De datatemplate voor Record to Report - Journaalposten

Dit attribuut beschrijft de activiteit die op een bepaald moment in de levenscyclus van de journaalpost is uitgevoerd. Het legt belangrijke momenten vast, zoals 'Journaalpost aangemaakt', 'Journaalpost ter beoordeling ingediend', 'Journaalpost goedgekeurd' en 'Journaalpost geboekt in het grootboek'.

De volgorde en frequentie van deze activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo kun je het procesverloop visualiseren, veelvoorkomende en zeldzame routes (varianten) herkennen en bottlenecks opsporen waar posten de meeste tijd doorbrengen. Je gebruikt de activiteiten ook om begin- en eindpunten vast te stellen voor KPI-berekeningen, zoals de goedkeuringsdoorlooptijd.

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Zo kun je de workflow voor journaalposten visualiseren en analyseren en bottlenecks opsporen.

Dit wordt meestal afgeleid uit event logs of statuswijzigingen in Workiva. Mogelijk moet je het juiste veld koppelen aan systeemstatuscodes of gebeurtenisbeschrijvingen.

Met de journaalpost-ID kun je alle activiteiten en gebeurtenissen volgen die horen bij een specifieke reeks financiële transacties, van aanmaak tot definitieve boeking en afstemming. De ID koppelt elke stap, zoals aanmaken, indienen, beoordelen, goedkeuren en boeken, aan één procesinstantie.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om het volledige verloop van elke journaalpost te reconstrueren. Je kunt er procesvarianten, doorlooptijden en herstelcycli per post mee analyseren. Zo zie je duidelijk hoe afzonderlijke posten door het systeem lopen.

Deze sleutel is nodig om de volledige levenscyclus van een journaalpost te volgen en het procesverloop, de duur en de variaties te analyseren.

Dit is de primaire sleutel van een journaalpostrecord in Workiva. Raadpleeg de Workiva-documentatie voor de specifieke tabel of het API-eindpunt.

De gebeurtenistijd is een precieze timestamp met datum en tijd, die het moment van een activiteit vastlegt. Deze data is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en tijdsanalyses uit te voeren.

Bij process mining gebruik je dit attribuut om de tijd tussen activiteiten, de totale doorlooptijd per case en wachttijden te berekenen. Het is nodig voor dashboards die doorlooptijden analyseren, zoals 'Goedkeuringsdoorlooptijd journaalpost' en 'Vertraging bij toevoegen van documenten'. Ook vormt het de basis voor het opsporen van vertragingen en inefficiënties in het proces.

Deze timestamp is nodig om doorlooptijden te berekenen, gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de procesprestaties over tijd te analyseren.

Deze informatie wordt meestal bij elke gebeurtenis of statuswijziging opgeslagen in de transactie- of logtabellen van Workiva.

Dit attribuut geeft aan uit welke brontoepassing de procesdata afkomstig is. In deze analyse is de waarde altijd 'Workiva'.

In een analyse van één systeem lijkt deze waarde misschien onveranderlijk, maar voor databeheer en traceerbaarheid is dit belangrijke metadata. In grotere organisaties lopen processen vaak door meerdere systemen. Dit veld helpt dan om de volledige herkomst van de data te begrijpen en gegevens uit verschillende bronnen correct te combineren.

Geeft inzicht in de herkomst en context van de data, zodat duidelijk is waar de procesdata vandaan komt, vooral in omgevingen met meerdere systemen.

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de data aan te geven.

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Workiva. Zo weet je hoe actueel de geanalyseerde data is.

In een dashboard voor procesanalyse helpt deze informatie gebruikers te bepalen hoe actueel de inzichten zijn. Je ziet of de analyse realtime data weergeeft of een momentopname van een bepaald tijdstip. Dat is belangrijk voor goed onderbouwde beslissingen over de bedrijfsvoering.

Laat zien hoe actueel de data is, zodat gebruikers weten of de analyse de meest recente processtatus weergeeft.

Deze timestamp wordt aangemaakt en opgeslagen tijdens het proces van data-extractie, -transformatie en -laden (ETL).

