Jouw datatemplate voor Hire to Retire - levenscyclus van medewerkers

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap in het Hire-to-Retire-proces, zoals 'Offer Accepted', 'Background Check Completed' of 'Promotion Approved'. Deze activiteiten vormen de knooppunten van de procesmap en tonen de volgorde van gebeurtenissen waaruit de route van de medewerker bestaat.

Door deze activiteiten te analyseren, begrijpen organisaties de procesflow, vinden ze veelvoorkomende en zeldzame routes en zien ze in welke fasen vertraging of herstelwerk ontstaat. Consistente en duidelijke activiteitsnamen zijn belangrijk voor een accuraat en begrijpelijk procesmodel.

Het definieert de stappen in de procesmap, de basis van alle process mining-analyses en visualisaties.

Afgeleid van de Business Process Step of Event Name in Workday-transactielogs.

Dit attribuut geeft elke activiteit een tijdscontext en registreert wanneer die plaatsvond. De volgorde en timing van deze timestamps worden gebruikt om de procesflow op te bouwen en alle tijdsgebonden metingen te berekenen, zoals doorlooptijden en duur.

In analyses is Event Timestamp essentieel om procesprestaties te begrijpen. Je kunt hiermee de tijd tussen stappen berekenen, vertragingen vinden en procesgedrag in verschillende perioden analyseren, bijvoorbeeld door de wervingssnelheid per kwartaal te vergelijken.

Dit attribuut is belangrijk om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en prestatiemaatstaven zoals doorlooptijd en bottlenecks te berekenen.

Dit is een standaardonderdeel van elk transactielog van een bedrijfsproces in Workday en wordt vaak aangeduid als 'Effective Date' of 'Completed Moment'.

Het medewerker-ID vormt de basis van de analyse van het Hire-to-Retire-proces. Het koppelt alle gerelateerde gebeurtenissen, van de eerste sollicitatie tot de uiteindelijke uitdiensttreding, aan één samenhangende route. Door dit ID te volgen, kunnen organisaties een volledige geschiedenis van het dienstverband opbouwen, inclusief functiewijzigingen, beoordelingsgesprekken en onboardingstappen.

In process mining is elke activiteit gekoppeld aan een medewerker-ID. Zo krijg je een volledig beeld van individuele en gezamenlijke levenscycli van medewerkers. Je kunt procesduur analyseren, veelvoorkomende routes vinden en bottlenecks ontdekken die medewerkers in verschillende loopbaanfasen raken.

Dit attribuut is essentieel om alle gebeurtenissen in de levenscyclus van één medewerker aan elkaar te koppelen en een volledig end-to-end-procesbeeld te krijgen.

Dit is een kernveld in Workday HCM en staat meestal in medewerkersprofielen en transacties van bedrijfsprocessen.

Dit attribuut staat voor de afdeling die aan de medewerker is toegewezen, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Human Resources'. Het is een belangrijke dimensie om procesprestaties in verschillende delen van de organisatie te segmenteren en vergelijken.

Door in de procesanalyse op afdeling te filteren, kun je vragen beantwoorden als: 'Is de Time-to-Hire voor Engineering langer dan voor Sales?' of 'Welke afdelingen hebben de meeste afwijkingen tijdens onboarding?'. Zo vind je lokale problemen en kun je procesverbeteringen daarop afstemmen.

Je kunt hiermee goed vergelijken en zien of procesinefficiënties zich in specifieke bedrijfsonderdelen concentreren.

Dit maakt deel uit van de kerngegevens over de functie en organisatie van de medewerker in Workday HCM en is gekoppeld aan diens positie.

Waar StartTime aangeeft wanneer een activiteit begon, markeert Event End Time het einde ervan. Het verschil tussen beide is de verwerkingstijd van de activiteit. Dit is vooral nuttig voor taken die niet onmiddellijk klaar zijn, zoals 'Background Check' of 'Performance Review'.

In analyses is dit attribuut belangrijk voor het berekenen van de metriek ProcessingTime. Je kunt hiermee wachttijd tussen activiteiten onderscheiden van de tijd die daadwerkelijk aan een activiteit is besteed. Zo zie je nauwkeuriger waar tijd in het proces verloren gaat.

Hiermee bereken je de werkelijke verwerkingstijd van een activiteit en maak je onderscheid tussen actieve werktijd en inactieve wachttijd.

Bij sommige bedrijfsprocessen in Workday worden zowel de start- als de voltooiingstimestamp vastgelegd. Daarvoor moeten gebeurtenissen mogelijk aan elkaar worden gekoppeld.

Het ID van de functieaanvraag koppelt alle wervingsactiviteiten in een vroeg stadium, zoals een vacature plaatsen, kandidaten screenen en aanbiedingen genereren, aan een specifieke personeelsbehoefte. Het dient als secundaire case-ID voor de wervingsfase van de levenscyclus van de medewerker.

