Jouw datatemplate voor debiteurenbeheer

SAP S/4HANA
Jouw datatemplate voor debiteurenbeheer

Jouw datatemplate voor debiteurenbeheer

Deze template biedt een volledig raamwerk om je incasso- en betalingsprocessen binnen SAP S/4HANA in kaart te brengen. Je vindt er een geselecteerde lijst met essentiële attributen om te verzamelen, procesactiviteiten om te volgen en technische aanwijzingen voor het extraheren van data uit je financiële tabellen. Met deze structuur krijg je helder zicht op je kasstroomcycli en zie je waar handmatige interventie of betalingsvertragingen ontstaan.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Extractie-instructies
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen voor debiteurenbeheer

Dit zijn de aanbevolen datavelden en dimensieattributen voor je event log, zodat je je debiteurenproces volledig kunt analyseren.
5 Verplicht 10 Aanbevolen 5 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
Activity
De specifieke gebeurtenis of actie die in het proces wordt uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft de uitgevoerde stap in het AR-proces, zoals Factuur aanmaken, Gedeeltelijke betaling boeken of Factuur clearen. Het wordt meestal afgeleid van de transact code (TCODE) of van specifieke wijzigingen in de documentstatus in changelogtabellen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is belangrijk om de procesflow in kaart te brengen en de volgorde van gebeurtenissen vast te stellen.

Waar je het vindt

Afgeleid van SAP TSTCT (transactiecodes) of CDHDR/CDPOS (changedocumenten)

Voorbeelden
AR-factuur aanmakenDeelbetaling boekenFactuur clearenGeschil-case aanmaken
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van de factuur of het boekhoudkundige document.
Beschrijving

Dit attribuut dient als de unieke Case ID voor het proces Debiteurenbeheer. Het komt meestal overeen met het boekingsdocumentnummer (BELNR) in de SAP FI-module of het factuurdocument (VBELN) in SD, afhankelijk van de extractielogica. Het koppelt alle daaropvolgende activiteiten, zoals betalingen, geschillen en clearing, aan de oorspronkelijke financiële verplichting.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de centrale sleutel die nodig is om de end-to-end-procesflow voor elke transactie te reconstrueren.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF-BELNR of VBRK-VBELN

Voorbeelden
1400000234900004321014000002351800000099
Gebeurtenistijd
EventTime
De timestamp waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de exacte datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond. Voor transactionele data is dit vaak een combinatie van de invoerdatum (CPUDT) en invoertijd (CPUTM) uit de header-tabellen. Hiermee kun je doorlooptijden en verwerkingstijden berekenen.

Waarom dit belangrijk is

Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk voor het berekenen van DSO en het identificeren van bottlenecks.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM

Voorbeelden
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-11-01T09:15:00Z
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waar de data vandaan komt.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de specifieke SAP S/4HANA-instantie of het externe systeem waarin het record is aangemaakt. In omgevingen met meerdere ERP-instanties helpt het om de herkomst van data te volgen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om analyses in omgevingen met meerdere systemen van elkaar te scheiden.

Waar je het vindt

Systeem-ID (SY-SYSID) of tijdens de extractie vastgelegd

Voorbeelden
SAP_S4H_PRODSAP_S4H_01LEGACY_ERP
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd of vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan wanneer de data in de process mining-tool is geladen. Zo zien gebruikers hoe actueel de data is in dashboards zoals Period End Reconciliation Status.

Waarom dit belangrijk is

Zo weten analisten of ze naar realtime- of historische data kijken.

