> Continu verbeteren van processen > Contractbeheer > DocuSign CLM

Verbeter contractbeheer

6-stappengids voor het optimaliseren van contractworkflows in DocuSign CLM.

Datatemplate downloaden

Contractbeheer

DocuSign CLM

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(11)Doelen(11)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(4)

Optimaliseer contractbeheer in DocuSign CLM

Bij contractbeheer zijn vaak complexe workflows betrokken. Dat kan leiden tot flinke vertragingen en compliance-risico’s. Dit platform helpt je de belangrijkste inefficiënties in processen op te sporen. Zo kun je doorlooptijden verkorten en beter voldoen aan wettelijke eisen. Krijg een helder beeld van waar je processen verder kunt verbeteren.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom contractbeheer in DocuSign CLM optimaliseren belangrijk is

Goed contractbeheer is de basis van een gezonde bedrijfsvoering. Het heeft direct invloed op de financiële resultaten, juridische compliance en operationele efficiëntie. Organisaties over de hele wereld gebruiken systemen voor Contract Lifecycle Management (CLM), zoals DocuSign CLM, om contracten op te stellen, te onderhandelen, te ondertekenen en te verlengen. DocuSign CLM biedt handige functies voor het beheer van deze belangrijke documenten, maar ook in de onderliggende processen kunnen inefficiënties zitten. Die leiden tot flinke problemen. Vertraging bij het ondertekenen van contracten kan de omzetverantwoording uitstellen, de operationele kosten verhogen en zakelijke relaties schaden. Inefficiënte workflows zorgen er vaak voor dat contracten blijven hangen in beoordelingsrondes, deadlines voor compliance worden gemist en het juridische risico toeneemt doordat interne richtlijnen of wettelijke eisen niet consequent worden gevolgd. Door deze verborgen procesproblemen te begrijpen en aan te pakken, verbeter je niet alleen stap voor stap. Je verandert de hele contractbeheerfunctie, beperkt risico’s en haalt meer waarde uit je processen.

Hoe process mining workflows in DocuSign CLM inzichtelijk maakt

Process mining biedt een nieuwe manier om contractbeheerprocessen in DocuSign CLM te begrijpen en te verbeteren. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, gebruikt process mining de event data uit DocuSign CLM. Die data legt elke interactie, goedkeuring en statuswijziging van een contract vast. Process mining-tools analyseren deze digitale sporen en brengen automatisch de werkelijke route van elk contract in kaart, van de eerste aanvraag tot archivering of beëindiging. Zo zie je precies hoe contracten door de organisatie lopen. Je ontdekt afwijkingen van de verwachte route, verborgen herstelwerk en de plekken waar vertragingen of bottlenecks ontstaan. Met dit objectieve inzicht op basis van data begrijp je de huidige status beter en zie je waar je processen kunt optimaliseren.

Waar contractbeheer beter kan

Process mining op data uit DocuSign CLM laat zien waar je processen kunt verbeteren en verder verfijnen. Je krijgt inzicht in verschillende fasen van de contractlevenscyclus:

Bottlenecks bij onderhandelingen en beoordelingen: Zie snel welke interne of externe beoordelingsfasen de meeste vertraging opleveren. Duurt de juridische beoordeling steeds te lang? Zijn er bij bepaalde contracttypen veel rondes met wijzigingen? Process mining laat precies zien waar het proces vastloopt, waar de werkdruk te hoog is of waar de communicatie stokt. Zo kun je de contractdoorlooptijd flink verkorten.
Goedkeuringsworkflow optimaliseren: Ontdek of contracten onnodige goedkeuringsstappen doorlopen of dat bepaalde goedkeurders het proces steeds vertragen. Met dit inzicht kun je goedkeuringsmatrices aanpassen en workflows vereenvoudigen, zodat processen flexibeler en sneller reageren.
Compliance en risicobeheer: Houd bij of de Service Level Agreements (SLA’s) voor contractbeoordelingen en goedkeuringen worden nageleefd. Process mining signaleert overgeslagen of vertraagde compliancechecks, zodat je juridische verplichtingen beter kunt nakomen en risico’s beperkt.
Efficiëntie van de contractlevenscyclus: Analyseer het hele proces en ontdek herstelwerk, handmatige tussenkomsten en overbodige stappen die niets opleveren. Dit volledige beeld helpt je contractbeheer te verbeteren door verspilling tegen te gaan en de efficiëntie te verhogen.

Concrete resultaten voor je organisatie

Met process mining kun je contractbeheer in DocuSign CLM optimaliseren en meetbare resultaten behalen. De gemiddelde contractdoorlooptijd kan flink dalen, waardoor omzet sneller wordt verantwoord en de cashflow verbetert. Dankzij efficiëntere processen kunnen teams meer contracten verwerken zonder extra medewerkers. Zo komt er tijd vrij voor ander werk. Door compliancerisico’s eerder te signaleren en te beperken, versterk je bovendien de juridische positie en verklein je de kans op boetes of geschillen. Een proactieve aanpak van procesoptimalisatie draagt bij aan betere relaties met contractpartijen, doordat contracten sneller en soepeler worden afgerond. Zo krijg je meer grip op een van de belangrijkste bedrijfsfuncties en kun je sneller bijsturen.

