> Continue verbetering > Onkostenbeheer > SAP Concur > datatemplate

Je template voor declaratiebeheer

SAP Concur

Onkostenbeheer attributen (18) Onkostenbeheer activiteiten (14) Extractiegidsen (2)

Je template voor declaratiebeheer

Deze template is een volledige gids voor het verzamelen van de data voor het optimaliseren van je onkostenbeheerproces. Het schetst essentiële attributen om vast te leggen, belangrijke activiteiten om te volgen, en praktische begeleiding voor het extraheren van deze Informatie uit je bronsystemen. Gebruik dit hulpmiddel om een betrouwbare event log te bouwen, waardoor waardevolle inzichten in je procesprestaties mogelijk worden.

Aanbevolen attributen voor gedetailleerde analyse
Belangrijkste activiteiten om te volgen gedurende de onkostencyclus
Advies over data-extractie uit SAP Concur

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Template downloaden

Onkostenbeheer attributen

Dit zijn de aanbevolen velden om op te nemen in uw event log voor een grondige analyse van uw onkostenbeheerproces.

5 Verplicht 6 Aanbevolen 7 Optioneel

	Naam	Omschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de zakelijke gebeurtenis die plaatsvond op een specifiek moment binnen het onkostenbeheerproces.
Omschrijving De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in de levenscyclus van het onkostenrapport, zoals 'Onkostenrapport Ingediend' of 'Manager Goedgekeurd'. Dit attribuut is onmisbaar voor process mining, omdat het de stappen in de proceskaart definieert, waardoor visualisatie en analyse van de processtroom mogelijk zijn. Het analyseren van de volgorde en frequentie van activiteiten helpt bij het vinden van veelvoorkomende paden, afwijkingen en knelpunten. Het belang Het definieert de stappen in de procesmap, waardoor de visualisatie en analyse van de onkostenrapportreis mogelijk worden. Vindplaats Afgeleid van event logs of audit trails binnen SAP Concur, die de statuswijzigingen en uitgevoerde acties op een onkostenrapport volgen. Voorbeelden Onkostenrapport ingediendDoor manager goedgekeurdFinancieel goedgekeurdVergoeding uitgevoerd
	Onkostenrapport ID ExpenseReportId	De unieke ID voor een onkostenrapport, dienend als de primaire case kenmerk.
Omschrijving Het Onkostenrapport ID is de unieke sleutel die alle gerelateerde activiteiten voor één onkostendeclaratie groepeert. Het maakt volledige tracking van de levenscyclus van een rapport mogelijk, van de creatie door een medewerker tot de uiteindelijke vergoeding en boekhoudkundige boeking. In process mining is dit ID belangrijk voor het reconstrueren van het end-to-end traject van elk onkostenrapport, wat de basis vormt voor alle procesanalyse en variantverkenning. Het belang Dit is de basis voor de analyse, aangezien het alle individuele gebeurtenissen koppelt tot een duidelijke processtroom voor elk onkostenrapport. Vindplaats Dit is een primary key in de meeste SAP Concur onkostenrapportage data-extracties en API's, vaak gevonden als 'Rapport ID' of 'Rapport Sleutel'. Voorbeelden C6B2F1A8-4D4F-4C8D-9E9C-1F0D5B5A4B3CER-2023-08-1001400012345
	Tijdstempel EventTimestamp	De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit plaatsvond.
Omschrijving Deze timestamp markeert het exacte moment dat een gebeurtenis in het onkostenbeheerproces plaatsvond. Het is een belangrijk onderdeel voor process mining, aangezien het de chronologische volgorde van activiteiten vaststelt. De nauwkeurigheid van deze data is van belangrijk belang voor het berekenen van cyclustijden, doorlooptijden en wachttijden tussen verschillende stappen, wat belangrijk is voor het vinden van vertragingen en prestatieknelpunten in het proces. Het belang Het biedt de chronologische volgorde voor alle gebeurtenissen, waardoor het mogelijk wordt om doorlooptijden te berekenen en procesprestaties over tijd te analyseren. Vindplaats Beschikbaar in de audit trail of gebeurtenislog-data voor elk onkostenrapport in SAP Concur, gekoppeld aan elke geregistreerde actie. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	Bronsysteem SourceSystem	Identificeert het systeem waaruit de data afkomstig is.
Omschrijving Dit attribuut specificeert de bronapplicatie waar de onkostenbeheer procesdata werd gegenereerd, wat in dit geval SAP Concur is. Het is belangrijk voor data-governance en context, vooral in omgevingen waar data uit meerdere systemen kan worden gecombineerd voor een bredere analyse. Het expliciet taggen van de bron helpt bij het handhaven van datalineage en het oplossen van datakwaliteitsproblemen. Het belang Garandeert data lineage en duidelijkheid, wat belangrijk is bij het integreren van data uit meerdere grote organisatiesystemen. Vindplaats Dit is meestal een statische waarde die je toevoegt tijdens het data-extractie- en transformatieproces om de herkomst van de dataset te labelen. Voorbeelden SAP ConcurConcur Expense ProfessionalConcur Standaard
	Tijdstip van extractie LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de gegevens voor dit record het laatst zijn ververst vanuit het bronsysteem.
Omschrijving Dit attribuut registreert de datum en tijd van de laatste data-extractie of -update uit SAP Concur. Het is een belangrijk stuk metadata voor het begrijpen van hoe actueel de geanalyseerde data is. Dit helpt analysesten en zakelijke gebruikers te weten hoe actueel de procesinzichten zijn en is nodig voor het handhaven van data-integriteit en het plannen van data-updates. Het belang Biedt belangrijke context over de relevantie van de data, en zorgt ervoor dat analyses gebaseerd zijn op up-to-date Informatie. Vindplaats Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd aan de dataset tijdens het data-innameproces. Voorbeelden 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	Afdeling medewerker EmployeeDepartment	De afdeling of kostenplaats waartoe de indiener van het onkostenrapport behoort.
