Jouw datatemplate voor contractbeheer

De Contract ID is de vaste case-identificatie die alle gebeurtenissen en activiteiten van een specifiek contract uniek aan elkaar koppelt. Zo kun je de volledige reis van elk contract analyseren, van het ontstaan tot de afronding.

Binnen process mining is dit attribuut essentieel voor het reconstrueren van de levenscyclus van elk contract. Het zorgt ervoor dat alle bijbehorende activiteiten, zoals opstellen, beoordelingen, goedkeuringen en uitvoering, aan het juiste contract worden gekoppeld. Zo kun je doorlooptijden nauwkeurig meten en variaties in het proces vinden.

Dit is de primaire sleutel voor procesanalyse. Je kunt hiermee de volledige reis van een contract volgen en de integriteit van de data bewaken.

Dit is een kernattribuut van het Contract Agreement-object in Icertis.

De Activity Name beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in het contractbeheerproces. Deze gebeurtenissen worden op basis van hun timestamps geordend om de procesflow van elk contract op te bouwen.

Analyse van dit attribuut laat de volgorde van activiteiten, de frequentie van verschillende activiteiten en de algemene structuur van het proces zien. Je gebruikt het om veelvoorkomende procespaden, afwijkingen van de standaardprocedure en activiteiten die herstelwerk of vertraging veroorzaken te vinden, zoals meerdere revisierondes.

Het definieert de processtappen. Dat is nodig om de procesmap te visualiseren, de procesflow te analyseren en knelpunten te vinden.

Deze informatie komt meestal uit event logs of tabellen met workflowhistorie in Icertis. Daarin worden statuswijzigingen en taken op een contract bijgehouden.

Dit attribuut registreert de precieze datum en tijd waarop een activiteit is gestart of afgerond. Het vormt de temporele basis voor process mining en bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen voor elke contractcase.

De Event Time is belangrijk voor alle tijdsanalyses. Je gebruikt deze om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, wachttijden te vinden, de duur van specifieke fasen zoals onderhandelingen of goedkeuringen te meten en knelpunten te lokaliseren waar contracten langere tijd blijven hangen.

Deze timestamp is belangrijk voor het berekenen van alle prestatiemaatstaven, zoals doorlooptijden en duur, en voor het begrijpen van de volgorde van gebeurtenissen.

Dit is een standaardveld in de audittrail of workflowhistorie van Icertis en is gekoppeld aan elke vastgelegde gebeurtenis.

Dit attribuut geeft de bedrijfsafdeling aan, zoals Legal, Sales of Procurement, die hoort bij de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd. Het geeft een geaggregeerd beeld van de betrokkenheid van bronnen in het proces.

Analyse per afdeling helpt om samenwerking en overdrachten tussen afdelingen te begrijpen. Je kunt er structurele vertragingen tussen afdelingen mee vinden, zoals lange wachttijden voor een juridische beoordeling na een salesaanvraag. Dat is het onderwerp van het dashboard 'Vertragingen bij overdrachten tussen afdelingen'.

Maakt analyse van afdelingsprestaties en efficiëntie van overdrachten mogelijk en brengt knelpunten tussen functies aan het licht.

Deze data moet mogelijk worden verrijkt door een HR-systeem of gebruikersdirectory te koppelen, met de eigenaar van de activiteit als sleutel. De informatie kan ook rechtstreeks in gebruikersprofielen van Icertis staan.

Dit attribuut geeft de algemene status van de contractcase aan, bijvoorbeeld 'Concept', 'In beoordeling', 'Wacht op ondertekening' of 'Uitgevoerd'. Het gaat meestal om een attribuut op caseniveau dat de laatst bereikte belangrijke mijlpaal weergeeft.

Dit attribuut is belangrijk voor operationele dashboards zoals 'Contractstatus en verwerkingsvolume'. Die geven een actueel beeld van de contractpijplijn. Managers zien hoeveel contracten zich in elke fase bevinden en waar het werk zich ophoopt. Zo kunnen ze de contractportefeuille proactief beheren.

Geeft een overzicht op hoofdlijnen van de contractpijplijn en is belangrijk voor operationele monitoring en het beheren van het verwerkingsvolume.