Dit attribuut geeft de organisatie-eenheid aan die bij de journaalpost hoort, zoals Finance, Sales of Marketing. Deze wordt vaak bepaald aan de hand van de kostenplaats of de gebruiker die de post heeft aangemaakt.

Door het proces per afdeling te analyseren, kun je de prestaties van verschillende delen van de organisatie vergelijken. Zo zie je welke afdelingen het efficiëntst werken, het meeste herstelwerk hebben of de langste goedkeuringsdoorlooptijden kennen. Die informatie helpt om goede werkwijzen te delen of gerichte ondersteuning te bieden.

Maakt het mogelijk de prestaties van verschillende bedrijfseenheden te vergelijken en afdelingsspecifieke problemen of goede werkwijzen te herkennen.

Deze informatie staat waarschijnlijk in de koptekstgegevens van de journaalpost. Mogelijk is ze gekoppeld aan het gebruikersprofiel van de maker of vastgelegd als kostenplaats.

Dit attribuut geeft de belangrijkste financiële waarde van de journaalpost weer. Dit kan het totale debetbedrag zijn, dat gelijk moet zijn aan het totale creditbedrag.

Door het proces op basis van financiële waarde te analyseren, kun je belangrijke patronen ontdekken. Journaalposten met een hoge waarde worden bijvoorbeeld mogelijk strenger gecontroleerd en volgen een andere, uitgebreidere goedkeuringsroute. Je kunt dit attribuut gebruiken om dashboards te filteren en te onderzoeken of de waarde van een post samenhangt met de verwerkingstijd, het percentage herstelwerk of vertragingen bij goedkeuring.

Maakt analyse op basis van financiële impact mogelijk. Zo kun je nagaan of posten met een hoge waarde anders worden verwerkt of vaker vertraging oplopen.

Dit is een basisveld in de koptekstgegevens van een journaalpost in Workiva.

Dit attribuut geeft aan wie verantwoordelijk was voor een activiteit, bijvoorbeeld de maker, beoordelaar of goedkeurder van een journaalpost. Het kan een unieke gebruikers-ID, een naam of een e-mailadres zijn.

Data per gebruiker analyseren is belangrijk om de verdeling van de werkdruk, prestaties en compliance te begrijpen. Dit attribuut wordt gebruikt in dashboards zoals 'Verdeling van de werkdruk voor journaalposten' en 'Analyse van afgewezen journaalposten'. Je kunt activiteiten per gebruiker uitsplitsen en zo mogelijke trainingsbehoeften of een ongelijke verdeling van middelen herkennen.

Dit attribuut is belangrijk om de werkdrukverdeling te analyseren, goed presterende gebruikers te herkennen en gedrag of bottlenecks per gebruiker te begrijpen.

Deze informatie is meestal beschikbaar in de event logs of transactielogboeken van Workiva en is gekoppeld aan elke vastgelegde activiteit.

Dit attribuut deelt journaalposten in op basis van hun bedrijfsdoel. Veelvoorkomende typen zijn standaardposten voor reguliere transacties, transitorische posten voor het verwerken van opbrengsten en kosten, herclassificaties en correctieposten.

Met deze dimensie kun je processen vergelijken. Je kunt het proces uitsplitsen en nagaan of bepaalde typen posten langer duren, vaker worden afgewezen of een andere route volgen. Het dashboard 'Trend in percentage terugboekingen van journaalposten' gebruikt dit attribuut bijvoorbeeld om terugboekingen per type te analyseren. Zo kun je problemen met specifieke boekhoudkundige werkwijzen opsporen.

Hiermee kun je het proces uitsplitsen en zien of bepaalde typen posten vaker vertraging, herstelwerk of afwijkingen veroorzaken.

Dit is waarschijnlijk een standaardveld in de koptekst van de journaalpost in Workiva.

Dit attribuut geeft de realtime status van een journaalpost aan, zoals 'Concept', 'Ingediend ter goedkeuring', 'Goedgekeurd', 'Geboekt' of 'Afgewezen'. Het is een momentopname van de status van de post op het moment dat de data wordt opgehaald.

