Datatemplate voor Hire to Retire, de levenscyclus van medewerkers

De activiteitsnaam beschrijft een afzonderlijke stap in het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart en omvatten alles van de eerste vacatureaanvraag tot de definitieve bevestiging van de uitdiensttreding.

Bij analyses gebruik je dit attribuut om het procesverloop zichtbaar te maken, de volgorde van gebeurtenissen vast te stellen en de frequentie en duur van elke stap te meten. Zo zie je welke acties plaatsvinden, ontdek je afwijkingen van het standaardproces en spoor je stappen op die vertraging veroorzaken of verbetering vragen, zoals een langdurige achtergrondcontrole of een vertraagde onboardingtaak.

Dit attribuut bepaalt welke stappen op de proceskaart staan. Die kaart vormt de basis voor alle process mining-analyses en visualisaties.

Afgeleid uit event logs, statuswijzigingen of specifieke transactiegegevens in het HR-systeem.

De medewerkers-ID is een unieke sleutel die een persoon volgt vanaf de eerste stappen van het wervingsproces tot aan de uitdiensttreding. De ID koppelt alle bijbehorende gebeurtenissen, zoals onboarding, prestatiebeoordelingen, promoties en offboarding, tot één samenhangend traject.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om cases aan elkaar te koppelen. De analysemodule gebruikt de ID om het volledige procesverloop van elke medewerker te reconstrueren. Door de medewerkers-ID als case-ID te gebruiken, kunnen analisten doorlooptijden volgen, bottlenecks in specifieke medewerkerstrajecten opsporen en verschillen analyseren in de uitvoering van het proces voor verschillende personen of groepen.

Dit is de case-ID die alle gebeurtenissen in de levenscyclus van een medewerker met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige traject van indiensttreding tot uitdiensttreding analyseren.

Meestal te vinden in de centrale tabellen of records met medewerkersgegevens in een HR-informatiesysteem (HRIS).

Het tijdstip van de gebeurtenis geeft aan wanneer een activiteit plaatsvond. Dit is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en het traject van een medewerker nauwkeurig te reconstrueren. Het is ook het belangrijkste tijdgegeven voor prestatieanalyses.

Met dit attribuut bereken je doorlooptijden tussen activiteiten, meet je de totale duur van processen zoals werving of offboarding en spoor je tijdsgebonden bottlenecks op. Je kunt er trends over tijd mee analyseren en tijdsgebonden KPI’s mee opstellen, zoals ‘Gemiddelde wervingstijd’ of ‘Onboarding-doorlooptijd’.

Dit tijdstip is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en alle tijdsgebonden prestatiecijfers te berekenen, zoals doorlooptijden en procesduren.

Meestal staat dit bij de activiteit of transactie in systeemlogs of datatabellen. Het veld heet vaak aanmaakdatum of systeemtijdstip.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan waar de data voor elke gebeurtenis vandaan komt. In een complexe HR-omgeving kunnen verschillende onderdelen van het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding in aparte systemen worden beheerd. Denk aan een sollicitantenvolgsysteem (ATS) voor werving, een centraal HRIS voor medewerkersbeheer en een salarissysteem voor wijzigingen in de beloning.

Door data per bronsysteem te analyseren, krijg je zicht op problemen met data-integratie en versnippering van processen. Je kunt nagaan of vertragingen of problemen zich vooral in een bepaald systeem voordoen. Dat helpt bij technische verbeteringen of het herontwerpen van processen. Het bronsysteem is ook belangrijk om data te valideren en te controleren of het volledige proces in beeld is.

Geeft aan waar procesdata vandaan komt. Dat helpt bij het oplossen van problemen met datakwaliteit en maakt overdrachten tussen HR-systemen inzichtelijk.

Deze informatie wordt meestal toegevoegd tijdens het extraheren en transformeren van data (ETL). Soms staat ze al in een standaardveld in de integratielogs van het systeem.

Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt of naar de process mining-dataset is gehaald. Het geeft niet aan wanneer de bedrijfsgebeurtenis plaatsvond, maar hoe actueel de data zelf is.

Je gebruikt dit vooral voor datagovernance en validatie. Analisten kunnen ermee controleren of ze met actuele informatie werken en zien hoeveel tijd er kan zitten tussen een gebeurtenis in het bronsysteem en de opname ervan in de analyse. Het is belangrijk voor het beheer van vernieuwingscycli en de betrouwbaarheid van de inzichten.

