> Continue procesverbetering > Order to Cash Facturatie en factuurverwerking

Verbeter je Order to Cash - Billing & Invoicing

Je 6-stappengids voor procesoptimalisatie
Datatemplate downloaden
Verbeter je Order to Cash - Billing & Invoicing
Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking
Elk systeem
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (8) Doelen (8) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (6)

Optimaliseer het facturatie- en factuurverwerkingsproces van Order to Cash

Ons platform helpt je verborgen inefficiënties en bottlenecks in je Order to Cash - Billing & Invoicing-proces zichtbaar te maken. Je ziet waar handmatig werk, herwerk en vertragingen de cashflow en klanttevredenheid beïnvloeden. Krijg inzicht in procesvarianten en bewaak de compliance, ongeacht het onderliggende systeem.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Het Order-to-Cash-proces, ook wel OtC genoemd, vormt de basis van elke onderneming en eindigt met de belangrijke fase van facturatie en facturen. Op het eerste gezicht lijkt dit proces eenvoudig. In werkelijkheid bevat de route van het uitvoeren van de eerste verkooporder tot het nauwkeurig afstemmen van de laatste betalingen vaak verborgen inefficiënties en compliancerisico's. Die kunnen de financiële gezondheid van een organisatie sterk beïnvloeden. ProcessMind geeft je een helder analytisch beeld van je volledige Order to Cash-proces voor facturatie en facturen. Door elk event en elke activiteit zorgvuldig te analyseren, laten we zien hoe facturen, betalingen en correcties werkelijk door het proces lopen. Zo zie je welke knelpunten betalingen vertragen, waar het proces afwijkt van de standaardwerkwijze, welke stappen handmatig opnieuw worden uitgevoerd en waar automatisering mogelijk is. Je krijgt een datagedreven beeld van de werkelijke procesuitvoering, in plaats van alleen van de beoogde werkwijze. Daarmee krijg je inzicht in doorlooptijden, de inzet van medewerkers en het naleven van financiële regels.

Organisaties lopen in vrijwel elke sector tegen problemen aan in hun workflows voor facturatie en facturen, ongeacht de gebruikte systemen. Veelvoorkomende knelpunten zijn een hoge Days Sales Outstanding (DSO) door vertraagde facturatie of goedkeuring, betalingsverschillen die handmatig moeten worden onderzocht, veel verzoeken om creditnota's en nieuwe facturen en weinig zicht op de oorzaken. Deze problemen leggen niet alleen druk op financiële middelen. Ze verslechteren ook de klanttevredenheid en kunnen compliancerisico's veroorzaken. ProcessMind helpt je deze problemen gericht aan te pakken met een volledig beeld van je procesprestaties. Het platform zet ruwe eventdata uit je verschillende bronsystemen om in interactieve procesmodellen. Zo kun je elke variant bekijken, facturen identificeren die niet aan de werkwijze voldoen en de financiële impact van procesafwijkingen berekenen. De voordelen zijn snel zichtbaar: je versnelt je cashflow, verlaagt je DSO door facturatiecycli te verbeteren, versterkt compliance met helder zicht op het proces, beperkt kosten door handmatige fouten en herstelwerk en verbetert uiteindelijk de klantervaring met tijdige en correcte facturen.

ProcessMind werkt onafhankelijk van je systeem. Je kunt het koppelen aan elk bronsysteem, zoals je primaire ERP, boekhoudsoftware of gespecialiseerde facturatieapplicaties, door historische event logs in te lezen. De algoritmen reconstrueren vervolgens de volledige route van elke factuur, met het factuurnummer als centrale case-identificatie. Zo zie je waarom bepaalde facturen vertraging oplopen, welke stappen het meeste herstelwerk veroorzaken en waar automatisering het hoogste rendement kan opleveren. Je kunt mogelijke betalingsvertragingen voorspellen, KPI's zoals het percentage betalingen in één keer volgen en je Order to Cash-proces voor facturatie en facturen continu verbeteren. Aan de slag gaan met ProcessMind is eenvoudig. Gebruik onze intuïtieve datatemplate om de benodigde eventlogdata uit je systeem te halen. De template helpt je alle informatie aan te leveren die het platform nodig heeft voor een nauwkeurig en bruikbaar beeld van je prestaties in Order to Cash - Facturatie en facturen. Zo werk je toe naar een snellere cashflow en een efficiëntere bedrijfsvoering.

