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Verbessern Sie Ihr KYC-Kunden-Onboarding

Steigern Sie die Effizienz in Refinitiv World-Check mit unserer Anleitung in sechs Schritten.
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Optimieren Sie das KYC-Kunden-Onboarding in Refinitiv World-Check

Beim Kunden-Onboarding kommt es bei Verifizierungs- und Compliance-Prüfungen häufig zu Verzögerungen, was zu einer schlechten Customer Experience führt. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, wo Ineffizienzen in Ihrem Prozess entstehen, damit Sie Abläufe gezielt verbessern können. So beschleunigen Sie das Onboarding, stärken die Compliance und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie das KYC-Kunden-Onboarding optimieren?

Know Your Customer, kurz KYC, ist ein zentraler Prozess für Finanzinstitute und regulierte Unternehmen. Das KYC-Kunden-Onboarding bildet den Zugang für neue Kunden und zugleich eine wichtige Schutzlinie gegen Finanzkriminalität, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Systeme wie Refinitiv World-Check liefern wichtige Risikoinformationen und unterstützen ein leistungsstarkes AML-Screening. Dennoch kann der gesamte Onboarding-Prozess ineffizient bleiben. Die Folgen sind Verzögerungen, höhere Betriebskosten und eine beeinträchtigte Customer Experience. In einem wettbewerbsintensiven Umfeld erwarten Kunden ein schnelles, reibungsloses Onboarding. Langwierige Abläufe können zum Abbruch führen und damit Umsatz sowie Marktanteile beeinträchtigen.

Die Kosten eines ineffizienten KYC-Kunden-Onboardings gehen über verlorene Kunden hinaus. Dazu zählen ein höherer manueller Aufwand, eine intensivere regulatorische Prüfung, mögliche Bußgelder bei Verstößen und ein Reputationsschaden. Beim KYC-Kunden-Onboarding geht es daher nicht nur um Geschwindigkeit. Entscheidend ist das richtige Gleichgewicht zwischen strengen Compliance-Anforderungen und agilen Abläufen. Eine Prozessoptimierung ist erforderlich, um die Durchlaufzeit des KYC-Kunden-Onboardings zu verkürzen und gleichzeitig die Einhaltung regulatorischer Vorgaben zu sichern oder sogar zu verbessern.

Wie Process Mining Ihre Onboarding-Journey sichtbar macht

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz zur Analyse und Verbesserung Ihres KYC-Kunden-Onboarding-Prozesses. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu stützen, verwendet Process Mining Event Logs aus Ihren Kernsystemen, einschließlich der Interaktionen mit Refinitiv World-Check, und rekonstruiert daraus die tatsächliche durchgängige Journey eines Kundenantrags. Durch die Analyse von Aktivitäten wie „Application Submitted“, „Identity Verification Performed“, „Background Checks Initiated“ und „Compliance Review Completed“ zeigt Process Mining den tatsächlichen Prozessablauf mit allen Varianten, Abweichungen und Nacharbeits-Schleifen.

Diese analytische Perspektive hilft Ihnen, konkrete Engpässe zu lokalisieren, die den Fortschritt behindern. Sie könnten beispielsweise feststellen, dass die Identitätsprüfung Anträge bestimmter Kundentypen regelmäßig verzögert oder dass Compliance-Prüfungen trotz spezialisierter Tools wie Refinitiv World-Check häufig zu Schleifen mit „Additional Information Requested“ führen und dadurch die gesamte Durchlaufzeit verlängern. Process Mining macht sichtbar, an welchen Stellen Anträge stecken bleiben, welche Schritte unnötig wiederholt werden und wo manuelle Eingriffe erhebliche Verzögerungen verursachen. So können Sie Ihre Optimierungsmaßnahmen gezielt dort ansetzen, wo sie den größten Nutzen bringen.

Zentrale Bereiche für Prozessverbesserungen

Mit den Erkenntnissen aus Process Mining können Sie gezielt Bereiche Ihres KYC-Kunden-Onboardings verbessern. Typische Ansatzpunkte sind:

  • Dokumentenprüfung und -beschaffung optimieren: Ermitteln Sie, an welchen Stellen unvollständige Dokumente oder wiederholte Informationsanforderungen Verzögerungen verursachen. Automatisieren Sie die Vorprüfung von Dokumenten oder verbessern Sie die Anbindung an externe Verifizierungsdienste.
  • Übergaben und Aufgabenverteilung verbessern: Verkürzen Sie Wartezeiten zwischen aufeinanderfolgenden Aktivitäten, insbesondere wenn mehrere Abteilungen oder Systeme beteiligt sind. Stellen Sie sicher, dass Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt an die zuständige Person oder das passende System weitergeleitet werden.
  • Nacharbeit und Abweichungen vermeiden: Erkennen Sie häufige Nacharbeits-Schleifen, etwa wenn Anträge wiederholt zur Prüfung oder zur Ergänzung von Informationen zurückkehren. Analysieren Sie die Ursachen, beispielsweise unvollständige Datenerfassung zu Beginn, unklare Richtlinien oder Systemprobleme.
  • Wirksamkeit von Compliance-Prüfungen steigern: Analysieren Sie Dauer und Ergebnisse von Schritten mit Tools wie Refinitiv World-Check. Stellen Sie sicher, dass die Erkenntnisse aus dem Screening effizient genutzt werden, ohne den übergeordneten Compliance-Workflow unnötig zu verzögern. Prüfen Sie, ob bestimmte Risikostufen oder Kundentypen regelmäßig längere Prüfzeiten aufweisen, und leiten Sie daraus gezielte Prozessanpassungen ab.
  • Entscheidungen beschleunigen: Lokalisieren Sie Verzögerungen bei Genehmigungen oder Ablehnungen. So können Sie Entscheidungskriterien schärfen oder effizientere Genehmigungs-Workflows einführen.