Omschrijving Dit attribuut identificeert de onderdeel van de medewerker die het onkostenrapport heeft ingediend. Het wordt gebruikt voor financiële toewijzing en voor het analyseren van procesprestaties in verschillende delen van het bedrijf. Door afdelingen te filteren of te vergelijken, kunnen managers variaties in goedkeuringstijden, beleidsnaleving en herstelwerkspercentages vinden, wat helpt bij het richten van procesverbeteringsinitiatieven waar ze het meest nodig zijn. Het belang Maakt procesanalyse per businessunit mogelijk, en helpt bij het vinden van afdelingsspecifiek gedrag, knelpunten of compliance-problemen. Vindplaats Deze Informatie is doorgaans afkomstig van de proveldata van de medewerker binnen SAP Concur, die vaak synchroniseert met een HRIS. Voorbeelden VerkoopMarketingOnderzoek & OntwikkelingFinanciën
	Goedkeurder ID ApproverId	De identificatie van de manager of financiële gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van het onkostenrapport.
Omschrijving Dit attribuut legt het gebruikers-id vast van de persoon die een goedkeuringsactiviteit uitvoert. Het verschilt van het algemene 'Verwerker Gebruikers-ID' omdat het specifiek betrekking heeft op goedkeuringsstappen. Deze gegevens zijn belangrijk voor het 'Prestaties & Routing Goedkeurder' dashboard, waardoor analyse van goedkeuringstijden, afkeuringspercentages en werkbelasting per goedkeurder mogelijk is. Het helpt bij het vinden van inconsistente routing en mogelijkheden om werkbelasting te balanceren. Het belang Maakt gedetailleerde analyse van goedkeuringsprestaties mogelijk, wat helpt bij het optimaliseren van approval workflows en het vinden van trainingsmogelijkheden. Vindplaats Deze Informatie maakt deel uit van de workflow- of audit trail data, gekoppeld aan goedkeuringsstappen in SAP Concur. Voorbeelden m.joness.lee987654
	Indicator beleidsovertreding PolicyViolationFlag	Geeft aan of het onkostenrapport is gemarkeerd voor een beleidsovertreding.
Omschrijving Een boolean attribuut dat waar is als een geautomatiseerde of handmatige controle een beleidsovertreding heeft gevonden binnen het onkostenrapport. Dit kan betrekking hebben op het overschrijden van bestedingslimieten, het gebruik van niet-voorkeursleveranciers, of ontbrekende vereiste documentatie. Deze vlag is belangrijk voor het 'Expense Policy Compliance Overzicht' dashboard en de 'Policy Violation Rate' KPI, en helpt organisaties om hun onkostenbeleid te monitoren en te handhaven. Het belang Ondersteunt direct compliance-analyse en helpt bij het meten en verbeteren van de naleving van het bedrijfsbeleid voor onkosten en het verminderen van financieel risico. Vindplaats Dit is vaak een systeem-gegenereerde flag in SAP Concur op basis van geconfigureerd onkostenbeleid. Het is te vinden in rapport-niveau data. Voorbeelden truefalse
	Onkostencategorie ExpenseCategory	De classificatie van de onkostenpost, zoals Reizen, Maaltijden of Kantoorbenodigdheden.
Omschrijving De Onkostencategorie, ook bekend als Onkostentype, classificeert de aard van de uitgaven. Deze gegevens zijn onmisbaar voor financiële budgettering, rapportage en analyse. In process mining helpt het analyseren of bepaalde categorieën meer vatbaar zijn voor beleidsovertredingen, langere goedkeuringstijden of herstelwerk. Dit attribuut is de basis voor het 'Nauwkeurigheid onkosten categorisatie' dashboard. Het belang Biedt een manier om procesgedrag te analyseren per type uitgave, wat categorie-specifieke problemen met compliance of efficiëntie kan zichtbaar maken. Vindplaats Dit is een detail op regelniveau in SAP Concur. Voor case-niveau analyse kan het worden geaggregeerd of kan de meest frequente categorie worden gebruikt. Voorbeelden VliegticketsHotelKlantmaaltijdSoftwareabonnement
	Totaal Rapportbedrag ReportTotalAmount	De totale financiële waarde van de onkostendeclaratie.
Omschrijving Dit attribuut legt de som vast van alle gedeclareerde onkosten in één rapport. Het is een fundamentele metriek voor financiële analyse, waardoor stratificatie van onkostenrapporten op waarde mogelijk is. Rapporten met hoogwaardige volgen mogelijk verschillende goedkeuringspaden of vereisen meer controle, en het analyseren van dit bedrag helpt bij het begrijpen van kostenfactoren, compliancerisico's en financiële impact. Het belang Biedt belangrijke financiële context, waardoor analyse op basis van waarde mogelijk wordt, zoals het vinden van dure rapporten die mogelijk aanvullende auditing vereisen. Vindplaats Dit is een veld op headerniveau in het onkostenrapport, beschikbaar in standaard data-extracties uit SAP Concur. Voorbeelden 150.752500.0089.50
	Verwerker Gebruikers ID ProcessorUserId	De identificatie van de medewerker of systeemgebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Omschrijving Dit attribuut identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit, zoals de medewerker die het rapport indient, de manager die het goedkeurt, of het financiële teamlid dat het verwerkt. Het analyseren van de verwerker maakt analyse van werkbelastingverdeling, prestatievergelijkingen tussen gebruikers of teams en inzicht in hoe werk wordt gerouteerd mogelijk. Het is belangrijk voor dashboards voor de prestaties van goedkeurders en de financiële werkbelasting. Het belang Maakt analyse mogelijk van werkdrukverdeling, gebruikersprestaties en toewijzing van middelen, wat belangrijk is voor het vinden van trainingsbehoeften en procesverbeteringen. Vindplaats Gevonden in de audit trail data van een onkostenrapport, vaak geassocieerd met workflowstappen zoals goedkeuring of indiening. Voorbeelden j.doe789123asmith
	`Land van medewerker` EmployeeCountry	Het land van de medewerker die het onkostenrapport indient.
Omschrijving Dit attribuut identificeert het land waar de medewerker is gevestigd. Het is een belangrijke dimensie voor analyse in wereldwijde organisaties, waardoor vergelijkingen van procesprestaties, compliance percentages en kosten in verschillende regio's mogelijk zijn. Landspecifieke regelgeving, beleid en gebruikersgedrag kunnen leiden tot aanzienlijke procesvariaties die belangrijk zijn om te begrijpen. Het belang Maakt regionale en landelijke benchmarking van procesprestaties en compliance mogelijk, wat belangrijk is voor wereldwijde procesharmonisatie. Vindplaats Deze gegevens zijn onderdeel van het gebruikersprofiel van de medewerker in SAP Concur, doorgaans gesynchroniseerd vanuit een centraal HR-systeem. Voorbeelden USADEUGBRJPN
