> Continue verbetering > Wijzigingsbeheer > ServiceNow

Verbeter Uw Change Management

Uw 6-stappenplan om ServiceNow Change Management te optimaliseren.
Download datatemplate
Verbeter Uw Change Management
Uitdagingen (10) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer ServiceNow Change Management voor maximale efficiëntie

Procesinefficiënties manifesteren zich vaak als knelpunten in goedkeurings- of implementatiestappen, wat leidt tot frustrerende vertragingen en potentiële complianceproblemen. Ons platform helpt u deze specifieke gebieden te identificeren, waardoor verborgen kansen worden onthuld om uw activiteiten te stroomlijnen. Ontdek hoe u risico's kunt verminderen, stabiliteit kunt verbeteren en implementaties kunt versnellen voor een efficiëntere workflow.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Het belang van de optimalisatie van Change Management

Change Management is een cruciaal proces voor elke organisatie. Het vormt de ruggengraat voor het beheersen van de volledige levenscyclus van alle wijzigingen, van initiatie tot afronding. Binnen ServiceNow garandeert effectief Change Management systeemstabiliteit, minimaliseert het verstoringen en faciliteert het de naadloze implementatie van nieuwe diensten of updates. Zonder helder inzicht in de daadwerkelijke procesuitvoering kan uw Change Management echter een bron van frustratie en inefficiëntie worden. Trage goedkeuringen, over het hoofd geziene compliance-stappen en herhaald herwerk kunnen leiden tot langere doorlooptijden, hogere operationele kosten en zelfs mislukte wijzigingen die de bedrijfsvoering en gebruikerstevredenheid negatief beïnvloeden. Het optimaliseren van uw Change Management proces in ServiceNow gaat niet alleen over efficiëntie; het gaat over risicobeperking, het handhaven van servicekwaliteit en het versnellen van de waardelevering aan uw organisatie.

Hoe Process Mining Uw Change Management verheldert

Process mining biedt een ongeëvenaard inzicht in de complexe werking van uw ServiceNow Change Management proces. Door de rijke audit trail data die binnen ServiceNow wordt gegenereerd te analyseren, reconstrueert process mining het complete end-to-end traject van elke wijzigingsaanvraag. Dit omvat het volgen van elke activiteit, van de initiële "Change Request Created" tot "Change Closed", en biedt een feitelijke, datagedreven visualisatie van hoe wijzigingen daadwerkelijk verlopen, en niet alleen hoe ze bedoeld zijn. U krijgt diepgaande inzichten in procesvarianten, waardoor u optimale paden kunt vergelijken met minder efficiënte paden en precies kunt identificeren waar uw processen afwijken. Dit gedetailleerde overzicht stelt u in staat om verborgen knelpunten in goedkeuringsfasen te ontdekken, vertragingen in implementatie of testen nauwkeurig te bepalen, en gevallen van herwerk te onthullen die de doorlooptijd verlengen en waardevolle middelen opslokken. Process mining helpt u verder te gaan dan aannames en biedt concrete bewijzen ter ondersteuning van uw optimalisatie-initiatieven.

Belangrijke verbeterpunten in uw Change Management

Door process mining in te zetten voor uw ServiceNow Change Management komen specifieke verbetermogelijkheden in diverse dimensies aan het licht:

  • Knelpuntidentificatie: Visualiseer en kwantificeer eenvoudig waar wijzigingen vastlopen, of dat nu in de fase "Risk Assessment Performed" is, tijdens de overdracht van "Change Request Approved", of binnen specifieke "Implementation Plan Developed" fasen. U kunt identificeren welke teams of individuen bijdragen aan vertragingen.
  • Verkorting van de doorlooptijd: Identificeer activiteiten of reeksen van activiteiten die de algehele doorlooptijd van wijzigingen verlengen. Door de werkelijke duur van elke stap te begrijpen, kunt u specifieke gebieden aanwijzen voor stroomlijning, wat de oplevering van wijzigingen versnelt.
  • Compliance verificatie: Detecteer automatisch afwijkingen van uw gedefinieerde Change Management beleid. Identificeer bijvoorbeeld wijzigingen die kritieke goedkeuringsstappen omzeilen, of waar de vereiste "Testing Performed" onvoldoende gedocumenteerd was, om zo te waarborgen dat uw processen consistent voldoen aan governance standaarden.
  • Analyse van herwerk en herhalingen: Ontdek gevallen waarin wijzigingen worden afgewezen, heropend of meerdere implementatie- of testpogingen vereisen. Het begrijpen van de hoofdoorzaken van herwerk stelt u in staat fundamentele problemen in uw wijzigingsuitvoering aan te pakken.
  • Resource optimalisatie: Krijg inzicht in het resourceverbruik over verschillende wijzigingstypen en identificeer mogelijkheden om werklasten in evenwicht te brengen en de teamefficiëntie te verbeteren.

