> Continue procesverbetering > Recruitment en talentwerving > iCIMS > Datatemplate

Jouw datatemplate voor recruitment en talent acquisition

iCIMS

Attributen voor recruitment en talentwerving (20) Activiteiten voor recruitment en talentwerving (15) Extractiegidsen (2)

Jouw datatemplate voor recruitment en talent acquisition

Dit template geeft je een duidelijk plan voor het verzamelen van de data die je nodig hebt om je recruitment- en talent-acquisitionproces te analyseren. Het beschrijft welke belangrijke attributen je verzamelt, welke activiteiten je volgt en hoe je deze informatie uit je iCIMS-systeem haalt. Met dit template bereid je je data voor op volledige process mining.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen voor procesanalyse
Extractie-instructies voor je iCIMS-systeem

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Template downloaden

Attributen voor recruitment en talentwerving

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log. Hiermee kun je het recruitment- en talentwervingsproces volledig analyseren.

3 Verplicht 6 Aanbevolen 11 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de specifieke stap of mijlpaal die in het recruitmentproces heeft plaatsgevonden.
Beschrijving De Activity Name beschrijft een gebeurtenis die op een specifiek moment voor een sollicitatie heeft plaatsgevonden. Voorbeelden zijn 'Application Received', 'First Interview Conducted' en 'Offer Extended'. Deze activiteiten vormen de opeenvolgende stappen van het recruitmentproces. Dit attribuut is de basis van process mining, omdat het de knooppunten in de proceskaart bepaalt. Door de volgorde en frequentie van deze activiteiten te analyseren, zie je de werkelijke wervingsworkflow, veelvoorkomende en alternatieve routes en bottlenecks of herhalingslussen. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de stappen van het proces. Daarmee kun je een proceskaart maken, de processtroom analyseren en afwijkingen van de standaardprocedure voor werving vinden. Waar je het vindt Dit wordt meestal afgeleid van statuswijzigingen in het Recruiting Workflow Profile in iCIMS. De specifieke statussen en categorieën kunnen organisaties vaak zelf aanpassen. Voorbeelden Sollicitatie gescreendEerste gesprek gevoerdAanbod geaccepteerdKandidaat aangenomen
	Sollicitatie JobApplicationId	De unieke identificatie voor de sollicitatie van een kandidaat op een specifieke vacature.
Beschrijving De Job Application ID vormt de basis van de analyse van het recruitmentproces en fungeert als case-identificatie. Elke ID staat voor de volledige route van één kandidaat voor een specifieke vacature, vanaf de eerste indiening tot en met vervolgstappen zoals screening, gesprekken en het beheer van het aanbod. In process mining wordt dit attribuut gebruikt om alle gerelateerde activiteiten te koppelen tot één samenhangende processtroom van begin tot eind. Door processen te analyseren op basis van de Job Application ID kun je de recruitmentfunnel helder visualiseren, doorlooptijden nauwkeurig berekenen en verschillen in de route van kandidaten identificeren. Waarom dit belangrijk is Dit is nodig om de volledige levenscyclus van één sollicitatie te volgen. Zo kun je de doorlooptijd tot indiensttreding, uitvalpercentages en naleving van het proces voor elke kandidaat analyseren. Waar je het vindt Dit is meestal de primaire sleutel van een sollicitatierecord in iCIMS. Raadpleeg de Person- of Recruiting Workflow Profile-API's. Voorbeelden APP-2023-001234APP-2023-005678APP-2024-009101
	Starttijd van activiteit ActivityStartTime	De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke recruitmentactiviteit is gestart of vastgelegd.
Beschrijving Dit attribuut bevat de datum en tijd van elke activiteit, bijvoorbeeld wanneer een sollicitatie is gescreend of een gesprek is gepland. Timestamps zijn nodig om het tijdstip en de duur van processtappen te begrijpen. In process mining wordt deze timestamp gebruikt om gebeurtenissen chronologisch te ordenen, zodat de werkelijke processtroom zichtbaar wordt. Dit is de basis voor alle tijdsanalyses, waaronder het berekenen van doorlooptijden tussen activiteiten, het vinden van vertragingen en het volgen van prestaties ten opzichte van servicelevelafspraken. Waarom dit belangrijk is Dit bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Dat is belangrijk voor het berekenen van procesduren, het vinden van bottlenecks en het begrijpen van de tijdlijn van het wervingsproces. Waar je het vindt Deze informatie staat meestal in het audittrail of de geschiedenislogs van een Recruiting Workflow Profile in iCIMS. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-05T14:30:00Z2023-11-15T09:15:00Z
	Afdeling Department	De bedrijfsafdeling of functie waarvoor de vacature wordt ingevuld.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan bij welke afdeling, zoals 'Engineering', 'Marketing' of 'Sales', de openstaande functie hoort. Het geeft organisatorische context aan de vacature. Afdelingsinformatie is een nuttige dimensie voor analyses. Je kunt KPI's zoals 'Time to Hire' en 'Offer Acceptance Rate' per afdeling uitsplitsen. Zo worden verschillen in wervingsprocessen en efficiëntie binnen de organisatie zichtbaar. Je ziet welke afdelingen hun processen goed hebben ingericht en waar ondersteuning nodig is. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je prestaties tussen verschillende bedrijfsonderdelen vergelijken en verschillen in wervingsefficiëntie en bottlenecks zichtbaar maken. Waar je het vindt Dit is meestal onderdeel van de Job Profile-informatie die in iCIMS aan de Job Requisition ID is gekoppeld. Het kan verbonden zijn met gegevens over de organisatiestructuur. Voorbeelden EngineeringSalesMarketingHuman Resources
	Bron van sollicitatie ApplicationSource	Het kanaal of de methode waarmee de kandidaat de sollicitatie heeft ingediend.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan waar de sollicitatie vandaan komt, bijvoorbeeld via 'Company Website', 'LinkedIn', 'Employee Referral' of 'Job Board'. Het laat zien hoe kandidaten vacatures vinden en erop solliciteren. Deze informatie is belangrijk voor het dashboard 'Application Sourcing Channel ROI'. Door per bron het aantal sollicitaties en vooral het aantal aanstellingen te analyseren, bepaal je welke kanalen het beste rendement opleveren. Zo kun je de uitgaven voor recruitmentmarketing beter richten en meer inzetten op de effectiefste bronnen. Waarom dit belangrijk is Hiermee meet je de effectiviteit van verschillende wervingskanalen en kun je sourcingstrategieën en budgetten verbeteren. Waar je het vindt Deze data wordt vastgelegd in het sollicitatieprofiel van de kandidaat in iCIMS. De kandidaat selecteert de bron vaak zelf of de bron wordt via URL-parameters gevolgd. Voorbeelden LinkedInMedewerkersaanbevelingCarrièrepagina van het bedrijfIndeed
	Hiring manager HiringManager	De naam of ID van de hiring manager voor de vacature.