Aan de slag met optimalisatie

Contractbeheerprocessen in DocuSign CLM verbeteren is haalbaar met de juiste aanpak. Process mining geeft je het inzicht om verder te kijken dan aannames en beslissingen te nemen op basis van data. Je ziet concreet hoe je contractbeheer kunt verbeteren, pakt inefficiënties gericht aan en werkt continu aan verbetering. Ontdek hoe analytische tools je bedrijfsvoering kunnen veranderen en ervoor zorgen dat contracten je organisatie vooruithelpen in plaats van afremmen.

Contractbeheer Contractlevenscyclus Juridische bedrijfsvoering Compliance Contractonderhandelingen Risicovermindering Juridische afdeling Inkoop Contractgoedkeuringen CLM Contractlevenscyclusbeheer Contractautomatisering

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Langdurige beoordelings- en goedkeuringsprocessen vertragen vaak de ondertekening van contracten. Dat heeft gevolgen voor de omzet en het vermogen om snel te handelen. Deze bottlenecks kunnen zakelijke kansen kosten en relaties met contractpartijen onder druk zetten. Dat is extra lastig in een systeem als DocuSign CLM, waar workflows juist efficiënt moeten verlopen.
ProcessMind laat precies zien welke fasen en personen goedkeuringen binnen contractbeheer vertragen. Je krijgt inzicht op basis van data. Door de werkelijke processtroom in DocuSign CLM zichtbaar te maken, brengt ProcessMind inefficiënties aan het licht en laat het zien waar automatisering of een andere verdeling van bronnen goedkeuringen kan versnellen.

Verschillen in onderhandelingsaanpak en het aantal rondes met wijzigingen kunnen de contractlevenscyclus flink verlengen. Zonder vaste werkwijze verloopt elke onderhandeling anders en vaak inefficiënt. Dat maakt de doorlooptijd onvoorspelbaar en verhoogt de operationele kosten van contractbeheer.
ProcessMind brengt elke stap in het onderhandelingsproces in kaart. Zo zie je waar het proces afwijkt van de gewenste route en welke onderhandelingspatronen leiden tot snellere of juist tragere afronding. Het helpt je best practices in DocuSign CLM vast te leggen, heen-en-weercommunicatie te beperken en onderhandelingen efficiënter te laten verlopen.

Zakelijke belanghebbenden weten vaak niet precies wat de status van een contract is. Daardoor stellen ze regelmatig handmatig vragen en blijft er onzekerheid bestaan. Zonder dat inzicht is het lastig om verwachtingen te managen, omzet te voorspellen of mogelijke vertragingen in de contractlevenscyclus op tijd aan te pakken.
ProcessMind geeft je in DocuSign CLM een actueel overzicht van de volledige route van elk contract, van aanvraag tot ondertekening. Je ziet waar elk contract zich in de workflow bevindt. Zo kun je proactief bijsturen en zijn er minder handmatige statusupdates nodig binnen de organisatie.

Afwijkingen van vastgestelde interne richtlijnen bij het opstellen, beoordelen of goedkeuren van contracten kunnen juridische en financiële risico’s opleveren. Handmatige controles missen zulke afwijkingen vaak. Dat kan leiden tot problemen bij audits en flinke boetes.
ProcessMind signaleert automatisch wanneer een contractproces binnen contractbeheer afwijkt van de afgesproken regels. Het brengt de oorzaken van niet-naleving in DocuSign CLM aan het licht, zodat je gericht kunt ingrijpen en interne richtlijnen consequent kunt laten volgen.

Als belangrijke contracten niet op tijd worden verlengd, kan dat leiden tot omzetverlies, onderbroken dienstverlening of automatische verlenging tegen ongunstige voorwaarden. Dit kan de continuïteit en winstgevendheid van de organisatie flink raken.
ProcessMind houdt de einddatums van contracten bij en signaleert welke contracten hun verlengingsperiode naderen. Ook analyseert het patronen bij geslaagde en gemiste verlengingen. Zo kunnen organisaties het verlengingsproces in DocuSign CLM verbeteren, op tijd actie ondernemen en meer waarde uit contracten halen.

Juridische beoordelingen vormen vaak een bottleneck door wisselende werkwijzen, handmatige overdrachten of een ongelijke werkverdeling binnen juridische teams. Daardoor duurt het hele contractproces langer, lopen belangrijke bedrijfsprocessen vertraging op en stijgen de kosten van juridische dienstverlening.
ProcessMind brengt inefficiënties in de fase van juridische beoordeling aan het licht. Het laat zien waar stappen overbodig zijn of waar juristen in DocuSign CLM-workflows te veel werk hebben. Met dit inzicht kun je juridische beoordelingen efficiënter maken, doorlooptijden verkorten en bronnen beter verdelen.

Fouten bij het opstellen van contracten, gegevensinvoer of het gebruik van verschillende documentversies leiden vaak tot veel handmatig herstelwerk. Dat verhoogt de operationele kosten, verspilt bronnen en verlengt de contractlevenscyclus. Zo neemt de efficiëntie van contractbeheer af.
ProcessMind laat zien bij welke activiteiten en procesfasen herstelwerk vaak voorkomt en brengt de oorzaken van fouten aan het licht. Je kunt workflows in DocuSign CLM verbeteren, handmatige tussenkomsten beperken, fouten voorkomen en de kosten van herstelwerk flink verlagen.