Erwartete Ergebnisse: Messbare Vorteile und bessere Compliance

Wenn Sie Process Mining zur Optimierung Ihres KYC-Kunden-Onboardings einsetzen, können Sie messbare Verbesserungen erwarten:

  • Kürzere Durchlaufzeit des Kunden-Onboardings: Verkürzen Sie die durchschnittliche Zeit bis zum abgeschlossenen Onboarding deutlich. Das ermöglicht eine schnellere Umsatzgenerierung und verbessert die Kundenzufriedenheit.
  • Höhere operative Effizienz: Senken Sie Betriebskosten, indem Sie manuellen Aufwand reduzieren, Nacharbeit begrenzen und Ressourcen in Ihren Onboarding-Teams gezielter einsetzen.
  • Bessere Compliance und Risikosteuerung: Stellen Sie die konsequente Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicher, indem Sie Prozessabweichungen erkennen und korrigieren. Dadurch stärken Sie Ihre Compliance und verringern das Risiko von Sanktionen.
  • Bessere Customer Experience: Bieten Sie eine reibungslosere und schnellere Onboarding-Journey. Das fördert Loyalität und eine positive Wahrnehmung Ihrer Marke vom ersten Kontakt an.
  • Mehr Transparenz: Erhalten Sie ein klares, aktuelles Bild Ihres gesamten KYC-Prozesses. Damit schaffen Sie die Grundlage für kontinuierliches Monitoring und datengetriebene Entscheidungen.

Mit datengetriebenen Verbesserungen beginnen

Wenn Sie Ihr KYC-Kunden-Onboarding mit Process Mining datengetrieben verbessern, verwandeln Sie Herausforderungen in konkrete Ansatzpunkte. Indem Sie die tatsächliche Dynamik Ihres Prozesses verstehen, einschließlich der Interaktionen mit wichtigen Systemen wie Refinitiv World-Check, verlassen Sie sich nicht länger auf Vermutungen und können gezielte Änderungen mit greifbaren Ergebnissen umsetzen. So verbinden Sie hohe Compliance-Qualität mit leistungsfähigen Abläufen und schaffen die Voraussetzungen für nachhaltiges Wachstum und größeres Kundenvertrauen. Entdecken Sie, wie Sie diese Erkenntnisse nutzen können, um Ihren KYC-Prozess heute vorausschauend zu steuern und zu verbessern.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen bei der Beschaffung, Prüfung und Validierung von Dokumenten sind eine der Hauptursachen für lange KYC-Kunden-Onboarding-Zeiten. Sie beeinträchtigen unmittelbar die Kundenzufriedenheit, erhöhen durch manuelle Nachverfolgung die Betriebskosten und können dazu führen, dass Kunden den Prozess vor der Kontoaktivierung abbrechen. Unternehmen haben häufig Schwierigkeiten, genau zu erkennen, an welcher Stelle diese Verifizierungsschritte ins Stocken geraten.
ProcessMind analysiert Ereignisdaten aus Ihrem KYC-Kunden-Onboarding-Prozess und visualisiert die konkreten Phasen, in denen Aktivitäten zur Dokumentenprüfung oder -kontrolle erhebliche Verzögerungen verursachen. Die Plattform identifiziert spezifische Engpässe, etwa überlastete Prüfer oder wiederkehrende Probleme mit bestimmten Dokumenttypen. So können Sie den Verifizierungs-Workflow in Refinitiv World-Check und anderen integrierten Systemen gezielt optimieren.

Die Phase der Compliance-Prüfung, in der häufig Tools wie Refinitiv World-Check zum Einsatz kommen, entwickelt sich im Onboarding-Prozess oft zu einem erheblichen Engpass. Lange Prüfzyklen verzögern nicht nur die Aktivierung von Kunden, sondern erhöhen auch das Risiko, gegen sich ändernde AML- und KYC-Vorschriften zu verstoßen. Mögliche Geldstrafen und Reputationsschäden können die Folge sein. Deshalb ist es entscheidend, die konkreten Ursachen dieser Verzögerungen zu ermitteln.
ProcessMind bildet den Weg der Anträge durch die Compliance-Prüfung ab und zeigt, welche Personen, Abteilungen oder Bedingungen Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse von Durchlaufzeiten und Nacharbeitschleifen innerhalb der Aktivitäten „Compliance Review Initiated“ und „Compliance Review Completed“ ermittelt die Plattform die Ursachen dieser Engpässe. So können Sie gezielte Prozessverbesserungen umsetzen und Compliance-Prüfungen beschleunigen.