	Audit Uitkomst AuditOutcome	Het resultaat van een handmatige of geautomatiseerde audit van het onkostenrapport.
Omschrijving Dit attribuut registreert de definitieve beslissing van een auditbeoordeling, die 'Geslaagd', 'Mislukt', of 'Geslaagd met waarschuwing' kan zijn. Het is een directe input voor de 'Frequentie Auditbevindingen' KPI. Het analyseren van auditresultaten helpt bij het vinden van veelvoorkomende redenen voor auditfouten, zoals ontbrekende bonnen of beleids-non-compliance, en biedt een feedbackloop voor het verbeteren van front-end controles en medewerkerstraining. Het belang Meet direct de effectiviteit van compliance controls en is belangrijk voor het monitoren en verminderen van audit-gerelateerde risico's en kosten. Vindplaats Deze Informatie komt uit de auditmodule of auditservice binnen SAP Concur. Het is beschikbaar als de organisatie deze functionaliteit gebruikt. Voorbeelden GeslaagdMislukt - Bon OntbreektGeslaagd met WaarschuwingNiet Gecontroleerd
	Betaaltype PaymentType	Geeft de betaalmethode voor de uitgaven aan, zoals Zakelijke Creditcard of Uit Eigen Zak.
Omschrijving Dit attribuut onderscheidt onkosten die betaald zijn met een door het bedrijf uitgegeven creditcard en onkosten die persoonlijk door de medewerker (uit eigen zak) zijn betaald en waarvoor deze op vergoeding wacht. Het betalingstype kan de processtroom aanzienlijk beïnvloeden. Bedrijfskaarttransacties vereisen bijvoorbeeld aanvullende reconciliatiestappen, terwijl uit eigen zak betaalde onkosten direct gekoppeld zijn aan medewerkerstevredenheid via de snelheid van vergoeding. Het belang Helpt te differentiëren tussen procesvarianten voor zakelijke creditcard- en out-of-pocket uitgaven, die vaak verschillende verwerkingsvereisten en risico's hebben. Vindplaats Dit is een standaard veld op het onkosteninvoerniveau binnen SAP Concur. Voorbeelden BedrijfscreditcardUit Eigen ZakVoorschot
	End-to-end Cyclustijd EndToEndCycleTime	De totale tijd vanaf de creatie van het onkostenrapport tot de uiteindelijke boekhoudkundige boeking.
Omschrijving Deze berekende metriek meet de volledige duur van het onkostenbeheerproces voor één rapport. Het wordt doorgaans berekend als het tijdsverschil tussen de eerste gebeurtenis, 'Onkostenrapport Aangemaakt', en de laatste gebeurtenis, 'Boekhoudkundig Geboekt'. Dit biedt een volledig beeld van procesprestaties en is de basis voor de 'Gemiddelde End-to-End Cyclustijd' KPI, gebruikt om algehele procesefficiëntie verbeteringen te volgen. Het belang Biedt een high-level meting van de totale proces snelheid, van begin tot eind, wat een belangrijke indicator is van de algehele efficiëntie. Vindplaats Deze metriek wordt berekend tijdens data-analyse door het tijdsverschil van de timestamp te nemen tussen de vroegste en laatste gebeurtenissen voor elke voltooide case. Voorbeelden 10 dagen 2 uur15 dagen8 dagen 12 uur
	Is herstelwerk IsRework	Een berekende vlag die aangeeft of het rapport op enig moment is teruggestuurd voor revisie.
Omschrijving Dit is een afgeleid booleaans attribuut dat waar is als een onkostenrapport ten minste één revisiecyclus heeft ondergaan, geïdentificeerd door het voorkomen van de activiteit 'Rapport retour gezonden voor revisie'. Deze flag vereenvoudigt de berekening van de 'Herbewerking Percentage Onkostenrapporten' KPI en maakt eenvoudig filteren en vergelijken mogelijk tussen rapporten die bij de eerste poging zijn goedgekeurd en die herstelwerk vereisten. Het analyseren van deze cases helpt bij het precies aanwijzen van veelvoorkomende redenen voor afwijzing en het verbeteren van de eerste-keer kwaliteit. Het belang Vereenvoudigt de analyse van procesinefficiëntie door direct gevallen te markeren die extra werk vereisten, wat helpt bij het kwantificeren en verminderen van herstelwerk. Vindplaats Dit attribuut is niet aanwezig in het bronsysteem. Het wordt berekend tijdens datatransformatie door te controleren of de activiteit 'Rapport retour gezonden voor revisie' bestaat voor een gegeven Case-ID. Voorbeelden truefalse
	Rapportvaluta ReportCurrency	De valuta waarin het onkostenrapport is ingediend.
Omschrijving Dit attribuut specificeert de valutacode, zoals USD of EUR, voor het totaal gedeclareerde bedrag in het onkostenrapport. Het is belangrijk voor elke financiële analyse om ervoor te zorgen dat bedragen correct worden geïnterpreteerd en vergeleken. In wereldwijde organisaties kan het analyseren van onkosten per valuta inzichten bieden in regionale uitgavenpatronen en valuta-uitwisselingsinvloeden. Het belang Het is belangrijk voor accurate financiële rapportage en analyse, vooral voor multinationale bedrijven die met meerdere valuta's werken. Vindplaats Dit is een standaard veld op headerniveau in het onkostenrapport in SAP Concur. Voorbeelden USDEURGBPJPY
	Status declaratie ReportStatus	De huidige status van het onkostenrapport in zijn levenscyclus.
Omschrijving Dit attribuut geeft de huidige status van de onkostenrapport case aan, zoals 'In afwachting van goedkeuring', 'Goedgekeurd voor betaling', of 'Betaald'. Hoewel process mining voornamelijk de volgorde van activiteiten gebruikt, is de uiteindelijke status van een case nuttig voor het filteren en segmenteren van rapporten. Zo kan analyse zich richten op alleen voltooide rapporten ('Betaald') of rapporten onderzoeken die lange tijd in een bepaalde status vastzitten. Het belang Biedt een momentopname van de huidige status van een case, wat nuttig is voor het filteren van lopende versus voltooide rapporten en voor operationele monitoring. Vindplaats Dit is een primair statusveld op headerniveau van een onkostenrapport in SAP Concur. Voorbeelden Ingediend & in afwachting van goedkeuringGoedgekeurd & in Financiële BeoordelingBetaaldAfgewezen

