Datatemplate voor het beheer van de omzetcyclus

Dit attribuut beschrijft de afzonderlijke activiteiten waaruit de volledige inkomstencyclus bestaat. Elke waarde staat voor een aparte stap, mijlpaal of taak bij een factureringsgebeurtenis, zoals een claim aanmaken, een afwijzing ontvangen of een betaling boeken.

Analyse van de volgorde en frequentie van deze activiteiten vormt de basis van process mining. Je kunt er de proceskaart mee visualiseren, herstelrondes herkennen (bijvoorbeeld ‘Claim afgewezen’, gevolgd door ‘Claim gecorrigeerd’) en de tijd tussen stappen meten. Dat is belangrijk om de procesefficiëntie en compliance te begrijpen.

Dit attribuut bepaalt welke stappen op de proceskaart staan. Dat is nodig om de workflow van de inkomstencyclus te visualiseren en analyseren.

Afkomstig uit event logs, statuswijzigingen of transactietypen in de claim- en factureringsmodules van Waystar.

De factureringsgebeurtenis is de belangrijkste case-ID. Deze koppelt alle activiteiten vanaf de registratie van kosten tot het afsluiten van de rekening voor een specifieke factureerbare dienst. De gebeurtenis omvat de volledige levenscyclus van één claim of patiëntenfactuur.

Met process mining kun je het verloop van elke factureringsgebeurtenis analyseren en zo de inkomstencyclus volledig in beeld brengen. Je ziet veelvoorkomende procesroutes, afwijkingen en bottlenecks die afzonderlijke claims beïnvloeden. Dit detailniveau is belangrijk om de procesprestaties te begrijpen en verbeterpunten te vinden, zoals vertragingen bij het indienen van claims of het boeken van betalingen.

Dit is de belangrijkste Case-ID die alle gerelateerde activiteiten in de inkomstencyclus met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige proces voor elk factureerbaar item volgen.

Dit is meestal de primaire sleutel uit de belangrijkste tabel met facturerings- of claimtransacties in Waystar. Raadpleeg de documentatie van Waystar voor de specifieke tabel- en veldnaam.

De tijdstempel van de gebeurtenis legt het exacte moment vast waarop een activiteit plaatsvond. Hiermee kun je gebeurtenissen chronologisch ordenen en de tijd tussen processtappen berekenen.

Bij procesanalyse gebruik je tijdstempels om belangrijke prestatie-indicatoren te berekenen, zoals doorlooptijden, wachttijden en verwerkingstijden. Zo bepaalt het verschil tussen de tijdstempels van ‘Claim ingediend’ en ‘Betaling geboekt’ de totale betalingstermijn. Nauwkeurige tijdstempels zijn nodig voor bottleneckanalyse en prestatiemonitoring.

Tijdstempels zijn nodig om gebeurtenissen te ordenen, doorlooptijden te berekenen en procesprestaties te analyseren. Ze vormen de tijdsbasis van de analyse.

Dit is een standaardveld bij vrijwel elke transactie of statuswijziging in Waystar. De naam is vaak ‘Aanmaakdatum’, ‘Transactiedatum’ of iets vergelijkbaars.

Dit attribuut geeft aan welk bronsysteem de gebeurtenisdata heeft aangemaakt. In een complexe IT-omgeving kunnen gebeurtenissen in de inkomstencyclus afkomstig zijn uit verschillende Waystar-modules of uit gekoppelde externe systemen, zoals een elektronisch patiëntendossier (EHR).

Kennis van het bronsysteem is belangrijk voor datavalidatie, probleemoplossing en inzicht in procesverschillen die door ander systeemgedrag kunnen ontstaan. Zo kun je procesproblemen aan de juiste applicatie of koppeling toewijzen.

Geeft aan waar de data vandaan komt. Dat is belangrijk voor datagovernance, kwaliteitscontrole en inzicht in procesverschillen tussen systemen.

Dit is vaak een vaste waarde (‘Waystar’) die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd. De waarde kan ook worden afgeleid uit specifieke modules of tabellen in het systeem.

