> Continu verbeteren van processen > Onkostenbeheer > SAP Concur > Datatemplate

Datatemplate voor onkostenbeheer

SAP Concur

Attributen voor onkostenbeheer (18) Activiteiten voor onkostenbeheer (14) Extractiegidsen (2)

Datatemplate voor onkostenbeheer

Deze template helpt je de data te verzamelen die nodig is om het onkostenbeheerproces te verbeteren. Je vindt erin welke attributen je moet vastleggen, welke activiteiten je moet volgen en hoe je deze informatie uit de bronsystemen haalt. Gebruik deze bron om een volledig event log op te bouwen en de procesprestaties helder in beeld te brengen.

Aanbevolen attributen voor een gedetailleerde analyse
Belangrijke activiteiten om tijdens de levenscyclus van onkostendeclaraties te volgen
Informatie over data-extractie uit SAP Concur

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor onkostenbeheer

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log, zodat je het onkostenbeheerproces volledig kunt analyseren.

5 Verplicht 6 Aanbevolen 7 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment in het proces voor onkostenbeheer plaatsvond.
Beschrijving De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in de levenscyclus van een onkostendeclaratie, zoals ‘Onkostendeclaratie ingediend’ of ‘Goedgekeurd door manager’. Dit attribuut is essentieel voor process mining: het bepaalt de knooppunten op de proceskaart en maakt het mogelijk het procesverloop te visualiseren en analyseren. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te bekijken, kun je veelvoorkomende routes, afwijkingen en bottlenecks opsporen. Waarom dit belangrijk is Dit bepaalt de stappen op de proceskaart en maakt het mogelijk het verloop van onkostendeclaraties te visualiseren en analyseren. Waar vind je dit? Afgeleid van event logs of auditsporen in SAP Concur, waarin statuswijzigingen en acties bij een onkostendeclaratie worden bijgehouden. Voorbeelden Onkostendeclaratie ingediendGoedgekeurd door managerGoedgekeurd door FinanceTerugbetaling uitgevoerd
	Declaratie-ID ExpenseReportId	De unieke identificatiecode van een onkostendeclaratie, die als primair case-ID dient.
Beschrijving Het declaratie-ID is de unieke sleutel waarmee alle activiteiten van één onkostendeclaratie worden gegroepeerd. Hiermee kun je de volledige levenscyclus van een declaratie volgen, van het aanmaken door een medewerker tot de uiteindelijke terugbetaling en boeking. Bij process mining is dit ID essentieel om het end-to-end-verloop van elke declaratie te reconstrueren. Het vormt de basis voor alle procesanalyses en het verkennen van varianten. Waarom dit belangrijk is Dit vormt de basis van de analyse, omdat het alle afzonderlijke gebeurtenissen samenbrengt in één samenhangend procesverloop per onkostendeclaratie. Waar vind je dit? Dit is in de meeste gegevensextracten en API’s voor onkostendeclaraties van SAP Concur een primaire sleutel. Je vindt het vaak onder de naam ‘Report ID’ of ‘Report Key’. Voorbeelden C6B2F1A8-4D4F-4C8D-9E9C-1F0D5B5A4B3CER-2023-08-1001400012345
	Gebeurtenistimestamp EventTimestamp	De exacte datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond.
Beschrijving Deze timestamp geeft het exacte moment aan waarop een gebeurtenis in het proces voor onkostenbeheer plaatsvond. Bij process mining is dit een belangrijk gegeven, omdat het de chronologische volgorde van activiteiten vastlegt. De nauwkeurigheid van deze data is essentieel voor het berekenen van doorlooptijden, procesduren en wachttijden tussen stappen. Zo kun je vertragingen en prestatieknelpunten opsporen. Waarom dit belangrijk is Hiermee worden alle gebeurtenissen chronologisch geordend. Zo kun je duren berekenen en de procesprestaties in de tijd analyseren. Waar vind je dit? Beschikbaar in het auditspoor of de event log-data van elke onkostendeclaratie in SAP Concur, gekoppeld aan elke vastgelegde actie. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	Bronsysteem SourceSystem	Geeft aan uit welk systeem de data afkomstig is.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welke brontoepassing de data over het proces voor onkostenbeheer is gegenereerd, in dit geval SAP Concur. Dit is belangrijk voor datagovernance en de juiste context, vooral wanneer je data uit meerdere systemen combineert voor een bredere analyse. Door de bron expliciet te vermelden, houd je de herkomst van de data bij en kun je problemen met de datakwaliteit opsporen. Waarom dit belangrijk is Dit maakt de herkomst van de data duidelijk. Dat is belangrijk wanneer je data uit meerdere bedrijfssystemen combineert. Waar vind je dit? Dit is doorgaans een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven. Voorbeelden SAP ConcurConcur Expense ProfessionalConcur Standard
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze registratie voor het laatst vanuit het bronsysteem is bijgewerkt.
Beschrijving Dit attribuut registreert de datum en tijd van de laatste data-extractie of -update vanuit SAP Concur. Deze metadata laat zien hoe actueel de geanalyseerde data is. Analisten en zakelijke gebruikers kunnen zo beoordelen hoe recent de procesinzichten zijn. Ook helpt dit bij het bewaken van de data-integriteit en het plannen van data-updates. Waarom dit belangrijk is Geeft aan hoe actueel de data is, zodat analyses op recente informatie zijn gebaseerd. Waar vind je dit? Deze timestamp wordt tijdens het inladen van de data gegenereerd en aan de dataset toegevoegd. Voorbeelden 2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
