> Continu verbeteren van processen > Order to Cash Facturering en facturen

Verbeter Order to Cash - facturatie en factuurverwerking

Je 6-stappengids voor procesoptimalisatie

Datatemplate downloaden

Verbeter Order to Cash - facturatie en factuurverwerking

Order to Cash - Facturering en facturen

Elk systeem

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(8)Doelen(8)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(6)

Verbeter het facturerings- en facturatieproces van order tot betaling

Met ons platform zie je verborgen inefficiënties en bottlenecks in het Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking. Het brengt handmatig werk, herstelwerk en vertragingen in beeld die de cashflow en klanttevredenheid beïnvloeden. Krijg inzicht in verschillen tussen procesvarianten en controleer de compliance, ongeacht het bronsysteem.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Het Order to Cash-proces, ook wel OtC genoemd, is onmisbaar voor elk bedrijf. De facturatie vormt een belangrijke laatste fase. Het proces lijkt misschien eenvoudig, maar loopt van het verwerken van een verkooporder tot het nauwkeurig afletteren van de laatste betalingen. Onderweg kunnen verborgen inefficiënties en compliancerisico’s ontstaan die de financiële gezondheid van een organisatie flink raken. ProcessMind geeft je een helder beeld van het volledige Order to Cash-proces voor facturatie. Door elke gebeurtenis en activiteit te analyseren, laten we zien hoe facturen, betalingen en correcties in de praktijk worden verwerkt. Zo ontdek je waar bottlenecks betalingen vertragen, waar het proces afwijkt van de standaard, waar handmatig herstelwerk nodig is en waar automatisering kansen biedt. Je ziet op basis van data hoe het proces echt verloopt, niet alleen hoe het bedoeld is. Dat geeft inzicht in doorlooptijden, de inzet van mensen en de naleving van financiële regels.

Organisaties lopen in hun facturatieproces tegen vergelijkbare problemen aan, ongeacht de sector of de systemen die ze gebruiken. Denk aan een lange Days Sales Outstanding (DSO) doordat facturen laat worden aangemaakt of goedgekeurd, betalingsverschillen die handmatig moeten worden uitgezocht en veel verzoeken om creditnota’s en nieuwe facturen. Vaak is ook niet duidelijk wat de oorzaak van deze problemen is. Dat legt druk op de financiële middelen, schaadt de klanttevredenheid en kan risico’s voor compliance opleveren. ProcessMind brengt de prestaties van het hele proces in beeld. Het platform zet ruwe eventdata uit verschillende bronsystemen om in interactieve procesmodellen. Daarmee kun je alle procesvarianten bekijken, facturen opsporen die niet aan de afspraken voldoen en de financiële gevolgen van procesafwijkingen berekenen. De resultaten zijn concreet: je kunt de cashflow versnellen, de DSO verlagen door facturatiecycli te verbeteren en compliance versterken met helder inzicht in het proces. Ook beperk je de kosten van handmatige fouten en herstelwerk en verbeter je de klantervaring met tijdige, correcte facturen.

ProcessMind werkt met verschillende systemen. Het platform verwerkt historische event logs uit je ERP, boekhoudsoftware of gespecialiseerde facturatiesystemen. De algoritmen reconstrueren vervolgens het volledige verloop van elke factuur. Het factuurnummer dient daarbij als centrale case-ID. Zo zie je waarom bepaalde facturen vertraging oplopen, welke stappen het meeste herstelwerk veroorzaken en waar automatisering het meeste kan opleveren. Je kunt mogelijke betalingsvertragingen voorspellen, KPI’s zoals het percentage betalingen in één keer volgen en het facturatieproces continu verbeteren. Aan de slag gaan met ProcessMind is eenvoudig. Met onze gebruiksvriendelijke datatemplate haal je de benodigde event log-data uit je systeem. De template helpt je alle informatie aan te leveren die nodig is voor een volledig en bruikbaar beeld van de prestaties van je facturatieproces. Zo kun je werken aan een snellere cashflow en betere bedrijfsvoering.

