
BaseInfo AS (
    SELECT
        vb.BillID,
        vb.Invoice,
        vb.InvoiceAmount,
        vb.InvoiceDueDate,
        vb.DiscountDate,
        vendor.companyName AS VendorName,
        processor.entityId AS ProcessorUser,
        LISTAGG(DISTINCT po.tranid, ', ') WITHIN GROUP (ORDER BY po.tranid) AS PurchaseOrderNumber
    FROM
        VendorBillsInScope vb
    LEFT JOIN
        Entity vendor ON vb.VendorID = vendor.ID
    LEFT JOIN
        Employee processor ON vb.ProcessorUserID = processor.ID
    LEFT JOIN
        TransactionLine tl ON vb.BillID = tl.Transaction
    LEFT JOIN
        Transaction po ON tl.purchaseOrder = po.ID AND po.type = 'PurchOrd'
    GROUP BY
        vb.BillID, vb.Invoice, vb.InvoiceAmount, vb.InvoiceDueDate, vb.DiscountDate, vendor.companyName, processor.entityId
),

-- System Notes are used to track status changes for approvals, rejections, etc.
Notes AS (
    SELECT
        sn.transactionId AS BillID,
        sn.date AS NoteDate,
        sn.field AS NoteField,
        sn.newValue AS NoteNewValue,
        sn.oldValue AS NoteOldValue,
        approver.entityId AS Approver
    FROM
        SystemNote sn
    JOIN
        VendorBillsInScope vb ON sn.transactionId = vb.BillID
    LEFT JOIN
        Employee approver ON sn.author = approver.ID
    WHERE
        -- Filtering to relevant fields improves performance
        sn.field IN ('approvalstatus', 'status')
)

-- 1. Vendor Bill Created
SELECT
    bi.Invoice AS "Invoice",
    'Vendor Bill Created' AS "ActivityName",
    vb.BillDate AS "EventTime",
    'NetSuite' AS "SourceSystem",
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.ProcessorUser AS "ProcessorUser",
    NULL AS "Approver",
    bi.InvoiceDueDate AS "InvoiceDueDate"
FROM
    VendorBillsInScope vb
JOIN
    BaseInfo bi ON vb.BillID = bi.BillID

UNION ALL

-- 2. PO Matching Attempted (Inferred from PO link on creation date)
SELECT
    bi.Invoice,
    'PO Matching Attempted',
    vb.BillDate, -- Occurs at the same time as creation
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    VendorBillsInScope vb
JOIN
    BaseInfo bi ON vb.BillID = bi.BillID
WHERE
    bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 3. Discrepancy Identified (CUSTOMIZABLE: Inferred from status change to 'On Hold')
SELECT
    bi.Invoice,
    'Discrepancy Identified',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver, -- User who placed it on hold
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' 
    -- CUSTOMIZABLE: Update 'On Hold' to match the status your company uses for discrepancies.
    AND n.NoteNewValue = 'On Hold'

UNION ALL

-- 4. Approval Submitted
SELECT
    bi.Invoice,
    'Approval Submitted',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver, -- User who submitted for approval
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Pending Approval'

UNION ALL

-- 5. Invoice Re-Routed For Approval (Inferred by status returning to Pending Approval)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Re-Routed For Approval',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' 
    AND n.NoteNewValue = 'Pending Approval'
    AND n.NoteOldValue IN ('Rejected', 'On Hold') -- Capture re-submission after rejection/hold

UNION ALL

-- 6. Invoice Approved
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Approved',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Approved'

UNION ALL

-- 7. Invoice Rejected
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Rejected',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Rejected'

UNION ALL

-- 8. Invoice Posted To GL (Happens upon approval)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Posted To GL',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    n.Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'approvalstatus' AND n.NoteNewValue = 'Approved'

