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Verbessern Sie Ihr KYC-Kunden-Onboarding

Steigern Sie die Effizienz in Refinitiv World-Check mit unserem Leitfaden in 6 Schritten.
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KYC-Kunden-Onboarding in Refinitiv World-Check optimieren

Beim Kunden-Onboarding kommt es häufig zu Verzögerungen bei Prüfungen und Compliance-Kontrollen. Das beeinträchtigt die Customer Experience. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, wo Ineffizienzen im Prozess entstehen, damit Sie Abläufe gezielt verbessern können. So verkürzen Sie die Onboarding-Zeit, stellen die Compliance sicher und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie das KYC-Kunden-Onboarding optimieren?

Know Your Customer, kurz KYC, bezeichnet die Kundenprüfung und -aufnahme bei Finanzinstituten und regulierten Unternehmen. Sie ist der erste Schritt für neue Kunden und zugleich eine wichtige Schutzmaßnahme gegen Finanzkriminalität, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Systeme wie Refinitiv World-Check liefern wichtige Risikoinformationen und unterstützen das AML-Screening. Dennoch kann der gesamte Onboarding-Prozess ineffizient sein. Die Folgen sind Verzögerungen, höhere Betriebskosten und eine beeinträchtigte Customer Experience. Kunden erwarten heute einen zügigen Ablauf. Langwierige Prozesse können dazu führen, dass sie den Antrag abbrechen, was sich unmittelbar auf Umsatz und Marktanteil auswirkt.

Ineffizientes KYC-Kunden-Onboarding kostet mehr als nur Kunden. Es verursacht zusätzlichen manuellen Aufwand, verstärkte regulatorische Prüfungen, mögliche Strafen bei Verstößen und Reputationsschäden. Verbesserungen bedeuten nicht nur kürzere Durchlaufzeiten. Entscheidend ist auch, strenge Compliance-Anforderungen mit effizienten Abläufen zu vereinbaren. Prozessoptimierung hilft, die Durchlaufzeit des KYC-Kunden-Onboardings zu verkürzen und regulatorische Anforderungen weiterhin einzuhalten oder sogar besser zu erfüllen.

Wie Process Mining den Onboarding-Prozess sichtbar macht

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz, um das KYC-Kunden-Onboarding zu analysieren und zu verbessern. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu stützen, wertet Process Mining Event Logs aus Ihren Kernsystemen aus, einschließlich der Interaktionen mit Refinitiv World-Check. Daraus rekonstruiert es den tatsächlichen Ablauf eines Kundenantrags von Anfang bis Ende. Bei der Analyse von Aktivitäten wie „Antrag eingereicht“, „Identität überprüft“, „Hintergrundprüfungen eingeleitet“ und „Compliance-Prüfung abgeschlossen“ werden der tatsächliche Prozessablauf, seine Varianten, Abweichungen und Nacharbeiten sichtbar.

So können Sie genau feststellen, wo Engpässe den Prozess verzögern. Vielleicht zeigt sich, dass die Identitätsprüfung Anträge bestimmter Kundengruppen regelmäßig aufhält. Oder Compliance-Prüfungen führen trotz des Einsatzes spezialisierter Systeme wie Refinitiv World-Check häufig zu weiteren Anfragen nach Informationen, wodurch sich die Durchlaufzeit verlängert. Process Mining zeigt, wo Anträge ins Stocken geraten, welche Schritte unnötig wiederholt werden und an welchen Stellen manuelle Eingriffe zu Verzögerungen führen. So können Sie Ihre Verbesserungsmaßnahmen gezielt dort ansetzen, wo sie am meisten bewirken.

Wichtige Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen

Die Erkenntnisse aus Process Mining helfen Ihnen, gezielt Bereiche mit Verbesserungspotenzial im KYC-Kunden-Onboarding anzugehen. Typische Ansatzpunkte sind:

  • Dokumentenprüfung und -sammlung vereinfachen: Ermitteln Sie, wo unvollständige Unterlagen oder wiederholte Informationsanfragen zu Verzögerungen führen. Automatisieren Sie die Vorprüfung von Dokumenten oder verbessern Sie die Anbindung an externe Prüfdienste.
  • Übergaben und Aufgabenverteilung optimieren: Verringern Sie Wartezeiten zwischen aufeinanderfolgenden Aktivitäten, insbesondere wenn mehrere Abteilungen oder Systeme beteiligt sind. Sorgen Sie dafür, dass Aufgaben zur richtigen Zeit bei der zuständigen Person oder dem passenden System eingehen.
  • Nacharbeit und Abweichungen reduzieren: Ermitteln Sie häufige Nacharbeitsschleifen, etwa wenn Anträge wiederholt zur Prüfung oder zur Ergänzung von Informationen zurückgehen. Untersuchen Sie die Ursachen, zum Beispiel unvollständige Erfassung zu Beginn, unklare Richtlinien oder Systemprobleme.
  • Wirksamkeit der Compliance-Prüfungen verbessern: Analysieren Sie Dauer und Ergebnisse der Schritte, in denen Systeme wie Refinitiv World-Check zum Einsatz kommen. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus dem Screening effizient, ohne den übergeordneten Compliance-Workflow unnötig zu verzögern. Prüfen Sie, ob bestimmte Risikostufen oder Kundengruppen regelmäßig längere Prüfzeiten haben, und passen Sie den Prozess gezielt an.
  • Entscheidungen beschleunigen: Ermitteln Sie, wo Genehmigungen oder Ablehnungen verzögert werden. So können Sie Entscheidungskriterien überarbeiten oder effizientere Freigabe-Workflows einführen.