Dit attribuut bevat de tijdstempel van het moment waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald. Dit is niet het tijdstip waarop de bedrijfsgebeurtenis plaatsvond, maar het moment waarop de gegevens zijn opgehaald voor analyse.

Deze informatie is belangrijk voor datagovernance en om te weten hoe actueel de data in de process mining-analyse is. Zo weet je of je met actuele informatie werkt. De tijdstempel is ook nodig om incrementele data-invoer te beheren.

Maakt zichtbaar hoe actueel de dataset is. Dat is belangrijk voor nauwkeurige en tijdige rapportages en analyses.

Dit tijdstempel wordt meestal tijdens het inlezen van de data door het ETL-proces (Extract, Transform, Load) aangemaakt en aan elke rij toegevoegd.

De claimstatus laat zien waar een specifieke factureringsgebeurtenis zich op een bepaald moment in de inkomstencyclus bevindt. De status geeft de laatst bereikte mijlpaal aan, bijvoorbeeld of een claim is verzonden, door de betaler wordt beoordeeld, is betaald of is afgewezen.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële rapportages en operationeel beheer. Met process mining kun je de huidige status van alle open cases bekijken en analyseren hoelang cases in bepaalde statussen blijven, zoals ‘Wacht op beoordeling door betaler’. Dit ondersteunt rechtstreeks het dashboard ‘Openstaande saldi en ouderdom’.

Geeft een actueel overzicht van alle claims die nog lopen. Zo kun je bottlenecks analyseren en werk prioriteren.

Een standaardveld in het claim- of factureringsrecord in Waystar, dat wordt bijgewerkt naarmate de claim het proces doorloopt.

Het diensttype geeft aan wat voor factureerbare dienst aan de patiënt is geleverd. Verschillende diensttypen hebben vaak eigen factureringscodes, vergoedingen en procesvereisten.

Met dit attribuut kun je de inkomstencyclus gedetailleerd analyseren per klinische afdeling of dienstlijn. Je kunt bijvoorbeeld nagaan welke dienstlijnen de meeste vertraging bij facturering hebben en of claims voor chirurgische ingrepen vaker worden afgewezen dan claims voor consulten. Dit helpt bij het analyseren van afdelingsprestaties en het gericht verbeteren van processen.

Hiermee kun je procesprestaties per klinische afdeling of dienstlijn analyseren en verschillen in efficiëntie en winstgevendheid herkennen.

Meestal afgeleid van procedurecodes (CPT/HCPCS) of gekoppeld aan de afdeling die de dienst in Waystar heeft geleverd.

Het gefactureerde bedrag is het brutobedrag voor de diensten aan de patiënt, voordat aanpassingen, contractuele kortingen of betalingen zijn verwerkt. Dit is het oorspronkelijke bedrag van de claim die bij de betaler is ingediend.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses en om te begrijpen welke bedragen door het proces lopen. Je kunt de analyse uitsplitsen naar claimbedrag, trends in kosten voor verschillende diensten herkennen en de financiële gevolgen berekenen van procesproblemen, zoals afwijzingen of betalingsvertragingen. Het is een basisgegeven voor de meeste financiële dashboards.

Geeft de totale waarde van een claim weer. Zo kun je de financiële gevolgen van procesvertragingen, afwijzingen en aanpassingen analyseren.

Een standaard financieel veld op het claim- of kosteninvoerscherm in Waystar.

Dit attribuut geeft aan welke betaler verantwoordelijk is voor de beoordeling en betaling van de claim, zoals een verzekeraar, een overheidsprogramma als Medicare of een andere organisatie. Elke betaler kan eigen indieningsvereisten, betalingsschema’s en patronen in afwijzingen hebben.

Analyse van het proces per betaler laat zien bij welke betalers de betaling het langst duurt, claims het vaakst worden afgewezen of processen het ingewikkeldst zijn. Zo kunnen organisaties hun aanpak aanpassen, extra aandacht geven aan betalers die problemen opleveren en betere contracten onderhandelen.

Door het proces per betaler op te splitsen, kun je bottlenecks, redenen voor afwijzingen en betalingsvertragingen per betaler herkennen.

