Datatemplate voor retouren en terugbetalingen
Datatemplate voor retouren en terugbetalingen
- Aanbevolen attributen om te verzamelen
- Belangrijke activiteiten om bij te houden
- Data ophalen uit Salesforce Commerce Cloud
Attributen voor retouren en terugbetalingen
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteitsnaam
ActivityName
|
De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis die tijdens het retourproces heeft plaatsgevonden. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut beschrijft de specifieke taak of mijlpaal die op een bepaald moment voor een retourcase is afgerond. Voorbeelden zijn 'Retouraanvraag aangemaakt', 'Artikel ontvangen in magazijn' en 'Terugbetaling verwerkt'. Bij process mining gebruik je de activiteitsnaam om de proceskaart op te bouwen. Die laat de volgorde van stappen en het verloop van cases zien. Door activiteiten te analyseren, kun je bottlenecks, herstelwerk en afwijkingen van het standaardproces opsporen.
Waarom dit belangrijk is
Dit attribuut bepaalt welke stappen op de proceskaart staan, zodat je de retourworkflow kunt visualiseren en analyseren.
Waar vind je dit?
Dit attribuut wordt meestal afgeleid uit event logs, statuswijzigingen of gegevens over afgeronde taken bij de Return Order- of Case-objecten in Salesforce.
Voorbeelden
Retouraanvraag goedgekeurdInspectie van artikel afgerondTerugbetaling verwerkt
|
|||
|
Retourcase-ID
ReturnCaseId
|
De unieke identificatiecode van één retourcase van een klant. Hiermee zijn alle bijbehorende activiteiten vanaf de start tot de afsluiting aan elkaar gekoppeld. | ||
|
Beschrijving
De retourcase-ID is de belangrijkste identificatiecode en koppelt alle activiteiten aan een specifieke retour- of terugbetalingsaanvraag van een klant. Zo kun je het volledige retourproces volgen en analyseren, van de start tot de definitieve afsluiting. Bij process mining is dit attribuut essentieel om cases samen te stellen. Elke gebeurtenis met dezelfde retourcase-ID hoort bij dezelfde procesinstantie. Daarmee kun je proceskaarten visualiseren, KPI’s per case berekenen, zoals de doorlooptijd, en varianten in het retourproces analyseren.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de primaire sleutel die alle stappen van een retourproces samenbrengt in één traceerbare case. Dat is essentieel voor end-to-end-procesanalyse.
Waar vind je dit?
Deze identificatiecode wordt meestal aangemaakt door het Return Merchandise Authorization-proces (RMA) in Salesforce Commerce Cloud. Je vindt de code vaak op het Return Order- of Case-object.
Voorbeelden
RT-0012345RT-0012346RT-0012347
|
|||
|
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
|
De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden. | ||
|
Beschrijving
Het tijdstip van de gebeurtenis legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit is uitgevoerd of een status is gewijzigd. Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en tijdsanalyses uit te voeren. Process mining gebruikt deze timestamps om activiteiten te ordenen, doorlooptijden en wachttijden tussen stappen te berekenen en de prestaties van processen over verschillende perioden te analyseren. Nauwkeurige timestamps vormen de basis voor een betrouwbare procesanalyse.
Waarom dit belangrijk is
Deze timestamp bepaalt de chronologische volgorde van activiteiten. Dat is essentieel om doorlooptijden te berekenen en vertragingen in het proces op te sporen.
Waar vind je dit?
Dit is meestal de aanmaak- of wijzigingstimestamp van een record in Salesforce Commerce Cloud, zoals 'CreatedDate' of 'LastModifiedDate' bij objecten die met het retourproces te maken hebben.
Voorbeelden
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-16T14:30:00Z2023-04-18T09:15:22Z
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Het systeem waar de gebeurtenisdata vandaan komt. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan uit welk systeem de data afkomstig is. Voor dit proces is dat altijd 'Salesforce Commerce Cloud'. Bij bredere analyses is dit veld handig wanneer je data uit meerdere systemen combineert om te zien hoe processen tussen platforms verlopen. Het maakt de herkomst van data inzichtelijk en helpt problemen met de datakwaliteit van een specifieke bron op te sporen.
