Privacybeleid van ProcessMind

Privacybeleid van ProcessMind

Ingangsdatum: 28 oktober 2026

Inleiding

Deze privacyverklaring van ProcessMind B.V. (“wij”, “ons” of “onze”) beschrijft hoe en waarom wij jouw gegevens kunnen verzamelen, opslaan, gebruiken en/of delen (“verwerken”) wanneer je onze diensten (“Diensten”) gebruikt, bijvoorbeeld wanneer je:

• Onze website bezoeken op processmind.com, of een andere website of dienst van ons die naar deze privacyverklaring verwijst,
• Op andere, daarmee verband houdende manieren met ons in contact treden, waaronder via verkoop, marketing of evenementen.

Vragen of zorgen? Door deze privacyverklaring te lezen, krijg je inzicht in jouw privacyrechten en keuzemogelijkheden. Als je niet akkoord gaat met ons beleid en onze praktijken, gebruik onze Diensten dan niet. Als je nog vragen of zorgen hebt, neem dan contact met ons op via privacy@processmind.com.

Gegevens die wij namens jouw organisatie verwerken. Als je de Diensten via een organisatie gebruikt — bijvoorbeeld als werknemer, opdrachtnemer of uitgenodigde gebruiker van een klant van ProcessMind — is die organisatie verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij aan de Diensten verstrekt, en verwerkt ProcessMind die gegevens volgens de gedocumenteerde instructies van de organisatie als verwerker (of subverwerker) op grond van onze Gegevensverwerkingstoevoeging. Als je vragen of verzoeken hebt over die gegevens, neem dan contact op met de organisatie die je toegang heeft verleend; je kunt ook contact met ons opnemen en wij zullen jouw verzoek doorsturen naar die organisatie.

SAMENVATTING VAN DE BELANGRIJKSTE PUNTEN

Welke persoonsgegevens verwerken wij? Wanneer je onze Diensten bezoekt, gebruikt of erdoorheen navigeert, kunnen wij persoonsgegevens verwerken, afhankelijk van de manier waarop je met ons en de Diensten omgaat, de keuzes die je maakt en de producten en functies die je gebruikt. Lees meer over persoonsgegevens die je aan ons verstrekt.

Verwerken wij gevoelige persoonsgegevens? Wij verwerken geen gevoelige persoonsgegevens.

Verzamelen wij gegevens van derden? Ja — bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt met Microsoft Entra ID, Google of LinkedIn ontvangen wij basisprofielgegevens van die aanbieder, en andere gebruikers van de Diensten kunnen gegevens over jou verstrekken (bijvoorbeeld wanneer zij je uitnodigen voor een werkruimte of je vermelden in inhoud die zij maken). Ook kunnen wij jouw zakelijke contactgegevens ontvangen van een partner of dienstverlener in verband met een verzoek van jou of jouw organisatie.

Hoe verwerken wij jouw gegevens? Wij verwerken jouw gegevens om onze Diensten te leveren, te verbeteren en te beheren, met je te communiceren, de beveiliging te waarborgen en fraude te voorkomen, en aan de wet te voldoen. Wij maken ook gebruik van dienstverleners (bijvoorbeeld voor hosting, betalingen, foutmonitoring en analyses) en, wanneer je toestemming hebt gegeven of wij een andere rechtsgrond hebben, gebruiken wij gegevens van die diensten om onze advertenties te meten en te verbeteren. Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend op basis van een geldige rechtsgrond en, indien nodig, met jouw toestemming. Lees meer over hoe wij jouw gegevens verwerken.

In welke situaties en met welke partijen delen wij persoonsgegevens? Wij kunnen gegevens delen in specifieke situaties en met specifieke derden. Lees meer over wanneer en met wie wij jouw persoonsgegevens delen.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens? Wij hebben organisatorische en technische processen en procedures ingesteld om jouw persoonsgegevens te beschermen. Geen enkele elektronische overdracht via internet of technologie voor gegevensopslag kan echter voor 100% veilig worden gegarandeerd. Daarom kunnen wij niet beloven of garanderen dat hackers, cybercriminelen of andere onbevoegde derden onze beveiliging niet kunnen omzeilen en jouw gegevens onrechtmatig kunnen verzamelen, inzien, stelen of wijzigen. Lees meer over hoe wij jouw gegevens beveiligen.

Welke rechten heb je? Afhankelijk van waar je je bevindt, kan de toepasselijke privacywetgeving je bepaalde rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens geven. Lees meer over jouw privacyrechten.

Hoe kun je je rechten uitoefenen? Je kunt je rechten het eenvoudigst uitoefenen via processmind.com/about/contact-us. We zullen elk verzoek in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming beoordelen en afhandelen.

Wil je meer weten over wat wij doen met de gegevens die wij verzamelen? Lees dan de volledige privacyverklaring.

1 WELKE INFORMATIE VERZAMELEN WE?

Persoonsgegevens die je aan ons verstrekt Wij verzamelen persoonsgegevens die je vrijwillig aan ons verstrekt wanneer je je registreert voor de Diensten, belangstelling toont voor informatie over ons of onze Diensten, deelneemt aan activiteiten binnen de Diensten of anderszins contact met ons opneemt.

Persoonsgegevens die je verstrekt. De persoonsgegevens die wij verzamelen, zijn afhankelijk van de context van jouw interacties met ons en de Diensten, de keuzes die je maakt en de producten en functies die je gebruikt. De persoonsgegevens die wij verzamelen, kunnen onder meer het volgende omvatten:

• namen
• telefoonnummers
• e-mailadressen
• gebruikersnamen
• contactvoorkeuren
• contact- of authenticatiegegevens
• factuuradressen
• debet-/creditcardnummers

Jouw bijdragen aan onze Diensten Wanneer je de diensten van ProcessMind gebruikt, verzamelen en bewaren wij de inhoud die je maakt, verstuurt, ontvangt en verspreidt. Dit omvat de gegevens over processen waarmee je werkt, de documentatie die je over deze processen samenstelt en eventuele feedback of opmerkingen die je daarover geeft.

Bijdragen aan onze websites Onze diensten omvatten de websites die wij bezitten of beheren. Wij verzamelen inhoud die je op deze sites indient, waaronder op sociale media of netwerkplatforms die wij beheren. Dit omvat inhoud die je deelt wanneer je feedback geeft, gebruikmaakt van interactieve functies, reageert op enquêtes, deelneemt aan wedstrijden, promoties of sweepstakes, of deelneemt aan activiteiten en evenementen die wij organiseren.

Inzendingen via ondersteuningskanalen Onze Diensten omvatten klantenondersteuning, waarbij je mogelijk gegevens verstrekt om problemen met onze Diensten op te lossen. Dit omvat jezelf identificeren als technisch contactpersoon, ondersteuningstickets aanmaken, rechtstreeks met onze vertegenwoordigers spreken of op andere wijze contact hebben met ons ondersteuningsteam. Tijdens deze interacties wordt je gevraagd je contactgegevens te delen, het probleem te beschrijven en mogelijk aanvullende documentatie, schermafbeeldingen of relevante informatie te verstrekken om het probleem te helpen oplossen.

Facturerings- en betalingsgegevens Wanneer je je aanmeldt voor onze betaalde diensten, verzamelen we factureringsgegevens, zoals de naam en contactgegevens van de contactpersoon voor de facturering, en betaalmethoden, waaronder creditcardnummers. Deze gegevens zijn nodig om je betalingen te verwerken en worden veilig verwerkt en opgeslagen door onze betalingsverwerker, Paddle. Raadpleeg voor meer informatie over hoe je betalingsgegevens worden beheerd het privacybeleid van Paddle.

