Privacybeleid van ProcessMind

Privacybeleid van ProcessMind

Ingangsdatum: 14 september 2026

Inleiding

Deze privacyverklaring voor ProcessMind B.V. (“wij”, “ons” of “onze”) beschrijft hoe en waarom wij je informatie kunnen verzamelen, opslaan, gebruiken en/of delen (“verwerken”) wanneer je onze diensten (“Diensten”) gebruikt, bijvoorbeeld wanneer je:

• Onze website op https://processmind.com bezoekt, of een andere website of dienst van ons die naar deze privacyverklaring verwijst,
• Op andere gerelateerde manieren met ons in contact treedt, waaronder voor verkoop, marketing of evenementen.

Vragen of zorgen? Door deze privacyverklaring te lezen, krijg je inzicht in je privacyrechten en keuzemogelijkheden. Als je niet instemt met ons beleid en onze praktijken, gebruik onze Diensten dan niet. Als je nog vragen of zorgen hebt, neem dan contact met ons op via privacy@processmind.com.

Gegevens die wij namens je organisatie verwerken. Als je de Diensten gebruikt via een organisatie — bijvoorbeeld als werknemer, opdrachtnemer of uitgenodigde gebruiker van een klant van ProcessMind — is die organisatie verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij aan de Diensten verstrekt, en verwerkt ProcessMind die gegevens volgens de gedocumenteerde instructies van de organisatie als verwerker (of subverwerker) op grond van ons Data Processing Addendum. Als je vragen of verzoeken over die gegevens hebt, neem dan contact op met de organisatie die je toegang heeft gegeven; je kunt ook contact met ons opnemen en wij verwijzen je verzoek door naar die organisatie.

SAMENVATTING VAN DE BELANGRIJKSTE PUNTEN

Welke persoonsgegevens verwerken wij? Wanneer je onze Diensten bezoekt, gebruikt of daarin navigeert, kunnen wij persoonsgegevens verwerken afhankelijk van de manier waarop je met ons en de Diensten omgaat, de keuzes die je maakt en de producten en functies die je gebruikt. Lees meer over persoonsgegevens die je aan ons verstrekt.

Verwerken wij gevoelige persoonsgegevens? Wij verwerken geen gevoelige persoonsgegevens.

Verzamelen wij gegevens van derden? Ja — bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt met Microsoft Entra ID, Google of LinkedIn ontvangen wij basisprofielinformatie van die aanbieder, en andere gebruikers van de Diensten kunnen informatie over je verstrekken (bijvoorbeeld wanneer zij je uitnodigen voor een workspace of je vermelden in content die zij maken). Wij kunnen je zakelijke contactgegevens ook ontvangen van een partner of dienstverlener in verband met een verzoek dat jij of je organisatie heeft gedaan.

Hoe verwerken wij je informatie? Wij verwerken je informatie om onze Diensten te leveren, te verbeteren en te beheren, met je te communiceren, voor beveiliging en fraudepreventie en om aan de wet te voldoen. Wij maken ook gebruik van dienstverleners (bijvoorbeeld voor hosting, betalingen, foutmonitoring en analytics) en, wanneer je toestemming hebt gegeven of wij een andere rechtsgrond hebben, gebruiken wij informatie uit die diensten om onze advertenties te meten en te verbeteren. Wij verwerken je informatie alleen met een geldige rechtsgrond en, wanneer nodig, met je toestemming. Lees meer over hoe wij je informatie verwerken.

In welke situaties en met welke partijen delen wij persoonsgegevens? Wij kunnen informatie delen in specifieke situaties en met specifieke derden. Lees meer over wanneer en met wie wij je persoonsgegevens delen.

Hoe houden wij je informatie veilig? Wij hebben organisatorische en technische processen en procedures ingesteld om je persoonsgegevens te beschermen. Geen enkele elektronische overdracht via internet of technologie voor informatieopslag kan echter voor 100% veilig worden gegarandeerd. Daarom kunnen wij niet beloven of garanderen dat hackers, cybercriminelen of andere onbevoegde derden onze beveiliging niet kunnen omzeilen en je informatie niet op onrechtmatige wijze kunnen verzamelen, openen, stelen of wijzigen. Lees meer over hoe wij je informatie veilig houden.

Wat zijn je rechten? Afhankelijk van waar je geografisch bent gevestigd, kan de toepasselijke privacywetgeving betekenen dat je bepaalde rechten hebt met betrekking tot je persoonsgegevens. Lees meer over je privacyrechten.

Hoe oefen je je rechten uit? De eenvoudigste manier om je rechten uit te oefenen is via processmind.com/about/contact-us. Wij zullen elk verzoek beoordelen en behandelen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wil je meer weten over wat wij doen met de informatie die wij verzamelen? Lees de volledige privacyverklaring.

1 WELKE INFORMATIE VERZAMELEN WIJ?

Persoonsgegevens die je aan ons verstrekt Wij verzamelen persoonsgegevens die je vrijwillig aan ons verstrekt wanneer je je registreert voor de Diensten, belangstelling toont voor informatie over ons of onze Diensten, deelneemt aan activiteiten op de Diensten of anderszins contact met ons opneemt.

Door jou verstrekte persoonsgegevens. De persoonsgegevens die wij verzamelen, zijn afhankelijk van de context van je interacties met ons en de Diensten, de keuzes die je maakt en de producten en functies die je gebruikt. De persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen het volgende omvatten:

• namen
• telefoonnummers
• e-mailadressen
• gebruikersnamen
• contactvoorkeuren
• contact- of authenticatiegegevens
• factuuradressen
• debet-/creditcardnummers

Jouw bijdragen aan onze Diensten Bij het gebruik van de diensten van ProcessMind verzamelen en bewaren wij de content die je maakt, verzendt, ontvangt en verspreidt. Dit omvat de details van processen waarmee je werkt, documentatie die je over deze processen samenstelt en feedback of opmerkingen die je daarover geeft.

