> Continu verbeteren van processen > Klantonboarding voor KYC > ACTICO

Verbeter de onboarding van KYC-klanten

Verbeter KYC-onboarding in ACTICO met onze gids in 6 stappen.
Verbeter de onboarding van KYC-klanten
Klantonboarding voor KYC
ACTICO

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer klantonboarding voor KYC in ACTICO

Complexe processen leiden vaak tot flinke vertragingen en problemen met compliance. Ons platform helpt je precies te zien waar bottlenecks en verborgen inefficiënties in bestaande workflows zitten. Ontdek praktische manieren om de bedrijfsvoering efficiënter te maken, kosten te verlagen en te voldoen aan regelgeving voor belangrijke processen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom klantonboarding voor KYC in ACTICO optimaliseren?

Klantonboarding is vaak het eerste belangrijke contactmoment tussen een nieuwe klant en je organisatie. Voor financiële instellingen staat Know Your Customer (KYC) daarbij centraal. ACTICO biedt een platform voor compliance en besluitvorming, maar ook in de uitvoering van klantonboarding voor KYC kunnen inefficiënties verborgen blijven. In een omgeving met strenge regelgeving leidt een inefficiënt KYC-proces in ACTICO niet alleen tot trage dienstverlening. Het brengt ook bedrijfsrisico's en hogere operationele kosten met zich mee en kan klanten ontevreden maken. Toezichthouders wereldwijd controleren KYC-procedures steeds strenger. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes en reputatieschade. Ook haken klanten vaker af als de onboarding lang duurt, wat groei en omzet in de weg staat. Om aan de regels te blijven voldoen, kosten te beperken en klanten goed te helpen, moet je weten hoe het proces echt verloopt en waar vertragingen of afwijkingen ontstaan.

Hoe process mining de efficiëntie van KYC in ACTICO verbetert

Met process mining krijg je op basis van data zicht op het werkelijke verloop van klantonboarding voor KYC in ACTICO. Process mining analyseert event logs uit ACTICO en reconstrueert het volledige traject van elke "Customer Application". Zo zie je hoe het proces in de praktijk verloopt, van "Application Submitted" tot "Account Created/Activated" of "Application Rejected". Je ziet alle procesvarianten: de meest voorkomende routes, maar ook minder efficiënte of niet-conforme afwijkingen die bij een traditionele analyse verborgen blijven. Process mining brengt bottlenecks aan het licht, zoals lange wachttijden bij "Document Review", herhaalde verzoeken om "Additional Information Requested" of onverwachte vertragingen bij "Compliance Review Initiated". Met dit inzicht kun je aannames toetsen en op basis van data beslissen hoe je processen efficiënter maakt, ACTICO-workflows optimaliseert en aan regelgeving blijft voldoen.

Waar je het KYC-proces in ACTICO kunt verbeteren

Met process mining op je ACTICO-data ontdek je welke onderdelen je kunt optimaliseren. Richt je bijvoorbeeld op de volgende punten:

  • De doorlooptijd van klantonboarding voor KYC verkorten: Breng precies in kaart welke activiteiten of overgangen de meeste vertraging veroorzaken. Als "Background Checks Initiated" bijvoorbeeld steeds lang op zich laat wachten na "Identity Verification Performed", kun je gericht ingrijpen.
  • Herstelwerk en uitzonderingen beperken: Bekijk hoe vaak aanvragen teruggaan naar stappen als "Initial Application Review" of "Required Documents Requested". Achterhaal de oorzaken, zoals onvolledige aanvragen of onduidelijke communicatie, om onnodig werk sterk terug te dringen.
  • Compliance verbeteren: Spoor procesafwijkingen op die tot compliancerisico's kunnen leiden. Process mining laat zien of "Compliance Review Initiated" en "Compliance Review Completed" steeds worden uitgevoerd, of dat bepaalde routes belangrijke controles overslaan.
  • Middelen beter verdelen: Bekijk hoe het werk is verdeeld over afdelingen en gebruikers die bijvoorbeeld "Risk Assessment Performed" uitvoeren. Zo kun je teams effectief inzetten en voorkomen dat één onderdeel steeds een bottleneck vormt.
  • Besluitvorming verbeteren: Analyseer welke patronen leiden tot "Application Approved" of "Application Rejected". Zo ontdek je hoe ACTICO sneller en consistenter beslissingen kan nemen, met minder handmatige aanpassingen of escalaties.

