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Mejore la incorporación de clientes KYC

Mejore la eficiencia de Refinitiv World-Check con nuestra guía de 6 pasos.

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Optimice la incorporación de clientes KYC en Refinitiv World-Check

Los procesos de incorporación de clientes suelen sufrir demoras en las verificaciones y las revisiones de cumplimiento, lo que perjudica la experiencia del cliente. Nuestra plataforma le ayuda a localizar las ineficiencias concretas del proceso para que pueda agilizar las operaciones. Así podrá acelerar la incorporación, reforzar el cumplimiento y mejorar la satisfacción de los clientes.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar la incorporación de clientes KYC?

La incorporación de clientes KYC (Know Your Customer, conozca a su cliente) es un proceso fundamental para las instituciones financieras y las entidades reguladas. Es la puerta de entrada para nuevos clientes, pero también una línea de defensa esencial contra los delitos financieros, el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Aunque sistemas como Refinitiv World-Check proporcionan información de riesgo y sólidas comprobaciones AML, el proceso general de incorporación aún puede presentar ineficiencias que provocan demoras, mayores costes operativos y, sobre todo, una mala experiencia para el cliente. En un mercado competitivo, los clientes esperan una incorporación rápida y sencilla. Los procesos prolongados pueden hacer que abandonen la solicitud, lo que afecta directamente a los ingresos y la cuota de mercado.

El coste de una incorporación de clientes KYC ineficiente va más allá de la pérdida de clientes. También implica más trabajo manual, un mayor escrutinio normativo, posibles multas por incumplimiento y daños a la reputación. Mejorar la incorporación de clientes KYC no consiste solo en acelerar el proceso: también es necesario equilibrar los estrictos requisitos de cumplimiento con la agilidad operativa. Optimizar el proceso es esencial para reducir el tiempo de ciclo de la incorporación KYC sin dejar de cumplir la normativa, o incluso reforzando ese cumplimiento.

Cómo Process Mining permite entender el proceso de incorporación

Process Mining ofrece una forma única, basada en datos, de analizar y mejorar el proceso de incorporación de clientes KYC. En lugar de basarse en suposiciones o testimonios aislados, Process Mining utiliza los registros de eventos generados por sus sistemas principales, incluidas las interacciones con Refinitiv World-Check, para reconstruir el recorrido real de cada solicitud de principio a fin. Al analizar actividades como «Solicitud enviada», «Verificación de identidad realizada», «Comprobaciones de antecedentes iniciadas» y «Revisión de cumplimiento completada», Process Mining muestra el flujo real del proceso, con sus variantes, desviaciones y ciclos de retrabajo.

Esta perspectiva analítica le permite localizar los cuellos de botella que frenan el avance. Por ejemplo, podría descubrir que la verificación de identidad retrasa sistemáticamente las solicitudes de ciertos tipos de clientes, o que las revisiones de cumplimiento, incluso con herramientas sofisticadas como Refinitiv World-Check, suelen generar ciclos de «Información adicional solicitada» que alargan el tiempo de ciclo total. Process Mining ayuda a visualizar dónde se atascan las solicitudes, qué pasos se repiten sin necesidad y en qué puntos las intervenciones manuales provocan demoras importantes. Así podrá centrar las iniciativas de optimización donde más se necesitan.

Áreas clave para mejorar el proceso

Con la información obtenida mediante Process Mining, puede centrarse en áreas concretas para mejorar significativamente la incorporación de clientes KYC. Estas son algunas oportunidades habituales:

Agilizar la verificación y recopilación de documentos: Detecte dónde la documentación incompleta o las solicitudes repetidas de información provocan demoras. Automatice la revisión preliminar de documentos o mejore la integración con servicios externos de verificación.
Optimizar los traspasos y la asignación de tareas: Reduzca los tiempos de inactividad entre actividades consecutivas, especialmente cuando intervienen distintos departamentos o sistemas. Asegúrese de que las tareas lleguen a la persona o al sistema adecuado en el momento oportuno.
Eliminar el retrabajo y las desviaciones: Detecte ciclos de retrabajo frecuentes, como solicitudes que vuelven repetidamente a revisión o requieren más información. Averigüe las causas, ya sean datos iniciales incompletos, políticas poco claras o problemas del sistema.
Mejorar la eficacia de las revisiones de cumplimiento: Analice la duración y los resultados de las etapas que utilizan herramientas como Refinitiv World-Check. Aproveche eficazmente la información obtenida en las comprobaciones sin generar demoras innecesarias en el flujo de trabajo general de cumplimiento. Compruebe si ciertos niveles de riesgo o tipos de clientes suelen afrontar revisiones más largas y ajuste el proceso en consecuencia.
Acelerar la toma de decisiones: Localice las demoras en las aprobaciones o los rechazos para perfeccionar los criterios de decisión o agilizar los flujos de aprobación.

