Uw Problem Management Data Template
Uw Problem Management Data Template
- Aanbevolen attributen voor root cause analyse
- Belangrijke procesmijlpalen en activiteiten
- Stap-voor-stap ServiceNow extractiehandleiding
Problem Management Attributes
| Naam | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteit
Activity
|
De specifieke event of actie uitgevoerd op het probleemrecord. | ||
|
Omschrijving
Vertegenwoordigt de afzonderlijke stappen of statuswijzigingen die optreden tijdens de levenscyclus van een probleemrecord. Voorbeelden zijn 'Probleemrecord Aangemaakt', 'Root Cause Geïdentificeerd' of 'Toegewezen aan Supportgroep'. Dit attribuut is cruciaal voor het construeren van de proceskaart en het visualiseren van de reeks events.
Het belang
Het definieert de nodes in de proceskaart, waardoor de visualisatie van de workflow en procesvarianten mogelijk wordt.
Vindplaats
Afgeleid van de tabellen 'sys_audit', 'sys_history_line', of statuswijzigingen in de 'problem' tabel
Voorbeelden
Probleemrecord AangemaaktAnalyse voltooidStatus Gewijzigd naar Gesloten
|
|||
|
Gebeurtenistijdstempel
EventTime
|
De exacte datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond. | ||
|
Omschrijving
Registreert de specifieke timestamp wanneer een wijziging of actie in het systeem werd gelogd. Dit data point is fundamenteel voor het chronologisch ordenen van activiteiten en het berekenen van duurmetrics zoals cyclus- en doorlooptijden tussen processtappen.
Het belang
Essentieel voor het ordenen van events en het berekenen van alle tijdsgebonden KPI's.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_created_on' veld in audit/history tabellen
Voorbeelden
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
|
|||
|
Probleemdossier
ProblemNumber
|
De unieke identifier voor het probleemrecord. | ||
|
Omschrijving
De unieke alfanumerieke sleutel toegewezen aan een specifiek probleemrecord binnen ServiceNow (bijv. PRB000123). Deze identifier dient als de centrale draad die alle procesactiviteiten verbindt, van initiële registratie via root cause analyse tot definitieve afsluiting. In process mining analyse functioneert dit attribuut als de Case ID, wat de reconstructie van de end-to-end reis van de probleemoplossing mogelijk maakt.
Het belang
Het is de primaire sleutel voor het differentiëren van unieke cases en het groeperen van gerelateerde events in de procesgrafiek.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'number'
Voorbeelden
PRB004512PRB009823PRB001122
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
De naam van het systeem waar de data vandaan komt. | ||
|
Omschrijving
Identificeert de specifieke ServiceNow instantie of omgeving waaruit de probleembeheerdata is geëxtraheerd. Dit is met name nuttig in multi-systeemomgevingen om data lineage te volgen en systeemspecifieke nuances in de analyse te behandelen.
Het belang
Biedt context voor de data-oorsprong, vooral bij het samenvoegen van data uit meerdere ITSM tools.
Vindplaats
Hardcoded tijdens extractie (bijv. 'ServiceNow Productie')
Voorbeelden
ServiceNow ProdServiceNow EMEA
|
|||
|
Laatste data-update
LastDataUpdate
|
De timestamp waarop de data werd geëxtraheerd of voor het laatst werd ververst. | ||
|
Omschrijving
Geeft de actualiteit van de dataset aan die voor analyse wordt gebruikt. Het helpt analisten te begrijpen of ze naar real-time data of een historische snapshot kijken, wat cruciaal is voor het correct interpreteren van open case statussen.
Het belang
Zorgt ervoor dat gebruikers weten hoe recent de data is voor accurate operationele rapportage.
Vindplaats
Systeemtijd op moment van ETL-uitvoering
Voorbeelden
2023-11-01T12:00:00Z
|
|||
|
Aantal Gerelateerde Incidenten
RelatedIncidentCount
|
Het aantal incidenten gekoppeld aan dit probleemdossier. | ||
|
Omschrijving
Kwantificeert de impact van het probleem door het aantal bijbehorende incidenten te tellen. Hoge aantallen in dit veld, met name voor Known Errors, voeden het 'Known Error en Incident Recurrence' dashboard.