Order tot betaling Facturering Facturen Debiteurenbeheer Cashflow Process Mining O2C Omzetbeheer Factureringscyclus

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Een hoge Days Sales Outstanding (DSO) betekent dat geld te lang vastzit in openstaande vorderingen. Daardoor blijft er minder ruimte over om te investeren en de bedrijfskosten te betalen. Deze metriek wijst vaak op inefficiënties in de hele facturatiecyclus, van het laat aanmaken en versturen van facturen tot het traag verwerken van betalingen of terugkerende klantgeschillen.

ProcessMind analyseert het volledige verloop van elke factuur en brengt de oorzaken van een hoge DSO aan het licht. Door de tijd tussen het aanmaken en versturen van de factuur, de vervaldatum en de betaling te visualiseren, zie je patronen in late betalingen en interne vertragingen. Zo kun je gericht ingrijpen en de cash conversion cycle verkorten.

Facturen worden niet snel genoeg aangemaakt nadat goederen zijn geleverd of diensten zijn uitgevoerd. Daardoor ontstaat al aan het begin van de cash collection cycle vertraging. Dit verlengt de Days Sales Outstanding, bemoeilijkt de cashflowprognose en kan klanten ontevreden maken door late of onregelmatige facturatie.

ProcessMind analyseert eventdata uit je bronsystemen en meet precies hoeveel tijd er zit tussen de levering en het aanmaken van de factuur. Je ziet waardoor vertraging ontstaat, bijvoorbeeld door systeemproblemen, handmatige bottlenecks of een tekort aan capaciteit. Zo kun je de eerste stappen van het facturatieproces verbeteren.

Complexe of handmatige workflows voor factuurgoedkeuring zorgen vaak voor flinke vertraging. Facturen blijven liggen voordat ze naar de klant kunnen. Deze interne bottlenecks vertragen het versturen van facturen, waardoor betalingen later binnenkomen en de hele order-to-cashcyclus langer duurt.

ProcessMind brengt het werkelijke verloop van elke factuur door het goedkeuringsproces in kaart. Je ziet welke stappen, gebruikers of afdelingen steeds voor vertraging zorgen. Ook meet je de wachttijd in elke fase. Met die data kun je workflows aanpassen en verbeteren, zodat facturen sneller worden verstuurd.

Onjuiste prijzen, aantallen of klantgegevens leiden tot fouten op facturen. Dat veroorzaakt klantgeschillen, betalingsvertragingen en veel administratief herstelwerk. Elke correctie kost tijd en geld en kan de relatie met klanten onder druk zetten.

ProcessMind laat zien welke facturen na het aanmaken of goedkeuren opnieuw moeten worden verwerkt of handmatig gecorrigeerd. Door procesdata te analyseren, ontdek je hoe vaak fouten voorkomen en wat de oorzaken zijn. Zo kun je maatregelen nemen om facturen in één keer goed te versturen en geschillen sneller op te lossen.

Het verwerken van klantbetalingen op de juiste openstaande facturen en het afletteren ervan in het grootboek vormt vaak een bottleneck. Vertragingen en fouten in deze laatste fase zorgen voor achterstanden bij de afstemming, maken het saldo van openstaande vorderingen onduidelijk en kunnen leiden tot onjuiste financiële rapportages.

ProcessMind brengt het volledige verloop in kaart, van ontvangst van de klantbetaling tot de verwerking en afstemming. Je ziet waar handmatig werk, systeemvertragingen of hiaten in het proces de efficiëntie beperken. Zo ontdek je mogelijkheden om deze belangrijke activiteiten na de betaling te automatiseren en te verbeteren, zodat de financiële afsluiting sneller verloopt.