Door op het ID van de functieaanvraag te analyseren, krijg je inzicht in de efficiëntie van het wervingsproces voor verschillende rollen of afdelingen. Je volgt de volledige funnel van het aanmaken van de functieaanvraag tot het accepteren van het aanbod en ondersteunt KPI's zoals 'Average Time-to-Hire'.

Het groepeert alle activiteiten vóór indiensttreding onder één identificatie, zodat je het wervingsdeel van het proces gedetailleerd kunt analyseren.

Te vinden in de Recruiting-module van Workday. Het is gekoppeld aan de sollicitatie van de kandidaat en de daaropvolgende wervingsgebeurtenis.

Dit attribuut geeft een classificatie op hoofdlijnen voor verschillende routes binnen het volledige Hire-to-Retire-proces. Door elke case te labelen als 'Onboarding', 'Internal Mobility' of 'Termination', kun je de procesmap eenvoudig filteren en deze subprocessen afzonderlijk analyseren.

Voor het analyseren van het dashboard 'Internal Mobility & Promotion Time' filter je bijvoorbeeld op cases waarbij Lifecycle Event Type 'Internal Mobility' of 'Promotion' is. Deze segmentatie is belangrijk voor gerichte analyses en dashboards die specifieke bedrijfsvragen beantwoorden.

Je kunt hiermee de volledige route van een medewerker opdelen in afzonderlijke subprocessen en onboarding, offboarding of promoties gericht analyseren.

Dit wordt meestal afgeleid door specifieke Workday Business Process-namen, zoals 'Hire', 'Change Job' en 'Terminate', tijdens de datatransformatie aan deze categorieën te koppelen.

Dit attribuut identificeert de persoon, rol of het systeem dat verantwoordelijk is voor het afronden van een taak. Dat kan een hiring manager zijn die een aanbod goedkeurt, een HR-specialist die onboarding start of een systeemproces dat een melding genereert.

Door de uitvoerder van de gebeurtenis te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van bronnen, werkbelasting en gebruikersadoptie. Je kunt overbelaste teams vinden, kansen voor automatisering signaleren wanneer gebruikers steeds dezelfde handmatige taken uitvoeren en prestatieverschillen tussen personen of afdelingen analyseren.

Met dit attribuut analyseer je de verdeling van de werkbelasting en de prestaties van gebruikers. Ook zie je wie bij het proces betrokken is, wat belangrijk is voor gerichte verbeteringen.

Beschikbaar in de transactielogs van Workday Business Processes, meestal gekoppeld aan de gebruiker die een stap heeft afgerond.

Dit attribuut geeft de huidige status van de medewerker binnen de organisatie aan. Het is een dynamisch veld dat verandert naarmate de medewerker de verschillende fasen van de levenscyclus doorloopt. Een nieuwe medewerker begint bijvoorbeeld als 'Pre-Hire' of 'Onboarding' en wordt na afronding 'Active'.

In process mining geeft dit attribuut waardevolle informatie over de status. Je kunt het gebruiken om procescompliance te controleren, bijvoorbeeld door te zorgen dat payroll alleen voor 'Active' medewerkers wordt ingesteld. Ook kun je specifieke groepen filteren, zoals alle 'Terminated' medewerkers voor een analyse van het offboardingproces.

Geeft een momentopname van de huidige status van de medewerker. Dat is nuttig om proceslogica te valideren en analyses op specifieke groepen medewerkers te filteren.

Een kernveld in het medewerkersprofiel van Workday HCM.

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data. In deze weergave ligt de focus op Workday Onboarding, maar voor een volledig Hire-to-Retire-proces kan data uit andere systemen komen, zoals een Applicant Tracking System (ATS) of een aparte payrollleverancier. Het vastleggen van het bronsysteem is belangrijk voor datagovernance en om de context van de gebeurtenis te begrijpen.

Bij een analyse over meerdere systemen kun je met dit veld de procesweergave filteren op gebeurtenissen uit een specifiek systeem of overdrachten tussen systemen analyseren.

Het geeft belangrijke context over de herkomst van de data. Dat is nodig voor datavalidatie en analyses waarin data uit meerdere systemen wordt gecombineerd.

Dit is meestal een statische waarde ('Workday Onboarding') die tijdens het extraheren en transformeren van de data wordt toegevoegd.

Doorlooptijd tot indiensttreding is een belangrijke recruitment-KPI die de efficiëntie van de volledige wervingsfunnel meet. Je berekent deze als de tijd tussen de gebeurtenis 'Vacatureaanvraag aangemaakt' en de gebeurtenis 'Aanbod geaccepteerd' voor dezelfde medewerker of vacatureaanvraag.