Tastbare resultaten en voordelen realiseren

Het optimaliseren van uw Change Management met process mining in ServiceNow leidt tot aanzienlijke, meetbare voordelen. U kunt een aanzienlijke verkorting van uw gemiddelde doorlooptijd van wijzigingen verwachten, waardoor wijzigingen sneller en betrouwbaarder kunnen worden geïmplementeerd. Dit vertaalt zich direct in verbeterde 'first-time-right' scores, wat betekent minder mislukte wijzigingen en minder behoefte aan kostbaar herwerk. De compliance met interne beleidslijnen en externe regelgeving wordt verbeterd, wat auditrisico's vermindert en consistente servicelevering waarborgt. Uiteindelijk leidt procesoptimalisatie van Change Management tot lagere operationele kosten, een betere toewijzing van IT-resources en een substantiële toename van de stabiliteit en betrouwbaarheid van services. Door een datagedreven aanpak te omarmen, stelt u uw organisatie in staat weloverwogen beslissingen te nemen die de waardelevering versnellen en de algehele prestaties van uw IT service management verbeteren.

Starten met uw optimalisatiereis voor Change Management

Beginnen aan uw Change Management optimalisatiereis met process mining in ServiceNow is een eenvoudig proces. De inzichten die worden verkregen uit de analyse van uw daadwerkelijke procesuitvoering bieden een heldere roadmap voor verbetering, waardoor u met vertrouwen gerichte wijzigingen kunt implementeren. Door de ware staat van uw Change Management te begrijpen, kunt u het transformeren van een potentieel knelpunt naar een zeer efficiënte en betrouwbare motor voor het leveren van IT-diensten en bedrijfswaarde. Begin vandaag nog met het verkennen hoe process mining het volledige potentieel van uw ServiceNow Change Management kan ontsluiten, wat leidt tot efficiëntere processen en superieure operationele resultaten.

Wijzigingsbeheer IT Service Management `ITIL Processen` Wijzigingsbeheer Risicovermindering Procesefficiëntie Compliance Auditing IT Operations

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Vertragingen in de goedkeuringsfase voorkomen dat urgente wijzigingen tijdig worden geïmplementeerd, wat de dienststabiliteit en time-to-market voor nieuwe functies beïnvloedt. Dit kan leiden tot een verhoogd operationeel risico en gefrustreerde stakeholders die afhankelijk zijn van tijdige systeemupdates binnen ServiceNow.
ProcessMind visualiseert de end-to-end goedkeuringsworkflow, waarbij specifieke groepen goedkeurders of fasen worden geïdentificeerd waar wijzigingen zich ophopen. Het onthult de grondoorzaken van deze knelpunten, zoals een gebrek aan resources of complexe goedkeuringsketens binnen ServiceNow Change Management.

Een hoog percentage doorgevoerde wijzigingen dat resulteert in incidenten of terugdraaiacties, duidt op tekortkomingen in de planning, het testen of de uitvoering. Dit heeft directe gevolgen voor de betrouwbaarheid van de dienstverlening, verhoogt de uitvaltijd en verbruikt waardevolle IT-middelen voor herstelwerkzaamheden in ServiceNow.
ProcessMind legt verbanden tussen mislukte wijzigingen en specifieke attributes, zoals het wijzigingstype, het implementatieteam of gerelateerde configuratie-items. Deze analyse identificeert patronen en grondoorzaken, wat gerichte verbeteringen aan het ServiceNow Wijzigingsbeheerproces mogelijk maakt.

