Jouw datatemplate voor Record to Report - Journal Entry

SAP ECC
Jouw datatemplate voor Record to Report - Journal Entry

Jouw datatemplate voor Record to Report - Journal Entry

Deze template geeft je een duidelijk plan voor het verzamelen van de data die je nodig hebt om je Record to Report - Journal Entry-proces te analyseren en te optimaliseren. De template beschrijft welke essentiële attributen je verzamelt, welke belangrijke activiteiten je volgt en hoe je deze informatie uit SAP ECC haalt. Zo bouw je een betrouwbare dataset op waarmee je inefficiënties in kaart brengt en je financiële rapportage verbetert.
  • Aanbevolen attributen voor een volledige analyse
  • Belangrijke journaalpostactiviteiten om te volgen
  • Praktische richtlijnen voor data-extractie uit SAP ECC
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Record to Report - attributen van journal entries

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je het Record to Report-proces voor journal entries in SAP ECC volledig kunt analyseren.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 7 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit of het event dat op een bepaald moment in het Journal Entry-proces plaatsvond.
Beschrijving

De Activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap in de levenscyclus van een journal entry, zoals 'Journal Entry Created', 'Journal Entry Approved' of 'Journal Entry Posted'. Dit attribuut wordt meestal afgeleid uit meerdere SAP-bronnen, waaronder transactiecodes (TCODE), wijzigingsdocumentlogs (de tabellen CDHDR en CDPOS) en documentstatusvelden.

Het analyseren van activiteiten vormt de kern van process mining. Je kunt proceskaarten visualiseren, overgangstijden tussen stappen berekenen en herstelrondes herkennen, bijvoorbeeld 'Journal Entry Rejected' gevolgd door 'Journal Entry Corrected'. Deze data vormt de basis voor dashboards over doorlooptijden, herstelpercentages en procesvarianten.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen in de proceskaart. Zo kun je de Journal Entry-workflow visualiseren, analyseren en optimaliseren.

Waar je het vindt

Afgeleid uit verschillende bronnen, waaronder transactiecodes in BKPF (TCODE), de documentstatus en workflowlogs in tabellen zoals SWW_WI2OBJ, of wijzigingsdocumenten in CDHDR en CDPOS.

Voorbeelden
Journal Entry aangemaaktJournal Entry goedgekeurdJournal Entry afgewezenJournal Entry geboekt
Eventtijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event voor de journal entry plaatsvond.
Beschrijving

Eventtijd bevat de exacte datum en tijd van elke activiteit in het Journal Entry-proces. Deze data is nodig om alle tijdsgebonden metingen te berekenen, zoals doorlooptijden, verwerkingsduur en vertragingen tussen stappen. De bron van deze timestamp verschilt per activiteit. Het kan gaan om de aanmaakdatum en -tijd van het document (CPUDT/CPUTM) of om wijzigingstimestamps uit logs (CDHDR-UDATE/UTIME).

Bij analyses gebruik je Eventtijd om events chronologisch te ordenen. Zo ontstaat de basis voor de proceskaart. Het attribuut is nodig voor alle tijdgerelateerde KPI's, zoals de gemiddelde doorlooptijd van een Journal Entry, de gemiddelde goedkeuringstijd en de tijd tussen goedkeuring en boeking.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdgerelateerde analyses. Je kunt er doorlooptijden, duur en bottlenecks mee berekenen.

Waar je het vindt

Afkomstig uit verschillende velden, afhankelijk van de activiteit. Meestal gaat het om de aanmaaktimestamp (CPUDT, CPUTM) uit BKPF of wijzigingstimestamps (UDATE, UTIME) uit CDHDR.

Voorbeelden
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
ID journaalpost
JournalEntryId
De unieke identificatie van een financieel accountingdocument, opgebouwd uit de company code, het documentnummer en het boekjaar.
Beschrijving

De Journal Entry ID is de primaire case-identificatie voor het volgen van de levenscyclus van een journal entry. Het is een samengestelde sleutel, meestal gevormd door de Company Code (BUKRS), het Document Number (BELNR) en het Fiscal Year (GJAHR) samen te voegen. Zo blijft de ID uniek binnen het hele SAP-systeem.