Dit berekende attribuut vormt de basis voor de KPI 'Gemiddelde doorlooptijd tot indiensttreding' en bijbehorende dashboards. Door deze waarde in de tijd te volgen, kunnen HR-afdelingen het effect van procesverbeteringen meten, bottlenecks in sourcing of sollicitatiegesprekken vinden en realistische wervingstermijnen voor managers bepalen.

Meet rechtstreeks de efficiëntie van het recruitmentproces, een belangrijke prestatie-indicator voor elke HR-organisatie.

Wordt op case-niveau berekend door de tijd te bepalen tussen de timestamp van de activiteit 'Vacatureaanvraag aangemaakt' en de activiteit 'Aanbod geaccepteerd'.

Deze vlag identificeert activiteiten die belangrijk zijn voor naleving van wet- en regelgeving of intern beleid, zoals het ondertekenen van een beleidsverklaring of het afronden van verplichte training. Zo kun je deze taken onderscheiden van reguliere administratieve taken.

Met dit attribuut kun je dashboards en KPI's maken die specifiek op compliance zijn gericht, zoals het 'Percentage kritieke complianceactiviteiten'. Organisaties kunnen hiermee controleren of de belangrijkste regelgevingsstappen voor alle medewerkers op tijd worden afgerond. Dat verkleint het organisatierisico.

Maakt gerichte monitoring van belangrijke compliancestappen mogelijk, zodat je aan regelgeving voldoet en risico's beperkt.

Dit is een afgeleid attribuut dat meestal tijdens de data-transformatie wordt gemaakt door een lijst met bekende compliancegerelateerde activiteitsnamen te koppelen aan een true/false-vlag.

Dit attribuut identificeert herstelwerk, waarbij een taak voor dezelfde medewerker meer dan één keer moet worden uitgevoerd. Voorbeelden zijn het opnieuw indienen van onjuiste documenten of het opnieuw uitvoeren van een mislukte achtergrondcontrole. Meestal wordt dit vastgesteld wanneer dezelfde activiteitsnaam meerdere keren voorkomt in het event log van een case.

Het analyseren van herstelwerk is belangrijk om procesefficiëntie en kwaliteit te verbeteren. Met de vlag 'IsRework' kun je de hoeveelheid herstelwerk eenvoudig kwantificeren, de oorzaken vinden en het effect meten van verbeteringen die erop zijn gericht om het in één keer goed te doen. De vlag ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Analyse van herstelwerk en herhaling'.

Helpt procesinefficiëntie en verspilling te kwantificeren door herhaalde activiteiten te markeren. Dat wijst vaak op problemen met kwaliteit of communicatie.

Dit is een berekende vlag. De logica wordt tijdens de process mining-analyse toegepast door herhaalde activiteiten binnen dezelfde case te detecteren.

Dit attribuut geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Het maakt zichtbaar hoe actueel de geanalyseerde data is, wat belangrijk is voor tijdige en relevante bedrijfsbeslissingen op basis van process mining-inzichten.

Voor dashboards en doorlopende monitoring helpt deze timestamp gebruikers te begrijpen of ze de meest actuele beschikbare data bekijken. Het is een belangrijk metadataveld voor het bewaken van dataintegriteit en het vertrouwen van gebruikers in de analyse.

Zo weten gebruikers hoe actueel de data is. Dat is belangrijk voor de relevantie en nauwkeurigheid van de procesanalyse.

Dit is een metadataveld dat tijdens het data-ingestie- of ETL-proces (Extract, Transform, Load) aan de dataset wordt toegevoegd en van een timestamp wordt voorzien.

Het attribuut Locatie specificeert het land, de staat of de stad waar de medewerker werkt. Deze geografische dimensie is belangrijk om procesprestaties en compliance in verschillende regio's te vergelijken.

Een analyse op basis van locatie kan regionale verschillen in wervingstijd, onboardingefficiëntie of uitdiensttredingsprocedures aan het licht brengen. Je kunt er vragen mee beantwoorden als: 'Duren achtergrondcontroles in Duitsland langer dan in de Verenigde Staten?' Ook ondersteunt het de monitoring van regionale regelgeving.

Maakt geografische analyse mogelijk om regionale procesverschillen te vinden, bijvoorbeeld door lokaal management, regelgeving of cultuur.

Onderdeel van de gegevens over de positie en organisatorische toewijzing van de medewerker in Workday HCM.

Workday maakt het mogelijk verschillende onboardingplannen te maken voor uiteenlopende functies, locaties of ervaringsniveaus. Dit attribuut laat zien welk plan voor een nieuwe medewerker is gebruikt.

Door te analyseren op Naam van het onboardingplan kun je de werking en efficiëntie van verschillende onboardingstrategieën beoordelen. Je kunt bijvoorbeeld het 'Onboardingplan voor leidinggevenden' rechtstreeks vergelijken met het 'Standaard onboardingplan voor medewerkers' om te zien welk plan betere voltooiingspercentages of kortere doorlooptijden heeft.