Erwartete Ergebnisse: messbare Vorteile und bessere Compliance

Mit Process Mining können Sie beim KYC-Kunden-Onboarding messbare Verbesserungen erzielen:

  • Kürzere Onboarding-Durchlaufzeiten: Verkürzen Sie die durchschnittliche Zeit bis zur Aufnahme eines Kunden. So können Sie schneller Umsätze erzielen und die Kundenzufriedenheit verbessern.
  • Höhere betriebliche Effizienz: Senken Sie Betriebskosten, indem Sie manuellen Aufwand und Nacharbeit reduzieren und Ressourcen in Ihren Onboarding-Teams gezielter einsetzen.
  • Bessere Compliance und Risikosteuerung: Erkennen und korrigieren Sie Prozessabweichungen, um regulatorische Anforderungen konsequent einzuhalten und das Risiko von Sanktionen zu senken.
  • Bessere Customer Experience: Gestalten Sie den Onboarding-Prozess zügiger und einfacher. Das stärkt die Kundenbindung und hinterlässt vom ersten Kontakt an einen positiven Eindruck.
  • Mehr Transparenz: Verschaffen Sie sich einen klaren, aktuellen Überblick über Ihren gesamten KYC-Prozess. So können Sie ihn kontinuierlich überwachen und datengetriebene Entscheidungen treffen.

Mit datengetriebenen Verbesserungen beginnen

Mit Process Mining können Sie die Herausforderungen beim KYC-Kunden-Onboarding in konkrete Verbesserungsmöglichkeiten verwandeln. Wenn Sie den tatsächlichen Ablauf und die Interaktionen mit wichtigen Systemen wie Refinitiv World-Check verstehen, müssen Sie sich nicht länger auf Vermutungen verlassen. Stattdessen können Sie gezielte Änderungen umsetzen und ihre Wirkung messen. So verbessern Sie sowohl die Compliance als auch die betriebliche Effizienz und schaffen die Voraussetzungen für nachhaltiges Wachstum und mehr Kundenvertrauen. Entdecken Sie, wie Sie diese Erkenntnisse nutzen können, um Ihren KYC-Prozess vorausschauend zu steuern und zu verbessern.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen bei der Erfassung, Prüfung und Validierung von Dokumenten sind eine der Hauptursachen für lange KYC-Onboarding-Zeiten. Das beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit unmittelbar, erhöht durch manuelle Nachfragen die Betriebskosten und kann dazu führen, dass Kunden den Prozess vor der Kontoaktivierung abbrechen. Unternehmen fällt es oft schwer, genau zu erkennen, an welcher Stelle diese Prüfschritte ins Stocken geraten.
ProcessMind analysiert Event-Daten aus Ihrem KYC-Kunden-Onboarding-Prozess und zeigt genau, in welchen Phasen die Dokumentenprüfung oder andere Prüftätigkeiten zu erheblichen Verzögerungen führen. Die Analyse macht konkrete Engpässe sichtbar, etwa überlastete Prüfende oder wiederkehrende Probleme mit bestimmten Dokumenttypen. So können Sie den Prüf-Workflow in Refinitiv World-Check und anderen integrierten Systemen gezielt verbessern.

Die Compliance-Prüfung, bei der häufig Tools wie Refinitiv World-Check zum Einsatz kommen, wird im Onboarding-Prozess oft zu einem erheblichen Engpass. Lange Prüfzyklen verzögern nicht nur die Aktivierung von Kunden, sondern bergen auch das Risiko, gegen sich ändernde AML- und KYC-Vorschriften zu verstoßen. Mögliche Folgen sind Bußgelder und ein Reputationsschaden. Deshalb ist es wichtig, die konkreten Ursachen der Verzögerungen zu ermitteln.
ProcessMind bildet den Ablauf der Anträge durch die Compliance-Prüfung ab und zeigt, welche Personen, Abteilungen oder Bedingungen Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse der Zykluszeiten und Nacharbeitsschleifen zwischen den Aktivitäten „Compliance-Prüfung gestartet“ und „Compliance-Prüfung abgeschlossen“ lassen sich die Ursachen der Engpässe ermitteln. So können Sie gezielte Prozessverbesserungen umsetzen und Compliance-Prüfungen beschleunigen.

