Datatemplate voor debiteurenbeheer
Datatemplate voor debiteurenbeheer
Dit is onze generieke datatemplate voor process mining voor Debiteurenbeheer. Gebruik onze templates voor specifieke systemen voor gerichter advies.
Selecteer een specifiek systeem- Essentiële datavelden om de levenscyclus van facturen te volgen
- Gestandaardiseerde definities van activiteiten voor een consistente procesmapping
- Een schaalbare structuur die met elke tool voor financieel beheer werkt
Attributen voor debiteurenbeheer
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
| Activiteitsnaam ActivityName | De beschrijving van de gebeurtenis of actie bij de factuur. | ||
| Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke stap of statuswijziging in de levenscyclus van de factuur heeft plaatsgevonden. Voorbeelden zijn Factuur aangemaakt, Betaling geboekt, Geschil geopend en Creditnota uitgegeven. Door de volgorde van deze activiteiten te analyseren, reconstrueren process mining-tools het procesverloop. Zo kunnen organisaties bottlenecks, herstelwerk (zoals herhaalde updates van een geschil) en afwijkingen van de standaardincassoprocedure opsporen. Waarom dit belangrijk is Dit is het verplichte veld Activiteit waarmee de processtappen worden vastgelegd. Waar vind je dit? Te vinden in transactielogboeken, wijzigingsdocumenten of tabellen met de statushistorie. Voorbeelden Factuur aangemaaktBetaling ontvangenGeschil ingediendAanmaning verstuurd | |||
| Bronsysteem SourceSystem | De naam of identificatie van het systeem waaruit de data afkomstig is. | ||
| Beschrijving Dit attribuut geeft aan uit welke softwareapplicatie of omgeving de registratie is gehaald, zoals SAP, Oracle of HighRadius. In omgevingen met meerdere ERP-systemen helpt dit om de verschillende databronnen uit elkaar te houden. Dit is vooral handig als je de procesprestaties vergelijkt tussen regio’s of bedrijfseenheden die verschillende onderliggende technologie gebruiken. Zo blijft de herkomst van de data traceerbaar. Waarom dit belangrijk is Nodig om data in omgevingen met meerdere systemen te filteren en te valideren. Waar vind je dit? Meestal tijdens het ETL-proces toegevoegd als vaste tekstwaarde. Voorbeelden SAP_ECC_NAOracle_CloudNetSuite_GlobalHighRadius_Prod | |||
| Factuurnummer InvoiceId | De unieke identificatie van de betreffende factuur of het betreffende facturatiedocument. | ||
| Beschrijving Dit attribuut is de belangrijkste case-identificatie voor het debiteurenproces. Het onderscheidt de ene factuurtransactie van de andere en dient als primaire sleutel om de levenscyclus van een openstaande vordering te volgen, van aanmaak tot aflettering. Bij process mining wordt dit attribuut gebruikt om alle bijbehorende gebeurtenissen, zoals het aanmaken en bijwerken van facturen, geschillen en betalingen, aan één case te koppelen. Zo kunnen analisten het volledige verloop van een specifieke factuur in kaart brengen en prestatie-indicatoren op transactieniveau berekenen. Waarom dit belangrijk is Dit is de verplichte Case-ID die nodig is om het procesverloop te reconstrueren. Waar vind je dit? Meestal te vinden in de transactiekop of de hoofdtabel van het debiteurensubgrootboek. Voorbeelden INV-2023-001900004321US-10234B55432 | |||
| Laatste data-update LastDataUpdate | De timestamp die aangeeft wanneer de data is geëxtraheerd of vernieuwd. | ||