	Afdeling medewerker EmployeeDepartment	De afdeling of het kostenplaats waartoe de medewerker die de declaratie indient behoort.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de organisatie-eenheid van de medewerker die de onkostendeclaratie heeft ingediend. Het wordt gebruikt voor financiële toewijzing en om procesprestaties in verschillende delen van de bedrijfsvoering te analyseren. Door afdelingen te filteren of te vergelijken, kunnen managers verschillen in goedkeuringstijden, naleving van beleid en herstelwerk opsporen. Zo kunnen ze verbeteringen richten op de plekken waar die het meest nodig zijn. Waarom dit belangrijk is Maakt procesanalyse per bedrijfseenheid mogelijk. Zo kun je afdelingsspecifiek gedrag, bottlenecks en complianceproblemen opsporen. Waar vind je dit? Deze informatie komt doorgaans uit de profielgegevens van de medewerker in SAP Concur. Die worden vaak gesynchroniseerd met een HRIS. Voorbeelden VerkoopMarketingOnderzoek en ontwikkelingFinance
	Gebruikers-ID van verwerker ProcessorUserId	De identificatiecode van de medewerker of systeemgebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een activiteit, zoals de medewerker die de declaratie indient, de manager die deze goedkeurt of het Finance-teamlid dat de declaratie verwerkt. Door de verwerker te analyseren, kun je de werkverdeling en prestaties van gebruikers of teams vergelijken en zien hoe het werk wordt toegewezen. Dit is belangrijk voor dashboards over de prestaties van goedkeurders en de werkdruk bij Finance. Waarom dit belangrijk is Maakt analyses mogelijk van de werkverdeling, gebruikersprestaties en inzet van medewerkers. Zo kun je opleidingsbehoeften en mogelijkheden voor procesverbetering opsporen. Waar vind je dit? Te vinden in de auditspoordata van een onkostendeclaratie, vaak gekoppeld aan workflowstappen zoals goedkeuring of indiening. Voorbeelden j.doe789123asmith
	Goedkeurder-ID ApproverId	De identificatie van de manager of financiële medewerker die verantwoordelijk is voor de goedkeuring van de onkostendeclaratie.
Beschrijving Dit attribuut bevat de gebruikers-ID van degene die een goedkeuringsactiviteit uitvoert. Het verschilt van de algemene ‘Processor User ID’ en heeft specifiek betrekking op goedkeuringsstappen. Deze data is nodig voor het dashboard ‘Prestaties en routering van goedkeurders’. Hiermee kun je goedkeuringstijden, afwijzingspercentages en werkdruk per goedkeurder analyseren. Zo spoor je inconsistente routering op en zie je waar je de werkdruk beter kunt verdelen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de prestaties van goedkeurders analyseren, goedkeuringsworkflows verbeteren en mogelijkheden voor training vinden. Waar vind je dit? Deze informatie maakt deel uit van de workflow- of auditspoordata en is gekoppeld aan goedkeuringsstappen in SAP Concur. Voorbeelden m.joness.lee987654
	Markering beleidsovertreding PolicyViolationFlag	Geeft aan of een onkostendeclaratie is gemarkeerd wegens een beleidsovertreding.
Beschrijving Een booleaans attribuut dat waar is als een geautomatiseerde of handmatige controle een beleidsovertreding in de onkostendeclaratie heeft gevonden. Het kan bijvoorbeeld gaan om overschrijding van bestedingslimieten, gebruik van leveranciers die niet de voorkeur hebben of ontbrekende verplichte documentatie. Deze markering is belangrijk voor het dashboard ‘Overzicht compliance van het onkostenbeleid’ en de KPI ‘Percentage beleidsovertredingen’. Zo kunnen organisaties de naleving van hun onkostenbeleid volgen en handhaven. Waarom dit belangrijk is Ondersteunt complianceanalyse en helpt de naleving van het onkostenbeleid te meten en verbeteren, zodat financiële risico’s afnemen. Waar vind je dit? Dit is vaak een systeemmarkering in SAP Concur op basis van ingestelde onkostenregels. Je vindt deze in de gegevens op declaratie-niveau. Voorbeelden truefalse
	Onkostencategorie ExpenseCategory	De indeling van de uitgave, bijvoorbeeld reizen, maaltijden of kantoorbenodigdheden.
Beschrijving De onkostencategorie, ook wel onkostentype genoemd, geeft aan waar de uitgave voor is. Deze data is belangrijk voor financiële budgettering, rapportage en analyse. Met process mining kun je nagaan of bepaalde categorieën vaker leiden tot beleidsovertredingen, langere goedkeuringstijden of herstelwerk. Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard ‘Nauwkeurigheid van onkostencategorisering’. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je procesgedrag analyseren per type uitgave. Zo komen problemen met compliance of efficiëntie per categorie aan het licht. Waar vind je dit? Dit detail geldt voor afzonderlijke uitgavenregels in SAP Concur. Voor analyses op caseniveau kun je de categorieën samenvoegen of de meest voorkomende categorie gebruiken. Voorbeelden VliegticketHotelMaaltijd met klantSoftwareabonnement
	Totaalbedrag declaratie ReportTotalAmount	Het totale geldbedrag van de onkostendeclaratie.
Beschrijving Dit attribuut bevat de som van alle uitgaven in één declaratie. Het is een belangrijke metriek voor financiële analyses, waarmee je declaraties op bedrag kunt indelen. Declaraties met hoge bedragen kunnen een andere goedkeuringsroute volgen of extra controle vereisen. Door dit bedrag te analyseren, krijg je inzicht in kostenfactoren, compliancerisico’s en financiële gevolgen. Waarom dit belangrijk is Geeft financiële context voor analyses op basis van bedragen, bijvoorbeeld om declaraties met hoge kosten op te sporen die extra controle nodig kunnen hebben. Waar vind je dit? Dit is een veld op kopniveau van de onkostendeclaratie en is beschikbaar in standaardgegevensextracten van SAP Concur. Voorbeelden 150.752500.0089.50
	Auditresultaat AuditOutcome	De uitkomst van een handmatige of geautomatiseerde controle van de onkostendeclaratie.
Beschrijving Dit attribuut registreert de eindbeslissing van een auditcontrole: ‘Goedgekeurd’, ‘Afgekeurd’ of ‘Goedgekeurd met waarschuwing’. Het is een directe invoer voor de KPI ‘Frequentie van auditbevindingen’. Door auditresultaten te analyseren, kun je veelvoorkomende oorzaken van afkeuring opsporen, zoals ontbrekende bonnen of het niet naleven van beleid. De resultaten helpen ook om controles aan de voorkant en medewerkerstraining te verbeteren. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks hoe effectief de compliancecontroles zijn en is belangrijk om auditrisico’s en -kosten te bewaken en te verlagen. Waar vind je dit? Deze informatie komt uit de auditmodule of auditservice in SAP Concur. De data is beschikbaar als de organisatie deze functie gebruikt. Voorbeelden GoedgekeurdAfgekeurd - bon ontbreektGoedgekeurd met waarschuwingNiet gecontroleerd
