Datatemplate voor Order to Cash - Sales Order Processing

De activiteitsnaam beschrijft een stap in het verkooporderproces, zoals 'Verkooporder aangemaakt', 'Kredietcontrole uitgevoerd' of 'Factuur verzonden'. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart en zijn afgeleid van systeemgebeurtenissen, statuswijzigingen of voltooide taken.

Door deze activiteiten te analyseren, kun je de processtroom in beeld brengen, veelvoorkomende routes (varianten) herkennen en de frequentie en duur van elke stap meten. Zo zie je wat er in het proces gebeurt.

Dit attribuut bepaalt welke stappen op de proceskaart staan. Zonder dit attribuut kun je de processtroom niet in beeld brengen of analyseren hoe verkooporders in de praktijk worden afgehandeld.

Meestal afgeleid uit statuswijzigingen in het veld 'Order.Status', de aanmaak van bijbehorende records (bijvoorbeeld Invoice) of voltooide records van het type 'Task' of 'Event' die aan de order zijn gekoppeld.

De tijd van de gebeurtenis, of timestamp, legt het exacte moment vast waarop een activiteit plaatsvond. Deze data is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de tijd tussen activiteiten te berekenen. Dat vormt de basis van alle tijdsanalyses met process mining.

Met dit attribuut orden je de activiteiten per case, bereken je doorlooptijden en wachttijden en analyseer je de procesprestaties over verschillende perioden. Ontbrekende of onjuiste timestamps kunnen de bruikbaarheid van de analyse sterk beperken.

Timestamps zijn nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en prestatiemaatstaven zoals doorlooptijden en bottlenecks te berekenen.

Komt overeen met velden zoals 'CreatedDate' of 'LastModifiedDate' van het object 'Order' of bijbehorende records. Voor specifieke gebeurtenissen kan de voltooiingsdatum van een record 'Task' worden gebruikt.

De verkooporder-ID vormt de basis van de procesanalyse. Deze code identificeert elke klantorder uniek terwijl die de verschillende processtappen doorloopt. De code koppelt alle bijbehorende activiteiten, van aanmaak en goedkeuring tot afhandeling en betaling.

Bij process mining wordt elke gebeurtenis voor een specifieke order aan deze ID gekoppeld. Zo kun je het volledige verloop van de order reconstrueren en de doorlooptijden, procesvarianten en bottlenecks per order analyseren.

Dit attribuut is nodig om alle bijbehorende gebeurtenissen in één case te groeperen. Zo kun je de volledige processtroom van elke verkooporder in beeld brengen en analyseren.

Dit is het veld 'Id' van het standaard Salesforce-object 'Order'.

Dit attribuut geeft aan waar de procesdata vandaan komt. Voor deze analyse is dat steeds 'Salesforce Sales Cloud'.

In omgevingen met meerdere systemen is dit veld belangrijk om de herkomst van data te volgen en problemen op te lossen. Ook bij één systeem geeft het nuttige informatie over de herkomst van de data.

Geeft belangrijke context over de herkomst van de data. Dat is van belang voor datagovernance en wanneer je data uit meerdere bronsystemen combineert.

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens het ophalen van de data wordt toegevoegd om de dataset te labelen.

Dit attribuut legt de datum en tijd vast waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald. Zo weet je hoe actueel de data in de analyse is.

Analisten gebruiken deze informatie om te controleren of ze de meest recente procesdata bekijken en om te bepalen hoe relevant hun bevindingen zijn. Het is belangrijke metadata voor elk process mining-project.

Laat gebruikers zien hoe actueel de data is, zodat ze weten op welke periode de analyse betrekking heeft.

Dit is een timestamp die tijdens het ETL-proces (extractie, transformatie en laden) wordt gegenereerd en toegevoegd.

De accountnaam geeft aan welke klant bij de verkooporder hoort. Zo kun je het proces vanuit het perspectief van de klant analyseren.

Met dit attribuut kunnen analisten het proces filteren op specifieke klanten, de procesprestaties van klantsegmenten vergelijken en nagaan of bepaalde klanten steeds tegen dezelfde problemen aanlopen. Zo koppel je procesprestaties rechtstreeks aan de klantervaring.

Koppelt procesprestaties aan specifieke klanten. Zo kun je analyses per klant uitvoeren en patronen of problemen opsporen.

Het object 'Order' heeft een opzoekveld 'AccountId'. Koppel deze ID aan het object 'Account' om het veld 'Account.Name' op te halen.

Dit attribuut geeft aan wie verantwoordelijk was voor het uitvoeren van een processtap. Dat kan een verkoopmedewerker, kredietanalist of geautomatiseerde systeemgebruiker zijn.

