> Continu verbeteren van processen > Record to Report: periodeafsluiting en afstemming > Workiva > Datatemplate

De datatemplate voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Workiva

Attributen voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie(18) Activiteiten voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie(14) Extractiegidsen(3)

De datatemplate voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Deze template geeft je een duidelijk stappenplan voor het verzamelen van de data die nodig is om het proces Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie te analyseren. Je ziet welke attributen je verzamelt, welke activiteiten je volgt en hoe je deze informatie uit Workiva haalt. Gebruik deze bron om de data klaar te maken voor procesanalyse en optimalisatie.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Instructies voor data-extractie uit Workiva

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log waarmee je het proces Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie grondig kunt analyseren.

5 Verplicht 6 Aanbevolen 7 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de specifieke taak of gebeurtenis die plaatsvond tijdens het periodeafsluitingsproces.
Beschrijving De activiteitsnaam beschrijft een stap in de Record to Report-workflow, zoals ‘Source Data Imported’ of ‘Reconciliation Submitted for Review’. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart en krijgen een timestamp zodat de volgorde van gebeurtenissen zichtbaar is. Activiteiten analyseren is een belangrijk onderdeel van process mining. Je kunt de processtroom visualiseren, de volgorde van taken herkennen, afwijkingen van de standaardprocedure opsporen en de frequentie en duur van elke stap meten. Zo vind je bottlenecks, herstelwerkloops en kansen voor automatisering. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut vormt de kern van de proceskaart en maakt het mogelijk de volgorde van stappen in de afsluitingscyclus te visualiseren en analyseren. Waar vind je dit? Dit wordt meestal vastgelegd in het auditspoor, taakbeheer of de workflowlogboeken van Workiva, en is gekoppeld aan specifieke afsluitings- of reconciliatietaken. Voorbeelden Periodeafsluiting gestartReconciliatie ingediend ter beoordelingCorrectieboeking geboektFinanciële overzichten gegenereerd
	Financiële periode FinancialPeriod	De unieke identificatiecode voor een specifieke financiële rapportagecyclus, zoals een maand of kwartaal. Deze dient als case voor het afsluitingsproces aan het einde van de periode.
Beschrijving De financiële periode is de belangrijkste case-identificatiecode die alle activiteiten groepeert voor het afsluiten van de boekhouding binnen een bepaalde periode. ‘2024-Q1’ of ‘2024-03’ staat bijvoorbeeld voor één case. In process mining geeft analyse per financiële periode een volledig beeld van de hele Record to Report-cyclus. Je kunt afsluitingsprocessen uit verschillende perioden vergelijken om trends te herkennen, verbeteringen in de doorlooptijd te meten en terugkerende bottlenecks op te sporen. Door elke periode als case te behandelen, kunnen organisaties procesvarianten en de naleving van standaardprocedures in de loop van de tijd analyseren. Waarom dit belangrijk is Dit is de essentiële case-identificatiecode voor de analyse. Hiermee kun je de afsluitingscyclus van elke periode van begin tot eind meten en vergelijken. Waar vind je dit? Dit wordt meestal afgeleid uit de context van de rapportageperiode in de financiële rapportage- of afsluitingsbeheermodules van Workiva. Raadpleeg de Workiva-documentatie voor specifieke veldnamen. Voorbeelden 2024-032024-Q1FY2023-P12Apr 2024
	Gebeurtenistimestamp EventTimestamp	De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis is vastgelegd.
Beschrijving De gebeurtenistimestamp geeft aan wanneer een activiteit plaatsvond. Deze is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de tijd ertussen te berekenen. Een volledig event log bevat voor elke activiteit een timestamp, van ‘Period Close Initiated’ tot ‘Period Close Completed’. Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdsanalyses in process mining. Je gebruikt hem om doorlooptijden, wachttijden en verwerkingstijden te berekenen. Die zijn belangrijk voor dashboards zoals ‘Period Close End-to-End Cycle Time’ en ‘Reconciliation Bottleneck Analysis’. Zonder nauwkeurige timestamps is een zinvolle procesanalyse niet mogelijk. Waarom dit belangrijk is De timestamp bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Dat is nodig om alle tijdsgebonden metrieken, zoals doorlooptijden, te berekenen en procesvertragingen op te sporen. Waar vind je dit? Te vinden in event logs, auditsporen of transactieregistraties in Workiva. De timestamp komt overeen met het moment waarop een taak is aangemaakt of afgerond. Voorbeelden 2024-04-01T09:00:00Z2024-04-05T14:32:15Z2024-04-10T11:05:00Z
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de gebeurtenisgegevens oorspronkelijk afkomstig zijn.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke applicatie of welk platform de gegevens heeft gegenereerd. Voor deze analyse is dat meestal ‘Workiva’, maar je kunt er ook gegevens mee onderscheiden die uit andere systemen, zoals een ERP, zijn geïmporteerd. In een omgeving met meerdere systemen helpt kennis van het bronsysteem om de herkomst van gegevens te begrijpen en de datakwaliteit te beoordelen. Bij inconsistenties helpt dit bij de oorzaakanalyse en geeft het context over hoe een activiteit is uitgevoerd. Waarom dit belangrijk is Dit geeft belangrijke context over de herkomst van gegevens. Dat is van belang voor gegevensvalidatie en om de technologische omgeving van het proces te begrijpen. Waar vind je dit? Deze waarde wordt meestal ingesteld tijdens de data-extractie en -transformatie om de herkomst van de records aan te geven. Voorbeelden WorkivaSAP S/4HANAOracle NetSuite
	Laatste gegevensupdate LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de gegevens voor het proces voor het laatst zijn vernieuwd.
Beschrijving Dit attribuut legt vast wanneer de dataset voor het laatst vanuit het bronsysteem is bijgewerkt. Het is een metadataveld dat bij elke vernieuwing op de volledige dataset wordt toegepast. Door de timestamp van de laatste gegevensupdate op een dashboard te tonen, weten gebruikers hoe actueel de gegevens zijn. Zo begrijpen ze hoe recent de inzichten zijn. Dit is ook belangrijk voor operationele monitoring. Waarom dit belangrijk is Laat gebruikers zien hoe actueel de gegevens zijn, zodat ze de analyse in de juiste context kunnen plaatsen en weten wanneer de informatie voor het laatst is vernieuwd. Waar vind je dit? Dit wordt tijdens de data-extractie gegenereerd en opgeslagen door de datapijplijn of ETL-tool. Voorbeelden 2024-05-10T08:00:00Z2024-05-09T08:00:00Z
	Afdeling Department	De afdeling of het functionele team dat verantwoordelijk is voor de activiteit.