Bij procesanalyse koppelt deze ID alle gerelateerde activiteiten, zoals aanmaken, parkeren, indienen, goedkeuren, afwijzen en boeken. Door deze identificatie te volgen, kun je de end-to-end-reis van elke journal entry reconstrueren, doorlooptijden meten en procesafwijkingen of bottlenecks voor specifieke boekingen vinden.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste sleutel om een journal entry vanaf het aanmaken tot en met de definitieve boeking te volgen. Zo kun je het proces end-to-end analyseren en varianten vergelijken.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid attribuut, meestal een samenvoeging van velden uit de BKPF-tabel: Company Code (BUKRS), Document Number (BELNR) en Fiscal Year (GJAHR).

Voorbeelden
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de procesdata is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data, in dit geval de specifieke SAP ECC-instantie. Meestal is dit een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd.

In omgevingen met meerdere ERP-systemen of databronnen is dit attribuut belangrijk. Het maakt de dataherkomst duidelijk en laat je analyses filteren of segmenteren op het systeem van herkomst.

Waarom dit belangrijk is

Maakt de dataherkomst duidelijk en is belangrijk voor het volgen van datakwaliteit, vooral in omgevingen met meerdere bronsystemen.

Waar je het vindt

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de datatransformatie wordt toegevoegd en de specifieke SAP ECC-instantie identificeert, bijvoorbeeld 'ECC_PROD_100'.

Voorbeelden
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is geëxtraheerd of vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit SAP ECC. Het is een metadataveld dat belangrijk is om te bepalen hoe actueel de geanalyseerde data is.

In elk process mining-dashboard of elke analyse wil je weten wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt. Zo kunnen gebruikers de data beter vertrouwen en onderbouwde beslissingen nemen. Het beantwoordt de vraag: 'Hoe actueel is deze informatie?'.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien hoe actueel de data is. Zo begrijpen gebruikers over welke periode de analyse gaat en kunnen ze de resultaten beter beoordelen.

Waar je het vindt

Dit metadataveld wordt door de data-extractietool of het ETL-proces aangemaakt en opgeslagen wanneer de data wordt vernieuwd.

Voorbeelden
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Bedrijfscode
CompanyCode
De organisatie-eenheid die een zelfstandige juridische entiteit vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.
Beschrijving

De Company Code is een belangrijke organisatie-eenheid in SAP Financials. Deze vertegenwoordigt een juridisch zelfstandige onderneming en is een belangrijk veld in de koptekst van het Journal Entry-document.

Dit attribuut is nodig om procesanalyses per juridische entiteit te segmenteren. Je kunt procesprestaties, compliancepercentages en KPI-resultaten tussen bedrijfsonderdelen vergelijken. Zo zie je bijvoorbeeld of goedkeuringsvertragingen of veel terugdraaiingen specifiek zijn voor bepaalde company codes.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om procesprestaties voor verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen binnen de organisatie te filteren en vergelijken.

Waar je het vindt

Staat in de documentkopteksttabel BKPF, veld BUKRS.

Voorbeelden
10002000US01DE01
Boekingsdatum
PostingDate
De datum waarop de transactie in het grootboek wordt vastgelegd en daarmee de financiële periode bepaalt.
Beschrijving

De Boekingsdatum bepaalt in welke boekhoudperiode de journal entry wordt verwerkt. Dit is een belangrijk datumveld vanuit financieel en complianceperspectief, omdat de datum moet aansluiten op de planning en regelgeving rond het afsluiten van boekhoudperioden.

Bij process mining gebruik je deze datum om compliance te controleren. Het dashboard 'Compliance Adherence Monitoring' en de KPI 'Compliance Conformance Rate' gebruiken dit attribuut om te controleren of boekingen binnen de juiste periode zijn verwerkt. Je kunt er ook trends in het aantal journal entries over tijd mee analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor financiële rapportage en complianceanalyse. Zo controleer je of boekingen in de juiste boekhoudperiode zijn verwerkt.

Waar je het vindt

Staat in de documentkopteksttabel BKPF, veld BUDAT.

Voorbeelden
2023-10-312023-11-302024-01-15
Documenttype
DocumentType
Een classificatie voor accountingdocumenten die bepaalt hoe ze worden verwerkt en opgeslagen.
Beschrijving

Het Documenttype onderscheidt verschillende soorten bedrijfstransacties, zoals een grootboekboeking (SA), leveranciersfactuur (KR) of activaboeking (AA). Het wordt ingesteld in de systeemconfiguratie en aan elke journal entry toegewezen.

