Uw Retour- & Terugbetalingsverwerkings Data Template

De Return Case ID dient als de primaire identificatie voor elke unieke return proces instance. Het koppelt alle activiteiten die verband houden met een specifieke klantretour of terugbetalingsaanvraag, van de initiële aanmaak van de retourorder tot de uiteindelijke afsluiting ervan.

Bij procesanalyse is deze ID fundamenteel voor het reconstrueren van het end-to-end traject van elke retourzending. Het maakt het mogelijk om de complete lifecycle te volgen, totale cycle times te meten en variaties tussen verschillende cases te analyseren. Alle events, data en metrics worden geaggregeerd en gecorreleerd met behulp van deze identificatie.

Dit is de essentiële case identificatie die alle processtappen verbindt, waardoor het mogelijk wordt om elke retour van begin tot eind te traceren en te analyseren.

Dit is doorgaans het Return Material Authorization (RMA) nummer of het Sales Order nummer van het type 'Returned Order' in de 'Sales and marketing' module. Te vinden in tabellen zoals 'SalesTable' waar 'SalesType' 'Returned Order' is.

Event Time, of de timestamp, registreert de exacte datum en tijd dat een activiteit plaatsvond. Elke activiteit in de event log heeft een corresponderende timestamp, die de chronologische volgorde van events biedt.

Dit attribute is cruciaal voor alle tijdgebaseerde Process Mining analyse. Het wordt gebruikt om cycle times tussen activiteiten te berekenen, wachttijden en bottlenecks te identificeren, de totale case duration te meten en te controleren op compliance met service level agreements (SLA's). De nauwkeurigheid van de timestamps beïnvloedt direct de betrouwbaarheid van elke performance analysis.

Deze timestamp is essentieel voor het berekenen van alle op duur gebaseerde metrics, zoals cycle times en wachttijden, die fundamenteel zijn voor prestatieanalyse.

Correspondeert met creation of modification date fields in diverse tables, zoals 'SalesTable.createdDateTime' voor order creation of 'WMSJournalTrans.createdDateTime' voor warehouse journals.

Dit attribute beschrijft een specifieke stap of event in de retour- en terugbetalingslifecycle, zoals 'Retourorder Aangemaakt', 'Artikel Ontvangen', of 'Creditnota Geboekt'. Elke activiteit vertegenwoordigt een afzonderlijk punt in het proces dat in het systeem wordt vastgelegd.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten is de kern van process mining. Het maakt de visualisatie van proceskaarten, identificatie van knelpunten tussen stappen en ontdekking van veelvoorkomende en ongebruikelijke procesvarianten mogelijk. De set activiteiten definieert de scope van het te analyseren proces.

Het definieert de stappen van het proces, waardoor de visualization van de process flow en de identificatie van bottlenecks, rework en afwijkingen mogelijk is.

Dit is een conceptueel attribute dat is afgeleid van systeemevents. Het kan worden gegenereerd door statuswijzigingen in tabellen zoals 'SalesTable' en 'WMSJournalTable' of specifieke event logs te mappen naar gebruiksvriendelijke namen.

De Disposition Code wordt toegekend tijdens de kwaliteitsinspectie van een geretourneerd artikel. Deze bepaalt de volgende stap in het proces, zoals 'Credit', 'Replace', 'Scrap', of 'Return to Customer'.

Dit attribute is een kritiek beslissingspunt in het retourproces. Analyseren op basis van de disposition code stelt bedrijven in staat de uitkomsten van retouren te begrijpen, de financiële impact van het afschrijven van artikelen te volgen en de efficiëntie van verschillende oplossingspaden, zoals vervanging versus terugbetaling, te evalueren.

Deze code bepaalt het pad dat een retourcase zal nemen na inspectie, wat cruciaal is voor het analyseren van procesvarianten en hun business outcomes.

Dit is een sleutelveld in de kwaliteitsmanagement module. Het is gekoppeld aan de Quality Order of Inspection Order verwerking.