Beschrijving De Hiring Manager is de persoon voor wie de functie wordt ingevuld. Deze persoon speelt een belangrijke rol in het proces, beoordeelt kandidaten, voert gesprekken en neemt de uiteindelijke beslissing over de aanstelling. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Hiring Manager Feedback Cycle'. Door per hiring manager de tijd tussen een gesprek en het indienen van feedback te volgen, vind je vertragingen in de besluitvorming en kun je die verminderen. Zo verkort je de totale wervingstijd. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de betrokkenheid en efficiëntie van hiring managers analyseren, vooral bij het tijdig geven van feedback. Dat is een veelvoorkomende oorzaak van vertraging. Waar je het vindt Dit staat meestal in het Job Profile dat in iCIMS aan de vacature is gekoppeld. Voorbeelden Robert BrownSusan WhiteMichael Green
	ID van vacatureaanvraag JobRequisitionId	De unieke identificatie van de vacature of functie.
Beschrijving De Job Requisition ID koppelt meerdere sollicitaties aan één vacature. De ID staat voor de specifieke functie waarop kandidaten solliciteren en bevat gegevens zoals functietitel, afdeling en locatie. In analyses gebruik je deze ID om alle sollicitaties voor dezelfde functie te groeperen en te vergelijken. Zo krijg je zicht op de volledige kandidatenpool voor één functie en kun je de effectiviteit van het wervingsproces voor verschillende soorten functies begrijpen. Waarom dit belangrijk is Hiermee groepeer je alle sollicitaties voor dezelfde functie en analyseer je de volledige recruitmentfunnel voor een specifieke vacature. Waar je het vindt Deze ID is een vast onderdeel van het Job Profile in iCIMS en is gekoppeld aan elke sollicitatie voor die functie. Voorbeelden REQ-2023-105REQ-2024-012REQ-2024-301
	Recruiter Recruiter	De naam of ID van de recruiter die verantwoordelijk is voor het beheren van de sollicitatie.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de primaire recruiter die aan de sollicitatie is toegewezen. Deze persoon screent meestal kandidaten, coördineert gesprekken en beheert het proces. Analyse per recruiter is belangrijk voor het dashboard 'Recruiter Performance Overview'. Je kunt de prestaties van individuele recruiters en teams beoordelen aan de hand van meetwaarden zoals time-to-screen, het percentage afgeronde gesprekken en het aantal succesvolle aanstellingen. Zo vind je goede werkwijzen en onderwerpen voor extra training. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is belangrijk om de werkdruk en prestaties van recruiters te beoordelen, zodat je gericht kunt verbeteren en bronnen kunt verdelen. Waar je het vindt Deze informatie staat vaak in het Recruiting Workflow Profile of het bijbehorende Job Profile in iCIMS, gekoppeld aan de gebruiker die bepaalde acties heeft uitgevoerd. Voorbeelden John SmithJane DoeEmily Jones
	Sollicitatiestatus ApplicationStatus	De uiteindelijke uitkomst of huidige status van de sollicitatie.
Beschrijving Dit attribuut geeft de eindstatus van een sollicitatie weer: de kandidaat is aangenomen, door het bedrijf afgewezen of heeft de sollicitatie ingetrokken. Het vormt de afsluitende gebeurtenis van het recruitmentproces. Dit attribuut is belangrijk voor resultaatgerichte analyses. Je gebruikt het om conversiepercentages, acceptatiepercentages van aanbiedingen en uitvalpercentages te berekenen. Als je de eindstatus van sollicitaties begrijpt, kun je het succes en de efficiëntie van de volledige recruitmentfunnel meten. Waarom dit belangrijk is Het bepaalt de uitkomst van het proces. Dat is nodig om belangrijke kengetallen, zoals aanname- en afwijzingspercentages, te berekenen. Waar je het vindt Dit is de eindstatus in het Recruiting Workflow Profile in iCIMS. Meestal wordt deze ingesteld wanneer een sollicitatie naar een definitieve 'disposition'-bak wordt verplaatst. Voorbeelden AangenomenAfgewezen door het bedrijfKandidaat heeft zich teruggetrokken
	Bedrag van het aanbod OfferAmount	Het salaris of de vergoeding die in een baanaanbod aan de kandidaat wordt voorgesteld.
Beschrijving Dit attribuut bevat de geldwaarde van het compensatiepakket dat aan een kandidaat wordt aangeboden. Meestal wordt het vastgelegd wanneer de activiteit 'Offer Extended' plaatsvindt. Deze data is waardevol voor het dashboard 'Offer Acceptance Rate Trends'. Door acceptatiepercentages af te zetten tegen het aangeboden bedrag en te segmenteren op factoren zoals functietitel of afdeling, krijg je inzicht in hoe concurrerend je arbeidsvoorwaarden zijn. Je ziet bijvoorbeeld of aanbiedingen vanwege de vergoeding worden afgewezen. Dat helpt bij het aanpassen van salarisschalen. Waarom dit belangrijk is Het geeft belangrijke context bij de analyse van acceptatiepercentages van aanbiedingen en laat zien welke invloed de vergoeding heeft op het succes van je werving. Waar je het vindt Deze informatie staat vaak in een tabblad 'Offer' of in gerelateerde velden van het Recruiting Workflow Profile in iCIMS. Voorbeelden 8500012000095500.50
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de data afkomstig is, in dit geval iCIMS.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de bronapplicatie waarin de recruitmentdata is gegenereerd en opgeslagen. Voor dit proces is de waarde steeds 'iCIMS' of een specifiekere identificatie van de iCIMS-instantie. In een analyse met één systeem lijkt dit misschien een vaste waarde. Bij het samenvoegen van data uit meerdere systemen wordt het belangrijk, bijvoorbeeld wanneer je recruitmentdata uit iCIMS combineert met HRIS-data uit een ander systeem. Het zorgt voor inzicht in de herkomst van data en helpt bij het oplossen van problemen met data-integratie. Waarom dit belangrijk is Dit geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance en bij het integreren van data uit meerdere HR-systemen. Waar je het vindt Dit is een vaste waarde ('iCIMS') die tijdens de data-extractie en transformatie moet worden toegevoegd. Voorbeelden iCIMS Talent CloudiCIMS
	Eindtijd van activiteit ActivityEndTime	De timestamp die aangeeft wanneer een recruitmentactiviteit is afgerond.
Beschrijving De Activity End Time markeert het einde van een gebeurtenis. Bij afzonderlijke gebeurtenissen, zoals 'Offer Extended', kan de eindtijd gelijk zijn aan de starttijd. Bij activiteiten met een duur, zoals een interviewblok, kan de eindtijd verschillen. Dit attribuut wordt gebruikt om de precieze duur van afzonderlijke activiteiten te berekenen, ook wel verwerkingstijd genoemd. Door de verwerkingstijd te analyseren, zie je welke specifieke taken de meeste tijd kosten, in plaats van alleen de wachttijd tussen taken. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de verwerkingstijd van een activiteit berekenen en actieve werktijd onderscheiden van inactieve wachttijd. Waar je het vindt Net als de starttijd is deze informatie te vinden in het audittrail of de geschiedenislogs in iCIMS. Als er maar één timestamp voor een gebeurtenis beschikbaar is, moet je de eindtijd mogelijk afleiden. Voorbeelden 2023-10-26T10:05:00Z2023-11-05T15:30:00Z2023-11-15T09:15:00Z
	Functietitel JobTitle	De functietitel waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd.
Beschrijving De functietitel is de officiële naam van de openstaande functie, zoals 'Software Engineer' of 'Product Manager'. De titel geeft meer informatie over de functie dan alleen de afdeling of functiefamilie. Dit attribuut wordt vaak gebruikt als dimensie om recruitmentdata te filteren en te segmenteren. Als je bijvoorbeeld 'Time to Hire' per functietitel analyseert, zie je mogelijk dat bepaalde functies, vooral senior- of specialistische functies, aanzienlijk meer tijd kosten om in te vullen. Op basis daarvan kun je gerichte recruitmentstrategieën ontwikkelen voor verschillende soorten functies. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je specifieke functies gedetailleerd analyseren en prestaties vergelijken. Zulke functies kunnen hun eigen wervingsuitdagingen en doorlooptijden hebben. Waar je het vindt Dit is een primair veld op het Job Profile in iCIMS. Voorbeelden Senior software-engineerMarketingmanagerData-analist
