Jouw datatemplate voor debiteurenbeheer
Jouw datatemplate voor debiteurenbeheer
- Aanbevolen attributen om te verzamelen
- Belangrijkste activiteiten om te volgen
- Extractie-instructies
Attributen voor debiteurenbeheer
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteit
Activity
|
De specifieke gebeurtenis of actie die in het proces wordt uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut beschrijft de uitgevoerde stap in het AR-proces, zoals Factuur aanmaken, Gedeeltelijke betaling boeken of Factuur clearen. Het wordt meestal afgeleid van de transact code (TCODE) of van specifieke wijzigingen in de documentstatus in changelogtabellen.
Waarom dit belangrijk is
Dit is belangrijk om de procesflow in kaart te brengen en de volgorde van gebeurtenissen vast te stellen.
Waar je het vindt
Afgeleid van SAP TSTCT (transactiecodes) of CDHDR/CDPOS (changedocumenten)
Voorbeelden
AR-factuur aanmakenDeelbetaling boekenFactuur clearenGeschil-case aanmaken
|
|||
|
Factuurnummer
InvoiceNumber
|
De unieke identificatie van de factuur of het boekhoudkundige document. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut dient als de unieke Case ID voor het proces Debiteurenbeheer. Het komt meestal overeen met het boekingsdocumentnummer (BELNR) in de SAP FI-module of het factuurdocument (VBELN) in SD, afhankelijk van de extractielogica. Het koppelt alle daaropvolgende activiteiten, zoals betalingen, geschillen en clearing, aan de oorspronkelijke financiële verplichting.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de centrale sleutel die nodig is om de end-to-end-procesflow voor elke transactie te reconstrueren.
Waar je het vindt
SAP-tabel BKPF-BELNR of VBRK-VBELN
Voorbeelden
1400000234900004321014000002351800000099
|
|||
|
Gebeurtenistijd
EventTime
|
De timestamp waarop de activiteit plaatsvond. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut registreert de exacte datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond. Voor transactionele data is dit vaak een combinatie van de invoerdatum (CPUDT) en invoertijd (CPUTM) uit de header-tabellen. Hiermee kun je doorlooptijden en verwerkingstijden berekenen.
Waarom dit belangrijk is
Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk voor het berekenen van DSO en het identificeren van bottlenecks.
Waar je het vindt
SAP-tabel BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM
Voorbeelden
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-11-01T09:15:00Z
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Het systeem waar de data vandaan komt. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut identificeert de specifieke SAP S/4HANA-instantie of het externe systeem waarin het record is aangemaakt. In omgevingen met meerdere ERP-instanties helpt het om de herkomst van data te volgen.
Waarom dit belangrijk is
Maakt het mogelijk om analyses in omgevingen met meerdere systemen van elkaar te scheiden.
Waar je het vindt
Systeem-ID (SY-SYSID) of tijdens de extractie vastgelegd
Voorbeelden
SAP_S4H_PRODSAP_S4H_01LEGACY_ERP
|
|||
|
Laatste data-update
LastDataUpdate
|
De timestamp waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd of vernieuwd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan wanneer de data in de process mining-tool is geladen. Zo zien gebruikers hoe actueel de data is in dashboards zoals Period End Reconciliation Status.
Waarom dit belangrijk is
Zo weten analisten of ze naar realtime- of historische data kijken.
Waar je het vindt
ETL-metadata
Voorbeelden
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T06:00:00Z
|
|||
|
Bedrag in lokale valuta
AmountInLocalCurrency
|
De waarde van de factuur of betaling in de valuta van het bedrijfsnummer. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut (DMBTR) bevat het financiële bedrag van de transactie. Je gebruikt het om de totale waarde van openstaande facturen, creditnota's en betalingen te berekenen. Het ondersteunt het dashboard Credit Memo and Correction Analysis door de waarde inzichtelijk te maken.
Waarom dit belangrijk is
Nodig om financiële impact te analyseren en incasso's met een hoge waarde te prioriteren.