Resultados esperados: beneficios medibles y mayor cumplimiento

Al utilizar Process Mining para optimizar la incorporación de clientes KYC, puede obtener beneficios importantes y medibles:

Menor tiempo de ciclo de incorporación de clientes: Reduzca considerablemente el tiempo promedio necesario para incorporar a un cliente. Así podrá generar ingresos antes y mejorar su satisfacción.
Mayor eficiencia operativa: Reduzca los costes operativos al disminuir el trabajo manual, minimizar el retrabajo y optimizar la asignación de recursos entre los equipos de incorporación.
Mejor cumplimiento y gestión de riesgos: Garantice el cumplimiento constante de los requisitos normativos al detectar y corregir desviaciones del proceso. Esto refuerza el cumplimiento y reduce el riesgo de sanciones.
Mejor experiencia del cliente: Ofrezca un proceso de incorporación más sencillo y rápido que fomente la fidelidad y una percepción positiva de la marca desde el primer contacto.
Mayor transparencia: Obtenga una visión clara y en tiempo real de todo el proceso KYC para supervisarlo continuamente y tomar decisiones basadas en datos.

Cómo empezar a mejorar con datos

Iniciar un proceso de mejora basado en datos para la incorporación de clientes KYC con Process Mining permite convertir los desafíos en oportunidades. Al comprender la dinámica real del proceso, incluidas las interacciones con sistemas esenciales como Refinitiv World-Check, podrá dejar atrás las conjeturas y aplicar cambios concretos que produzcan resultados tangibles. Este enfoque le ayuda a alcanzar tanto un cumplimiento riguroso como una mayor eficiencia operativa, y prepara a su organización para crecer de forma sostenible y reforzar la confianza de sus clientes. Descubra cómo aprovechar esta información para gestionar y mejorar proactivamente su proceso KYC desde hoy.

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Problemas y desafíos frecuentes

Identifique los desafíos que le afectan

Los retrasos en la recopilación, revisión y validación de documentos son una de las principales causas de que se prolongue la incorporación de clientes KYC. Esto afecta directamente la satisfacción del cliente, aumenta los costes operativos por el seguimiento manual y puede hacer que algunos clientes abandonen el proceso antes de activar su cuenta. A las organizaciones les cuesta determinar exactamente en qué punto se atascan estas verificaciones.
ProcessMind analiza los datos de eventos del proceso de incorporación de clientes KYC y muestra las etapas exactas en las que la verificación o revisión de documentos provoca retrasos importantes. Identifica cuellos de botella concretos, como revisores con exceso de trabajo o problemas recurrentes con determinados tipos de documentos, para que pueda agilizar el flujo de trabajo de verificación en Refinitiv World-Check y otros sistemas integrados.

La etapa de revisión de cumplimiento, que suele apoyarse en herramientas como Refinitiv World-Check, se convierte con frecuencia en un importante cuello de botella durante la incorporación. Los ciclos de revisión prolongados no solo retrasan la activación de los clientes, sino que también aumentan el riesgo de incumplir las normativas AML y KYC, que evolucionan constantemente, con posibles multas y daños a la reputación. Es fundamental identificar las causas concretas de estos retrasos.
ProcessMind traza el recorrido de las solicitudes durante la revisión de cumplimiento y destaca qué personas, departamentos o condiciones provocan demoras. Al analizar los tiempos de ciclo y los bucles de retrabajo entre las actividades «Revisión de cumplimiento iniciada» y «Revisión de cumplimiento completada», identifica las causas de fondo de estos cuellos de botella y permite aplicar mejoras específicas para agilizar las comprobaciones de cumplimiento.

Durante el proceso de incorporación, los clientes suelen sentirse frustrados al recibir varias solicitudes repetidas de información adicional. Esta comunicación fragmentada exige más esfuerzo tanto a los clientes como a los equipos internos, prolonga el tiempo de ciclo de la incorporación y deteriora considerablemente la experiencia del cliente, lo que puede llevar a que abandone el proceso. Es fundamental entender por qué y cuándo se producen estas solicitudes.
ProcessMind muestra la frecuencia y el contexto de las actividades «Información adicional solicitada» e identifica patrones y causas de fondo. Puede revelar si las solicitudes se repiten después de un paso concreto, si las hacen determinados usuarios o si afectan a segmentos específicos de clientes. Así podrá optimizar la recopilación inicial de datos y reducir las solicitudes posteriores en el proceso de incorporación de clientes KYC.