Bijdragen aan onze websites Onze diensten omvatten de websites die wij bezitten of exploiteren. Wij verzamelen content die je naar deze sites verzendt, waaronder sociale media- of netwerkplatforms die wij beheren. Dit omvat content die je deelt wanneer je feedback geeft, interactieve functies gebruikt, reageert op enquêtes, deelneemt aan wedstrijden, promoties of sweepstakes, of deelneemt aan activiteiten en evenementen die wij organiseren.

Inzendingen via ondersteuningskanalen Onze Diensten omvatten klantenondersteuning, waarbij je informatie kunt verstrekken om problemen met onze Diensten aan te pakken. Dit omvat het identificeren van jezelf als technisch contactpersoon, het aanmaken van supporttickets, rechtstreekse gesprekken met onze vertegenwoordigers of interactie met ons ondersteuningsteam. Tijdens deze interacties wordt je gevraagd je contactgegevens te delen, het probleem waarmee je te maken hebt te beschrijven en mogelijk aanvullende documentatie, schermafbeeldingen of relevante informatie te verstrekken om te helpen bij het oplossen van je probleem.

Facturerings- en betalingsgegevens Wanneer je je aanmeldt voor onze betaalde diensten, verzamelen wij factureringsgegevens, zoals de naam en contactgegevens van de contactpersoon voor facturering, en betaalmethoden, waaronder creditcardnummers. Deze gegevens zijn nodig om je betalingen te verwerken en worden veilig verwerkt en opgeslagen door onze betalingsverwerkingspartner Paddle. Raadpleeg voor meer informatie over de manier waarop je betalingsgegevens worden beheerd het privacybeleid van Paddle: https://www.paddle.com/legal/privacy.

Gebruik van onze Diensten Wij monitoren en registreren specifieke details over je interacties met onze Diensten. Dit omvat welke functies je opent en gebruikt, hoe vaak je onze Diensten bezoekt en hoe lang je elke functie gebruikt.

Apparaat- en verbindingsgegevens Wanneer je onze Diensten gebruikt via een computer, telefoon, tablet of ander apparaat, verzamelen wij gegevens over het apparaat en de manier waarop je verbinding maakt met onze Diensten. Dit omvat het type verbinding en de instellingen wanneer je onze Diensten installeert, opent, bijwerkt of gebruikt. Wij verzamelen gegevens zoals het besturingssysteem, browsertype, IP-adres, verwijzende URL’s en exit-URL’s, apparaatidentificatoren en crashrapporten. Je IP-adres en landvoorkeur helpen ons je locatie bij benadering vast te stellen om je ervaring met onze Diensten te verbeteren. De hoeveelheid en het type informatie dat wij verzamelen, variëren afhankelijk van de instellingen en mogelijkheden van je apparaat. Beheerders van server- en datacenterdiensten kunnen deze gegevensverzameling beperken via hun beheerdersinstellingen of door gegevensoverdracht op netwerkniveau te blokkeren.

Informatie die wij uit andere bronnen ontvangen Wij ontvangen beperkte informatie over je uit andere bronnen: je aanmeldingsprovider (zoals hierboven beschreven), andere gebruikers van de Diensten (bijvoorbeeld wanneer zij je uitnodigen of je gegevens opnemen in content die zij maken) en, waar relevant, partners en dienstverleners met wie je in verband met ProcessMind contact hebt (bijvoorbeeld een partner die je organisatie helpt de Diensten te implementeren). Wij gebruiken deze informatie uitsluitend om de Diensten en onze relatie met de organisatie waartoe je behoort te exploiteren, beveiligen en ondersteunen.

Informatie van andere gebruikers van de Diensten Soms kunnen andere personen die onze Diensten gebruiken informatie over je delen. Dit kan gebeuren wanneer zij je gegevens opnemen in de content die zij bijdragen, bijvoorbeeld door je te vermelden in documentatie, processen of opmerkingen binnen onze Diensten.

Partners. Als je via een partner met ons communiceert (bijvoorbeeld een reseller of implementatiepartner), kunnen wij je zakelijke contactgegevens van die partner ontvangen, zodat wij op je verzoek kunnen reageren, ondersteuning kunnen bieden en het partnerschap kunnen beheren.

Gevoelige informatie. Wij verwerken geen gevoelige informatie.

Alle persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, moeten waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig zijn, en je moet ons op de hoogte stellen van wijzigingen in dergelijke persoonsgegevens. Verstrek geen gevoelige informatie, zoals je burgerservicenummer, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, gezondheidsinformatie of andere gegevens die op grond van toepasselijke wetgeving als gevoelig zijn aangemerkt.

2 HOE GEBRUIKEN WIJ JE INFORMATIE?

Kort gezegd: Wij verzamelen en gebruiken je informatie om onze Diensten te leveren en te verbeteren, met je te communiceren, je ervaring te verbeteren en onze wettelijke belangen te beschermen. Dit omvat het gebruik van je gegevens voor transactieverwerking, personalisatie, verbetering van de dienstverlening, promotionele berichten, klantenondersteuning en wettelijke bescherming. Wij kunnen je informatie ook voor aanvullende doeleinden gebruiken met je uitdrukkelijke toestemming.

De manier waarop wij de informatie die wij verzamelen gebruiken, hangt af van eventuele voorkeuren die je aan ons hebt meegedeeld. Hieronder staan de specifieke doeleinden waarvoor wij de informatie die wij over je verzamelen gebruiken.

Om de Diensten te leveren en je ervaring te personaliseren Wij gebruiken je informatie om onze Diensten effectief te leveren, waaronder voor transactieverwerking, aanmeldingsauthenticatie en klantenondersteuning. Je accountgegevens, zoals je naam en foto, helpen andere gebruikers van de Diensten je binnen de Diensten te identificeren, terwijl je e-maildomein gepersonaliseerde content kan ondersteunen op basis van je organisatie of sector. Wij streven naar een naadloze ervaring door gegevens binnen de Diensten te integreren en ervoor te zorgen dat content relevant en gepersonaliseerd is op basis van je interacties. Ga voor het uitschakelen van personalisatie en informatie over het gebruik van cookies naar ons Cookiebeleid: https://processmind.com/about/terms-and-policies/cookies-policy.