Meetbare resultaten van KYC-procesoptimalisatie

Met process mining kun je de klantonboarding voor KYC in ACTICO optimaliseren en concrete resultaten behalen:

  • Kortere doorlooptijd voor klantonboarding voor KYC: Verlaag de tijd die nodig is om een nieuwe klant aan te sluiten. Zo genereer je sneller omzet en verbeter je de klanttevredenheid.
  • Lagere operationele kosten: Beperk herstelwerk, schrap onnodige stappen en zet middelen doelgerichter in. Zo dalen de kosten per onboarding.
  • Betere naleving van regelgeving: Spoor mogelijke compliancerisico's vroeg op en beperk ze. Zo voorkom je hoge boetes en bescherm je de reputatie van je organisatie.
  • Betere klantervaring: Een sneller, soepeler en transparanter onboardingtraject vergroot de klantloyaliteit en draagt bij aan een positief beeld van je organisatie.
  • Meer efficiëntie en doorvoer: Verwerk meer aanvragen met dezelfde middelen. Zo kunnen teams zich richten op werk dat meer waarde oplevert, in plaats van op uitzonderingen.

Aan de slag met process mining voor KYC in ACTICO

Je kunt de klantonboarding voor KYC in ACTICO verbeteren met process mining, ook zonder specialistische kennis. Met tools en templates voor dit doel koppel je snel je ACTICO-data en breng je de huidige processen in beeld. Zo ontdek je bottlenecks, verkort je doorlooptijden en verbeter je de compliance. Daarmee wordt klantonboarding meer dan een noodzakelijke taak: het kan je organisatie een voorsprong geven.

Klantonboarding voor KYC Klantonderzoek Klantacceptatie Compliance Financiële criminaliteit Onboardingproces Risicobeheer Naleving van regelgeving Bankbedrijfsvoering AML Witwasbestrijding Klantonboarding Klantonderzoek

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Veel klantaanvragen duren te lang om te verwerken. Dat leidt tot een slechte klantervaring en kan ertoe leiden dat klanten afhaken. De lange doorlooptijd verhult vaak inefficiënties in verschillende verificatie- en beoordelingsstappen in ACTICO. Dat remt de groei en drukt de klanttevredenheid. ProcessMind laat precies zien waar aanvragen in het KYC-onboardingproces vastlopen of onnodig vertraging oplopen. Je ziet welke activiteiten of overdrachten de meeste tijd kosten. De analyse brengt de oorzaken van die vertragingen aan het licht, zodat je gericht verbeteringen kunt doorvoeren en de onboarding versnelt.

Aanvragen lopen tijdens de compliancebeoordeling vaak vast. Daardoor ontstaat een flinke achterstand en duurt het langer voordat accounts worden geactiveerd. Dit kan leiden tot boetes als service level agreements niet worden gehaald. Ook neemt de werkdruk voor compliance-teams in ACTICO toe, wat de operationele kosten verhoogt. ProcessMind brengt in beeld hoe aanvragen door de compliancebeoordeling gaan en laat zien welke wachtrijen, afdelingen of beoordelaars bottlenecks vormen. Je ziet waar processen afwijken en wanneer vaak om aanvullende informatie wordt gevraagd. Zo kun je de compliancecontroles voor KYC-onboarding op basis van data verbeteren.

Een groot aantal klantaanvragen wordt pas afgewezen nadat er al veel werk in is gestoken. Dat brengt kosten met zich mee zonder omzet op te leveren. Om de efficiëntie van KYC-onboarding in ACTICO te verbeteren en verspilde middelen te beperken, moet je weten waarom en in welke fase aanvragen worden afgewezen. ProcessMind analyseert de routes van afgewezen aanvragen en laat veelvoorkomende patronen en afwijzingsmomenten zien. Door afwijzingen te vergelijken met attributen zoals Rejection Reason en met de activiteiten ervoor, ontdek je hoe je de eerste beoordeling kunt verbeteren of duidelijkere instructies kunt geven. Zo verbeter je het onboardingproces.

