> Continu verbeteren van processen > Levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding > Workday Onboarding > Datatemplate

Datatemplate voor werving tot uitdiensttreding - levenscyclus van medewerkers

Workday Onboarding

← Terug naar de verbetergids

Attributen voor werving tot uitdiensttreding - levenscyclus van medewerkers(21) Activiteiten in de levenscyclus van medewerkers, van werving tot uitdiensttreding(15) Extractiegidsen(2)

Datatemplate voor werving tot uitdiensttreding - levenscyclus van medewerkers

Deze template laat zien welke data-attributen en activiteiten nodig zijn om het proces van werving tot uitdiensttreding goed te analyseren. Je ziet welke informatie nodig is voor een betrouwbaar event log en een nauwkeurig beeld van de levenscyclus van medewerkers. Ook vind je uitleg over hoe je deze data uit Workday Onboarding haalt.

Aanbevolen attributen voor een grondige analyse
Belangrijke activiteiten om tijdens de levenscyclus van medewerkers te volgen
Praktische uitleg over data-extractie uit Workday Onboarding

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor werving tot uitdiensttreding - levenscyclus van medewerkers

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log, zodat je het proces van werving tot uitdiensttreding grondig kunt analyseren.

3 Verplicht 5 Aanbevolen 13 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de gebeurtenis of taak die op een bepaald moment in de levenscyclus van een medewerker plaatsvond.
Beschrijving De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap in het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding, zoals 'Aanbod geaccepteerd', 'Achtergrondcontrole afgerond' of 'Promotie goedgekeurd'. Deze activiteiten vormen de knooppunten van de proceskaart en laten de volgorde van gebeurtenissen in het proces van de medewerker zien. Door deze activiteiten te analyseren, zie je hoe het proces verloopt, welke routes vaak of juist zelden voorkomen en waar vertragingen of herstelwerk ontstaan. Duidelijke, consistente activiteitsnamen zijn belangrijk voor een nauwkeurig en begrijpelijk procesmodel. Waarom dit belangrijk is Dit veld bepaalt de stappen op de proceskaart, de basis voor alle process mining-analyses en visualisaties. Waar vind je dit? Afgeleid van de stapnaam of gebeurtenisnaam van het bedrijfsproces in de Workday-transactielogboeken. Voorbeelden Aanbodbrief gegenereerdOnboardingtaken afgerondUitdiensttreding gestart
	Gebeurtenistimestamp EventTimestamp	De exacte datum en tijd waarop de activiteit of gebeurtenis is vastgelegd.
Beschrijving Dit attribuut geeft voor elke activiteit aan wanneer die plaatsvond. De volgorde en tijdstippen van deze timestamps vormen de basis voor het procesverloop en voor de berekening van tijdsgebonden metrieken, zoals doorlooptijden en duur. De gebeurtenistimestamp is belangrijk om de prestaties van een proces te begrijpen. Je kunt de tijd tussen stappen berekenen, vertragingen opsporen en het procesgedrag in verschillende perioden vergelijken, bijvoorbeeld de snelheid van werving per kwartaal. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en prestatiemetrieken zoals doorlooptijd en bottlenecks te berekenen. Waar vind je dit? Dit is een standaardonderdeel van transactielogboeken voor bedrijfsprocessen in Workday en wordt vaak 'Effective Date' of 'Completed Moment' genoemd. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-01T14:35:10Z2024-01-15T09:12:00Z
	Medewerker-ID EmployeeId	De unieke identificatiecode van een medewerker. Deze dient als primaire case-ID voor de volledige levenscyclus binnen de organisatie.
Beschrijving De medewerker-ID vormt de basis voor de analyse van het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding. De ID koppelt alle bijbehorende gebeurtenissen, van de eerste sollicitatie tot de uitdiensttreding, aan één doorlopend proces. Door deze ID te volgen, kunnen organisaties de volledige loopbaan van een medewerker in kaart brengen, inclusief functiewijzigingen, beoordelingsgesprekken en onboardingstappen. Bij process mining wordt elke activiteit gekoppeld aan een medewerker-ID. Zo krijg je inzicht in de levenscyclus van individuele medewerkers en van de hele organisatie. Je kunt procesdoorlooptijden analyseren, veelvoorkomende routes herkennen en bottlenecks opsporen die medewerkers in verschillende loopbaanfasen raken. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is essentieel om alle gebeurtenissen in de levenscyclus van één medewerker aan elkaar te koppelen en het volledige proces van begin tot eind te bekijken. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld in Workday HCM, meestal te vinden in medewerkersprofielen en transacties van bedrijfsprocessen. Voorbeelden 100234510087651011212
	Afdeling Department	De afdeling van de organisatie waartoe de medewerker behoort.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan bij welke afdeling de medewerker is ingedeeld, zoals 'Verkoop', 'Engineering' of 'Human Resources'. Het is een belangrijke dimensie om de procesprestaties van verschillende onderdelen van de organisatie te vergelijken. Door op afdeling te filteren, kun je vragen beantwoorden als: 'Duurt het langer om iemand aan te nemen voor Engineering dan voor Verkoop?' of 'Welke afdelingen hebben de meeste afwijkingen in het onboardingproces?'. Zo spoor je lokale problemen op en kun je verbeteringen daarop afstemmen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je processen tussen bedrijfsonderdelen vergelijken en zien of inefficiënties zich op bepaalde plekken concentreren. Waar vind je dit? Dit hoort bij de functie- en organisatiegegevens van de medewerker in Workday HCM en is gekoppeld aan diens positie. Voorbeelden EngineeringVerkoop en marketingFinanciën
	Eindtijd gebeurtenis EventEndTime	De timestamp waarop een activiteit is afgerond, vooral bij taken met een meetbare duur.
Beschrijving StartTime geeft aan wanneer een activiteit begon; Eindtijd gebeurtenis markeert het einde ervan. Het verschil is de verwerkingstijd van de activiteit. Dit is vooral nuttig voor taken die niet direct klaar zijn, zoals 'Background Check' of 'Performance Review'. Bij analyses is dit attribuut nodig om de metriek ProcessingTime te berekenen. Het maakt onderscheid tussen wachttijd tussen activiteiten en de tijd die daadwerkelijk aan een activiteit is besteed. Zo zie je nauwkeuriger waar de tijd in het proces naartoe gaat. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de werkelijke verwerkingstijd van een activiteit berekenen en actieve werktijd onderscheiden van wachttijd. Waar vind je dit? Bij sommige bedrijfsprocessen in Workday worden zowel de start- als de eindtijd vastgelegd. Daarvoor moeten gebeurtenissen mogelijk aan elkaar worden gekoppeld. Voorbeelden 2023-10-26T18:30:00Z2023-11-05T11:00:15Z2024-01-15T17:20:00Z
	ID vacatureaanvraag JobRequisitionId	De unieke identificatiecode van de vacatureaanvraag waarmee het wervingsproces is gestart.
Beschrijving De ID van de vacatureaanvraag koppelt alle vroege wervingsactiviteiten, zoals het publiceren van een vacature, het screenen van kandidaten en het opstellen van aanbiedingen, aan een specifieke personeelsbehoefte. Deze ID dient als secundaire case-ID voor de wervingsfase van de levenscyclus van een medewerker. Door op ID van de vacatureaanvraag te analyseren, krijg je inzicht in de efficiëntie van het wervingsproces voor verschillende functies of afdelingen. Je kunt het volledige traject volgen, van het aanmaken van de aanvraag tot het accepteren van het aanbod. Dat ondersteunt KPI’s zoals 'Gemiddelde Time-to-Hire'. Waarom dit belangrijk is Hiermee groepeer je alle activiteiten vóór indiensttreding onder één identificatiecode en kun je het wervingsdeel van het proces gedetailleerd analyseren. Waar vind je dit? Te vinden in de Recruiting-module van Workday. De ID is gekoppeld aan de sollicitatie van de kandidaat en de daaropvolgende wervingsgebeurtenis. Voorbeelden REQ-2023-05-101REQ-2024-01-230REQ-2023-11-087
