Uw Problem Management Data Template

ServiceNow Problem Management
Uw Problem Management Data Template

Uw Problem Management Data Template

Deze template biedt een uitgebreide blauwdruk voor het analyseren van uw ITIL problem management levenscyclus binnen ServiceNow. U vindt de benodigde attributen om te verzamelen, de kritieke activiteiten om te volgen en stap-voor-stap extractiehandleiding voor uw data project. Deze structuur zorgt ervoor dat u de benodigde zichtbaarheid heeft om de mean time to resolution te verminderen en terugkerende incidenten te elimineren.
  • Aanbevolen attributen voor root cause analyse
  • Belangrijke procesmijlpalen en activiteiten
  • Stap-voor-stap ServiceNow extractiehandleiding
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Problem Management Attributes

Dit zijn de aanbevolen data velden om op te nemen in uw event log voor een uitgebreide analyse van uw ITIL problem management proces.
5 Verplicht 7 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteit
Activity
De specifieke event of actie uitgevoerd op het probleemrecord.
Omschrijving

Vertegenwoordigt de afzonderlijke stappen of statuswijzigingen die optreden tijdens de levenscyclus van een probleemrecord. Voorbeelden zijn 'Probleemrecord Aangemaakt', 'Root Cause Geïdentificeerd' of 'Toegewezen aan Supportgroep'. Dit attribuut is cruciaal voor het construeren van de proceskaart en het visualiseren van de reeks events.

Het belang

Het definieert de nodes in de proceskaart, waardoor de visualisatie van de workflow en procesvarianten mogelijk wordt.

Vindplaats

Afgeleid van de tabellen 'sys_audit', 'sys_history_line', of statuswijzigingen in de 'problem' tabel

Voorbeelden
Probleemrecord AangemaaktAnalyse voltooidStatus Gewijzigd naar Gesloten
Gebeurtenistijdstempel
EventTime
De exacte datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond.
Omschrijving

Registreert de specifieke timestamp wanneer een wijziging of actie in het systeem werd gelogd. Dit data point is fundamenteel voor het chronologisch ordenen van activiteiten en het berekenen van duurmetrics zoals cyclus- en doorlooptijden tussen processtappen.

Het belang

Essentieel voor het ordenen van events en het berekenen van alle tijdsgebonden KPI's.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_created_on' veld in audit/history tabellen

Voorbeelden
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
Probleemdossier
ProblemNumber
De unieke identifier voor het probleemrecord.
Omschrijving

De unieke alfanumerieke sleutel toegewezen aan een specifiek probleemrecord binnen ServiceNow (bijv. PRB000123). Deze identifier dient als de centrale draad die alle procesactiviteiten verbindt, van initiële registratie via root cause analyse tot definitieve afsluiting. In process mining analyse functioneert dit attribuut als de Case ID, wat de reconstructie van de end-to-end reis van de probleemoplossing mogelijk maakt.

Het belang

Het is de primaire sleutel voor het differentiëren van unieke cases en het groeperen van gerelateerde events in de procesgrafiek.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'number'

Voorbeelden
PRB004512PRB009823PRB001122
Bronsysteem
SourceSystem
De naam van het systeem waar de data vandaan komt.
Omschrijving

Identificeert de specifieke ServiceNow instantie of omgeving waaruit de probleembeheerdata is geëxtraheerd. Dit is met name nuttig in multi-systeemomgevingen om data lineage te volgen en systeemspecifieke nuances in de analyse te behandelen.

Het belang

Biedt context voor de data-oorsprong, vooral bij het samenvoegen van data uit meerdere ITSM tools.

Vindplaats

Hardcoded tijdens extractie (bijv. 'ServiceNow Productie')

Voorbeelden
ServiceNow ProdServiceNow EMEA
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data werd geëxtraheerd of voor het laatst werd ververst.
Omschrijving

Geeft de actualiteit van de dataset aan die voor analyse wordt gebruikt. Het helpt analisten te begrijpen of ze naar real-time data of een historische snapshot kijken, wat cruciaal is voor het correct interpreteren van open case statussen.

Het belang

Zorgt ervoor dat gebruikers weten hoe recent de data is voor accurate operationele rapportage.