De stappen in de praktijk wijken vaak sterk af van het ontworpen KYC-onboardingproces. Dat leidt tot onvoorspelbare resultaten en mogelijke compliancerisico's. Zulke afwijkingen kunnen inefficiënties verhullen en het lastig maken om standaardprocedures in ACTICO te volgen. Ook wordt het moeilijker om het proces te auditeren. ProcessMind ontdekt automatisch alle procesvarianten in je eventdata en laat veelvoorkomende afwijkingen van de gewenste route zien. Je ziet waarom die varianten ontstaan, welke afdelingen of gebruikers erbij betrokken zijn en wat de gevolgen zijn voor efficiëntie en compliance. Zo kun je het proces in ACTICO beter standaardiseren.

Herhaalde verzoeken om documenten, nieuwe controles en opnieuw ingediende aanvragen kosten middelen, verhogen de operationele kosten en frustreren klanten. Zulke herstelrondes ontstaan bij KYC-onboarding in ACTICO vaak door onvolledige eerste controles of gebrekkige communicatie en verlengen het proces. ProcessMind laat precies zien waar herstelrondes voorkomen, hoe vaak dat gebeurt en welke activiteiten erbij betrokken zijn. Door de routes van aanvragen met herstelwerk te volgen, ontdek je de oorzaken, zoals ontbrekende informatie in een eerdere fase of problemen met de kwaliteit van Document Review. Zo kun je het proces gericht aanpassen.

Document Review en Identity Verification Performed zorgen vaak voor flinke vertragingen en verlengen de totale onboarding. Deze bottleneck kan ontstaan door handmatig werk, beperkte capaciteit of inefficiënte overdrachten in ACTICO. Daardoor kunnen klanten afhaken. ProcessMind laat precies zien in welke fases en bij welke medewerkers de afhandeling en verificatie van documenten vertraging oplopen. Door de doorlooptijden van Document Review te analyseren en veelvoorkomende heen-en-weercommunicatie in kaart te brengen, ontdek je waar automatisering of een andere verdeling van middelen kan helpen. Zo verloopt KYC-onboarding sneller.

Veel klantaanvragen halen de afgesproken service level agreement (SLA)-datum niet. Dat kan leiden tot boetes, ontevreden klanten en zorgen bij toezichthouders. Om het proces goed te beheersen en je reputatie te beschermen, moet je weten waardoor deze overschrijdingen ontstaan. ProcessMind vergelijkt de werkelijke procesduur met de SLA Target Date en laat duidelijk zien waar en waarom SLA's bij KYC-onboarding niet worden gehaald. Je ziet welke activiteiten, afdelingen of klanttypen het vaakst tot niet-naleving leiden. Zo kun je in ACTICO op tijd ingrijpen.

Sommige teams of medewerkers hebben te veel werk, terwijl anderen capaciteit over hebben. Dat leidt tot een ongelijke werkverdeling en inefficiëntie bij de verwerking van KYC-aanvragen. In ACTICO kan dit zorgen voor wisselende verwerkingstijden en hogere operationele kosten. ProcessMind analyseert hoe het werk voor KYC-onboarding is verdeeld over gebruikers en afdelingen. Je ziet welke middelen bottlenecks veroorzaken en wanneer de vraag piekt. Ook ontdek je hoe je taken anders kunt verdelen of herhaalde stappen kunt automatiseren.

Klanten krijgen herhaaldelijk verzoeken om aanvullende informatie. Dat frustreert hen en verlengt het onboardingtraject. Dit kan wijzen op problemen met de eerste gegevensverzameling of onduidelijke vereisten. Daardoor verloopt het proces in ACTICO minder efficiënt en kunnen klanten afhaken voordat de aanvraag is afgerond. ProcessMind laat zien hoe vaak en in welke fases Additional Information Requested voorkomt. Door de voorafgaande activiteiten en Document Status te analyseren, ontdek je of Required Documents Requested of Document Review in een eerdere fase niet volledig is uitgevoerd. Zo kun je de eerste stappen van het proces verbeteren.

Zonder een duidelijk realtime-overzicht van het volledige KYC-onboardingproces kan het management problemen moeilijk vroeg opsporen, de voortgang volgen of beslissingen nemen op basis van data. Door dit gebrek aan inzicht is het proces in ACTICO lastiger te beheren en kun je niet op tijd ingrijpen. ProcessMind geeft een gedetailleerd beeld van het werkelijke KYC-onboardingproces, met alle stappen en varianten. Realtime dashboards en rapporten volgen de belangrijkste prestatie-indicatoren. Zo kunnen betrokkenen de procesgezondheid bewaken, nieuwe problemen opsporen en meteen goed onderbouwde beslissingen nemen.