Gebruik van onze Diensten Wij monitoren en registreren specifieke gegevens over jouw interacties met onze Diensten. Dit omvat welke functies je opent en gebruikt, hoe vaak je de Diensten bezoekt en hoelang je elke functie gebruikt.

Apparaat- en verbindingsgegevens Wanneer je onze Diensten gebruikt via een computer, telefoon, tablet of ander apparaat, verzamelen wij gegevens over het apparaat en de manier waarop je verbinding maakt met onze Diensten. Dit omvat het type verbinding en de instellingen wanneer je onze Diensten installeert, opent, bijwerkt of gebruikt. Wij verzamelen gegevens zoals het besturingssysteem, het browsertype, het IP-adres, verwijzende URL’s en exit-URL’s, apparaatidentificatoren en crashrapporten. Jouw IP-adres en landvoorkeur helpen ons jouw locatie bij benadering vast te stellen om jouw ervaring met onze Diensten te verbeteren. De hoeveelheid en het type gegevens die wij verzamelen, zijn afhankelijk van de instellingen en mogelijkheden van jouw apparaat. Beheerders van server- en datacenterdiensten kunnen deze gegevensverzameling beperken via hun beheerdersinstellingen of door gegevensoverdracht op netwerkniveau te blokkeren.

Website meten Onze marketingwebsite registreert elke paginaweergave, elke klik op een call-to-action en elke formulierinzending. Zonder toestemming voor cookies bevatten die gegevens geen identificatiegegeven van jou — alleen een willekeurige waarde voor de geopende paginalading, die niet in je browser wordt bewaard en niets tussen paginaladingen koppelt — en worden de tijden afgerond op het uur. Het enige dat in je browser wordt bewaard, is een lijst die geldt voor het tabblad en aangeeft welke van de vier belangrijkste marketingpagina’s (home, prijzen, over ons, partners) het geopende tabblad al heeft bezocht: alleen paginanamen, in sessionStorage, verwijderd wanneer het tabblad wordt gesloten. De gegevens bevatten alleen de grove gegevens over apparaat, campagne en paginalading die worden vermeld onder “Hoe we onze eigen website meten” in sectie 5. Met toestemming voor analytics bevatten ze daarnaast een willekeurige identificatiecode die de pagina’s van één bezoeker aan elkaar koppelt tot een traject. Voor een aangemelde gebruiker van wie de organisatie de telemetrie-instelling niet heeft uitgeschakeld, worden dezelfde gegevens aan het account gekoppeld. Zo kunnen we vaststellen welke pagina’s aan een aanmelding voorafgingen.

Gegevens die wij uit andere bronnen ontvangen Wij ontvangen beperkte gegevens over jou uit andere bronnen: jouw aanmeldingsprovider (zoals hierboven beschreven), andere gebruikers van de Diensten (bijvoorbeeld wanneer zij je uitnodigen of jouw gegevens opnemen in inhoud die zij maken) en, waar relevant, partners en dienstverleners met wie je contact hebt in verband met ProcessMind (bijvoorbeeld een partner die jouw organisatie helpt de Diensten te implementeren). Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de Diensten en onze relatie met de organisatie waartoe je behoort te beheren, te beveiligen en te ondersteunen.

Gegevens van andere gebruikers van de Diensten Soms kunnen andere personen die onze Diensten gebruiken gegevens over jou delen. Dit kan gebeuren wanneer zij jouw gegevens opnemen in de inhoud die zij bijdragen, bijvoorbeeld door je te vermelden in documentatie, processen of opmerkingen binnen onze Diensten.

Partners. Als je via een partner met ons contact hebt (bijvoorbeeld een wederverkoper of implementatiepartner), kunnen wij jouw zakelijke contactgegevens van die partner ontvangen, zodat wij op jouw verzoek kunnen reageren, ondersteuning kunnen bieden en de samenwerking kunnen beheren.

Gevoelige gegevens. Wij verwerken geen gevoelige gegevens.

Alle persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, moeten waarheidsgetrouw, volledig en juist zijn. Je moet ons op de hoogte stellen van wijzigingen in die persoonsgegevens. Verstrek geen gevoelige gegevens, zoals jouw burgerservicenummer, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, gezondheidsgegevens of andere gegevens die volgens de toepasselijke wetgeving als gevoelig worden aangemerkt.

2 HOE GEBRUIKEN WE JE INFORMATIE?

Kort gezegd: Wij verzamelen en gebruiken jouw gegevens om onze Diensten te leveren en te verbeteren, met je te communiceren, jouw ervaring te verbeteren en onze juridische belangen te beschermen. Dit omvat het gebruik van jouw gegevens voor het verwerken van transacties, personalisatie, verbetering van de dienstverlening, promotionele berichten, klantenondersteuning en juridische bescherming. Met jouw uitdrukkelijke toestemming kunnen wij jouw gegevens ook voor aanvullende doeleinden gebruiken.

De manier waarop wij de verzamelde gegevens gebruiken, is afhankelijk van eventuele voorkeuren die je aan ons hebt doorgegeven. Hieronder staan de specifieke doeleinden waarvoor wij de gegevens over jou gebruiken.

Om de Diensten te leveren en je ervaring te personaliseren We gebruiken je gegevens om onze Diensten effectief te leveren, onder meer voor het verwerken van transacties, het verifiëren van inloggegevens en het bieden van klantenondersteuning. Je accountgegevens, zoals je naam en foto, helpen andere gebruikers van de Diensten je binnen de Diensten te herkennen. Je e-maildomein kan worden gebruikt om inhoud te personaliseren op basis van je organisatie of sector. We streven naar een naadloze ervaring door gegevens tussen de Diensten te integreren en ervoor te zorgen dat inhoud relevant en gepersonaliseerd is op basis van je interacties. Ga voor informatie over hoe je je kunt afmelden voor personalisatie en over het gebruik van cookies naar ons Cookiebeleid.

Om onze Diensten te verbeteren We streven er voortdurend naar de functionaliteit en gebruikerservaring van onze Diensten te verbeteren. Door gebruikspatronen, feedback en trends te analyseren, stellen we mogelijkheden voor verbetering en innovatie vast. Dit proces helpt ons nieuwe functies en technologieën te ontwikkelen waarmee we onze gebruikers doeltreffender van dienst kunnen zijn. Als de organisatie waartoe je behoort het verzamelen van gebruiksgegevens toestaat, omvat dit verbeteringswerk ook de AI-assistent: we bewaren de vragen die je stelt en de antwoorden daarop maximaal 90 dagen, zodat we de prestaties ervan kunnen beoordelen en de assistent kunnen verbeteren. Organisatiebeheerders kunnen dit voor de hele organisatie uitschakelen in de instellingen.

Om met je te communiceren over onze Diensten Wij gebruiken jouw contactgegevens om essentiële berichten over onze diensten te versturen. Dit omvat aankoopbevestigingen, abonnementsherinneringen, antwoorden op vragen en ondersteuning. Daarnaast brengen wij je per e-mail op de hoogte van technische updates, beveiligingsmeldingen en andere administratieve informatie.