Waarom dit belangrijk is
Dit geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance en bij het combineren van data uit meerdere bedrijfssystemen.
Waar vind je dit?
Dit is een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd. Het is geen veld in Salesforce zelf, maar onderdeel van het datamodel.
Voorbeelden
Salesforce Commerce Cloud
|
|||
|
Laatste data-update
LastDataUpdate
|
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald of vernieuwd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit Salesforce Commerce Cloud is opgehaald. Zo zie je hoe actueel de data in de analyse is. Deze informatie helpt gebruikers te bepalen hoe recent de procesanalyse is. Ook maakt ze duidelijk hoe actueel de data is en helpt ze controleren of de dataset volledig is.
Waarom dit belangrijk is
Dit laat zien hoe actueel de data is, zodat gebruikers weten of de analyse de meest recente processtatus weergeeft.
Waar vind je dit?
Deze timestamp wordt tijdens het vernieuwen van de data aangemaakt door de extractietool of het script. Het is geen veld in Salesforce.
Voorbeelden
2023-05-20T02:00:00Z2023-05-21T02:00:00Z
|
|||
|
Aangevraagd terugbetalingsbedrag
RequestedRefundAmount
|
Het bedrag dat de klant bij het starten van de retour terugbetaald wil krijgen. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut legt het oorspronkelijke terugbetalingsbedrag vast dat de klant verwacht. Meestal is dit de prijs van het geretourneerde artikel. Het bedrag vormt het uitgangspunt voor de berekening van de terugbetaling. In het dashboard 'Analyse van verschillen in terugbetalingsbedragen' wordt dit bedrag vergeleken met het 'Werkelijke terugbetalingsbedrag'. Grote of terugkerende verschillen kunnen wijzen op problemen met het retourbeleid, herbevoorradingskosten of rekenfouten in het systeem. Dat kan leiden tot ontevreden klanten.
Waarom dit belangrijk is
Dit bedrag is het uitgangspunt voor de vergelijking met de uiteindelijke terugbetaling. Zo kun je verschillen opsporen en de financiële gevolgen van aanpassingen analyseren.
Waar vind je dit?
Deze waarde staat meestal op het Return Order- of Return Order Line Item-object en is afgeleid van de oorspronkelijke verkooporder.
Voorbeelden
49.99125.0089.50
|
|||
|
Product-SKU
ProductSku
|
De Stock Keeping Unit (SKU) van het artikel dat wordt geretourneerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut is de unieke identificatiecode van het specifieke product dat wordt geretourneerd. Zo kun je retouren per product analyseren. Door retouren per product-SKU te analyseren, kun je producten met veel retouren opsporen. Dat kan wijzen op problemen met kwaliteitscontrole, onduidelijke productbeschrijvingen of productiefouten. Deze informatie is belangrijk voor het dashboard 'Tijd van magazijnontvangst tot inspectie'. Zo zie je of bepaalde producttypen meer tijd kosten om te inspecteren.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je retourpatronen per product analyseren en artikelen met problemen met de kwaliteit of productbeschrijving opsporen.
Waar vind je dit?
Deze informatie staat op het Return Order Line Item-object of een gerelateerd object dat de retourcase koppelt aan het product uit de oorspronkelijke order.
Voorbeelden
SHIRT-BL-M-001PANTS-BK-32-004SHOE-RD-10-012
|
|||
|
Reden van retour
ReturnReason
|
De reden die de klant opgeeft voor het retourneren van het artikel. | ||
|
Beschrijving
De reden van retour legt vast waarom een klant een retour heeft gestart. Vaak kiest de klant een reden uit een vaste lijst, zoals 'Verkeerde maat', 'Artikel beschadigd' of 'Niet meer nodig'. Dit attribuut is belangrijk voor oorzaakanalyse. Door retourredenen te analyseren, kunnen bedrijven trends ontdekken rond productkwaliteit, maatproblemen of onjuiste productbeschrijvingen. Die informatie kan leiden tot verbeteringen in productontwikkeling, marketing en de toeleveringsketen, en zo het totale aantal retouren verlagen.
Waarom dit belangrijk is
Als je weet waarom artikelen worden geretourneerd, kun je oorzaken zoals productdefecten of maatproblemen opsporen en het aantal toekomstige retouren verlagen.
