> Continu verbeteren van processen > KYC klantonboarding > Refinitiv World Check

Verbeter de KYC-klantonboarding

Verbeter de efficiëntie van Refinitiv World-Check met deze gids in 6 stappen.
Verbeter de KYC-klantonboarding
KYC-klantonboarding
Refinitiv World-Check

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Verbeter KYC-klantonboarding in Refinitiv World-Check

Bij klantonboarding ontstaan vaak vertragingen bij verificatie en compliancebeoordelingen. Dat leidt tot een slechte klantervaring. Ons platform helpt je precies te zien waar het proces inefficiënt verloopt, zodat je de bedrijfsvoering kunt verbeteren. Zo verloopt onboarding sneller, blijft compliance op orde en zijn klanten tevredener.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom KYC-klantonboarding verbeteren?

Know Your Customer, of KYC-klantonboarding, is een belangrijk proces voor financiële instellingen en organisaties die aan regelgeving moeten voldoen. Het is de toegangspoort voor nieuwe klanten en tegelijk een belangrijke verdedigingslinie tegen financiële criminaliteit, witwassen en terrorismefinanciering. Systemen zoals Refinitiv World-Check leveren belangrijke risico-informatie en ondersteunen AML-screening. Toch kan het onboardingproces inefficiënt blijven, met vertragingen, hogere bedrijfskosten en een slechte klantervaring als gevolg. Klanten verwachten tegenwoordig een snelle onboarding. Een langdurig proces kan ertoe leiden dat ze afhaken, met gevolgen voor omzet en marktaandeel.

Inefficiënte KYC-klantonboarding kost meer dan alleen klanten. Ook de hoeveelheid handmatig werk neemt toe, net als de aandacht van toezichthouders. Daarnaast kunnen niet-naleving en reputatieschade tot boetes leiden. KYC-klantonboarding verbeteren draait niet alleen om snelheid. Het gaat om de juiste balans tussen strenge compliance-eisen en een efficiënte bedrijfsvoering. Procesoptimalisatie helpt de doorlooptijd van KYC-klantonboarding te verkorten en tegelijk aan de regelgeving te blijven voldoen.

Hoe process mining het onboardingproces zichtbaar maakt

Met process mining analyseer en verbeter je KYC-klantonboarding op basis van data. In plaats van aannames of losse ervaringen te gebruiken, haalt process mining event logs op uit je kernsystemen, waaronder systemen die met Refinitiv World-Check samenwerken. Zo wordt de werkelijke klantreis van begin tot eind zichtbaar. Door activiteiten als "Aanvraag ingediend", "Identiteit gecontroleerd", "Achtergrondcontroles gestart" en "Compliancetoets afgerond" te analyseren, zie je hoe het proces echt verloopt, inclusief variaties, afwijkingen en herstelwerk.

Deze analyse laat precies zien waar bottlenecks de voortgang vertragen. Misschien duurt de identiteitscontrole voor bepaalde klanttypen steeds langer. Of leiden compliancetoetsen, ondanks het gebruik van geavanceerde tools zoals Refinitiv World-Check, vaak tot nieuwe rondes waarin "Aanvullende informatie opgevraagd" wordt. Daardoor loopt de totale doorlooptijd op. Process mining maakt zichtbaar waar aanvragen blijven hangen, welke stappen onnodig worden herhaald en waar handmatige handelingen voor vertraging zorgen. Zo kun je verbeteringen richten op de plekken waar ze het meeste effect hebben.

Waar je het proces kunt verbeteren

Met de inzichten uit process mining kun je gerichte verbeteringen doorvoeren in KYC-klantonboarding. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Documenten sneller controleren en verzamelen: Zoek uit waar onvolledige documenten of herhaalde informatieverzoeken voor vertraging zorgen. Je kunt documenten vooraf controleren of de koppeling met externe verificatiediensten verbeteren.
  • Overdrachten en taaktoewijzing verbeteren: Verminder wachttijd tussen opeenvolgende activiteiten, vooral wanneer er verschillende afdelingen of systemen bij betrokken zijn. Zorg dat taken op het juiste moment bij de juiste persoon of het juiste systeem terechtkomen.
  • Herstelwerk en afwijkingen voorkomen: Spoor terugkerende herstelrondes op, bijvoorbeeld wanneer aanvragen steeds opnieuw worden beoordeeld of om aanvullende informatie worden gevraagd. Onderzoek de oorzaak, zoals onvolledige gegevens bij de start, onduidelijk beleid of problemen met systemen.
  • Compliancetoetsen effectiever uitvoeren: Analyseer de duur en uitkomsten van stappen met tools zoals Refinitiv World-Check. Zorg dat je de resultaten van screening goed gebruikt zonder het bredere complianceproces onnodig te vertragen. Kijk of bepaalde risiconiveaus of klanttypen steeds langere beoordelingen krijgen en pas het proces daarop aan.
  • Besluitvorming versnellen: Breng in kaart waar goedkeuringen of afwijzingen vertraging oplopen. Pas zo nodig de besliscriteria aan of richt efficiëntere goedkeuringsworkflows in.