Beschrijving Dit attribuut geeft de bedrijfseenheid of afdeling aan, zoals ‘Corporate Accounting’ of ‘Internal Audit’, die bij de gebruiker of de activiteit hoort. Zo kun je procesgegevens op een hoger niveau samenvoegen. Analyse per afdeling is belangrijk voor het dashboard ‘Period Close Workload Distribution’ en om de procesprestaties tussen verschillende onderdelen van de organisatie te vergelijken. Je kunt hiermee structurele problemen binnen een afdeling opsporen, de efficiëntie van teams vergelijken en zien hoe overdrachten tussen afdelingen de totale doorlooptijden beïnvloeden. Waarom dit belangrijk is Je kunt de procesanalyse opdelen naar bedrijfsgebied, prestaties vergelijken en afdelingsspecifieke problemen opsporen. Waar vind je dit? Deze informatie kan zijn opgeslagen in het gebruikersprofiel in Workiva of gekoppeld zijn aan de metadata van de taak. Voorbeelden Noord-Amerika, Corporate AccountingEMEA Shared ServicesInterne auditFP&A
	Bedrijfscode CompanyCode	Een unieke identificatiecode voor de juridische entiteit waarvoor de financiële afsluiting wordt uitgevoerd.
Beschrijving De bedrijfscode staat voor een specifieke juridische entiteit binnen de organisatie. Financiële afsluitingsprocessen worden vaak per bedrijfscode uitgevoerd voordat de consolidatie plaatsvindt. Dit attribuut is belangrijk om processen van verschillende juridische entiteiten te filteren en te vergelijken. Het ondersteunt het dashboard ‘Reconciliation Status and Ageing’, waarmee je de analyse kunt inzoomen op één bedrijf. Zo ontdek je of bepaalde entiteiten steeds vertraging oplopen of vaker aanpassingen nodig hebben. Dat kan wijzen op proces- of gegevensproblemen bij die entiteit. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de efficiëntie en compliance van afsluitingsprocessen bij verschillende juridische entiteiten binnen de organisatie vergelijken. Waar vind je dit? Gekoppeld aan financiële gegevens, rekeningen en transacties in Workiva, waarschijnlijk overgenomen uit het bronsysteem voor ERP. Voorbeelden 1000US01DE015400
	Grootboekrekening GLAccount	Het nummer van de grootboekrekening die wordt gereconcilieerd of aangepast.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan om welke grootboekrekening het gaat bij een reconciliatie of journaalpost. Het biedt gedetailleerd inzicht in het afsluitingsproces. Analyse per grootboekrekening is belangrijk voor de dashboards ‘Reconciliation Bottleneck Analysis’ en ‘Reconciliation Status and Ageing’. Je ziet ermee welke rekeningen problemen opleveren, de meeste tijd kosten om te reconciliëren of de meeste aanpassingen vereisen. Zo kunnen teams verbeteringen richten op de gebieden met de grootste impact, zoals complexe rekeningen of rekeningen met een lage datakwaliteit. Waarom dit belangrijk is Dit geeft gedetailleerd inzicht in de prestaties van reconciliaties en helpt rekeningen op te sporen die vertraging veroorzaken of vaak aanpassingen vereisen. Waar vind je dit? Dit is een belangrijk veld in alle reconciliatie- of journaalpostgegevens in Workiva. Voorbeelden 11010012105003410000012300-001
	Reconciliatiecategorie ReconciliationCategory	De categorie of het type rekening dat wordt gereconcilieerd, zoals bankrekening of intercompany.
Beschrijving Dit attribuut groepeert grootboekrekeningen in logische categorieën voor analyse op een hoger niveau. Voorbeelden zijn ‘Cash’, ‘Fixed Assets’, ‘Accruals’ en ‘Intercompany’. Deze indeling helpt de procesprestaties voor verschillende soorten reconciliaties te begrijpen. Voor ‘Reconciliation Bottleneck Analysis’ is filteren op reconciliatiecategorie belangrijk. Je ziet hiermee of vertragingen zich op bepaalde gebieden concentreren, bijvoorbeeld of intercompany-reconciliaties steeds langer duren dan bankreconciliaties. Dit helpt bij gerichte procesverbeteringen die aansluiten op de specifieke uitdagingen per categorie. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de prestaties van reconciliaties voor verschillende soorten rekeningen samenvoegen en vergelijken, zodat bottlenecks per categorie zichtbaar worden. Waar vind je dit? Dit kan onderdeel zijn van de stamgegevens van het rekeningschema, die in Workiva kunnen worden beheerd of uit een ERP kunnen zijn overgenomen. Voorbeelden BankrekeningenIntercompanyVaste activaOverlopende postenVooruitbetaalde kosten
	Reconciliatiestatus ReconciliationStatus	De huidige status van een accountreconciliatie.
Beschrijving Dit attribuut volgt de status van een reconciliatie tijdens de workflow, bijvoorbeeld ‘Open’, ‘In Progress’, ‘Pending Approval’ of ‘Approved’. Het geeft een momentopname van de voortgang van reconciliatieactiviteiten. Dit is het belangrijkste attribuut voor het dashboard ‘Reconciliation Status and Ageing’. Managers kunnen openstaande en lopende items volgen, vastgelopen reconciliaties herkennen en werk prioriteren om deadlines te halen. Door statuswijzigingen in de tijd te volgen, zie je ook waar items lang wachten voordat ze naar de volgende status gaan. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de voortgang van reconciliaties realtime volgen en vastgelopen items opsporen en aanpakken, zodat de afsluiting op koers blijft. Waar vind je dit? Dit is een kernattribuut in de reconciliatie- of afsluitingsbeheermodules van Workiva. Voorbeelden OpenVoorbereidIngediend ter beoordelingGoedgekeurdAfgewezen
	Verantwoordelijke gebruiker ResponsibleUser	De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd of eraan is toegewezen.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wie verantwoordelijk is voor een specifieke taak in het periodeafsluitingsproces, bijvoorbeeld de persoon die een reconciliatie heeft voorbereid of de manager die deze heeft goedgekeurd. Het is belangrijk om de werkbelasting en prestaties te analyseren. De verantwoordelijke gebruiker is belangrijk voor het dashboard ‘Period Close Workload Distribution’. Managers zien hiermee hoe taken over teamleden zijn verdeeld, kunnen mogelijke overbelasting herkennen en de inzet van medewerkers evenwichtig verdelen. Ook kun je opleidingsbehoeften opsporen als bepaalde gebruikers vaak betrokken zijn bij herstelwerkloops of procesafwijkingen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de verdeling van de werkbelasting, gebruikersprestaties en de inzet van medewerkers analyseren. Dat helpt om de efficiëntie van het team te bewaken. Waar vind je dit? Meestal te vinden in het taakbeheer of de workflowlogboeken van Workiva, vaak met de aanduiding ‘Assigned To’, ‘Owner’ of ‘Completed By’. Voorbeelden j.doeasmithRobert.Paulsonuser123
	Aanpassingsbedrag AdjustmentAmount	De geldwaarde van een correctieboeking.
Beschrijving Dit attribuut bevat het financiële bedrag van een correctie. Je kunt hiermee bepalen hoe groot de impact is van wijzigingen tijdens de afsluiting. Met een analyse van het aanpassingsbedrag kun je bepalen welke correcties na de reconciliatie als eerste onderzocht moeten worden. Correcties met een hoog bedrag kunnen wijzen op belangrijke problemen in de onderliggende data of processen en vragen mogelijk om onmiddellijke aandacht. Dit attribuut ondersteunt de KPI ‘Aandeel handmatige correcties’: je analyseert correcties dan op basis van hun waarde in plaats van alleen op basis van het aantal. Waarom dit belangrijk is Zo wordt de financiële impact van correcties meetbaar en kunnen teams onderzoeken prioriteren op basis van de omvang ervan. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld in elke tabel met journaalposten in Workiva of een gekoppeld ERP-systeem. Voorbeelden 15250.75-500.00120000.00