Dit is een primair statusveld op het object Contract Agreement in Icertis.

Het contracttype deelt overeenkomsten in op basis van hun juridische of zakelijke doel. Dit is een belangrijk attribuut om contractlevenscycli te segmenteren en te vergelijken.

Verschillende contracttypen volgen vaak andere procespaden en hebben verschillende complexiteitsniveaus en SLA's. Door het proces per contracttype te analyseren, kun je gerichte verbeteringen doorvoeren. Denk aan geoptimaliseerde workflows voor grote aantallen overeenkomsten met een laag risico, zoals NDA's, tegenover complexe MSA's met een hoge waarde. Dit attribuut is essentieel voor de KPI's 'Analyse van contractvarianten' en 'Score voor beleidsnaleving'.

Maakt processegmentatie mogelijk om levenscycli en compliance van verschillende soorten overeenkomsten te vergelijken.

Dit is een standaardattribuut dat is geconfigureerd op het object Contract Agreement in Icertis.

Dit attribuut vertegenwoordigt de financiële waarde van het contract, zoals het totale contractbedrag of de waarde op jaarbasis. Het is een belangrijke bedrijfsmaatstaf om contracten te prioriteren en de financiële impact te begrijpen.

In process mining gebruik je Contract Value om analyses te segmenteren en de aandacht te richten op overeenkomsten met een hoge waarde. Je kunt bijvoorbeeld onderzoeken of contracten met een hoge waarde langer duren om goed te keuren of te onderhandelen. Het helpt ook bij risicoanalyse, omdat vertragingen in contracten met een hoge waarde grote gevolgen kunnen hebben voor de omzet.

Maakt prioritering en waardeanalyse mogelijk, zodat verbeteringen zich kunnen richten op contracten met de grootste financiële betekenis.

Dit is meestal een standaardvalutaveld op het object Contract Agreement in Icertis.

Dit attribuut identificeert de persoon, het team of de geautomatiseerde gebruiker die een bepaalde activiteit heeft uitgevoerd. Het kan gaan om een specifieke gebruikersnaam, een medewerker-ID of een systeemaccount.

Door de eigenaar van de activiteit te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van bronnen, werkbelasting en prestaties. Je ziet bijvoorbeeld welke gebruikers of teams knelpunten vormen, welke reviewers het efficiëntst werken en hoe het werk is verdeeld. Dit ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Verdeling van reviewerwerkbelasting'.

Maakt prestatieanalyse per gebruiker of team mogelijk en helpt onevenwichtige werkbelasting en opleidingsmogelijkheden te identificeren.

Deze informatie is meestal beschikbaar in de workflowhistorie of audittraildata binnen Icertis en is gekoppeld aan elke gebeurtenis.

Dit attribuut legt het moment vast waarop een activiteit is voltooid. StartTime markeert het begin, EndTime het einde. Samen bepalen ze de exacte tijdsduur van de activiteit.

Een begin- en eindtijd zijn essentieel om de verwerkingstijd of doorlooptijd van elke afzonderlijke activiteit nauwkeurig te berekenen. Zo kun je analyseren welke stappen de meeste tijd kosten en actieve verwerkingstijd onderscheiden van inactieve wachttijd tussen stappen. Dit is belangrijk voor dashboards zoals 'Knelpunten in het goedkeuringsproces' en 'Efficiëntie van opstellen en reviseren'.

Maakt een nauwkeurige berekening van activiteitenduren mogelijk en helpt verwerkingstijd van wachttijd te onderscheiden.

Net als StartTime vind je deze waarde in de audittrail of workflowhistorie van Icertis. Sommige gebeurtenissen duren geen tijd, waardoor StartTime gelijk is aan EndTime.

Deze berekende maatstaf telt revisiegerelateerde activiteiten, zoals 'Contract geredigeerd of gereviseerd', per contractcase. Het is een eenvoudige maar krachtige indicator van wrijving in het proces.

Een hoog aantal revisies wijst op mogelijke problemen bij het opstellen of onderhandelen, zoals onduidelijke vereisten, slechte eerste versies of lastige onderhandelingen. Deze maatstaf is de directe invoer voor de KPI 'Revisiepercentage van contracten' en wordt in dashboards gebruikt om contracten en procesvarianten met veel herstelwerk te vinden.