Order to Cash Facturatie Factuurverwerking Debiteurenbeheer Cashflow Process mining O2C Omzetbeheer Facturatiecyclus

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Een hoge Days Sales Outstanding, of DSO, betekent dat geld te lang vastzit in openstaande vorderingen. Daardoor kun je minder investeren en operationele kosten dekken. Deze maatstaf wijst vaak op onderliggende inefficiënties in de volledige facturatiecyclus, van vertraagde factuurgeneratie en -verzending tot trage betalingsverwerking of veelvuldige klantgeschillen.

ProcessMind analyseert de volledige route van elke factuur en brengt de oorzaken van een hoge DSO in kaart. Door de tijd tussen het aanmaken, verzenden, vervallen en betalen van facturen zichtbaar te maken, ontdek je patronen in te late betalingen en interne verwerkingsvertragingen. Zo kun je gericht ingrijpen en je cashconversioncyclus versnellen.

Facturen worden niet snel genoeg gegenereerd nadat goederen zijn geleverd of diensten zijn uitgevoerd. Daardoor ontstaat al aan het begin van de cashcollectioncyclus een belangrijke vertraging. Dit verlengt de Days Sales Outstanding rechtstreeks, bemoeilijkt cashflowprognoses en kan leiden tot ontevreden klanten door late of inconsistente facturatie.

ProcessMind analyseert event data uit je bronsystemen en meet precies hoeveel tijd er zit tussen levering en het aanmaken van de factuur. Het brengt de oorzaken van deze vertragingen aan het licht, zoals systeemproblemen, handmatige bottlenecks of beperkte capaciteit. Zo kun je de eerste stappen van je facturatieproces efficiënter maken.

Complexe of handmatige workflows voor factuurgoedkeuring zorgen vaak voor aanzienlijke vertraging. Facturen blijven liggen voordat ze naar de klant kunnen worden verzonden. Deze interne bottlenecks vertragen de verzending van facturen, waardoor ook de cashcollectie later op gang komt en de volledige order-to-cashcyclus langer duurt.

ProcessMind brengt de werkelijke route van elke factuur door je goedkeuringsproces in kaart. Je ziet welke stappen, gebruikers of afdelingen steeds vertraging veroorzaken. Ook worden de wachttijden per fase berekend. Met die data kun je workflows opnieuw ontwerpen en efficiënter maken, zodat facturen sneller worden verzonden.

Onjuiste facturen door verkeerde prijzen, aantallen of klantstamdata leiden tot klantgeschillen, vertraagde betalingen en veel administratief herstelwerk. Elke correctie kost waardevolle capaciteit, verhoogt de operationele kosten en kan de klantrelatie onder druk zetten.

ProcessMind identificeert facturen die na het genereren of goedkeuren opnieuw worden verwerkt of handmatig gecorrigeerd. Door procesdata te analyseren, maakt het de frequentie en oorzaken van deze fouten zichtbaar. Zo kun je preventieve maatregelen nemen, de facturatie in één keer goed uitvoeren en de doorlooptijd van geschiloplossing verkorten.

Het toewijzen van klantbetalingen aan de juiste openstaande facturen en het afstemmen ervan in het grootboek vormt vaak een belangrijke bottleneck. Vertragingen en fouten in deze laatste fase veroorzaken achterstanden in de afstemming, vertroebelen het werkelijke saldo van openstaande vorderingen en kunnen leiden tot onjuiste financiële rapportages.