Mehrfache, wiederholte Anfragen nach zusätzlichen Informationen während des Onboardings frustrieren Kunden häufig. Diese fragmentierte Kommunikation bedeutet mehr Aufwand für Kunden und interne Teams, verlängert die Onboarding-Durchlaufzeit und beeinträchtigt die Customer Experience erheblich. Im schlimmsten Fall springen Kunden ab. Daher ist es wichtig zu verstehen, warum und wann solche Anfragen gestellt werden.
ProcessMind zeigt, wie häufig und in welchem Zusammenhang die Aktivität „Zusätzliche Informationen angefordert“ auftritt, und macht Muster sowie Ursachen sichtbar. So erkennen Sie beispielsweise, ob Anfragen regelmäßig nach einem bestimmten Schritt, von bestimmten Benutzern oder für bestimmte Kundensegmente gestellt werden. Auf dieser Grundlage können Sie die anfängliche Datenerfassung verbessern und Folgeanfragen in Ihrem KYC-Kunden-Onboarding-Prozess reduzieren.

Eine hohe Ablehnungsquote bei Anträgen verursacht Kosten, weil Ressourcen für die Bearbeitung von Anträgen eingesetzt werden, die letztlich scheitern. Das weist auf Probleme in früheren Phasen des KYC-Kunden-Onboarding-Prozesses hin, etwa unklare Anforderungen, eine unzureichende Erstprüfung oder eine ineffiziente Risikobewertung. Die Folge sind unnötiger Aufwand und entgangene Umsätze. Um die Ablehnungsquote zu senken, müssen die häufigsten Ablehnungsgründe bekannt sein.
ProcessMind analysiert die Abläufe, die zur Aktivität „Antrag abgelehnt“ führen. Durch den Abgleich der Ablehnungsgründe mit vorhergehenden Aktivitäten und Attributen wie „Risikostufe“ oder „Dokumentenstatus“ werden typische Vorzeichen einer Ablehnung sichtbar. So können Sie die Kriterien für die Erstprüfung anpassen und vorgelagerte Prozessschritte verbessern, um kostspielige Ablehnungen zu vermeiden.

Abweichungen vom vorgesehenen oder standardisierten KYC-Kunden-Onboarding-Prozess führen zu unvorhersehbaren Zykluszeiten, mehr Fehlern und höheren Compliance-Risiken. Wenn Anträge ohne klaren Grund unterschiedliche Abläufe durchlaufen, lassen sich Erwartungen und Arbeitsaufkommen kaum verlässlich planen. Auch die einheitliche Einhaltung von Richtlinien wird dadurch erschwert. Ein standardisierter Prozess ist entscheidend für effiziente Abläufe.
ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten anhand Ihrer Event-Daten und hebt Abweichungen vom vorgesehenen Sollprozess visuell hervor. Die Analyse zeigt, wie häufig diese nicht standardisierten Abläufe auftreten und welche Auswirkungen sie haben. So erkennen Sie, wo Prozessdisziplin fehlt oder berechtigte Ausnahmen formal geregelt werden sollten. Das sorgt für einheitliche Abläufe in Ihrem mit Refinitiv World-Check integrierten Prozess.

Werden die vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) für den Abschluss des Kunden-Onboardings regelmäßig verfehlt, deutet das auf grundlegende Ineffizienzen hin. Das beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit und kann auch die Einhaltung regulatorischer Vorgaben gefährden. Mögliche Folgen sind Vertragsstrafen, Reputationsschäden und entgangene Geschäfte. Deshalb müssen Sie genau wissen, welche Prozessschritte die Verzögerungen verursachen.
ProcessMind verwendet das Attribut „SLA-Zieldatum“, um Anträge hervorzuheben, bei denen die vereinbarten Service Level Agreements nicht eingehalten werden. Anschließend können Sie den Ablauf dieser konkreten Fälle genauer untersuchen und die Aktivitäten oder Übergaben ermitteln, die für die Verzögerungen verantwortlich sind. So lassen sich kritische Schritte im Prozess gezielt verbessern und das Onboarding in Ihrem KYC-Prozess insgesamt beschleunigen.

Verzögerungen beim Start wichtiger Hintergrundprüfungen, insbesondere in Systemen wie Refinitiv World-Check, verlängern den gesamten KYC-Kunden-Onboarding-Prozess. Wenn die Aktivität „Hintergrundprüfungen gestartet“ regelmäßig erst lange nach den erforderlichen vorhergehenden Schritten erfolgt, entsteht unnötige Wartezeit. Das beeinträchtigt die Effizienz und kann die Risikominderung verzögern.
ProcessMind misst die Zeit zwischen relevanten vorhergehenden Aktivitäten und der Aktivität „Hintergrundprüfungen gestartet“. Die Analyse zeigt, wo Übergaben zu lange dauern oder Voraussetzungen für den Start der Prüfungen nicht rechtzeitig erfüllt werden. So können Sie die Auslöser für die Prüfungen optimieren und diesen wichtigen Compliance-Schritt beschleunigen.

Wenn Anträge wiederholt die Aktivität „Risikobewertung durchgeführt“ durchlaufen, deutet das auf unvollständige Erstbewertungen, veränderte Risikofaktoren oder unklare Richtlinien hin. Jede erneute Bewertung verursacht zusätzliche Arbeit, bindet wertvolle Zeit der Analysten und verlängert das Onboarding. Das ist sowohl für Kunden als auch für interne Teams frustrierend.
ProcessMind visualisiert und quantifiziert diese Nacharbeitsschleifen. Sie sehen, wie oft Anträge erneut in die Risikobewertung gelangen und welche vorhergehenden Aktivitäten oder Attribute dies auslösen. So können Sie ermitteln, wie sich die anfängliche Informationsbeschaffung oder die Qualität der Erstbewertung verbessern lässt, um unnötige Arbeit in Ihrem KYC-Kunden-Onboarding-Prozess zu vermeiden.