Geeft aan hoe actueel de geanalyseerde informatie is. Zo kun je de actualiteit van de data bewaken en de resultaten van de analyse beter beoordelen.

Dit tijdstip wordt meestal aangemaakt en toegevoegd tijdens het extraheren, transformeren en laden van data (ETL).

Het attribuut Afdeling geeft aan bij welk onderdeel van de organisatie de medewerker hoort. Je kunt dit gebruiken om de procesprestaties binnen het bedrijf op te splitsen en te vergelijken.

Zo kun je bijvoorbeeld de wervingstijd voor de afdeling Engineering vergelijken met die voor Verkoop en verschillen in wervingsproblemen opsporen. Ook kun je het personeelsverloop per afdeling analyseren en zien waar mogelijk problemen zijn met het management of de werkomgeving. Door de proceskaart op afdeling te filteren, ontdek je procesvarianten of bottlenecks die specifiek zijn voor bepaalde bedrijfsonderdelen.

Maakt het mogelijk om HR-processen binnen verschillende onderdelen van de organisatie op te splitsen en met elkaar te vergelijken.

Te vinden in het centrale profiel of medewerkersrecord in het HR-systeem, vaak gekoppeld aan de functie of positie.

Het attribuut Eindtijd geeft aan wanneer een activiteit die enige tijd duurt, is afgerond. Veel HR-gebeurtenissen vinden op één moment plaats, zoals ‘Aanbod gedaan’. Andere hebben een duidelijk begin en einde, zoals ‘Achtergrondcontrole’ of ‘Onboarding’. In combinatie met het tijdstip van de gebeurtenis (StartTime) kun je met dit tijdstip de duur nauwkeurig berekenen.

Bij procesanalyse gebruik je de eindtijd om de verwerkingstijd of actieve werktijd van specifieke taken te berekenen. Zo maak je onderscheid tussen wachttijd, de tijd tussen twee verschillende activiteiten, en verwerkingstijd, de duur van één activiteit. Door deze duren te analyseren, spoor je inefficiënte taken en kansen voor automatisering of een andere inzet van middelen op.

Maakt het mogelijk om de duur van activiteiten nauwkeurig te berekenen en actieve werktijd te onderscheiden van wachttijd.

Te vinden in event logs of transactietabellen waarin zowel het begin als de afronding van een taak wordt vastgelegd. Als de eindtijd niet expliciet beschikbaar is, moet je die mogelijk afleiden uit een aparte gebeurtenis ‘Afgerond’.

Het attribuut Functietitel geeft informatie over de rol van de medewerker binnen de organisatie. Dit kan een algemene rol zijn, zoals ‘Directeur’, of een specifieke functie, zoals ‘Senior software-engineer’ of ‘Accountmanager’.

Je kunt de functietitel gebruiken om processen voor specifieke rollen of ervaringsniveaus te filteren en analyseren. Zo kun je nagaan of het langer duurt om mensen voor seniorfuncties aan te nemen dan voor juniorfuncties, of de onboarding voor technische functies anders verloopt dan voor niet-technische functies. Met dit detailniveau kun je verbeteringen gericht aanpakken en begrijpen hoe de levenscyclus van medewerkers verschilt per functie.

Maakt zichtbaar hoe processen in de levenscyclus verschillen per functie, ervaringsniveau en vakgebied. Zo kun je verbeteringen gerichter aanpakken.

Te vinden in de functiegegevens of positiegegevens van het centrale medewerkersrecord in het HR-systeem.

Het attribuut Gebruiker geeft aan welke persoon of welk systeem verantwoordelijk was voor een specifieke processtap. Dit kan een manager zijn die een aanbod goedkeurt, een HR-beheerder die onboarding start of een geautomatiseerd systeem dat een herinnering verstuurt.

Met dit attribuut kun je de rol van personen en systemen in de analyse meenemen. Je gebruikt het om de werkverdeling te begrijpen, opleidingsbehoeften op te sporen, bijvoorbeeld wanneer bepaalde gebruikers herhaaldelijk vertragingen of fouten veroorzaken, en compliance te bewaken. Zo kun je controleren of gevoelige acties, zoals wijzigingen in de beloning, alleen door bevoegde medewerkers worden uitgevoerd. Dat is belangrijk voor audits en beveiliging.