UNION ALL

-- 9. Payment Scheduled & 10. Payment Executed & 12. Early & 13. Late Payments
WITH Payments AS (
    SELECT
        tp.previousDoc AS BillID,
        vp.trandate AS PaymentExecutionDate,
        vp.createdDate AS PaymentScheduledDate
    FROM
        TransactionPayment tp
    JOIN
        Transaction vp ON tp.nextDoc = vp.ID AND vp.type = 'VendPymt'
    WHERE
        tp.previousDoc IN (SELECT BillID FROM VendorBillsInScope)
)
SELECT p.Invoice, p.ActivityName, p.EventTime, p.SourceSystem, p.LastDataUpdate, p.VendorName, p.InvoiceAmount, p.PurchaseOrderNumber, p.ProcessorUser, p.Approver, p.InvoiceDueDate FROM (
    SELECT bi.Invoice, 'Payment Scheduled' AS ActivityName, p.PaymentScheduledDate AS EventTime, 'NetSuite' AS SourceSystem, BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS LastDataUpdate, bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL AS Approver, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Payment Executed', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Early Payment Captured', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID WHERE p.PaymentExecutionDate <= bi.DiscountDate
    UNION ALL
    SELECT bi.Invoice, 'Late Payment Identified', p.PaymentExecutionDate, 'NetSuite', BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(), bi.VendorName, bi.InvoiceAmount, bi.PurchaseOrderNumber, bi.ProcessorUser, NULL, bi.InvoiceDueDate FROM Payments p JOIN BaseInfo bi ON p.BillID = bi.BillID WHERE p.PaymentExecutionDate > bi.InvoiceDueDate
) p

UNION ALL

-- 11. Invoice Closed (Paid in Full)
SELECT
    bi.Invoice,
    'Invoice Closed',
    n.NoteDate,
    'NetSuite',
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP(),
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL,
    bi.InvoiceDueDate
FROM
    Notes n
JOIN
    BaseInfo bi ON n.BillID = bi.BillID
WHERE
    n.NoteField = 'status' AND n.NoteNewValue = 'Paid In Full'

UNION ALL

-- 14. Credit Memo Applied
SELECT 
    bi.Invoice,
    'Credit Memo Applied',
    vc.trandate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    BUILTIN.CURRRENT_TIMESTAMP() AS LastDataUpdate,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.ProcessorUser,
    NULL AS Approver,
    bi.InvoiceDueDate
FROM 
    TransactionLink tl
JOIN 
    Transaction vc ON tl.previousDoc = vc.ID AND vc.type = 'VendCred'
JOIN 
    BaseInfo bi ON tl.nextDoc = bi.BillID;

Stappen

Vereisten: Installeer Python 3.6 of hoger en de bibliotheken requests, requests-oauthlib en pandas. Je kunt deze installeren met pip: pip install requests requests-oauthlib pandas.
Schakel NetSuite-functies in: Een beheerder moet SuiteTalk Web Services in NetSuite inschakelen. Ga naar Setup > Company > Enable Features > SuiteCloud. Vink SUITEANALYTICS WORKBOOK en SUITETALK (WEB SERVICES) aan.
Maak een integratierecord en toegangstoken aan: Ga naar Setup > Integration > Manage Integrations > New. Maak een nieuw integratierecord aan en schakel TOKEN-BASED AUTHENTICATION en TBA: AUTHORIZATION FLOW in. Noteer de CONSUMER KEY en CONSUMER SECRET. Ga daarna naar Setup > Users/Roles > Access Tokens > New om een toegangstoken aan te maken voor de gewenste gebruiker of rol. Koppel het token aan het integratierecord en noteer de TOKEN ID en TOKEN SECRET.
Configureer het Python-script: Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_netsuite_ap.py. Vul in de dictionary NETSUITE_CREDENTIALS de placeholderwaarden in met je Account ID, Consumer Key/Secret en Token ID/Secret.
Stel de extractieparameters in: Pas de variabelen START_DATE en END_DATE in het script aan om de gewenste periode voor de extractie te bepalen. Begin bij voorkeur met een kortere periode, bijvoorbeeld één maand, om eerst te testen.
Voer het script uit: Start het script vanuit je terminal met de opdracht: python extract_netsuite_ap.py. Het script maakt verbinding met NetSuite, voert meerdere SuiteQL-queries uit om data te verzamelen en verwerkt de resultaten.
Volg de uitvoering: Het script toont voortgangsinformatie in de console. Je ziet welke dataset wordt opgehaald, zoals Vendor Bills, System Notes en Payments. Bij grote hoeveelheden data kan dit enkele minuten duren.
Controleer de uitvoer: Na een succesvolle uitvoering maakt het script in dezelfde map een CSV-bestand met de naam netsuite_ap_event_log.csv. Dit bestand bevat het gestructureerde event log.
Logica voor datatransformatie: Het script zet de ruwe NetSuite-data automatisch om naar het vereiste event-logformaat. Het herkent activiteiten zoals 'Invoice Approved' door wijzigingen in het veld 'Approval Status' uit system notes te halen. Ook berekent het afgeleide events, zoals 'Late Payment Identified', door betalingsdatums met vervaldatums te vergelijken.
Maak het bestand klaar voor upload: Het gegenereerde CSV-bestand is geformatteerd voor directe upload naar process mining-tools. Controleer of de kolomkoppen, zoals Invoice, ActivityName en EventTime, overeenkomen met het verwachte schema in je doelapplicatie.