Na ondertekening van een contract kan het lastig zijn om te controleren of alle partijen hun verplichtingen nakomen. Zonder goede opvolging kunnen deadlines worden gemist, boetes volgen en zakelijke relaties schade oplopen.
ProcessMind kijkt ook naar de periode na ondertekening en maakt zichtbaar hoe contractuele verplichtingen worden opgevolgd. Het signaleert hiaten in de compliance van contractbeheer, zodat je kunt controleren of alle afspraken worden nagekomen en risico’s in DocuSign CLM kunt beperken.

Als contractdoorlooptijden niet consistent en voorspelbaar zijn, kunnen verkoop-, inkoop- en juridische teams lastig plannen en prognoses maken. Die onzekerheid kan leiden tot gemiste deadlines, een slechte inzet van bronnen en onduidelijkheid binnen de organisatie.
ProcessMind analyseert historische contractdata en stelt referentiewaarden vast voor doorlooptijden per contracttype en afdeling. Het helpt toekomstige doorlooptijden te voorspellen, afwijkingen in DocuSign CLM te signaleren en de oorzaken van onvoorspelbaarheid te vinden. Zo kun je beter plannen.

Organisaties gebruiken de mogelijkheden van DocuSign CLM soms niet volledig. Daardoor ontstaan handmatige omwegen, blijven functies ongebruikt en blijven de verwachte efficiëntieverbeteringen uit. De investering in technologie wordt zo niet optimaal benut en inefficiënte processen blijven bestaan.
ProcessMind brengt gebruikersinteracties en systeemactiviteiten in DocuSign CLM in kaart. Zo zie je of functies voor automatisering of samenwerking worden overgeslagen of weinig worden gebruikt. Met dit inzicht kun je het gebruik van het platform verbeteren en de investering in technologie voor contractbeheer beter laten renderen.

Het beheer van meerdere contractversies, vooral tijdens intensieve onderhandelingen, kan verwarring en fouten veroorzaken. Ook bestaat het risico dat iemand per ongeluk een verouderde versie gebruikt. Dat levert juridische risico’s op en vraagt extra handmatig werk om verschillende versies met elkaar te vergelijken.
ProcessMind maakt de levenscyclus van elk contractdocument zichtbaar, houdt alle wijzigingen bij en signaleert waar versiebeheer zwak of inconsistent is. Zo zie je welke procesroutes tot conflicten of herstelwerk leiden door slecht versiebeheer in DocuSign CLM.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Snellere goedkeuring van contracten helpt om deals eerder af te ronden en de organisatie wendbaarder te maken. Lange goedkeuringsrondes kunnen omzet vertragen, bronnen bezet houden en de tevredenheid van belanghebbenden verlagen. Met een kortere doorlooptijd gaan contracten efficiënter van concept naar ondertekening. Dat versnelt de bedrijfsvoering en verkleint de kans dat deals afketsen door langdurige onderhandelingen en goedkeuringen. De voordelen zijn merkbaar bij verkoop, juridische zaken en financiën. Minder tijd kwijt aan goedkeuringen kan ook flink besparen op handmatig werk en zorgt ervoor dat nieuwe afspraken sneller waarde opleveren. Door stappen zonder toegevoegde waarde te herkennen en te schrappen, kunnen organisaties bronnen inzetten voor strategische initiatieven en groei.

ProcessMind analyseert het contractbeheerproces in DocuSign CLM en brengt elke stap in de goedkeuringsworkflow in kaart. Het signaleert specifieke bottlenecks, zoals overbodige beoordelingsfasen, goedkeurders die niet reageren of afwijkingen van de standaardroute. Door de werkelijke processtromen zichtbaar te maken en de tijd tussen activiteiten te meten, laat ProcessMind precies zien waar vertraging ontstaat. Het helpt ook de oorzaken te vinden, zoals problemen met de verdeling van bronnen, ontbrekende automatisering of hiaten in richtlijnen. Met dit inzicht kun je gericht ingrijpen, goedkeuringsworkflows verbeteren, prestatiedoelen vaststellen en resultaten volgen. Organisaties kunnen de totale doorlooptijd met 20-30% verkorten en contracten sneller ondertekenen.

Wisselende onderhandelingsstappen verlengen de doorlooptijd, vergroten juridische risico’s en leiden tot uiteenlopende contractvoorwaarden. Met een gestandaardiseerde onderhandelingsworkflow volgen alle contracten een vaste, geoptimaliseerde route. Dat beperkt afwijkingen en versnelt het proces. Ook worden de uitkomsten en voorwaarden voorspelbaarder, wat juridische en zakelijke zekerheid biedt. Een vaste aanpak vermindert fouten, helpt interne richtlijnen na te leven en verbetert de kwaliteit van ondertekende afspraken. Onderhandelaars krijgen duidelijke richtlijnen en kunnen efficiënter werken. Zo neemt de werkdruk bij juridische teams af en kunnen bronnen beter worden verdeeld, zonder onnodig heen-en-weer.

