> Continu verbeteren van processen > Onboarding van medewerkers

Verbeter de onboarding van medewerkers

Verbeter de efficiëntie van onboarding met onze gids in 6 stappen.

Datatemplate downloaden

Onboarding van medewerkers

Elk systeem

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(8)Doelen(8)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verbeter onboarding van medewerkers met process mining

ProcessMind helpt je verborgen bottlenecks en vertragingen in het onboardingproces van medewerkers op te sporen. Zie waar nieuwe medewerkers vastlopen, ontdek overbodige stappen en achterhaal waarom onboarding zo lang duurt. Door de data te analyseren, laat ProcessMind zien waar je de bedrijfsvoering kunt verbeteren en de ervaring van nieuwe medewerkers kunt versterken.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Het onboardingtraject is de eerste kennismaking van een medewerker met je organisatie. Het bestaat uit een reeks activiteiten die vaak meerdere afdelingen en systemen omvatten. In de praktijk ontstaan daarbij geregeld verborgen vertragingen, compliancerisico’s en inefficiënties. Met process mining analyseer je het volledige onboardingproces, vanaf het accepteren van het aanbod tot de check-in na 30 dagen. ProcessMind haalt event logs uit bestaande systemen en maakt op basis daarvan een datagedreven overzicht van het verloop van onboarding. Dat werkt met elk HR-, ERP- of ander bronsysteem. Je ziet welke routes nieuwe medewerkers daadwerkelijk volgen en waar onverwachte afwijkingen, handmatige omwegen of vergeten stappen de efficiëntie en medewerkerservaring beïnvloeden.

Veel organisaties hebben te maken met een versnipperd onboardingtraject. Gegevens staan in verschillende systemen, teams dragen werk handmatig aan elkaar over en er is weinig realtime zicht op bottlenecks. Dat kan leiden tot tekortkomingen in compliance, een wisselende ervaring voor nieuwe medewerkers en een langere tijd tot productiviteit. ProcessMind brengt het volledige onboardingtraject samen in één overzicht. Je ziet waardoor vertragingen ontstaan, welke activiteiten niet aan de regels voldoen en waar automatisering mogelijk is, bijvoorbeeld bij het verzamelen van documenten, het regelen van toegang, het toewijzen van trainingen en kennismakingsgesprekken. Met deze analyse kun je beslissingen nemen op basis van data in plaats van losse ervaringen. Zo verbeter je de efficiëntie en compliance en verhoog je de tevredenheid van nieuwe medewerkers.

Met ProcessMind zie je waar je het onboardingproces kunt verbeteren. Bekijk de meest voorkomende routes en varianten, ontdek waar nieuwe medewerkers vastlopen en zie hoe afzonderlijke activiteiten de totale onboardingduur beïnvloeden. Vergelijk onboarding tussen regio’s of afdelingen om te zien wat goed werkt en welke aanpak je kunt overnemen. Het platform laat zien waar taken dubbel worden uitgevoerd en goedkeuringen vertraging oplopen. Zo kun je het proces aanpassen en nieuwe medewerkers een consistente, positieve ervaring bieden. Dat helpt hen sneller hun plek te vinden in de organisatie en bij te dragen aan de bedrijfsdoelen. De data kan uit één hoofdsysteem komen of verspreid zijn over meerdere systemen.

Aan de slag met het verbeteren van onboarding is eenvoudig. ProcessMind werkt met de data uit je bestaande systemen. Bereid de eventlogdata voor met het meegeleverde datatemplate. Daarin staat welke gegevens je uit je systeem of systemen haalt, zoals de ID van de onboardingcase, activiteitsnamen en timestamps. Upload de data en binnen enkele minuten zie je wat er in het onboardingproces gebeurt. Zo kun je werken aan een efficiënter proces dat aan de regels voldoet en nieuwe medewerkers welkom heet.