Configuratie

Authenticatie: Het script gebruikt Token-Based Authentication (TBA) met OAuth 1.0, de standaard van NetSuite voor server-naar-serverintegraties. Je moet het Account ID, de Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret opgeven.
API-endpoint: Het script stelt de URL van het REST API-endpoint automatisch samen met je Account ID. Controleer of je NetSuite-account REST Web Services-aanvragen toestaat.
Periode: De extractie wordt bepaald door de variabelen START_DATE en END_DATE. Filter de primaire query op een geïndexeerd datumveld, zoals lastmodifieddate of datecreated. Zo haal je de data efficiënt op en voorkom je time-outs.
Datafilters: Je kunt de SuiteQL-queries aanpassen om te filteren op specifieke subsidiaries, leveranciers of documenttypen. Voeg daarvoor WHERE-clausules toe, bijvoorbeeld WHERE subsidiary = 'YourSubsidiaryID'.
Aandacht voor prestaties: NetSuite hanteert limieten voor API-gebruik. Het script gebruikt paginering met LIMIT en OFFSET om grote datasets te verwerken. Overweeg bij miljoenen records om de extractie in kleinere opeenvolgende datumblokken uit te voeren.
Vereisten: De rol die aan het toegangstoken is gekoppeld, moet kijkrechten hebben voor de volgende recordtypen: Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit, Purchase Order, System Note, Vendor en Employee.

a Voorbeeldquery python

import pandas as pd
import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import time
import datetime
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your NetSuite Token-Based Authentication credentials
NETSUITE_CREDENTIALS = {
    class="hl-string">"account": class="hl-string">"[Your_NetSuite_Account_ID]", class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., 1234567_SB1
    class="hl-string">"consumer_key": class="hl-string">"[Your_Consumer_Key]",
    class="hl-string">"consumer_secret": class="hl-string">"[Your_Consumer_Secret]",
    class="hl-string">"token_id": class="hl-string">"[Your_Token_ID]",
    class="hl-string">"token_secret": class="hl-string">"[Your_Token_Secret]"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- NetSuite API Client ---
def get_netsuite_api_url(account_id):
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace class="hl-string">'-' with class="hl-string">'_' for sandbox/release preview accounts
    account_id_formatted = account_id.replace(class="hl-string">'-', class="hl-string">'_').lower()
    return fclass="hl-string">"https://{account_id_formatted}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql"

def execute_suiteql(query):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query against the NetSuite REST API with pagination."""
    url = get_netsuite_api_url(NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"account"])
    auth = OAuth1(
        client_key=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"consumer_key"],
        client_secret=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"consumer_secret"],
        resource_owner_key=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"token_id"],
        resource_owner_secret=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"token_secret"],
        realm=NETSUITE_CREDENTIALS[class="hl-string">"account"]
    )
    headers = {
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json',
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient'
    }
    
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000 class=class="hl-string">"hl-comment"># Max limit per page

    while True:
        paginated_query = fclass="hl-string">"{query} LIMIT {limit} OFFSET {offset}"
        payload = json.dumps({class="hl-string">'q': paginated_query})
        
        try:
            response = requests.post(url, headers=headers, data=payload, auth=auth)
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            
            data = response.json()
            items = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_results.extend(items)
            
            if not data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                break
            
            offset += limit
            print(fclass="hl-string">"Fetched {len(all_results)} records...")
            time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"API Request Error: {e}")
            if e.response is not None:
                print(fclass="hl-string">"Response Body: {e.response.text}")
            break

    return pd.DataFrame(all_results)

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---
def main():
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite AP Data Extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Vendor Bills
    print(class="hl-string">"\n--- Step 1: Fetching Vendor Bills ---")
    vendor_bill_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            tran.ID as TransactionId,
            tran.tranId as Invoice,
            tran.entity as VendorId,
            BUILTIN.DF(tran.entity) as VendorName,
            tran.tranDate as TransactionDate,
            tran.dueDate as InvoiceDueDate,
            tran.createdDate as CreatedDate,
            tran.lastModifiedDate as LastDataUpdate,
            tran.total as InvoiceAmount,
            BUILTIN.DF(tran.createdBy) as ProcessorUser,
            BUILTIN.DF(tran.approvalStatus) as ApprovalStatusText,
            tran.approvalStatus as ApprovalStatusId,
            tran.status as StatusId,
            tran.terms as TermsId,
            BUILTIN.DF(tran.terms) as TermsName
        FROM
            Transaction AS tran
        WHERE
            tran.type = 'VendBill'
            AND tran.lastModifiedDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    """
    df_bills = execute_suiteql(vendor_bill_query)
    if df_bills.empty:
        print(class="hl-string">"No vendor bills found for the specified date range. Exiting.")
        return
    