Te vinden in de claim- of factureringsgegevens, gekoppeld aan de verzekeringsgegevens van de patiënt in Waystar.

Het openstaande saldo is het huidige bedrag aan openstaande vorderingen voor een factureringsgebeurtenis. Je berekent het door de betalingen en aanpassingen tot nu toe af te trekken van het gefactureerde bedrag.

Dit is een belangrijke financiële maatstaf voor het beheer van de kasstroom en openstaande vorderingen. Het is het belangrijkste attribuut voor het dashboard ‘Openstaande saldi en ouderdom’. Hiermee kan de organisatie de totale vorderingen volgen, rekeningen met hoge saldi herkennen en inningsactiviteiten prioriteren. Door dit bedrag in de tijd te volgen, zie je hoe effectief het inningsproces is.

Meet rechtstreeks de openstaande vorderingen. Dit is belangrijk voor het beheer van de kasstroom, het prioriteren van incasso en het beoordelen van de financiële gezondheid.

Dit is meestal een berekend veld in de rapportagemodules van Waystar (gefactureerd bedrag - betaald bedrag - aanpassingen). Als er geen rechtstreeks veld beschikbaar is, moet het mogelijk tijdens de data-extractie worden berekend.

Wanneer een betaler een claim afwijst, geeft deze een redencode op die de afwijzing verklaart. De code kan wijzen op ontbrekende informatie, een niet-verzekerde dienst of een coderingsfout. Dit attribuut bevat die specifieke code.

Analyse van de redencodes voor afwijzingen is belangrijk om de inkomstencyclus te verbeteren. Zo kan de organisatie de oorzaken van afwijzingen vinden, zoals terugkerende fouten bij een bepaalde afdeling of problemen met de vereisten van een specifieke betaler. Deze data vormt de basis voor het dashboard ‘Afwijzingspercentage en redenen’ en helpt bij het voorkomen van nieuwe afwijzingen en het verhogen van het percentage betalingen bij de eerste indiening.

Dit attribuut is nodig om de oorzaken van afgewezen claims te analyseren en gericht inkomstenverlies en herstelwerk te beperken.

Wordt ingevuld in het claimrecord wanneer een afwijzing plaatsvindt. De informatie komt van de betaler via het betalingsoverzicht.

Dit attribuut bevat het totale bedrag dat voor een factureringsgebeurtenis is geïnd. Het omvat betalingen van primaire en secundaire verzekeraars en betalingen van de patiënt.

Het betaalde bedrag is een belangrijke resultaatmaatstaf voor de inkomstencyclus. Je gebruikt het om de uiteindelijke opbrengst van de gefactureerde kosten te berekenen en de effectiviteit van het hele proces te meten. Door het gefactureerde bedrag met het betaalde bedrag te vergelijken, zie je de financiële prestaties en waar inkomsten weglekken. Dit gegeven is belangrijk voor dashboards over de effectiviteit van inning en de algehele financiële gezondheid.

Meet het daadwerkelijk geïnde bedrag. Dit is een belangrijke resultaatmaatstaf voor het succes van de inkomstencyclus.

Afgeleid van betalingstransacties in Waystar die aan de claim zijn gekoppeld. Mogelijk moeten meerdere betalingsrecords bij elkaar worden opgeteld.

Het gecorrigeerde bedrag is de som van alle financiële correcties op het saldo van een factureringsgebeurtenis. Het gaat onder meer om contractuele kortingen volgens afspraken met betalers en om andere afboekingen of correcties.

Dit is een belangrijke metriek voor het dashboard ‘Percentage en impact van rekeningcorrecties’. Door dit bedrag op te tellen per reden of betaler, zie je wat omzetverlies door niet-geïnde bedragen financieel betekent. Zo kun je het verlies kwantificeren en onderbouwen waarom de oorzaken van correcties moeten worden aangepakt.

Brengt in kaart hoeveel omzet verloren gaat door afboekingen en correcties. Zo wordt duidelijk wat factureringsproblemen en contractvoorwaarden financieel betekenen.