Het belang
Meet de omvang van de gebruikersimpact veroorzaakt door het probleem.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'related_incidents' (veldnaam varieert) of aantal gekoppelde records
Voorbeelden
1501200
|
|||
|
Aantal Herindelingen
ReassignmentCount
|
Het aantal keren dat het probleem tussen groepen opnieuw werd toegewezen. | ||
|
Omschrijving
Een teller die bijhoudt hoe vaak de assignment group is gewijzigd. Dit is de directe bron voor de 'Problem Record Reassignment Count' KPI en helpt bij het identificeren van 'ping-pong' effecten waarbij tickets tussen teams heen en weer worden gestuurd.
Het belang
Directe indicator van proceswrijving en gebrek aan duidelijk eigenaarschap.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'reassignment_count'
Voorbeelden
0312
|
|||
|
Oorzaakcategorie
RootCauseCategory
|
De classificatie van de geïdentificeerde root cause. | ||
|
Omschrijving
Categoriseert de onderliggende reden voor het probleem, zoals Software Bug, Menselijke Fout of Hardwarestoring. Deze attribute voedt het 'Root Cause Categorization Accuracy' dashboard en helpt bij het identificeren van systemische faalpatronen.
Het belang
Maakt analyse van faalpatronen mogelijk om strategische verbeteringen te stimuleren.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'rca_category' of 'u_root_cause_category'
Voorbeelden
Software DefectConfiguratiefoutLeveranciersissue
|
|||
|
Prioriteit
Priority
|
Het prioriteitsniveau toegewezen aan het probleemrecord. | ||
|
Omschrijving
Geeft de belangrijkheid en urgentie van het probleem aan, doorgaans berekend op basis van impact en urgentie. Deze attribute maakt segmentatie van de analyse mogelijk op basis van kritikaliteit, ter ondersteuning van het 'SLA Breach and Priority Monitoring' dashboard.
Het belang
Maakt segmentatie van procesprestaties mogelijk op basis van bedrijfskritikaliteit.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'priority'
Voorbeelden
1 - Kritiek2 - Hoog3 - Moderate
|
|||
|
Probleemstatus
ProblemState
|
De levenscyclusstatus van het probleemrecord. | ||
|
Omschrijving
Weerspiegelt de huidige fase van het probleemrecord, zoals Open, Root Cause Analysis, Fix in Progress of Closed. Dit is een primaire drijfveer voor het filteren en begrijpen van de backlog-samenstelling in de 'Aged Problem Record Aging Analysis'.
Het belang
De primaire statusindicator die wordt gebruikt om open versus gesloten cases te filteren.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'state'
Voorbeelden
NieuwBeoordelenRoot Cause AnalysisResolved
|
|||
|
Supportgroep
AssignmentGroup
|
Het technische team verantwoordelijk voor de probleemoplossing. | ||
|
Omschrijving
Wijst de specifieke supportgroep of team aan dat momenteel aan het probleem is toegewezen. Deze attribute is van vitaal belang voor het 'Support Group Reassignment Analysis' dashboard om overdrachten tussen teams te volgen en organisatorische silo's te identificeren.
Het belang
Cruciaal voor het identificeren van knelpunten tussen afdelingen en het analyseren van de overdrachtsefficiëntie.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'assignment_group'
Voorbeelden
Netwerk OperationsDatabasebeheerders`Service Desk`
|
|||
|
Toegewezen Gebruiker
AssignedTo
|
De specifieke persoon die is toegewezen om aan het probleem te werken. | ||
|
Omschrijving
Identificeert de gebruiker die momenteel verantwoordelijk is voor het probleemrecord. Het analyseren van deze attribute helpt bij het begrijpen van de werkverdeling, individuele prestaties en potentiële knelpunten op resourceniveau.
Het belang
Sleutel voor het analyseren van resource-efficiëntie en individuele werkdruk.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'assigned_to'
Voorbeelden
Alice SmithBob JonesSysteembeheerder
|
|||
|
Afwachtingsduur
PendingDuration
|
Totale tijd die het probleem doorbracht in een suspended of pending state. | ||
|
Omschrijving
Aggregeert de tijd besteed in statussen zoals 'Pending Vendor' of 'On Hold'. Deze metric wordt gebruikt voor 'Pending State and Wait Time Analysis' om interne verwerkingstijd te scheiden van externe vertragingen.
Het belang
Onderscheidt inefficiëntie van teams van externe afhankelijkheden.