    bill_ids = class="hl-string">','.join(df_bills[class="hl-string">'TransactionId'].astype(str).tolist())
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_bills)} vendor bills.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch System Notes for status changes
    print(class="hl-string">"\n--- Step 2: Fetching System Notes for status changes ---")
    system_notes_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            transactionId,
            field,
            newValue,
            oldValue,
            date as EventTime
        FROM
            SystemNote
        WHERE
            transactionId IN ({bill_ids})
            AND field IN ('transaction.approvalstatus', 'transaction.status')
    """
    df_notes = execute_suiteql(system_notes_query)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_notes)} relevant system notes.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch PO Links
    print(class="hl-string">"\n--- Step 3: Fetching Purchase Order Links ---")
    po_link_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT DISTINCT
            vb.ID as BillId,
            po.tranId as PurchaseOrderNumber
        FROM
            Transaction AS vb
            JOIN TransactionLine AS vbl ON vb.ID = vbl.Transaction
            JOIN Transaction AS po ON vbl.purchaseOrder = po.ID
        WHERE
            vb.ID IN ({bill_ids})
    """
    df_po = execute_suiteql(po_link_query)
    df_po.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_po)} PO links.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Fetch Payments
    print(class="hl-string">"\n--- Step 4: Fetching Payment Information ---")
    payment_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            link.prevtranid AS BillId,
            pymt.tranDate AS PaymentDate,
            pymt.ID AS PaymentId
        FROM
            NextTransactionLineLink AS link
            JOIN Transaction AS pymt ON link.nexttranid = pymt.ID
        WHERE
            link.prevtranid IN ({bill_ids})
            AND pymt.type = 'VendPymt'
    """
    df_payments = execute_suiteql(payment_query)
    df_payments.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_payments)} payment applications.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Fetch Credit Memo Applications
    print(class="hl-string">"\n--- Step 5: Fetching Credit Memo Applications ---")
    credit_query = fclass="hl-string">"""
        SELECT
            link.prevtranid AS BillId,
            credit.tranDate AS CreditApplyDate
        FROM
            NextTransactionLineLink AS link
            JOIN Transaction AS credit ON link.nexttranid = credit.ID
        WHERE
            link.prevtranid IN ({bill_ids})
            AND credit.type = 'VendCred'
    """
    df_credits = execute_suiteql(credit_query)
    df_credits.rename(columns={class="hl-string">'BillId': class="hl-string">'TransactionId'}, inplace=True)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(df_credits)} credit memo applications.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Event Log Generation ---
    print(class="hl-string">"\n--- Step 6: Generating Event Log ---")
    event_log = []
    source_system = class="hl-string">"NetSuite SuiteTalk API"

    for _, bill in df_bills.iterrows():
        base_event = {
            class="hl-string">'Invoice': bill[class="hl-string">'Invoice'],
            class="hl-string">'SourceSystem': source_system,
            class="hl-string">'LastDataUpdate': bill[class="hl-string">'LastDataUpdate'],
            class="hl-string">'VendorName': bill[class="hl-string">'VendorName'],
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill[class="hl-string">'InvoiceAmount'],
            class="hl-string">'InvoiceDueDate': bill[class="hl-string">'InvoiceDueDate'],
            class="hl-string">'ProcessorUser': bill[class="hl-string">'ProcessorUser'],
            class="hl-string">'Approver': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, can be enriched from workflow data if available
        }

        po_info = df_po[df_po[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        base_event[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'] = po_info[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'].iloc[0] if not po_info.empty else None