	Correctie na goedkeuring IsPostApprovalAdjustment	Een berekende aanduiding die waar is als een correctieboeking is geboekt nadat de bijbehorende reconciliatie is goedgekeurd.
Beschrijving Deze booleaanse aanduiding wordt afgeleid uit de volgorde van gebeurtenissen. Als voor een rekening en financiële periode de activiteit ‘Correctieboeking geboekt’ plaatsvindt na ‘Reconciliatie beoordeeld en goedgekeurd’, wordt de aanduiding op waar gezet. Anders is de waarde onwaar. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Trends in correcties na reconciliatie’ en de KPI ‘Percentage correcties na reconciliatie’. Een hoog aantal van deze gebeurtenissen wijst op gebrekkige controle, een lage datakwaliteit in bronsystemen of problemen in het proces. Dit leidt tot extra herstelwerk en vergroot het compliancerisico. Waarom dit belangrijk is Brengt risicovolle correcties na goedkeuring in beeld en helpt problemen met procesbeheersing en datakwaliteit te meten. Waar vind je dit? Dit is geen bronveld. De waarde wordt afgeleid in de process mining-tool door timestamps van gerelateerde activiteiten met elkaar te vergelijken. Voorbeelden truefalse
	Doorlooptijd van de periodeafsluiting PeriodCloseCycleTime	De totale tijd vanaf de start tot de afronding van de periodeafsluiting voor één financiële periode.
Beschrijving Deze berekende metriek geeft de totale doorlooptijd van een periodeafsluiting weer. Je berekent deze door voor een financiële periode het tijdstip van de eerste activiteit (‘Periodeafsluiting gestart’) af te trekken van dat van de laatste activiteit (‘Periodeafsluiting afgerond’). Dit attribuut is de belangrijkste maatstaf voor het dashboard ‘Totale doorlooptijd van de periodeafsluiting’ en de bijbehorende KPI. Door de waarde in de tijd te volgen, kan het management zien wat procesverbeteringen opleveren en de efficiëntie van afsluitingen vergelijken tussen bedrijfseenheden of perioden. Het is een van de belangrijkste indicatoren op hoofdlijnen voor de prestaties van het proces. Waarom dit belangrijk is Deze KPI meet de algehele efficiëntie en snelheid van het volledige proces voor de periodeafsluiting, van begin tot eind. Waar vind je dit? In de process mining-tool wordt dit per case berekend door de vroegste starttijd af te trekken van de laatste eindtijd. Voorbeelden P10DT5HP8DT12HP12D
	Geautomatiseerd IsAutomated	Een aanduiding die aangeeft of de activiteit is uitgevoerd door een geautomatiseerd systeem of een menselijke gebruiker.
Beschrijving Met dit booleaanse attribuut maak je onderscheid tussen taken die het systeem automatisch uitvoert, zoals data-imports of automatisch gegenereerde rapporten, en taken die een gebruiker handmatig uitvoert. Dit attribuut is belangrijk om kansen voor meer automatisering te vinden. Door de verhouding tussen handmatige en geautomatiseerde taken en de bijbehorende verwerkingstijden te analyseren, kun je onderbouwen waarom terugkerende, tijdrovende stappen geautomatiseerd moeten worden. Ook kun je zo de efficiëntie van handmatig werk vergelijken met die van systeemactiviteiten. Waarom dit belangrijk is Maakt onderscheid tussen menselijke en systeemactiviteiten. Dat helpt om kansen voor automatisering te vinden en het effect van bestaande automatisering te meten. Waar vind je dit? Je kunt dit afleiden uit de gebruikers-ID die bij een activiteit hoort, bijvoorbeeld een ‘system’- of ‘bot’-gebruiker, of uit een specifieke aanduiding bij het activiteitstype. Voorbeelden truefalse
	Geplande einddatum TargetCompletionDate	De geplande datum of deadline voor het afronden van de periodeafsluiting.
Beschrijving De geplande einddatum is de interne of externe deadline waarop het periodeafsluitingsproces afgerond moet zijn. Deze datum dient als referentie om de daadwerkelijke prestaties mee te vergelijken. Deze datum is nodig om de KPI voor het percentage tijdige periodeafsluitingen te berekenen. Door de timestamp waarop de activiteit ‘Period Close Completed’ is afgerond te vergelijken met de geplande einddatum, kun je bepalen of de afsluiting op tijd, eerder of later klaar was. Dit is een belangrijke maatstaf voor de betrouwbaarheid van het proces en het halen van rapportagedeadlines. Waarom dit belangrijk is Dit is het uitgangspunt om te meten of de afsluiting op tijd is afgerond, een belangrijke indicator voor de betrouwbaarheid en voorspelbaarheid van het proces. Waar vind je dit? Deze datum wordt waarschijnlijk voor elke financiële periode ingesteld in de module voor afsluitingsbeheer of planning van Workiva. Voorbeelden 2024-04-102024-01-152023-10-12
	ID van journaalpost JournalEntryId	De unieke identificatiecode voor een correctiejournaalpost.
Beschrijving Dit attribuut geeft elke journaalpost die tijdens het afsluitingsproces is geboekt een unieke ID, vooral voor aanpassingen na reconciliaties. Zo kun je specifieke aanpassingen terugleiden naar de activiteiten waaruit ze voortkwamen. De ID van de journaalpost volgen is belangrijk voor het dashboard ‘Post-Reconciliation Adjustment Trends’. Je kunt hiermee het aantal handmatige aanpassingen bepalen en specifieke posten onderzoeken die laat in het proces zijn gemaakt. Deze traceerbaarheid helpt de oorzaken van aanpassingen te begrijpen en de kwaliteit van de oorspronkelijke gegevens te verbeteren. Waarom dit belangrijk is Dit biedt een unieke verwijzing naar elke financiële aanpassing, zodat je het aantal, de timing en de redenen voor handmatige boekingen gedetailleerd kunt analyseren. Waar vind je dit? Dit is een belangrijk veld in alle journaalpostgegevens in Workiva of het bronsysteem voor ERP. Voorbeelden JE202404-00123ADJ-593029100004567
	Reden van afwijzing RejectionReason	De reden die wordt opgegeven wanneer een reconciliatie of financieel overzicht tijdens de beoordeling wordt afgewezen.
Beschrijving Wanneer een item wordt afgewezen, geeft de beoordelaar meestal een reden op. Dit attribuut bevat de tekst of code die uitlegt waarom het item niet aan de goedkeuringscriteria voldeed, bijvoorbeeld ‘Onjuiste onderliggende documentatie’ of ‘Rekenfout’. Door afwijsredenen te analyseren, kun je veelvoorkomende fouten en herstelwerk herkennen. Door de redenen in categorieën in te delen en te tellen, kan het management bepalen waar procesverbeteringen, betere training voor voorbereiders of duidelijkere instructies nodig zijn. Deze gegevens helpen herstelwerkloops te verminderen en het percentage goedkeuringen in één keer te verhogen. Waarom dit belangrijk is Dit geeft direct inzicht in de oorzaken van herstelwerk en kwaliteitsproblemen en helpt gerichte trainingen en procesverbeteringen vorm te geven. Waar vind je dit? Deze informatie wordt waarschijnlijk vastgelegd in een opmerkingenveld of een vooraf gedefinieerde lijst wanneer een gebruiker in een Workiva-workflow de actie ‘Afwijzen’ uitvoert. Voorbeelden Ondersteunende documentatie ontbreektRekenfoutOnjuiste periodeBeleidsregel overtreden