Wenn der aktuelle „Dokumentenstatus“ oder der allgemeine Antragsstatus nicht transparent ist, führt das zu ineffizienten Abläufen, unnötigen Rückfragen und Schwierigkeiten, Kunden verlässlich zu informieren. Werden Statusangaben nicht zeitnah aktualisiert, fehlt es an Transparenz. Dadurch wird es schwieriger, den Prozess zu steuern und Aufgaben sinnvoll zu priorisieren.
ProcessMind prüft, wie zeitnah Statusangaben aktualisiert werden, indem Aktivitäten mit Änderungen des „Dokumentenstatus“ oder dem Fortschritt des Antrags abgeglichen werden. So erkennen Sie, wo Informationen verspätet vorliegen und wo Berichte oder Prozessschritte nicht zuverlässig erfasst werden. Das verbessert die aktuelle Übersicht und Kommunikation in Ihrem KYC-Kunden-Onboarding-Prozess.

Einzelne Benutzer oder Abteilungen werden durch eine unausgewogene Arbeitsverteilung zum Engpass, während andere nicht ausgelastet sind. Das führt zu Rückständen, längeren Bearbeitungszeiten und einer möglichen Überlastung der Teams. Die Effizienz und Arbeitszufriedenheit im KYC-Kunden-Onboarding-Prozess leiden darunter. Eine ausgewogene Ressourcenverteilung ist daher entscheidend.
ProcessMind ermittelt, welche Attribute wie „Initiierender Benutzer“ oder „Abteilung“ mit langen Aktivitätsdauern oder Wartezeiten verbunden sind. Die Analyse quantifiziert die Arbeitsverteilung und Bearbeitungszeiten in Ihren Teams. So sehen Sie, wo Ressourcen überlastet oder nicht ausgelastet sind, und können die Arbeit ausgewogener verteilen sowie den Ablauf der Refinitiv World-Check betreffenden Aktivitäten verbessern.

Während des KYC-Kunden-Onboarding-Prozesses kommt es häufig zu Reibungsverlusten und Verzögerungen, wenn Anträge zwischen Abteilungen oder Teams wechseln. Werden diese Übergaben nicht effizient gesteuert, entstehen längere Leerlaufzeiten, Informationen gehen verloren und Arbeit muss wiederholt werden. Das verlangsamt den gesamten Prozess und frustriert die Teams.
ProcessMind bildet genau ab, wie lange Anträge für den Wechsel zwischen Aktivitäten verschiedener „Abteilungen“ oder Gruppen „Initiierender Benutzer“ benötigen. Die Visualisierung hebt die längsten Wartezeiten an diesen kritischen Übergabepunkten hervor. So können Sie gezielt die Schnittstellen zwischen Abteilungen verbessern und die Zusammenarbeit effizienter gestalten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Verkürzen Sie die Zeit für die Prüfung von Kundendokumenten. So beschleunigen Sie den gesamten KYC-Onboarding-Prozess, verbessern die Kundenzufriedenheit und senken die Betriebskosten für Benutzer von Refinitiv World-Check. ProcessMind ermittelt Engpässe bei der Dokumentenprüfung und zeigt, welche Schritte oder Benutzer Verzögerungen verursachen. Der Abgleich der tatsächlichen mit den angestrebten Abschlusszeiten ermöglicht gezielte Prozessanpassungen und zeigt Möglichkeiten zur Automatisierung auf.

Ziel ist es, die Dauer der Compliance-Prüfung im KYC-Onboarding deutlich zu verkürzen und Anträge schneller freizugeben, ohne die Einhaltung regulatorischer Vorgaben zu gefährden. Schnellere Prüfungen verkürzen das Onboarding und verbessern die Customer Experience. ProcessMind bildet den Teilprozess der Compliance-Prüfung ab und macht verborgene Verzögerungen und Nacharbeitsschleifen sichtbar. Die Analyse quantifiziert die Auswirkungen dieser Engpässe. So können Unternehmen Prozessänderungen umsetzen oder Ressourcen in Refinitiv World-Check neu verteilen, um die Effizienz deutlich zu steigern.

Reduzieren Sie die Zahl der Rückfragen nach zusätzlichen Informationen während des Onboardings. So verbessern Sie die Customer Experience deutlich, vermeiden Frustration und verkürzen die gesamte Onboarding-Dauer. Das ist entscheidend, um neue Kunden zu halten. ProcessMind analysiert Event Logs, um Muster zu erkennen, die zu wiederholten Informationsanfragen führen. Die Analyse ermittelt die Ursachen, etwa unvollständige Erstanträge oder unklare Dokumentanforderungen. So können Sie Formulare oder Kommunikationsabläufe im Refinitiv-World-Check-Prozess gezielt anpassen.

