Datatemplate voor contractbeheer

De Contract-ID is de unieke case-ID die alle gebeurtenissen en activiteiten aan een specifiek contract koppelt. Zo kun je het volledige verloop van elk contract analyseren, van de start tot de afronding.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om de levenscyclus van elk contract te reconstrueren. Het zorgt ervoor dat alle bijbehorende activiteiten, zoals het opstellen, beoordelen, goedkeuren en ondertekenen, aan het juiste contract worden gekoppeld. Zo kun je doorlooptijden nauwkeurig meten en verschillen in het proces herkennen.

Dit is de primaire sleutel voor procesanalyse. Hiermee volg je het volledige verloop van een contract en waarborg je de data-integriteit.

Dit is een kernattribuut van het object Contract Agreement in Icertis.

De activiteitsnaam beschrijft een stap of mijlpaal in het contractbeheerproces. De timestamps bepalen de volgorde van de gebeurtenissen en vormen zo de procesflow van elk contract.

Met dit attribuut zie je de volgorde van activiteiten, hoe vaak ze voorkomen en hoe het proces is opgebouwd. Je kunt veelvoorkomende procespaden en afwijkingen van de standaardprocedure herkennen, net als activiteiten die herstelwerk of vertraging veroorzaken, zoals meerdere wijzigingsrondes.

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Het is nodig om de proceskaart te visualiseren, de procesflow te analyseren en bottlenecks te herkennen.

Deze informatie komt meestal uit event logs of tabellen met workflowgeschiedenis in Icertis. Daarin worden statuswijzigingen en taken voor een contract bijgehouden.

Dit attribuut legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit is gestart of afgerond. Het vormt de basis voor process mining en bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen voor elke contractcase.

Het tijdstip van de gebeurtenis is nodig voor alle tijdsanalyses. Je gebruikt het om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, wachttijden te herkennen, de duur van fases zoals onderhandelingen of goedkeuringen te meten en bottlenecks te vinden waar contracten lang blijven liggen.

Deze timestamp is nodig om prestatie-indicatoren zoals doorlooptijden en duur te berekenen en de volgorde van gebeurtenissen te begrijpen.

Dit is een standaardveld in het auditspoor of de workflowgeschiedenis van Icertis en hoort bij elke vastgelegde gebeurtenis.

Dit attribuut geeft aan bij welke bedrijfsafdeling, zoals Legal, Sales of Procurement, de gebruiker hoort die de activiteit heeft uitgevoerd. Zo krijg je een samengevoegd beeld van de betrokkenheid van verschillende bronnen bij het proces.

Een analyse per afdeling maakt samenwerking en overdrachten tussen afdelingen inzichtelijk. Je kunt structurele vertragingen opsporen, zoals lange wachttijden voor een juridische beoordeling na een verkoopaanvraag. Dat is het onderwerp van het dashboard ‘Vertragingen bij overdrachten tussen afdelingen’.

Maakt het mogelijk om prestaties per afdeling en de efficiëntie van overdrachten te analyseren en bottlenecks tussen teams te vinden.

Mogelijk moet je deze data aanvullen door de eigenaar van de activiteit als sleutel te gebruiken om gegevens uit een HR-systeem of gebruikersdirectory te koppelen. De informatie kan ook rechtstreeks in gebruikersprofielen van Icertis staan.

Dit attribuut geeft de algemene status van de contractcase aan, bijvoorbeeld ‘Concept’, ‘In beoordeling’, ‘Wacht op ondertekening’ of ‘Uitgevoerd’. Meestal is dit een attribuut op caseniveau dat de laatst bereikte belangrijke mijlpaal weergeeft.

Dit is belangrijk voor operationele dashboards zoals ‘Contractstatus en doorvoer’. Daarmee zie je realtime de stand van de contractpijplijn. Managers kunnen zien hoeveel contracten zich in elke fase bevinden en waar werk zich opstapelt. Zo kunnen ze de contractportefeuille proactief beheren.

Geeft een overzicht op hoofdlijnen van de contractpijplijn, voor operationele bewaking en beheer van de doorvoer.

Dit is een primair statusveld op het object Contract Agreement in Icertis.