Met analyses per gebruiker krijg je zicht op de werkverdeling, individuele prestaties en de mate van automatisering. Je kunt bijvoorbeeld nagaan welke gebruikers het meeste herstelwerk doen en of bepaalde teams goedkeuringen sneller afhandelen. Ook kun je hiermee in een sociale netwerkanalyse zien hoe werk tussen medewerkers wordt overgedragen.

Hiermee kun je prestaties per gebruiker, team of rol analyseren en kansen voor automatisering of opleidingsbehoeften opsporen.

Je vindt deze informatie in velden zoals 'LastModifiedById' van het object 'Order' of 'OwnerId' van records 'Task'. Koppel deze ID’s aan het object 'User' om de naam van de gebruiker op te halen.

Dit attribuut bevat de datum waarop de klant de goederen verwacht. Die datum is een belangrijke maatstaf voor de leverprestaties en klanttevredenheid.

De datum wordt rechtstreeks gebruikt in het dashboard 'Leverdatum naleven' en de KPI 'Percentage tijdige leveringen'. Je vergelijkt de datum met de werkelijke leverdatum (de timestamp van 'Goederen geleverd') om te bepalen of de order op tijd, eerder of te laat is geleverd.

Dit is de belangrijkste maatstaf voor tijdige leveringen, een belangrijke indicator voor klanttevredenheid en de effectiviteit van de bedrijfsvoering.

Dit is vaak een aangepast datumveld op het object 'Order'. De exacte naam kan verschillen. Raadpleeg de documentatie of het schema van Salesforce Sales Cloud.

Dit attribuut legt de status van de verkooporder vast, bijvoorbeeld 'Concept', 'Geactiveerd', 'Verzonden' of 'Gesloten'. Statuswijzigingen vormen vaak de basis voor de activiteiten in het proceslogboek.

De orderstatus geeft context bij elke gebeurtenis en is belangrijk om de voortgang van een order te volgen. Je kunt er ook mee zien hoe cases eindigen, bijvoorbeeld welke orders zijn 'Geannuleerd' en welke succesvol zijn 'Gesloten'.

Geeft belangrijke context bij elke gebeurtenis en vormt vaak de basis voor het bepalen van activiteiten. Ook is dit attribuut belangrijk bij het analyseren van de uitkomst van cases, zoals annuleringen.

Dit is het keuzelijstveld 'Status' van het standaard Salesforce-object 'Order'.

Dit attribuut geeft het totale financiële bedrag van de klantorder weer. Het is een belangrijke metriek om de zakelijke impact van efficiënte of inefficiënte processen te begrijpen.

In analyses kun je het totale orderbedrag gebruiken om cases in groepen te verdelen. Zo zie je bijvoorbeeld of orders met een hoge waarde anders worden verwerkt of meer vertraging oplopen dan orders met een lage waarde. Ook vormt het een basis voor financiële KPI’s en laat het zien welke waarde door het proces stroomt.

Maakt financiële analyse van het proces mogelijk. Je kunt orders indelen op waarde en de financiële impact van vertragingen of herstelwerk kwantificeren.

Dit is het veld 'TotalAmount' op het standaard Salesforce-object 'Order'.

De totale doorlooptijd is een belangrijke prestatie-indicator voor de volledige duur van het verkooporderproces. Je berekent deze door het tijdstip van de eerste gebeurtenis, bijvoorbeeld 'Order aangemaakt', af te trekken van dat van de laatste gebeurtenis, bijvoorbeeld 'Order gesloten'.

Deze metriek staat centraal in het dashboard 'Totale doorlooptijd van verkooporders'. Met een analyse van de doorlooptijd spoor je inefficiënties in het hele proces op en meet je het effect van verbeterinitiatieven. Verschillen in doorlooptijd kun je onderzoeken door de data uit te splitsen naar andere attributen, zoals land of productfamilie.

Dit is een belangrijke KPI om de algehele procesefficiëntie te meten en langlopende orders op te sporen die op structurele problemen kunnen wijzen.

Berekend tijdens de datatransformatie door voor elke 'SalesOrderId' de timestamp van de eerste gebeurtenis af te trekken van die van de laatste gebeurtenis.

Dit berekende attribuut markeert cases die afwijken van een rechtlijnig procesverloop. Er is sprake van herstelwerk wanneer een activiteit wordt herhaald of het proces teruggaat naar een eerdere stap. Dat gebeurt vaak door fouten, ontbrekende informatie of afgewezen goedkeuringen.

Deze aanduiding wordt gebruikt om de KPI 'Percentage verkooporders met herstelwerk' te berekenen en het dashboard 'Herstelwerk en fouten bij verkooporders' aan te sturen. Zo kun je de frequentie en impact van inefficiënties meten en bepalen waar betere kwaliteitscontroles of duidelijkere procesafspraken nodig zijn.

Maakt inefficiëntie zichtbaar door orders te markeren waarvoor extra, ongepland werk nodig is. Dat heeft rechtstreeks invloed op de kosten en doorlooptijd.

