Uw Returns & Refund Processing Data Template

De Activity Name beschrijft een afzonderlijke stap of mijlpaal in de levenscyclus van retouren en terugbetalingen. Deze events worden gesorteerd op hun timestamps om de procesflow op te bouwen. Het analyseren van de sequentie en frequentie van activiteiten helpt bij het identificeren van de meest voorkomende procespaden, knelpunten tussen stappen, en eventuele herwerkingen of herhaalde activiteiten. Voorbeelden zijn 'Return Authorization Created', 'Item Received' en 'Credit Memo Approved'.

Dit attribuut definieert de stappen van het proces. Het is essentieel voor het visualiseren van de proceskaart, het analyseren van flow variaties en het identificeren van knelpunten of herwerkingslussen.

Dit attribuut wordt doorgaans afgeleid van de statuswijzigingen van transactiegegevens zoals Return Authorizations en Credit Memo's, of van specifieke gebruikersacties vastgelegd in systeemnotities of aangepaste event logs.

De Event Timestamp registreert het exacte moment dat een activiteit plaatsvond. Deze data is cruciaal voor het correct sequencen van events en voor alle tijdsgebonden analyses. Het wordt gebruikt om de duur tussen activiteiten, totale case cycle tijden en wachttijden te berekenen, die fundamenteel zijn voor prestatiebewaking, bottleneck analyse en SLA compliance checks. Timestamps moeten nauwkeurig zijn om de betrouwbaarheid van process mining inzichten te garanderen.

Dit attribuut biedt de chronologische volgorde van events, wat noodzakelijk is voor het ontdekken van de procesflow en het berekenen van alle prestatiemetrieken zoals doorlooptijden en wachttijden.

Deze informatie is doorgaans afkomstig van de velden 'Datum aangemaakt' of 'Laatst gewijzigd' op NetSuite-records of van timestamps in de sublijst Systeemnotities die gekoppeld zijn aan transacties.

De Return Case ID dient als de primaire identificatie voor het volgen van de end-to-end reis van een retour. Elke unieke ID correspondeert met één retourautorisatie, wat een uitgebreide analyse van alle gerelateerde events mogelijk maakt, zoals ontvangst van artikel, inspectie en terugbetalingsverwerking. In process mining is deze ID essentieel voor het reconstrueren van de complete procesflow voor elke retour, waardoor het mogelijk wordt om doorlooptijden te berekenen en afwijkingen op case-niveau te identificeren.

Dit is het fundamentele attribuut voor process mining, aangezien het alle individuele events verbindt tot coherente end-to-end procesinstantiaties, wat het mogelijk maakt om procesflows en prestaties te analyseren.

Dit is doorgaans de Interne ID of Transactie ID van de Return Authorization record in NetSuite.

Dit attribuut identificeert de herkomst van de procesdata. In deze context zal dit doorgaans 'NetSuite' zijn. Het specificeren van het bronsysteem is belangrijk in omgevingen waar data mogelijk uit meerdere systemen wordt samengevoegd, wat zorgt voor duidelijke data lineage en traceerbaarheid.

Identificeert de oorsprong van de data, wat cruciaal is voor data governance, troubleshooting en in scenario's waarin data van meerdere systemen wordt gecombineerd voor een holistisch procesbeeld.

Dit is een statische waarde ('NetSuite') die doorgaans wordt toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces.

Dit attribuut registreert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt vanuit het bronsysteem. Het is een cruciaal stuk metadata dat gebruikers informeert over de actualiteit van de analyse. Het weergeven van deze informatie in dashboards helpt verwachtingen te managen en zorgt ervoor dat beslissingen worden genomen op basis van inzicht in de tijdigheid van de data.

Biedt transparantie over de actualiteit van de data, wat essentieel is voor gebruikers om de analyse te vertrouwen en de relevantie ervan voor de huidige operationele status te begrijpen.

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd tijdens het ETL-proces (Extractie, Transformatie en Loading van data).

Dit attribuut wijst procesactiviteiten toe aan een specifieke afdeling, zoals 'Klantenservice', 'Magazijn' of 'Financiën'. Het is essentieel voor het begrijpen van overdrachten tussen teams en het identificeren van afdelingsgebonden knelpunten. Door de tijd te analyseren die cases doorbrengen binnen of wachtend op een specifieke afdeling, kunnen organisaties bronnen van vertraging pinpointen en de toewijzing van middelen optimaliseren. Dit is een primaire dimensie voor het 'Departmental Return Process Performance' dashboard.