Onboarding van medewerkers HR-proces Nieuwe medewerker Onboarding optimaliseren Procesefficiëntie HR-analyses Compliance HR-automatisering Preboarding Integratie van medewerkers

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Als onboarding onnodig lang duurt, worden nieuwe medewerkers later volledig productief. Dat heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering en de tijd die nodig is om waarde te leveren. De kosten lopen op en nieuwe medewerkers krijgen een slechte eerste indruk, waardoor ze mogelijk eerder vertrekken.

Process mining analyseert het volledige onboardingtraject en laat zien welke activiteiten en routes voor vertraging zorgen. Met die inzichten kun je het proces verbeteren, doorlooptijden verkorten en nieuwe medewerkers sneller laten meedraaien en bijdragen.

Nieuwe medewerkers moeten na hun startdatum vaak lang wachten op IT-accounts, benodigde software of apparatuur. Daardoor kunnen ze niet meteen aan de slag en raken ze gefrustreerd. Ook komt de voorbereiding van de organisatie inefficiënt over.

Process mining laat precies zien waar het regelen van deze voorzieningen vastloopt, van aanvraag tot levering. Je ziet waar overdrachten niet goed lopen en welke stappen bottlenecks veroorzaken. Zo kun je de inzet van middelen verbeteren en ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers vanaf dag één hebben wat ze nodig hebben.

Het onboardingtraject verschilt vaak sterk per afdeling, functie of leidinggevende. Daardoor krijgen nieuwe medewerkers niet dezelfde ervaring. Gebrek aan vaste afspraken kan voor verwarring en frustratie zorgen en maakt het lastiger om goed in de organisatie te landen.

Process mining brengt alle procesvarianten automatisch in kaart en vergelijkt de werkelijke routes met de gewenste standaard. Zo zie je waar het proces afwijkt en kun je workflows standaardiseren. Dat zorgt voor een consistente ervaring van goede kwaliteit voor elke nieuwe medewerker.

Belangrijke compliancestappen, zoals achtergrondcontroles en verplichte trainingen, worden geregeld overgeslagen of pas na de deadline afgerond. Dat brengt juridische risico’s en boetes met zich mee en kan de bedrijfsvoering en beveiliging in gevaar brengen.

Ons platform volgt of belangrijke complianceactiviteiten op tijd worden afgerond. Het signaleert achterstallige taken en overgeslagen stappen, zodat je meteen kunt ingrijpen en aan interne en externe regels blijft voldoen.

HR-teams en leidinggevenden weten vaak niet precies waar elke nieuwe medewerker zich in het onboardingtraject bevindt. Daardoor is het lastig om problemen op tijd aan te pakken, vertragingen te voorzien of ondersteuning te bieden. Teams reageren dan pas als er iets misgaat.

Process mining geeft een helder beeld van het volledige onboardingproces, van het accepteren van het aanbod tot de check-in na 30 dagen. Je krijgt een actueel overzicht van elke stap, de doorlooptijd en de betrokkenen, zodat je beslissingen kunt nemen op basis van data.

Bij veel onboardingstappen moeten gegevens handmatig worden ingevoerd of herhaaldelijk worden aangepast door fouten en ontbrekende informatie. Dat verhoogt de administratieve last en de kosten en vertraagt het moment waarop nieuwe medewerkers volledig productief zijn.

Process mining brengt proceslussen in beeld en laat zien welke activiteiten vaak worden herhaald of herstelwerk veroorzaken. Dat komt vaak door inconsistente gegevens of handmatige overdrachten. Zo zie je waar je taken kunt automatiseren en onnodige handmatige handelingen kunt voorkomen.

Overdrachten tussen HR, IT, leidinggevenden en andere afdelingen zorgen vaak voor wrijving en vertraging. Informatie raakt zoek of prioriteiten sluiten niet op elkaar aan. Dat maakt het onboardingtraject onoverzichtelijk en vertraagt het hele proces voor de nieuwe medewerker.

Process mining brengt de activiteiten tussen afdelingen in kaart en laat zien waar overdrachten en communicatie niet goed lopen. Je ziet hoeveel tijd elke overgang kost. Zo kun je de afstemming verbeteren en de samenwerking tussen afdelingen efficiënter maken.