Wijzigingen die buiten het gedefinieerde goedkeuringsproces plaatsvinden, brengen aanzienlijke compliance-risico's en potentiële systeeminstabiliteit met zich mee. Zonder adequaat toezicht lopen organisaties het risico op auditfouten en serviceonderbrekingen door onbeheerde wijzigingen in hun ServiceNow-omgeving.
ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van de standaard ServiceNow Wijzigingsbeheer-goedkeuringspaden en markeert ongeautoriseerde wijzigingen of overgeslagen verplichte stappen. Dit waarborgt compliance met ITIL-richtlijnen en vermindert het operationele risico.

Zelfs na goedkeuring kunnen wijzigingen stagneren in de implementatiefase, waardoor de waardelevering vertraagt en er resources in beslag worden genomen. Deze inefficiëntie leidt tot gemiste deadlines en een trager innovatietempo, wat de bedrijfsflexibiliteit van de hele organisatie beïnvloedt.
ProcessMind analyseert de duur van de activiteiten "Change Implemented" en "Testing Performed". Het identificeert verlengde uitvoeringsfasen en wijst specifieke stappen of teams aan die verantwoordelijk zijn voor langere doorlooptijden in ServiceNow Change Management.

Wijzigingen die zijn afgesloten maar later opnieuw worden geopend voor aanvullende werkzaamheden, duiden op een onvolledige initiële uitvoering of een ontoereikende evaluatie na implementatie. Dit herwerk kost extra tijd en moeite van IT-teams, leidt middelen af van nieuwe initiatieven en verhoogt de operationele kosten.
ProcessMind volgt de complete lifecycle van Change Requests, identificeert gevallen waarin wijzigingen terugkeren naar eerdere fasen of opnieuw worden geopend na afsluiting. Dit onthult problematische patronen in de ServiceNow Wijzigingsbeheerprocessen en brengt verborgen inefficiënties aan het licht.

Constante schendingen van Service Level Agreements voor de voltooiing van wijzigingen kunnen leiden tot financiële boetes, reputatieschade en erosie van vertrouwen bij interne en externe klanten. Het niet nakomen van afgesproken termijnen beïnvloedt de bedrijfsvoering en de tevredenheid van stakeholders.
ProcessMind bewaakt de naleving van de attributes "SLA Target" en "Target Completion Date" en markeert automatisch wijzigingen die hun gedefinieerde servicevensters overschrijden. Het biedt bruikbare inzichten voor het verbeteren van de voorspelbaarheid binnen ServiceNow Wijzigingsbeheer.

Als risicobeoordelingen niet consistent worden toegepast of gevolgd, kunnen wijzigingen met een hoog risico de nodige controle omzeilen, waardoor de kans op falen en ernstige impact op de dienstverlening toeneemt. Dit creëert een onbalans in hoe risico's worden beheerd.
ProcessMind analyseert de relatie tussen "Risk Level" attributen en de daadwerkelijke goedkeurings- en beoordelingspaden. Het onthult inconsistenties en gebieden waar risicobeoordelingsprocessen in ServiceNow Change Management geoptimaliseerd kunnen worden voor zowel efficiëntie als veiligheid.

Langdurige periodes in de activiteit "Testing Performed" duiden op knelpunten in kwaliteitsborging, mogelijk als gevolg van resourcebeperkingen, beschikbaarheid van de omgeving of complexe testcycli. Deze vertragingen vertragen implementaties en verlengen de totale doorlooptijd van wijzigingen.
ProcessMind biedt gedetailleerde inzichten in de duur en frequentie van wijzigingen binnen de testfase, waarbij specifieke vertragingen worden geïdentificeerd. Het identificeert kansen om testprocessen te stroomlijnen en de algehele ServiceNow Change Management flow te versnellen.

Het niet uitvoeren van verplichte activiteiten zoals "Impact Analysis Conducted" of "Post-Implementation Review" voor specifieke wijzigingstypen kan leiden tot non-compliance met ITIL-richtlijnen of interne beleidsregels. Dit stelt de organisatie bloot aan regelgevingsrisico's en potentiële auditbevindingen.
ProcessMind brengt de feitelijke processtroom in kaart en vergelijkt deze met het ideale pad, waarbij alle overgeslagen of ontbrekende verplichte stappen worden benadrukt. Dit waarborgt volledige naleving van governance-beleid en versterkt de auditgereedheid binnen ServiceNow Change Management.

