> Cải tiến quy trình liên tục > Tiếp nhận khách hàng KYC > Refinitiv World Check

Cải thiện quy trình onboarding khách hàng KYC

Nâng cao hiệu quả với Refinitiv World-Check qua hướng dẫn 6 bước.

Tải mẫu dữ liệu

Cải thiện quy trình onboarding khách hàng KYC

Tiếp nhận khách hàng KYC

Refinitiv World-Check

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(11)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu hóa quy trình tiếp nhận khách hàng KYC trên Refinitiv World-Check

Quy trình onboarding khách hàng thường bị chậm ở khâu xác minh và rà soát tuân thủ, khiến trải nghiệm khách hàng kém đi. Nền tảng giúp bạn xác định chính xác những điểm chưa hiệu quả trong quy trình để tinh gọn vận hành. Nhờ đó, bạn có thể hoàn tất onboarding nhanh hơn, tăng cường tuân thủ và cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao nên tối ưu hóa quy trình tiếp nhận khách hàng KYC?

Quy trình tiếp nhận khách hàng KYC (Know Your Customer, tức nhận biết khách hàng) giữ vai trò thiết yếu với các tổ chức tài chính và đơn vị chịu sự quản lý. Đây là bước đầu tiên để tiếp nhận khách hàng mới, đồng thời là tuyến phòng vệ quan trọng trước tội phạm tài chính, rửa tiền và tài trợ khủng bố. Các hệ thống như Refinitiv World-Check cung cấp thông tin rủi ro cần thiết và khả năng sàng lọc AML mạnh mẽ, nhưng toàn bộ quy trình tiếp nhận vẫn có thể kém hiệu quả. Điều này dẫn đến chậm trễ, tăng chi phí vận hành và đặc biệt là trải nghiệm khách hàng không tốt. Trong thị trường cạnh tranh hiện nay, khách hàng mong muốn được tiếp nhận nhanh chóng, thuận tiện. Quy trình kéo dài có thể khiến họ bỏ dở, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và thị phần.

Quy trình tiếp nhận khách hàng KYC kém hiệu quả không chỉ khiến bạn mất khách hàng. Quy trình này còn đòi hỏi nhiều thao tác thủ công hơn, làm tăng mức độ giám sát của cơ quan quản lý, nguy cơ bị phạt do không tuân thủ và tổn hại danh tiếng. Cải thiện quy trình tiếp nhận khách hàng KYC không chỉ là tăng tốc độ, mà còn là cân bằng giữa yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt và khả năng vận hành linh hoạt. Tối ưu hóa quy trình giúp rút ngắn thời gian chu kỳ KYC mà vẫn duy trì, thậm chí nâng cao, mức độ đáp ứng quy định.

Process mining giúp làm rõ hành trình tiếp nhận khách hàng

Process mining cung cấp cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để phân tích và cải thiện quy trình tiếp nhận khách hàng KYC. Thay vì dựa vào giả định hoặc lời kể riêng lẻ, process mining dùng nhật ký sự kiện do các hệ thống cốt lõi tạo ra, bao gồm cả tương tác với Refinitiv World-Check, để dựng lại hành trình thực tế của đơn đăng ký từ đầu đến cuối. Khi phân tích các hoạt động như "Đã gửi đơn đăng ký", "Đã xác minh danh tính", "Đã bắt đầu kiểm tra lý lịch" và "Đã hoàn tất rà soát tuân thủ", process mining cho thấy luồng quy trình thực tế, bao gồm mọi biến thể, sai lệch và vòng lặp làm lại.

Góc nhìn phân tích này giúp bạn xác định chính xác điểm nghẽn cản trở tiến độ. Chẳng hạn, bạn có thể phát hiện việc xác minh danh tính thường xuyên làm chậm đơn đăng ký của một số nhóm khách hàng, hoặc các đợt rà soát tuân thủ dù có dùng công cụ chuyên sâu như Refinitiv World-Check vẫn thường dẫn đến nhiều vòng "Yêu cầu thêm thông tin", kéo dài thời gian chu kỳ. Process mining giúp bạn thấy đơn đăng ký bị mắc ở đâu, bước nào bị lặp lại không cần thiết và khâu nào có thao tác thủ công gây chậm trễ đáng kể. Nhờ đó, bạn có thể tập trung cải tiến đúng những điểm cần thiết nhất.

Các lĩnh vực có thể cải tiến quy trình

Với thông tin thu được từ process mining, bạn có thể tập trung vào những lĩnh vực cụ thể để cải thiện đáng kể quy trình tiếp nhận khách hàng KYC. Một số cơ hội cải tiến thường gặp:

Tinh gọn việc xác minh và thu thập tài liệu: Tìm những khâu bị chậm do hồ sơ thiếu hoặc phải yêu cầu thông tin nhiều lần. Tự động kiểm tra sơ bộ tài liệu hoặc kết nối tốt hơn với dịch vụ xác minh bên ngoài.
Tối ưu việc bàn giao và phân công tác vụ: Giảm thời gian chờ giữa các hoạt động liên tiếp, nhất là khi có nhiều phòng ban hoặc hệ thống tham gia. Bảo đảm tác vụ được chuyển đến đúng người hoặc hệ thống vào đúng thời điểm.
Loại bỏ việc làm lại và sai lệch: Tìm các vòng lặp làm lại phổ biến, chẳng hạn đơn đăng ký liên tục quay lại để rà soát hoặc bổ sung thông tin. Xác định nguyên nhân gốc, có thể do thiếu dữ liệu ban đầu, chính sách chưa rõ ràng hoặc vấn đề hệ thống.
Nâng cao hiệu quả rà soát tuân thủ: Phân tích thời lượng và kết quả của các bước dùng công cụ như Refinitiv World-Check. Bảo đảm thông tin từ khâu sàng lọc được sử dụng hiệu quả, không gây chậm trễ không cần thiết cho quy trình tuân thủ chung. Tìm hiểu liệu một số mức độ rủi ro hoặc nhóm khách hàng có thường mất nhiều thời gian rà soát hơn không, từ đó điều chỉnh quy trình phù hợp.
Đẩy nhanh việc ra quyết định: Xác định khâu phê duyệt hoặc từ chối bị chậm để bạn có thể điều chỉnh tiêu chí quyết định hoặc thiết kế quy trình phê duyệt hiệu quả hơn.