Vindplaats
Berekend: Som van de duur van intervallen waar State = Pending/On Hold
Voorbeelden
5 dagen0 minuten
|
|||
|
Bedrijfsservice
BusinessService
|
De business service op hoog niveau die door het probleem wordt beïnvloed. | ||
|
Omschrijving
Vertegenwoordigt de business-gerichte service (bijv. 'Payroll Service', 'Customer Portal') in plaats van de technische component. Dit biedt een business-centrisch beeld voor rapportage aan stakeholders.
Het belang
Koppelt technische problemen aan business value streams.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'business_service'
Voorbeelden
Online bankierenInterne E-mail
|
|||
|
Change Request Nummer
ChangeRequestNumber
|
De identificatie van het wijzigingsverzoek dat is gestart om het probleem op te lossen. | ||
|
Omschrijving
Koppelt het probleemrecord aan een Change Management record (RFC). Deze verbinding is van vitaal belang voor het 'Change Request Transition Efficiency' dashboard om de overdrachtsnelheid te meten tussen probleemdiagnose en de uitvoering van infrastructuurwijzigingen.
Het belang
Volgt de overgang van problem management naar change management.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'rfc'
Voorbeelden
CHG003001CHG004552
|
|||
|
Configuratie-item
ConfigurationItem
|
De specifieke asset of service die door het probleem wordt beïnvloed. | ||
|
Omschrijving
Identificeert de Configuration Item (CI) die is gekoppeld aan het probleemrecord. Het analyseren hiervan helpt problemen te correleren met specifieke hardware, software of services, wat het 'Root Cause Categorization Accuracy' dashboard ondersteunt.
Het belang
Koppelt procesproblemen aan specifieke fysieke of logische assets.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'cmdb_ci'
Voorbeelden
SAP ERP Server 01Exchange E-mail ServiceOracle DB Prod
|
|||
|
Is Known Error
IsKnownError
|
Vlag die aangeeft of het probleem is geclassificeerd als een Known Error. | ||
|
Omschrijving
Identificeert of het probleemrecord is geconverteerd naar of gemarkeerd als een Known Error. Dit is essentieel voor de 'Known Error en Incident Recurrence' analyse om te zien of het kennismanagementproces effectief is.
Het belang
Onderscheidt actieve onderzoeken van geaccepteerde defecten met workarounds.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'known_error'
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Oplossing Opsteltijd
SolutionDraftingTime
|
Tijd tussen het identificeren van de root cause en het voorstellen van een oplossing. | ||
|
Omschrijving
Volgt de duur van de ontwerpfase waarin een fix wordt ontwikkeld nadat de oorzaak bekend is. Dit ondersteunt het 'Solution Drafting and Fix Application' dashboard.
Het belang
Isoleert de prestaties van de 'fix design' fase.
Vindplaats
Berekend: Timestamp van 'Voorgestelde Oplossing Opgesteld' min 'Hoofdoorzaak Geïdentificeerd'
Voorbeelden
2 dagen4 uur
|
|||
|
PIR Resultaat
PostImplementationReviewResult
|
Het resultaat of de voltooiingsstatus van de Post-Implementatie Review. | ||
|
Omschrijving
Slaat het resultaat of de status van de PIR op (bijv. Completed, Not Required, Pending). Dit attribuut is nodig voor het 'Post-Implementation Review Compliance' dashboard om ervoor te zorgen dat grote problemen worden beoordeeld.
Het belang
Kwaliteitscontrolestatistiek die zorgt voor leren van grote incidenten.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'pir_state' of vergelijkbaar custom field
Voorbeelden
VoltooidAfgezienPending
|
|||
|
RCA Duur
RootCauseAnalysisDuration
|
Tijd van probleemaanmaak tot root cause identificatie. | ||
|
Omschrijving
Een berekende duur die de efficiëntie van de onderzoeksfase meet. Dit ondersteunt direct de 'Mean Time to Root Cause' KPI en helpt bij het identificeren van technische vaardigheidstekorten of complexiteitsproblemen.
Het belang
Belangrijke efficiëntiemetric voor de onderzoeksfase.
Vindplaats
Berekend: Timestamp van 'Root Cause Identified' activiteit min 'Problem Record Created' tijd
Voorbeelden
3 dagen en 4 uur12 uur
|
|||
|
SLA Einddatum
SlaDueDate
|
De streefdatum/tijd voor probleemoplossing volgens de SLA. | ||
|
Omschrijving
De timestamp die aangeeft wanneer het probleem moet zijn opgelost om aan de service level agreements te voldoen. Dit is de baseline voor het 'SLA Breach and Priority Monitoring' dashboard en het berekenen van compliance rates.