	Betaaltype PaymentType	Geeft aan hoe de uitgaven zijn betaald, bijvoorbeeld met een bedrijfscreditcard of uit eigen zak.
Beschrijving Dit attribuut maakt onderscheid tussen uitgaven die zijn betaald met een door het bedrijf verstrekte creditcard en uitgaven die de medewerker zelf heeft voorgeschoten en nog vergoed moet krijgen. Het betaaltype kan het procesverloop sterk beïnvloeden. Bij transacties met een bedrijfscreditcard zijn bijvoorbeeld soms extra afstemmingsstappen nodig. Bij voorgeschoten uitgaven hangt de tevredenheid van medewerkers juist af van hoe snel ze hun geld terugkrijgen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je procesvarianten voor bedrijfscreditcards en voorgeschoten uitgaven onderscheiden. Vaak gelden hiervoor andere verwerkingsvereisten en risico’s. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld op het niveau van een uitgavenregel in SAP Concur. Voorbeelden BedrijfscreditcardUit eigen zakContant voorschot
	Is herstelwerk IsRework	Een berekende indicator die aangeeft of de declaratie op enig moment is teruggestuurd voor aanpassing.
Beschrijving Dit is een afgeleid booleaans attribuut dat waar is als een onkostendeclaratie minstens één revisieronde heeft doorlopen. Dat blijkt uit de activiteit ‘Declaratie teruggestuurd voor aanpassing’. Met deze indicator bereken je eenvoudig de KPI ‘Percentage declaraties met herstelwerk’ en vergelijk je declaraties die in één keer zijn goedgekeurd met declaraties waarvoor herstelwerk nodig was. Door deze casussen te analyseren, kun je veelvoorkomende afwijsredenen opsporen en de kwaliteit bij de eerste indiening verbeteren. Waarom dit belangrijk is Maakt inefficiëntie in het proces makkelijker zichtbaar door casussen met extra werk te markeren. Zo kun je herstelwerk meten en terugdringen. Waar vind je dit? Dit attribuut staat niet in het bronsysteem. Het wordt berekend tijdens de datatransformatie door te controleren of de activiteit ‘Declaratie teruggestuurd voor aanpassing’ voorkomt voor een bepaalde Case-ID. Voorbeelden truefalse
	Land van medewerker EmployeeCountry	Het land van de medewerker die de onkostendeclaratie indient.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welk land de medewerker werkt. Voor internationale organisaties is dit een belangrijke dimensie voor analyses. Je kunt procesprestaties, compliancepercentages en kosten tussen regio’s vergelijken. Verschillen in lokale regelgeving, beleid en gebruikersgedrag kunnen tot grote variaties in het proces leiden. Het is belangrijk om die te begrijpen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je procesprestaties en compliance per regio en land vergelijken. Dat is belangrijk om processen wereldwijd op elkaar af te stemmen. Waar vind je dit? Deze data staat in het gebruikersprofiel van de medewerker in SAP Concur en wordt meestal gesynchroniseerd met een centraal HR-systeem. Voorbeelden USADEUGBRJPN
	Status van declaratie ReportStatus	De huidige status van de onkostendeclaratie in de levenscyclus.
Beschrijving Dit attribuut geeft de huidige status van de casus van de onkostendeclaratie aan, bijvoorbeeld ‘Wacht op goedkeuring’, ‘Goedgekeurd voor betaling’ of ‘Betaald’. Bij process mining ligt de nadruk vooral op de volgorde van activiteiten, maar de eindstatus van een casus is handig om declaraties te filteren en in groepen in te delen. Je kunt bijvoorbeeld alleen afgeronde declaraties (‘Betaald’) analyseren of onderzoeken waarom declaraties lang in een bepaalde status blijven staan. Waarom dit belangrijk is Geeft een momentopname van de huidige casusstatus. Handig om lopende en afgeronde declaraties te filteren en de bedrijfsvoering te bewaken. Waar vind je dit? Dit is een primair statusveld op kopniveau van een onkostendeclaratie in SAP Concur. Voorbeelden Ingediend en wacht op goedkeuringGoedgekeurd en in controle bij de financiële administratieBetaaldAfgewezen
	Totale doorlooptijd van begin tot eind EndToEndCycleTime	De totale tijd vanaf het aanmaken van de onkostendeclaratie tot de definitieve boeking in de financiële administratie.
Beschrijving Deze berekende metriek meet de totale duur van het onkostenbeheerproces voor één declaratie. Meestal wordt de tijd tussen de eerste gebeurtenis, ‘Onkostendeclaratie aangemaakt’, en de laatste gebeurtenis, ‘Boeking in de financiële administratie’, berekend. Zo krijg je een volledig beeld van de procesprestaties. De metriek vormt de basis voor de KPI ‘Gemiddelde doorlooptijd van begin tot eind’, waarmee je verbeteringen in de algehele procesefficiëntie volgt. Waarom dit belangrijk is Geeft een algemene maat voor de snelheid van het hele proces, van begin tot eind. Dit is een belangrijke indicator voor de algehele efficiëntie. Waar vind je dit? Deze metriek wordt berekend tijdens de data-analyse. Per afgeronde casus wordt het verschil tussen de vroegste en laatste timestamp genomen. Voorbeelden 10 dagen en 2 uur15 dagen8 dagen en 12 uur
	Valuta van declaratie ReportCurrency	De valuta waarin de onkostendeclaratie is ingediend.
Beschrijving Dit attribuut geeft de valutacode aan, zoals USD of EUR, voor het totale bedrag van de onkostendeclaratie. Dit is nodig om bedragen in financiële analyses correct te interpreteren en te vergelijken. Bij internationale organisaties kan een analyse van uitgaven per valuta inzicht geven in regionale uitgavenpatronen en de invloed van wisselkoersen. Waarom dit belangrijk is Dit is nodig voor nauwkeurige financiële rapportages en analyses, vooral bij multinationals die met meerdere valuta werken. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld op kopniveau van de onkostendeclaratie in SAP Concur. Voorbeelden USDEURGBPJPY