Waar vind je dit?
Dit is meestal een keuzelijstveld op het Return Order- of Case-object in Salesforce. De klant vult het vaak in bij het starten van de retour.
Voorbeelden
Verkeerde maatArtikel beschadigd bij aankomstVerkeerd artikel verzonden
|
|||
|
Retourkanaal
ReturnChannel
|
Het kanaal waarlangs de retour is gestart, bijvoorbeeld online, in de winkel of via de klantenservice. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan hoe de klant het retourproces heeft gestart. Veelgebruikte kanalen zijn een online self-serviceportaal, het artikel afgeven in een fysieke winkel of contact opnemen met een medewerker van de klantenservice. Het retourkanaal is relevant voor het dashboard 'Trends in retourvolume en verwerkingssnelheid'. Je kunt er de inzet van bronnen mee afstemmen en analyseren of bepaalde kanalen samenhangen met langere doorlooptijden, andere retourredenen of hogere verwerkingskosten.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je retourdata uitsplitsen en verschillen in processen en benodigde bronnen per kanaal, zoals online of in de winkel, bekijken.
Waar vind je dit?
Dit kan een veld zijn op het Return Order- of Case-object. Je kunt het ook afleiden uit de gebruiker of het systeem dat de retourregistratie heeft aangemaakt.
Voorbeelden
OnlineportaalIn de winkelTelefoontje naar de klantenservice
|
|||
|
Verantwoordelijke medewerker
ProcessingAgent
|
De gebruiker of agent die de retourzending of een specifieke activiteit in het retourproces afhandelt. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker een actie in de retourcase heeft uitgevoerd, zoals de aanvraag goedkeuren, het artikel inspecteren of de terugbetaling verwerken. Dit kan een specifieke gebruikers-ID of naam zijn. Door de verantwoordelijke medewerker te analyseren, zie je verschillen in prestaties tussen personen of teams. Dit is belangrijk voor het dashboard 'Prestaties en consistentie van medewerkers'. Zo kun je opleidingsbehoeften opsporen, de werkdruk verdelen en procedures in de organisatie op elkaar afstemmen.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je prestaties en consistentie van verschillende gebruikers vergelijken en goede werkwijzen en opleidingsbehoeften opsporen.
Waar vind je dit?
Deze informatie staat meestal in velden zoals 'OwnerId' of 'LastModifiedById' van de Case- of Return Order-objecten in Salesforce. Soms staat ze ook in gerelateerde taak- of historieobjecten.
Voorbeelden
Alice SmithBob JohnsonSysteemautomatisering
|
|||
|
Werkelijk terugbetalingsbedrag
ActualRefundAmount
|
Het uiteindelijke bedrag dat daadwerkelijk aan de klant is terugbetaald. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft het uiteindelijke bedrag weer dat aan de klant is terugbetaald nadat alle beoordelingen, inhoudingen en berekeningen zijn afgerond. Het kan afwijken van het aangevraagde bedrag, bijvoorbeeld door herbevoorradingskosten, acties of de staat van het geretourneerde artikel. Dit attribuut is belangrijk voor financiële afstemming en voor het dashboard 'Analyse van verschillen in terugbetalingsbedragen'. Het maakt de financiële gevolgen van het retourbeleid inzichtelijk en helpt structurele problemen in de berekening en goedkeuring van terugbetalingen op te sporen.
Waarom dit belangrijk is
Dit is het uiteindelijke financiële resultaat van de retour. Door het te vergelijken met het aangevraagde bedrag, zie je wat het retourbeleid en eventuele aanpassingen financieel betekenen.
Waar vind je dit?
Deze waarde staat meestal op een Refund- of Payment Transaction-object dat in Salesforce Commerce Cloud aan de Return Order is gekoppeld.
Voorbeelden
49.99115.000.00
|
|||
|
Klant-ID
CustomerId
|
Een unieke identificatiecode voor de klant die de retour heeft gestart. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut is de unieke ID van het klantaccount. Hiermee kun je retourdata per klant samenvoegen. Door retouren per klant-ID te analyseren, kun je klanten met opvallend veel retouren opsporen. Dat kan wijzen op fraude of aanhoudende ontevredenheid. Je kunt ook klantsegmenten vergelijken om te zien of bepaalde groepen andere retourpatronen of ander gedrag vertonen.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je retouren per klant analyseren, klanten die vaak retourneren opsporen en retourgedrag tussen klantsegmenten vergelijken.