Verwachte resultaten: meetbare verbeteringen en betere compliance

Met process mining kun je KYC-klantonboarding verbeteren en meetbare resultaten behalen:

  • Kortere doorlooptijd van klantonboarding: Verkort de gemiddelde tijd die nodig is om een klant aan boord te krijgen. Zo genereer je sneller omzet en verbeter je de klanttevredenheid.
  • Efficiëntere bedrijfsvoering: Verlaag de bedrijfskosten door handmatig werk te verminderen, herstelwerk te beperken en de inzet van medewerkers in onboardingteams te verbeteren.
  • Betere compliance en risicobeheersing: Spoor procesafwijkingen op en corrigeer ze, zodat je consequent aan de regelgeving voldoet en het risico op boetes verkleint.
  • Betere klantervaring: Zorg voor een vlotter en sneller onboardingproces. Dat helpt om vanaf het eerste contact vertrouwen en klantloyaliteit op te bouwen.
  • Meer inzicht in het proces: Krijg realtime zicht op het volledige KYC-proces. Zo kun je het proces blijven volgen en beslissingen nemen op basis van data.

Aan de slag met verbeteringen op basis van data

Met process mining kun je KYC-klantonboarding verbeteren door uitdagingen om te zetten in concrete verbeterkansen. Als je weet hoe het proces echt verloopt, inclusief de interacties met belangrijke systemen zoals Refinitiv World-Check, hoef je niet langer op aannames af te gaan. Je kunt gerichte aanpassingen doen en de resultaten meten. Zo werk je aan goede compliance en een efficiënte bedrijfsvoering, en bouw je aan duurzame groei en het vertrouwen van klanten. Gebruik deze inzichten om het KYC-proces vandaag nog actief te verbeteren.

KYC-klantonboarding AML-compliance klantonderzoek klantonboarding risicobeoordeling fraudepreventie naleving van regelgeving financiële dienstverlening efficiëntie van onboarding AML Bestrijding van witwassen Due diligence

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Vertraging bij het verzamelen, beoordelen en valideren van documenten is een belangrijke oorzaak van lange doorlooptijden bij KYC-klantacceptatie. Dit verlaagt de klanttevredenheid, verhoogt de operationele kosten door handmatige opvolging en kan ertoe leiden dat klanten afhaken voordat hun account is geactiveerd. Organisaties hebben vaak moeite om precies vast te stellen waar deze verificatiestappen vertraging oplopen.
ProcessMind analyseert eventdata uit het KYC-klantacceptatieproces en laat precies zien in welke fasen documentverificatie of beoordelingsactiviteiten voor aanzienlijke vertraging zorgen. Het brengt specifieke bottlenecks aan het licht, zoals overbelaste beoordelaars of terugkerende problemen met bepaalde documenttypen. Zo kun je de verificatieworkflow in Refinitiv World-Check en andere gekoppelde systemen verbeteren.

De compliancebeoordeling, waarvoor vaak tools als Refinitiv World-Check worden gebruikt, vormt regelmatig een grote bottleneck in het onboardingproces. Lange beoordelingscycli vertragen niet alleen de klantactivatie, maar vergroten ook het risico dat je niet voldoet aan veranderende AML- en KYC-regelgeving. Dat kan leiden tot boetes en reputatieschade. Het is belangrijk om te achterhalen wat deze vertragingen precies veroorzaakt.
ProcessMind brengt de route van aanvragen door de compliancebeoordeling in kaart en laat zien welke personen, afdelingen of omstandigheden voor vertraging zorgen. Door de doorlooptijden en herstelwerkloops tussen de activiteiten 'Compliance Review Initiated' en 'Compliance Review Completed' te analyseren, achterhaal je de oorzaken van deze bottlenecks. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en compliancecontroles versnellen.

