Datatemplate voor de verwerking van retouren en terugbetalingen

De eventtijd, oftewel de timestamp, legt de exacte datum en tijd van een activiteit vast. Elke activiteit in de event log heeft een bijbehorende timestamp, die de chronologische volgorde van de events aangeeft.

Dit attribuut is nodig voor alle tijdsanalyses met process mining. Je gebruikt het om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, wachttijden en bottlenecks op te sporen, de totale duur van een case te meten en te controleren of service level agreements (SLA’s) worden nageleefd. De nauwkeurigheid van de timestamps bepaalt mede hoe betrouwbaar de prestatieanalyse is.

Deze timestamp is nodig om alle tijdsmetingen te berekenen, zoals doorlooptijden en wachttijden. Die vormen de basis voor prestatieanalyses.

Komt overeen met datumvelden voor aanmaak of wijziging in verschillende tabellen, zoals 'SalesTable.createdDateTime' voor het aanmaken van orders of 'WMSJournalTrans.createdDateTime' voor magazijnjournaals.

De retourcase-ID is de unieke identificatiecode van elke retourcase. De ID koppelt alle activiteiten aan een specifieke retour- of terugbetalingsaanvraag van een klant, vanaf het aanmaken van de retourorder tot de uiteindelijke afsluiting.

Bij procesanalyse gebruik je deze ID om het volledige verloop van elke retour te reconstrueren. Je kunt het hele proces volgen, de totale doorlooptijd meten en verschillen tussen cases analyseren. Alle events, data en metingen worden met deze ID samengevoegd en aan elkaar gekoppeld.

Deze case-ID koppelt alle processtappen aan elkaar. Zo kun je elke retour van begin tot eind volgen en analyseren.

Dit is meestal het nummer van de Return Material Authorization (RMA) of het nummer van een verkooporder van het type 'Returned Order' in de module 'Sales and marketing'. Je vindt het in tabellen zoals 'SalesTable', waar 'SalesType' de waarde 'Returned Order' heeft.

Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of gebeurtenis in het retour- en terugbetalingsproces, zoals 'Retourorder aangemaakt', 'Product ontvangen' of 'Creditnota geboekt'. Elke activiteit is een afzonderlijk procesmoment dat in het systeem wordt vastgelegd.

De volgorde en frequentie van deze activiteiten vormen de basis van process mining. Je kunt er proceskaarten mee maken, bottlenecks tussen stappen opsporen en veelvoorkomende en afwijkende procesvarianten ontdekken. De activiteiten bepalen welk deel van het proces wordt geanalyseerd.

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Zo kun je het procesverloop in beeld brengen en bottlenecks, herstelwerk en afwijkingen opsporen.

Dit is een conceptueel attribuut dat is afgeleid van systeemevents. Je kunt het genereren door statuswijzigingen in tabellen zoals 'SalesTable' en 'WMSJournalTable' of specifieke event logs te koppelen aan begrijpelijke namen.

De afhandelingscode wordt toegekend tijdens de kwaliteitsinspectie van een geretourneerd product. De code bepaalt de volgende processtap, bijvoorbeeld 'Credit', 'Replace', 'Scrap' of 'Return to Customer'.

Dit attribuut is een belangrijk beslismoment in het retourproces. Door retouren per afhandelingscode te analyseren, krijgen bedrijven inzicht in de uitkomsten, de financiële gevolgen van het afschrijven van producten en de efficiëntie van verschillende afhandelingsroutes, zoals vervanging of terugbetaling.

Deze code bepaalt welke route een retourcase na inspectie volgt. Dat is belangrijk om procesvarianten en de gevolgen daarvan voor de bedrijfsvoering te analyseren.

Dit is een belangrijk veld in de module voor kwaliteitsbeheer. Het hoort bij de verwerking van een Quality Order of Inspection Order.

De Product-ID, vaak de Stock Keeping Unit (SKU), geeft aan om welk artikel de klant retourneert. Elke retourorderregel is gekoppeld aan een Product-ID.

Door retouren per product te analyseren, kun je artikelen met een hoog retourpercentage opsporen. Dat kan wijzen op problemen met de kwaliteitscontrole, onjuiste productbeschrijvingen of productiefouten. Deze analyse helpt om onderzoek naar producten en verbeteringen te prioriteren.

Maakt het mogelijk retouren per product te analyseren en artikelen met kwaliteitsproblemen of veel retouren op te sporen.

Dit komt overeen met het veld 'ItemId' in de tabel 'SalesLine' van de retourorder.

De redencode voor de retour legt vast waarom de klant het artikel terugstuurt, bijvoorbeeld 'Defect artikel', 'Verkeerde maat', 'Niet zoals beschreven' of 'Niet meer nodig'. Deze informatie wordt meestal verzameld wanneer de retour wordt aangemeld.