Geeft aan wie een actie heeft uitgevoerd. Dat is nodig om werkverdeling, compliance en automatisering te analyseren en opleidingsbehoeften op te sporen.

Te vinden in auditlogs of transactierecords van het systeem, vaak onder ‘Gewijzigd door’, ‘Gemaakt door’ of ‘Gebruikers-ID’.

Het attribuut Locatie geeft aan waar de medewerker fysiek werkt of aan welke werkplek die is toegewezen. Dit kan een land zijn, maar ook een specifiek kantoorgebouw of een campus.

Geografische analyse is belangrijk bij process mining voor HR, vooral voor internationale organisaties. Je ontdekt er regionale verschillen in procesprestaties mee, zoals verschillen in doorlooptijden voor werving door lokale arbeidswetgeving of marktomstandigheden. Je kunt ook het personeelsverloop op verschillende locaties vergelijken. Dat kan wijzen op problemen met lokaal management of de werkomgeving. Deze data helpt om processen waar mogelijk te standaardiseren en waar nodig aan lokale behoeften aan te passen.

Maakt geografische analyse mogelijk om regionale procesverschillen op te sporen, compliance met lokale regels te beoordelen en prestaties op verschillende werklocaties te vergelijken.

Meestal opgeslagen bij de persoonlijke gegevens of het werkadres van de medewerker in het HR-systeem.

De reden voor uitdiensttreding geeft aan waarom de levenscyclus van een medewerker bij het bedrijf eindigde. Redenen worden meestal ingedeeld als vrijwillig, zoals ontslag of pensionering, of onvrijwillig, bijvoorbeeld vanwege prestaties of een reorganisatie.

Dit attribuut vormt de basis voor analyses van personeelsverloop. Door redenen voor uitdiensttreding te koppelen aan andere data, kan een organisatie waardevolle inzichten krijgen. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of een bepaalde afdeling veel vrijwillig vertrek kent, of medewerkers die via een bepaalde wervingsbron zijn aangenomen vaker vanwege hun prestaties uit dienst gaan. Met deze inzichten kun je strategieën ontwikkelen om medewerkers te behouden en de kwaliteit van werving te verbeteren.

Geeft context aan analyses van personeelsverloop. Zo kun je vrijwillig vertrek onderscheiden van onvrijwillig vertrek en de oorzaken opsporen.

Vastgelegd tijdens offboarding of het uitdiensttredingsproces, meestal in het laatste dienstverbandrecord van de medewerker.

Type dienstverband geeft aan wat voor arbeidscontract of werkafspraak iemand heeft. Dit demografische attribuut heeft vaak veel invloed op de uitvoering van HR-processen.

Door processen per type dienstverband te analyseren, ontdek je belangrijke verschillen. De onboarding van een ingehuurde medewerker kan bijvoorbeeld veel korter en minder uitgebreid zijn dan die van een medewerker in vaste dienst. Ook prestatiebeoordelingen en offboarding kunnen verschillen. Door deze groepen apart te bekijken, kun je de compliance bewaken en nagaan of processen goed aansluiten op de verschillende soorten medewerkers.

Maakt het mogelijk om procesvarianten per type dienstverband te analyseren. Dat is belangrijk voor compliance en voor processen die aansluiten op verschillende groepen medewerkers.

Een standaardveld in het centrale HR-profiel of dienstverbandrecord van een medewerker.

De vacatureaanvraag-ID is een unieke sleutel die alle activiteiten voor het invullen van een specifieke vacature met elkaar verbindt, van het aanmaken en goedkeuren van de aanvraag tot het zoeken naar kandidaten en het doen van aanbiedingen. Vaak is dit de case-ID voordat na indiensttreding een medewerkers-ID wordt aangemaakt.

Dit attribuut is vooral nuttig voor analyses van de fase vóór indiensttreding. Je kunt er KPI’s zoals ‘Tijd tot invulling’ mee meten en de efficiëntie van de werving voor een specifieke functie beoordelen. Door processen op het niveau van de vacatureaanvraag te analyseren, kunnen organisaties bottlenecks opsporen bij goedkeuringen, het zoeken naar kandidaten of sollicitatiegesprekken voor verschillende vacatures.