Klanten raken vaak gefrustreerd als ze tijdens onboarding meerdere keren om dezelfde aanvullende informatie worden gevraagd. Deze versnipperde communicatie kost zowel klanten als interne teams extra tijd, verlengt de totale onboarding-doorlooptijd en verslechtert de klantervaring. Klanten kunnen daardoor afhaken. Het is belangrijk om te begrijpen waarom en wanneer deze verzoeken worden gedaan.
ProcessMind laat zien hoe vaak de activiteit 'Additional Information Requested' voorkomt en in welke context. Zo worden patronen en oorzaken zichtbaar. Je ziet bijvoorbeeld of verzoeken steeds na een bepaalde stap worden gedaan, door specifieke gebruikers of voor bepaalde klantsegmenten. Daarmee kun je de eerste gegevensverzameling verbeteren en het aantal vervolgverzoeken in het KYC-klantacceptatieproces terugdringen.

Een hoog afwijzingspercentage is kostbaar: er gaat tijd en capaciteit naar aanvragen die uiteindelijk worden afgewezen. Dat wijst op problemen eerder in het KYC-klantacceptatieproces, zoals onduidelijke vereisten, een gebrekkige eerste screening of een inefficiënte risicobeoordeling. Dit leidt tot verspilde inspanningen en gemiste omzet. Het is belangrijk om de meest voorkomende afwijsredenen te kennen.
ProcessMind analyseert de routes van aanvragen die uiteindelijk de status 'Application Rejected' krijgen. Door afwijsredenen te vergelijken met eerdere activiteiten en attributen zoals 'Risk Level' of 'Document Status', brengt het veelvoorkomende aanleidingen voor afwijzing aan het licht. Zo kun je de criteria voor de eerste screening aanscherpen en eerdere processtappen verbeteren om kostbare afwijzingen te voorkomen.

Afwijkingen van het gewenste of gestandaardiseerde KYC-klantacceptatieproces leiden tot onvoorspelbare doorlooptijden, meer fouten en grotere compliancerisico's. Als aanvragen zonder duidelijke reden verschillende routes volgen, wordt het lastig om verwachtingen te managen, de werkdruk te voorspellen en naleving van beleid te waarborgen. Een standaardproces helpt om efficiënter te werken.
ProcessMind ontdekt automatisch alle procesvarianten in je eventdata en maakt afwijkingen van de gewenste route zichtbaar. Het laat zien hoe vaak deze afwijkende routes voorkomen en wat hun impact is. Zo kun je vaststellen waar procesafspraken niet worden gevolgd en waar uitzonderingen formeel moeten worden vastgelegd. Dat zorgt voor meer consistentie in processen die met Refinitiv World-Check zijn gekoppeld.

Als de afgesproken Service Level Agreement (SLA) voor het afronden van klantonboarding regelmatig niet wordt gehaald, wijst dat op onderliggende inefficiënties. Dit heeft direct gevolgen voor de klanttevredenheid en kan ook de naleving van regelgeving in gevaar brengen. Overschrijdingen kunnen leiden tot boetes, reputatieschade en omzetverlies. Daarom is het belangrijk om precies te achterhalen welke stappen voor vertraging zorgen.
ProcessMind gebruikt het attribuut 'SLA Target Date' om aanvragen te markeren die de afgesproken serviceniveaus overschrijden. Vervolgens kun je de processtroom van deze cases nader bekijken en vaststellen welke activiteiten of overdrachten de vertraging veroorzaken. Zo kun je de kritieke stappen verbeteren en de onboarding in je KYC-proces versnellen.

Vertraging bij het starten van belangrijke achtergrondcontroles, vooral in systemen als Refinitiv World-Check, verlengt het hele KYC-klantacceptatieproces. Als de activiteit 'Background Checks Initiated' steeds laat plaatsvindt na de benodigde voorgaande stappen, ontstaat onnodige wachttijd. Dat verlaagt de efficiëntie en kan risicobeperking vertragen.
ProcessMind meet de tijd tussen relevante voorgaande activiteiten en de activiteit 'Background Checks Initiated'. Je ziet waar overdrachten traag verlopen of waar niet op tijd aan de voorwaarden voor deze controles wordt voldaan. Zo kun je de startmomenten verbeteren en deze belangrijke compliancestap versnellen.