Waar je het vindt
SAP-tabel BSEG-DMBTR of ACDOCA-DMBTR
Voorbeelden
1500.00250.5010000.00
|
|||
|
Bedrijfsnummer
CompanyCode
|
De financiële entiteit of bedrijfseenheid waartoe de factuur behoort. | ||
|
Beschrijving
Het bedrijfsnummer (BUKRS) is de centrale organisatorische eenheid voor externe boekhouding binnen het SAP-systeem. Je gebruikt het om analyses voor dashboards zoals Customer Payment Behavior Profiling per bedrijfseenheid te segmenteren.
Waarom dit belangrijk is
Nodig om prestaties van verschillende juridische entiteiten te filteren en vergelijken.
Waar je het vindt
SAP-tabel BKPF-BUKRS of T001-BUKRS
Voorbeelden
1000US01DE012000
|
|||
|
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
|
Sleutel die de afgesproken betalingsvoorwaarden weergeeft. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut (ZTERM) bepaalt onder welke voorwaarden de klant moet betalen, waaronder vervaldatums en betalingskortingen. Het is de belangrijkste databron voor het dashboard Early Payment Discount Optimization.
Waarom dit belangrijk is
Basis voor het berekenen van vervaldatums en het analyseren van de mogelijkheid tot korting.
Waar je het vindt
SAP-tabel BSEG-ZTERM of KNB1-ZTERM
Voorbeelden
NT300001Z015
|
|||
|
Clearingdatum
ClearingDate
|
De datum waarop de factuur is gecleard of voldaan. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut (AUGDT) registreert wanneer de openstaande post is gecleard, meestal door een betaling. Het is de eindtimestamp van de kerncyclus van het AR-proces en de belangrijkste variabele voor de berekening van Days Sales Outstanding.
Waarom dit belangrijk is
Bepaalt wanneer de incassocyclus is afgerond.
Waar je het vindt
SAP-tabel BSEG-AUGDT of BSAD-AUGDT
Voorbeelden
2023-11-012023-11-10
|
|||
|
Dagen openstaande verkoopfacturen
DaysSalesOutstanding
|
De tijd tussen het boeken van de factuur en het clearen ervan. | ||
|
Beschrijving
Deze metriek wordt berekend door de boekingsdatum af te trekken van de clearingdatum voor geclearde posten. Het is de belangrijkste waarde voor het dashboard Days Sales Outstanding Overview en een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de cashflow.
Waarom dit belangrijk is
De belangrijkste KPI voor het management van het AR-proces.
Waar je het vindt
Berekend: ClearingDate - PostingDate
Voorbeelden
30 dagen45 dagen15 dagen
|
|||
|
Documenttype
DocumentType
|
Classificeert het boekhoudkundige document, bijvoorbeeld factuur, betaling of creditnota. | ||
|
Beschrijving
Het documenttype (BLART) categoriseert de transactie. Voorbeelden zijn 'DR' voor klantfactuur, 'DZ' voor klantbetaling en 'DG' voor creditnota. Dit is belangrijk om specifieke casetypen te filteren voor Credit Memo and Correction Analysis.
Waarom dit belangrijk is
Deelt de data op in facturen, betalingen en correcties.
Waar je het vindt
SAP-tabel BKPF-BLART
Voorbeelden
DRDZDGRV
|
|||
|
Gebruikersnaam
User
|
De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut (USNAM) identificeert de gebruiker of systeemagent die verantwoordelijk is voor de gebeurtenis. Je gebruikt het om de Automated Payment Matching Rate te berekenen door menselijke gebruikers te onderscheiden van systeemgebruikers voor batchverwerking.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk om automatiseringspercentages en gebruikersproductiviteit te bepalen.
Waar je het vindt
SAP-tabel BKPF-USNAM of CDHDR-USERNAME
Voorbeelden
JSMITHBATCH_USERSAP_WFALEX_D
|
|||
|
Is geautomatiseerd
IsAutomated
|
Vlag die aangeeft of de activiteit door een systeemgebruiker is uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit boolean-attribuut wordt berekend op basis van het attribuut User. Als de gebruikers-ID overeenkomt met bekende systeem- of batchaccounts, zoals 'BNK_BSM', wordt deze vlag op true gezet. Het vormt rechtstreeks de basis voor het dashboard Payment Matching Automation Rate.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk om digitale transformatie en het succes van automatisering te meten.