Waar je het vindt

ETL-metadata

Voorbeelden
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T06:00:00Z
Bedrag in lokale valuta
AmountInLocalCurrency
De waarde van de factuur of betaling in de valuta van het bedrijfsnummer.
Beschrijving

Dit attribuut (DMBTR) bevat het financiële bedrag van de transactie. Je gebruikt het om de totale waarde van openstaande facturen, creditnota's en betalingen te berekenen. Het ondersteunt het dashboard Credit Memo and Correction Analysis door de waarde inzichtelijk te maken.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om financiële impact te analyseren en incasso's met een hoge waarde te prioriteren.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG-DMBTR of ACDOCA-DMBTR

Voorbeelden
1500.00250.5010000.00
Bedrijfsnummer
CompanyCode
De financiële entiteit of bedrijfseenheid waartoe de factuur behoort.
Beschrijving

Het bedrijfsnummer (BUKRS) is de centrale organisatorische eenheid voor externe boekhouding binnen het SAP-systeem. Je gebruikt het om analyses voor dashboards zoals Customer Payment Behavior Profiling per bedrijfseenheid te segmenteren.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om prestaties van verschillende juridische entiteiten te filteren en vergelijken.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF-BUKRS of T001-BUKRS

Voorbeelden
1000US01DE012000
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
Sleutel die de afgesproken betalingsvoorwaarden weergeeft.
Beschrijving

Dit attribuut (ZTERM) bepaalt onder welke voorwaarden de klant moet betalen, waaronder vervaldatums en betalingskortingen. Het is de belangrijkste databron voor het dashboard Early Payment Discount Optimization.

Waarom dit belangrijk is

Basis voor het berekenen van vervaldatums en het analyseren van de mogelijkheid tot korting.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG-ZTERM of KNB1-ZTERM

Voorbeelden
NT300001Z015
Clearingdatum
ClearingDate
De datum waarop de factuur is gecleard of voldaan.
Beschrijving

Dit attribuut (AUGDT) registreert wanneer de openstaande post is gecleard, meestal door een betaling. Het is de eindtimestamp van de kerncyclus van het AR-proces en de belangrijkste variabele voor de berekening van Days Sales Outstanding.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt wanneer de incassocyclus is afgerond.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG-AUGDT of BSAD-AUGDT

Voorbeelden
2023-11-012023-11-10
Dagen openstaande verkoopfacturen
DaysSalesOutstanding
De tijd tussen het boeken van de factuur en het clearen ervan.
Beschrijving

Deze metriek wordt berekend door de boekingsdatum af te trekken van de clearingdatum voor geclearde posten. Het is de belangrijkste waarde voor het dashboard Days Sales Outstanding Overview en een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de cashflow.

Waarom dit belangrijk is

De belangrijkste KPI voor het management van het AR-proces.

Waar je het vindt

Berekend: ClearingDate - PostingDate

Voorbeelden
30 dagen45 dagen15 dagen
Documenttype
DocumentType
Classificeert het boekhoudkundige document, bijvoorbeeld factuur, betaling of creditnota.
Beschrijving

Het documenttype (BLART) categoriseert de transactie. Voorbeelden zijn 'DR' voor klantfactuur, 'DZ' voor klantbetaling en 'DG' voor creditnota. Dit is belangrijk om specifieke casetypen te filteren voor Credit Memo and Correction Analysis.

Waarom dit belangrijk is

Deelt de data op in facturen, betalingen en correcties.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF-BLART

Voorbeelden
DRDZDGRV
Gebruikersnaam
User
De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut (USNAM) identificeert de gebruiker of systeemagent die verantwoordelijk is voor de gebeurtenis. Je gebruikt het om de Automated Payment Matching Rate te berekenen door menselijke gebruikers te onderscheiden van systeemgebruikers voor batchverwerking.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk om automatiseringspercentages en gebruikersproductiviteit te bepalen.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF-USNAM of CDHDR-USERNAME

Voorbeelden
JSMITHBATCH_USERSAP_WFALEX_D
Is geautomatiseerd
IsAutomated
Vlag die aangeeft of de activiteit door een systeemgebruiker is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit boolean-attribuut wordt berekend op basis van het attribuut User. Als de gebruikers-ID overeenkomt met bekende systeem- of batchaccounts, zoals 'BNK_BSM', wordt deze vlag op true gezet. Het vormt rechtstreeks de basis voor het dashboard Payment Matching Automation Rate.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk om digitale transformatie en het succes van automatisering te meten.

Waar je het vindt

Afgeleid van het attribuut User

Voorbeelden
truefalse
Klantnummer
CustomerNumber
De unieke identificatie van de klantrekening.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor het klantnummer (KUNNR) dat aan de factuur is gekoppeld. Hiermee kun je betaalgedrag gedetailleerd analyseren. Het is belangrijk voor het dashboard Customer Payment Behavior Profiling.