Als facturen per regio, team of gebruiker op verschillende manieren worden verwerkt, wordt het proces onvoorspelbaar en inefficiënt. Afwijkende werkwijzen maken het lastiger om prestaties te meten, vergroten compliancerisico’s en bemoeilijken het delen van goede werkwijzen binnen de organisatie.

ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch alle routes die een factuur kan volgen en vergelijkt die met de afgesproken standaard. Je ziet veelvoorkomende afwijkingen en hun frequentie en impact. Zo kun je goede werkwijzen invoeren, risico’s beperken en de facturatie standaardiseren voor consistente prestaties.

Een ineffectief of slecht getimed proces voor betalingsherinneringen en incasso leidt tot meer achterstallige facturen en langere betalingstermijnen. Herinneringen die te laat, te vaak of helemaal niet worden verstuurd, versnellen de betaling niet en kunnen het risico op oninbare vorderingen vergroten.

ProcessMind analyseert het moment en de volgorde van herinneringen in relatie tot vervaldata en daadwerkelijke betalingen. Je ziet welke aanpak werkt en welke niet. Zo kun je het aanmaningsproces verbeteren, de incassoresultaten verhogen en tegelijk de klantervaring behouden.

Zonder helder realtime inzicht in het volledige facturatieproces is het lastig om de oorzaken van vertragingen en inefficiënties te vinden. Problemen worden daardoor niet proactief opgelost, cashflowprognoses zijn moeilijker en vragen van klanten over de status van hun factuur zijn lastiger te beantwoorden.

ProcessMind geeft een röntgenbeeld van alle routes die facturen doorlopen. Zo kunnen betrokkenen het volledige verloop bekijken, van aanmaak tot afronding. Je ziet de werkelijke processtromen, doorlooptijden en overdrachten, ontdekt afwijkingen van de gewenste route en krijgt één betrouwbare bron voor de prestaties van het proces.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een hoge Days Sales Outstanding (DSO) betekent dat het langer duurt om openstaande vorderingen te innen. Dat heeft een negatieve invloed op de cashflow en het werkkapitaal. Het doel is om het gemiddelde aantal dagen tussen het versturen van een factuur en de betaling door de klant te verlagen. Zo verbeter je de liquiditeit en financiële stabiliteit.

ProcessMind geeft inzicht in het volledige incassoproces, van het aanmaken van de factuur tot de uiteindelijke afstemming van de betaling. Door het daadwerkelijke betaalgedrag te analyseren, veelvoorkomende vertragingen te vinden en de invloed van verschillende betalingstermijnen te begrijpen, kun je gericht werken aan een lagere DSO.

Een kortere tijd tussen het verwerken van een verkooporder en het aanmaken van de factuur heeft direct effect op de cashflow en klanttevredenheid. Door vertragingen te beperken, ontvangen klanten hun factuur sneller. Dat voorkomt geschillen en versnelt betalingen. Het doel is om de tijd tussen het voldoen aan alle leveringsvoorwaarden en het aanmaken van de factuur te verkorten.

ProcessMind visualiseert het volledige facturatieproces en laat precies zien hoeveel tijd er zit tussen de orderverwerking en het aanmaken van de factuur. Je ziet bottlenecks en verschillen in deze belangrijke overdracht, vindt de oorzaken van vertragingen en kunt gericht verbeteringen doorvoeren.

Trage en inconsistente goedkeuring van facturen kan de hele facturatiecyclus flink vertragen en de Days Sales Outstanding (DSO) verhogen. Met een goed ingericht goedkeuringsproces doorlopen facturen de benodigde controles zonder onnodige wachttijd en worden ze sneller naar klanten verstuurd.

ProcessMind brengt alle routes voor factuurgoedkeuring in je bronsysteem in kaart. Je ziet hoe lang elke route duurt en welke goedkeuringsstappen of personen voor vertraging zorgen. Door doorlooptijden en herstelwerk bij goedkeuringsactiviteiten te analyseren, kunnen organisaties workflows aanpassen, automatisering invoeren en de goedkeuringstijd verkorten.