ProcessMind brengt de volledige route van ontvangst van de klantbetaling tot betalingsverwerking en afstemming in kaart. Je ziet waar handmatig werk, systeemvertragingen of hiaten in het proces de efficiëntie beperken. Zo ontdek je mogelijkheden om deze belangrijke activiteiten na betaling te automatiseren en efficiënter te maken, zodat de financiële afsluiting sneller verloopt.

Verschillen in de manier waarop facturen worden beheerd tussen regio's, teams of individuele gebruikers leiden tot onvoorspelbaarheid en inefficiëntie. Deze niet-standaard workarounds maken prestatiemeting lastiger, brengen compliance-risico's met zich mee en bemoeilijken het opschalen van best practices binnen de organisatie.

ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch alle procespaden die een factuur kan volgen en vergelijkt die met de beoogde standaard. Je ziet veelvoorkomende afwijkingen en de frequentie en impact ervan. Zo kun je best practices afdwingen, risico's beperken en je facturatieprocessen standaardiseren voor consistente prestaties.

Een ineffectief of slecht getimed proces voor betalingsherinneringen en incasso leidt tot meer vervallen facturen en langere betaalcycli. Herinneringen die te laat, te vaak of helemaal niet worden verstuurd, versnellen de betaling niet en kunnen het risico op oninbare vorderingen vergroten.

ProcessMind onderzoekt de timing, volgorde en effectiviteit van herinneringsactiviteiten in relatie tot vervaldatums en daadwerkelijke betalingsgebeurtenissen. Je ziet welke strategieën werken en welke niet. Zo kun je je incassoproces optimaliseren, de incassoratio verbeteren en tegelijk de klantrelatie goed houden.

Zonder duidelijk en actueel overzicht van het volledige facturatieproces is het lastig om de oorzaken van vertragingen of inefficiënties te vinden. Door dit gebrek aan transparantie wordt proactief probleemoplossen moeilijker, zijn cashflowprognoses minder betrouwbaar en kost het meer moeite om vragen van klanten over de factuurstatus te beantwoorden.

ProcessMind geeft je een röntgenbeeld van alle verwerkingspaden van facturen. Stakeholders kunnen de volledige route van generatie tot afsluiting bekijken. Je ziet de werkelijke procesflows, doorlooptijden en overdrachten, ontdekt afwijkingen van het ideale pad en beschikt over één betrouwbare bron voor procesprestaties.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een hoge Days Sales Outstanding (DSO) betekent dat het langer duurt om openstaande vorderingen te innen. Dat heeft een negatief effect op cashflow en werkkapitaal. Dit doel richt zich op het verlagen van het gemiddelde aantal dagen tussen het versturen van een factuur en de betaling door de klant. Zo verbeter je de financiële liquiditeit en stabiliteit.

ProcessMind geeft een volledig overzicht van de route van factuur tot betaling, van het aanmaken van de factuur tot de uiteindelijke betalingsafstemming. Door werkelijk betaalgedrag te analyseren, veelvoorkomende vertragingen te vinden en het effect van verschillende betalingstermijnen te begrijpen, kun je gericht maatregelen nemen om de DSO aanzienlijk te verlagen.

De tijd tussen het uitvoeren van een verkooporder en het genereren van de factuur heeft rechtstreeks effect op cashflow en klanttevredenheid. Minder vertraging zorgt ervoor dat klanten facturen sneller ontvangen, beperkt geschillen en versnelt betaalcycli. Dit doel richt zich op het verkorten van de tijd die nodig is om een factuur aan te maken nadat aan alle leveringsvoorwaarden is voldaan.

ProcessMind visualiseert het volledige facturatieproces en maakt precies zichtbaar hoeveel tijd er zit tussen orderuitvoering en factuurgeneratie. Door bottlenecks en verschillen in deze belangrijke overdracht te vinden, kun je de oorzaken van vertragingen achterhalen en gerichte verbeteringen doorvoeren voor snellere factuuraanmaak.

Inconsistente en trage factuurgoedkeuringen kunnen de volledige facturatiecyclus aanzienlijk vertragen en de Days Sales Outstanding (DSO) verhogen. Met een efficiënt goedkeuringsproces gaan facturen zonder onnodige wachttijd door de vereiste controles en worden ze sneller naar klanten verzonden.