Door retourredenen te analyseren, kun je de oorzaken achterhalen. Zo kunnen bedrijven problemen met de productkwaliteit, onjuiste productbeschrijvingen of fouten in de logistiek opsporen. Op basis van deze data kunnen ze het productontwerp, de marketing en de bedrijfsvoering in de supplychain verbeteren en toekomstige retouren beperken.

Geeft inzicht in de redenen voor retouren en helpt de oorzaken te achterhalen, het retourpercentage te verlagen en de klanttevredenheid te verbeteren.

Deze informatie staat meestal op regelniveau van de retourorder. Zoek naar velden met redencodes in de tabel 'SalesLine' voor retourorders.

Dit attribuut geeft aan via welk kanaal de klant de retour heeft aangemeld, bijvoorbeeld 'Onlineportaal', 'In de winkel', 'Telefoontje naar de klantenservice' of 'Post'.

Door de procesanalyse op te splitsen naar retourkanaal, kun je de prestaties en efficiëntie van elk kanaal beoordelen. Een bedrijf kan doorlooptijden, kosten en klanttevredenheid per kanaal vergelijken om goede werkwijzen en mogelijkheden voor investeringen of verbeteringen te vinden. Dit is belangrijk voor het dashboard 'Prestaties van het retourkanaal'.

Hiermee kun je de prestaties van verschillende retourkanalen vergelijken en bepalen welke kanalen het efficiëntst en voordeligst zijn.

Deze informatie staat mogelijk in de kop van de retourorder ('SalesTable') of kan worden afgeleid van de gebruiker die de order heeft aangemaakt. Hiervoor is mogelijk aangepaste logica of een apart veld nodig.

Dit attribuut geeft aan welke gebruiker verantwoordelijk is voor een processtap. Dat kan de magazijnmedewerker zijn die het product heeft ontvangen, de kwaliteitsinspecteur of de financieel medewerker die de creditnota heeft geboekt.

Door het proces per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van het werk, zie je wie goed presteert en ontdek je waar training nodig kan zijn. Je kunt ook cases onderzoeken die door specifieke medewerkers of teams zijn afgehandeld en controleren of taken goed gescheiden zijn.

Hiermee kun je de werkverdeling en prestaties per medewerker of team analyseren en mogelijkheden voor training of een andere inzet van middelen opsporen.

Te vinden in de velden 'created by' of 'modified by' van transactierecords, zoals 'SalesTable.createdBy', of in gekoppelde gebruikers-ID’s in journaaltabellen.

Dit attribuut bevat het oorspronkelijke bedrag dat aan het begin van het retourproces is aangevraagd of verwacht. Het is meestal gebaseerd op de oorspronkelijke aankoopprijs van de geretourneerde artikelen.

Deze waarde vormt het uitgangspunt voor de 'Analyse van verschillen in terugbetalingen'. Door het aangevraagde bedrag te vergelijken met het daadwerkelijk terugbetaalde bedrag, kan een bedrijf verschillen opsporen die ontstaan door herbevoorradingskosten, gedeeltelijke terugbetalingen voor beschadigde artikelen of andere correcties. Zo houd je de financiële juistheid en naleving van het beleid in de gaten.

Vormt het uitgangspunt om de financiële juistheid te controleren door het te vergelijken met het daadwerkelijk verwerkte terugbetalingsbedrag.

Dit is meestal het regelbedrag of totaalbedrag van de oorspronkelijke verkooporderregel van het geretourneerde artikel. Je vindt het in 'SalesLine.LineAmount'.

Dit attribuut geeft aan uit welk informatiesysteem de data afkomstig is. In dit geval is dat meestal 'Microsoft Dynamics 365'.

In grotere organisaties kan een proces meerdere systemen omvatten. Het bronsysteem van elk event vastleggen is belangrijk voor gegevensbeheer, het oplossen van problemen met data-extractie en inzicht in de systemen die bij het proces betrokken zijn. Zo is duidelijk waar de geanalyseerde data vandaan komt.

Dit geeft belangrijke informatie over de herkomst van de data. Die is nodig voor gegevensbeheer, validatie en inzicht in de systemen die bij het proces betrokken zijn.

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens het proces van data-extractie, transformatie en laden (ETL) wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.

Wanneer een terugbetaling wordt verwerkt, wordt een financieel document aangemaakt: een creditnota of creditmemo. Dit attribuut bevat de unieke ID van dat document.

Via deze ID koppel je het operationele retourproces rechtstreeks aan de financiële administratie. Dat is handig voor audits en voor het onderzoeken van financiële verschillen. Een analist kan zo een retourcase volgen tot aan de specifieke financiële transactie waarmee deze is afgehandeld.