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor onkostenbeheer

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om in het event log vast te leggen, zodat je het onkostenbeheerproces nauwkeurig kunt ontdekken en verbeteren.

6 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Boeking verwerkt	De financiële transactie voor de terugbetaling wordt officieel geboekt in het grootboek van het bedrijf. Deze laatste stap wordt vaak vastgelegd wanneer data wordt geëxtraheerd en in het ERP-systeem geladen.
Waarom dit belangrijk is Dit is de laatste activiteit in het end-to-end-proces. Je hebt deze nodig om de volledige procesdoorlooptijd en de vertraging bij de boeking te meten. Waar vind je dit? Dit komt doorgaans uit het gekoppelde financiële ERP-systeem. De gebeurtenis wordt afgeleid van de boekingsdatum bij de journaalpost van de onkostendeclaratie. Vastleggen Gebeurtenis afgeleid van de boekingsdatum in het financiële systeem en gekoppeld aan het declaratie-ID. Gebeurtenistype explicit
	Goedgekeurd door Finance	Het Finance- of auditteam rondt de beoordeling af en geeft de definitieve goedkeuring voor terugbetaling. Dit belangrijke moment wordt als afzonderlijke gebeurtenis vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis markeert het einde van de volledige goedkeuringscyclus. Dit is het eindpunt voor het meten van de totale goedkeuringsdoorlooptijd en het startsein voor de terugbetaling. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd in de workflowgeschiedenis van SAP Concur. De gebeurtenis bevat de identiteit van de goedkeurder en een timestamp van de definitieve goedkeuring. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis nadat het Finance-team de declaratie heeft goedgekeurd. Gebeurtenistype explicit
	Goedgekeurd door manager	De leidinggevende beoordeelt de onkostendeclaratie en keurt deze goed, waarna de declaratie naar de volgende stap in de workflow gaat. Deze actie wordt vastgelegd als een statuswijziging, met de gegevens van de goedkeurder en een timestamp.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk goedkeuringsmoment. Door dit te volgen, kun je de goedkeuringsdoorlooptijd van managers analyseren en bottlenecks in de eerste beoordelingsronde opsporen. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd in de workflow- of goedkeuringsgeschiedenis in SAP Concur en gekoppeld aan het declaratie-ID. De registratie bevat de identiteit van de goedkeurder en een goedkeuringstimestamp. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis nadat de manager de declaratie heeft goedgekeurd. Gebeurtenistype explicit
	Onkostendeclaratie aangemaakt	Dit markeert het begin van een nieuwe onkostendeclaratie van een medewerker. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een gebruiker de declaratie voor het eerst opslaat. Daarbij wordt een uniek declaratie-ID aangemaakt.
Waarom dit belangrijk is Dit is het startpunt voor alle berekeningen van de end-to-end-doorlooptijd. Het vormt de basis voor het meten van de totale procesduur. Waar vind je dit? Dit wordt doorgaans expliciet vastgelegd in de auditspoordatabellen van SAP Concur, bijvoorbeeld in een tabel met declaratiekoppen. Bij het aanmaken van een nieuw declaratie-ID wordt een aanmaaktimestamp geregistreerd. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd bij het aanmaken van een nieuwe declaratie. Gebeurtenistype explicit
	Onkostendeclaratie ingediend	De medewerker dient de ingevulde onkostendeclaratie formeel in ter goedkeuring. Deze gebruikersactie verandert de status van de declaratie van ‘Concept’ in ‘Ingediend’ en start de goedkeuringsworkflow.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk moment in het proces en markeert het begin van de goedkeuringscyclus. Je hebt dit nodig om de goedkeuringstijden van managers en Finance te meten. Waar vind je dit? Dit wordt expliciet vastgelegd in het auditspoor van SAP Concur. De status van de declaratiekop verandert en er wordt een indieningstimestamp geregistreerd. Vastleggen Gebeurtenis afgeleid van het veld met de indieningstimestamp van de declaratie of uit de workflowlog. Gebeurtenistype explicit
	Terugbetaling uitgevoerd	De betaling wordt verwerkt en het geld wordt aan de medewerker overgemaakt. Dit is doorgaans een afzonderlijke gebeurtenis die door het betalingssysteem wordt gestart. Vervolgens wordt de status in SAP Concur bijgewerkt.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert de afronding van de betaling en is belangrijk voor de tevredenheid van medewerkers. Het is het eindpunt voor het meten van de efficiëntie van terugbetalingen. Waar vind je dit? Dit wordt afgeleid van het veld met de verwerkingsdatum van de betaling of van een statusupdate uit een gekoppeld betalingssysteem. Vaak wordt hiervoor de ‘Betaaldatum’ op de declaratie gebruikt. Vastleggen Dit wordt afgeleid van het veld met de verwerkingsdatum van de betaling of van een statusupdate uit een gekoppeld betalingssysteem. Gebeurtenistype explicit
	Afgewezen door Finance	Het Finance-team wijst de onkostendeclaratie af. Daarmee wordt het proces voor die declaratie doorgaans beëindigd. Dit definitieve negatieve resultaat wordt door de goedkeurder van Finance vastgelegd met de status ‘Afgewezen’.
Waarom dit belangrijk is Dit is een definitieve stop in het proces door de laatste goedkeurder. Door deze afwijzingen te analyseren, kun je de compliance en datakwaliteit verbeteren. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis van SAP Concur met de status ‘Afgewezen’, een timestamp en de identiteit van de goedkeurder van Finance. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis nadat het Finance-team de declaratie heeft afgewezen. Gebeurtenistype explicit