Om onze Diensten te verbeteren Wij streven er voortdurend naar de functionaliteit en gebruikerservaring van onze Diensten te verbeteren. Door gebruikspatronen, feedback en trends te analyseren, identificeren wij mogelijkheden voor verbetering en innovatie. Dit proces helpt ons nieuwe functies en technologieën te ontwikkelen die onze gebruikers effectiever van dienst zijn.

Om met je te communiceren over onze Diensten Wij gebruiken je contactgegevens om essentiële dienstgerelateerde berichten te verzenden. Deze omvatten aankoopbevestigingen, herinneringen aan abonnementen, antwoorden op vragen en ondersteuning. Daarnaast informeren wij je per e-mail over technische updates, beveiligingsmeldingen en andere administratieve informatie.

Om onze Diensten te promoten en de betrokkenheid te vergroten Wij gebruiken je contactgegevens en gegevens over je gebruik van de Diensten om gerichte promotionele berichten te verzenden, waaronder e-mails en advertenties op andere platforms. Deze berichten zijn bedoeld om je betrokkenheid te vergroten door je te informeren over nieuwe functies, enquêtes, nieuwsbrieven en evenementen die interessant kunnen zijn, evenals over productaanbiedingen en wedstrijden. Raadpleeg voor mogelijkheden om je af te melden ons Cookiebeleid: https://processmind.com/about/terms-and-policies/cookies-policy.

Klantenondersteuning Je informatie helpt ons bij het oplossen van technische problemen, het beantwoorden van ondersteuningsverzoeken, het analyseren van systeemcrashes en het verbeteren van onze Services. Met je uitdrukkelijke toestemming kunnen we gegevens delen met externe deskundigen om bij deze kwesties te helpen.

Om onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen en wettelijke rechten te beschermen Wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer wij van mening zijn dat dit nodig is om onze wettelijke rechten en belangen en de belangen van anderen te beschermen, gebruiken wij informatie over je in verband met juridische vorderingen, nalevings-, regelgevings- en auditfuncties en bekendmakingen in verband met de overname, fusie of verkoop van een onderneming.

Met toestemming Wij kunnen je informatie gebruiken voor andere doeleinden dan de genoemde, maar alleen met je uitdrukkelijke toestemming. Dit kan bijvoorbeeld het delen van getuigenissen of klantverhalen omvatten om onze Diensten onder de aandacht te brengen.

3 OP WELKE RECHTSGRONDEN VERWERKEN WIJ JE INFORMATIE?

Kort gezegd: Wij verwerken je persoonsgegevens alleen wanneer wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is en wij daarvoor op grond van toepasselijke wetgeving een geldige wettelijke reden (d.w.z. rechtsgrond) hebben, bijvoorbeeld met je toestemming, om aan wetgeving te voldoen, om je diensten te leveren, om onze contractuele verplichtingen aan te gaan of na te komen, om je rechten te beschermen of om onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen te behartigen.

Als je in de EU of het VK bent gevestigd, is dit gedeelte op je van toepassing.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Britse AVG verplichten ons uit te leggen op welke geldige rechtsgronden wij ons baseren om je persoonsgegevens te verwerken. Daarom kunnen wij ons voor de verwerking van je persoonsgegevens baseren op de volgende rechtsgronden:

• Toestemming. Wij kunnen je informatie verwerken als je ons toestemming hebt gegeven (d.w.z. toestemming) om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken. Lees meer over het intrekken van je toestemming.

• Overeenkomst. Wij kunnen je informatie verwerken wanneer dit noodzakelijk is om een overeenkomst met je uit te voeren of om op jouw verzoek stappen te ondernemen voordat een overeenkomst wordt gesloten — bijvoorbeeld om de Diensten te leveren waarvoor je je aanmeldt, je account te beheren en ondersteuning te bieden.

• Wettelijke verplichtingen. Wij kunnen je informatie verwerken wanneer wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld om samen te werken met een rechtshandhavingsinstantie of toezichthoudende autoriteit, onze wettelijke rechten uit te oefenen of te verdedigen, of je informatie als bewijs bekend te maken in een rechtszaak waarbij wij betrokken zijn.

• Gerechtvaardigde belangen. Wij kunnen je informatie verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen (of die van een derde) die niet worden overschreven door je belangen of grondrechten — bijvoorbeeld om de Diensten te beveiligen, monitoren en verbeteren, fraude of misbruik te voorkomen en onze zakelijke relaties te beheren. Wanneer wij ons baseren op gerechtvaardigde belangen, heb je het recht bezwaar te maken (zie artikel 10).

• Vitale belangen. Wij kunnen je informatie verwerken wanneer wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om je vitale belangen of de vitale belangen van een derde te beschermen, bijvoorbeeld in situaties waarin sprake kan zijn van bedreigingen voor de veiligheid van een persoon.

Als je in Canada bent gevestigd, is dit gedeelte op je van toepassing.

Wij kunnen je informatie verwerken als je ons specifieke toestemming hebt gegeven (d.w.z. uitdrukkelijke toestemming) om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken, of in situaties waarin je toestemming kan worden afgeleid (d.w.z. stilzwijgende toestemming). Je kunt je toestemming intrekken wanneer je wilt.

In de uitzonderlijke gevallen die volgens de Canadese wet zijn toegestaan, kunnen wij je informatie zonder toestemming verwerken — bijvoorbeeld wanneer verzameling duidelijk in het belang van een persoon is en toestemming niet tijdig kan worden verkregen, voor onderzoeken en het opsporen en voorkomen van fraude, om te voldoen aan een dagvaarding, bevel tot huiszoeking of gerechtelijk bevel, of wanneer de informatie openbaar beschikbaar is zoals bepaald in de regelgeving.