Während des Onboardings sind Kunden häufig von mehrfachen, wiederholten Anfragen nach zusätzlichen Informationen frustriert. Diese fragmentierte Kommunikation erhöht den Aufwand für Kunden und interne Teams, verlängert die gesamte Onboarding-Dauer und beeinträchtigt die Customer Experience erheblich. Im schlimmsten Fall führt sie dazu, dass Kunden abspringen. Daher ist es wichtig zu verstehen, warum und wann diese Anfragen entstehen.
ProcessMind visualisiert die Häufigkeit und den Kontext der Aktivitäten „Additional Information Requested“ und identifiziert Muster sowie Ursachen. Die Plattform zeigt beispielsweise, ob Anfragen regelmäßig nach einem bestimmten Schritt, durch bestimmte Benutzer oder für bestimmte Kundensegmente gestellt werden. So können Sie die anfängliche Datenerfassung optimieren und nachträgliche Anfragen in Ihrem KYC Customer Onboarding reduzieren.

Eine hohe Ablehnungsquote bei Anträgen verursacht Kosten, da Ressourcen in die Bearbeitung von Anträgen fließen, die letztlich scheitern. Das deutet auf Probleme in früheren Phasen des KYC Customer Onboarding hin, etwa unklare Anforderungen, eine unzureichende Vorprüfung oder eine ineffiziente Risikobewertung. Die Folge sind unnötiger Aufwand und entgangene Umsatzchancen. Deshalb ist es entscheidend, die häufigsten Ablehnungsgründe zu verstehen.
ProcessMind analysiert die Pfade von Anträgen, die letztlich zum Status „Application Rejected“ führen. Durch die Verknüpfung von Ablehnungsgründen mit vorhergehenden Aktivitäten und Attributen wie „Risk Level“ oder „Document Status“ erkennt die Plattform typische Vorläufer einer Ablehnung. So können Sie Kriterien für die Vorprüfung verfeinern und vorgelagerte Prozessschritte verbessern, um kostspielige Ablehnungen zu reduzieren.

Abweichungen vom idealen oder standardisierten KYC Customer Onboarding führen zu unvorhersehbaren Durchlaufzeiten, höheren Fehlerquoten und zusätzlichen Compliance-Risiken. Wenn verschiedene Anträge ohne nachvollziehbare Begründung unterschiedliche Pfade durchlaufen, lassen sich Erwartungen und Arbeitsaufkommen nicht zuverlässig steuern. Auch die einheitliche Einhaltung von Richtlinien wird erschwert. Eine Standardisierung ist daher entscheidend für effiziente Abläufe.
ProcessMind erkennt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten aus Ihren Event-Daten und macht Abweichungen vom vorgesehenen Golden Path sichtbar. Die Plattform quantifiziert Häufigkeit und Auswirkungen nicht standardisierter Abläufe. So erkennen Sie, wo die Prozessdisziplin fehlt oder berechtigte Ausnahmen formalisiert werden müssen. Das schafft einheitliche Abläufe in Ihrem integrierten Refinitiv World-Check-Prozess.

Wenn die Ziele des Service Level Agreement (SLA) für den Abschluss des Kunden-Onboardings regelmäßig verfehlt werden, deutet das auf grundlegende Ineffizienzen hin. Gleichzeitig beeinträchtigt es die Kundenzufriedenheit und möglicherweise die regulatorische Compliance. Solche Verstöße können zu Vertragsstrafen, Reputationsschäden und Geschäftsverlusten führen. Deshalb müssen die Prozessschritte, die Verzögerungen verursachen, präzise ermittelt werden.
ProcessMind verwendet das Attribut „SLA Target Date“, um Anträge mit überschrittenen Service-Level-Vereinbarungen hervorzuheben. Anschließend können Sie den Prozessablauf dieser konkreten Cases untersuchen und die Aktivitäten oder Übergaben identifizieren, die für die Verzögerungen verantwortlich sind. So optimieren Sie kritische Pfadschritte und erhöhen die Geschwindigkeit Ihres KYC-Prozesses.

Verzögerungen bei der Einleitung wichtiger Hintergrundprüfungen, insbesondere in Systemen wie Refinitiv World-Check, verlängern den gesamten KYC Customer Onboarding-Prozess. Wenn die Aktivität „Background Checks Initiated“ nach den erforderlichen vorhergehenden Schritten regelmäßig verspätet startet, entsteht unnötige Wartezeit. Das beeinträchtigt die Effizienz und kann die Risikominderung verzögern.
ProcessMind misst die Durchlaufzeit zwischen relevanten vorhergehenden Aktivitäten und der Aktivität „Background Checks Initiated“. Die Plattform zeigt, wo Übergaben zu langsam erfolgen oder Voraussetzungen für den Start der Prüfungen nicht rechtzeitig erfüllt werden. So können Sie Auslöser optimieren und diesen wichtigen Compliance-Schritt beschleunigen.