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Onkostenbeheer activiteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in uw event log voor nauwkeurige bekijkking en optimalisatie van uw onkostenbeheerproces.

6 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Omschrijving
	Boekhouding geboekt	De financiële transactie voor de vergoeding wordt officieel geboekt in het algemeen grootboek van het bedrijf. Deze laatste stap wordt vaak vastgelegd wanneer data wordt opgehaald en geladen in het ERP-systeem.
Het belang Dit is de laatste activiteit in het end-to-end proces. Het is belangrijk voor het meten van de volledige procescyclustijd en de boekhoudkundige boekingsvertraging. Vindplaats Komt doorgaans uit het gekoppelde financiële ERP-systeem. De gebeurtenis wordt vastgelegd vanaf de boekingsdatum die geassocieerd is met de journaalpost van het onkostenrapport. Vastleggen Event vastgelegd vanuit de boekingsdatum in het financiële systeem, teruggekoppeld naar het rapport ID. Gebeurtenistype explicit
	Door manager goedgekeurd	De direct leidinggevende beoordeelt het onkostenrapport en keurt het goed, waarbij het naar de volgende stap in de workflow gaat. Deze actie wordt vastgelegd als een statuswijziging en geregistreerd met de details van de goedkeurder en een timestamp.
Het belang Dit is een belangrijke goedkeuringsmijlpaal. Het bijhouden hiervan helpt bij het analyseren van de goedkeuringscyclustijden van managers en het vinden van knelpunten in het eerste beoordelingsniveau. Vindplaats Vastgelegd in de workflow- of goedkeuringsgeschiedenistabellen in SAP Concur, gekoppeld aan het onkostenrapport ID. Het omvat de identiteit van de goedkeurder en een goedkeurings-timestamp. Vastleggen Event gelogd in de goedkeuringshistorie bij goedkeuringsactie van de manager. Gebeurtenistype explicit
	Financieel goedgekeurd	Het financiële of audit team voltooit de beoordeling en geeft definitieve goedkeuring voor vergoeding. Dit is een kritieke mijlpaal die wordt vastgelegd als een expliciete gebeurtenis in de goedkeuringshistorie.
Het belang Deze gebeurtenis markeert het einde van de volledige goedkeuringscyclus. Het is het eindpunt voor het meten van de algehele goedkeuringscyclustijd en de trigger voor het vergoedingsproces. Vindplaats Vastgelegd in de workflow geschiedenistabellen in SAP Concur. Deze gebeurtenis omvat de identiteit van de goedkeurder en een definitieve goedkeurings-timestamp. Vastleggen Event gelogd in de goedkeuringshistorie bij goedkeuringsactie van het financiële team. Gebeurtenistype explicit
	Onkostenrapport aangemaakt	Markeert de initiatie van een nieuw onkostenrapport door een medewerker. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een gebruiker voor het eerst een nieuw onkostenrapport opslaat, waardoor een unieke Onkostenrapport ID wordt gegenereerd.
Het belang Dit is het startpunt voor alle end-to-end cyclustijd berekeningen. Het biedt de basislijn voor het meten van de totale procesduur. Vindplaats Doorgaans expliciet gelogd in de audit trail-tabellen van SAP Concur, zoals een Rapport Koptekst tabel, met een aanmaak timestamp wanneer een nieuw rapport ID wordt gegenereerd. Vastleggen Event gelogd bij aanmaak van een nieuw rapportitem. Gebeurtenistype explicit
	Onkostenrapport ingediend	De medewerker dient het voltooide onkostenrapport formeel in ter goedkeuring. Dit is een belangrijke gebruikersgestuurde actie die de status van het rapport verandert van 'Concept' naar 'Ingediend' en de goedkeuringsworkflow activeert.
Het belang Deze activiteit is een kritieke mijlpaal die het begin van de goedkeuringscyclus markeert. Het is belangrijk voor het meten van de goedkeuringstijden van managers en financiën. Vindplaats Expliciet gelogd in de SAP Concur audit trail. De status van de rapportheader wijzigt en een indienings-timestamp wordt vastgelegd. Vastleggen Event vastgelegd vanuit het indieningsdatumveld van het rapport of workflow log. Gebeurtenistype explicit
	Vergoeding uitgevoerd	De betaling wordt verwerkt en gelden worden aan de medewerker uitgekeerd. Dit is doorgaans een expliciete gebeurtenis die wordt geactiveerd door het betalingssysteem, dat vervolgens de status in SAP Concur bijwerkt.
Het belang Markeert de voltooiing van de betaalstap en is belangrijk voor medewerkerstevredenheid. Het is het eindpunt voor het meten van de efficiëntie van vergoedingen. Vindplaats Vastgelegd vanuit het betaalverwerkingsdatumveld of een statusupdate van een geïntegreerd betalingssysteem. De 'Betaaldatum' op het rapport wordt vaak gebruikt. Vastleggen Vastgelegd vanuit het betaalverwerkingsdatumveld of een statusupdate van een geïntegreerd betalingssysteem. Gebeurtenistype explicit
	Audit Beoordeling Verplicht	Het onkostenrapport wordt doorgestuurd naar een audit- of compliance team voor extra controle. Dit wordt vaak getriggerd door specifieke onkosten types of bedragen en wordt vastgelegd door een statuswijziging die aangeeft dat het in de audit wachtrij is opgenomen.
Het belang Identificeert een extra, vaak tijdrovende, stap in het proces. Het analyseren van dit pad is belangrijk voor het begrijpen van vertragingen voor specifieke rapporttypen. Vindplaats Afgeleid van een statuswijziging in de workflow van het rapport, zoals het overgaan naar een 'In afwachting van audit'- of 'In auditwachtrij'-status. Vastleggen Afgeleid van een wijziging in het statusveld van het rapport naar een audit-gerelateerde waarde. Gebeurtenistype inferred