Inefficiënte overdrachten tussen leden van verschillende "Approver Group" of "Implementation Team" resulteren vaak in vertragingen, miscommunicatie en wijzigingen die vastlopen. Dit verlengt de doorlooptijd en kan leiden tot dubbele inspanningen of fouten, wat de samenwerking belemmert.
ProcessMind visualiseert de overgangen tussen teams en activiteiten, waarbij wordt benadrukt waar wijzigingen stagneren tijdens overdrachten. Het onthult kritieke communicatiehiaten en inefficiënties in overdrachtsprocedures binnen ServiceNow Change Management workflows.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Vertragingen bij de goedkeuring van wijzigingsverzoeken kunnen kritieke initiatieven laten stagneren, met als gevolg gemiste kansen en operationele inefficiënties. Dit doel wordt bereikt door de tijd die wijzigingen nodig hebben om van indiening tot goedkeuring te komen, aanzienlijk te verkorten. Dit waarborgt de bedrijfsflexibiliteit.ProcessMind analyseert ServiceNow-data om specifieke knelpunten en inefficiënte goedkeuringspaden binnen uw Change Management-proces te identificeren. Door feitelijke processtromen te visualiseren en afwijkingen te identificeren, helpt het u stappen te stroomlijnen, routinematige goedkeuringen te automatiseren en handmatige overdrachten te verminderen, waardoor de doorlooptijden voor goedkeuring mogelijk met 20-30% worden verkort.

Frequente wijzigingsfouten leiden tot serviceonderbrekingen, systeeminstabiliteit en kostbare rollbacks, wat het gebruikersvertrouwen ondermijnt en de operationele kosten verhoogt. Dit doel is gericht op het verminderen van het percentage wijzigingen dat mislukt tijdens of na implementatie, waardoor de servicestabiliteit verbetert.ProcessMind ontleedt historische wijzigingsdata uit ServiceNow en correleert specifieke activiteiten, attributen en sequenties met succesvolle en mislukte wijzigingen. Het ontdekt de grondoorzaken van het falen, waardoor u gerichte verbeteringen kunt implementeren in planning, testen of communicatie, waardoor het aantal mislukkingen mogelijk met 15-25% wordt verminderd.

Ongeautoriseerde wijzigingen omzeilen vastgestelde controles, wat aanzienlijke beveiligingsrisico's, compliance overtredingen en onvoorspelbaar systeemgedrag met zich meebrengt. Het bereiken van dit doel zorgt ervoor dat alle wijzigingen het gedefinieerde proces volgen, waardoor de beveiliging en naleving van regelgeving worden versterkt. ProcessMind biedt een compleet audit trail van elke wijzigingsaanvraag in ServiceNow, waarbij afwijkingen van de standaard, goedgekeurde workflow worden benadrukt. Het kan gevallen identificeren waarin controles worden omzeild of stappen worden overgeslagen, wat proactieve interventie en handhaving van uw wijzigingsbeleid mogelijk maakt.

Langdurige implementatiefasen vertragen de realisatie van waarde uit systeemupdates of serviceverbeteringen, wat beslag legt op resources en de productiviteit beïnvloedt. Dit doel richt zich op het verkorten van de totale tijd van goedkeuring van wijzigingen tot succesvolle uitrol.ProcessMind brengt de precieze volgorde en duur van alle in ServiceNow vastgelegde implementatieactiviteiten in kaart, waarbij verborgen vertragingen en resourceconflicten aan het licht komen. Door de langstlopende of meest complexe paden te identificeren, kunt u resources heralloceren, stappen automatiseren of taaksequenties verfijnen, waardoor deployments met 10-20% worden versneld.

Herhaald herwerk, zoals het heropenen van wijzigingen of het opnieuw uitvoeren van taken als gevolg van fouten, verspilt waardevolle tijd en middelen, verhoogt de operationele kosten en frustreert teams. Dit doel is gericht op het bereiken van een 'first-time-right'-aanpak voor de uitvoering van wijzigingen. ProcessMind visualiseert loops en herhaalde activiteiten binnen uw ServiceNow Change Management proces en onthult waar en waarom herwerk optreedt. Het helpt bij het identificeren van veelvoorkomende oorzaken, zoals onvoldoende informatie of onvolledige goedkeuringen, waardoor u preventieve maatregelen kunt implementeren en het voorkomen van herwerk met meer dan 30% kunt terugdringen.