Wenn Anträge häufig erneut die Aktivität „Risk Assessment Performed“ durchlaufen, deutet das auf unvollständige Erstbewertungen, veränderte Risikofaktoren oder unklare Vorgaben hin. Jede erneute Bewertung verursacht zusätzlichen Aufwand, bindet wertvolle Zeit der Analysten und verlängert das Onboarding. Das sorgt sowohl bei Kunden als auch bei internen Teams für Frustration.
ProcessMind visualisiert und quantifiziert diese Nacharbeitschleifen. Die Plattform zeigt, wie oft Anträge erneut in die Risikobewertung gelangen und welche vorhergehenden Aktivitäten oder Attribute dies auslösen. So erkennen Sie, wo eine bessere Erfassung von Informationen oder eine höhere Qualität der Erstbewertung redundante Arbeit in Ihrem KYC Customer Onboarding vermeiden kann.

Eine unzureichende Übersicht über den aktuellen „Document Status“ oder den Gesamtstatus eines Antrags führt zu ineffizienten Abläufen, wiederholten Rückfragen und einer ungenauen Kundeninformation. Werden Statusaktualisierungen nicht zeitnah vorgenommen, fehlt die notwendige Transparenz. Dadurch wird es schwieriger, den Prozess zu steuern und Aufgaben wirksam zu priorisieren.
ProcessMind verfolgt die Aktualität von Statusaktualisierungen, indem die Plattform Aktivitäten mit Änderungen am „Document Status“ oder dem Fortschritt des Antrags verknüpft. Sie zeigt, an welchen Stellen Informationen verspätet vorliegen. So erkennen Sie Lücken in der Berichterstattung oder Prozessschritte, die nicht effizient erfasst werden, und verbessern die Transparenz sowie Kommunikation in Echtzeit für Ihr KYC Customer Onboarding.

Bestimmte Benutzer oder Abteilungen werden durch ein unausgeglichenes Arbeitsaufkommen zu Engpässen, während andere Kapazitäten nicht vollständig ausschöpfen. Das führt zu Rückständen, längeren Bearbeitungszeiten und möglicherweise zu Überlastung in stark beanspruchten Teams. Dadurch leiden die Effizienz und die Mitarbeitermotivation im KYC Customer Onboarding. Eine bessere Ressourcenverteilung ist daher entscheidend.
ProcessMind identifiziert die Attribute „Initiating User“ oder „Department“, die mit langen Aktivitätsdauern oder Warteschlangen verbunden sind. Die Plattform quantifiziert die Verteilung des Arbeitsaufkommens und die Bearbeitungszeiten in Ihren Teams. So erkennen Sie überlastete oder nicht ausgelastete Ressourcen und können die Verteilung ausgleichen sowie den Ablauf der Refinitiv World-Check-bezogenen Aktivitäten verbessern.

Wenn Anträge im KYC Customer Onboarding zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teams wechseln, entstehen häufig Reibungsverluste und Verzögerungen. Werden diese Übergabepunkte nicht effizient gesteuert, können erhebliche Leerlaufzeiten, Informationsverluste und Nacharbeit entstehen. Das verlangsamt den gesamten Prozess und führt zu Frustration in den Teams.
ProcessMind bildet präzise ab, wie viel Zeit Anträge für den Wechsel zwischen Aktivitäten benötigen, die von unterschiedlichen „Department“- oder „Initiating User“-Gruppen ausgeführt werden. Die Plattform hebt die längsten Wartezeiten an diesen kritischen Übergabepunkten visuell hervor. So können Sie gezielt Schnittstellen zwischen Abteilungen verbessern und die Zusammenarbeit effizienter gestalten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Verkürzen Sie die Zeit für die Prüfung von Kundendokumenten. Dadurch beschleunigen Sie den gesamten KYC-Onboarding-Prozess, verbessern die Customer Experience und senken die Betriebskosten für Benutzer von Refinitiv World-Check. ProcessMind identifiziert Engpässe in den Aktivitäten der Dokumentenprüfung und zeigt konkrete Schritte oder Benutzer, die Verzögerungen verursachen. Die Plattform vergleicht tatsächliche mit geplanten Abschlusszeiten. So können Sie Prozesse gezielt anpassen und Automatisierungsmöglichkeiten erkennen, um die Effizienz zu steigern.

Ziel ist es, die Dauer der Compliance-Prüfung im KYC-Onboarding deutlich zu verkürzen und Anträge schneller zu genehmigen, ohne die regulatorische Integrität zu beeinträchtigen. Kürzere Prüfungen beschleunigen das Kunden-Onboarding und verbessern die Customer Experience. ProcessMind bildet den Teilprozess der Compliance-Prüfung ab und macht verborgene Verzögerungen sowie Nacharbeitschleifen sichtbar. Die Plattform quantifiziert die Auswirkungen dieser Engpässe. So können Unternehmen Prozessänderungen oder eine neue Ressourcenverteilung innerhalb von Refinitiv World-Check umsetzen und deutliche Effizienzgewinne erzielen.

Reduzieren Sie, wie oft Kunden während des Onboardings um weitere Informationen gebeten werden. Das verbessert die Customer Experience deutlich, weil Frustration vermieden und die gesamte Onboarding-Dauer verkürzt wird. Beides ist entscheidend, um neue Kunden zu gewinnen und zu halten. ProcessMind analysiert Event Logs, um Muster zu erkennen, die zu wiederholten Informationsanfragen führen. Die Plattform ermittelt Ursachen wie unvollständige Erstanträge oder unklare Dokumentenanforderungen. So können Sie Formulare oder Kommunikationsabläufe im Refinitiv World-Check-Prozess frühzeitig anpassen.