Servicemeldingen Los van onze marketingmails versturen we meldingen die horen bij de service die je gebruikt: account- en uitnodigingsmails, beveiligingsmeldingen (bijvoorbeeld over een nieuwe API-sleutel of een wijziging in iemands toegangsrechten), meldingen over facturering en betalingen, herinneringen aan de proefperiode, waarschuwingen over limieten en gebruik, fouten bij gegevensverwerking, vermeldingen en opmerkingen in je werkruimte, procesactiviteiten voor processen die je volgt of waarvan je eigenaar bent, en — als je deze optie inschakelt — een wekelijks overzicht. Je beheert deze meldingen per categorie in je profiel, en elke e-mail die we versturen (behalve account-, beveiligings- en factureringsmeldingen die nodig zijn om je werkruimte te beheren) bevat een afmeldlink waarmee je met één klik die categorie kunt stopzetten, zonder dat je hoeft in te loggen. We versturen meldingen over fouten, niet over voltooiingen. Net als de rest van onze e-mails bevatten onze meldingsmails tracking van openingen en klikken — een onzichtbare pixel en herschreven links — zodat we bezorgingen, niet-bezorgingen, klachten, openingen en klikken kunnen zien; in artikel 5 staat beschreven wat we registreren, waarom we dat doen en hoe je bezwaar kunt maken.

Om het gebruik van onze Diensten te bevorderen en de betrokkenheid te vergroten We gebruiken je contactgegevens en gegevens over je gebruik van de diensten om gerichte promotieberichten te sturen, waaronder e-mails en advertenties op andere platforms. Deze berichten zijn bedoeld om je betrokkenheid te vergroten door je te informeren over nieuwe functies, enquêtes, nieuwsbrieven en evenementen die mogelijk interessant voor je zijn, evenals productaanbiedingen en wedstrijden. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor informatie over hoe je je hiervoor kunt afmelden.

Klantenondersteuning Jouw gegevens helpen ons technische problemen op te lossen, ondersteuningsverzoeken te beantwoorden, systeemcrashes te analyseren en onze Diensten te verbeteren. Met jouw uitdrukkelijke toestemming kunnen wij gegevens delen met deskundigen van derden om bij deze problemen te helpen.

Om onze gerechtvaardigde zakelijke belangen en wettelijke rechten te beschermen Wanneer de wet dit vereist of wanneer wij menen dat dit nodig is om onze wettelijke rechten en belangen en die van anderen te beschermen, gebruiken wij gegevens over jou in verband met juridische vorderingen, naleving, regelgeving en audits, en verstrekken wij gegevens in verband met de overname, fusie of verkoop van een bedrijf.

Met toestemming Wij kunnen jouw gegevens gebruiken voor andere doeleinden dan de hierboven genoemde, maar uitsluitend met jouw uitdrukkelijke toestemming. Dit kan bijvoorbeeld het delen van getuigenissen of klantverhalen omvatten om onze Diensten onder de aandacht te brengen.

3 OP WELKE RECHTSGRONDSLAGEN BASEREN WE DE VERWERKING VAN JE INFORMATIE?

Kort gezegd: Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen wanneer wij menen dat dit noodzakelijk is en wij daarvoor een geldige wettelijke reden (oftewel rechtsgrond) hebben op grond van de toepasselijke wetgeving, bijvoorbeeld met jouw toestemming, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, om je diensten te leveren of onze contractuele verplichtingen aan te gaan of na te komen, om jouw rechten te beschermen of om onze gerechtvaardigde zakelijke belangen te behartigen.

Als je je in de EU of het VK bevindt, is dit onderdeel op jou van toepassing.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Britse AVG vereisen dat wij uitleggen op welke geldige rechtsgronden wij ons baseren om jouw persoonsgegevens te verwerken. Daarom kunnen wij ons voor de verwerking van jouw persoonsgegevens baseren op de volgende rechtsgronden:

• Toestemming. We kunnen je gegevens verwerken als je ons toestemming hebt gegeven (oftewel, als je hebt ingestemd) om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken. Lees meer over het intrekken van je toestemming.

• Overeenkomst. We kunnen je gegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om een overeenkomst met je uit te voeren of om op jouw verzoek stappen te nemen voordat we een overeenkomst aangaan — bijvoorbeeld om de Diensten te leveren waarvoor je je aanmeldt, je account te beheren en ondersteuning te bieden.

• Wettelijke verplichtingen. We kunnen je gegevens verwerken wanneer we van mening zijn dat dit noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld om samen te werken met een wetshandhavingsinstantie of toezichthouder, onze wettelijke rechten uit te oefenen of te verdedigen, of je gegevens als bewijs bekend te maken in een rechtszaak waarbij we betrokken zijn.

• Gerechtvaardigde belangen. We kunnen je gegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen (of die van een derde) die niet zwaarder wegen dan jouw belangen of grondrechten — bijvoorbeeld om de Diensten te beveiligen, te monitoren en te verbeteren, fraude of misbruik te voorkomen en onze zakelijke relaties te beheren. Wanneer we ons baseren op gerechtvaardigde belangen, heb je het recht bezwaar te maken (zie sectie 10). In sectie 5 wordt uiteengezet wat een bezwaar wel en niet kan bereiken voor de cookieloze websitemeting, omdat die gegevens niet tot een individu kunnen worden herleid.

• Vitale belangen. We kunnen je gegevens verwerken wanneer we van mening zijn dat dit noodzakelijk is om jouw vitale belangen of die van een derde te beschermen, bijvoorbeeld in situaties waarin er mogelijk gevaar bestaat voor de veiligheid van een persoon.

Als je je in Canada bevindt, is dit onderdeel op jou van toepassing.

Wij kunnen jouw gegevens verwerken als je ons specifieke toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken (oftewel uitdrukkelijke toestemming), of in situaties waarin jouw toestemming kan worden afgeleid (oftewel stilzwijgende toestemming). Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken.

In de uitzonderlijke gevallen die zijn toegestaan op grond van de Canadese wetgeving, kunnen wij jouw gegevens zonder toestemming verwerken — bijvoorbeeld wanneer het verzamelen duidelijk in het belang van een persoon is en toestemming niet tijdig kan worden verkregen, voor onderzoeken en het opsporen en voorkomen van fraude, om te voldoen aan een dagvaarding, bevelschrift of rechterlijk bevel, of wanneer de informatie openbaar beschikbaar is zoals bepaald in de regelgeving.

4 WANNEER EN MET WIE DELEN WE JE PERSOONSGEGEVENS?

Kort gezegd: Wij kunnen gegevens delen in de specifieke situaties die in dit onderdeel worden beschreven en/of met de volgende derden.

Mogelijk moeten wij jouw persoonsgegevens delen in de volgende situaties:

• Bedrijfsoverdrachten. Wij kunnen jouw gegevens delen of overdragen in verband met of tijdens onderhandelingen over een fusie, verkoop van bedrijfsactiva, financiering of overname van ons bedrijf, geheel of gedeeltelijk, door een ander bedrijf.

• Dienstverleners en subverwerkers. Wij delen gegevens met leveranciers die deze namens ons verwerken — bijvoorbeeld voor cloudhosting, betalingsverwerking, foutmonitoring (waaronder door fouten geactiveerde, gemaskeerde sessieherhalingen in de frontend), levering van webfonts, planning (wanneer je ervoor kiest een afspraak te boeken) en AI-modelaanbieders. Onze huidige subverwerkers en hun verwerkingslocaties staan vermeld in de Lijst van subverwerkers.

• Analyse- en advertentiepartners. Waar dit vereist is en met jouw toestemming, delen wij gegevens met aanbieders van analyse- en advertentiediensten (zoals Google, Microsoft en LinkedIn) om onze Diensten en advertenties te meten en te verbeteren. Voor conversiemeting kunnen gehashte identificatoren worden gebruikt. Je kunt dit beheren via jouw cookievoorkeuren, zoals beschreven in ons Cookiebeleid.

