Datatemplate voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Dit attribuut legt de afzonderlijke stappen in de workflow voor de periodeafsluiting vast, zoals 'Subledger Period Closed', 'Account Reconciliation Started' of 'Financial Statements Generated'. Elke activiteit staat voor een mijlpaal of handeling in het proces.

Activiteiten analyseren is de basis van process mining. Je kunt er het procesdiagram mee visualiseren, bottlenecks opsporen door de tijd tussen activiteiten te meten en procesvarianten analyseren om afwijkingen van de standaardprocedure te begrijpen.

Dit attribuut bepaalt de stappen van het proces. Dat is belangrijk om de processtroom te visualiseren, bottlenecks op te sporen en afwijkingen te analyseren.

Meestal afgeleid van transactiebeschrijvingen, statuswijzigingen of event logs in verschillende modules van Oracle Fusion Financials, zoals General Ledger, Subledger Accounting en Financial Consolidation and Close.

De financiële periode is de belangrijkste case-ID. Hiermee worden alle activiteiten voor het afsluiten en afstemmen van rekeningen in die rapportagecyclus gegroepeerd. Elke periode, bijvoorbeeld 'Jan-2023' of 'Q1-2024', staat voor één uitvoering van het afsluitingsproces aan het einde van de periode.

Bij process mining geeft dit attribuut een volledig beeld van het afsluitingsproces, van begin tot eind. Je gebruikt het om de totale doorlooptijd te berekenen, prestaties tussen perioden te vergelijken en trends of terugkerende vertragingen in de afsluiting op te sporen.

Dit is de belangrijkste identificatiecode die alle gerelateerde afsluitingsactiviteiten aan één procesinstantie koppelt. Zo kun je elke periodeafsluiting van begin tot eind analyseren.

Meestal afgeleid van de periodenaam of -ID in de grootboekmodule. Je vindt deze vaak in tabellen zoals GL_PERIOD_STATUSES in Oracle Fusion Financials.

De starttijd, oftewel de timestamp van het event, legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit is uitgevoerd of een status is gewijzigd. Deze data zijn nodig om events chronologisch te ordenen en doorlooptijden te berekenen.

Bij process mining gebruik je deze timestamp om de volgorde van events voor elke financiële periode samen te stellen, de duur van activiteiten te berekenen en de totale doorlooptijd van het proces te meten. Dit is essentieel voor prestatieanalyses, het opsporen van bottlenecks en het bewaken van deadlines.

Deze timestamp is nodig om events te ordenen, tijdsgebonden metrieken zoals doorlooptijd en activiteitsduur te berekenen en het verloop van het proces te begrijpen.

Deze informatie staat meestal in velden voor de aanmaakdatum, laatste wijzigingsdatum of transactiedatum van journaalposten, afstemmingen en periodestatussen in de modules van Oracle Fusion Financials.

Dit attribuut geeft aan uit welk informatiesysteem de eventdata afkomstig zijn. Voor dit proces is dat steeds Oracle Fusion Financials, maar het attribuut is ook nuttig wanneer data uit meerdere systemen worden gecombineerd.

Bij analyses geeft dit context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor gegevensbeheer, validatie en inzicht in de technologische omgeving van het proces. Zo kun je inzichten aan de juiste applicatieomgeving koppelen.

Dit geeft belangrijke context over de herkomst van de data. Zo blijft de herkomst duidelijk in omgevingen met meerdere systemen en wordt gegevensbeheer eenvoudiger.

Meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Oracle Fusion Financials. Het geeft aan hoe actueel de data in de process mining-tool zijn.

Gebruikers moeten weten hoe actueel de analyse is. Met deze timestamp kunnen ze de betrouwbaarheid van realtime dashboards en rapporten inschatten en nagaan of beslissingen op basis van actuele informatie worden genomen.

Dit laat gebruikers zien hoe actueel de data zijn. Dat is belangrijk voor beslissingen op basis van procesanalyses.

Dit is een metadataveld dat tijdens de data-invoer wordt aangemaakt en opgeslagen. Het registreert de timestamp van de data-extractie.

Dit attribuut legt de uitkomst of huidige status vast van een specifieke taak tijdens de periodeafsluiting. Een journaalimport kan bijvoorbeeld ‘Geslaagd’ of ‘Mislukt’ zijn, en een aansluiting ‘Goedgekeurd’ of ‘Afgewezen’.

Deze status helpt om uitzonderingen en uitkomsten in het proces te begrijpen. Analisten kunnen hiermee het percentage mislukte geautomatiseerde taken bepalen, afwijzingsrondes in goedkeuringsworkflows volgen en de voortgang van de afsluiting realtime bewaken. Zo zien ze welke activiteiten nog openstaan en welke zijn afgerond.