Senken Sie die Zahl der Kundenanträge, die aufgrund vermeidbarer Probleme wie unvollständiger Angaben oder geringfügiger Verfahrensfehler abgelehnt werden. Das verbessert die Konversionsrate und verhindert, dass gültige Kunden verloren gehen. Dadurch wirkt sich die Maßnahme direkt auf den Umsatz aus. ProcessMind visualisiert Ablehnungspfade und identifiziert häufige Aktivitäten oder Attributwerte vor einer Ablehnung. Die Plattform zeigt, an welchen Stellen im Refinitiv World-Check-Prozess Ablehnungen entstehen, und weist auf Verbesserungen hin, etwa frühere Interventionen oder bessere Anleitungen. So können Sie mehr Anträge erfolgreich durch das Onboarding führen.

Schaffen Sie einheitliche und optimierte Abläufe für das KYC Customer Onboarding und beseitigen Sie Abweichungen, die zu Ineffizienzen oder Compliance-Risiken führen. Ein standardisierter Prozess sorgt für vorhersehbare Ergebnisse und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. ProcessMind erkennt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten aus Event-Daten und vergleicht sie mit idealen Modellen. Die Plattform quantifiziert die Kosten- und Zeitauswirkungen nicht konformer oder ineffizienter Varianten. So können Unternehmen Best Practices in ihren Refinitiv World-Check-Abläufen verbindlich etablieren.

Stellen Sie eine zuverlässige Einhaltung der Service Level Agreements für die Durchlaufzeiten im KYC-Onboarding sicher. Die Einhaltung von SLAs stärkt das Vertrauen der Kunden, vermeidet Vertragsstrafen und zeigt operative Leistungsfähigkeit, insbesondere bei hohen Volumina von Refinitiv World-Check-Prüfungen. ProcessMind überwacht die Dauer von Cases anhand definierter SLA-Ziele in Echtzeit. Die Plattform warnt vor möglichen Verstößen und identifiziert Aktivitäten oder Ressourcenverteilungen, die wiederholt Verzögerungen verursachen. So können Sie frühzeitig eingreifen und den Prozess auf Kurs halten.

Verkürzen Sie die Zeit zwischen relevanten Meilensteinen und dem Start wichtiger Hintergrundprüfungen. So beginnen diese kritischen Schritte im Onboarding möglichst früh. Ein früherer Start kann die gesamte Durchlaufzeit deutlich reduzieren. ProcessMind analysiert die Zeitspanne zwischen vorhergehenden Aktivitäten und dem Event „Background Checks Initiated“. Die Plattform zeigt Prozessschritte oder Systemverzögerungen, die einen zeitnahen Start verhindern, und liefert Erkenntnisse für die Automatisierung oder eine neue Reihenfolge von Aufgaben in Refinitiv World-Check.

Vermeiden Sie Fälle, in denen Risikobewertungen aufgrund von Fehlern oder unvollständigen Daten wiederholt oder umfassend überarbeitet werden müssen. Weniger Nacharbeit spart Zeit und Ressourcen, sodass Analysten sich auf neue Cases konzentrieren können. ProcessMind visualisiert Prozessabläufe und hebt hervor, an welchen Stellen Aktivitäten wie „Risk Assessment Performed“ für denselben Kundenantrag wiederholt ausgeführt werden. Die Plattform identifiziert die Auslöser dieser Schleifen, etwa unzureichende Anfangsdaten oder unklare Vorgaben, und schafft damit eine Grundlage für die Neugestaltung des Prozesses in Refinitiv World-Check.

Stellen Sie sicher, dass der aktuelle Status jedes Kundenantrags in allen relevanten Systemen und Dashboards korrekt und zeitnah angezeigt wird. Eine bessere Transparenz verbessert die interne Koordination und die externe Kommunikation mit Kunden. ProcessMind bietet eine Live-Ansicht der Prozessausführung und verfolgt den Fortschritt jedes „Customer Application“-Cases durch seine verschiedenen „Activities“. Die Plattform zeigt, wo Statusaktualisierungen verspätet erfolgen oder fehlen. So können Sie Systemintegrationen oder Automatisierungen einführen und eine zeitnahe, korrekte Berichterstattung für Benutzer von Refinitiv World-Check sicherstellen.

Stellen Sie sicher, dass die richtigen Ressourcen, ob menschlich oder automatisiert, im KYC-Onboarding wirksam eingesetzt werden. So vermeiden Sie Engpässe durch überlastete Teams oder ungenutzte Kapazitäten. Das senkt Betriebskosten und steigert den Durchsatz. ProcessMind analysiert die Zuordnung von Ressourcen zu Aktivitäten und zeigt Ungleichgewichte beim Arbeitsaufkommen sowie Leerlaufzeiten. Die Plattform liefert Erkenntnisse zur Ressourcennutzung in Refinitiv World-Check. So können Führungskräfte Aufgaben neu verteilen, Mitarbeiter für weitere Tätigkeiten qualifizieren oder wiederkehrende Schritte automatisieren.

