Datatemplate voor debiteurenbeheer

SAP S/4HANA
Datatemplate voor debiteurenbeheer

Datatemplate voor debiteurenbeheer

Deze template biedt een praktisch kader om incasso- en betalingsprocessen in SAP S/4HANA in kaart te brengen. Je vindt er een selectie van belangrijke attributen om te verzamelen, procesactiviteiten om bij te houden en technische aanwijzingen voor het ophalen van data uit financiële tabellen. Met deze structuur krijg je een helder beeld van je cashflowcycli en zie je waar handmatige tussenkomst of betalingsvertragingen optreden.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om bij te houden
  • Aanwijzingen voor data-extractie

Attributen voor debiteurenbeheer

Dit zijn de aanbevolen datavelden en dimensieattributen voor het event log, zodat je het debiteurenproces volledig kunt analyseren.
5 Verplicht 10 Aanbevolen 5 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
Activity
De specifieke gebeurtenis of handeling in het proces.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft de uitgevoerde stap in het debiteurenproces, zoals Factuur aanmaken, Deelbetaling boeken of Factuur afletteren. De waarde is meestal afgeleid van de transactiecode (TCODE) of van specifieke wijzigingen in de documentstatus in wijzigingslogtabellen.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel om de processtroom in kaart te brengen en de volgorde van gebeurtenissen vast te stellen.

Waar vind je dit?

Afgeleid van SAP TSTCT (transactiecodes) of CDHDR/CDPOS (wijzigingsdocumenten)

Voorbeelden
Debiteurenfactuur aanmakenDeelbetaling boekenFactuur afletterenGeschil-case aanmaken
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatiecode van de factuur of het boekingsdocument.
Beschrijving

Dit attribuut is de unieke Case-ID voor het debiteurenproces. Meestal komt het overeen met het boekingsdocumentnummer (BELNR) in de SAP FI-module of het facturatiedocument (VBELN) in SD, afhankelijk van de extractielogica. Het koppelt alle volgende activiteiten, zoals betalingen, geschillen en afletteringen, aan de oorspronkelijke financiële verplichting.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de centrale sleutel om voor elke transactie de volledige processtroom te reconstrueren.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF-BELNR of VBRK-VBELN

Voorbeelden
1400000234900004321014000002351800000099
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
De timestamp waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de exacte datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond. Bij transactiedata bestaat deze waarde vaak uit de invoerdatum (CPUDT) en invoertijd (CPUTM) uit de kopgegevenstabellen. Hiermee kun je doorlooptijden en verwerkingstijden berekenen.

Waarom dit belangrijk is

Nauwkeurige timestamps zijn essentieel om DSO te berekenen en bottlenecks op te sporen.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM

Voorbeelden
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-11-01T09:15:00Z
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waar de data vandaan komt.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan uit welke SAP S/4HANA-instantie of welk extern systeem de registratie afkomstig is. In omgevingen met meerdere ERP-instanties helpt het de herkomst van data te volgen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je analyses in omgevingen met meerdere systemen van elkaar scheiden.

Waar vind je dit?

Systeem-ID (SY-SYSID) of tijdens de extractie vastgelegd

Voorbeelden
SAP_S4H_PRODSAP_S4H_01LEGACY_ERP
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd of vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan wanneer de data in de process mining-tool is geladen. Zo zie je hoe actueel de data is in dashboards zoals Status van de periodeafsluitingsreconciliatie.

Waarom dit belangrijk is

Zo weten analisten of ze realtime- of historische data bekijken.

Waar vind je dit?

ETL-metadata

Voorbeelden
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T06:00:00Z
Afletterdatum
ClearingDate
De datum waarop de factuur is afgeletterd of voldaan.
Beschrijving

Dit attribuut (AUGDT) registreert wanneer de openstaande post is afgeletterd, meestal door een betaling. Het is de eindtimestamp van de kerncyclus van het debiteurenproces en de belangrijkste variabele voor de berekening van Days Sales Outstanding.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan wanneer de incassocyclus is afgerond.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG-AUGDT of BSAD-AUGDT

Voorbeelden
2023-11-012023-11-10
Bedrag in lokale valuta
AmountInLocalCurrency
De waarde van de factuur of betaling in de valuta van de bedrijfscode.
Beschrijving