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen voor het event log. Je hebt ze nodig om de financiële afsluiting nauwkeurig in kaart te brengen en te optimaliseren.

7 Aanbevolen 7 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Correctieboeking geboekt	Geeft aan dat op basis van bevindingen tijdens de reconciliatie een correctieboeking is aangemaakt en geboekt. Workiva kan journaalposten en hun status volgen.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is van groot belang voor de KPI voor het percentage aanpassingen na reconciliatie. Veel aanpassingen na goedkeuring van de reconciliatie kunnen wijzen op problemen met de kwaliteit van de brond gegevens of de procescontroles. Waar vind je dit? Dit is waarschijnlijk een expliciete gebeurtenis in de module voor journaalposten van Workiva, met een aanmaaktimestamp en een status die aangeeft dat de post is geboekt. Vastleggen Gebruik de timestamp waarop de status van een journaalpost op ‘Posted’ wordt gezet. Gebeurtenistype explicit
	Financiële overzichten gegenereerd	Geeft aan dat conceptversies van de financiële overzichten zijn aangemaakt, zoals de balans, winst-en-verliesrekening en het kasstroomoverzicht. Dit wordt vastgelegd wanneer de rapportdocumenten in Workiva worden gegenereerd.
Waarom dit belangrijk is Het tijdstip van deze activiteit is belangrijk voor de KPI voor de vertraging bij het genereren van financiële overzichten. Het markeert de overgang van gegevens verzamelen naar de productie van de definitieve rapporten. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid uit de aanmaaktimestamp of de timestamp van de laatste grote wijziging van de financiële overzichten of rapporten voor die periode in Workiva. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp of de timestamp van de laatste update van de belangrijkste financiële overzichten. Gebeurtenistype inferred
	Financiële overzichten goedgekeurd	De definitieve goedkeuring van de financiële overzichten door het senior management of de auditcommissie. Dit is de laatste grote goedkeuring voordat de periode officieel wordt afgesloten.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat de rapporten definitief zijn. De mijlpaal is nodig om de gemiddelde doorlooptijd van beoordeling en goedkeuring van de overzichten te meten. Waar vind je dit? Dit wordt waarschijnlijk vastgelegd met een elektronische handtekening, een certificeringsproces of een laatste statuswijziging naar ‘Approved’ op het hoofddocument of de hoofdtaak voor rapportage in Workiva. Vastleggen Timestamp van de laatste statuswijziging naar goedgekeurd of van de certificeringsgebeurtenis voor de financiële overzichten. Gebeurtenistype inferred
	Periodeafsluiting gestart	Deze activiteit markeert de officiële start van de financiële afsluiting voor een bepaalde periode. Meestal begint die wanneer een gebruiker in Workiva de checklist of workflow voor de periodeafsluiting aanmaakt of start.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het volledige proces. Hiermee kun je de totale doorlooptijd van begin tot eind van de periodeafsluiting nauwkeurig meten en vaststellen wanneer het proces officieel begint. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt waarschijnlijk afgeleid van de aanmaaktimestamp van het hoofdprocesobject, de takenlijst of de workflow voor de betreffende financiële periode in Workiva. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van het bovenliggende proces of de checklist voor de financiële periode. Gebeurtenistype inferred
	Periodeafsluiting voltooid	Deze activiteit markeert de formele afronding van het volledige Record to Report-proces voor de financiële periode. Dit is de laatste stap in de Workiva-workflow.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste eindgebeurtenis van het proces. Hiermee kun je de totale doorlooptijd van begin tot eind voor de periodeafsluiting en het percentage tijdige periodeafsluitingen nauwkeurig meten. Waar vind je dit? Af te leiden uit de timestamp waarop het bovenliggende periodeafsluitingsproces, de checklist of de workflow in Workiva is afgerond. Het kan ook gaan om een handmatige statuswijziging. Vastleggen Gebruik de timestamp waarop het bovenliggende proces of de laatste taak in de afsluitingschecklist is afgerond. Gebeurtenistype inferred
	Proefbalans opgesteld	Deze mijlpaal markeert het moment waarop de proefbalans definitief is en klaar voor gebruik bij het opstellen van de financiële overzichten. Dit kan worden afgeleid wanneer een specifieke taak is afgerond of een rapport is gegenereerd.
Waarom dit belangrijk is Dit is een essentiële voorwaarde voor het opstellen van financiële overzichten. Door de tijd vanaf dit moment te meten, kun je de efficiëntie van de laatste rapportagestappen analyseren. Waar vind je dit? Dit kan waarschijnlijk worden afgeleid uit de afronding van de taak ‘Finalize Trial Balance’ in een Workiva-checklist of uit de generatietimestamp van een definitief TB-rapport. Vastleggen Timestamp waarop de taak ‘Prepare Trial Balance’ is afgerond of het definitieve TB-rapport is gegenereerd. Gebeurtenistype inferred
	Reconciliatie beoordeeld en goedgekeurd	Een belangrijke mijlpaal waarop een manager of beoordelaar de voorbereide reconciliatie formeel goedkeurt en de juistheid ervan bevestigt. Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een taak de status ‘Approved’ of ‘Completed’ krijgt.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk voor het berekenen van de gemiddelde doorlooptijd van reconciliaties en de gemiddelde doorlooptijd van beoordeling en goedkeuring. Ze bevestigt dat een kwaliteitscontrole in het proces is afgerond. Waar vind je dit? Dit wordt waarschijnlijk afgeleid uit een statuswijziging van de reconciliatietaak of een expliciete goedkeuringsgebeurtenis in het auditspoor van de taak in Workiva. Vastleggen Leg de timestamp vast van de statuswijziging naar ‘Approved’ of ‘Certified’. Gebeurtenistype inferred
	Brondata geïmporteerd	Geeft aan dat het laden van gegevens uit de bronsystemen van het ERP naar het Workiva-platform is voltooid. Het kan gaan om proefbalansgegevens, transactiedetails en andere onderliggende schema’s die nodig zijn voor de reconciliatie.
Waarom dit belangrijk is Vertragingen bij de beschikbaarheid van gegevens vormen vaak een bottleneck. Door deze activiteit te volgen, kun je problemen met gegevensintegratie onderscheiden van het daaropvolgende reconciliatie- en rapportagewerk. Waar vind je dit? Dit kan een expliciete gebeurtenis zijn in de gegevensintegratielogboeken of het auditspoor van Workiva. Je kunt dit ook afleiden uit de timestamp van de laatste gegevensupdate voor de periode, voordat de reconciliatietaken beginnen. Vastleggen Timestamp waarop een gegevensimport of het vernieuwen van de ERP-verbinding voor de periode succesvol is afgerond. Gebeurtenistype inferred
	Financiële overzichten beoordeeld	Deze activiteit vindt plaats wanneer een gebruiker of groep gebruikers de gegenereerde financiële overzichten controleert op juistheid en volledigheid. Dit kan worden vastgelegd met een statusupdate van een beoordelingstaak.
Waarom dit belangrijk is De beoordelingscyclus volgen is belangrijk om vertragingen in de laatste goedkeuringsfase te begrijpen. Een lange doorlooptijd kan de totale afsluitingsplanning flink beïnvloeden. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid uit statuswijzigingen van een beoordelingstaak in een Workiva-proces, van ‘Pending Review’ naar bijvoorbeeld ‘Review Complete’ of ‘Approved’. Vastleggen Timestamp van een statuswijziging die aangeeft dat de beoordelingscyclus van de financiële overzichten is afgerond. Gebeurtenistype inferred
	Intercompany-reconciliatie gestart	Markeert het begin van het specifieke en vaak complexe proces om intercompany-transacties te reconciliëren. Dit wordt vastgelegd wanneer de intercompany-reconciliatiemodule of specifieke taken worden gestart.
Waarom dit belangrijk is Intercompany-reconciliatie is een veelvoorkomende oorzaak van vertraging. Door deze activiteit apart te volgen, kun je de doorlooptijd meten en bottlenecks herkennen die specifiek zijn voor deze transacties. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid uit statuswijzigingen van taken die in een Workiva-workflow specifiek zijn aangemerkt als intercompany-rekeningen. Vastleggen Timestamp waarop taken met de categorie ‘Intercompany’ de status ‘In Progress’ krijgen. Gebeurtenistype inferred
	Periode heropend	Een uitzonderlijke activiteit waarbij een eerder afgesloten periode opnieuw wordt geopend om late aanpassingen te boeken of correcties aan te brengen. Dit wordt vastgelegd met een statuswijziging van ‘Closed’ naar een actieve status.
Waarom dit belangrijk is Dit wijst op een belangrijke procesuitzondering en herstelwerk. Door de frequentie te volgen, kun je onderliggende problemen met procescontroles en de definitieve afsluiting herkennen. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid uit een statuswijziging van het bovenliggende periodeafsluitingsobject, van afgerond of gesloten terug naar open of bezig. Vastleggen Detecteer een statuswijziging van ‘Closed’ naar ‘Open’ op het periodeobject. Gebeurtenistype inferred
	Reconciliatie afgewezen	Dit gebeurt wanneer een beoordelaar een probleem vindt in een ingediende reconciliatie en deze terugstuurt naar de voorbereider voor correctie. Dit wordt vastgelegd met een statuswijziging naar ‘Rejected’ of ‘Needs Rework’.
Waarom dit belangrijk is Afwijzingen volgen is belangrijk om herstelwerkloops te herkennen, het percentage in één keer goed te meten en rekeningen of voorbereiders met terugkerende kwaliteitsproblemen op te sporen. Waar vind je dit? Af te leiden uit de timestamp waarop de status van een reconciliatietaak verandert naar ‘Rejected’, ‘Sent Back’ of een vergelijkbare status die aangeeft dat herstelwerk nodig is. Vastleggen Leg de timestamp vast van de statuswijziging naar ‘Rejected’ of een vergelijkbare status. Gebeurtenistype inferred
	Reconciliatie gestart	Deze activiteit geeft aan dat een voorbereider is begonnen met een specifieke accountreconciliatie. Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een gebruiker een reconciliatietaak in Workiva voor het eerst opent of claimt.
Waarom dit belangrijk is Het begin van het reconciliatiewerk volgen is belangrijk om de doorlooptijd van de voorbereider te meten en vertragingen tussen de toewijzing van een taak en het daadwerkelijke begin van het werk te herkennen. Waar vind je dit? Af te leiden uit de eerste statuswijziging van een reconciliatietaak, van ‘Not Started’ naar ‘In Progress’ of een vergelijkbare status in een Workiva-checklist of -workflow. Vastleggen Leg de eerste timestamp vast waarop de status van een reconciliatietaak verandert naar een actieve status, zoals ‘In Progress’. Gebeurtenistype inferred
	Reconciliatie ingediend ter beoordeling	Deze gebeurtenis vindt plaats wanneer een voorbereider het reconciliatiewerk afrondt en formeel ter goedkeuring indient. In Workiva wordt dit vaak weergegeven als een statuswijziging van de taak, bijvoorbeeld naar ‘Pending Review’.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert de overdracht van de voorbereider naar de beoordelaar en maakt het mogelijk wachttijden in de beoordelingswachtrij te meten. Het is een belangrijke mijlpaal bij het analyseren van de efficiëntie van de beoordelings- en goedkeuringsworkflow. Waar vind je dit? Af te leiden uit de timestamp waarop de status van een reconciliatietaak verandert van ‘In Progress’ naar ‘Pending Review’ of ‘Submitted’. Vastleggen Leg de timestamp vast van de statuswijziging naar ‘Pending Review’ of een vergelijkbare status. Gebeurtenistype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit Workiva