Waar vind je dit?
Dit is een standaardveld op de Order- en Case-objecten in Salesforce en verwijst naar het Customer- of Account-object.
Voorbeelden
CUST-98765CUST-12345CUST-55555
|
|||
|
Magazijnlocatie
WarehouseLocation
|
De identificatiecode van het magazijn of de locatie waar het geretourneerde artikel is ontvangen. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan op welke fysieke locatie het geretourneerde artikel is verwerkt. Dit is vooral relevant voor bedrijven met meerdere distributiecentra. Door magazijnlocaties te vergelijken, kun je prestatieverschillen tussen locaties opsporen. Zo zie je bijvoorbeeld of inspecties in bepaalde magazijnen langer duren of artikelen daar vaker als beschadigd worden geregistreerd. Dit helpt om processen op elkaar af te stemmen en problemen per locatie aan te pakken.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je de prestaties van verschillende magazijnen vergelijken en verschillen in verwerkingstijd of kwaliteitsbeoordeling opsporen.
Waar vind je dit?
Deze informatie staat mogelijk op de Return Order of een gerelateerd verzendobject. Je kunt de locatie ook afleiden uit de gebruiker die de ontvangst heeft geregistreerd.
Voorbeelden
WH-EAST-01WH-WEST-03WH-CENTRAL-02
|
|||
|
Naleving retourbeleid
ReturnPolicyAdherence
|
Een indicator die aangeeft of de retour voldoet aan het vastgestelde bedrijfsbeleid. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut markeert of categoriseert retouren op basis van de naleving van het bedrijfsbeleid, bijvoorbeeld de retourtermijn, de staat van het artikel of het aankoopbewijs. Het kan een booleaanse waarde zijn (Nageleefd/Niet nageleefd) of een uitgebreidere status. Dit attribuut staat centraal in het dashboard 'Overzicht naleving retourbeleid' en de KPI 'Percentage niet-naleving beleid'. Het helpt het bedrijf te volgen hoe consequent het beleid wordt toegepast en de gevolgen van retouren die niet aan het beleid voldoen voor het proces en de financiën te analyseren.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je controleren hoe het beleid wordt toegepast. Dat is belangrijk om kosten te beheersen, fraude te voorkomen en klanten eerlijk en consequent te behandelen.
Waar vind je dit?
Dit is vaak een afgeleid attribuut op basis van bedrijfsregels die worden toegepast op andere datapunten, zoals de retourdatum, de staat van het artikel en het producttype.
Voorbeelden
Voldoet aan beleidVoldoet niet aan beleid, te laat geretourneerdVoldoet niet aan beleid, artikel beschadigd
|
|||
|
Reden van afwijzing
RejectionReason
|
De specifieke reden waarom een retouraanvraag of terugbetaling is afgewezen. | ||
|
Beschrijving
Als een retour niet wordt goedgekeurd of een terugbetaling wordt afgewezen, legt dit attribuut de reden vast. Voorbeelden zijn 'Retourtermijn verstreken', 'Artikel beschadigd door klant' en 'Artikel kan niet worden geretourneerd'. Deze informatie is belangrijk voor het dashboard 'Afgewezen en geëscaleerde retouren'. Door afwijzingsredenen te analyseren, krijgt het bedrijf zicht op knelpunten in het retourbeleid en -proces. Dat kan leiden tot duidelijkere communicatie met klanten, aanpassingen van het beleid of een betere eerste beoordeling van retouraanvragen.
Waarom dit belangrijk is
Dit maakt duidelijk waarom retouren worden afgewezen en helpt het retourbeleid, de klantcommunicatie en de opleiding van medewerkers te verbeteren.
Waar vind je dit?
Dit is vaak een aangepast veld op het Return Order- of Case-object. Het wordt ingevuld wanneer de status verandert in 'Rejected' of 'Closed - Denied'.