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Vendor Bill Created
        event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Vendor Bill Created', class="hl-string">'EventTime': bill[class="hl-string">'CreatedDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: PO Matching Attempted (inferred at creation if PO exists)
        if base_event[class="hl-string">'PurchaseOrderNumber'] is not None:
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'PO Matching Attempted', class="hl-string">'EventTime': bill[class="hl-string">'CreatedDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from System Notes
        notes = df_notes[df_notes[class="hl-string">'transactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']].sort_values(class="hl-string">'EventTime')
        for _, note in notes.iterrows():
            activity = None
            if note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.approvalstatus':
                if note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Pending Approval': activity = class="hl-string">'Approval Submitted'
                elif note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Approved': 
                    activity = class="hl-string">'Invoice Approved'
                    event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': note[class="hl-string">'EventTime']})
                elif note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Rejected': activity = class="hl-string">'Invoice Rejected'
                elif note[class="hl-string">'oldValue'] == class="hl-string">'Pending Approval' and note[class="hl-string">'newValue'] != class="hl-string">'Approved': activity = class="hl-string">'Invoice Re-Routed For Approval'
            
            if note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.status' and note[class="hl-string">'newValue'] == class="hl-string">'Paid In Full':
                activity = class="hl-string">'Invoice Closed'

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Logic for discrepancy is highly custom. We infer it from a move to a non-standard approval status like class="hl-string">'On Hold'.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># This requires knowing the specific numeric ID for such a status.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Example: elif note[class="hl-string">'field'] == class="hl-string">'transaction.approvalstatus' and note[class="hl-string">'newValueId'] == class="hl-string">'[Your_On_Hold_Status_ID]': activity = class="hl-string">'Discrepancy Identified'

            if activity:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': activity, class="hl-string">'EventTime': note[class="hl-string">'EventTime']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Payment Activities
        payments = df_payments[df_payments[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        if not payments.empty:
            first_payment = payments.sort_values(class="hl-string">'PaymentDate').iloc[0]
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']}) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified: using payment date for schedule
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Derived Payment Events
            payment_date = pd.to_datetime(first_payment[class="hl-string">'PaymentDate'])
            due_date = pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'InvoiceDueDate'])
            if due_date and payment_date > due_date:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Late Payment Identified', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Early payment requires discount date from terms, which needs another join. Simplified for this example.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># If you query class="hl-string">'discountdate' from the transaction you can compare it here.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># For example: if pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'discountdate']) and payment_date <= pd.to_datetime(bill[class="hl-string">'discountdate']):
            class=class="hl-string">"hl-comment">#    event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Captured', class="hl-string">'EventTime': first_payment[class="hl-string">'PaymentDate']})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Credit Memo Activity
        credits = df_credits[df_credits[class="hl-string">'TransactionId'] == bill[class="hl-string">'TransactionId']]
        for _, credit in credits.iterrows():
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Credit Memo Applied', class="hl-string">'EventTime': credit[class="hl-string">'CreditApplyDate']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Finalize DataFrame
    df_event_log = pd.DataFrame(event_log)
    df_event_log.sort_values(by=[class="hl-string">'Invoice', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'netsuite_ap_event_log.csv'
    df_event_log.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Stappen

Schakel SuiteScript in: Ga naar Setup > Company > Enable Features. Controleer op het tabblad SuiteCloud of Server SuiteScript is ingeschakeld.
Maak het scriptbestand aan: Kopieer de volledige JavaScript-code uit de querysectie hieronder en sla deze op als een .js-bestand, bijvoorbeeld processmind_ap_extraction.js.
Upload het script naar de File Cabinet: Ga in NetSuite naar Documents > Files > SuiteScripts. Maak een nieuwe map aan, bijvoorbeeld ProcessMind, en upload het .js-bestand.
Maak het scriptrecord aan: Ga naar Customization > Scripting > Scripts > New. Selecteer het geüploade bestand en klik op Create Script Record. Geef het script een naam, bijvoorbeeld "ProcessMind AP Extraction", voeg een ID toe, bijvoorbeeld _pm_ap_extraction, en sla het record op.
Definieer scriptparameters: Ga op de pagina van het scriptrecord naar het subtabblad Parameters. Maak de volgende parameters aan:
- custscript_pm_start_date: Label Start Date, Type Date.
- custscript_pm_end_date: Label End Date, Type Date.
- custscript_pm_folder_id: Label Target Folder ID, Type Integer Number. Dit is het interne ID van de File Cabinet-map waarin de uitvoer wordt opgeslagen.
- custscript_pm_subsidiary_id: Label Subsidiary ID (Optional), Type Integer Number.
Implementeer het script: Klik op de knop Deploy Script op de pagina van het scriptrecord. Selecteer Scheduled Script en klik op Save.
Configureer de implementatie: Geef de implementatie op de pagina Script Deployment een ID, bijvoorbeeld _pm_ap_extraction_deployment. Stel Status in op Not Scheduled voor de eerste test.
Stel het schema in: Configureer op het subtabblad Schedule hoe vaak de extractie moet worden uitgevoerd. Voor de eerste run kun je het script één keer handmatig uitvoeren. Stel voor terugkerende extracties een dagelijks of wekelijks schema in buiten piekuren.
Stel de uitvoerparameters in: Vul op het subtabblad Parameters van de implementatie de gewenste Start Date, End Date en Target Folder ID in.
Voer het script uit en haal het bestand op: Sla de implementatie op met Status Not Scheduled en klik op Save and Execute om het script handmatig uit te voeren. Volg de voortgang onder Customization > Scripting > Script Execution Logs. Ga na afloop naar de doelmap in de File Cabinet om het gegenereerde CSV-eventlog te downloaden.
Maak het bestand klaar voor ProcessMind: Controleer of het gedownloade CSV-bestand de juiste koppen heeft, zoals in het script aangegeven: Invoice, ActivityName, EventTime enzovoort. Het bestand is nu klaar om naar ProcessMind te uploaden.

