Template voor recruitment- en talentwervingsdata

De activiteitsnaam beschrijft een gebeurtenis die op een bepaald moment in een sollicitatietraject plaatsvond. Voorbeelden zijn 'Sollicitatie ontvangen', 'Eerste sollicitatiegesprek gevoerd' en 'Aanbod gedaan'. Deze activiteiten vormen samen de opeenvolgende stappen van het wervingsproces.

Dit attribuut is essentieel voor process mining, omdat het de knooppunten in de proceskaart bepaalt. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, zie je hoe het wervingsproces in de praktijk verloopt. Je ontdekt veelvoorkomende en alternatieve routes en vindt bottlenecks of herstelwerk.

Dit attribuut bepaalt de stappen van het proces. Daarmee kun je een proceskaart maken, de processtroom analyseren en afwijkingen van de standaardprocedure voor werving vinden.

Meestal afgeleid van statuswijzigingen in het Recruiting Workflow Profile in iCIMS. De organisatie kan de statussen en categorieën vaak zelf aanpassen.

De ID van de sollicitatie is de basis voor de analyse van het wervingsproces en dient als case-ID. Elke ID staat voor het traject van één kandidaat voor een specifieke vacature, vanaf de eerste sollicitatie tot en met de screening, gesprekken en afhandeling van het aanbod.

Bij process mining gebruik je dit attribuut om alle bijbehorende activiteiten samen te brengen in één doorlopend proces. Door processen te analyseren op basis van de sollicitatie-ID kun je de wervingsfunnel duidelijk in beeld brengen, doorlooptijden nauwkeurig berekenen en verschillen tussen de trajecten van kandidaten vinden.

Dit attribuut is nodig om het volledige traject van één sollicitatie te volgen. Zo kun je per kandidaat de tijd tot aanstelling, uitvalpercentages en naleving van het proces analyseren.

Dit is meestal de primaire sleutel van een sollicitatierecord in iCIMS. Raadpleeg de API’s Person of Recruiting Workflow Profile.

Dit attribuut bevat de datum en tijd van elke activiteit, bijvoorbeeld wanneer een sollicitatie is beoordeeld of een gesprek is ingepland. Timestamps zijn nodig om te begrijpen wanneer processtappen plaatsvinden en hoelang ze duren.

Bij process mining gebruik je deze timestamp om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en zo de werkelijke processtroom zichtbaar te maken. De timestamp vormt de basis voor alle tijdsanalyses, zoals het berekenen van doorlooptijden tussen activiteiten, het vinden van vertragingen en het volgen van prestaties ten opzichte van serviceafspraken.

Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen aan. Dat is nodig om de procesduur te berekenen, bottlenecks te vinden en het verloop van het wervingsproces te begrijpen.

Deze informatie is meestal te vinden in het auditspoor of de geschiedenislogboeken van een Recruiting Workflow Profile in iCIMS.

Dit attribuut geeft aan bij welke afdeling de vacature hoort, bijvoorbeeld Engineering, Marketing of Sales. Zo krijgt de vacature een plek binnen de organisatie.

Afdelingsinformatie is een nuttige dimensie voor analyses. Je kunt KPI’s zoals ‘Time to Hire’ en ‘Offer Acceptance Rate’ per afdeling uitsplitsen. Zo zie je waar verschillen zitten in het wervingsproces en de efficiëntie. Daarmee wordt duidelijk welke afdelingen hun processen goed op orde hebben en waar ondersteuning nodig is.

Hiermee kun je de prestaties van verschillende bedrijfseenheden vergelijken en verschillen in wervingsefficiëntie en bottlenecks zichtbaar maken.

Deze informatie staat meestal in het functieprofiel dat in iCIMS aan de Job Requisition ID is gekoppeld. De gegevens kunnen ook gekoppeld zijn aan de organisatiestructuur.

De hiring manager is de persoon voor wiens team de vacature wordt ingevuld. Deze belangrijke betrokkene beoordeelt kandidaten, voert gesprekken en neemt de uiteindelijke beslissing over de aanstelling.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Feedbackcyclus van de hiring manager'. Door per hiring manager de tijd tussen een gesprek en het indienen van feedback te volgen, kunnen organisaties vertragingen in de besluitvorming vinden en terugdringen. Zo kan het hele wervingsproces sneller verlopen.