Een aanzienlijk aantal nieuwe medewerkers vertrekt binnen enkele maanden, vaak na een slechte of verwarrende onboardingervaring. Dat betekent dat wervingskosten verloren gaan, de productiviteit daalt en het werkgeversimago schade oploopt.

Process mining kan verbanden leggen tussen variaties en vertragingen in het onboardingproces en gegevens over het behoud van medewerkers. Zo ontdek je patronen die bijdragen aan vroeg vertrek. Met inzicht in de oorzaken kun je het proces verbeteren en nieuwe medewerkers een prettigere en effectievere start bieden.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een belangrijk doel van onboarding is de tijd tussen het accepteren van een aanbod en volledig productief zijn zo kort mogelijk te maken. Een lange inwerkperiode vertraagt projecten, verhoogt de kosten en kan nieuwe medewerkers frustreren. Dat beïnvloedt hun betrokkenheid en succes op de lange termijn.

ProcessMind analyseert het volledige onboardingtraject en laat zien welke bottlenecks en vertragingen nieuwe medewerkers ervan weerhouden productief te worden. Door het kritieke pad en de tijd per fase in beeld te brengen, zie je waar je trainingen kunt verbeteren, toegang sneller kunt regelen en workflows kunt aanpassen om de inwerkperiode flink te verkorten.

Als verplichte taken zoals achtergrondcontroles, bevestigingen van beleid of trainingen niet worden afgerond, loopt de organisatie juridische en financiële risico’s. Voor een veilig en goed beheerd proces moet elke nieuwe medewerker alle vereiste compliancestappen op tijd doorlopen.

ProcessMind geeft volledig zicht op compliance door elke verplichte activiteit voor elke nieuwe medewerker te volgen. Het signaleert automatisch afwijkingen, zoals overgeslagen stappen of gemiste deadlines. HR-teams kunnen daardoor op tijd ingrijpen en ervoor zorgen dat elke onboardingcase aan de interne en externe complianceregels voldoet.

Voor een nieuwe medewerker is er weinig vervelender dan op de eerste werkdag geen laptop, systeemtoegang of werkplek te hebben. Vertraging bij het regelen van voorzieningen zorgt voor een slechte eerste indruk en onproductieve tijd. Ook kan het wijzen op een intern proces dat niet goed is georganiseerd, wat het moreel vanaf het begin kan schaden.

ProcessMind brengt het volledige deelproces voor het regelen van voorzieningen in kaart, van de eerste aanvraag tot de levering. Zo zie je waardoor vertragingen ontstaan en waar overdrachten tussen HR, IT en andere afdelingen niet goed lopen. Daarmee kun je de workflow aanpassen en ervoor zorgen dat alle benodigde voorzieningen op de eerste werkdag klaarstaan.

Als onboarding per afdeling, leidinggevende of locatie verschilt, krijgen nieuwe medewerkers een wisselende en vaak verwarrende ervaring. Gebrek aan vaste afspraken kan leiden tot ongelijke behandeling, gemiste stappen en een versnipperde kennismaking met de organisatie en haar werkwijzen.

ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch alle varianten van het onboardingproces zoals het daadwerkelijk verloopt. Door de routes te vergelijken, zie je op basis van data wat goed werkt en welke afwijkingen je wilt voorkomen. Zo kun je één duidelijke standaard invoeren die elke nieuwe medewerker een goede ervaring biedt.

Veel handmatige gegevensinvoer, herhaalde correcties en dubbele taken kosten HR waardevolle tijd, leiden tot fouten en vertragen het onboardingproces. De kosten lopen op en er blijft minder tijd over voor werk dat de ervaring van nieuwe medewerkers verbetert.

ProcessMind analyseert procesdata uit je bronsystemen en brengt lussen met herstelwerk en veelvoorkomende handmatige activiteiten in kaart. Je ziet waar fouten het vaakst voorkomen en waar automatisering het meeste kan opleveren. Zo krijg je een concreet plan om de administratieve last te verlagen en het proces efficiënter te maken.