ProcessMind brengt de werkelijke routes van contracten tijdens onderhandelingen in DocuSign CLM in kaart. Zo zie je waar het proces afwijkt van de gewenste of beoogde route. Het laat zien waar onderhandelingen vaak een andere kant op gaan en brengt wisselende stappen, terugkerend herstelwerk en afwijkende werkwijzen aan het licht die de doorlooptijd verlengen. Door activiteitenreeksen en verschillen te analyseren, wijst ProcessMind aan waar procesaanpassingen of automatisering kunnen helpen. Zo kunnen organisaties een gestandaardiseerde workflow op basis van best practices vaststellen en toepassen. Dat maakt het proces consistenter en voorspelbaarder. Ook kan het helpen onderhandelingsrondes te verkorten door stappen te vinden die je kunt automatiseren of schrappen.

Als de contractstatus niet goed zichtbaar is, ontstaat onzekerheid. Dat bemoeilijkt prognoses en kan leiden tot gemiste deadlines of ontevreden belanghebbenden. Met realtime inzicht weet iedereen meteen waar een contract zich in de levenscyclus bevindt, van aanvraag tot ondertekening en daarna. Die transparantie verbetert de samenwerking, maakt proactief ingrijpen bij mogelijke vertragingen mogelijk en ondersteunt betrouwbare rapportages en beslissingen. Contracteigenaren en juridische teams kunnen hun werk beter beheren, met minder handmatige vragen en statusupdates. Ook verkleint het de kans dat contracten ongemerkt blijven steken in de workflow. Zo krijgen teams meer grip op contractbeheer en kunnen ze sneller reageren.

ProcessMind geeft je in DocuSign CLM een volledig overzicht op basis van data van de route van elk contract. Het houdt activiteiten en gebeurtenissen bij die horen bij elk Contract ID, zodat gebruikers de huidige status en de volledige voorgeschiedenis van een contract kunnen bekijken. Met proceskaarten en dashboards zien organisaties meteen welke contracten vastlopen, bijna een belangrijke deadline bereiken of afwijken van de standaardroute. Handmatig bijhouden is niet meer nodig. Je beschikt over een objectieve, actuele bron voor contractstatussen. ProcessMind laat zien welke bottlenecks het zicht op contracten beperken en helpt teams gerichte verbeteringen aan te brengen in de datavastlegging en het ontwerp van workflows.

Als interne richtlijnen of wettelijke eisen niet worden nageleefd, lopen organisaties juridische en financiële risico’s. Denk aan boetes, reputatieschade en verlies van opdrachten. Door de naleving te verbeteren, voldoen contracten gedurende hun hele levenscyclus aan vooraf vastgestelde juridische, operationele en financiële normen. Dat versterkt de juridische positie van de organisatie, beperkt auditrisico’s en vergroot het vertrouwen van contractpartijen en toezichthouders. Een goed compliancekader verkleint de kans op contractgeschillen en helpt contractuele verplichtingen consequent na te komen. Zo bescherm je de bezittingen en reputatie van de organisatie en bevorder je een cultuur van integriteit en verantwoordelijkheid. Proactief compliancemanagement verkleint ook de kans op kostbare juridische procedures en reputatieschade.

ProcessMind analyseert contractworkflows in DocuSign CLM en signaleert afwijkingen van vastgestelde complianceregels en richtlijnen. Het brengt gevallen aan het licht waarin activiteiten, goedkeuringen of datapunten ontbreken of in de verkeerde volgorde worden verwerkt. Zo worden mogelijke complianceproblemen zichtbaar. Door de werkelijke procesuitvoering te vergelijken met vooraf vastgestelde compliancemodellen, ontdekt ProcessMind patronen van niet-naleving en de oorzaken daarvan. Organisaties kunnen hiaten in compliance proactief aanpakken, corrigerende maatregelen nemen en naleving van richtlijnen voor alle contracttypen bevorderen. Het systeem helpt toezicht op compliance doorlopend in te richten, zodat richtlijnen niet alleen op papier staan, maar ook worden gevolgd.

Gemiste kansen om contracten te verlengen kunnen leiden tot omzetverlies, onderbroken dienstverlening en kostbare heronderhandelingen. Door contracten op tijd te verlengen, blijven waardevolle afspraken zonder onderbreking doorlopen. Zo behoud je terugkerende omzet en sterke zakelijke relaties. Deze proactieve aanpak voorkomt onderbrekingen in de dienstverlening, boetes voor te late verlengingen en extra administratief werk voor spoedverwerking. Tijdige verlengingen ondersteunen de continuïteit van de bedrijfsvoering en langetermijnplanning. Ook bieden ze de kans om contractvoorwaarden te beoordelen en bij te werken, zodat ze gunstig blijven voor de organisatie. Bestaande klanten behouden is vaak voordeliger dan nieuwe klanten werven.

ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van contracten in DocuSign CLM en houdt met name einddatums en bijbehorende activiteiten bij. Het signaleert contracten die hun verlengingsperiode naderen terwijl het verlengingsproces nog niet is gestart of achterloopt. Op basis van historische data kan ProcessMind voorspellen welke contracten risico lopen en patronen van vertraging in verlengingsworkflows zichtbaar maken. Zo kunnen organisaties herinneringen automatiseren en verlengingen proactief in gang zetten. Je ziet ook waarom verlengingen vertraging oplopen en kunt gericht ingrijpen om het slagingspercentage te verhogen. ProcessMind helpt verlengingspercentages te verbeteren door de taken voor een succesvolle contractverlenging in kaart te brengen en efficiënter te maken.