Deze informatie is nodig om de bedrijfsvoering te volgen en vormt de basis voor het dashboard 'Overzicht huidige status journaalposten'. Het management krijgt zo een duidelijk beeld van de werkvoorraad en achterstanden in elke procesfase. Dat helpt bij het verdelen van middelen en het stellen van prioriteiten.

Geeft realtime weer waar journaalposten zich in het proces bevinden. Dit is belangrijk om de bedrijfsvoering te volgen en achterstanden te beheren.

Dit is een standaardveld in de koptekst van de journaalpost in Workiva en geeft de huidige status weer.

Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen activiteiten die het systeem automatisch uitvoert, zoals 'Automatische validatie uitgevoerd', en activiteiten die een gebruiker handmatig uitvoert, zoals 'Journaalpost beoordeeld'.

Dit onderscheid is nodig om de procesefficiëntie en het automatiseringspotentieel goed te meten. Analisten kunnen menselijke bottlenecks apart bekijken van systeemproblemen en de daadwerkelijke handmatige inspanning in het proces berekenen. Dit attribuut is belangrijk voor initiatieven die meer automatisering en minder handmatige handelingen nastreven.

Helpt onderscheid te maken tussen systeemactiviteiten en menselijke activiteiten. Dat is nodig om het automatiseringsniveau te analyseren en handmatige bottlenecks op te sporen.

Dit is vaak een afgeleid attribuut. Je kunt dit bepalen door na te gaan of de 'Gebruiker' bij een activiteit een systeem- of serviceaccount is, of door te kijken of de naam van de activiteit op automatisering wijst.

De bedrijfscode staat voor een afzonderlijke juridische entiteit binnen een concern. Financiële transacties worden op dit niveau vastgelegd voor wettelijke rapportage en consolidatie.

In een organisatie met meerdere entiteiten is het belangrijk om het proces voor journaalposten per bedrijfscode te analyseren. Zo ontdek je verschillen in procesprestaties, compliance en efficiëntie tussen juridische entiteiten of regio's. Dat maakt gerichte procesverbeteringen mogelijk.

Belangrijk om procesprestaties tussen verschillende juridische entiteiten binnen een organisatie te analyseren en te vergelijken.

Dit is een verplicht basisveld in de koptekstgegevens van journaalposten in elk boekhoudsysteem voor bedrijven, waaronder Workiva.

De boekingsdatum is de ingangsdatum van de transactie voor de financiële rapportage. Deze bepaalt in welke verslagperiode de post in de financiële overzichten wordt opgenomen. De datum kan afwijken van de aanmaak- of goedkeuringsdatum.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses en compliance. Je kunt ermee analyseren of journaalposten op tijd worden geboekt ten opzichte van de afsluiting van verslagperioden. Vertraging tussen goedkeuring en boeking kan wijzen op systeem- of procesbottlenecks die de financiële afsluiting beïnvloeden.

Deze datum is belangrijk voor de financiële rapportage. Je kunt ermee analyseren of boekingen op tijd plaatsvinden en hoe ze de financiële afsluiting beïnvloeden.

Dit is een standaarddatumveld in de koptekstgegevens van journaalposten in Workiva.

Dit booleaanse attribuut controleert of de activiteit 'Ondersteunende documentatie toegevoegd' voor de activiteit 'Journaalpost ter beoordeling ingediend' voorkomt bij een journaalpost.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Compliance van journaalpostdocumentatie' en de KPI 'Percentage journaalposten met bijgevoegde documentatie'. Het is belangrijk voor compliance en auditeerbaarheid. Posten zonder de juiste documentatie kunnen leiden tot afwijzingen, vertragingen en bevindingen bij audits. Met deze analyse kun je beleid handhaven en het beoordelingsproces vereenvoudigen.

Meet rechtstreeks of het documentatiebeleid wordt nageleefd en helpt herstelwerk en vertragingen door ontbrekende informatie te verminderen.

Dit is een afgeleid attribuut, berekend door de volgorde van activiteiten in de procesdata voor elke case te controleren.