Hiermee kun je de prestaties van verschillende onboardingprogramma's beoordelen en best practices en verbeterpunten vinden.

Deze informatie is waarschijnlijk beschikbaar in de Onboarding-module van Workday, gekoppeld aan het bedrijfsproces Hire.

Het Positie-ID identificeert de specifieke rol die een medewerker binnen de organisatiestructuur vervult. Elke positie heeft vaste kenmerken, zoals job profile, locatie en rapportagelijn. Het is specifieker dan een functietitel, omdat meerdere posities dezelfde titel kunnen hebben.

Door op Positie-ID te analyseren, krijg je inzicht in processen die bij specifieke rollen horen. Je kunt bijvoorbeeld de onboardingroute analyseren van alle posities voor 'Senior Software Engineer' om te zien of er patronen of vertragingen zijn die specifiek bij die rol voorkomen.

Maakt gedetailleerde analyse op basis van specifieke rollen mogelijk, zodat je ziet hoe processen verschillen per positie binnen het bedrijf.

Een standaardveld dat in Workday HCM aan de functietoewijzing van de medewerker is gekoppeld.

Dit attribuut legt vast waarom het dienstverband van een medewerker is beëindigd, bijvoorbeeld door 'Vrijwillig ontslag', 'Onvrijwillig - prestaties' of 'Pensioen'. Deze informatie is belangrijk voor het analyseren van personeelsverloop en het offboardingproces.

Binnen process mining geeft Reden voor uitdiensttreding context aan het offboardingtraject. Je kunt ermee analyseren of verschillende typen uitdiensttreding andere offboardingprocedures volgen of verschillende doorlooptijden hebben. Zo krijg je beter zicht op personeelsverloop en kun je zorgen dat het offboardingproces passend wordt uitgevoerd.

Geeft belangrijke context voor het analyseren van het offboardingproces en helpt procesproblemen te koppelen aan redenen voor personeelsverloop.

Wordt vastgelegd tijdens het bedrijfsproces 'Medewerker uit dienst melden' in Workday.

Dit berekende attribuut geeft eenvoudig met true/false aan of een processtap aan de service level agreement voldeed. Het wordt afgeleid door de voltooiingstimestamp van de activiteit (EventTimestamp) te vergelijken met de deadline (SlaTargetDate).

Deze vlag is handig voor dashboards en rapportages, omdat je SLA-overtredingen eenvoudig kunt tellen en visualiseren. De vlag ondersteunt KPI's zoals 'Op tijd uitgevoerde beoordelingsgesprekken' en maakt het eenvoudiger om meldingen of rapportages over verlopen taken te maken. Zo kunnen teams zich richten op de belangrijkste vertragingen.

Vereenvoudigt prestatiemonitoring door duidelijk alle gevallen te markeren waarin afgesproken termijnen niet zijn gehaald.

Berekend veld: true als EventTimestamp > SlaTargetDate, anders false.

Dit attribuut bepaalt de deadline uit de Service Level Agreement (SLA) voor een specifieke taak. Het geeft aan hoe lang bepaalde processen mogen duren en vormt een referentiepunt om prestaties te meten.

Dit is belangrijk voor KPI's zoals 'Op tijd uitgevoerde beoordelingsgesprekken' en voor dashboards die SLA-naleving volgen. Door de werkelijke voltooiingsdatum (EventTimestamp) te vergelijken met de SlaTargetDate, kun je overtredingen automatisch identificeren, prestaties op tijd meten en vertragingen proactief aanpakken.

Geeft een duidelijk referentiepunt om prestaties op tijd te meten en is essentieel voor het berekenen van KPI's voor SLA-naleving.

Voor processen zoals Performance Reviews in Workday wordt vaak een vervaldatum ingesteld. Deze data moet samen met de procesgebeurtenissen worden geëxtraheerd.

Dit attribuut classificeert de aard van de arbeidsovereenkomst. Verschillende contracttypen volgen vaak verschillende procesvarianten voor onboarding, salarisverwerking en het instellen van arbeidsvoorwaarden.

Door dit attribuut als filter te gebruiken, kunnen organisaties de levenscyclusprocessen voor verschillende categorieën medewerkers vergelijken. Zo wordt bijvoorbeeld zichtbaar of het onboardingproces voor contractanten aanzienlijk sneller verloopt of minder compliant is dan dat voor medewerkers in vaste dienst. Op basis daarvan kunnen gerichte procesaanpassingen worden gedaan.

Helpt procesvarianten tussen verschillende categorieën medewerkers te vergelijken, zoals medewerkers in vaste dienst en contractanten, die mogelijk verschillende procedures volgen.

Een standaardveld in de functiegegevens van de medewerker in Workday HCM.