	Beleidsovertreding gemarkeerd	Een geautomatiseerde systeemregel of een handmatige beoordelaar markeert het onkostenrapport voor een beleidsovertreding. Dit kan worden afgeleid uit het toepassen van een specifieke vlag of uitzonderingscode op het rapport of een regelitem.
Het belang Deze gebeurtenis is belangrijk voor het Overzicht Compliance Beleid dashboard. Het maakt analyse van veelvoorkomende overtredingstypen mogelijk en helpt de beleidsnaleving te verbeteren. Vindplaats Afgeleid van wijzigingen in een beleidsovertredingsvlag of uitzonderingscodeveld binnen de rapportdata. Het is mogelijk geen afzonderlijke gebeurtenis, maar een wijziging in de staat van een attribuut. Vastleggen Afgeleid van een wijziging in het attribuut 'Policy Violation Flag' van false naar true. Gebeurtenistype inferred
	Bonafbeeldingen bijgevoegd	Vertegenwoordigt de actie van een gebruiker die een bonafbeelding uploadt en deze aan een onkostenrapport koppelt. Dit wordt doorgaans vastgelegd als een expliciete gebeurtenis in de auditlogboeken van het systeem voor elke bijlage.
Het belang Het analyseren van de timing en frequentie van deze activiteit helpt gebruikersgedrag te begrijpen en vertragingen te vinden tussen het aanmaken van rapporten en de gereedheid voor indiening. Vindplaats Vastgelegd in de afbeelding- of bijlagelogboeken van SAP Concur, gekoppeld aan het specifieke onkostenrapport ID. Het audit trail van het systeem legt deze gebruikersactie vaak vast met een timestamp. Vastleggen Event gelogd wanneer een afbeeldingsbestand succesvol is geüpload en gekoppeld aan het rapport. Gebeurtenistype explicit
	Financieel afgewezen	Het financiële team wijst het onkostenrapport af, wat doorgaans het proces voor die claim beëindigt. Dit is een definitieve negatieve uitkomst die wordt vastgelegd als een 'Afgekeurd' status door de financiële goedkeurder.
Het belang Vertegenwoordigt een definitieve stop in het proces door de laatste goedkeurder. Analyse van deze afkeuringen is belangrijk voor het verbeteren van compliance en datakwaliteit. Vindplaats Gelogd in de SAP Concur goedkeuringshistorie met een 'Afgewezen' status, timestamp en de identiteit van de financiële goedkeurder. Vastleggen Event gelogd in de goedkeuringshistorie bij afwijzingsactie van het financiële team. Gebeurtenistype explicit
	Financiële beoordeling gestart	Het onkostenrapport komt in de wachtrij van het financiële of crediteurenteam voor definitieve beoordeling. Deze gebeurtenis wordt afgeleid van de timestamp wanneer de status van het rapport verandert naar 'In afwachting van Financiële Beoordeling' of een vergelijkbare staat.
Het belang Markeert het begin van de financiële beoordelingscyclus. Dit is een belangrijk startpunt voor het meten van de werkdruk en efficiëntie van het financiële team. Vindplaats Afgeleid van de workflow log of statusgeschiedenis, specifiek de timestamp die geassocieerd is met het rapport dat een 'In afwachting van financiële beoordeling'- of vergelijkbare status ingaat. Vastleggen Afgeleid van de timestamp van de statuswijziging naar 'Wachtend op Financiële Beoordeling'. Gebeurtenistype inferred
	Manager afgewezen	De direct leidinggevende wijst het onkostenrapport af, wat het proces doorgaans stopt tenzij het opnieuw kan worden ingediend. Dit is een terminerende gebeurtenis voor de huidige workflow, vastgelegd met een definitieve 'Afgekeurd' status.
Het belang Deze activiteit vertegenwoordigt een procesuitzondering of -fout. Het analyseren van afkeuringen helpt begrijpen waarom er non-compliance of ongeldige claims zijn. Vindplaats Gelogd in de SAP Concur goedkeuringshistorie met een 'Afgewezen' status en een timestamp. De workflow voor het rapport wordt beëindigd. Vastleggen Event gelogd in de goedkeuringshistorie bij afwijzingsactie van de manager. Gebeurtenistype explicit
	Rapport retour gezonden voor revisie	Een goedkeurder, hetzij een manager of financiële beoordelaar, stuurt het onkostenrapport terug naar de medewerker voor correctie. Dit is een expliciete actie die de status van het rapport terugzet naar een concept- of openstaande status voor de medewerker.
Het belang Deze activiteit is de primaire indicator van herstelwerk en procesinefficiëntie. Het analyseren van de frequentie helpt bij het vinden van veelvoorkomende fouten en het verbeteren van eerste-pas goedkeuringspercentages. Vindplaats Vastgelegd in de SAP Concur workflow history. Het systeemlogt de 'Terugsturen'-actie met een timestamp en vereist vaak een opmerking van de goedkeurder. Vastleggen Event vastgelegd vanuit de workflow log wanneer een goedkeurder de 'Terugsturen'-actie uitvoert. Gebeurtenistype explicit
	Vergoeding gepland	Na definitieve goedkeuring wordt het onkostenrapport naar een betalingssysteem gestuurd en in de wachtrij geplaatst voor vergoeding. Dit wordt vaak afgeleid wanneer het rapport overgaat naar een status zoals 'In afwachting van betaling' of 'Goedgekeurd voor betaling'.
Het belang Deze activiteit markeert de overgang van goedkeuring naar betaling. Het is het startpunt voor het meten van de uitvoeringstijd van de vergoeding. Vindplaats Kan worden afgeleid uit een statuswijziging naar 'Verzendend voor Betaling'. In geïntegreerde systemen kan dit een expliciete gebeurtenis zijn van een batchaanmaak voor betaling. Vastleggen Afgeleid van de timestamp van de statuswijziging naar een betaling-in-afwachting-status. Gebeurtenistype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Hoe u je data uit SAP Concur haalt