Una tasa elevada de rechazo de solicitudes resulta costosa, ya que se destinan recursos a tramitar solicitudes que finalmente no prosperan. Esto apunta a problemas en etapas anteriores del proceso de incorporación de clientes KYC, como requisitos poco claros, una evaluación inicial deficiente o una valoración de riesgos ineficiente. El resultado es un esfuerzo desperdiciado y oportunidades de ingresos perdidas. Para reducir los rechazos, es fundamental conocer sus causas más comunes.
ProcessMind analiza los recorridos de las solicitudes que terminan en «Solicitud rechazada». Al relacionar los motivos del rechazo con las actividades anteriores y con atributos como «Nivel de riesgo» o «Estado del documento», descubre los factores que suelen preceder al rechazo. Así podrá ajustar los criterios de evaluación inicial y mejorar las etapas previas del proceso para reducir los rechazos costosos.

Las desviaciones respecto al proceso de incorporación de clientes KYC previsto o estandarizado generan tiempos de ciclo impredecibles, más errores y mayores riesgos de incumplimiento. Si las solicitudes siguen recorridos distintos sin una justificación clara, resulta imposible gestionar las expectativas, prever la carga de trabajo o garantizar el cumplimiento uniforme de las políticas. La estandarización es clave para mejorar la eficiencia.
ProcessMind descubre automáticamente todas las variantes reales del proceso a partir de los datos de eventos y muestra las desviaciones respecto al recorrido ideal. Cuantifica la frecuencia y el impacto de estos flujos no estandarizados para que pueda detectar dónde falta disciplina en el proceso o qué excepciones legítimas conviene formalizar. Así se garantiza la coherencia en todo el proceso integrado con Refinitiv World-Check.

Incumplir con frecuencia los objetivos de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para completar la incorporación de clientes revela ineficiencias subyacentes y afecta directamente la satisfacción del cliente, además de poder comprometer el cumplimiento normativo. Estos incumplimientos pueden acarrear sanciones, daños a la reputación y pérdida de negocio. Por eso, es esencial identificar los pasos concretos que provocan los retrasos.
ProcessMind utiliza el atributo «Fecha objetivo del SLA» para destacar las solicitudes que incumplen sus acuerdos de nivel de servicio. Después, permite examinar en detalle el flujo del proceso de esos casos e identificar las actividades o transferencias concretas responsables de las demoras. Así podrá optimizar los pasos críticos y acelerar la incorporación en su proceso KYC.

Los retrasos en el inicio de comprobaciones de antecedentes esenciales, especialmente en sistemas como Refinitiv World-Check, prolongan todo el proceso de incorporación de clientes KYC. Si la actividad «Comprobaciones de antecedentes iniciadas» se retrasa sistemáticamente después de los pasos previos necesarios, se generan tiempos de espera innecesarios, se reduce la eficiencia y puede demorarse la mitigación de riesgos.
ProcessMind mide el tiempo transcurrido entre las actividades previas pertinentes y la actividad «Comprobaciones de antecedentes iniciadas». Muestra dónde se ralentizan las transferencias o no se cumplen a tiempo los requisitos previos para iniciar estas comprobaciones. Así podrá agilizar los puntos de activación y acelerar este paso esencial para el cumplimiento.

Cuando las solicitudes vuelven repetidamente a la actividad «Evaluación de riesgos realizada», puede deberse a evaluaciones iniciales incompletas, cambios en los factores de riesgo o directrices poco claras. Cada nueva evaluación genera retrabajo, consume un tiempo valioso de los analistas y prolonga la incorporación, lo que resulta frustrante tanto para los clientes como para los equipos internos.
ProcessMind muestra y cuantifica estos bucles de retrabajo, e indica con qué frecuencia las solicitudes vuelven a la fase de evaluación de riesgos y qué actividades o atributos previos los desencadenan. Así podrá detectar dónde mejorar la recopilación inicial de información o la calidad de la primera evaluación para reducir el trabajo redundante en el proceso de incorporación de clientes KYC.