Verbindt alle activiteiten vóór indiensttreding. Zo kun je het wervingsproces en cijfers zoals ‘Tijd tot invulling’ gedetailleerd analyseren.

Aangemaakt door het sollicitantenvolgsysteem (ATS) of de wervingsmodule van een HRIS wanneer een nieuwe vacature wordt aangemaakt.

De bedrijfseenheid is een grote divisie binnen een bedrijf, zoals ‘Consumentenproducten’, ‘Enterprise-software’ of ‘Wereldwijde dienstverlening’. Dit geeft een breder beeld van de organisatie dan de afdeling.

Een analyse van het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding per bedrijfseenheid is nuttig voor strategische vergelijkingen op hoofdlijnen. Het management kan ermee zien hoe personeelsbeleid en resultaten verschillen tussen grote bedrijfsonderdelen. Zo kan de interne mobiliteit in de ene bedrijfseenheid veel sneller verlopen. De werkwijzen daar kunnen dan als voorbeeld dienen voor de rest van de organisatie. Dit overzicht helpt HR-processen af te stemmen op de bredere bedrijfsstrategie.

Biedt een organisatorische dimensie voor strategische analyses en maakt het mogelijk HR-procesprestaties tussen grote bedrijfsonderdelen te vergelijken.

Te vinden in de gegevens over de organisatorische toewijzing van de medewerker in het centrale HR-systeem.

De dienstverbandstatus geeft op een bepaald moment weer wat de relatie van de medewerker met het bedrijf is. Deze status verandert wanneer de medewerker een nieuwe fase in de levenscyclus bereikt.

Bij process mining kan een statuswijziging zelf een belangrijke activiteit zijn, bijvoorbeeld ‘Status gewijzigd naar Met verlof’. Je kunt dit attribuut ook gebruiken om te filteren en analyseren. Zo kun je je richten op trajecten van medewerkers die nog in dienst zijn, of juist de processen analyseren die voorafgaan aan de uitdiensttreding van voormalige medewerkers. Daarmee zorg je dat de juiste groep wordt meegenomen in elke analyse van de levenscyclus.

Geeft de huidige status van de medewerker aan. Zo kun je analyses filteren op specifieke groepen, zoals medewerkers die actief zijn of uit dienst zijn.

Een standaardveld in het hoofdrecord van de medewerker of de tabel met functiegegevens in het HRIS.

Het attribuut Manager geeft aan wie de direct leidinggevende van de medewerker is. Managers spelen vaak een belangrijke rol in processen van indiensttreding tot uitdiensttreding. Ze zijn verantwoordelijk voor goedkeuringen en prestatiebeoordelingen en starten wijzigingen in functies.

Door processen per manager te analyseren, ontdek je verschillen in management en het volgen van procesafspraken. Zo kun je zien welke managers prestatiebeoordelingen snel afronden en welke steeds te laat zijn. Je kunt ook het personeelsverloop per team analyseren, wat kan wijzen op problemen met het leiderschap. Dit biedt aanknopingspunten voor gerichte training en ondersteuning van managers.

Helpt procesprestaties en resultaten per team of manager te analyseren en maakt verschillen in managementpraktijken en het volgen van procesafspraken zichtbaar.

Opgeslagen bij de functie- of positiegegevens van de medewerker in het HR-systeem, vaak als koppeling naar een ander medewerkersrecord.

De wervingsbron geeft aan waar een aangenomen medewerker vandaan komt. Dat kan een interne bron zijn, zoals een aanbeveling van een medewerker, of een externe bron, zoals een professioneel netwerk, een banenbeurs op een universiteit of een extern wervingsbureau.

Met dit attribuut kun je de effectiviteit van verschillende wervingsstrategieën beoordelen. Door de volledige levenscyclus van medewerkers per wervingsbron te analyseren, kunnen organisaties bepalen welke kanalen de beste kandidaten opleveren. Daarbij kun je kijken naar factoren zoals beoordelingen, promoties en behoud van medewerkers. Zo kan het wervingsteam de uitgaven en inspanningen richten op de effectiefste bronnen.

Maakt het mogelijk om de effectiviteit van wervingskanalen te analyseren en de wervingsstrategie en uitgaven af te stemmen op de kwaliteit en het behoud van kandidaten.

Meestal vastgelegd in het sollicitantenvolgsysteem (ATS) tijdens de sollicitatie- of zoekfase.