Jouw datatemplate voor indiensttreding tot uitdiensttreding, de levenscyclus van werknemers

De activiteitsnaam beschrijft een afzonderlijke stap binnen het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de procesmap en vertegenwoordigen alles van de eerste personeelsaanvraag tot de definitieve bevestiging van de beëindiging.

In analyses wordt dit attribuut gebruikt om de procesflow te visualiseren, de volgorde van gebeurtenissen te bepalen en de frequentie en duur van elke stap te meten. Het is belangrijk om te begrijpen welke acties plaatsvinden, afwijkingen van het standaardproces te ontdekken en stappen te vinden die vertraging veroorzaken of verbetering nodig hebben, zoals een langdurige achtergrondcontrole of een vertraagde onboardingtaak.

Dit attribuut bepaalt de stappen in de procesmap. Daarmee vormt het de basis voor alle process mining-analyses en visualisaties.

Afkomstig uit event logs, records met statuswijzigingen of specifieke transactiedata binnen het HR-systeem.

Het tijdstip van de gebeurtenis markeert het moment waarop een activiteit plaatsvond. Dit timestamp is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en het traject van de werknemer nauwkeurig te reconstrueren. Het vormt het belangrijkste tijdsgegeven voor prestatieanalyses.

Met dit attribuut bereken je doorlooptijden tussen activiteiten, meet je de totale duur van processen zoals werving of offboarding en vind je tijdgerelateerde bottlenecks. Het maakt trendanalyses over tijd mogelijk en vormt de basis voor tijdgebonden KPI's, zoals 'Gemiddelde tijd tot indiensttreding' of 'Onboardingdoorlooptijd'.

Dit timestamp is belangrijk om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en alle tijdgebonden prestatiemaatstaven te berekenen, zoals doorlooptijden en tijdsduur.

Meestal te vinden naast het activiteiten- of transactierecord in systeemlogs of datatabellen, vaak aangeduid als aanmaakdatum of systeemtimestamp.

De werknemer-ID is een unieke sleutel die een persoon volgt vanaf het eerste wervingsproces tot en met de uiteindelijke beëindiging van het dienstverband. De ID koppelt alle gerelateerde gebeurtenissen in de levenscyclus, zoals onboarding, beoordelingsgesprekken, promoties en offboarding, aan één samenhangend traject.

In process mining is dit attribuut essentieel voor het koppelen van cases. Hiermee kan de analysemodule de end-to-end-procesflow voor elke werknemer reconstrueren. Door de werknemer-ID als case-ID te gebruiken, kunnen analisten doorlooptijden volgen, bottlenecks in specifieke werknemerstrajecten vinden en verschillen analyseren in de uitvoering van de levenscyclus voor verschillende personen of groepen.

Dit is de essentiële case-ID die alle gebeurtenissen in de levenscyclus van een werknemer koppelt. Zo kun je het volledige traject van indiensttreding tot uitdiensttreding analyseren.

Meestal beschikbaar in de centrale tabellen of records met stamgegevens van werknemers binnen een HR Information System (HRIS).

Het attribuut Bronsysteem identificeert de herkomst van de data voor elke gebeurtenis. In een complex HR-landschap kunnen verschillende onderdelen van het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding in aparte systemen worden beheerd, zoals een Applicant Tracking System (ATS) voor werving, een centraal HRIS voor personeelsbeheer en een salarissysteem voor wijzigingen in de beloning.

Door data per bronsysteem te analyseren, krijg je zicht op problemen met data-integratie en versnippering van processen. Analisten kunnen zien of vertragingen of problemen zich vooral in een bepaald systeem voordoen. Dat helpt bij technische verbeteringen of het opnieuw ontwerpen van processen. Het attribuut is ook belangrijk voor datavalidatie en voor een volledig beeld van het end-to-end-proces.

Identificeert de herkomst van procesdata. Dat is belangrijk voor het oplossen van problemen met datakwaliteit en voor inzicht in overdrachten tussen verschillende HR-systemen.

Deze informatie wordt meestal toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces (ETL) of bestaat als standaardveld in logs van systeemintegraties.

Dit attribuut bevat het timestamp waarop de data voor het laatst is bijgewerkt of in de process mining-dataset is geladen. Het geeft niet aan wanneer de bedrijfsgebeurtenis plaatsvond, maar hoe actueel de data zelf is.