	Is herwerk IsRework	Een vlag die aangeeft of een activiteit voor dezelfde sollicitatie wordt herhaald.
Beschrijving Het attribuut Is Rework is een boolean-vlag die op true wordt gezet als een specifieke activiteit meer dan één keer binnen dezelfde case voorkomt. Als een kandidaat bijvoorbeeld twee keer de fase 'First Interview' doorloopt, wordt de tweede keer als herwerk gemarkeerd. Dit attribuut is nuttig voor de analyse 'Process Compliance & Variants'. Het maakt inefficiënties, dubbel werk en afwijkingen van het standaardproces snel zichtbaar. Door herwerk te identificeren en te kwantificeren, kun je het proces verbeteren, verspilde inspanning verminderen en de kandidaatervaring verbeteren. Waarom dit belangrijk is Het helpt je procesefficiëntieproblemen te kwantificeren door herhaalde stappen te identificeren. Die wijzen vaak op problemen of niet-standaard procesverlopen. Waar je het vindt Dit attribuut wordt in de process mining-tool berekend door te controleren of een activiteit met dezelfde naam al eerder voor een bepaalde JobApplicationId is voorgekomen. Voorbeelden truefalse
	Kandidaat-ID CandidateId	De unieke identificatie van een kandidaat voor al diens sollicitaties.
Beschrijving De Candidate ID is een unieke identificatie voor een persoon in de talentpool en verschilt van de Job Application ID. Eén kandidaat kan meerdere sollicitaties hebben, maar gebruikt altijd dezelfde Candidate ID. Dit attribuut is vooral nuttig voor de analyse 'Duplicate Screening Detection'. Door activiteiten per Candidate ID te groeperen, kun je zien of dezelfde persoon onnodig meerdere keren voor verschillende functies wordt gescreend. Ook krijg je zo een vollediger beeld van de contactgeschiedenis van een kandidaat met het bedrijf. Waarom dit belangrijk is Het identificeert een persoon uniek. Zo kun je de route van een kandidaat over meerdere sollicitaties analyseren en dubbele activiteiten opsporen. Waar je het vindt Dit is de primaire identificatie voor het Person Profile in iCIMS. Voorbeelden CAND-9876CAND-5432CAND-1001
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald of vernieuwd.
Beschrijving Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit iCIMS is opgehaald. Het geeft niet aan wanneer de gebeurtenis plaatsvond, maar wanneer het record voor het laatst met de process mining-tool is gesynchroniseerd. Deze informatie is belangrijk om te bepalen hoe actueel de geanalyseerde data is. Je ziet hiermee of je met realtime-informatie werkt of met een momentopname uit een bepaalde periode. Dat is van belang voor de relevantie en nauwkeurigheid van de analyse. Waarom dit belangrijk is Dit laat zien hoe actueel de data is, zodat analyses en beslissingen op recente informatie zijn gebaseerd. Waar je het vindt Deze timestamp moet door de ETL-pijplijn voor data-extractie, transformatie en laden worden gegenereerd en geregistreerd telkens wanneer de pijplijn draait. Voorbeelden 2024-05-20T08:00:00Z2024-05-21T08:00:00Z
	Land Country	Het land waarin de functie zich bevindt.
Beschrijving Dit attribuut geeft het land aan dat bij de vacature hoort. Het voegt geografische context toe aan het recruitmentproces. Voor internationale organisaties is het belangrijk om het recruitmentproces per land te analyseren. Zo zie je regionale verschillen in doorlooptijden, de effectiviteit van wervingskanalen en compliance. Deze analyse helpt bij het ontwikkelen van recruitmentstrategieën per locatie en het vaststellen van realistische regionale prestatiedoelen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je het recruitmentproces geografisch segmenteren. Je ziet regionale prestatieverschillen en kunt werken aan standaardisatie van processen over landen heen. Waar je het vindt Dit is onderdeel van de locatiegegevens op het Job Profile in iCIMS. Voorbeelden Verenigde StatenDuitslandVerenigd KoninkrijkCanada
	Reden van afwijzing RejectionReason	De reden waarom het bedrijf de sollicitatie van een kandidaat heeft afgewezen.
Beschrijving Wanneer een sollicitatie wordt afgewezen, geeft dit attribuut de specifieke reden aan, zoals 'Past niet bij de bedrijfscultuur', 'Mist vereiste vaardigheden' of 'Functie is door een andere kandidaat ingevuld'. De recruiter of hiring manager kiest deze data meestal uit een vooraf gedefinieerde lijst. Door afwijsredenen te analyseren, krijg je waardevolle feedback op het recruitmentproces. Je ziet bijvoorbeeld problemen met vacatureteksten, de kwaliteit van kandidaten uit bepaalde bronnen of onderdelen van het screeningsproces die beter kunnen. Zo kun je je recruitmentstrategie aanscherpen en de kwaliteit van je kandidatenpijplijn verbeteren. Waarom dit belangrijk is Het geeft belangrijke feedback over waarom kandidaten niet doorgaan. Daarmee kun je vacatureteksten, wervingskanalen en screeningscriteria verbeteren. Waar je het vindt Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een kandidaat in de Recruiting Workflow in iCIMS een afwijzingsstatus krijgt. Voorbeelden Voldoet niet aan de minimumeisenSalarisverwachtingen te hoogKandidaat met betere kwalificaties geselecteerd
	Totale doorlooptijd CycleTime	De totale verstreken tijd tussen de eerste en de laatste activiteit van een sollicitatie.
Beschrijving Cycle Time meet de end-to-endduur van het recruitmentproces voor één sollicitatie. Je berekent deze als het verschil tussen de timestamp van de allereerste gebeurtenis, bijvoorbeeld 'Application Received', en de laatste gebeurtenis, zoals 'Candidate Hired' of 'Application Rejected'. Dit is een belangrijke KPI voor de totale procesefficiëntie. In het dashboard 'Time to Hire Performance' gebruik je deze om te volgen hoe lang het duurt om functies in te vullen. Door de doorlooptijd te analyseren, vind je langlopende processen en stel je benchmarks vast voor verbeterinitiatieven. Waarom dit belangrijk is Deze berekende metriek is een belangrijke KPI voor de totale procesefficiëntie en voor dashboards die de time-to-hire volgen. Waar je het vindt Dit attribuut is niet rechtstreeks beschikbaar in iCIMS. De process mining-tool berekent het door voor elke JobApplicationId het verschil te nemen tussen de maximale en minimale ActivityStartTime. Voorbeelden 45 dagen 10 uur62 dagen 4 uur30 dagen 0 uur
	Werklocatie JobLocation	De specifieke stad of kantoorlocatie van de openstaande functie.
Beschrijving De Job Location geeft meer geografische details dan het land. Meestal gaat het om de stad, staat of een specifiek kantoor. Met dit attribuut kun je regio's gedetailleerder analyseren. Je kunt bijvoorbeeld 'Time to Hire' tussen steden vergelijken om lokale marktomstandigheden en wervingsuitdagingen te begrijpen. Ook helpt het bij de personeelsplanning van regionale recruitmentteams. Waarom dit belangrijk is Het geeft gedetailleerde geografische inzichten. Zo kun je prestatieverschillen tussen specifieke kantoren of steden analyseren. Waar je het vindt Dit staat in de locatievelden op het Job Profile in iCIMS. Voorbeelden New York, NYSan Francisco, CALonden, VK

