Uw Contract Management Data Template

De Contract ID dient als de definitieve case identifier, die alle events en activiteiten gerelateerd aan een specifiek contract uniek koppelt. Dit maakt een uitgebreide, end-to-end analyse mogelijk van het traject van elk contract, van de totstandkoming tot de afwikkeling.

In process mining is dit attribuut fundamenteel voor het reconstrueren van de levenscyclus van elk contract. Het zorgt ervoor dat alle gerelateerde activiteiten, zoals opstellen, beoordelingen, goedkeuringen en uitvoering, correct worden geassocieerd met het juiste contract, wat een nauwkeurige meting van doorlooptijden en de identificatie van procesvariaties mogelijk maakt.

Dit is de primaire sleutel voor procesanalyse, die het volgen van de complete reis van een contract mogelijk maakt en de data-integriteit waarborgt.

Dit is een kernattribuut van het Contract Agreement object in Icertis.

De Activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in het contractbeheerproces. Deze events worden gesorteerd op hun timestamps om de processtroom voor elk contract op te bouwen.

Analyse van dit attribuut onthult de opeenvolging van handelingen, de frequentie van verschillende activiteiten en de algehele structuur van het proces. Het wordt gebruikt om veelvoorkomende procespaden, afwijkingen van de standaardprocedure en activiteiten die leiden tot herstelwerk of vertragingen, zoals meerdere revisiecycli, te identificeren.

Het definieert de processtappen, wat essentieel is voor het visualiseren van de proceskaart, het analyseren van de processtroom en het identificeren van knelpunten.

Deze informatie wordt doorgaans gegenereerd uit event logs of workflowgeschiedenistabellen binnen Icertis, die de statuswijzigingen en uitgevoerde taken voor een contract bijhouden.

Dit attribute registreert de precieze datum en tijd dat een activiteit werd gestart of voltooid. Het is de temporele basis voor process mining, en biedt de chronologische volgorde van events voor elke contract case.

De Event Time is cruciaal voor alle tijdsgebonden analyses. Het wordt gebruikt om cyclustijden tussen activiteiten te berekenen, wachtperiodes te identificeren, de duur van specifieke fasen zoals onderhandeling of goedkeuring te meten, en knelpunten aan te wijzen waar contracten langdurig stagneren.

Deze timestamp is cruciaal voor het berekenen van alle prestatiemetrieken, zoals doorlooptijden en duren, en voor het begrijpen van de volgorde van events.

Dit is een standaardveld in Icertis audittrail- of workflowgeschiedenislogs, gekoppeld aan elke geregistreerde event.

Dit attribute identificeert de individuele gebruiker, het team of de geautomatiseerde gebruiker die een bepaalde activiteit heeft uitgevoerd. Het kan een specifieke gebruikersnaam, een medewerkers-ID of een systeemaccount zijn.

Het analyseren van de Activity Owner is cruciaal voor het begrijpen van resourceallocatie, werkverdeling en prestaties. Het helpt bij het beantwoorden van vragen zoals welke gebruikers of teams knelpunten zijn, wie de meest efficiënte beoordelaars zijn en hoe werk wordt verdeeld. Dit ondersteunt direct het 'Werkverdeling van Beoordelaars' dashboard.

Het maakt prestatieanalyse per gebruiker of team mogelijk, wat helpt bij het identificeren van onbalans in de werkdruk en kansen voor training.

Deze informatie is meestal beschikbaar in de workflowgeschiedenis of audittrail-data binnen Icertis, gekoppeld aan elke event.

Dit attribute specificeert de afdeling, zoals Legal, Sales of Procurement, geassocieerd met de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd. Het biedt een geaggregeerd overzicht van de betrokkenheid van resources in het proces.

Analyseren per afdeling is cruciaal voor het begrijpen van interdepartementale samenwerking en overdrachten. Het helpt bij het identificeren van systemische vertragingen tussen afdelingen, zoals lange wachttijden voor juridische beoordeling na een verkoopaanvraag, wat de focus is van het 'Vertragingen bij Afdelingsoverdrachten' dashboard.

Vergemakkelijkt de analyse van afdelingsprestaties en overdrachtsefficiëntie, waarbij cross-functionele knelpunten worden belicht.

Deze data moet mogelijk worden verrijkt door te koppelen met een HR-systeem of gebruikersdirectory, waarbij de Activity Owner als sleutel wordt gebruikt. Het kan ook direct worden opgeslagen in Icertis gebruikersprofielen.