Kết quả kỳ vọng: lợi ích đo lường được và tăng cường tuân thủ

Khi dùng process mining để tối ưu hóa quy trình tiếp nhận khách hàng KYC, bạn có thể kỳ vọng những lợi ích đáng kể và đo lường được:

Rút ngắn thời gian tiếp nhận khách hàng: Giảm đáng kể thời gian trung bình để tiếp nhận một khách hàng, giúp tạo doanh thu sớm hơn và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
Nâng cao hiệu quả vận hành: Giảm chi phí vận hành bằng cách hạn chế thao tác thủ công, giảm việc làm lại và phân bổ tài nguyên hợp lý hơn giữa các nhóm tiếp nhận khách hàng.
Cải thiện tuân thủ và quản lý rủi ro: Bảo đảm quy trình nhất quán với yêu cầu pháp lý bằng cách phát hiện và khắc phục sai lệch, từ đó tăng cường khả năng tuân thủ và giảm nguy cơ bị phạt.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Mang đến hành trình tiếp nhận thuận tiện và nhanh chóng hơn, tạo dựng lòng trung thành và hình ảnh thương hiệu tích cực ngay từ lần tương tác đầu tiên.
Tăng tính minh bạch: Nắm rõ toàn bộ quy trình KYC theo thời gian thực, hỗ trợ giám sát liên tục và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Bắt đầu cải tiến dựa trên dữ liệu

Dùng process mining để cải tiến quy trình tiếp nhận khách hàng KYC dựa trên dữ liệu giúp bạn biến thách thức thành cơ hội. Khi hiểu rõ cách quy trình thực sự vận hành, bao gồm cả tương tác với các hệ thống quan trọng như Refinitiv World-Check, bạn có thể thay suy đoán bằng những thay đổi có mục tiêu và mang lại kết quả cụ thể. Cách tiếp cận này giúp bạn vừa đáp ứng tốt yêu cầu tuân thủ vừa nâng cao hiệu quả vận hành, tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững và củng cố niềm tin của khách hàng. Khám phá cách tận dụng những thông tin này để chủ động quản lý và cải thiện quy trình KYC ngay hôm nay.

Tiếp nhận khách hàng KYC Tuân thủ AML Thẩm định khách hàng Tiếp nhận khách hàng Đánh giá rủi ro Phòng chống gian lận Tuân thủ quy định Dịch vụ tài chính Hiệu quả tiếp nhận khách hàng AML Chống rửa tiền Thẩm định

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Việc thu thập, rà soát và xác minh tài liệu chậm trễ là nguyên nhân chính khiến thời gian tiếp nhận khách hàng KYC kéo dài. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hài lòng của khách hàng, làm tăng chi phí vận hành do phải theo dõi thủ công và có thể khiến khách hàng bỏ cuộc trước khi tài khoản được kích hoạt. Các tổ chức thường khó xác định chính xác khâu xác minh nào đang bị đình trệ.
ProcessMind phân tích dữ liệu sự kiện từ quy trình tiếp nhận khách hàng KYC, cho thấy chính xác những giai đoạn mà hoạt động xác minh hoặc rà soát tài liệu gây chậm trễ đáng kể. Nền tảng xác định các điểm nghẽn cụ thể, chẳng hạn như người rà soát bị quá tải hoặc vấn đề lặp lại với một số loại tài liệu, giúp bạn tinh gọn quy trình xác minh trong Refinitiv World-Check và các hệ thống tích hợp khác.

Khâu rà soát tuân thủ, thường sử dụng các công cụ như Refinitiv World-Check, dễ trở thành điểm nghẽn lớn trong quy trình tiếp nhận khách hàng. Thời gian rà soát kéo dài không chỉ làm chậm việc kích hoạt khách hàng mà còn tiềm ẩn nguy cơ không tuân thủ các quy định AML và KYC đang thay đổi, dẫn đến tiền phạt và tổn hại danh tiếng. Vì vậy, cần xác định rõ nguyên nhân gây chậm trễ.
ProcessMind lập bản đồ luồng hồ sơ qua khâu rà soát tuân thủ, làm rõ cá nhân, phòng ban hoặc điều kiện cụ thể gây chậm trễ. Bằng cách phân tích thời gian xử lý và các vòng lặp làm lại trong hoạt động 'Compliance Review Initiated' và 'Compliance Review Completed', nền tảng xác định nguyên nhân gốc rễ của các điểm nghẽn, giúp bạn cải tiến quy trình có trọng tâm và đẩy nhanh khâu kiểm tra tuân thủ.