ProcessMind brengt alle goedkeuringspaden van facturen in je bronsysteem in kaart. Je ziet de werkelijke doorlooptijden en ontdekt welke goedkeuringsstappen of personen vertraging veroorzaken. Door doorlooptijden en herstelrondes bij goedkeuringsactiviteiten te analyseren, kun je workflows opnieuw ontwerpen, automatisering inzetten en de goedkeuringstijd verkorten.

Veelvuldige factuurfouten leiden tot betalingsgeschillen, ontevreden klanten en veel administratief herstelwerk. Dit doel richt zich op het vinden en wegnemen van de oorzaken van deze fouten. Het resultaat zijn nauwkeurigere facturen, snellere betalingsverwerking en lagere operationele kosten.

ProcessMind visualiseert alle procesvarianten en maakt lussen en activiteiten zichtbaar die wijzen op handmatig herstelwerk, zoals herhaalde factuuraanpassingen. Door event logs te analyseren, zie je waar en waarom herstelwerk ontstaat, ontdek je onderliggende problemen met datakwaliteit en kun je repetitieve taken automatiseren.

Een nauwkeurige en tijdige betalingsverwerking is belangrijk voor correcte financiële rapportages en het afstemmen van klantrekeningen. Een trage of foutgevoelige afstemming vertroebelt je werkelijke kaspositie, vertraagt kredietvrijgaven en leidt tot onnodige opvolging bij klanten. Dat heeft effect op de efficiëntie van je bedrijfsvoering.

ProcessMind volgt de route vanaf het moment waarop een klantbetaling binnenkomt tot het moment waarop die betaling wordt toegewezen en afgestemd. Je ziet patronen in afwijkingen, veelvoorkomende afstemmingsproblemen en het effect van handmatige ingrepen. Zo kun je processen standaardiseren en matchingsregels automatiseren voor een hogere nauwkeurigheid.

Ongeplande of niet-standaard procesvarianten binnen de facturatiecyclus veroorzaken inefficiëntie en compliance-risico's en maken het moeilijker om de bedrijfsvoering op te schalen. Dit doel richt zich op het vinden van deze afwijkingen en het terugbrengen van het proces naar het meest efficiënte en compliant pad, zodat de werkwijze binnen de organisatie consistent blijft.

ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procespaden die facturen volgen en vergelijkt die met de ideale standaardflow. Door zichtbaar te maken waar en waarom afwijkingen ontstaan, zoals handmatige aanpassingen of onverwachte lussen, kun je best practices afdwingen, workflows efficiënter maken en zorgen dat facturen de meest efficiënte route volgen.

Een ineffectief incasso- en herinneringsproces kan leiden tot langdurige betalingsvertragingen en hogere incassokosten. Dit doel richt zich op het verbeteren van de timing, frequentie en inhoud van betalingsherinneringen. Zo vergroot je de kans op tijdige betaling zonder klanten van je te vervreemden.

ProcessMind brengt de volgorde van gebeurtenissen rond vervaldatums en herinneringsactiviteiten in kaart. Door het effect van verschillende herinneringsstrategieën op de betaalsnelheid te analyseren, ontdek je optimale incassoreeksen. Je kunt tijdige herinneringen automatiseren op basis van werkelijk betaalgedrag, zodat betalingen sneller binnenkomen.

Een gebrek aan overzicht van de volledige facturatielevenscyclus leidt tot reactief probleemoplossen, gemiste mogelijkheden om in te grijpen en minder betrouwbare cashflowprognoses. Dit doel geeft je een duidelijk en actueel beeld van de status van elke factuur, van aanmaak tot uiteindelijke betaling.

ProcessMind maakt op basis van data uit je systeem een digital twin van je facturatieproces. Je krijgt meteen een volledig overzicht van de route van elke factuur. Facturen die in een bepaalde fase blijven hangen, vallen op. Zo kunnen teams problemen proactief aanpakken, prestaties volgen aan de hand van KPI's en zorgen dat facturen op tijd richting betaling gaan.