Internationale doorgiften. ProcessMind slaat Klantgegevens op in de Europese Unie (AWS-regio eu-central-1, Frankfurt, Duitsland) en verwerkt persoonsgegevens voornamelijk binnen de EU/EER. Sommige van onze dienstverleners bevinden zich buiten de EER, het VK of Zwitserland — bijvoorbeeld in de Verenigde Staten — voor activiteiten zoals de verwerking door AI-modellen, betalingsverwerking, foutmonitoring, planning, webanalyse en levering van webfonts. Wanneer persoonsgegevens buiten deze regio’s worden doorgegeven, baseren wij ons op passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen (en, indien van toepassing, het Britse addendum of de gelijkwaardige Zwitserse bepalingen). Raadpleeg onze Gegevensverwerkingstoevoeging voor meer informatie.

5 GEBRUIKEN WE COOKIES EN ANDERE TRACKINGTECHNOLOGIEËN?

Kort gezegd: Wij kunnen cookies en andere trackingtechnologieën gebruiken om jouw gegevens te verzamelen en op te slaan.

Wij kunnen cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën (zoals webbakens en pixels) gebruiken om gegevens te verzamelen wanneer je met onze Diensten communiceert. Sommige online trackingtechnologieën helpen ons de beveiliging van onze Diensten en jouw account te waarborgen, crashes te voorkomen, fouten op te lossen, jouw voorkeuren op te slaan en basisfuncties van de site te ondersteunen.

Wij staan ook toe dat derden en dienstverleners online trackingtechnologieën gebruiken binnen onze Diensten voor analyse en advertenties, onder meer om advertenties te beheren en weer te geven en advertenties af te stemmen op jouw interesses. De derden en dienstverleners gebruiken hun technologie om advertenties aan te bieden voor producten en diensten die op jouw interesses zijn afgestemd en die kunnen verschijnen binnen onze Diensten of op andere websites.

Voor zover deze online trackingtechnologieën volgens de toepasselijke wetgeving van Amerikaanse staten worden aangemerkt als een “verkoop”/“deling” (waaronder gerichte advertenties, zoals gedefinieerd in de toepasselijke wetgeving), kun je je afmelden voor deze online trackingtechnologieën door een verzoek in te dienen zoals hieronder beschreven in het onderdeel “HEBBEN INWONERS VAN DE VERENIGDE STATEN SPECIFIEKE PRIVACYRECHTEN?”

Onze e-mails De e-mails die we versturen bevatten tracking van openingen en klikken: elk bericht bevat een onzichtbare trackingpixel en de links erin worden herschreven naar een trackingdomein, zodat we per bericht de eerste opening en de eerste klik (met de aangeklikte link) kunnen registreren. We gebruiken deze gegevens, samen met gebeurtenissen over bezorging, niet-bezorging en klachten op providerniveau, om onze verzendreputatie goed te houden, geen e-mails meer te sturen naar niet-bestaande adressen, afmeldingen te honoreren en te begrijpen of onze berichten hun ontvangers bereiken en aanspreken. Voor deze meting baseren we ons op onze gerechtvaardigde belangen (zie artikel 3) en je kunt bezwaar maken zoals beschreven in artikel 10. Een opening is een benadering, nooit een bewijs: een e-mailapp of privacyproxy kan de trackingpixel voor je laden — Apple’s Mail Privacy Protection doet dit standaard. Onderdrukkingsgegevens bevatten een sleutelgebonden hash van het adres in plaats van het adres zelf; e-mailgegevens worden verwijderd na de bewaartermijn in artikel 7.

Specifieke informatie over hoe we dergelijke technologieën gebruiken en hoe je bepaalde cookies kunt weigeren, staat in ons Cookiebeleid.

Hoe we onze eigen website meten

Naast de hierboven genoemde diensten van derden meten we de ProcessMind-website zelf, op onze eigen infrastructuur en uitsluitend voor eigen gebruik — de gegevens worden nooit met derden gedeeld en worden niet voor advertenties gebruikt.

Elke paginaweergave, klik op een call-to-action en formulierinzending wordt geregistreerd. Zonder toestemming voor cookies bevatten die gegevens geen identificatiegegeven van jou en wordt de tijd afgerond op het uur, zodat ze niet aan een persoon kunnen worden gekoppeld; het enige dat in je browser wordt bewaard, is een lijst die geldt voor het tabblad en de vier belangrijkste marketingpagina’s (home, prijzen, over ons, partners) vermeldt die het geopende tabblad al heeft bezocht — alleen paginanamen, in sessionStorage, zonder pad, campagnewaarde of identificatiegegeven, en door je browser verwijderd wanneer je het tabblad sluit. De gegevens bevatten: het paginapad (querystring verwijderd), de overeenkomstige Engelse URL, de paginataal en de taal waar je browser om heeft gevraagd, de versie van een pagina die je te zien kreeg wanneer we er een testen, of je het lichte of donkere thema bekijkt, hoe ver omlaag op de pagina is gescrold, het land dat onze CDN bepaalt, de website waar je vandaan kwam (alleen domein en pad), de vorige pagina als die van ons is, welke van die vier belangrijkste marketingpagina’s het tabblad al had geopend, de campagneparameters die we zelf hebben ingesteld, het uur van het bezoek, de tijd dat de pagina actief in beeld was, afgerond op 30 seconden (opnieuw gerapporteerd telkens wanneer je de pagina verlaat of sluit), het label van het aangeklikte element, de bestemming van een aangeklikte link, de plaatsing van een aangeklikte call-to-action, de browser- en besturingssysteemfamilies, de apparaatklasse, de scherm- en viewportgrootte, het apparaatgeheugen en het aantal CPU’s in grove categorieën, het verbindingstype en de verbindingskwaliteit, en het tijdzoneverschil in hele uren. Elke gebeurtenis bevat ook een willekeurige waarde die voor de geopende pagina wordt gegenereerd en de gebeurtenissen van die ene paginalading groepeert. Deze waarde wordt in je browser vernietigd wanneer je de pagina sluit — wordt nooit opgeslagen in een cookie of browseropslag, nooit opnieuw gebruikt en kan geen twee paginaladingen aan elkaar koppelen — samen met het aantal keren dat je tijdens het laden de pagina hebt verlaten en ernaar bent teruggekeerd. De opgeslagen kopie bevat ook één door onze server toegevoegde notitie — of de browser was aangemeld bij de ProcessMind-applicatie, uitsluitend ja of nee, nooit een identificatiegegeven — zodat terugkerende gebruikers niet meetellen in de cijfers over conversie naar aanmeldingen. We baseren ons op onze gerechtvaardigde belangen om de website goed te laten werken en te begrijpen welke pagina’s worden gelezen. Omdat deze gegevens geen identificatiegegeven van jou bevatten en de tijd ervan is afgerond op het uur, kunnen ze niet worden gebruikt om jou eruit te lichten — en om diezelfde reden kunnen we ze niet opzoeken: niets erin geeft aan welke rijen, als die er zijn, van jou afkomstig zijn. Een verzoek om toegang tot, correctie of verwijdering van, of bezwaar tegen deze specifieke gegevens kan daarom niet op de gegevens zelf worden uitgevoerd. We zeggen dat liever duidelijk dan je te wijzen op een recht dat we niet kunnen uitvoeren. Wat wel mogelijk is:

• In je browser. Een contentblocker blokkeert het verzoek volledig. Een signaal van Global Privacy Control beëindigt de identificatiegebaseerde meting en het gebruik voor advertenties en het delen van gegevens zoals beschreven in ons Cookiebeleid; we respecteren dit signaal — het heeft geen invloed op deze cookieloze meting, omdat het geaggregeerd uitlezen ervan geen verkoop en geen tracking tussen websites is.
• Alles wat een identificatiegegeven bevat. Als een gegeven je wel identificeert — de website_userid na analytische toestemming, de hierboven beschreven telemetrie op accountniveau of een formulierinzending die aan je e-mailadres is gekoppeld — zijn de rechten in sectie 10 volledig van toepassing en kunnen we het gegeven vinden, exporteren en verwijderen.
• De werkwijze zelf. Je kunt bezwaar maken tegen deze meting als werkwijze door te schrijven naar privacy@processmind.com. We zullen het bezwaar in overweging nemen en beantwoorden; het kan de werkwijze of de reikwijdte ervan veranderen, maar niet een eerdere rij die we niet aan jou kunnen toeschrijven.