Gestalten Sie den Übergang von Kundenanträgen zwischen verschiedenen Abteilungen, etwa Erstprüfung, Risiko und Compliance, reibungsloser. So vermeiden Sie Verzögerungen und Kommunikationsprobleme. Effiziente Übergaben sind entscheidend für einen durchgängigen Prozess. ProcessMind visualisiert den Case-Fluss zwischen verschiedenen „Departments“ oder „Users“ und zeigt, wo bei Übergaben häufig Verzögerungen oder Fehler auftreten. Die Plattform quantifiziert den Zeitverlust an diesen Schnittstellen. So können Sie Kommunikationsabläufe optimieren oder die in Refinitiv World-Check eingesetzten Systeme integrieren.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des KYC-Kunden-Onboardings

1

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Daten exportieren
3

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4

Ihren Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
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Ihren Prozess überwachen
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Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für das KYC-Kunden-Onboarding herunter, damit Ihre Daten für die Analyse korrekt strukturiert sind. Das Template zeigt Ihnen, welche Felder erforderlich sind.

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Warum das wichtig ist

Mit dem richtigen Template stellen Sie die Datenkompatibilität sicher, vermeiden Fehler und beschleunigen die Ersteinrichtung für eine präzise Prozessanalyse.

Erwartetes Ergebnis

Ein strukturiertes Excel-Template, das Sie mit Ihren Daten zum KYC-Kunden-Onboarding ausfüllen können.

DAS ERHALTEN SIE

Zentrale Erkenntnisse in KYC-Onboarding-Workflows gewinnen

ProcessMind verwandelt Ihre KYC-Daten in dynamische Visualisierungen, die jeden Prozessschritt und jede Interaktion sichtbar machen. Gewinnen Sie detaillierte Erkenntnisse zu Engpässen und Compliance-Lücken in Ihrem Refinitiv-World-Check-Prozess.
  • Tatsächliche KYC-Onboarding-Pfade visualisieren
  • Verzögerungen bei Compliance-Prüfungen genau lokalisieren
  • Schritte in Refinitiv World-Check optimieren
  • Verbesserungen der Customer Experience verfolgen
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienteres KYC-Onboarding

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz, um Engpässe zu identifizieren und das KYC Customer Onboarding zu optimieren. Durch die Analyse realer Ausführungsdaten, einschließlich der Interaktionen mit Refinitiv World-Check, können Unternehmen die Prozesseffizienz und die Customer Experience deutlich verbessern.

0 %
Schnellere Prüfzyklen

Kürzere Dauer der Dokumenten- und Compliance-Prüfung

Process Mining identifiziert Engpässe bei Dokumenten- und Compliance-Prüfungen. Dadurch verkürzt sich die Bearbeitungszeit deutlich, während Effizienz und Customer Experience steigen.
0 %
Weniger Informationsanfragen

Weniger Anfragen nach zusätzlichen Informationen

Wenn Unternehmen die Ursachen unvollständiger Anträge ermitteln, können sie den Bedarf an zusätzlichen Informationen deutlich senken. Das beschleunigt das Onboarding und verbessert die Kundenzufriedenheit.
10- 0 %
Bessere SLA-Einhaltung

Höhere Einhaltung von Service Level Agreements

Process Mining macht Abweichungen sichtbar, die einen fristgerechten Abschluss verhindern. So können Teams regulatorische SLAs und interne Ziele zuverlässig einhalten und Vertragsstrafen sowie Reputationsrisiken reduzieren.
0 %
Optimierte Ressourcennutzung

Effizientere Verteilung von Compliance-Ressourcen

Ein klares Bild der tatsächlichen Ressourcennutzung und Leerlaufzeiten ermöglicht eine bessere Verteilung des Arbeitsaufkommens. Das senkt Betriebskosten und schafft mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
15- 0 %
Höhere Prozesskonformität

Höhere Einhaltung standardisierter KYC-Abläufe

Durch die Identifizierung und Standardisierung von Prozessvarianten stellen Unternehmen einheitliche, konforme und effiziente Onboarding-Abläufe sicher. Das reduziert Fehler und verbessert die Vorbereitung auf Audits.
~ 0 days
Schnellere Hintergrundprüfungen

Kürzere Zeit bis zum Start von Hintergrundprüfungen

Wenn Verzögerungen vor Hintergrundprüfungen sichtbar werden, können diese schneller gestartet werden. Das beschleunigt eine kritische und zeitaufwendige Phase des KYC-Onboardings sowie die gesamte Durchlaufzeit.

Die Ergebnisse hängen von der Komplexität des Prozesses und der Datenqualität ab. Diese Werte zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie den Umfang bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Der eindeutige Bezeichner für den Onboarding-Antrag eines einzelnen Kunden, der als primäre Case-ID dient.

Warum das wichtig ist

Dies ist der zentrale Case-Bezeichner, der alle zusammengehörigen Aktivitäten verknüpft und die Analyse des Kunden-Onboarding-Prozesses von Anfang bis Ende ermöglicht.