Kwantificeert herstelwerk in de contractlevenscyclus en meet rechtstreeks de efficiëntie van de fasen voor opstellen en onderhandelen.

Dit wordt berekend door het aantal specifieke revisieactiviteiten per 'ContractId' in het event log te tellen.

Dit attribuut identificeert de interne divisie of bedrijfseenheid die eigenaar is van het contract of het heeft aangevraagd, zoals 'Enterprise Sales North America' of 'Global Procurement'.

Net als bij Department kun je hiermee procesdata op een hoger niveau aggregeren. Je kunt de procesefficiëntie en compliance in verschillende delen van de organisatie vergelijken. Dat levert waardevolle informatie op voor het management en ondersteunt strategische beslissingen over de inzet van bronnen.

Maakt vergelijking van procesprestaties op hoofdlijnen tussen verschillende organisatieonderdelen mogelijk.

Dit is vaak een belangrijk metadata-veld op de contractovereenkomst dat het contract aan de organisatiestructuur koppelt.

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data. Voor dit proces is dat 'Icertis'. Het helpt bij datagovernance en traceerbaarheid, vooral in omgevingen waar data uit meerdere systemen wordt samengevoegd.

In analyses kun je dit gebruiken om data uit één bronsysteem te filteren of, waar relevant, processen uit verschillende systemen te vergelijken. In deze weergave is het een vaste identificatie voor alle gebeurtenissen.

Zorgt voor datalinie en traceerbaarheid. Dat is belangrijk voor datavalidatie en het beheren van data uit meerdere bronnen.

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens het proces van data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de data aan te geven.

Dit attribuut houdt bij welke versie het contractdocument heeft tijdens het opstellen, redigeren en reviseren. Het is meestal een geheel getal of een versienummer in de vorm major.minor.

Document Version is een directe indicator van herstelwerk. Een hoog aantal versies wijst op meerdere wijzigingsrondes. Die kun je onderzoeken om de onderliggende oorzaken te vinden. Het is een belangrijke invoer voor de KPI 'Revisiepercentage van contracten' en voor het dashboard 'Efficiëntie van opstellen en reviseren'.

Meet rechtstreeks hoeveel herstelwerk en revisies een contract ondergaat en brengt inefficiënties bij het opstellen en onderhandelen aan het licht.

Icertis bewaart een versiegeschiedenis van alle contractdocumenten. Dit attribuut kan uit de metadata van het document of uit het event log worden gehaald.

Dit booleaanse attribuut geeft aan of het contract afkomstig is van een vooraf goedgekeurde standaardtemplate of is opgesteld als een niet-standaardovereenkomst op maat. Het is een belangrijke factor bij het beoordelen van risico en compliance.

Contracten op basis van standaardtemplates hebben meestal kortere doorlooptijden en een lager risico. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI 'Nalevingspercentage van contracttemplates' en helpt de impact van niet-standaarddocumenten op het proces te analyseren. Je kunt er afdelingen of contracttypen mee vinden die vaak van de standaarden afwijken. Dat helpt om het gebruik van templates te verbeteren.

Meet in hoeverre bedrijfsstandaarden worden gevolgd. Dat hangt rechtstreeks samen met procesefficiëntie en risicobeperking.

Dit kan een selectievakje op het contract zijn of worden afgeleid uit de herkomst of metadata van het document in Icertis.

Dit attribuut geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is. Het registreert de datum en tijd van de laatste data-extractie uit het bronsysteem.

Deze informatie helpt je om de actualiteit van de inzichten in de dashboards te beoordelen. Je ziet of je realtime-informatie bekijkt of data die enkele uren of dagen oud is. Zo heb je de juiste context voor beslissingen.

Geeft context bij de actualiteit van de data, zodat je weet hoe recent de procesanalyse is.

Deze timestamp wordt aan het einde van elke geslaagde data-refreshcyclus gegenereerd door de datapijplijn of ETL-tool.

Dit attribuut identificeert de andere partij die bij de overeenkomst betrokken is. Het geeft belangrijke context voor de analyse van interacties en onderhandelingen.