Terugkerende factuurfouten leiden tot betalingsgeschillen, ontevreden klanten en veel administratief herstelwerk. Het doel is de oorzaken van deze fouten te vinden en weg te nemen. Zo worden facturen nauwkeuriger, verlopen betalingen sneller en soepeler en dalen de bedrijfskosten.

ProcessMind visualiseert alle procesvarianten en laat lussen en activiteiten zien die wijzen op handmatig herstelwerk, zoals herhaalde factuuraanpassingen. Met event logs ontdek je waar en waarom herstelwerk nodig is, spoor je problemen met de datakwaliteit op en kun je terugkerende taken automatiseren om handmatig werk flink te verminderen.

Betalingen snel en correct verwerken is belangrijk voor betrouwbare financiële rapportages en de afstemming van klantrekeningen. Trage of foutgevoelige afstemming maakt je werkelijke kassaldo onduidelijk, vertraagt het vrijgeven van krediet en leidt tot onnodige vragen aan klanten. Dat gaat ten koste van de efficiëntie.

ProcessMind volgt de betaling vanaf het moment dat die binnenkomt tot de verwerking en afstemming. Je ziet patronen in betalingsverschillen, terugkerende problemen bij de afstemming en de gevolgen van handmatige handelingen. Zo kun je het proces standaardiseren en matchregels automatiseren voor een nauwkeuriger resultaat.

Ongeplande of afwijkende procesvarianten in de facturatiecyclus leiden tot inefficiëntie en compliancerisico’s en maken het lastiger om de bedrijfsvoering op te schalen. Het doel is deze afwijkingen te vinden en het proces terug te brengen naar de efficiëntste route die aan de regels voldoet. Zo werk je overal in de organisatie op dezelfde manier.

ProcessMind ontdekt automatisch alle routes die facturen in de praktijk volgen en vergelijkt die met de gewenste standaardroute. Je ziet waar en waarom afwijkingen ontstaan, zoals handmatige correcties of onverwachte lussen. Zo kun je goede werkwijzen invoeren, workflows verbeteren en ervoor zorgen dat facturen de efficiëntste route volgen.

Een ineffectief aanmanings- en herinneringsproces kan betalingen vertragen en de incassokosten verhogen. Het doel is het moment, de frequentie en de inhoud van betalingsherinneringen te verbeteren. Zo moedig je klanten aan op tijd te betalen zonder de klantrelatie te schaden.

ProcessMind brengt gebeurtenissen rond vervaldata en herinneringen in kaart. Door te analyseren hoe verschillende herinneringsstrategieën de snelheid van betalingen beïnvloeden, ontdek je welke aanmaningsvolgorde het beste werkt. Je kunt herinneringen op basis van daadwerkelijk betaalgedrag op het juiste moment versturen en zo betalingen versnellen.

Zonder inzicht in de volledige facturatielevenscyclus worden problemen vaak pas aangepakt als ze zich voordoen. Kansen om in te grijpen blijven liggen en cashflowprognoses zijn minder betrouwbaar. Het doel is om realtime te zien wat de status is van elke factuur, van aanmaak tot betaling.

ProcessMind maakt op basis van systeemdata een digital twin van het facturatieproces. Zo zie je in één oogopslag hoe elke factuur verloopt. Het platform laat zien welke facturen in een bepaalde fase blijven hangen. Teams kunnen problemen daardoor eerder aanpakken, prestaties volgen aan de hand van KPI’s en zorgen dat facturen op tijd richting betaling gaan.

Facturatieprocessen verbeteren in 6 stappen

Koppel databronnen en ontdek de data

Breng het proces in kaart

Spoor bottlenecks op

Analyseer de oorzaken

Ontwerp verbeteringen

Volg de resultaten en verbeter verder

Koppel databronnen en ontdek de data

Wat je moet doen

Koppel facturatiegegevens uit je ERP of andere databronnen. Neem alle relevante activiteiten op, zoals Factuur aangemaakt, Vervaldatum bereikt en Klantbetaling ontvangen.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Een volledige datakoppeling vormt de basis voor een nauwkeurige visualisatie van het proces. Zo mis je geen belangrijke stap in de Order to Cash-cyclus.