Stappen

Log in op je Workiva-omgeving en open Processen via de hoofdschakelaar voor applicaties.
Klik in het dashboard Processen op het tabblad Rapporten om de rapportageomgeving te openen.
Klik op Maken en selecteer Procesrapport om een nieuw rapport op te stellen.
Selecteer bij de rapportinstellingen in de lijst het specifieke proces voor de periodeafsluiting dat je wilt analyseren. Selecteer bijvoorbeeld ‘Q3 2023 Financial Close’.
Open in de rapportbouwer het onderdeel Kolommen of Data. Voeg de kolommen toe die nodig zijn voor het event log, zoals Task Name, Status, Last Status Change Date, Assigned User, Completed By User en eventuele aangepaste metadatavelden voor bedrijfscode, grootboekrekening of afdeling.
Stel de filters voor het rapport in. Kies een datumbereik dat de financiële perioden omvat die je wilt analyseren, meestal minstens 3 tot 6 maanden. Voeg zo nodig andere filters toe, bijvoorbeeld voor specifieke bedrijfscodes of procestypen.
Voer het rapport uit om een voorbeeld van de data te genereren. Controleer of de kolommen en rijen er naar verwachting uitzien.
Exporteer het rapport zodra je het voorbeeld hebt gecontroleerd. Selecteer CSV als exportformaat en download het bestand naar je computer.
Open het geëxporteerde CSV-bestand in een spreadsheetprogramma. De data is waarschijnlijk ingedeeld in één rij per huidige taakstatus of statuswijziging. Zet de data om naar een geldig event log.
Voeg de kolommen ActivityName, EventTimestamp en FinancialPeriod toe. Koppel de data uit de Workiva-export aan deze kolommen. Een taak met de naam ‘Reconcile Cash Account’ en de status ‘Submitted for Review’ wordt bijvoorbeeld de activiteit Reconciliation Submitted for Review. De waarde van ‘Last Status Change Date’ wordt de EventTimestamp.
Maak voor elk van de 14 vereiste activiteiten een aparte rij op basis van de taaknamen en statuswijzigingen in het rapport. Mogelijk moet je hiervoor meerdere rijen maken op basis van de geschiedenis van één taak.
Sla het volledig omgezette bestand op als CSV. Controleer of de kolomkoppen overeenkomen met de vereiste attributen voor upload naar de process mining-tool.

Configuratie

Proces selecteren: Selecteer het specifieke proces voor de financiële afsluiting, zoals ‘Monthly Close Checklist’ of ‘Quarterly Reporting Process’, met de taken die je wilt analyseren.
Rapporttype: Kies een rapporttype met historische taakdata, zoals ‘Process Audit Trail’ of ‘Task Detail Report’, inclusief de geschiedenis van statuswijzigingen. Een eenvoudig samenvattend rapport is niet voldoende.
Datumbereik: Stel voor een zinvolle analyse het rapport zo in dat het data voor minstens 3 tot 6 volledige financiële perioden ophaalt. Zo kun je perioden vergelijken en trends herkennen.
Rapportkolommen: Neem kolommen op met details over de gebeurtenissen. Voeg velden toe voor Task Name, Task Status, Start Date, Due Date, Completion Date, User Assigned, User Completed en de timestamp van de laatste statuswijziging. Voeg ook aangepaste velden toe die overeenkomen met CompanyCode, Afdeling of GLAccount.
Filters: Gebruik filters om de data-extractie af te bakenen. Je kunt filteren op een bepaald bereik van FinancialPeriod-namen, CompanyCode of taakstatus om de export te beperken tot relevante data.
Vereisten: De gebruiker die de data extraheert, moet in Workiva minstens leesrechten hebben voor de processen waarover wordt gerapporteerd en toestemming hebben om rapporten te maken en uit te voeren.

Voorbeeldquery config

// Workiva Process Report Configuration
// This is not an executable script, but a representation of the settings to be configured in the Workiva UI.