| Beschrijving Dit attribuut registreert wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt in de process mining-applicatie. Het is een metadataveld dat aangeeft hoe actueel de analyse is. Zo kunnen analisten zien of ze naar realtime data kijken of naar een momentopname uit een eerdere periode. Dit is belangrijk voor betrouwbare rapportages en beslissingen op basis van de meest actuele beschikbare informatie. Waarom dit belangrijk is Geeft inzicht in de vertraging en betrouwbaarheid van de data. Waar vind je dit? Wordt tijdens het uitvoeren gegenereerd door de datapijplijn of ETL-tool. Voorbeelden 2023-11-15T00:00:00Z2023-11-16T08:00:00Z | |||
| Tijdstempel van gebeurtenis EventTime | De datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond. | ||
| Beschrijving Dit attribuut legt het exacte moment vast waarop een actie in het bronsysteem plaatsvond. Het is nodig om de gebeurtenissen binnen een case in chronologische volgorde te zetten. Analisten gebruiken deze data om de doorlooptijd tussen processtappen te berekenen, bijvoorbeeld de tijd tussen het versturen van een factuur en het boeken van de betaling. De data helpt ook om de duur van specifieke activiteiten te bepalen en vertragingen in de incassocyclus op te sporen. Waarom dit belangrijk is Dit is de verplichte starttijdstempel om gebeurtenissen op volgorde te zetten en de doorlooptijd te berekenen. Waar vind je dit? Te vinden in systeemlogboeken, tijdstempels van transacties of tabellen met de wijzigingshistorie. Voorbeelden 2023-10-01T14:30:00Z2023-10-05T09:15:00Z2023-11-01T16:45:00Z | |||
| Afletterdatum ClearingDate | De datum waarop de factuur volledig is betaald of verrekend. | ||
| Beschrijving Dit attribuut registreert wanneer de openstaande post in het systeem is afgesloten, meestal door een betaling of creditnota te boeken. Daarmee eindigt de incassocyclus voor die factuur. Deze datum is nodig om de werkelijke doorlooptijd en Days Sales Outstanding (DSO) te berekenen. Je kunt er openstaande en afgesloten facturen mee onderscheiden en de efficiëntie van het betalingsverwerkingsproces meten. Waarom dit belangrijk is Nodig om de doorlooptijd en de werkelijke Days Sales Outstanding te berekenen. Waar vind je dit? Te vinden op de regel van het boekhoudkundige document of in de statushistorie. Voorbeelden 2023-11-202023-12-052023-10-15 | |||
| Bedrijfseenheid BusinessUnit | De interne divisie, dochteronderneming of bedrijfscode die de factuur uitgeeft. | ||
| Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke organisatie-eenheid binnen het bedrijf eigenaar is van de vordering. In SAP komt dit overeen met Company Code; in NetSuite met Subsidiary. Zo kun je verschillende vestigingen of divisies met elkaar vergelijken. Het management kan de incassoprestaties, naleving van standaardprocessen en DSO-cijfers tussen organisatieonderdelen vergelijken. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om prestaties tussen verschillende organisatieonderdelen te vergelijken. Waar vind je dit? Te vinden in de factuurkop of de kop van het financiële boekingsdocument. Voorbeelden US01Bedrijfsvoering EMEADochteronderneming A1000 | |||
| Betalingsvoorwaarden PaymentTerms | De overeengekomen voorwaarden die bepalen wanneer de betaling verschuldigd is. | ||
| Beschrijving Dit attribuut bevat de code of omschrijving van de betalingstermijn, zoals Net 30, Net 60 of Direct. Het geeft aan welke kasstroom contractueel wordt verwacht. Met dit attribuut kun je nagaan of de standaardvoorwaarden worden gevolgd en of verkoopteams ongunstige voorwaarden aanbieden om deals te sluiten. Je kunt de betalingstermijn ook vergelijken met het werkelijke betaalgedrag om te controleren of klanten zich aan de afspraken houden. Waarom dit belangrijk is Geeft context bij de vervaldatum en helpt controleren of de betalingstermijnen worden nageleefd. Waar vind je dit? Te vinden in de factuurkop of de klantstamgegevens. Voorbeelden NT30Netto 60 dagen2% binnen 10 dagen, netto 30 dagenDirect | |||