Waar je het vindt
Afgeleid van het attribuut User
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Klantnummer
CustomerNumber
|
De unieke identificatie van de klantrekening. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut staat voor het klantnummer (KUNNR) dat aan de factuur is gekoppeld. Hiermee kun je betaalgedrag gedetailleerd analyseren. Het is belangrijk voor het dashboard Customer Payment Behavior Profiling.
Waarom dit belangrijk is
Maakt een drill-down naar de prestaties van een specifieke klantrekening mogelijk.
Waar je het vindt
SAP-tabel BSEG-KUNNR of KNA1-KUNNR
Voorbeelden
CUST100230001004500WALMART_US
|
|||
|
Vervaldatum
DueDate
|
De berekende datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut staat voor de uiterste vervaldatum. In SAP wordt die vaak berekend door de basisdatum (ZFBDT) op te tellen bij het aantal dagen uit de betalingsvoorwaarden (ZTERM). Dit is het referentiepunt voor het dashboard Dunning Compliance and Execution.
Waarom dit belangrijk is
Het referentiepunt om te bepalen of een betaling te laat is.
Waar je het vindt
Afgeleid van BSEG-ZFBDT en BSEG-ZTERM
Voorbeelden
2023-11-302023-12-15
|
|||
|
Aanmaningsniveau
DunningLevel
|
Het huidige aanmaningsniveau van de factuur. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut (MAHNS) geeft aan hoe vaak een klant aan een betaling is herinnerd. Het volgt de escalatie van incassoactiviteiten en wordt weergegeven in het dashboard Dunning Compliance and Execution.
Waarom dit belangrijk is
Houdt de ernst van te late betalingen en de naleving van het aanmaningsbeleid bij.
Waar je het vindt
SAP-tabel MHNK-MAHNS of KNB5 (aanmaningen in klantstamgegevens)
Voorbeelden
1230
|
|||
|
Case ID van geschil
DisputeCaseId
|
De identificatie van een geschilcase die aan de factuur is gekoppeld. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de ID van een geschilcase (UDM_CASE), als die bestaat. Het koppelt het financiële document aan de module Dispute Management. Dit is nodig voor het dashboard Dispute Resolution Cycle Efficiency.
Waarom dit belangrijk is
Koppelt AR-documenten aan de workflow voor geschiloplossing.
Waar je het vindt
SAP-tabel FDM_DCPROC of UDM_CASE_ATTR
Voorbeelden
0000056789DISP-2023-001
|
|||
|
Is creditnota
IsCreditMemo
|
Vlag die aangeeft of het document een creditnota is. | ||
|
Beschrijving
Dit boolean-attribuut wordt afgeleid van het documenttype, bijvoorbeeld als Type gelijk is aan 'DG'. Hiermee kun je corrigerende transacties snel filteren ter ondersteuning van de KPI Corrective Credit Memo Rate.
Waarom dit belangrijk is
Identificeert herstelwerk en factureringsfouten.
Waar je het vindt
Afgeleid van DocumentType
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Land
Country
|
Het land van de klant. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut (LAND1) komt uit de klantstamgegevens. Hiermee kun je KPI's geografisch segmenteren, bijvoorbeeld door creditnotapercentages per regio of land te analyseren.
Waarom dit belangrijk is
Analyse van regionale compliance en prestaties.
Waar je het vindt
SAP-tabel KNA1-LAND1
Voorbeelden
USDEFRJP
|
|||
|
Regio
Region
|
De staat, provincie of regio van de klant. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut (REGIO) geeft een gedetailleerder geografisch beeld dan Country. Het is nuttig voor Credit Memo and Correction Analysis om regionale verwerkingsproblemen te identificeren.
Waarom dit belangrijk is
Gedetailleerde geografische analyse.
Waar je het vindt
SAP-tabel KNA1-REGIO
Voorbeelden
CANYTXBY
|
|||
Activiteiten voor debiteurenbeheer
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
AR-factuur aanmaken
|
Het aanmaken van het klantfactuurdocument in het financiële systeem. Dit wordt vastgelegd aan de hand van de timestamp waarop de documentheader is aangemaakt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit markeert het begin van het Accounts Receivable-proces en van de ouderdomsmeting. Essentieel voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO).