Als aanvragen steeds opnieuw de activiteit 'Risk Assessment Performed' doorlopen, zijn de eerste beoordelingen mogelijk onvolledig, veranderen de risicofactoren of zijn de richtlijnen onduidelijk. Elke nieuwe beoordeling leidt tot extra herstelwerk, kost analisten waardevolle tijd en verlengt de onboarding. Dat is frustrerend voor zowel klanten als interne teams.
ProcessMind brengt deze herstelwerkloops in beeld en laat zien hoe vaak aanvragen opnieuw in de risicobeoordelingsfase terechtkomen en welke eerdere activiteiten of attributen daartoe leiden. Zo kun je bepalen waar je de eerste gegevensverzameling of de kwaliteit van de eerste beoordeling kunt verbeteren en onnodig werk in het KYC-klantacceptatieproces kunt voorkomen.

Als er weinig zicht is op de actuele 'Document Status' of de algemene aanvraagstatus, leidt dat tot inefficiënt werk, onnodige vragen en onjuiste informatie aan klanten. Wanneer statusupdates niet op tijd worden verwerkt, ontbreekt het aan transparantie. Daardoor is het lastig om het proces te beheren en werk goed te prioriteren.
ProcessMind houdt bij of statusupdates op tijd plaatsvinden door activiteiten te vergelijken met wijzigingen in 'Document Status' en de voortgang van de aanvraag. Het laat zien waar informatie achterloopt. Zo kun je hiaten in rapportages opsporen en processtappen vinden die niet goed worden vastgelegd. Dat geeft je beter realtime inzicht en verbetert de communicatie tijdens KYC-klantacceptatie.

Sommige gebruikers of afdelingen worden bottlenecks door een ongelijke werkverdeling, terwijl andere capaciteit onbenut blijft. Dat leidt tot achterstanden, langere verwerkingstijden en mogelijk overbelasting van teams. Het schaadt de efficiëntie en het werkplezier binnen het KYC-klantacceptatieproces. Een betere verdeling van de capaciteit is belangrijk.
ProcessMind laat zien welke waarden voor 'Initiating User' of 'Department' samenhangen met lange activiteitenduren of wachtrijen. Het brengt de werkverdeling en verwerkingstijden binnen teams in kaart, zodat je ziet waar de werkdruk te hoog is of capaciteit onbenut blijft. Daarmee kun je het werk evenwichtiger verdelen en de doorstroming van activiteiten rond Refinitiv World-Check verbeteren.

Tijdens KYC-klantacceptatie ontstaan vaak wrijving en vertraging wanneer aanvragen tussen afdelingen of teams worden overgedragen. Als deze overdrachten niet goed verlopen, ontstaan lange wachttijden, gaat context verloren en is herstelwerk nodig. Dat vertraagt het hele proces en frustreert de teams.
ProcessMind brengt nauwkeurig in kaart hoeveel tijd aanvragen nodig hebben om tussen activiteiten van verschillende 'Department'- of 'Initiating User'-groepen te gaan. Het maakt de langste wachttijden bij deze belangrijke overdrachten zichtbaar. Zo kun je specifieke samenwerkingen tussen afdelingen verbeteren en het gezamenlijke werk efficiënter organiseren.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Verkort de tijd die nodig is om klantdocumenten te controleren. Zo verloopt het hele KYC-onboardingproces sneller, stijgt de klanttevredenheid en dalen de operationele kosten voor gebruikers van Refinitiv World-Check. ProcessMind brengt bottlenecks bij documentbeoordelingen in kaart en laat zien welke stappen of gebruikers voor vertraging zorgen. Het vergelijkt de werkelijke afrondingstijden met de streeftijden, zodat je gericht procesaanpassingen kunt doen en mogelijkheden voor automatisering kunt vinden.

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de tijd die de compliancebeoordeling tijdens KYC-onboarding kost, zodat aanvragen sneller worden goedgekeurd zonder concessies aan de naleving van regelgeving. Snellere beoordelingen betekenen dat klanten eerder worden geaccepteerd en hun ervaring verbetert. ProcessMind brengt het deelproces van de compliancebeoordeling in kaart en maakt verborgen vertragingen en herstelwerkloops zichtbaar. Het meet de impact van deze bottlenecks, zodat organisaties proceswijzigingen kunnen doorvoeren of capaciteit binnen Refinitiv World-Check anders kunnen verdelen en zo efficiënter kunnen werken.

Vraag klanten tijdens onboarding minder vaak om aanvullende informatie. Dat verbetert de klantervaring en verkort de totale onboardingduur. Zo voorkom je frustratie en vergroot je de kans dat nieuwe klanten blijven. ProcessMind analyseert event logs om patronen te vinden die leiden tot herhaalde informatieverzoeken. Het brengt oorzaken aan het licht, zoals onvolledige eerste aanvragen of onduidelijke documentvereisten. Daarmee kun je formulieren of communicatie binnen het Refinitiv World-Check-proces proactief aanpassen.