Dit attribuut (DMBTR) bevat het financiële bedrag van de transactie. Je gebruikt het om de totale waarde van openstaande facturen, creditnota’s en betalingen te berekenen. Het dashboard Analyse van creditnota’s en correcties gebruikt dit bedrag om de financiële waarde te bepalen.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om de financiële impact te analyseren en incasso’s met een hoge waarde voorrang te geven.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG-DMBTR of ACDOCA-DMBTR

Voorbeelden
1500.00250.5010000.00
Bedrijfscode
CompanyCode
De financiële entiteit of bedrijfseenheid waartoe de factuur behoort.
Beschrijving

De bedrijfscode (BUKRS) is de centrale organisatorische eenheid voor externe boekhouding in SAP. Je kunt deze gebruiken om analyses in dashboards, zoals Profiel van klantbetalingsgedrag, per bedrijfseenheid uit te splitsen.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel om prestaties van verschillende juridische entiteiten te filteren en te vergelijken.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF-BUKRS of T001-BUKRS

Voorbeelden
1000US01DE012000
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
Code voor de afgesproken betalingsvoorwaarden.
Beschrijving

Dit attribuut (ZTERM) bevat de voorwaarden waaraan de klant moet voldoen, waaronder de vervaldatum en betalingskortingen. Het is de belangrijkste databron voor het dashboard Optimalisatie van betalingskortingen bij vroege betaling.

Waarom dit belangrijk is

Basis voor het berekenen van vervaldatums en het bepalen of een korting van toepassing is.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG-ZTERM of KNB1-ZTERM

Voorbeelden
NT300001Z015
Days Sales Outstanding
DaysSalesOutstanding
De tijd tussen het boeken en afletteren van een factuur.
Beschrijving

Deze metriek wordt berekend door de boekingsdatum af te trekken van de afletterdatum voor afgeletterde posten. Dit is de belangrijkste waarde in het dashboard Overzicht van Days Sales Outstanding en een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de cashflow.

Waarom dit belangrijk is

De belangrijkste KPI voor het management van het debiteurenproces.

Waar vind je dit?

Berekend: ClearingDate - PostingDate

Voorbeelden
30 dagen45 dagen15 dagen
Documenttype
DocumentType
Classificeert het boekingsdocument, bijvoorbeeld als factuur, betaling of creditnota.
Beschrijving

Het documenttype (BLART) deelt de transactie in een categorie in. Voorbeelden zijn ‘DR’ voor klantfactuur, ‘DZ’ voor klantbetaling en ‘DG’ voor creditnota. Hiermee kun je specifieke casetypen filteren voor de analyse van creditnota’s en correcties.

Waarom dit belangrijk is

Deelt de data op in facturen, betalingen en correcties.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF-BLART

Voorbeelden
DRDZDGRV
Gebruikersnaam
User
De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut (USNAM) geeft aan welke gebruiker of systeemagent verantwoordelijk was voor de gebeurtenis. Je kunt het gebruiken om het percentage geautomatiseerde betalingsmatching te berekenen en onderscheid te maken tussen menselijke gebruikers en batchgebruikers van het systeem.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel om de automatiseringsgraad en productiviteit van gebruikers te bepalen.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF-USNAM of CDHDR-USERNAME

Voorbeelden
JSMITHBATCH_USERSAP_WFALEX_D
Is geautomatiseerd
IsAutomated
Geeft aan of een systeemgebruiker de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut wordt berekend op basis van het attribuut Gebruiker. Komt de gebruikers-ID overeen met een bekende systeem- of batchaccount, zoals ‘BNK_BSM’, dan krijgt dit attribuut de waarde true. Het vormt de basis voor het dashboard Automatiseringsgraad van betalingsmatching.

Waarom dit belangrijk is

Een belangrijke maatstaf voor het meten van digitale transformatie en automatisering.

Waar vind je dit?