Berekend door process mining-software of tijdens de datatransformatie, op basis van herhaalde activiteitennamen of processtromen die voor een case teruggaan naar een eerdere stap.

Deze berekende metriek meet de efficiëntie van de laatste fase van het order-to-cash-proces: de betaling ontvangen. Het gaat om de tijd tussen de activiteit 'Factuur naar klant verzonden' en de activiteit 'Betaling ontvangen'.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Duur van de betalingsinning' en de KPI 'Tijd tot betaling'. Met een analyse van deze duur kan de financiële afdeling bottlenecks bij het innen opsporen, de effectiviteit van betalingstermijnen beoordelen en mogelijkheden vinden om betalingen sneller binnen te krijgen.

Meet de efficiëntie van het debiteurenproces, dat rechtstreeks invloed heeft op de cashflow van het bedrijf.

Berekend tijdens de datatransformatie door voor elke case de timestamp van de gebeurtenis 'Factuur naar klant verzonden' af te trekken van die van de gebeurtenis 'Betaling ontvangen'.

De eindtijd van de gebeurtenis markeert het moment waarop een activiteit is afgerond. Veel process mining-tools leiden dit af uit de starttijd van de volgende activiteit. Als je de eindtijd apart vastlegt, kun je de duur van activiteiten nauwkeuriger berekenen, vooral bij taken die lang duren.

Met dit attribuut bereken je de exacte verwerkingstijd van een activiteit. Het is vooral nuttig voor taken die veel tijd kosten, zoals 'Kredietcontrole uitgevoerd' of 'Voorraad toegewezen'. Zo kun je actieve verwerkingstijd onderscheiden van wachttijd.

Hiermee bereken je de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig. Dat is belangrijk om bottlenecks en stappen te vinden die veel middelen vragen.

Kan worden afgeleid uit de 'StartTime' van de volgende gebeurtenis in de reeks voor een bepaalde case. Voor sommige activiteiten kan een specifiek veld worden gebruikt, zoals 'Task.CompletedDateTime'.

De factuur-ID koppelt een verkooporder aan de bijbehorende factuur. Het aanmaken en versturen van de factuur zijn belangrijke mijlpalen in de tweede helft van het order-to-cash-proces.

Met dit attribuut kun je het proces volgen vanaf de afhandeling van de order tot en met de betaling. Je kunt precies meten wanneer de activiteiten 'Factuur aangemaakt' en 'Factuur naar klant verzonden' plaatsvinden. Die gegevens zijn nodig om de 'Duur van de betalingsinning' te berekenen.

Koppelt de verkooporder aan het facturatiesubproces. Zo kun je financiële activiteiten en betalingstermijnen nauwkeurig volgen.

Dit is vaak een aangepast opzoekveld op het object 'Order' dat verwijst naar een standaard- of aangepast object 'Invoice'. De precieze inrichting verschilt.

Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen gebeurtenissen die door systeemautomatisering zijn gestart, zoals een automatische statusupdate, en acties van een gebruiker. Zo krijg je inzicht in de mate van automatisering in het proces.

Met dit attribuut kun je de invloed van automatisering op efficiëntie en consistentie meten. Je kunt geautomatiseerde en handmatige procespaden vergelijken en zien waar verdere automatisering handmatig werk en de kans op fouten kan verminderen.

Maakt onderscheid tussen systeemacties en acties van gebruikers. Dat is belangrijk voor automatiseringsanalyse en het opsporen van mogelijkheden om handmatig werk te verminderen.

Afgeleid tijdens de datatransformatie door te controleren of 'UserPerformingAction' een aangewezen systeemgebruiker is, of aan de hand van regels op basis van het activiteitstype.

Dit attribuut geeft aan naar welk land de order wordt verzonden. Het is een belangrijke dimensie voor geografische analyse van het order-to-cash-proces.

Een analyse per land van verzending kan regionale verschillen in procesprestaties aan het licht brengen, zoals langere levertijden voor internationale orders of verschillen in betalingstermijnen. Zo kun je het proces per regio indelen en specifieke problemen begrijpen en aanpakken.

Maakt het mogelijk om het proces geografisch in te delen. Zo komen regionale verschillen in prestaties, complianceproblemen of logistieke uitdagingen aan het licht.

Dit is het veld 'ShippingCountry' op het standaard Salesforce-object 'Order'.

Dit booleaanse attribuut meet rechtstreeks of de levering aan de verwachtingen van de klant voldoet. Je berekent het door de timestamp van de activiteit 'Goederen geleverd' te vergelijken met 'RequestedDeliveryDate'.

Dit is de basis voor de KPI 'Percentage tijdige leveringen'. Met deze aanduiding kunnen organisaties zien hoe betrouwbaar ze zijn en of ze hun afspraken nakomen. Dat heeft veel invloed op de klanttevredenheid. In combinatie met andere attributen laat de data zien of bepaalde verzendmethoden of regio’s minder vaak op tijd leveren.

