Jouw datatemplate voor Record to Report en journaalposten

Dit attribuut beschrijft de activiteit die op een bepaald moment in de levenscyclus van de journaalpost is uitgevoerd. Het legt belangrijke mijlpalen vast, zoals 'Journal Entry Created', 'Journal Entry Submitted for Review', 'Journal Entry Approved' en 'Journal Entry Posted to GL'.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Je kunt de processtroom visualiseren, veelvoorkomende en zeldzame routes, oftewel varianten, herkennen en bottlenecks vinden waar posten de meeste tijd doorbrengen. Het attribuut wordt ook gebruikt om de start- en eindpunten voor KPI-berekeningen vast te leggen, zoals de doorlooptijd van goedkeuring.

Het definieert de processtappen, zodat je de workflow van journaalposten kunt visualiseren en analyseren en bottlenecks kunt vinden.

Dit wordt meestal afgeleid uit event logs of records van statuswijzigingen binnen Workiva. Het exacte veld moet mogelijk worden gemapt vanuit systeemstatuscodes of eventbeschrijvingen.

De Journal Entry ID houdt alle activiteiten en events bij die horen bij een specifieke reeks financiële transacties, van aanmaak tot definitieve boeking en afstemming. Deze ID koppelt elke stap, zoals aanmaak, indiening, controle, goedkeuring en boeking, aan één samenhangende procesinstantie.

In process mining is dit attribuut essentieel om de end-to-end-reis van elke journaalpost te reconstrueren. Je kunt er procesvarianten, doorlooptijden en rework-lussen per post mee analyseren. Zo krijg je een helder beeld van de manier waarop afzonderlijke posten door het systeem lopen.

Dit is de belangrijkste sleutel om de volledige levenscyclus van een journaalpost te volgen en de processtroom, duur en variaties te analyseren.

Dit is de primaire sleutel voor een journaalpostrecord in Workiva. Raadpleeg de Workiva-documentatie voor de specifieke tabel of API-endpoint.

De Event Time is een precieze timestamp, inclusief datum en tijd, die het moment van een activiteit vastlegt. Deze data is essentieel om events in de juiste volgorde te zetten en voor alle tijdgebaseerde analyses.

In process mining wordt dit attribuut gebruikt om de tijd tussen activiteiten, de totale doorlooptijd per case en wachttijden te berekenen. Het is essentieel voor dashboards die doorlooptijden analyseren, zoals 'Journal Entry Approval Cycle Time' en 'Document Attachment Lag Time'. Ook vormt het de basis voor het vinden van vertragingen en inefficiëntie in het proces.

Deze timestamp is essentieel voor het berekenen van alle tijdsduur, het correct ordenen van events en het analyseren van procesprestaties in de tijd.

Deze informatie wordt meestal opgeslagen naast elk event of elke statuswijziging in de transactie- of logtabellen van Workiva.

Dit attribuut identificeert de bronapplicatie waar de procesdata vandaan komt. Voor deze analyse is de waarde steeds 'Workiva'.

In een analyse met één systeem lijkt dit misschien statisch, maar het is belangrijke metadata voor datagovernance en traceerbaarheid. In grotere bedrijfsomgevingen lopen processen vaak door meerdere systemen. Dan is dit veld nodig om de volledige dataherkomst te begrijpen en data uit verschillende bronnen correct te integreren.

Levert belangrijke informatie over de dataherkomst en context. Zo blijft duidelijk waar de procesdata vandaan komt, vooral in omgevingen met meerdere systemen.

Dit is meestal een statische waarde die tijdens het extractie- en transformatieproces aan de data wordt toegevoegd om de herkomst te markeren.

Dit attribuut legt de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Workiva vast. Het geeft context bij de actualiteit van de data die je analyseert.

In elk procesanalyse-dashboard is deze informatie belangrijk om te begrijpen hoe actueel de inzichten zijn. Je ziet hiermee of je naar realtime data kijkt of naar een momentopname van een specifiek tijdstip. Dat is belangrijk voor goed onderbouwde beslissingen over de bedrijfsvoering.