Door het proces per wederpartij te analyseren, kun je patronen in onderhandelingscycli vinden. Zo zie je bijvoorbeeld of contracten met bepaalde leveranciers structureel langer duren om te onderhandelen of meer revisies nodig hebben. Deze informatie is waardevol voor strategisch relatiebeheer en een gerichte onderhandelingsaanpak. Het ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Doorlooptijd en herstelwerk van onderhandelingen'.

Maakt analyse mogelijk van onderhandelingspatronen en relatieprestaties met specifieke externe partijen.

Deze informatie staat in de metadata van het contract en verwijst meestal naar een object met stamgegevens van de wederpartij of leverancier in Icertis.

Dit attribuut geeft het geografische gebied aan, zoals EMEA, APAC of Noord-Amerika, waarop het contract van toepassing is. Dat is belangrijk voor wereldwijde organisaties met regionale verschillen in hun processen.

Analyse per regio kan verschillen in procesprestaties, compliancevereisten of onderhandelingstactieken aan het licht brengen. Die verschillen kunnen voortkomen uit lokale wetgeving en bedrijfscultuur. Je kunt regio's onderling vergelijken en best practices vinden die wereldwijd kunnen worden gedeeld.

Helpt regionale verschillen in procesprestaties en compliance te identificeren, wat belangrijk is voor wereldwijde organisaties.

Dit is meestal een metadata-veld op het contractobject in Icertis en maakt vaak deel uit van de standaardconfiguratie.

Dit attribuut wordt afgeleid door de duur van bepaalde procesfasen te vergelijken met vooraf bepaalde SLA-doelen. Een juridische beoordeling kan bijvoorbeeld de status 'Te laat' krijgen als die langer duurt dan de standaarddoorlooptijd van 48 uur.

SLA Status is belangrijk voor compliance-monitoring en prestatiebeheer. Je kunt er meldingen en dashboards mee maken, zoals het 'Overzicht van contractcompliance', die overtredingen meteen zichtbaar maken. Teams kunnen achterstallige taken prioriteren en managers kunnen prestaties volgen ten opzichte van belangrijke doelen.

Geeft meteen zicht op naleving van serviceniveaudoelen en helpt bij het prioriteren van werk en het beheren van prestaties.

Dit wordt berekend door bedrijfsregels te definiëren in de process-miningtool. Die vergelijken timestamps met vooraf bepaalde SLA-drempelwaarden, bijvoorbeeld een duur van Legal Review van meer dan 2 dagen.

Dit attribuut bevat de einddatum van de contracttermijn. Het is een belangrijke datum voor het beheer van de contractlevenscyclus na ondertekening en vormt de aanleiding voor verlengings- of beëindigingsactiviteiten.

Deze datum is essentieel om te controleren hoe goed het einde van de contractlevenscyclus wordt beheerd. De datum vormt de basis voor de KPI 'Percentage tijdige verlengingen/beëindigingen'. Die meet of verlengings- of beëindigingsprocessen op tijd worden gestart en afgerond, zodat ongewenste automatische verlengingen of onderbrekingen van de dienstverlening worden voorkomen.

Belangrijk voor het beheren van contractverlengingen en beëindigingen, zodat processen aan het einde van de contractlevenscyclus proactief worden afgehandeld.

Dit is een standaarddatumveld op het object Contract Agreement in Icertis.

Dit attribuut houdt de vervaldatums bij van belangrijke verplichtingen, toezeggingen en opleveringen die na ondertekening in het contract zijn vastgelegd. Eén contract kan meerdere verplichtingen hebben, elk met een eigen vervaldatum.

Het bijhouden van deze datums is belangrijk voor compliance en risicobeheer na ondertekening. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI 'Nalevingspercentage van verplichtingen'. Daarmee kan de organisatie controleren of ze haar verplichtingen op tijd nakomt en mogelijke overtredingen proactief aanpakken.

Maakt monitoring van compliance na ondertekening mogelijk. Dat helpt boetes te voorkomen en goede zakelijke relaties te onderhouden.

Icertis heeft modules voor verplichtingenbeheer. Deze data komt uit de verplichtingen die aan een contract zijn gekoppeld.