	Afgewezen door manager	De leidinggevende wijst de onkostendeclaratie af. Daarmee stopt het proces doorgaans, tenzij de declaratie opnieuw kan worden ingediend. Dit is een eindgebeurtenis voor de huidige workflow en wordt vastgelegd met de definitieve status ‘Afgewezen’.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit wijst op een uitzondering of fout in het proces. Door afwijzingen te analyseren, krijg je inzicht in oorzaken van niet-naleving of ongeldige declaraties. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis van SAP Concur met de status ‘Afgewezen’ en een timestamp. De workflow voor de declaratie wordt beëindigd. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis nadat de manager de declaratie heeft afgewezen. Gebeurtenistype explicit
	Auditbeoordeling vereist	De onkostendeclaratie wordt voor extra controle doorgestuurd naar een audit- of complianceteam. Dit gebeurt vaak bij bepaalde soorten of bedragen van uitgaven en wordt vastgelegd als een statuswijziging die aangeeft dat de declaratie in de auditwachtrij staat.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert een extra stap in het proces die vaak veel tijd kost. Door deze route te analyseren, krijg je inzicht in vertragingen bij specifieke soorten declaraties. Waar vind je dit? Afgeleid van een statuswijziging in de workflow van de declaratie, bijvoorbeeld naar ‘Wacht op audit’ of ‘In auditwachtrij’. Vastleggen Afgeleid van een wijziging van het statusveld van de declaratie naar een auditgerelateerde waarde. Gebeurtenistype inferred
	Beleidsovertreding gemarkeerd	Een geautomatiseerde systeemregel of een medewerker markeert de onkostendeclaratie vanwege een beleidsovertreding. Dit kan worden afgeleid uit een specifieke markering of uitzonderingscode op de declaratie of een declaratieregel.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis is belangrijk voor het dashboard Compliance van het onkostenbeleid. Je kunt hiermee veelvoorkomende soorten overtredingen analyseren en de naleving van het beleid verbeteren. Waar vind je dit? Afgeleid van wijzigingen in een veld voor beleidsovertredingen of uitzonderingscodes in de declaratiegegevens. Dit is mogelijk geen afzonderlijke gebeurtenis, maar een wijziging in de status van een attribuut. Vastleggen Afgeleid van een wijziging van het attribuut ‘Beleidsovertreding gemarkeerd’ van onwaar naar waar. Gebeurtenistype inferred
	Beoordeling door Finance gestart	De onkostendeclaratie komt in de wachtrij van Finance of Accounts Payable voor de laatste beoordeling. Deze gebeurtenis wordt afgeleid van de timestamp waarop de status verandert in ‘Wacht op beoordeling door Finance’ of een vergelijkbare status.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van de beoordelingscyclus van Finance. Het is een belangrijk startpunt om de werkdruk en efficiëntie van het team te meten. Waar vind je dit? Afgeleid van de workflowlog of statusgeschiedenis, met name de timestamp waarop de declaratie de status ‘Wacht op boekhoudkundige beoordeling’ of een vergelijkbare status krijgt. Vastleggen Afgeleid van de timestamp van de statuswijziging naar ‘Wacht op beoordeling door Finance’. Gebeurtenistype inferred
	Bonafbeelding toegevoegd	Dit is de actie waarbij een gebruiker een afbeelding van een bon uploadt en aan een onkostendeclaratie toevoegt. Het systeem legt dit doorgaans als afzonderlijke gebeurtenis vast in de auditlogs voor elke bijlage.
Waarom dit belangrijk is Door het tijdstip en de frequentie van deze activiteit te analyseren, krijg je inzicht in gebruikersgedrag en vertragingen tussen het aanmaken van een declaratie en het moment waarop deze klaar is om in te dienen. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd in de afbeeldings- of bijlagelogs van SAP Concur en gekoppeld aan het bijbehorende declaratie-ID. Het auditspoor van het systeem registreert deze gebruikersactie vaak met een timestamp. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd zodra een afbeeldingsbestand is geüpload en aan de declaratie is gekoppeld. Gebeurtenistype explicit
	Declaratie teruggestuurd voor aanpassing	Een goedkeurder, zoals een manager of medewerker van Finance, stuurt de onkostendeclaratie terug naar de medewerker voor correctie. Door deze actie verandert de status van de declaratie terug naar Concept of een andere status waarin de medewerker aanpassingen kan doen.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is de belangrijkste aanwijzing voor herstelwerk en inefficiëntie in het proces. Door de frequentie te analyseren, kun je veelvoorkomende fouten opsporen en het percentage declaraties dat in één keer wordt goedgekeurd verhogen. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd in de workflowgeschiedenis van SAP Concur. Het systeem registreert de actie ‘Terugsturen’ met een timestamp en vraagt de goedkeurder vaak om een opmerking toe te voegen. Vastleggen Gebeurtenis afgeleid van de workflowlog wanneer een goedkeurder de actie ‘Terugsturen’ uitvoert. Gebeurtenistype explicit
	Terugbetaling ingepland	Na de definitieve goedkeuring wordt de onkostendeclaratie naar een betalingssysteem gestuurd en klaargezet voor terugbetaling. Dit wordt vaak afgeleid wanneer de status verandert in ‘Wacht op betaling’ of ‘Goedgekeurd voor betaling’.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit markeert de overgang van goedkeuring naar betaling. Dit is het startpunt voor het meten van de tijd tot terugbetaling. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid van een statuswijziging naar ‘Verzonden voor betaling’. In gekoppelde systemen kan het ook een afzonderlijke gebeurtenis zijn bij het aanmaken van een betalingsbatch. Vastleggen Afgeleid van de timestamp van de statuswijziging naar een status waarin de betaling in behandeling is. Gebeurtenistype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP Concur