Maakt analyse van procesprestaties per functioneel gebied mogelijk, waarbij interdepartementale overdrachtsvertragingen en afdelings-bottlenecks worden belicht.

Dit kan worden afgeleid van de gebruikers- of werknemersrecord die is gekoppeld aan een activiteit, of van een 'Afdeling'-veld op de transactie zelf. Het wordt vaak geconfigureerd in werknemersrecords in NetSuite.

Cycle Time is een key performance indicator (KPI) die voor elk retour case wordt berekend. Het meet de duur van de allereerste event tot de allerlaatste, en biedt een high-level overzicht van de procesefficiëntie. Deze metric is de basis voor het 'Retourproces End-to-End Cycle Time' dashboard en de 'Gemiddelde Retour Cycle Time' KPI. Het wordt berekend door de timestamp van de eerste activiteit af te trekken van de timestamp van de laatste activiteit voor elke case.

Dit is een primaire maatstaf voor procesprestaties. Hoge doorlooptijden wijzen vaak op inefficiënties, knelpunten of overmatig handmatig werk, wat leidt tot hogere operationele kosten en een slechte klantervaring.

Dit is geen veld in het bronsysteem. Het is een metriek die wordt berekend tijdens process mining analyse door de minimale timestamp af te trekken van de maximale timestamp voor elke case.

Dit attribuut geeft de huidige status van de retourcase binnen zijn levenscyclus aan. Het is fundamenteel voor het begrijpen van de voortgang van retouren en voor het segmenteren van cases. Het analyseren van de tijd die in de status 'Wacht op ontvangst' wordt doorgebracht, kan bijvoorbeeld verzendvertragingen benadrukken, terwijl een lange duur in 'Wacht op goedkeuring' kan duiden op een intern knelpunt. Het wordt ook gebruikt om de uiteindelijke uitkomst van een retour te bepalen, zoals 'Gesloten' of 'Afgewezen'.

Biedt een momentopname van waar elke retour zich in het proces bevindt, wat analyse van case-distributie, statusduren en procesresultaten mogelijk maakt.

Dit komt overeen met de 'Status' of een vergelijkbaar veld op de NetSuite Return Authorization record.

Het Retourtype categoriseert retouren op basis van de onderliggende reden, zoals 'Defect Artikel', 'Verkeerde Maat', 'Bedenktijd' of 'Niet zoals Beschreven'. Deze categorisering is essentieel voor root cause analyse. Door processtatistieken te analyseren over verschillende retourtypen, kan een bedrijf productkwaliteitsproblemen, onnauwkeurige beschrijvingen of fulfilmentfouten identificeren. Dit attribuut is cruciaal voor het 'Returns Performance By Type And Channel' dashboard.

Helpt bij het identificeren van de hoofdoorzaken van retouren, waardoor gerichte verbeteringen in producten, marketingbeschrijvingen of het fulfillment proces mogelijk worden om het retourvolume te verminderen.

Dit is doorgaans een aangepast veld of een standaard lijst/record-veld op het retourautorisatieformulier waar de retourreden wordt vastgelegd.

De Processing Agent identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een bepaalde taak, zoals het goedkeuren van een retour of het inspecteren van een artikel. Dit attribuut is cruciaal voor prestatieanalyse op gebruikersniveau. Het helpt bij het identificeren van goed presterende medewerkers, gebieden waar aanvullende training nodig kan zijn, en onevenwichtigheden in de werkdruk binnen een team. Het analyseren van activiteiten per agent is essentieel voor het 'Departmental Return Process Performance' dashboard.

Maakt analyse van individuele en team-prestaties, workload balancing en identificatie van trainingsbehoeften mogelijk, wat direct van invloed is op de operationele efficiëntie.

Dit kan worden verkregen uit velden zoals 'Aangemaakt door', 'Goedgekeurd door', of gebruikersvelden in de sublijst Systeemnotities op NetSuite-transacties.

Dit attribuut vertegenwoordigt de werkelijke waarde die aan de klant is gecrediteerd of terugbetaald, zoals vastgelegd op de creditnota of terugbetalingstransactie. Dit bedrag kan afwijken van het aangevraagde bedrag als gevolg van aanpassingen zoals herbevoorradingskosten, verzendkosten of gedeeltelijke terugbetalingen voor beschadigde goederen. Dit attribuut is cruciaal voor financiële rapportage en voor het berekenen van de 'Refund Amount Discrepancy Rate' KPI.