Stappen

Access SAP Concur: Log in bij SAP Concur met een gebruikersaccount dat de vereiste rechten heeft, zoals Web Services Administrator of Expense Processor, om extracties te configureren en uit te voeren.
Navigeer naar Extract Configuration: Ga naar het menu Administration. Selecteer Company en navigeer vervolgens naar Tools. Kies uit de lijst met tools Standard Boekhouding Extract.
Definieer de Extract: Creëer een nieuwe extractiedefinitie of selecteer een bestaande om te wijzigen. Geef de extractie een beschrijvende naam, bijvoorbeeld ProcessMind_Event_Log_Extract.
Configureer Extract Fields: Dit is de meest kritieke stap. Doorloop de configuratietabs en selecteer de velden die nodig zijn om het event log op te bouwen. Zorg ervoor dat u het volgende opneemt:
- Report Header Data: Report ID, Report Create Date, Report Submit Date, Report Total, Employee Org Unit velden, Paid Date, Processing Payment Date.
- Workflow History: Schakel de export van workflow audit trail data in. Dit is belangrijk voor het vastleggen van goedkeuringen, afwijzingen en teruggestuurde gebeurtenissen. Voeg velden toe zoals Workflow Step Code, Workflow Step Date en Approver Login ID.
- Exception Data: Voeg velden toe zoals Has Exception of specifieke exception codes om policy violations te vinden.
Stel het Bestandsformaat en de Levering in: Configureer het outputbestandformaat als een delimited tekstbestand, zoals pipe-delimited (|) of comma-separated. Zorg ervoor dat de karaktercodering is ingesteld op UTF-8. Specificeer de leveringsmethode, wat doorgaans naar de aangewezen SFTP-site van het bedrijf is.
Plan de Extract: Configureer een terugkerend schema voor de extractie om automatisch te draaien. Een dagelijks schema wordt aanbevolen om de procesdata actueel te houden.
Voer de Initiële Extract uit: Voor de initiële het laden van de data, voer de extractie handmatig uit voor een historische periode, bijvoorbeeld de laatste 3 tot 6 maanden. Dit gebeurt vanuit het 'Run Extract'-scherm.
Download de Extractbestanden: Zodra de extractie is voltooid, zijn de outputbestanden beschikbaar op uw SFTP server. De output kan bestaan uit meerdere bestanden, zoals een report header file, een journal entry file en een workflow history file.
Transformeer de Data: De ruwe extractbestanden zijn niet in een event log format. Gebruik een script (bijv. Python, PowerShell) of een ETL tool om deze bestanden te processen en te combineren. Het script moet de data pivoteren, waardoor een afzonderlijke rij wordt gecreëerd voor elke bedrijfsactiviteit (bijv. Aangemaakt, Ingediend, Goedgekeurd) op basis van de datums en workflowstappen in de bestanden.
Genereer het Event Log: Het transformatiescript moet een enkel CSV-bestand uitvoeren met de kolommen die zijn gespecificeerd in de data requirements, inclusief ExpenseReportId, ActiviteitNaam, EventTimestamp en andere attributen.
Upload naar ProcessMind: Upload het uiteindelijke, getransformeerde CSV-bestand naar uw ProcessMind project voor analyse.

Configuratie

Extract Definition: Gebruik de Standard Boekhouding Extract-functie die beschikbaar is onder Administration > Tools.
Belangrijkste gegevensbronnen: De configuratie moet data ophalen uit meerdere recordtypen binnen Concur. Zorg ervoor dat de volgende opties zijn ingeschakeld in uw extractiedefinitie:
- Report Header Record: Voor essentiële rapportdetails en belangrijke datums.
- Workflow Audit Trail Record: Essentieel voor het vastleggen van alle goedkeurings-, afwijzings- en revisiestappen met hun specifieke tijdstempels en gebruikers-id's.
- Employee Profile Data: Om attributen zoals EmployeeDepartment op te nemen.
Date Range: De extractie omvat records die binnen een specifiek datumbereik zijn gewijzigd. Configureer voor de initiële load een historische periode van 3 tot 6 maanden. Voor doorlopende verversingen moet de extractie dagelijks de data van de voorgaande dag ophalen.
File Format: Een pipe-delimited (|) tekstbestand wordt aanbevolen om conflicten met komma's in tekstvelden te voorkomen. Gebruik UTF-8 codering.
Verplichten: De gebruiker die de extractie configureert en uitvoert, moet administratieve rollen in Concur hebben, typisch 'Web Services Administrator' of rechten voor 'Expense Configuration' en 'Processor'. Toegang tot de SFTP server waar Concur de bestanden levert, is ook vereist.

a Voorbeeldquery config

-- This is a logical representation of the transformation required to convert the
-- SAP Concur Standard Accounting Extract files into a process mining event log.
-- The source files (e.g., ReportHeader.csv, WorkflowHistory.csv) are the output of the extract.