Aanvragen wachten vaak lang tussen activiteiten of afdelingen, bijvoorbeeld tussen Document Review en Background Checks Initiated. Deze verborgen vertragingen verlengen de totale doorlooptijd en frustreren klanten. Daardoor lijkt het proces traag. ProcessMind meet precies hoe lang aanvragen tussen activiteiten en overdrachten in het KYC-onboardingproces in ACTICO wachten. Je ziet welke overgangen inefficiënt zijn en waar automatisering of betere afspraken over communicatie de wachttijd sterk kunnen verkorten.

De activiteit Risk Assessment Performed wordt mogelijk niet bij alle aanvragen of door alle gebruikers volgens dezelfde procedure uitgevoerd. Daardoor verschilt de mate van controle en kunnen er hiaten in de compliance ontstaan. Dit maakt het in ACTICO lastiger om aan regelgeving te voldoen en risico's goed te beheren. ProcessMind brengt de werkelijke routes voor risicobeoordeling in kaart en laat varianten en afwijkingen van de afgesproken werkwijze zien. Je ontdekt of bepaalde klanttypen of aanvraagkanalen belangrijke risicocontroles overslaan of onnodige stappen doorlopen. Zo verloopt KYC-onboarding consistenter en volgens de regels.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een nieuwe klant sneller onboarden is belangrijk voor de klanttevredenheid en de efficiëntie van de bedrijfsvoering. Met dit doel verkort je de totale doorlooptijd, verbeter je de klantervaring en genereer je sneller omzet.
ProcessMind analyseert de volledige event logs uit ACTICO. Je ziet precies hoe lang elke stap duurt, hoeveel tijd er tussen activiteiten zit en welke bottlenecks op de kritieke route de KYC-onboarding vertragen. Zo kun je gericht ingrijpen.

Een efficiëntere compliancebeoordeling helpt je aan regelgeving te voldoen en boetes te voorkomen. Het doel is deze belangrijke stappen sneller uit te voeren zonder de grondigheid ervan te verminderen. Zo worden aanvragen sneller goedgekeurd en dalen de compliancekosten voor KYC-onboarding.
ProcessMind geeft volledig inzicht in de routes voor compliancebeoordeling in ACTICO. Je ziet afwijkingen van standaardprocedures, onnodige overdrachten en vertragingen die wettelijke termijnen in gevaar brengen. Zo kun je het proces verbeteren.

Veel afwijzingen kunnen wijzen op onduidelijke aanvragen, ontbrekende informatie of problemen in de interne verwerking. Door het aantal afwijzingen terug te dringen, werf je effectiever klanten en voorkom je onnodig werk aan aanvragen die uiteindelijk worden afgewezen.
ProcessMind helpt de oorzaken van afwijzingen in ACTICO te vinden. Je ziet veelvoorkomende patronen, de processtappen waarin aanvragen vaak worden afgewezen en attributen die vaak tot een afwijzing leiden. Zo kun je de KYC-onboarding proactief aanpassen.

Wisselende werkwijzen leiden tot uiteenlopende resultaten, compliancerisico's en verschillen in de klantervaring. Met dit doel leg je een consistente werkwijze vast voor alle KYC-aanvragen en zorg je dat deze wordt gevolgd. Zo wordt de uitkomst voorspelbaarder en eerlijker.
ProcessMind ontdekt automatisch alle bestaande procesvarianten in ACTICO en vergelijkt ze met een ideaal model. Je ziet ongeoorloofde afwijkingen en waar de afgesproken werkwijze het minst wordt gevolgd. Zo kun je het proces standaardiseren en de interne controles verbeteren.

Herhaalde handmatige taken en stappen kosten middelen, verhogen de kosten en leiden tot fouten. Door herstelwerk te voorkomen, verbeter je de efficiëntie van de bedrijfsvoering en houd je meer tijd over voor werk dat meer waarde oplevert tijdens KYC-onboarding.
ProcessMind laat precies zien waar in ACTICO-workflows herstelwerk voorkomt en hoe vaak dat gebeurt. Je ziet ook wat de herhalingen veroorzaakt. Zo kan je organisatie ze voorkomen met automatisering of een aangepast proces.