Het niet voldoen aan Service Level Agreements voor Change Management kan leiden tot financiële boetes, reputatieschade en verminderde stakeholdertevredenheid. Dit doel zorgt ervoor dat wijzigingen worden voltooid binnen afgesproken termijnen.ProcessMind bewaakt uw Change Management-proces tegen gedefinieerde SLA-doelstellingen, waarbij specifieke activiteiten of fasen worden benadrukt die vaak leiden tot schendingen. Het biedt bruikbare inzichten in de grondoorzaken van vertragingen, waardoor u de resourceallocatie kunt optimaliseren en kritieke padactiviteiten kunt prioriteren voor verbeterde compliance.

Inconsistente risicobeoordelingsprocedures leiden tot onjuiste risicoprofielen, waardoor potentieel wijzigingen met een hoog risico worden goedgekeurd of wijzigingen met een laag risico te veel worden geanalyseerd, wat inspanningen verspilt en de organisatie blootstelt aan onbekende bedreigingen. Dit doel streeft naar een uniforme en effectieve risico-evaluatie.ProcessMind analyseert hoe risicobeoordelingen worden uitgevoerd binnen verschillende wijzigingstypen of teams in ServiceNow, waarbij procedurele variaties en hun impact op de resultaten worden geïdentificeerd. Het helpt bij het vaststellen van best practices en het standaardiseren van de beoordelingsworkflow, wat zorgt voor consistente en betrouwbare risico-identificatie.

Langdurige testfasen kunnen de algehele wijzigingslevenscyclus aanzienlijk verlengen, waardoor de release naar productie wordt vertraagd en de responsiviteit op bedrijfsbehoeften afneemt. Dit doel richt zich op het efficiënter maken van de testfase zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. ProcessMind brengt de gehele testfase binnen ServiceNow Change Management in kaart, identificeert inefficiënties zoals wachttijden, herhaalde tests of onnodige stappen. Het helpt kansen te identificeren om testschema's te optimaliseren, activiteiten te paralleliseren en knelpunten te verminderen, wat leidt tot snellere implementaties.

Hiaten in compliance met industriële regelgeving of interne beleidsregels stellen de organisatie bloot aan juridische, financiële en reputatierisico's. Dit doel waarborgt dat elke wijziging strikt voldoet aan alle relevante regels en voorschriften.ProcessMind biedt een transparant, onveranderlijk overzicht van elke uitgevoerde actie binnen uw ServiceNow Change Management-proces. Het maakt uitgebreide auditmogelijkheden mogelijk, waardoor u de naleving van complianceregels kunt verifiëren en niet-compliant activiteiten of patronen kunt identificeren voordat ze kritieke problemen worden.

Slechte overdrachten tussen verschillende teams, zoals van ontwikkeling naar operations of van operations naar support, leiden vaak tot vertragingen, miscommunicatie en onvoltooide taken, wat de flow van het wijzigingsproces verstoort. Dit doel is gericht op het naadloos maken van deze overgangen. ProcessMind visualiseert het complete traject van een wijzigingsaanvraag door verschillende teams en fasen in ServiceNow, waarbij wordt benadrukt waar en wanneer overdrachten plaatsvinden. Het identificeert specifieke knelpunten of vertragingen op teamgrenzen, waardoor proceseigenaren communicatiekanalen en verantwoordelijkheden kunnen optimaliseren.

Hoge operationele kosten per wijziging weerspiegelen inefficiënties, buitensporig resourcegebruik of onnodige complexiteit binnen het Change Management proces. Dit doel is gericht op het verlagen van de financiële overhead die gepaard gaat met elke succesvolle wijziging.ProcessMind identificeert redundante activiteiten, onnodige vertragingen en automatiseringskansen binnen uw ServiceNow Change Management workflow. Door het proces te optimaliseren, onnodig werk te verminderen en goedkeuringen te stroomlijnen, helpt het de resource-uitgaven en de bijbehorende kosten voor elke wijziging te minimaliseren.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Change Management

1

Datatemplate downloaden
2

Exporteer ServiceNow-data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer Wijzigingsproces
5

Belangrijke Wijzigingen Implementeren
6

Monitor voortgang continu
1

Datatemplate downloaden

Wat te doen

Download de vooraf geconfigureerde Excel template, speciaal ontworpen voor Change Management. Deze template begeleidt u bij de vereiste datastructuur voor een effectieve procesanalyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Een gestandaardiseerde template zorgt ervoor dat uw data correct is geformatteerd, voorkomt fouten en versnelt de initiële setup voor uw Wijzigingsbeheer-analyse.