Laat zien hoe actueel de data is, zodat gebruikers weten of de analyse de huidige processtatus weerspiegelt.

Deze timestamp wordt gegenereerd en opgeslagen tijdens het extractie-, transformatie- en laadproces (ETL).

Dit attribuut identificeert de organisatie-eenheid, zoals Finance, Sales of Marketing, die aan de journaalpost is gekoppeld. Dit wordt vaak bepaald door de kostenplaats of de gebruiker die de post heeft aangemaakt.

Door het proces per afdeling te analyseren, kun je prestaties tussen verschillende onderdelen van de organisatie vergelijken. Je ziet welke afdelingen de efficiëntste processen hebben, de meeste rework kennen of de langste goedkeuringstijden hebben. Dat helpt bij het delen van best practices en het bieden van gerichte ondersteuning.

Maakt prestatievergelijking tussen verschillende bedrijfsonderdelen mogelijk en helpt afdelingsspecifieke problemen of best practices te vinden.

Deze informatie staat waarschijnlijk in de kopgegevens van de journaalpost. Mogelijk is ze gekoppeld aan het gebruikersprofiel van de maker of opgegeven als kostenplaats.

Dit attribuut vertegenwoordigt de belangrijkste financiële waarde van de journaalpost. Het kan het totale debetbedrag zijn, dat gelijk moet zijn aan het totale creditbedrag.

Door het proces te analyseren op basis van financiële waarde, kun je belangrijke patronen vinden. Journaalposten met een hoge waarde worden bijvoorbeeld vaak strenger gecontroleerd en volgen mogelijk een andere, grondigere goedkeuringsroute. Je kunt dit attribuut gebruiken om dashboards te filteren en te analyseren of de waarde van een post samenhangt met verwerkingstijd, reworkpercentages of vertragingen bij goedkeuring.

Maakt analyse op basis van financiële impact mogelijk. Zo kun je bepalen of posten met een hoge waarde anders worden verwerkt of vaker vertraging oplopen.

Dit is een belangrijk veld in de kopgegevens van de journaalpost in Workiva.

Dit attribuut identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een activiteit, zoals de maker, reviewer of goedkeurder van een journaalpost. Het kan een unieke gebruikers-ID, een naam of een e-mailadres zijn.

Data per gebruiker analyseren is belangrijk om de verdeling van de werklast, prestaties en compliance te begrijpen. Het vormt de basis voor dashboards zoals 'Journal Entry Workload Distribution' en 'Journal Entry Rejection Analysis'. Je kunt activiteiten per gebruiker uitsplitsen en zo mogelijke trainingsbehoeften of een onevenwichtige verdeling van middelen herkennen.

Dit attribuut is belangrijk voor het analyseren van de werklastverdeling, het herkennen van goed presterende gebruikers en het begrijpen van gebruikersspecifiek gedrag of bottlenecks.

Deze informatie is meestal beschikbaar in de event- of transactielogboeken van Workiva, gekoppeld aan elke vastgelegde activiteit.

Dit attribuut geeft de actuele status van een journaalpost aan, zoals 'Draft', 'Submitted for Approval', 'Approved', 'Posted' of 'Rejected'. Het is een momentopname van de positie van de post op het moment van data-extractie.

Dit is belangrijk voor operationele monitoring en vormt de basis voor het dashboard 'Current Journal Entry Status Overview'. Het geeft management een helder beeld van de huidige werklast en achterstand in elke procesfase. Zo kunnen middelen beter worden verdeeld en prioriteiten worden gesteld.

Geeft een actuele momentopname van de positie van journaalposten in het proces. Dat is belangrijk voor operationele monitoring en het beheren van achterstanden.

Dit is een standaardveld in de kopgegevens van de journaalpost in Workiva en geeft de huidige status weer.

Dit attribuut deelt journaalposten in op basis van hun bedrijfsdoel. Veelvoorkomende typen zijn standaardposten voor reguliere transacties, transitorische posten voor het verwerken van opbrengsten en kosten, herclassificatieposten en correctieposten.