Geeft een duidelijke ja-of-nee-meting van de prestaties ten opzichte van afspraken met klanten en ondersteunt rechtstreeks de KPI Percentage tijdige leveringen.

Berekend tijdens de datatransformatie. De logica is: IF ('Goods Delivered' EventTime <= 'RequestedDeliveryDate') THEN true ELSE false.

De ordereigenaar is de verkoopmedewerker of accountmanager die primair verantwoordelijk is voor de order. Dit is niet per se de gebruiker die een specifieke actie uitvoert. De eigenaar is verantwoordelijk voor de voortgang van de hele case.

Een analyse per eigenaar helpt bij het beoordelen van de werkdruk en prestaties van teams of individuele medewerkers bij het beheren van hun orders. Je ziet bijvoorbeeld welke eigenaren vaak orders hebben die vastlopen of herstelwerk vereisen. Dat kan aanleiding zijn voor extra begeleiding.

Geeft aan wie verantwoordelijk is voor het succes van de order. Zo kun je de werkdruk en prestaties per eigenaar analyseren.

Dit is het veld 'OwnerId' op het object 'Order'. Koppel deze ID aan het object 'User' om de naam van de eigenaar op te halen.

De productfamilie geeft een algemene indeling van de artikelen in de verkooporder. Zo kun je het proces analyseren op basis van het type product dat wordt verkocht.

Met dit attribuut kun je het proces indelen en nagaan of bepaalde productfamilies andere procespaden, langere doorlooptijden of meer herstelwerk hebben. Complexe producten die op maat kunnen worden samengesteld, doorlopen bijvoorbeeld mogelijk meer goedkeurings- en afhandelingsstappen dan standaardproducten.

Maakt het mogelijk om processen per productcategorie te analyseren. Zo zie je of verschillende producttypen leiden tot verschillen in procesefficiëntie.

Opgehaald uit het object 'Product2', dat via het koppelingobject 'OrderItem' aan 'Order' is gekoppeld. Hiervoor moet je Order -> OrderItem -> PricebookEntry -> Product2 koppelen.

Dit attribuut geeft de uitkomst van de kredietbeoordeling van de klant aan. Die beoordeling is vaak een belangrijke stap in het orderproces. Veelvoorkomende waarden zijn 'Goedgekeurd', 'Afgewezen' en 'In behandeling'.

Dit is belangrijk voor het dashboard 'Bottleneckanalyse kredietcontrole'. Door bij te houden wanneer een order de kredietcontrole ingaat en verlaat, en wat de eindstatus is, kun je de duur en uitkomst van deze stap meten. Zo zie je of de kredietcontrole vertraging veroorzaakt.

Ondersteunt de analyse van de kredietcontrole. Je kunt de duur, het slagingspercentage en de invloed op de totale doorlooptijd meten.

Dit is waarschijnlijk een aangepast veld op het object 'Order' of 'Account'. Raadpleeg de documentatie of het schema van Salesforce Sales Cloud.

Met het attribuut Verkoopkanaal deel je orders in op basis van hun herkomst. Zo kun je de procesprestaties van verschillende kanalen vergelijken.

Dit is belangrijk voor het dashboard 'Vergelijking van verkoopkanaalprestaties'. Door op kanaal te filteren of kanalen te vergelijken, zie je welke kanalen het efficiëntst zijn, waar het meeste herstelwerk voorkomt en waar standaardisatie nodig kan zijn om de prestaties op elkaar af te stemmen.

Maakt het mogelijk om de prestaties van verschillende verkoopkanalen te vergelijken. Zo kun je goede werkwijzen vinden en bepalen waar processen beter op elkaar kunnen worden afgestemd.

Dit is meestal een aangepast keuzelijstveld op het object 'Order' of 'Opportunity'. Raadpleeg de documentatie of het schema van Salesforce Sales Cloud.

Dit attribuut geeft het gekozen logistieke serviceniveau voor de levering aan. Het heeft rechtstreeks invloed op de levertijd en kosten.

In de 'Efficiëntieanalyse van verzendmethoden' gebruik je dit attribuut om de prestaties van verschillende verzendopties te vergelijken. Zo zie je of expresszendingen hun levertijd halen en welke invloed de verzendmethode heeft op de tijd tussen 'Goederen verzonden' en 'Goederen geleverd'.

Maakt analyse van logistieke prestaties mogelijk. Zo kun je de kosten en efficiëntie van verschillende verzendopties beoordelen.

Dit is waarschijnlijk een aangepast veld op het object 'Order' of op een gerelateerd aangepast object 'Shipment'. Raadpleeg de documentatie of het schema van Salesforce Sales Cloud.