Configuratie

Vereisten: Een NetSuite-gebruikersrol met rechten om SuiteScripts aan te maken en uit te voeren, toegang tot Vendor Bill- en Vendor Payment-records en kijkrechten op System Notes.
Scriptparameters: Je kunt het script configureren met implementatieparameters. Zo kun je het opnieuw gebruiken zonder de code aan te passen:
- Start Date & End Date: Bepalen de verwerkingsperiode voor facturen op basis van hun aanmaakdatum. Voor een eerste volledige inlading wordt een periode van 6 tot 12 maanden aanbevolen. Voor volgende delta-inladingen kun je de laatste 7 dagen gebruiken.
- Target Folder ID: Bepaalt het interne ID van de NetSuite File Cabinet-map waarin het CSV-bestand wordt opgeslagen. Deze map moet vooraf zijn aangemaakt.
- Subsidiary ID (Optional): Filtert in een OneWorld-account de extractie op een specifieke subsidiary. Laat dit veld leeg om alle subsidiaries op te nemen waartoe de gebruiker toegang heeft.
Aandacht voor prestaties: In omgevingen met veel transacties, meer dan 50.000 facturen per maand, is een Map/Reduce-script mogelijk geschikter om overschrijding van governance-limieten te voorkomen. Plan het script buiten kantooruren om de impact op de prestaties te beperken.
Aangepaste velden: Als je goedkeuringsproces of andere belangrijke datapunten afhankelijk zijn van aangepaste velden of records, moet je de Saved Search-filters en kolommen in het script aanpassen. Neem daarbij de interne ID's van deze aangepaste elementen op.

a Voorbeeldquery javascript

/**
 * @NApiVersion 2.1
 * @NScriptType ScheduledScript
 * @NModuleScope SameAccount
 */

/*

ProcessMind NetSuite AP Invoice Extraction Script

This script extracts Accounts Payable invoice processing events from NetSuite.
It queries Vendor Bill and related transaction data, formats it into a single event log, and saves it as a CSV file in the File Cabinet.

Script Parameters:
- custscript_pm_start_date: (Date) The start date for the query window (based on bill creation date).
- custscript_pm_end_date: (Date) The end date for the query window.
- custscript_pm_folder_id: (Integer) The internal ID of the File Cabinet folder to save the CSV file in.
- custscript_pm_subsidiary_id: (Integer, Optional) The internal ID of the subsidiary to filter on.

*/

define(['N/search', 'N/runtime', 'N/file', 'N/format', 'N/log'], (search, runtime, file, format, log) => {

    const execute = (context) => {
        log.debug('Script Execution Started', 'Starting AP Invoice event log extraction.');

        const script = runtime.getCurrentScript();
        const startDate = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_start_date' });
        const endDate = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_end_date' });
        const folderId = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_folder_id' });
        const subsidiaryId = script.getParameter({ name: 'custscript_pm_subsidiary_id' });

        if (!startDate || !endDate || !folderId) {
            log.error('Missing Parameters', 'Start Date, End Date, and Folder ID are required.');
            return;
        }

        let allEvents = [];
        const now = new Date();

        // Helper to format date/time for CSV
        const formatDateTime = (dateStr) => {
            if (!dateStr) return '';
            try {
                const parsedDate = format.parse({ value: dateStr, type: format.Type.DATETIME });
                return format.format({ value: parsedDate, type: format.Type.DATETIMETZ });
            } catch (e) {
                return dateStr; // Fallback for simple date strings
            }
        };

