Datatemplate voor Record to Report - boekingen

SAP ECC
Datatemplate voor Record to Report - boekingen

Datatemplate voor Record to Report - boekingen

Deze template geeft je een duidelijk overzicht van de data die nodig is om het proces Record to Report - boekingen te analyseren en te optimaliseren. Je ziet welke attributen je verzamelt, welke belangrijke activiteiten je bijhoudt en hoe je deze informatie uit SAP ECC haalt. Met deze template stel je een betrouwbare dataset samen om inefficiënties op te sporen en financiële rapportages te verbeteren.
  • Aanbevolen attributen voor een volledige analyse
  • Belangrijke boekingsactiviteiten om bij te houden
  • Praktische uitleg over data-extractie uit SAP ECC

Attributen voor Record to Report - boekingen

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log, zodat je het proces Record to Report - boekingen in SAP ECC volledig kunt analyseren.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 7 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit of het event dat op een bepaald moment in het journaalpostproces plaatsvond.
Beschrijving

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap in de levenscyclus van een journaalpost, zoals ‘Journaalpost aangemaakt’, ‘Journaalpost goedgekeurd’ of ‘Journaalpost geboekt’. Dit attribuut wordt meestal afgeleid uit meerdere SAP-bronnen, waaronder transactiecodes (TCODE), wijzigingsdocumentlogs (tabellen CDHDR en CDPOS) en documentstatusvelden.

Activiteiten analyseren is de kern van process mining. Je kunt er proceskaarten mee visualiseren, de tijd tussen stappen berekenen en herstelrondes opsporen, bijvoorbeeld wanneer ‘Journaalpost afgewezen’ wordt gevolgd door ‘Journaalpost gecorrigeerd’. Deze data vormt de basis voor dashboards over doorlooptijden, herstelwerkpercentages en procesvarianten.

Waarom dit belangrijk is

Dit bepaalt de stappen op de proceskaart, zodat je de workflow voor journaalposten kunt visualiseren, analyseren en optimaliseren.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit verschillende bronnen, waaronder transactiecodes in BKPF (TCODE), documentstatus en workflowlogs in tabellen zoals SWW_WI2OBJ, of wijzigingsdocumenten in CDHDR en CDPOS.

Voorbeelden
Journaalpost aangemaaktJournaalpost goedgekeurdJournaalpost afgewezenJournaalpost geboekt
Eventtijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis voor de journaalpost plaatsvond.
Beschrijving

Eventtijd geeft voor elke activiteit in het journaalpostproces de exacte datum en tijd. Deze data is nodig om tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden, verwerkingstijden en vertragingen tussen stappen. De bron van de timestamp verschilt per activiteit. Het kan gaan om de aanmaakdatum en -tijd van het document (CPUDT/CPUTM) of om wijzigingstimestamps uit logs (CDHDR-UDATE/UTIME).

Bij analyses wordt eventtijd gebruikt om events chronologisch te ordenen. Dat vormt de basis van de proceskaart. Eventtijd is nodig om alle tijdgerelateerde KPI’s te berekenen, zoals de gemiddelde doorlooptijd van een journaalpost, de gemiddelde goedkeuringstijd en de tijd tussen goedkeuring en boeking.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdsanalyses en maakt het mogelijk om doorlooptijden, tijdsduur en bottlenecks te berekenen.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit verschillende velden, afhankelijk van de activiteit. Meestal gaat het om de aanmaaktimestamp (CPUDT, CPUTM) uit BKPF of wijzigingsdocumenttimestamps (UDATE, UTIME) uit CDHDR.

Voorbeelden
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Journaalpost-ID
JournalEntryId
De unieke identificatiecode van een financieel boekhoudkundig document, samengesteld uit de bedrijfscode, het documentnummer en het boekjaar.
Beschrijving

De Journal Entry ID is de primaire case-ID om de levenscyclus van een journaalpost te volgen. Het is een samengestelde sleutel, meestal gevormd door de bedrijfscode (BUKRS), het documentnummer (BELNR) en het boekjaar (GJAHR) samen te voegen. Zo is de ID uniek binnen het hele SAP-systeem.