Trage documentverwerking vormt een belangrijke bottleneck bij onboarding en vertraagt de activatie van klanten. Door deze belangrijke fase te versnellen, verkort je de totale doorlooptijd, verbeter je de klanttevredenheid en voer je compliancecontroles sneller uit.
ProcessMind analyseert de activiteiten en wachttijden rond het verzamelen en beoordelen van documenten in ACTICO. Je ziet in welke fases of afdelingen de verificatie vastloopt en waar aanpassingen in het proces of de verdeling van middelen kunnen helpen bij KYC-onboarding.

Service level agreements (SLA's) halen is belangrijk voor de klanttevredenheid, je reputatie en het voorkomen van boetes. Met dit doel zorg je dat alle KYC-onboardingprocessen binnen de afgesproken termijnen blijven. Zo laat je zien dat je betrouwbaar en efficiënt werkt.
ProcessMind volgt voortdurend hoe elke ACTICO-onboardingcase presteert ten opzichte van de SLA-doelen. Je ziet welke cases het risico lopen de termijn te overschrijden en welke processtappen de vertraging veroorzaken. Zo kun je op tijd ingrijpen en het proces aanpassen.

Inefficiënt gebruik van medewerkers of systemen kan leiden tot bottlenecks of wachttijd en hogere operationele kosten. Met dit doel verdeel je de werklast beter en zorg je dat middelen goed worden ingezet voor alle activiteiten rond KYC-onboarding.
ProcessMind analyseert hoe middelen in ACTICO worden ingezet. Je ziet welke teamleden of afdelingen overbelast zijn en waar capaciteit beschikbaar is. Zo kun je de personeelsbezetting beter plannen en het werk anders verdelen om de doorvoer te verhogen.

Herhaalde verzoeken om meer informatie frustreren klanten en verlengen het onboardingproces. Door deze verzoeken te beperken, verbeter je het klanttraject en de kwaliteit van de eerste gegevensverzameling. Ook worden aanvragen voor KYC-onboarding in ACTICO sneller afgerond.
ProcessMind laat zien op welke punten in het proces en om welke redenen aanvullende informatie wordt gevraagd. Door deze patronen te analyseren, kan je organisatie de eerste aanvraagformulieren of eerdere stappen voor gegevensverzameling verbeteren. Zo zijn er later minder vragen nodig.

Zonder duidelijk zicht op lopende processen is het lastig om prestaties te sturen, problemen te herkennen en goed onderbouwde beslissingen te nemen. Met dit doel krijg je een actueel overzicht van de status en voortgang van elke KYC-klantonboardingaanvraag.
ProcessMind maakt interactieve proceskaarten en dashboards met een actueel overzicht van alle onboardingcases in ACTICO. Belanghebbenden kunnen KPI’s volgen, de voortgang van afzonderlijke aanvragen bekijken en opkomende bottlenecks of compliancerisico’s snel herkennen.

Lange wachttijden tussen activiteiten verlengen de totale onboarding onnodig. Dit doel richt zich op kortere overdrachten en minder wachttijd, zodat KYC-klantonboarding soepeler en sneller verloopt.
ProcessMind meet precies hoe lang de vertragingen tussen gekoppelde activiteiten in ACTICO duren. Op de proceskaart zie je waar overdrachten inefficiënt verlopen of cases blijven liggen. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren.

Als risicobeoordelingen niet op dezelfde manier worden uitgevoerd, kan dat leiden tot overtredingen van regelgeving of onvoldoende risicobeperking. Dit doel zorgt ervoor dat alle KYC-klantaanvragen volgens een uniforme, compliant aanpak worden beoordeeld, met aandacht voor nauwkeurigheid en controleerbaarheid.
ProcessMind brengt alle varianten van risicobeoordelingen in ACTICO in kaart en vergelijkt die met het vastgestelde beleid. Zo zie je waar stappen worden overgeslagen of afwijkende procedures worden gevolgd. Dat helpt om de controle en consistentie te verbeteren.