Waarom dit belangrijk is

Maakt een drill-down naar de prestaties van een specifieke klantrekening mogelijk.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG-KUNNR of KNA1-KUNNR

Voorbeelden
CUST100230001004500WALMART_US
Vervaldatum
DueDate
De berekende datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor de uiterste vervaldatum. In SAP wordt die vaak berekend door de basisdatum (ZFBDT) op te tellen bij het aantal dagen uit de betalingsvoorwaarden (ZTERM). Dit is het referentiepunt voor het dashboard Dunning Compliance and Execution.

Waarom dit belangrijk is

Het referentiepunt om te bepalen of een betaling te laat is.

Waar je het vindt

Afgeleid van BSEG-ZFBDT en BSEG-ZTERM

Voorbeelden
2023-11-302023-12-15
Aanmaningsniveau
DunningLevel
Het huidige aanmaningsniveau van de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut (MAHNS) geeft aan hoe vaak een klant aan een betaling is herinnerd. Het volgt de escalatie van incassoactiviteiten en wordt weergegeven in het dashboard Dunning Compliance and Execution.

Waarom dit belangrijk is

Houdt de ernst van te late betalingen en de naleving van het aanmaningsbeleid bij.

Waar je het vindt

SAP-tabel MHNK-MAHNS of KNB5 (aanmaningen in klantstamgegevens)

Voorbeelden
1230
Case ID van geschil
DisputeCaseId
De identificatie van een geschilcase die aan de factuur is gekoppeld.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de ID van een geschilcase (UDM_CASE), als die bestaat. Het koppelt het financiële document aan de module Dispute Management. Dit is nodig voor het dashboard Dispute Resolution Cycle Efficiency.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt AR-documenten aan de workflow voor geschiloplossing.

Waar je het vindt

SAP-tabel FDM_DCPROC of UDM_CASE_ATTR

Voorbeelden
0000056789DISP-2023-001
Is creditnota
IsCreditMemo
Vlag die aangeeft of het document een creditnota is.
Beschrijving

Dit boolean-attribuut wordt afgeleid van het documenttype, bijvoorbeeld als Type gelijk is aan 'DG'. Hiermee kun je corrigerende transacties snel filteren ter ondersteuning van de KPI Corrective Credit Memo Rate.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert herstelwerk en factureringsfouten.

Waar je het vindt

Afgeleid van DocumentType

Voorbeelden
truefalse
Land
Country
Het land van de klant.
Beschrijving

Dit attribuut (LAND1) komt uit de klantstamgegevens. Hiermee kun je KPI's geografisch segmenteren, bijvoorbeeld door creditnotapercentages per regio of land te analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Analyse van regionale compliance en prestaties.

Waar je het vindt

SAP-tabel KNA1-LAND1

Voorbeelden
USDEFRJP
Regio
Region
De staat, provincie of regio van de klant.
Beschrijving

Dit attribuut (REGIO) geeft een gedetailleerder geografisch beeld dan Country. Het is nuttig voor Credit Memo and Correction Analysis om regionale verwerkingsproblemen te identificeren.

Waarom dit belangrijk is

Gedetailleerde geografische analyse.

Waar je het vindt

SAP-tabel KNA1-REGIO

Voorbeelden
CANYTXBY
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor debiteurenbeheer

Dit zijn de belangrijkste processtappen en transactiemijlpalen die je in je event log moet vastleggen voor een nauwkeurige procesontdekking en identificatie van bottlenecks.
6 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Beschrijving
AR-factuur aanmaken
Het aanmaken van het klantfactuurdocument in het financiële systeem. Dit wordt vastgelegd aan de hand van de timestamp waarop de documentheader is aangemaakt.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van het Accounts Receivable-proces en van de ouderdomsmeting. Essentieel voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO).