Bij procesanalyse koppelt deze ID alle bijbehorende activiteiten, zoals aanmaken, parkeren, indienen, goedkeuren, afwijzen en boeken. Door de ID te volgen, kunnen we het volledige verloop van elke journaalpost in kaart brengen, doorlooptijden meten en procesafwijkingen of bottlenecks bij specifieke boekingen opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële sleutel om een journaalpost vanaf het aanmaken tot en met de definitieve boeking te volgen. Zo kun je het volledige proces analyseren en varianten vergelijken.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid attribuut, meestal samengesteld uit velden in de BKPF-tabel: bedrijfscode (BUKRS), documentnummer (BELNR) en boekjaar (GJAHR).

Voorbeelden
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de procesdata is gehaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt, in dit geval uit een specifieke SAP ECC-instantie. Meestal is het een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd.

Dit attribuut is eenvoudig, maar belangrijk in omgevingen met meerdere ERP-systemen of databronnen. Het maakt de herkomst van de data duidelijk en biedt de mogelijkheid om analyses op het bronsysteem te filteren of op te splitsen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt de herkomst van data duidelijk en is belangrijk om de datakwaliteit te volgen, vooral wanneer er meerdere bronsystemen zijn.

Waar vind je dit?

Meestal een vaste waarde die tijdens de datatransformatie wordt toegevoegd om de specifieke SAP ECC-instantie aan te geven, bijvoorbeeld 'ECC_PROD_100'.

Voorbeelden
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is gehaald of vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit SAP ECC is opgehaald. Het is een metadataveld dat aangeeft hoe actueel de geanalyseerde data is.

Bij elk process mining-dashboard of elke analyse is het belangrijk om te weten wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt. Zo kunnen gebruikers de data beoordelen en weloverwogen beslissingen nemen. Het beantwoordt de vraag: ‘Hoe actueel is deze informatie?’

Waarom dit belangrijk is

Laat gebruikers zien hoe actueel de data is, zodat ze weten op welke periode de analyse betrekking heeft en de resultaten goed kunnen beoordelen.

Waar vind je dit?

Dit metadataveld wordt tijdens het vernieuwen van de data aangemaakt en opgeslagen door de data-extractietool of het ETL-proces.

Voorbeelden
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Bedrijfscode
CompanyCode
De organisatie-eenheid die een zelfstandige juridische entiteit vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.
Beschrijving

De bedrijfscode is een belangrijke organisatie-eenheid in SAP Financials. Deze vertegenwoordigt een juridisch zelfstandige onderneming en is een belangrijk veld in de kop van het journaalpostdocument.

Met dit attribuut kun je procesanalyses per juridische entiteit uitsplitsen. Zo kun je procesprestaties, compliancepercentages en KPI-resultaten tussen verschillende onderdelen van het bedrijf vergelijken. Je ziet bijvoorbeeld of goedkeuringsvertragingen of veel terugboekingen alleen bij bepaalde bedrijfscodes voorkomen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesprestaties tussen verschillende juridische entiteiten of bedrijfseenheden binnen de organisatie filteren en vergelijken.

Waar vind je dit?

Te vinden in veld BUKRS van de documentkopgegevenstabel BKPF.

Voorbeelden
10002000US01DE01
Boekingsdatum
PostingDate
De datum waarop de transactie in het grootboek wordt geboekt en daarmee het financiële tijdvak bepaalt.
Beschrijving

De boekingsdatum bepaalt in welk boekjaar en welke periode de journaalpost wordt verwerkt. Vanuit financieel en compliance-oogpunt is dit een belangrijke datum. De datum moet aansluiten op de planning voor de periodeafsluiting en voldoen aan de regelgeving.

Bij process mining wordt deze datum gebruikt om compliance te volgen. Het dashboard voor compliancebewaking en de KPI voor naleving van compliance-eisen gebruiken dit attribuut om te controleren of boekingen in de juiste periode zijn verwerkt. Je kunt het ook gebruiken om trends in het aantal journaalposten door de tijd heen te analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor financiële rapportages en complianceanalyses, zodat boekingen in de juiste boekhoudperiode worden verwerkt.

Waar vind je dit?

Te vinden in veld BUDAT van de documentkopgegevenstabel BKPF.

Voorbeelden
2023-10-312023-11-302024-01-15
Documenttype
DocumentType
Een classificatie voor boekhoudkundige documenten die bepaalt hoe ze worden verwerkt en opgeslagen.
Beschrijving

Het documenttype onderscheidt verschillende soorten zakelijke transacties, zoals een grootboekboeking (SA), leveranciersfactuur (KR) of activaboeking (AA). Het wordt ingesteld tijdens de systeemconfiguratie en aan elke journaalpost toegewezen.

