Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Purchase Order

De activiteitsnaam beschrijft een stap of statuswijziging binnen het inkooporderproces. Voorbeelden zijn 'Inkooporder aangemaakt', 'Inkooporder goedgekeurd', 'Goederenontvangst geboekt' en 'Factuur ontvangen'. Elke activiteit staat voor een afzonderlijk moment in het proces.

Dit attribuut is belangrijk voor het opbouwen van de proceskaart, die de activiteitenstroom visueel weergeeft. Door de volgorde en frequentie van verschillende activiteiten te analyseren, kun je veelvoorkomende procespaden, afwijkingen, bottlenecks en herstelwerklussen identificeren, zoals herhaalde goedkeuringen of wijzigingsgebeurtenissen.

Dit vormt de basis van de proceskaart en maakt het mogelijk om de procesflow, variaties en inefficiënties te visualiseren en analyseren.

Deze informatie is meestal afkomstig uit transactiec codes, logboeken met statuswijzigingen, eventtabellen of wijzigingsdocumenttabellen die aan de inkooporder zijn gekoppeld.

Gebeurtenistijd legt de datum en tijd vast waarop een specifieke activiteit is uitgevoerd of een statuswijziging is geregistreerd. Deze timestamp geeft elke gebeurtenis in de levenscyclus van de inkooporder een tijdscontext.

Bij process mining zijn timestamps de basis voor het berekenen van doorlooptijden, duur en wachttijden tussen activiteiten. Door gebeurtenissen per case chronologisch te ordenen, kun je de procesprestaties analyseren, bottlenecks identificeren waar tijd verloren gaat en compliance met servicelevelovereenkomsten (SLA's) bewaken.

Hiermee kun je alle tijdgebaseerde analyses uitvoeren, waaronder het berekenen van doorlooptijden, het identificeren van bottlenecks en het bewaken van prestaties ten opzichte van benchmarks.

Dit staat meestal in event logs, tabellen met wijzigingshistorie of als datumveld voor aanmaken of boeken op transactiedocumenten.

De ID van de inkooporder is een unieke alfanumerieke code die aan elke inkooporder wordt toegewezen en deze van alle andere orders onderscheidt. De ID is het centrale referentiepunt voor alle activiteiten, documenten en communicatie rond een specifieke inkooptransactie.

Bij process mining is deze ID belangrijk om alle gerelateerde gebeurtenissen, zoals aanmaken, goedkeuren, goederenontvangst en facturering, te groeperen in één end-to-end-procesinstantie of 'case'. Door processen op basis van deze identificatie te analyseren, kun je de volledige levenscyclus van elke inkooporder reconstrueren en visualiseren, van het ontstaan tot de definitieve sluiting.

Dit is het belangrijkste attribuut dat alle gerelateerde gebeurtenissen aan één procescase koppelt. Daardoor wordt end-to-end-analyse van de levenscyclus van de inkooporder mogelijk.

Dit is meestal een primary-keyveld in de kopteksttabel of het document van de inkooporder.

Het attribuut Bronsysteem identificeert het informatiesysteem waar de eventdata vandaan komt, zoals een ERP-systeem, inkoopplatform of legacy-systeem. Dit is vooral belangrijk in omgevingen waarin het procure-to-pay-proces meerdere geïntegreerde applicaties omvat.

Als je het bronsysteem kent, kun je data valideren, problemen oplossen en procesvariaties begrijpen die afhankelijk kunnen zijn van het systeem. Inkooporders uit een e-procurementsysteem kunnen bijvoorbeeld een ander, meer geautomatiseerd pad volgen dan orders die handmatig in het centrale ERP-systeem zijn aangemaakt.

Dit geeft context bij de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance, validatie en het analyseren van procesvariaties tussen verschillende systemen.

Dit kan een statische waarde zijn die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd of een veld in de brontabellen dat het invoersysteem aangeeft.

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente datalading of vernieuwing vanuit het bronsysteem. Het is een metadataveld dat op de volledige dataset van toepassing is en niet op één afzonderlijke gebeurtenis.

Deze informatie is belangrijk om te weten hoe actueel de data is die je analyseert. Zo kun je de relevantie van inzichten inschatten en ervoor zorgen dat beslissingen zijn gebaseerd op data die actueel genoeg is voor je analyse.

Dit laat zien hoe actueel de data is. Zo weet je welke periode de analyse bestrijkt en hoe relevant de resultaten zijn.

Deze timestamp wordt meestal gegenereerd en opgeslagen door de tool of het proces voor data-extractie en -transformatie (ETL).

Het attribuut Afdeling geeft aan welke organisatie-eenheid verantwoordelijk is voor de aankoop. Dit is vaak de afdeling die de aanvraag heeft ingediend of waarvan het budget de kosten dekt, zoals 'IT', 'Marketing' of 'Bedrijfsvoering'.

