Datatemplate voor het inkoopproces van aanvraag tot betaling: inkooporder

De activiteitsnaam beschrijft een stap of statuswijziging in het inkooporderproces. Voorbeelden zijn ‘Inkooporder aangemaakt’, ‘Inkooporder goedgekeurd’, ‘Goederenontvangst geboekt’ en ‘Factuur ontvangen’. Elke activiteit markeert een afzonderlijk moment in het proces.

Dit attribuut is nodig om de proceskaart op te bouwen, die de activiteitenstroom visueel weergeeft. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, kun je veelvoorkomende procesroutes, afwijkingen, bottlenecks en herstelrondes opsporen, zoals herhaalde goedkeuringen of wijzigingen.

Dit vormt de basis van de proceskaart en maakt het mogelijk om de processtroom, variaties en inefficiënties te visualiseren en analyseren.

Deze informatie komt meestal uit transactiecodes, logboeken met statuswijzigingen, gebeurtenistabellen of wijzigingsdocumenttabellen die bij de inkooporder horen.

De inkooporder-ID is een unieke alfanumerieke code voor elke inkooporder, waarmee je de order van alle andere kunt onderscheiden. De code is het centrale referentiepunt voor alle activiteiten, documenten en communicatie rond een specifieke inkooptransactie.

Bij process mining gebruik je deze ID om alle bijbehorende gebeurtenissen, zoals aanmaken, goedkeuren, goederenontvangst en facturering, samen te voegen tot één procesinstantie of ‘case’. Door processen op basis van deze ID te analyseren, kun je de volledige levenscyclus van elke inkooporder reconstrueren en visualiseren, van aanmaak tot definitieve afsluiting.

Dit is het belangrijkste attribuut om alle bijbehorende gebeurtenissen aan één procescase te koppelen. Zo kun je de volledige levenscyclus van de inkooporder analyseren.

Dit is meestal een primaire-sleutelveld in de kopregeltabel of het document van de inkooporder.

Het tijdstip van de gebeurtenis bevat de datum en tijd waarop een specifieke activiteit is uitgevoerd of een statuswijziging is vastgelegd. Deze timestamp geeft elke gebeurtenis in de levenscyclus van de inkooporder een tijdsaanduiding.

Bij process mining zijn timestamps nodig om doorlooptijden, tijdsduren en wachttijden tussen activiteiten te berekenen. Door gebeurtenissen per case chronologisch te ordenen, kun je de procesprestaties analyseren, bottlenecks opsporen waar tijd verloren gaat en controleren of service level agreements (SLA’s) worden nageleefd.

Hiermee kun je alle tijdsanalyses uitvoeren, zoals het berekenen van doorlooptijden, het opsporen van bottlenecks en het volgen van prestaties ten opzichte van normen.

Dit staat meestal in event logs, wijzigingsgeschiedenistabellen of als aanmaak- of boekingsdatum op transactiedocumenten.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan uit welk informatiesysteem de gebeurtenisdata komen, bijvoorbeeld een ERP-systeem, inkoopplatform of verouderd systeem. Dit is vooral belangrijk wanneer het inkoop-tot-betalingsproces over meerdere gekoppelde applicaties loopt.

Kennis van het bronsysteem helpt bij datavalidatie en het oplossen van problemen. Ook maakt die duidelijk welke procesvariaties door het systeem worden veroorzaakt. Inkooporders uit een e-procurementsysteem kunnen bijvoorbeeld een andere, meer geautomatiseerde route volgen dan orders die handmatig in het centrale ERP-systeem zijn aangemaakt.

Dit geeft context over de herkomst van de data en is belangrijk voor datagovernance, validatie en het analyseren van procesvariaties tussen systemen.

Dit kan een vaste waarde zijn die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd, of een veld in de brontabellen dat aangeeft in welk systeem de invoer is gedaan.

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-invoer of vernieuwing vanuit het bronsysteem. Het is een metadataveld voor de volledige dataset, niet voor één gebeurtenis.

Zo weten gebruikers hoe actueel de data zijn die ze analyseren. Dat helpt om de relevantie van de inzichten te beoordelen en zorgt ervoor dat beslissingen zijn gebaseerd op data die actueel genoeg zijn voor de analyse.

Dit laat gebruikers zien hoe actueel de data zijn, zodat ze weten welke periode de analyse bestrijkt en hoe relevant de resultaten zijn.

Deze timestamp wordt meestal aangemaakt en opgeslagen door de tool of het proces voor data-extractie en -transformatie (ETL).

Het attribuut Afdeling geeft aan welke organisatie-eenheid verantwoordelijk is voor de aankoop. Dit is vaak de afdeling die de aanvraag heeft ingediend of waarvan het budget de kosten dekt, zoals ‘IT’, ‘Marketing’ of ‘Bedrijfsvoering’.