Stappen

Open SAP Concur: Meld je aan bij SAP Concur met een gebruikersaccount met de vereiste rechten, zoals Web Services Administrator of Expense Processor. Met dit account kun je extracts configureren en uitvoeren.
Ga naar de extractconfiguratie: Open het menu Administration. Selecteer Company en ga vervolgens naar Tools. Kies Standard Accounting Extract in de lijst met tools.
Definieer de extract: Maak een nieuwe extractdefinitie of selecteer een bestaande definitie om aan te passen. Geef de extract een duidelijke naam, bijvoorbeeld ProcessMind_Event_Log_Extract.
Configureer de extractvelden: Dit is de belangrijkste stap. Doorloop de configuratietabbladen en selecteer de velden die nodig zijn voor de event log. Neem in elk geval het volgende op:
- Rapportkopgegevens: de velden Report ID, Report Create Date, Report Submit Date, Report Total, Employee Org Unit, Paid Date en Processing Payment Date.
- Workflowgeschiedenis: schakel de export van workflow-auditspoorgegevens in. Die zijn nodig om goedkeuringen, afwijzingen en teruggestuurde rapporten vast te leggen. Neem bijvoorbeeld de velden Workflow Step Code, Workflow Step Date en Approver Login ID op.
- Uitzonderingsgegevens: neem velden op zoals Has Exception of specifieke uitzonderingscodes om beleidsovertredingen te herkennen.
Stel de bestandsindeling en levering in: Configureer het uitvoerbestand als een tekstbestand met scheidingstekens, bijvoorbeeld een bestand met pipes (|) of komma’s als scheidingsteken. Stel de tekencodering in op UTF-8. Geef de leveringsmethode op, meestal de aangewezen SFTP-server van het bedrijf.
Plan de extract: Stel een terugkerend schema in om de extract automatisch uit te voeren. Een dagelijkse extract houdt de procesdata actueel.
Voer de eerste extract uit: Voer de extract voor de eerste datalading handmatig uit over een historische periode, bijvoorbeeld de afgelopen 3 tot 6 maanden. Dit doe je via het scherm 'Run Extract'.
Download de extractbestanden: Na afloop staan de uitvoerbestanden op je SFTP-server. De uitvoer kan uit meerdere bestanden bestaan, zoals een bestand met rapportkopgegevens, een bestand met journaalposten en een bestand met workflowgeschiedenis.
Transformeer de data: De ruwe extractbestanden hebben nog niet de indeling van een event log. Gebruik een script, bijvoorbeeld in Python of PowerShell, of een ETL-tool om de bestanden te verwerken en samen te voegen. Het script moet de data omzetten naar afzonderlijke rijen voor elke bedrijfsactiviteit, zoals Created, Submitted en Approved, op basis van de datums en workflowstappen in de bestanden.
Genereer de event log: Het transformatiescript moet één CSV-bestand opleveren met de kolommen uit de datavereisten, waaronder ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp en andere attributen.
Upload naar ProcessMind: Upload het uiteindelijke, getransformeerde CSV-bestand naar je ProcessMind-project voor analyse.

Configuratie

Extractdefinitie: Gebruik de functie Standard Accounting Extract onder Administration > Tools.
Belangrijke databronnen: De configuratie moet data ophalen uit meerdere recordtypen in Concur. Schakel de volgende typen in bij de extractdefinitie:
- Rapportkoprecord: bevat de belangrijkste rapportgegevens en datums.
- Workflow-auditspoorrecord: nodig om alle goedkeurings-, afwijzings- en revisiestappen met de bijbehorende timestamps en gebruikers-ID’s vast te leggen.
- Medewerkersprofielgegevens: neem hiermee attributen op zoals EmployeeDepartment.
Datumbereik: De extract bevat records die binnen een bepaald datumbereik zijn gewijzigd. Stel voor de eerste datalading een historische periode van 3 tot 6 maanden in. Voer de extract daarna dagelijks uit voor de data van de vorige dag.
Bestandsindeling: Een tekstbestand met pipes (|) als scheidingsteken voorkomt problemen met komma’s in tekstvelden. Gebruik UTF-8-codering.
Vereisten: De gebruiker die de extract configureert en uitvoert, moet beheerdersrechten in Concur hebben, meestal de rol 'Web Services Administrator' of rechten voor 'Expense Configuration' en 'Processor'. Ook is toegang nodig tot de SFTP-server waarop Concur de bestanden plaatst.

a Voorbeeldquery sql

-- This is a logical representation of the transformation required to convert the
-- SAP Concur Standard Accounting Extract files into a process mining event log.
-- The source files (e.g., ReportHeader.csv, WorkflowHistory.csv) are the output of the extract.

-- Activity: Expense Report Created
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Created' AS ActivityName,
    ReportCreateDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv

UNION ALL

-- Activity: Expense Report Submitted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Manager Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Report Sent Back for Revision
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Report Sent Back for Revision' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Send Back'

UNION ALL

-- Activity: Manager Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Manager Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Manager'

UNION ALL

-- Activity: Finance Approved
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Approved' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Approve' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Finance Rejected
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Rejected' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepAction = 'Reject' AND w.ApproverRole = 'Processor'

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Scheduled
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
    PaymentProcessingDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaymentProcessingDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Reimbursement Executed
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
    PaidDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE PaidDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Accounting Posted
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Accounting Posted' AS ActivityName,
    ExtractDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE ExtractDate IS NOT NULL

-- The following activities are more complex and may require specific configuration or inference.
-- The logic provided is a common approach.