Khách hàng thường bực bội khi liên tục nhận được những yêu cầu bổ sung thông tin giống nhau trong quá trình tiếp nhận. Việc trao đổi rời rạc làm tăng công sức cho cả khách hàng lẫn đội ngũ nội bộ, kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng đáng kể đến trải nghiệm khách hàng, thậm chí khiến họ rời bỏ dịch vụ. Điều quan trọng là phải hiểu vì sao và khi nào những yêu cầu này phát sinh.
ProcessMind cho thấy tần suất và bối cảnh của hoạt động 'Additional Information Requested', giúp nhận diện các quy luật và nguyên nhân gốc rễ. Nền tảng có thể chỉ ra liệu yêu cầu thường phát sinh sau một bước cụ thể, do một số người dùng gửi hay với một nhóm khách hàng nhất định. Từ đó, bạn có thể cải thiện khâu thu thập dữ liệu ban đầu và giảm yêu cầu bổ sung trong quy trình tiếp nhận khách hàng KYC.

Tỷ lệ hồ sơ bị từ chối cao gây tốn kém vì tài nguyên được dùng để xử lý những hồ sơ cuối cùng không đạt yêu cầu. Đây có thể là dấu hiệu của vấn đề ở các bước đầu trong quy trình tiếp nhận khách hàng KYC, chẳng hạn như yêu cầu chưa rõ ràng, sàng lọc ban đầu chưa tốt hoặc đánh giá rủi ro kém hiệu quả. Hệ quả là công sức bị lãng phí và cơ hội doanh thu bị bỏ lỡ. Muốn cải thiện, trước hết cần hiểu những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối.
ProcessMind phân tích các luồng xử lý hồ sơ dẫn đến kết quả 'Application Rejected'. Bằng cách đối chiếu lý do từ chối với các hoạt động trước đó và thuộc tính như 'Risk Level' hoặc 'Document Status', nền tảng tìm ra những dấu hiệu thường xuất hiện trước khi hồ sơ bị từ chối. Nhờ đó, bạn có thể điều chỉnh tiêu chí sàng lọc ban đầu và cải thiện các bước trước đó để giảm số hồ sơ bị từ chối gây tốn kém.

Các trường hợp đi chệch khỏi quy trình tiếp nhận khách hàng KYC chuẩn khiến thời gian xử lý khó dự đoán, lỗi tăng và rủi ro tuân thủ cao hơn. Khi hồ sơ đi theo nhiều luồng khác nhau mà không có lý do rõ ràng, bạn khó quản lý kỳ vọng, dự báo khối lượng công việc hoặc bảo đảm chính sách được áp dụng nhất quán. Chuẩn hóa quy trình là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả.
ProcessMind tự động phát hiện mọi biến thể quy trình thực tế từ dữ liệu sự kiện và làm nổi bật những điểm khác với luồng chuẩn dự kiến. Nền tảng đo lường tần suất và tác động của các luồng không chuẩn, giúp bạn xác định nơi quy trình chưa được thực hiện nhất quán hoặc những ngoại lệ hợp lý cần được quy định rõ. Nhờ đó, quy trình tích hợp Refinitiv World-Check được thực hiện nhất quán hơn.

Việc thường xuyên không đạt mục tiêu trong thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) về thời gian hoàn tất tiếp nhận khách hàng cho thấy quy trình còn kém hiệu quả, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và có thể cả việc tuân thủ quy định. Những trường hợp này có thể dẫn đến tiền phạt, tổn hại danh tiếng và mất khách hàng. Vì vậy, cần xác định chính xác bước nào gây chậm trễ.
ProcessMind dùng thuộc tính 'SLA Target Date' để làm nổi bật những hồ sơ không đạt thỏa thuận mức dịch vụ. Sau đó, nền tảng đi sâu vào luồng xử lý của các hồ sơ này để xác định chính xác hoạt động hoặc khâu bàn giao gây chậm trễ. Nhờ đó, bạn có thể cải thiện các bước then chốt và rút ngắn thời gian tiếp nhận khách hàng trong quy trình KYC.

Việc chậm khởi động các bước kiểm tra lý lịch quan trọng, đặc biệt trong những hệ thống như Refinitiv World-Check, kéo dài toàn bộ quá trình tiếp nhận khách hàng KYC. Nếu hoạt động 'Background Checks Initiated' thường xuyên bị trì hoãn sau các bước cần thiết, thời gian chờ sẽ tăng không cần thiết, làm giảm hiệu quả và có thể khiến việc giảm thiểu rủi ro bị chậm lại.
ProcessMind đo khoảng thời gian từ các hoạt động liên quan trước đó đến hoạt động 'Background Checks Initiated'. Nền tảng cho thấy khâu bàn giao nào chậm hoặc điều kiện tiên quyết nào chưa được đáp ứng kịp thời, giúp bạn tinh gọn các bước kích hoạt và đẩy nhanh khâu tuân thủ quan trọng này.

Hồ sơ thường xuyên quay lại hoạt động 'Risk Assessment Performed' có thể cho thấy lần đánh giá ban đầu chưa đầy đủ, yếu tố rủi ro thay đổi hoặc hướng dẫn chưa rõ. Mỗi lần đánh giá lại đều phát sinh thêm việc, chiếm thời gian quý báu của chuyên viên phân tích và kéo dài quá trình tiếp nhận, gây khó chịu cho cả khách hàng lẫn đội ngũ nội bộ.
ProcessMind trực quan hóa và đo lường các vòng lặp làm lại, cho thấy hồ sơ quay lại khâu đánh giá rủi ro bao nhiêu lần và hoạt động hoặc thuộc tính nào trước đó kích hoạt việc này. Nhờ vậy, bạn có thể xác định cách cải thiện việc thu thập thông tin ban đầu hoặc chất lượng đánh giá lần đầu để giảm công việc lặp lại trong quy trình tiếp nhận khách hàng KYC.