Met Contracttype worden overeenkomsten ingedeeld op basis van hun juridische of zakelijke doel. Dit attribuut is belangrijk om de levenscycli van contracten te segmenteren en te vergelijken.

Verschillende contracttypen volgen vaak andere procesroutes en hebben uiteenlopende complexiteitsniveaus en SLA’s. Door het proces per contracttype te analyseren, kun je gerichte verbeteringen doorvoeren. Denk aan efficiëntere workflows voor grote aantallen overeenkomsten met een laag risico, zoals NDA’s, tegenover complexe MSA’s met een hoge waarde. Dit attribuut is nodig voor de KPI’s ‘Analyse van contractvarianten’ en ‘Score voor naleving van beleid’.

Maakt het mogelijk om processen te segmenteren en de levenscyclus en compliance van verschillende soorten overeenkomsten te vergelijken.

Dit is een standaardattribuut dat is ingesteld op het object Contract Agreement in Icertis.

Dit attribuut geeft de financiële waarde van het contract weer, bijvoorbeeld het totale contractbedrag of de waarde op jaarbasis. Het is een belangrijke bedrijfsmetriek om contracten te prioriteren en de financiële impact te begrijpen.

Met process mining kun je de analyse segmenteren op contractwaarde en je richten op overeenkomsten met een hoge waarde. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of goedkeuring of onderhandeling van contracten met een hoge waarde langer duurt. De waarde helpt ook bij risicoanalyses: vertragingen bij zulke contracten kunnen een aanzienlijke invloed hebben op de omzet.

Maakt prioritering en analyse op basis van waarde mogelijk, zodat verbeteringen zich richten op contracten met de grootste financiële impact.

Dit is meestal een standaardvalutaveld op het object Contract Agreement in Icertis.

Dit attribuut geeft aan welke persoon, welk team of welke geautomatiseerde gebruiker een activiteit heeft uitgevoerd. Het kan gaan om een gebruikersnaam, personeelsnummer of systeemaccount.

Met een analyse van de eigenaar van de activiteit krijg je inzicht in de inzet en verdeling van werk en in de prestaties. Je ziet bijvoorbeeld welke gebruikers of teams een bottleneck vormen, wie beoordelingen efficiënt uitvoert en hoe het werk is verdeeld. Dit ondersteunt het dashboard ‘Werkverdeling onder beoordelaars’.

Maakt het mogelijk om prestaties per gebruiker of team te analyseren en onevenwichtige werkverdeling en opleidingsbehoeften te signaleren.

Deze informatie is meestal voor elk event beschikbaar in de workflowgeschiedenis of auditspoorgegevens van Icertis.

Dit attribuut registreert wanneer een activiteit is afgerond. StartTime geeft het begin aan, EndTime het einde. Samen bepalen ze de exacte tijdsduur van de activiteit.

Met een begin- en eindtijd kun je de verwerkingstijd of duur van elke activiteit nauwkeurig berekenen. Zo zie je welke stappen de meeste tijd kosten en kun je actieve verwerkingstijd onderscheiden van wachttijd tussen stappen. Dit is belangrijk voor dashboards zoals ‘Knelpunten in het goedkeuringsproces’ en ‘Efficiëntie van opstellen en herzien’.

Maakt het mogelijk om de duur van activiteiten nauwkeurig te berekenen en verwerkingstijd te onderscheiden van wachttijd.

Net als StartTime vind je deze waarde in het auditspoor van Icertis of in de logboeken met de workflowgeschiedenis. Sommige events duren niet meetbaar lang: dan zijn StartTime en EndTime gelijk.

Deze berekende metriek telt per contractcase de activiteiten die met herzieningen te maken hebben, zoals ‘Contract geredlined of herzien’. Het is een eenvoudige, duidelijke aanwijzing voor problemen in het proces.

Een hoog aantal herzieningen kan wijzen op problemen bij het opstellen of onderhandelen, zoals onduidelijke eisen, een zwakke eerste versie of lastige onderhandelingen. Deze metriek is de directe invoer voor de KPI ‘Herzieningspercentage van contracten’ en helpt in dashboards contracten en procesvarianten met veel herstelwerk te vinden.