Verlaag het aantal klantaanvragen dat wordt afgewezen vanwege te voorkomen problemen, zoals ontbrekende informatie of kleine procedurefouten. Dat verbetert het conversiepercentage en voorkomt dat je geschikte klanten verliest, met direct effect op de omzet. ProcessMind brengt afwijzingsroutes in beeld en laat veelvoorkomende voorafgaande activiteiten of attribuutwaarden zien. Het maakt duidelijk waar afwijzingen in het Refinitiv World-Check-proces plaatsvinden en wijst op verbeteringen, zoals eerder ingrijpen of betere uitleg, om aanvragen succesvol af te handelen.

Zorg voor consistente en efficiënte routes voor KYC-klantacceptatie en voorkom afwijkingen die tot inefficiëntie of compliancerisico's leiden. Met een gestandaardiseerd proces zijn uitkomsten beter voorspelbaar en kunnen nieuwe medewerkers makkelijker worden ingewerkt. ProcessMind ontdekt automatisch alle procesvarianten in de eventdata en vergelijkt ze met de gewenste modellen. Het meet de gevolgen van afwijkende of inefficiënte varianten voor kosten en doorlooptijd. Zo kunnen organisaties best practices toepassen in hun processen rond Refinitiv World-Check.

Zorg dat de afgesproken doorlooptijden voor KYC-onboarding consequent worden gehaald. Naleving van SLA's vergroot het vertrouwen van klanten, voorkomt boetes en laat zien dat processen goed worden beheerd. Dat is vooral belangrijk bij grote aantallen screenings met Refinitiv World-Check. ProcessMind vergelijkt de duur van cases realtime met de vastgestelde SLA-doelen. Het signaleert mogelijke overschrijdingen en laat zien welke activiteiten of capaciteitsverdelingen steeds voor vertraging zorgen. Zo kun je op tijd ingrijpen en processen op koers houden.

Verkort de tijd tussen belangrijke mijlpalen en de start van achtergrondcontroles, zodat deze controles zo vroeg mogelijk in het onboardingproces beginnen. Een eerdere start kan de totale doorlooptijd flink verkorten. ProcessMind analyseert de tijd tussen voorgaande activiteiten en de gebeurtenis 'Background Checks Initiated'. Het brengt processtappen of systeemvertragingen aan het licht die een snelle start in de weg staan. Zo kun je bepalen of je taken binnen Refinitiv World-Check kunt automatiseren of in een andere volgorde kunt uitvoeren.

Voorkom dat risicobeoordelingen opnieuw moeten worden uitgevoerd of grondig moeten worden aangepast door fouten of onvolledige data. Minder herstelwerk bespaart tijd en capaciteit, zodat analisten zich op nieuwe cases kunnen richten. ProcessMind brengt processtromen in beeld en laat duidelijk zien waar activiteiten zoals 'Risk Assessment Performed' herhaaldelijk voor dezelfde klantaanvraag worden uitgevoerd. Het achterhaalt de oorzaken van deze loops, zoals onvoldoende eerste gegevens of onduidelijke richtlijnen. Dat geeft aanknopingspunten om het proces binnen Refinitiv World-Check opnieuw in te richten.

Zorg dat de actuele status van elke klantaanvraag correct en op tijd wordt bijgewerkt in alle relevante systemen en dashboards. Beter inzicht helpt interne teams om samen te werken en klanten goed te informeren. ProcessMind geeft een actueel beeld van de procesuitvoering en volgt elke case 'Customer Application' door de verschillende 'Activities'. Het laat zien waar statusupdates ontbreken of vertraging oplopen. Zo kun je systeemkoppelingen of automatisering inzetten voor tijdige en correcte rapportages voor gebruikers van Refinitiv World-Check.

Zorg dat medewerkers en geautomatiseerde middelen goed worden ingezet tijdens KYC-onboarding. Zo voorkom je bottlenecks door overbelaste teams of onbenutte capaciteit. Dit verlaagt de operationele kosten en verhoogt de doorvoer. ProcessMind analyseert welke middelen aan activiteiten zijn toegewezen en maakt verschillen in werkdruk en wachttijd zichtbaar. Je ziet hoe capaciteit binnen Refinitiv World-Check wordt ingezet. Managers kunnen op basis daarvan taken anders verdelen, medewerkers breder opleiden of terugkerende stappen automatiseren.