Dit attribuut is belangrijk voor analyses, omdat je het proces ermee kunt uitsplitsen naar transactiesoort. Het dashboard ‘Doorvoer van journaalposten per type’ en de KPI ‘Gemiddelde doorlooptijd per type journaalpost’ zijn rechtstreeks afhankelijk van dit veld. Zo zie je of bepaalde soorten boekingen vaker vertraging oplopen, herstelwerk vragen of worden teruggedraaid.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je analyses uitsplitsen naar transactiesoort en nagaan of procesproblemen alleen bij bepaalde soorten journaalposten voorkomen.

Waar vind je dit?

Te vinden in veld BLART van de documentkopgegevenstabel BKPF.

Voorbeelden
SAKRREAA
Gebruiker
User
De SAP-gebruikers-ID van de persoon die de journaalpost heeft aangemaakt of gewijzigd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de SAP-gebruikersnaam vast van degene die verantwoordelijk is voor een activiteit, zoals het aanmaken, parkeren of boeken van een document. De gegevens komen rechtstreeks uit de documentkop of wijzigingslogtabellen.

Analyse van het attribuut Gebruiker helpt om de prestaties van teams en individuele medewerkers te begrijpen. Het ondersteunt het dashboard voor gebruikersproductiviteit, dat per gebruiker het aantal activiteiten en de verwerkingstijden bijhoudt. Ook zie je wie betrokken is bij herstelrondes, terugboekingen of complianceafwijkingen. Zo kun je gerichte training of procesverbeteringen inzetten.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan wie verantwoordelijk is voor elke activiteit. Zo kun je gebruikersprestaties, de verdeling van de werklast en herstelpatronen analyseren.

Waar vind je dit?

Meestal afkomstig uit de BKPF-tabel (veld USNAM voor de maker) of de CDHDR-tabel (veld USERNAME voor degene die de wijziging heeft aangebracht).

Voorbeelden
ABROWNCJONESDSMITH
Teruggedraaid
IsReversed
Een booleaanse indicator die aangeeft of de journaalpost is teruggedraaid.
Beschrijving

Deze vlag geeft aan of een boeking later is teruggedraaid met een ander boekhoudkundig document. In SAP is een teruggedraaid document gekoppeld aan het tegenboekingsdocument. Zo ontstaat een duidelijk auditspoor.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Analyse van tegenboekingen’ en de KPI ‘Percentage tegenboekingen’. Je kunt hiermee teruggedraaide boekingen apart bekijken en de oorzaken onderzoeken, zoals invoerfouten of een onjuiste boekingswijze. Zo kun je het aantal tegenboekingen terugdringen.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt de analyse van tegenboekingen door boekingen te markeren die later zijn teruggedraaid. Zo kun je de oorzaken van fouten achterhalen en de datakwaliteit verbeteren.

Waar vind je dit?

Afgeleid van het veld Reversal Document number (STBLG) in de tabel BKPF. Als STBLG niet leeg is, is de vlag waar.

Voorbeelden
truefalse
Transactiecode
TransactionCode
De SAP-transactiecode waarmee de journaalpost wordt aangemaakt of verwerkt.
Beschrijving

De transactiecode (T-Code) is een unieke identificatiecode voor een specifieke functie of programma in SAP. Bij journaalposten geeft de code aan hoe de boeking is aangemaakt, bijvoorbeeld handmatig (FB01, F-02), via parkeren (FV50) of met een geautomatiseerde interface.

Dit attribuut is waardevol voor het dashboard voor optimalisatie van handmatige activiteiten. Door de T-Code te analyseren, kun je handmatige en geautomatiseerde activiteiten onderscheiden, zien welke handmatige processen de meeste tijd kosten en mogelijkheden voor automatisering opsporen. Zo beperk je handmatig werk en verbeter je de efficiëntie.

Waarom dit belangrijk is

Helpt handmatige en geautomatiseerde processen te onderscheiden en mogelijkheden voor automatisering en processtandaardisatie op te sporen.

Waar vind je dit?

Te vinden in veld TCODE van de documentkopgegevenstabel BKPF.