Không nắm rõ 'Document Status' hiện tại hoặc trạng thái tổng thể của hồ sơ sẽ gây kém hiệu quả trong vận hành, phát sinh các yêu cầu hỏi lại và khiến bạn khó cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng. Khi trạng thái không được cập nhật kịp thời, quy trình thiếu minh bạch, gây khó khăn cho việc quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
ProcessMind theo dõi thời điểm cập nhật trạng thái bằng cách đối chiếu các hoạt động với thay đổi trong 'Document Status' hoặc tiến trình tổng thể của hồ sơ. Nền tảng cho thấy thông tin bị chậm ở đâu, giúp bạn tìm ra thiếu sót trong báo cáo hoặc những bước chưa được ghi nhận hiệu quả. Nhờ đó, bạn có thể cải thiện khả năng theo dõi và trao đổi thông tin theo thời gian thực trong quy trình tiếp nhận khách hàng KYC.

Một số người dùng hoặc phòng ban trở thành điểm nghẽn do khối lượng công việc phân bổ không đều, trong khi những nơi khác chưa sử dụng hết năng lực. Tình trạng này gây tồn đọng, kéo dài thời gian xử lý và có thể khiến các nhóm quá tải kiệt sức, ảnh hưởng đến hiệu quả chung và tinh thần nhân viên trong quy trình tiếp nhận khách hàng KYC. Phân bổ tài nguyên hợp lý là điều cần thiết.
ProcessMind xác định các thuộc tính 'Initiating User' hoặc 'Department' gắn với thời gian xử lý hoặc thời gian chờ kéo dài. Nền tảng đo lường khối lượng công việc và thời gian xử lý của từng nhóm, cho thấy nơi nào đang quá tải hoặc chưa sử dụng hết năng lực. Từ đó, bạn có thể phân bổ công việc cân bằng hơn và cải thiện luồng xử lý các hoạt động liên quan đến Refinitiv World-Check.

Hồ sơ thường bị chậm hoặc gặp trở ngại khi chuyển giữa các phòng ban hay nhóm trong quy trình tiếp nhận khách hàng KYC. Nếu không được quản lý hiệu quả, các khâu bàn giao này có thể làm tăng đáng kể thời gian chờ, khiến thông tin bị thiếu hụt và phát sinh việc làm lại. Điều đó làm chậm toàn bộ quy trình và gây khó chịu cho các nhóm.
ProcessMind lập bản đồ chính xác thời gian hồ sơ chuyển giữa các hoạt động do những nhóm 'Department' hoặc 'Initiating User' khác nhau thực hiện. Nền tảng làm nổi bật những khâu bàn giao có thời gian chờ lâu nhất, giúp bạn tập trung cải thiện giao diện phối hợp giữa các phòng ban và tinh gọn cách làm việc chung.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Rút ngắn thời gian xác minh tài liệu khách hàng. Nhờ đó, toàn bộ quy trình tiếp nhận KYC diễn ra nhanh hơn, khách hàng hài lòng hơn và người dùng Refinitiv World-Check giảm được chi phí vận hành. ProcessMind xác định điểm nghẽn trong các hoạt động rà soát tài liệu, làm rõ bước hoặc người dùng cụ thể gây chậm trễ. Nền tảng so sánh thời gian hoàn tất thực tế với mục tiêu, giúp bạn điều chỉnh quy trình đúng chỗ và tìm cơ hội tự động hóa để nâng cao hiệu quả.

Mục tiêu là giảm đáng kể thời gian ở khâu rà soát tuân thủ trong quy trình tiếp nhận KYC, để phê duyệt hồ sơ nhanh hơn mà vẫn bảo đảm tuân thủ quy định. Rà soát nhanh giúp khách hàng được tiếp nhận sớm hơn và có trải nghiệm tốt hơn. ProcessMind lập bản đồ quy trình con rà soát tuân thủ, cho thấy những chậm trễ và vòng lặp làm lại khó nhận ra. Nền tảng đo lường tác động của các điểm nghẽn, giúp tổ chức thay đổi quy trình hoặc phân bổ lại tài nguyên trong Refinitiv World-Check để nâng cao hiệu quả đáng kể.

Giảm số lần yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin trong quá trình tiếp nhận. Nhờ đó, khách hàng bớt khó chịu, trải nghiệm được cải thiện và thời gian tiếp nhận tổng thể được rút ngắn. Đây là yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng mới. ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện để tìm ra những yếu tố dẫn đến yêu cầu thông tin lặp lại. Nền tảng xác định nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như hồ sơ ban đầu chưa đầy đủ hoặc yêu cầu về tài liệu chưa rõ ràng, giúp bạn chủ động điều chỉnh biểu mẫu hoặc cách trao đổi thông tin trong quy trình Refinitiv World-Check.