Dit attribute geeft de algehele status van de contract case aan, bijvoorbeeld 'Concept', 'In Beoordeling', 'Wachtend op Handtekening' of 'Uitgevoerd'. Dit is doorgaans een case-level attribute dat de laatst bereikte belangrijke mijlpaal weerspiegelt.

Het is essentieel voor operationele dashboards zoals 'Contractstatus en Doorvoer', die een real-time overzicht bieden van de contractpijplijn. Het helpt managers het volume aan contracten in elke fase te begrijpen en te identificeren waar werk zich ophoopt, waardoor proactief beheer van de contractportfolio mogelijk wordt.

Biedt een high-level overzicht van de contractpipeline, essentieel voor operationele monitoring en het beheer van de doorvoer.

Dit is een primair statusveld op het Contract Agreement object in Icertis.

De Contract Type categoriseert overeenkomsten op basis van hun juridische of zakelijke doel. Dit is een fundamenteel attribuut voor het segmenteren en vergelijken van contractlevenscycli.

Verschillende contracttypes volgen vaak specifieke procespaden en hebben verschillende complexiteitsniveaus en SLA's. Het analyseren van het proces per Contract Type maakt gerichte verbeteringen mogelijk, zoals het creëren van geoptimaliseerde workflows voor grootschalige, laagrisico-overeenkomsten zoals NDA's versus complexe, hoogwaardige MSA's. Het is essentieel voor de KPI's 'Contract Variant Analysis' en 'Policy Compliance Score'.

Maakt processegmentatie mogelijk om levenscycli en compliance te vergelijken tussen verschillende soorten overeenkomsten.

Dit is een standaard attribuut geconfigureerd op het Contract Agreement object in Icertis.

Dit attribute vertegenwoordigt de financiële waarde van het contract, zoals het totale contractbedrag of de geannualiseerde waarde. Het is een kritieke business metric voor het prioriteren van contracten en het begrijpen van de financiële impact.

In process mining wordt de Contract Value gebruikt om analyses te segmenteren en te focussen op overeenkomsten met hoge waarde. Men kan bijvoorbeeld analyseren of contracten met hoge waarde langer duren om goed te keuren of te onderhandelen. Het helpt ook bij risicobeoordeling, aangezien vertragingen bij contracten met hoge waarde aanzienlijke omzetimplicaties kunnen hebben.

Maakt prioritering en waardegerichte analyse mogelijk, wat helpt om verbeterinspanningen te richten op de financieel meest significante contracten.

Dit is doorgaans een standaard valutaveld op het Contract Agreement object in Icertis.

Dit attribute registreert de voltooiingstijd van een activiteit. Terwijl StartTime het begin markeert, markeert EndTime de voltooiing, waarbij de discrete tijdsduur van de activiteit wordt gedefinieerd.

Het hebben van zowel een start- als eindtijd is essentieel voor het nauwkeurig berekenen van de verwerkingstijd of duur van elke individuele activiteit. Dit maakt analyse mogelijk van welke stappen de meeste tijd kosten, onderscheid makend tussen actieve verwerkingstijd en passieve wachttijd tussen stappen. Het is cruciaal voor dashboards zoals 'Knelpunten in het Goedkeuringsproces' en 'Efficiëntie van Opstellen en Revisie'.

Maakt de precieze berekening van activiteitsduren mogelijk, wat helpt om onderscheid te maken tussen verwerkingstijd en wachttijd.

Vergelijkbaar met StartTime, is dit te vinden in Icertis audit trail of workflowhistorie logs. Sommige events kunnen onmiddellijk zijn, waarbij StartTime gelijk is aan EndTime.

Dit attribute identificeert de interne afdeling of businessunit die eigenaar is van of het contract heeft aangevraagd, zoals 'Enterprise Sales North America' of 'Global Procurement'.

Vergelijkbaar met Afdeling, maakt dit een aggregatie op een hoger niveau van de procesdata mogelijk. Het helpt bij het vergelijken van procesefficiëntie en compliance tussen verschillende delen van de organisatie, en biedt waardevolle inzichten voor senior management en ondersteunt strategische beslissingen over resourceallocatie.

Maakt een vergelijking op hoog niveau van procesprestaties mogelijk tussen verschillende organisatorische eenheden.

Dit is vaak een essentieel metadata-veld op de contractovereenkomst, dat het koppelt aan de organisatiestructuur.

Processing Time is de berekende duur van de starttijd tot de eindtijd van een activity. Het vertegenwoordigt de daadwerkelijke tijd dat resources bezig waren met een taak, in tegenstelling tot de wachttijd tussen taken.