Voorbeelden
FB01F-02FV50FBD1
Goedkeuringstijd
ApprovalTime
De tijd tussen het indienen van een boeking ter goedkeuring en het moment waarop deze wordt goedgekeurd of afgewezen.
Beschrijving

Deze metriek meet de duur van het goedkeuringssubproces, dat vaak een groot deel van de totale doorlooptijd uitmaakt. De duur wordt berekend als het tijdsverschil tussen de activiteit ‘Boeking ingediend’ en de bijbehorende activiteit ‘Boeking goedgekeurd’ of ‘Boeking afgewezen’.

Goedkeuringstijd is de belangrijkste metriek voor het dashboard ‘Prestaties van boekingsgoedkeuring’ en de KPI ‘Gemiddelde goedkeuringstijd van boekingen’. Door deze duur te analyseren, kun je bottlenecks in de goedkeuringsworkflow opsporen, de prestaties van goedkeurders meten en proceswijzigingen onderbouwen, zoals het aanpassen van goedkeuringsdrempels.

Waarom dit belangrijk is

Meet de duur van de goedkeuringsfase. Zo kun je vertragingen in de controle- en goedkeuringsworkflow opsporen en aanpakken.

Waar vind je dit?

Berekend door de timestamp van de gebeurtenis ‘Boeking ingediend’ af te trekken van die van de gebeurtenis ‘Boeking goedgekeurd’ of ‘Boeking afgewezen’.

Voorbeelden
P1DT2HPT4H15MP3D
Is geparkeerd
IsParked
Een booleaanse vlag die aangeeft of de boeking als geparkeerd document is opgeslagen voordat deze werd geboekt.
Beschrijving

Door een document te parkeren, kan een gebruiker een onvolledige boeking opslaan zonder dat deze invloed heeft op de financiële saldi. Een andere gebruiker kan de boeking daarna aanvullen of controleren voordat deze wordt geboekt. Deze vlag markeert boekingen die een parkeerfase hebben doorlopen.

Door dit attribuut te analyseren, krijg je inzicht in het gebruik van de parkeerfunctie. Zo kun je zien of parkeren als informele controle wordt gebruikt en mogelijk vertraging veroorzaakt. Ook kun je de totale doorlooptijd analyseren en onderscheid maken tussen boekingen die meteen worden geboekt en boekingen die eerst worden geparkeerd.

Waarom dit belangrijk is

Markeert boekingen waarbij de parkeerfunctie is gebruikt. Dit kan vertraging veroorzaken of wijzen op een informele controle.

Waar vind je dit?

Afgeleid van het documentstatusveld (BSTAT) in tabel BKPF. De waarde ‘V’ geeft aan dat het document geparkeerd is.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een booleaanse vlag die aangeeft of een boeking een herstelronde heeft doorlopen, bijvoorbeeld doordat deze is afgewezen en daarna gecorrigeerd.
Beschrijving

Deze vlag markeert cases die afwijken van de ideale route en waarvoor herstel nodig was. De waarde wordt doorgaans waar als bij een boeking een reeks activiteiten voorkomt zoals ‘Boeking afgewezen’, gevolgd door ‘Boeking gecorrigeerd’.

Dit attribuut is belangrijk voor het berekenen van de KPI ‘Percentage boekingen met herstelwerk’ en voor analyses in het dashboard ‘Percentage herstelwerk en afwijzingen’. Het helpt de omvang van inefficiëntie in het proces te meten en biedt een basis om de oorzaken van herstelwerk te onderzoeken, zoals onduidelijke vereisten of onvoldoende documentatie.

Waarom dit belangrijk is

Markeert boekingen die correctie nodig hadden. Zo kun je herstelwerk meten en de oorzaken ervan onderzoeken om het percentage boekingen dat in één keer goed gaat te verhogen.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut, afgeleid uit de activiteitenreeks van een case. Er is sprake van een herstelronde als een afwijzings- of correctieactiviteit voorkomt.

Voorbeelden
truefalse
Kostenplaats
CostCenter
Een organisatorische eenheid binnen een controllinggebied die aangeeft waar kosten worden gemaakt.
Beschrijving

De kostenplaats is een belangrijk stamgegeven uit de module Controlling (CO) en wordt vaak toegewezen aan een boekingsregel. Hiermee houd je de kosten bij van een specifieke afdeling, functie of locatie.

Met kostenplaatsen kun je het boekingsproces gedetailleerder analyseren. Zo zie je of bepaalde afdelingen meer herstelwerk veroorzaken, langere doorlooptijden hebben of vaker handmatige boekingen verwerken. Daarmee krijg je inzicht in de procesefficiëntie per afdeling.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om procesprestaties per afdeling of functiegebied te analyseren en lokale inefficiënties op te sporen.