Dit attribuut is belangrijk voor analyses, omdat je het proces kunt segmenteren op basis van het soort transactie. Het dashboard 'Journal Entry Throughput by Type' en de KPI 'Average Cycle Time by Journal Entry Type' zijn rechtstreeks afhankelijk van dit veld. Zo ontdek je of bepaalde boekingstypen vaker leiden tot vertragingen, herstelwerk of terugdraaiingen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om analyses per transactietype te segmenteren. Zo zie je of procesproblemen specifiek zijn voor bepaalde typen journal entries.

Waar je het vindt

Staat in de documentkopteksttabel BKPF, veld BLART.

Voorbeelden
SAKRREAA
Gebruiker
User
De SAP-gebruikers-ID van de persoon die de journal entry heeft aangemaakt of gewijzigd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de SAP-gebruikersnaam vast die verantwoordelijk is voor een activiteit, zoals het aanmaken, parkeren of boeken van een document. De bron is rechtstreeks de documentkoptekst of een wijzigingslog.

Door het attribuut Gebruiker te analyseren, krijg je zicht op prestaties van teams en individuele gebruikers. Het ondersteunt het User Productivity-dashboard door activiteitenaantallen en verwerkingstijden per gebruiker te volgen. Ook zie je wie betrokken is bij herstelrondes, terugdraaiingen of complianceafwijkingen. Dat helpt bij gerichte training en procesverbetering.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert de gebruiker die verantwoordelijk is voor elke activiteit. Zo kun je gebruikersprestaties, werkverdeling en patronen in herstelwerk analyseren.

Waar je het vindt

Meestal afkomstig uit de BKPF-tabel, het veld USNAM voor de maker, of uit de CDHDR-tabel, het veld USERNAME voor de persoon die de wijziging uitvoerde.

Voorbeelden
ABROWNCJONESDSMITH
Teruggedraaid
IsReversed
Een boolean-vlag die aangeeft of de journal entry is teruggedraaid.
Beschrijving

Deze vlag identificeert journal entries die later door een ander accountingdocument zijn teruggedraaid. In SAP is een teruggedraaid document gekoppeld aan het terugdraaiingsdocument, waardoor een duidelijke audit trail ontstaat.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Journal Entry Reversal Analysis' en de KPI 'Journal Entry Reversal Rate'. Je kunt teruggedraaide boekingen isoleren en de oorzaken onderzoeken, zoals invoerfouten of een onjuiste boekhoudkundige verwerking. Zo verlaag je het aantal terugdraaiingen.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt analyses van terugdraaiingen rechtstreeks door boekingen te markeren die later ongedaan zijn gemaakt. Zo vind je de oorzaken van fouten en verbeter je de datakwaliteit.

Waar je het vindt

Afgeleid uit het veld voor het nummer van het terugdraaiingsdocument (STBLG) in de BKPF-tabel. Als STBLG niet leeg is, is de vlag waar.

Voorbeelden
truefalse
Transactiecode
TransactionCode
De SAP-transactiecode die wordt gebruikt om de journal entry aan te maken of te verwerken.
Beschrijving

De Transactiecode (T-Code) is een unieke identificatie voor een specifieke functie of een specifiek programma in SAP. Voor journal entries laat de code zien hoe de boeking is aangemaakt, bijvoorbeeld handmatig (FB01, F-02), via parking (FV50) of via een geautomatiseerde interface.

Dit attribuut is erg waardevol voor het dashboard 'Manual Activity Optimization'. Door de T-Code te analyseren, maak je onderscheid tussen handmatige en geautomatiseerde activiteiten. Je ziet welke handmatige processen de meeste tijd kosten en waar automatisering mogelijk is om handmatig werk te verminderen en de efficiëntie te verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Helpt onderscheid te maken tussen handmatige en geautomatiseerde processen en laat kansen voor automatisering en processtandaardisatie zien.

Waar je het vindt

Staat in de documentkopteksttabel BKPF, veld TCODE.