Waar je het vindt
Tabel BKPF (header van boekhoudkundig document), velden CPUDT (invoerdatum) en CPUTM (invoertijd). Filter op Document Type (BLART) dat relevant is voor klantfacturen, bijvoorbeeld DR en RV.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer de transactie in BKPF wordt geboekt
Eventtype
explicit
|
|||
|
Betalingsherinnering versturen
|
Er wordt een aanmaning of herinneringsbrief gegenereerd voor een achterstallige factuur. Hiermee worden de incasso-inspanningen van de organisatie gevolgd. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk voor de KPI Dunning Compliance Rate. Hiermee controleer je of de incassostrategie volgens het beleid wordt uitgevoerd.
Waar je het vindt
Tabel MHND (aanmaningsdata), veld LAUFD (datum van de aanmaningsrun). Koppel via Company Code en Customer.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer Dunning Run (F150) wordt uitgevoerd
Eventtype
explicit
|
|||
|
Deelbetaling boeken
|
Er komt een betaling binnen die niet het volledige factuurbedrag dekt. Daardoor blijft een restpost op de rekening staan. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Heeft invloed op de doorlooptijd van de oplossing van te lage betalingen. Veelvuldige deelbetalingen verhogen de complexiteit en de inspanning voor handmatige afstemming.
Waar je het vindt
Tabel BSEG. Afgeleid wanneer een clearingdocument (AUGBL) een nieuwe restpost aanmaakt, waarbij het referentiedocument overeenkomt met de oorspronkelijke factuur en een saldo overblijft.
Vastleggen
Afgeleid uit het aanmaken van een clearingdocument met restsaldo
Eventtype
inferred
|
|||
|
Factuur clearen
|
De technische boekhoudstap waarbij de openstaande post wordt gematcht met een betaling of credit en de status verandert in Cleared. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Het definitieve einde van de procesinstantie in het systeem. Nodig om de uiteindelijke DSO-metriek te berekenen.
Waar je het vindt
Tabel BSEG of ACDOCA. Veld AUGDT (Clearing Date) is ingevuld. Gebruik USNAM om te bepalen of de clearing automatisch of handmatig gebeurde.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer het veld AUGDT wordt ingevuld
Eventtype
explicit
|
|||
|
Factuuroutput uitgeven
|
De expliciete actie waarbij het outputbericht, zoals e-mail, print of EDI, wordt gegenereerd om de factuur naar de klant te sturen. Hiermee wordt vastgelegd dat de klant het factuurverzoek officieel heeft ontvangen. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Vertraging tussen het aanmaken en versturen verkort de effectieve betalingstermijn van de klant. Door dit te bewaken, voorkom je dat facturen in interne verwerking blijven hangen.
Waar je het vindt
Tabel NAST (berichtstatus), met de Object Key (OBJKY) die overeenkomt met het factuurdocumentnummer. Timestamp uit DATVR en UHRVR.
Vastleggen
Vastgelegd in de NAST-tabel bij het genereren van de output
Eventtype
explicit
|
|||
|
Volledige betaling ontvangen
|
De ontvangst van geld waarmee het volledige openstaande factuurbedrag wordt betaald. Dit is vaak het moment waarop de betalingsverplichting van de klant eindigt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Bepaalt de werkelijke betaaldatum ten opzichte van de vervaldatum. Belangrijk voor het analyseren van Payment Term Deviation en klantgedrag.
Waar je het vindt
Tabel BSEG, afgeleid uit het Clearing Document (AUGBL) wanneer de Clearing Date (AUGDT) is ingevuld en het saldo nul wordt.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer het clearingdocument wordt geboekt
Eventtype
explicit
|
|||
|
Bankafschrift afstemmen
|
De regel op het bankafschrift wordt succesvol gematcht met het betalingsdocument in het grootboek. Daarmee wordt de kaspositie definitief verwerkt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Meet de doorlooptijd van de afstemming van bankafschriften. Vertraging hier vertraagt de financiële afsluiting.
Waar je het vindt
Tabel FEBEP (regelposten van elektronische bankafschriften). Matcht het betalingsdocument met de bankafschrifttransactie.