Met analytische toestemming bevatten dezelfde gegevens daarnaast een willekeurige identificatiecode (de website_userid cookie) en het exacte tijdstip, waardoor we unieke bezoekers kunnen tellen en de eerste en laatste pagina van een bezoek kunnen zien. Deze verwerking is gebaseerd op je toestemming, die je op elk moment kunt intrekken via de link naar de cookievoorkeuren; wanneer je dat doet, wordt de identificatiecode verwijderd en worden latere gegevens weer in anonieme vorm geregistreerd. Een opt-outsignaal van Global Privacy Control beëindigt ook de identificatiegebaseerde verwerking — we lezen het als een opt-out voor verkoop/delen en gerichte advertenties, waarvoor de identificatiecode en analytische cookies kunnen worden gebruikt — terwijl de bovenstaande cookieloze meting doorgaat, omdat die geen verkoop is, geen tracking tussen websites is en niet aan jou kan worden gekoppeld.

Als je bent aangemeld bij de ProcessMind-applicatie en de organisatie waartoe je behoort telemetrie toestaat, worden dezelfde websitegegevens ook aan je account gekoppeld, zodat het websitebezoek naast je productactiviteit kan worden bekeken. Dit is een afzonderlijke instelling op organisatieniveau, geen cookietoestemming, en beheerders van de organisatie kunnen deze uitschakelen.

We bewaren deze gegevens alleen zolang ze nuttig zijn voor het hierboven beschreven doel.

Google Analytics

We kunnen je gegevens delen met Google Analytics om het gebruik van de Diensten bij te houden en te analyseren. Als je niet wilt dat Google Analytics je gebruik van de Diensten bijhoudt, installeer dan de Google Analytics Opt-out Browser Add-on. Ga voor meer informatie over de privacypraktijken van Google naar de pagina Privacy en voorwaarden van Google.

6 HOE GAAN WE OM MET JE AANMELDINGEN VIA SOCIALE MEDIA?

Kort gezegd: Als je ervoor kiest je te registreren voor of in te loggen op onze Services met een account voor sociale media, kunnen we toegang krijgen tot bepaalde informatie over jou.

Onze Services bieden je de mogelijkheid je te registreren en in te loggen met behulp van externe aanbieders van inlogdiensten (Microsoft Entra ID, Google of LinkedIn). Als je hiervoor kiest, ontvangen we bepaalde profielinformatie over jou van je aanbieder. De profielinformatie die we ontvangen kan variëren afhankelijk van de betreffende aanbieder, maar omvat doorgaans je naam, e-mailadres en profielfoto, evenals andere informatie die je op dat platform beschikbaar wilt stellen.

We gebruiken de informatie die we ontvangen uitsluitend voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven of die anderszins duidelijk aan je worden gemaakt in de relevante Services. Houd er rekening mee dat we geen controle hebben over en niet verantwoordelijk zijn voor ander gebruik van je persoonsgegevens door je externe aanbieder van sociale media. We raden je aan hun privacyverklaring te bekijken om te begrijpen hoe zij je persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en delen, en hoe je je privacyvoorkeuren op hun websites en in hun apps kunt instellen.

7 HOELANG BEWAREN WE JE INFORMATIE?

Kort gezegd: We bewaren je gegevens zolang dat nodig is om de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden te verwezenlijken, tenzij de wet anders vereist. De termijnen voor het verwijderen van gegevens zijn afhankelijk van je accounttype.

We bewaren je persoonsgegevens uitsluitend zolang dat nodig is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn uiteengezet, tenzij de wet een langere bewaartermijn vereist of toestaat (zoals voor fiscale, boekhoudkundige of andere wettelijke vereisten).

De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing (zie artikel 6.2 van ons Addendum gegevensverwerking voor meer informatie):

• Proefaccounts: Klantgegevens worden negentig (90) dagen na afloop van de proefperiode verwijderd, tenzij het account wordt voortgezet met een Process Individual-abonnement of een betaald abonnement (in dat geval geldt de bewaartermijn voor dat abonnement). Wanneer de verwijdering na 90 dagen niet van toepassing is — bijvoorbeeld bij een proefperiode die we voor je uitvoeren — worden de Klantgegevens uiterlijk dertien (13) maanden na het aanmaken van het proefaccount verwijderd.
• Betaalde abonnementen: Klantgegevens worden negentig (90) dagen na afloop van de abonnementsperiode verwijderd.
• Process Individual-abonnementen: Klantgegevens worden bewaard zolang het account actief blijft; accounts met een Process Individual-abonnement worden niet automatisch verwijderd.
• Je kunt je gegevens op elk moment verwijderen via de functies die beschikbaar zijn in de Diensten of door contact met ons op te nemen via privacy@processmind.com.
• E-mailgegevens: afleverings-, bounce- en klachtgegevens en de meldingsgeschiedenis (waaronder ons e-maillogboek) worden dertien (13) maanden bewaard. Gegevens op de lijst „niet contacteren” worden maximaal zesendertig (36) maanden bewaard, zodat we een afmelding of verzoek tot wissing kunnen respecteren; deze bevatten een keyed hash van het adres en geen andere identificatiegegevens. Gegevens over wissing worden twaalf (12) maanden bewaard. Toestemmingsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van het account of de leadrelatie plus dertien (13) maanden. Wanneer je je account verwijdert, wissen we je e-mailgegevens; alleen de registratie op de lijst „niet contacteren” blijft behouden, omdat verwijdering daarvan ertoe zou kunnen leiden dat verouderde gegevens ervoor zorgen dat we opnieuw contact met je opnemen.

Na afloop van de toepasselijke verwijderingstermijn zullen we, wanneer we geen voortdurende legitieme zakelijke noodzaak meer hebben om je persoonsgegevens te verwerken, deze gegevens verwijderen of anonimiseren. Als dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat je persoonsgegevens zijn opgeslagen in back-uparchieven), zullen we je persoonsgegevens veilig opslaan en afschermen van verdere verwerking totdat verwijdering mogelijk is. Gegevens worden pas uit automatische back-ups verwijderd wanneer de toepasselijke bewaartermijnen voor back-ups zijn verstreken (zie het document Beveiligingsmaatregelen). Technische logbestanden worden bewaard zoals beschreven in dat document.

8 HOE BEVEILIGEN WE JE INFORMATIE?

Kort gezegd: We streven ernaar je persoonsgegevens te beschermen met behulp van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen.

We hebben passende en redelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om de veiligheid te beschermen van alle persoonsgegevens die we verwerken. Ondanks onze waarborgen en inspanningen om je gegevens te beveiligen, kan echter niet worden gegarandeerd dat elektronische verzending via internet of technologie voor gegevensopslag 100% veilig is. We kunnen daarom niet beloven of garanderen dat hackers, cybercriminelen of andere onbevoegde derden onze beveiliging niet kunnen omzeilen en je gegevens niet op ongeoorloofde wijze kunnen verzamelen, inzien, stelen of wijzigen. Hoewel we ons best zullen doen om je persoonsgegevens te beschermen, is de verzending van persoonsgegevens van en naar onze Services op eigen risico. Je mag de Services alleen gebruiken in een beveiligde omgeving.