	Type levenscyclusgebeurtenis LifecycleEventType	Deelt het proces in naar belangrijke typen levenscyclusgebeurtenissen, zoals onboarding, promotie of offboarding.
Beschrijving Dit attribuut deelt verschillende trajecten binnen het volledige proces van indiensttreding tot uitdiensttreding op hoofdlijnen in. Door elke case te labelen als 'Onboarding', 'Interne mobiliteit' of 'Uitdiensttreding', kun je de proceskaart eenvoudig filteren en deze subprocessen afzonderlijk analyseren. Voor de analyse van het dashboard 'Tijd voor interne mobiliteit en promotie' filter je bijvoorbeeld op cases met het type levenscyclusgebeurtenis 'Interne mobiliteit' of 'Promotie'. Zo kun je gerichte analyses en dashboards maken die specifieke bedrijfsvragen beantwoorden. Waarom dit belangrijk is Hiermee deel je het volledige proces van een medewerker op in subprocessen, zodat je onboarding, offboarding of promoties afzonderlijk kunt analyseren. Waar vind je dit? Meestal wordt dit afgeleid door specifieke namen van Workday-bedrijfsprocessen, zoals 'Hire', 'Change Job' en 'Terminate', tijdens de datatransformatie aan deze categorieën te koppelen. Voorbeelden OnboardingInterne mobiliteitOffboardingPrestatiebeheer
	Uitvoerder van gebeurtenis EventPerformer	De gebruiker of geautomatiseerde systeemagent die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke persoon, rol of welk systeem verantwoordelijk was voor een taak. Dat kan een manager zijn die een aanbod goedkeurt, een HR-specialist die onboarding start of een systeemproces dat een melding genereert. Door de uitvoerder van gebeurtenissen te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van middelen, de werkbelasting en het gebruik door medewerkers. Je kunt overbelaste teams opsporen, zien waar automatisering mogelijk is bij repetitieve handmatige taken en prestatieverschillen tussen personen of afdelingen analyseren. Waarom dit belangrijk is Met dit attribuut kun je de werkbelasting en prestaties analyseren en zien wie bij het proces betrokken is. Dat helpt om verbeteringen gericht aan te pakken. Waar vind je dit? Beschikbaar in de transactielogboeken van Workday-bedrijfsprocessen, vaak gekoppeld aan de gebruiker die een stap heeft afgerond. Voorbeelden jsmith@example.comr.davisSysteemproces
	Arbeidsstatus EmploymentStatus	De huidige arbeidsstatus van de medewerker, bijvoorbeeld Actief, uit dienst of met verlof.
Beschrijving Dit attribuut geeft de huidige status van de medewerker binnen de organisatie aan. De waarde verandert wanneer de medewerker een volgende fase in de levenscyclus bereikt. Een nieuwe medewerker begint bijvoorbeeld als ‘Pre-Hire’ of tijdens de onboarding en krijgt na afronding de status ‘Actief’. Bij process mining geeft dit attribuut waardevolle informatie over de status. Je kunt het gebruiken om de compliance van processen te controleren, bijvoorbeeld door na te gaan of de salarisadministratie alleen voor medewerkers met de status ‘Actief’ wordt ingericht. Ook kun je er specifieke groepen mee selecteren, zoals alle medewerkers die uit dienst zijn voor een analyse van het offboardingproces. Waarom dit belangrijk is Geeft een momentopname van de huidige status van de medewerker. Dat is handig om proceslogica te controleren en analyses op specifieke groepen medewerkers te richten. Waar vind je dit? Een standaardveld in het profiel van de medewerker in Workday HCM. Voorbeelden ActiefUit dienstMet verlofPre-Hire
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de gebeurtenisdata zijn gehaald, in dit geval Workday Onboarding.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komen. In deze weergave ligt de focus op Workday Onboarding, maar voor een volledig proces van indiensttreding tot uitdiensttreding kunnen ook gegevens uit andere systemen nodig zijn, zoals een Applicant Tracking System (ATS) of een aparte salarisdienstverlener. Het bronsysteem vastleggen is belangrijk voor datagovernance en om de context van een gebeurtenis te begrijpen. Bij een analyse van meerdere systemen kun je met dit veld de procesweergave filteren op gebeurtenissen uit een specifiek systeem. Je kunt ook de overdrachten tussen systemen analyseren. Waarom dit belangrijk is Dit geeft belangrijke informatie over de herkomst van data. Die is nodig om data te valideren en analyses uit te voeren waarin gegevens uit meerdere systemen worden gecombineerd. Waar vind je dit? Dit is meestal een vaste waarde ('Workday Onboarding') die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd. Voorbeelden Workday OnboardingWorkday HCM
	Dienstverbandtype EmploymentType	Geeft aan of de medewerker fulltime, parttime, ingehuurd of stagiair is.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wat voor soort dienstverband de medewerker heeft. Verschillende dienstverbandtypen volgen vaak andere procesvarianten voor onboarding, salarisadministratie en het regelen van arbeidsvoorwaarden. Door dit attribuut als filter te gebruiken, kunnen organisaties de levenscyclusprocessen van verschillende groepen medewerkers vergelijken. Zo zie je bijvoorbeeld of de onboarding van ingehuurde medewerkers aanzienlijk sneller verloopt of minder compliant is dan die van medewerkers in vaste dienst. Op basis daarvan kun je gerichte procesaanpassingen doen. Waarom dit belangrijk is Helpt procesvarianten van verschillende groepen medewerkers te vergelijken, zoals medewerkers in vaste dienst en ingehuurde medewerkers die mogelijk andere procedures volgen. Waar vind je dit? Een standaardveld bij de functiegegevens van de medewerker in Workday HCM. Voorbeelden FulltimeParttimeIngehuurdStagiair
	Is compliance-activiteit IsComplianceActivity	Een booleaanse waarde die aangeeft of een activiteit een verplichte stap is voor compliance of regelgeving.
Beschrijving Deze waarde markeert activiteiten die nodig zijn om aan wet- en regelgeving of beleid te voldoen, zoals het ondertekenen van een beleidsverklaring of het volgen van verplichte training. Zo kun je deze belangrijke taken onderscheiden van gewone administratieve taken. Met dit attribuut kun je dashboards en KPI’s maken die specifiek op compliance zijn gericht, zoals het ‘Percentage kritieke compliance-activiteiten’. Organisaties kunnen hiermee controleren of medewerkers de belangrijkste stappen voor naleving van regelgeving op tijd afronden en zo risico’s beperken. Waarom dit belangrijk is Maakt gerichte controle van belangrijke compliance-stappen mogelijk, zodat je naleving van regelgeving kunt bewaken en risico’s kunt beperken. Waar vind je dit? Dit is een afgeleid attribuut. Het wordt meestal tijdens de datatransformatie aangemaakt door bekende namen van compliance-activiteiten om te zetten in een waar/onwaar-waarde. Voorbeelden truefalse
	Is herstelwerk IsRework	Een booleaanse waarde die aangeeft of een activiteit een herhaling is van een eerdere stap in dezelfde case.
Beschrijving Dit attribuut markeert gevallen van herstelwerk, waarbij een taak meerdere keren voor dezelfde medewerker moet worden uitgevoerd. Denk aan het opnieuw indienen van onjuiste documenten of het opnieuw uitvoeren van een mislukte antecedentencontrole. Je herkent dit meestal doordat dezelfde activiteit meerdere keren in het event log van een case voorkomt. Analyse van herstelwerk helpt de efficiëntie en kwaliteit van processen te verbeteren. Met de waarde ‘Is herstelwerk’ kun je de hoeveelheid herstelwerk meten, de oorzaken achterhalen en het effect beoordelen van verbeteringen die fouten bij de eerste uitvoering moeten voorkomen. Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks het dashboard ‘Analyse van herstelwerk en herhalingen’. Waarom dit belangrijk is Helpt verspilling en inefficiëntie in processen te meten door herhaalde activiteiten te markeren. Die kunnen wijzen op problemen met kwaliteit of communicatie. Waar vind je dit? Dit is een berekende waarde. De logica wordt toegepast tijdens process mining door herhaalde activiteiten binnen dezelfde case te herkennen. Voorbeelden truefalse
	Is SLA overschreden IsSlaViolated	Een booleaanse waarde die aangeeft of een activiteit na de SLA-streefdatum is afgerond.