Koppelt het operationele retourproces aan de bijbehorende financiële transactie. Dat is belangrijk voor audits en financiële aansluitingen.

Het nummer van de creditnota staat meestal in het veld 'InvoiceId' van de tabel 'CustInvoiceJour', waar het transactietype 'Credit note' is. Je kunt dit nummer koppelen aan de retourorder.

Dit attribuut bevat het definitieve, bevestigde bedrag dat aan de klant is terugbetaald. Het bedrag wordt vastgelegd wanneer de creditnota wordt aangemaakt en geboekt.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses en wordt rechtstreeks gebruikt in het dashboard 'Analyse van verschillen in terugbetalingen' en de KPI 'Nauwkeurigheid van terugbetalingen'. Door deze data te analyseren, krijg je inzicht in de financiële gevolgen van retouren en de correcties die tijdens het proces zijn aangebracht.

Dit geeft de daadwerkelijke financiële gevolgen van de retour weer. Je hebt het nodig om de nauwkeurigheid van terugbetalingen te berekenen en de financiële uitkomsten te begrijpen.

Je vindt deze waarde in de details van de geboekte creditnotatransactie. De creditnota is gekoppeld aan de tabellen 'CustTrans' en 'CustInvoiceJour'.

De eindtijd is de timestamp waarop een activiteit is afgerond. De starttijd geeft aan wanneer de activiteit begint, de eindtijd wanneer deze eindigt. Zo kun je de verwerkingstijd van de taak berekenen.

Dit attribuut is belangrijk voor een gedetailleerde prestatieanalyse, vooral bij taken met een meetbare duur, zoals 'Productinspectie'. Door de starttijd en eindtijd te vergelijken, kunnen analisten de actieve verwerkingstijd van taken nauwkeurig meten en onderscheiden van de wachttijd tussen taken. Zo spoor je inefficiënties binnen activiteiten op, niet alleen tussen activiteiten.

Hiermee bereken je de actieve verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten en maak je onderscheid tussen wachttijd en daadwerkelijke werktijd.

Deze waarde moet vaak worden afgeleid. Je kunt bijvoorbeeld de 'modifiedDateTime' gebruiken van een statuswijziging waarmee een activiteit eindigt, of de starttijd van de volgende activiteit.

De klant-ID is de unieke identificatiecode van de klantaccount die bij de retour hoort. Hiermee wordt de retourtransactie gekoppeld aan een specifieke klant in het CRM- of klantensysteem.

Door retouren per klant te analyseren, kun je klanten opsporen die opvallend vaak artikelen retourneren. Dat kan wijzen op fraude of aanhoudende ontevredenheid. Je kunt klanten ook segmenteren, bijvoorbeeld om klanten met een hoge klantwaarde een betere retourservice aan te bieden.

Koppelt het retourproces aan een specifieke klant. Zo kun je retourpatronen per klant analyseren en mogelijke fraude opsporen.

Dit is het veld 'CustAccount' in de tabel 'SalesTable' van de retourorder.

Dit attribuut legt de datum en tijd vast waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is gehaald en in de process mining-tool is bijgewerkt. Zo zie je hoe actueel de geanalyseerde data is.

Het tijdstip van de laatste data-update helpt je de actualiteit van de analyse te beoordelen. Je kunt dashboards en KPI’s goed interpreteren als je weet of je naar realtime data kijkt of naar een momentopname. Dit is belangrijk voor het volgen van de bedrijfsvoering.

Dit geeft aan hoe actueel de data is, zodat analisten weten hoe recent de procesinzichten zijn.

Dit metadata-attribuut wordt aangemaakt en opgeslagen tijdens het data-inleesproces. Meestal is het de timestamp waarop de ETL-taak is afgerond.

Dit attribuut geeft aan in welk fysiek magazijn of retourcentrum het geretourneerde artikel wordt verwerkt. Per locatie kunnen de processen, bronnen en prestaties verschillen.

Door het proces per magazijn te analyseren, kun je de prestaties van locaties vergelijken. Zo ontdek je welke vestigingen retouren het efficiëntst verwerken, waar regionale bottlenecks zitten en hoe je de inzet van bronnen en standaardisatie van processen in het logistieke netwerk kunt verbeteren.

Maakt het mogelijk de prestaties van magazijnen en retourcentra te vergelijken en regionale bottlenecks of goede werkwijzen op te sporen.

Deze informatie staat in het veld 'InventLocationId' van transacties die met voorraad te maken hebben, zoals het aankomstjournaal ('WMSJournalTable') of 'SalesLine'.

Dit attribuut deelt de retourcase in op basis van de oplossing die de klant vraagt of het bedrijf aanbiedt. Veelvoorkomende typen zijn een geldelijke 'Terugbetaling', een 'Vervanging' van het artikel of een 'Reparatie'.