Waar je het vindt

Tabel BKPF (header van boekhoudkundig document), velden CPUDT (invoerdatum) en CPUTM (invoertijd). Filter op Document Type (BLART) dat relevant is voor klantfacturen, bijvoorbeeld DR en RV.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de transactie in BKPF wordt geboekt

Eventtype explicit
Betalingsherinnering versturen
Er wordt een aanmaning of herinneringsbrief gegenereerd voor een achterstallige factuur. Hiermee worden de incasso-inspanningen van de organisatie gevolgd.
Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de KPI Dunning Compliance Rate. Hiermee controleer je of de incassostrategie volgens het beleid wordt uitgevoerd.

Waar je het vindt

Tabel MHND (aanmaningsdata), veld LAUFD (datum van de aanmaningsrun). Koppel via Company Code en Customer.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer Dunning Run (F150) wordt uitgevoerd

Eventtype explicit
Deelbetaling boeken
Er komt een betaling binnen die niet het volledige factuurbedrag dekt. Daardoor blijft een restpost op de rekening staan.
Waarom dit belangrijk is

Heeft invloed op de doorlooptijd van de oplossing van te lage betalingen. Veelvuldige deelbetalingen verhogen de complexiteit en de inspanning voor handmatige afstemming.

Waar je het vindt

Tabel BSEG. Afgeleid wanneer een clearingdocument (AUGBL) een nieuwe restpost aanmaakt, waarbij het referentiedocument overeenkomt met de oorspronkelijke factuur en een saldo overblijft.

Vastleggen

Afgeleid uit het aanmaken van een clearingdocument met restsaldo

Eventtype inferred
Factuur clearen
De technische boekhoudstap waarbij de openstaande post wordt gematcht met een betaling of credit en de status verandert in Cleared.
Waarom dit belangrijk is

Het definitieve einde van de procesinstantie in het systeem. Nodig om de uiteindelijke DSO-metriek te berekenen.

Waar je het vindt

Tabel BSEG of ACDOCA. Veld AUGDT (Clearing Date) is ingevuld. Gebruik USNAM om te bepalen of de clearing automatisch of handmatig gebeurde.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het veld AUGDT wordt ingevuld

Eventtype explicit
Factuuroutput uitgeven
De expliciete actie waarbij het outputbericht, zoals e-mail, print of EDI, wordt gegenereerd om de factuur naar de klant te sturen. Hiermee wordt vastgelegd dat de klant het factuurverzoek officieel heeft ontvangen.
Waarom dit belangrijk is

Vertraging tussen het aanmaken en versturen verkort de effectieve betalingstermijn van de klant. Door dit te bewaken, voorkom je dat facturen in interne verwerking blijven hangen.

Waar je het vindt

Tabel NAST (berichtstatus), met de Object Key (OBJKY) die overeenkomt met het factuurdocumentnummer. Timestamp uit DATVR en UHRVR.

Vastleggen

Vastgelegd in de NAST-tabel bij het genereren van de output

Eventtype explicit
Volledige betaling ontvangen
De ontvangst van geld waarmee het volledige openstaande factuurbedrag wordt betaald. Dit is vaak het moment waarop de betalingsverplichting van de klant eindigt.
Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de werkelijke betaaldatum ten opzichte van de vervaldatum. Belangrijk voor het analyseren van Payment Term Deviation en klantgedrag.

Waar je het vindt

Tabel BSEG, afgeleid uit het Clearing Document (AUGBL) wanneer de Clearing Date (AUGDT) is ingevuld en het saldo nul wordt.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het clearingdocument wordt geboekt

Eventtype explicit
Bankafschrift afstemmen
De regel op het bankafschrift wordt succesvol gematcht met het betalingsdocument in het grootboek. Daarmee wordt de kaspositie definitief verwerkt.
Waarom dit belangrijk is

Meet de doorlooptijd van de afstemming van bankafschriften. Vertraging hier vertraagt de financiële afsluiting.

Waar je het vindt

Tabel FEBEP (regelposten van elektronische bankafschriften). Matcht het betalingsdocument met de bankafschrifttransactie.