La falta de visibilidad sobre el «Estado del documento» actual o el estado general de una solicitud provoca ineficiencias operativas, consultas redundantes y dificultades para informar con precisión a los clientes. Si las actualizaciones de estado no se realizan a tiempo, se pierde transparencia y resulta más difícil gestionar el proceso y priorizar el trabajo de forma eficaz.
ProcessMind hace un seguimiento de la puntualidad de las actualizaciones de estado y relaciona las actividades con los cambios en el «Estado del documento» o con el avance general de la solicitud. Destaca dónde se retrasa la información para que pueda detectar carencias en los informes o pasos del proceso que no se registran de forma eficaz. Así mejorará la visibilidad en tiempo real y la comunicación durante la incorporación de clientes KYC.

Algunos usuarios o departamentos se convierten en cuellos de botella por una carga de trabajo desequilibrada, mientras que otros pueden tener capacidad sin aprovechar. Esto genera acumulación de trabajo, tiempos de procesamiento más largos y posible agotamiento en los equipos sobrecargados, lo que perjudica la eficiencia general y la motivación del personal que participa en la incorporación de clientes KYC. Para mejorar el proceso, es fundamental optimizar la asignación de recursos.
ProcessMind identifica los atributos «Usuario iniciador» o «Departamento» asociados a actividades de larga duración o a colas de espera. Cuantifica la distribución de la carga de trabajo y los tiempos de procesamiento de los equipos, y muestra dónde los recursos están sobrecargados o infrautilizados. Así podrá equilibrar mejor la asignación y agilizar las actividades relacionadas con Refinitiv World-Check.

Durante la incorporación de clientes KYC, suelen producirse fricciones y retrasos cuando las solicitudes pasan de un departamento o equipo a otro. Si estas transferencias no se gestionan bien, pueden generar largos tiempos de inactividad, pérdida de contexto y retrabajo, lo que ralentiza todo el proceso y frustra a los equipos.
ProcessMind traza con precisión cuánto tardan las solicitudes en pasar entre actividades realizadas por distintos departamentos o grupos de «Usuario iniciador». Destaca visualmente los mayores tiempos de espera en estos puntos críticos para que pueda mejorar las interfaces entre departamentos y agilizar la colaboración.

Objetivos habituales

Defina cómo se ve el éxito

Reduzca el tiempo necesario para verificar los documentos de los clientes. Así se agiliza todo el proceso de incorporación KYC, mejora la satisfacción del cliente y disminuyen los costes operativos para quienes utilizan Refinitiv World-Check. ProcessMind identifica los cuellos de botella en las actividades de revisión de documentos y destaca los pasos o usuarios concretos que provocan retrasos. Compara los tiempos reales de finalización con los objetivos para que pueda ajustar el proceso y detectar oportunidades de automatización que mejoren la eficiencia.

Este objetivo busca reducir considerablemente el tiempo dedicado a la etapa de revisión de cumplimiento durante la incorporación KYC, para aprobar las solicitudes más rápido sin comprometer el cumplimiento normativo. Las revisiones más ágiles permiten incorporar a los clientes antes y mejorar su experiencia. ProcessMind traza el subproceso de revisión de cumplimiento y revela retrasos ocultos y bucles de retrabajo. Cuantifica el impacto de estos cuellos de botella para que las organizaciones puedan introducir cambios en el proceso o reasignar recursos en Refinitiv World-Check y lograr mejoras importantes en la eficiencia.

Reduzca la cantidad de veces que se solicita más información a los clientes durante la incorporación. Así mejorará considerablemente su experiencia, evitará frustraciones y acortará el tiempo total de incorporación, algo esencial para conservar a los nuevos clientes. ProcessMind analiza los registros de eventos para detectar patrones que generan solicitudes repetidas de información. Identifica las causas de fondo, como solicitudes iniciales incompletas o requisitos de documentación poco claros, para que pueda ajustar de forma proactiva los formularios o los protocolos de comunicación del proceso de Refinitiv World-Check.

Reduzca los rechazos de solicitudes de clientes causados por problemas evitables, como información incompleta o errores de procedimiento menores. Así mejorará la tasa de conversión y evitará perder clientes que sí cumplen los requisitos, con un impacto directo en los ingresos. ProcessMind muestra los recorridos que llevan al rechazo e identifica las actividades previas o los valores de atributos que se repiten. Destaca en qué punto del proceso de Refinitiv World-Check se producen los rechazos y sugiere mejoras, como intervenir antes o proporcionar mejores indicaciones, para convertir más solicitudes en incorporaciones satisfactorias.