UNION ALL

-- Activity: Receipts Image Attached (inferred from first submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Receipts Image Attached' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp, -- This is an approximation; precise time is not in standard extracts
    EmployeeLoginID AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasImage = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Policy Violation Flagged (inferred from exception flag at time of submission)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
    ReportSubmitDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM ReportHeader.csv
WHERE HasException = 'Y' AND ReportSubmitDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- Activity: Audit Review Required (inferred from workflow step)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Audit Review Required' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    w.ApproverLoginID AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    w.ApproverLoginID AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Audit%'

UNION ALL

-- Activity: Finance Review Started (inferred from entering Processor queue)
SELECT
    ReportID AS ExpenseReportId,
    'Finance Review Started' AS ActivityName,
    WorkflowStepDate AS EventTimestamp,
    'SYSTEM' AS ProcessorUserId,
    h.ReportTotal AS ReportTotalAmount,
    h.EmployeeOrgUnit AS EmployeeDepartment,
    h.HasException AS PolicyViolationFlag,
    NULL AS ApproverId,
    NULL AS ExpenseCategory,
    'SAP Concur' as SourceSystem,
    GETDATE() as LastDataUpdate
FROM WorkflowHistory.csv w
JOIN ReportHeader.csv h ON w.ReportID = h.ReportID
WHERE w.WorkflowStepName LIKE '%Processor Review%';

Stappen

Vereisten en omgeving instellen: Zorg dat Python 3.6 of hoger op je systeem is geïnstalleerd. Installeer de benodigde Python-bibliotheken: pandas voor dataverwerking en requests voor API-aanroepen. Voer hiervoor de opdracht pip install pandas requests uit.
API-inloggegevens ophalen: Meld je aan bij SAP Concur met een gebruiker met de rol "Web Services Administrator". Ga naar Administration > Company > Web Services om een nieuwe applicatie te registreren. Noteer de Client ID, Client Secret en de Base URI van je bedrijf, bijvoorbeeld https://us.api.concursolutions.com. Deze gegevens zijn nodig voor OAuth 2.0-authenticatie.
Het Python-script configureren: Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_concur_events.py. Zoek in het configuratiegedeelte de tijdelijke variabelen en vervang ze door je eigen Client ID, Client Secret en Base URI.
Extractieparameters instellen: Stel het datumbereik voor de extractie in met de variabelen START_DATE en END_DATE in het script. Begin bij voorkeur met een kleiner bereik, bijvoorbeeld één maand, om de extractie te testen.
Het script uitvoeren: Voer in de terminal de opdracht python extract_concur_events.py uit. Het script meldt zich aan bij de SAP Concur API, haalt een lijst op van declaraties binnen het opgegeven datumbereik en vraagt daarna de details van elke declaratie op.
API-data verwerken: Het script doorloopt de kopgegevens, posten en het auditspoor van elke declaratie. API-gegevens zoals CreateDate, SubmitDate, betalingsstatussen en auditspoorregels worden gekoppeld aan de benodigde procesactiviteiten, zoals 'Expense Report Created', 'Manager Approved' en 'Reimbursement Executed'.
Paginering van API-resultaten verwerken: De Concur Reports v4 API retourneert resultaten in pagina’s. Het script verwerkt die automatisch: het controleert de API-respons op een nextPage-URL en doet vervolgverzoeken tot alle declaraties voor de opgegeven periode zijn opgehaald.
De event log samenstellen: Voor elke gevonden activiteit maakt het script een record met ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp en alle overige vereiste en aanbevolen attributen. De records worden verzameld in één lijst.
Data transformeren en exporteren: Nadat alle declaraties zijn verwerkt, gebruikt het script de bibliotheek pandas om de lijst met eventrecords om te zetten in een gestructureerd DataFrame. Dit DataFrame wordt geëxporteerd naar het CSV-bestand concur_event_log.csv in de map waarin het script is uitgevoerd.
Upload voorbereiden: Het gegenereerde bestand concur_event_log.csv heeft de juiste indeling en kan naar het ProcessMind-platform worden geüpload. De structuur hoeft niet verder te worden aangepast.

Configuratie

API-inloggegevens: Je hebt een geregistreerde clientapplicatie nodig in het beheer van SAP Concur Web Services. Voor authenticatie heeft het script het volgende nodig:
- Client ID: de unieke identificatie van je applicatie.
- Client Secret: de geheime sleutel van je applicatie.
- Base URI: de basis-URL van de API voor je Concur-omgeving, bijvoorbeeld https://us.api.concursolutions.com.
Filters voor datumbereik: Het script gebruikt het filter lastModifiedDate om rapporten op te halen die binnen een bepaalde periode zijn gewijzigd. Stel de parameters START_DATE en END_DATE zorgvuldig in om de hoeveelheid data te bepalen. Voor de eerste extractie raden we een periode van 3 tot 6 maanden aan.
API-eindpunten: Het script gebruikt vooral de volgende eindpunten van de SAP Concur Platform REST API v4:
- POST /oauth2/v0/token: haalt een OAuth 2.0-toegangstoken op.
- GET /expensereports/v4/reports: haalt een lijst met declaraties op op basis van filters.
- GET /expensereports/v4/reports/{reportId}: haalt alle gegevens van een specifieke declaratie op, inclusief het auditspoor en betalingsgegevens.
Aandachtspunten voor prestaties: Een extractie over een lange periode kan veel API-aanroepen opleveren. De Concur API hanteert limieten voor het aantal verzoeken. Voor zeer grote datasets moet je het script mogelijk uitbreiden met wachttijden of betere foutafhandeling om binnen die limieten te blijven en time-outs te voorkomen.
Gebruikersrechten: De API retourneert alleen data waarvoor het gebruikersaccount achter de API-inloggegevens rechten heeft. Controleer of de gebruiker alle benodigde declaratiegegevens binnen de organisatie mag bekijken.

a Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Section --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Concur API credentials and settings
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'
BASE_URI = class="hl-string">'https://us.api.concursolutions.com' class=class="hl-string">"hl-comment"># Or your specific regional URI

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00.000Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30T23:59:59.000Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- End Configuration Section --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Concur API to get an OAuth 2.0 access token."""
    token_url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/oauth2/v0/token'
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(token_url, headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        token_data = response.json()
        return token_data.get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error getting access token: {e}')
        return None

def get_reports(token, next_page_url=None):
    class="hl-string">"""Fetches a paginated list of expense reports."""
    if next_page_url:
        url = next_page_url
    else:
        url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports?lastModifiedDateAfter={START_DATE}&lastModifiedDateBefore={END_DATE}'
    