| Factuurbedrag InvoiceAmount | Het totale geldbedrag van de factuur. | ||
| Beschrijving Dit attribuut geeft de financiële waarde weer van de vordering op de klant. Meestal gaat het om het brutobedrag, inclusief belastingen en toeslagen. Dit veld is belangrijk voor financiële KPI’s, zoals Days Sales Outstanding (DSO) gewogen naar bedrag. Je kunt er ook klanten met hoge openstaande bedragen en een verhoogd risico mee opsporen en incasso-inspanningen prioriteren. Zo kun je processen indelen naar financiële impact. Waarom dit belangrijk is Belangrijk om de financiële impact te analyseren en incasso van hoge bedragen te prioriteren. Waar vind je dit? Te vinden in de factuurkop of de kop van het boekhoudkundige document. Voorbeelden 1500.00250.5010000.0045.99 | |||
| Geautomatiseerd IsAutomated | Vlag die aangeeft of de activiteit zonder menselijke tussenkomst is uitgevoerd. | ||
| Beschrijving Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen handmatige acties van gebruikers en gebeurtenissen die door het systeem zijn uitgevoerd. Vaak wordt het afgeleid door de gebruikers-ID te vergelijken met een lijst van bekende serviceaccounts. Dit attribuut vormt de basis voor het berekenen van automatiseringspercentages. Het helpt organisaties het rendement van robotgestuurde procesautomatisering (RPA) te bepalen en mogelijkheden te vinden om terugkerende handmatige taken te automatiseren, zoals betalingsverwerking of aanmaningen. Waarom dit belangrijk is Belangrijk om digitale transformatie en de mate van procesautomatisering te meten. Waar vind je dit? Afgeleid van de gebruikers-ID of specifieke transactieaanduidingen. Voorbeelden truefalse | |||
| Klantnaam CustomerName | De naam van de entiteit of organisatie die verantwoordelijk is voor de factuur. | ||
| Beschrijving Dit attribuut identificeert de debiteur bij de factuur. Zo kun je data op klantniveau samenvoegen. Dit is nodig om het betaalgedrag van specifieke klanten te analyseren. Je kunt er klanten mee opsporen die vaak te laat betalen of facturen betwisten. Dat helpt bij gericht klantbeheer en een passende incassoaanpak. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse op klantniveau mogelijk en helpt klanten op te sporen die vaak te laat betalen. Waar vind je dit? Te vinden in klantstamgegevens die aan de factuurkop zijn gekoppeld. Voorbeelden Acme CorpGlobal IndustriesTech Solutions Ltd | |||
| Reden van geschil DisputeReason | De categorie of code die aangeeft waarom een factuur wordt betwist. | ||
| Beschrijving Dit attribuut legt vast waarom een klant weigert een deel van de factuur of de hele factuur te betalen. Veelvoorkomende redenen zijn prijsfouten, beschadigde goederen of ontbrekende documentatie. Deze data is belangrijk voor oorzaakanalyse. Door redenen voor geschillen samen te voegen, kunnen organisaties problemen in eerdere processen opsporen, zoals orderafhandeling of prijsbepaling. Die problemen kunnen betalingsvertragingen en administratief herstelwerk veroorzaken. Waarom dit belangrijk is Helpt de oorzaken van betalingsvertragingen en herstelwerk op te sporen. Waar vind je dit? Te vinden in modules voor geschillenbeheer of specifieke tabellen met geschilcases. Voorbeelden PrijsverschilBeschadigde goederenInkooporder ontbreektDubbele factuur | |||
| Vervaldatum DueDate | De datum waarop de klant naar verwachting betaalt. | ||