Het belang
Basislijn voor het berekenen van de SLA-overschrijdingsstatus.
Vindplaats
ServiceNow 'task_sla' tabel gekoppeld aan het probleem
Voorbeelden
2023-12-31T17:00:00Z
|
|||
|
Workaround Gepubliceerd
WorkaroundPublished
|
Geeft aan of een workaround is gedocumenteerd en gedeeld. | ||
|
Omschrijving
Een boolean of statusvlag die aangeeft of een tijdelijke oplossing is geïdentificeerd en gepubliceerd in de Knowledge Base of Known Error Database. Dit ondersteunt het 'Workaround Publication Performance' dashboard.
Het belang
Cruciaal voor het meten hoe snel bedrijfsimpact wordt beperkt vóór een definitieve oplossing.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'work_around' (aanwezigheid van tekst) of specifieke status
Voorbeelden
truefalse
|
|||
Problem Management Activiteiten
| Activiteit | Omschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Change Request geïnitieerd
|
De koppeling van een Change Request (RFC) aan het Probleemrecord. Dit duidt op de handoff van Problem Management naar Change Management voor implementatie. | ||
|
Het belang
Cruciaal voor het 'Change Request Transition Efficiency' dashboard. Identificeert vertragingen tussen het vinden van een fix en het starten van het change proces.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_audit' tabel die de populatie van het 'rfc' referentieveld op de 'problem' tabel volgt.
Vastleggen
Gelogd wanneer transactie Create Normal Change is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Hoofdoorzaak Geïdentificeerd
|
Het punt waarop de 'Root Cause' codes worden ingevuld of de status overgaat naar 'Fix in Progress'. Dit vertegenwoordigt de succesvolle diagnose van het probleem. | ||
|
Het belang
Berekent de Mean Time to Root Cause en ondersteunt het Root Cause Investigation Cycle Time dashboard. Het is een belangrijke procesmijlpaal.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_audit' tabel die wijzigingen in het veld 'root_cause' categorie of overgang naar 'Fix in Progress' status volgt.
Vastleggen
Vergelijk het statusveld voor/na
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Onderzoek gestart
|
De overgang van de probleemrecord status van 'New' naar 'Assess' of 'Root Cause Analysis'. Het geeft aan dat een analist actief is begonnen met het werken aan de issue. | ||
|
Het belang
Markeert het einde van de initiële wachttijd in de wachtrij en het begin van de actieve onderzoeksfase, ter ondersteuning van de analyse van de Pending State.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_audit' tabel die wijzigingen in het veld 'state' volgt (bijv. waarde verschuift naar 102 of 103 afhankelijk van configuratie).
Vastleggen
Vergelijk het statusveld voor/na
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Permanente Fix Toegepast
|
Het moment waarop het probleem als Opgelost wordt gemarkeerd, vaak getriggerd door de afsluiting van de bijbehorende Change Request. Dit geeft aan dat de technische werkzaamheden zijn voltooid. | ||
|
Het belang
Bepaalt het einde van de actieve oplossingscyclus. Wordt gebruikt om de totale oplostijd ten opzichte van de SLA te berekenen.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_audit' tabel, 'state' veldovergang naar 'Resolved' (waarde 106 typisch).
Vastleggen
Vergelijk het statusveld voor/na
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Probleemdossier Gesloten
|
De laatste levenscyclus event waarbij het record inactief wordt. Geen verdere werkzaamheden worden verwacht. | ||
|
Het belang
Het definitieve eindpunt voor de procesinstantie. Vereist voor het berekenen van de totale cycletijd.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'closed_at' of 'state' overgang naar 'Closed'.
Vastleggen
Gelogd wanneer transactie Close Problem is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Probleemrecord Aangemaakt
|
De initiële aanmaak van een probleemrecord in het ServiceNow-systeem. Dit markeert het begin van de problem management levenscyclus en stelt de baseline timestamp in voor aging metrics. | ||
|
Het belang
Stelt de starttijd vast voor alle doorlooptijdberekeningen en SLA-metingen. Het is het primaire anker voor het identificeren van het volume aan binnenkomende probleemanalyses.
Vindplaats
ServiceNow 'problem' tabel, veld 'sys_created_on'.