Establezca recorridos coherentes y optimizados para la incorporación de clientes KYC y elimine las desviaciones que generan ineficiencias o riesgos de incumplimiento. Un proceso estandarizado permite obtener resultados previsibles y facilita la formación del personal nuevo. ProcessMind descubre automáticamente todas las variantes reales a partir de los datos de eventos y las compara con los modelos ideales. Cuantifica el impacto en costes y tiempo de las variantes que incumplen los estándares o son ineficientes, para que las organizaciones puedan aplicar las mejores prácticas en sus operaciones con Refinitiv World-Check.

Cumpla de forma sistemática los acuerdos de nivel de servicio relativos a los tiempos de ciclo de la incorporación KYC. Respetar los SLA refuerza la confianza de los clientes, evita sanciones y demuestra excelencia operativa, especialmente al gestionar grandes volúmenes de comprobaciones con Refinitiv World-Check. ProcessMind supervisa en tiempo real la duración de los casos y la compara con los objetivos de los SLA. Genera alertas ante posibles incumplimientos e identifica las actividades o asignaciones de recursos que provocan retrasos de forma recurrente, para que pueda intervenir a tiempo y mantener el proceso en curso.

Reduzca el tiempo entre los hitos pertinentes y el inicio de las comprobaciones de antecedentes esenciales para que estos pasos críticos comiencen lo antes posible durante la incorporación. Iniciarlos antes puede acortar considerablemente los tiempos de ciclo generales. ProcessMind analiza el intervalo entre las actividades previas y el evento «Comprobaciones de antecedentes iniciadas». Detecta los pasos del proceso o los retrasos del sistema que impiden iniciarlas a tiempo y ofrece información para automatizar o reordenar las tareas en Refinitiv World-Check.

Elimine los casos en los que haya que repetir o revisar ampliamente las evaluaciones de riesgos por errores o datos incompletos. Reducir el retrabajo ahorra tiempo y recursos, y permite que los analistas se centren en casos nuevos. ProcessMind muestra los flujos del proceso y destaca con claridad cuándo se repiten actividades como «Evaluación de riesgos realizada» para una misma solicitud de cliente. Identifica qué desencadena estos bucles, como datos iniciales insuficientes o directrices poco claras, y ofrece una base para rediseñar el proceso en Refinitiv World-Check.

Asegúrese de que el estado actual de cada solicitud de cliente se refleje con precisión y a tiempo en todos los sistemas y Dashboards pertinentes. Una mayor visibilidad mejora la coordinación interna y la comunicación con los clientes. ProcessMind ofrece una vista en tiempo real de la ejecución del proceso y sigue el avance de cada caso de «Solicitud de cliente» a través de sus distintas «Actividades». Identifica las actualizaciones de estado tardías o ausentes para que pueda integrar sistemas o automatizar procesos y garantizar informes oportunos y precisos para quienes utilizan Refinitiv World-Check.

Asegúrese de utilizar eficazmente los recursos, tanto humanos como automatizados, en todo el proceso de incorporación KYC. Así evitará cuellos de botella causados por equipos sobrecargados o capacidad infrautilizada, reducirá los costes operativos y mejorará el rendimiento. ProcessMind analiza la asignación de recursos a las actividades y revela desequilibrios en la carga de trabajo y tiempos de inactividad. Muestra cómo se utilizan los recursos en Refinitiv World-Check para que los responsables puedan reasignar tareas, formar al personal en distintas funciones o automatizar pasos repetitivos y mejorar la eficiencia.

Agilice el paso de las solicitudes de clientes entre departamentos, como los de revisión inicial, riesgos y cumplimiento, y elimine los retrasos y las fallas de comunicación. Las transferencias eficaces son esenciales para que el proceso funcione sin interrupciones de principio a fin. ProcessMind muestra el recorrido de los casos entre distintos «Departamentos» o «Usuarios» e identifica dónde suelen producirse retrasos o errores durante las transferencias. Cuantifica el tiempo perdido en estos traspasos y aporta datos para optimizar los protocolos de comunicación o integrar los sistemas utilizados en Refinitiv World-Check.

La ruta de mejora en 6 pasos para la incorporación de clientes KYC

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Qué hacer

Obtenga el Template de Excel preconfigurado para la incorporación de clientes KYC y asegúrese de que los datos tengan la estructura adecuada para el análisis. Este Template le indica qué campos necesita.