Voorbeelden
Retourtermijn verstrekenArtikel niet in oorspronkelijke staatArtikel in de uitverkoop
|
|||
|
Retourstatus
ReturnStatus
|
De huidige status van de retourcase in het proces. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft de huidige status van de retour aan, zoals 'Wacht op goedkeuring', 'Artikel ontvangen', 'Terugbetaald' of 'Gesloten'. De waarde verandert naarmate de case de workflow doorloopt. Process mining leidt het procesverloop af uit activiteiten. De huidige status geeft extra context om open en gesloten cases te filteren en analyseren. Voor operationele monitoring helpt deze informatie om de huidige achterstand en werkvoorraad in verschillende procesfasen te bekijken.
Waarom dit belangrijk is
Dit geeft aan waar een retourcase zich in het proces bevindt. Dat is handig voor operationele monitoring en om actieve cases te filteren.
Waar vind je dit?
Dit is een standaardveld 'Status' op het Return Order- of Case-object in Salesforce Commerce Cloud.
Voorbeelden
Wacht op goedkeuringGoedgekeurdArtikelen ontvangenGesloten
|
|||
|
SLA nageleefd
IsSlaCompliant
|
Een booleaanse waarde die aangeeft of de terugbetaling vóór de uiterste datum volgens de SLA is verwerkt. | ||
|
Beschrijving
Deze waarde is 'true' als de activiteit 'Refund Processed' op of vóór de 'Refund SLA Target Date' heeft plaatsgevonden, en anders 'false'. Zo zie je per case in één oogopslag of de SLA is nageleefd. Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Naleving van terugbetalings-SLA' en de KPI 'Nalevingspercentage terugbetalings-SLA'. Het vereenvoudigt de analyse van nalevingspercentages en helpt oorzaken van niet-naleving te onderzoeken door de data uit te splitsen naar andere attributen, zoals 'Verantwoordelijke medewerker' of 'Retourkanaal'.
Waarom dit belangrijk is
Dit vereenvoudigt de analyse van SLA-prestaties. Je kunt nalevingspercentages berekenen en factoren opsporen die vertragingen veroorzaken.
Waar vind je dit?
Dit is een berekend attribuut. De logica is: IF (timestamp van 'Refund Processed' <= RefundSlaTargetDate) THEN true ELSE false.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Staat van artikel
ItemCondition
|
De beoordeelde staat van het geretourneerde artikel na inspectie in het magazijn. | ||
|
Beschrijving
Na ontvangst wordt een geretourneerd artikel meestal geïnspecteerd om de staat ervan vast te stellen. Dit attribuut registreert het resultaat, bijvoorbeeld 'Nieuw', 'Gebruikt, geschikt voor verkoop' of 'Beschadigd'. De beoordeling heeft direct invloed op het uiteindelijke terugbetalingsbedrag en is een belangrijke invoer voor het dashboard 'Overzicht naleving retourbeleid'. Door deze data bij te houden, krijg je inzicht in de kwaliteit van geretourneerde goederen en kun je de voorraad beheren voor wederverkoop, opknappen of afvoer.
Waarom dit belangrijk is
Deze beoordeling bepaalt vaak het uiteindelijke terugbetalingsbedrag en is belangrijk voor het voorraadbeheer van geretourneerde goederen.
Waar vind je dit?
Dit is meestal een aangepast veld op het Return Order Line Item-object dat tijdens de activiteit 'Artikelinspectie' wordt bijgewerkt.
Voorbeelden
Nieuw, ongeopendGebruikt, zo goed als nieuwBeschadigd, niet verkoopbaar
|
|||
|
Tijd van ontvangst tot inspectie
ReceiptToInspectionTime
|
De tijd tussen de ontvangst van het artikel in het magazijn en het afronden van de inspectie. | ||
|
Beschrijving
Deze berekende metriek meet de tijd die nodig is voor een belangrijke interne stap in het magazijn. Het is het verschil tussen de timestamps van de activiteiten 'Artikel ontvangen in magazijn' en 'Artikelinspectie afgerond'. Deze tijd staat centraal in het dashboard 'Tijd van magazijnontvangst tot inspectie' en de KPI 'Gemiddelde tijd van artikelontvangst tot inspectie'. Door deze metriek te analyseren, kun je bottlenecks in de magazijnprocessen opsporen die de totale doorlooptijd aanzienlijk kunnen verlengen.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je bottlenecks in het magazijn opsporen die het hele retourproces vertragen en invloed hebben op terugbetalingstijden en voorraadbeschikbaarheid.