        // Helper function to run a search and format results
        const runSearchAndCollectEvents = (config) => {
            log.debug('Running Search', `Activity: ${config.activityName}`);
            const searchObj = search.create({
                type: config.type,
                filters: config.filters,
                columns: config.columns
            });

            const pagedData = searchObj.runPaged({ pageSize: 1000 });
            pagedData.pageRanges.forEach(pageRange => {
                const page = pagedData.fetch({ index: pageRange.index });
                page.data.forEach(result => {
                    allEvents.push({
                        'Invoice': result.getValue(config.mapping.Invoice) || '',
                        'ActivityName': config.activityName,
                        'EventTime': formatDateTime(result.getValue(config.mapping.EventTime)) || '',
                        'SourceSystem': 'NetSuite',
                        'LastDataUpdate': format.format({ value: now, type: format.Type.DATETIMETZ }),
                        'VendorName': result.getText(config.mapping.VendorName) || result.getValue(config.mapping.VendorName) || '',
                        'InvoiceAmount': result.getValue(config.mapping.InvoiceAmount) || '',
                        'PurchaseOrderNumber': result.getText(config.mapping.PurchaseOrderNumber) || result.getValue(config.mapping.PurchaseOrderNumber) || '',
                        'ProcessorUser': result.getText(config.mapping.ProcessorUser) || '',
                        'Approver': result.getText(config.mapping.Approver) || '',
                        'InvoiceDueDate': result.getValue(config.mapping.InvoiceDueDate) || ''
                    });
                });
            });
            log.debug('Search Complete', `Found ${allEvents.length} total events so far.`);
        };

        // Common filters
        let baseBillFilters = [
            ['mainline', 'is', 'T'], 'AND',
            ['type', 'anyof', 'VendBill'], 'AND',
            ['datecreated', 'within', startDate, endDate]
        ];
        if (subsidiaryId) {
            baseBillFilters.push('AND', ['subsidiary', 'anyof', subsidiaryId]);
        }

        // --- Define Search Configurations for each Activity ---

        const searchConfigs = [
            // 1. Vendor Bill Created
            {
                activityName: 'Vendor Bill Created',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters,
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'datecreated', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: 'datecreated', VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 2. PO Matching Attempted (Inferred from System Notes on first PO application)
            {
                activityName: 'PO Matching Attempted',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'appliedtotransaction'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'contains', 'Purchase Order']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', sort: search.Sort.ASC, label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' }),
                    search.createColumn({ name: 'appliedtotransaction', label: 'PurchaseOrderNumber' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: 'duedate', PurchaseOrderNumber: 'appliedtotransaction' }
            },
            // 3. Discrepancy Identified (Uses a placeholder for custom status, e.g., 'On Hold')
            {
                activityName: 'Discrepancy Identified',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', '[On Hold]']]), // Placeholder: Replace '[On Hold]' with your actual status text
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 4. Approval Submitted & 5. Invoice Re-Routed For Approval
            {
                activityName: 'Approval Submitted', // This will capture initial and subsequent submissions
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Pending Approval']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 6. Invoice Approved & 8. Invoice Posted to GL
            {
                activityName: 'Invoice Approved', // Approval event often coincides with posting
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Approved']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'Approver' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', Approver: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 7. Invoice Rejected
            {
                activityName: 'Invoice Rejected',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'approvalstatus'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Rejected']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'Approver' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', Approver: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 9. Payment Scheduled
            {
                activityName: 'Payment Scheduled',
                type: 'vendorpayment',
                filters: [['mainline', 'is', 'T'], 'AND', ['type', 'anyof', 'VendPymt'], 'AND', ['appliedtotransaction.type', 'anyof', 'VendBill'], 'AND', ['appliedToTransaction.datecreated', 'within', startDate, endDate]],
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', join: 'appliedToTransaction', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'datecreated', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', join: 'appliedToTransaction', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', join: 'appliedToTransaction', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: search.createColumn({name: 'tranid', join: 'appliedToTransaction'}), EventTime: 'datecreated', VendorName: 'entity', InvoiceAmount: search.createColumn({name: 'total', join: 'appliedToTransaction'}), ProcessorUser: 'createdby', InvoiceDueDate: search.createColumn({name: 'duedate', join: 'appliedToTransaction'}) }
            },
            // 10. Payment Executed
            {
                activityName: 'Payment Executed',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', '']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', join: 'payingTransaction', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'createdby', join: 'payingTransaction'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 11. Invoice Closed
            {
                activityName: 'Invoice Closed',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['systemnotes.field', 'is', 'Status'], 'AND', ['systemnotes.newvalue', 'is', 'Vendor Bill : Paid in Full']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'date', join: 'systemNotes', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'name', join: 'systemNotes', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'date', join: 'systemNotes'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'name', join: 'systemNotes'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 12. Early Payment Captured
            {
                activityName: 'Early Payment Captured',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', ''], 'AND', ['formuladate: {payingtransaction.trandate} <= {discountdate}', 'is', '1']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 13. Late Payment Identified
            {
                activityName: 'Late Payment Identified',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['payingtransaction.trandate', 'isnotempty', ''], 'AND', ['formuladate: {payingtransaction.trandate} > {duedate}', 'is', '1']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'payingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'payingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
            // 14. Credit Memo Applied
            {
                activityName: 'Credit Memo Applied',
                type: 'vendorbill',
                filters: baseBillFilters.concat(['AND', ['applyingtransaction.type', 'anyof', 'VendCred']]),
                columns: [
                    search.createColumn({ name: 'tranid', label: 'Invoice' }),
                    search.createColumn({ name: 'trandate', join: 'applyingTransaction', label: 'EventTime' }),
                    search.createColumn({ name: 'entity', label: 'VendorName' }),
                    search.createColumn({ name: 'total', label: 'InvoiceAmount' }),
                    search.createColumn({ name: 'createdby', join: 'applyingTransaction', label: 'ProcessorUser' }),
                    search.createColumn({ name: 'duedate', label: 'InvoiceDueDate' })
                ],
                mapping: { Invoice: 'tranid', EventTime: search.createColumn({name: 'trandate', join: 'applyingTransaction'}), VendorName: 'entity', InvoiceAmount: 'total', ProcessorUser: search.createColumn({name: 'createdby', join: 'applyingTransaction'}), InvoiceDueDate: 'duedate' }
            },
        ];