Verwacht resultaat

Alle relevante facturatiegegevens zijn opgehaald en geladen voor analyse, zodat je een volledig beeld krijgt.

DIT LEVERT HET OP

Krijg zicht op wat er echt gebeurt bij facturatie en factuurverwerking

ProcessMind laat zien hoe facturatie en factuurverwerking in de praktijk verlopen. Je ziet prestatieverschillen, complianceproblemen en mogelijkheden voor automatisering. Bekijk elke stap, van orderafhandeling tot betaling.

Breng de werkelijke processtroom in beeld
Vind bottlenecks en vertragingen
Verkort de betalingstermijnen
Verbeter de compliance en verminder fouten

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Betere facturatieprestaties

Deze resultaten laten zien welke meetbare verbeteringen organisaties doorgaans bereiken door met process mining het Order to Cash-proces, en dan vooral de facturatie, te verbeteren. Door bottlenecks en kansen voor automatisering te vinden, verhogen bedrijven hun efficiëntie en financiële prestaties.

0 days

Verlaag de Days Sales Outstanding

Gemiddelde verkorting van de betalingstijd

Verlaag het gemiddelde aantal dagen dat nodig is om betalingen van klanten te innen. Zo verbeter je de cashflow en het beheer van het werkkapitaal.

0 % faster

Snellere factuurverwerking

Kortere doorlooptijd van factuur tot afronding

Versnel het hele facturatieproces, van aanmaak tot goedkeuring. Zo ontvangen klanten hun factuur eerder en kunnen betalingen sneller worden gestart.

0 %

Minder factuurfouten

Minder herstelwerk en correcties op facturen

Verlaag het percentage facturen dat door fouten moet worden aangepast of opnieuw verstuurd. Zo worden meer facturen in één keer goed verwerkt en dalen de bedrijfskosten.

0 % faster

Betalingen sneller verwerken

Betalingen sneller afstemmen

Verkort de tijd tussen ontvangst van een klantbetaling en de verwerking en afstemming ervan. Zo worden financiële rapportages nauwkeuriger en krijg je beter zicht op de liquiditeit.

0 %

Betere naleving van processen

Processen vaker volgens afspraak uitvoeren

Verhoog het percentage facturatieactiviteiten dat de afgesproken processtromen en interne regels volgt. Zo beperk je afwijkingen en verbeter je de voorbereiding op audits en compliance.

De resultaten hangen af van de procescomplexiteit, de datakwaliteit en de verbeteringen die worden doorgevoerd. De cijfers geven gebruikelijke verbeteringen weer bij verschillende Order to Cash-implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de analyse daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elke klantfactuur. Dit attribuut is de primaire case-ID voor het factureringsproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de unieke sleutel waarmee je de volledige levenscyclus van een factuur volgt. Daarmee vormt de factuur-ID de basis voor elke analyse van het factureringsproces.

De naam van de bedrijfsactiviteit of gebeurtenis die op een bepaald moment in de levenscyclus van de factuur plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

De activiteitsnaam bepaalt welke stappen het proces bevat en maakt het mogelijk het verloop van een factuur van aanmaak tot afsluiting te visualiseren en analyseren.

De exacte timestamp waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en duur. Die helpen bottlenecks op te sporen.

Het totale bedrag van de factuur, inclusief alle factuurregels, belastingen en toeslagen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee analyseer je de financiële gevolgen, geef je prioriteit aan problemen op basis van hun geldwaarde en zie je hoe verschillende factuurbedragen het proces beïnvloeden.

De valutacode voor de bedragen op de factuur, zoals USD of EUR.