Met dit attribuut kun je de procesprestaties per bedrijfsonderdeel vergelijken. Een analyse per afdeling kan laten zien waar de doorlooptijden het langst zijn, waar orders het vaakst worden gewijzigd of waar het vaakst buiten de afgesproken inkoopprocedures wordt gekocht. Zo kun je verbeteringen afstemmen op de behoeften en werkwijzen van elke afdeling.

Je kunt de procesanalyse per bedrijfseenheid uitsplitsen om prestaties te vergelijken en afdelingsspecifieke problemen of goede werkwijzen te vinden.

Deze informatie staat meestal in de kop van de inkooporder of bij de orderregels, vaak in een veld met de naam ‘Kostenplaats’ of ‘Afdeling’.

De artikelcategorie, ook wel materiaalgroep of inkoopcategorie genoemd, geeft aan om welk type product of dienst het gaat. Deze indeling helpt om de inkoopuitgaven en het procesgedrag te ordenen en te begrijpen.

Een analyse per artikelcategorie kan grote verschillen aan het licht brengen. Zo kan de inkoop van complexe diensten meer goedkeuringsrondes en wijzigingen vereisen dan de inkoop van standaardkantoorbenodigdheden. Met deze uitsplitsing kun je de procesoptimalisatie en strategie afstemmen op elke categorie.

Je kunt de procesprestaties en uitgaven per categorie analyseren en zien hoe verschillende soorten aankopen de procesefficiëntie beïnvloeden.

Deze informatie staat meestal op het niveau van de inkooporderregel.

De gebruikersnaam geeft aan wie een gebeurtenis in het proces heeft uitgevoerd. Dit kan de persoon zijn die de aanvraag heeft aangemaakt, de inkooporder heeft goedgekeurd of de goederenontvangst heeft geboekt. Zo wordt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wie bij het proces betrokken is.

Door activiteiten per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van het werk, opleidingsbehoeften en mogelijke complianceproblemen. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of bepaalde gebruikers vaak herstelwerk veroorzaken of vertragingen hebben, of controleren of functiescheiding wordt nageleefd.

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke personen, zodat je de werkverdeling, prestaties en compliance per gebruiker kunt analyseren.

Meestal te vinden in velden als ‘Gemaakt door’, ‘Gewijzigd door’ of ‘Gebruikers-ID’ in transactielogs en documentkoppen.

De gewenste leverdatum is de datum waarop de organisatie volgens de inkooporder de goederen of diensten van de leverancier verwacht. Deze datum vormt de basis voor het meten van leveranciersprestaties bij levering.

Dit attribuut is nodig om de KPI ‘Tijdige leveringen’ te berekenen. Door de gewenste leverdatum te vergelijken met de werkelijke datum van goederenontvangst, kun je de betrouwbaarheid van leveranciers beoordelen. Afwijkingen kunnen wijzen op terugkerende problemen met bepaalde leveranciers, artikelen of verzendlocaties. Die informatie kun je gebruiken in gesprekken over prestaties.

Deze datum is de maatstaf voor leveranciersprestaties bij levering en is belangrijk voor het berekenen van de KPI voor tijdige leveringen.

Deze datum is meestal een standaardveld in de kop van de inkooporder of bij de orderregelgegevens.

Het inkooporderbedrag is de totale financiële verplichting van de order. Je kunt het op documentniveau of per orderregel analyseren.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses en het stellen van prioriteiten. Je kunt processen filteren op waarde, bijvoorbeeld om je te richten op inkooporders met een hoge waarde. Die hebben mogelijk een complexere goedkeuringsworkflow of meer impact op de bedrijfsvoering. Door het inkooporderbedrag te vergelijken met doorlooptijden of herstelwerk, zie je of orders met een hoge waarde minder efficiënt worden afgehandeld dan orders met een lage waarde.

Het voegt een financiële dimensie toe aan het proces. Zo kun je verbeteringen prioriteren op basis van waarde en zien welke factoren de kosten bepalen.

Deze waarde staat in de kopgegevens van de inkooporder en is vaak de som van alle orderregelbedragen.

De leveranciersnaam geeft aan met welke externe partij de organisatie een overeenkomst heeft voor de goederen of diensten in de inkooporder. Dit is belangrijke stamdata die aan de transactiegegevens van de inkooporder is gekoppeld.

Een analyse per leverancier is belangrijk voor het beheer van leveranciersprestaties. Je kunt leveranciers vergelijken op basis van bijvoorbeeld tijdige leveringen, retouren van goederen en het aantal wijzigingen in inkooporders. Deze inzichten helpen bij inkoopstrategieën, onderhandelingen en het beheer van leveranciersrelaties.