Waar vind je dit?
Dit wordt tijdens de datatransformatie berekend door de timestamp van 'Artikel ontvangen in magazijn' af te trekken van de timestamp van 'Artikelinspectie afgerond'.
Voorbeelden
1 dag 2 uur3 dagen 0 uur8 uur
|
|||
|
Uiterste datum terugbetaling volgens SLA
RefundSlaTargetDate
|
De uiterste datum waarop de terugbetaling voor de retourcase volledig verwerkt moet zijn. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bepaalt de deadline volgens de service level agreement (SLA) voor het afronden van de terugbetaling. De deadline wordt meestal berekend op basis van bedrijfsregels, bijvoorbeeld een vast aantal dagen nadat de retouraanvraag is goedgekeurd of het artikel is ontvangen. Deze datum is de norm waarmee de werkelijke prestaties worden vergeleken in het dashboard 'Naleving van terugbetalings-SLA'. Door de naleving te volgen, kun je zorgen voor een consistente, positieve klantervaring. Managers kunnen zo teams of processtappen opsporen die de SLA in gevaar brengen.
Waarom dit belangrijk is
Dit bepaalt de prestatiedoelstelling voor de verwerking van terugbetalingen. Zo kun je de naleving van de SLA meten en het effect ervan op de klanttevredenheid bekijken.
Waar vind je dit?
Dit is vaak een berekend veld op het Case- of Return Order-object. Het wordt afgeleid van de aanmaak- of goedkeuringsdatum plus een vooraf bepaalde periode, bijvoorbeeld CreatedDate + 14 dagen.
Voorbeelden
2023-04-29T23:59:59Z2023-05-10T23:59:59Z2023-05-15T23:59:59Z
|
|||
Activiteiten voor retouren en terugbetalingen
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Artikel ontvangen in magazijn
|
Deze activiteit markeert de fysieke ontvangst van het retourartikel in het aangewezen magazijn of verwerkingscentrum. Dit wordt vastgelegd wanneer een magazijnmedewerker het artikel scant en daarmee de status van het bijbehorende ReturnOrderItem bijwerkt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijke mijlpaal: het proces gaat van een actie van de klant over naar interne verwerking. Vanaf dit moment kun je KPI’s voor de efficiëntie van het magazijn meten, zoals de tijd tussen ontvangst en inspectie.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit een statuswijziging van het ReturnOrder- of ReturnOrderItem-object naar ‘Ontvangen’, of uit het invullen van het veld ‘quantityReceived’.
Vastleggen
Detecteer een update van ReturnOrderItem.quantityReceived of een statuswijziging naar ‘Ontvangen’.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Inspectie van artikel afgerond
|
Deze activiteit markeert het einde van de inspectie, waarbij de staat van het artikel wordt beoordeeld en vastgelegd. Dit wordt geregistreerd met een statuswijziging van het retourartikel. Daarna volgt bijvoorbeeld de berekening van de terugbetaling. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijk beslismoment: de uitkomst bepaalt of een terugbetaling nodig is. De tijd tussen ontvangst en afronding van de inspectie is een belangrijke KPI voor de magazijnbedrijfsvoering.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit een statusupdate van het ReturnOrderItem-object naar ‘Geïnspecteerd’ of uit de bevestiging van ‘reasonForReturn’ door een medewerker.
Vastleggen
Detecteer een wijziging van het veld ReturnOrderItem.status naar ‘Geïnspecteerd’.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Retouraanvraag aangemaakt
|
Deze activiteit markeert het moment waarop in het systeem een case voor retourautorisatie wordt aangemaakt. Dit wordt vastgelegd wanneer een nieuw ReturnOrder-record wordt aangemaakt in Salesforce Commerce Cloud, door een klant via de webshop of door een servicemedewerker. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit is het begin van het retourproces. Je kunt hiermee de totale doorlooptijd meten en het aantal binnenkomende retouraanvragen over een bepaalde periode analyseren.
Waar vind je dit?
Deze gebeurtenis wordt vastgelegd aan de hand van de aanmaaktimestamp van het ReturnOrder-object in Salesforce Commerce Cloud OMS.