Beschrijving Dit berekende attribuut geeft met een eenvoudige waar/onwaar-waarde aan of een processtap binnen de afgesproken servicetermijn is afgerond. De waarde wordt bepaald door de afrondingstimestamp van de activiteit (EventTimestamp) te vergelijken met de deadline (SlaTargetDate). Deze waarde is handig voor dashboards en rapportages, omdat je SLA-overschrijdingen eenvoudig kunt tellen en weergeven. Ze vormt de basis voor KPI’s zoals ‘Tijdigheid van functioneringsgesprekken’ en maakt het eenvoudiger om meldingen of rapportages over achterstallige taken te maken. Zo kunnen teams zich richten op de grootste vertragingen. Waarom dit belangrijk is Maakt het volgen van prestaties eenvoudiger door duidelijk te markeren wanneer afgesproken termijnen niet zijn gehaald. Waar vind je dit? Berekend veld: waar als EventTimestamp > SlaTargetDate, anders onwaar. Voorbeelden truefalse
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze gebeurtenis voor het laatst vanuit het bronsysteem zijn bijgewerkt.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Zo zie je hoe actueel de geanalyseerde data zijn. Dat is belangrijk om op tijd beslissingen te nemen op basis van process mining-inzichten. In dashboards en bij doorlopende monitoring helpt deze timestamp gebruikers te zien of ze de meest actuele beschikbare data bekijken. Dit metadataveld draagt bij aan de integriteit van de data en het vertrouwen in de analyse. Waarom dit belangrijk is Zo weten gebruikers hoe actueel de data zijn. Dat is belangrijk voor de relevantie en nauwkeurigheid van de procesanalyse. Waar vind je dit? Dit metadataveld wordt tijdens de data-inname of het ETL-proces (Extract, Transform, Load) aangemaakt en aan de dataset toegevoegd. Voorbeelden 2024-03-15T02:00:00Z2024-03-16T02:00:00Z
	Locatie Location	De geografische locatie of het kantoor dat bij de functie van de medewerker hoort.
Beschrijving Het attribuut Locatie geeft aan in welk land, welke staat of welke stad de medewerker werkt. Deze geografische dimensie is belangrijk om procesprestaties en compliance in verschillende regio’s te vergelijken. Met een analyse op basis van locatie kun je regionale verschillen in wervingstijden, onboarding of uitdiensttreding opsporen. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of achtergrondcontroles in Duitsland langer duren dan in de Verenigde Staten. Ook ondersteunt dit de controle op regelgeving die per regio verschilt. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je regionale verschillen in processen opsporen, bijvoorbeeld door verschillen in lokaal management, regelgeving of cultuur. Waar vind je dit? Onderdeel van de functie- en organisatiegegevens van de medewerker in Workday HCM. Voorbeelden VS - New YorkDuitsland - BerlijnIndia - Bangalore
	Naam onboardingplan OnboardingPlanName	De naam van het onboardingtemplate of -plan dat aan de nieuwe medewerker is toegewezen.
Beschrijving In Workday kun je verschillende onboardingplannen maken voor uiteenlopende rollen, locaties en ervaringsniveaus. Dit attribuut geeft aan welk plan voor een nieuwe medewerker is gebruikt. Met analyses op basis van de naam van het onboardingplan kun je de effectiviteit en efficiëntie van verschillende onboardingaanpakken beoordelen. Je kunt bijvoorbeeld het ‘Onboardingplan voor leidinggevenden’ vergelijken met het ‘Standaard onboardingplan voor medewerkers’ en zien welk plan hogere afrondingspercentages voor taken of kortere doorlooptijden oplevert. Waarom dit belangrijk is Helpt de resultaten van verschillende onboardingprogramma’s te beoordelen, zodat je goede werkwijzen en verbeterpunten kunt vinden. Waar vind je dit? Deze informatie is waarschijnlijk beschikbaar in de Onboarding-module van Workday, gekoppeld aan het bedrijfsproces Hire. Voorbeelden Standaard onboarding voor medewerkersOnboarding voor het salesteamOnboardingplan voor leidinggevenden
	Positie-ID PositionId	De unieke identificatiecode van de specifieke functie of rol van de medewerker.
Beschrijving De positie-ID geeft aan welke specifieke rol een medewerker binnen de organisatiestructuur vervult. Elke positie heeft eigen kenmerken, zoals functieprofiel, locatie en rapportagelijn. Een positie-ID is specifieker dan een functietitel, omdat meerdere posities dezelfde titel kunnen hebben. Met analyses op basis van de positie-ID krijg je inzicht in processen voor specifieke rollen. Je kunt bijvoorbeeld het onboardingtraject van alle posities voor ‘Senior Software Engineer’ analyseren om te zien of er terugkerende patronen of vertragingen zijn die bij die rol horen. Waarom dit belangrijk is Maakt gedetailleerde analyses van specifieke rollen mogelijk, zodat je kunt zien hoe processen verschillen per positie binnen het bedrijf. Waar vind je dit? Een standaardveld bij de functiegegevens van de medewerker in Workday HCM. Voorbeelden POS-1001POS-2345POS-8762
	Reden van uitdiensttreding TerminationReason	De opgegeven reden waarom een medewerker de organisatie verlaat.
Beschrijving Dit attribuut legt vast waarom het dienstverband van een medewerker is beëindigd, bijvoorbeeld door ‘Vrijwillig ontslag’, ‘Onvrijwillig ontslag - prestaties’ of pensionering. Deze informatie is belangrijk voor analyses van personeelsverloop en het offboardingproces. Bij process mining geeft de reden van uitdiensttreding context aan het offboardingtraject. Je kunt nagaan of verschillende soorten uitdiensttreding andere procedures volgen of meer tijd kosten. Zo krijg je beter inzicht in personeelsverloop en kun je zorgen dat het offboardingproces bij elke situatie past. Waarom dit belangrijk is Geeft belangrijke context voor analyses van het offboardingproces en helpt problemen in het proces in verband te brengen met redenen voor personeelsverloop. Waar vind je dit? Wordt vastgelegd tijdens het bedrijfsproces ‘Terminate Employee’ in Workday. Voorbeelden Vrijwillig ontslagOnvrijwillig ontslagPensionering
	SLA-streefdatum SlaTargetDate	De datum waarop een activiteit, zoals een functioneringsgesprek, uiterlijk moet zijn afgerond.
Beschrijving Dit attribuut bevat de deadline uit de Service Level Agreement (SLA) voor een bepaalde taak. Het geeft aan hoe lang een processtap mag duren en vormt een maatstaf om de prestaties te meten. Deze informatie is nodig voor KPI’s zoals ‘Tijdigheid van functioneringsgesprekken’ en voor dashboards die SLA-naleving volgen. Door de werkelijke afrondingsdatum (EventTimestamp) te vergelijken met SlaTargetDate kun je overtredingen automatisch vaststellen, prestaties op tijd meten en vertragingen vroeg signaleren. Waarom dit belangrijk is Biedt een duidelijke maatstaf om te meten of werk op tijd wordt afgerond en is nodig voor KPI’s over SLA-naleving. Waar vind je dit? Voor processen zoals functioneringsgesprekken in Workday is vaak een vervaldatum ingesteld. Deze datum moet samen met de procesgebeurtenissen worden geëxporteerd. Voorbeelden 2023-12-31T23:59:59Z2024-06-30T23:59:59Z
	Tijd tot aanname TimeToHire	De totale tijd vanaf het aanmaken van een vacatureaanvraag tot het moment waarop de kandidaat het aanbod accepteert.
Beschrijving Tijd tot aanname is een belangrijke wervings-KPI die de efficiëntie van het hele wervingstraject meet. De waarde is de tijd tussen de gebeurtenis ‘Vacatureaanvraag aangemaakt’ en ‘Aanbod geaccepteerd’ voor dezelfde medewerker of vacatureaanvraag. Dit berekende attribuut vormt de basis voor de KPI ‘Gemiddelde tijd tot aanname’ en bijbehorende dashboards. Door de waarde in de tijd te volgen, kunnen HR-afdelingen het effect van procesverbeteringen meten, bottlenecks in de werving of sollicitatiegesprekken vinden en realistische wervingstermijnen met managers afspreken. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks hoe efficiënt het wervingsproces verloopt, een belangrijke prestatie-indicator voor elke HR-afdeling. Waar vind je dit? Berekend op caseniveau door de tijd tussen de timestamp van de activiteit ‘Vacatureaanvraag aangemaakt’ en die van ‘Aanbod geaccepteerd’ te bepalen. Voorbeelden 35 dagen62 dagen28 dagen