| Beschrijving Dit attribuut geeft de uiterste betaaldatum aan volgens de overeengekomen verkoopvoorwaarden. Hiermee bepaal je of een factuur nog niet vervallen, achterstallig of te laat is. Analisten gebruiken deze datum om vroege en late betalingen te meten. Door de werkelijke betaaldatum met de vervaldatum te vergelijken, zie je hoe klanten hun betalingsafspraken nakomen en hoe effectief de incassostrategie is. Waarom dit belangrijk is De basis voor het berekenen van de ouderdom van openstaande posten, betalingsachterstanden en het nakomen van betalingsafspraken. Waar vind je dit? Te vinden in de factuurkop of te berekenen op basis van de basisdatum en de betalingstermijn. Voorbeelden 2023-12-012023-10-312023-11-15 | |||
| Klantsegment CustomerSegment | De indeling van de klant op basis van strategische waarde of risico. | ||
| Beschrijving Dit attribuut deelt klanten in categorieën in, zoals strategische klanten, mkb, hoog risico of overheid. De indeling staat meestal in de stamgegevens. Door de procesanalyse op dit attribuut uit te splitsen, zie je hoe verschillende klanttypen worden behandeld. Zo kun je nagaan of klanten met een hoge waarde voorrang krijgen en of klanten met een hoog risico voldoende worden gevolgd. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om de strategie voor verschillende klantgroepen te analyseren. Waar vind je dit? Te vinden in klantstamgegevens of tabellen met zakenpartners. Voorbeelden StrategischDetailhandelGroothandelNiveau 1 | |||
| Naam incassomedewerker CollectorName | De naam van de medewerker of gebruiker die verantwoordelijk is voor het innen van de betaling. | ||
| Beschrijving Dit attribuut identificeert de medewerker of het team dat verantwoordelijk is voor het klantaccount en het innen van de betaling. Zo koppel je medewerkers aan procesresultaten. Hiermee kun je de productiviteit en effectiviteit van incassomedewerkers analyseren. Managers kunnen incassopercentages, nagekomen betalingsbeloften en werkdruk vergelijken om opleidingsbehoeften vast te stellen of klantportefeuilles anders te verdelen. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van de productiviteit en vergelijking van prestaties mogelijk. Waar vind je dit? Te vinden in het klantstamrecord of specifieke tabellen voor incassobeheer. Voorbeelden Jan JansenIncassoteam ASysteemmedewerker | |||
Activiteiten in debiteurenbeheer
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
| Betaling geboekt | Een ontvangen betaling wordt aan de factuur toegewezen. Dit is het belangrijkste doel van het debiteurenproces. | ||
| Waarom dit belangrijk is De belangrijkste gebeurtenis voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO) en het beoordelen van de kasstroom. Waar vind je dit? Te vinden in tabellen voor betalingsverwerking of kasontvangsten. Vastleggen Leg timestamps vast uit betalingsbewijzen die aan het factuurnummer zijn gekoppeld. Gebeurtenistype explicit | |||
| Creditnota geboekt | Er wordt een creditnota uitgegeven die het factuurbedrag verlaagt. Dit is vaak het financiële gevolg van een terecht geschil, een retour of een korting achteraf. | ||
| Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor analyses van omzetverlies, factureringskwaliteit en de oorzaken van uitblijvende betalingen. Waar vind je dit? Te vinden in de debiteurentransactietabel als documenttype voor creditnota’s. Vastleggen Koppel creditnotadocumenten via het referentieveld aan de oorspronkelijke factuur. Gebeurtenistype explicit | |||
| Factuur aangemaakt | De factuurregistratie wordt voor het eerst aangemaakt in het financiële systeem en de debiteurenpost wordt vastgelegd. Deze gebeurtenis markeert het officiële begin van de incassocyclus en vormt het uitgangspunt voor berekeningen van de ouderdom van openstaande facturen. | ||
| Waarom dit belangrijk is Dit is de startgebeurtenis voor het hele proces en bepaalt de starttijd voor alle doorlooptijdmetingen en DSO-berekeningen. Waar vind je dit? Meestal te vinden in de transactiekop of de aanmaaklogs van het ERP-systeem. Vastleggen Haal de aanmaaktimestamp op van het unieke factuurdocumentnummer. Gebeurtenistype explicit | |||