Deze indeling is handig om verschillende procesroutes te analyseren. Een terugbetaling verwerken verloopt heel anders dan een vervangend artikel verzenden. Door te segmenteren op retourtype kun je de doorlooptijden en bottlenecks van elke oplossingsroute nauwkeuriger analyseren.

Hiermee kun je de analyse indelen naar de beoogde uitkomst. Processen voor terugbetalingen en vervangingen hebben namelijk verschillende stappen en doorlooptijden.

Dit kan een aangepast veld in de kop van de retourorder zijn. Je kunt het ook afleiden uit de afhandelingscode of uit latere transacties, zoals het aanmaken van een vervangende verkooporder.

Dit berekende attribuut geeft eenvoudig aan of de SLA is nageleefd, meestal met 'Op tijd' of 'Te laat'. De status wordt bepaald door de timestamp van de laatste activiteit, bijvoorbeeld 'Retourorder gesloten', te vergelijken met 'RefundSlaTargetDate'.

Dit attribuut maakt rapportages over prestaties eenvoudiger in dashboards zoals 'Prestaties van de SLA voor terugbetalingen'. Gebruikers hoeven geen datums meer te vergelijken, maar zien meteen een duidelijke status. Zo kunnen ze snel filteren en gegevens samenvoegen om het totale 'Percentage naleving van de afhandelings-SLA' te berekenen.

Geeft in één oogopslag aan of de SLA is nageleefd. Zo kun je eenvoudig filteren op te late cases en de oorzaken van vertragingen analyseren.

Dit is een afgeleid attribuut. Je berekent het door de timestamp van de laatste afhandelingsactiviteit te vergelijken met het attribuut 'RefundSlaTargetDate'.

Dit attribuut geeft de huidige status van de kop van de retourorder aan, bijvoorbeeld 'Open', 'Gefactureerd' of 'Geannuleerd'. Het geeft op hoofdlijnen aan waar de case zich in de levenscyclus bevindt.

Activiteiten laten de afzonderlijke processtappen zien, terwijl de algemene status handig is om cases te filteren en te segmenteren. Een analist kan bijvoorbeeld alleen 'Open' cases bekijken om de huidige werkvoorraad te begrijpen, of het procesverloop analyseren van cases die uiteindelijk worden 'Geannuleerd'.

Geeft op hoofdlijnen de status van de case weer. Dat is handig om cases te filteren en uitkomsten zoals annuleringen te begrijpen.

Deze informatie staat in het veld 'SalesStatus' of 'DocumentStatus' van 'SalesTable'.

Dit attribuut bevat de deadline uit de Service Level Agreement (SLA) voor het afhandelen van een retourcase. Op die datum moet de klant een definitieve oplossing hebben, zoals een geboekte terugbetaling of een verzonden vervangend artikel.

Deze streefdatum is belangrijk om de prestaties te toetsen aan de serviceafspraken. De datum wordt gebruikt voor de KPI 'Naleving van de afhandelings-SLA' en het dashboard 'Prestaties van de SLA voor terugbetalingen'. Door de datum te vergelijken met de werkelijke einddatum van het proces, kan een bedrijf SLA-overschrijdingen opsporen en cases die lang openstaan proactief opvolgen.

Dit is de maatstaf voor de procesprestaties. Je kunt ermee bijhouden of de SLA wordt nageleefd en te late cases opsporen.

Dit is mogelijk geen standaardveld. De datum wordt vaak berekend door een vooraf bepaalde SLA-periode, bijvoorbeeld 14 dagen, op te tellen bij de aanmaakdatum van de retour. Mogelijk staat de datum in een aangepast veld.

Dit berekende booleaanse attribuut geeft aan of een retour voldoet aan alle criteria van het retourbeleid van het bedrijf. De criteria kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de retourtermijn, de staat van het artikel of de reden van retour.

Dit attribuut ondersteunt het dashboard 'Overzicht van naleving bij goedkeuring van retouren' en de KPI 'Percentage goedgekeurde retouren dat aan het beleid voldoet'. Hiermee kan een bedrijf de naleving van het beleid meten, uitzonderingen opsporen en de redenen en frequentie ervan analyseren. Dat helpt bij goed bestuur en kostenbeheersing.

Meet rechtstreeks of de bedrijfsregels worden nageleefd. Zo kun je goedkeuringen opsporen die niet aan de regels voldoen en het aantal ervan terugdringen, zodat omzetverlies wordt beperkt.

Dit is een afgeleid attribuut. Je moet het berekenen door retourgegevens, zoals de retourdatum ten opzichte van de aankoopdatum en de retourreden, te toetsen aan vooraf bepaalde bedrijfsregels.