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Por qué es importante

Usar el Template adecuado garantiza la compatibilidad de los datos, evita errores y agiliza la configuración inicial para analizar el proceso con precisión.

Resultado esperado

Un Template de Excel estructurado y listo para completar con los datos de incorporación de clientes KYC.

QUÉ OBTENDRÁ

Descubra información clave en los flujos de trabajo de incorporación KYC

ProcessMind convierte sus datos de KYC en visualizaciones dinámicas que muestran cada paso e interacción. Obtenga información detallada sobre los cuellos de botella y las brechas de cumplimiento en su proceso de Refinitiv World-Check.

Visualice las rutas reales de incorporación KYC
Localice las demoras en las revisiones de cumplimiento
Optimice los pasos de Refinitiv World-Check
Haga seguimiento de las mejoras en la experiencia del cliente

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Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

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RESULTADOS HABITUALES

Mejorar la eficiencia de la incorporación KYC

Process Mining ofrece un enfoque basado en datos para identificar cuellos de botella y optimizar el proceso de incorporación de clientes KYC. Al analizar datos de ejecución reales, incluidas las interacciones con Refinitiv World-Check, las organizaciones pueden mejorar considerablemente la eficiencia del proceso y la experiencia del cliente.

0 %

Ciclos de revisión más rápidos

Reducción del tiempo de revisión de documentos y cumplimiento

Process Mining identifica cuellos de botella en las revisiones de documentos y cumplimiento, lo que permite reducir considerablemente los tiempos de procesamiento, mejorar la eficiencia y ofrecer una mejor experiencia al cliente.

0 %

Menos solicitudes de información

Reducción de las solicitudes de información adicional

Al identificar las causas de fondo de las solicitudes incompletas, las organizaciones pueden reducir considerablemente la necesidad de pedir información adicional, agilizar la incorporación y mejorar la satisfacción del cliente.

10- 0 %

Mejor cumplimiento de los SLA

Mayor cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio

Process Mining descubre las desviaciones que impiden completar el proceso a tiempo y ayuda a los equipos a cumplir sistemáticamente los SLA normativos y los objetivos internos, con menos sanciones y riesgos para la reputación.

0 %

Uso optimizado de los recursos

Mayor eficiencia en la asignación de recursos de cumplimiento

Conocer el uso real de los recursos y los tiempos de inactividad permite distribuir mejor la carga de trabajo, reducir los costes operativos y garantizar que el personal se centre en actividades que aportan valor.

15- 0 %

Mayor conformidad del proceso

Mayor cumplimiento de los flujos KYC estandarizados

Al identificar y estandarizar las variantes del proceso, las organizaciones garantizan una incorporación coherente, eficiente y conforme a los requisitos, reducen los errores y mejoran la preparación para las auditorías.

~ 0 days

Comprobaciones de antecedentes más rápidas

Menos tiempo para iniciar las comprobaciones de antecedentes

Identificar los retrasos previos a las comprobaciones de antecedentes permite iniciarlas antes y agilizar una fase esencial y laboriosa de la incorporación KYC, además de reducir el tiempo de ciclo general.

Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.

Datos recomendados

Comience por los atributos y las actividades más importantes y amplíe el análisis según sea necesario.

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de la solicitud de incorporación de un cliente, que sirve como identificador principal del caso.

Por qué es importante

Este es el identificador esencial del caso que conecta todas las actividades relacionadas y permite analizar de principio a fin el proceso de incorporación del cliente.

Nombre de un evento empresarial o una tarea específicos que tuvieron lugar durante el proceso de incorporación KYC.

Por qué es importante

Este atributo define los pasos individuales del proceso, algo esencial para descubrir y visualizar el flujo del proceso e identificar cuellos de botella.

Marca de tiempo que indica cuándo se produjo una actividad o un evento específicos.

Por qué es importante

La marca de tiempo de cada actividad es esencial para calcular todas las métricas de duración, descubrir la secuencia del proceso y analizar los cuellos de botella.

Marca de tiempo que indica cuándo se completó una actividad o un evento específicos.

Por qué es importante

Permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de una actividad y separar el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera inactivo para analizar el rendimiento con mayor exactitud.

Identificador del usuario, analista o agente automatizado que realizó la actividad.

Por qué es importante

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento de los usuarios y los traspasos entre departamentos, algo fundamental para optimizar los recursos.

Departamento o equipo funcional responsable de realizar la actividad.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento del proceso por departamento y es esencial para identificar demoras en los traspasos entre equipos.