Bij onboarding zijn HR, IT, facilitaire diensten, leidinggevenden en financiën betrokken. Wrijving tussen deze groepen zorgt vaak voor flinke vertragingen. Inefficiënte overdrachten en gebrekkige communicatie maken het proces versnipperd en frustrerend voor nieuwe medewerkers.

ProcessMind geeft een objectief beeld van de samenwerking tussen afdelingen tijdens het onboardingtraject. Het meet de wachttijd bij elke overdracht en maakt communicatieproblemen en gebrekkige afstemming zichtbaar. Zo kun je de samenwerking tussen teams verbeteren en het proces soepeler laten verlopen.

Zonder duidelijk zicht op de voortgang van elke nieuwe medewerker kunnen HR-teams en leidinggevenden problemen niet op tijd aanpakken. Daardoor lossen ze problemen pas achteraf op, worden deadlines gemist en kunnen ze nieuwe medewerkers geen betrouwbare statusupdate geven.

ProcessMind maakt een actuele, datagedreven kaart van het volledige onboardingproces en geeft realtime zicht op de status van elke case. Betrokkenen kunnen de voortgang volgen, vastgelopen cases snel herkennen en inzoomen op de details van een vertraging. Zo kun je het proces proactief beheren en soepeler laten verlopen.

Een negatieve of slecht georganiseerde onboardingervaring is een belangrijke oorzaak van vroeg vertrek. Dat kost veel geld aan werving en gaat ten koste van de productiviteit. Het proces verbeteren is een investering in het behoud van medewerkers die je met veel moeite hebt aangetrokken.

ProcessMind kan procesdata koppelen aan bedrijfsresultaten, zoals het vertrekpercentage. Door de onboardingtrajecten te analyseren van medewerkers die binnen enkele maanden vertrekken, ontdek je patronen, knelpunten en procesproblemen die bijdragen aan ontevredenheid. Zo kun je de ervaring verbeteren en medewerkers langer behouden.

In 6 stappen het onboardingproces van medewerkers verbeteren

Data koppelen en ontdekken

Het proces in kaart brengen

Bottlenecks opsporen

Oorzaken analyseren

Verbeteringen ontwerpen

Monitoren en bijsturen

Data koppelen en ontdekken

Wat je moet doen

Haal eventlogdata uit je systeem, waaronder activiteitsnamen, timestamps en case-ID’s zoals "Onboardingcase". Controleer of alle relevante onboardingstappen zijn vastgelegd.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Deze data vormt de objectieve basis om het werkelijke procesverloop te begrijpen.

Verwacht resultaat

Een volledige, gevalideerde dataset die klaar is voor analyse en alle activiteiten en varianten van het proces bevat.

DIT KRIJG JE

Ontdek wat er speelt in elk bedrijfsproces

ProcessMind analyseert de procesdata die al beschikbaar is en laat zien hoe de bedrijfsvoering in de praktijk verloopt. Krijg inzicht in procesvarianten, prestaties en compliance in al je systemen.

Breng de werkelijke processtroom in beeld
Spoor bottlenecks en afwijkingen op
Zet middelen doelgericht in
Verbeter de efficiëntie van de bedrijfsvoering

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met onboarding van medewerkers

Deze resultaten laten zien wat organisaties kunnen bereiken met process mining voor de onboarding van medewerkers. Door bottlenecks en mogelijkheden voor verbetering te vinden, kunnen bedrijven efficiënter werken en de ervaring van medewerkers verbeteren.

0 %

Kortere onboarding

Gemiddelde verkorting van het volledige proces

Door bottlenecks in het onboardingproces op te sporen en weg te nemen, kunnen organisaties de tijd tussen het accepteren van een aanbod en de volledige integratie flink verkorten. Nieuwe medewerkers kunnen daardoor eerder aan de slag.