Brengt herstelwerk in de levenscyclus van contracten in cijfers en meet rechtstreeks hoe efficiënt de fasen voor opstellen en onderhandelen zijn.

Dit wordt berekend door in het event log per ‘ContractId’ het aantal specifieke herzieningsactiviteiten te tellen.

Dit attribuut geeft aan welke interne divisie of bedrijfseenheid eigenaar is van het contract of het heeft aangevraagd, bijvoorbeeld ‘Enterprise Sales North America’ of ‘Global Procurement’.

Net als bij Afdeling kun je de procesdata hiermee op een hoger niveau samenvoegen. Zo kun je de procesefficiëntie en compliance in verschillende delen van de organisatie vergelijken. Dat levert waardevolle informatie op voor het management en helpt bij strategische beslissingen over de inzet van middelen.

Maakt het mogelijk om de procesprestaties van verschillende organisatieonderdelen op hoofdlijnen te vergelijken.

Dit is vaak een belangrijk metadataveld bij de contractovereenkomst dat verwijst naar de organisatiestructuur.

Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt. Voor dit proces is dat ‘Icertis’. Dit helpt bij datagovernance en traceerbaarheid, vooral in omgevingen waar data uit meerdere systemen wordt samengevoegd.

Bij analyses kun je hiermee filteren op een specifiek bronsysteem of, indien relevant, processen uit verschillende systemen vergelijken. In deze weergave is dit voor alle events een vaste identificatie.

Zorgt voor inzicht in de herkomst en traceerbaarheid van data. Dat is belangrijk om data te valideren en data uit meerdere bronnen te beheren.

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de data aan te geven.

Dit attribuut houdt bij welke versie van het contractdocument aan de beurt is tijdens het opstellen, redlinen en herzien. Meestal is dit een geheel getal of een versienummer in de vorm hoofdversie.subversie.

Het aantal documentversies geeft rechtstreeks aan hoeveel herstelwerk er is geweest. Veel versies van een contract wijzen op meerdere wijzigingsrondes. Je kunt die nader onderzoeken om de oorzaken te achterhalen. Dit attribuut is een belangrijke invoer voor de KPI ‘Herzieningspercentage van contracten’ en het dashboard ‘Efficiëntie van opstellen en herzien’.

Meet hoeveel herstelwerk en herzieningen een contract vergt en maakt inefficiënties bij het opstellen en onderhandelen zichtbaar.

Icertis bewaart de versiegeschiedenis van alle contractdocumenten. Je kunt dit attribuut ophalen uit de metadata van het document of uit het event log.

Dit attribuut geeft aan hoe actueel de data is die je analyseert. Het registreert de datum en tijd van de laatste data-extractie uit het bronsysteem.

Zo kun je beoordelen hoe actueel de informatie in de dashboards is. Je ziet of het om realtime informatie gaat of om data van enkele uren of dagen oud. Dat helpt om de resultaten in de juiste context te plaatsen bij het nemen van beslissingen.

Geeft aan hoe actueel de data is, zodat je weet hoe recent de procesanalyse is.

De datapijplijn of ETL-tool genereert dit timestamp aan het einde van elke geslaagde data-update.

Dit attribuut geeft aan welke andere partij bij de overeenkomst betrokken is. Zo krijg je context bij interacties en onderhandelingen.

Een analyse per wederpartij kan patronen in onderhandelingsrondes aan het licht brengen. Zo zie je bijvoorbeeld of contracten met bepaalde leveranciers steeds langer duren om te onderhandelen of vaker worden herzien. Die informatie helpt bij strategisch relatiebeheer en het afstemmen van onderhandelingsstrategieën. Het dashboard ‘Doorlooptijd van onderhandelingen en herstelwerk’ gebruikt deze informatie.

Maakt het mogelijk om onderhandelingspatronen en de kwaliteit van relaties met specifieke externe partijen te analyseren.

Deze informatie staat in de metadata van het contract en verwijst meestal naar een object met stamgegevens van de wederpartij of leverancier in Icertis.