ReportType: "Process Task Detail" or "Process Audit Trail"

// Select the primary process to report on
ProcessFilter: "[Your Period Close Process Name]"

// Define the time frame for the data export
DateRange: {
  StartDate: "[YYYY-MM-DD]",
  EndDate: "[YYYY-MM-DD]"
}

// Columns to include in the exported report
// These fields will be mapped to the event log attributes during data transformation
Columns: [
  "Process Name",         // Maps to FinancialPeriod
  "Task Name",            // Used to derive ActivityName
  "Current Status",       // Used to derive ActivityName
  "Status Change Date",   // Maps to EventTimestamp
  "Assigned To User",     // Maps to ResponsibleUser
  "Completed By User",    // Maps to ResponsibleUser
  "Start Date",           // Potential timestamp for 'Started' activities
  "Completion Date",      // Potential timestamp for 'Completed' activities

  // Add custom metadata fields configured in your Workiva process
  "[Custom Field for Company Code]", // Maps to CompanyCode
  "[Custom Field for Department]",   // Maps to Department
  "[Custom Field for GL Account]",   // Maps to GLAccount
  "[Custom Field for Reconciliation Category]" // Maps to ReconciliationCategory
]

// Filters to apply to the dataset
Filters: {
  // Add any specific filters if needed, for example, by company code
  "[Custom Field for Company Code]": "[Filter by specific company codes]"
}

// Export Format
Format: "CSV"

Stappen

Controleer of je Workiva-omgeving beschikt over Wdata, Wdata Chains, de benodigde bronverbindingen en leesrechten voor data over periodeafsluitingen, reconciliaties, journaalposten, proef- en saldibalansen en financiële overzichten. De configuratie van Workiva verschilt per tenant. Gebruik daarom [Configureren op basis van je systeem] om verbindingen en objecten te selecteren, in plaats van uit te gaan van een vast menupad.
Zoek de Wdata-tabellen of bronuitvoer met de geschiedenis van workflows voor periodeafsluitingen, data-inlezingen, rekeningreconciliaties, intercompanyreconciliaties, journaalpoststatussen, mijlpalen voor proef- en saldibalansen en workflows voor financiële overzichten. Noteer de exacte object- en kolomnamen in het configuratiegedeelte van de chain.
Maak een Wdata Chain met een startdatum, einddatum en optioneel een bedrijfsfilter als invoer. Voeg query- of tabelleesstappen toe voor elke brondataset. Elke bronstap moet de financiële periode, timestamp van de gebeurtenis, verantwoordelijke gebruiker (indien beschikbaar), afdeling, bedrijfscode, grootboekrekening, reconciliatiestatus, reconciliatiecategorie en timestamp van de laatste vernieuwing opleveren.
Koppel statussen en mijlpaalrecords uit de bronnen aan de vereiste ActivityName-waarden. Zorg dat de koppeling expliciet rijen oplevert voor Period Close Initiated, Source Data Imported, Account Reconciliation Started, Intercompany Reconciliation Started, Reconciliation Submitted for Review, Reconciliation Reviewed and Approved, Reconciliation Rejected, Adjusting Journal Entry Posted, Trial Balance Prepared, Financial Statements Generated, Financial Statements Reviewed, Financial Statements Approved, Period Close Completed en Period Re-Opened.
Zet de uitvoer van alle bronstappen om naar hetzelfde schema. Converteer timestamps naar één tijdzone en één formaat. Behoud de timestamp uit de bron als EventTimestamp, vul SourceSystem in met de naam van het bronsysteem en vul LastDataUpdate in met de timestamp van de bronvernieuwing of die van de vernieuwing bij uitvoering van de chain. Leid een gebeurtenis alleen af uit het bestaan van een andere gebeurtenis als de bron die mijlpaal expliciet registreert.
Voeg de genormaliseerde uitvoer samen, verwijder alleen exacte duplicaten die door herhaalde data-extractie zijn ontstaan en behoud verschillende gebeurtenissen met andere timestamps, gebruikers, statussen of bron-ID’s. Voeg meerdere geldige gebeurtenissen voor dezelfde FinancialPeriod niet samen.
Controleer of alle vereiste kolommen aanwezig zijn en of elk van de 14 activiteitsnamen in de uitvoer voorkomt wanneer er bijbehorende bronrecords zijn. Controleer ook de volgorde van timestamps, de dekking van perioden, de afhandeling van duplicaten en het aantal lege waarden bij aanbevolen attributen.
Schrijf het genormaliseerde event log naar een aangewezen Wdata-tabel of lever het via de geconfigureerde uitvoerstap van de Chain af op een goedgekeurde externe bestemming. Vervang [Naam van je uitvoertabel] en [Configureren op basis van je systeem] door waarden die bij je tenant horen.
Plan de chain met de gewenste frequentie, meestal dagelijks tijdens de afsluiting en minder vaak daarbuiten, en bewaar de uitvoeringslogboeken. Exporteer voor upload naar ProcessMind een plat bestand met FinancialPeriod, ActivityName, EventTimestamp, SourceSystem, LastDataUpdate en alle beschikbare aanbevolen attributen. Stel FinancialPeriod in als case-ID, ActivityName als activiteit en EventTimestamp als timestamp van de gebeurtenis.

Configuratie

Bronobjecten: Selecteer de Wdata-tabellen of uitvoer van gekoppelde bronnen met expliciete geschiedenis van workflows, statussen, mijlpalen en vernieuwingen. Ga niet uit van standaardnamen voor Workiva-tabellen of -kolommen.
Activiteiten koppelen: Stel expliciete bronvoorwaarden in voor alle 14 activiteiten. Controleer of statuswaarden zoals Pending Review, Approved, Completed, Rejected, Needs Rework, Closed en actieve statussen overeenkomen met de waarden in je omgeving.
Datumbereik: Haal minstens 3 tot 6 maanden op voor operationele analyse. Vergroot het bereik als een financiële periode meerdere maanden beslaat of als je historische heropeningen wilt analyseren.
Incrementele extractie: Gebruik EventTimestamp of de updatetimestamp van de bron als watermark. Neem een kleine overlapperiode op om laat binnengekomen updates mee te nemen en verwijder daarna exact herhaalde records.
Filters: Pas filters voor bedrijfscode, FinancialPeriod, afdeling, reconciliatiecategorie, documenttype en bronsysteem alleen toe als dat nodig is. Controleer de exacte veldnamen en toegestane waarden voordat je de filters inschakelt.
Vereiste uitvoerkolommen: FinancialPeriod, ActivityName, EventTimestamp, SourceSystem en LastDataUpdate moeten in elke uitvoerrij aanwezig zijn.
Aanbevolen uitvoerkolommen: Neem ResponsibleUser, Department, CompanyCode, GLAccount, ReconciliationStatus en ReconciliationCategory op als deze beschikbaar zijn.
Prestaties: Beperk het uitlezen van bronnen op datum en bedrijf, selecteer alleen de benodigde kolommen, gebruik incrementele inlezingen en voorkom dat grote historische tabellen telkens opnieuw volledig worden doorzocht. Deel data op in partities of plaats deze tijdelijk in een stagingomgeving als de geconfigureerde Wdata-inrichting dat ondersteunt.
Planning: Plan de chain nadat de vernieuwing van de bronnen is afgerond. Tijdens de periodeafsluiting is een dagelijkse planning vaak geschikt. De juiste frequentie hangt af van het vernieuwingsmoment van de bronnen en de operationele vereisten.
Vereisten: De systeembeheerder moet controleren of de benodigde rechten, bronverbindingen, Wdata-toegang, beschikbaarheid van Wdata Chains, schrijftoegang tot de bestemming en eventuele Workiva-licenties aanwezig zijn.
Tenantconfiguratie: Configureer verbindingsnamen, tabelnamen, kolomnamen, statuswaarden, tijdzone en instellingen voor externe levering op basis van je systeem.