Waarom dit belangrijk is

Dit biedt de nodige context voor alle financiële waarden en zorgt voor een correcte analyse en rapportage, vooral bij bedrijfsvoering in meerdere landen.

De naam van de klant of entiteit aan wie de factuur is gericht.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee analyseer je het proces vanuit de klant en herken je patronen, vertragingen of problemen die bij bepaalde klanten of klantgroepen voorkomen.

De gebruiker, medewerker of systeem-ID die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke activiteit.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft inzicht in bronprestaties en werkbelasting. Zo kun je de teamefficiëntie analyseren en opleidingsmogelijkheden herkennen.

De datum waarop de klant de factuur uiterlijk moet betalen.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is het uitgangspunt voor het meten van betaalprestaties, het berekenen van DSO en het opsporen van achterstallige facturen, die rechtstreeks invloed hebben op de kasstroom.

De huidige status van de factuur in de levenscyclus, bijvoorbeeld Open, Betaald of Betwist.

Waarom dit belangrijk is

Je ziet hiermee snel waar een factuur zich in het proces bevindt. Dat is handig voor operationele dashboards en het volgen van de status op hoofdlijnen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van de factuur in het systeem. Dit is het officiële begin van het facturatieproces. De factuur wordt vaak automatisch aangemaakt na het verwerken van een verkooporder, maar kan ook handmatig worden ingevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het berekenen van de totale doorlooptijd van een factuur en het opsporen van vertragingen aan het begin van het proces.

De goedgekeurde factuur is officieel bij de klant afgeleverd via de afgesproken methode, bijvoorbeeld per e-mail, op papier of via een online portaal. Vanaf dit moment gaat de betalingstermijn van de klant in.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert het officiële begin van het incassoproces en is essentieel voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO) en het percentage betalingen op tijd.

Dit is een berekende gebeurtenis die plaatsvindt zodra de uiterste betaaldatum van de factuur is verstreken. Het is geen transactie, maar een tijdsmoment op basis van de factuurdatum en betalingstermijn.

Waarom dit belangrijk is

Dit moment is essentieel om facturen als achterstallig te classificeren en betalingen op tijd te analyseren. Het vormt ook het startpunt voor incassoactiviteiten.

Een betaling van een klant is ontvangen en vastgelegd in het financiële systeem. Het bedrag is nu geregistreerd, maar mogelijk nog niet aan een specifieke factuur toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke gebeurtenis voor de kasstroom. De tijd tussen ontvangst en toewijzing van de betaling laat zien hoe efficiënt betalingen worden verwerkt.

De ontvangen klantbetaling is succesvol gekoppeld aan de betreffende factuur. Door deze afstemming wordt het openstaande saldo van de factuur verlaagd of volledig afgeboekt.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om de doorlooptijd van de betalingsverwerking te begrijpen. Vertragingen kunnen een vertekend beeld geven van de ouderdom van openstaande vorderingen en invloed hebben op het kredietbeheer.

De factuur is officieel afgesloten en de levenscyclus is daarmee voltooid. Dit gebeurt wanneer het openstaande saldo door betalingen, creditnota’s of andere correcties op nul komt.

Waarom dit belangrijk is

Als belangrijkste succesvolle eindpunt van het proces is deze activiteit essentieel voor het berekenen van de totale doorlooptijd en het meten van het percentage afgeronde processen.

Voor aangepaste data-aanbevelingen, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Wat laat process mining zien over mijn Order to Cash-facturatieproces?

Process mining geeft een röntgenbeeld van de werkelijke facturatieprocessen. Je ziet hoe het werk echt verloopt, niet alleen hoe het bedoeld is. Het brengt bottlenecks, verborgen inefficiënties en terugkerende afwijkingen aan het licht, zoals trage facturatie of vertragingen bij goedkeuring. Zo ontdek je de oorzaken van problemen met de cashflow en klanttevredenheid.