De Product ID, vaak de Stock Keeping Unit (SKU), identificeert het specifieke artikel dat door de klant wordt geretourneerd. Elke retourorderregel is gekoppeld aan een Product ID.

Het analyseren van retouren per product is essentieel voor het identificeren van artikelen met hoge retourpercentages. Dit kan duiden op problemen met kwaliteitscontrole, onnauwkeurige productbeschrijvingen of fabricagefouten. Deze analyse helpt bij het prioriteren van productgerelateerde onderzoeken en verbeteringen.

Maakt analyse van returns op een per-product basis mogelijk, wat helpt bij het identificeren van items met kwaliteitsproblemen of hoge retourvolumes.

Dit komt overeen met het 'ItemId' veld in de 'SalesLine' tabel voor de retourorder.

Dit attribute specificeert het kanaal dat door de klant wordt gebruikt om het retourproces te starten, bijvoorbeeld 'Online Portal', 'In-Store', 'Customer Service Call', of 'Mail'.

Het segmenteren van de procesanalyse per retourkanaal helpt bij het evalueren van de prestaties en efficiëntie van elk kanaal. Een bedrijf kan cycle times, kosten en klanttevredenheid over kanalen heen vergelijken om best practices en gebieden voor investering of verbetering te identificeren. Dit is essentieel voor het 'Return Channel Utilization Performance' dashboard.

Het maakt performance comparison mogelijk tussen verschillende return channels, wat helpt bij het optimaliseren van de meest efficiënte en kosteneffectieve kanalen.

Deze informatie kan worden opgeslagen in de retourorderheader ('SalesTable') of worden afgeleid van de gebruiker die de order heeft aangemaakt. Het kan aangepaste logica of een speciaal veld vereisen.

De Return Reason Code legt de door de klant opgegeven reden voor de retourzending vast, zoals 'Defect Artikel', 'Verkeerde Maat', 'Niet zoals Beschreven', of 'Niet Langer Nodig'. Deze informatie wordt doorgaans verzameld wanneer de retourzending wordt geïnitieerd.

Het analyseren van retourredenen is van vitaal belang voor root cause analysis. Het helpt bedrijven problemen met productkwaliteit, problemen met productbeschrijvingen of logistieke fouten te identificeren. Inzichten uit deze data kunnen verbeteringen stimuleren in productontwerp, marketing en supply chain operations om toekomstige retouren te verminderen.

Biedt cruciaal inzicht in waarom returns plaatsvinden, wat root cause analysis mogelijk maakt om return rates te verminderen en klanttevredenheid te verbeteren.

Dit wordt doorgaans opgeslagen op het niveau van de retourorderregel. Zoek naar reden code velden in de 'SalesLine' tabel voor retourorders.

Dit attribute identificeert de individuele gebruiker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een processtap. Het kan de magazijnmedewerker zijn die het artikel heeft ontvangen, de kwaliteitsinspecteur, of de financiële medewerker die de creditnota heeft geboekt.

Het analyseren van het proces per gebruiker helpt bij het begrijpen van de werkverdeling, het identificeren van top performers en het detecteren van potentiële trainingsbehoeften. Het kan ook worden gebruikt om cases te onderzoeken die door specifieke individuen of teams zijn afgehandeld en om een juiste scheiding van taken te waarborgen.

Het maakt analyse mogelijk van workload distribution, performance per individu of team, en identificatie van training of resource allocation opportunities.

Gevonden in 'created by' of 'modified by' velden op transaction records, zoals 'SalesTable.createdBy' of gekoppelde user IDs in journal tables.

Dit attribute vertegenwoordigt het initiële terugbetalingsbedrag zoals aangevraagd of verwacht aan het begin van het retourproces. Het is doorgaans gebaseerd op de oorspronkelijke aankoopprijs van de geretourneerde artikelen.