In 6 stappen naar verbetering van KYC-klantonboarding

1

Template downloaden
2

ACTICO-data exporteren
3

Dataset uploaden
4

Je proces analyseren
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Voortgang volgen
1

Template downloaden

Wat je moet doen

Download de vooraf ingerichte Excel-template voor KYC-klantonboarding. Deze is bedoeld om alle benodigde procesdata uit ACTICO vast te leggen.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met een gestandaardiseerde template verzamel je de juiste data in het juiste formaat. Zo leg je een goede basis voor een nauwkeurige analyse en bruikbare inzichten.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare template voor het verzamelen van data, afgestemd op het KYC-klantonboardingproces.

DIT KRIJG JE

Krijg helder zicht op de efficiëntie van KYC-onboarding

ProcessMind laat zien hoe KYC-onboardingcases daadwerkelijk verlopen en brengt elke stap, vertraging en afwijking in beeld. Zo zie je hoe het proces presteert en waar het efficiënter kan.
  • Breng de werkelijke procesflow van KYC-onboarding in beeld
  • Vind bottlenecks en hiaten in compliance
  • Achterhaal de oorzaken van vertragingen in ACTICO-processen
  • Maak KYC-onboarding efficiënter, zodat klanten sneller en volgens de regels worden onboarded
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Efficiënter en compliant KYC-onboarden

Deze resultaten laten zien welke verbeteringen organisaties op het gebied van bedrijfsvoering en compliance bereiken met process mining voor KYC-klantonboarding in ACTICO. Door bottlenecks en tekortkomingen in compliance tijdens het klantaanvraagtraject te vinden, werken bedrijven efficiënter en krijgen ze meer inzicht in hun processen.

0 %
Kortere onboarding

Gemiddelde verkorting van de totale doorlooptijd

Verkort de tijd tussen het indienen van een aanvraag en de afronding of afwijzing. Zo werf je sneller klanten en verbeter je hun eerste ervaring.
0 %
Minder afwijzingen

Minder afgewezen aanvragen

Vind de oorzaken van afgewezen aanvragen en pak ze aan. Zo voorkom je ongeldige aanvragen en verloopt het proces efficiënter.
0 %
Snellere compliancebeoordeling

Gemiddelde verkorting van de beoordelingstijd

Vind bottlenecks en herstelwerk in complianceprocessen. Zo besteed je veel minder tijd aan belangrijke controles op naleving van regelgeving.
0 %
Minder herstelwerk aan documenten

Minder herhaalde documentactiviteiten

Voorkom onnodige herhalingen en handmatige stappen bij het beoordelen en controleren van documenten. Zo verbeter je de datakwaliteit en werken medewerkers efficiënter.
0 %
Betere naleving van SLA’s

Meer cases die de doelen halen

Zorg dat meer klantonboardingcases voldoen aan de afgesproken Service Level Agreement-doelen. Dat verbetert de compliance en het vertrouwen van klanten.
0 %
Minder verzoeken om informatie

Minder aanvullende gegevensverzoeken

Vind structurele problemen die leiden tot herhaalde verzoeken om aanvullende klantgegevens. Zo vereenvoudig je de aanvraag en verbeter je de klantervaring.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces, de datakwaliteit en de doelen van de organisatie. De cijfers hier zijn gebaseerd op gebruikelijke verbeteringen bij verschillende implementaties van KYC-klantonboarding in ACTICO.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de selectie daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van één klantaanvraag voor onboarding. Deze dient als case-ID voor procesanalyse.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste attribuut voor process mining. Het koppelt alle bijbehorende gebeurtenissen aan één procesinstantie, zodat je het volledige onboardingtraject van elke klant kunt analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of taak die tijdens het klantonboardingproces wordt uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart. Zo kun je het procesverloop visualiseren, afwijkingen vinden en de frequentie en volgorde van activiteiten analyseren.

De timestamp waarop een activiteit is gestart of heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Die is nodig om doorlooptijden te berekenen, bottlenecks te vinden en de tijdlijn van het proces te analyseren.

De timestamp waarop een specifieke activiteit is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om de precieze duur van activiteiten (verwerkingstijd) te berekenen. Zo kun je bottlenecks opsporen en de efficiëntie van de inzet van middelen analyseren.

De gebruikers-ID of naam van de medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je prestaties per persoon of team analyseren en opleidingsbehoeften of een ongelijke verdeling van middelen opsporen.