De 6-stappengids voor het optimaliseren van facturatie- en factureringsprocessen

1

Data verbinden en ontdekken
2

Breng je procesflow in kaart
3

Bottlenecks identificeren
4

Oorzaken analyseren
5

Verbeteringen ontwerpen
6

Monitoren en bijsturen
1

Data verbinden en ontdekken

Wat je moet doen

Integreer data over facturatie en facturen uit je ERP-systeem of andere bronnen. Neem alle relevante activiteiten op, zoals Factuur gegenereerd, Vervaldatum betaling bereikt en Betaling klant ontvangen.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Een volledige dataverbinding vormt de basis voor een nauwkeurige procesvisualisatie. Zo mis je geen enkele belangrijke stap in de Order to Cash-cyclus.

Verwacht resultaat

Alle relevante data over facturatie en facturen is succesvol geëxtraheerd en geladen voor analyse. Zo ontstaat een compleet overzicht.

DIT KRIJG JE

Krijg zicht op wat er echt gebeurt in je facturatie- en factuurproces

ProcessMind laat zien hoe je facturatie en facturering in de praktijk verlopen. Je ziet prestatieproblemen, compliancekwesties en mogelijkheden voor automatisering. Zo krijg je een helder overzicht van elke stap, van orderafhandeling tot betaling.
  • Visualiseer je werkelijke processtroom
  • Identificeer bottlenecks en vertragingen
  • Verkort de betalingsdoorlooptijden
  • Verbeter de compliance en verminder fouten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Uitblinken in facturatie en facturering

Deze resultaten laten de meetbare verbeteringen zien die organisaties meestal bereiken door hun Order to Cash-proces voor facturatie en facturering met process mining te optimaliseren. Door bottlenecks en mogelijkheden voor automatisering te vinden, verbeteren organisaties hun efficiëntie en financiële prestaties aanzienlijk.

0 days
Lagere Days Sales Outstanding

Gemiddelde verkorting van de betaalinningstijd

Verlaag het gemiddelde aantal dagen dat nodig is om betalingen van klanten te innen. Zo verbeter je cashflow en werkkapitaalbeheer aanzienlijk.
0 % faster
Snellere factuurverwerking

Verkorting van de end-to-end-doorlooptijd van facturen

Versnel het volledige facturatieproces, van generatie tot goedkeuring. Zo bereiken facturen klanten sneller en kunnen betalingen eerder worden gestart.
0 %
Minder facturatiefouten

Minder herstelwerk en correcties op facturen

Verlaag het percentage facturen dat door fouten moet worden aangepast of opnieuw ingediend. Zo verhoog je het first-pass yield en verlaag je de operationele kosten.
0 % faster
Snellere betalingsverwerking

Betalingsafstemming versnellen

Verkort de tijd tussen ontvangst van een klantbetaling en de toewijzing en afstemming ervan. Zo verbeter je de nauwkeurigheid van financiële rapportages en het inzicht in je liquiditeit.
0 %
Betere procescompliance

Processen vaker volgens de vastgestelde werkwijze uitvoeren

Verhoog het percentage facturatieactiviteiten dat de vastgestelde procesflows en interne beleidsregels strikt volgt. Zo beperk je afwijkingen en verbeter je de voorbereiding op audits en compliance.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit, datakwaliteit en de specifieke verbeteringen die worden doorgevoerd. Deze cijfers zijn gebaseerd op typische verbeteringen bij verschillende Order to Cash-implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid dit uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie voor elke klantfactuur. Dit attribuut is de primaire case-identificatie voor het facturatieproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de unieke sleutel om de volledige levenscyclus van een factuur te volgen en vormt daarmee de basis voor elke analyse van het facturatieproces.

De naam van de bedrijfsactiviteit of gebeurtenis die op een specifiek moment in de levenscyclus van de factuur plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit definieert de stappen in het proces en maakt het mogelijk om het traject van een factuur, van aanmaak tot afsluiting, te visualiseren en analyseren.