Giảm tỷ lệ hồ sơ khách hàng bị từ chối vì những vấn đề có thể phòng tránh, chẳng hạn như thiếu thông tin hoặc lỗi nhỏ trong quy trình. Điều này cải thiện tỷ lệ chuyển đổi, giúp bạn không bỏ lỡ khách hàng phù hợp và tác động trực tiếp đến doanh thu. ProcessMind trực quan hóa các luồng dẫn đến việc từ chối, xác định những hoạt động hoặc giá trị thuộc tính thường xuất hiện trước đó. Nền tảng cho thấy hồ sơ bị từ chối ở đâu trong quy trình Refinitiv World-Check và gợi ý cách cải thiện, chẳng hạn như can thiệp sớm hơn hoặc hướng dẫn rõ hơn, để tăng số hồ sơ được tiếp nhận thành công.

Thiết lập các luồng tiếp nhận khách hàng KYC nhất quán và hiệu quả, loại bỏ những sai lệch gây kém hiệu quả hoặc rủi ro tuân thủ. Quy trình chuẩn hóa giúp kết quả dễ dự đoán hơn và nhân viên mới dễ được đào tạo hơn. ProcessMind tự động phát hiện mọi biến thể quy trình thực tế từ dữ liệu sự kiện và so sánh với mô hình lý tưởng. Nền tảng đo lường tác động về chi phí và thời gian của những biến thể không tuân thủ hoặc kém hiệu quả, giúp tổ chức áp dụng cách làm tốt nhất trong hoạt động Refinitiv World-Check.

Đảm bảo thời gian xử lý hồ sơ KYC luôn đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). Đạt SLA giúp củng cố niềm tin của khách hàng, tránh tiền phạt và cho thấy hoạt động vận hành hiệu quả, đặc biệt khi xử lý số lượng lớn lượt sàng lọc bằng Refinitiv World-Check. ProcessMind theo dõi thời lượng xử lý từng hồ sơ theo mục tiêu SLA đã đặt ra. Nền tảng cảnh báo nguy cơ không đạt SLA và xác định những hoạt động hoặc cách phân bổ tài nguyên thường gây chậm trễ, giúp bạn can thiệp sớm để quy trình đi đúng tiến độ.

Rút ngắn khoảng thời gian từ các mốc liên quan đến lúc bắt đầu kiểm tra lý lịch, để những bước quan trọng này được khởi động sớm nhất có thể trong quy trình tiếp nhận. Bắt đầu sớm hơn có thể rút ngắn đáng kể thời gian xử lý tổng thể. ProcessMind phân tích khoảng thời gian giữa các hoạt động trước đó và sự kiện 'Background Checks Initiated'. Nền tảng phát hiện các bước trong quy trình hoặc sự chậm trễ của hệ thống khiến việc khởi động bị trì hoãn, giúp bạn tìm cách tự động hóa hoặc sắp xếp lại thứ tự công việc trong Refinitiv World-Check.

Loại bỏ những trường hợp phải lặp lại hoặc sửa nhiều lần việc đánh giá rủi ro do lỗi hoặc dữ liệu chưa đầy đủ. Giảm việc làm lại giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và tài nguyên, để chuyên viên phân tích tập trung vào hồ sơ mới. ProcessMind trực quan hóa luồng quy trình và làm rõ những trường hợp một hoạt động như 'Risk Assessment Performed' được thực hiện nhiều lần cho cùng một hồ sơ khách hàng. Nền tảng xác định nguyên nhân kích hoạt vòng lặp, chẳng hạn như dữ liệu ban đầu chưa đủ hoặc hướng dẫn chưa rõ, làm cơ sở để thiết kế lại quy trình trong Refinitiv World-Check.

Đảm bảo trạng thái hiện tại của từng hồ sơ khách hàng được cập nhật chính xác và kịp thời trên mọi hệ thống và bảng điều khiển liên quan. Khả năng theo dõi tốt hơn giúp phối hợp nội bộ và trao đổi với khách hàng hiệu quả hơn. ProcessMind cung cấp chế độ xem trực tiếp về quá trình thực hiện, theo dõi tiến độ của từng trường hợp “Hồ sơ khách hàng” qua các “Hoạt động”. Nền tảng xác định nơi cập nhật trạng thái bị chậm hoặc thiếu, giúp bạn triển khai tích hợp hệ thống hoặc tự động hóa để người dùng Refinitiv World-Check có báo cáo chính xác, kịp thời.

Đảm bảo tài nguyên phù hợp, dù là nhân lực hay công cụ tự động, được sử dụng hiệu quả trong quy trình tiếp nhận KYC. Nhờ đó, bạn tránh được điểm nghẽn do nhóm quá tải hoặc năng lực chưa được khai thác, đồng thời giảm chi phí vận hành và tăng năng suất xử lý. ProcessMind phân tích việc phân công tài nguyên cho các hoạt động, cho thấy khối lượng công việc mất cân đối và thời gian nhàn rỗi. Nền tảng cung cấp thông tin về cách sử dụng tài nguyên trong Refinitiv World-Check, giúp quản lý phân công lại công việc, đào tạo chéo nhân viên hoặc tự động hóa các bước lặp lại để nâng cao hiệu quả.

Giúp hồ sơ khách hàng chuyển tiếp suôn sẻ giữa các phòng ban, chẳng hạn như bộ phận rà soát ban đầu, đánh giá rủi ro và tuân thủ. Nhờ đó, bạn giảm chậm trễ và gián đoạn trao đổi thông tin. Bàn giao hiệu quả là yếu tố quan trọng để quy trình xuyên suốt từ đầu đến cuối. ProcessMind trực quan hóa luồng hồ sơ qua các 'Departments' hoặc 'Users', xác định những điểm thường phát sinh chậm trễ hoặc lỗi khi chuyển giao. Nền tảng đo lường thời gian mất đi ở các khâu này, cung cấp dữ liệu để bạn cải thiện cách trao đổi thông tin hoặc tích hợp các hệ thống dùng trong Refinitiv World-Check.