De afdeling of het team dat verantwoordelijk is voor de activiteit.

Waarom dit belangrijk is

Voegt een organisatorische dimensie toe aan de analyse. Zo kun je vertragingen tussen afdelingen opsporen en de prestaties per team beoordelen.

De einduitkomst of huidige status van de onboardingaanvraag van de klant.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de uitkomst van elke case aan. Zo kun je succesvolle en niet-succesvolle procesinstanties vergelijken en het afwijzingspercentage berekenen.

De specifieke reden waarom een klantaanvraag is afgewezen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in de redenen voor afgewezen aanvragen. Met oorzaakanalyse kun je het afwijzingspercentage verlagen en de procesefficiëntie verbeteren.

Het berekende risiconiveau van de klantaanvraag, bijvoorbeeld laag, gemiddeld of hoog.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk cases op risico in te delen. Zo kun je controleren of het proces zich volgens de compliancevereisten aanpast aan verschillende risicoprofielen.

De datum waarop het onboardingproces naar verwachting is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Biedt een referentiepunt om te meten of cases op tijd worden afgerond. Zo kun je de naleving van de SLA volgen en rapporteren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het begin van het KYC-onboardingproces: ACTICO ontvangt een nieuwe klantaanvraag. Het systeem legt dit vast als een afzonderlijke gebeurtenis, meestal met een exacte timestamp bij het aanmaken van een nieuwe case of aanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Als eerste gebeurtenis is deze activiteit nodig om de totale doorlooptijd van de onboarding te berekenen en het aantal aanvragen te volgen. De timestamp vormt het uitgangspunt voor alle volgende metingen van de procesprestaties.

Deze activiteit vindt plaats wanneer de klant de vereiste identiteits- en ondersteunende documenten aanlevert via een portaal of een ander kanaal dat met ACTICO is gekoppeld. Elke documentupload wordt meestal als afzonderlijke gebeurtenis vastgelegd in het documentbeheer of het caselogboek.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die afhankelijk is van de klant. Door deze gebeurtenis te volgen, kun je de reactietijd van klanten meten en zien hoe lang de daaropvolgende documentbeoordeling duurt.

Deze activiteit staat voor de uitvoering van de beslisengine van ACTICO, die een risicoscore of -classificatie voor de klantaanvraag berekent. Dit is een kernfunctie van het systeem en wordt als afzonderlijke gebeurtenis vastgelegd wanneer de regels voor de risicobeoordeling worden uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

De risicobeoordeling is een belangrijk beslismoment dat vaak bepaalt hoe het proces verdergaat. Door deze activiteit te analyseren, zie je hoe risiconiveaus de procesvarianten en doorlooptijden beïnvloeden.

Dit markeert het begin van de handmatige beoordeling door de complianceafdeling, vaak bij aanvragen met een hoog risico of een waarschuwing. Meestal is dit af te leiden uit een statuswijziging naar ‘Wacht op compliancebeoordeling’ of doordat de case aan de werklijst van een compliancefunctionaris wordt toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het startpunt voor het meten van de bottleneck in compliance. De tijd tot ‘Compliancebeoordeling afgerond’ is een belangrijke KPI om vertragingen in deze belangrijke fase te vinden.

Dit markeert het einde van de handmatige beoordeling door de complianceafdeling. De uitkomst is goedkeuring, afwijzing of een verzoek om verdere actie. De activiteit is af te leiden uit een statuswijziging van ‘Wacht op compliancebeoordeling’ naar een volgende status, zoals ‘Goedgekeurd door compliance’.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de afsluitende gebeurtenis van de compliancebeoordeling. Je hebt deze nodig om de totale beoordelingsduur te berekenen en de doorvoer van het team te analyseren.

Deze activiteit is de definitieve beslissing om de klantaanvraag voor onboarding goed te keuren. Het is een belangrijke mijlpaal, die meestal wordt vastgelegd als een afzonderlijke, definitieve statuswijziging in de levenscyclus van de aanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Deze mijlpaal gaat vooraf aan het aanmaken van de rekening en betekent dat de aanvraag succesvol is afgerond. Door te meten hoe lang het duurt om dit punt te bereiken, krijg je inzicht in de doorlooptijd van de ideale route.