Vertegenwoordigt de ware financiële impact van de retour en is essentieel voor financiële reconciliatie en het analyseren van de nauwkeurigheid van terugbetalingen.

Deze waarde is afkomstig van het 'Totaal' veld op de Credit Memo transactie die wordt gegenereerd uit de retourautorisatie.

Dit attribuut slaat de verwachte terugbetalingswaarde aan het begin van het proces op. Het is doorgaans gebaseerd op de oorspronkelijke aankoopprijs van de geretourneerde artikelen. Dit bedrag dient als een basislijn voor vergelijking met het uiteindelijk terugbetaalde bedrag. De 'Refund Amount Discrepancy Rate' KPI vergelijkt deze waarde direct met het daadwerkelijke terugbetaalde bedrag om afwijkingen te identificeren die worden veroorzaakt door herbevoorradingskosten, gedeeltelijke terugbetalingen of andere aanpassingen.

Biedt een basislijn voor financiële analyse, helpt bij het volgen van verschillen tussen verwachte en werkelijke terugbetalingsbedragen en het identificeren van redenen voor aanpassingen.

Deze waarde is afgeleid van de velden 'Bedrag' of 'Tarief' op de regelitems van de Return Authorization transactie.

Dit booleaanse of categorische attribuut markeert of een retour voldoet aan alle vooraf gedefinieerde criteria, zoals retourtermijn, artikelconditie en aankoopbewijs. Het wordt gebruikt om compliance te monitoren en uitzonderingen te beheren. Het 'Return Policy Adherence Exceptions' dashboard is afhankelijk van dit attribuut om cases te markeren die speciale behandeling of beoordeling vereisen, wat helpt om risico's te minimaliseren en een consistente toepassing van regels te waarborgen.

Helpt bij het monitoren en handhaven van retourbeleid, het verminderen van financieel risico door niet-compliant retouren en het waarborgen van eerlijkheid en consistentie.

Dit zou vrijwel zeker een aangepast veld zijn, mogelijk een keuzelijst of selectievakje, op de Return Authorization record, beheerd via een workflow.

Dit attribuut geeft aan of een activiteit is uitgevoerd door een gebruiker of door een geautomatiseerd systeem, script of workflow. Zo kan een initiële 'Return Authorization Created' event geautomatiseerd zijn via een klantenportal, terwijl 'Item Inspected' een handmatige activiteit is. Het volgen van automatisering helpt bij het identificeren van mogelijkheden om handmatige stappen te automatiseren en bij het meten van de efficiëntiewinsten van bestaande automatiseringen.

Helpt bij het onderscheiden tussen handmatige en geautomatiseerde taken, wat essentieel is voor het identificeren van automatiseringsmogelijkheden en het meten van de impact van digitale transformatie-inspanningen.

Dit kan worden afgeleid uit de gebruiker die is gekoppeld aan een event. Systeem-gegenereerde events in NetSuite zijn vaak gekoppeld aan een specifieke systeemgebruiker of een script-ID.

De Customer ID koppelt een retourtransactie aan een specifieke klant. Dit maakt klantgerichte analyse mogelijk, zoals het identificeren van klanten met frequente retouren, wat kan duiden op ontevredenheid of frauduleus gedrag. Het maakt ook segmentatie van procesprestaties mogelijk per klanttype of -waarde, wat helpt bij het prioriteren van service voor belangrijke accounts.

Faciliteert klantniveau-analyse van retourgedrag en maakt processegmentatie mogelijk op basis van klant-attributes zoals segment of levenslange waarde.

Dit is het 'Klant'- of 'Entiteit'-veld op de header van de Return Authorization record in NetSuite.

Dit attribuut identificeert het specifieke artikel dat betrokken is bij de retour. Het analyseren van retouren op productniveau is cruciaal voor het identificeren van artikelen met hoge retourpercentages, wat kan duiden op kwaliteitsgebreken, slechte beschrijvingen of andere problemen. Deze data maakt diepgaande analyse van productprestaties mogelijk en kan beslissingen informeren met betrekking tot productontwikkeling, inkoop en marketing.

De links tussen retourdata en specifieke producten maken root cause analyses mogelijk voor productgerelateerde problemen, wat helpt bij het verlagen van het totale retourpercentage.

Dit is te vinden op de 'Items' sublijst van de Return Authorization record. Het correspondeert met het 'Item' veld.