4 WANNEER EN MET WIE DELEN WIJ JE PERSOONSGEGEVENS?

Kort gezegd: Wij kunnen informatie delen in de specifieke situaties die in dit gedeelte worden beschreven en/of met de volgende derden.

Wij kunnen je persoonsgegevens in de volgende situaties moeten delen:

• Bedrijfsoverdrachten. Wij kunnen je informatie delen of overdragen in verband met, of tijdens onderhandelingen over, een fusie, verkoop van bedrijfsactiva, financiering of overname van het geheel of een deel van onze onderneming door een andere onderneming.

• Dienstverleners en subverwerkers. Wij delen informatie met leveranciers die deze namens ons verwerken — bijvoorbeeld voor cloudhosting, betalingsverwerking, foutmonitoring (waaronder door fouten geactiveerde, gemaskeerde sessieherhalingen in de frontend), levering van webfonts, planning (wanneer je ervoor kiest een vergadering te boeken) en aanbieders van AI-modellen. Onze huidige subverwerkers en hun verwerkingslocaties staan vermeld in de lijst van subverwerkers.

• Analytics- en advertentiepartners. Waar dit vereist is en met je toestemming, delen wij informatie met aanbieders van analytics en advertenties (zoals Google, Microsoft en LinkedIn) om onze Diensten en onze advertenties te meten en te verbeteren. Conversiemeting kan gehashte identificatoren gebruiken. Je kunt dit beheren via je cookievoorkeuren, zoals beschreven in ons Cookiebeleid.

Internationale doorgiften. ProcessMind slaat Customer Data op in de Europese Unie (AWS-regio eu-central-1, Frankfurt, Duitsland) en verwerkt persoonsgegevens voornamelijk binnen de EU/EER. Sommige van onze dienstverleners bevinden zich buiten de EER, het VK of Zwitserland — bijvoorbeeld in de Verenigde Staten — voor activiteiten zoals verwerking door AI-modellen, betalingsverwerking, foutmonitoring, planning, webanalytics en levering van webfonts. Wanneer persoonsgegevens buiten deze regio’s worden doorgegeven, baseren wij ons op passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen (en, waar van toepassing, het Britse Addendum of de gelijkwaardige Zwitserse bepalingen). Zie ons Data Processing Addendum voor meer informatie.

5 GEBRUIKEN WIJ COOKIES EN ANDERE TRACKINGTECHNOLOGIEËN?

Kort gezegd: Wij kunnen cookies en andere trackingtechnologieën gebruiken om je informatie te verzamelen en op te slaan.

Wij kunnen cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën (zoals webbakens en pixels) gebruiken om informatie te verzamelen wanneer je met onze Diensten communiceert. Sommige online trackingtechnologieën helpen ons de beveiliging van onze Diensten en je account te handhaven, crashes te voorkomen, bugs op te lossen, je voorkeuren op te slaan en te helpen bij basisfuncties van de site.

Wij staan derden en dienstverleners ook toe online trackingtechnologieën op onze Diensten te gebruiken voor analytics en advertenties, waaronder om te helpen bij het beheren en weergeven van advertenties en het afstemmen van advertenties op je interesses. De derden en dienstverleners gebruiken hun technologie om advertenties te leveren over producten en diensten die op je interesses zijn afgestemd en die op onze Diensten of op andere websites kunnen verschijnen.

Voor zover deze online trackingtechnologieën op grond van toepasselijke Amerikaanse staatswetgeving worden aangemerkt als een “verkoop”/“delen” (waaronder gerichte advertenties, zoals gedefinieerd in de toepasselijke wetgeving), kun je je afmelden voor deze online trackingtechnologieën door een verzoek in te dienen zoals hieronder beschreven in het gedeelte “HEBBEN INWONERS VAN DE VERENIGDE STATEN SPECIFIEKE PRIVACYRECHTEN?”

Specifieke informatie over hoe wij dergelijke technologieën gebruiken en hoe je bepaalde cookies kunt weigeren, staat in ons Cookiebeleid: https://processmind.com/about/terms-and-policies/cookies-policy.

Google Analytics

Wij kunnen je informatie delen met Google Analytics om het gebruik van de Diensten te volgen en te analyseren. Ga naar https://tools.google.com/dlpage/gaoptout om je af te melden voor tracking door Google Analytics binnen de Diensten. Ga voor meer informatie over de privacypraktijken van Google naar de pagina Google Privacy en voorwaarden.

HOE GAAN WIJ OM MET JE SOCIALE AANMELDINGEN?

Kort gezegd: Als je ervoor kiest je voor onze Diensten te registreren of je daarbij aan te melden met een account voor sociale media, kunnen wij toegang hebben tot bepaalde informatie over je.

Onze Services bieden je de mogelijkheid om je te registreren en aan te melden met behulp van externe aanmeldproviders (Microsoft Entra ID, Google of LinkedIn). Als je hiervoor kiest, ontvangen wij bepaalde profielinformatie over je van je provider. De profielinformatie die wij ontvangen kan variëren afhankelijk van de betreffende provider, maar omvat doorgaans je naam, e-mailadres en profielfoto, evenals andere informatie die je op dat platform beschikbaar wilt stellen.

Wij gebruiken de informatie die wij ontvangen uitsluitend voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven of die anderszins aan je duidelijk worden gemaakt in de relevante Services. Houd er rekening mee dat wij geen controle hebben over en niet verantwoordelijk zijn voor ander gebruik van je persoonsgegevens door je externe socialemediaprovider. Wij raden je aan hun privacyverklaring te lezen om te begrijpen hoe zij je persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en delen, en hoe je je privacyvoorkeuren op hun websites en in hun apps kunt instellen.

7 HOE LANG BEWAREN WIJ JE INFORMATIE?

Kort gezegd: We bewaren je informatie zolang als nodig is om de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden te vervullen, tenzij de wet anders vereist. De termijnen voor gegevensverwijdering zijn afhankelijk van je accounttype.