Zorg dat klantaanvragen soepel tussen afdelingen worden overgedragen, bijvoorbeeld tussen de eerste beoordeling, risicobeoordeling en compliance. Zo voorkom je vertragingen en misverstanden. Goede overdrachten zijn belangrijk voor een vlot proces van begin tot eind. ProcessMind laat zien hoe cases tussen verschillende 'Departments' of 'Users' bewegen en waar tijdens overdrachten vaak vertragingen of fouten ontstaan. Het meet hoeveel tijd bij deze overdrachten verloren gaat. Met die data kun je communicatieafspraken verbeteren of systemen van Refinitiv World-Check koppelen.

In 6 stappen naar een beter KYC-klantacceptatieproces

1

Download de template
2

Exporteer je data
3

Upload je dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Volg het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf geconfigureerde Excel-template voor KYC-klantacceptatie, zodat je data goed is gestructureerd voor analyse. De template laat zien welke velden nodig zijn.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template zijn je data compatibel, voorkom je fouten en kun je sneller beginnen met een nauwkeurige procesanalyse.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde Excel-template die klaar is voor je KYC-klantacceptatiedata.

DIT LEVERT HET OP

Krijg zicht op belangrijke patronen in KYC-onboardingworkflows

ProcessMind zet je KYC-data om in dynamische visualisaties die elke stap en interactie laten zien. Zo zie je waar bottlenecks en tekortkomingen in compliance zitten in het Refinitiv World-Check-proces.
  • Breng de werkelijke KYC-onboardingroutes in beeld
  • Spoor vertragingen bij compliancebeoordelingen op
  • Optimaliseer de stappen in Refinitiv World-Check
  • Volg verbeteringen in de klantervaring
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Efficiëntere KYC-onboarding

Process mining helpt bottlenecks op basis van data op te sporen en het KYC-klantacceptatieproces te verbeteren. Door echte uitvoeringsdata te analyseren, waaronder interacties met Refinitiv World-Check, kunnen organisaties de procesefficiëntie en klantervaring flink verbeteren.

0 %
Kortere beoordelingscycli

Minder tijd nodig voor document- en compliancebeoordelingen

Process mining brengt bottlenecks bij document- en compliancebeoordelingen aan het licht. Daardoor kan de verwerkingstijd flink dalen en verbeteren zowel de efficiëntie als de klantervaring.
0 %
Minder informatieverzoeken

Minder verzoeken om aanvullende informatie

Door de oorzaken van onvolledige aanvragen op te sporen, kunnen organisaties het aantal verzoeken om aanvullende informatie flink terugdringen. Dat versnelt de onboarding en verhoogt de klanttevredenheid.
10- 0 %
SLA-doelen beter halen

Betere naleving van service level agreements

Process mining brengt afwijkingen aan het licht die tijdige afronding verhinderen. Zo kunnen teams consequent voldoen aan wettelijke SLA's en interne doelen, en nemen boetes en reputatierisico's af.
0 %
Capaciteit beter inzetten

Capaciteit voor compliance efficiënter verdelen

Inzicht in het werkelijke gebruik van capaciteit en wachttijden helpt om het werk beter te verdelen. Dat verlaagt de operationele kosten en zorgt ervoor dat medewerkers zich richten op werk dat waarde toevoegt.
15- 0 %
Processen beter volgens afspraak uitvoeren

Meer naleving van gestandaardiseerde KYC-routes

Door procesvarianten te herkennen en te standaardiseren, zorgen organisaties voor consistente, compliant en efficiënte onboarding. Dat vermindert fouten en maakt organisaties beter voorbereid op audits.
~ 0 days
Snellere achtergrondcontroles

Minder tijd tot de start van achtergrondcontroles

Door vertragingen vóór achtergrondcontroles op te sporen, kunnen deze eerder beginnen. Zo wordt een belangrijke en tijdrovende fase van KYC-onboarding versneld en neemt de totale doorlooptijd af.

Resultaten verschillen per proces en zijn afhankelijk van de complexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven gebruikelijke verbeteringen weer die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg later meer toe als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van één onboardingaanvraag van een klant. Deze code dient als primaire case-ID.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-ID die alle bijbehorende activiteiten met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige onboardingproces van de klant analyseren.

De naam van een specifieke bedrijfsgebeurtenis of taak in het KYC-onboardingproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de afzonderlijke processtappen. Dat is essentieel om de processtroom te ontdekken en te visualiseren en bottlenecks te vinden.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

De timestamp van elke activiteit is essentieel om metrieken op basis van tijdsduur te berekenen, de procesvolgorde te achterhalen en bottlenecks te analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis is voltooid.