Met dit attribuut kun je procesprestaties in verschillende delen van de organisatie segmenteren en vergelijken. Een analyse per afdeling kan laten zien welke gebieden de langste doorlooptijden, de meeste wijzigingen of de meeste maverick buying hebben. Zo kun je verbeterinitiatieven afstemmen op de specifieke behoeften en werkwijzen van elke afdeling.

Je kunt procesanalyses per bedrijfsonderdeel segmenteren. Zo vergelijk je prestaties en vind je afdelingsspecifieke problemen of best practices.

Deze informatie staat meestal in de kop van de inkooporder of in de details van de orderregel, vaak gekoppeld aan een veld als 'Cost Center' of 'Department'.

De artikelcategorie, ook wel materiaalgroep of inkoopcategorie genoemd, classificeert het type product of dienst dat wordt ingekocht. Deze gestructureerde indeling helpt om inkoopuitgaven en procesgedrag te ordenen en te begrijpen.

Een analyse per artikelcategorie kan duidelijke verschillen aan het licht brengen. Zo kan het inkoopproces voor complexe diensten langere goedkeuringscycli en meer wijzigingen hebben dan het proces voor standaardkantoorbenodigdheden. Met deze segmentatie kun je procesoptimalisatie en strategie per categorie vormgeven.

Je kunt procesprestaties en uitgaven per categorie analyseren. Zo zie je hoe verschillende soorten aankopen de procesefficiëntie beïnvloeden.

Deze informatie staat meestal op het niveau van de afzonderlijke orderregel.

De gebruikersnaam identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een event binnen het proces. Dit kan de persoon zijn die de aanvraag heeft aangemaakt, de inkooporder heeft goedgekeurd of de goederenontvangst heeft geboekt. Zo wordt duidelijk wie verantwoordelijk was en krijgt de procesflow een menselijke dimensie.

Door activiteiten per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van de werklast, opleidingsbehoeften en mogelijke complianceproblemen. Je kunt bijvoorbeeld zien of bepaalde gebruikers vaak betrokken zijn bij herstelwerk of vertragingen. Ook kun je controleren of functiescheiding wordt nageleefd.

Hiermee koppel je procesactiviteiten aan specifieke personen, zodat je werklast, prestaties en compliance op gebruikersniveau kunt analyseren.

Meestal te vinden in velden zoals 'Created By', 'Changed By' of 'User ID' in transactielogboeken en documentkoppen.

De gewenste leverdatum is de datum op de inkooporder waarop de organisatie de goederen of diensten van de leverancier verwacht te ontvangen. Deze datum vormt de basis voor het meten van de leverprestaties van de leverancier.

Dit attribuut is nodig voor het berekenen van de KPI 'On-Time Delivery Rate'. Door de gewenste leverdatum te vergelijken met de werkelijke datum van goederenontvangst, beoordeel je de betrouwbaarheid van de leverancier. Een analyse van afwijkingen kan terugkerende problemen met bepaalde leveranciers, artikelen of verzendlocaties aan het licht brengen. Die data kun je gebruiken in gesprekken over prestaties.

Dit is de maatstaf voor de leverprestaties van de leverancier en een belangrijke basis voor het berekenen van de KPI On-Time Delivery Rate.

Deze datum is meestal een standaardveld in de kop van de inkooporder of in de details van de orderregel.

De leveranciersnaam identificeert de externe partij die de goederen of diensten uit de inkooporder levert. Dit is belangrijke stamdata die aan de transactionele PO-data is gekoppeld.

Door het proces per leverancier te analyseren, kun je leveranciersprestaties goed volgen. Je vergelijkt leveranciers bijvoorbeeld op tijdige levering, het aantal retouren en de frequentie van PO-wijzigingen. Deze inzichten helpen bij inkoopstrategieën, onderhandelingen en relatiebeheer.

Hiermee kun je leveranciersprestaties analyseren en doorlooptijden, kwaliteit en procesfrictie tussen verschillende leveranciers vergelijken.

Deze informatie komt uit de leveranciersstamdata en is meestal in de documentkop aan de inkooporder gekoppeld.

Het bedrag van de inkooporder staat voor de totale financiële verplichting van de order. Je kunt dit op documentniveau of per afzonderlijke orderregel analyseren.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses en prioritering. Je kunt processen filteren op waarde, bijvoorbeeld om je te richten op orders met een hoge waarde. Die hebben mogelijk complexere goedkeuringsworkflows of een grotere impact op de bedrijfsvoering. Door het PO-bedrag te vergelijken met doorlooptijden of herstelwerk, zie je of orders met een hoge waarde minder efficiënt worden verwerkt dan orders met een lage waarde.