Deze waarde dient als een baseline voor de 'Refund Amount Discrepancy Analysis'. Door het aangevraagde bedrag te vergelijken met het daadwerkelijk terugbetaalde bedrag, kan het bedrijf discrepanties identificeren die zijn veroorzaakt door restocking fees, gedeeltelijke terugbetalingen voor beschadigde goederen, of andere aanpassingen. Dit helpt bij het monitoren van financiële nauwkeurigheid en beleidsnaleving.

Het dient als een baseline om financiële nauwkeurigheid te meten door het te vergelijken met het werkelijk verwerkte refund amount.

Dit is doorgaans het regelbedrag of totale bedrag van de oorspronkelijke verkooporderregel die wordt geretourneerd, te vinden in 'SalesLine.LineAmount'.

Dit attribute identificeert het broninformatiesysteem waar de data vandaan komt. In deze context zal dit voornamelijk 'Microsoft Dynamics 365' zijn.

In grotere organisaties kan een proces meerdere systemen omvatten. Het specificeren van het bronsysteem voor elke event is cruciaal voor data governance, het oplossen van data-extractieproblemen en het begrijpen van het technologische landschap van het proces. Het bevestigt de herkomst van de geanalyseerde data.

Het biedt cruciale context over data origin, wat essentieel is voor data governance, validation en begrip van de system landscape van het proces.

Dit is doorgaans een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens het extractie-, transformatie- en laadproces (ETL) om de herkomst van de dataset te labelen.

Wanneer een terugbetaling wordt verwerkt, wordt een financieel document gegenereerd, bekend als een creditnota of creditmemo. Dit attribute slaat de unieke ID van dat document op.

Deze ID biedt een directe link van het operationele retourproces naar de financiële records in het boekhoudsysteem. Het is nuttig voor auditdoeleinden en voor deep dives in financiële discrepanties, waardoor een analist een retourcase helemaal kan traceren tot de specifieke financiële transactie die deze heeft afgehandeld.

Het koppelt het operationele return process aan de corresponderende financiële transaction, wat cruciaal is voor auditing en financiële reconciliation.

Het creditnotanummer wordt doorgaans gevonden in het 'InvoiceId' veld van de 'CustInvoiceJour' tabel, waar het transactietype 'Credit note' is. Dit kan worden gekoppeld aan de retourorder.

De End Time vertegenwoordigt de voltooiing timestamp voor een activiteit. Waar StartTime het begin markeert, markeert EndTime de conclusie, waardoor de berekening van de verwerkingstijd voor die specifieke taak mogelijk wordt.

Dit attribute is cruciaal voor gedetailleerde prestatieanalyse, vooral voor taken met een meetbare duur, zoals 'Artikelinspectie'. Door de StartTime en EndTime te vergelijken, kunnen analisten nauwkeurig de actieve verwerkingstijd van taken meten, deze onderscheidend van de wachttijd tussen taken. Dit helpt bij het identificeren van inefficiënties binnen specifieke activiteiten, niet alleen daartussen.

Het maakt de calculation van active processing time voor individuele activiteiten mogelijk, wat helpt om te differentiëren tussen wachttijd en daadwerkelijke werktijd.

Dit moet vaak worden afgeleid. Het kan bijvoorbeeld de 'modifiedDateTime' zijn van een statuswijziging die een activiteit afsluit, of het kan de StartTime zijn van de daaropvolgende activiteit.

Dit is een berekend boolean attribute dat aangeeft of een retour voldoet aan alle criteria die zijn gedefinieerd in het retourbeleid van het bedrijf. Dit kan gebaseerd zijn op factoren zoals het retourvenster, de artikelconditie of de reden van retour.

Dit attribute ondersteunt direct het 'Return Approval Compliance Overview' dashboard en de 'Compliant Return Approval Rate' KPI. Het stelt het bedrijf in staat om beleidscompliance te kwantificeren, cases te identificeren die als uitzondering zijn goedgekeurd, en de redenen en frequentie van dergelijke uitzonderingen te analyseren. Dit is van vitaal belang voor governance en kostenbeheersing.