Vindplaats

Systeemtijd op moment van ETL-uitvoering

Voorbeelden
2023-11-01T12:00:00Z
Aantal Gerelateerde Incidenten
RelatedIncidentCount
Het aantal incidenten gekoppeld aan dit probleemdossier.
Omschrijving

Kwantificeert de impact van het probleem door het aantal bijbehorende incidenten te tellen. Hoge aantallen in dit veld, met name voor Known Errors, voeden het 'Known Error en Incident Recurrence' dashboard.

Het belang

Meet de omvang van de gebruikersimpact veroorzaakt door het probleem.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'related_incidents' (veldnaam varieert) of aantal gekoppelde records

Voorbeelden
1501200
Aantal Herindelingen
ReassignmentCount
Het aantal keren dat het probleem tussen groepen opnieuw werd toegewezen.
Omschrijving

Een teller die bijhoudt hoe vaak de assignment group is gewijzigd. Dit is de directe bron voor de 'Problem Record Reassignment Count' KPI en helpt bij het identificeren van 'ping-pong' effecten waarbij tickets tussen teams heen en weer worden gestuurd.

Het belang

Directe indicator van proceswrijving en gebrek aan duidelijk eigenaarschap.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'reassignment_count'

Voorbeelden
0312
Oorzaakcategorie
RootCauseCategory
De classificatie van de geïdentificeerde root cause.
Omschrijving

Categoriseert de onderliggende reden voor het probleem, zoals Software Bug, Menselijke Fout of Hardwarestoring. Deze attribute voedt het 'Root Cause Categorization Accuracy' dashboard en helpt bij het identificeren van systemische faalpatronen.

Het belang

Maakt analyse van faalpatronen mogelijk om strategische verbeteringen te stimuleren.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'rca_category' of 'u_root_cause_category'

Voorbeelden
Software DefectConfiguratiefoutLeveranciersissue
Prioriteit
Priority
Het prioriteitsniveau toegewezen aan het probleemrecord.
Omschrijving

Geeft de belangrijkheid en urgentie van het probleem aan, doorgaans berekend op basis van impact en urgentie. Deze attribute maakt segmentatie van de analyse mogelijk op basis van kritikaliteit, ter ondersteuning van het 'SLA Breach and Priority Monitoring' dashboard.

Het belang

Maakt segmentatie van procesprestaties mogelijk op basis van bedrijfskritikaliteit.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'priority'

Voorbeelden
1 - Kritiek2 - Hoog3 - Moderate
Probleemstatus
ProblemState
De levenscyclusstatus van het probleemrecord.
Omschrijving

Weerspiegelt de huidige fase van het probleemrecord, zoals Open, Root Cause Analysis, Fix in Progress of Closed. Dit is een primaire drijfveer voor het filteren en begrijpen van de backlog-samenstelling in de 'Aged Problem Record Aging Analysis'.

Het belang

De primaire statusindicator die wordt gebruikt om open versus gesloten cases te filteren.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'state'

Voorbeelden
NieuwBeoordelenRoot Cause AnalysisResolved
Supportgroep
AssignmentGroup
Het technische team verantwoordelijk voor de probleemoplossing.
Omschrijving

Wijst de specifieke supportgroep of team aan dat momenteel aan het probleem is toegewezen. Deze attribute is van vitaal belang voor het 'Support Group Reassignment Analysis' dashboard om overdrachten tussen teams te volgen en organisatorische silo's te identificeren.

Het belang

Cruciaal voor het identificeren van knelpunten tussen afdelingen en het analyseren van de overdrachtsefficiëntie.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'assignment_group'

Voorbeelden
Netwerk OperationsDatabasebeheerders`Service Desk`
Toegewezen Gebruiker
AssignedTo
De specifieke persoon die is toegewezen om aan het probleem te werken.
Omschrijving

Identificeert de gebruiker die momenteel verantwoordelijk is voor het probleemrecord. Het analyseren van deze attribute helpt bij het begrijpen van de werkverdeling, individuele prestaties en potentiële knelpunten op resourceniveau.

Het belang

Sleutel voor het analyseren van resource-efficiëntie en individuele werkdruk.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'assigned_to'

Voorbeelden
Alice SmithBob JonesSysteembeheerder
Afwachtingsduur
PendingDuration
Totale tijd die het probleem doorbracht in een suspended of pending state.
Omschrijving

Aggregeert de tijd besteed in statussen zoals 'Pending Vendor' of 'On Hold'. Deze metric wordt gebruikt voor 'Pending State and Wait Time Analysis' om interne verwerkingstijd te scheiden van externe vertragingen.