Het voegt een financiële dimensie toe aan het proces. Zo kun je op basis van waarde analyseren, verbeteringen prioriteren en kostenfactoren begrijpen.

Deze waarde staat in de kopgegevens van de inkooporder en wordt vaak berekend als de som van alle orderregelbedragen.

De status van de inkooporder geeft op een bepaald moment de fase in de levenscyclus van de PO aan, of de uiteindelijke afhandeling ervan. Veelvoorkomende statussen zijn 'In Approval', 'Approved', 'Sent to Vendor', 'Partially Received', 'Closed' en 'Canceled'.

Met dit attribuut kun je subsets van inkooporders filteren en analyseren. Je kunt je bijvoorbeeld uitsluitend richten op open orders om actuele knelpunten te vinden, of op geannuleerde orders om de redenen voor annulering te begrijpen. De volgorde van statuswijzigingen kan ook de basis vormen voor het definiëren van activiteiten in het procesmodel.

Je kunt cases filteren op hun fase in de levenscyclus en zo gericht open, gesloten of problematische orders analyseren.

Dit is een standaardstatusveld in de kopgegevens van de inkooporder.

De aanvrager is de persoon binnen de organisatie die de behoefte aan een aankoop heeft geïnitieerd, vaak door de voorafgaande inkoopaanvraag aan te maken. Dit is niet per se de gebruiker die het inkooporderdocument in het systeem heeft aangemaakt. Dat is meestal iemand van de inkoopafdeling.

Een analyse per aanvrager kan patronen in aankoopgedrag zichtbaar maken. Sommige aanvragers hebben bijvoorbeeld steeds spoedorders of orders die vaak moeten worden gewijzigd. Je kunt deze informatie gebruiken voor gerichte training over inkoopbeleid of om de specificatie van behoeften aan de bron te verbeteren.

Het identificeert de zakelijke gebruiker die de aankoop heeft geïnitieerd. Zo kun je aankoopgedrag analyseren en het proces voor het specificeren van behoeften verbeteren.

Deze informatie komt meestal uit de gekoppelde inkoopaanvraag of staat als veld 'Requester' op de inkooporder zelf.

Het attribuut Eindtijd registreert wanneer een activiteit is voltooid. Veel procesgebeurtenissen zijn atomair en hebben dezelfde start- en eindtijd. Sommige activiteiten, vooral handmatige activiteiten of activiteiten met een meetbare duur, hebben echter verschillende start- en eindtimestamps.

Met een eindtijd kun je de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig berekenen. Dat helpt om te bepalen welke stappen veel tijd kosten en om onderscheid te maken tussen verwerkingstijd, wanneer er actief wordt gewerkt, en wachttijd, de inactieve tijd tussen activiteiten.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen en actieve werktijd onderscheiden van inactieve wachttijd in het proces.

Dit staat in event logs of transactiedata, soms als afzonderlijk veld 'Eindtijd' of 'Voltooiingsdatum'. Als deze waarde ontbreekt, kun je dezelfde waarde gebruiken als voor de gebeurtenistijd.

Het ID van de inkoopaanvraag identificeert het interne document waarmee het inkoopproces is gestart. De aanvraag is het formele verzoek van een afdeling aan de inkoopafdeling om goederen of diensten in te kopen.

Met dit ID koppel je het proces van de inkooporder aan het voorafgaande aanvraagproces. Zo kun je het bredere proces van 'Requisition-to-Order' analyseren en meten hoeveel tijd verstrijkt tussen de aanvraag en het aanmaken van de PO. Ook zie je waar overdrachten tussen aanvragers en het inkoopteam vertraging oplopen.

Hiermee koppel je de inkooporder aan de oorspronkelijke aanvraag en kun je de doorlooptijd van aanvraag tot order analyseren.

Dit staat meestal als referentieveld in de kop van de inkooporder of in de gegevens van de orderregel.

Het attribuut Valuta geeft aan welke munteenheid wordt gebruikt voor het PO-bedrag en andere financiële velden. Dit is nodig om financiële data goed te interpreteren en samen te voegen, vooral in multinationale organisaties die met meerdere valuta werken.

In analyses zorgt dit attribuut ervoor dat financiële kengetallen op een vergelijkbare basis worden beoordeeld. Het is een voorwaarde voor elk dashboard of elke KPI met geldbedragen. Zo kun je valuta correct omrekenen en rapporteren en krijg je een betrouwbaar financieel beeld van het inkoopproces.

Het geeft de nodige context bij alle geldbedragen. Zo blijven financiële rapportages en vergelijkingen betrouwbaar, vooral in een internationale bedrijfsvoering.

Deze code staat meestal in de kop van de inkooporder, naast het totaalbedrag.