Verwacht resultaat

De correcte datastructuur zal gedefinieerd zijn, gereed om te worden gevuld met uw ServiceNow-wijzigingsdata.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek verborgen inzichten in uw Change Management

ProcessMind visualiseert uw gehele ServiceNow Change Management proces, waarbij elke stap en interactie wordt belicht. Identificeer direct knelpunten, afwijkingen en compliancerisico's met duidelijke, bruikbare inzichten.
  • Visualiseer de end-to-end Change Management flow
  • Identificeer vertragingen in goedkeuring en implementatie
  • Ontdek niet-conforme procesafwijkingen
  • Versnel de uitrol van wijzigingen en verminder risico's
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Waarde realiseren in Change Management

Deze resultaten vertegenwoordigen de kwantificeerbare voordelen die organisaties doorgaans behalen door hun Change Management-proces te optimaliseren. Door gedetailleerde analyse van ServiceNow Change Request-data, identificeert process mining inefficiënties en knelpunten, wat leidt tot aanzienlijke operationele verbeteringen.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Stroomlijn uw wijzigingsgoedkeuringsprocessen door knelpunten te identificeren en te elimineren, wat leidt tot snellere besluitvorming en een vlottere voortgang van wijzigingen.
0 %
Minder wijzigingsfalen

Vermindering van problemen na implementatie

Identificeer proactief de grondoorzaken van mislukte wijzigingen, zoals onvoldoende testen of ontbrekende stappen, om de stabiliteit te verbeteren en serviceonderbrekingen te minimaliseren.
0 %
Verbeterde compliance

Reductie van niet-conforme wijzigingen

Zorg ervoor dat alle wijzigingen voldoen aan vooraf gedefinieerde processen en regelgevende normen, waardoor het risico op ongeautoriseerde wijzigingen wordt verminderd en de auditgereedheid wordt verbeterd.
0 %
Geoptimaliseerde implementatie

Kortere gemiddelde implementatieduur

Ontdek vertragingen in de implementatiefase, optimaliseer de toewijzing van middelen en versnel de uitrol van wijzigingen naar productieomgevingen.
0 %
Gemínimaliseerde herwerkkosten

Vermindering van herwerkzaamheden en gerelateerde kosten

Identificeer en elimineer de oorzaken van herwerk in uw wijzigingsprocessen, bespaar middelen en waarborg vanaf het begin een uitvoering van hogere kwaliteit.

Individuele resultaten kunnen variëren, afhankelijk van de specifieke complexiteit van uw Change Management proces en de kwaliteit van uw data. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij succesvolle implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke ID voor een wijzigingsaanvraag, die dient als de primaire case ID voor het groeperen van alle gerelateerde events.

Het belang

Deze ID is essentieel voor het volgen van de gehele lifecycle van een wijziging, en maakt daarmee een complete analyse van processtroom, duur en compliance mogelijk voor elke aanvraag.

De exacte timestamp waarop een specifieke activiteit of event plaatsvond.

Het belang

Deze timestamp is cruciaal voor het correct sequencen van events en het berekenen van alle tijdgerelateerde metrics, inclusief doorlooptijden, duren en SLA-naleving.

De timestamp waarop een activiteit is afgerond. Deze wordt vaak afgeleid van de starttijd van de volgende activiteit.

Het belang

Maakt de berekening van de verwerkingstijd van activiteiten mogelijk, wat cruciaal is voor het identificeren van knelpunten en het meten van de duur van specifieke processtappen.

De huidige of historische status van de wijzigingsaanvraag, zoals 'Assess', 'Authorize', 'Implement' of 'Closed'.