Het wordt vooral gebruikt voor datagovernance en validatie. Analisten kunnen controleren of ze met actuele informatie werken en inzicht krijgen in de mogelijke vertraging tussen een gebeurtenis in het bronsysteem en het moment waarop die in de analyse verschijnt. Dit is belangrijk voor het beheren van vernieuwingscycli en voor betrouwbare analyseresultaten.

Geeft aan hoe actueel de geanalyseerde informatie is en ondersteunt zo datakwaliteit en datagovernance. Dat helpt om vertrouwen in de analyseresultaten op te bouwen.

Dit timestamp wordt meestal aangemaakt en toegevoegd tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL).

Het attribuut Afdeling geeft aan binnen welk organisatieonderdeel de werknemer valt. Het is een belangrijke dimensie om procesprestaties binnen het bedrijf te segmenteren en te vergelijken.

Met dit attribuut kun je het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding vergelijken. Analisten kunnen bijvoorbeeld de 'Tijd tot indiensttreding' voor Engineering naast die van Sales leggen om verschillende wervingsproblemen te vinden. Ook kun je verlooppercentages per afdeling analyseren en mogelijke problemen met management of cultuur signaleren. Door de procesmap op afdeling te filteren, worden procesvarianten en bottlenecks zichtbaar die specifiek zijn voor bepaalde bedrijfsfuncties.

Maakt gerichte segmentatie en vergelijking mogelijk. Zo zie je hoe HR-processen in verschillende delen van de organisatie presteren.

Beschikbaar in het centrale profiel of record met stamgegevens van de werknemer binnen het HR-systeem, vaak gekoppeld aan de functie of positie.

Dienstverbandtype classificeert de aard van het arbeidscontract of de werkafspraak van een persoon. Dit demografische attribuut heeft vaak veel invloed op de uitvoering van HR-processen.

Door het proces per dienstverbandtype te analyseren, worden belangrijke verschillen zichtbaar. Onboarding voor een contractant kan bijvoorbeeld veel korter en minder uitgebreid zijn dan voor een fulltime werknemer. Ook beoordelingscycli of offboardingprocedures kunnen verschillen. Deze segmentatie is belangrijk voor compliance en om te controleren of processen goed aansluiten op verschillende typen werknemers.

Maakt analyse van procesvarianten per werkvorm mogelijk. Dat is belangrijk voor compliance en voor het optimaliseren van processen voor verschillende categorieën werknemers.

Dit is een standaardveld in het centrale HR-profiel of dienstverbandrecord van een werknemer.

Het attribuut Eindtijd markeert het moment waarop een activiteit die enige tijd duurt, is afgerond. Veel HR-gebeurtenissen vinden op één moment plaats, zoals 'Aanbod verstuurd'. Andere hebben een duidelijk begin en einde, zoals 'Achtergrondcontrole' of 'Onboarding'. In combinatie met het tijdstip van de gebeurtenis (StartTime) maakt dit timestamp een nauwkeurige berekening van de duur mogelijk.

In procesanalyses is Eindtijd belangrijk voor het berekenen van de verwerkingstijd of actieve werktijd van specifieke taken. Zo kun je wachttijd, de tijd tussen twee verschillende activiteiten, onderscheiden van verwerkingstijd, de duur van één activiteit. Door deze tijden te analyseren, vind je inefficiënte taken en mogelijkheden voor automatisering of een andere inzet van capaciteit.

Maakt een nauwkeurige berekening van de activiteitsduur mogelijk en helpt actieve werktijd te onderscheiden van inactieve wachttijd in het proces.

Te vinden in event logs of transactietabellen waarin zowel het begin als de afronding van een taak wordt vastgelegd. Als het veld niet expliciet beschikbaar is, moet het mogelijk worden afgeleid uit een aparte gebeurtenis 'afgerond'.

Het attribuut Functietitel geeft gedetailleerde informatie over de rol van de werknemer binnen de organisatie. Dat kan variëren van een leidinggevende rol zoals 'Directeur' tot specifieke functies zoals 'Senior software-engineer' of 'Accountmanager'.

In analyses gebruik je Functietitel om processen voor specifieke rollen of niveaus van senioriteit te filteren en te analyseren. Het helpt vragen te beantwoorden als: 'Duurt het langer om seniorfuncties dan juniorfuncties in te vullen?' of 'Verloopt onboarding anders voor technische en niet-technische functies?' Dit detailniveau is nodig voor gerichte procesverbeteringen en voor inzicht in verschillen binnen de levenscyclus van werknemers.