Voorbeelden
FB01F-02FV50FBD1
Goedkeuringstijd
ApprovalTime
De verstreken tijd vanaf het moment waarop een journaalpost ter goedkeuring wordt ingediend tot het moment waarop deze wordt goedgekeurd of afgewezen.
Beschrijving

Deze metriek meet de duur van het goedkeuringssubproces, dat vaak een belangrijke bijdrage levert aan de totale doorlooptijd. De waarde wordt berekend als het tijdsverschil tussen de activiteit 'Journal Entry Submitted' en de bijbehorende activiteit 'Journal Entry Approved' of 'Journal Entry Rejected'.

Goedkeuringstijd is de kernmetriek voor het dashboard 'Journal Entry Approval Performance' en de KPI 'Average Journal Entry Approval Time'. Door deze duur te analyseren, kun je bottlenecks in de goedkeuringsworkflow opsporen, de prestaties van goedkeurders meten en proceswijzigingen onderbouwen, zoals het aanpassen van goedkeuringsdrempels.

Waarom dit belangrijk is

Meet de duur van de goedkeuringsfase en helpt vertragingen in de controle- en goedkeuringsworkflow op te sporen en aan te pakken.

Waar je het vindt

Berekend door de timestamp van de gebeurtenis 'Journal Entry Submitted' af te trekken van de timestamp van de gebeurtenis 'Journal Entry Approved' of 'Journal Entry Rejected'.

Voorbeelden
P1DT2HPT4H15MP3D
Is geparkeerd
IsParked
Een booleaanse vlag die aangeeft of de journaalpost vóór het boeken als geparkeerd document is opgeslagen.
Beschrijving

Door een document te parkeren kan een gebruiker een onvolledige journaalpost opslaan zonder dat dit invloed heeft op financiële saldi. Een andere gebruiker kan de post daarna aanvullen of controleren voordat deze wordt geboekt. Deze vlag laat zien welke boekingen een parkeeractie hebben doorlopen.

Door dit attribuut te analyseren, krijg je inzicht in het gebruik van de parkeerfunctie. Je ziet bijvoorbeeld of parkeren als informele controle wordt gebruikt en daardoor vertraging veroorzaakt. Ook ondersteunt het de analyse van de end-to-end-doorlooptijd, waarbij je onderscheid maakt tussen boekingen die meteen worden geboekt en boekingen die eerst worden geparkeerd.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert boekingen waarbij de parkeerfunctie is gebruikt. Dat kan een bron van vertraging zijn of wijzen op een informeel controleproces.

Waar je het vindt

Afgeleid van het documentstatusveld (BSTAT) in tabel BKPF. Een 'V' geeft aan dat het document geparkeerd is.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een booleaanse vlag die aangeeft of een journaalpost een herstelwerk-lus heeft doorlopen, bijvoorbeeld doordat deze is afgewezen en daarna gecorrigeerd.
Beschrijving

Deze vlag identificeert cases die van het 'happy path' zijn afgeweken en corrigerende actie nodig hadden. De waarde wordt meestal op true gezet wanneer voor een journaalpost een reeks activiteiten zoals 'Journal Entry Rejected' gevolgd door 'Journal Entry Corrected' wordt waargenomen.

Dit attribuut is essentieel voor het berekenen van de KPI 'Journal Entry Rework Rate' en voor analyses in het dashboard 'Rework and Rejection Rate'. Het helpt de omvang van inefficiëntie in het proces te meten en vormt een basis voor onderzoek naar de grondoorzaken van herstelwerk, zoals onduidelijke vereisten of onvoldoende documentatie.

Waarom dit belangrijk is

Markeert boekingen die correctie nodig hadden. Zo kun je herstelwerk kwantificeren en de grondoorzaken analyseren om het first-time-right-percentage te verbeteren.

Waar je het vindt

Dit is een berekend attribuut dat wordt afgeleid door de activiteitenreeks van een case te analyseren. Er is sprake van een herstelwerk-lus als een afwijzings- of correctieactiviteit voorkomt.

Voorbeelden
truefalse
Kostenplaats
CostCenter
Een organisatorische eenheid binnen een controllinggebied die een locatie vertegenwoordigt waar kosten worden gemaakt.
Beschrijving

De kostenplaats is een belangrijk stamgegeven uit de module Controlling (CO) en wordt vaak toegewezen op het niveau van de boekingsregel. Je gebruikt deze om kosten voor een specifieke afdeling, functie of locatie bij te houden.