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor recruitment en talentwerving

Leg deze belangrijke processtappen en mijlpalen vast in je event log voor een nauwkeurige procesontdekking en het identificeren van bottlenecks in je wervingsfunnel.

7 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Aanbod geaccepteerd	De kandidaat heeft het werkaanbod formeel geaccepteerd. Dit is een belangrijke succesmijlpaal en wordt vastgelegd wanneer de recruiter de status van de kandidaat op basis van diens reactie bijwerkt.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk voor het berekenen van het acceptatiepercentage van aanbiedingen en markeert de overgang naar pre-employmentchecks en onboarding. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van een statuswijziging met timestamp naar 'Offer Accepted' of 'Hire Pending' in de sollicitatieworkflow. Vastleggen Identificeer de timestamp van de statuswijziging naar 'Offer Accepted'. Eventtype inferred
	Aanbod gedaan	Er is een formeel werkaanbod opgesteld en aan de kandidaat gedaan. Dit is een belangrijke mijlpaal en wordt meestal vastgelegd door de sollicitatiestatus te wijzigen naar een aparte fase zoals 'Offer'.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is de teller voor de KPI 'Offer Acceptance Rate'. Ze markeert het begin van de laatste besluitvormingsfase van het recruitmentproces. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van een statuswijziging in de sollicitatieworkflow naar bijvoorbeeld 'Offer Extended', 'Offer Made' of 'Verbal Offer'. Vastleggen Leg de timestamp vast van de statuswijziging naar een status die met 'Offer' te maken heeft. Eventtype inferred
	Eerste gesprek gevoerd	Deze activiteit geeft aan dat de eerste gespreksronde met de kandidaat is afgerond. Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een recruiter of hiring manager de status van de kandidaat na het gesprek bijwerkt.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal in het beoordelingsproces. De tijd tussen deze gebeurtenis en het indienen van feedback is belangrijk voor de analyse van de 'Hiring Manager Feedback Cycle'. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van een statusupdate in de sollicitatieworkflow naar bijvoorbeeld 'Interview Completed', 'Awaiting Feedback' of 'First Interview Complete'. Vastleggen Detecteer de statuswijziging naar 'Interview Complete' of een gerelateerde status na de geplande datum van het gesprek. Eventtype inferred
	Kandidaat aangenomen	Dit is de laatste activiteit die aangeeft dat het recruitmentproces succesvol is afgerond. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de kandidaat naar de definitieve status 'Hired' wordt verplaatst. Daarmee wordt het sollicitatieproces officieel afgesloten en worden vaak onboardingworkflows gestart.
Waarom dit belangrijk is Dit is het belangrijkste succesvolle eindpunt van het proces. Het is nodig om de totale doorlooptijd tot indiensttreding en de conversiepercentages van de recruitmentfunnel te berekenen. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van de timestamp van de laatste statuswijziging naar 'Hired' of 'Started' in de sollicitatieworkflow. Dit is een eindstatus. Vastleggen Leg de timestamp vast van de statuswijziging naar de definitieve status 'Hired'. Eventtype inferred
	Kandidaat voorgesteld aan hiring manager	Een recruiter legt het profiel van een geschikte kandidaat formeel voor aan de hiring manager. Dit wordt meestal vastgelegd wanneer de recruiter de kandidaat in de iCIMS-workflow naar een specifieke stap zoals 'Hiring Manager Review' verplaatst.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk overdrachtsmoment. Door de tijd vanaf deze stap tot de feedback van de manager te meten, vind je vertragingen in het deel van het proces dat bij de hiring manager ligt. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van de timestamp waarop de sollicitatiestatus verandert naar 'Submitted to Hiring Manager', 'HM Review' of een vergelijkbare status die aangeeft dat de manager betrokken raakt. Vastleggen Leg de timestamp vast van de statuswijziging naar 'Hiring Manager Review' of een gelijkwaardige status. Eventtype inferred
	Sollicitatie door bedrijf afgewezen	Het bedrijf heeft op een bepaald moment in het proces besloten niet met de kandidaat verder te gaan. Dit wordt vastgelegd wanneer een recruiter of hiring manager de sollicitatiestatus wijzigt naar een eindstatus zoals 'Rejected' of 'Not Selected'.
Waarom dit belangrijk is Dit is het meest voorkomende eindpunt. Door te analyseren in welke fase de meeste afwijzingen plaatsvinden, krijg je inzicht in de effectiviteit van de recruitmentfunnel en vind je bottlenecks. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van een statuswijziging naar een definitieve afwijzingsstatus, zoals 'Rejected', 'Not Selected' of 'Position Filled'. iCIMS vereist vaak een reden voor de afhandeling. Vastleggen Detecteer een statuswijziging naar een definitieve status die niet 'hired' of 'withdrawn' is. Eventtype inferred
	Sollicitatie ontvangen	Dit markeert de start van het recruitmentproces voor een specifieke sollicitatie. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een kandidaat de sollicitatie succesvol indient via een carrièreportaal of wanneer de sollicitatie handmatig in iCIMS wordt ingevoerd.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het proces. Door de tijd vanaf deze activiteit tot volgende mijlpalen te analyseren, krijg je inzicht in de totale doorlooptijd tot het vervullen van de vacature en vind je bottlenecks aan het begin van het proces. Waar je het vindt Dit wordt meestal afgeleid van de aanmaakdatum van het sollicitatierecord of van een timestamp die hoort bij een eerste status, zoals 'Submitted' of 'New Application', in de workflowgeschiedenis van de kandidaat. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van het sollicitatierecord of de timestamp van de eerste statuswijziging. Eventtype inferred