Waar vind je dit?

Staat in veld KOSTL van de documentregelstabel BSEG.

Voorbeelden
4100CC_FINANCE_US10010101
Reden voor tegenboeking
ReversalReason
Een code die aangeeft waarom een boeking is teruggedraaid.
Beschrijving

Wanneer een document wordt teruggedraaid, kan de gebruiker in SAP een redencode opgeven. Deze code geeft gestructureerde informatie over de reden voor de tegenboeking, bijvoorbeeld een onjuiste boekingsdatum of een invoerfout.

Dit attribuut is een belangrijke invoer voor het dashboard ‘Analyse van tegenboekingen’. Door de meest voorkomende redenen te analyseren, kunnen organisaties structurele problemen in processen of hiaten in trainingen opsporen. Vervolgens kunnen ze gericht maatregelen nemen om fouten in de toekomst te voorkomen en het aantal tegenboekingen te verlagen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft direct inzicht in de redenen voor tegenboekingen. Zo kun je gericht de oorzaken onderzoeken en toekomstige fouten voorkomen.

Waar vind je dit?

Staat in veld STGRD van de documentkopteksttabel BKPF.

Voorbeelden
010205
Totaalbedrag document
TotalDocumentAmount
De totale waarde van de journaalpost in de documentvaluta.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de totale financiële waarde van de journaalpost weer. Meestal wordt deze berekend door de absolute waarden van alle debet- of creditregelitems van het document bij elkaar op te tellen.

Een analyse op basis van financiële waarde kan belangrijke patronen aan het licht brengen. Boekingen met een hoge waarde kunnen bijvoorbeeld een andere, strengere goedkeuringsroute volgen. Je kunt dit attribuut gebruiken om analyses te filteren of uit te splitsen en te zien of doorlooptijden, afwijzingspercentages of goedkeuringsvertragingen samenhangen met het bedrag van de boeking.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses van de financiële impact mogelijk, bijvoorbeeld door verwerkingstijden of afwijzingspercentages te vergelijken met de geldwaarde van journaalposten.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend veld, afgeleid door het bedragveld (WRBTR of DMBTR) van alle regelitems in de BSEG-tabel voor een bepaalde journaalpost bij elkaar op te tellen.

Voorbeelden
1500.0025000.75125.50
Valutasleutel
CurrencyKey
De valutacode voor de bedragen in de boeking.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta de boeking is gedaan, bijvoorbeeld USD, EUR of JPY. Het biedt context bij de financiële bedragen in het document.

Het is niet altijd een primaire dimensie voor analyse, maar wel belangrijk om geldbedragen goed te interpreteren. Bij internationale organisaties kun je hiermee ook analyses uitsplitsen om te zien of processen verschillen tussen boekingen in buitenlandse en lokale valuta.

Waarom dit belangrijk is

Biedt de nodige context bij alle geldbedragen, zodat je financiële gegevens correct kunt analyseren en interpreteren.

Waar vind je dit?

Staat in veld WAERS van de documentkopteksttabel BKPF.

Voorbeelden
USDEURGBPJPY
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Record to Report - boekingen

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen om in het event log vast te leggen voor een nauwkeurige procesontdekking en optimalisatie van boekingen.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Journaalpost geboekt
Dit is de centrale activiteit waarbij de journaalpost officieel in het grootboek wordt opgenomen en de financiële overzichten beïnvloedt. SAP registreert dit expliciet wanneer de documentstatus op ‘geboekt’ wordt gezet en een boekingsdatum wordt toegewezen.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste meetpunt en geeft aan dat de journaalpost succesvol is verwerkt. De end-to-end-doorlooptijd wordt vaak tot dit moment gemeten. Dit event is ook belangrijk voor de analyse van de financiële afsluiting.

Waar vind je dit?

Dit wordt vastgesteld wanneer een document in de BKPF-tabel een boekingsdatum heeft (BKPF-BUDAT). Bij geparkeerde documenten komt dit overeen met het moment waarop de status BKPF-BSTAT verandert van 'V' naar leeg. De timestamp van de boeking is de invoerdatum BKPF-CPUDT.