Senken Sie die Zahl der abgelehnten Kundenanträge, wenn sich die Ablehnung durch vermeidbare Probleme wie fehlende Angaben oder kleinere Verfahrensfehler verhindern ließe. Das verbessert die Konversionsrate und verhindert, dass Sie geeignete Kunden verlieren. So wirkt sich die Maßnahme direkt auf den Umsatz aus. ProcessMind visualisiert die Abläufe, die zu einer Ablehnung führen, und zeigt häufige vorhergehende Aktivitäten oder Attributwerte. Die Analyse macht sichtbar, an welcher Stelle im Refinitiv-World-Check-Prozess Anträge abgelehnt werden, und zeigt Verbesserungsmöglichkeiten auf, etwa durch frühzeitiges Eingreifen oder bessere Anleitung. So können mehr Anträge erfolgreich abgeschlossen werden.

Schaffen Sie einheitliche und optimierte Abläufe für das KYC-Kunden-Onboarding und vermeiden Sie Abweichungen, die zu Ineffizienzen oder Compliance-Risiken führen. Ein standardisierter Prozess sorgt für vorhersehbare Ergebnisse und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten anhand der Event-Daten und vergleicht sie mit den Sollmodellen. Die Analyse quantifiziert die Kosten- und Zeitauswirkungen nicht konformer oder ineffizienter Varianten. So können Unternehmen bewährte Vorgehensweisen in ihren Refinitiv-World-Check-Abläufen verankern.

Halten Sie die vereinbarten Service Level Agreements für die Zykluszeiten des KYC-Onboardings zuverlässig ein. Die Einhaltung der SLAs stärkt das Vertrauen der Kunden, vermeidet Vertragsstrafen und zeigt, dass Ihre Abläufe effizient sind. Das ist besonders wichtig bei einer großen Zahl von Prüfungen mit Refinitiv World-Check. ProcessMind überwacht die Dauer der einzelnen Cases und vergleicht sie in Echtzeit mit den festgelegten SLA-Zielen. Das System warnt vor möglichen Verstößen und zeigt, welche Aktivitäten oder Ressourcenzuweisungen regelmäßig Verzögerungen verursachen. So können Sie frühzeitig eingreifen und den Prozess im Plan halten.

Verkürzen Sie die Zeit zwischen relevanten Meilensteinen und dem Start wichtiger Hintergrundprüfungen, damit diese kritischen Schritte möglichst früh im Onboarding beginnen. Ein früherer Start kann die gesamte Zykluszeit deutlich verkürzen. ProcessMind analysiert den zeitlichen Abstand zwischen vorhergehenden Aktivitäten und dem Event „Hintergrundprüfungen gestartet“. Die Analyse zeigt Prozessschritte oder Systemverzögerungen auf, die einen rechtzeitigen Start verhindern, und liefert Erkenntnisse dazu, wie Sie Aufgaben in Refinitiv World-Check automatisieren oder neu anordnen können.

Vermeiden Sie wiederholte oder umfangreiche Überarbeitungen von Risikobewertungen, die durch Fehler oder unvollständige Daten erforderlich werden. Weniger Nacharbeit spart Zeit und Ressourcen, sodass sich Analysten auf neue Cases konzentrieren können. ProcessMind visualisiert Prozessabläufe und zeigt deutlich, an welchen Stellen Aktivitäten wie „Risikobewertung durchgeführt“ für denselben Kundenantrag wiederholt werden. Die Analyse ermittelt die Auslöser dieser Schleifen, etwa unzureichende Erstdaten oder unklare Richtlinien. Das schafft eine Grundlage für die Neugestaltung des Prozesses in Refinitiv World-Check.

Stellen Sie sicher, dass der aktuelle Status jedes Kundenantrags in allen relevanten Systemen und Dashboards korrekt und zeitnah angezeigt wird. Eine bessere Übersicht erleichtert die interne Abstimmung und die Kommunikation mit Kunden. ProcessMind zeigt die Prozessausführung live und verfolgt den Fortschritt jedes „Kundenantrags“-Cases anhand seiner verschiedenen „Aktivitäten“. Die Analyse macht verspätete oder fehlende Statusaktualisierungen sichtbar. So können Sie Systemintegrationen oder Automatisierungen einrichten, um Benutzern von Refinitiv World-Check zeitnahe und korrekte Statusangaben bereitzustellen.

Sorgen Sie dafür, dass menschliche und automatisierte Ressourcen im KYC-Onboarding effizient eingesetzt werden. So vermeiden Sie Engpässe durch überlastete Teams oder ungenutzte Kapazitäten, senken die Betriebskosten und steigern den Durchsatz. ProcessMind analysiert die Ressourcenzuweisung zu Aktivitäten und macht unausgewogene Arbeitslasten sowie Leerlaufzeiten sichtbar. Die Analyse zeigt, wie Ressourcen in Refinitiv World-Check eingesetzt werden. So können Führungskräfte Aufgaben neu verteilen, Mitarbeitende für weitere Tätigkeiten qualifizieren oder wiederkehrende Schritte automatisieren.