Door de status te volgen, kun je uitzonderingen, fouten en herstelwerk opsporen en krijg je zicht op de kwaliteit en betrouwbaarheid van het proces.

Deze informatie staat meestal in statusvelden op transactieheaders of -regels in de modules van Oracle Fusion Financials.

Dit attribuut geeft aan welke afdeling, zoals 'Corporate Accounting', 'FP&A' of 'Internal Audit', verantwoordelijk is voor of betrokken is bij de periodeafsluiting. Het geeft het proces een organisatorische context.

Het proces per afdeling analyseren is een nuttige analysemethode. Je kunt de efficiëntie van de afsluiting tussen bedrijfseenheden vergelijken, nagaan hoe overdrachten tussen afdelingen de doorlooptijd beïnvloeden en de werkdruk per afdeling analyseren.

Zo kun je processen tussen verschillende delen van de organisatie vergelijken, best practices opsporen en procedures standaardiseren.

Dit kan worden afgeleid uit het gebruikersprofiel, het kostenplaatssegment van de grootboekrekening of de organisatiestructuur van de juridische entiteit in Oracle Fusion Financials.

De bedrijfscode, in Oracle-termen de identificatiecode van de juridische entiteit, geeft aan voor welke bedrijfseenheid de periodeafsluiting wordt uitgevoerd. Een internationale organisatie heeft vaak meerdere bedrijfscodes, elk met een eigen afsluitingsproces.

Dit attribuut is belangrijk voor vergelijkende analyses. Het management kan de prestaties van verschillende juridische entiteiten vergelijken, zien welke entiteiten de standaardprocessen volgen en vaststellen waar afwijkingen of vertragingen ontstaan. Het is ook een handige filter om op een specifiek deel van het bedrijf in te zoomen.

Zo kun je het afsluitingsproces voor verschillende juridische entiteiten filteren en vergelijken. Dat is belangrijk om processen wereldwijd te standaardiseren.

Dit komt overeen met de waarde voor de juridische entiteit of het balancing segment in het rekeningschema. Het is een belangrijk attribuut van vrijwel alle financiële transacties in Oracle Fusion Financials.

Dit attribuut bevat de verwachte voltooiingsdatum van belangrijke mijlpalen in het afsluitingsproces, zoals vastgelegd in de afsluitkalender of interne SLA’s. Deze datum dient als referentie om de werkelijke prestaties mee te vergelijken.

Deze datum is de basis voor het dashboard ‘Naleving van afsluitdeadlines’ en de KPI ‘Percentage tijdige afsluitingen’. Door de werkelijke voltooiingstijd (EventTime) met de beoogde datum te vergelijken, kan het systeem vertragingen automatisch markeren en de naleving van de planning meten. Zo houd je het afsluitingsproces op schema.

Hiermee kun je meten of deadlines worden gehaald en of het proces eraan voldoet. Dat is belangrijk voor tijdige financiële rapportage.

Deze informatie wordt vaak bijgehouden in een tool voor afsluitbeheer of in een aangepaste configuratie van de afsluitkalender in Oracle Financials.

De eindtijd registreert de exacte datum en tijd waarop een activiteit is afgerond. De starttijd markeert het begin, de eindtijd de voltooiing. Zo kun je de duur van elke stap nauwkeurig berekenen.

Dit attribuut is nodig om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten te berekenen. Trek je de starttijd af van de eindtijd, dan zie je welke stappen in de periodeafsluiting de meeste tijd kosten. Zo komen bottlenecks en inefficiënties aan het licht.

Hiermee bereken je de verwerkingstijd van activiteiten. Dat is nodig om bottlenecks op te sporen en de efficiëntie van de bedrijfsvoering te meten.

Net als de starttijd staat deze informatie vaak in velden voor de laatste wijzigingsdatum of een specifieke voltooiingsdatum in transactietabellen van Oracle Fusion Financials.

Dit attribuut geeft het type aansluiting aan, zoals balans, winst-en-verliesrekening of intercompany. Verschillende typen aansluitingen kunnen een andere workflow volgen of verschillen in complexiteit en risico.

Dit attribuut wordt gebruikt voor het dashboard ‘Prestaties van aansluitingen per type’. Door hierop te filteren, kunnen analisten de doorlooptijden en volumes van verschillende categorieën aansluitingen vergelijken. Zo zien ze welke typen vaak vertraging oplopen of achterstanden veroorzaken en waar procesverbetering nodig is.

Hiermee kun je het aansluitingsproces gericht analyseren en bottlenecks opsporen die specifiek zijn voor bepaalde typen rekeningen, zoals rekeningen met een hoog risico of intercompany-aansluitingen.

Dit kan worden afgeleid uit het rekeningtype in het rekeningschema of uit attributen in de module Account Reconciliation Cloud Service (ARCS), als die wordt gebruikt.