	Aanbod afgewezen	De kandidaat heeft het werkaanbod formeel afgewezen. Dit is een ongunstige uitkomst en wordt vastgelegd wanneer een recruiter de status van de kandidaat wijzigt naar 'Offer Declined' of 'Offer Rejected'.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk negatief eindpunt. Door te analyseren wanneer en waarom aanbiedingen worden afgewezen, krijg je inzicht in de aantrekkelijkheid van de arbeidsvoorwaarden en de kandidaatervaring. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van een statuswijziging in de sollicitatieworkflow naar een eindstatus zoals 'Offer Rejected' of 'Offer Declined'. Vastleggen Identificeer de timestamp van de statuswijziging naar 'Offer Rejected' of een gelijkwaardige status. Eventtype inferred
	Achtergrondcontrole gestart	Dit staat voor de start van de screening vóór indiensttreding nadat een aanbod is geaccepteerd. Dit wordt vaak gevolgd door de kandidaat naar de status 'Background Check' te verplaatsen. Dat kan een integratie met een externe leverancier activeren.
Waarom dit belangrijk is Door de tijd vanaf 'Offer Accepted' tot deze activiteit te analyseren, vind je vertragingen in processen vóór indiensttreding. Die kunnen de startdatum van de kandidaat beïnvloeden. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van een statuswijziging naar 'Background Check in Progress' of een vergelijkbare status. Sommige iCIMS-integraties leggen dit vast als een expliciete gebeurtenis. Vastleggen Detecteer een statuswijziging naar een status die met 'Background Check' te maken heeft. Eventtype inferred
	Eerste gesprek gepland	Dit is het moment waarop een gesprek tussen de kandidaat en het hiringteam is gepland. iCIMS heeft functies voor het plannen van gesprekken. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een interviewevent wordt aangemaakt en aan de sollicitatie wordt gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert de overgang van screening naar formele beoordeling. Door dit te volgen, analyseer je de efficiëntie van de planning en de tijd die nodig is om geschikte kandidaten te spreken. Waar je het vindt Dit kan een expliciete gebeurtenis zijn uit de iCIMS-module voor het plannen van gesprekken of worden afgeleid van een statuswijziging naar 'Interview Scheduled' of een vergelijkbare status. Vastleggen Gebruik de aanmaakdatum van het interviewrecord of de timestamp van een statuswijziging naar 'Interviewing'. Eventtype inferred
	Feedback ingediend	Dit gebeurt wanneer iemand uit het hiringteam, meestal de hiring manager, na het gesprek een beoordeling van de kandidaat indient. iCIMS ondersteunt gestructureerde feedback. Deze gebeurtenis kan worden afgeleid van het aanmaken van het feedbackrecord.
Waarom dit belangrijk is Dit is nodig om de KPI 'Avg Hiring Mgr Feedback Time' te meten. Vertraging bij het indienen van feedback is een veelvoorkomende bottleneck die het hele wervingsproces vertraagt. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van de aanmaaktimestamp van een interviewfeedbackrecord dat aan de sollicitatie is gekoppeld. Het kan ook gaan om een specifieke statuswijziging, zoals 'Feedback Received'. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van de interviewfeedback in het systeem. Eventtype inferred
	Kandidaat heeft sollicitatie ingetrokken	De kandidaat heeft zichzelf vrijwillig teruggetrokken uit de procedure voor de functie. Dit wordt vastgelegd wanneer de kandidaat de recruiter informeert en die de sollicitatiestatus vervolgens wijzigt naar 'Withdrawn'.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk negatief eindpunt. Een hoog percentage intrekkingen in bepaalde fasen kan wijzen op een lang proces, slechte communicatie of een negatieve kandidaatervaring. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van een statuswijziging met timestamp naar 'Withdrawn by Candidate', 'Withdrew' of een vergelijkbare eindstatus in de iCIMS-workflow. Vastleggen Leg de timestamp vast van de statuswijziging naar 'Withdrawn' of een gelijkwaardige status. Eventtype inferred
	Kandidaat telefonisch gescreend	Dit geeft aan dat een recruiter een eerste telefonisch gesprek met de kandidaat heeft gevoerd. Deze gebeurtenis wordt meestal vastgelegd wanneer de recruiter na het gesprek de status van de kandidaat in de workflow bijwerkt.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke selectiefase in de recruitmentfunnel. Door de duur en het conversiepercentage te analyseren, krijg je inzicht in de kwaliteit van de eerste screening en sourcing. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van een statuswijziging in de workflow van de kandidaat naar bijvoorbeeld 'Phone Screen Completed', 'Advanced to Next Step' of een vergelijkbare aangepaste status. Vastleggen Detecteer een statuswijziging naar 'Phone Screen' of een vergelijkbare geconfigureerde status in de sollicitatieworkflow. Eventtype inferred
	Sollicitatie gescreend	Dit staat voor de afronding van de eerste beoordeling van een sollicitatie door een recruiter. Deze activiteit wordt meestal afgeleid wanneer de status van een sollicitatie verandert van 'new' naar een status die op beoordeling wijst, zoals 'Under Review' of 'Screening'.
Waarom dit belangrijk is Door deze activiteit te volgen, meet je de efficiëntie van recruiters en de KPI time-to-screen. Vertragingen in deze fase kunnen leiden tot uitval van kandidaten en de totale wervingstijd verlengen. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van een statuswijziging in het sollicitatieprofiel. Let op wijzigingen van een eerste status naar bijvoorbeeld 'Reviewed', 'Screened' of 'Under Consideration'. Vastleggen Bepaal de timestamp van de statuswijziging naar 'reviewed' of 'screened'. Eventtype inferred
	Tweede gesprek gepland	Dit geeft aan dat de kandidaat is doorgegaan en dat een volgende gespreksronde wordt gepland. Dit wordt vastgelegd wanneer een nieuw interviewevent wordt gepland of wanneer de kandidaat naar een fase als 'Second Interview' wordt verplaatst.
Waarom dit belangrijk is Door de frequentie van tweede gesprekken en de tijd tot deze gesprekken te analyseren, krijg je inzicht in de diepgang van het proces. Ook zie je of sommige functies onnodig veel gespreksrondes vereisen. Waar je het vindt Dit wordt afgeleid van een statuswijziging naar 'Second Interview Scheduled' of van het aanmaken van een nieuw interviewrecord voor een kandidaat die al een gesprek heeft gehad. Vastleggen Identificeer een statuswijziging of een nieuw interviewrecord voor dezelfde sollicitatie. Eventtype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit iCIMS