        // Execute all searches
        searchConfigs.forEach(config => {
            try {
                runSearchAndCollectEvents(config);
            } catch (e) {
                log.error(`Search Failed for ${config.activityName}`, e);
            }
        });

        // Convert to CSV and save
        if (allEvents.length > 0) {
            const headers = Object.keys(allEvents[0]);
            let csvContent = headers.join(',') + '\n';
            allEvents.forEach(event => {
                const row = headers.map(header => {
                    let value = event[header] ? event[header].toString() : '';
                    // Escape commas and quotes
                    if (value.includes(',') || value.includes('"') || value.includes('\n')) {
                        value = '"' + value.replace(/"/g, '""') + '"';
                    }
                    return value;
                });
                csvContent += row.join(',') + '\n';
            });

            const fileName = `ProcessMind_AP_EventLog_${new Date().toISOString().slice(0, 10)}.csv`;
            const csvFile = file.create({
                name: fileName,
                fileType: file.Type.CSV,
                contents: csvContent,
                folder: folderId
            });
            const fileId = csvFile.save();
            log.audit('File Created', `Successfully created file ${fileName} with ID ${fileId} in folder ${folderId}.`);
        } else {
            log.audit('No Events Found', 'No events found for the specified criteria.');
        }

        log.debug('Script Execution Finished', `Processed a total of ${allEvents.length} events.`);
    };

    return { execute };
});

Klaar om aan de slag te gaan?

Met deze datatemplate kun je meteen beginnen met het optimaliseren van de verwerking van crediteurenfacturen. Verbeter vandaag nog je workflow en zorg voor snellere betalingen die aan de compliance-eisen voldoen.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Krijg grip op je crediteurenfacturen

Voorkom boetes voor te late betaling en dubbele betalingen. Verlaag je kosten met 60%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in enkele minuten klaar voor gebruik.

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren

Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren

Extractiegidsen

Export van NetSuite Saved Search en standaardrapport

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery json

SuiteQL-query via SuiteAnalytics Connect (ODBC/JDBC)

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script met de SuiteTalk REST/SOAP API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Geautomatiseerde data-export met SuiteScript aan de serverzijde

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery javascript

Klaar om aan de slag te gaan?

Krijg grip op je crediteurenfacturen

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren

Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren

Extractiegidsen

Export van NetSuite Saved Search en standaardrapport

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery json

SuiteQL-query via SuiteAnalytics Connect (ODBC/JDBC)

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script met de SuiteTalk REST/SOAP API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Geautomatiseerde data-export met SuiteScript aan de serverzijde

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery javascript

Klaar om aan de slag te gaan?

Krijg grip op je crediteurenfacturen

We respecteren je privacy