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten in de levenscyclus van medewerkers, van werving tot uitdiensttreding

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen voor het event log. Zo kun je de levenscyclus van medewerkers nauwkeurig ontdekken en analyseren.

7 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Aanbod geaccepteerd	Deze activiteit vindt plaats wanneer een kandidaat het baanaanbod formeel accepteert, vaak door de aanbodbrief elektronisch te ondertekenen in Workday. Dit belangrijke moment wordt vastgelegd wanneer de kandidaat de stap 'Review and Sign' in het aanbiedingsproces afrondt.
Waarom dit belangrijk is Met deze mijlpaal eindigt de belangrijkste wervingsfase en beginnen de activiteiten vóór indiensttreding en de onboarding. Dit is een belangrijk onderdeel van de KPI Time-to-Hire. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer de kandidaat de acceptatiestap van het baanaanbod in het bedrijfsproces 'Job Application' afrondt. Vastleggen De acceptatie van het aanbod door de kandidaat wordt als afgeronde stap vastgelegd in het bedrijfsproces Job Application. Gebeurtenistype explicit
	Indiensttreding afgerond	Dit is een belangrijk moment waarop het kandidaatprofiel in Workday HCM officieel wordt omgezet in een medewerkersprofiel. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd zodra het bedrijfsproces 'Hire' is afgerond.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis markeert officieel de overgang van kandidaat naar medewerker en is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de onboarding-doorlooptijd. De medewerker staat vanaf dit moment officieel in het HCM-systeem. Waar vind je dit? Expliciet vastgelegd als afrondingsgebeurtenis van het bedrijfsproces 'Hire' voor de medewerker. Het logboek van het bedrijfsproces bevat de exacte timestamp. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd na succesvolle afronding van het bedrijfsproces 'Hire'. Gebeurtenistype explicit
	Medewerker uit dienst	Dit is de laatste activiteit in de levenscyclus van een medewerker en markeert het officiële einde van het dienstverband in het systeem. De gebeurtenis wordt vastgelegd zodra het bedrijfsproces 'Terminate Employee' is afgerond.
Waarom dit belangrijk is Dit is de definitieve eindgebeurtenis van het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding. Het is het eindpunt voor het meten van de offboarding-doorlooptijd en bevestigt dat het proces is afgerond. Waar vind je dit? Expliciet vastgelegd als afrondingsgebeurtenis van het bedrijfsproces 'Terminate Employee'. Daarna wordt het profiel van de medewerker inactief. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd na succesvolle afronding van het bedrijfsproces 'Terminate Employee'. Gebeurtenistype explicit
	Onboarding gestart	Dit markeert de start van het onboardingproces van de nieuwe medewerker in de Workday Onboarding-module. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de onboardingtaken en workflows aan de nieuwe medewerker worden toegewezen. Dit gebeurt meestal na afronding van het proces Hire.
Waarom dit belangrijk is Dit is het startpunt voor de analyse van de efficiëntie van onboarding. Je kunt hiermee het percentage afgeronde onboardingtaken meten en procesafwijkingen opsporen. Waar vind je dit? Vastgelegd als startgebeurtenis wanneer het bedrijfsproces 'Onboarding' of een vergelijkbare workflow voor de nieuwe medewerker wordt gestart. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd wanneer het bedrijfsproces Onboarding voor de nieuwe medewerker wordt gestart. Gebeurtenistype explicit
	Onboardingtaken afgerond	Dit geeft aan dat alle toegewezen onboardingtaken voor een nieuwe medewerker zijn afgerond. De gebeurtenis wordt meestal afgeleid wanneer de algemene status van het onboardingproces voor de medewerker verandert in 'Successfully Completed'.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat de onboarding van een nieuwe medewerker volledig is afgerond. Het is het eindpunt voor het meten van de KPI Onboarding Cycle Time en voor het analyseren van de naleving van het onboardingproces. Waar vind je dit? Af te leiden uit de afrondingstimestamp van het bovenliggende bedrijfsproces 'Onboarding', nadat alle vereiste stappen en taken zijn afgerond. Vastleggen Af te leiden uit de afrondingstimestamp van het volledige onboardingproces voor de medewerker. Gebeurtenistype inferred
	Uitdiensttreding gestart	Deze activiteit markeert het begin van het offboardingproces voor een medewerker die vertrekt. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een manager of HR-medewerker het bedrijfsproces 'Terminate Employee' in Workday start.
Waarom dit belangrijk is Dit is de startgebeurtenis van het volledige offboardingproces. Het is het startpunt voor het meten van de KPI Average Offboarding Cycle Time. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer het bedrijfsproces 'Terminate Employee' in Workday HCM wordt gestart. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd wanneer het bedrijfsproces 'Terminate Employee' wordt gestart. Gebeurtenistype explicit
	Vacatureaanvraag aangemaakt	Deze activiteit markeert het officiële begin van de werving. De vacatureaanvraag is aangemaakt en goedgekeurd in Workday. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd zodra het bedrijfsproces 'Create Job Requisition' is afgerond.
Waarom dit belangrijk is Dit is de startgebeurtenis van het volledige wervingsproces. De tijd tussen deze activiteit en 'Offer Accepted' is belangrijk voor het meten van de KPI Time-to-Hire. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt vastgelegd zodra het bedrijfsproces 'Create Job Requisition' in Workday Recruiting is afgerond. Het event log van dit bedrijfsproces bevat de timestamp. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd na afronding van het bedrijfsproces 'Create Job Requisition'. Gebeurtenistype explicit
	Aanbodbrief gegenereerd	Dit is het moment waarop een formeel baanaanbod voor een kandidaat wordt opgesteld. Dit is meestal een expliciete stap in het bedrijfsproces 'Job Application' in Workday.
Waarom dit belangrijk is Door dit te volgen, zie je hoe lang het duurt om na de sollicitatiegesprekken een aanbod op te stellen. Vertraging kan ertoe leiden dat kandidaten afhaken. Waar vind je dit? Af te leiden uit het event log van het bedrijfsproces 'Job Application', met name uit de afronding van de stap 'Generate Document' of een vergelijkbare stap voor het aanbod. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd na afronding van de stap 'Generate Offer' in het bedrijfsproces Job Application. Gebeurtenistype explicit
	Achtergrondcontrole afgerond	Dit markeert de afronding van de screening vóór indiensttreding. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de status van de achtergrondcontrole op afgerond wordt gezet, handmatig of via een koppeling.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is het eindpunt voor het meten van de KPI Background Check Duration. Vertragingen hebben direct invloed op de startdatum van de nieuwe medewerker. Waar vind je dit? Af te leiden uit een statuswijziging in het bedrijfsproces 'Background Check' of een gerelateerd object, bijvoorbeeld naar 'Completed' of 'Passed'. Vastleggen Af te leiden uit de timestamp waarop het statusveld van de achtergrondcontrole verandert in een eindstatus. Gebeurtenistype inferred
	Achtergrondcontrole gestart	Dit markeert het begin van de screening vóór indiensttreding voor een kandidaat die een aanbod heeft geaccepteerd. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de achtergrondcontrole start. Vaak wordt dan ook een koppeling met een externe leverancier geactiveerd.
Waarom dit belangrijk is De duur van achtergrondcontroles vormt vaak een bottleneck in het wervingsproces. Deze activiteit is het startpunt voor het meten van de KPI Background Check Duration. Waar vind je dit? Vastgelegd als stap in een bedrijfsproces, zoals 'Background Check', dat vaak deel uitmaakt van het volledige wervingsproces. De starttijd wordt geregistreerd. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd bij de start van het bedrijfsproces 'Background Check' of een gerelateerde stap. Gebeurtenistype explicit
	Beoordelingsgesprek afgerond	Deze activiteit markeert de afronding van een formele beoordelingscyclus voor een medewerker. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer het bedrijfsproces 'Performance Review' de definitieve, goedgekeurde status bereikt.
Waarom dit belangrijk is Door deze gebeurtenissen te volgen, kun je zien of beoordelingsgesprekken op tijd en met de juiste regelmaat plaatsvinden. Dit ondersteunt de KPI Performance Review Timeliness. Waar vind je dit? Vastgelegd als succesvolle afronding van het bedrijfsproces 'Start Performance Review' voor de medewerker. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd na succesvolle afronding van het bedrijfsproces 'Performance Review'. Gebeurtenistype explicit
	Functiewijziging gestart	Dit markeert het begin van een interne overstap, zoals een overplaatsing of promotie. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een manager of HR-medewerker het bedrijfsproces 'Change Job' voor een medewerker start.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is het startpunt voor het meten van de efficiëntie en goedkeuringstijd van interne mobiliteit. Zo kun je bottlenecks in de loopbaanontwikkeling van medewerkers opsporen. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer het bedrijfsproces 'Change Job' in Workday HCM wordt gestart. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd wanneer het bedrijfsproces 'Change Job' voor een medewerker wordt gestart. Gebeurtenistype explicit
	Offboardingtaken afgerond	Dit geeft aan dat alle vereiste offboardingtaken zijn afgerond, zoals het inleveren van bedrijfsmiddelen en de kennisoverdracht. De gebeurtenis wordt afgeleid wanneer de offboardingchecklist of het bedrijfsproces de status afgerond krijgt.
Waarom dit belangrijk is Door de afronding van deze taken te volgen, zorg je voor een veilige offboarding die aan de compliance-eisen voldoet. Vertragingen kunnen beveiligingsrisico’s opleveren en zorgen voor een slechte ervaring. Waar vind je dit? Af te leiden uit de afrondingstimestamp van het bedrijfsproces 'Offboarding' of uit het moment waarop alle toegewezen offboardingtaken voor de medewerker als afgerond zijn gemarkeerd. Vastleggen Af te leiden uit de afronding van een offboardingchecklist of een gerelateerd bedrijfsproces. Gebeurtenistype inferred
	Promotie goedgekeurd	Dit markeert de definitieve goedkeuring van een promotie. De activiteit wordt vastgelegd wanneer het bedrijfsproces 'Change Job' of een gerelateerd salarisproces volledig is goedgekeurd en afgerond.
Waarom dit belangrijk is Dit is het eindpunt voor het meten van de KPI Internal Mobility Approval Time. Het bevestigt dat een belangrijke loopbaanmijlpaal is bereikt. Waar vind je dit? Vastgelegd als succesvolle afronding van het bedrijfsproces 'Change Job', waarbij promotie de reden voor de wijziging is. Vastleggen Gebeurtenis vastgelegd na afronding van het bedrijfsproces 'Change Job' met de reden 'Promotion'. Gebeurtenistype explicit
	Salarisadministratie ingericht	Deze activiteit geeft aan dat alle benodigde gegevens voor de salarisverwerking van de nieuwe medewerker zijn ingevoerd en gecontroleerd. Dit kan worden vastgelegd als afronding van een specifieke stap in het bedrijfsproces Onboarding of Hire.
Waarom dit belangrijk is Zo krijgen medewerkers vanaf hun eerste salarisbetaling op tijd het juiste bedrag. Deze activiteit is het eindpunt voor de KPI Payroll Setup Time en maakt vertragingen bij het activeren van de salarisbetaling zichtbaar. Waar vind je dit? Vastgelegd als afgerond checklistitem of als specifieke stap, zoals 'Enter Payment Elections', in het bedrijfsproces Onboarding. Vastleggen Afronding van een specifieke salarisgerelateerde taak of stap in een bedrijfsproces. Gebeurtenistype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit Workday Onboarding