0 %

Betere compliance

Meer verplichte taken op tijd afgerond

Zorg dat alle belangrijke onboardingactiviteiten, zoals verplichte trainingen en documentatie, op tijd en volgens het beleid worden afgerond. Zo beperk je risico’s en verbeter je de governance.

0 %

Minder herstelwerk en fouten

Minder dubbele taken en dataproblemen

Spoor de oorzaken van herstelwerk op en neem ze weg, bijvoorbeeld fouten bij handmatige data-invoer of onvolledige documentatie. Zo verloopt de onboarding soepeler, efficiënter en met minder fouten.

0 days

Snellere inrichting van werkmiddelen

Tijdwinst bij IT-inrichting en levering van apparatuur

Maak het aanvragen van IT-accounts, apparatuur en een werkplek efficiënter. Zo hebben nieuwe medewerkers vanaf hun eerste werkdag alles wat ze nodig hebben.

0 %

Meer standaardisatie in het proces

Meer medewerkers volgen dezelfde onboardingroute

Breng ongecontroleerde procesvarianten terug tot een vaste onboardingroute van hoge kwaliteit voor iedere nieuwe medewerker. Zo wordt het proces voorspelbaarder en verbetert de governance in de hele organisatie.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces en de datakwaliteit. De cijfers geven verbeteringen weer die bij implementaties vaak worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de analyse daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode die alle onboardingactiviteiten voor één nieuwe medewerker groepeert.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel waarmee je alle gebeurtenissen in het onboardingtraject van één nieuwe medewerker aan elkaar koppelt. Zo wordt analyse van het volledige proces mogelijk.

De naam van de specifieke taak, mijlpaal of gebeurtenis in het onboardingproces.

Waarom dit belangrijk is

De activiteitsnaam beschrijft de afzonderlijke processtappen. Daarmee kun je een proceskaart maken en de workflow, bottlenecks en afwijkingen analyseren.

De exacte datum en tijd waarop een onboardingactiviteit plaatsvond of werd afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen te ordenen, tijdsmetingen zoals doorlooptijd en wachttijd te berekenen en bottlenecks in het proces te vinden.

De timestamp waarop een activiteit is afgerond. Deze wordt gebruikt voor taken met een meetbare duur.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je precies berekenen hoelang specifieke activiteiten duren (de verwerkingstijd). Dat is belangrijk voor bronanalyse en om inefficiënte taken op te sporen.

Een unieke identificatiecode die in het HR-systeem van de organisatie aan elke medewerker wordt toegekend.

Waarom dit belangrijk is

De medewerker-ID koppelt het onboardingproces aan het permanente personeelsdossier. Zo kun je op lange termijn analyseren hoe onboarding samenhangt met het behoud en de prestaties van medewerkers.

De afdeling of bedrijfseenheid waar de nieuwe medewerker aan de slag gaat.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de efficiëntie van onboarding, verschillen in processen en ervaringen van nieuwe medewerkers tussen bedrijfseenheden vergelijken. Zo zie je waar standaardisatie mogelijk is.

De specifieke functie of rol van de nieuwe medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je analyseren hoe onboarding verschilt per functie. Zo ontdek je waar procesoptimalisatie of aanpassingen per functie nodig zijn.

De belangrijkste werklocatie, het kantoor of de regio van de nieuwe medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je geografische verschillen in het onboardingproces analyseren. Dat is belangrijk om te voldoen aan regelgeving en de onboardingervaring binnen een internationale organisatie te standaardiseren.

De naam of ID van de manager aan wie de nieuwe medewerker rapporteert.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je beoordelen hoe managers hun onboardingverantwoordelijkheden uitvoeren en hoe consistent ze daarin zijn. Dat heeft direct invloed op de ervaring van nieuwe medewerkers en de tijd tot ze productief zijn.

De gebruiker, rol of het systeem dat de onboardingactiviteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien wie elke taak uitvoert. Zo kun je de verdeling van werkbelasting en de efficiëntie van overdrachten analyseren en mogelijkheden voor automatisering vinden.

De officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Deze belangrijke datum markeert het verschil tussen activiteiten vóór en na de start. Je hebt de datum nodig om 'Klaar voor de eerste werkdag' en andere belangrijke KPI’s te meten.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit markeert de officiële start van de periode vóór indiensttreding. De gebeurtenis vindt plaats wanneer een kandidaat het aanbod formeel accepteert en bevestigt bij het bedrijf in dienst te willen treden.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk startpunt om de totale onboarding-doorlooptijd te meten. Vanaf het moment dat de kandidaat toezegt, kun je de duur en efficiëntie van de periode vóór indiensttreding analyseren.

Deze activiteit vindt plaats wanneer de nieuwe medewerker alle benodigde documenten voor indiensttreding heeft ondertekend en ingediend. Het systeem legt dit meestal automatisch vast zodra alle documenten elektronisch zijn ondertekend of geüpload.

Waarom dit belangrijk is

De documenten afronden is een belangrijke voorwaarde voor het aanmaken van een officieel medewerkersprofiel en het starten van de salarisadministratie. Deze mijlpaal helpt ervoor te zorgen dat alles op de eerste werkdag geregeld is en dat aan de compliance-eisen wordt voldaan.

Dit is het moment waarop de registratie van de nieuwe medewerker in het centrale HR-systeem officieel wordt aangemaakt. De persoon verandert daarmee in het systeem van kandidaat in medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor alle andere processen rond medewerkers, zoals de inrichting van de salarisadministratie, de aanmelding voor arbeidsvoorwaarden en de IT-inrichting. Het is ook een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van HR-verwerking.

Deze activiteit markeert het formele verzoek aan de IT-afdeling om accounts, systeemtoegang en e-mail voor de nieuwe medewerker aan te maken. Dit is het startpunt van de technische onboarding.

Waarom dit belangrijk is

Een tijdige IT-inrichting is belangrijk zodat een nieuwe medewerker vanaf de eerste dag productief kan zijn. Door de tijd tussen de aanvraag en de afronding te meten, vind je belangrijke bottlenecks die ervoor zorgen dat iemand niet op de eerste dag aan de slag kan.

Deze activiteit staat voor de officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker. Dit is een berekende gebeurtenis op basis van een belangrijke datum, geen handeling van een gebruiker in het systeem.

Waarom dit belangrijk is

Deze mijlpaal markeert de overgang van activiteiten vóór de start naar activiteiten na de start. Je kunt hiermee de tijd tot productiviteit en de betrokkenheid na indiensttreding meten.

Dit markeert de succesvolle afronding van alle verplichte trainingen door de nieuwe medewerker. Daarmee heeft de medewerker voldaan aan de eerste compliance- en leervereisten.

Waarom dit belangrijk is

Deze mijlpaal laat zien of de nieuwe medewerker aan de compliance-eisen voldoet en klaar is voor de functie. Het is een belangrijke maatstaf voor de voorbereiding van nieuwe medewerkers en de effectiviteit van het trainingsprogramma.

Deze activiteit markeert de formele afsluiting van het volledige onboardingproces voor een nieuwe medewerker. Alle toegewezen taken in het onboardingplan zijn dan afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert het einde van het onboardingproces, zodat je de totale doorlooptijd nauwkeurig kunt berekenen. Ook laat ze zien dat de organisatie de nieuwe medewerker vanuit het proces gezien volledig ingewerkt vindt.

Voor aangepaste data-aanbevelingen, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Hoe kan process mining ons onboardingproces voor medewerkers verbeteren?

Process mining brengt het werkelijke verloop van onboardingactiviteiten in beeld en laat bottlenecks zien, zoals lange stappen vóór de eerste werkdag of een trage inrichting van voorzieningen. Je ontdekt variaties en inefficiënties die de doorlooptijd verlengen en kunt het volledige traject van nieuwe medewerkers verbeteren. Zo wordt onboarding consistenter en efficiënter.

Welke gegevens hebben we uit ons systeem nodig om process mining op onboarding toe te passen?