Vastleggen
Gelogd wanneer transactie New Record is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Toegewezen aan supportgroep
|
De routering van het probleemrecord naar een specifiek technisch team voor onderzoek. Deze activiteit volgt de stroom van eigenaarschap en is cruciaal voor het analyseren van handoffs. | ||
|
Het belang
Essentieel voor het Support Group Reassignment Analysis dashboard om ping-pong effecten en knelpunten tussen teams te identificeren.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_audit' of 'sys_history_line' tabel die wijzigingen in het veld 'assignment_group' volgt.
Vastleggen
Vergelijk het statusveld voor/na
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Workaround Geïdentificeerd
|
De handeling van het invoeren van tekst in het veld 'Workaround' op het probleemrecord. Dit legt het moment vast dat een tijdelijke oplossing wordt gedocumenteerd door de analist. | ||
|
Het belang
Ondersteunt het 'Workaround Publication Performance' dashboard door vast te stellen wanneer de technische oplossing voor het eerst bekend was.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_audit' tabel waar 'fieldname' 'workaround' is.
Vastleggen
Vergelijk het statusveld voor/na
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Beoordeling afgewezen
|
Het probleemrecord wordt teruggezet naar een vorige status of geannuleerd tijdens de beoordelingsfase omdat het geen geldig probleem was. | ||
|
Het belang
Identificeert verspilling in het proces waar incidenten onjuist worden gepromoveerd tot problemen.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_audit' tabel, 'state' veldovergang naar 'Closed/Cancelled' of 'New' vanuit 'Assess'.
Vastleggen
Vergelijk het statusveld voor/na
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Oplossing Geverifieerd
|
Een validatiestap waarin wordt bevestigd dat de oplossing effectief is. Dit kan een specifieke status of een checkbox zijn, afhankelijk van de procesvolwassenheid. | ||
|
Het belang
Borgt kwaliteitscontrole vóór afsluiting. Het omzeilen van deze stap maakt Process Deviation analyse mogelijk.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_audit' tabel. Kan een statuswijziging zijn (Resolved -> Closed) of een specifiek veld 'u_resolution_verified' indien geconfigureerd.
Vastleggen
Vergelijk het statusveld voor/na
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Post-Implementatie Review Voltooid
|
De voltooiing van de PIR-taak of het zetten van een PIR-vlag. Dit bevestigt dat een retrospectieve analyse is uitgevoerd voor grote problemen. | ||
|
Het belang
Ondersteunt direct het Post-Implementation Review Compliance dashboard. Het ontbreken van deze activiteit bij problemen met hoge prioriteit duidt op compliancefalen.
Vindplaats
Sluiting van ServiceNow 'problem_task' tabel (type=PIR), of wijziging van veld 'pir_state' in 'problem' tabel.
Vastleggen
Afleiden uit het vergelijken van veld X met Y
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Status Gewijzigd naar Fix in Progress
|
Het record gaat over naar een status die aangeeft dat er een fix wordt gebouwd of geïmplementeerd (vaak in afwachting van Change Management). | ||
|
Het belang
Onderscheidt actieve onderzoekstijd van 'wachten op change'-tijd, waardoor bottleneck analyse wordt verfijnd.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_audit' tabel, 'state' veldovergang naar 'Fix in Progress' (waarde 104 typisch).
Vastleggen
Vergelijk het statusveld voor/na
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Voorgestelde Oplossing Opgesteld
|
Het invoeren van data in de velden 'Fix Notes' of 'Resolution Code'. Dit geeft aan dat de analist van het begrijpen van de oorzaak is overgegaan naar het ontwerpen van de permanente fix. | ||
|
Het belang
Ondersteunt het 'Solution Drafting and Fix Application' dashboard door de duur van de ontwerpfase te isoleren.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_audit' tabel die updates van het veld 'fix_notes' volgt.
Vastleggen
Vergelijk het statusveld voor/na
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Workaround Gepubliceerd
|
De uitvoering van de actie 'Communicate Workaround', die de workaround naar gerelateerde incidenten pusht of een Known Error artikel creëert. Dit is iets anders dan simpelweg de workaround typen. | ||
|
Het belang
Cruciaal voor het meten van de snelheid van kennisdeling. Vertragingen hier hebben directe impact op het volume van terugkerende incidenten.
Vindplaats
ServiceNow 'sys_journal_field' of specifieke UI Action logs; kan ook worden afgeleid als een 'kb_knowledge' record van het type 'Known Error' wordt aangemaakt.
Vastleggen
Gelogd wanneer transactie Communicate Workaround is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||