Inefficiënte juridische beoordelingen vormen een grote bottleneck. Ze vertragen de ondertekening van contracten en hebben gevolgen voor de bedrijfsvoering. Een hogere doorvoer betekent dat juridische teams contracten sneller kunnen beoordelen zonder in te leveren op kwaliteit of compliance. Deals worden sneller afgerond, de achterstand van te beoordelen contracten neemt af en juristen houden meer tijd over voor strategisch werk met meer waarde. Een efficiënter beoordelingsproces versterkt ook de rol van de juridische afdeling als partner van de organisatie, in plaats van als poortwachter. Door deze belangrijke fase te verbeteren, kunnen organisaties interne frictie verminderen. Verkoop- en inkoopteams kunnen afspraken sneller afronden en de organisatie wordt concurrerender. Een efficiëntere inzet van juridische bronnen kan bovendien de operationele kosten verlagen.

ProcessMind geeft gedetailleerd inzicht in de fase van juridische beoordeling in DocuSign CLM. Het brengt de stappen van juridische teams in kaart, laat specifieke beoordelingsactiviteiten zien en meet hoe lang elke stap duurt. ProcessMind signaleert bottlenecks, zoals veel overdrachten, te veel beoordelingsrondes of vertraging door ontbrekende informatie. Door verschillen tussen beoordelingsroutes te analyseren en best practices te vinden, helpt het de juridische beoordeling efficiënter te maken. Met dit inzicht kunnen organisaties workflows aanpassen, routinetaken automatiseren of bronnen beter verdelen. Als je de werkelijke processtroom begrijpt, kun je op basis van data beslissen hoe je de doorlooptijd van juridische beoordelingen verkort door inefficiënte stappen te vinden en te schrappen.

Hoge operationele kosten door handmatig herstelwerk bij contractbeheer wijzen op inefficiëntie en verspilling van bronnen. Minder herstelwerk betekent minder fouten, minder tijd kwijt aan correcties en lagere operationele kosten. Zo worden bronnen beter ingezet en kunnen teams zich richten op productief werk in plaats van fouten herstellen. Minder herstelwerk maakt de contractlevenscyclus voorspelbaarder en efficiënter, voor zowel interne teams als externe contractpartijen. Het verlaagt de arbeidskosten, beperkt vertragingen en verbetert de kwaliteit van contracten vanaf het begin. Ook bevordert minder herstelwerk een cultuur van kwaliteit en nauwkeurigheid binnen contractbeheer.

ProcessMind laat zien in welke fasen en activiteiten in DocuSign CLM herstelwerk vaak voorkomt, bijvoorbeeld bij meerdere rondes met wijzigingen, herhaalde goedkeuringen of correcties van gegevens. Het berekent de gevolgen voor kosten en tijd door procesverschillen en event logs te analyseren. Door de oorzaken van herstelwerk te vinden, zoals onduidelijke instructies, wisselende templates of gebrekkige communicatie, helpt ProcessMind gerichte procesverbeteringen door te voeren. Organisaties kunnen corrigerende maatregelen nemen, zoals beter templatebeheer of workflowautomatisering, om herstelwerk flink terug te dringen. ProcessMind helpt processen te verbeteren en operationele kosten te verlagen door inefficiënte, terugkerende taken zichtbaar te maken.

Als verplichtingen na ondertekening lastig bij te houden zijn, kunnen deadlines worden gemist, boetes wegens niet-naleving volgen en zakelijke relaties onder druk komen te staan. Met betere opvolging worden alle contractuele afspraken, zoals betalingstermijnen, service level agreements of rapportageverplichtingen, correct en op tijd nagekomen. Proactief beheer beperkt juridische en financiële risico’s, vergroot de verantwoordelijkheid en versterkt de reputatie van de organisatie als betrouwbare partner. Goede opvolging van verplichtingen helpt de waarde van contracten te vergroten en mogelijke aansprakelijkheid te beperken. Zo weet je zeker dat de organisatie haar afspraken nakomt, wat belangrijk is voor langdurige zakelijke relaties. Ook voorkom je verstoringen in de bedrijfsvoering door vergeten verplichtingen.

ProcessMind analyseert de fase na ondertekening van contracten in DocuSign CLM en volgt activiteiten rond het nakomen van verplichtingen. Het signaleert patronen waarbij verplichtingen vaak over het hoofd worden gezien of de opvolging zelf inefficiënt verloopt. Door contractattributen zoals ‘Verplichtingen opgevolgd’ en ‘Compliancebeoordeling uitgevoerd’ te vergelijken met de werkelijke event data, brengt ProcessMind hiaten in de opvolgingsworkflow aan het licht. Organisaties kunnen processen voor verplichtingenbeheer zo inrichten en toepassen dat taken op tijd worden toegewezen, uitgevoerd en gecontroleerd. ProcessMind geeft inzicht in hoe je activiteiten na ondertekening betrouwbaarder beheert en het risico op niet-naleving verkleint.