Afkomstig uit financiële correctietransacties in Waystar. Mogelijk moeten meerdere correctieboekingen voor één factureringsgebeurtenis bij elkaar worden opgeteld.

Dit berekende booleaanse attribuut geeft aan of een declaratie is betaald zonder tussentijdse negatieve gebeurtenissen, zoals een afwijzing, weigering of verzoek om aanvullende informatie. De waarde ‘true’ betekent dat de declaratie zonder problemen is verwerkt.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI ‘Percentage betalingen bij eerste indiening’, een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de volledige omzetcyclus. Door kenmerken te analyseren van declaraties die niet bij de eerste indiening worden betaald, bijvoorbeeld per betaler of diensttype, kun je de belangrijkste oorzaken van herstelwerk en betalingsvertragingen achterhalen. Een hoger percentage zorgt voor een snellere kasstroom en lagere bedrijfskosten.

Meet rechtstreeks de kwaliteit van de facturering en declaratieverwerking. Een hoog percentage betalingen bij de eerste indiening wijst op een efficiënt proces met weinig herstelwerk.

Dit afgeleide attribuut wordt berekend tijdens de datatransformatie. De logica controleert of de gebeurtenis ‘Betaling geboekt’ plaatsvindt zonder voorafgaande gebeurtenissen zoals ‘Declaratie afgewezen’ of ‘Rekening gecorrigeerd’.

Dit attribuut is de unieke identificatiecode van de patiënt die bij de factureringsgebeurtenis hoort. Het koppelt de financiële transactie aan de persoon die zorg heeft ontvangen.

De factureringsgebeurtenis is de case; met het patiënt-ID kun je analyses vanuit het perspectief van de patiënt uitvoeren. Je kunt terugkerende patiënten herkennen, de financiële reis van een patiënt over meerdere bezoeken volgen en nagaan of bepaalde patiëntkenmerken samenhangen met betalingsproblemen of meer afwijzingen. Zo kun je alle factureringsactiviteiten van één persoon bij elkaar brengen.

Maakt analyses vanuit het perspectief van de patiënt mogelijk. Zo kun je de volledige financiële reis van één persoon over meerdere factureringsgebeurtenissen bekijken.

Een standaardveld in het claim- of patiëntregistratierecord in Waystar, of afkomstig uit een gekoppeld EHR.

De patiëntklasse geeft aan om wat voor zorgcontact het gaat. Deze bepaalt vaak de factureringsregels en vergoedingen. Veelvoorkomende klassen zijn opgenomen, poliklinisch en spoedeisend.

Analyse van de inkomstencyclus per patiëntklasse kan grote procesverschillen aan het licht brengen. Claims voor opgenomen patiënten zijn bijvoorbeeld vaak ingewikkelder en hebben langere betalingstermijnen dan poliklinische claims. Deze uitsplitsing helpt bij het bepalen van realistische prestatiedoelen en het afstemmen van verbeterinitiatieven op de behoeften van elke klasse.

Helpt het proces uit te splitsen naar de complexiteit van het zorgcontact, bijvoorbeeld opgenomen of poliklinisch. Dit hangt vaak samen met andere factureringsregels en doorlooptijden.

Een standaardveld in de patiëntregistratie- of zorgcontactgegevens in Waystar of het bronsysteem EHR.

Wanneer het saldo van een rekening om een andere reden dan een betaling wordt aangepast, bijvoorbeeld door een contractuele korting of afboeking, legt een redencode voor de aanpassing de reden vast. Dit attribuut bevat die code.

Analyse van deze codes is belangrijk voor het dashboard ‘Percentage en impact van rekeningaanpassingen’. Zo kun je oorzaken van inkomstenverlies herkennen, zoals terugkerende contractuele aanpassingen bij bepaalde betalers of afboekingen door factureringsfouten. Inzicht in deze redenen is de eerste stap om vermijdbaar inkomstenverlies te beperken.

Verklaart waarom inkomsten zijn aangepast of afgeboekt. Zo krijg je inzicht in inkomstenverlies en de prestaties van contracten met betalers.