| Factuur afgeletterd | De laatste statuswijziging, waarbij het openstaande factuurbedrag nul wordt. Dit gebeurt na volledige betaling, verrekening met een creditnota of afschrijving. | ||
| Waarom dit belangrijk is Markeert het definitieve einde van de case in het systeem en wordt gebruikt om de totale doorlooptijd van het proces te berekenen. Waar vind je dit? Af te leiden uit een statuswijziging van de factuur naar Gesloten, Afgeletterd of Betaald. Vastleggen Zoek de timestamp waarop de statusmarkering van de openstaande post verandert in afgeletterd. Gebeurtenistype inferred | |||
| Factuur verstuurd | De factuur wordt per e-mail, post, EDI of via een portaal naar de klant verstuurd. Hiermee wordt de betalingsverplichting bij de klant neergelegd. | ||
| Waarom dit belangrijk is Door de tijd tussen aanmaak en verzending te berekenen, worden interne vertragingen zichtbaar die de kasstroom afremmen. Waar vind je dit? Af te leiden uit logs voor uitvoerbeheer, e-mailverzendgegevens of EDI-statusupdates. Vastleggen Zoek de timestamps waarop de uitvoerstatus van de factuur verandert in verstuurd of voltooid. Gebeurtenistype explicit | |||
| Geschil geopend | Er wordt een formele case of reden aangemaakt om vast te leggen dat de klant de geldigheid of het bedrag van de factuur betwist. De gebruikelijke incassoactiviteiten worden hierdoor meestal stopgezet. | ||
| Waarom dit belangrijk is Brengt bottlenecks in het proces aan het licht en helpt het risico op inkomstenverlies door factureringsfouten of kwaliteitsproblemen te bepalen. Waar vind je dit? Te herkennen aan een nieuwe case in de module voor geschillenbeheer of een statuswijziging naar ‘In geschil’. Vastleggen Leg de timestamp vast waarop een geschilcase-ID aan de factuur wordt gekoppeld of een geschilmarkering op waar wordt gezet. Gebeurtenistype explicit | |||
| Vervaldatum verstreken | Een berekend moment waarop de huidige datum voorbij de afgesproken vervaldatum is, terwijl de factuur nog openstaat. Dit markeert de overgang van actueel naar achterstallig. | ||
| Waarom dit belangrijk is Belangrijk om te analyseren hoe vaak op tijd wordt betaald en om herinneringsstrategieën te starten. Waar vind je dit? Berekend door de vervaldatum van de factuur te vergelijken met de systeemdatum, zolang er geen afsluitende gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Vastleggen Genereer een gebeurtenis wanneer de systeemdatum voorbij het veld Vervaldatum is en de generieke status nog Open is. Gebeurtenistype calculated | |||
| Betaling afgestemd | De interne betalingsregistratie wordt gekoppeld aan de bijbehorende regel op het externe bankafschrift. Zo wordt bevestigd dat het geld daadwerkelijk op de bankrekening is ontvangen. | ||
| Waarom dit belangrijk is Maakt onderscheid tussen geld dat in de boekhouding staat en geld dat op de bank staat. Zo worden vertragingen bij de betalingsverwerking zichtbaar. Waar vind je dit? Afkomstig uit modules voor bankafstemming of logs voor kasbeheer. Vastleggen Zoek wanneer het betalingsdocument in het bankboek als afgeletterd of gekoppeld is gemarkeerd. Gebeurtenistype explicit | |||
| Betalingsbelofte vastgelegd | De klant doet een formele toezegging om een bepaald bedrag vóór een bepaalde datum te betalen. Een incassomedewerker legt dit meestal vast na een geslaagd contactmoment. | ||
| Waarom dit belangrijk is Geeft zicht op verwachte kasstromen en laat zien hoe betrouwbaar betalingsbeloften van klanten zijn. Waar vind je dit? Te vinden in modules voor incassobeheer of in notitievelden bij de factuur. Vastleggen Haal records op waarin een PTP-datum en -bedrag zijn vastgelegd bij het factuurnummer. Gebeurtenistype explicit | |||