Afgeleid van het attribuut Gebruiker

Voorbeelden
truefalse
Klantnummer
CustomerNumber
De unieke identificatiecode van de klantrekening.
Beschrijving

Dit attribuut bevat het klantnummer (KUNNR) dat bij de factuur hoort. Hiermee kun je betalingsgedrag in detail analyseren. Het is ook essentieel voor het dashboard Profiel van klantbetalingsgedrag.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je inzoomen op de prestaties van een specifieke klantrekening.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG-KUNNR of KNA1-KUNNR

Voorbeelden
CUST100230001004500WALMART_US
Vervaldatum
DueDate
De berekende datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de nettovervaldatum. In SAP wordt deze vaak berekend door het aantal dagen uit de betalingsvoorwaarden (ZTERM) op te tellen bij de basisdatum (ZFBDT). Dit is de referentiedatum voor het dashboard Naleving en uitvoering van betalingsherinneringen.

Waarom dit belangrijk is

De referentiedatum om te bepalen of een betaling te laat is.

Waar vind je dit?

Afgeleid van BSEG-ZFBDT en BSEG-ZTERM

Voorbeelden
2023-11-302023-12-15
Case-ID van geschil
DisputeCaseId
De identificatiecode van een geschil dat aan de factuur is gekoppeld.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de ID van een geschil (UDM_CASE), als dat er is. Het koppelt het financiële document aan de module Dispute Management. Dit is nodig voor het dashboard Efficiëntie van de geschillenafhandeling.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt debiteurendocumenten aan de workflow voor geschillenafhandeling.

Waar vind je dit?

SAP-tabel FDM_DCPROC of UDM_CASE_ATTR

Voorbeelden
0000056789DISP-2023-001
Herinneringsniveau
DunningLevel
Het huidige herinneringsniveau van de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut (MAHNS) geeft aan hoe vaak de klant een betalingsherinnering heeft gekregen. Het houdt bij hoe de incasso wordt opgeschaald en wordt weergegeven in het dashboard Naleving en uitvoering van betalingsherinneringen.

Waarom dit belangrijk is

Houdt bij hoe ernstig betalingsachterstanden zijn en of het herinneringsbeleid wordt gevolgd.

Waar vind je dit?

SAP-tabel MHNK-MAHNS of KNB5 (betalingsherinneringen in klantstamgegevens)

Voorbeelden
1230
Is creditnota
IsCreditMemo
Geeft aan of het document een creditnota is.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is afgeleid van het documenttype, bijvoorbeeld wanneer het type gelijk is aan ‘DG’. Hiermee kun je correctietransacties snel filteren voor de KPI Percentage correctieve creditnota’s.

Waarom dit belangrijk is

Spoort herstelwerk en factureringsfouten op.

Waar vind je dit?

Afgeleid van DocumentType

Voorbeelden
truefalse
Land
Country
Het land van de klant.
Beschrijving

Dit attribuut (LAND1) komt uit de klantstamgegevens. Hiermee kun je KPI’s geografisch uitsplitsen, bijvoorbeeld door het percentage creditnota’s per regio of land te analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Analyse van regionale compliance en prestaties.

Waar vind je dit?

SAP-tabel KNA1-LAND1

Voorbeelden
USDEFRJP
Regio
Region
De staat, provincie of regio van de klant.
Beschrijving

Dit attribuut (REGIO) geeft een gedetailleerder geografisch beeld dan Land. Bij de analyse van creditnota’s en correcties helpt het regionale verwerkingsproblemen op te sporen.

Waarom dit belangrijk is

Gedetailleerde geografische analyse.

Waar vind je dit?

SAP-tabel KNA1-REGIO

Voorbeelden
CANYTXBY
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor debiteurenbeheer

Dit zijn de belangrijke processtappen en transactiemomenten die je in het event log vastlegt voor een nauwkeurige procesontdekking en het opsporen van bottlenecks.
6 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betalingsherinnering versturen
Voor een achterstallige factuur wordt een aanmaning of herinneringsbrief aangemaakt. Hiermee worden de incassoactiviteiten van de organisatie bijgehouden.
Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de KPI voor naleving van het aanmaningsbeleid. Hiermee controleer je of de incassostrategie volgens het beleid wordt uitgevoerd.

Waar vind je dit?