Clasificación calculada del riesgo de la solicitud del cliente, como bajo, medio o alto.

Por qué es importante

Segmentar el proceso por nivel de riesgo es fundamental para comprender por qué algunos casos tardan más o siguen rutas distintas, y para analizar las tasas de rechazo.

Fecha límite para completar el proceso de incorporación del cliente.

Por qué es importante

Es la referencia para medir el rendimiento puntual y resulta fundamental para calcular la tasa de cumplimiento del SLA y analizar sus incumplimientos.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Esta actividad marca el inicio del proceso de incorporación KYC, cuando el cliente envía su solicitud. El evento suele registrarse en un CRM o en un sistema central de solicitudes, que activa el proceso de comprobación en Refinitiv World-Check.

Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del proceso integral de incorporación de clientes. Analizar el tiempo transcurrido desde este punto hasta la finalización permite calcular el tiempo de ciclo total de la incorporación, un dato esencial para medir la experiencia del cliente y el cumplimiento de los SLA.

Se crea formalmente un nuevo caso de comprobación para una solicitud de cliente en el sistema Refinitiv World-Check. La creación se activa mediante una llamada a la API o una entrada manual desde un sistema anterior y marca el inicio de la comprobación de inteligencia de riesgos.

Por qué es importante

Esto marca el inicio oficial del subproceso de verificación. El tiempo transcurrido entre la presentación de la solicitud y esta actividad revela demoras en los traspasos entre el sistema de la unidad de negocio y la función de cumplimiento.

Un analista de cumplimiento inicia la investigación manual de posibles coincidencias en una solicitud de cliente. Para determinar si son pertinentes, compara los datos de las posibles coincidencias con la información del cliente.

Por qué es importante

Esto marca el inicio de la revisión manual de cumplimiento, donde suele producirse un cuello de botella. Medir el tiempo entre 'Posible coincidencia identificada' y esta actividad permite detectar demoras en la cola, mientras que la duración de la revisión indica la eficiencia del analista.

Un analista confirma que la posible coincidencia corresponde al cliente que se está verificando e identifica un posible riesgo. Este es un hito clave que suele dar lugar a una diligencia debida adicional o al rechazo de la solicitud.

Por qué es importante

Este es un resultado clave para mitigar riesgos y un momento decisivo del proceso. Influye directamente en la decisión final sobre la solicitud del cliente y es fundamental para los informes y análisis de cumplimiento.

El caso de verificación se cierra oficialmente con el resultado 'Sin coincidencias', lo que significa que no se encontraron coincidencias verdaderas. Esta decisión se comunica al sistema de origen para que pueda continuar el proceso de incorporación.

Por qué es importante

Esta actividad representa la finalización satisfactoria de la ruta ideal del proceso de verificación. Es un punto final clave para medir el tiempo de ciclo de las solicitudes estándar de bajo riesgo.

El caso de verificación se cierra oficialmente con el resultado 'Se encontró una coincidencia', lo que indica que se identificó un riesgo confirmado. Esta decisión activa otro proceso posterior, como una diligencia debida reforzada o el rechazo de la solicitud.

Por qué es importante

Este es el principal punto final de la ruta no deseada del proceso de verificación. Analizar estos casos ayuda a comprender los perfiles de riesgo y la eficacia de los controles de verificación.

La cuenta del cliente se crea y activa en el sistema central, con lo que finaliza el proceso de incorporación. Esto ocurre después de la aprobación final de la solicitud y deja la cuenta lista para su uso.

Por qué es importante

Este es el último paso del proceso y el que aporta valor. El tiempo transcurrido desde la presentación de la solicitud hasta la activación de la cuenta es una métrica clave para medir la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.

La solicitud del cliente se rechaza formalmente, a menudo porque World-Check encontró una coincidencia u otros factores indican un riesgo. Este evento es el resultado negativo final del proceso de incorporación.

Por qué es importante

Este es el principal punto final de fallo del proceso. Analizar los rechazos, en particular sus motivos y las actividades previas, es fundamental para mejorar el proceso y reducir los rechazos innecesarios.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puede mejorar específicamente Process Mining nuestro proceso de incorporación de clientes KYC con Refinitiv World-Check?

Process Mining analiza los datos de eventos KYC existentes para mostrar el flujo real del proceso e identificar ineficiencias, brechas de cumplimiento y cuellos de botella. Ayuda a detectar problemas como la verificación prolongada de documentos, los bucles de retrabajo en la evaluación de riesgos y las transferencias ineficaces entre departamentos. Así podrá centrarse en áreas concretas y lograr un proceso de incorporación más ágil, eficiente y conforme a los requisitos.