De eindtijd legt het precieze moment vast waarop een activiteit wordt afgerond. Veel procesgebeurtenissen duren maar een ogenblik en hebben alleen een starttijd. Andere activiteiten hebben een meetbare duur, zoals een beoordelingsstap die begint wanneer een gebruiker de taak opent en eindigt wanneer die de taak indient.

Je gebruikt dit attribuut vooral om de verwerkingstijd, oftewel de actieve werktijd, van een activiteit te berekenen. Zo maak je onderscheid tussen actief werk en wachttijd. Dit helpt bij analyses van de tijd die gebruikers daadwerkelijk aan specifieke taken besteden, zoals 'Journaalpost beoordeeld'.

Hiermee bereken je de daadwerkelijke verwerkingstijd van een activiteit en onderscheid je actieve werktijd van wachttijd. Zo wordt de efficiëntieanalyse nauwkeuriger.

Raadpleeg de Workiva-documentatie. Mogelijk moet je dit afleiden door zowel de start- als de afrondingsgebeurtenis van één activiteit vast te leggen.

Deze berekende metriek meet de duur van de volledige goedkeuringsfase. Meestal wordt de tijd berekend tussen de eerste gebeurtenis 'Journaalpost ter beoordeling ingediend' en de laatste gebeurtenis 'Journaalpost goedgekeurd' voor elke journaalpost.

Dit is een directe maatstaf voor de efficiëntie van de beoordelings- en goedkeuringsworkflow en een belangrijke KPI voor veel financiële afdelingen. De metriek vormt de basis voor het dashboard 'Goedkeuringsdoorlooptijd journaalpost'. Daarmee kun je bottlenecks opsporen en volgen wat het effect is van verbeteringen die goedkeuringen versnellen.

Deze KPI meet rechtstreeks de efficiëntie van het goedkeuringsproces en helpt vertragingen op te sporen.

Dit is een berekende metriek op basis van de timestamps van de activiteiten 'Journaalpost ter beoordeling ingediend' en 'Journaalpost goedgekeurd' in het event log.

Dit booleaanse attribuut wordt voor elke case berekend. De waarde wordt 'true' als de activiteitenreeks van de journaalpost gebeurtenissen bevat zoals 'Journaalpost afgewezen' of 'Journaalpost gecorrigeerd'.

Met dit attribuut kun je herstelwerk eenvoudig analyseren. De duidelijke ja/nee-markering is handig om cases te filteren en te groeperen. Het is nodig om de KPI 'Percentage journaalposten met herstelwerk' te berekenen en vormt de basis voor het dashboard 'Analyse van herstelwerk aan journaalposten'. Zo herken je snel cases die afwijken van de ideale route en extra werk vragen.

Geeft een eenvoudige markering om journaalposten te herkennen en analyseren die correctie nodig hadden. Dit is belangrijk om de proceskwaliteit en het percentage posten dat in één keer goed is te meten.

Dit is een afgeleid attribuut. Het wordt berekend door voor elke case in het event log te controleren of er activiteiten zijn die met herstelwerk te maken hebben, zoals 'Journaalpost afgewezen'.

Wanneer een journaalpost wordt afgewezen, legt dit attribuut de reden van de beoordelaar of goedkeurder vast. Mogelijke redenen zijn 'Onjuiste grootboekrekening', 'Ontbrekende documentatie', 'Rekenfout' of 'Beleidsovertreding'.

Deze informatie is waardevol voor oorzaakanalyse van herstelwerk. Door de meest voorkomende afwijsredenen te analyseren, kunnen organisaties verbeterpunten vinden, zoals gerichte training, duidelijkere instructies of betere systeemcontroles. Dit attribuut is belangrijk voor de dashboards 'Analyse van herstelwerk aan journaalposten' en 'Analyse van afgewezen journaalposten'.

Geeft direct inzicht in de oorzaken van herstelwerk. Zo kun je gericht verbeteringen aanbrengen in training, documentatie en procescontroles.

Deze data kan zijn opgeslagen in een apart veld of in een opmerkingen- of notitieveld bij de activiteit 'Journaalpost afgewezen' in Workiva.