Maakt gedetailleerde analyse mogelijk van verschillen in levenscyclusprocessen per rol, senioriteit en functiegebied. Zo kun je verbeteringen gerichter aanpakken.

Te vinden in de functie- of positiedata van de werknemer binnen het HR-stamrecord.

Het attribuut Gebruiker identificeert de persoon of het systeem dat verantwoordelijk is voor een specifieke processtap. Dat kan een hiring manager zijn die een aanbod goedkeurt, een HR-beheerder die onboarding start of een geautomatiseerd systeem dat een herinnering verstuurt.

Dit attribuut voegt een menselijke of systeemdimensie toe aan de analyse. Je gebruikt het om de werkverdeling te begrijpen, trainingsbehoeften te vinden, bijvoorbeeld wanneer bepaalde gebruikers steeds vertragingen of fouten veroorzaken, en compliance te controleren. Zo kun je nagaan of gevoelige acties, zoals wijzigingen in beloning, alleen door bevoegde medewerkers worden uitgevoerd. Dat is belangrijk voor audits en beveiliging.

Identificeert wie een actie heeft uitgevoerd. Dat is belangrijk voor het analyseren van werkverdeling, compliance, automatiseringsniveau en trainingsbehoeften.

Beschikbaar in systeemauditlogs of transactierecords, vaak vastgelegd als 'Gewijzigd door', 'Aangemaakt door' of 'Gebruikers-ID'.

De ID van de personeelsaanvraag is een unieke sleutel die alle activiteiten koppelt voor het invullen van een specifieke vacature, van aanmaak en goedkeuring tot het zoeken naar kandidaten en het versturen van aanbiedingen. Vaak dient deze ID als voorlopige case-ID voordat bij indiensttreding een werknemer-ID wordt aangemaakt.

Dit attribuut is vooral nuttig voor het analyseren van de fase vóór indiensttreding. Je kunt er KPI's zoals 'Time to Fill' mee meten en de efficiëntie van het wervingsproces voor een specifieke rol beoordelen. Door processen op het niveau van de personeelsaanvraag te analyseren, kunnen organisaties bottlenecks vinden in goedkeuring, sourcing of sollicitatiegesprekken voor verschillende vacatures.

Koppelt alle activiteiten vóór indiensttreding en maakt gedetailleerde analyse van het wervingsproces en maatstaven zoals 'Time to Fill' mogelijk.

Aangemaakt door het Applicant Tracking System (ATS) of de wervingsmodule van een HRIS wanneer een nieuwe vacature wordt aangemaakt.

Het attribuut Locatie specificeert de fysieke of toegewezen werklocatie van de werknemer. Dat kan een land zijn, maar ook een specifiek kantoorgebouw of terrein.

Geografische analyse is belangrijk bij HR-process mining, vooral voor internationale organisaties. Je ontdekt er regionale verschillen in procesprestaties mee, zoals verschillen in doorlooptijden voor werving door lokale arbeidswetgeving of marktomstandigheden. Ook kun je verlooppercentages op verschillende locaties vergelijken. Dat kan wijzen op problemen met lokaal management of de werkomgeving. Deze data helpt om processen waar mogelijk te standaardiseren en tegelijk rekening te houden met lokale behoeften.

Maakt geografische analyse mogelijk om regionale procesverschillen te vinden, compliance met lokale regelgeving te beoordelen en prestaties op verschillende werklocaties te vergelijken.

Meestal opgeslagen in de persoonlijke of zakelijke adresgegevens van de werknemer binnen het HR-systeem.

De reden voor beëindiging geeft context bij het einde van de levenscyclus van een werknemer binnen het bedrijf. Redenen worden meestal ingedeeld als vrijwillig, zoals ontslag of pensionering, of onvrijwillig, zoals onvoldoende prestaties of reorganisatie.

Dit attribuut vormt de basis voor analyses van personeelsverloop. Door redenen voor beëindiging aan andere data te koppelen, kan een organisatie waardevolle inzichten krijgen. Je kunt bijvoorbeeld analyseren of een bepaalde afdeling veel vrijwillige vertrekkers heeft of dat nieuwe werknemers uit een bepaalde wervingsbron vaker vanwege prestaties vertrekken. Deze inzichten helpen bij een effectieve retentiestrategie en bij het verbeteren van de kwaliteit van werving.