9 VERZAMELEN WE INFORMATIE VAN MINDERJARIGEN?

Kort gezegd: We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 18 jaar en richten geen marketing op hen.

We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 18 jaar, vragen hen niet om gegevens en richten geen marketing op hen. Ook verkopen we dergelijke persoonsgegevens niet bewust. Door de Services te gebruiken, verklaar je dat je ten minste 18 jaar oud bent, of dat je de ouder of voogd bent van een dergelijke minderjarige en instemt met het gebruik van de Services door deze minderjarige die van jou afhankelijk is. Als we ontdekken dat persoonsgegevens zijn verzameld van gebruikers jonger dan 18 jaar, deactiveren we het account en nemen we redelijke maatregelen om dergelijke gegevens zo snel mogelijk uit onze bestanden te verwijderen. Als je weet hebt van gegevens die we mogelijk hebben verzameld van kinderen jonger dan 18 jaar, neem dan contact met ons op via privacy@processmind.com.

10 WELKE PRIVACYRECHTEN HEB JE?

Kort gezegd: Afhankelijk van de Amerikaanse staat waar je woont of van bepaalde regio’s, zoals de Europese Economische Ruimte (EER), het Verenigd Koninkrijk (VK), Zwitserland en Canada, heb je rechten die je meer toegang geven tot en controle geven over je persoonsgegevens. Afhankelijk van het land, de provincie of de staat waar je woont, kun je je account op elk moment bekijken, wijzigen of beëindigen.

In bepaalde regio’s (zoals de EER, het VK, Zwitserland en Canada) heb je op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming bepaalde rechten. Deze kunnen onder meer het recht omvatten (i) om toegang tot je persoonsgegevens te verzoeken en daarvan een kopie te ontvangen, (ii) om rectificatie of wissing te verzoeken, (iii) om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken, (iv) indien van toepassing, op gegevensoverdraagbaarheid en (v) om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming. In bepaalde omstandigheden heb je mogelijk ook het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Je kunt een dergelijk verzoek indienen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in het onderstaande gedeelte “HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE VERKLARING?”.

We zullen elk verzoek in overweging nemen en afhandelen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wanneer we de gegevens niet kunnen vinden. Een deel van wat we verwerken bevat bewust geen identificatiegegeven van jou: de websitemeting in sectie 5 (“Hoe we onze eigen website meten”) registreert geen cookie en geen identificatiegegeven van jou — elke paginalading bevat alleen een willekeurige waarde in het geheugen, die wordt verwijderd wanneer de pagina wordt gesloten — en rondt de tijd af op het uur. Als je een verzoek indient over die gegevens, kunnen we “jouw” rijen niet terugvinden, corrigeren, exporteren of verwijderen, omdat niets erin aangeeft welke rijen van jou afkomstig zijn. We zullen je dat duidelijk vertellen in plaats van te doen alsof we aan het verzoek hebben voldaan. In dezelfde sectie worden de maatregelen uitgelegd die daar wel werken — een contentblocker in je browser, een signaal van Global Privacy Control voor identificatiegebaseerd gebruik en gebruik voor advertenties, en bezwaar tegen de werkwijze zelf; we zullen dat bezwaar in overweging nemen en beantwoorden, ook al kan geen afzonderlijke rij worden verwijderd. Verzoeken over alles waarmee je wel wordt geïdentificeerd — je account, de telemetrie ervan, de website_userid die na analytische toestemming wordt geplaatst of een formulierinzending die aan je e-mailadres is gekoppeld — worden op de gebruikelijke wijze onder deze sectie afgehandeld.

Als je je in de EER of het VK bevindt en van mening bent dat we je persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, heb je ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van je lidstaat of de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van het VK.

Als je je in Zwitserland bevindt, kun je contact opnemen met de Federale commissaris voor gegevensbescherming en informatie.

Je toestemming intrekken:

Als we ons baseren op je toestemming om je persoonsgegevens te verwerken, die afhankelijk van de toepasselijke wetgeving uitdrukkelijk en/of stilzwijgend kan zijn gegeven, heb je het recht je toestemming op elk moment in te trekken. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in het onderstaande gedeelte “HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE VERKLARING?” of door je voorkeuren bij te werken.

Houd er echter rekening mee dat dit geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Ook heeft dit, wanneer de toepasselijke wetgeving dit toestaat, geen invloed op de verwerking van je persoonsgegevens op basis van andere rechtmatige verwerkingsgronden dan toestemming.

Afmelden voor marketing- en promotionele berichten: Je kunt je op elk moment afmelden voor onze marketing- en promotionele berichten door op de afmeldlink te klikken in de e-mails die we je sturen, of door contact met ons op te nemen via de gegevens in het onderstaande gedeelte “HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE VERKLARING?”. Je wordt dan van de marketinglijsten verwijderd. We kunnen echter nog steeds contact met je opnemen, bijvoorbeeld om je servicegerelateerde berichten te sturen die nodig zijn voor het beheer en gebruik van je account, om op serviceverzoeken te reageren of voor andere niet-marketingdoeleinden.

Accountgegevens

Als je op enig moment de gegevens in je account wilt bekijken of wijzigen, of je account wilt beëindigen, kun je:

• Inloggen op de instellingen van je account en je gebruikersaccount bijwerken.

• Contact met ons opnemen via de verstrekte contactgegevens.

Naar aanleiding van je verzoek om je account te beëindigen, deactiveren of verwijderen we je account en gegevens uit onze actieve databases. We kunnen echter bepaalde gegevens in onze bestanden bewaren om fraude te voorkomen, problemen op te lossen, te helpen bij onderzoeken, onze juridische voorwaarden te handhaven en/of te voldoen aan toepasselijke wettelijke vereisten.

Cookies en vergelijkbare technologieën: De meeste webbrowsers zijn standaard ingesteld op het accepteren van cookies. Als je dat wilt, kun je je browser doorgaans zo instellen dat cookies worden verwijderd en geweigerd. Als je ervoor kiest cookies te verwijderen of te weigeren, kan dit gevolgen hebben voor bepaalde functies of diensten van onze Diensten. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie.

Als je vragen of opmerkingen hebt over je privacyrechten, kun je ons e-mailen via privacy@processmind.com.

11 INSTELLINGEN VOOR DO-NOT-TRACK-FUNCTIES

De meeste webbrowsers en sommige mobiele besturingssystemen en mobiele applicaties bevatten een functie of instelling voor Do Not Track (“DNT”) die je kunt activeren om aan te geven dat je privacyvoorkeur is dat gegevens over je online surfactiviteiten niet worden gemonitord en verzameld. Op dit moment is er geen uniforme technische standaard vastgesteld voor het herkennen en toepassen van DNT-signalen. Daarom reageren we momenteel niet op DNT-browsersignalen. Dit geldt niet voor Global Privacy Control (GPC), een opt-outvoorkeurssignaal en geen DNT-instelling, dat we wel respecteren — in ons Cookiebeleid staat precies wat een GPC-signaal uitschakelt en in sectie 5 staat waarop het geen invloed heeft. Als er in de toekomst een standaard voor online tracking wordt aangenomen die we moeten volgen, informeren we je over die werkwijze in een herziene versie van deze privacyverklaring.

Volgens de wetgeving van Californië moeten we je laten weten hoe we reageren op DNT-signalen van webbrowsers. Omdat er momenteel geen industriële of wettelijke standaard bestaat voor het herkennen of respecteren van DNT-signalen, reageren we daar op dit moment niet op. We respecteren Global Privacy Control wel; de wetgeving van Californië erkent dit als een geldig opt-outvoorkeurssignaal.