Dit attribuut deelt journaalposten in op basis van hun doel. Een belangrijk type in dit proces is ‘Correctie’. Dit duidt vaak op correcties of herclassificaties naar aanleiding van aansluitingsactiviteiten.

Dit attribuut is belangrijk voor de KPI en het dashboard ‘Aantal correctieboekingen’. Door op correctieboekingen te filteren, kunnen organisaties bijhouden hoe vaak correcties nodig zijn. Dat wijst vaak op problemen eerder in de transactieverwerking of in het boekhoudbeleid. Minder correcties is een belangrijk doel van procesverbetering.

Hiermee kun je correctieboekingen onderscheiden van reguliere boekingen en herstelwerk en correcties tijdens de afsluiting gericht analyseren.

Deze informatie staat vaak in de velden JE_CATEGORY en JE_SOURCE van de tabel GL_JE_HEADERS. Mogelijk is een mapping nodig om een vereenvoudigd type te maken.

Dit attribuut geeft aan welke gebruiker verantwoordelijk was voor een taak, zoals de accountant die een afstemming goedkeurde of de controller die financiële overzichten genereerde. Meestal is het gekoppeld aan een gebruikers-ID of medewerkersnaam.

Door de verantwoordelijke gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van de werkdruk, opleidingsbehoeften en de prestaties van teams of individuele medewerkers. Dit attribuut is belangrijk voor dashboards die de werkverdeling bewaken en helpen taken goed te verdelen tijdens de drukke periodeafsluiting.

Dit is belangrijk om de werkdrukverdeling en inzet van middelen te analyseren en kansen voor automatisering of opleiding op te sporen.

Deze informatie staat meestal in de velden 'Created By' of 'Last Updated By' van transactierecords in Oracle Fusion Financials, zoals journaalposten of afstemmingsobjecten.

Dit attribuut bevat de geldwaarde van een journaalpost. Het kan gaan om een correctie, een overlopende post of een andere financiële boeking.

Door de bedragen van correctieboekingen te analyseren, zie je wat procesfouten of uitzonderingen financieel betekenen. Grote of frequente correcties kunnen wijzen op ernstige tekortkomingen in de beheersing of op problemen die snel aandacht vragen. Zo krijgt de analyse van het aantal journaalposten ook een financiële dimensie.

Hiermee kun je de financiële impact en materialiteit van correcties beoordelen en kleine aanpassingen onderscheiden van grote financiële herzieningen.

Deze waarde moet worden berekend door de debetbedragen in de tabel GL_JE_LINES voor een journaalpost bij elkaar op te tellen.

Dit is een berekende metriek op caseniveau die de totale duur van een financiële periodeafsluiting weergeeft. De berekening is de timestamp van de laatste activiteit min de timestamp van de eerste activiteit voor een bepaalde financiële periode.

Dit is een belangrijke KPI voor het Record to Report-proces. De metriek geeft op hoofdlijnen aan hoe efficiënt het end-to-endproces verloopt en helpt verbeterinitiatieven te volgen die de afsluiting moeten versnellen.

Deze KPI meet de efficiëntie van het volledige afsluitingsproces, een belangrijk aandachtspunt voor de financiële directie.

Dit wordt op caseniveau berekend in de process mining-tool door de vroegste StartTime af te trekken van de laatste StartTime van een case.

Een grootboek in Oracle Fusion Financials registreert financiële transacties op basis van een rekeningschema, kalender en valuta. Het kan het primaire grootboek van een juridische entiteit zijn of een secundair rapportagegrootboek voor andere boekhoudstandaarden.

Analyse per grootboek is belangrijk om processen te begrijpen die verschillen door boekhoudkundige vereisten, zoals IFRS of US GAAP. Zo kun je nagaan of processen voldoen aan de vereisten en efficiënt verlopen voor elke rapportagestandaard.

Dit geeft belangrijke boekhoudkundige context. Zo kun je analyses uitsplitsen naar verschillende boekhoudstandaarden of rapportagevereisten.

Deze informatie wordt samen met de financiële data opgeslagen in de belangrijkste grootboektabellen. Vaak wordt ernaar verwezen met LEDGER_ID in tabellen zoals GL_JE_HEADERS en GL_BALANCES.

Dit attribuut bevat het specifieke grootboekrekeningnummer dat bij een activiteit hoort, zoals een rekeningaansluiting of een correctieboeking. Het geeft financiële analyses meer detail.

Je kunt hiermee het aantal correctieboekingen en de prestaties van aansluitingen per rekening analyseren. Zo vind je rekeningen die vaak correcties nodig hebben of lange aansluitingsdoorlooptijden hebben. Dat kan wijzen op onderliggende problemen in subprocessen.