Stappen

Open iCIMS Reporting: Log in op je iCIMS-talentplatform. Open de rapportage- en zoekfuncties door in het hoofdmenu Reporting & Analytics te selecteren en daarna Zoeken te kiezen.
Selecteer het zoektype: Selecteer in de module Zoeken Create a new search en kies Recruiting Workflow als zoektype. Dit object bevat de gedetailleerde historie van een sollicitatie terwijl deze verschillende statussen doorloopt.
Definieer de uitvoerkolommen: Ga in de zoekeditor naar het tabblad Output. Gebruik de kolomkiezer om de benodigde velden toe te voegen. Neem kolommen op met de statushistorie en de timestamp van elke wijziging. Voeg kolommen toe voor de profielen van de sollicitatie, vacature en persoon om alle vereiste en aanbevolen attributen op te halen.
Voeg belangrijke historievelden toe: De belangrijkste stap is het toevoegen van de velden voor de statushistorie. Ga in de kolomselectiestructuur naar Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Status (History) en voeg dit veld toe. Voeg ook Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Updated Date (History) toe. Hierdoor ontstaat een rij voor elke statuswijziging die een sollicitatie heeft doorgemaakt.
Configureer de filters: Ga naar het tabblad Filters. Voeg een filter toe voor Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Updated Date (History) om het datumbereik van de extractie te bepalen. Een gebruikelijk bereik is de afgelopen 3 tot 6 maanden, zodat de dataset beheersbaar blijft.
Sla de zoekopdracht op en voer deze uit: Sla de zoekopdracht op met een duidelijke naam, zoals "ProcessMind Extraction - Application History". Voer de zoekopdracht uit om de resultaten te bekijken en controleer of de data klopt. Je ziet meerdere rijen voor één sollicitatie, die het verloop door de workflow weergeven.
Exporteer de data handmatig: Gebruik de functie Export om de data meteen op te halen. Selecteer CSV of een tekstindeling met scheidingstekens. Het bestand wordt rechtstreeks naar je computer gedownload.
Plan automatische exports in, aanbevolen: Plan de opgeslagen zoekopdracht voor doorlopende analyses zo in dat deze automatisch wordt uitgevoerd. Ga naar de opgeslagen zoekopdracht, selecteer het menu Bewerken of Acties en zoek de optie Schedule. Stel de frequentie in, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks, en kies de leveringsmethode. Selecteer voor automatisering SFTP als bestemming en geef de gegevens van je SFTP-server op.
Zet onbewerkte statussen om naar activiteiten: De geëxporteerde data bevat iCIMS-specifieke statusnamen, zoals 'C5 - Phone Screen' en 'D2 - Offer Sent'. Voer buiten iCIMS een transformatiestap uit. Gebruik een script, ETL-tool of Excel VLOOKUP om deze onbewerkte statussen te koppelen aan de vereiste standaardwaarden voor ActivityName, zoals 'Candidate Phone Screened' en 'Offer Extended'.
Rond het event log af: Hernoem de kolommen in het getransformeerde bestand zodat ze overeenkomen met het ProcessMind-schema, zoals JobApplicationId en ActivityName. Zorg dat de datumnotatie voor ActivityStartTime een standaard ISO-notatie gebruikt. Het bestand kan nu worden geüpload.

Configuratie

Zoektype: Het primaire zoektype moet Recruiting Workflow zijn. Dit is het enige standaardobject dat toegang geeft tot de historische statuswijzigingen die je nodig hebt voor een event log.
Belangrijke kolommen: Neem de historische kolommen Status (History) en Updated Date (History) op. Zonder deze kolommen krijg je alleen de huidige status van elke sollicitatie, niet het procesverloop.
Filter op periode: Gebruik altijd een filter op Updated Date (History) om de hoeveelheid data te beperken en de prestaties te verbeteren. Overweeg voor de eerste lading een periode van 6 tot 12 maanden. Gebruik voor vervolgladingen een korter, doorlopend venster.
Uitvoerindeling: Kies bij exporteren of inplannen voor CSV. Dat werkt goed met datatransformatietools en een rechtstreekse upload naar ProcessMind.
Vereisten: De gebruiker die het rapport uitvoert, heeft in iCIMS rechten nodig voor Reporting & Analytics en toegang tot data in het Recruiting Workflow-profiel. Voor geplande exports zijn SFTP-inloggegevens en een geconfigureerde SFTP-site nodig.

a Voorbeeldquery sql

/*
iCIMS Reporting is configured through a user interface, not a direct script. 
This represents the configuration of the columns and the logic required to map statuses.
The user must configure these settings in the 'Filters' and 'Output' tabs of the iCIMS search creation tool.
*/

// SEARCH TYPE
Recruiting Workflow Search

// FILTERS
// Apply a date range to the history updated date to control the export size.
{
  "field": "Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Updated Date (History)",
  "operator": "is between",
  "values": ["[Start Date]", "[End Date]"]
}

// OUTPUT COLUMNS AND TRANSFORMATION LOGIC
// The following defines the columns to add in the 'Output' tab and the required post-export mapping.