Met een kostenplaats kun je het journaalpostproces gedetailleerder analyseren. Zo zie je bijvoorbeeld of bepaalde afdelingen meer herstelwerk veroorzaken, langere doorlooptijden hebben of verantwoordelijk zijn voor meer handmatige boekingen. Daarmee krijg je inzicht in de procesefficiëntie per afdeling.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om de procesprestaties per afdeling of functioneel gebied te analyseren, zodat je lokale inefficiënties kunt opsporen.

Waar je het vindt

Te vinden in de tabel met documentregels BSEG, veld KOSTL.

Voorbeelden
4100CC_FINANCE_US10010101
Reden voor terugdraaiing
ReversalReason
Een code die aangeeft waarom een journal entry is teruggedraaid.
Beschrijving

Wanneer een document wordt teruggeboekt, kan de gebruiker in SAP een reden opgeven. Deze code geeft gestructureerde informatie over de reden van de terugboeking, bijvoorbeeld een onjuiste boekingsdatum of een invoerfout.

Dit attribuut is een belangrijke invoer voor het dashboard 'Journal Entry Reversal Analysis'. Door de meest voorkomende redenen voor terugboekingen te analyseren, kunnen organisaties structurele problemen in hun processen of hiaten in trainingen herkennen. Zo kunnen ze gerichte maatregelen nemen om toekomstige fouten te voorkomen en het terugboekingspercentage te verlagen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft direct inzicht in de redenen voor terugboekingen, zodat je gericht de grondoorzaken kunt analyseren en toekomstige fouten kunt verminderen.

Waar je het vindt

Te vinden in de documentkopteksttabel BKPF, veld STGRD.

Voorbeelden
010205
Totaalbedrag document
TotalDocumentAmount
De totale waarde van de journal entry in de documentvaluta.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor de totale financiële waarde van de journal entry. Meestal wordt het berekend door de absolute waarden van alle debet- en creditregelitems van het document op te tellen.

Door het proces op financiële waarde te analyseren, ontdek je belangrijke patronen. Boekingen met een hoge waarde kunnen bijvoorbeeld een andere, strengere goedkeuringsroute volgen. Je kunt dit attribuut gebruiken om analyses te filteren of segmenteren en te zien of doorlooptijden, afwijzingspercentages of goedkeuringsvertragingen samenhangen met het bedrag van de boeking.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses van de financiële impact mogelijk, bijvoorbeeld door verwerkingstijden of afwijzingspercentages te vergelijken met de geldwaarde van journal entries.

Waar je het vindt

Dit is een berekend veld dat wordt afgeleid door het bedragveld (WRBTR of DMBTR) van alle regelitems in de BSEG-tabel voor een bepaalde journal entry op te tellen.

Voorbeelden
1500.0025000.75125.50
Valutacode
CurrencyKey
De valutacode voor de bedragen die in de journal entry zijn vastgelegd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de valuta van de journal entry aan, zoals USD, EUR of JPY. Het biedt context voor alle financiële bedragen in het document.

Hoewel dit niet altijd een primaire analysedimensie is, is het belangrijk om geldbedragen correct te interpreteren. In internationale organisaties kun je er ook analyses mee segmenteren om te zien of processen verschillen voor boekingen in vreemde valuta en lokale valuta.

Waarom dit belangrijk is

Biedt de nodige context voor alle geldbedragen, zodat je financiële analyses en interpretaties correct kunt uitvoeren.

Waar je het vindt

Staat in de documentkopteksttabel BKPF, veld WAERS.

Voorbeelden
USDEURGBPJPY
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Record to Report - activiteiten voor journal entries

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een betrouwbare procesanalyse en optimalisatie van journal entries.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Journal Entry geboekt
Dit is de centrale activiteit waarbij de journal entry officieel in het grootboek wordt vastgelegd en financiële overzichten beïnvloedt. Dit event wordt expliciet vastgelegd wanneer de documentstatus op 'posted' wordt gezet en een boekingsdatum wordt toegewezen.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste meetpunt en betekent dat de journal entry succesvol is verwerkt. De end-to-end-doorlooptijd wordt vaak tot dit moment gemeten. Het is ook een belangrijk event voor analyses van de financiële afsluiting.