Dit attribuut helpt de betrokkenheid en efficiëntie van hiring managers te analyseren, vooral bij het tijdig geven van feedback. Dat is een veelvoorkomende oorzaak van vertraging.

Meestal opgeslagen in het Job Profile dat in iCIMS aan de vacature is gekoppeld.

Dit attribuut geeft aan welke recruiter primair aan de sollicitatie is toegewezen. Deze persoon screent doorgaans kandidaten, coördineert gesprekken en beheert het proces.

Analyse per recruiter is nodig voor het dashboard 'Overzicht van recruiterprestaties'. Je kunt de prestaties van individuele recruiters en teams beoordelen aan de hand van metrieken zoals de tijd tot de eerste screening, het percentage afgeronde gesprekken en het aantal succesvolle aanstellingen. Zo vind je goede werkwijzen en onderwerpen waarvoor extra training nodig is.

Dit attribuut is belangrijk om de werkdruk en prestaties van recruiters te beoordelen en verbeteringen en de inzet van middelen gericht aan te pakken.

Deze informatie staat vaak in het Recruiting Workflow Profile of het bijbehorende Job Profile in iCIMS. De gegevens zijn gekoppeld aan de gebruiker die bepaalde acties heeft uitgevoerd.

Dit attribuut geeft aan waar de sollicitatie vandaan komt, bijvoorbeeld via de Bedrijfswebsite, LinkedIn, een aanbeveling van een medewerker of een vacaturesite. Het laat zien hoe kandidaten vacatures vinden en erop solliciteren.

Deze informatie is essentieel voor het dashboard ‘Rendement van wervingskanalen’. Door het aantal sollicitaties en vooral het aantal aangenomen kandidaten per bron te analyseren, zie je welke kanalen het meeste opleveren. Zo kun je het budget voor wervingsmarketing beter verdelen en je richten op de effectiefste bronnen.

Hiermee meet je hoe effectief de verschillende wervingskanalen zijn en kun je de kanaalstrategie en het budget aanpassen.

Deze data wordt vastgelegd in het sollicitatieprofiel van de kandidaat in iCIMS. De kandidaat selecteert de bron vaak zelf, of deze wordt bijgehouden via URL-parameters.

Dit attribuut geeft de eindstatus van een sollicitatie aan: de kandidaat is aangenomen, afgewezen door het bedrijf of heeft de sollicitatie ingetrokken. Het markeert de laatste gebeurtenis in het wervingsproces.

Dit attribuut is belangrijk voor analyses van de uitkomsten. Je gebruikt het om conversiepercentages, acceptatiepercentages van aanbiedingen en uitvalpercentages te berekenen. Als je weet wat er uiteindelijk met sollicitaties gebeurt, kun je het succes en de efficiëntie van het hele wervingsproces meten.

Dit attribuut bepaalt de uitkomst van het proces en is nodig om belangrijke cijfers, zoals het aanname- en afwijzingspercentage, te berekenen.

Dit is de eindstatus in het Recruiting Workflow Profile in iCIMS. Meestal wordt deze ingesteld wanneer een sollicitatie naar een definitieve status wordt verplaatst.

De vacature-ID koppelt meerdere sollicitaties aan één vacature. De ID staat voor de specifieke functie waarop kandidaten solliciteren en bevat gegevens zoals de functietitel, afdeling en locatie.

Bij analyses gebruik je deze ID om alle sollicitaties voor dezelfde functie te groeperen en te vergelijken. Zo krijg je zicht op alle kandidaten voor één functie en kun je beoordelen hoe effectief het wervingsproces voor verschillende soorten functies is.

Met dit attribuut groepeer je alle sollicitaties voor dezelfde functie. Zo kun je de volledige wervingsfunnel voor een specifieke vacature analyseren.

Deze ID is een vast onderdeel van het Job Profile in iCIMS en is gekoppeld aan elke sollicitatie voor de functie.

Dit attribuut bevat de geldwaarde van het arbeidsvoorwaardenpakket dat aan een kandidaat wordt aangeboden. Meestal wordt het vastgelegd wanneer de activiteit ‘Aanbod gedaan’ plaatsvindt.

Deze data is nuttig voor het dashboard ‘Trends in acceptatie van aanbiedingen’. Door acceptatiepercentages te vergelijken met het aangeboden bedrag en de resultaten uit te splitsen naar bijvoorbeeld functietitel of afdeling, zie je hoe concurrerend de arbeidsvoorwaarden zijn. Zo kun je nagaan of kandidaten aanbiedingen afwijzen vanwege de vergoeding en bepalen of de salarisschalen moeten worden aangepast.