Onvoorspelbare contractdoorlooptijden maken het lastig om de verkoop te voorspellen, bronnen in te zetten en realistische verwachtingen te scheppen bij contractpartijen. Het doel is om de doorlooptijden consistenter en voorspelbaarder te maken, zodat je beter kunt plannen en middelen kunt verdelen. Stabiele doorlooptijden verbeteren de efficiëntie, maken de bedrijfsvoering betrouwbaarder en verhogen de tevredenheid van klanten en partners. Ook helpen ze bij budgettering en personeelsplanning: afdelingen kunnen beter inschatten wanneer contracten klaar zijn voor hun inbreng. Bovendien nemen de stress en onzekerheid rond het afronden van contracten af. Zo ontstaat een beter georganiseerde en beheersbare werkomgeving. Consistente doorlooptijden dragen uiteindelijk bij aan de veerkracht en wendbaarheid van de organisatie.

ProcessMind analyseert historische contractdata uit DocuSign CLM om te bepalen welke factoren de variatie in doorlooptijden beïnvloeden. Het maakt een digital twin van het contractbeheerproces, zodat je alle werkelijk gevolgde routes en de bijbehorende doorlooptijden ziet. Door vast te stellen welke procesvarianten tot langere of kortere doorlooptijden leiden, helpt ProcessMind organisaties goede werkwijzen te herkennen en processen waar mogelijk te standaardiseren. Het geeft een uitgangspunt voor verwachte doorlooptijden en laat realtime afwijkingen zien. Zo kun je op tijd ingrijpen, processen weer op koers brengen, variatie verminderen en betrouwbaarder voorspellen. ProcessMind helpt de contractduur te voorspellen en te beheersen door activiteiten op het kritieke pad en mogelijke bottlenecks aan te wijzen.

Als DocuSign CLM-functies niet goed worden gebruikt, halen organisaties niet alles uit hun investering in het platform. Daardoor blijven efficiëntiewinst en geavanceerde mogelijkheden onbenut. Door het gebruik van functies te verbeteren, haal je meer uit het contractbeheersysteem en de technologie. Dat leidt tot efficiëntere workflows, meer automatisering en betere datakwaliteit. Goed gebruik van de functies kan de productiviteit verhogen, handmatige omwegen beperken en de gebruikerservaring verbeteren. Het systeem wordt dan meer dan een archief: het ondersteunt het volledige contractbeheerproces, verhoogt het rendement op de investering en maakt verdere groei mogelijk. Medewerkers leren bovendien efficiënter met het systeem werken, wat opleidingskosten verlaagt en het werkplezier vergroot.

ProcessMind analyseert hoe gebruikers met DocuSign CLM werken door activiteiten en hun volgorde bij te houden. Het kan bijvoorbeeld laten zien waar medewerkers handmatige stappen uitvoeren terwijl automatisering beschikbaar is, of waar bepaalde functies weinig worden gebruikt. Door de werkelijke gebruikersroutes te vergelijken met ideale procesmodellen die geavanceerde platformfuncties inzetten, brengt ProcessMind opleidingsbehoeften en kansen voor meer automatisering in beeld. Zo zie je bijvoorbeeld of workflows voor elektronische ondertekening worden overgeslagen of standaardclausules niet consequent worden gebruikt. Met deze data kunnen organisaties gerichte trainingen en aanpassingen aan workflows doorvoeren, zodat ze de mogelijkheden van DocuSign CLM beter gebruiken. ProcessMind helpt functies te vinden die weinig worden gebruikt, zodat je de procesefficiëntie en het rendement op het systeem kunt verbeteren.

Inefficiënt versiebeheer van contractdocumenten leidt tot verwarring en fouten. Ook bestaat het risico dat medewerkers met verouderde of onjuiste concepten werken. Met goed versiebeheer is de nieuwste goedgekeurde versie van elk contractdocument eenvoudig te vinden en beschikbaar voor alle betrokkenen. Dat beperkt juridische risico’s, voorkomt herstelwerk door het gebruik van verkeerde versies en verbetert de samenwerking. Betrouwbaar versiebeheer is essentieel voor de integriteit van data en een volledig en duidelijk auditspoor. Het maakt beoordelen en goedkeuren eenvoudiger, omdat iedereen met de meest recente versie werkt. Ook wordt compliance eenvoudiger en kost het minder tijd om de juiste documenten te vinden.

ProcessMind analyseert hoe contractdocumenten door DocuSign CLM gaan en houdt bij hoe versies worden gemaakt, beoordeeld en goedgekeurd. Het brengt inefficiënties in het versiebeheer aan het licht, zoals meerdere onbeheerde concepten, frequente wijzigingen buiten het systeem om of problemen bij het terugzetten naar een eerdere versie. Door de levenscyclus van elke documentversie in kaart te brengen, laat ProcessMind zien waar versiebeheerfouten ontstaan en wat de gevolgen zijn voor het contractproces. Op basis daarvan kunnen organisaties strengere afspraken voor versiebeheer invoeren, medewerkers informeren over goede werkwijzen en DocuSign CLM beter inrichten voor documentbeheer. Zo worden alle wijzigingen bijgehouden en wordt bij belangrijke activiteiten steeds de juiste versie gebruikt.

Het verbetertraject voor contractbeheer in 6 stappen

De template downloaden

Je data exporteren

Je dataset uploaden

Je proces analyseren

Verbeteringen doorvoeren

Je proces monitoren

De template downloaden

Wat je moet doen

Download de vooraf opgestelde Excel-template voor contractbeheerprocessen. Deze is afgestemd op gangbare datastructuren in DocuSign CLM.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met een gestandaardiseerde template leg je alle benodigde datapunten op dezelfde manier vast. Zo ontstaat een goede basis voor een nauwkeurige procesanalyse en heldere inzichten.