Waar je het vindt

Dit wordt vastgesteld wanneer een document in de BKPF-tabel een boekingsdatum heeft, BKPF-BUDAT. Voor geparkeerde documenten komt dit overeen met het moment waarop BKPF-BSTAT verandert van 'V' naar leeg. De timestamp van de boeking is de invoerdatum BKPF-CPUDT.

Vastleggen

Identificeer wanneer BKPF-BSTAT verandert van 'V' naar leeg, of bij directe boekingen het aanmaak-event.

Eventtype explicit
Journal Entry geparkeerd
Deze activiteit markeert het aanmaken van een journal entry in een voorlopige status, voordat deze officieel in het grootboek wordt geboekt. In SAP wordt dit expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker een document opslaat via een parkingtransactie en de documentstatus op 'parked' zet.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk startevent voor processen met controle en goedkeuring. Door de tijd tussen parkeren en boeken te analyseren, zie je vertragingen in de voorbereidende en goedkeuringsfasen.

Waar je het vindt

Dit event wordt geïdentificeerd in de documentkopteksttabel BKPF. Een document geldt als geparkeerd wanneer het wordt aangemaakt met BKPF-BSTAT = 'V'. De timestamp van het event is de aanmaakdatum en -tijd, BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM.

Vastleggen

Identificeer het aanmaken van een document in BKPF wanneer BKPF-BSTAT 'V' is.

Eventtype explicit
Journal Entry goedgekeurd
Deze activiteit markeert de definitieve goedkeuring van een journal entry binnen een workflow, waarna deze kan worden geboekt. Je haalt dit event uit de workflowlog wanneer de laatste stap 'release' of 'approve' is afgerond.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt dat het goedkeuringsproces afsluit. De duur tot aan deze activiteit is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van de goedkeuring. De tijd tussen dit event en de boeking meet de vertraging na goedkeuring.

Waar je het vindt

Leid dit af uit de voltooiingstimestamp van de laatste goedkeuringsstap in de SAP Business Workflow-log. Dit is de laatste goedkeuringsactie voordat het document wordt geboekt of klaarstaat voor boeking.

Vastleggen

Identificeer het afronden van de laatste stap 'release' of 'approve' in workflowlogs.

Eventtype inferred
Journal Entry ingediend
Deze activiteit betekent dat de maker een geparkeerde journal entry heeft afgerond en dat deze klaar is voor controle en goedkeuring. Meestal wordt dit vastgelegd wanneer een SAP Business Workflow-taak voor het geparkeerde document wordt gestart.
Waarom dit belangrijk is

Hiermee gaat de verantwoordelijkheid over van de maker naar de goedkeurder en start de klok voor KPI's rond de doorlooptijd van de goedkeuring. Het is een belangrijk meetpunt voor de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow.

Waar je het vindt

Leid dit af uit de starttijd van de goedkeuringsworkflow die aan het financiële documentobject is gekoppeld. Hiervoor analyseer je workflowlogtabellen zoals SWW_WI2OBJ om de workflow te vinden die is gestart voor de specifieke company code, het documentnummer en het boekjaar.

Vastleggen

Identificeer het start-event van de workflow voor het geparkeerde documentobject.

Eventtype inferred
Journal Entry teruggedraaid
Deze activiteit markeert het terugdraaien van een eerder geboekte journal entry. Een terugdraaiing is een nieuw accountingdocument dat de oorspronkelijke boeking neutraliseert.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk event voor het meten van datakwaliteit en procesnauwkeurigheid. Veel terugdraaiingen wijzen op structurele problemen bij de oorspronkelijke invoer of goedkeuring. Elke terugdraaiing betekent extra herstelwerk.

Waar je het vindt

Dit event wordt geïdentificeerd in de koptekst van het oorspronkelijke document, de BKPF-tabel. Wanneer een document wordt teruggedraaid, vult SAP het nummer van het terugdraaiingsdocument (BKPF-STBLG) en de reden voor terugdraaiing (BKPF-STGRD) in. De timestamp van het event is de boekingsdatum van het nieuwe terugdraaiingsdocument.

Vastleggen

Identificeer wanneer BKPF-STBLG op het oorspronkelijke document is ingevuld. De timestamp is de boekingsdatum van het terugdraaiingsdocument.