Vastleggen
Leg het aanmaken van een nieuw ReturnOrder-record vast.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Retouraanvraag goedgekeurd
|
Deze gebeurtenis geeft aan dat een servicemedewerker of automatische regel een retouraanvraag heeft beoordeeld en goedgekeurd. Meestal is dit af te leiden uit een statuswijziging van het ReturnOrder-object, bijvoorbeeld van ‘Nieuw’ naar ‘Goedgekeurd’. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door deze mijlpaal te volgen, kun je de efficiëntie van de goedkeuringsfase analyseren en bottlenecks opsporen. De tijd tussen aanmaak en goedkeuring is een belangrijke KPI voor de prestaties van medewerkers.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit de timestamp waarop het statusveld van het ReturnOrder-object wordt bijgewerkt naar een goedgekeurde status, zoals ‘Goedgekeurd’ of ‘Geautoriseerd’.
Vastleggen
Detecteer een wijziging van het veld ReturnOrder.status naar ‘Goedgekeurd’.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Retourcase gesloten
|
Deze activiteit staat voor het definitief sluiten van de retourcase in het systeem, nadat een terugbetaling, omruiling of afwijzing is afgerond. Dit wordt afgeleid uit de statuswijziging van ReturnOrder naar 'Closed' of 'Completed'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Als belangrijkste eindpunt van het proces is deze activiteit essentieel voor het berekenen van de totale doorlooptijden en de verwerkingssnelheid van retouren.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de timestamp waarop het statusveld van het ReturnOrder-object wordt bijgewerkt naar de eindstatus, zoals 'Closed' of 'Completed'.
Vastleggen
Detecteer wanneer het veld ReturnOrder.status verandert in 'Closed'.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Terugbetaling verwerkt
|
Deze activiteit bevestigt dat de betaling via de betaalgateway is terugbetaald en het geld naar de klant is overgemaakt. Meestal wordt deze gebeurtenis gestart door een bevestigingsbericht van de betalingsprovider. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijk meetpunt voor de naleving van de terugbetalingstermijn (SLA). Het bevestigt dat het financiële deel van het retourproces is afgerond.
Waar vind je dit?
Afgeleid van een callback van de betaalgateway die de status van het bijbehorende Payment- of Refund-object in Salesforce bijwerkt naar 'Processed' of 'Completed'.
Vastleggen
Leg de bevestigingsgebeurtenis van de betalingsprovider vast die de status van het Payment-object bijwerkt.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Inspectie van artikel gestart
|
Deze gebeurtenis markeert het begin van de beoordeling van de kwaliteit en staat van het retourartikel. Meestal is dit af te leiden uit een statuswijziging van het retourartikel naar ‘Wordt geïnspecteerd’ of een vergelijkbare status. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door het begin van de inspectie te volgen, kun je de inspectieduur los meten van de totale wachttijd in het magazijn. Zo krijg je een gedetailleerder beeld van mogelijke bottlenecks.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit een statusupdate van het ReturnOrderItem-object naar bijvoorbeeld ‘Wordt geïnspecteerd’ of ‘In inspectie’.
Vastleggen
Detecteer een wijziging van het veld ReturnOrderItem.status naar ‘Wordt geïnspecteerd’.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Omruilorder aangemaakt
|
Bij retouren die tot een omruiling leiden, geeft deze gebeurtenis aan dat er een nieuwe verkooporder voor het vervangende artikel is aangemaakt. Dit is een alternatief voor een geldelijke terugbetaling. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door dit traject apart van terugbetalingen te volgen, krijg je inzicht in het aantal omruilingen en de efficiëntie van de afhandeling ervan.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de aanmaak van een nieuw SalesOrder-object dat is gekoppeld aan de oorspronkelijke ReturnOrder.
Vastleggen
Leg de aanmaak vast van een nieuwe SalesOrder die is gekoppeld aan de ReturnOrder-ID.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Retouraanvraag afgewezen
|
Deze gebeurtenis geeft aan dat een retouraanvraag is afgewezen en niet verder wordt verwerkt. Dit wordt vastgelegd wanneer de status van ReturnOrder wordt gewijzigd in ‘Afgewezen’ of ‘Geannuleerd’, voordat de goederen zijn ontvangen. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door afgewezen retouren te analyseren, kun je veelvoorkomende redenen voor afwijzing opsporen, zoals overtredingen van het beleid. Daarmee kun je de communicatie met klanten en de validatieregels aan de voorkant verbeteren.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit de timestamp waarop het statusveld van het ReturnOrder-object wordt bijgewerkt naar een afgewezen status, zoals ‘Afgewezen’ of ‘Geweigerd’.