Verbessern Sie die Übergabe von Kundenanträgen zwischen Abteilungen, etwa der Erstprüfung, dem Risikomanagement und der Compliance. So vermeiden Sie Verzögerungen und Kommunikationsprobleme. Effiziente Übergaben sind entscheidend für einen reibungslosen Ablauf von Anfang bis Ende. ProcessMind visualisiert den Ablauf der Cases über verschiedene „Abteilungen“ oder „Benutzer“ hinweg und zeigt, wo bei Übergaben häufig Verzögerungen oder Fehler auftreten. Die Analyse quantifiziert die dabei verlorene Zeit und liefert eine Datengrundlage, um Kommunikationsabläufe zu verbessern oder die in Refinitiv World-Check verwendeten Systeme zu integrieren.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des KYC-Kunden-Onboardings

1

Template herunterladen
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Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
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Prozess überwachen
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Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für das KYC-Kunden-Onboarding herunter. Es hilft Ihnen, Ihre Daten für die Analyse korrekt zu strukturieren und zeigt, welche Felder erforderlich sind.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit dem passenden Template sind Ihre Daten kompatibel. Das vermeidet Fehler und beschleunigt die Ersteinrichtung für eine präzise Prozessanalyse.

Erwartetes Ergebnis

Ein strukturiertes Excel-Template, das Sie mit Ihren Daten zum KYC-Kunden-Onboarding befüllen können.

DAS ERWARTET SIE

Wichtige Erkenntnisse zu KYC-Onboarding-Workflows gewinnen

ProcessMind wandelt Ihre KYC-Daten in dynamische Visualisierungen um, die jeden Schritt und jede Interaktion zeigen. So erkennen Sie Engpässe und Lücken bei der Compliance in Ihrem Refinitiv-World-Check-Prozess.
  • Tatsächliche KYC-Onboarding-Pfade visualisieren
  • Verzögerungen bei Compliance-Prüfungen genau lokalisieren
  • Abläufe in Refinitiv World-Check optimieren
  • Verbesserungen der Customer Experience nachverfolgen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienteres KYC-Onboarding

Process Mining bietet eine datengetriebene Grundlage, um Engpässe zu erkennen und den KYC-Kunden-Onboarding-Prozess zu verbessern. Durch die Analyse realer Ausführungsdaten, einschließlich der Interaktionen mit Refinitiv World-Check, können Unternehmen die Prozesseffizienz und die Customer Experience deutlich verbessern.

0 %
Kürzere Prüfzyklen

Kürzere Dokumenten- und Compliance-Prüfungen

Process Mining ermittelt Engpässe bei Dokumenten- und Compliance-Prüfungen. Das verkürzt die Bearbeitungszeit deutlich, steigert die Effizienz und verbessert die Customer Experience.
0 %
Weniger Informationsanfragen

Weniger Anfragen nach zusätzlichen Informationen

Wenn Unternehmen die Ursachen unvollständiger Anträge ermitteln, können sie den Bedarf an zusätzlichen Informationen deutlich senken. Das beschleunigt das Onboarding und verbessert die Kundenzufriedenheit.
10- 0 %
SLAs zuverlässiger einhalten

Höhere Einhaltung von Service Level Agreements

Process Mining deckt Abweichungen auf, die einen rechtzeitigen Abschluss verhindern. So können Teams regulatorische SLAs und interne Zielvorgaben zuverlässig einhalten und Vertragsstrafen sowie Reputationsrisiken reduzieren.
0 %
Ressourcen effizienter einsetzen

Ressourcen für die Compliance effizienter einsetzen

Wer die tatsächliche Ressourcennutzung und Leerlaufzeiten kennt, kann die Arbeitslast besser verteilen, Betriebskosten senken und sicherstellen, dass Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
15- 0 %
Höhere Prozesskonformität

Standardisierte KYC-Abläufe konsequenter einhalten

Indem Unternehmen Prozessvarianten erkennen und standardisieren, sorgen sie für einheitliches, regelkonformes und effizientes Onboarding. Das reduziert Fehler und verbessert die Auditfähigkeit.
~ 0 days
Hintergrundprüfungen schneller starten

Kürzere Zeit bis zum Start der Hintergrundprüfungen

Wenn Sie Verzögerungen vor Hintergrundprüfungen genau ermitteln, können diese früher beginnen. Das beschleunigt eine wichtige und zeitaufwendige Phase des KYC-Onboardings und verkürzt die gesamte Zykluszeit.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen, die bei Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere Daten nach Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Eindeutige Kennung für den Onboarding-Antrag eines einzelnen Kunden. Sie dient als primäre Fall-ID.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Fall-ID verknüpft alle zugehörigen Aktivitäten und ermöglicht so die Analyse des gesamten Kunden-Onboarding-Prozesses.

Name eines bestimmten Geschäftsereignisses oder einer Aufgabe im KYC-Onboarding-Prozess.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut legt die einzelnen Prozessschritte fest. Es ist unverzichtbar, um den Prozessablauf zu entdecken und zu visualisieren sowie Engpässe zu erkennen.

Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Der Timestamp jeder Aktivität ist unverzichtbar, um alle dauerbasierten Kennzahlen zu berechnen, die Prozessabfolge zu ermitteln und Engpässe zu analysieren.

Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die genaue Berechnung der Verarbeitungszeit einer Aktivität. So lässt sich die aktive Arbeitszeit von untätigen Wartezeiten trennen und die Leistung präziser analysieren.

Kennung des Benutzers, Analysten oder automatisierten Agenten, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Benutzerleistung und der Übergaben zwischen Abteilungen. Das ist entscheidend für die Ressourcenoptimierung.

Abteilung oder Funktionsteam, das für die Ausführung der Aktivität verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung nach Abteilung und hilft, Verzögerungen bei Übergaben zwischen Teams zu erkennen.

Berechnete Risikoeinstufung des Kundenantrags, etwa niedrig, mittel oder hoch.

Warum das wichtig ist

Die Segmentierung des Prozesses nach Risikostufe ist entscheidend, um zu verstehen, warum bestimmte Fälle länger dauern oder andere Pfade durchlaufen, und um Ablehnungsquoten zu analysieren.

Zieldatum, bis zu dem der Kunden-Onboarding-Prozess abgeschlossen sein sollte.

Warum das wichtig ist

Dient als Maßstab für die fristgerechte Bearbeitung und ist entscheidend für die Berechnung der SLA-Einhaltungsquote und die Analyse von Verstößen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität markiert den Beginn des KYC-Onboarding-Prozesses, wenn ein Kunde seinen Antrag einreicht. Das Event wird üblicherweise in einem CRM- oder Kernantragssystem erfasst, das anschließend die Prüfung in Refinitiv World-Check auslöst.

Warum das wichtig ist

Dies ist das Start-Event für den gesamten Kunden-Onboarding-Prozess. Wenn Sie die Zeit von diesem Zeitpunkt bis zum Abschluss analysieren, erhalten Sie die gesamte Onboarding-Durchlaufzeit. Sie ist entscheidend, um die Customer Experience und die Einhaltung von SLAs zu messen.

Im Refinitiv-World-Check-System wird ein neuer Prüfungsfall für einen Kundenantrag angelegt. Ausgelöst wird dies durch einen API-Aufruf oder eine manuelle Eingabe aus einem vorgelagerten System. Damit beginnt die Prüfung von Risikoinformationen.

Warum das wichtig ist

Damit beginnt der Screening-Teilprozess offiziell. Die Zeit zwischen „Antrag eingereicht“ und dieser Aktivität zeigt Verzögerungen bei der Übergabe zwischen dem Fachsystem und der Compliance-Funktion.

Ein Compliance-Analyst beginnt mit der manuellen Untersuchung möglicher Treffer zu einem Kundenantrag. Dazu vergleicht er die Angaben zu den möglichen Treffern mit den Kundeninformationen, um ihre Relevanz zu beurteilen.

Warum das wichtig ist

Damit beginnt die manuelle Compliance-Prüfung, die häufig einen Engpass darstellt. Die Zeit zwischen „Möglicher Treffer identifiziert“ und dieser Aktivität macht Wartezeiten in der Warteschlange sichtbar. Die Dauer der Prüfung gibt Aufschluss über die Effizienz der Analysten.

Ein Analyst bestätigt, dass der mögliche Treffer tatsächlich mit dem überprüften Kunden übereinstimmt und ein potenzielles Risiko darstellt. Dieser wichtige Meilenstein löst üblicherweise eine verstärkte Sorgfaltsprüfung oder die Ablehnung des Antrags aus.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiges Ergebnis der Risikominderung und ein entscheidender Moment im Prozess. Es wirkt sich direkt auf die endgültige Entscheidung zum Kundenantrag aus und ist für Compliance-Berichte und -Analysen von zentraler Bedeutung.

Der Screening-Fall wird offiziell mit dem Ergebnis „Unauffällig“ geschlossen. Es wurden keine tatsächlichen Treffer gefunden. Diese Entscheidung wird an das Ursprungssystem übermittelt, sodass der Onboarding-Prozess fortgesetzt werden kann.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den erfolgreichen Abschluss des üblichen Prozesspfads beim Screening. Sie ist ein wichtiger Endpunkt, um die Zykluszeit bei standardmäßigen Anträgen mit geringem Risiko zu messen.

Der Screening-Fall wird offiziell mit dem Ergebnis „Treffer gefunden“ geschlossen. Damit wurde ein bestätigtes Risiko festgestellt. Diese Entscheidung löst einen anderen Folgeprozess aus, etwa eine verstärkte Sorgfaltsprüfung oder eine Ablehnung.

Warum das wichtig ist

Dies ist der wichtigste Endpunkt des abweichenden Prozesspfads beim Screening. Die Analyse dieser Fälle gibt Aufschluss über Risikoprofile und die Wirksamkeit der Screening-Kontrollen.

Das Kundenkonto wird im Kernsystem angelegt und aktiviert. Damit ist der Onboarding-Prozess abgeschlossen. Dies geschieht nach der endgültigen Genehmigung des Antrags und macht das Konto nutzbar.

Warum das wichtig ist

Dies ist der letzte Schritt im Prozess, der einen konkreten Nutzen schafft. Die Dauer von der Antragseinreichung bis zur Kontoaktivierung ist eine wichtige Kennzahl für die betriebliche Effizienz und die Kundenzufriedenheit.