Verwacht resultaat

Een Excel-template die klaarstaat om te vullen met contractdata uit DocuSign CLM.

DIT KRIJG JE

Ontdek wat er in je contractworkflows verborgen blijft

ProcessMind geeft je een helder, datagedreven beeld van contractbeheerprocessen in DocuSign CLM. Bekijk hoe processen verlopen en spoor inefficiënties op om verbeteringen door te voeren.

Bekijk hoe contracten echt door de levenscyclus lopen
Spoor bottlenecks op bij contractgoedkeuringen
Verkort de doorlooptijd van contracten aanzienlijk
Verbeter compliance en naleving van wettelijke eisen

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met beter contractbeheer

Deze resultaten laten zien welke concrete verbeteringen organisaties doorgaans bereiken met process mining voor contractbeheer. Door gedetailleerde bedrijfsdata uit DocuSign CLM te analyseren, krijgen organisaties inzichten waarmee ze workflows kunnen verbeteren en efficiënter kunnen werken.

0 %

Kortere doorlooptijden

Gemiddelde verkorting van de totale doorlooptijd

Verbeter de volledige contractlevenscyclus, van aanvraag tot afronding. Zo kost het minder tijd om overeenkomsten af te ronden en kunnen deals sneller worden gesloten.

0 %

Lagere kosten voor herstelwerk

Daling van de bedrijfskosten

Beperk onnodige revisies en herhaalde taken bij het opstellen en onderhandelen over contracten. Dat bespaart kosten en maakt het team efficiënter.

0 %

Betere compliance

Minder beleidsovertredingen

Zorg dat contracten voldoen aan intern beleid en wettelijke eisen. Breng compliancerisico’s op tijd in beeld en beperk ze voordat ze groter worden.

0 %

Snellere juridische beoordeling

Kortere beoordelingsfase

Breng bottlenecks in de juridische beoordeling in beeld, verkort de doorlooptijd en zorg dat belangrijke contracten sneller door de juridische afdeling gaan.

0 %

Meer contractverlengingen

Meer tijdige verlengingen

Houd de einddatums van contracten en verlengingsworkflows proactief bij. Zo worden contracten vaker op tijd verlengd en blijft de omzet behouden.

0 %

Voorspelbaardere doorlooptijden

Minder variatie in het proces

Maak contractdoorlooptijden stabieler door inconsistente procesroutes te herkennen en weg te nemen. Zo kun je betrouwbaarder voorspellen en middelen beter plannen.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven de verbeteringen weer die bij implementaties doorgaans zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg zo nodig meer toe.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode voor elk contract dat in het systeem wordt beheerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire sleutel die alle bijbehorende procesgebeurtenissen met elkaar verbindt. Zo kun je de volledige levenscyclus van één contract volgen en analyseren.

De naam van de specifieke taak of gebeurtenis in de contractlevenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de stappen in het proces. Zo kun je de contractworkflow, bottlenecks en afwijkingen visualiseren en analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis begon.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en tijdgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en duur.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de duur van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig te berekenen en actieve verwerkingstijd te onderscheiden van wachttijd.

De huidige status van het contract in de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een momentopname van de voortgang van het contract. Dat is belangrijk om de status te volgen, de werklast te beheren en bottlenecks op te sporen.

De gebruiker of medewerker die verantwoordelijk is voor het beheer van het contract gedurende de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk prestaties per medewerker of team te analyseren en best practices en verbeterpunten te vinden bij activiteiten die door gebruikers worden uitgevoerd.

De indeling van het contract, bijvoorbeeld NDA, MSA of SOW.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de procesprestaties van verschillende contractcategorieën te vergelijken, die vaak elk hun eigen workflow en complexiteit hebben.

De totale geldwaarde van het contract.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prioritering en risicobeoordeling mogelijk. Contracten met een hogere waarde vragen vaak om een strengere beoordeling en hebben meer impact op de organisatie.

De externe partij bij het contract, zoals een klant of leverancier.

Waarom dit belangrijk is

Helpt analyseren hoe contacten met verschillende externe partijen de onderhandelingsduur, het aantal revisies en de totale doorlooptijd beïnvloeden.

De datum waarop het contract verloopt.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor proactief contractbeheer: je kunt contracten op tijd verlengen en voorkomen dat ze onbedoeld verlopen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het formele begin van de contractlevenscyclus. Meestal wordt ze vastgelegd wanneer een gebruiker een contractaanvraag indient of een nieuw contractrecord aanmaakt in DocuSign CLM. Daarmee wordt de bijbehorende workflow gestart.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het proces. Analyse van deze activiteit is nodig om de totale doorvoer van contracten en de totale doorlooptijd te meten.

Dit markeert het moment waarop het contract formeel naar de juridische afdeling wordt gestuurd voor beoordeling en feedback. De activiteit wordt vastgelegd wanneer het contract de fase ‘Juridische beoordeling’ in de workflow bereikt.

Waarom dit belangrijk is

De juridische beoordeling is vaak een bottleneck bij contractbeheer. De doorlooptijd meten is belangrijk voor het dashboard ‘Prestaties juridische beoordeling’ en om kansen voor versnelling te vinden.