Waarom dit belangrijk is

Maakt een nauwkeurige berekening van de verwerkingstijd van activiteiten mogelijk. Zo kun je actieve werktijd onderscheiden van wachttijd en prestaties nauwkeuriger analyseren.

De identificatiecode van de gebruiker, analist of geautomatiseerde agent die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses mogelijk van de werkverdeling, gebruikersprestaties en overdrachten tussen afdelingen. Dit is belangrijk om de inzet van medewerkers te verbeteren.

De afdeling of het functionele team dat verantwoordelijk is voor de activiteit.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om procesprestaties per afdeling te analyseren en vertragingen bij overdrachten tussen teams te vinden.

De berekende risicoclassificatie van de klantaanvraag, bijvoorbeeld laag, gemiddeld of hoog.

Waarom dit belangrijk is

Door het proces in te delen naar risiconiveau, zie je waarom bepaalde cases langer duren of een andere route volgen. Ook kun je afwijzingspercentages analyseren.

De datum waarop het onboardingproces van de klant afgerond moet zijn.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de maatstaf voor prestaties op tijd. Je hebt deze nodig om de SLA-naleving te berekenen en overschrijdingen te analyseren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de start van het KYC-onboardingproces, wanneer een klant een aanvraag indient. Dit event wordt meestal vastgelegd in een CRM- of kernapplicatiesysteem. Vervolgens start de screening in Refinitiv World-Check.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het volledige klantacceptatieproces. Door de tijd vanaf dit moment tot de afronding te meten, krijg je de totale onboarding-doorlooptijd. Die is belangrijk om de klantervaring en het halen van SLA-doelen te meten.

In het Refinitiv World-Check-systeem wordt een nieuwe screeningcase voor een klantaanvraag aangemaakt. Dit gebeurt via een API-aanroep of handmatige invoer vanuit een eerder systeem en markeert de start van de risicocontrole.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de officiële start van het screeningssubproces. De tijd tussen het indienen van de aanvraag en deze activiteit laat zien waar overdrachten tussen het bedrijfssysteem en de compliancefunctie vertraging oplopen.

Een compliance-analist begint met het handmatig onderzoeken van mogelijke overeenkomsten voor een klantaanvraag. De analist vergelijkt de gegevens van de mogelijke overeenkomsten met de klantgegevens om te bepalen of ze relevant zijn.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de handmatige compliancebeoordeling, een veelvoorkomende bottleneck. De tijd tussen ‘Mogelijke overeenkomst gevonden’ en deze activiteit laat wachttijd zien. De duur van de beoordeling geeft inzicht in de efficiëntie van analisten.

Een analist bevestigt dat de mogelijke overeenkomst inderdaad de gescreende klant is en dat er mogelijk sprake is van een risico. Dit is een belangrijk moment dat doorgaans leidt tot verder cliëntenonderzoek of afwijzing van de aanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke uitkomst voor risicobeperking en een bepalend moment in het proces. De uitkomst heeft rechtstreeks invloed op het definitieve besluit over de klantaanvraag en is belangrijk voor complianceverslaglegging en analyse.

De screeningscase wordt officieel afgesloten met de uitkomst ‘Geen overeenkomst’. Er zijn dus geen echte overeenkomsten gevonden. Dit besluit wordt teruggekoppeld aan het bronsysteem, zodat het onboardingproces verder kan.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de succesvolle afronding van het screeningsproces via de ideale route. Deze activiteit is een belangrijk eindpunt voor het meten van de doorlooptijd van standaardaanvragen met een laag risico.

De screeningscase wordt officieel afgesloten met de uitkomst ‘Overeenkomst gevonden’. Dit betekent dat er een bevestigd risico is vastgesteld. Dit besluit leidt tot een ander vervolgproces, zoals verscherpt cliëntenonderzoek of afwijzing.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eindpunt van de afwijkende route in het screeningsproces. Door deze cases te analyseren, krijg je inzicht in risicoprofielen en de werking van de screeningsmaatregelen.

Het account van de klant wordt aangemaakt en geactiveerd in het kernsysteem. Daarmee is het onboardingtraject afgerond en kan de klant het account gebruiken. Dit gebeurt nadat de aanvraag definitief is goedgekeurd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste stap in het proces die waarde oplevert. De tijd tussen het indienen van de aanvraag en de activering van het account is een belangrijke metriek voor de efficiëntie van de bedrijfsvoering en de klanttevredenheid.