Gekoppeld aan correctietransacties in de module voor betalingsverwerking of debiteurenbeheer van Waystar.

Deze metriek, ook wel ‘charge lag’ genoemd, meet de efficiëntie van het eerste deel van het factureringsproces. De metriek wordt berekend als het tijdsverschil tussen de gebeurtenis ‘Dienst verleend/afgerond’ en de gebeurtenis ‘Kosten vastgelegd’ of ‘Declaratie aangemaakt’.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks het dashboard ‘Doorlooptijd van dienstverlening tot factuur’. Vertragingen in dit deel van het proces, ook wel ‘charge lag’ genoemd, stellen het begin van de betalingscyclus uit en vertragen daarmee de kasstroom. Door dit te volgen, zorg je ervoor dat alle diensten tijdig en correct worden gefactureerd. Zo voorkom je omzetverlies en versnel je de volledige omzetcyclus.

Meet de efficiëntie van het eerste deel van het factureringsproces. Door deze ‘charge lag’ te verkorten, versnel je de volledige omzetcyclus en voorkom je dat kosten niet worden gefactureerd.

Berekend tijdens de datatransformatie door de timestamp van de dienstgebeurtenis af te trekken van de timestamp waarop de kosten zijn vastgelegd of de declaratie is aangemaakt.

Het type betaler groepeert afzonderlijke betalers in bredere categorieën op basis van hun kenmerken. Zo krijg je een overzicht op een hoger niveau dan met de specifieke naam van de betaler.

Dit attribuut is nuttig voor strategische analyses en rapportages. Het management kan hiermee trends vergelijken tussen grote categorieën betalers, zoals overheidsbetalers en commerciële verzekeraars. Dit kan helpen bij strategische beslissingen over contracten met betalers en de inzet van middelen.

Maakt analyses op hoofdlijnen mogelijk door betalers in categorieën als commercieel of overheid in te delen. Deze categorieën hebben vaak verschillende betalingspatronen en regels.

Meestal afgeleid door de naam van de betaler aan een vooraf bepaalde categorielijst te koppelen. Deze logica kan al in Waystar aanwezig zijn of tijdens de datatransformatie worden toegevoegd.

De uiterste betaaldatum is de datum waarop de betaling volgens de zorgaanbieder of de contractuele afspraken met de betaler binnen moet zijn. Deze datum dient als maatstaf om te bepalen of betalingen op tijd zijn.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard ‘Openstaande saldi en veroudering’. Het wordt gebruikt om de ouderdom van openstaande vorderingen te berekenen en in categorieën in te delen, zoals ‘0-30 dagen’, ‘31-60 dagen’ enzovoort. Deze verouderingsanalyse is een gangbare financiële methode om debiteuren te beheren en de incasso van achterstallige bedragen te prioriteren.

Biedt de basis voor het berekenen van de ouderdom van openstaande vorderingen. Dit is belangrijk voor het beheer van incasso’s en om inzicht te krijgen in de tijdigheid van de kasstroom.

Te vinden op de factuur of declaratie. De datum kan worden berekend op basis van de factuurdatum en de betalingsvoorwaarden.

Dit attribuut geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker een activiteit in het proces heeft uitgevoerd. Zo zie je bijvoorbeeld welke facturatiemedewerker een claim heeft ingediend of welke incassomedewerker een opvolggesprek heeft gestart.

Analyse per gebruiker helpt bij het verdelen van de werklast, het beoordelen van individuele prestaties en het bepalen van trainingsbehoeften. Je kunt zien of bepaalde gebruikers vaker fouten maken of afwijzingen efficiënter afhandelen. Dit is nuttig voor teambeheer en kwaliteitscontrole binnen de afdeling voor de inkomstencyclus.

Maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor processtappen. Zo kun je prestaties per medewerker of team analyseren en trainingsmogelijkheden herkennen.

Te vinden in het auditspoor of de transactielogs van gebeurtenissen in Waystar, vaak onder de naam ‘UserID’, ‘ProcessedBy’ of iets vergelijkbaars.