Je kunt leveranciersprestaties analyseren en leveranciers vergelijken op levertijd, kwaliteit en problemen in het proces.

Deze informatie komt uit de leveranciersstamgegevens en is gekoppeld aan de inkooporder. Meestal staat ze in de documentkop.

De status van de inkooporder geeft aan in welke fase de order zich op een bepaald moment bevindt, of wat de uiteindelijke uitkomst is. Veelvoorkomende statussen zijn ‘In afwachting van goedkeuring’, ‘Goedgekeurd’, ‘Verzonden naar leverancier’, ‘Gedeeltelijk ontvangen’, ‘Gesloten’ en ‘Geannuleerd’.

Met dit attribuut kun je inkooporders filteren en deelverzamelingen analyseren. Je kunt bijvoorbeeld alleen open orders bekijken om actuele bottlenecks te vinden, of geannuleerde orders analyseren om te achterhalen waarom ze zijn geannuleerd. De volgorde van statuswijzigingen kan ook helpen bij het bepalen van de activiteiten in het procesmodel.

Je kunt cases filteren op fase in het proces en zo gericht open, gesloten of problematische orders analyseren.

Dit is een standaardstatusveld in de kopgegevens van de inkooporder.

De aanvraag-ID identificeert het interne document waarmee het inkoopproces is gestart. Een afdeling dient deze formele aanvraag in bij de inkoopafdeling om goederen of diensten te laten inkopen.

Met deze ID kun je het inkooporderproces koppelen aan het voorafgaande aanvraagproces. Zo kun je het traject van aanvraag tot order analyseren en meten hoeveel tijd verstrijkt tussen de aanvraag en het aanmaken van de inkooporder. Ook zie je waar overdrachten tussen aanvragers en het inkoopteam vertraging oplopen.

De ID koppelt de inkooporder aan de oorspronkelijke aanvraag, zodat je de doorlooptijd van aanvraag tot order kunt analyseren.

Deze informatie staat meestal als referentieveld in de kop van de inkooporder of bij de orderregelgegevens.

De aanvrager is de persoon binnen de organisatie die de behoefte aan een aankoop heeft gemeld, vaak door de bijbehorende inkoopaanvraag aan te maken. Dit is niet per se dezelfde gebruiker die de inkooporder in het systeem heeft aangemaakt. Dat is meestal iemand van de inkoopafdeling.

Een analyse per aanvrager kan patronen in het inkoopgedrag laten zien. Sommige aanvragers hebben bijvoorbeeld vaak spoedorders of orders die regelmatig worden gewijzigd. Met deze informatie kun je gerichte uitleg geven over het inkoopbeleid of de specificaties van aanvragen bij de bron verbeteren.

Het identificeert de medewerker die de aankoop heeft aangevraagd. Zo kun je inkoopgedrag analyseren en de specificaties van aanvragen verbeteren.

Deze informatie komt meestal uit de bijbehorende inkoopaanvraag of staat in een veld ‘Aanvrager’ op de inkooporder zelf.

Het attribuut Eindtijd registreert wanneer een activiteit is afgerond. Veel procesgebeurtenissen zijn atomair en hebben dezelfde start- en eindtijd. Sommige activiteiten, vooral handmatige activiteiten of activiteiten met een meetbare duur, hebben verschillende start- en eindtijdstempels.

Met een eindtijd kun je de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig berekenen. Zo zie je welke stappen veel tijd kosten en kun je onderscheid maken tussen verwerkingstijd, waarin er actief wordt gewerkt, en wachttijd, de tijd tussen activiteiten waarin er niets gebeurt.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen en actieve werktijd onderscheiden van wachttijd in het proces.

Te vinden in event logs of transactiedata, soms in een apart veld met de naam ‘Eindtijd’ of ‘Voltooiingsdatum’. Als deze informatie ontbreekt, kun je dezelfde waarde gebruiken als voor de gebeurtenistijd.

Het attribuut Valuta geeft aan welke munteenheid wordt gebruikt voor het inkooporderbedrag en andere financiële velden. Dit is nodig om financiële data goed te interpreteren en samen te voegen, vooral bij internationale organisaties die met meerdere valuta werken.

Bij analyses zorgt dit attribuut ervoor dat je financiële cijfers op dezelfde basis vergelijkt. Het is nodig voor elk dashboard of elke KPI met geldbedragen. Zo kun je valuta correct omrekenen en rapporteren over de financiële kant van het inkoopproces.

Het geeft context aan alle geldbedragen en zorgt voor correcte financiële rapportages en vergelijkingen, vooral bij internationale bedrijfsvoering.

Deze code staat meestal in de kop van de inkooporder, naast het totaalbedrag.