Tabel MHND (Dunning Data), veld LAUFD (Date of Dunning Run). Koppel op basis van bedrijfscode en klant.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de aanmaningsrun (F150) wordt uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Debiteurenfactuur aanmaken
Het aanmaken van het klantfactuurdocument in het financiële systeem. Dit wordt vastgelegd met de timestamp waarop de documentkop wordt aangemaakt.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van het debiteurenproces en start de ouderdomsberekening. Essentieel voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO).

Waar vind je dit?

Tabel BKPF (Accounting Document Header), velden CPUDT (Entry Date) en CPUTM (Entry Time). Filter op documenttype (BLART) voor klantfacturen, bijvoorbeeld DR en RV.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de transactie in BKPF wordt geboekt

Gebeurtenistype explicit
Deelbetaling boeken
Er wordt een betaling ontvangen die niet het volledige factuurbedrag dekt. Er blijft een restpost op de rekening staan.
Waarom dit belangrijk is

Heeft invloed op de doorlooptijd van de afhandeling van deelbetalingen. Regelmatige deelbetalingen maken het proces ingewikkelder en vragen meer handmatige afstemming.

Waar vind je dit?

Tabel BSEG. Afgeleid wanneer een afletteringsdocument (AUGBL) een nieuwe restpost aanmaakt, met een openstaand saldo en een referentiedocument dat overeenkomt met de oorspronkelijke factuur.

Vastleggen

Afgeleid uit het aanmaken van een afletteringsdocument met een restpost

Gebeurtenistype inferred
Factuur afletteren
De technische boekhoudstap waarin de open post wordt gematcht met een betaling of credit en de status verandert in Afgeletterd.
Waarom dit belangrijk is

Het definitieve einde van de procesinstantie in het systeem. Nodig om de uiteindelijke DSO-metriek te berekenen.

Waar vind je dit?

Tabel BSEG of ACDOCA. Veld AUGDT (Clearing Date) is ingevuld. Gebruik USNAM om te bepalen of de aflettering automatisch of handmatig is uitgevoerd.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het veld AUGDT is ingevuld

Gebeurtenistype explicit
Factuur versturen
Het genereren van het uitvoerbericht (e-mail, afdruk of EDI) om de factuur naar de klant te sturen. Hiermee wordt bevestigd dat de klant het betalingsverzoek officieel heeft ontvangen.
Waarom dit belangrijk is

Vertraging tussen het aanmaken en versturen verkort de effectieve betalingstermijn van de klant. Door dit te monitoren, voorkom je dat facturen in de interne verwerking blijven hangen.

Waar vind je dit?

Tabel NAST (Message Status), met de Object Key (OBJKY) die overeenkomt met het factuurdocumentnummer. Timestamp uit DATVR en UHRVR.

Vastleggen

Vastgelegd in de NAST-tabel wanneer het uitvoerbericht wordt gegenereerd

Gebeurtenistype explicit
Volledige betaling ontvangen
De ontvangst van een bedrag dat het volledige openstaande factuurbedrag dekt. Dit is meestal het moment waarop de betalingsverplichting van de klant eindigt.
Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de werkelijke betaaldatum ten opzichte van de vervaldatum. Belangrijk voor analyses van afwijkingen in betalingsvoorwaarden en klantgedrag.

Waar vind je dit?

Tabel BSEG, afgeleid van het afletteringsdocument (AUGBL) waarin de afletteringsdatum (AUGDT) is ingevuld en het saldo nul wordt.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het afletteringsdocument wordt geboekt

Gebeurtenistype explicit
Bankafschrift afstemmen
De regel op het bankafschrift is succesvol gematcht met het betalingsdocument in de administratie. Hiermee is de cashpositie bijgewerkt.
Waarom dit belangrijk is

Volgt de doorlooptijd van de afstemming van bankafschriften. Vertragingen hebben invloed op de snelheid van de financiële afsluiting.

Waar vind je dit?

Tabel FEBEP (Electronic Bank Statement Line Items). Koppelt het betalingsdocument aan de bankafschrifttransactie.