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching reports list: {e}')
        return None

def get_report_details(token, report_id):
    class="hl-string">"""Fetches the full details for a single expense report."""
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URI}/expensereports/v4/reports/{report_id}'
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {token}', class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'}
    try:
        response = requests.get(url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">'Error fetching details for report {report_id}: {e}')
        return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">'Could not obtain access token. Exiting.')
        return

    print(class="hl-string">'Successfully obtained access token. Starting report extraction...')
    event_log = []
    last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    next_page = None
    page_count = 1

    while True:
        print(fclass="hl-string">'Fetching page {page_count} of reports...')
        reports_data = get_reports(access_token, next_page)
        if not reports_data or not reports_data.get(class="hl-string">'value'):
            print(class="hl-string">'No more reports found or API error.')
            break

        for report_summary in reports_data[class="hl-string">'value']:
            report_id = report_summary.get(class="hl-string">'id')
            if not report_id:
                continue

            details = get_report_details(access_token, report_id)
            if not details:
                continue

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Base Attributes for all events related to this report --- #
            base_event = {
                class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                class="hl-string">'ReportTotalAmount': details.get(class="hl-string">'approvedAmount', {}).get(class="hl-string">'value'),
                class="hl-string">'EmployeeDepartment': details.get(class="hl-string">'orgUnit', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PolicyViolationFlag': details.get(class="hl-string">'hasExceptions'),
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'SAP Concur',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
            }

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity: Expense Report Created --- #
            event_log.append({
                **base_event,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
                class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'createDate'),
                class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id'),
                class="hl-string">'ApproverId': None,
                class="hl-string">'ExpenseCategory': None
            })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Audit Trail --- #
            for audit_entry in details.get(class="hl-string">'auditTrail', []):
                action = audit_entry.get(class="hl-string">'action')
                activity_name = None
                processor = audit_entry.get(class="hl-string">'processor', {}).get(class="hl-string">'id')
                approver = audit_entry.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'id')
                
                if action == class="hl-string">'Submit':
                    activity_name = class="hl-string">'Expense Report Submitted'
                elif action == class="hl-string">'Approve':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic assumes any approval is class="hl-string">'Manager Approved'. 
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># A more complex system might check processor roles.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Approved'
                elif action == class="hl-string">'Reject':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiating manager vs finance rejection may require checking processor role.
                    activity_name = class="hl-string">'Manager Rejected'
                elif action == class="hl-string">'Recall':
                    activity_name = class="hl-string">'Report Sent Back for Revision'
                
                if activity_name:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': audit_entry.get(class="hl-string">'entryDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': processor,
                        class="hl-string">'ApproverId': approver,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activities from Statuses and Dates --- #
            if details.get(class="hl-string">'approvalStatus', {}).get(class="hl-string">'code') == class="hl-string">'A_APPR': class=class="hl-string">"hl-comment"># Approved
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferring Finance Approval from final approval date
                event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'approvedDate'),
                        class="hl-string">'ProcessorUserId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ApproverId': details.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                    })

            payment_status = details.get(class="hl-string">'paymentStatus', {}).get(class="hl-string">'code')
            if payment_status == class="hl-string">'P_PROC': class=class="hl-string">"hl-comment"># Processing Payment
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paymentProcessingDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            if payment_status == class="hl-string">'P_PAID': class=class="hl-string">"hl-comment"># Paid
                event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'paidDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'isPosted'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'postDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Other Inferred Activities --- #
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The following are examples and may need adjustment based on specific Concur configuration.
            if details.get(class="hl-string">'hasExceptions'):
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Best guess timestamp
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            if details.get(class="hl-string">'workflow', {}).get(class="hl-string">'currentStep', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower().find(class="hl-string">'audit') != -1:
                 event_log.append({
                    **base_event,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Audit Review Required',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': details.get(class="hl-string">'lastModifiedDate'),
                    class="hl-string">'ProcessorUserId': class="hl-string">'System',
                    class="hl-string">'ApproverId': None,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': None
                })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for activities not directly available via standard fields
            class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">'Receipts Image Attached', class="hl-string">'Finance Review Started' may require parsing specific audit trail descriptions

        next_page = reports_data.get(class="hl-string">'nextPage')
        if not next_page:
            break
        page_count += 1
    
    print(fclass="hl-string">'Extraction complete. Total events generated: {len(event_log)}')

    if event_log:
        df = pd.DataFrame(event_log)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
        cols = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'ProcessorUserId', 
                class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'PolicyViolationFlag', class="hl-string">'ApproverId', 
                class="hl-string">'ExpenseCategory', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate']
        df = df[cols]
        df.to_csv(class="hl-string">'concur_event_log.csv', index=False)
        print(class="hl-string">'Event log saved to concur_event_log.csv')
    else:
        print(class="hl-string">'No events were generated.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Klaar om aan de slag te gaan?

Met deze template zet je de eerste stap naar efficiënter kostenbeheer. Bouw vandaag nog je event log op en ontdek waar je het proces kunt verbeteren.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Maak kostenbeheer efficiënter

Ontdek hoe je de doorlooptijd van declaraties met 30% verkort en compliance verbetert.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten kun je aan de slag.

Datatemplate voor onkostenbeheer

Datatemplate voor onkostenbeheer

Attributen voor onkostenbeheer

Activiteiten voor onkostenbeheer

Extractiegidsen

Configuratie van SAP Concur Standard Accounting Extract

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script met de SAP Concur Platform REST API’s

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Maak kostenbeheer efficiënter

Datatemplate voor onkostenbeheer

Datatemplate voor onkostenbeheer

Attributen voor onkostenbeheer

Activiteiten voor onkostenbeheer

Extractiegidsen

Configuratie van SAP Concur Standard Accounting Extract

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script met de SAP Concur Platform REST API’s

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Maak kostenbeheer efficiënter

We gaan zorgvuldig om met je privacy