Voorbeeldquery config

WITH
period_close_initiated AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Period Close Initiated' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your period close event source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source activity or status condition for Period Close Initiated]
),
source_data_imported AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Source Data Imported' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your source data load event source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source activity or status condition for Source Data Imported]
),
account_reconciliation_started AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Account Reconciliation Started' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your account reconciliation event source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source activity or status condition for Account Reconciliation Started]
),
intercompany_reconciliation_started AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Intercompany Reconciliation Started' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your intercompany reconciliation event source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source activity or status condition for Intercompany Reconciliation Started]
),
reconciliation_submitted_for_review AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Reconciliation Submitted for Review' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your reconciliation status history source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source status condition for Reconciliation Submitted for Review]
),
reconciliation_reviewed_and_approved AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Reconciliation Reviewed and Approved' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your reconciliation status history source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source status condition for Reconciliation Reviewed and Approved]
),
reconciliation_rejected AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Reconciliation Rejected' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your reconciliation status history source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source status condition for Reconciliation Rejected]
),
adjusting_journal_entry_posted AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Adjusting Journal Entry Posted' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your journal entry event source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source status or journal type condition for Adjusting Journal Entry Posted]
),
trial_balance_prepared AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Trial Balance Prepared' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your trial balance milestone source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source activity or status condition for Trial Balance Prepared]
),
financial_statements_generated AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Financial Statements Generated' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your financial statement generation source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source activity or status condition for Financial Statements Generated]
),
financial_statements_reviewed AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Financial Statements Reviewed' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your financial statement review source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source activity or status condition for Financial Statements Reviewed]
),
financial_statements_approved AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Financial Statements Approved' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your financial statement approval source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source activity or status condition for Financial Statements Approved]
),
period_close_completed AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Period Close Completed' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your period close event source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source activity or status condition for Period Close Completed]
),
period_reopened AS (
    SELECT
        FinancialPeriod,
        'Period Re-Opened' AS ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM [Your period close status history source]
    WHERE EventTimestamp >= [Start date parameter]
      AND EventTimestamp < [End date parameter]
      AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
      AND [Source status transition condition for Period Re-Opened]
),
all_events AS (
    SELECT * FROM period_close_initiated
    UNION ALL
    SELECT * FROM source_data_imported
    UNION ALL
    SELECT * FROM account_reconciliation_started
    UNION ALL
    SELECT * FROM intercompany_reconciliation_started
    UNION ALL
    SELECT * FROM reconciliation_submitted_for_review
    UNION ALL
    SELECT * FROM reconciliation_reviewed_and_approved
    UNION ALL
    SELECT * FROM reconciliation_rejected
    UNION ALL
    SELECT * FROM adjusting_journal_entry_posted
    UNION ALL
    SELECT * FROM trial_balance_prepared
    UNION ALL
    SELECT * FROM financial_statements_generated
    UNION ALL
    SELECT * FROM financial_statements_reviewed
    UNION ALL
    SELECT * FROM financial_statements_approved
    UNION ALL
    SELECT * FROM period_close_completed
    UNION ALL
    SELECT * FROM period_reopened
),
deduplicated_events AS (
    SELECT DISTINCT
        FinancialPeriod,
        ActivityName,
        EventTimestamp,
        SourceSystem,
        LastDataUpdate,
        ResponsibleUser,
        Department,
        CompanyCode,
        GLAccount,
        ReconciliationStatus,
        ReconciliationCategory
    FROM all_events
)
SELECT
    FinancialPeriod,
    ActivityName,
    EventTimestamp,
    SourceSystem,
    LastDataUpdate,
    ResponsibleUser,
    Department,
    CompanyCode,
    GLAccount,
    ReconciliationStatus,
    ReconciliationCategory
FROM deduplicated_events
ORDER BY FinancialPeriod, EventTimestamp, ActivityName;

Stappen

Vereisten: API-inloggegevens aanmaken in Workiva
- Log in bij Workiva met een account dat rechten heeft voor OAuth2 Grant-beheer.
- Open de Workiva Admin-console en selecteer het onderdeel OAuth2 Grants.
- Maak een nieuwe grant aan voor het extractiescript. Selecteer de juiste scopes om proces-, taak- en gebruikersdata te lezen. Veelgebruikte scopes zijn processes:read, tasks:read en users:read.
- Kopieer de gegenereerde Client ID en Client Secret veilig. Het Python-script gebruikt deze om zich aan te melden.
Python-omgeving instellen
- Controleer of Python 3.6 of hoger is geïnstalleerd op de computer waarop het script wordt uitgevoerd.
- Installeer de benodigde Python-bibliotheken met pip. De belangrijkste zijn requests voor HTTP-verzoeken aan de API en pandas voor dataverwerking en CSV-export.
- Open een opdrachtprompt of terminal en voer uit: pip install requests pandas
Het Python-script configureren
- Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_workiva_log.py.
- Vervang de tijdelijke waarden bovenaan het script. Het gaat om CLIENT_ID, CLIENT_SECRET, START_DATE, END_DATE en PROCESS_TEMPLATE_IDS.
- Vul PROCESS_TEMPLATE_IDS met de unieke ID’s van de Record to Report-processtemplates die je wilt analyseren.
De werking van het script begrijpen
- Eerst meldt het script zich met de opgegeven inloggegevens aan bij de Workiva API om een toegangstoken op te halen.
- Daarna doorzoekt het script het /processes-eindpunt naar alle procesinstanties die binnen het opgegeven datumbereik zijn aangemaakt en overeenkomen met de template-ID’s. Elke instantie staat voor een case van een FinancialPeriod.
- Voor elke procesinstantie haalt het script alle bijbehorende taken op via het /tasks-eindpunt.
- Het script doorloopt de taken en hun geschiedenis of statuswijzigingen om rijen voor het event log te maken. Taaknamen en statusupdates worden gekoppeld aan de vooraf gedefinieerde lijst van 14 activiteiten.
Het extractiescript uitvoeren
- Voer het script uit via de opdrachtprompt of terminal met de opdracht: python extract_workiva_log.py
- Tijdens het ophalen van data uit de API toont het script voortgang in de console.
- Het ophalen van data over een lange periode kan door paginering en API-limieten enkele minuten duren.
De uitvoer controleren
- Na een succesvolle uitvoering maakt het script in dezelfde map het bestand workiva_event_log.csv aan.
- Open het CSV-bestand in een spreadsheetprogramma en controleer of de kolommen FinancialPeriod, ActivityName, EventTimestamp, SourceSystem en LastDataUpdate goed zijn ingevuld.
De data voorbereiden voor upload naar ProcessMind
- Het gegenereerde CSV-bestand is doorgaans direct geschikt voor ProcessMind. Meestal hoef je het niet verder op te maken. Controleer of de kolomkoppen overeenkomen met het datamodel in je ProcessMind-omgeving.

Configuratie

API-inloggegevens: Voor authenticatie zijn een Client ID en Client Secret nodig. Maak deze aan in de Workiva Admin-console met scopes waarmee je proces- en taakdata kunt lezen.
Procestemplate-ID’s: Geef de unieke ID’s op van de processtemplates voor de periodeafsluiting waarvan je data wilt ophalen. Zo haal je alleen relevante processen op.
Datumbereik: De variabelen START_DATE en END_DATE in het script bepalen de periode waarover data wordt opgehaald. Begin bij voorkeur met een kleiner bereik, bijvoorbeeld 3 tot 6 maanden, om de hoeveelheid data en het aantal API-aanroepen te beperken.
URL’s van API-eindpunten: Het script gebruikt Workiva v1 API-eindpunten. Controleer of deze kloppen voor de regio van je Workiva-omgeving, als die afwijkt van de standaardregio.
Gebruikersrechten: Het account bij de API-inloggegevens heeft minstens alleen-lezen toegang nodig tot de processen en taken die worden opgehaald. Onvoldoende rechten leiden tot fouten of onvolledige data.
Omgevingsvariabelen: Sla de Client ID en Client Secret voor extra beveiliging bij voorkeur op als omgevingsvariabelen, in plaats van ze rechtstreeks in het script te zetten.

Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workiva API credentials
CLIENT_ID = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_ID'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'YOUR_CLIENT_SECRET'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'YYYY-MM-DD'
END_DATE = class="hl-string">'YYYY-MM-DD'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the Process Template IDs for your Record to Report processes
PROCESS_TEMPLATE_IDS = [class="hl-string">'YOUR_PROCESS_TEMPLATE_ID_1', class="hl-string">'YOUR_PROCESS_TEMPLATE_ID_2']

class=class="hl-string">"hl-comment"># API Base URL
BASE_URL = class="hl-string">'https://api.workiva.com/v1'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Function to get an OAuth2 Token --- #
def get_access_token():
    url = fclass="hl-string">'{BASE_URL}/oauth2/token'
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    response = requests.post(url, data=payload)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Function to handle paginated API calls --- #
def get_all_pages(url, headers, params):
    all_items = []
    while url:
        response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_items.extend(data[class="hl-string">'data'])
        url = data.get(class="hl-string">'metadata', {}).get(class="hl-string">'nextPageUrl')
        params = None class=class="hl-string">"hl-comment"># Subsequent requests use the full nextPageUrl
        if url:
            print(fclass="hl-string">'Fetching next page: {url}')
            time.sleep(0.5) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful of API rate limits
    return all_items

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic --- #
def main():
    print(class="hl-string">'Starting Workiva data extraction...')
    access_token = get_access_token()
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}'}
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch relevant processes (our cases)
    print(class="hl-string">'Fetching processes...')
    process_params = {
        class="hl-string">'filter[templateId]': class="hl-string">','.join(PROCESS_TEMPLATE_IDS),
        class="hl-string">'filter[created]': fclass="hl-string">'ge({START_DATE});lt({END_DATE})'
    }
    processes = get_all_pages(fclass="hl-string">'{BASE_URL}/processes', headers, process_params)
    print(fclass="hl-string">'Found {len(processes)} processes to analyze.')

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Iterate through each process to fetch tasks and create events
    for process in processes:
        financial_period = process.get(class="hl-string">'name', process[class="hl-string">'id'])
        process_id = process[class="hl-string">'id']
        process_owner_id = process.get(class="hl-string">'owner', {}).get(class="hl-string">'id')

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Period Close Initiated
        event_log.append({
            class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Period Close Initiated',
            class="hl-string">'EventTimestamp': process[class="hl-string">'created'],
            class="hl-string">'ResponsibleUser': process_owner_id,
            class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
            class="hl-string">'Department': None,
            class="hl-string">'GLAccount': None,
            class="hl-string">'ReconciliationStatus': None,
            class="hl-string">'ReconciliationCategory': None
        })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch all tasks for the current process
        print(fclass="hl-string">'Fetching tasks for process: {financial_period}')
        tasks = get_all_pages(fclass="hl-string">'{BASE_URL}/tasks?filter[processId]={process_id}', headers, None)

        for task in tasks:
            task_name = task.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower()
            task_assignee_id = task.get(class="hl-string">'assignee', {}).get(class="hl-string">'id')
            task_status = task.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'value', class="hl-string">'').lower()
            reconciliation_category = task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'ReconciliationCategory')
            gl_account = task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'GLAccount')

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Map task creation to class="hl-string">'Started' activities
            activity_map_start = {
                class="hl-string">'import source data': class="hl-string">'Source Data Imported',
                class="hl-string">'reconcile account': class="hl-string">'Account Reconciliation Started',
                class="hl-string">'intercompany reconciliation': class="hl-string">'Intercompany Reconciliation Started',
                class="hl-string">'prepare trial balance': class="hl-string">'Trial Balance Prepared',
                class="hl-string">'generate financial statements': class="hl-string">'Financial Statements Generated',
                class="hl-string">'review financial statements': class="hl-string">'Financial Statements Reviewed',
                class="hl-string">'post adjusting journal entry': class="hl-string">'Adjusting Journal Entry Posted'
            }
            for key, activity in activity_map_start.items():
                if key in task_name:
                    event_log.append({
                        class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity,
                        class="hl-string">'EventTimestamp': task[class="hl-string">'created'],
                        class="hl-string">'ResponsibleUser': task_assignee_id,
                        class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                        class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'Department'),
                        class="hl-string">'GLAccount': gl_account,
                        class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'In Progress',
                        class="hl-string">'ReconciliationCategory': reconciliation_category
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Map task status changes and completion to other activities
            if task.get(class="hl-string">'completed'):
                activity_map_completed = {
                    class="hl-string">'reconcile account': class="hl-string">'Reconciliation Submitted for Review',
                    class="hl-string">'intercompany reconciliation': class="hl-string">'Reconciliation Submitted for Review',
                    class="hl-string">'approve reconciliation': class="hl-string">'Reconciliation Reviewed and Approved',
                    class="hl-string">'approve financial statements': class="hl-string">'Financial Statements Approved',
                    class="hl-string">'close period': class="hl-string">'Period Close Completed'
                }
                for key, activity in activity_map_completed.items():
                    if key in task_name:
                         event_log.append({
                            class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                            class="hl-string">'ActivityName': activity,
                            class="hl-string">'EventTimestamp': task[class="hl-string">'completed'],
                            class="hl-string">'ResponsibleUser': task.get(class="hl-string">'completedBy',{}).get(class="hl-string">'id'),
                            class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                            class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'Department'),
                            class="hl-string">'GLAccount': gl_account,
                            class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Approved' if class="hl-string">'approve' in key else class="hl-string">'Submitted',
                            class="hl-string">'ReconciliationCategory': reconciliation_category
                        })

            if task_status == class="hl-string">'rejected':
                 event_log.append({
                    class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Rejected',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': task.get(class="hl-string">'updated'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Use last updated time for rejection event
                    class="hl-string">'ResponsibleUser': task_assignee_id,
                    class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                    class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'Department'),
                    class="hl-string">'GLAccount': gl_account,
                    class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Rejected',
                    class="hl-string">'ReconciliationCategory': reconciliation_category
                })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Period Re-Opened (Example logic, assumes a status on the process itself)
        if process.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'value') == class="hl-string">'re-opened':
            event_log.append({
                class="hl-string">'FinancialPeriod': financial_period,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Period Re-Opened',
                class="hl-string">'EventTimestamp': process[class="hl-string">'updated'],
                class="hl-string">'ResponsibleUser': process_owner_id,
                class="hl-string">'CompanyCode': process.get(class="hl-string">'customProperties', {}).get(class="hl-string">'CompanyCode'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'GLAccount': None,
                class="hl-string">'ReconciliationStatus': None,
                class="hl-string">'ReconciliationCategory': None
            })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">'No events found for the given criteria.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create and save the DataFrame
    print(class="hl-string">'Creating DataFrame and saving to CSV...')
    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add static columns
    df[class="hl-string">'SourceSystem'] = class="hl-string">'Workiva'
    df[class="hl-string">'LastDataUpdate'] = last_data_update

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns to a logical format
    final_columns = [
        class="hl-string">'FinancialPeriod', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'ResponsibleUser', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CompanyCode', class="hl-string">'GLAccount', class="hl-string">'ReconciliationStatus', class="hl-string">'ReconciliationCategory'
    ]
    df = df[final_columns]

    df.to_csv(class="hl-string">'workiva_event_log.csv', index=False)
    print(class="hl-string">'Extraction complete. Output saved to workiva_event_log.csv')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze template om de datavoorbereiding eenvoudiger te maken en helder inzicht te krijgen in het proces Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie. Begin vandaag met het optimaliseren van de financiële afsluiting.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Optimaliseer nu de afsluiting en reconciliatie van Record to Report

Breng bottlenecks in beeld, maak processen efficiënter en verkort de doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig

De datatemplate voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

De datatemplate voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Attributen voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Activiteiten voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Extractiegidsen

Workiva-procesrapport en spreadsheetexport

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery config

Geautomatiseerde data-extractie met Workiva Wdata Chains

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery config

Data-extractie met een Python-script via de Workiva REST API

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Klaar om te beginnen?

Optimaliseer nu de afsluiting en reconciliatie van Record to Report