Vastleggen

Stel vast wanneer BKPF-BSTAT verandert van 'V' naar leeg, of gebruik bij directe boekingen het aanmaak-event.

Gebeurtenistype explicit
Journaalpost geparkeerd
Deze activiteit markeert het aanmaken van een journaalpost in een voorlopige status, voordat deze officieel in het grootboek wordt geboekt. SAP registreert dit expliciet wanneer een gebruiker een document opslaat met een parkeertransactie en de documentstatus op ‘geparkeerd’ zet.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk startevent voor processen met controle en goedkeuring. Door de tijd tussen parkeren en boeken te analyseren, zie je vertragingen in de fasen vóór de boeking en tijdens de goedkeuring.

Waar vind je dit?

Dit event wordt vastgesteld aan de hand van de documentkopgegevenstabel BKPF. Een document geldt als geparkeerd wanneer het wordt aangemaakt met status BKPF-BSTAT = 'V'. De timestamp van het event is de aanmaakdatum en -tijd, BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM.

Vastleggen

Stel vast dat een document is aangemaakt in BKPF, waar BKPF-BSTAT de waarde 'V' heeft.

Gebeurtenistype explicit
Journaalpost goedgekeurd
Deze activiteit markeert de definitieve goedkeuring van een journaalpost in een workflow, waarna deze kan worden geboekt. Het event wordt vastgelegd wanneer de laatste stap voor ‘vrijgeven’ of ‘goedkeuren’ in het workflowlog is afgerond.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt dat het goedkeuringsproces afsluit. De tijd tot deze activiteit is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van goedkeuring. De tijd tussen dit event en de boeking meet de vertraging na goedkeuring.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de voltooiingstimestamp van de laatste goedkeuringsstap in het SAP Business Workflow-log. Dit is de laatste goedkeuringshandeling voordat het document wordt geboekt of klaarstaat om te worden geboekt.

Vastleggen

Stel de voltooiing van de laatste stap voor ‘vrijgeven’ of ‘goedkeuren’ vast in de workflowlogs.

Gebeurtenistype inferred
Journaalpost ingediend
Deze activiteit geeft aan dat de maker een geparkeerde journaalpost heeft afgerond en dat deze klaar is voor controle en goedkeuring. Meestal wordt dit vastgelegd wanneer een SAP Business Workflow-taak voor het geparkeerde document wordt gestart.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de overdracht van de maker naar de goedkeurder en start de meting van KPI’s voor de goedkeuringsdoorlooptijd. Het is een belangrijk meetpunt voor de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de starttijd van de goedkeuringsworkflow die aan het financiële document is gekoppeld. Hiervoor moeten workflowlogtabellen zoals SWW_WI2OBJ worden geanalyseerd om de workflow voor de specifieke bedrijfscode, het documentnummer en het boekjaar te vinden.

Vastleggen

Stel het startevent vast van de workflow voor het geparkeerde document.

Gebeurtenistype inferred
Journaalpost teruggedraaid
Deze activiteit markeert het terugdraaien van een eerder geboekte journaalpost. Een terugboeking is een nieuw boekhoudkundig document dat de oorspronkelijke boeking ongedaan maakt.
Waarom dit belangrijk is

Dit event is belangrijk om de datakwaliteit en procesnauwkeurigheid te meten. Veel terugboekingen wijzen op structurele problemen bij de oorspronkelijke invoer of goedkeuring. Elke terugboeking betekent bovendien extra herstelwerk.

Waar vind je dit?

Dit event wordt vastgesteld in de kop van het oorspronkelijke document (BKPF-tabel). Wanneer een document wordt teruggedraaid, vult SAP het nummer van het terugboekingsdocument (BKPF-STBLG) en de reden voor terugboeking (BKPF-STGRD) in. De timestamp van het event is de boekingsdatum van het nieuwe terugboekingsdocument.

Vastleggen

Stel vast wanneer BKPF-STBLG is ingevuld op het oorspronkelijke document. De timestamp is de boekingsdatum van het terugboekingsdocument.

Gebeurtenistype explicit
Boeking tussen bedrijfscodes vastgesteld
Een berekende activiteit die aangeeft dat een journaalpost meer dan één bedrijfscode raakt. Dit wordt vastgesteld door de regelitems van één financieel document te analyseren.
Waarom dit belangrijk is

Transacties tussen bedrijfscodes kunnen complexere verwerkings- en goedkeuringsvereisten hebben. Door ze te herkennen, kun je hun doorlooptijden en procespaden apart analyseren en specifieke bottlenecks opsporen.