12 HEBBEN INWONERS VAN DE VERENIGDE STATEN SPECIFIEKE PRIVACYRECHTEN?

Kort gezegd: Als je inwoner bent van een Amerikaanse staat met uitgebreide wetgeving inzake consumentenprivacy — zoals Californië, Colorado, Connecticut, Delaware, Florida, Indiana, Iowa, Kentucky, Montana, New Hampshire, New Jersey, Oregon, Rhode Island, Tennessee, Texas, Utah of Virginia — heb je mogelijk het recht om toegang te vragen tot de persoonsgegevens die we over jou bewaren en informatie te ontvangen over de manier waarop we deze hebben verwerkt, onjuistheden te laten corrigeren, een kopie te verkrijgen of je persoonsgegevens te laten verwijderen. Mogelijk heb je ook het recht je toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in te trekken. Deze rechten kunnen in bepaalde omstandigheden worden beperkt door de toepasselijke wetgeving. Hieronder vind je meer informatie.

Categorieën persoonsgegevens die we verzamelen

We hebben in de afgelopen twaalf (12) maanden de volgende categorieën persoonsgegevens verzameld:

Categorie	Voorbeelden	Verzameld
A. Identificatiegegevens	Contactgegevens, zoals officiële naam, alias, postadres, telefoonnummer of mobiel telefoonnummer, unieke persoonlijke identificatiecode, online identificatiecode, IP-adres, e-mailadres en accountnaam	JA
B. Persoonsgegevens zoals gedefinieerd in de wetgeving van Californië inzake klantgegevens	Naam, contactgegevens en financiële gegevens (bijvoorbeeld factuurgegevens)	JA
C. Kenmerken van beschermde categorieën op grond van staats- of federale wetgeving	Geslacht, leeftijd, geboortedatum, ras en etniciteit, nationale afkomst, burgerlijke staat en andere demografische gegevens	NEE
D. Commerciële informatie	Transactiegegevens, aankoopgeschiedenis, financiële gegevens en betalingsgegevens	JA
E. Biometrische gegevens	Vingerafdrukken en stemafdrukken	NEE
F. Internet- of andere vergelijkbare netwerkactiviteiten	Browsegeschiedenis, zoekgeschiedenis, online gedrag, interessegegevens en interacties met onze en andere websites, apps, systemen en advertenties	JA
G. Geolocatiegegevens	Geschatte locatie afgeleid van het IP-adres	JA
H. Audio-, elektronische, zintuiglijke of vergelijkbare informatie	Afbeeldingen en audio-, video- of gespreksopnamen die zijn gemaakt in verband met onze bedrijfsactiviteiten	NEE
I. Professionele of werkgerelateerde informatie	Zakelijke contactgegevens (bijvoorbeeld je naam, e-mailadres, telefoonnummer en functietitel) en wervingsinformatie als je bij ons solliciteert	JA
J. Onderwijsinformatie	Studentendossiers en adresboekgegevens	NEE
K. Afleidingen op basis van verzamelde persoonsgegevens	Afleidingen op basis van de hierboven vermelde verzamelde persoonsgegevens om een profiel of samenvatting op te stellen over bijvoorbeeld de voorkeuren en kenmerken van een persoon	JA
L. Gevoelige persoonsgegevens		NEE

We kunnen ook andere persoonsgegevens buiten deze categorieën verzamelen wanneer je persoonlijk, online, telefonisch of per post contact met ons hebt in het kader van:

• Het ontvangen van hulp via onze klantenservicekanalen;

• Deelname aan klantonderzoeken of wedstrijden; en

• Het faciliteren van de levering van onze Services en het beantwoorden van je vragen.

We gebruiken en bewaren de verzamelde persoonsgegevens voor zover dat nodig is om de Services te leveren of voor:

• Categorie A - Zolang de gebruiker een account bij ons heeft

• Categorie B - Zolang de gebruiker een account bij ons heeft

• Categorie D - Zolang dat nodig is om te voldoen aan facturerings-, fiscale en boekhoudkundige vereisten

• Categorie F - Volgens de bewaartermijnen van de relevante analyse- en advertentiediensten (zie ons Cookiebeleid)

• Categorie G - Zolang de gebruiker een account bij ons heeft

• Categorie K - Zolang de onderliggende informatie wordt bewaard

Bronnen van persoonsgegevens

Lees meer over de bronnen van de persoonsgegevens die we verzamelen in “WELKE INFORMATIE VERZAMELEN WE?”

Hoe we persoonsgegevens gebruiken en delen

Lees in het gedeelte “HOE GEBRUIKEN WE JE GEGEVENS?” hoe we je persoonsgegevens gebruiken.

Worden je gegevens met anderen gedeeld?

We kunnen je persoonsgegevens bekendmaken aan onze dienstverleners op grond van een schriftelijke overeenkomst tussen ons en elke dienstverlener. Lees in het gedeelte “WANNEER EN MET WIE DELEN WE JE PERSOONSGEGEVENS?” meer over hoe we persoonsgegevens bekendmaken.

We kunnen je persoonsgegevens gebruiken voor onze eigen zakelijke doeleinden, zoals het uitvoeren van intern onderzoek voor technologische ontwikkeling en demonstratie. Dit wordt niet beschouwd als het “verkopen” van je persoonsgegevens.

We verkopen geen persoonsgegevens en hebben in de voorafgaande twaalf (12) maanden geen persoonsgegevens verkocht. Bepaalde analyse- en advertentietechnologieën die in deze verklaring en in ons Cookiebeleid worden beschreven, kunnen op grond van toepasselijke Amerikaanse staatswetgeving worden beschouwd als het “delen” van gegevens voor gerichte advertenties; je kunt je hiervoor afmelden met behulp van de mechanismen die in dit gedeelte worden beschreven.

Je rechten

Je hebt rechten op grond van bepaalde Amerikaanse staatswetgeving inzake gegevensbescherming. Deze rechten zijn echter niet absoluut en in bepaalde gevallen kunnen we je verzoek afwijzen voor zover de wet dit toestaat. Deze rechten omvatten:

• Recht op informatie over de vraag of we je persoonsgegevens verwerken

• Recht op inzage in je persoonsgegevens

• Recht op rectificatie van onjuistheden in je persoonsgegevens

• Recht om te verzoeken om verwijdering van je persoonsgegevens

• Recht op een kopie van de persoonsgegevens die je eerder met ons hebt gedeeld

• Recht op non-discriminatie wanneer je je rechten uitoefent

• Recht om je af te melden voor de verwerking van je persoonsgegevens als deze worden gebruikt voor gerichte advertenties (of worden gedeeld zoals gedefinieerd in de privacywetgeving van Californië), de verkoop van persoonsgegevens of profilering ter ondersteuning van beslissingen die rechtsgevolgen hebben of je anderszins aanzienlijk treffen (“profilering”)

Afhankelijk van de staat waar je woont, heb je mogelijk ook de volgende rechten:

• Recht op een lijst van de categorieën derden aan wie we persoonsgegevens hebben bekendgemaakt (voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, waaronder de privacywetgeving van Californië en Delaware)

• Recht op een lijst van specifieke derden aan wie we persoonsgegevens hebben bekendgemaakt (voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, waaronder de privacywetgeving van Oregon)

• Recht om het gebruik en de bekendmaking van gevoelige persoonsgegevens te beperken (voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, waaronder de privacywetgeving van Californië)

• Recht om je af te melden voor het verzamelen van gevoelige gegevens en persoonsgegevens die worden verzameld door het gebruik van een functie voor stem- of gezichtsherkenning (voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, waaronder de privacywetgeving van Florida)

Je rechten uitoefenen

Je kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via processmind.com/about/contact-us, door ons te e-mailen via privacy@processmind.com of door de contactgegevens onderaan dit document te gebruiken.