Eventtype explicit
Documentatie toegevoegd
Deze activiteit staat voor het toevoegen van ondersteunende documenten, zoals facturen of spreadsheets, aan de journal entry. Dit event wordt niet expliciet als standaard accounting-event gelogd. Meestal leid je het af uit het aanmaken van bijlagen die aan het accountingdocumentobject zijn gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is

Door deze activiteit te volgen, controleer je of beleid rond verplichte documentatie wordt nageleefd. Vertraging bij het toevoegen van documenten kan een oorzaak zijn van langere goedkeuringscycli.

Waar je het vindt

Dit is lastig betrouwbaar vast te leggen als event met timestamp. Je kunt het mogelijk afleiden door de GOS-bijlagentabellen, zoals SOOD, te analyseren en de timestamp van het aanmaken van de bijlage te koppelen aan de objectsleutel van de journal entry.

Vastleggen

Leid dit af uit de aanmaaktimestamp van gekoppelde objecten in GOS-tabellen, zoals SOOD.

Eventtype inferred
Geparkeerde Journal Entry verwijderd
Dit staat voor het verwijderen van een geparkeerde journal entry die nooit is geboekt. Dit kan gebeuren na een afwijzing of wanneer de boeking per ongeluk is aangemaakt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert een onsuccesvol einde van het proces. Door te analyseren waarom geparkeerde documenten worden verwijderd, ontdek je problemen zoals dubbele boekingen of onduidelijkheid over het proces.

Waar je het vindt

Dit event wordt vastgelegd wanneer de status van een geparkeerd document in de BKPF-tabel verandert. Het statusveld BKPF-BSTAT wordt bijgewerkt naar 'Z' (geparkeerd document verwijderd). De timestamp van de wijziging staat in de documentwijzigingslogs (CDHDR).

Vastleggen

Identificeer wanneer BKPF-BSTAT wordt bijgewerkt naar 'Z'.

Eventtype explicit
Handmatige invoer geïdentificeerd
Deze activiteit bepaalt of een journal entry via een handmatige online transactie is aangemaakt of via een geautomatiseerde interface of batchproces. Het is geen gebruikersactie, maar een berekend attribuut van de boeking op basis van systeemdata.
Waarom dit belangrijk is

Het onderscheid tussen handmatige en geautomatiseerde boekingen is belangrijk voor gerichte procesverbetering. Handmatige processen zijn vaak het uitgangspunt voor standaardisatie en automatisering.

Waar je het vindt

Dit wordt berekend door velden in de documentkopteksttabel BKPF te analyseren. Transactiecodes (BKPF-TCODE) zoals 'FB01', 'FB50' of 'FV50' wijzen op handmatige invoer. Andere T-codes of specifieke namen voor batchinvoer (BKPF-AWKEY) wijzen op automatisering.

Vastleggen

Leid dit af uit BKPF-TCODE of andere indicatoren van het bronsysteem in de documentkoptekst.

Eventtype calculated
Intercompany-boeking geïdentificeerd
Een berekende activiteit die markeert dat een journal entry betrekking heeft op meer dan één company code. Dit bepaal je door de regelitems van één financieel document te analyseren.
Waarom dit belangrijk is

Intercompany-transacties kunnen complexere verwerkings- en goedkeuringseisen hebben. Door ze te identificeren, kun je hun doorlooptijden en procespaden apart analyseren en specifieke bottlenecks vinden.

Waar je het vindt

Dit wordt berekend door de regelitemtabel BSEG te controleren voor een bepaald documentnummer (BELNR). Als de regelitems meer dan één unieke company code (BSEG-BUKRS) bevatten, is sprake van een intercompany-boeking.

Vastleggen

Controleer of voor één BKPF-BELNR meerdere unieke waarden van BSEG-BUKRS voorkomen.

Eventtype calculated
Journal Entry aangemaakt
Dit staat voor het aanmaken van een journal entry die rechtstreeks wordt geboekt, zonder voorafgaande parkingstap. Dit wordt vastgelegd wanneer een document in SAP wordt aangemaakt via een directe boekingstransactie.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een alternatief startpunt voor eenvoudigere journal entry-processen zonder goedkeuringsworkflow. Zo maak je onderscheid tussen eenvoudige directe boekingen en complexere geparkeerde boekingen.