Vastleggen

Vastgelegd in EBS-tabellen (FEBEP/FEBKO)

Eventtype explicit
Betalingsbelofte vastleggen
Een incassomedewerker legt een formele belofte van de klant vast om een specifiek bedrag vóór een specifieke datum te betalen.
Waarom dit belangrijk is

Dit wijst op succesvolle activiteit van de incassomedewerker. De data wordt gebruikt om de kasstroom op korte termijn te voorspellen en Collection Agent Throughput te meten.

Waar je het vindt

Tabel UDM_P2P (Promise to Pay), veld CREATED_AT. Gekoppeld aan de factuur via de Case GUID of Document Key.

Vastleggen

Vastgelegd in FSCM Collections Management

Eventtype explicit
Creditnota boeken
Er wordt een creditnota uitgegeven en aan de factuur gekoppeld, waardoor het verschuldigde bedrag daalt. Dit corrigeert meestal een fout of verwerkt een retour.
Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de KPI Corrective Credit Memo Rate. Een hoge frequentie wijst op kwaliteitsproblemen eerder in het verkoop- of facturatieproces.

Waar je het vindt

Tabel BSEG, Document Type 'DG' of 'KG'. Herkend aan het veld 'Invoice Reference' (REBZG), dat naar de oorspronkelijke factuur verwijst.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het creditnotadocument naar de factuur verwijst

Eventtype explicit
Factuur terugdraaien
De oorspronkelijke factuur wordt in het systeem geannuleerd of teruggedraaid vanwege een fundamentele fout.
Waarom dit belangrijk is

Dit staat voor een mislukte procesinstantie. Filter deze gevallen eruit of analyseer ze apart voor een betere datakwaliteit.

Waar je het vindt

Tabel BKPF, veld STBLG (nummer van teruggedraaid document) is ingevuld op het oorspronkelijke factuurrecord.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het veld STBLG wordt ingevuld

Eventtype explicit
Geschil-case aanmaken
Er wordt een geschil-case tegen de factuur geopend, meestal via SAP FSCM Dispute Management. Dit geeft aan dat de klant de factuur betwist.
Waarom dit belangrijk is

De standaardincasso wordt gepauzeerd en de doorlooptijd van de geschiloplossing begint. Hoge volumes hebben hier invloed op de voorspelbaarheid van de kasstroom.

Waar je het vindt

Tabel UDM_CASE_ATTR (case-attributen) of UDM_DISPUTE (geschil-case). Koppel via CASE_GUID aan de sleutel van het financiële document.

Vastleggen

Vastgelegd in FSCM Dispute Management-tabellen

Eventtype explicit
Geschil-case oplossen
De geschil-case wordt gesloten. Dit leidt tot een credit, een afboeking of een herbevestiging van de schuld. Hiermee eindigt de afhandeling van de uitzondering.
Waarom dit belangrijk is

De eindtimestamp voor de KPI Average Dispute Resolution Time. Efficiëntie op dit punt maakt direct vastzittend werkkapitaal vrij.

Waar je het vindt

Tabel UDM_CASE_ATTR, veld ESCALATION_DATE of CLOSED_DATE, afhankelijk van de configuratie.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de casestatus op Closed/Void wordt gezet

Eventtype explicit
Status van geschil bijwerken
De status van een bestaande geschil-case verandert, bijvoorbeeld van 'New' naar 'In Process' of 'Under Review'.
Waarom dit belangrijk is

Geeft meer detail in de workflow voor geschiloplossing en helpt bottlenecks in de goedkeurings- of onderzoeksfase te vinden.

Waar je het vindt

Wijzigingsdocumenten voor de geschil-case, vastgelegd in de S/4HANA Case Management-logs. Analyse van wijzigingen in UDM_CASE_ATTR.

Vastleggen

Vergelijk statuswijzigingen in de casegeschiedenis

Eventtype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP S/4HANA

Klaar om aan de slag te gaan?

Zet je financiële data om in bruikbare inzichten en verlaag vandaag nog je days sales outstanding. Ons team helpt je bij elke stap van je process mining-traject.

Verbeter debiteurenbeheer in SAP S/4HANA en verhoog je kasstroom

Sluit je aan bij bedrijven die hun DSO met 15 tot 20 dagen verlagen met onze tool

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in 5 minuten klaar met de installatie.