SELECT
  -- Required Attributes
  w.SystemId                                    AS JobApplicationId,      -- Path: Recruiting Workflow Profile -> System ID
  w.UpdatedDate_History                         AS ActivityStartTime,     -- Path: Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Updated Date (History)

  -- ActivityName must be generated by mapping the raw status history in a post-processing step.
  CASE w.Status_History
    WHEN '[Your 'Application Received' Status]'       THEN 'Application Received'
    WHEN '[Your 'Application Screened' Status]'      THEN 'Application Screened'
    WHEN '[Your 'Phone Screened' Status]'         THEN 'Candidate Phone Screened'
    WHEN '[Your 'Submitted to HM' Status]'          THEN 'Candidate Submitted To Hiring Mgr'
    WHEN '[Your '1st Interview Scheduled' Status]'    THEN 'First Interview Scheduled'
    WHEN '[Your '1st Interview Conducted' Status]'   THEN 'First Interview Conducted'
    WHEN '[Your 'Feedback Submitted' Status]'       THEN 'Feedback Submitted'
    WHEN '[Your '2nd Interview Scheduled' Status]'    THEN 'Second Interview Scheduled'
    WHEN '[Your 'Offer Extended' Status]'           THEN 'Offer Extended'
    WHEN '[Your 'Offer Accepted' Status]'           THEN 'Offer Accepted'
    WHEN '[Your 'Background Check' Status]'         THEN 'Background Check Initiated'
    WHEN '[Your 'Hired' Status]'                    THEN 'Candidate Hired'
    WHEN '[Your 'Offer Rejected' Status]'           THEN 'Offer Rejected'
    WHEN '[Your 'Rejected by Company' Status]'      THEN 'Application Rejected By Company'
    WHEN '[Your 'Candidate Withdrew' Status]'       THEN 'Candidate Withdrew Application'
    ELSE w.Status_History  -- Keep original status if no map exists to identify gaps
  END                                             AS ActivityName,          -- Path: Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Status (History)

  -- Recommended Attributes
  job.Recruiter.FullName                        AS Recruiter,             -- Path: Job Profile -> Detail Tab -> Recruiter -> Full Name: First Last
  job.HiringManager.FullName                    AS HiringManager,         -- Path: Job Profile -> Detail Tab -> Hiring Manager -> Full Name: First Last
  job.SystemId                                  AS JobRequisitionId,      -- Path: Job Profile -> System ID
  job.Department                                AS Department,            -- Path: Job Profile -> Detail Tab -> Department
  w.Source                                        AS ApplicationSource,     -- Path: Recruiting Workflow Profile -> Detail Tab -> Source
  w.Status                                      AS ApplicationStatus      -- Path: Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Status

FROM 
  RecruitingWorkflowSearch w
  JOIN JobProfile job ON w.JobId = job.SystemId

Stappen

Vereisten en omgeving instellen: Zorg dat Python 3.6 of nieuwer op je systeem is geïnstalleerd. Installeer de benodigde Python-bibliotheken pandas en requests door pip install pandas requests uit te voeren in de opdrachtregel of terminal. Deze bibliotheken zijn nodig voor API-aanroepen en het verwerken van de data.
iCIMS API-inloggegevens ophalen: Log in op je iCIMS-account met beheerdersrechten. Ga naar Admin > System Configuration > System > API Credentials om een nieuw gebruikersprofiel voor API-toegang aan te maken. Geef deze gebruiker de rol 'API User'. Bewaar de Customer ID, Username en Password veilig.
Het Python-script instellen: Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_icims_log.py. Open het bestand en vul bovenaan de placeholdervariabelen in met je Customer ID, Username en Password. Pas START_DATE en END_DATE aan om de gewenste periode voor de data-extractie te bepalen.
De koppeling van status naar activiteit aanpassen: Dit is de belangrijkste stap. Controleer het woordenboek STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING in het script. Werk samen met je iCIMS-beheerder om de specifieke iCIMS-workflowstatussen van je organisatie, zoals 'C2468' en 'C9876', te koppelen aan de gestandaardiseerde activiteitnamen voor het event log, zoals 'Application Screened' en 'Offer Extended'. Het script bevat placeholders voor alle 15 vereiste activiteiten.
Het extractiescript uitvoeren: Voer het script vanuit je terminal uit met de opdracht python extract_icims_log.py. Het script meldt zich aan bij de iCIMS API, haalt de sollicitatiedata op en toont voortgang in de console, inclusief het aantal verwerkte sollicitaties.
Paginering en data-ophaling verwerken: Het script verwerkt API-paginering automatisch en doet meerdere verzoeken om alle sollicitaties binnen de opgegeven periode op te halen. Voor elke sollicitatie haalt het de volledige statusgeschiedenis op om het event log op te bouwen.
De uitvoer van het script controleren: Na een succesvolle uitvoering meldt het script dat de extractie is afgerond en de data is opgeslagen. Zoek naar het bestand icims_recruitment_event_log.csv in dezelfde map als waarin je het script hebt uitgevoerd.
Data voorbereiden voor ProcessMind: Open het gegenereerde CSV-bestand. Controleer of het de vereiste kolommen JobApplicationId, ActivityName en ActivityStartTime bevat, samen met de aanbevolen attributen. Het bestand heeft nu de juiste indeling om rechtstreeks naar ProcessMind te uploaden voor analyse.

Configuratie

API-inloggegevens: Je hebt een aparte API-gebruiker met de juiste rechten nodig. In het configuratiegedeelte van het script vul je de Customer ID, Username en Password in.
Koppeling van status naar activiteit: De kern van de extractie is een Python-woordenboek (STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING) dat de specifieke iCIMS-workflowstatussen of -ID's van je organisatie omzet naar gestandaardiseerde activiteitnamen. Deze configuratie moet zorgvuldig worden ingesteld en bijgewerkt als je recruitmentworkflows veranderen.
Periode: Stel in het script START_DATE en END_DATE in met de indeling 'YYYY-MM-DD'. Hiermee filter je sollicitaties op basis van hun laatste updated timestamp. Voor een eerste analyse raden we een periode van 3 tot 6 maanden aan, zodat de hoeveelheid data en de prestaties in balans blijven.
API-endpoint: Het script gebruikt het endpoint search/jobprofiles, de standaardmanier om sollicitatiedata op te halen. Het zoekt naar sollicitaties die binnen de opgegeven periode zijn bijgewerkt.
Prestaties en rate limiting: Het script doet veel opeenvolgende API-aanroepen. Bij zeer grote datasets kan dit tijd kosten en kun je tegen de API-limieten van iCIMS aanlopen. Voer de extractie daarom bij voorkeur buiten piekuren uit.

a Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
import json
import base64
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION --- 
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your iCIMS credentials and customer ID
ICIMS_CUSTOMER_ID = class="hl-string">'[Your Customer ID]'
ICIMS_USERNAME = class="hl-string">'[Your API Username]'
ICIMS_PASSWORD = class="hl-string">'[Your API Password]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction (YYYY-MM-DD)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: Configure this mapping based on your iCIMS workflow statuses.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The keys should be the class="hl-string">'id' or class="hl-string">'value' from the status object in the API response.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The values are the standardized activity names for the event log.
STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Example Format: class="hl-string">'[iCIMS Status ID or Value]': class="hl-string">'[Activity Name]'
    class="hl-string">'D10100': class="hl-string">'Application Received',
    class="hl-string">'C21520': class="hl-string">'Application Screened',
    class="hl-string">'C21540': class="hl-string">'Candidate Phone Screened',
    class="hl-string">'C21580': class="hl-string">'Candidate Submitted To Hiring Mgr',
    class="hl-string">'C21600': class="hl-string">'First Interview Scheduled',
    class="hl-string">'C21620': class="hl-string">'First Interview Conducted',
    class="hl-string">'C51630': class="hl-string">'Feedback Submitted',
    class="hl-string">'C21640': class="hl-string">'Second Interview Scheduled',
    class="hl-string">'C22500': class="hl-string">'Offer Extended',
    class="hl-string">'C22520': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'C22560': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'C23000': class="hl-string">'Candidate Hired',
    class="hl-string">'C22540': class="hl-string">'Offer Rejected',
    class="hl-string">'C10220': class="hl-string">'Application Rejected By Company',
    class="hl-string">'C10120': class="hl-string">'Candidate Withdrew Application',
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SCRIPT LOGIC (No changes needed below this line) ---

BASE_URL = fclass="hl-string">'https://api.icims.com/customers/{ICIMS_CUSTOMER_ID}'

def get_auth_token(username, password):
    creds = fclass="hl-string">'{username}:{password}'
    return base64.b64encode(creds.encode(class="hl-string">'utf-8')).decode(class="hl-string">'utf-8')

def get_paginated_results(url, headers, payload):
    results = []
    next_url = url

    while next_url:
        try:
            response = requests.post(next_url, headers=headers, data=json.dumps(payload))
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            results.extend(data.get(class="hl-string">'searchResults', []))

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check for next page link
            next_url = None class=class="hl-string">"hl-comment"># Default to stop
            links = data.get(class="hl-string">'links', [])
            for link in links:
                if link.get(class="hl-string">'rel') == class="hl-string">'next':
                    next_url = link.get(class="hl-string">'url')
                    break class=class="hl-string">"hl-comment"># Found the next link, continue loop

            print(fclass="hl-string">"Retrieved {len(results)} applications so far...")

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data: {e}")
            print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text}")
            break

    return results

def main():
    print(class="hl-string">"Starting iCIMS data extraction...")
    auth_token = get_auth_token(ICIMS_USERNAME, ICIMS_PASSWORD)
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Basic {auth_token}',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }

    search_url = fclass="hl-string">'{BASE_URL}/search/jobprofiles'
    search_payload = {
        class="hl-string">"filters": [
            {
                class="hl-string">"name": class="hl-string">"jobprofile.lastupdated",
                class="hl-string">"value": [fclass="hl-string">"{START_DATE} 00:00:00", fclass="hl-string">"{END_DATE} 23:59:59"],
                class="hl-string">"operator": class="hl-string">"="
            }
        ],
        class="hl-string">"columns": [class="hl-string">"person.id", class="hl-string">"job.id", class="hl-string">"status", class="hl-string">"id"]
    }

    print(fclass="hl-string">"Fetching applications updated between {START_DATE} and {END_DATE}...")
    applications = get_paginated_results(search_url, headers, search_payload)
    print(fclass="hl-string">"Total applications found: {len(applications)}")

    event_log = []
    processed_count = 0

    for app in applications:
        try:
            job_application_id = app.get(class="hl-string">'id')
            job_profile = app.get(class="hl-string">'jobprofile', {})

            class=class="hl-string">"hl-comment"># The full history is often included in the initial search result's status object
            status_history = job_profile.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'history', [])

            if not job_application_id or not status_history:
                continue

            job_details = job_profile.get(class="hl-string">'job', {})
            person_details = job_profile.get(class="hl-string">'person', {})

            recruiter_info = job_details.get(class="hl-string">'recruiters', [{}])[0]
            hiring_manager_info = job_details.get(class="hl-string">'hiringmanagers', [{}])[0]

            for history_item in status_history:
                status_id = history_item.get(class="hl-string">'id')
                if status_id in STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING:
                    activity_name = STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING[status_id]
                    timestamp_str = history_item.get(class="hl-string">'date')
                    
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Format timestamp to ISO 8601 with Z
                    dt_obj = datetime.strptime(timestamp_str, class="hl-string">'%B %d, %Y %I:%M:%S %p')
                    activity_start_time = dt_obj.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ')

                    event_data = {
                        class="hl-string">'JobApplicationId': job_application_id,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'ActivityStartTime': activity_start_time,
                        class="hl-string">'Recruiter': recruiter_info.get(class="hl-string">'fullname'),
                        class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager_info.get(class="hl-string">'fullname'),
                        class="hl-string">'JobRequisitionId': job_details.get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'Department': job_details.get(class="hl-string">'jobfolder'),
                        class="hl-string">'ApplicationSource': person_details.get(class="hl-string">'sourcename'),
                        class="hl-string">'ApplicationStatus': job_profile.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'value')
                    }
                    event_log.append(event_data)

            processed_count += 1
            if processed_count % 100 == 0:
                print(fclass="hl-string">"Processed {processed_count}/{len(applications)} applications...")

        except Exception as e:
            print(fclass="hl-string">"Error processing application {app.get('id')}: {e}")

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Please check your STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)
    output_filename = class="hl-string">'icims_recruitment_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')

    print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Klaar om aan de slag te gaan?

Met dit datatemplate ben je goed voorbereid om waardevolle inzichten in je recruitment- en talent-acquisitionproces te krijgen. Zo kun je je wervingsinspanningen optimaliseren en versnellen. Haal vandaag meer uit je iCIMS-data.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Verbeter iCIMS-recruitment en optimaliseer je werving

Vind knelpunten in iCIMS en verkort de recruitmentdoorlooptijd met 30%. Zie snel resultaat.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig In 5 minuten ingesteld

Jouw datatemplate voor recruitment en talent acquisition

Jouw datatemplate voor recruitment en talent acquisition

Attributen voor recruitment en talentwerving

Activiteiten voor recruitment en talentwerving

Extractiegidsen

Native rapportage en geplande zoekexport in iCIMS

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Aangepast Python-script met de iCIMS REST API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Verbeter iCIMS-recruitment en optimaliseer je werving

Jouw datatemplate voor recruitment en talent acquisition

Jouw datatemplate voor recruitment en talent acquisition

Attributen voor recruitment en talentwerving

Activiteiten voor recruitment en talentwerving

Extractiegidsen

Native rapportage en geplande zoekexport in iCIMS

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Aangepast Python-script met de iCIMS REST API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Verbeter iCIMS-recruitment en optimaliseer je werving

We respecteren je privacy