Stappen

Log in bij Workday: Open je Workday-omgeving met een gebruikersaccount dat rechten heeft om aangepaste rapporten te maken (Report Writer) en toegang heeft tot de benodigde datadomeinen, zoals Staffing, Core HCM, Onboarding en Performance Management.
Maak een nieuw aangepast rapport: Ga naar de taak 'Create Custom Report'. Kies 'Advanced' als rapporttype. Dit type is nodig voor een complex rapport met meerdere bronnen.
Stel het primaire bedrijfsobject in: Kies 'Business Process Transactions' als primaire 'Data Source'. Dit object geeft een volledig overzicht van alle gebeurtenissen in bedrijfsprocessen en is nodig om een event log te maken. Selecteer 'All Business Process Transactions', zodat er in eerste instantie geen gebeurtenissen worden uitgesloten.
Voeg de eerste kolommen toe: Voeg op het tabblad 'Columns' de velden toe die de basis vormen voor het event log. Begin met:
- Worker (uit Business Process Transaction) > Employee ID voor EmployeeId.
- Overall Process (uit Business Process Transaction) voor de logica van ActivityName.
- Effective Date of Completion Date (uit Business Process Transaction) voor EventTimestamp.
- Initiator voor EventPerformer.
- Worker > Supervisory Organization > Department voor Department.
Maak berekende velden voor activiteiten: Bij deze extractie koppel je Workday-stappen in bedrijfsprocessen aan specifieke activiteitennamen. Maak hiervoor een reeks berekende velden van het type 'Evaluate Expression'. Elk veld controleert het type bedrijfsproces en de status en geeft de juiste ActivityName terug. Een berekend veld met de naam CF_ActivityName_Hire kan bijvoorbeeld de voorwaarde Business Process Type = 'Hire' AND Step = 'Successfully Completed' gebruiken en de tekst 'Hire Process Completed' teruggeven. Maak vergelijkbare velden voor alle 15 vereiste activiteiten.
Maak een berekend hoofdveld: Maak een laatste berekend veld van het type 'Lookup Related Value' of 'Evaluate Expression' met de naam ActivityName. Dit veld combineert alle afzonderlijke activiteitvelden uit de vorige stap, zodat elke rij maar één activiteitnaam bevat.
Maak een rapport met samengevoegde gegevens: Zet het rapport om naar een 'Composite'-rapport en gebruik het subrapporttype 'Union' om gebeurtenissen uit verschillende bedrijfsprocessen samen te voegen. Maak voor elk belangrijk proces in de levenscyclus een aparte databron, bijvoorbeeld 'Hire', 'Onboarding', 'Change Job' en 'Terminate'. Filter elk subrapport op het betreffende type bedrijfsproces en koppel de relevante stappen aan de standaard uitvoerkolommen, zoals EmployeeId, ActivityName en EventTimestamp.
Stel prompts en filters in: Voeg prompts toe voor de datums, zodat gebruikers de extractieperiode kunnen opgeven. Voeg zo nodig filters toe voor specifieke bedrijven of leidinggevende organisaties. Dit is belangrijk om de prestaties te bewaken.
Schakel de webservice in: Ga naar het tabblad 'Advanced' van de rapportdefinitie. Vink 'Enable as Web Service' aan. Het rapport is dan beschikbaar als Report-as-a-Service-eindpunt (RaaS).
Stel de API-opties in: Kies onder 'Web Service API Options' JSON als uitvoerformaat, zodat andere systemen de data eenvoudig kunnen verwerken. Noteer 'Namespace' en 'Report Name', want die worden onderdeel van de API-URL.
Publiceer en test: Sla het rapport op en voer het uit in de Workday-interface om de data te controleren. Open daarna de RaaS-URL in een browser of API-client, zoals Postman, om het webservice-eindpunt te testen. De URL heeft doorgaans deze vorm: https://[Your Workday Host]/ccx/service/[Your Tenant]/Report_Service/[Report Owner]/[Report Name].
Plan de extractie: Gebruik je integratie- of ETL-tool om regelmatig de RaaS-URL aan te roepen. Geef de gewenste datums mee om de event log-data naar je process mining-tool te halen.