¿Qué datos concretos necesitamos de Refinitiv World-Check y otros sistemas para aplicar Process Mining a nuestro proceso KYC?

Principalmente, necesitará registros de eventos que incluyan un identificador de caso, el nombre de la actividad y una marca de tiempo para cada paso del proceso de incorporación. En el caso de KYC, esto incluye datos sobre el envío de solicitudes de clientes, las comprobaciones de antecedentes, la verificación de documentos, las revisiones de cumplimiento y las actualizaciones de estado. También serán esenciales los datos de Refinitiv World-Check sobre los resultados de las comprobaciones y su procesamiento.

¿Qué mejoras cuantificables podemos esperar al aplicar Process Mining a la incorporación de clientes KYC?

Puede esperar mejoras importantes, como completar antes la revisión de documentos, reducir las solicitudes de información adicional y evitar rechazos innecesarios. Process Mining ayuda a estandarizar las variantes del proceso de incorporación, cumplir los SLA a tiempo y optimizar la eficiencia en la asignación de recursos. Todo ello permite incorporar clientes más rápido y mejorar el cumplimiento.

¿Cuánto suele tardarse en obtener resultados concretos de una iniciativa de Process Mining para la incorporación de clientes KYC?

A menudo, es posible generar las primeras conclusiones y un modelo de referencia del proceso en unas semanas, según la disponibilidad y la calidad de los datos. Las recomendaciones de mejora importantes y una visión clara de los cuellos de botella suelen obtenerse en uno a tres meses. Después, se aplican los cambios y se consolidan las mejoras, para lo que es necesario mantener la supervisión.

¿Qué requisitos técnicos se necesitan para aplicar Process Mining a nuestro proceso de incorporación de clientes KYC?

El principal requisito técnico es acceder a los datos de eventos de sus sistemas, incluidos los registros de auditoría o las tablas de bases de datos que recogen la actividad, la marca de tiempo y el ID del caso. También necesitará una plataforma de software de Process Mining, que puede estar alojada en la nube o en sus instalaciones. Además, se requieren capacidades básicas de integración de datos para extraer los datos sin procesar y transformarlos a un formato adecuado para el análisis.

¿Cómo se suelen extraer de nuestros sistemas los datos de eventos necesarios para el análisis con Process Mining?

Los métodos de extracción de datos varían, pero entre los más habituales están las consultas directas a bases de datos, las integraciones mediante API y la exportación de datos de los registros del sistema. El proceso consiste en identificar las tablas o los registros pertinentes que contienen el identificador del caso, el nombre de la actividad y la marca de tiempo de cada paso del proceso KYC. Después, hay que transformar los datos sin procesar extraídos al formato de registro de eventos que requiere la herramienta de Process Mining.

¿La aplicación de Process Mining interrumpe nuestras operaciones o sistemas KYC actuales?

Por lo general, Process Mining no interrumpe las operaciones en curso, ya que utiliza principalmente datos históricos. La extracción de datos puede realizarse en segundo plano o fuera de las horas de mayor actividad. El análisis y la generación de conclusiones se llevan a cabo por separado de los sistemas operativos, por lo que los equipos pueden seguir trabajando sin interrupciones mientras se detectan oportunidades de mejora.

¿Qué precisión tiene la información que ofrece Process Mining para identificar ineficiencias reales en los procesos?

La precisión de la información depende directamente de la calidad y la integridad de los datos de eventos. Si los registros de eventos son precisos y completos, Process Mining ofrece una visión muy precisa y basada en datos de la ejecución real del proceso. Revela desviaciones, cuellos de botella y bucles de retrabajo que suelen pasar inadvertidos en los análisis manuales o los informes tradicionales.

¿Puede Process Mining ayudar específicamente a mejorar el cumplimiento de las normativas KYC?

Sí. Process Mining puede mejorar considerablemente el cumplimiento de los requisitos KYC al mostrar todas las variantes del proceso e identificar las desviaciones respecto a los flujos de trabajo normativos definidos. Ayuda a detectar casos de incumplimiento, como pasos omitidos o atajos no autorizados, y permite comprobar que todas las verificaciones y aprobaciones necesarias se realicen de forma sistemática. Así se obtiene un rastro auditable del cumplimiento durante todo el proceso de incorporación.

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