Je hebt eventlogdata nodig met voor elke stap een case-ID, een activiteitsnaam en een timestamp. Bij onboarding van medewerkers kan de case-ID bijvoorbeeld de unieke ID van de nieuwe medewerker zijn. Activiteiten zijn dan taken zoals "HR-documenten afgerond" of "IT-inrichting gestart". Met deze data kan de tool het exacte procesverloop reconstrueren.

Welke resultaten of verbeteringen kunnen we verwachten als we onboarding met process mining optimaliseren?

Je kunt onder meer verwachten dat nieuwe medewerkers sneller productief worden, voorzieningen sneller geregeld zijn en je realtime beter zicht hebt op de voortgang van onboarding. Dat kan leiden tot lagere bedrijfskosten, meer behoud van nieuwe medewerkers en een consistenter en efficiënter onboardingproces. Deze resultaten hebben rechtstreeks invloed op de productiviteit en tevredenheid van nieuwe medewerkers.

Hoe lang duurt het meestal voordat we kunnen beginnen en de eerste resultaten zien?

De eerste inrichting en data-extractie uit het bronsysteem kunnen, afhankelijk van de toegang tot het systeem en de hoeveelheid data, enkele dagen tot een paar weken duren. Zodra de data is geladen, kun je meestal binnen enkele uren tot dagen de eerste proceskaarten genereren en belangrijke bottlenecks vinden. In de weken daarna kun je het proces verder analyseren en concrete inzichten opdoen.

Helpt process mining om te controleren of alle verplichte onboardingactiviteiten worden uitgevoerd?

Ja. Met process mining zie je duidelijk hoe vaak verplichte activiteiten daadwerkelijk worden afgerond. Je ziet ook waar stappen worden overgeslagen of niet op tijd worden uitgevoerd. Zo komen afwijkingen van het gewenste proces aan het licht. Je kunt vervolgens zorgen voor een vaste werkwijze en controleren of alle nieuwe medewerkers de benodigde taken afronden. Dat verkleint de compliancerisico’s.

Welke technische vereisten of vaardigheden zijn nodig voor process mining?

De belangrijkste technische vereiste is dat je eventdata in een gestructureerd formaat uit het bronsysteem kunt halen, meestal als CSV-bestand of via een API. Daarnaast heb je een process mining-platform nodig om de data in te lezen en te analyseren. Dat kan in de cloud staan of lokaal worden geïnstalleerd. Basiskennis van dataverwerking kan handig zijn om het event log voor te bereiden, maar veel moderne tools zijn gebruiksvriendelijk.

Ons onboardingproces kent veel varianten. Kan process mining dan nog steeds nuttig zijn?

Juist bij zulke processen komt process mining goed van pas. Het brengt alle varianten in kaart die in de praktijk voorkomen, hoe complex ze ook zijn. Daarbij gaat het niet uit van een ideaalmodel. Zo zie je welke varianten tot een goed resultaat leiden en waar inefficiëntie ontstaat. Dat helpt je om de onboarding te standaardiseren en herstelwerk in het hele proces te verminderen.

Kan process mining handmatige stappen vinden die je kunt automatiseren?

Ja. Process mining brengt terugkerende handmatige activiteiten en herstelwerk in het onboardingproces aan het licht. De procesweergave laat zien welke stappen gevoelig zijn voor menselijke fouten of inefficiëntie. Dat zijn mogelijke kandidaten voor automatisering. Zo kun je bepalen waar digitale oplossingen het meeste verschil maken.

Heeft process mining invloed op ons operationele systeem dat in gebruik is?

Nee. Process mining is zo ontworpen dat het geen invloed heeft op het systeem dat in gebruik is. Het analyseert historische data die uit het operationele systeem is geëxporteerd en maakt geen rechtstreekse verbinding met de liveomgeving. Lopende processen blijven daardoor ongemoeid.

Verbeter onboarding van medewerkers met process mining

Ontdek inefficiënties en zorg snel voor een prettige onboardingervaring.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen 5 minuten ingesteld.