Het meet direct compliance met business rules, wat helpt bij het identificeren en verminderen van non-compliant return approvals die kunnen leiden tot revenue loss.

Dit is een afgeleid attribute. De logica zou moeten worden gebouwd door attributes van de retour (bijv. retourdatum versus aankoopdatum, retourreden) te vergelijken met vooraf gedefinieerde business rules.

De Klant ID is de unieke identificatie voor het klantaccount dat is gekoppeld aan de retourzending. Dit koppelt de retourtransactie terug aan een specifieke klant in het CRM of de klantendatabase.

Het analyseren van retouren per klant maakt de identificatie mogelijk van klanten met ongewoon hoge retouractiviteit, wat kan duiden op frauduleus gedrag of chronische ontevredenheid. Het kan ook worden gebruikt om klanten te segmenteren, bijvoorbeeld om premium retourservices aan te bieden aan klanten met een hoge waarde.

Het koppelt het return process aan een specifieke klant, wat customer-level analysis en identificatie van return patterns of potentiële fraude mogelijk maakt.

Dit is het 'CustAccount' veld in de 'SalesTable' voor de retourorder.

Dit attribute registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd uit het bronsysteem en is bijgewerkt in de process mining tool. Het biedt een referentiepunt voor de actualiteit van de geanalyseerde data.

Het kennen van de laatste data-update tijd is belangrijk voor het begrijpen van de tijdigheid van de analyse. Het helpt gebruikers de dashboards en KPI's correct te interpreteren, wetende of ze naar real-time data kijken of een momentopname van een specifiek tijdstip. Dit is essentieel voor operationele monitoring.

Geeft de freshness van de data aan, zodat analysts op de hoogte zijn van de actualiteit van hun process insights.

Dit is een metadata attribute dat is gegenereerd en opgeslagen tijdens de data ingestion pipeline, en typisch de timestamp van de ETL job voltooiing vertegenwoordigt.

Dit attribute identificeert het specifieke fysieke magazijn of retourcentrum dat het geretourneerde artikel verwerkt. Verschillende locaties kunnen verschillende processen, resources of prestatieniveaus hebben.

Het analyseren van het proces per magazijn maakt prestatiemetingen tussen locaties mogelijk. Het kan helpen identificeren welke faciliteiten het meest efficiënt zijn in het verwerken van retouren, regionale knelpunten benadrukken en beslissingen informeren over resource-allocatie en processtandaardisatie binnen het logistieke netwerk.

Maakt performance comparison tussen verschillende warehouses of return centers mogelijk, wat helpt bij het identificeren van regionale bottlenecks of best practices.

Deze informatie wordt opgeslagen in het 'InventLocationId' veld op inventarisgerelateerde transacties, zoals het Arrival Journal ('WMSJournalTable') of op de 'SalesLine'.

Dit attribute definieert de Service Level Agreement (SLA) deadline voor het oplossen van een retourcase. Het is de datum waarop de klant naar verwachting een definitieve oplossing moet hebben, zoals een geboekte terugbetaling of een verzonden vervanging.

Deze streefdatum is essentieel voor prestatiemonitoring ten opzichte van serviceafspraken. Het wordt gebruikt om de 'Resolution SLA Adherence Rate' KPI te berekenen en het 'Refund Resolution SLA Performance' dashboard aan te sturen. Het vergelijken van deze datum met de daadwerkelijke voltooiingsdatum van het proces stelt het bedrijf in staat om SLA-schendingen te identificeren en proactief verouderende cases te beheren.

Het is de benchmark waartegen process performance wordt gemeten, wat het tracking van SLA compliance en identificatie van late cases mogelijk maakt.