Wij bewaren je persoonsgegevens uitsluitend zolang als nodig is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn uiteengezet, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is (zoals vanwege fiscale, boekhoudkundige of andere wettelijke vereisten).

De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing (zie artikel 6.2 van ons Data Processing Addendum voor meer informatie):

• Proefaccounts: Klantgegevens worden dertien (13) maanden nadat het proefaccount is aangemaakt verwijderd.
• Betaalde abonnementen: Klantgegevens worden negentig (90) dagen na het einde van de abonnementsperiode verwijderd.
• Gratis abonnementen: Klantgegevens worden bewaard zolang het account actief blijft; accounts met een gratis abonnement worden niet automatisch verwijderd.
• Je kunt je gegevens op elk moment verwijderen via de functies die in de Services beschikbaar zijn of door contact met ons op te nemen via privacy@processmind.com.

Na de toepasselijke verwijderingstermijn zullen wij, wanneer wij geen voortdurende legitieme zakelijke noodzaak meer hebben om je persoonsgegevens te verwerken, deze gegevens verwijderen of anonimiseren, of, als dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat je persoonsgegevens in back-uparchieven zijn opgeslagen), je persoonsgegevens veilig opslaan en isoleren van verdere verwerking totdat verwijdering mogelijk is. Gegevens worden pas uit automatische back-ups verwijderd nadat de toepasselijke bewaartermijnen voor back-ups zijn verstreken (zie het document Security Measures). Technische logbestanden worden bewaard zoals beschreven in dat document.

8 HOE HOUDEN WIJ JE INFORMATIE VEILIG?

Kort gezegd: Wij streven ernaar je persoonsgegevens te beschermen door middel van een systeem van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen.

Wij hebben passende en redelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd die zijn ontworpen om de veiligheid te beschermen van alle persoonsgegevens die wij verwerken. Ondanks onze waarborgen en inspanningen om je informatie te beveiligen, kan echter geen enkele elektronische overdracht via het internet of technologie voor informatieopslag voor 100% worden beveiligd. Daarom kunnen wij niet beloven of garanderen dat hackers, cybercriminelen of andere onbevoegde derden onze beveiliging niet kunnen omzeilen en je informatie niet op ongepaste wijze kunnen verzamelen, openen, stelen of wijzigen. Hoewel wij ons uiterste best zullen doen om je persoonsgegevens te beschermen, vindt de overdracht van persoonsgegevens naar en vanuit onze Services plaats op eigen risico. Je mag de Services uitsluitend openen binnen een beveiligde omgeving.

9 VERZAMELEN WIJ INFORMATIE VAN MINDERJARIGEN?

Kort gezegd: Wij verzamelen niet bewust gegevens van of richten ons niet met marketing op kinderen jonger dan 18 jaar.

Wij verzamelen of vragen niet bewust gegevens op van, richten ons niet met marketing op en verkopen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 18 jaar. Door de Services te gebruiken, verklaar je dat je ten minste 18 jaar oud bent of dat je de ouder of voogd bent van een dergelijke minderjarige en instemt met het gebruik van de Services door deze minderjarige. Als wij ontdekken dat persoonsgegevens van gebruikers jonger dan 18 jaar zijn verzameld, zullen wij het account deactiveren en redelijke maatregelen nemen om dergelijke gegevens zo snel mogelijk uit onze bestanden te verwijderen. Als je kennis krijgt van gegevens die wij mogelijk van kinderen jonger dan 18 jaar hebben verzameld, neem dan contact met ons op via privacy@processmind.com.

10 WAT ZIJN JE PRIVACYRECHTEN?

Kort gezegd: Afhankelijk van de staat waarin je in de VS woont of van bepaalde regio’s, zoals de Europese Economische Ruimte (EER), het Verenigd Koninkrijk (VK), Zwitserland en Canada, heb je rechten die je meer toegang tot en controle over je persoonsgegevens geven. Je kunt je account op elk moment bekijken, wijzigen of beëindigen, afhankelijk van het land, de provincie of de staat waarin je woont.

In bepaalde regio’s (zoals de EER, het VK, Zwitserland en Canada) heb je bepaalde rechten op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Deze kunnen omvatten: (i) het recht om toegang te vragen tot je persoonsgegevens en daarvan een kopie te verkrijgen; (ii) het recht om rectificatie of wissing te vragen; (iii) het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken; (iv) indien van toepassing, het recht op gegevensoverdraagbaarheid; en (v) het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming. In bepaalde omstandigheden heb je mogelijk ook het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Je kunt een dergelijk verzoek indienen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in het onderstaande gedeelte “HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE VERKLARING?”.

Wij zullen elk verzoek beoordelen en behandelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Als je in de EER of het VK bent gevestigd en van mening bent dat wij je persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, heb je ook het recht een klacht in te dienen bij je toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van de lidstaat of de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van het VK.

Als je in Zwitserland bent gevestigd, kun je contact opnemen met de Federal Data Protection and Information Commissioner.

Je toestemming intrekken:

Als wij ons baseren op je toestemming om je persoonsgegevens te verwerken, waarbij die toestemming afhankelijk van het toepasselijke recht uitdrukkelijk en/of stilzwijgend kan zijn, heb je het recht je toestemming op elk moment in te trekken. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in het onderstaande gedeelte “HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE VERKLARING?” of door je voorkeuren bij te werken.

Houd er echter rekening mee dat dit geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking en, wanneer het toepasselijke recht dit toestaat, evenmin op de verwerking van je persoonsgegevens die is uitgevoerd op basis van andere rechtmatige verwerkingsgronden dan toestemming.

Afmelden voor marketing- en promotionele communicatie: Je kunt je op elk moment afmelden voor onze marketing- en promotionele communicatie door op de afmeldlink te klikken in de e-mails die wij je sturen, of door contact met ons op te nemen via de gegevens in het onderstaande gedeelte “HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE VERKLARING?”. Je wordt dan van de marketinglijsten verwijderd. Wij kunnen echter nog steeds met je communiceren — bijvoorbeeld om je servicegerelateerde berichten te sturen die nodig zijn voor het beheer en gebruik van je account, om op serviceverzoeken te reageren of voor andere niet-marketingdoeleinden.