Het belang

Biedt een momentopname van de status van de wijzigingsaanvraag, waardoor analyse van resultaten, case filtering en identificatie van vastgelopen wijzigingen mogelijk is.

Het team of de groep die verantwoordelijk is voor de wijzigingsaanvraag.

Het belang

Maakt prestatieanalyse per team mogelijk, waarbij groepsspecifieke knelpunten worden benadrukt en de efficiëntie van overdrachten tussen verschillende functionele gebieden wordt gemeten.

De classificatie van de wijziging, zoals 'Standaard', 'Normaal' of 'Spoed'.

Het belang

Maakt segmentatie van de analyse mogelijk, aangezien verschillende wijzigingstypen verschillende geautoriseerde processtromen volgen en unieke prestatieverwachtingen hebben.

Het prioriteitsniveau van de wijzigingsaanvraag, bepaald door de impact en urgentie.

Het belang

Cruciaal voor het evalueren of middelen correct zijn toegewezen aan de meest kritieke wijzigingen en voor het afzonderlijk monitoren van hun prestaties.

Het beoordeelde risiconiveau van de wijziging, zoals 'Hoog', 'Gemiddeld' of 'Laag'.

Het belang

Essentieel voor compliance-analyse en ervoor zorgen dat risicovolle wijzigingen de juiste mate van controle krijgen en een rigoureuzer proces volgen.

De specifieke IT-component, -service of het systeem dat het onderwerp van de wijziging is.

Het belang

Biedt essentiële bedrijfscontext, waardoor analyse kan worden gefilterd op de betreffende applicatie, service of systeem om component-specifieke problemen te identificeren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de aanmaak van een nieuw wijzigingsaanvraagrecord in het systeem. Het is de officiële start van het wijzigingsbeheerproces en wordt vastgelegd wanneer een nieuwe invoer wordt toegevoegd aan de change_request-tabel.

Het belang

Dit is het primaire startevent voor het proces. Het analyseren van de tijd van deze activiteit tot andere activiteiten geeft de totale doorlooptijd weer en helpt bij het identificeren van vertragingen aan het begin van het proces.

Vertegenwoordigt de voltooiing van de risico- en impactanalyse voor de wijzigingsaanvraag. Dit is een cruciale mijlpaal voordat goedkeuring wordt gezocht en wordt vaak afgeleid wanneer de wijziging van een 'Assess' status naar een 'Authorize' of 'Awaiting Approval' status overgaat.

Het belang

Het volgen van de duur van de beoordelingsfase is essentieel voor de 'Gem. Risicobeoordeling Cyclustijd' KPI. Het helpt het beoordelingsproces te standaardiseren en te identificeren waar analyses te lang duren.

De wijzigingsaanvraag heeft alle benodigde autorisaties ontvangen om door te gaan naar de plannings- en implementatiefasen. Dit is een kritieke mijlpaal, vastgelegd wanneer de definitieve goedkeuring wordt verleend en het 'approval' field is ingesteld op 'approved'.

Het belang

Deze mijlpaal sluit de goedkeuringsfase af. Het is essentieel voor het meten van goedkeuringscyclustijden en het identificeren van knelpunten in het besluitvormingsproces.

De goedgekeurde wijziging heeft een geplande start- en einddatum toegewezen gekregen en staat nu officieel op de implementatiekalender. Dit wordt afgeleid wanneer de status van de wijzigingsaanvraag overgaat naar 'Scheduled'.

Het belang

Deze activiteit scheidt de plannings- en goedkeuringsfasen van de actieve implementatiefase. De tijd die in deze status wordt doorgebracht, kan duiden op vertragingen tussen goedkeuring en de start van de werkzaamheden.

De implementatiewerkzaamheden zijn afgerond en de wijziging is klaar voor beoordeling, verificatie of tests. Deze activiteit wordt afgeleid wanneer de status van de wijzigingsaanvraag verandert van 'Implement' naar 'Review'.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die de implementatiefase afsluit. Het is een belangrijk event voor het berekenen van de 'Change Failure Rate' en 'Change Rework Rate' KPI's.

De wijzigingsaanvraag is succesvol afgerond, beoordeeld en wordt nu als voltooid beschouwd. Dit is het primaire succesdoel van het proces en wordt vastgelegd wanneer de wijzigingsstatus overgaat naar 'Closed'.