| Contact opgenomen voor incasso | Een contactmoment met de klant over een openstaande factuur, zoals het versturen van een automatische betalingsherinnering of het registreren van een telefoongesprek. Hiermee wordt bijgehouden welke proactieve acties het incassoteam onderneemt. | ||
| Waarom dit belangrijk is Belangrijk om de productiviteit van incassomedewerkers en het effect van herinneringsstrategieën op de snelheid van betaling te meten. Waar vind je dit? Afkomstig uit correspondentielogs, de activiteitengeschiedenis in het CRM of herinneringsjournalen. Vastleggen Koppel gegevens uit klantcontactlogs of automatische herinneringstabellen aan de factuur. Gebeurtenistype explicit | |||
| Deelbetaling geboekt | Een ontvangen betaling wordt verwerkt en verlaagt het openstaande factuurbedrag, maar laat een restbedrag over. Dit wijst vaak op een geschil, betalingsproblemen of een te lage betaling. | ||
| Waarom dit belangrijk is Door deelbetalingen zichtbaar te maken, kun je betaalgedrag van klanten en de complexiteit van het proces analyseren. Waar vind je dit? Vastgelegd wanneer een betalingstransactie aan de factuur is gekoppeld, maar het betaalde bedrag lager is dan het openstaande saldo. Vastleggen Zoek betalingen waarbij het verwerkte bedrag lager is dan het openstaande factuurbedrag. Gebeurtenistype explicit | |||
| Geschil opgelost | Het onderzoek naar een geschil wordt afgerond. Er wordt besloten de klant een creditnota te geven, het bedrag af te schrijven of betaling af te dwingen. Daarna kan de factuur worden afgerekend. | ||
| Waarom dit belangrijk is Markeert het einde van de afhandeling van de uitzondering, waarna de cashcyclus kan worden hervat. Waar vind je dit? Vastgelegd wanneer de status van de geschilcase verandert in Gesloten of Opgelost. Vastleggen Zoek de timestamp van de laatste statuswijziging in het geschillenbeheersysteem. Gebeurtenistype explicit | |||
| Oninbare vordering afgeschreven | Het resterende factuurbedrag wordt oninbaar verklaard en uit het debiteurenboek verwijderd. Dit wijst op een mislukking in het proces en leidt tot financieel verlies. | ||
| Waarom dit belangrijk is Belangrijk om de totale kosten van het kredietproces te analyseren en klantsegmenten met een hoog risico op te sporen. Waar vind je dit? Vastgelegd in journaalposten of correctietransacties met een specifieke reden voor afschrijving. Vastleggen Filter op correctiedocumenten die als afschrijving zijn geclassificeerd en aan de factuur zijn gekoppeld. Gebeurtenistype explicit | |||
| Status van geschil bijgewerkt | De voortgang van een geschilcase verandert, bijvoorbeeld van eerste beoordeling naar actief onderzoek. Zo wordt de workflow van het afhandelingsteam bijgehouden. | ||
| Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van de doorlooptijd van geschillenafhandeling mogelijk en laat zien waar het onderzoek stagneert. Waar vind je dit? Af te leiden uit het geschiedenislog van de geschilcase die aan de factuur is gekoppeld. Vastleggen Volg wijzigingen in het statusveld van de gekoppelde geschilcase. Gebeurtenistype inferred | |||
Extractiegidsen
Extractiemethoden verschillen per systeem. Lees voor gedetailleerde instructies
Klaar om te beginnen?
Je kunt aan de slag met deze generieke template voor je data of een van onze gespecialiseerde gidsen voor jouw platform kiezen.
Verbeter vandaag je werkkapitaal met slimmer debiteurenbeheer
Verlaag je DSO en verbeter het incassoproces met realtime analyses
Geen creditcard nodig. Werkt met elk ERP-systeem.