Configuratie

Rapporttype: Advanced. Dit is nodig voor berekende velden en samengevoegde subrapporten.
Primaire databron / bedrijfsobject: 'Business Process Transactions'. Dit object vormt de basis, omdat het gegevens bevat over alle processtarts, stappen en afrondingen in Workday.
Berekende velden: Je hebt veel berekende velden van het type 'Evaluate Expression' nodig om ruwe gebeurtenissen uit bedrijfsprocessen, zoals 'Hire BP, Step: Propose Compensation, Status: Completed', om te zetten naar een duidelijke activiteitnaam, zoals 'Hire Process Completed'.
Prompts: Stel prompts in voor 'Start Date' en 'End Date' op basis van het veld 'Completion Date'. Zo kun je data stapsgewijs of binnen een afgebakende periode ophalen.
Filters: Filter bij voorkeur op 'Company' of 'Supervisory Organization' om de hoeveelheid data te beheersen en de analyse op relevante delen van de organisatie te richten. Filter ook bedrijfsprocessen uit die niet bij de levenscyclus van medewerkers horen.
Webserviceopties: Schakel het rapport in als webservice ('RaaS'). Stel JSON in als uitvoerformaat voor brede compatibiliteit.
Beveiliging en rechten: De gebruiker die het rapport maakt en uitvoert, heeft toegang nodig tot de volgende datadomeinen: 'Business Process Transactions', 'Worker Data (Core HCM)', 'Staffing', 'Onboarding' en mogelijk 'Compensation' en 'Performance Management'. Zo zijn alle bijbehorende gebeurtenissen en attributen zichtbaar.

Voorbeeldquery sql

/*
 This is a logical representation of a Workday Advanced Composite Report configuration.
 It is not executable code but a blueprint for a Workday Report Writer.
 The report unions data from different business processes to form a single event log.
*/

REPORT_TYPE: Composite
COMPOSITE_TYPE: Union

// =======================================================
// SUB-REPORT 1: RECRUITMENT AND HIRE EVENTS
// =======================================================

SUB_REPORT_NAME: SR_RecruitHire
DATA_SOURCE: Business Process Transactions

COLUMNS:
  1. Field: Worker > Employee ID | Alias: EmployeeId
  2. Calculated Field: CF_ActivityName_RecruitHire | Alias: ActivityName
  3. Field: Completion Date | Alias: EventTimestamp
  4. Field: Initiator | Alias: EventPerformer
  5. Field: Worker > Supervisory Organization | Alias: Department
  6. Field: Job Application > Job Requisition > Requisition ID | Alias: JobRequisitionId
  7. Calculated Field: CF_LifecycleType_Onboarding | Alias: LifecycleEventType

CALCULATED_FIELDS:
  - Name: CF_ActivityName_RecruitHire
    Type: Evaluate Expression
    Logic:
      IF (Business Process Type = 'Create Job Requisition' AND Status = 'Successfully Completed') THEN 'Job Requisition Created'
      ELSE IF (Business Process Type = 'Job Application' AND Last Step Completed = 'Generate Offer') THEN 'Offer Letter Generated'
      ELSE IF (Business process Type = 'Job Application' AND Last Step Completed = 'Candidate Accepts Offer') THEN 'Offer Accepted'
      ELSE IF (Business Process Type = 'Job Application' AND Last Step Completed = 'Background Check') THEN 'Background Check Initiated'
      ELSE IF (Business Process Type = 'Job Application' AND Last Step Completed = 'Background Check Complete') THEN 'Background Check Completed'
      ELSE IF (Business Process Type = 'Hire' AND Status = 'Successfully Completed') THEN 'Hire Process Completed'
      ELSE ''

  - Name: CF_LifecycleType_Onboarding
    Type: Evaluate Expression
    Logic:
      IF (True) THEN 'Onboarding'

FILTERS:
  - Business Process Type IN ('Create Job Requisition', 'Job Application', 'Hire')
  - Completion Date BETWEEN [Prompt: Start Date] AND [Prompt: End Date]


// =======================================================
// SUB-REPORT 2: ONBOARDING EVENTS
// =======================================================

SUB_REPORT_NAME: SR_Onboarding
DATA_SOURCE: Business Process Transactions

COLUMNS: (Same structure as SUB-REPORT 1)

CALCULATED_FIELDS:
  - Name: CF_ActivityName_Onboarding
    Type: Evaluate Expression
    Logic:
      IF (Business Process Type = 'Onboarding' AND Status = 'In Progress' AND First Step Initiated = 'True') THEN 'Onboarding Initiated'
      ELSE IF (Business Process Type = 'Onboarding' AND Last Step Completed = 'Complete Payroll Forms') THEN 'Payroll Setup Completed'
      ELSE IF (Business Process Type = 'Onboarding' AND Status = 'Successfully Completed') THEN 'Onboarding Tasks Completed'
      ELSE ''

  - Name: CF_LifecycleType_Onboarding
    Type: Evaluate Expression
    Logic:
      IF (True) THEN 'Onboarding'

FILTERS:
  - Business Process Type = 'Onboarding'
  - Completion Date BETWEEN [Prompt: Start Date] AND [Prompt: End Date]


// =======================================================
// SUB-REPORT 3: PERFORMANCE AND CAREER EVENTS
// =======================================================

SUB_REPORT_NAME: SR_PerformanceCareer
DATA_SOURCE: Business Process Transactions

COLUMNS: (Same structure as SUB-REPORT 1, JobRequisitionId may be null)

CALCULATED_FIELDS:
  - Name: CF_ActivityName_PerfCareer
    Type: Evaluate Expression
    Logic:
      IF (Business Process Type = 'Start Performance Review' AND Status = 'Successfully Completed') THEN 'Performance Review Completed'
      ELSE IF (Business Process Type = 'Change Job' AND Status = 'In Progress' AND First Step Initiated = 'True') THEN 'Role Change Initiated'
      ELSE IF (Business Process Type = 'Change Job' AND Last Step Completed = 'Approval' AND (Reason Category = 'Promotion')) THEN 'Promotion Approved'
      ELSE ''

  - Name: CF_LifecycleType_CareerDev
    Type: Evaluate Expression
    Logic:
      IF (True) THEN 'Career Development'

FILTERS:
  - Business Process Type IN ('Start Performance Review', 'Change Job')
  - Completion Date BETWEEN [Prompt: Start Date] AND [Prompt: End Date]


// =======================================================
// SUB-REPORT 4: OFFBOARDING EVENTS
// =======================================================

SUB_REPORT_NAME: SR_Offboarding
DATA_SOURCE: Business Process Transactions

COLUMNS: (Same structure as SUB-REPORT 1, JobRequisitionId will be null)