Vastleggen
Vastgelegd in EBS-tabellen (FEBEP/FEBKO)
Eventtype
explicit
|
|||
|
Betalingsbelofte vastleggen
|
Een incassomedewerker legt een formele belofte van de klant vast om een specifiek bedrag vóór een specifieke datum te betalen. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit wijst op succesvolle activiteit van de incassomedewerker. De data wordt gebruikt om de kasstroom op korte termijn te voorspellen en Collection Agent Throughput te meten.
Waar je het vindt
Tabel UDM_P2P (Promise to Pay), veld CREATED_AT. Gekoppeld aan de factuur via de Case GUID of Document Key.
Vastleggen
Vastgelegd in FSCM Collections Management
Eventtype
explicit
|
|||
|
Creditnota boeken
|
Er wordt een creditnota uitgegeven en aan de factuur gekoppeld, waardoor het verschuldigde bedrag daalt. Dit corrigeert meestal een fout of verwerkt een retour. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk voor de KPI Corrective Credit Memo Rate. Een hoge frequentie wijst op kwaliteitsproblemen eerder in het verkoop- of facturatieproces.
Waar je het vindt
Tabel BSEG, Document Type 'DG' of 'KG'. Herkend aan het veld 'Invoice Reference' (REBZG), dat naar de oorspronkelijke factuur verwijst.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer het creditnotadocument naar de factuur verwijst
Eventtype
explicit
|
|||
|
Factuur terugdraaien
|
De oorspronkelijke factuur wordt in het systeem geannuleerd of teruggedraaid vanwege een fundamentele fout. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit staat voor een mislukte procesinstantie. Filter deze gevallen eruit of analyseer ze apart voor een betere datakwaliteit.
Waar je het vindt
Tabel BKPF, veld STBLG (nummer van teruggedraaid document) is ingevuld op het oorspronkelijke factuurrecord.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer het veld STBLG wordt ingevuld
Eventtype
explicit
|
|||
|
Geschil-case aanmaken
|
Er wordt een geschil-case tegen de factuur geopend, meestal via SAP FSCM Dispute Management. Dit geeft aan dat de klant de factuur betwist. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
De standaardincasso wordt gepauzeerd en de doorlooptijd van de geschiloplossing begint. Hoge volumes hebben hier invloed op de voorspelbaarheid van de kasstroom.
Waar je het vindt
Tabel UDM_CASE_ATTR (case-attributen) of UDM_DISPUTE (geschil-case). Koppel via CASE_GUID aan de sleutel van het financiële document.
Vastleggen
Vastgelegd in FSCM Dispute Management-tabellen
Eventtype
explicit
|
|||
|
Geschil-case oplossen
|
De geschil-case wordt gesloten. Dit leidt tot een credit, een afboeking of een herbevestiging van de schuld. Hiermee eindigt de afhandeling van de uitzondering. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
De eindtimestamp voor de KPI Average Dispute Resolution Time. Efficiëntie op dit punt maakt direct vastzittend werkkapitaal vrij.
Waar je het vindt
Tabel UDM_CASE_ATTR, veld ESCALATION_DATE of CLOSED_DATE, afhankelijk van de configuratie.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer de casestatus op Closed/Void wordt gezet
Eventtype
explicit
|
|||
|
Status van geschil bijwerken
|
De status van een bestaande geschil-case verandert, bijvoorbeeld van 'New' naar 'In Process' of 'Under Review'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Geeft meer detail in de workflow voor geschiloplossing en helpt bottlenecks in de goedkeurings- of onderzoeksfase te vinden.
Waar je het vindt
Wijzigingsdocumenten voor de geschil-case, vastgelegd in de S/4HANA Case Management-logs. Analyse van wijzigingen in UDM_CASE_ATTR.
Vastleggen
Vergelijk statuswijzigingen in de casegeschiedenis
Eventtype
inferred
|
|||
Extractiegidsen
Klaar om aan de slag te gaan?
Zet je financiële data om in bruikbare inzichten en verlaag vandaag nog je days sales outstanding. Ons team helpt je bij elke stap van je process mining-traject.
Verbeter debiteurenbeheer in SAP S/4HANA en verhoog je kasstroom
Sluit je aan bij bedrijven die hun DSO met 15 tot 20 dagen verlagen met onze tool
Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in 5 minuten klaar met de installatie.