Dit attribuut legt de uitkomst vast van de fysieke inspectie van het geretourneerde artikel. De conditie bepaalt de volgende stappen, zoals of een volledige terugbetaling wordt uitgegeven, het artikel opnieuw wordt opgeslagen, of dat het moet worden afgedankt. Het analyseren van de consistentie en verwerkingstijden van deze beoordeling is de focus van het 'Return Condition Assessment Quality' dashboard en is cruciaal voor financiële reconciliatie en voorraadbeheer.

Heeft direct invloed op het financiële resultaat van de retour en de daaropvolgende voorraadacties. Inconsistente beoordelingen kunnen leiden tot financieel verlies en procesherwerking.

Dit is waarschijnlijk een aangepast veld op de Item Receipt record of de Return Authorization record dat wordt ingevuld door magazijnpersoneel tijdens de inspectie.

Het Retourkanaal geeft de herkomst van de retour aan, bijvoorbeeld 'Online', 'In-Store' of 'Marketplace'. Verschillende kanalen kunnen onderscheidende retourprocessen, kosten en klantverwachtingen hebben. Het analyseren van prestaties per kanaal helpt bedrijven elk specifiek proces te optimaliseren, middelen effectief toe te wijzen en kanaalspecifieke problemen te begrijpen. Dit is een kernattribuut voor het 'Returns Performance By Type And Channel' dashboard.

Maakt prestatievergelijking tussen verschillende bedrijfskanalen mogelijk, waarbij inefficiënties of best practices worden onthuld die specifiek zijn voor de manier waarop retouren worden geïnitieerd en afgehandeld.

Deze informatie is vaak afkomstig van de oorspronkelijke verkooporderrecord die aan de retour is gekoppeld. Het kan zijn opgeslagen in een 'Kanaal'- of 'Locatie'-veld.

De Refund SLA Target Date is een berekende timestamp die de toezegging aan de klant vertegenwoordigt voor het verwerken van hun terugbetaling. Het wordt doorgaans berekend door een vooraf gedefinieerde periode, zoals 5 werkdagen, toe te voegen aan een belangrijke gebeurtenis zoals 'Item Received' of 'Refund Approved'. Dit attribuut is essentieel voor het 'Refund SLA Compliance Monitoring' dashboard en de 'Refund SLA Achievement Rate' KPI, waardoor het bedrijf de prestaties kan meten aan de hand van zijn beloften.

Maakt kwantitatieve meting van prestaties ten opzichte van klantafspraken mogelijk, wat cruciaal is voor het handhaven van klanttevredenheid en vertrouwen.

Deze datum is meestal geen standaardveld. Het moet worden afgeleid door een vooraf gedefinieerde SLA-periode (bijv. 5 dagen) toe te voegen aan een belangrijke timestamp, zoals de 'Item Received' datum.

Deze metriek wordt berekend door het 'Werkelijke terugbetalingsbedrag' af te trekken van het 'Aangevraagde terugbetalingsbedrag'. Een niet-nulwaarde geeft aan dat er een aanpassing is gedaan tijdens het proces, bijvoorbeeld voor herbevoorradingskosten of beschadigde goederen. Dit attribuut wordt gebruikt om analyses voor de 'Refund Amount Discrepancy Rate' KPI te voeden, en helpt cases met aanzienlijke financiële aanpassingen te markeren voor verdere beoordeling.

Belicht financiële aanpassingen die zijn gedaan tijdens het retourproces, waardoor analyse mogelijk is van waarom verschillen optreden en of deze consistent en gerechtvaardigd zijn.

Dit is een berekend attribuut. De formule is: RequestedRefundAmount - ActualRefundAmount.

Dit booleaanse attribuut wordt afgeleid door de 'Refund Processed' timestamp te vergelijken met de 'Refund SLA Target Date'. Als de terugbetaling op of voor de streefdatum is verwerkt, is de waarde true, anders is deze false. Deze vlag vereenvoudigt het maken van compliancerapporten en dashboards, zoals het 'Refund SLA Compliance Monitoring' dashboard, en wordt gebruikt om de 'Refund SLA Achievement Rate' KPI te berekenen.

Biedt een duidelijk, binair resultaat voor SLA-prestaties per case, waardoor het eenvoudig is om nalevingspercentages in de tijd te volgen, te rapporteren en te analyseren.

Dit attribuut wordt berekend tijdens datatransformatie of binnen de process mining tool. De logica is: EventTimestamp van 'Terugbetaling Verwerkt' <= RefundSlaTargetDate.