6 bước cải tiến quy trình tiếp nhận khách hàng KYC

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel được cấu hình sẵn cho quy trình tiếp nhận khách hàng KYC để bảo đảm dữ liệu có cấu trúc phù hợp cho việc phân tích. Mẫu hướng dẫn bạn những trường cần có.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Dùng đúng mẫu giúp dữ liệu tương thích, tránh lỗi và rút ngắn thời gian thiết lập ban đầu để phân tích quy trình chính xác.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel có cấu trúc sẵn, để bạn điền dữ liệu tiếp nhận khách hàng KYC.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Khám phá thông tin quan trọng trong quy trình onboarding KYC

ProcessMind chuyển dữ liệu KYC của bạn thành hình ảnh trực quan, cho thấy từng bước và tương tác trong quy trình. Bạn có thể hiểu rõ các điểm nghẽn và khoảng trống tuân thủ trong quy trình Refinitiv World-Check.

Trực quan hóa các luồng onboarding KYC thực tế
Xác định điểm chậm trễ trong khâu rà soát tuân thủ
Tối ưu các bước trong Refinitiv World-Check
Theo dõi cải thiện trải nghiệm khách hàng

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG GẶP

Nâng cao hiệu quả tiếp nhận khách hàng KYC

Process mining giúp xác định điểm nghẽn và cải thiện quá trình tiếp nhận khách hàng KYC dựa trên dữ liệu. Bằng cách phân tích dữ liệu thực tế về cách quy trình diễn ra, bao gồm cả tương tác với Refinitiv World-Check, tổ chức có thể nâng cao đáng kể hiệu quả quy trình và trải nghiệm khách hàng.

0 %

Rà soát nhanh hơn

Rút ngắn thời gian rà soát tài liệu và tuân thủ

Process mining xác định điểm nghẽn trong khâu rà soát tài liệu và tuân thủ, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, nâng cao hiệu quả và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

0 %

Giảm yêu cầu bổ sung thông tin

Giảm số yêu cầu bổ sung thông tin

Khi xác định được nguyên nhân gốc rễ khiến hồ sơ chưa đầy đủ, tổ chức có thể giảm đáng kể nhu cầu yêu cầu bổ sung thông tin, đẩy nhanh quá trình tiếp nhận và cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.

10- 0 %

Cải thiện khả năng đáp ứng SLA

Tăng mức độ đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ

Process mining phát hiện các sai lệch khiến quy trình không hoàn tất đúng hạn, giúp đội ngũ liên tục đáp ứng SLA theo quy định và mục tiêu nội bộ, đồng thời giảm tiền phạt và rủi ro tổn hại danh tiếng.

0 %

Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn

Phân bổ tài nguyên tuân thủ hiệu quả hơn

Hiểu rõ cách sử dụng tài nguyên thực tế và thời gian nhàn rỗi giúp phân bổ khối lượng công việc hợp lý hơn, giảm chi phí vận hành và để nhân viên tập trung vào những hoạt động tạo giá trị.

15- 0 %

Tuân thủ quy trình tốt hơn

Tăng mức độ tuân thủ các luồng KYC chuẩn hóa

Bằng cách xác định và chuẩn hóa các biến thể quy trình, tổ chức có thể bảo đảm việc tiếp nhận khách hàng nhất quán, tuân thủ và hiệu quả hơn, đồng thời giảm lỗi và sẵn sàng hơn cho các đợt kiểm tra.

~ 0 days

Kiểm tra lý lịch nhanh hơn

Rút ngắn thời gian khởi động kiểm tra lý lịch

Xác định những chậm trễ trước khi kiểm tra lý lịch giúp khởi động bước này sớm hơn, rút ngắn một giai đoạn quan trọng nhưng tốn thời gian trong quy trình tiếp nhận KYC và giảm thời gian xử lý tổng thể.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua những lần triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với những thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất cho đơn đăng ký tiếp nhận của một khách hàng, dùng làm mã hồ sơ chính.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã hồ sơ thiết yếu, liên kết mọi hoạt động liên quan để có thể phân tích quy trình tiếp nhận khách hàng từ đầu đến cuối.

Tên của một sự kiện kinh doanh hoặc tác vụ cụ thể diễn ra trong quy trình tiếp nhận khách hàng KYC.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định từng bước riêng lẻ của quy trình, rất cần thiết để khám phá, trực quan hóa luồng quy trình và xác định điểm nghẽn.

Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian của từng hoạt động rất cần thiết để tính mọi chỉ số thời lượng, xác định trình tự quy trình và phân tích điểm nghẽn.

Dấu thời gian cho biết thời điểm hoàn tất một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời gian xử lý hoạt động, tách thời gian làm việc thực tế khỏi thời gian chờ để phân tích hiệu suất chính xác hơn.

Mã định danh của người dùng, chuyên viên phân tích hoặc tác nhân tự động thực hiện hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất người dùng và việc bàn giao giữa các phòng ban, từ đó hỗ trợ tối ưu tài nguyên.

Phòng ban hoặc nhóm chức năng chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu suất quy trình theo phòng ban và giúp xác định chậm trễ khi bàn giao giữa các nhóm.

Phân loại rủi ro được tính cho đơn đăng ký của khách hàng, chẳng hạn như Thấp, Trung bình hoặc Cao.