Der Kundenantrag wird offiziell abgelehnt, häufig aufgrund eines Treffers in World-Check oder anderer Risikofaktoren. Dieses Ereignis ist das endgültige negative Ergebnis des Onboarding-Prozesses.

Warum das wichtig ist

Dies ist der wichtigste Endpunkt eines nicht erfolgreichen Prozessverlaufs. Die Analyse von Ablehnungen, insbesondere ihrer Gründe und der vorausgehenden Aktivitäten, ist entscheidend, um den Prozess zu verbessern und unnötige Ablehnungen zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre vorhandenen KYC-Event-Daten und zeigt den tatsächlichen Prozessablauf. Dabei werden Ineffizienzen, Compliance-Lücken und Engpässe sichtbar. So lassen sich beispielsweise lange Dokumentenprüfungen, Nacharbeitsschleifen bei der Risikobewertung und ineffiziente Übergaben zwischen Abteilungen erkennen. Auf dieser Grundlage können Sie gezielt einzelne Bereiche verbessern und das Onboarding effizienter und regelkonformer gestalten.

Sie benötigen vor allem Event Logs mit einer Case-ID, dem Namen der Aktivität und einem Timestamp für jeden Schritt des Onboarding-Prozesses. Für KYC umfasst das Daten zur Einreichung von Kundenanträgen, zu Hintergrundprüfungen, zur Dokumentenprüfung, zu Compliance-Prüfungen und zu Statusaktualisierungen. Wichtig sind auch Event-Daten aus Refinitiv World-Check zu Prüfergebnissen und deren Bearbeitung.

Sie können beispielsweise mit kürzeren Dokumentenprüfungen, weniger Anfragen nach zusätzlichen Informationen und weniger unnötigen Ablehnungen von Anträgen rechnen. Process Mining hilft Ihnen, Varianten des Onboarding-Prozesses zu standardisieren, SLAs zuverlässig einzuhalten und Ressourcen effizienter einzusetzen. Das beschleunigt das Kunden-Onboarding und verbessert die Compliance.

Erste Erkenntnisse und ein Prozessmodell als Ausgangsbasis lassen sich oft innerhalb weniger Wochen erstellen. Wie schnell das gelingt, hängt von Verfügbarkeit und Qualität der Daten ab. Deutliche Verbesserungsvorschläge und ein klares Bild der Engpässe liegen in der Regel innerhalb von ein bis drei Monaten vor. Anschließend können Sie Änderungen umsetzen und dauerhafte Verbesserungen erzielen. Dafür ist eine kontinuierliche Überwachung erforderlich.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist der Zugriff auf Event-Daten aus Ihren Systemen, etwa Audit-Logs oder Datenbanktabellen mit Angaben zu Aktivität, Timestamp und Case-ID. Außerdem benötigen Sie eine Process-Mining-Software, die in der Cloud oder lokal betrieben werden kann. Für die Extraktion und Umwandlung der Rohdaten in ein geeignetes Analyseformat sind grundlegende Funktionen zur Datenintegration erforderlich.

Die Methoden zur Datenextraktion unterscheiden sich je nach System. Häufig werden direkte Datenbankabfragen, API-Integrationen oder Datenexporte aus Systemprotokollen eingesetzt. Dazu müssen Sie die relevanten Tabellen oder Logs mit der Case-ID, dem Aktivitätsnamen und dem Timestamp für jeden Schritt des KYC-Prozesses ermitteln. Anschließend werden die extrahierten Rohdaten in ein Event-Log-Format umgewandelt, das sich für das Process-Mining-Tool eignet.

Process Mining beeinträchtigt den laufenden Betrieb in der Regel nicht, da hauptsächlich historische Daten verwendet werden. Die Datenextraktion kann im Hintergrund oder außerhalb der Spitzenzeiten erfolgen. Analyse und Erstellung von Erkenntnissen laufen getrennt von Ihren operativen Systemen. Ihre Teams können daher ohne Unterbrechung weiterarbeiten, während Verbesserungsmöglichkeiten ermittelt werden.

Die Genauigkeit der Erkenntnisse hängt unmittelbar von der Qualität und Vollständigkeit Ihrer Event-Daten ab. Wenn Sie präzise und umfassende Event Logs bereitstellen, zeigt Process Mining die tatsächliche Prozessausführung datengetrieben und mit hoher Genauigkeit. So werden Abweichungen, Engpässe und Nacharbeitsschleifen sichtbar, die bei manuellen Analysen oder herkömmlichen Berichten oft verborgen bleiben.

Ja. Process Mining kann die KYC-Compliance deutlich verbessern, indem es alle Prozessvarianten visualisiert und Abweichungen von festgelegten regulatorischen Abläufen aufzeigt. So werden beispielsweise ausgelassene Schritte oder nicht autorisierte Abkürzungen sichtbar. Dadurch können Sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Prüfungen und Freigaben einheitlich durchgeführt werden. Zugleich entsteht ein auditfähiger Nachweis der Compliance über den gesamten Onboarding-Prozess.

Optimieren Sie jetzt das KYC-Kunden-Onboarding und stärken Sie die Compliance

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