Deze mijlpaal geeft aan dat alle vereiste interne goedkeurders het contract hebben goedgekeurd. De activiteit wordt vastgelegd wanneer de laatste goedkeurder de taak in de workflow afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: het contract is klaar voor externe onderhandelingen of afronding. Vertragingen tot dit moment wijzen op problemen met de interne afstemming.

Deze activiteit markeert de start van het proces voor elektronische ondertekening van het definitieve, goedgekeurde contract. Dit is een kernfunctie van DocuSign. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een gebruiker het document via een DocuSign eSignature-envelop verzendt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal vóór de afronding. Door de tijd vanaf dit moment tot de afronding te analyseren, krijg je inzicht in hoe efficiënt handtekeningen worden verzameld. Ook ondersteunt dit de KPI ‘Gebruik van elektronische ondertekening’.

Dit is de succesvolle afronding van het contract, wanneer de laatste vereiste ondertekenaar het document ondertekent. Het DocuSign eSignature-platform legt dit expliciet vast.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eindpunt voor een geslaagd contractaanmaakproces. De gebeurtenis is nodig om de ‘Gemiddelde contractdoorlooptijd’ te berekenen en de totale doorvoer van het proces te meten.

Deze activiteit markeert het officiële einde van de contractlevenscyclus, door afloop, annulering of onderlinge overeenstemming. Vaak wordt dit vastgelegd via een handmatige statuswijziging in het systeem.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een alternatief eindpunt van het proces. Beëindigingen en afloop bijhouden is belangrijk om de volledige contractlevenscyclus te begrijpen en verlengingen te analyseren.

Veelgestelde vragen

Wat laat process mining zien over ons contractbeheerproces in DocuSign CLM?

Process mining brengt het werkelijke verloop van de contractlevenscyclus in beeld, van aanmaken tot archiveren. Het laat bottlenecks, herstelwerk en afwijkingen van het beoogde proces zien. Zo wordt duidelijk waar goedkeuringen blijven liggen of onderhandelingen niet volgens een vaste lijn verlopen. Dit geeft inzicht in hoe workflows in DocuSign CLM in de praktijk presteren.

Welke data uit DocuSign CLM heb ik nodig om met process mining te beginnen?

Je hebt vooral event logs uit DocuSign CLM nodig, met een uniek contract-ID, een omschrijving van de activiteit en een timestamp voor elke gebeurtenis. Extra attributen, zoals gebruiker, contractwaarde of afdeling, kunnen de analyse aanvullen. Met deze data kan de processminingtool het volledige verloop van elk contract reconstrueren.

Hoe snel zien we resultaat nadat we met process mining voor contractbeheer zijn begonnen?

De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken beschikbaar. Hoe snel dat gaat, hangt af van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Eerst wordt de data opgehaald en opgeschoond, daarna volgen het genereren van het model en de analyse. Doorlopende monitoring levert nieuwe inzichten op en laat zien wat het effect is van doorgevoerde verbeteringen.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van process mining voor contractbeheer?

Process mining helpt de doorlooptijd van contractgoedkeuringen te verkorten, onderhandelingsstappen te standaardiseren en compliance te verbeteren. Je krijgt beter zicht op de status van contracten, mist minder verlengingskansen en verlaagt de bedrijfskosten door minder herstelwerk. Zo wordt de contractlevenscyclus efficiënter en voorspelbaarder.

Hebben we specialistische technische kennis of tools nodig om process mining toe te passen op data uit DocuSign CLM?

Kennis van data-engineering is handig om data in eerste instantie op te halen en om te zetten, maar moderne processminingtools zijn gemaakt voor bedrijfsanalisten. Met gebruiksvriendelijke interfaces kun je processen visualiseren en analyseren zonder geavanceerde programmeerkennis. Veel tools bieden ook connectors voor gangbare systemen.

Kan process mining helpen om non-compliance in onze contractworkflows te vinden?

Ja. Process mining is geschikt voor compliancecontroles. Het vergelijkt de werkelijke uitvoering met vooraf vastgestelde regels en gewenste routes, en brengt afwijkingen en ongeoorloofde stappen aan het licht. Zo zie je precies waar en wanneer compliance-overtredingen plaatsvinden. Dat helpt om intern beleid en wettelijke eisen te handhaven.

Hoe helpt process mining specifiek om trage goedkeuringsrondes voor contracten aan te pakken?

Process mining analyseert event logs en wijst precies aan in welke stappen contracten steeds vastlopen of lang vertraging oplopen. Ook kan het laten zien welke gebruikers, afdelingen of omstandigheden bijdragen aan bottlenecks. Met die informatie kun je gerichte veranderingen doorvoeren, zoals herinneringen automatiseren of werk anders verdelen, om goedkeuringen te versnellen.

Wat betekent een ‘case-identificatie’ bij process mining voor contracten?

Bij contractbeheer is het Contract-ID de case-identificatie. Dit unieke kenmerk groepeert alle gebeurtenissen die bij één contract horen. Zo kan processminingsoftware het volledige verloop van een contract volgen, van begin tot eind, en de hele levenscyclus in beeld brengen.

Voorkom vertragingen en verbeter contractbeheer

Spoor inefficiënties op, verkort doorlooptijden met 30% en verbeter compliance.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig • Je kunt binnen enkele minuten aan de slag