-- Activity: Expense Report Created
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Created' AS ActivityName,
    ReportCreateDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv

UNION ALL

-- Activity: Expense Report Submitted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Manager Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Report Sent Back for Revision
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Report Sent Back for Revision' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Send Back'

UNION ALL

-- Activity: Manager Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Finance Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Finance Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Scheduled
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
    PaymentProcessingDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaymentProcessingDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Executed
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
    PaidDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaidDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Accounting Posted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Accounting Posted' AS ActivityName,
    ExtractDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ExtractDate IS NOT NULL

-- The following activities are more complex and may require specific configuration or inference.
-- The logic provided is a common approach.

UNION ALL

-- Activity: Receipts Image Attached (inferred from first submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Receipts Image Attached' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp, -- This is an approximation; precise time is not in standard extracts
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasImage = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Policy Violation Flagged (inferred from exception flag at time of submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasException = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Audit Review Required (inferred from workflow step)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Audit Review Required' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Audit%'

UNION ALL

-- Activity: Finance Review Started (inferred from entering Processor queue)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Review Started' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Processor Review%';

Stappen

Verplichten en Omgevingsinstelling: Zorg ervoor dat Python 3.6 of nieuwer op je systeem is geïnstalleerd. Installeer de vereiste Python libraries, pandas voor datamanipulatie en requests voor het uitvoeren van API-calls, door het commando te draaien: pip install pandas requests.
API-credentials verkrijgen: Log in op uw SAP Concur-instantie met een gebruiker die de rol "Web Services Administrator" heeft. Navigeer naar Administration > Company > Web Services om een nieuwe applicatie te registreren. Noteer de Client ID, Client Secret en de Base URI van uw bedrijf (bijv. https://us.api.concursolutions.com). Deze credentials zijn vereist voor OAuth 2.0 het inloggen.
Het Python-script configureren: Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_concur_gebeurtenissen.py. Zoek in het script de placeholder-variabelen in de configuratiesectie en vervang deze door uw werkelijke Client ID, Client Secret en Base URI.
Extractieparameters instellen: Definieer het datumbereik voor de data-extractie door de START_DATE en END_DATE variabelen in het script in te stellen. Het wordt aanbevolen om te beginnen met een kleiner datumbereik, zoals één maand, om het extractieproces te testen.
Het script uitvoeren: Voer het script uit vanuit uw terminal met het commando: python extract_concur_gebeurtenissen.py. Het script zal authenticeren met de SAP Concur API, een lijst met onkostenrapporten binnen het opgegeven datumbereik ophalen en vervolgens gedetailleerde Informatie voor elk rapport ophalen.
API-dataverwerking: Het script doorloopt de header, entries en audit trail van elk rapport. Het mapt API-datapoints, zoals de CreateDate, SubmitDate, betaalstatussen en audit trail entries, naar de vereiste procesactiviteiten zoals 'Onkostenrapport Aangemaakt', 'Manager Goedgekeurd' en 'Vergoeding Uitgevoerd'.
API-paginatie beheren: De Concur Reports v4 API retourneert gepagineerde resultaten. Het script handelt dit automatisch af door te controleren op een nextPage URL in de API-response en vervolgverzoeken te doen totdat alle rapporten voor de gegeven periode zijn opgehaald.
Event Log Samenstellen: Voor elke geïdentificeerde activiteit construeert het script een record met de ExpenseReportId, ActiviteitNaam, EventTimestamp en alle andere vereiste en aanbevolen attributen. Deze records worden verzameld in een enkele lijst.
Data transformeren en exporteren: Zodra alle rapporten zijn verwerkt, gebruikt het script de pandas library om de lijst met gebeurtenis records om te zetten in een gestructureerd DataFrame. Deze DataFrame wordt vervolgens geëxporteerd naar een CSV-bestand genaamd concur_gebeurtenis_log.csv in dezelfde directory waar het script werd uitgevoerd.
Voorbereiden voor upload: Het gegenereerde concur_gebeurtenis_log.csv-bestand is geformatteerd en klaar voor upload naar het ProcessMind platform. Er zijn geen verdere structurele wijzigingen nodig.

Configuratie

API-credentials: U moet een geregistreerde clientapplicatie hebben in de Web Services-administratie van SAP Concur. Het script vereist het volgende voor het inloggen:
- Client ID: De unieke ID voor uw applicatie.
- Client Secret: De geheime sleutel voor uw applicatie.
- Base URI: De basis-URL voor de API van uw Concur-instantie (bijv. https://us.api.concursolutions.com).
Datumbereikfilters: Het script gebruikt een lastModifiedDate-filter om rapporten op te halen die binnen een specifiek tijdsbestek zijn gewijzigd. Het is belangrijk om de START_DATE- en END_DATE-parameters in te stellen om het datavolume te beheren. Voor een initiële extractie wordt een periode van 3 tot 6 maanden aanbevolen.
API-endpoints: Het script communiceert voornamelijk met de volgende SAP Concur Platform REST API v4 endpoints:
- POST /oauth2/v0/token: Om een OAuth 2.0 toegangstoken te verkrijgen.
- GET /expensereports/v4/reports: Om een lijst met onkostenrapporten op basis van filters op te halen.
- GET /expensereports/v4/reports/{reportId}: Om de volledige details van een specifiek onkostenrapport op te halen, inclusief de audit trail en betaalInformatie.
Prestatieoverwegingen: Het extraheren van data over lange periodes kan resulteren in een groot aantal API-calls. De Concur API handhaaft rate limits. Voor zeer grote datasets moet het script mogelijk worden uitgebreid met sleep-intervallen of betrouwbaardere error handling om deze limieten te beheren en timeouts te voorkomen.
Gebruikersrechten: De data die door de API wordt geretourneerd, is beperkt door de rechten van het gebruikersaccount dat is gekoppeld aan de API-credentials. Zorg ervoor dat de gebruiker voldoende rechten heeft om alle benodigde onkostenrapportdata binnen de organisatie te bekijken.

a Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Section --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Concur API credentials and settings
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'
BASE_URI = class="hl-string">'https://us.api.concursolutions.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># Or your specific regional URI

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00.000Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30T23:59:59.000Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- End Configuration Section --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Concur API to get an OAuth 2.0 access token."""
    token_url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/oauth2/v0/token'
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(token_url, headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        token_data = response.json()
        return token_data.get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error getting access token: {e}')
        return None

def get_reports(token, next_page_url=None):
    class="hl-string">"""Fetches a paginated list of expense reports."""
    if next_page_url:
        url = next_page_url
    else:
        url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports?lastModifiedDateAfter={START_DATE}&lastModifiedDateBefore={END_DATE}'
    
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching reports list: {e}')
        return None

def get_report_details(token, report_id):
    class="hl-string">"""Fetches the full details for a single expense report."""
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports/{report_id}'
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching details for report {report_id}: {e}')
        return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">'Could not obtain access token. Exiting.')
        return

    print(class="hl-string">'Successfully obtained access token. Starting report extraction...')
    event_log = []
    last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    next_page = None
    page_count = 1

    while True:
        print(fclass="hl-string">'Fetching page {page_count} of reports...')
        reports_data = get_reports(access_token, next_page)
        if not reports_data or not reports_data.get(class="hl-string">'value'):
            print(class="hl-string">'No more reports found or API error.')
            break

        for report_summary in reports_data[class="hl-string">'value']:
            report_id = report_summary.get(class="hl-string">'id')
            if not report_id:
                continue

            details = get_report_details(access_token, report_id)
            if not details:
                continue

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Base Attributes for all events related to this report --- #
            base_event = {
                class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                class="hl-string">'ReportTotalAmount': details.get(class="hl-string">'approvedAmount', {}).get(class="hl-string">'value'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': details.get(class="hl-string">'orgUnit', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PolicyViolationFlag': details.get(class="hl-string">'hasExceptions'),
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'SAP Concur',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
            }

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity: Expense Report Created --- #
            event_log.append({
                **base_event,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
                class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'createDate'),
                class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ApproverId': None,
                class="hl-string">'ExpenseCategory': None
            })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Audit Trail --- #
            for audit_entry in details.get(class="hl-string">'auditTrail', []):
                action = audit_entry.get(class="hl-string">'action')
                activity_name = None
                processor = audit_entry.get(class="hl-string">'processor', {}).get(class="hl-string">'id')
                approver = audit_entry.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'id')
                
                if action == class="hl-string">'Submit':
                    activity_name = class="hl-string">'Expense Report Submitted'
                elif action == class="hl-string">'Approve':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic assumes any approval is class="hl-string">'Manager Approved'. 
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># A more complex system might check processor roles.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Approved'
                elif action == class="hl-string">'Reject':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiating manager vs finance rejection may require checking processor role.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Rejected'
                elif action == class="hl-string">'Recall':
                    activity_name = class="hl-string">'Report Sent Back for Revision'
                
                if activity_name:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': audit_entry.get(class="hl-string">'entryDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': processor,
                        class="hl-string">'ApproverId': approver,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Statuses and Dates --- #
            if details.get(class="hl-string">'approvalStatus', {}).get(class="hl-string">'code') == class="hl-string">'A_APPR': class=class="hl-string">"hl-comment"># Approved
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring Finance Approval from final approval date
                event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'approvedDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ApproverId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            payment_status = details.get(class="hl-string">'paymentStatus', {}).get(class="hl-string">'code')
            if payment_status == class="hl-string">'P_PROC': class=class="hl-string">"hl-comment"># Processing Payment
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paymentProcessingDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            if payment_status == class="hl-string">'P_PAID': class=class="hl-string">"hl-comment"># Paid
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paidDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'isPosted'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'postDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Other Inferred Activities --- #
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The following are examples and may need adjustment based on specific Concur configuration.
            if details.get(class="hl-string">'hasExceptions'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Best guess timestamp
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'workflow', {}).get(class="hl-string">'currentStep', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower().find(class="hl-string">'audit') != -1:
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Audit Review Required',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for activities not directly available via standard fields
            class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">'Receipts Image Attached', class="hl-string">'Finance Review Started' may require parsing specific audit trail descriptions

        next_page = reports_data.get(class="hl-string">'nextPage')
        if not next_page:
            break
        page_count += 1
    
    print(fclass="hl-string">'Extraction complete. Total events generated: {len(event_log)}')

    if event_log:
        df = pd.DataFrame(event_log)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        cols = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'ProcessorUserId', 
                class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'PolicyViolationFlag', class="hl-string">'ApproverId', 
                class="hl-string">'ExpenseCategory', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate']
        df = df[cols]
        df.to_csv(class="hl-string">'concur_event_log.csv', index=False)
        print(class="hl-string">'Event log saved to concur_event_log.csv')
    else:
        print(class="hl-string">'No events were generated.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Je template voor declaratiebeheer

Je template voor declaratiebeheer

Onkostenbeheer attributen

Onkostenbeheer activiteiten

Extractiegidsen

SAP Concur Standaard Boekhoudkundige Extractie Configuratie

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Python Script met SAP Concur Platform REST API's

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om te starten?

Ontgrendel Efficiëntie: Aan de slag met het optimaliseren van onkostenbeheer

Je template voor declaratiebeheer

Je template voor declaratiebeheer

Onkostenbeheer attributen

Onkostenbeheer activiteiten

Extractiegidsen

SAP Concur Standaard Boekhoudkundige Extractie Configuratie

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Python Script met SAP Concur Platform REST API's

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Wij hechten veel waarde aan je privacy

Klaar om te starten?

Ontgrendel Efficiëntie: Aan de slag met het optimaliseren van onkostenbeheer