Het belang

Onderscheidt inefficiëntie van teams van externe afhankelijkheden.

Vindplaats

Berekend: Som van de duur van intervallen waar State = Pending/On Hold

Voorbeelden
5 dagen0 minuten
Bedrijfsservice
BusinessService
De business service op hoog niveau die door het probleem wordt beïnvloed.
Omschrijving

Vertegenwoordigt de business-gerichte service (bijv. 'Payroll Service', 'Customer Portal') in plaats van de technische component. Dit biedt een business-centrisch beeld voor rapportage aan stakeholders.

Het belang

Koppelt technische problemen aan business value streams.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'business_service'

Voorbeelden
Online bankierenInterne E-mail
Change Request Nummer
ChangeRequestNumber
De identificatie van het wijzigingsverzoek dat is gestart om het probleem op te lossen.
Omschrijving

Koppelt het probleemrecord aan een Change Management record (RFC). Deze verbinding is van vitaal belang voor het 'Change Request Transition Efficiency' dashboard om de overdrachtsnelheid te meten tussen probleemdiagnose en de uitvoering van infrastructuurwijzigingen.

Het belang

Volgt de overgang van problem management naar change management.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'rfc'

Voorbeelden
CHG003001CHG004552
Configuratie-item
ConfigurationItem
De specifieke asset of service die door het probleem wordt beïnvloed.
Omschrijving

Identificeert de Configuration Item (CI) die is gekoppeld aan het probleemrecord. Het analyseren hiervan helpt problemen te correleren met specifieke hardware, software of services, wat het 'Root Cause Categorization Accuracy' dashboard ondersteunt.

Het belang

Koppelt procesproblemen aan specifieke fysieke of logische assets.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'cmdb_ci'

Voorbeelden
SAP ERP Server 01Exchange E-mail ServiceOracle DB Prod
Is Known Error
IsKnownError
Vlag die aangeeft of het probleem is geclassificeerd als een Known Error.
Omschrijving

Identificeert of het probleemrecord is geconverteerd naar of gemarkeerd als een Known Error. Dit is essentieel voor de 'Known Error en Incident Recurrence' analyse om te zien of het kennismanagementproces effectief is.

Het belang

Onderscheidt actieve onderzoeken van geaccepteerde defecten met workarounds.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'known_error'

Voorbeelden
truefalse
Oplossing Opsteltijd
SolutionDraftingTime
Tijd tussen het identificeren van de root cause en het voorstellen van een oplossing.
Omschrijving

Volgt de duur van de ontwerpfase waarin een fix wordt ontwikkeld nadat de oorzaak bekend is. Dit ondersteunt het 'Solution Drafting and Fix Application' dashboard.

Het belang

Isoleert de prestaties van de 'fix design' fase.

Vindplaats

Berekend: Timestamp van 'Voorgestelde Oplossing Opgesteld' min 'Hoofdoorzaak Geïdentificeerd'

Voorbeelden
2 dagen4 uur
PIR Resultaat
PostImplementationReviewResult
Het resultaat of de voltooiingsstatus van de Post-Implementatie Review.
Omschrijving

Slaat het resultaat of de status van de PIR op (bijv. Completed, Not Required, Pending). Dit attribuut is nodig voor het 'Post-Implementation Review Compliance' dashboard om ervoor te zorgen dat grote problemen worden beoordeeld.

Het belang

Kwaliteitscontrolestatistiek die zorgt voor leren van grote incidenten.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'pir_state' of vergelijkbaar custom field

Voorbeelden
VoltooidAfgezienPending
RCA Duur
RootCauseAnalysisDuration
Tijd van probleemaanmaak tot root cause identificatie.
Omschrijving

Een berekende duur die de efficiëntie van de onderzoeksfase meet. Dit ondersteunt direct de 'Mean Time to Root Cause' KPI en helpt bij het identificeren van technische vaardigheidstekorten of complexiteitsproblemen.

Het belang

Belangrijke efficiëntiemetric voor de onderzoeksfase.

Vindplaats

Berekend: Timestamp van 'Root Cause Identified' activiteit min 'Problem Record Created' tijd

Voorbeelden
3 dagen en 4 uur12 uur
SLA Einddatum
SlaDueDate
De streefdatum/tijd voor probleemoplossing volgens de SLA.
Omschrijving

De timestamp die aangeeft wanneer het probleem moet zijn opgelost om aan de service level agreements te voldoen. Dit is de baseline voor het 'SLA Breach and Priority Monitoring' dashboard en het berekenen van compliance rates.