Dit is mogelijk geen standaardveld. Het wordt vaak berekend op basis van de aanmaakdatum van de retourzending plus een vooraf gedefinieerde SLA-periode (bijv. 14 dagen). Het kan worden opgeslagen in een custom field.

Dit attribute geeft de huidige status van de retourorderheader aan, zoals 'Open', 'Invoiced' of 'Canceled'. Het biedt een high-level overzicht van waar de case zich bevindt in zijn lifecycle.

Hoewel activiteiten gedetailleerde processtappen bieden, is de algehele status nuttig voor het filteren en segmenteren van cases. Een analist kan bijvoorbeeld alleen focussen op 'Open' cases om de huidige werklast te begrijpen, of de processtroom van cases analyseren die uiteindelijk 'Canceled' worden.

Biedt een high-level summary van de status van de case, wat nuttig is voor het filteren van cases en het begrijpen van uitkomsten zoals cancellations.

Deze informatie bevindt zich in het 'SalesStatus' of 'DocumentStatus' veld van de 'SalesTable'.

Dit attribute classificeert de retourcase op basis van het oplossingstype dat door de klant wordt gevraagd of door het bedrijf wordt aangeboden. Veelvoorkomende typen zijn een monetaire 'Terugbetaling', een omruiling voor een 'Vervangend' artikel, of 'Reparatie'.

Deze categorisatie is nuttig voor het analyseren van verschillende procespaden. Het proces voor het uitvoeren van een terugbetaling verschilt aanzienlijk van het proces voor het verzenden van een vervangend artikel. Segmenteren op Return Type maakt een nauwkeurigere analyse mogelijk van de cycle times en knelpunten die specifiek zijn voor elk oplossingstraject.

Het maakt de segmentation van analysis mogelijk op basis van de beoogde uitkomst, aangezien refund en replacement processes verschillende stappen en cycle times hebben.

Dit kan een custom field zijn op de retourorderheader of afgeleid zijn op basis van de disposition code of daaropvolgende transacties zoals het aanmaken van een vervangende verkooporder.

Dit berekende attribute biedt een eenvoudige status van SLA compliance, typisch 'On Time' of 'Late'. Het wordt bepaald door de timestamp van de uiteindelijke activiteit (bijv. 'Retourorder Gesloten') te vergelijken met de 'RefundSlaTargetDate'.

Dit attribute vereenvoudigt prestatiereporting op dashboards zoals 'Refund Resolution SLA Performance'. In plaats van gebruikers te vragen data te vergelijken, biedt het een directe en gemakkelijk te begrijpen status. Dit maakt snelle filtering en aggregatie mogelijk om de algehele 'Resolution SLA Adherence Rate' te berekenen.

Biedt een eenvoudige, direct zichtbare indicator van SLA compliance, wat het gemakkelijk maakt om te filteren op late cases en de root causes van vertragingen te analyseren.

Dit is een afgeleid attribute, berekend door de timestamp van de uiteindelijke resolutie-activiteit te vergelijken met het 'RefundSlaTargetDate' attribute.

Dit attribute is het uiteindelijke, bevestigde bedrag dat aan de klant is terugbetaald. Deze waarde wordt vastgelegd wanneer de creditnota wordt aangemaakt en geboekt.

Dit is een kritiek attribute voor financiële analyse en wordt direct gebruikt in het 'Refund Amount Discrepancy Analysis' dashboard en de 'Refund Amount Accuracy Rate' KPI. Het analyseren van deze data helpt om de financiële impact van retouren en eventuele aanpassingen die tijdens het proces zijn gemaakt, te begrijpen.

Dit vertegenwoordigt de daadwerkelijke financiële impact van de retourzending en is cruciaal voor het berekenen van de terugbetalingsnauwkeurigheid en het begrijpen van financiële uitkomsten.

Deze waarde kan worden gevonden in de geboekte creditnota transactiedetails. Het is gerelateerd aan de 'CustTrans' en 'CustInvoiceJour' tabellen voor de creditnota.