Accountinformatie

Als je op enig moment de informatie in je account wilt bekijken of wijzigen of je account wilt beëindigen, kun je:

• Inloggen bij je accountinstellingen en je gebruikersaccount bijwerken.

• Contact met ons opnemen via de verstrekte contactgegevens.

Naar aanleiding van je verzoek om je account te beëindigen, zullen wij je account en informatie uit onze actieve databases deactiveren of verwijderen. Wij kunnen echter bepaalde informatie in onze bestanden bewaren om fraude te voorkomen, problemen op te lossen, te helpen bij onderzoeken, onze juridische voorwaarden te handhaven en/of te voldoen aan toepasselijke wettelijke vereisten.

Cookies en vergelijkbare technologieën: De meeste webbrowsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren. Als je dat liever wilt, kun je je browser doorgaans instellen om cookies te verwijderen en te weigeren. Als je ervoor kiest cookies te verwijderen of te weigeren, kan dit gevolgen hebben voor bepaalde functies of diensten van onze Services. Raadpleeg voor meer informatie ons Cookiebeleid: https://processmind.com/about/terms-and-policies/cookies-policy.

Als je vragen of opmerkingen hebt over je privacyrechten, kun je ons e-mailen via privacy@processmind.com.

INSTELLINGEN VOOR DO-NOT-TRACK-FUNCTIES

De meeste webbrowsers en sommige mobiele besturingssystemen en mobiele apps bevatten een Do-Not-Track-functie of -instelling (“DNT”) die je kunt activeren om je privacyvoorkeur kenbaar te maken, namelijk dat gegevens over je online browseactiviteiten niet worden gemonitord en verzameld. Op dit moment is er geen uniforme technologische standaard vastgesteld voor het herkennen en implementeren van DNT-signalen. Daarom reageren wij momenteel niet op DNT-browsersignalen of enig ander mechanisme dat je keuze om online niet te worden gevolgd automatisch doorgeeft. Als in de toekomst een standaard voor online tracking wordt aangenomen die wij moeten volgen, zullen wij je over die praktijk informeren in een herziene versie van deze privacyverklaring.

Volgens de Californische wet moeten wij je informeren over hoe wij reageren op DNT-signalen van webbrowsers. Omdat er momenteel geen industriële of wettelijke standaard bestaat voor het herkennen of honoreren van DNT-signalen, reageren wij daar op dit moment niet op.

12 HEBBEN INWONERS VAN DE VERENIGDE STATEN SPECIFIEKE PRIVACYRECHTEN?

Kort gezegd: Als je inwoner bent van een Amerikaanse staat met uitgebreide privacywetgeving voor consumenten — zoals Californië, Colorado, Connecticut, Delaware, Florida, Indiana, Iowa, Kentucky, Montana, New Hampshire, New Jersey, Oregon, Rhode Island, Tennessee, Texas, Utah of Virginia — heb je mogelijk het recht om toegang te vragen tot en details te ontvangen over de persoonsgegevens die wij over je bewaren en hoe wij deze hebben verwerkt, onjuistheden te corrigeren, een kopie te verkrijgen of je persoonsgegevens te verwijderen. Je hebt mogelijk ook het recht je toestemming voor onze verwerking van je persoonsgegevens in te trekken. Deze rechten kunnen in bepaalde omstandigheden worden beperkt door het toepasselijke recht. Hieronder vind je meer informatie.

Categorieën persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij hebben in de afgelopen twaalf (12) maanden de volgende categorieën persoonsgegevens verzameld:

Categorie	Voorbeelden	Verzameld
A. Identificatiegegevens	Contactgegevens, zoals echte naam, alias, postadres, telefoon- of mobiel nummer, unieke persoonlijke identificatie, online identificatie, Internet Protocol-adres, e-mailadres en accountnaam	JA
B. Persoonsgegevens zoals gedefinieerd in de Californische Customer Records-wet	Naam, contactgegevens en financiële informatie (bijvoorbeeld factuurgegevens)	JA
C. Beschermde classificatiekenmerken op grond van staats- of federale wetgeving	Geslacht, leeftijd, geboortedatum, ras en etniciteit, nationale afkomst, burgerlijke staat en andere demografische gegevens	NEE
D. Commerciële informatie	Transactiegegevens, aankoopgeschiedenis, financiële gegevens en betalingsinformatie	JA
E. Biometrische informatie	Vingerafdrukken en stemafdrukken	NEE
F. Internet- of andere vergelijkbare netwerkactiviteit	Browsegeschiedenis, zoekgeschiedenis, online gedrag, interessegegevens en interacties met onze en andere websites, apps, systemen en advertenties	JA
G. Geolocatiegegevens	Geschatte locatie afgeleid van het IP-adres	JA
H. Audio-, elektronische, zintuiglijke of vergelijkbare informatie	Afbeeldingen en audio-, video- of gespreksopnamen die zijn gemaakt in verband met onze bedrijfsactiviteiten	NEE
I. Professionele of werkgerelateerde informatie	Zakelijke contactgegevens (bijvoorbeeld je naam, e-mailadres, telefoonnummer en functietitel) en wervingsinformatie als je bij ons solliciteert	JA
J. Onderwijsinformatie	Studentenadministratie en adresboekinformatie	NEE
K. Afleidingen uit verzamelde persoonsgegevens	Afleidingen uit de hierboven vermelde verzamelde persoonsgegevens om bijvoorbeeld een profiel of samenvatting te maken van de voorkeuren en kenmerken van een persoon	JA
L. Gevoelige persoonsgegevens		NEE

Wij kunnen ook andere persoonsgegevens buiten deze categorieën verzamelen wanneer je persoonlijk, online of per telefoon of post met ons communiceert in het kader van:

• Hulp ontvangen via onze klantenservicekanalen;

• Deelname aan klantonderzoeken of wedstrijden; en

• Het faciliteren van de levering van onze Services en het beantwoorden van je vragen.