Der Name eines bestimmten Geschäftsereignisses oder einer Aufgabe, die im KYC-Onboarding-Prozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut definiert die einzelnen Prozessschritte. Es ist entscheidend, um den Prozessablauf zu ermitteln und zu visualisieren sowie Engpässe zu erkennen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Der Timestamp jeder Aktivität ist entscheidend für die Berechnung aller dauerbasierten Kennzahlen, die Ermittlung der Prozessabfolge und die Engpassanalyse.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die präzise Berechnung der Bearbeitungszeit einer Aktivität und trennt aktive Arbeitszeit von ungenutzter Wartezeit, sodass die Prozessleistung genauer analysiert werden kann.

Der Bezeichner des Benutzers, Analysten oder automatisierten Agenten, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Arbeitsverteilung, der Benutzerleistung und der Übergaben zwischen Abteilungen. Das ist entscheidend für die Ressourcenoptimierung.

Die Abteilung oder das Funktionsteam, das für die Ausführung der Aktivität verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung nach Abteilung und ist entscheidend, um Verzögerungen bei Übergaben zwischen verschiedenen Teams zu erkennen.

Die berechnete Risikoklassifizierung des Kundenantrags, etwa niedrig, mittel oder hoch.

Warum das wichtig ist

Die Segmentierung des Prozesses nach Risikostufe ist entscheidend, um zu verstehen, warum bestimmte Cases länger dauern oder andere Pfade durchlaufen, und um Ablehnungsquoten zu analysieren.

Das Zieldatum, bis zu dem der Kunden-Onboarding-Prozess abgeschlossen sein sollte.

Warum das wichtig ist

Dies ist die Referenz für die Messung der Termintreue und entscheidend für die Berechnung der SLA-Einhaltungsquote sowie die Analyse von Verstößen.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Diese Aktivität markiert den Beginn des KYC-Onboarding-Prozesses, sobald ein Kunde seinen Antrag einreicht. Das Event wird typischerweise in einem CRM- oder Kernanwendungssystem erfasst und löst anschließend den Screening-Prozess in Refinitiv World-Check aus.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Start-Event für den durchgängigen Kunden-Onboarding-Prozess. Die Zeit von diesem Punkt bis zum Abschluss ergibt die gesamte Onboarding-Durchlaufzeit. Sie ist entscheidend, um Customer Experience und SLA-Einhaltung zu messen.

Im Refinitiv World-Check-System wird für einen Kundenantrag offiziell ein neuer Screening-Case erstellt. Dies wird durch einen API-Aufruf oder eine manuelle Eingabe aus einem vorgelagerten System ausgelöst und markiert den Beginn der Risikoprüfung.

Warum das wichtig ist

Dies markiert den offiziellen Beginn des Screening-Teilprozesses. Die Zeit zwischen „Application Submitted“ und dieser Aktivität zeigt Verzögerungen bei Übergaben zwischen dem Fachbereichssystem und der Compliance-Funktion.

Ein Compliance-Analyst beginnt mit der manuellen Untersuchung potenzieller Matches für einen Kundenantrag. Dabei werden die Details der potenziellen Matches mit den Kundeninformationen abgeglichen, um ihre Relevanz zu bestimmen.

Warum das wichtig ist

Dies markiert den Beginn der manuellen Compliance-Prüfung, die häufig einen Engpass darstellt. Die Messung der Zeit zwischen „Potenzieller Match identifiziert“ und dieser Aktivität macht Wartezeiten in der Warteschlange sichtbar. Die Prüfungsdauer zeigt, wie effizient Analysten arbeiten.

Ein Analyst bestätigt, dass ein potenzieller Match tatsächlich dem geprüften Kunden entspricht, und identifiziert damit ein potenzielles Risiko. Dieser kritische Meilenstein löst in der Regel eine weitergehende Due-Diligence-Prüfung oder die Ablehnung des Antrags aus.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiges Ergebnis zur Risikominderung und ein entscheidender Moment im Prozess. Es beeinflusst die endgültige Entscheidung über den Kundenantrag unmittelbar und ist für Compliance-Berichte und Analysen von zentraler Bedeutung.

Der Screening-Case wird offiziell mit dem Ergebnis „Clear“ geschlossen. Das bedeutet, dass keine True Matches gefunden wurden. Diese Entscheidung wird an das Ursprungssystem übermittelt, sodass der Onboarding-Prozess fortgesetzt werden kann.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität steht für den erfolgreichen Abschluss des Screening-Prozesses auf dem Standardpfad. Sie dient als wichtiger Endpunkt zur Messung der Durchlaufzeit bei standardmäßigen Anwendungen mit geringem Risiko.

Der Screening-Case wird offiziell mit dem Ergebnis „Match Found“ geschlossen. Dies zeigt an, dass ein bestätigtes Risiko identifiziert wurde. Die Entscheidung löst einen anderen nachgelagerten Prozess aus, etwa eine erweiterte Due-Diligence-Prüfung oder eine Ablehnung.

Warum das wichtig ist

Dies ist der zentrale Endpunkt des negativen Prozesspfads im Screening. Die Analyse dieser Cases hilft, Risikoprofile und die Wirksamkeit der Screening-Kontrollen zu verstehen.

Das Kundenkonto wird im Kernsystem angelegt und aktiviert. Damit ist der Onboarding-Prozess abgeschlossen. Dies erfolgt nach der endgültigen Genehmigung des Antrags und macht das Konto nutzbar.