Welke data is nodig om het Order to Cash-facturatieproces te analyseren?

Voor de analyse van het facturatieproces heb je event logs uit het bronsysteem nodig. Daarin staan het factuurnummer als case-ID, de namen van activiteiten en de precieze timestamps van elke stap. Extra attributen, zoals gebruikers-ID’s, factuurbedragen en klantgegevens, kunnen de analyse verder aanvullen.

Hoe halen we doorgaans data uit ons systeem voor process mining?

Data wordt meestal opgehaald met standaardrapportages, rechtstreekse databasequery’s of API’s van het bronsysteem. Het doel is om volledige event logs in een gestructureerd formaat te verzamelen, zoals CSV-bestanden of databasetabellen. Dit gebeurt doorgaans alleen-lezen en zonder het live systeem te verstoren, zodat de data intact blijft.

Hoe snel kunnen we de eerste resultaten van een process mining-project verwachten?

De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken beschikbaar nadat de data succesvol is opgehaald en in de process mining-tool is geladen. De doorlooptijd hangt af van de datakwaliteit, de complexiteit en de beschikbare capaciteit voor analyse. Binnen één of twee maanden komen meestal al belangrijke, bruikbare bevindingen naar voren.

Welke verbeteringen levert process mining doorgaans op voor facturatie?

Veelvoorkomende verbeteringen zijn een lagere Days Sales Outstanding (DSO), snellere facturatie en kortere goedkeuringscycli. Ook kun je minder handmatige correcties en factuurfouten verwachten, en betalingen sneller verwerken en afstemmen. Dat verbetert de efficiëntie en de cashflow.

Verstoort process mining ons live systeem?

Nee, process mining verstoort het systeem doorgaans niet. Het analyseert historische data die uit je systeem is opgehaald en heeft geen interactie met live transacties of processen. De methoden voor data-extractie zijn meestal zo ingericht dat ze de systeemprestaties zo min mogelijk beïnvloeden. Zo kan de bedrijfsvoering tijdens de analyse doorgaan.

Kan process mining helpen om onze facturatieprocedures te standaardiseren?

Ja. Process mining visualiseert alle procesvarianten in de organisatie en laat zien waar ze afwijken van de afgesproken standaard of goede werkwijzen. Je ziet waar standaardisatie nodig is en wat de gevolgen van verschillen zijn. Zo kun je met data onderbouwen hoe je processen verbetert en de gewenste werkwijze invoert.

Kan process mining helpen om de Days Sales Outstanding (DSO) te verlagen?

Ja. Process mining brengt specifieke vertragingen bij het aanmaken van facturen, goedkeuringsworkflows en betalingsverwerking in beeld. Je ziet welke bottlenecks de DSO verhogen en wat de oorzaken zijn. Zo kun je gericht ingrijpen om betalingen sneller te innen en het werkkapitaal efficiënter te beheren.

Kan process mining de oorzaken van factuurfouten en herstelwerk vinden?

Ja. Process mining helpt de oorzaken van factuurfouten en herstelwerk te vinden. Door de precieze volgorde van activiteiten te volgen, ontdek je welke procesroutes, handelingen van gebruikers of problemen met de datakwaliteit vaak tot fouten leiden. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en de nauwkeurigheid en efficiëntie verhogen.

Wat is het verschil tussen process mining en traditionele rapportages of BI-tools?

Traditionele rapportages tonen meestal samengevoegde cijfers, zoals de gemiddelde DSO of het totale aantal facturen. Daarmee zie je wat er is gebeurd. Process mining laat juist zien hoe het is gebeurd, door het volledige verloop van elke factuur te visualiseren. Je ziet elke stap, procesvariant en afwijking en krijgt zo een veel duidelijker beeld van hoe het proces echt wordt uitgevoerd.

Verbeter de facturatie en factuurverwerking en verhoog de cashflow

Vind bottlenecks, verminder fouten en versnel betalingen.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten beginnen.