De precieze timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is essentieel voor het berekenen van alle tijdgebonden metrics, zoals doorlooptijden en duur, die nodig zijn om bottlenecks te identificeren.

De totale geldwaarde van de factuur, inclusief alle regels, belastingen en kosten.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de financiële impact analyseren, problemen op basis van hun geldwaarde prioriteren en begrijpen hoe verschillende factuurwaarden het proces beïnvloeden.

De valutacode voor de geldbedragen op de factuur, zoals USD of EUR.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft context bij alle financiële waarden en zorgt voor een correcte geldanalyse en rapportage, vooral in internationale bedrijfsvoering.

De naam van de klant of entiteit aan wie de factuur is uitgegeven.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je klantgerichte analyses uitvoeren en patronen, vertragingen of problemen bij specifieke klanten of klantgroepen identificeren.

De gebruiker, medewerker of systeem-ID die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke activiteit.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft inzicht in prestaties en werkbelasting, zodat je teamefficiëntie kunt analyseren en opleidingskansen kunt identificeren.

De datum waarop de klant de factuur uiterlijk moet betalen.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum vormt de basis voor het meten van betaalprestaties, het berekenen van DSO en het identificeren van achterstallige facturen, die direct invloed hebben op de kasstroom.

De huidige status van de factuur in de levenscyclus, zoals Open, Betaald of Betwist.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft snel inzicht in de positie van een factuur in het proces en is handig voor operationele dashboards en statusbewaking op hoofdlijnen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van de factuurregistratie in het systeem. Dit is het officiële begin van het facturatieproces. De activiteit wordt vaak automatisch gestart vanuit een uitgevoerde verkooporder of handmatig ingevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Als startpunt is deze gebeurtenis belangrijk voor het berekenen van de end-to-end-doorlooptijd van facturen en het vinden van vertragingen aan het begin van het proces.

De goedgekeurde factuur is officieel bij de klant afgeleverd via de afgesproken methode, zoals e-mail, post of een onlineportaal. Vanaf dit moment gaat de betalingstermijn van de klant lopen.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert het officiële begin van de incassocyclus en is belangrijk voor het berekenen van de Days Sales Outstanding (DSO) en het percentage tijdige betalingen.

Dit is een berekende gebeurtenis die plaatsvindt wanneer de vervaldatum van de factuur is verstreken. Het is geen transactionele activiteit, maar een tijdsmoment op basis van de factuurdatum en betalingstermijnen.

Waarom dit belangrijk is

Dit ijkpunt is belangrijk om facturen als vervallen te categoriseren en prestaties rond tijdige betalingen te analyseren. Het vormt een startpunt voor incassoactiviteiten.

Een klantbetaling is ontvangen en geregistreerd in het financiële systeem. Op dit moment is het geld geregistreerd, maar mogelijk nog niet specifiek aan de factuur toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke gebeurtenis voor de cashflow. De tijd tussen ontvangst en toewijzing van de betaling is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de betalingsverwerking.

De ontvangen klantbetaling is succesvol gematcht met en toegewezen aan de specifieke factuur. Door deze afstemmingsstap wordt het openstaande saldo van de factuur verlaagd of volledig weggewerkt.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is essentieel om de doorlooptijden van het verwerken van betalingen te begrijpen. Vertragingen hier kunnen een verkeerd beeld geven van de ouderdom van openstaande vorderingen en het kredietbeheer beïnvloeden.

De factuur is officieel gesloten, wat betekent dat de levenscyclus is afgerond. Deze status wordt bereikt wanneer het openstaande saldo door betalingen, creditnota's of andere correcties nul wordt.

Waarom dit belangrijk is

Als belangrijkste succesvolle eindpunt van het proces is deze activiteit essentieel voor het berekenen van de totale doorlooptijd en het meten van het percentage afgeronde processen.