Deze dimensie is belangrijk voor vergelijkende analyses. Je kunt het proces segmenteren om te zien of bepaalde typen posten meer tijd kosten, vaker worden afgewezen of andere routes volgen. Zo wordt het dashboard 'Journal Entry Reversal Rate Trend' gebruikt om terugboekingen per type te analyseren en problemen in specifieke boekhoudkundige werkwijzen te isoleren.

Maakt het mogelijk om het proces te segmenteren en te bepalen of bepaalde typen posten meer vertragingen, rework of afwijkingen veroorzaken dan andere.

Dit is waarschijnlijk een standaardveld in de kopgegevens van de journaalpost in Workiva.

De bedrijfscode vertegenwoordigt een afzonderlijke juridische entiteit binnen een concern. Financiële transacties worden op dit niveau vastgelegd voor wettelijke rapportage en consolidatie.

In een organisatie met meerdere entiteiten is het belangrijk om het proces van journaalposten per bedrijfscode te analyseren. Zo kun je verschillen in procesprestaties, compliance en efficiëntie vinden die specifiek zijn voor bepaalde juridische entiteiten of regio's. Dat maakt gerichte procesverbetering mogelijk.

Belangrijk voor het analyseren en vergelijken van procesprestaties tussen verschillende juridische entiteiten binnen een organisatie.

Dit is een verplicht basisveld in de kopgegevens van een journaalpost in elk boekhoudsysteem voor bedrijven, waaronder Workiva.

De boekingsdatum is de effectieve transactiedatum voor financiële rapportage. Deze bepaalt in welke verslagperiode de post in de financiële overzichten wordt opgenomen. De datum kan verschillen van de datum waarop de post is aangemaakt of goedgekeurd.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële en compliance-analyses. Je kunt ermee analyseren hoe tijdig journaalposten worden geboekt ten opzichte van het afsluiten van verslagperioden. Vertragingen tussen goedkeuring en boeking kunnen wijzen op systeem- of procesbottlenecks die de financiële afsluiting beïnvloeden.

Dit is een belangrijke datum voor financiële rapportage. Je kunt ermee analyseren hoe tijdig boekingen worden verwerkt en wat hun effect is op de financiële afsluitingscyclus.

Dit is een standaarddatumveld in de kopgegevens van de journaalpost in Workiva.

Dit booleaanse attribuut controleert of de activiteit 'Supporting Documentation Attached' vóór de activiteit 'Journal Entry Submitted for Review' heeft plaatsgevonden voor een bepaalde journaalpost.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Journal Entry Documentation Compliance' en de KPI 'JE Documentation Attachment Rate'. Het is belangrijk voor compliance en auditbaarheid. Posten zonder de juiste documentatie kunnen leiden tot afwijzingen, vertragingen en auditbevindingen. Met deze analyse kun je beleid beter handhaven en het controleproces efficiënter maken.

Meet rechtstreeks de naleving van documentatiebeleid en helpt rework en vertragingen door ontbrekende informatie te verminderen.

Dit is een afgeleid attribuut dat wordt berekend door de volgorde van activiteiten in de procesdata per case te controleren.

Deze berekende metriek meet de duur van de volledige goedkeuringsfase. Meestal wordt de tijd berekend tussen het eerste event 'Journal Entry Submitted for Review' en het laatste event 'Journal Entry Approved' voor elke journaalpost.

Dit is een directe maat voor de efficiëntie van de controle- en goedkeuringsworkflow en een belangrijke KPI voor veel financiële afdelingen. De metriek vormt de basis voor het dashboard 'Journal Entry Approval Cycle Time'. Daarmee kun je bottlenecks vinden en het effect volgen van verbeterinitiatieven die goedkeuringen moeten versnellen.

Dit is een belangrijke prestatie-indicator die de efficiëntie van het goedkeuringsproces rechtstreeks meet en helpt vertragingen te vinden.