Het belang

Basislijn voor het berekenen van de SLA-overschrijdingsstatus.

Vindplaats

ServiceNow 'task_sla' tabel gekoppeld aan het probleem

Voorbeelden
2023-12-31T17:00:00Z
Workaround Gepubliceerd
WorkaroundPublished
Geeft aan of een workaround is gedocumenteerd en gedeeld.
Omschrijving

Een boolean of statusvlag die aangeeft of een tijdelijke oplossing is geïdentificeerd en gepubliceerd in de Knowledge Base of Known Error Database. Dit ondersteunt het 'Workaround Publication Performance' dashboard.

Het belang

Cruciaal voor het meten hoe snel bedrijfsimpact wordt beperkt vóór een definitieve oplossing.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'work_around' (aanwezigheid van tekst) of specifieke status

Voorbeelden
truefalse
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Problem Management Activiteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en levenscyclus milestones om vast te leggen in uw event log voor accurate discovery van uw probleemworkflows.
8 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Change Request geïnitieerd
De koppeling van een Change Request (RFC) aan het Probleemrecord. Dit duidt op de handoff van Problem Management naar Change Management voor implementatie.
Het belang

Cruciaal voor het 'Change Request Transition Efficiency' dashboard. Identificeert vertragingen tussen het vinden van een fix en het starten van het change proces.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_audit' tabel die de populatie van het 'rfc' referentieveld op de 'problem' tabel volgt.

Vastleggen

Gelogd wanneer transactie Create Normal Change is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Hoofdoorzaak Geïdentificeerd
Het punt waarop de 'Root Cause' codes worden ingevuld of de status overgaat naar 'Fix in Progress'. Dit vertegenwoordigt de succesvolle diagnose van het probleem.
Het belang

Berekent de Mean Time to Root Cause en ondersteunt het Root Cause Investigation Cycle Time dashboard. Het is een belangrijke procesmijlpaal.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_audit' tabel die wijzigingen in het veld 'root_cause' categorie of overgang naar 'Fix in Progress' status volgt.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor/na

Gebeurtenistype inferred
Onderzoek gestart
De overgang van de probleemrecord status van 'New' naar 'Assess' of 'Root Cause Analysis'. Het geeft aan dat een analist actief is begonnen met het werken aan de issue.
Het belang

Markeert het einde van de initiële wachttijd in de wachtrij en het begin van de actieve onderzoeksfase, ter ondersteuning van de analyse van de Pending State.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_audit' tabel die wijzigingen in het veld 'state' volgt (bijv. waarde verschuift naar 102 of 103 afhankelijk van configuratie).

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor/na

Gebeurtenistype inferred
Permanente Fix Toegepast
Het moment waarop het probleem als Opgelost wordt gemarkeerd, vaak getriggerd door de afsluiting van de bijbehorende Change Request. Dit geeft aan dat de technische werkzaamheden zijn voltooid.
Het belang

Bepaalt het einde van de actieve oplossingscyclus. Wordt gebruikt om de totale oplostijd ten opzichte van de SLA te berekenen.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_audit' tabel, 'state' veldovergang naar 'Resolved' (waarde 106 typisch).

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor/na

Gebeurtenistype inferred
Probleemdossier Gesloten
De laatste levenscyclus event waarbij het record inactief wordt. Geen verdere werkzaamheden worden verwacht.
Het belang

Het definitieve eindpunt voor de procesinstantie. Vereist voor het berekenen van de totale cycletijd.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'closed_at' of 'state' overgang naar 'Closed'.

Vastleggen

Gelogd wanneer transactie Close Problem is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Probleemrecord Aangemaakt
De initiële aanmaak van een probleemrecord in het ServiceNow-systeem. Dit markeert het begin van de problem management levenscyclus en stelt de baseline timestamp in voor aging metrics.
Het belang

Stelt de starttijd vast voor alle doorlooptijdberekeningen en SLA-metingen. Het is het primaire anker voor het identificeren van het volume aan binnenkomende probleemanalyses.

Vindplaats

ServiceNow 'problem' tabel, veld 'sys_created_on'.