Dit attribuut geeft het geografische gebied aan, zoals EMEA, APAC of Noord-Amerika, waarop het contract van toepassing is. Dit is belangrijk voor internationale organisaties waarvan processen per regio verschillen.

Een analyse per regio kan verschillen in procesprestaties, compliance-eisen of onderhandelingsmethoden aan het licht brengen die voortkomen uit lokale wetgeving en bedrijfscultuur. Je kunt regio’s met elkaar vergelijken en best practices vinden die wereldwijd gedeeld kunnen worden.

Helpt regionale verschillen in procesprestaties en compliance te vinden, wat belangrijk is voor internationale organisaties.

Dit is meestal een metadataveld op het contractobject in Icertis en vaak onderdeel van de standaardconfiguratie.

Dit attribuut wordt afgeleid door de duur van bepaalde procesfasen te vergelijken met vooraf ingestelde SLA-doelen. Een juridische beoordeling krijgt bijvoorbeeld de status ‘Te laat’ als deze langer duurt dan de standaardtermijn van 48 uur.

De SLA-status is belangrijk om compliance en prestaties te bewaken. Je kunt er meldingen en dashboards mee maken, zoals het ‘Overzicht van contractcompliance’, waarop overschrijdingen meteen zichtbaar zijn. Teams kunnen zo achterstallig werk prioriteren en managers kunnen de prestaties aan de hand van belangrijke doelen volgen.

Maakt meteen zichtbaar of de afgesproken serviceniveaus worden gehaald, zodat je werk kunt prioriteren en prestaties kunt bewaken.

Dit wordt berekend met bedrijfsregels in de process mining-tool. Die vergelijken timestamps met vooraf ingestelde SLA-grenswaarden, bijvoorbeeld: duur juridische beoordeling > 2 dagen.

Dit booleaanse attribuut geeft aan of het contract is opgesteld met een vooraf goedgekeurde standaardtemplate of als een afwijkende overeenkomst op maat. Dit is een belangrijke factor bij de beoordeling van risico en compliance.

Contracten op basis van standaardtemplates hebben meestal kortere doorlooptijden en een lager risico. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI ‘Naleving van contracttemplates’ en helpt om de invloed van afwijkende contractdocumenten op het proces te analyseren. Zo kun je afdelingen of contracttypen vinden die vaak van de standaard afwijken en het gebruik van templates verbeteren.

Meet of het bedrijf de eigen standaarden volgt. Dat hangt rechtstreeks samen met procesefficiëntie en risicobeperking.

Dit kan een selectievakje op het contract zijn of worden afgeleid uit de herkomst of metadata van het document in Icertis.

Dit attribuut bevat de einddatum van de contracttermijn. Deze datum is belangrijk voor het beheer van het contract na ondertekening en kan aanleiding geven tot verlenging of beëindiging.

De datum helpt om het beheer aan het einde van de contracttermijn te bewaken. Hij vormt de basis voor de KPI ‘Percentage tijdige verlengingen en beëindigingen’. Die meet of verlengings- of beëindigingsprocessen op tijd worden gestart en afgerond, zodat ongewenste automatische verlengingen of onderbrekingen van de dienstverlening worden voorkomen.

Belangrijk voor het beheer van contractverlengingen en -beëindigingen, zodat je tijdig actie kunt ondernemen aan het einde van de contracttermijn.

Dit is een standaarddatumveld op het object Contract Agreement in Icertis.

Dit attribuut houdt de vervaldata bij van belangrijke verplichtingen, toezeggingen en leveringen die na ondertekening in het contract zijn vastgelegd. Eén contract kan meerdere verplichtingen bevatten, elk met een eigen vervaldatum.

Het bijhouden van deze datums is belangrijk voor compliance en risicobeheer na ondertekening. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI ‘Nalevingspercentage verplichtingen’. Zo kan de organisatie controleren of verplichtingen op tijd worden nagekomen en mogelijke overtredingen proactief aanpakken.

Maakt het mogelijk om compliance na ondertekening te bewaken, zodat je boetes voorkomt en goede zakelijke relaties behoudt.

Icertis heeft modules voor verplichtingenbeheer. Deze data komt uit de verplichtingen die aan een contract zijn gekoppeld.