Dit is een berekende metriek op basis van de timestamps van de activiteiten 'Journal Entry Submitted for Review' en 'Journal Entry Approved' uit het event log.

De End Time legt het precieze moment vast waarop een activiteit eindigt. Veel procesevents zijn direct afgerond en hebben alleen een Start Time. Andere activiteiten hebben een meetbare duur, zoals een controlestap die begint wanneer een gebruiker de taak opent en eindigt wanneer die de taak indient.

Dit attribuut wordt vooral gebruikt om de verwerkingstijd, oftewel de actieve werktijd, van een activiteit te berekenen. Zo kun je die onderscheiden van inactieve of wachttijd. Het helpt bij analyses van de tijd die gebruikers actief besteden aan specifieke taken, zoals 'Journal Entry Reviewed'.

Hiermee kun je de werkelijke verwerkingstijd van een activiteit berekenen en actieve werktijd onderscheiden van wachttijd voor een nauwkeurigere efficiëntieanalyse.

Raadpleeg de Workiva-documentatie. Mogelijk moet je dit afleiden door zowel het start- als het voltooiingsevent van één activiteit vast te leggen.

Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen activiteiten die automatisch door het systeem worden uitgevoerd, zoals 'Automated Validation Run', en activiteiten die handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd, zoals 'Journal Entry Reviewed'.

Dit onderscheid is belangrijk om procesefficiëntie en automatiseringsmogelijkheden goed te meten. Je kunt menselijke bottlenecks onderscheiden van systeemgerelateerde bottlenecks en de werkelijke handmatige inspanning in het proces berekenen. Het is belangrijk voor initiatieven die meer automatisering en minder handmatige contactmomenten nastreven.

Helpt onderscheid te maken tussen systeem- en menselijke activiteiten. Dat is belangrijk voor het analyseren van het automatiseringsniveau en het vinden van handmatige bottlenecks.

Dit is vaak een afgeleid attribuut. Je kunt het bepalen door te controleren of de 'User' bij een activiteit een systeem- of serviceaccount is, of door te kijken of de naam van de activiteit op automatisering wijst.

Wanneer een journaalpost wordt afgewezen, legt dit attribuut de reden van de reviewer of goedkeurder vast. Mogelijke redenen zijn 'Incorrect GL Account', 'Missing Documentation', 'Calculation Error' of 'Policy Violation'.

Deze informatie is zeer waardevol voor een oorzaakanalyse van rework. Door de meest voorkomende afwijsredenen te analyseren, kunnen organisaties verbeterpunten vinden, zoals gerichte training, duidelijkere instructies of betere systeemcontroles. Het is een belangrijk attribuut voor de dashboards 'Journal Entry Rework Analysis' en 'Journal Entry Rejection Analysis'.

Geeft direct inzicht in de oorzaken van rework, zodat je gericht verbeteringen kunt doorvoeren in training, documentatie en procescontroles.

Deze data kan in een apart veld staan of in een opmerkingen- of notitieveld dat in Workiva aan de activiteit 'Journal Entry Rejected' is gekoppeld.

Dit booleaanse attribuut wordt per case berekend. Het krijgt de waarde 'true' als de activiteitenreeks van de journaalpost events bevat zoals 'Journal Entry Rejected' of 'Journal Entry Corrected'.

Dit attribuut maakt reworkanalyse eenvoudiger door een duidelijke binaire vlag te bieden voor filtering en aggregatie. Het is de basis voor het berekenen van de KPI 'Journal Entry Rework Rate' en voor het dashboard 'Journal Entry Rework Analysis'. Zo kun je snel cases vinden die afwijken van de 'happy path' en extra werk vereisen.

Biedt een eenvoudige vlag om alle journaalposten te vinden en analyseren die correctie nodig hadden. Dat is belangrijk voor het meten van proceskwaliteit en first-time-right-percentages.

Dit is een afgeleid attribuut dat wordt berekend door per case in het event log te controleren of reworkactiviteiten aanwezig zijn, zoals 'Journal Entry Rejected'.