Vastleggen

Gelogd wanneer transactie New Record is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Toegewezen aan supportgroep
De routering van het probleemrecord naar een specifiek technisch team voor onderzoek. Deze activiteit volgt de stroom van eigenaarschap en is cruciaal voor het analyseren van handoffs.
Het belang

Essentieel voor het Support Group Reassignment Analysis dashboard om ping-pong effecten en knelpunten tussen teams te identificeren.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_audit' of 'sys_history_line' tabel die wijzigingen in het veld 'assignment_group' volgt.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor/na

Gebeurtenistype inferred
Workaround Geïdentificeerd
De handeling van het invoeren van tekst in het veld 'Workaround' op het probleemrecord. Dit legt het moment vast dat een tijdelijke oplossing wordt gedocumenteerd door de analist.
Het belang

Ondersteunt het 'Workaround Publication Performance' dashboard door vast te stellen wanneer de technische oplossing voor het eerst bekend was.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_audit' tabel waar 'fieldname' 'workaround' is.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor/na

Gebeurtenistype inferred
Beoordeling afgewezen
Het probleemrecord wordt teruggezet naar een vorige status of geannuleerd tijdens de beoordelingsfase omdat het geen geldig probleem was.
Het belang

Identificeert verspilling in het proces waar incidenten onjuist worden gepromoveerd tot problemen.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_audit' tabel, 'state' veldovergang naar 'Closed/Cancelled' of 'New' vanuit 'Assess'.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor/na

Gebeurtenistype inferred
Oplossing Geverifieerd
Een validatiestap waarin wordt bevestigd dat de oplossing effectief is. Dit kan een specifieke status of een checkbox zijn, afhankelijk van de procesvolwassenheid.
Het belang

Borgt kwaliteitscontrole vóór afsluiting. Het omzeilen van deze stap maakt Process Deviation analyse mogelijk.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_audit' tabel. Kan een statuswijziging zijn (Resolved -> Closed) of een specifiek veld 'u_resolution_verified' indien geconfigureerd.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor/na

Gebeurtenistype inferred
Post-Implementatie Review Voltooid
De voltooiing van de PIR-taak of het zetten van een PIR-vlag. Dit bevestigt dat een retrospectieve analyse is uitgevoerd voor grote problemen.
Het belang

Ondersteunt direct het Post-Implementation Review Compliance dashboard. Het ontbreken van deze activiteit bij problemen met hoge prioriteit duidt op compliancefalen.

Vindplaats

Sluiting van ServiceNow 'problem_task' tabel (type=PIR), of wijziging van veld 'pir_state' in 'problem' tabel.

Vastleggen

Afleiden uit het vergelijken van veld X met Y

Gebeurtenistype inferred
Status Gewijzigd naar Fix in Progress
Het record gaat over naar een status die aangeeft dat er een fix wordt gebouwd of geïmplementeerd (vaak in afwachting van Change Management).
Het belang

Onderscheidt actieve onderzoekstijd van 'wachten op change'-tijd, waardoor bottleneck analyse wordt verfijnd.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_audit' tabel, 'state' veldovergang naar 'Fix in Progress' (waarde 104 typisch).

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor/na

Gebeurtenistype inferred
Voorgestelde Oplossing Opgesteld
Het invoeren van data in de velden 'Fix Notes' of 'Resolution Code'. Dit geeft aan dat de analist van het begrijpen van de oorzaak is overgegaan naar het ontwerpen van de permanente fix.
Het belang

Ondersteunt het 'Solution Drafting and Fix Application' dashboard door de duur van de ontwerpfase te isoleren.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_audit' tabel die updates van het veld 'fix_notes' volgt.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor/na

Gebeurtenistype inferred
Workaround Gepubliceerd
De uitvoering van de actie 'Communicate Workaround', die de workaround naar gerelateerde incidenten pusht of een Known Error artikel creëert. Dit is iets anders dan simpelweg de workaround typen.
Het belang

Cruciaal voor het meten van de snelheid van kennisdeling. Vertragingen hier hebben directe impact op het volume van terugkerende incidenten.

Vindplaats

ServiceNow 'sys_journal_field' of specifieke UI Action logs; kan ook worden afgeleid als een 'kb_knowledge' record van het type 'Known Error' wordt aangemaakt.

Vastleggen

Gelogd wanneer transactie Communicate Workaround is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Hoe u uw `data` uit ServiceNow Problem Management krijgt