Vì sao điều này quan trọng

Phân nhóm quy trình theo mức độ rủi ro rất quan trọng để hiểu vì sao một số hồ sơ mất nhiều thời gian hơn hoặc đi theo lộ trình khác, đồng thời phân tích tỷ lệ từ chối.

Ngày mục tiêu cần hoàn tất quy trình tiếp nhận khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc để đo hiệu suất đúng hạn, đồng thời rất quan trọng khi tính tỷ lệ đáp ứng SLA và phân tích các trường hợp vi phạm.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình tiếp nhận khách hàng KYC, khi khách hàng gửi hồ sơ. Sự kiện thường được ghi nhận trong CRM hoặc hệ thống quản lý hồ sơ chính, sau đó kích hoạt quy trình sàng lọc trong Refinitiv World-Check.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính của toàn bộ quá trình tiếp nhận khách hàng. Phân tích thời gian từ thời điểm này đến khi hoàn tất giúp xác định tổng thời gian xử lý, yếu tố quan trọng để đo lường trải nghiệm khách hàng và mức độ đáp ứng SLA.

Một hồ sơ sàng lọc mới được tạo chính thức cho hồ sơ khách hàng trong hệ thống Refinitiv World-Check. Việc này được kích hoạt qua lệnh gọi API hoặc nhập thủ công từ một hệ thống đầu vào, đánh dấu thời điểm bắt đầu kiểm tra thông tin rủi ro.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm chính thức bắt đầu quy trình con sàng lọc. Khoảng thời gian từ lúc gửi đơn đến hoạt động này cho thấy việc bàn giao giữa hệ thống nghiệp vụ và bộ phận tuân thủ có bị chậm trễ hay không.

Chuyên viên tuân thủ bắt đầu điều tra thủ công các trường hợp có khả năng trùng khớp với đơn đăng ký của khách hàng. Họ đối chiếu thông tin về các trường hợp này với thông tin khách hàng để xác định có liên quan hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là lúc bắt đầu bước xem xét tuân thủ thủ công, vốn thường là điểm nghẽn. Đo thời gian từ lúc phát hiện trường hợp có khả năng trùng khớp đến bước này giúp nhận biết thời gian chờ trong hàng đợi. Thời lượng xem xét cho biết hiệu suất của chuyên viên phân tích.

Chuyên viên phân tích xác nhận trường hợp có khả năng trùng khớp chính là khách hàng đang được sàng lọc, qua đó phát hiện rủi ro tiềm ẩn. Đây là mốc quan trọng, thường dẫn đến việc thẩm định bổ sung hoặc từ chối đơn đăng ký.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là kết quả quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro và là bước ngoặt trong quy trình. Kết quả này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định cuối cùng về đơn đăng ký của khách hàng, đồng thời rất cần thiết cho việc báo cáo và phân tích tuân thủ.

Hồ sơ sàng lọc chính thức được đóng với kết quả 'Không có vấn đề', nghĩa là không phát hiện trường hợp trùng khớp thực sự nào. Quyết định này được gửi lại hệ thống khởi tạo để quy trình tiếp nhận khách hàng tiếp tục.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu quy trình sàng lọc hoàn tất thành công theo lộ trình thông thường. Đây là mốc quan trọng để đo thời gian xử lý các đơn đăng ký tiêu chuẩn, có rủi ro thấp.

Hồ sơ sàng lọc chính thức được đóng với kết quả 'Phát hiện trùng khớp', cho biết đã xác định được rủi ro. Quyết định này sẽ kích hoạt quy trình tiếp theo khác, chẳng hạn như thẩm định tăng cường hoặc từ chối đơn đăng ký.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm kết thúc chính của lộ trình không đạt yêu cầu trong quy trình sàng lọc. Phân tích các hồ sơ này giúp hiểu rõ hồ sơ rủi ro và hiệu quả của các biện pháp kiểm soát sàng lọc.

Tài khoản khách hàng được tạo và kích hoạt trong hệ thống cốt lõi, hoàn tất hành trình tiếp nhận khách hàng. Bước này diễn ra sau khi đơn đăng ký được phê duyệt cuối cùng và giúp tài khoản sẵn sàng sử dụng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước cuối cùng tạo giá trị trong quy trình. Thời gian từ lúc gửi đơn đến khi kích hoạt tài khoản là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả vận hành và mức độ hài lòng của khách hàng.

Đơn đăng ký của khách hàng chính thức bị từ chối, thường do World-Check phát hiện trùng khớp hoặc do các yếu tố rủi ro khác. Đây là kết quả cuối cùng không đạt yêu cầu của quy trình tiếp nhận khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm kết thúc chính của quy trình khi hồ sơ không được chấp thuận. Phân tích các trường hợp bị từ chối, đặc biệt là lý do và những hoạt động diễn ra trước đó, rất quan trọng để cải tiến quy trình và giảm các trường hợp từ chối không cần thiết.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining có thể cải thiện quy trình tiếp nhận khách hàng KYC bằng Refinitiv World-Check như thế nào?

Process mining phân tích dữ liệu sự kiện KYC hiện có để cho thấy luồng quy trình thực tế, đồng thời xác định điểm kém hiệu quả, thiếu sót về tuân thủ và điểm nghẽn. Công cụ giúp bạn tìm ra những vấn đề như xác minh tài liệu kéo dài, vòng lặp làm lại trong khâu đánh giá rủi ro và bàn giao giữa các phòng ban chưa hiệu quả. Nhờ đó, bạn có thể tập trung cải thiện đúng chỗ để quá trình tiếp nhận diễn ra gọn hơn, tuân thủ tốt hơn và hiệu quả hơn.