Wij gebruiken en bewaren de verzamelde persoonsgegevens voor zover nodig om de Services te leveren of voor:

• Categorie A - Zolang de gebruiker een account bij ons heeft

• Categorie B - Zolang de gebruiker een account bij ons heeft

• Categorie D - Zolang als nodig is voor facturerings-, fiscale en boekhoudkundige vereisten

• Categorie F - Volgens de bewaartermijnen van de relevante analyse- en advertentiediensten (zie ons Cookiebeleid)

• Categorie G - Zolang de gebruiker een account bij ons heeft

• Categorie K - Zolang de onderliggende informatie wordt bewaard

Bronnen van persoonsgegevens

Lees meer over de bronnen van de persoonsgegevens die wij verzamelen in “WELKE INFORMATIE VERZAMELEN WIJ?”

Hoe wij persoonsgegevens gebruiken en delen

Lees in het gedeelte “HOE GEBRUIKEN WIJ JE INFORMATIE?” hoe wij je persoonsgegevens gebruiken.

Wordt je informatie met iemand anders gedeeld?

Wij kunnen je persoonsgegevens bekendmaken aan onze dienstverleners op grond van een schriftelijke overeenkomst tussen ons en elke dienstverlener. Lees meer over hoe wij persoonsgegevens bekendmaken in het gedeelte “WANNEER EN MET WIE DELEN WIJ JE PERSOONSGEGEVENS?”.

Wij kunnen je persoonsgegevens gebruiken voor onze eigen zakelijke doeleinden, zoals het uitvoeren van intern onderzoek voor technologische ontwikkeling en demonstratie. Dit wordt niet beschouwd als het “verkopen” van je persoonsgegevens.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en hebben in de voorafgaande twaalf (12) maanden geen persoonsgegevens verkocht. Bepaalde analyse- en advertentietechnologieën die in deze verklaring en in ons Cookiebeleid worden beschreven, kunnen op grond van toepasselijke Amerikaanse staatswetten worden aangemerkt als “delen” voor gerichte advertenties; je kunt je hiervoor afmelden met behulp van de mechanismen die in dit gedeelte worden beschreven.

Je rechten

Je hebt rechten op grond van bepaalde Amerikaanse staatswetten inzake gegevensbescherming. Deze rechten zijn echter niet absoluut en in bepaalde gevallen kunnen wij je verzoek afwijzen voor zover de wet dit toestaat. Deze rechten omvatten:

• Recht om te weten of wij je persoonsgegevens al dan niet verwerken

• Recht op toegang tot je persoonsgegevens

• Recht op correctie van onjuistheden in je persoonsgegevens

• Recht om te verzoeken om verwijdering van je persoonsgegevens

• Recht om een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die je eerder met ons hebt gedeeld

• Recht op non-discriminatie wegens de uitoefening van je rechten

• Recht om je af te melden voor de verwerking van je persoonsgegevens als deze worden gebruikt voor gerichte advertenties (of delen zoals gedefinieerd in de Californische privacywet), de verkoop van persoonsgegevens of profilering ter ondersteuning van besluiten die juridische of vergelijkbaar significante gevolgen hebben (“profilering”)

Afhankelijk van de staat waarin je woont, heb je mogelijk ook de volgende rechten:

• Recht om een lijst te verkrijgen van de categorieën derden aan wie wij persoonsgegevens hebben bekendgemaakt (voor zover toegestaan op grond van het toepasselijke recht, waaronder de privacywetgeving van Californië en Delaware)

• Recht om een lijst te verkrijgen van specifieke derden aan wie wij persoonsgegevens hebben bekendgemaakt (voor zover toegestaan op grond van het toepasselijke recht, waaronder de privacywetgeving van Oregon)

• Recht om het gebruik en de bekendmaking van gevoelige persoonsgegevens te beperken (voor zover toegestaan op grond van het toepasselijke recht, waaronder de privacywetgeving van Californië)

• Recht om je af te melden voor het verzamelen van gevoelige gegevens en persoonsgegevens die worden verzameld door het gebruik van een stem- of gezichtsherkenningsfunctie (voor zover toegestaan op grond van het toepasselijke recht, waaronder de privacywetgeving van Florida)

Hoe je je rechten kunt uitoefenen

Om deze rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via processmind.com/about/contact-us, ons e-mailen via privacy@processmind.com of de contactgegevens onderaan dit document gebruiken.

Wij zullen je afmeldvoorkeuren respecteren als je het Global Privacy Control (GPC)-afmeldsignaal in je browser activeert.

Op grond van bepaalde Amerikaanse staatswetten inzake gegevensbescherming kun je een gemachtigde aanwijzen om namens je een verzoek in te dienen. Wij kunnen een verzoek van een gemachtigde afwijzen als deze geen bewijs overlegt dat hij of zij overeenkomstig de toepasselijke wetgeving rechtsgeldig gemachtigd is om namens je te handelen.

Verificatie van verzoeken

Na ontvangst van je verzoek moeten wij je identiteit verifiëren om vast te stellen dat je dezelfde persoon bent over wie wij informatie in ons systeem hebben. Wij gebruiken persoonsgegevens die in je verzoek worden verstrekt uitsluitend om je identiteit of bevoegdheid om het verzoek in te dienen te verifiëren. Als wij je identiteit echter niet kunnen verifiëren aan de hand van de informatie die wij al bewaren, kunnen wij je vragen aanvullende informatie te verstrekken om je identiteit te verifiëren en voor beveiligings- of fraudepreventiedoeleinden.

Als je het verzoek indient via een gemachtigde, moeten wij mogelijk aanvullende informatie verzamelen om je identiteit te verifiëren voordat wij je verzoek verwerken, en moet de gemachtigde een schriftelijke en door jou ondertekende toestemming verstrekken om een dergelijk verzoek namens je in te dienen.