Vastleggen
Detecteer een wijziging van het veld ReturnOrder.status naar ‘Afgewezen’.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Retourlabel aangemaakt
|
Deze activiteit markeert het moment waarop een verzendlabel wordt aangemaakt waarmee de klant het artikel kan terugsturen. Dit kan expliciet worden vastgelegd als een koppeling met een verzenddienst deze gebeurtenis bij de retourcase registreert. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze stap is belangrijk voor de klantervaring. Als het label niet soepel wordt aangemaakt, kan dat vertraging opleveren. De klant kan vanaf dit moment het artikel terugsturen.
Waar vind je dit?
Mogelijk vastgelegd in een aangepast veld of gerelateerd object van het ReturnOrder-object door een verzendintegratie, zoals Salesforce Shipping.
Vastleggen
Leg de gebeurtenis uit de verzendintegratie of het aanmaken van een aangepast object vast.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Terugbetaling gestart
|
Deze gebeurtenis markeert het moment waarop Salesforce Commerce Cloud het verzoek om terugbetaling naar een externe betaalgateway stuurt. Dit is het begin van de financiële transactie. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Het onderscheid tussen starten en verwerken is belangrijk voor de analyse van naleving van SLA’s. Vertragingen na dit moment liggen meestal bij de betaaldienstverlener en niet bij de interne verwerking.
Waar vind je dit?
Vastgelegd in een expliciete event log of API-aanroep wanneer het systeem met de betaalgateway communiceert. De gebeurtenis kan ook worden afgeleid uit een statuswijziging van een Payment-object.
Vastleggen
Leg de API-aanroep naar de betaalgateway vast of detecteer een statuswijziging naar ‘Terugbetaling in behandeling’.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Terugbetaling goedgekeurd
|
Deze activiteit geeft aan dat het berekende terugbetalingsbedrag is goedgekeurd en klaar is voor verwerking. Dit kan automatisch gebeuren of handmatige goedkeuring vereisen bij retouren met een hoog bedrag. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze goedkeuringsstap kan een bottleneck zijn, vooral als handmatig ingrijpen nodig is. Het is een belangrijke mijlpaal voordat de financiële transactie start.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit een statuswijziging van het ReturnOrder-object of een gerelateerd betalingsoverzicht naar bijvoorbeeld ‘Terugbetaling goedgekeurd’ of ‘Klaar voor terugbetaling’.
Vastleggen
Detecteer een statuswijziging van het ReturnOrder-object of een gerelateerd betalingsobject.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Terugbetalingsbedrag berekend
|
In deze stap wordt het definitieve terugbetalingsbedrag bepaald. Daarbij wordt rekening gehouden met factoren zoals de staat van het artikel, herbevoorradingskosten of promoties. Vaak vult het systeem de velden voor het terugbetalingsbedrag automatisch in. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze stap analyseren is belangrijk voor het dashboard ‘Analyse van verschillen in terugbetalingsbedragen’. Het dashboard laat zien bij welke cases het definitieve bedrag afwijkt van het bedrag dat de klant heeft aangevraagd.
Waar vind je dit?
Deze gebeurtenis kan worden afgeleid uit het invullen of bijwerken van velden voor het terugbetalingsbedrag op het ReturnOrder-object of een bijbehorend object voor terugbetalingen.
Vastleggen
Leg de timestamp vast waarop de velden voor het terugbetalingsbedrag worden ingevuld.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
Extractiegidsen
Klaar om te beginnen?
Gebruik deze datatemplate als startpunt voor process mining. Begin met het verbeteren van de verwerking van retouren en terugbetalingen, zodat je efficiënter werkt en klanten beter helpt.
Verwerk retouren en terugbetalingen efficiënter
Spoor inefficiënties op en verkort de doorlooptijd van retouren met 30% of meer.
Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.