Deze metric is fundamenteel voor prestatieanalyse. Het helpt te bepalen welke specifieke activities het meest tijdrovend zijn in het hele proces. Het kan bijvoorbeeld aantonen dat, hoewel de totale juridische beoordelingsfase lang is, de daadwerkelijke tijd besteed aan het beoordelen van documenten kort is, wat aangeeft dat de meeste tijd in een wachtrij wordt doorgebracht. Dit is van vitaal belang voor bijna alle dashboards, vooral die gericht zijn op cycle time en efficiëntie.

Scheidt actieve werktijd van inactieve wachttijd, wat een nauwkeuriger doelwit biedt voor efficiëntieverbeteringen.

Dit wordt berekend op basis van de 'EventTime' (StartTime) en 'EndTime' attributen in de dataset.

Dit attribute identificeert de oorsprong van de data, wat 'Icertis' is voor dit proces. Het helpt bij datagovernance en traceerbaarheid, vooral in omgevingen waar data geaggregeerd kan zijn uit meerdere systemen.

In analyse kan het worden gebruikt om data te filteren op een specifiek bronsysteem of om processen te vergelijken tussen verschillende systemen, indien van toepassing. Voor deze weergave dient het als een constante identificator voor alle events.

Zorgt voor data lineage en traceability, wat belangrijk is voor datavalidatie en het beheer van data uit meerdere bronnen.

Dit is doorgaans een statische waarde die tijdens extractie en transformatie van data wordt toegevoegd om de herkomst van de data aan te duiden.

Dit attribuut volgt de iteratie van het contractdocument terwijl het door opstelling, aanpassingen en revisies gaat. Het is doorgaans een integer of een major.minor versienummer.

De documentversie is een directe indicator van herwerk. Een hoog aantal versies voor een contract duidt op meerdere rondes van wijzigingen, wat kan worden onderzocht om de onderliggende oorzaken te begrijpen. Het is een belangrijke input voor het berekenen van de KPI 'Contract Revision Rate' en voor het 'Drafting And Revision Efficiency' dashboard.

Meet direct de hoeveelheid herwerk en revisie die een contract ondergaat, wat inefficiënties benadrukt bij het opstellen en onderhandelen.

Icertis onderhoudt de version history voor alle contractdocumenten. Dit attribute kan worden geëxtraheerd uit de metadata of het event log van het document.

Dit booleaanse attribuut geeft aan of het contract is opgesteld met behulp van een vooraf goedgekeurde, standaard template of als een niet-standaard, op maat gemaakte overeenkomst. Dit is een belangrijke factor bij de risico- en compliancebeoordeling.

Contracten gebaseerd op standaard templates hebben doorgaans snellere doorlooptijden en lagere risico's. Dit attribuut is de basis voor de KPI 'Contract Template Adherence Rate' en helpt bij het analyseren van de procesimpact van het gebruik van niet-standaard documenten. Het kan afdelingen of contracttypen identificeren die vaak afwijken van standaarden, wat inspanningen kan sturen om het templategebruik te verbeteren.

Meet de naleving van bedrijfsstandaarden, wat direct correleert met procesefficiëntie en risicovermindering.

Dit kan een selectievakje op het contract zijn, of afgeleid worden op basis van de herkomst van het document of de metadata binnen Icertis.

Dit attribute geeft de actualiteit van de geanalyseerde data aan. Het registreert de datum en tijd van de laatste data-extractie uit het bronsysteem.

Deze informatie is cruciaal voor gebruikers om de actualiteit van de inzichten in de dashboards te begrijpen. Het helpt hen te weten of ze kijken naar real-time informatie of data die enkele uren of dagen oud is, waardoor de juiste context voor besluitvorming wordt gecreëerd.

Biedt context over de actualiteit van data, zodat gebruikers begrijpen hoe recent de procesanalyse is.

Deze timestamp wordt gegenereerd door de data pipeline of ETL-tool aan het einde van elke succesvolle data-refreshcyclus.

Dit attribuut identificeert de andere partij die betrokken is bij de overeenkomst. Het biedt essentiële context voor de analyse van interacties en onderhandelingen.

Het analyseren van het proces per tegenpartij kan patronen in onderhandelingscycli onthullen. Het kan bijvoorbeeld aantonen of contracten met bepaalde leveranciers consequent langer duren om te onderhandelen of meer revisies vereisen. Deze inzichten zijn waardevol voor strategisch relatiebeheer en voor het afstemmen van onderhandelingsstrategieën, ter directe ondersteuning van het 'Negotiation Cycle Time And Rework' dashboard.