CALCULATED_FIELDS:
  - Name: CF_ActivityName_Offboarding
    Type: Evaluate Expression
    Logic:
      IF (Business Process Type = 'Terminate Employee' AND Status = 'In Progress' AND First Step Initiated = 'True') THEN 'Termination Initiated'
      ELSE IF (Business Process Type = 'Offboarding' AND Status = 'Successfully Completed') THEN 'Offboarding Tasks Completed'
      ELSE IF (Business Process Type = 'Terminate Employee' AND Status = 'Successfully Completed') THEN 'Employee Terminated'
      ELSE ''

  - Name: CF_LifecycleType_Offboarding
    Type: Evaluate Expression
    Logic:
      IF (True) THEN 'Offboarding'

FILTERS:
  - Business Process Type IN ('Terminate Employee', 'Offboarding')
  - Completion Date BETWEEN [Prompt: Start Date] AND [Prompt: End Date]

Stappen

Voorwaarde: stel Workday API-toegang in.
- Maak in Workday een Integration System User (ISU) aan met een veilig wachtwoord.
- Maak een aparte Integration Security Group aan en voeg de ISU daaraan toe.
- Geef de Security Group via het domeinbeveiligingsbeleid 'Get'-toegang tot de volgende domeinen: 'Business Process Transactions', 'Worker Data: Public Worker Reports' en andere domeinen die relevant zijn voor de opgevraagde bedrijfsprocessen, zoals 'Job Requisition Data'.
- Activeer de openstaande wijzigingen in het beveiligingsbeleid in Workday.
Stel de Python-omgeving in.
- Zorg dat Python 3.6 of hoger is geïnstalleerd op de computer waarop het script wordt uitgevoerd.
- Installeer de benodigde Python-bibliotheken met pip: pip install zeep pandas.
- zeep is een SOAP-client voor de Workday API. pandas gebruik je om data te bewerken en naar CSV te exporteren.
Zoek de Workday WSDL-URL op.
- Zoek in je Workday-tenant naar het rapport 'Public Web Services'.
- Zoek de webservice 'Human Capital Management' en noteer de WSDL-URL. Deze heeft bijvoorbeeld de vorm https://[Your_Workday_Tenant_URL]/ccx/service/[Your_Tenant_Name]/Human_Resources/vXX.X?wsdl.
Stel het Python-script in.
- Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_h2r.py.
- Vul de tijdelijke waarden bovenaan het script in met je Workday WSDL-URL, tenantgebruikersnaam, bijvoorbeeld ISU_user@tenant_name, en wachtwoord.
Bepaal de extractieperiode.
- Zoek in het script de lijst BUSINESS_PROCESS_TYPES. Controleer of deze alle definities van bedrijfsprocessen bevat die relevant zijn voor de cyclus van werving tot uitdiensttreding. Afhankelijk van je Workday-configuratie moet je mogelijk namen toevoegen of aanpassen.
- Stel de variabelen START_DATE en END_DATE in om de periode voor de data-extractie te bepalen.
Voer het extractiescript uit.
- Open een terminal of opdrachtprompt, ga naar de map waarin je het script hebt opgeslagen en voer het uit met de opdracht: python extract_h2r.py.
- Het script maakt verbinding met de Workday API, doorloopt elk opgegeven type bedrijfsproces, haalt de data pagina voor pagina op en toont de voortgang in de console.
Verwerk en koppel API-antwoorden.
- Het script verwerkt intern de complexe XML-antwoorden van de Workday API.
- Het herkent belangrijke gebeurtenissen aan de hand van de status van het bedrijfsproces ('Successfully Completed', 'Initiated') en specifieke stapnamen of voltooiingsstatussen.
- Deze logica zet de ruwe Workday-data om naar een gestructureerd event log met kolommen zoals EmployeeId, ActivityName en EventTimestamp.
Controleer het uitvoerbestand.
- Na afloop maakt het script in dezelfde map een CSV-bestand met de naam workday_h2r_event_log.csv.
- Open dit bestand in een spreadsheetprogramma en controleer of de data goed is gestructureerd.
Bereid de upload naar ProcessMind voor.
- Het gegenereerde CSV-bestand is direct geschikt voor ProcessMind. Controleer of de kolomkoppen, zoals EmployeeId, ActivityName en EventTimestamp, overeenkomen met het verwachte schema van je project.
- Upload het CSV-bestand naar je ProcessMind-omgeving om met de analyse te beginnen.

Configuratie

API-eindpunt: Het script heeft de WSDL-URL nodig van de Workday-webservice Human Capital Management (HCM). Deze URL verschilt per tenant en staat in Workday in het rapport 'Public Web Services'.
Authenticatie: Het script gebruikt basisverificatie met een Integration System User (ISU) en wachtwoord. Controleer of deze gebruiker de benodigde beveiligingsrechten heeft voor de vereiste API-domeinen.
Typen bedrijfsprocessen: De extractielogica is gebaseerd op een lijst definities van bedrijfsprocessen die moeten worden opgevraagd. Stel deze lijst in het script in op basis van de namen in je Workday-omgeving, bijvoorbeeld Hire, Onboarding, Change Job, Terminate Employee en Create Job Requisition.
Datumbereik: Het script bevat de parameters START_DATE en END_DATE. Gebruik bij de eerste uitvoering bij voorkeur een kortere periode, bijvoorbeeld 3 tot 6 maanden, om de hoeveelheid data en de reactietijd van de API te beheersen. Voor productie kun je de periode uitbreiden of de data stapsgewijs laden.
Paginering: Het script kan grote datasets verwerken door de API in pagina’s op te vragen. De standaard paginagrootte is 100. Dat is een gangbare, veilige waarde om time-outs te voorkomen, maar je kunt deze zo nodig aanpassen.

Voorbeeldquery python

import os
import pandas as pd
from zeep import Client, Settings, Transport
from zeep.wsse.username import UsernameToken
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant's WSDL URL for Human Resources
WSDL_URL = class="hl-string">'https://[Your_Workday_Tenant_URL]/ccx/service/[Your_Tenant_Name]/Human_Resources/v38.0?wsdl'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Integration System User (ISU) credentials
TENANT_USERNAME = class="hl-string">'user@tenant'
TENANT_PASSWORD = os.environ.get(class="hl-string">'WORKDAY_PASSWORD') class=class="hl-string">"hl-comment"># Best practice: use environment variables for passwords

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># List of Business Processes to extract data from. Names must match your Workday configuration.
BUSINESS_PROCESS_TYPES = [
    class="hl-string">'Create Job Requisition', 
    class="hl-string">'Job Application', 
    class="hl-string">'Hire', 
    class="hl-string">'Onboarding', 
    class="hl-string">'Performance Review', 
    class="hl-string">'Change Job', 
    class="hl-string">'Terminate Employee'
]

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic --- #
def get_workday_client(wsdl, user, password):
    class="hl-string">"""Initializes the Zeep SOAP client with WS-Security."""
    session = requests.Session()
    session.verify = True class=class="hl-string">"hl-comment"># Or path to your cert bundle
    transport = Transport(session=session)
    settings = Settings(strict=False, xml_huge_tree=True)
    client = Client(wsdl, wsse=UsernameToken(user, password), transport=transport, settings=settings)
    return client

def map_transaction_to_events(transaction):
    class="hl-string">"""Maps a single Workday business process transaction to one or more event log records."""
    events = []
    process_data = transaction.Business_Process_Data
    process_type = process_data.Business_Process.Business_Process_Definition_Name
    process_status = process_data.Status.value
    case_id = process_data.Business_Process.Initiating_Person_Reference.Employee_ID if process_data.Business_Process.Initiating_Person_Reference else None
    subject_employee_id = None
    if process_data.Business_Process.Business_Process_Target_Reference and hasattr(process_data.Business_Process.Business_Process_Target_Reference, class="hl-string">'Employee_ID'):
        subject_employee_id = process_data.Business_Process.Business_Process_Target_Reference.Employee_ID