Cần những dữ liệu cụ thể nào từ Refinitiv World-Check và các hệ thống khác để dùng process mining phân tích quy trình KYC?

Trước hết, bạn cần nhật ký sự kiện có mã hồ sơ, tên hoạt động và dấu thời gian cho từng bước trong quy trình tiếp nhận. Với KYC, dữ liệu cần có các mốc như gửi hồ sơ khách hàng, kiểm tra lý lịch, xác minh tài liệu, rà soát tuân thủ và cập nhật trạng thái. Dữ liệu về kết quả sàng lọc và quá trình xử lý trong Refinitiv World-Check cũng rất quan trọng.

Sau khi áp dụng process mining cho quy trình tiếp nhận khách hàng KYC, chúng tôi có thể kỳ vọng những cải thiện nào có thể đo lường?

Bạn có thể kỳ vọng những cải thiện đáng kể như hoàn tất rà soát tài liệu nhanh hơn, giảm yêu cầu bổ sung thông tin và hạn chế hồ sơ bị từ chối không cần thiết. Process mining giúp chuẩn hóa các luồng tiếp nhận, bảo đảm đáp ứng SLA đúng hạn và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn. Nhờ đó, khách hàng được tiếp nhận nhanh hơn và việc tuân thủ được cải thiện.

Thông thường, mất bao lâu để thấy kết quả rõ rệt từ một sáng kiến process mining cho quy trình tiếp nhận khách hàng KYC?

Tùy vào mức độ sẵn có và chất lượng dữ liệu, bạn thường có thể tạo thông tin ban đầu và mô hình quy trình cơ sở trong vài tuần. Sau một đến ba tháng, các đề xuất cải tiến đáng kể và bức tranh rõ ràng về điểm nghẽn thường sẽ xuất hiện. Tiếp theo là triển khai thay đổi và duy trì kết quả cải thiện thông qua việc theo dõi thường xuyên.

Cần đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật nào để triển khai process mining cho quy trình tiếp nhận khách hàng KYC?

Yêu cầu kỹ thuật chính là quyền truy cập dữ liệu sự kiện của hệ thống, bao gồm nhật ký kiểm tra hoặc bảng cơ sở dữ liệu ghi lại hoạt động, dấu thời gian và mã hồ sơ. Bạn cũng cần một nền tảng phần mềm process mining, có thể chạy trên đám mây hoặc tại chỗ. Ngoài ra, cần có khả năng tích hợp dữ liệu cơ bản để trích xuất và chuyển đổi dữ liệu thô sang định dạng phù hợp cho việc phân tích.

Thông thường, chúng tôi trích xuất dữ liệu sự kiện cần thiết từ các hệ thống như thế nào để phân tích bằng process mining?

Có nhiều cách trích xuất dữ liệu, phổ biến nhất là truy vấn trực tiếp cơ sở dữ liệu, tích hợp API hoặc xuất dữ liệu từ nhật ký hệ thống. Bạn cần xác định các bảng hoặc nhật ký liên quan có chứa mã hồ sơ, tên hoạt động và dấu thời gian cho từng bước trong quy trình KYC. Sau đó, cần chuyển đổi dữ liệu thô đã trích xuất sang định dạng nhật ký sự kiện phù hợp với công cụ process mining.

Triển khai process mining có làm gián đoạn hoạt động hoặc hệ thống KYC hiện tại không?

Process mining thường không làm gián đoạn hoạt động đang diễn ra vì chủ yếu sử dụng dữ liệu lịch sử. Bạn có thể trích xuất dữ liệu ở chế độ nền hoặc ngoài giờ cao điểm. Việc phân tích và tạo thông tin hữu ích diễn ra tách biệt với các hệ thống vận hành, nên đội ngũ của bạn vẫn làm việc bình thường trong khi các cơ hội cải tiến được xác định.

Thông tin từ process mining chính xác đến đâu khi xác định những điểm kém hiệu quả thực tế trong quy trình?

Độ chính xác của thông tin phân tích phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng và mức độ đầy đủ của dữ liệu sự kiện. Khi nhật ký sự kiện chính xác và đầy đủ, process mining cung cấp bức tranh chính xác dựa trên dữ liệu về cách quy trình thực sự diễn ra. Công cụ cho thấy những sai lệch, điểm nghẽn và vòng lặp làm lại mà việc phân tích thủ công hoặc báo cáo thông thường thường không phát hiện được.

Process mining có thể giúp chúng tôi tuân thủ quy định KYC tốt hơn không?

Có. Process mining có thể cải thiện đáng kể việc tuân thủ KYC bằng cách trực quan hóa mọi biến thể quy trình và xác định những điểm khác với luồng công việc theo quy định. Công cụ giúp phát hiện trường hợp không tuân thủ, chẳng hạn như bỏ qua bước hoặc đi tắt khi chưa được phép, để bảo đảm mọi bước kiểm tra và phê duyệt cần thiết đều được thực hiện nhất quán. Nhờ đó, bạn có hồ sơ có thể kiểm tra về việc tuân thủ trong suốt quá trình tiếp nhận khách hàng.

Tối ưu onboarding khách hàng KYC ngay hôm nay, tăng cường tuân thủ

Giúp khách hàng hoàn tất onboarding thuận lợi và rút ngắn thời gian xuống còn 24 giờ.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Dùng miễn phí trong 14 ngày.