Voor aangepaste data-aanbevelingen, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining geeft een röntgenbeeld van je werkelijke workflows voor facturatie en facturen. Je ziet hoe processen echt verlopen, niet alleen hoe ze zouden moeten verlopen. De methode identificeert bottlenecks, verborgen inefficiënties en veelvoorkomende afwijkingen, zoals trage factuurgeneratie of vertragingen bij goedkeuringen. Zo zie je de oorzaken van problemen die de cashflow en klanttevredenheid beïnvloeden.

Voor de analyse van het facturatieproces heb je event logs uit het bronsysteem nodig. Deze logs moeten het factuurnummer als case-identificatie, activiteitennamen en nauwkeurige timestamps voor elke stap bevatten. Extra attributen, zoals gebruikers-ID’s, factuurbedragen en klantgegevens, kunnen de analyse verder verrijken.

Data-extractie gebeurt meestal met standaardrapportages, rechtstreekse databasequery’s of API’s van het bronsysteem. Het doel is om volledige event logs te verzamelen in een gestructureerd formaat, zoals CSV of databasetabellen. Dit proces is doorgaans alleen-lezen en verstoort de live bedrijfsvoering niet, zodat de dataintegriteit behouden blijft.

De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken beschikbaar nadat de data succesvol is geëxtraheerd en in de process mining-tool is geladen. De doorlooptijd hangt af van de datakwaliteit, complexiteit en beschikbare capaciteit voor de analyse. Belangrijke, uitvoerbare ontdekkingen komen meestal binnen de eerste één à twee maanden naar voren.

Veelvoorkomende verbeteringen zijn een aanzienlijke daling van Days Sales Outstanding, DSO, snellere factuurgeneratie en kortere goedkeuringsdoorlooptijden. Je kunt ook minder handmatige correcties, minder factuurfouten en een snellere verwerking en afstemming van betalingen verwachten. Dat leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering en een betere cashflow.

Nee, process mining verstoort de bedrijfsvoering doorgaans niet. De methode analyseert historische data die uit het systeem is gehaald en communiceert niet met live transacties of processen. Methoden voor data-extractie zijn meestal zo ontworpen dat ze de systeemprestaties zo min mogelijk beïnvloeden. Zo blijft de bedrijfsvoering tijdens de analyse doorgaan.

Zeker. Process mining visualiseert alle werkelijke procesvarianten binnen je organisatie en laat afwijkingen van de beoogde standaard of best practices zien. Door deze verschillen en hun effect zichtbaar te maken, zie je precies waar standaardisatie nodig is. Zo krijg je datagedreven onderbouwing om optimale processen aan te scherpen en af te dwingen.

Ja, process mining brengt specifieke vertragingen in factuurgeneratie, goedkeuringsworkflows of stappen voor betalingsverwerking in kaart die je DSO negatief beïnvloeden. Door deze bottlenecks en hun oorzaken te visualiseren, kun je gerichte maatregelen nemen om de incassocyclus te versnellen. Dat zorgt voor een efficiënter beheer van werkkapitaal.

Ja, process mining is zeer geschikt om de oorzaken van factuurfouten en herstelwerk te identificeren. Door de exacte activiteitenreeks te volgen, brengt de methode veelvoorkomende procesroutes, specifieke gebruikersacties of problemen met datakwaliteit aan het licht die vaak tot fouten leiden. Zo kun je gerichte verbeteringen doorvoeren voor meer nauwkeurigheid en efficiëntie.

Traditionele rapportages tonen meestal geaggregeerde cijfers, zoals de gemiddelde DSO of het totale aantal facturen. Daarmee zie je wat er is gebeurd. Process mining laat daarentegen zien hoe het is gebeurd, door de volledige flow van elke factuur van begin tot eind te visualiseren. Je ziet elke stap, variant en afwijking, waardoor je de werkelijke uitvoering van het proces veel beter kunt diagnosticeren.

Verbeter je facturatie en facturering nu en verhoog je cashflow

Vind bottlenecks, verminder fouten en versnel betalingen.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten beginnen.