Dit geeft context bij analyses van acceptatiepercentages en laat zien welke invloed de vergoeding heeft op het succes van de werving.

Deze informatie staat vaak op het tabblad ‘Offer’ of in gerelateerde velden van het Recruiting Workflow Profile in iCIMS.

Dit attribuut geeft aan in welke brontoepassing de recruitmentdata is aangemaakt en opgeslagen. Voor dit proces is de waarde altijd 'iCIMS' of een specifiekere aanduiding van de iCIMS-omgeving.

Bij een analyse van één systeem lijkt deze waarde misschien altijd hetzelfde. Het attribuut wordt belangrijk wanneer je data uit meerdere systemen samenvoegt, bijvoorbeeld recruitmentdata uit iCIMS met HRIS-data uit een ander systeem. Het maakt de herkomst van de data inzichtelijk en helpt problemen met data-integratie op te lossen.

Dit attribuut geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance en bij het combineren van data uit meerdere HR-systemen.

Dit is een vaste waarde ('iCIMS') die tijdens de data-extractie en -transformatie moet worden toegevoegd.

De eindtijd van een activiteit geeft aan wanneer een gebeurtenis is afgelopen. Bij veel afzonderlijke gebeurtenissen, zoals 'Aanbod gedaan', kan de eindtijd gelijk zijn aan de starttijd. Bij activiteiten met een bepaalde duur, zoals een gesprek, kan de eindtijd verschillen.

Met dit attribuut bereken je hoelang een activiteit precies duurt, oftewel de verwerkingstijd. Door de verwerkingstijd te analyseren, zie je welke taken de meeste tijd kosten, los van de wachttijd tussen taken.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van een activiteit berekenen en actieve werktijd onderscheiden van wachttijd.

Net als de starttijd is deze informatie te vinden in het auditspoor of de geschiedenislogboeken van iCIMS. Als er maar één timestamp van een gebeurtenis beschikbaar is, moet je de eindtijd mogelijk afleiden.

De functietitel is de officiële naam van de vacature, zoals ‘Software Engineer’ of ‘Product Manager’. Deze geeft meer informatie over de functie dan alleen de afdeling of functiefamilie.

Dit attribuut wordt vaak gebruikt om wervingsdata te filteren en uit te splitsen. Zo kan een analyse van ‘Time to Hire’ per functietitel laten zien dat bepaalde functies, vooral senior- of specialistische functies, veel langer openstaan. Op basis daarvan kun je de wervingsstrategie per type functie aanpassen.

Hiermee kun je specifieke functies gedetailleerd analyseren en vergelijken. Sommige functies brengen eigen wervingsuitdagingen en doorlooptijden met zich mee.

Dit is een standaardveld in het functieprofiel in iCIMS.

Het attribuut ‘Is herstelwerk’ is een booleaanse vlag die op true wordt gezet als een specifieke activiteit meer dan één keer binnen dezelfde case plaatsvindt. Als een kandidaat bijvoorbeeld twee keer de fase ‘Eerste gesprek’ doorloopt, wordt de tweede keer als herstelwerk gemarkeerd.

Dit attribuut is nuttig voor de analyse ‘Procescompliance en varianten’. Het maakt inefficiënties, dubbel werk en afwijkingen van het standaardproces snel zichtbaar. Door herstelwerk op te sporen en te meten, kun je het proces verbeteren, verspilde inspanning verminderen en de ervaring van kandidaten verbeteren.

Door herhaalde stappen op te sporen, kun je inefficiënties in het proces meten. Zulke herhalingen wijzen vaak op problemen of afwijkingen van het standaardproces.

De process mining-tool berekent dit attribuut door te controleren of er voor een bepaalde JobApplicationId al een activiteit met dezelfde naam heeft plaatsgevonden.

De kandidaat-ID is een unieke code voor een persoon in de talentpool. Deze verschilt van de Job Application ID. Eén kandidaat kan meerdere sollicitaties hebben, maar de kandidaat-ID blijft hetzelfde.

Dit attribuut is vooral nuttig voor de analyse ‘Dubbele screening opsporen’. Door activiteiten op kandidaat-ID te groeperen, kun je zien of dezelfde persoon onnodig meerdere keren voor verschillende functies wordt gescreend. Ook krijg je zo een vollediger beeld van de contactgeschiedenis van een kandidaat met het bedrijf.