De klantaanvraag wordt formeel afgewezen, vaak omdat World-Check een ‘Overeenkomst gevonden’ meldt of vanwege andere risicofactoren. Dit is de definitieve negatieve uitkomst van het onboardingproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eindpunt bij een mislukte aanvraag. Door afwijzingen te analyseren, vooral de redenen en voorafgaande activiteiten, kun je het proces verbeteren en onnodige afwijzingen terugdringen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert bestaande KYC-eventdata om de werkelijke processtroom zichtbaar te maken. Zo ontdek je inefficiënties, compliancehiaten en bottlenecks. Je ziet bijvoorbeeld waar documentverificatie lang duurt, waar herstelwerkloops ontstaan bij risicobeoordelingen en waar overdrachten tussen afdelingen niet goed verlopen. Daarmee kun je verbeteringen op specifieke punten richten en het onboardingproces efficiënter en beter compliant maken.

Je hebt vooral event logs nodig met voor elke stap in het onboardingproces een case-ID, activiteit en timestamp. Voor KYC gaat het om gegevens over het indienen van klantaanvragen, achtergrondcontroles, documentverificatie, compliancebeoordelingen en statusupdates. Ook gebeurtenissen rond screeningsresultaten en de verwerking daarvan in Refinitiv World-Check zijn belangrijk.

Je kunt onder meer verwachten dat documentbeoordelingen sneller worden afgerond, er minder verzoeken om aanvullende informatie nodig zijn en minder aanvragen onnodig worden afgewezen. Process mining helpt varianten van het onboardingproces te standaardiseren, SLA-doelen op tijd te halen en de capaciteit efficiënter te verdelen. Daardoor worden klanten sneller geaccepteerd en verbetert de compliance.

De eerste inzichten en een basisprocesmodel zijn vaak binnen enkele weken beschikbaar. Hoe snel dat lukt, hangt af van de beschikbaarheid en kwaliteit van de data. Binnen één tot drie maanden worden meestal duidelijke verbeterkansen en bottlenecks zichtbaar. Daarna volgen de invoering van wijzigingen en het vasthouden van verbeteringen. Daarvoor is voortdurende monitoring nodig.

De belangrijkste technische vereiste is toegang tot eventdata uit je systemen, zoals auditlogs of databasetabellen met activiteiten, timestamps en case-ID's. Je hebt process mining-software nodig, in de cloud of op locatie. Ook zijn basisfuncties voor datakoppeling nodig om ruwe data te verzamelen en om te zetten naar een geschikt analyseformaat.

De manier waarop je data verzamelt verschilt per systeem. Veelgebruikte methoden zijn rechtstreekse databasequery's, API-koppelingen of data-export uit systeemlogs. Je zoekt de tabellen of logs met de case-ID, activiteit en timestamp van elke stap in het KYC-proces. Daarna zet je de ruwe data om naar een event log dat geschikt is voor de process mining-tool.

Process mining verstoort lopende processen doorgaans niet, omdat het vooral historische data gebruikt. Je kunt data op de achtergrond of buiten piekuren verzamelen. De analyse en het genereren van inzichten vinden los van de operationele systemen plaats. Teams kunnen dus gewoon doorwerken terwijl verbeterkansen in kaart worden gebracht.

De nauwkeurigheid van de inzichten hangt rechtstreeks samen met de kwaliteit en volledigheid van de eventdata. Met volledige en correcte event logs geeft process mining een nauwkeurig, op data gebaseerd beeld van de werkelijke procesuitvoering. Het maakt afwijkingen, bottlenecks en herstelwerkloops zichtbaar die bij handmatige analyses of traditionele rapportages vaak verborgen blijven.

Ja. Process mining kan de naleving van KYC-regelgeving verbeteren door alle procesvarianten zichtbaar te maken en afwijkingen van vastgestelde workflows op te sporen. Je ziet bijvoorbeeld waar stappen worden overgeslagen of ongeoorloofde sluiproutes worden genomen. Zo kun je ervoor zorgen dat alle vereiste controles en goedkeuringen consequent worden uitgevoerd. Dit levert tijdens het onboardingproces een controleerbaar auditspoor van de compliance op.

Verbeter nu KYC-klantonboarding en versterk compliance

Zorg voor een soepel onboardingproces en verkort de doorlooptijd tot 24 uur.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Probeer het 14 dagen gratis.