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Default to subject employee, fallback to initiator for processes like Job Requisition
    employee_id = subject_employee_id or case_id
    if not employee_id:
        return [] class=class="hl-string">"hl-comment"># Skip transactions without a clear employee context

    performer = case_id
    department = None class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, would require additional API calls to enrich

    class=class="hl-string">"hl-comment"># General process completion events
    if process_status == class="hl-string">'Successfully Completed':
        completion_time = process_data.Status_Date.isoformat()
        activity_map = {
            class="hl-string">'Create Job Requisition': class="hl-string">'Job Requisition Created',
            class="hl-string">'Hire': class="hl-string">'Hire Process Completed',
            class="hl-string">'Onboarding': class="hl-string">'Onboarding Tasks Completed',
            class="hl-string">'Performance Review': class="hl-string">'Performance Review Completed',
            class="hl-string">'Change Job': class="hl-string">'Promotion Approved', class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumption: Change Job completion means approval
            class="hl-string">'Terminate Employee': class="hl-string">'Employee Terminated'
        }
        if process_type in activity_map:
            events.append({
                class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
                class="hl-string">'ActivityName': activity_map[process_type],
                class="hl-string">'EventTimestamp': completion_time,
                class="hl-string">'EventEndTime': completion_time,
                class="hl-string">'EventPerformer': performer,
                class="hl-string">'Department': department,
                class="hl-string">'JobRequisitionId': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Requires enrichment
                class="hl-string">'LifecycleEventType': process_type
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Step-specific events from the transaction history
    if transaction.Business_Process_Step_Data:
        for step in transaction.Business_Process_Step_Data:
            step_name = step.Step
            step_completion_time = step.Completed_Date.isoformat() if step.Completed_Date else None
            if not step_completion_time: continue

            activity_name = None
            if process_type == class="hl-string">'Job Application' and class="hl-string">'Offer' in step_name and not class="hl-string">'Accept' in step_name:
                activity_name = class="hl-string">'Offer Letter Generated'
            elif process_type == class="hl-string">'Job Application' and class="hl-string">'Accept' in step_name and class="hl-string">'Offer' in step_name:
                activity_name = class="hl-string">'Offer Accepted'
            elif class="hl-string">'Background Check' in step_name and class="hl-string">'Initiate' in step_name:
                activity_name = class="hl-string">'Background Check Initiated'
            elif class="hl-string">'Background Check' in step_name and class="hl-string">'Complete' in step_name:
                activity_name = class="hl-string">'Background Check Completed'
            elif process_type == class="hl-string">'Hire' and class="hl-string">'Initiation' in step.Status.value:
                 class=class="hl-string">"hl-comment"># Onboarding is typically a sub-process or triggered by Hire completion
                events.append({
                    class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Onboarding Initiated',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': step_completion_time,
                    class="hl-string">'EventEndTime': step_completion_time,
                    class="hl-string">'EventPerformer': performer,
                    class="hl-string">'Department': department, class="hl-string">'JobRequisitionId': None, class="hl-string">'LifecycleEventType': class="hl-string">'Onboarding'
                })
            elif process_type == class="hl-string">'Onboarding' and class="hl-string">'Payroll' in step_name and step.Status.value == class="hl-string">'Successfully Completed':
                activity_name = class="hl-string">'Payroll Setup Completed'
            elif process_type == class="hl-string">'Change Job' and class="hl-string">'Initiation' in step.Status.value:
                activity_name = class="hl-string">'Role Change Initiated'
            elif process_type == class="hl-string">'Terminate Employee' and class="hl-string">'Initiation' in step.Status.value:
                activity_name = class="hl-string">'Termination Initiated'
            elif process_type == class="hl-string">'Terminate Employee' and class="hl-string">'Offboarding' in step_name and step.Status.value == class="hl-string">'Successfully Completed':
                activity_name = class="hl-string">'Offboarding Tasks Completed'

            if activity_name:
                events.append({
                    class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTimestamp': step_completion_time,
                    class="hl-string">'EventEndTime': step_completion_time,
                    class="hl-string">'EventPerformer': performer,
                    class="hl-string">'Department': department, class="hl-string">'JobRequisitionId': None, class="hl-string">'LifecycleEventType': process_type
                })
    return events

def main():
    class="hl-string">"""Main function to run the extraction process."""
    if not TENANT_PASSWORD:
        print(class="hl-string">"Error: WORKDAY_PASSWORD environment variable not set.")
        return

    print(class="hl-string">"Initializing Workday SOAP client...")
    client = get_workday_client(WSDL_URL, TENANT_USERNAME, TENANT_PASSWORD)
    factory = client.type_factory(class="hl-string">'ns0')

    all_events = []
    for bp_type_name in BUSINESS_PROCESS_TYPES:
        print(fclass="hl-string">"\nFetching data for business process: {bp_type_name}")
        page = 1
        while True:
            print(fclass="hl-string">"  - Requesting page {page}...")
            request_data = factory.Get_Business_Process_Transactions_RequestType(
                Request_Criteria=factory.Business_Process_Transaction_Request_CriteriaType(
                    Transaction_Date_Range_Data=factory.Transaction_Date_Range_DataType(
                        Effective_From=START_DATE,
                        Effective_To=END_DATE
                    ),
                    Business_Process_Type_Reference=[factory.Business_Process_Type_ReferenceType(
                        Business_Process_Type_Name=bp_type_name
                    )]
                ),
                Response_Filter=factory.Response_FilterType(
                    Page=page,
                    Count=100  class=class="hl-string">"hl-comment"># Page size
                )
            )
            
            try:
                response = client.service.Get_Business_Process_Transactions(request_data)

                if response.Response_Results.Total_Results == 0:
                    print(class="hl-string">"  - No results found for this process type.")
                    break

                if not response.Response_Data or not response.Response_Data.Business_Process_Transactions:
                    print(class="hl-string">"  - Reached end of data.")
                    break
                
                transactions = response.Response_Data.Business_Process_Transactions
                print(fclass="hl-string">"  - Received {len(transactions)} transactions on this page.")

                for trans in transactions:
                    events = map_transaction_to_events(trans)
                    all_events.extend(events)

                if len(transactions) < 100:
                    print(class="hl-string">"  - Last page processed.")
                    break

                page += 1

            except Exception as e:
                print(fclass="hl-string">"An error occurred: {e}")
                break

    if not all_events:
        print(class="hl-string">"\nExtraction complete. No events were generated.")
        return

    print(fclass="hl-string">"\nTotal events extracted: {len(all_events)}")
    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    cols = [class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'EventEndTime', class="hl-string">'EventPerformer', 
            class="hl-string">'Department', class="hl-string">'JobRequisitionId', class="hl-string">'LifecycleEventType']
    df = df[cols]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Sort by employee and timestamp to create a chronological log
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'EventTimestamp'], inplace=True)

    output_filename = class="hl-string">'workday_h2r_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"Successfully exported event log to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    import requests class=class="hl-string">"hl-comment"># Add requests for the session object
    main()

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze datatemplate om het proces van werving tot uitdiensttreding te verbeteren. Begin vandaag met het optimaliseren van de levenscyclus van medewerkers.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Verbeter vandaag de levenscyclus van medewerkers, van werving tot uitdiensttreding

Krijg inzichten waarmee je aan de slag kunt en verkort de doorlooptijd in Workday HR met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.

Datatemplate voor werving tot uitdiensttreding - levenscyclus van medewerkers

Datatemplate voor werving tot uitdiensttreding - levenscyclus van medewerkers

Attributen voor werving tot uitdiensttreding - levenscyclus van medewerkers

Activiteiten in de levenscyclus van medewerkers, van werving tot uitdiensttreding

Extractiegidsen

Workday Custom Report met Report-as-a-Service (RaaS)

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Data-extractie met een Python-script via de Workday Web Services API

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Verbeter vandaag de levenscyclus van medewerkers, van werving tot uitdiensttreding