Warum das wichtig ist

Dies ist der letzte wertschöpfende Schritt im Prozess. Die Dauer von der Einreichung des Antrags bis zur Kontoaktivierung ist eine wichtige Kennzahl für die operative Effizienz und die Kundenzufriedenheit.

Der Kundenantrag wird offiziell abgelehnt, häufig aufgrund eines „Match Found“ in World-Check oder anderer Risikofaktoren. Dieses Ereignis stellt das endgültige negative Ergebnis des Onboarding-Prozesses dar.

Warum das wichtig ist

Dies ist der zentrale negative Endpunkt des Prozesses. Die Analyse von Ablehnungen, insbesondere ihrer Gründe und der vorausgehenden Aktivitäten, ist entscheidend, um den Prozess zu verbessern und unnötige Ablehnungen zu reduzieren.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre vorhandenen KYC-Ereignisdaten und zeigt den tatsächlichen Prozessablauf, Ineffizienzen, Compliance-Lücken und Engpässe. Es macht beispielsweise langwierige Dokumentenprüfungen, Nacharbeitschleifen in der Risikobewertung und ineffiziente Übergaben zwischen Fachabteilungen sichtbar. So können Sie konkrete Optimierungsbereiche gezielt bearbeiten und eine einfachere, konforme und effizientere Onboarding-Reise erreichen.

Sie benötigen vor allem Event Logs mit einer Fallkennung, einem Aktivitätsnamen und einem Timestamp für jeden Schritt des Onboarding-Prozesses. Für KYC umfasst dies Daten zur Einreichung von Kundenanträgen, zu Hintergrundprüfungen, Dokumentenverifizierung, Compliance-Prüfungen und Statusaktualisierungen. Daten aus Refinitiv World-Check zu Screening-Ergebnissen und deren Verarbeitung bilden dabei wichtige Aktivitäten im Event Log.

Sie können unter anderem mit einem schnelleren Abschluss von Dokumentenprüfungen, weniger zusätzlichen Informationsanforderungen und weniger unnötigen Antragsablehnungen rechnen. Process Mining unterstützt die Standardisierung der Varianten im Onboarding-Prozess, die fristgerechte Einhaltung von SLAs und eine effizientere Ressourcenverteilung. Das führt zu einem schnelleren Kunden-Onboarding und besserer Compliance.

Erste Erkenntnisse und ein grundlegendes Prozessmodell lassen sich abhängig von Verfügbarkeit und Qualität der Daten häufig innerhalb weniger Wochen erstellen. Deutliche Verbesserungsempfehlungen und ein klares Verständnis der Engpässe entstehen meist innerhalb von einem bis drei Monaten. Anschließend folgen die Umsetzung der Änderungen und die Erzielung dauerhafter Verbesserungen, begleitet von einer laufenden Überwachung.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist der Zugriff auf die Ereignisdaten Ihres Systems, einschließlich Audit Logs oder Datenbanktabellen mit Aktivität, Timestamp und Case-ID. Sie benötigen außerdem eine Process-Mining-Softwareplattform, die cloudbasiert oder On-Premises betrieben werden kann. Grundlegende Funktionen zur Datenintegration sind ebenfalls erforderlich, um Rohdaten zu extrahieren und in ein geeignetes Analyseformat umzuwandeln.

Die Methoden zur Datenextraktion unterscheiden sich. Üblich sind direkte Datenbankabfragen, API-Integrationen oder der Export von Daten aus Systemprotokollen. Zunächst werden relevante Tabellen oder Logs mit Fallkennung, Aktivitätsnamen und Timestamp für jeden Schritt des KYC-Prozesses identifiziert. Anschließend werden die Rohdaten in ein für das Process-Mining-Werkzeug geeignetes Event-Log-Format umgewandelt.

Process Mining beeinträchtigt den laufenden Betrieb in der Regel nicht, da hauptsächlich historische Daten verwendet werden. Die Datenextraktion kann im Hintergrund oder außerhalb von Spitzenzeiten erfolgen. Analyse und Erkenntnisgewinnung laufen getrennt von Ihren operativen Systemen ab. Ihre Teams können daher ohne Unterbrechung weiterarbeiten, während Verbesserungsmöglichkeiten ermittelt werden.

Die Präzision der Erkenntnisse hängt direkt von der Qualität und Vollständigkeit Ihrer Ereignisdaten ab. Bei korrekten und umfassenden Event Logs liefert Process Mining ein sehr genaues, datengetriebenes Bild der tatsächlichen Prozessausführung. Abweichungen, Engpässe und Nacharbeitschleifen werden sichtbar, die bei manuellen Analysen oder herkömmlichen Berichten häufig verborgen bleiben.

Ja. Process Mining verbessert die KYC-Compliance deutlich, indem es alle Prozessvarianten visualisiert und Abweichungen von definierten regulatorischen Abläufen identifiziert. Es macht Fälle mangelnder Einhaltung sichtbar, etwa übersprungene Schritte oder nicht autorisierte Abkürzungen. So stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Prüfungen und Freigaben konsequent durchgeführt werden, und schaffen eine auditfähige Compliance-Nachweiskette über die gesamte Onboarding-Reise.

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