Hiermee identificeer je een persoon uniek. Zo kun je het verloop van meerdere sollicitaties van dezelfde kandidaat analyseren en dubbel werk opsporen.

Dit is de primaire identificatiecode voor het Person Profile in iCIMS.

Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit iCIMS is opgehaald. Het geeft niet aan wanneer de gebeurtenis plaatsvond, maar wanneer het record voor het laatst met de process mining-tool is gesynchroniseerd.

Zo zie je hoe actueel de data is die je analyseert. Je kunt nagaan of je naar realtime informatie kijkt of naar een momentopname. Dat is belangrijk voor de relevantie en nauwkeurigheid van de analyse.

Dit attribuut laat zien hoe actueel de data is, zodat analyses en beslissingen op recente informatie zijn gebaseerd.

De ETL-pipeline voor data-extractie, -transformatie en -laden moet deze timestamp bij elke uitvoering genereren en vastleggen.

Dit attribuut geeft het land aan dat bij de vacature hoort. Zo krijgt het wervingsproces een geografische context.

Voor internationale organisaties is het belangrijk om het wervingsproces per land te analyseren. Zo worden regionale verschillen zichtbaar in doorlooptijden, de effectiviteit van wervingskanalen en compliance. Deze analyse helpt bij het opstellen van wervingsstrategieën per locatie en bij het bepalen van realistische prestatiedoelen per regio.

Hiermee kun je het wervingsproces geografisch uitsplitsen, regionale prestatieverschillen zien en werken aan standaardisatie van processen wereldwijd.

Dit staat bij de locatiegegevens in het functieprofiel in iCIMS.

Als een sollicitatie wordt afgewezen, geeft dit attribuut de specifieke reden aan, bijvoorbeeld ‘Past niet bij de bedrijfscultuur’, ‘Mist de vereiste vaardigheden’ of ‘De functie is ingevuld door een andere kandidaat’. De recruiter of hiring manager kiest de reden meestal uit een vooraf bepaalde lijst.

Een analyse van afwijsredenen geeft waardevolle feedback over het wervingsproces. Zo kunnen problemen met functieomschrijvingen aan het licht komen, net als een lagere kwaliteit van kandidaten uit bepaalde bronnen of verbeterpunten in de screening. Daarmee kun je de wervingsstrategie aanscherpen en de kwaliteit van de kandidatenpool verbeteren.

Dit geeft inzicht in waarom kandidaten niet verder komen. Zo kun je functieomschrijvingen, wervingsbronnen en screeningscriteria verbeteren.

Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een kandidaat in de Recruiting Workflow in iCIMS de status ‘Afgewezen’ krijgt.

De doorlooptijd meet hoelang het volledige wervingsproces voor één sollicitatie duurt. Je berekent deze door de timestamp van de eerste gebeurtenis, bijvoorbeeld ‘Sollicitatie ontvangen’, af te trekken van die van de laatste gebeurtenis, zoals ‘Kandidaat aangenomen’ of ‘Sollicitatie afgewezen’.

Dit is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van het hele proces. In het dashboard ‘Prestaties van de wervingstijd’ zie je hoelang het duurt om functies in te vullen. Door de doorlooptijd te analyseren, spoor je langdurige processen op en kun je streefwaarden bepalen voor verbeteringen.

Deze berekende metriek is een belangrijke indicator voor de efficiëntie van het proces en voor dashboards die de tijd tot aanname volgen.

Dit attribuut is niet rechtstreeks beschikbaar in iCIMS. De process mining-tool berekent het door per JobApplicationId het verschil te nemen tussen de hoogste en laagste ActivityStartTime.

De werklocatie geeft meer geografische details dan alleen het land. Meestal gaat het om de stad, staat of het specifieke kantoor.

Met dit attribuut kun je regionale verschillen gedetailleerder analyseren. Zo kun je de ‘Time to Hire’ tussen steden vergelijken en inzicht krijgen in lokale marktomstandigheden en wervingsuitdagingen. Ook helpt het bij de personeelsplanning voor regionale wervingsteams.

Hiermee kun je prestaties per kantoor of stad vergelijken en geografische verschillen in detail analyseren.

Dit staat in de locatievelden van het functieprofiel in iCIMS.