Waar vind je dit?

Berekend door de regelitemtabel BSEG voor een bepaald documentnummer (BELNR) te controleren. Als de regelitems meer dan één unieke bedrijfscode (BSEG-BUKRS) bevatten, gaat het om een boeking tussen bedrijfscodes.

Vastleggen

Controleer of er voor één BKPF-BELNR meerdere unieke waarden van BSEG-BUKRS zijn.

Gebeurtenistype calculated
Documentatie toegevoegd
Deze activiteit staat voor het toevoegen van ondersteunende documenten, zoals facturen of spreadsheets, aan de journaalpost. Dit wordt niet als standaard boekhoudevent vastgelegd. Meestal wordt het afgeleid door te controleren of er bijlagen zijn aangemaakt die aan het boekingsdocument zijn gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is

Door deze activiteit te volgen, kun je controleren of het beleid voor documentatie wordt nageleefd. Vertraging bij het toevoegen van documenten kan een oorzaak zijn van lange goedkeuringscycli.

Waar vind je dit?

Dit event is lastig betrouwbaar als timestamp vast te leggen. Je kunt het mogelijk afleiden uit de bijlagetabellen van Generic Object Services (GOS), zoals SOOD, door de aanmaaktimestamp van de bijlage te koppelen aan de objectsleutel van de journaalpost.

Vastleggen

Leid het event af uit de aanmaaktimestamp van gekoppelde objecten in GOS-tabellen, zoals SOOD.

Gebeurtenistype inferred
Geparkeerde journaalpost verwijderd
Dit staat voor het verwijderen van een geparkeerde journaalpost die nooit is geboekt. Dit kan gebeuren na een afwijzing of wanneer de boeking per ongeluk is aangemaakt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert een mislukte afloop van het proces. Door te analyseren waarom geparkeerde documenten worden verwijderd, kun je problemen opsporen, zoals dubbele boekingen of onduidelijkheid over het proces.

Waar vind je dit?

Dit event wordt vastgelegd wanneer de status van een geparkeerd document in de BKPF-tabel verandert. Het statusveld BKPF-BSTAT wordt bijgewerkt naar 'Z' (geparkeerd document verwijderd). De timestamp van de wijziging staat in de wijzigingsdocumentlogs (CDHDR).

Vastleggen

Stel vast wanneer BKPF-BSTAT wordt bijgewerkt naar 'Z'.

Gebeurtenistype explicit
Handmatige invoer vastgesteld
Deze activiteit stelt vast of een journaalpost is aangemaakt via een handmatige online transactie of via een geautomatiseerde interface of batchproces. Dit is geen gebruikershandeling, maar een berekend attribuut op basis van systeemdata.
Waarom dit belangrijk is

Het onderscheid tussen handmatige en geautomatiseerde boekingen is belangrijk voor gerichte procesverbetering. Handmatige processen zijn vaak het doel van initiatieven voor standaardisatie en automatisering.

Waar vind je dit?

Dit wordt berekend door velden in de documentkopgegevenstabel BKPF te analyseren. Transactiecodes (BKPF-TCODE) zoals 'FB01', 'FB50' of 'FV50' wijzen op handmatige invoer. Andere T-codes of specifieke namen voor batchinvoer (BKPF-AWKEY) wijzen mogelijk op automatisering.

Vastleggen

Leid dit af uit BKPF-TCODE of andere indicatoren van het bronsysteem in de documentkop.

Gebeurtenistype calculated
Journaalpost aangemaakt
Dit staat voor het aanmaken van een journaalpost die direct wordt geboekt, zonder voorafgaande parkeerhandeling. SAP registreert dit wanneer een document wordt aangemaakt met een directe boekingstransactie.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een alternatief startpunt voor eenvoudige journaalpostprocessen waarvoor geen goedkeuringsworkflow nodig is. Zo kun je eenvoudige directe boekingen onderscheiden van complexere geparkeerde boekingen.

Waar vind je dit?

Dit event komt overeen met het aanmaken van een document in de BKPF-tabel waarbij de documentstatus BKPF-BSTAT leeg is (geboekt). De timestamp van het event is de aanmaakdatum, BKPF-CPUDT. Bij deze documenten vinden de events ‘Aangemaakt’ en ‘Geboekt’ gelijktijdig plaats.