Bezwaar

Op grond van bepaalde Amerikaanse staatswetten inzake gegevensbescherming kun je, als wij weigeren actie te ondernemen naar aanleiding van je verzoek, bezwaar maken tegen onze beslissing door ons te e-mailen via privacy@processmind.com. Wij zullen je schriftelijk informeren over de actie die naar aanleiding van het bezwaar wel of niet is ondernomen, met inbegrip van een schriftelijke toelichting op de redenen voor de beslissingen. Als je bezwaar wordt afgewezen, kun je een klacht indienen bij de procureur-generaal van je staat.

Californische “Shine The Light”-wet

Artikel 1798.83 van het Californische Burgerlijk Wetboek, ook bekend als de “Shine The Light”-wet, staat onze gebruikers die inwoner zijn van Californië toe om eenmaal per jaar en kosteloos informatie bij ons op te vragen en te verkrijgen over de categorieën persoonsgegevens (indien van toepassing) die wij aan derden hebben bekendgemaakt voor directmarketingdoeleinden en de namen en adressen van alle derden met wie wij persoonsgegevens hebben gedeeld in het onmiddellijk voorafgaande kalenderjaar. Als je inwoner bent van Californië en een dergelijk verzoek wilt indienen, dien je je verzoek schriftelijk bij ons in via de contactgegevens in het gedeelte “HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE VERKLARING?”.

13 HEBBEN ANDERE REGIO’S SPECIFIEKE PRIVACYRECHTEN?

Kort gezegd: Je hebt mogelijk aanvullende rechten op basis van het land waarin je woont.

Australië en Nieuw-Zeeland

Wij verwerken persoonsgegevens op grond van de Australische Privacy Act 1988 en de Nieuw-Zeelandse Privacy Act 2020. Je kunt toegang tot of correctie van je persoonsgegevens vragen via de contactgegevens in artikel 15 en je kunt een klacht indienen over een schending van de Australian Privacy Principles bij het Office of the Australian Information Commissioner of over de Nieuw-Zeelandse Privacy Principles bij het Office of the New Zealand Privacy Commissioner.

Republiek Zuid-Afrika

Je kunt toegang tot of correctie van je persoonsgegevens vragen via de contactgegevens in artikel 15 en je kunt een klacht indienen bij de Information Regulator (South Africa).

Canada

Wanneer de Canadese Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) of de Quebecse Law 25 van toepassing is, kun je toegang tot of correctie van je persoonsgegevens vragen via de contactgegevens in artikel 15 en kun je een klacht indienen bij het Office of the Privacy Commissioner of Canada of, voor Quebec, de Commission d’accès à l’information.

Brazilië

Als je in Brazilië bent gevestigd, kun je de rechten uitoefenen die worden verleend door de Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) — waaronder bevestiging van verwerking, toegang, correctie, anonimisering, overdraagbaarheid, verwijdering en informatie over delen — via de contactgegevens in artikel 15, en kun je een klacht indienen bij de Brazilian National Data Protection Authority (ANPD).

Japan

Als je in Japan bent gevestigd, kun je overeenkomstig de Act on the Protection of Personal Information (APPI) verzoeken om openbaarmaking, correctie, opschorting van het gebruik of vergelijkbare maatregelen met betrekking tot je persoonsgegevens, via de contactgegevens in artikel 15.

Zuid-Korea

Als je in Zuid-Korea bent gevestigd, kun je de rechten uitoefenen die worden verleend door de Personal Information Protection Act (PIPA) — waaronder toegang, correctie, verwijdering en opschorting van verwerking — via de contactgegevens in artikel 15, en kun je een klacht indienen bij de Personal Information Protection Commission (PIPC).

India

Als je in India bent gevestigd, kun je de rechten uitoefenen die beschikbaar zijn op grond van de Digital Personal Data Protection Act, 2023 — waaronder toegang, correctie, wissing en klachtenafhandeling — via de contactgegevens in artikel 15, en kun je een klacht indienen bij de Data Protection Board of India.

14 WERKEN WIJ DEZE VERKLARING BIJ?

Kort gezegd: Ja, wij zullen deze verklaring indien nodig bijwerken om te blijven voldoen aan relevante wetgeving.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. De bijgewerkte versie wordt aangeduid met een bijgewerkte datum “Herzien” bovenaan deze privacyverklaring. Als wij wezenlijke wijzigingen in deze privacyverklaring aanbrengen, kunnen wij je hiervan op de hoogte stellen door een kennisgeving van dergelijke wijzigingen duidelijk te plaatsen of door je rechtstreeks een melding te sturen. Wij raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te bekijken, zodat je geïnformeerd blijft over de manier waarop wij je informatie beschermen.

15 HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE VERKLARING?

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze verklaring, kun je ons e-mailen via privacy@processmind.com of per post contact met ons opnemen via:

ProcessMind B.V.
Willem Sandbergstraat 33
Deventer, Overijssel 7425RC
Nederland

Telefoon: +31 85 060 68 09

E-mail: privacy@processmind.com

16 HOE KUN JE DE GEGEVENS DIE WIJ VAN JE VERZAMELEN BEKIJKEN, BIJWERKEN OF VERWIJDEREN?

Op grond van de toepasselijke wetgeving van je land heb je mogelijk het recht om toegang te vragen tot de persoonsgegevens die wij van je verzamelen, details te vragen over hoe wij deze hebben verwerkt, onjuistheden te corrigeren of om verwijdering te verzoeken. Je kunt een verzoek indienen via de contactgegevens in artikel 15 of, als je de Services via een organisatie gebruikt, door contact op te nemen met die organisatie, die verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens die zij aan de Services verstrekt. Wij zullen elk verzoek beoordelen en behandelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Je kunt de in artikel 10 beschreven rechten uitoefenen door naar processmind.com/about/contact-us te gaan of een e-mail te sturen naar privacy@processmind.com.