Geeft belangrijke context voor verloopanalyses. Zo kun je vrijwillig en onvrijwillig vertrek onderscheiden en de onderliggende oorzaken vinden.

Vastgelegd tijdens het offboarding- of beëindigingsproces, meestal opgeslagen in het laatste dienstverbandrecord van de werknemer.

Het bedrijfsonderdeel vertegenwoordigt een grote organisatorische divisie binnen een bedrijf, zoals 'Consumentenproducten', 'Enterprise-software' of 'Wereldwijde dienstverlening'. Het geeft een hoger organisatieniveau weer dan de afdeling.

Analyse van het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding op het niveau van het bedrijfsonderdeel is nuttig voor strategische vergelijkingen op hoofdlijnen. Het helpt de directie te begrijpen hoe personeelsbeleid en resultaten verschillen tussen grote bedrijfssegmenten. Eén bedrijfsonderdeel kan bijvoorbeeld een veel hogere interne mobiliteit hebben. Dat kan wijzen op goede werkwijzen die elders in de organisatie kunnen worden toegepast. Dit overzicht helpt HR-processen af te stemmen op bredere bedrijfsdoelen.

Biedt een organisatiedimensie op hoofdlijnen voor strategische analyse en maakt vergelijking van HR-procesprestaties tussen grote bedrijfsdivisies mogelijk.

Te vinden in de gegevens over de organisatorische toewijzing van de werknemer binnen het centrale HR-systeem.

De dienstverbandstatus geeft een momentopname van de relatie tussen de werknemer en het bedrijf. Het is een dynamisch attribuut dat verandert naarmate de werknemer de verschillende fasen van de levenscyclus doorloopt.

In process mining kunnen veranderingen in deze status zelf een belangrijke activiteit zijn, zoals 'Status gewijzigd naar met verlof'. De status is ook nuttig voor filtering en analyse. Je kunt je richten op trajecten van actieve werknemers of specifiek de processen analyseren die voorafgaan aan het vertrek van voormalige werknemers. Zo neem je voor elk type levenscyclusanalyse de juiste populatie mee.

Bepaalt de huidige status van de werknemer en maakt het mogelijk analyses te filteren op specifieke groepen, zoals actieve of uit dienst getreden werknemers.

Een kernveld in het centrale werknemersrecord of de tabel met functiegegevens in het HRIS.

Het attribuut Manager identificeert de directe leidinggevende van de werknemer. De manager speelt vaak een belangrijke rol in processen van indiensttreding tot uitdiensttreding en is verantwoordelijk voor goedkeuringen, beoordelingsgesprekken en het starten van rolwijzigingen.

Door processen per manager te analyseren, worden verschillen in managementeffectiviteit en naleving van processen zichtbaar. Je kunt bijvoorbeeld managers vinden die beoordelingsgesprekken snel afronden en managers die structureel te laat zijn. Ook kun je verlooppercentages per team analyseren, wat kan wijzen op leiderschapsproblemen. Dat biedt aanknopingspunten voor gerichte training en ondersteuning van managers.

Helpt procesprestaties en resultaten op team- of managerniveau te analyseren en maakt verschillen in managementpraktijken en naleving zichtbaar.

Opgeslagen in de functie- of positiedata van de werknemer binnen het HR-systeem, vaak als koppeling naar een ander werknemersrecord.

De wervingsbron geeft aan waar een succesvolle indiensttreding vandaan kwam. Dat kan een interne bron zijn, zoals een referral door een werknemer, of een externe bron, zoals een professioneel netwerk, universitaire banenbeurs of externe recruiter.

Dit attribuut is belangrijk om de effectiviteit van verschillende strategieën voor talentwerving te beoordelen. Door de volledige levenscyclus van werknemers per wervingsbron te analyseren, kunnen organisaties bepalen welke kanalen kandidaten van de hoogste kwaliteit opleveren. Daarbij kun je kijken naar beoordelingsscores, promoties en behoud. Met deze datagedreven aanpak kan het wervingsteam budget en inspanningen richten op de effectiefste bronnen.

Maakt analyse van de effectiviteit van wervingskanalen mogelijk en helpt de wervingsstrategie en het budget af te stemmen op kandidaatkwaliteit en behoud.

Meestal vastgelegd in het Applicant Tracking System (ATS) tijdens de sollicitatie- of sourcingfase.