Dit is de laatste activiteit in het proces. De klant is volledig onboard en de aanvraagcase is gesloten. Dit is af te leiden uit een definitieve eindstatus op de case, zoals ‘Onboarded’ of ‘Gesloten - goedgekeurd’.

Waarom dit belangrijk is

Als belangrijkste gebeurtenis die een succesvolle onboarding afsluit, is deze activiteit nodig om de totale doorlooptijd te berekenen voor alle klanten die succesvol zijn onboard. De timestamp vormt het eindpunt voor de analyse van de ideale route.

Dit is de definitieve beslissing om de klantaanvraag af te wijzen en het onboardingproces te beëindigen. Deze belangrijke eindstatus wordt vastgelegd als een laatste statuswijziging van de aanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste eindgebeurtenis bij een mislukte aanvraag. Door cases met deze activiteit te analyseren, krijg je inzicht in het afwijzingspercentage en de redenen voor afwijzing. Zo kun je het totale resultaat van het proces verbeteren.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert event logs uit ACTICO en brengt het werkelijke klantonboardingtraject in beeld. Zo zie je waar het afwijkt van de ideale route. De analyse laat bottlenecks, herstelwerk en stappen die niet aan de regels voldoen zien. Die verlengen de doorlooptijd en verhogen de kosten. Met het overzicht op basis van data kun je precies bepalen waar verbetering nodig is.

Je hebt vooral event log-data nodig met een case-ID, een activiteit en een timestamp. Voor KYC-onboarding gaat het om de klantaanvraag-ID, elke uitgevoerde stap in ACTICO en het exacte tijdstip waarop die plaatsvond. Met informatie over de uitvoerder en aanvullende attributen kun je de analyse verder verrijken.

Je krijgt een helder, op data gebaseerd beeld van het werkelijke verloop van het KYC-proces, inclusief varianten en afwijkende routes. De analyse laat specifieke vertragingen, veel herstelwerk en afwijkende procedures zien die de onboarding vertragen. Met deze inzichten kun je gericht de doorlooptijd verkorten, compliance verbeteren en het aantal afwijzingen terugdringen.

Vaak krijg je binnen enkele weken de eerste inzichten uit process mining, nadat de data succesvol is geëxtraheerd en het model is gemaakt. Het doorvoeren van procesverbeteringen en het meten van het effect op KPI’s, zoals kortere doorlooptijden of minder afwijzingen, duurt meestal enkele maanden. Dat hangt af van de complexiteit van de wijzigingen. Doorlopend monitoren helpt om de voortgang te volgen.

Je hebt vooral toegang nodig tot historische procesdata in ACTICO, meestal via de database of API, om event logs te exporteren. Ook heb je process mining-software nodig om de data in te laden en te analyseren. Basiskennis van dataverwerking, zoals SQL-query’s of data-export, helpt bij het voorbereiden van de invoerbestanden.

Data-extractie gebeurt meestal door de onderliggende ACTICO-database te bevragen of de rapportagefuncties te gebruiken om event logs te exporteren. Je moet de tabellen of weergaven vinden met de case-ID, activiteitnamen en timestamps van elke klantaanvraag. Daarna zet je deze ruwe data om naar een standaardformaat voor event logs.

Ja. Process mining helpt om bottlenecks in compliancebeoordelingen te vinden. Je ziet welke route een compliancecontrole volgt, waar beoordelingen vastlopen, welke activiteiten vertraging veroorzaken en of bepaalde criteria leiden tot herhaald handmatig werk. Zo kun je beoordelingsstappen verbeteren en zorgen dat ze aan de regelgeving voldoen.

Voor de eerste inrichting moet je de event logs uit ACTICO zorgvuldig extraheren en omzetten naar een formaat dat geschikt is voor process mining. Dat kan technisch werk zijn, maar moderne process mining-tools bieden gebruiksvriendelijke analysefuncties zodra de data is voorbereid. Daarna draait het vooral om het interpreteren van inzichten en het doorvoeren van proceswijzigingen. Dat zijn eerder organisatorische dan technische uitdagingen.

Optimaliseer KYC-klantonboarding: verkort de doorlooptijd nu tot 24 uur

Voorkom afhakers en fout-positieve resultaten voor een soepel onboardingproces.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Begin vandaag met optimaliseren.