Maakt analyse mogelijk van onderhandelingspatronen en relatieprestaties met specifieke externe partijen.

Deze informatie wordt opgeslagen als onderdeel van de metadata van het contract, doorgaans gekoppeld aan een tegenpartij of leveranciersstamdata-object in Icertis.

Dit attribuut specificeert de geografische regio, zoals EMEA, APAC of Noord-Amerika, waarop het contract van toepassing is. Dit is belangrijk voor wereldwijde organisaties met regionale variaties in hun processen.

Regionale analyse kan verschillen aan het licht brengen in procesprestaties, compliance-vereisten of onderhandelingstactieken, gedreven door lokale wet- en regelgeving en bedrijfsculturen. Het maakt regio-specifieke benchmarking en de identificatie van best practices mogelijk die wereldwijd kunnen worden gedeeld.

Helpt regionale variaties in procesprestaties en compliance te identificeren, wat cruciaal is voor wereldwijde organisaties.

Dit is doorgaans een metadata-veld op het contract object in Icertis, vaak onderdeel van de standaard configuratie.

Deze berekende metric geeft een telling van revisie-gerelateerde activiteiten, zoals 'Contract Redlined Or Revised', voor elk contract case. Het dient als een eenvoudige, krachtige indicator van proceswrijving.

Hoge revisieaantallen wijzen op mogelijke problemen in de opstel- of onderhandelingsfasen, zoals onduidelijke vereisten, slechte eerste concepten of moeizame onderhandelingen. Deze metric is de directe input voor de KPI 'Contract Revision Rate' en wordt gebruikt in dashboards om contracten en procesvarianten met buitensporig herwerk te identificeren.

Kwantificeert herwerk in de contractlevenscyclus, en meet direct de efficiëntie van de opstel- en onderhandelingsfasen.

Dit wordt berekend door het aantal keren dat specifieke revisieactiviteiten voorkomen voor elke 'ContractId' in de event log te tellen.

Dit attribute is afgeleid door de duur van bepaalde procesfasen te vergelijken met vooraf gedefinieerde SLA-targets. Het kan bijvoorbeeld een juridische beoordeling markeren als 'Te Laat' als deze de standaard doorlooptijd van 48 uur overschrijdt.

SLA Status is essentieel voor compliancemonitoring en prestatiemanagement. Het maakt het mogelijk om alerts en dashboards te creëren, zoals het 'Overzicht Contract Compliance', die direct overtredingen benadrukken. Dit helpt teams achterstallige taken te prioriteren en stelt managers in staat prestaties te volgen ten opzichte van belangrijke targets.

Biedt direct inzicht in de naleving van service level targets, wat helpt bij het prioriteren van werk en het beheren van prestaties.

Dit wordt berekend door bedrijfsregels te definiëren in de process mining tool die timestamps vergelijken met vooraf gedefinieerde SLA-drempels (bijv. duur juridische beoordeling > 2 dagen).

Dit attribuut slaat de einddatum van de contractduur op. Het is een cruciale datum voor het beheren van de levenscyclus van het contract na uitvoering, waarbij verlengings- of beëindigingsactiviteiten worden geactiveerd.

Deze datum is essentieel voor het bewaken van de effectiviteit van 'end-of-life' management. Het dient als basis voor de KPI 'On-Time Renewal/Termination Rate', die meet of verlengings- of beëindigingsprocessen tijdig worden geïnitieerd en voltooid, om ongewenste automatische verlengingen of serviceonderbrekingen te voorkomen.

Cruciaal voor het beheren van contractverlengingen en -beëindigingen, om ervoor te zorgen dat processen aan het einde van de levenscyclus proactief worden afgehandeld.

Dit is een standaard datumveld op het Contract Agreement object in Icertis.

Dit attribuut volgt de uiterste data voor belangrijke verplichtingen, toezeggingen en deliverables die binnen het contract zijn gedefinieerd nadat het is uitgevoerd. Eén contract kan meerdere verplichtingen hebben, elk met een eigen uiterste datum.

Het volgen van deze data is cruciaal voor compliance en risicomanagement na de uitvoering. Dit attribuut is de basis voor de KPI 'Obligation Adherence Rate', waardoor de organisatie kan controleren of zij haar verplichtingen tijdig nakomt en proactief mogelijke schendingen kan aanpakken.

Maakt monitoring mogelijk van compliance na uitvoering, wat cruciaal is voor het vermijden van boetes en het onderhouden van goede zakelijke relaties.

Icertis heeft modules voor obligation management. Deze data komt van de verplichtingen die aan een contract zijn gekoppeld.