Vastleggen

Stel vast dat een document is aangemaakt in BKPF, waar BKPF-BSTAT leeg is.

Gebeurtenistype explicit
Journaalpost afgewezen
Deze activiteit geeft aan dat een journaalpost definitief is afgewezen en niet wordt geboekt. Dit is meestal een eindstatus in een goedkeuringsworkflow, waarna het geparkeerde document uiteindelijk wordt verwijderd.
Waarom dit belangrijk is

Afwijzingen volgen is belangrijk voor kwaliteitsbeheer. Door de redenen en frequentie van afwijzingen te analyseren, kun je het percentage journaalposten dat in één keer goed is verbeteren.

Waar vind je dit?

Dit resultaat wordt vastgelegd in het SAP Business Workflow-log en staat voor een definitieve gebruikersbeslissing om af te wijzen, waarmee het proces eindigt. Het geparkeerde document kan daarna worden verwijderd.

Vastleggen

Stel de definitieve status ‘afgewezen’ vast in het workflowlog voor het document.

Gebeurtenistype inferred
Journaalpost gecorrigeerd
Deze activiteit geeft aan dat de oorspronkelijke maker een geparkeerde journaalpost heeft aangepast nadat deze voor wijzigingen was teruggestuurd. Je kunt dit afleiden door wijzigingen aan het document vast te stellen na het event ‘Wijzigingen aan journaalpost gevraagd’.
Waarom dit belangrijk is

Door correcties te volgen, zie je hoeveel tijd er aan herstelwerk wordt besteed. De tijd tussen een wijzigingsverzoek en de correctie laat zien hoe lang het duurt om problemen met ingediende boekingen op te lossen.

Waar vind je dit?

Afgeleid door de wijzigingsdocumentlogs (tabellen CDHDR en CDPOS) voor het geparkeerde document te analyseren. Een wijziging die na een afwijzing in de workflow is vastgelegd, betekent dat er een correctie is uitgevoerd. De timestamp komt uit de CDHDR-tabel.

Vastleggen

Stel een wijzigingslogregel in CDHDR/CDPOS vast die volgt op een afwijzing.

Gebeurtenistype inferred
Regelitem van journaalpost vereffend
Deze activiteit staat voor de afstemming van een regelitem op een grootboekrekening die openstaande posten beheert, zoals een banktussenrekening. Dit gebeurt wanneer een regelitem met een ander item wordt gematcht en daarmee wordt afgesloten.
Waarom dit belangrijk is

Bij processen zoals bankafstemming is de tijd die nodig is om posten te vereffenen een belangrijke KPI. Deze activiteit helpt de efficiëntie van afstemming en maandafsluiting te analyseren.

Waar vind je dit?

Dit event wordt vastgelegd in de regelitemtabel BSEG. Wanneer een regelitem is vereffend, zijn de velden voor de vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) en het vereffeningsdocument (BSEG-AUGBL) gevuld. De timestamp van het event is de vereffeningsdatum.

Vastleggen

Stel vast wanneer de vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) voor een regelitem is ingevuld.

Gebeurtenistype explicit
Wijzigingen aan journaalpost gevraagd
Dit is het moment in de workflow waarop een goedkeurder de journaalpost heeft gecontroleerd en voor correctie heeft teruggestuurd naar de maker. Dit event wordt afgeleid uit workflowlogs met een gebruikersbeslissing als ‘afwijzen’ of ‘terugsturen’.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om herstelrondes op te sporen, een belangrijke oorzaak van inefficiëntie en procesafwijkingen. Als dit event vaak voorkomt, kan dat wijzen op problemen met de kwaliteit van boekingen of onduidelijke eisen.

Waar vind je dit?

Dit event wordt afgeleid van de timestamp van een specifieke gebruikersbeslissing in het SAP Business Workflow-log die overeenkomt met ‘afwijzen’ of ‘terugsturen voor correctie’.

Vastleggen

Stel de timestamp vast van de beslissing ‘afwijzen’ of ‘herstelwerk’ in de workflowlogs.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP ECC

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze datatemplate als startpunt voor process mining van Record to Report - boekingen. Krijg helder inzicht en verbeter de efficiëntie van je financiële processen.

Optimaliseer nu Record to Report - boekingen

Verkort de doorlooptijd van boekingen met 30% en zorg voor nauwkeurige rapportages.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Begin vandaag met verbeteren.