We respecteren je afmeldvoorkeuren als je het afmeldsignaal van de Global Privacy Control (GPC) in je browser activeert.

Op grond van bepaalde Amerikaanse staatswetgeving inzake gegevensbescherming kun je een gemachtigde aanwijzen om namens jou een verzoek in te dienen. We kunnen een verzoek van een gemachtigde afwijzen als deze geen bewijs overlegt dat hij of zij overeenkomstig de toepasselijke wetgeving rechtsgeldig gemachtigd is om namens jou op te treden.

Verificatie van verzoeken

Na ontvangst van je verzoek moeten we je identiteit verifiëren om vast te stellen dat je dezelfde persoon bent over wie we informatie in ons systeem hebben. We gebruiken persoonsgegevens die je in je verzoek verstrekt uitsluitend om je identiteit of bevoegdheid om het verzoek in te dienen te verifiëren. Als we je identiteit echter niet kunnen verifiëren aan de hand van de informatie die we al bewaren, kunnen we je vragen aanvullende informatie te verstrekken om je identiteit te verifiëren en voor beveiligings- of fraudepreventiedoeleinden.

Als je het verzoek indient via een gemachtigde, moeten we mogelijk aanvullende informatie verzamelen om je identiteit te verifiëren voordat we je verzoek verwerken. De gemachtigde moet dan schriftelijke, door jou ondertekende toestemming overleggen om een dergelijk verzoek namens jou in te dienen.

Beroep

Op grond van bepaalde Amerikaanse staatswetgeving inzake gegevensbescherming kun je, als we weigeren actie te ondernemen naar aanleiding van je verzoek, per e-mail bezwaar maken tegen onze beslissing via privacy@processmind.com. We informeren je schriftelijk over de actie die naar aanleiding van het bezwaar is ondernomen of niet is ondernomen, met inbegrip van een schriftelijke toelichting op de redenen voor de beslissing. Als je bezwaar wordt afgewezen, kun je een klacht indienen bij de procureur-generaal van je staat.

De Californische wet “Shine The Light”

Artikel 1798.83 van het Californische Burgerlijk Wetboek, ook bekend als de wet “Shine The Light”, staat onze gebruikers die inwoner zijn van Californië toe om eenmaal per jaar en kosteloos bij ons informatie op te vragen en te verkrijgen over de categorieën persoonsgegevens (indien van toepassing) die we aan derden hebben bekendgemaakt voor direct-marketingdoeleinden, en over de namen en adressen van alle derden met wie we in het direct voorafgaande kalenderjaar persoonsgegevens hebben gedeeld. Als je inwoner bent van Californië en een dergelijk verzoek wilt indienen, dien je je verzoek schriftelijk bij ons in met behulp van de contactgegevens in het gedeelte “HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE VERKLARING?”.

13 HEBBEN ANDERE REGIO’S SPECIFIEKE PRIVACYRECHTEN?

Kort gezegd: Afhankelijk van het land waar je woont, heb je mogelijk aanvullende rechten.

Australië en Nieuw-Zeeland

We verwerken persoonsgegevens op grond van de Australische Privacy Act 1988 en de Nieuw-Zeelandse Privacy Act 2020. Je kunt met behulp van de contactgegevens in artikel 15 verzoeken om inzage in of correctie van je persoonsgegevens. Je kunt ook een klacht indienen over een schending van de Australische Privacy Principles bij het Office of the Australian Information Commissioner of over een schending van de Nieuw-Zeelandse Privacy Principles bij het Office of the New Zealand Privacy Commissioner.

Republiek Zuid-Afrika

Je kunt met behulp van de contactgegevens in artikel 15 verzoeken om inzage in of correctie van je persoonsgegevens. Je kunt ook een klacht indienen bij de Information Regulator (South Africa).

Canada

Als de Canadese Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) of de Quebecse wet 25 van toepassing is, kun je met behulp van de contactgegevens in artikel 15 verzoeken om inzage in of correctie van je persoonsgegevens. Je kunt ook een klacht indienen bij het Office of the Privacy Commissioner of Canada of, voor Quebec, bij de Commission d’accès à l’information.

Brazilië

Als je je in Brazilië bevindt, kun je de rechten uitoefenen die worden verleend door de Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) — waaronder bevestiging van de verwerking, inzage, rectificatie, anonimisering, overdraagbaarheid, verwijdering en informatie over het delen van gegevens — met behulp van de contactgegevens in artikel 15. Je kunt ook een klacht indienen bij de Brazilian National Data Protection Authority (ANPD).

Japan

Als je je in Japan bevindt, kun je op grond van de Act on the Protection of Personal Information (APPI) verzoeken om openbaarmaking, correctie, opschorting van het gebruik of vergelijkbare maatregelen met betrekking tot je persoonsgegevens, met behulp van de contactgegevens in artikel 15.

Zuid-Korea

Als je je in Zuid-Korea bevindt, kun je de rechten uitoefenen die worden verleend door de Personal Information Protection Act (PIPA) — waaronder inzage, correctie, verwijdering en opschorting van de verwerking — met behulp van de contactgegevens in artikel 15. Je kunt ook een klacht indienen bij de Personal Information Protection Commission (PIPC).

India

Als je je in India bevindt, kun je de rechten uitoefenen die beschikbaar zijn op grond van de Digital Personal Data Protection Act, 2023 — waaronder inzage, correctie, wissing en klachtenafhandeling — met behulp van de contactgegevens in artikel 15. Je kunt ook een klacht indienen bij de Data Protection Board of India.

14 WIJZIGEN WE DEZE VERKLARING?

Kort gezegd: Ja, we werken deze verklaring waar nodig bij om te blijven voldoen aan de relevante wetgeving.

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. De bijgewerkte versie wordt aangegeven met een bijgewerkte datum bij “Herzien” bovenaan deze privacyverklaring. Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, kunnen we je daarvan op de hoogte stellen door een kennisgeving over dergelijke wijzigingen duidelijk te plaatsen of door je rechtstreeks een melding te sturen. We raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te bekijken, zodat je op de hoogte blijft van de manier waarop we je gegevens beschermen.

15 HOE KUN JE CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE VERKLARING?

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze verklaring, kun je ons e-mailen via privacy@processmind.com of per post contact met ons opnemen op het volgende adres:

ProcessMind B.V.
Willem Sandbergstraat 33
Deventer, Overijssel 7425RC
Nederland

Telefoon: +31 85 060 68 09

E-mail: privacy@processmind.com

16 HOE KUN JE DE GEGEVENS DIE WE OVER JE VERZAMELEN INZIEN, BIJWERKEN OF VERWIJDEREN?

Op grond van de toepasselijke wetgeving in je land heb je mogelijk het recht om inzage te verzoeken in de persoonsgegevens die we over jou verzamelen, om informatie te verzoeken over de manier waarop we deze hebben verwerkt, om onjuistheden te laten corrigeren of om verwijdering te verzoeken. Je kunt een verzoek indienen met behulp van de contactgegevens in artikel 15 of, als je de Services via een organisatie gebruikt, door contact op te nemen met die organisatie, die verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens die zij aan de Services verstrekt. We zullen elk verzoek in overweging nemen en afhandelen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Je kunt de in artikel 10 beschreven rechten uitoefenen door naar processmind.com/about/contact-us te gaan of een e-mail te sturen naar privacy@processmind.com.