Waar je het vindt

Dit event komt overeen met het aanmaken van een document in de BKPF-tabel wanneer de documentstatus BKPF-BSTAT leeg is, dus geboekt. De timestamp van het event is de aanmaakdatum, BKPF-CPUDT. Voor deze documenten vinden de events 'Created' en 'Posted' gelijktijdig plaats.

Vastleggen

Identificeer het aanmaken van een document in BKPF wanneer BKPF-BSTAT leeg is.

Eventtype explicit
Journal Entry afgewezen
Deze activiteit betekent dat een journal entry definitief is afgewezen en niet wordt geboekt. Dit is meestal een eindstatus in een goedkeuringsworkflow, waarna het geparkeerde document uiteindelijk wordt verwijderd.
Waarom dit belangrijk is

Het volgen van afwijzingen is belangrijk voor kwaliteitsbeheer. Door de redenen en frequentie van afwijzingen te analyseren, verbeter je het percentage journal entries dat in één keer goed is.

Waar je het vindt

Dit resultaat komt uit de SAP Business Workflow-log en staat voor een definitieve gebruikersbeslissing 'reject' die het proces beëindigt. Het geparkeerde document kan daarna worden verwijderd.

Vastleggen

Identificeer de eindstatus 'reject' in de workflowlog voor het document.

Eventtype inferred
Journal Entry gecorrigeerd
Deze activiteit geeft aan dat de oorspronkelijke maker een geparkeerde journal entry heeft aangepast nadat deze voor wijzigingen was teruggestuurd. Je leidt dit af door wijzigingen aan het document te detecteren na een event 'Changes Requested'.
Waarom dit belangrijk is

Door correcties te volgen, zie je hoeveel werk in herstelrondes gaat zitten. De tijd tussen het wijzigingsverzoek en de correctie laat zien hoe lang het duurt om problemen met ingediende boekingen op te lossen.

Waar je het vindt

Leid dit af door wijzigingsdocumentlogs, de tabellen CDHDR en CDPOS, voor het geparkeerde document te analyseren. Een wijziging na een afwijzing in de workflow betekent dat er een correctie is uitgevoerd. De timestamp komt uit de CDHDR-tabel.

Vastleggen

Identificeer een wijziging in CDHDR/CDPOS na een afwijzing.

Eventtype inferred
Regelitem van Journal Entry vereffend
Deze activiteit staat voor het vereffenen van een regelitem op een G/L-rekening met open posten, zoals een bankverrekeningsrekening. Dit gebeurt wanneer een regelitem aan een ander wordt gekoppeld en daarmee wordt afgesloten.
Waarom dit belangrijk is

Bij processen zoals bankreconciliatie is de tijd tot vereffening een belangrijke KPI. Deze activiteit helpt de efficiëntie van reconciliatie en maandafsluitingen te analyseren.

Waar je het vindt

Dit event wordt vastgelegd in de regelitemtabel BSEG. Wanneer een regelitem is vereffend, zijn de velden voor de vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) en het vereffeningsdocument (BSEG-AUGBL) gevuld. De timestamp van het event is de vereffeningsdatum.

Vastleggen

Identificeer wanneer de vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) voor een regelitem is ingevuld.

Eventtype explicit
Wijzigingen aan Journal Entry gevraagd
Dit is het moment in de workflow waarop een goedkeurder de journal entry heeft gecontroleerd en deze voor correctie terugstuurt naar de maker. Je haalt dit event uit workflowlogs met een gebruikersbeslissing als 'rejection' of 'send back'.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om herstelrondes te herkennen. Die zijn een belangrijke bron van inefficiëntie en procesafwijkingen. Een hoge frequentie wijst op problemen met de kwaliteit van de boeking of onduidelijke eisen.

Waar je het vindt

Dit event wordt afgeleid uit de timestamp van een specifieke gebruikersbeslissing in de SAP Business Workflow-log die overeenkomt met een actie als 'reject' of 'send for correction'.

Vastleggen

Identificeer de timestamp van de beslissing 'rejection' of 'rework' in workflowlogs.

Eventtype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP ECC

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze datatemplate om je process mining-traject voor Record to Report - Journal Entry te starten. Krijg waardevolle inzichten en verbeter de efficiëntie van je financiële bedrijfsvoering.

Optimaliseer je Record to Report - Journal Entry-proces nu

Verlaag de doorlooptijd van journaalposten met 30% en zorg voor foutloze rapportage.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Begin vandaag met verbeteren.