Het belang

Deze activiteit markeert de succesvolle voltooiing van de wijzigings-lifecycle. Het is het eindevent voor het meten van de end-to-end procesduur en SLA-naleving.

De wijzigingsaanvraag is op enig moment vóór de implementatie werd voltooid ingetrokken of afgebroken. Dit is een alternatieve eindstatus die wordt vastgelegd wanneer de status is ingesteld op 'Canceled'.

Het belang

Het analyseren van geannuleerde wijzigingen kan procesinefficiënties aan het licht brengen, zoals aanvragen die onnodig worden aangemaakt of te lang in goedkeuring blijven hangen, waardoor ze verouderd raken.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de daadwerkelijke flow van uw Change Management proces en onthult verborgen knelpunten, herwerk loops en niet-compliante paden. Dit legt inefficiënties bloot en gebieden waar wijzigingen worden vertraagd, mislukken of controles omzeilen. Het biedt een data-gedreven inzicht om uw operaties te optimaliseren en de efficiëntie te verhogen.

U heeft voornamelijk event logs nodig van uw ServiceNow Change Management module. Dit omvat de Change Request ID als de case-identificatie, activiteitsnamen en corresponderende timestamps voor elk event. Gebruikers- of rolinformatie die gekoppeld is aan activiteiten is ook gunstig voor diepgaande analyse.

Traditionele rapportage toont "wat er gebeurde", met een focus op geaggregeerde metrics en KPI's. Process mining visualiseert echter "hoe het gebeurde", door de complete end-to-end processtroom te reconstrueren vanuit event logs. Het onthult werkelijke paden, afwijkingen en grondoorzaken van inefficiënties die dashboards mogelijk niet blootleggen.

U kunt verwachten goedkeuringscycli voor wijzigingen te versnellen, uitvalpercentages van wijzigingen te minimaliseren en implementatieduur te optimaliseren. Process mining helpt herwerk te elimineren, naleving van SLA's te stimuleren en de regulatory compliance te verbeteren. Uiteindelijk leidt dit tot een efficiënter en robuuster Change Management proces.

Process mining kan problemen zoals trage goedkeuringen, veelvuldige mislukte wijzigingen, ongeautoriseerde wijzigingen en langdurige implementatievertragingen identificeren. Het belicht ook inconsistente risicobeoordelingen, testvertragingen en slechte overdrachten tussen teams. Door het daadwerkelijke proces in kaart te brengen, worden de grondoorzaken van deze veelvoorkomende problemen blootgelegd.

Data kan doorgaans uit ServiceNow worden geëxtraheerd met behulp van standaard rapportagetools, database-exports of API-integraties. Het doel is om een plat bestand, zoals een CSV, te verkrijgen dat de Change Request ID, activiteitsnaam en timestamp voor elke stap bevat. Uw ServiceNow-beheerders of datateam kunnen u hierbij ondersteunen.

Initiële inzichten kunnen vaak binnen enkele weken na data-extractie en het laden worden verkregen, wat een fundamenteel begrip van uw proces oplevert. Diepgaandere analyse en identificatie van concrete verbetermogelijkheden nemen doorgaans nog enkele weken in beslag. De algehele doorlooptijd is afhankelijk van de complexiteit van de data en de projectomvang.

U heeft toegang nodig tot een process mining softwaretool, die de data-ingestie, visualisatie en analyse beheert. Technische vaardigheden omvatten basis datamanipulatie, SQL-kennis voor datavoorbereiding, en een begrip van procesmodelleringsconcepten. Veel tools bieden gebruiksvriendelijke interfaces om het proces te vereenvoudigen.

Hoewel process mining tools doorgaans niet direct integreren om wijzigingen binnen ServiceNow uit te voeren, maken ze wel verbinding om historische data voor analyse te extraheren. Veel tools bieden connectoren of API's om event logs uit ServiceNow op te halen. Deze data wordt vervolgens extern verwerkt om inzichten te bieden zonder uw live systeem te beïnvloeden.

Stop Misgelopen Wijzigingen, Vergroot ServiceNow Succes Nu!

Identificeer knelpunten om eenvoudig een wijzigingssuccespercentage van 95% te behalen.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, in enkele minuten klaar.