Geeft een gedetailleerd beeld waarmee je rekeningen kunt opsporen die steeds correcties nodig hebben of vertraging oplopen bij de aansluiting.

Dit is een essentieel veld in grootboektabellen zoals GL_JE_LINES en speelt een centrale rol in elk aansluitingsproces.

Dit booleaanse attribuut wordt afgeleid uit het procesverloop en markeert activiteiten die op herstelwerk wijzen. Een voorbeeld bij een periodeafsluiting is de activiteit ‘Correctieboeking geplaatst’ na ‘Aansluiting goedgekeurd’ voor dezelfde rekening. Dit kan erop wijzen dat de aansluiting niet volstond.

Met dit attribuut kun je de frequentie en impact van herstelwerk bepalen, een belangrijke bron van inefficiëntie. Door herstelrondes te herkennen en te analyseren, kunnen organisaties de oorzaken van fouten achterhalen, zoals onvoldoende training of gebrekkige procedures, en maatregelen nemen.

Hiermee wordt inefficiëntie in het proces zichtbaar doordat activiteiten die eerder werk corrigeren worden gemarkeerd. Zo kun je de oorzaken van fouten opsporen.

Dit wordt berekend door patronen voor herstelwerk in de process mining-tool vast te leggen, bijvoorbeeld een reeks waarin ‘Goedkeuring’ wordt gevolgd door ‘Correctie’.

Dit booleaanse attribuut (true/false) geeft aan of transacties of aansluitingen betrekking hebben op intercompany-partners. Deze activiteiten zijn vaak complexer en leiden vaker tot verschillen en vertragingen.

Deze indicator is belangrijk voor het dashboard ‘Verloop van intercompany-aansluitingen’ en de KPI ‘Percentage intercompany-aansluitingen’. Je kunt hiermee dit specifieke subprocess afzonderlijk analyseren en bottlenecks opsporen bij transacties tussen entiteiten. Zo kun je de nauwkeurigheid van geconsolideerde financiële overzichten verbeteren.

Hiermee kun je het vaak complexe en problematische intercompany-aansluitingsproces afzonderlijk analyseren en verbeteren.

Dit kan worden vastgesteld aan de hand van specifieke intercompany-modules in Oracle (AGIS) of door journaalposten te analyseren waarbij het bedrijfscode-segment verschilt tussen regels of balanssegmenten.

Dit attribuut is de unieke, door het systeem gegenereerde ID van een journaalpost in het grootboek. Het is vooral relevant voor activiteiten rond handmatige boekingen en correctieboekingen.

Je kunt deze ID gebruiken om afzonderlijke journaalposten gedurende hun levenscyclus te volgen, met name correctieboekingen. Zo kun je het aantal correcties bepalen en herstelwerk herleiden tot specifieke financiële boekingen.

Hiermee kun je specifieke financiële boekingen volgen. Dat is belangrijk voor audits en voor analyses van het aantal en de aard van correctieboekingen.

Dit is de primaire sleutel in de tabel GL_JE_HEADERS, vaak met de naam JE_HEADER_ID.

Dit attribuut geeft aan in welk land de juridische entiteit actief is. Het biedt geografische context voor het proces van periodeafsluiting.

Een analyse per land kan verschillen aan het licht brengen die voortkomen uit lokale wettelijke vereisten, andere werkwijzen of de prestaties van regionale sharedservicecentra. Zo kun je regio’s met elkaar vergelijken en zien hoe regionale verschillen de procesefficiëntie beïnvloeden.

Hiermee kun je het afsluitingsproces geografisch analyseren en verschillen door lokale regelgeving of de prestaties van regionale teams zichtbaar maken.

Dit wordt meestal afgeleid uit de configuratie van de juridische entiteit of bedrijfseenheid in Oracle Fusion Financials.

Dit booleaanse attribuut vergelijkt de werkelijke voltooiingstimestamp van een activiteit (EventTime of EndTime) met de geplande deadline (TargetCompletionDate). De waarde is true als de activiteit op tijd of eerder is afgerond, en false als deze te laat was.

Dit is een eenvoudige, duidelijke maatstaf voor het volgen van de planning en vormt de basis voor de KPI ‘Percentage tijdige afsluitingen’. Je kunt hiermee snel bottlenecks opsporen die tot gemiste deadlines leiden. Managers kunnen ook eenvoudig volgen of het proces voldoet aan de afsluitkalender.

Dit geeft een duidelijke ja-of-nee-meting van de naleving van de planning, zodat je eenvoudig kunt volgen of belangrijke deadlines voor de afsluiting worden gehaald.

Dit wordt tijdens de datatransformatie berekend door EventTime te vergelijken met TargetCompletionDate (EventTime <= TargetCompletionDate).