Vastleggen

Vastgelegd in EBS-tabellen (FEBEP/FEBKO)

Gebeurtenistype explicit
Betalingstoezegging vastleggen
Een incassomedewerker legt een formele toezegging van de klant vast om een bepaald bedrag op een afgesproken datum te betalen.
Waarom dit belangrijk is

Geeft aan dat de incassomedewerker succesvol contact heeft gehad. Wordt gebruikt om de cashflow op korte termijn te voorspellen en de doorvoer van incassomedewerkers te meten.

Waar vind je dit?

Tabel UDM_P2P (Promise to Pay), veld CREATED_AT. Gekoppeld aan de factuur via de Case GUID of Document Key.

Vastleggen

Vastgelegd in FSCM Collections Management

Gebeurtenistype explicit
Creditnota boeken
Er wordt een creditnota aangemaakt en aan de factuur gekoppeld, waardoor het verschuldigde bedrag daalt. Meestal corrigeert dit een fout of verwerkt het een retour.
Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de KPI voor het percentage correctieve creditnota’s. Een hoog percentage wijst op kwaliteitsproblemen eerder in het verkoop- of facturatieproces.

Waar vind je dit?

Tabel BSEG, documenttype ‘DG’ of ‘KG’. Herkend aan het veld ‘Invoice Reference’ (REBZG), dat naar de oorspronkelijke factuur verwijst.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het creditnotadocument naar de factuur verwijst

Gebeurtenistype explicit
Factuur terugdraaien
De oorspronkelijke factuur wordt in het systeem geannuleerd of teruggedraaid vanwege een ernstige fout.
Waarom dit belangrijk is

Dit duidt op een mislukte procesinstantie. Filter deze gevallen eruit of analyseer ze apart om de datakwaliteit te bewaken.

Waar vind je dit?

Tabel BKPF, veld STBLG (Reverse Document Number) is ingevuld op de oorspronkelijke factuurregel.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het veld STBLG is ingevuld

Gebeurtenistype explicit
Geschil-case aanmaken
Er wordt een geschil-case voor de factuur geopend, meestal via SAP FSCM Dispute Management. Dit betekent dat de klant de factuur betwist.
Waarom dit belangrijk is

Hiermee stopt de standaardincasso en begint de doorlooptijd van de geschilafhandeling. Veel geschillen maken de cashflow minder voorspelbaar.

Waar vind je dit?

Tabel UDM_CASE_ATTR (Case Attributes) of UDM_DISPUTE (Dispute Case). Koppel via CASE_GUID aan de sleutel van het financiële document.

Vastleggen

Vastgelegd in de tabellen van FSCM Dispute Management

Gebeurtenistype explicit
Geschil-case afhandelen
De geschil-case wordt gesloten. Dit leidt tot een credit, een afboeking of een herbevestiging van de schuld. Hiermee eindigt de afhandeling van de uitzondering.
Waarom dit belangrijk is

De eindtijd voor de KPI voor de gemiddelde afhandelingsduur van geschillen. Een efficiënte afhandeling maakt werkkapitaal vrij dat anders vastzit.

Waar vind je dit?

Tabel UDM_CASE_ATTR, veld ESCALATION_DATE of CLOSED_DATE, afhankelijk van de configuratie.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de casestatus op Closed/Void wordt gezet

Gebeurtenistype explicit
Status van geschil bijwerken
De status van een bestaande geschil-case verandert, bijvoorbeeld van ‘New’ naar ‘In Process’ of ‘In behandeling’.
Waarom dit belangrijk is

Geeft meer detail over de workflow voor geschilafhandeling en helpt bottlenecks in de goedkeurings- of onderzoeksfase te vinden.

Waar vind je dit?

Wijzigingsdocumenten voor de geschil-case (logs van S/4HANA Case Management). Analyse van wijzigingen in UDM_CASE_ATTR.

Vastleggen

Vergelijk statuswijzigingen in de casegeschiedenis

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit SAP S/4HANA

Klaar om aan de slag te gaan?

Zet financiële data om in bruikbare inzichten en begin vandaag nog je Days Sales Outstanding te verlagen. Ons team helpt je bij elke stap van je process mining-traject.

Verbeter debiteurenbeheer in SAP S/4HANA en verhoog je cashflow

Sluit je aan bij bedrijven die hun DSO met 15 tot 20 dagen verlagen met onze tool

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen 5 minuten ingesteld.